SI1422482419

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB

PADA UNIT DONOR DARAH KABUPATEN TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1422482419
NAMA	: PUJI MAULANA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

KONSENTRASI SOFTWARE ENGINEERING

UNIVERSITAS RAHARJA

TANGERANG

(TA.2019/2020)

---

UNIVERSITAS RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB

PADA UNIT DONOR DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1422482419
Nama	: Puji Maulana
Fakultas	: Sains dan Teknologi
Program Pendidikan	: Strata 1
Program Studi	: Teknik Informatika
Konsentrasi	: Software Engineering

   

Disahkan Oleh :

Tangerang, Januari 2020

Dekan					Ketua Program Studi
Fakultas Sains dan Teknologi					Program Studi Teknik Informatika
(Sugeng Santoso, M.Kom.)					(Ruli Supriati, M.Kom)
NIP : 006095					NIP : 073009

Rektor

Universitas Raharja

   

(Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si.)

NIP : 000063

---

UNIVERSITAS RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB

PADA UNIT DONOR DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1422482419
Nama	: Puji Maulana

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Teknik Informatika

Software Engineering

Disetujui Oleh :

Tangerang, Januari 2020

Pembimbing I			Pembimbing II
(Sendy Zul Friandi, S.Kom., M.M.)			(Sutrisno, M.Kom)
NID : 15021			NID : 10020

---

UNIVERSITAS RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB

PADA UNIT DONOR DARAH KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1422482419
Nama	: Puji Maulana
Fakultas	: Sains dan Teknologi
Program Pendidikan	: Strata 1
Program Studi	: Teknik Informatika
Konsentrasi	: Software Engineering

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana baik di lingkungan Universitas Raharja maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Januari 2020

(Puji Maulana)

NIM : 1422482419

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

---

ABSTRAKSI

Perkembangan zaman khususnya perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin lama semakin maju, tentu kesulitan dan rintangan akan menghampiri. Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintah maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya, baik software maupun hardware nya agar komputer dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Saat ini sistem pendataan kearsipan dokumen di UDD PMI Kabupaten Tangerang belum berjalan dengan baik karena masih menggunakan buku agenda sebagai alat pendataannya, dalam pengelolaan kearsipannya pun masih kurang baik dari segi penyimpanan yang rentan hilang dan rusak serta proses pencarian arsip yang memakan waktu lama serta penumpukan berkas – berkas di dalam rak sehingga sulit mencari berkas dan harus dicari satu persatu sehingga kesulitan dalam pencarian surat masuk dan surat keluar. Dengan adanya rancangan sistem yang dapat mencari dengan cepat berkas surat masuk dan surat keluar sehingga tidak terjadi penumpukan berkas, sehingga peneliti tertarik membahas Sistem Informasi berbasis web, Prototype Sistem Aplikasi Pengarsipan yaitu rancangan aplikasi berbasis web yang memuat berbagai macam dokumen seperti surat masuk, surat keluar serta disposisi yang bertujuan untuk mengoptimalkan pendataan dokumen agar rapih dan terorgainsir. Penelitian ini menggunakan metode observasi, wawancara dan studi pustaka, metode analisis menggunakan SWOT (Strength, Weakness, Opportunitie, Threat), UML terdiri dari (Usecase Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram) sebagai alat bantu untuk menggambarkan alur prosedur dalam bentuk objek. Dengan adanya Sistem Aplikasi Pengarsipan sebagai antisipasi terhadap human error dalam melakukan pendataan kearsipan secara konvensional, memiliki fungsi upload file scan dokumen berformat PDF (Portable Document Format) yang memungkinkan data arsip akan tersimpan lebih rapih dan teratur serta pencarian data dokumen dengan waktu yang singkat.

Kata Kunci : Dokumen, Arsip, Tata Usaha dan Sistem Informasi

ABSTRACT

The development of the times, especially the development of science and technology, which is increasingly progressing, of course difficulties and obstacles will approach. Computer is an electronic device to process data used by government and private agencies. The use of this computer must be in accordance with the needs of the organization that uses it, both software and hardware so that the computer can be utilized as well as possible. At present the document archiving data collection system in PMI UDD Tangerang Regency has not gone well because it still uses the agenda book as its data collection tool, in the management of archives it is still not good in terms of storage that is vulnerable to loss and damage as well as the process of searching archives that take a long time and file buildup - files on the shelf so it is difficult to find files and must be searched one by one so that the difficulties in finding incoming letters and outgoing letters. With the system design that can quickly search for incoming and outgoing mail files so that there is no accumulation of files, so researchers are interested in discussing web-based Information Systems, Prototype Archiving Application System, which is a web-based application design that contains various documents such as incoming mail, outgoing mail and disposition that aims to optimize document data collection so that it is neat and scientific. This study uses the method of observation, interviews and literature, analysis methods using SWOT (Strength, Weakness, Opportunitie, Threat), UML consists of (Usecase Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram) as a tool to describe the flow of procedures in the form of objects. With the Filing Application System Prototype in anticipation of human error in carrying out archival data collection in a conventional manner, it has the function of uploading scanned document files in PDF format (Portable Document Format) that allows archived data to be stored more neatly and regularly and document data searches in a short time.

Keywords: Documents, Archives, Administration and Information Systems

---

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi dengan judul “PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB PADA UNIT DONOR DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG”.

Tujuan penulis Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program pendidikan Strata 1 Program Studi Teknik Informatika pada Universitas Raharja.

Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :  

1. Bapak Dr. Po.Abas Sunarya, M.Si. selaku Rektor Universitas Raharja.

2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom., selaku Dekan Fakultas Sains & Teknologi Universitas Raharja..

3. Ibu Ruli Supriati, S.Kom., M.T.I, selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Raharja.

4. Bapak Sendy Zul Friandi, S.Kom., sebagai Dosen pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.

5. Bapak Sutrisno, M.Kom., sebagai Dosen pembimbing II yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, masukan dan motivasi kepada penulis.

6. Ibu Rosiana Safitri, S.Kom., selaku stakeholder yang telah memberikan kontribusi besar di dalam lancarnya proses penelitian skripsi ini.

7. Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Universitas Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan motivasi kepada penulis

8. Keluarga tercinta yang telah memberikan doa, dukungan moril maupun materil sehingga Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
9. Teman-teman seperjuangan yang selalu ada dan memberikan semangat.

Penulis menyadari bahwa dalam penulis laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.

	Tangerang, Januari 2020
	Puji Maulana
	NIM. 1422482419

 

---

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Analisa SWOT

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III

Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Tabel 4.2 Tabel Arsip

Tabel 4.3 Tabel Login

Tabel 4.4 Tabel Contoh Surat

Tabel 4.5 Tabel History

Tabel 4.6 Tabel Total Arsip

Tabel 4.7 Pengujian Blck Box Menu Login

Tabel 4.8 Pengujian Black Box Surat Masuk

Tabel 4.9 Pengujian Black Box Surat Keluar

Tabel 4.10 Jadwal Implementasi

Tabel 4.11 Estimasi Biaya

---

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Visual Paradigm

Gambar 2.2 Unified Modeling Language (UML)

Gambar 2.3 World Wide Web

Gambar 2.4 Konsep Dasar PHP

Gambar 2.5 Konsep Dasar MySQL

Gambar 2.6 SWOT

Gambar 2.7 XAMPP

Gambar 2.8 Notepad++

Gambar 3.1 Struktur Organisasi UDD PMI Kabupaten Tangerang

Gambar 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk

Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar

Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk

Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar

Gambar 3.6 Squence Diagram Surat Masuk

Gambar 3.7 Squence Diagram Surat Keluar

Gambar 4.1 Use Case Diagram Prosedur Surat Masuk

Gambar 4.2 Use Case Diagram Prosedur Surat Keluar

Gambar 4.3 Activity Diagram Prosedur Surat Masuk

Gambar 4.4 Activity Diagram Prosedur Surat Keluar

Gambar 4.5 Squence Diagram Prosedur Surat Masuk

Gambar 4.6 Squence Diagram Prosedur Surat Keluar

Gambar 4.7 Class Diagram

Gambar 4.8 Tampilan Login

Gambar 4.9 Tampilan Halaman Utama dan Dashboard

Gambar 4.10 Tampilan Data Surat Masuk

Gambar 4.11 Tampilan Data Surat Keluar

Gambar 4.12 Tampilan Data Arsip

Gambar 4.13 Tampilan Laporan Surat Masuk

Gambar 4.14 Tampilan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.15 Tampilan Butuh ACC

Gambar 4.16 Tampilan Butuh Disposisi

---

DAFTAR SIMBOL

I. SIMBOL USE CASE DIAGRAM

II. SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

III. SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

---

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Dengan semakin maju teknologi di era globalisasi ini, hampir semua lingkup kerja menggunakan teknologi komputer baik yang bergerak dibidang pemerintahan, industri, pendidikan, dan dunia hiburan dan sampai dengan dunia usaha ikut serta dalam meramaikan jasa layanan komputer. Hal ini terjadi apabila suatu dunia tidak dapat mengikuti perkembangan zaman khususnya perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin lama semakin maju, tentu kesulitan dan rintangan akan menghampiri.

Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi pemerintah maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya, baik perangkat lunak maupun perangkat keras nya agar komputer dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Disamping itu komputer mempunyai kegunaan dalam mendeteksi kesalahan data yang di olah dan dapat melakukan pekerjaan di luar kemampuan manusia sehingga keterlambatan suatu pekerjaan dapat dihindari.

Setiap perusahaan, organisasi, maupun instansi dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir, laporan, dan sebagainya. Pada hal ini penulis melakukan observasi di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang yang berfungsi untuk mengelola pengarsipan surat masuk dan surat keluar sampai dengan penyimpanan kearsipan.

Dalam pengolahan dokumen - dokumen pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang yang dilakukan oleh bagian kesekretariatan masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data dokumen - dokumen masih manual, penyimpanan arsip pun tidak mempunyai tempat yang cukup, sehingga terjadinya ketidak teraturan dalam penyimpanan arsip, hal ini mengakibatkan sulitnya mencari arsip yang berada di penyimpanan arsip. Selain itu proses pendataan datanya masih semi komputerisasi dan belum menggunakan suatu program aplikasi. Dengan demikian perlu diterapkan suatu sistem yang dapat membantu kegiatan pendataan dokumen - dokumen sehingga pendataan arsip, surat masuk dan surat keluar, penyimpanan serta pencarian arsip dapat dilakukan dengan mudah.

Berdasarkan permasalahan yang sudah dijelaskan diatas maka penulis mengambil judul skripsi “PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB PADA UNIT DONOR DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas maka dapat disimpulkan permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem pendataan dan pengelolaan kerasipan dokumen pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang yang berjalan saat ini?
2. Sistem aplikasi pengolahan dan pendataan seperti apa yang di butuhkan oleh user Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang?
3. Bagaimana merancang sebuah sistem aplikasi berbasis website untuk memenuhi kebutuhan user Unit Donor Darah Kabupaten Tangerang?

Ruang Lingkup Penelitian

Agar penelitian ini lebih terarah maka akan dibatasi permasalahannya dengan ruang lingkup, supaya tidak keluar dari tujuan yang akan dicapai diantaranya:

1. Penelitian yang akan dibahas hanya sebatas pada Pengarsipan Dokumen, Surat Masuk dan Keluar di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.
2. Sistem Pengarsipan Dokumen yang dibangun terdiri dari Kelola Dokumen, Kelola Surat Masuk dan Keluar, Penyimpanan Dokumen serta Pencarian Data Dokumen.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian berkaitan erat dengan rumusan masalah yang ditetapkan dan jawabannya terletak pada kesimpulan penelitian. Adanya tujuan penelitan adalah untuk menentukan arah dari suatu penelitian. Tujuan merinci apa saja yang ingin diketahui, sehingga jika permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai. Adapun tujuan penelitian ini antara lain:

1. Untuk dapat membuat sistem pengelolaan yang dapat menyimpan dokumen berupa surat masuk dan surat keluar sehingga tidak tercecer pada saat pencarian dokumen pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.
2. Merancang sebuah sistem pengelolaan kearsipan yang dapat menunjang kegiatan Pengarsipan pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.
3. Dengan hasil penelitian ini menjadikan proses dokumen lebih rapih dan terorganisir dengan adanya sistem kearsipan yang akan digunakan dengan mudah oleh pegawai Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini antara lain :

1. Dengan sistem ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam Pengelolaan dokumen oleh pegawai Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.
2. Pendataan dokumen menjadi lebih baik sehingga tidak ada arsip dokumen yang duplikat dan mempercepat pencarian dokumen yang dibutuhkan.
3. Membantu Pegawai Bagian Kesekretariatan supaya dapat menggunakan aplikasi ini secara user interface.

Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam pembuatan Laporan Skripsi menggunakan metode sebagai berikut :

Metode Pengumpulan Data

1. Observasi

   Suatu cara pengumpulan data dengan cara mengamati langsung permasalahan. Pada awalnya dilakukan pengamatan menyeluruh selama kurang lebih 1 (satu) bulan terhadap sistem yang sedang berjalan saat ini, mengamati sumber dan pengolahan data serta mengumpulkan data dari bagian-bagian yang berhubungan dengan pengarsipan yaitu: pendataan surat masuk dan surat keluar, penyimpan arsip serta pencarian arsip. Setelah itu diambil kesimpulan sementara mengenai masalah-masalah yang ada secara menyeluruh dan mendefinisikan masalah tersebut. Observasi dilakukan guna melihat langsung proses kerja yang berjalan, dimana observasi tersebut dilakukan di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.

2. Wawancara

   Merupakan metode pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dilakukan secara sistematis dan berlandaskan kepada tujuan penelitian. Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu dengan mewawancarai pegawai di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang Ibu Rosiana Safitri agar memperoleh data yang jelas dan akurat. Dari hasil wawancara tersebut yang dikeluhkan adalah proses penyimpanan dan pencarian arsip yang sulit, sehingga memerlukan waktu yang lama dalam pencarian arsip serta dapat menurunkan tingkat pelayanan di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.

3. Studi Pustaka

   Metode yang dilakukan untuk menunjang metode observasi dan wawancara yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku, jurnal, browsing, literature review yang ada hubungannya dengan masalah yang sedang di kaji.

Metode Analisis

Penelitian ini menggunakan analisa SWOT singkatan dari Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), Threats (ancaman) yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memecahkan masalah

Pemaparan empat komponen SWOT secara terprinci adalah sebagai berikut :

1. Strength (S) merupakan karakteristik dari suatu organisasi atau bisnis yang merupakan suatu keunggulan.
2. Weakness (W) merupakan karakteristik dari suatu organisasi atau bisnis yang merupakan kelemahan.
3. Opportunity (O) kesempatan yang datang dari luar organisasi atau bisnis.
4. Threat (T) elemen yang datang dari luar yang dapat menjadi ancaman bagi organisasi atau bisnis.

Dalam hal ini dari hasil identifikasi tersebut dibandingkan untuk memaksimalkan strength dan opportunity (strategi SO) serta meminimalkan weakness dan threat (strategi WT) guna mencapai strategi optimal di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.

Metode Perancangan Sistem

Sistem yang dibangun akan berbasis website, peneliti menggunakan beberapa software, diantaranya :

1. Memvisualiasikan sistem dengan UML (Unified Modeling Language), terdiri dari Usecase Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram.
2. Notepad++ untuk text editor.
3. PHP (Hypertext Prepocessor) sebagai bahasa pemrograman inti.
4. Pengelolaan basis data menggunakan MYSQL (My Structured Query Language).
5. Menerapkan Bootstrap (HTML, CSS, Javascript) sebagai Interface website
6. XAMPP sebagai web server.

Metode Testing

Metode pengujian testing dan implementasi dalam penelitian ini menggunakan BlackBox Testing. Metode ini dapat menemukan kesalahan dalam suatu system yaitu interface, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan kinerja dan inisialisasi dan kesalahan terminasi.

Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dalam memahami lebih jelas tentang penulisan penelitian ini, maka penulis mengelompokkan materi penulisan menjadi beberapa bab yang masing-masing saling berkaitan satu sama lainnya, sehingga tulisan ini menjadi satu kesatuan yang utuh dengan sistematika penyampaian sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Berisikan uraian tentang latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Berisikan uraian tentang konsep dasar yang menyangkut judul laporan dan definisi yang berhubungan dengan permasalahan yang di bahas pada sistem yang berjalan sehingga menjadi laporan kuliah kerja peraktek.

BAB III IDENTIFIKASI MASALAH

Bab ini membahas tentang gambaran umum pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang, sejarah singkat, visi dan misi, struktrur organisasi serta wewenang dan tanggung jawab, tata laksana sistem yang berjalan, analisa sistem yang berjalan, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, user requirement yang terdiri dari 3 (tiga) tahap elisitasi, yaitu elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, dan final draft elisitasi.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini menjelaskan mengenai perancangan sistem yang akan diusulkan. Perancangan sistem akan dijelaskan dalam bentuk UML yang terdiri dari usecase diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram, penjelasan mengenai perbedaan sistem yang berjalan dengan sistem yang diajukan. Dijelaskan juga tentang rancangan basis data meliputi spesifikasi basis data, rancangan program usulan, implementasi sistem yang diusulkan, pengujian dengan Blackbox testing dan terakhir estimasi biaya dari sistem yang diajukan.

BAB V PENUTUP

Pada ada bab ini berisi tentang kesimpulan hasil dari penelitian dan menjawab dari tujuan penelitian yang diajukan serta saran-saran seputar pengembangan sistem kedepan sesuai kebutuhan stakeholder yang diperlukan untuk melakukan perbaikan di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Rafika, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.8 No.3 (2015:2016)menjelaskan bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran atau tujuan tertentu”.

Menurut Maimunah, dkk (2017:25)dalam Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia, Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama.

Menurut Mulyadi (2016:4)Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang didalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang

Menurut Julitta Dewayani dan Fitri Wahyuningsih (2016:11)mendefinisikan, “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.

Maka berdasarkan dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan suatu urutan pekerjaan yang tersusun dari awal hingga akhir yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian departemen atau lebih sesuai dengan bagiannya masing-masing, yang disusun untuk menjamin 8 penanganan secara seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Karakteristik Sistem

1. Komponen Sistem (components)

   Suatu sistem tidak berada dalam lingkungan yang kosong, tetapi sebuah sistem berada dan berfungsi di dalam lingkungan yang berisi sistem lainnya. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Apabila suatu sistem merupakan slah satu dari komponen sistem lain yang lebih besar, maka akan disebut dengan sub sistem sedangkan sistem yang lebih besar tersebut sering disebut supra sistem.

2. Batasan Sistem (boundary)

   Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi atau pemisag antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai sautu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkungan Luar (environment)

   Lingkungan luar adalah apa pun di luar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan ataupun yang merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan ini tentunya harus dijaga dan dipelihara sehingga akan mendukung kelangsungan operasi sebuah sistem. Sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan sebuah sistem tersebut.

4. Mempunyai Penghubung (interface) Antar Komponen

   Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sistem dengan sub sistem yang lainnya. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari sautu subsistem ke subsistem lain. Penghubung inilah yang akan menjadi media yang digunakan data dari masukan (input) hingga keluaran (output). Dengan adanya penghubung inilah yang akan menjadi media yang digunakan data dari masukan (input) hingga keluaran (output). Dengan adanya penghubung, suatu sistem dapat berinteraksi dan berintegrasi dengan sub sistem yang membentuk suatu kesatuan.

5. Mempunyai Masukan (input)

   Masukan atau input merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem, masukan dapat berupa pemeliharaan (maintance input), yaitu bahan yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input), yaitu masukan yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contoh didalam suatu unit sistem computer “program” adalah maintance input yang digunakan untuk mengopersikan komputernya “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi

6. Mempunyai Keluaran (output)

   Keluaran (output) merupakan hasil energi dari pemrosesan. Keluaran dapat berupa informasi yang dpat digunakan sebagai masukan untuk mengambil keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain atau hanya sebagai sisa pembuangan.

7. Mempunyai Pengolahan (processing)

   Pengolahan (process) merupakan suatu sistem yang melakukan perubahan dari masukan untuk menjadi keluaram yang diinginkan. Contohnya sistem akutansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8. Mempunyai Saran (objective) dan Tujuan (goal)

   Suatu sistem pasti memiliki sasaran (objective) atau tujuan (goal) yang bersifat deterministic. Apabila suatu sistem tidak mempunyai sasaran,maka operasi sistem tdak ada gunanya. Tujuan inilah yang mengarahkan suatu sistem, tanpa adanya tujuan sistem menjadi tidak terarah dan terkendali. Suatu sitem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

9. Mempunyai Umpan Balik (feed back)

   Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikanya ke dalam kondisi normal.

Klasifikasi Sistem

Menurut Hutahaean (2015:6)Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Adapun klasifikasi sistem dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

   Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem telogi. Sedangkan sistem fisik diartikan sebagai sistem yang nampak secara fisik sehingga setiap mahluk dapat melihatnya, misalnya sistem komputer

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

   Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem tata surya, sistem galaksi, sistem reproduksi dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan yang melibatkan interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain.

3. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

   Sistem deterministik merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, misalnya sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem robabilistik merupakan sistem yang kondisi masa depanya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem manusia.

4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

   Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Lebih sepesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan beriteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya sistem kebudayaan manusia. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa danya campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar- benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

   
   

   Konsep Dasar Data dan Informasi

   Definisi Data

   DAFTAR PUSTAKA

Contributors

Puji.maulana