TA1611394199
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA SUB
BAGIAN TATA USAHA RSUP DR. SITANALA KOTA
TANGERANG
Disusun Oleh :
| NIM | : 1611394199 |
| NAMA | : Vella Carisa |
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
TA. 2019/2020
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA SUB
BAGIAN TATA USAHA RSUP DR. SITANALA KOTA
TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1611394199
|
Nama |
|
Fakultas |
: Sains dan Teknologi
|
Program Pendidikan |
: Diploma 3
|
Program Studi |
|
Konsentrasi |
Disahkan Oleh :
Tangerang, 2020
| Rektor |
Ketua Program Studi
| ||||
| (Dedeh Supriyanti, S.Kom., MTI)
| |||||
| NIP : 000594 |
NIP : 02001
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA SUB
BAGIAN TATA USAHA RSUP DR. SITANALA KOTA
TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1611394199
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Fakultas Sains dan Teknologi
Program Studi Manajemen Informatika
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Disetujui Oleh :
Tangerang, 2020
| Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
| ( Ruli Supriati, S,Kom., M.T.I.) |
( Dedeh Supriyanti, S.Kom., M.T.I.)
| ||
| NID : 08166 |
NID : 08162
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA SUB
BAGIAN TATA USAHA RSUP DR. SITANALA KOTA
TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1611394199
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Fakultas Sains dan Teknologi
Program Studi Manajemen Informatika
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
TA. 2019/2020
Disetujui Penguji :
Tangerang, 2020
| Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
| (_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
| NID : |
NID : |
NID :
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN TUGAS AKHIR
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA SUB
BAGIAN TATA USAHA RSUP DR. SITANALA KOTA
TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1611394199
|
Nama |
|
Fakultas |
: Sains dan Teknologi
|
Program Pendidikan |
: Diploma 3
|
Program Studi |
|
Konsentrasi |
Menyatakan bahwa Tugas Akhir ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Tugas Akhir yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Diploma baik di lingkungan Universitas Raharja maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
| Tangerang, 2020 | |
| Vella Carisa | |
| NIM. 1611394199 |
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang yang saat ini belum memiliki sistem terkomputerisasi. Karena pada sistem yang berjalan, bagian tata usaha yang mendata surat masuk dan surat keluar masih menggunakan buku besar. Sistem yang berjalan tentu saja mempunyai banyak kendala diantaranya beberapa buku besar yang disimpan menumpuk, dan mengakibatkan lamanya proses dalam pencarian data surat serta laporan yang dibutuhkan. Metode analisa yang digunakan yaitu menggunakan analisa PIECES (Performance, Informance, Economy, Control, Efficiency, Service), untuk metode perancangan modelnya menggunakan UML (Unified Modeling Language), konsep perancangan yang digunakan yaitu MVC (model-View-Controller), Model untuk perancangan menggunakan OOP (Object, Oriented, Programming) sedangkan untuk bahasa pemrogramannya digunakan bahasa PHP, HTML, CSS, Javascript, yang menggunakan aplikasi Notepad++ sebagai code editor, untuk framework PHP yang digunakan yaitu Phalcon, Bootstrap dan dalam pembuatan databasenya menggunakan MySQL. Hasil penelitian ini adalah perancangan sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang yang dapat diakses menggunakan browser komputer lokal. Dengan demikian akan menghasilkan informasi surat masuk dan surat keluar yang dapat bermanfaat bagi Sub Bagian Tata Usaha RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar.
ABSTRACT
Data collection system for incoming and outgoing letters at RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang, which currently does not have a computerized system. Because in the current system, the administrative section which records incoming and outgoing letters still uses a ledger. The system that is running, of course, has many obstacles including several large books that are stored piling up, and resulting in the lengthy process in searching the data letters and reports needed. The analytical method used is to use PIECES (Performance, Informance, Economy, Control, Efficiency, Service) analysis, for the model design method using UML (Unified Modeling Language), the design concept used is MVC (Model-View-Controller), the Model for design using OOP (Object, Oriented, Programming) while the programming language uses PHP, HTML, CSS, Javascript, which uses the Notepad ++ application as a code editor, for the PHP framework used namely Phalcon, Bootstrap and in making its database using MySQL. The results of this study are designing information systems for data collection of incoming and outgoing letters web-based at RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang which can be accessed using a local computer browser. Thus it will produce incoming and outgoing mail information that can be useful for the Sub-Division of Administration RSUP Dr. Sitanala Kota Tangerang.
Keywords: Information System, Data Collection of Incoming and Outgoing Letters.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA SUB BAGIAN TATA USAHA RSUP DR. SITANALA KOTA TANGERANG”
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program Diploma 3 Program Studi Manajemen Informatika pada Universitas Raharja.
Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
- Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si. selaku Rektor Universitas Raharja
- Bapak Sugeng Santoso, M.Kom. selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.
- Ibu Dedeh Supriyanti, S.Kom.,M.T.I. selaku Ketua Program Studi Manajemen Informatika.
- Ibu Ruli Supriati, S.Kom,. M.T.I. sebagai Dosen Pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik.
- Ibu Fenny Melanie, S.H. Selaku stakeholder yang telah memberikan kontribusi besar di dalam lancarnya proses penelitian Tugas Akhir ini.
- Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Universitas Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan motivasi kepada penulis.
- Keluarga tercinta yang telah memberikan do’a, dukungan moril maupun materil sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik.
- Ibu Riana Sari selaku Humas Sub Bagian Tata Usaha terimakasih atas pengarahan dan saran-sarannya.
- Brian Reega Pantarezi yang telah memberikan dukungan dan semangat kepada penulis.
- Teman-teman seperjuangan yang selalu ada memberikan semangat.
- Bagaimana sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan pada subbagian tata usaha RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang?
- Kendala apa saja yang dialami pada saat proses pencatatan surat masuk dan surat keluar pada subbagian tata usaha RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang?
- Bagaimana membangun sebuah sistem yang dapat melakukan pencatatan data surat masuk dan surat keluar secara komputerisasi pada Sub Bagian Tata Usaha RSUP dr. Sitanala Kota Tamgerang?
- Dapat menambah pengetahuan dan wawasan mengenai kodisi suatu sistem, khususnya sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar.
- Untuk mengetahui kendala sistem surat masuk dan surat keluar subbagian tata usaha RSUP dr. Sitanala.
- MDapat menambah wawasan dan sumber informasi serta memperluas pengetahuan dalam membangun sebuah sistem surat masuk dan surat keluar bagi penulis sendiri.
- Merancang sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar untuk diterapkan di RSUP dr. Sitanala.
- Kendala yang ada pada sistem manual dapat menghasilkan sistem berbasis web agar mudah mengetahui data surat masuk dan surat keluar pada subbagian tata usaha.
- Menciptakan sistem informasi pengolahan surat masuk dan surat keluar pada Sub Bagian Tata Usaha RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang.
- Metode Observasi
- Metode Wawancara
- Studi Pustaka
- Perancangan Model
- Bahasa Pemrograman
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.
| Tangerang, 06 Januari 2020 | |
| Vella Carisa | |
| NIM. 1611394199 |
Daftar isi
Tabel 3.1 Analisa PIECES Perfomance (Kinerja)
Tabel 3.2 Analisa PIECES Information (Informasi)
Tabel 3.3 Analisa PIECES Economy (Ekonomi)
Tabel 3.4 Analisa PIECES Control (Pengendalian)
Tabel 3.5 Analisa PIECES Efficiency (Efisien)
Tabel 3.6 Analisa PIECES Service (Pelayanan)
Tabel 3.10 Final Draft Elisitasi
Tabel 3.11 Perbedaan Sistem yang berjalan dan Sistem yang diusulkan
Tabel 3.18 Tabel Detail Surat Keluar
Tabel 3.19 Tabel Detail Surat Kebutuhan
Tabel 3.20 Pengujian Blackbox Login
Tabel 3.21 Pengujian Blackbox Input Data Users
Tabel 3.22 Pengujian Blackbox Input Data Bagian
Tabel 3.23 Pengujian Blackbox Input Data Karyawan
Tabel 3.24 Pengujian Blackbox Input Surat Masuk
Gambar 2.1 Logo UML (Unified Modeling Language)
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Gambar 3.2 UseCase Diagram Surat Masuk
Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar
Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk
Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar
Gambar 3.6 Sequence Diagram Surat Masuk
Gambar 3.7 Sequence Diagram Surat Keluar
Gambar 3.8 Hasil Analisa Perfomance (Kinerja) Surat Masuk
Gambar 3.9 Hasil Analisa Perfomance (Kinerja) Surat Keluar
Gambar 3.10 Hasil Analisa Information (Informasi) Membuat Surat
Gambar 3.11 Hasil Analisa Information (Informasi) Input Surat Masuk
Gambar 3.12 Hasil Analisa Information (Informasi) Input Surat Keluar
Gambar 3.13 Hasil Analisa Economy (Ekonomi) Laporan Surat Masuk
Gambar 3.14 Hasil Analisa Economy (Ekonomi) Laporan Surat Keluar
Gambar 3.15 Hasil Analisa Control (Pengendalian) Mengakses Data
Gambar 3.16 Hasil Analisa Efficiency (Efisien) Form Input Disposisi
Gambar 3.17 Hasil Analisa Service (Pelayanan) Proses Pendataan – Laporan Surat Masuk dan Keluar
Gambar 3.18 UseCase Diagram Yang Diusulkan
Gambar 3.19 Activity Diagram Admin Yang Diusulkan
Gambar 3.20 Activity Diagram Kasubbag TU Yang Diusulkan
Gambar 3.21 Activity Diagram Direktur Utama Yang Diusulkan
Gambar 3.22 Activity Diagram Direktur Pelayanan Dan Keuangan Yang Diusulkan
Gambar 3.23 Activity Diagram Staf TU Yang Diusulkan
Gambar 3.24 Sequence Diagram Admin Yang Diusulkan
Gambar 3.25 Sequence Diagram Kasubbag TU Yang Diusulkan
Gambar 3.26 Sequence Diagram Direktur Utama Yang Diusulkan
Gambar 3.27 Sequence Diagram Direktur Pelayanan dan Keuangan Yang Diusulkan
Gambar 3.28 Sequence Diagram Staf TU Yang Diusulkan
Gambar 3.29 Class Diagram Yang Diusulkan
Gambar 3.31 Tampilan Dashboard
Gambar 3.32 Tampilan Data User
Gambar 3.33 Tampilan Data Bagian
Gambar 3.34 Tampilan Data Karyawan
Gambar 3.35 Tampilan Data Surat Masuk
Gambar 3.36 Tampilan Data Disposisi
Gambar 3.37 Tampilan Membuat Surat Keluar
Gambar 3.38 Tampilan Surat Keluar (Surat Tugas)
Gambar 3.39 Tampilan Surat Keluar (Surat Kebutuhan)
Gambar 3.40 Tampilan Data Surat Keluar
Gambar 3.41 Tampilan Form Penugasan
Gambar 3.42 Tampilan Data Penugasan
BAB I
Latar Belakang
Pada saat ini, peran website dalam segala bidang sangat dibutuhkan, salah satunya dalam dunia pekerjaan, menjadikan website sebagai penyimpanan data, dan juga dapat mengatur sistem penambahan, perubahan dan menghapus data serta hubungan antar data-data yang disimpan, sehingga akan dengan mudah menggunakan data yang telah terstruktur, cepat, dan akurat.
Pada tanggal 28 Juli 1951 Rumah Sakit Kusta ini didirikan oleh Departemen Kesehatan RI dengan nama “Rumah Sakit Sewan”, Karena lokasi terletak di Desa Karangsari Kampung Sewan, Kecamatan Neglasari Kota Tangerang Provinsi Banten, dengan menempati lahan seluas 54 hektar yang mampu memberikan pelayanan kedokteran spesialis dan subspesialis luas oleh pemerintah ditetapkan sebagai rujukan tertinggi atau disebut pula sebagai rumah sakit pusat, tetapi surat masuk dan surat keluar subbagian tata usaha di rumah sakit sitanala saat ini masih manual, akibatnya bagian ini belum maksimal.
Permasalahan yang terdapat pada tata usaha RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang, hanya menggunakan media informasi terdapat surat masuk dan surat keluar dikerjakan secara manual oleh bagian tata usaha dengan menggunakan buku besar, dimana informasi yang diproses secara manual akan mengakibatkan data mudah hilang, memakan waktu lebih banyak, ketika melakukan proses surat masuk dan surat keluar.
Sistem informasi dari tata usaha, input surat masuk dan surat keluar, data surat masuk dan surat keluar, mengharapkan proses tersebut menjadi lebih mudah dan cepat. Dengan permasalahan yang di hadapi subbagian tata usaha Rumah Sakit Sitanala, penulis merasa tertarik melakukan penelitian untuk dijadikan bahan laporan tugas akhir yang mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Sub Bagian Tata Usaha RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang”.
Perumusan Masalah
Berdasarkan penelitian sistem surat masuk dan surat keluar pada Rumah Sakit Sitanala. Maka masalah yang akan dikaji dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Secara garis besar tujuan dan manfaat dari penelitian ini adalah laporan dari Tugas Akhir yang dilakukan sebagai sarana untuk menambah wawasan mengenai perancangan sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada subbagian tata usaha RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang. Adapun tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah:
Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah yang sudah diuraikan maka tujuan dari penelitian adalah sebagai berikut:
Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian dari hasil Tugas Akhir ini adalah:
Ruang Lingkup
Agar dalam pembahasan masalah nanti menjadi lebih teratur dan berjalan dengan baik maka perlu adanya ruang lingkup dan pembatasan masalah. Ruang lingkup penelitian ini mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pembuatan laporan.
Metode Penelitian
Adapun beberapa metode serta penjelasan lebih rinci yang digunakan dalam pengumpulan data dan informasi adalah sebagai berikut:
Metode Pengumpulan Data
Metode observasi ini dilakukan penulis untuk melakukan pengamatan dengan terjun ke lapangan langsung kinerja rumah sakit Sitanala di Jl. Dr. Sitanala No. 99, Sitanala, Karang Sari, Kota Tangerang, Banten 15121, mengetahui permasalahan yang berjalan sehingga penulis bisa menyusun laporan Tugas Akhir tetang apa yang dipelajari.
Penulis melakukan metode wawancara khususnya kepada Ibu Fenny Melanie, S.H. Kepala Sub Bagian Tata Usaha sebagai stakeholder dan penanggung jawab rumah sakit Sitanala. Dikarenakan penulis membuat judul laporan mengenai “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Sub Bagian Tata Usaha RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang”
Metode studi pustaka yang dilakukan penulis bertujuan untuk memperoleh pengambilan data melalui dokumen tertulis, cetak maupun elektronik yang memiliki keterkaitan dengan penelitian, serta bahan-bahan yang dipelajari saat perkuliahan.
Metode Analisa
Pada metode analisa yang dilakukan sistem, peneliti menganalisa menggunakan analisa PIECES dengan berdasarkan pada logika yang dapat mengevaluasi kinerja (perpomance), informasi (information), ekonomi (economis), control atau keaamanan (control), efisiensi (efficiency), dan pelayanan (service). Metode ini digunakan untuk melakukan atau melihat suatu kondisi pada subbagian tata usaha Rumah Sakit Sitanala baik secara internal maupun eksternal.
Metode Perancangan
Pada penelitian ini, metode perancangan model dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language) rancangan yang digunakan Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram.
Penelitian ini, menggunakan bahasa pemrograman PHP (PHP Hypertext Preprocessor), MySQL membuat database, text editor menggunakan Notepad++, serta aplikasi penghubung yang meyambungkan PHP dan MySQL dengan XAMPP.
Metode Testing
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode black box testing, dengan itu dapat menemukan beberapa kesalahan, yaitu: kesalahan dalam struktur data atau database, fungsi-fungsi yang hilang, input dan output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan.
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan tugas akhir dengan judul perancangan sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada sub bagian RSUP. dr. Sitanala Kota Tangerang sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada Bab ini akan membahas tentang masalah–masalah yang dibahas oleh penulis dengan judul tugas akhir yang diambil tentang perancangan sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada subbagian tata usaha RSUP dr. Sitanala Kota Tangerang. Selain itu berisi tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab II ini membahas teori khusus, definisi-definisi, penjelasan yang menjabarkan penelitian-penelitian tentang kinerja surat masuk dan surat keluar baik dikutip dari beberapa refrensi maupun literature review yang didapat sesuai judul penyusunan Tugas Akhir (TA).
BAB III PEMBAHASAN
Bab ini berisikan gambaran umum, sejarah, struktur organisasi, visi dan misi, analisa sistem yang berjalan, pembagian tugas dan wewenang, uraian sistem yang diusulkan, seperti UML (Unified Modeling Languange) yang meliputi Use Case Diagram, Activity Diagram, Elisitas tahap I, II, III, dan draft final. Analisa PIECES, rancangan basis data, konfigurasi sistem usulan, testing, serta implementasi.
BAB V PENUTUP
Bab ini merupakan kesimpulan dan saran penulis selama tugas akhir pada RSUP dr. Sitanala.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
