SI1422482419

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari


PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN

BERBASIS WEB PADA UNIT DONOR DARAH PMI

KABUPATEN TANGERANG


SKRIPSI



Disusun Oleh :

NIM
: 1422482419
NAMA


FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

KONSENTRASI SOFTWARE ENGINEERING

UNIVERSITAS RAHARJA

TANGERANG

(TA.2019/2020)



UNIVERSITAS RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN

BERBASIS WEB PADA UNIT DONOR DARAH PMI

KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM
: 1422482419
Nama
Fakultas
: Sains dan Teknologi
Program Pendidikan
: Strata 1
Program Studi
: Teknik Informatika
Konsentrasi
: Software Engineering

   

Disahkan Oleh :

Tangerang, Januari 2020

Dekan
       
Ketua Program Studi
Fakultas Sains dan Teknologi
       
Program Studi Teknik Informatika
           
           
           
           
(Sugeng Santoso, M.Kom.)
       
(Ruli Supriati, M.Kom)
NIP : 006095
       
NIP : 073009
Rektor
Universitas Raharja

   

(Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si.)
NIP : 000063




UNIVERSITAS RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN

BERBASIS WEB PADA UNIT DONOR DARAH PMI

KABUPATEN TANGERANG


Disusun Oleh :

NIM
: 1422482419
Nama

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Teknik Informatika

Software Engineering

Disetujui Oleh :

Tangerang, Januari 2020

Pembimbing I
   
Pembimbing II
       
       
       
       
(Sendy Zul Friandi, S.Kom., M.M.)
   
(Sutrisno, M.Kom)
NID : 15021
   
NID : 10020




UNIVERSITAS RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN

BERBASIS WEB PADA UNIT DONOR DARAH PMI

KABUPATEN TANGERANG


Disusun Oleh :

NIM
: 1422482419
Nama


Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

TA. 2019/2020

Disetujui Penguji :

Tangerang, Januari 2020

Ketua Penguji
 
Penguji I
 
Penguji II
         
         
         
         
(_______________)
 
(_______________)
 
(_______________)
NID :
 
NID :
 
NID :




UNIVERSITAS RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN

BERBASIS WEB PADA UNIT DONOR DARAH PMI

KABUPATEN TANGERANG


Disusun Oleh :

NIM
: 1422482419
Nama
Fakultas
: Sains dan Teknologi
Program Pendidikan
: Strata 1
Program Studi
: Teknik Informatika
Konsentrasi
: Software Engineering

 


Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana baik di lingkungan Universitas Raharja maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan.


Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Januari 2020



(Puji Maulana)
NIM : 1422482419

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;






ABSTRAKSI

Perkembangan zaman khususnya perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin lama semakin maju, tentu kesulitan dan rintangan akan menghampiri. Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintah maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya, baik software maupun hardware nya agar komputer dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Saat ini sistem pendataan kearsipan dokumen di UDD PMI Kabupaten Tangerang belum berjalan dengan baik karena masih menggunakan buku agenda sebagai alat pendataannya, dalam pengelolaan kearsipannya pun masih kurang baik dari segi penyimpanan yang rentan hilang dan rusak serta proses pencarian arsip yang memakan waktu lama serta penumpukan berkas – berkas di dalam rak sehingga sulit mencari berkas dan harus dicari satu persatu sehingga kesulitan dalam pencarian surat masuk dan surat keluar. Dengan adanya rancangan sistem yang dapat mencari dengan cepat berkas surat masuk dan surat keluar sehingga tidak terjadi penumpukan berkas, sehingga peneliti tertarik membahas Sistem Informasi berbasis web, Prototype Sistem Aplikasi Pengarsipan yaitu rancangan aplikasi berbasis web yang memuat berbagai macam dokumen seperti surat masuk, surat keluar serta disposisi yang bertujuan untuk mengoptimalkan pendataan dokumen agar rapih dan terorgainsir. Penelitian ini menggunakan metode observasi, wawancara dan studi pustaka, metode analisis menggunakan SWOT (Strength, Weakness, Opportunitie, Threat), UML terdiri dari (Usecase Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram) sebagai alat bantu untuk menggambarkan alur prosedur dalam bentuk objek. Dengan adanya Sistem Aplikasi Pengarsipan sebagai antisipasi terhadap human error dalam melakukan pendataan kearsipan secara konvensional, memiliki fungsi upload file scan dokumen berformat PDF (Portable Document Format) yang memungkinkan data arsip akan tersimpan lebih rapih dan teratur serta pencarian data dokumen dengan waktu yang singkat.

Kata Kunci : Dokumen, Arsip, Tata Usaha dan Sistem Informasi


ABSTRACT

The development of the times, especially the development of science and technology, which is increasingly progressing, of course difficulties and obstacles will approach. Computer is an electronic device to process data used by government and private agencies. The use of this computer must be in accordance with the needs of the organization that uses it, both software and hardware so that the computer can be utilized as well as possible. At present the document archiving data collection system in PMI UDD Tangerang Regency has not gone well because it still uses the agenda book as its data collection tool, in the management of archives it is still not good in terms of storage that is vulnerable to loss and damage as well as the process of searching archives that take a long time and file buildup - files on the shelf so it is difficult to find files and must be searched one by one so that the difficulties in finding incoming letters and outgoing letters. With the system design that can quickly search for incoming and outgoing mail files so that there is no accumulation of files, so researchers are interested in discussing web-based Information Systems, Prototype Archiving Application System, which is a web-based application design that contains various documents such as incoming mail, outgoing mail and disposition that aims to optimize document data collection so that it is neat and scientific. This study uses the method of observation, interviews and literature, analysis methods using SWOT (Strength, Weakness, Opportunitie, Threat), UML consists of (Usecase Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram) as a tool to describe the flow of procedures in the form of objects. With the Filing Application System Prototype in anticipation of human error in carrying out archival data collection in a conventional manner, it has the function of uploading scanned document files in PDF format (Portable Document Format) that allows archived data to be stored more neatly and regularly and document data searches in a short time.

Keywords: Documents, Archives, Administration and Information Systems






KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi dengan judul “PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB PADA UNIT DONOR DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG”.

Tujuan penulis Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program pendidikan Strata 1 Program Studi Teknik Informatika pada Universitas Raharja.

Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :  

  1. Bapak Dr. Po.Abas Sunarya, M.Si. selaku Rektor Universitas Raharja.
  2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom., selaku Dekan Fakultas Sains & Teknologi Universitas Raharja..

  3. Ibu Ruli Supriati, S.Kom., M.T.I, selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Raharja.

  4. Bapak Sendy Zul Friandi, S.Kom., sebagai Dosen pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.

  5. Bapak Sutrisno, M.Kom., sebagai Dosen pembimbing II yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, masukan dan motivasi kepada penulis.
  6. Ibu Rosiana Safitri, S.Kom., selaku stakeholder yang telah memberikan kontribusi besar di dalam lancarnya proses penelitian skripsi ini.

  7. Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Universitas Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan motivasi kepada penulis

  8. Keluarga tercinta yang telah memberikan doa, dukungan moril maupun materil sehingga Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
  9. Teman-teman seperjuangan yang selalu ada dan memberikan semangat.

Penulis menyadari bahwa dalam penulis laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.



Tangerang, Januari 2020
Puji Maulana
NIM. 1422482419

 



Daftar isi



DAFTAR TABEL


Tabel 3.1 Analisa SWOT

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III

Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Tabel 4.2 Tabel Arsip

Tabel 4.3 Tabel Login

Tabel 4.4 Tabel Contoh Surat

Tabel 4.5 Tabel History

Tabel 4.6 Tabel Total Arsip

Tabel 4.7 Pengujian Blck Box Menu Login

Tabel 4.8 Pengujian Black Box Surat Masuk

Tabel 4.9 Pengujian Black Box Surat Keluar

Tabel 4.10 Jadwal Implementasi

Tabel 4.11 Estimasi Biaya




DAFTAR GAMBAR



Gambar 2.1 Visual Paradigm

Gambar 2.2 Unified Modeling Language (UML)

Gambar 2.3 World Wide Web

Gambar 2.4 Konsep Dasar PHP

Gambar 2.5 Konsep Dasar MySQL

Gambar 2.6 SWOT

Gambar 2.7 XAMPP

Gambar 2.8 Notepad++

Gambar 3.1 Struktur Organisasi UDD PMI Kabupaten Tangerang

Gambar 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk

Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar

Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk

Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar

Gambar 3.6 Squence Diagram Surat Masuk

Gambar 3.7 Squence Diagram Surat Keluar

Gambar 4.1 Use Case Diagram Prosedur Surat Masuk

Gambar 4.2 Use Case Diagram Prosedur Surat Keluar

Gambar 4.3 Activity Diagram Prosedur Surat Masuk

Gambar 4.4 Activity Diagram Prosedur Surat Keluar

Gambar 4.5 Squence Diagram Prosedur Surat Masuk

Gambar 4.6 Squence Diagram Prosedur Surat Keluar

Gambar 4.7 Class Diagram

Gambar 4.8 Tampilan Login

Gambar 4.9 Tampilan Halaman Utama dan Dashboard

Gambar 4.10 Tampilan Data Surat Masuk

Gambar 4.11 Tampilan Data Surat Keluar

Gambar 4.12 Tampilan Data Arsip

Gambar 4.13 Tampilan Laporan Surat Masuk

Gambar 4.14 Tampilan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.15 Tampilan Butuh ACC

Gambar 4.16 Tampilan Butuh Disposisi



DAFTAR SIMBOL

I. SIMBOL USE CASE DIAGRAM

II. SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

III. SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM




BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Dengan semakin maju teknologi di era globalisasi ini, hampir semua lingkup kerja menggunakan teknologi komputer baik yang bergerak dibidang pemerintahan, industri, pendidikan, dan dunia hiburan dan sampai dengan dunia usaha ikut serta dalam meramaikan jasa layanan komputer. Hal ini terjadi apabila suatu dunia tidak dapat mengikuti perkembangan zaman khususnya perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin lama semakin maju, tentu kesulitan dan rintangan akan menghampiri.

Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi pemerintah maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya, baik perangkat lunak maupun perangkat keras nya agar komputer dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Disamping itu komputer mempunyai kegunaan dalam mendeteksi kesalahan data yang di olah dan dapat melakukan pekerjaan di luar kemampuan manusia sehingga keterlambatan suatu pekerjaan dapat dihindari.

Setiap perusahaan, organisasi, maupun instansi dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir, laporan, dan sebagainya. Pada hal ini penulis melakukan observasi di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang yang berfungsi untuk mengelola pengarsipan surat masuk dan surat keluar sampai dengan penyimpanan kearsipan.

Dalam pengolahan dokumen - dokumen pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang yang dilakukan oleh bagian kesekretariatan masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data dokumen - dokumen masih manual, penyimpanan arsip pun tidak mempunyai tempat yang cukup, sehingga terjadinya ketidak teraturan dalam penyimpanan arsip, hal ini mengakibatkan sulitnya mencari arsip yang berada di penyimpanan arsip. Selain itu proses pendataan datanya masih semi komputerisasi dan belum menggunakan suatu program aplikasi. Dengan demikian perlu diterapkan suatu sistem yang dapat membantu kegiatan pendataan dokumen - dokumen sehingga pendataan arsip, surat masuk dan surat keluar, penyimpanan serta pencarian arsip dapat dilakukan dengan mudah.

Berdasarkan permasalahan yang sudah dijelaskan diatas maka penulis mengambil judul skripsi “PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB PADA UNIT DONOR DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas maka dapat disimpulkan permasalahan sebagai berikut:

  1. Bagaimana sistem pendataan dan pengelolaan kerasipan dokumen pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang yang berjalan saat ini?
  2. Sistem aplikasi pengolahan dan pendataan seperti apa yang di butuhkan oleh user Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang?
  3. Bagaimana merancang sebuah sistem aplikasi berbasis website untuk memenuhi kebutuhan user Unit Donor Darah Kabupaten Tangerang?

Ruang Lingkup Penelitian

Agar penelitian ini lebih terarah maka akan dibatasi permasalahannya dengan ruang lingkup, supaya tidak keluar dari tujuan yang akan dicapai diantaranya:

  1. Penelitian yang akan dibahas hanya sebatas pada Pengarsipan Dokumen, Surat Masuk dan Keluar di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.
  2. Sistem Pengarsipan Dokumen yang dibangun terdiri dari Kelola Dokumen, Kelola Surat Masuk dan Keluar, Penyimpanan Dokumen serta Pencarian Data Dokumen.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian berkaitan erat dengan rumusan masalah yang ditetapkan dan jawabannya terletak pada kesimpulan penelitian. Adanya tujuan penelitan adalah untuk menentukan arah dari suatu penelitian. Tujuan merinci apa saja yang ingin diketahui, sehingga jika permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai. Adapun tujuan penelitian ini antara lain:

  1. Untuk dapat membuat sistem pengelolaan yang dapat menyimpan dokumen berupa surat masuk dan surat keluar sehingga tidak tercecer pada saat pencarian dokumen pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.
  2. Merancang sebuah sistem pengelolaan kearsipan yang dapat menunjang kegiatan Pengarsipan pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.
  3. Dengan hasil penelitian ini menjadikan proses dokumen lebih rapih dan terorganisir dengan adanya sistem kearsipan yang akan digunakan dengan mudah oleh pegawai Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini antara lain :

  1. Dengan sistem ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam Pengelolaan dokumen oleh pegawai Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.
  2. Pendataan dokumen menjadi lebih baik sehingga tidak ada arsip dokumen yang duplikat dan mempercepat pencarian dokumen yang dibutuhkan.
  3. Membantu Pegawai Bagian Kesekretariatan supaya dapat menggunakan aplikasi ini secara user interface.

Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam pembuatan Laporan Skripsi menggunakan metode sebagai berikut :

Metode Pengumpulan Data

  1. Observasi

    Suatu cara pengumpulan data dengan cara mengamati langsung permasalahan. Pada awalnya dilakukan pengamatan menyeluruh selama kurang lebih 1 (satu) bulan terhadap sistem yang sedang berjalan saat ini, mengamati sumber dan pengolahan data serta mengumpulkan data dari bagian-bagian yang berhubungan dengan pengarsipan yaitu: pendataan surat masuk dan surat keluar, penyimpan arsip serta pencarian arsip. Setelah itu diambil kesimpulan sementara mengenai masalah-masalah yang ada secara menyeluruh dan mendefinisikan masalah tersebut. Observasi dilakukan guna melihat langsung proses kerja yang berjalan, dimana observasi tersebut dilakukan di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.

  2. Wawancara

    Merupakan metode pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dilakukan secara sistematis dan berlandaskan kepada tujuan penelitian. Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu dengan mewawancarai pegawai di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang Ibu Rosiana Safitri agar memperoleh data yang jelas dan akurat. Dari hasil wawancara tersebut yang dikeluhkan adalah proses penyimpanan dan pencarian arsip yang sulit, sehingga memerlukan waktu yang lama dalam pencarian arsip serta dapat menurunkan tingkat pelayanan di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.

  3. Studi Pustaka

    Metode yang dilakukan untuk menunjang metode observasi dan wawancara yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku, jurnal, browsing, literature review yang ada hubungannya dengan masalah yang sedang di kaji.

Metode Analisis

Penelitian ini menggunakan analisa SWOT singkatan dari Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), Threats (ancaman) yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memecahkan masalah

Pemaparan empat komponen SWOT secara terprinci adalah sebagai berikut :

  1. Strength (S) merupakan karakteristik dari suatu organisasi atau bisnis yang merupakan suatu keunggulan.
  2. Weakness (W) merupakan karakteristik dari suatu organisasi atau bisnis yang merupakan kelemahan.
  3. Opportunity (O) kesempatan yang datang dari luar organisasi atau bisnis.
  4. Threat (T) elemen yang datang dari luar yang dapat menjadi ancaman bagi organisasi atau bisnis.

Dalam hal ini dari hasil identifikasi tersebut dibandingkan untuk memaksimalkan strength dan opportunity (strategi SO) serta meminimalkan weakness dan threat (strategi WT) guna mencapai strategi optimal di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.

Metode Perancangan Sistem

Sistem yang dibangun akan berbasis website, peneliti menggunakan beberapa software, diantaranya :

  1. Memvisualiasikan sistem dengan UML (Unified Modeling Language), terdiri dari Usecase Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram.
  2. Notepad++ untuk text editor.
  3. PHP (Hypertext Prepocessor) sebagai bahasa pemrograman inti.
  4. Pengelolaan basis data menggunakan MYSQL (My Structured Query Language).
  5. Menerapkan Bootstrap (HTML, CSS, Javascript) sebagai Interface website
  6. XAMPP sebagai web server.

Metode Testing

Metode pengujian testing dan implementasi dalam penelitian ini menggunakan BlackBox Testing. Metode ini dapat menemukan kesalahan dalam suatu system yaitu interface, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan kinerja dan inisialisasi dan kesalahan terminasi.


Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dalam memahami lebih jelas tentang penulisan penelitian ini, maka penulis mengelompokkan materi penulisan menjadi beberapa bab yang masing-masing saling berkaitan satu sama lainnya, sehingga tulisan ini menjadi satu kesatuan yang utuh dengan sistematika penyampaian sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Berisikan uraian tentang latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Berisikan uraian tentang konsep dasar yang menyangkut judul laporan dan definisi yang berhubungan dengan permasalahan yang di bahas pada sistem yang berjalan sehingga menjadi laporan kuliah kerja peraktek.

BAB III IDENTIFIKASI MASALAH

Bab ini membahas tentang gambaran umum pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang, sejarah singkat, visi dan misi, struktrur organisasi serta wewenang dan tanggung jawab, tata laksana sistem yang berjalan, analisa sistem yang berjalan, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, user requirement yang terdiri dari 3 (tiga) tahap elisitasi, yaitu elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, dan final draft elisitasi.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini menjelaskan mengenai perancangan sistem yang akan diusulkan. Perancangan sistem akan dijelaskan dalam bentuk UML yang terdiri dari usecase diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram, penjelasan mengenai perbedaan sistem yang berjalan dengan sistem yang diajukan. Dijelaskan juga tentang rancangan basis data meliputi spesifikasi basis data, rancangan program usulan, implementasi sistem yang diusulkan, pengujian dengan Blackbox testing dan terakhir estimasi biaya dari sistem yang diajukan.

BAB V PENUTUP

Pada ada bab ini berisi tentang kesimpulan hasil dari penelitian dan menjawab dari tujuan penelitian yang diajukan serta saran-saran seputar pengembangan sistem kedepan sesuai kebutuhan stakeholder yang diperlukan untuk melakukan perbaikan di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Rafika, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.8 No.3 (2015:2016)[1]menjelaskan bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran atau tujuan tertentu”.

Menurut Maimunah, dkk (2017:25)[2]dalam Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia, Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama.

Menurut Mulyadi (2016:4)[3]Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang didalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang

Menurut Julitta Dewayani dan Fitri Wahyuningsih (2016:11)[4]mendefinisikan, “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.

Maka berdasarkan dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan suatu urutan pekerjaan yang tersusun dari awal hingga akhir yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian departemen atau lebih sesuai dengan bagiannya masing-masing, yang disusun untuk menjamin 8 penanganan secara seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Karakteristik Sistem

  1. Komponen Sistem (components)

    Suatu sistem tidak berada dalam lingkungan yang kosong, tetapi sebuah sistem berada dan berfungsi di dalam lingkungan yang berisi sistem lainnya. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Apabila suatu sistem merupakan slah satu dari komponen sistem lain yang lebih besar, maka akan disebut dengan sub sistem sedangkan sistem yang lebih besar tersebut sering disebut supra sistem.

  2. Batasan Sistem (boundary)

    Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi atau pemisag antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai sautu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

  3. Lingkungan Luar (environment)

    Lingkungan luar adalah apa pun di luar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan ataupun yang merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan ini tentunya harus dijaga dan dipelihara sehingga akan mendukung kelangsungan operasi sebuah sistem. Sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan sebuah sistem tersebut.

  4. Mempunyai Penghubung (interface) Antar Komponen

    Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sistem dengan sub sistem yang lainnya. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari sautu subsistem ke subsistem lain. Penghubung inilah yang akan menjadi media yang digunakan data dari masukan (input) hingga keluaran (output). Dengan adanya penghubung inilah yang akan menjadi media yang digunakan data dari masukan (input) hingga keluaran (output). Dengan adanya penghubung, suatu sistem dapat berinteraksi dan berintegrasi dengan sub sistem yang membentuk suatu kesatuan.

  5. Mempunyai Masukan (input)

    Masukan atau input merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem, masukan dapat berupa pemeliharaan (maintance input), yaitu bahan yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input), yaitu masukan yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contoh didalam suatu unit sistem computer “program” adalah maintance input yang digunakan untuk mengopersikan komputernya “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi

  6. Mempunyai Keluaran (output)

    Keluaran (output) merupakan hasil energi dari pemrosesan. Keluaran dapat berupa informasi yang dpat digunakan sebagai masukan untuk mengambil keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain atau hanya sebagai sisa pembuangan.

  7. Mempunyai Pengolahan (processing)

    Pengolahan (process) merupakan suatu sistem yang melakukan perubahan dari masukan untuk menjadi keluaram yang diinginkan. Contohnya sistem akutansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

  8. Mempunyai Saran (objective) dan Tujuan (goal)

    Suatu sistem pasti memiliki sasaran (objective) atau tujuan (goal) yang bersifat deterministic. Apabila suatu sistem tidak mempunyai sasaran,maka operasi sistem tdak ada gunanya. Tujuan inilah yang mengarahkan suatu sistem, tanpa adanya tujuan sistem menjadi tidak terarah dan terkendali. Suatu sitem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

  9. Mempunyai Umpan Balik (feed back)

    Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikanya ke dalam kondisi normal.


Klasifikasi Sistem

Menurut Hutahaean (2015:6)[5]Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Adapun klasifikasi sistem dapat diuraikan sebagai berikut :

  1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

    Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem telogi. Sedangkan sistem fisik diartikan sebagai sistem yang nampak secara fisik sehingga setiap mahluk dapat melihatnya, misalnya sistem komputer

  2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

    Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem tata surya, sistem galaksi, sistem reproduksi dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan yang melibatkan interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain.

  3. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

    Sistem deterministik merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, misalnya sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem robabilistik merupakan sistem yang kondisi masa depanya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem manusia.

  4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

    Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Lebih sepesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan beriteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya sistem kebudayaan manusia. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa danya campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar- benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).


Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Menurut Kaharu dan Sakina (2016:30)[6]dalam Jurnal Elektronik Sistem Informasi dan Komputer Vol. 2 No. 1, “Data merupakan suatu kenyataan yang menggambarkan kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

Menurut Iswandy (2015:73)[7]Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.


Definisi Informasi

Menurut Abidin dalam Sutopo, dkk (2016:24)[8]“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidak pastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan”.

Menurut Tohari dalam Rochman dan Yanti (2016:39)[9]“Informasi merupakan suatu aset penting bagi suatu institusi atau organisasi. Oleh karena itu, informasi harus berkualitas, dijaga, dan dipelihara dengan baik”.


Konsep Dasar Perancangan Sistem

Definisi Perancangan Sistem

Berikut ini beberapa pengertian tentang perancangan sustem menurut beberapa ahli, yaitu :

  1. Menurut Rusdi Nur, dkk (2018:5),[10]“perancangan adalah suatu proses untuk membuat dan mendesain sistem yang baru”.

  2. Menurut McLeod dalam Fauzi dan Titis (2015:26)[11]“Perancangan Sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru, jika sistem itu berbasis komputer, perancangan dapat dinyatakan spesifikasi peralatan yang digunakan”.


Konsep Dasar Aplikasi

Menurut Sandro Alfeno,dkk (2017:28)[12]dalam Jurnal Sisfotek Global, Aplikasi adalah program siap pakai yang dapat digunakan untuk menjalankan printah-printah dari pengguna aplikasi tersebut dengan tujuan mendapatkan hasil yang lebih akurat sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi tersebut, aplikasi mempunyai arti yaitu pemecahan masalah yang menggunakan salah satu tehnik pemrosesan data aplikasi yang biasanya berpacu pada sebuah komputansi yang diinginkan atau diharapkan maupun pemrosesan data yang diharapkan.

Menurut H. Mustakini dalam Isan Priana dan Leni Fitriani (2016:408)[13], “Aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi (instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi output”.


Konsep Dasar Database

Definisi database menurut Ary waspodo, dkk dalam Jurnal CCIT (2015:29)[14]adalah “Struktur penyimpanan data untuk menambah, mengakses dan memproses data yang disimpan dalam sebuah database komputer, diperlukan sistem manajemen database seperti MySQL Server.

Definisi Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan (relasi). Isilah tersebut biasa digunakan pada sistem-sistem yang terkomputerisasi. Dalam pengertian umum, database diartikan sebagai gabungan dari elemen-elemen data yang berhubungan dan terorganisir. Relasi biasanya ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa database mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :

  1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
  2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah database-nya.
  3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
  4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
  5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.


Teori Khusus

Konsep Pengarsipan

Definisi Pengarsipan

Menurut Sugiarto (2015:2)[15], kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat, kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat/berkas tersebut dapat diketemukan kembali bila diperlukan. Kegiatan administrasi disuatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi.

Menurut G.R. Terry dalam Latif dan Aditya (2015:24)[16]“Kearsipan yaitu menempatkan kertas-kertas dalam penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat”.

Menurut Sutarto dalam Latif dan Aditya (2015:24)[17]“Arsip sebagai kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat ditemukan kembali dengan cepat”.

Jenis-jenis Arsip

Bentuk arsip beragam dan dapat dibedakan beberapa jenis arsip, yaitu:

  1. Arsip menurut nilai dan kegunaannya:
    • Arsip bernilai informasi.
    • Arsip bernilai administrasi.
    • Arsip bernilai sejarah.
  2. Arsip menurut fungsinya:
    • Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
    • Arsip statis yaitu arsip yang udah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari hari-hari.

Konsep Dasar Dokumen

Definisi Dokumen

Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris dan bahasa Belanda, yang berupa “document”. Pengertian dokumen menurut kamus umum bahasa Indonesia, adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

Jumlah dan jenis dokumen yang biasa digunakan umumnya ada sangat banyak. Karenanya, tentu kita perlu untuk melakukan pengaturan yang baik terhadap dokumen – dokumen ini sehingga dalam penyimpanannya bisa lebih mudah, sekaligus lebih mudah pula untuk menemukan document tersebut jika sewaktu -waktu diperlukan.

Dokumen juga dapat diartikan sebagai surat – surat atau benda – benda berharga, yang di dalamnya termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Agar lebih jelas, berikut ini terdapat beberapa pengertian dokumen yang bisa dijadikan rujukan.

Jenis-jenis Dokumen

Dokumen ada banyak jenisnya. Jenis – jenis dokumen ini dapat dibedakan berdasarkan beberapa hal, yakni dari kepentingan, fungsi dan bentuk fisiknya. Berikut keterangannya.

  1. Jenis dokumen berdasarkan kepentingannya

    Dokumen berdasarkan kepentingannya, terdiri dari : dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah dan doumen pemerintah, yakni:

    • Dokumen pribadi, adalah dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh dokumen pribadi : KTP, SIM dan ijasah
    • Dokumen niaga, adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan, berupa surat – surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh dokumen niaga : cek, obligasi, packing list, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill of lading, saham, dan letter of credit.
    • Dokumen sejarah, adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah, yang dapat berupa catatan penting, dan digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh dokumen sejarah : fosil, rekaman film perjuangan, autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi
    • Dokumen pemerintah, adalah dokumen yang isinya mengenai informasi ketatanegaraan dari suatu pemerintahan, yang digunakan sebagai pembuktian kegiatan suatu pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah : Keputusan Presiden, Undang-Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan perjanjian kerjasama antar Negara.
  2. Jenis dokumen dari segi fungsi

    Dilihat dari segi fungsinya, jenis dokumen meliputi dokumen dinasmis dan dokumen statis:

    • Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis terdiri dari tiga macam, yakni dokumen dinamis aktif, semi aktif dan inaktif.
    • Dokumen statis, yaitu dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam proses pekerjaan kantor.
  3. Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

    Dilihat dari bentuk fisiknya, jenis dokumen ini terdiri dari dokumen literer, dokumen korporil, dan dokumen privat.

    • Dokumen literer, adalah dokumen yang ada karena ditulis, dicetak, digambar, atau direkam, dan dikumpulkan di dalam perpustakaan. Contoh dokumen literer yakni : buku, majalah dan film.
    • Dokumen korporil, adalah dokumen yang berupa benda sejarah. Dokumen ini biasanya dikumpulkan di dalam museum. Contoh dokumen korporil : arca, pakaian adat, patung, uang kuno, keris.
    • Dokumen privat, adalah dokumen yang berupa surat atau arsip. Dokumen ini disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan. Contoh dokumen privat adalah : surat dinas, surat berharga, surat niaga, surat tanda bukti dan laporan.

Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos, maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman. Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir. Dari pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat-menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan utama yaitu mengelola, mengatur dan mengurus surat-menyurat agar dapat memperlancar administrasi instansi tersebut.

Disposisi

Disposisi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dari sudut pandang administrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat defenisi tersebut jelas sekali bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa instruksi, petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harus dilakukan kepada bawahannya.

Berdasarkan defenisi tersebut di atas, maka disposisi yang hanya berupa “selesaikan” atau “sesuai disposisi (pejabat yang lebih tinggi)” tidak lah memenuhi syarat untuk disebut sebagai sebuah disposisi.

Konsep Visual Paradigm

Gambar 2.1 Visual Paradigm

Menurut Pressman dalam Musrifah dan Ega (2017:31)[17]Visual Paradigm merupakan aplikasi untuk merancang sebuah aplikasi atau biasa disebut aplikasi rekayasa perangkat lunak. Dengan Visual Paradigm sebuah aplikasi dapat digambarkan dalam sebuah rancangan simbol dan gambar tanpa koding yang menjelaskan bagaimana aplikasi tersebut akan berjalan setelah selesai nantinya. Visual Paradigm adalah salah satu alat bantu Unified Modelling Language (UML) yang digunakan untuk membuat Use case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram, dan Sequence Diagram.

Konsep Unified Modeling Language (UML)

Gambar 2.2 Unified Modeling Language (UML)

  1. Definisi UML

    Menurut Munawar dalam Waspodo (2015:2)[18]Unified Modelling Language (UML) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal dalam dunia pengembangan sistem yang berorientasi obyek. Hal ini di sebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah di mengerti, serta di lengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain.

    Menurut F. Alaghbari dan Noura Aknin[19]dalam Global Journal of Engineering Science and Researches (GJESR) Vol.2 (2) (2015:63-68), “The Unified Modeling Language (UML) is a standard language for writing software blueprints that premiered with version 1.1 in 1997. Three prominent object oriented programming professionals, Gray Booch, Ivar Jacobsen, and James Rumbaugh are the principle authors of UML. UML establishes a collection of graphical symbols as well as semantics to support and define these symbols. There are nine different kinds of diagrams in UML: class, object, use case, sequence, collaboration, state chart, activity, component, and deployment [5]. UML was developed and is being maintained by OMG. The current version - UML 2.4.1 was released in 2011. The main objective of UML is “ to provide system architects, software engineers, and software developers with tools for analysis, design, and implementation of software-based systems as well as for modeling business and similar processes” [6]. In this paper we present UML Activity Diagram And UML Use-Case Diagram For Sales Process Modeling. The work presented in this paper is a development of a previous work which presented in the previous studies mentioned in the list of references which are : [3] and [4]. The representation performed are: develop a model of the sales process by providing Depository service during Sales Processes. And create a model for the management of warehouse Depository with the possibility of withdrawal of quantities sold to the customer on parts until the end of the customer's balance of quantities in the warehouse Depository”

  2. Jenis-jenis Diagram UML

    Menurut Rochman dan Yanti (2016:39)[9]Diagram UML mempunyai beberapa jenis, diantaranya:

    1. Use case Diagram

      Use Case atau diagram Use Case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih actor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada didalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu.

    2. Activity Diagram

      Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan actor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.

    3. Sequence Diagram

      Diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskipsikan waktu hidup objek dan massage yang dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu untuk menggambar diagram sekuen maka harus diketahui objek-objek yang terlibat didalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas diinstansi menjadi objek itu. Membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk membuat sekenario yang ada pada use case”.

Konsep Dasar WEB (World Wide Web)

Gambar 2.3 World Wide Web

  1. Definisi WEB

    Menurut Sutrisno dan Rohmawati Ningsih (2018:131)[20]“website adalah kumpulan halaman web yang saling terhubung”.

    Menurut John maeda yang dimuat oleh Dewi Immaniar pada jurnal CCIT (2015:143)[21],“web merupakan rancangan untuk media berkomunikasi virtual yang dikaitkan dengan teknologi internet”. Abdullah (2015:1), “Web dapat diartikan sekumpulan halaman yang terdiri dari beberapa laman yang berisi informasi dalam bentuk data digital baik berupa text, gambar, video, audio, dan animasi lainnya yang disediakan melalui jalur koneksi internet”.

    Abdullah (2015:1)[22], “Web dapat diartikan sekumpulan halaman yang terdiri dari beberapa laman yang berisi informasi dalam bentuk data digital baik berupa text, gambar, video, audio, dan animasi lainnya yang disediakan melalui jalur koneksi internet”.

    Menurut Untung Rahardja, dkk dalan jurnal CCIT Vol.9 No.1 (2015)[23], ditinjau dari aspek content atau isi, web dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu web statis dan web dinamis. Selain dari sisi content atau isi, web statis dan web dinamis dapat dilihat dari aspek teknologi yang digunakan untuk membuat jenis web tersebut. Adapun jenis-jenis web : Web statis adalah web yang isinya atau content tidak dapat berubah-ubah. Maksudnya adalah isi dari dokumen web tersebut tidak dapat diubah secara cepat dan mudah. Ini karena teknologi yang digunakan untuk membuat dokumen web ini tidak memungkinkan dilakukan perubahan isi atau data. Teknologi yang digunakan untuk web statis adalah jenis client side scripting seperti HTML, Cascading Style Sheet (CSS). Perubahan isi atau data halaman web statis hanya dapat dilakukan dengan cara mengubah langsung isinya pada file mentah web tersebut. Web dinamis adalah jenis web yang content atau isinya dapat berubah-ubah setiap saat. Web yang banyak menampilkan animasi flash belum tentu termasuk web dinamis karena dinamis atau berubah-ubah isinya tidak sama dengan animasi. Untuk melakukan perubahan data, user cukup mengubahnya langsung secara online di internet melalui halaman yang biasanya telah disediakan untuk user administrator sepanjang user tersebut memiliki hak akses yang sesuai.

    Bekti (2015:35)[24], “Website merupakan kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman”.

  2. Jenis-jenis Website

    Selain dari sisi konten atau isi, web statis dan web dinamis dapat dilihat dari aspek teknologi yang digunakan untuk membuat jenis web tersebut. Adapun jenis-jenis web :

    1. Web statis adalah web yang isinya atau konten tidak berubah-ubah. Maksudnya adalah isi dari dokumen web tersebut tidak dapat diubah secara cepat dan mudah. Ini karena teknologi yang digunakan untuk membuat dokumen web ini tidak memungkinkan dilakukan perubahan isi atau data. Teknologi yang digunakan untuk web statis adalah jenis client side scripting seperti HTML, Cascading Style Sheet (CSS). Perubahan isi atau data halaman web statis hanya dapat dilakukan dengan cara mengubah langsung isinya pada file mentah web tersebut.
    2. Web dinamis adalah jenis web yang konten atau isinya dapat berubah-ubah setiap saat. Web yang banyak menampilkan animasi flash belum tentu termasuk web dinamis karena dinamis atau berubah-ubah isinya tidak sama dengan animasi. Untuk melakukan perubahan data, user cukup mengubahnya langsung secara online di Internet melalui halaman control panel atau administrasi yang biasanya telah disediakan untuk user administrator sepanjang user tersebut memiliki hak akses yang sesuai.

Konsep Dasar PHP

Gambar 2.4 PHP

Menurut Solichin (2016:11)[25]mengemukakan bahwa “PHP merupakan salah satu bahasa pemrograman berbasis web yang ditulis oleh dan untuk pengembang web. PHP dikembangkan dengan tujuan awal hanya untuk mencatat pengunjung pada website pribadi Rasmus Lerdorf. Pada rilis keduanya, ditambahkan form interpreter, sebuah tools untuk melakukan penerjemahan perintah SQL”.

Menurut Sri Rahayu, Muhammad Yusup, Sinta Puspita Dewi dalam jurnal CCIT (2015: 53)[26]PHP adalah kependekan dari Personal Home Page. Rasmus Ledofrf adalah pencipta bahasa pemrograman PHP pada tahun 1995 yang pada masa itu masih dikenal dengan nama Form Interpreted (FI). Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0. Pada rilis ini, interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C. Dalam rilis ini disertakan juga modul-modul ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan. PHP adalah bahasa server – side scripting yang menyatu dalam HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Maksud dari server – side scripting adalah sintaks dan perintah – perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server. Tetapi disertakan pada dokumen HTML. Pembuatan web ini merupakan kombinasi antara PHP sendiri sebagai bahasa pemrograman dan HTML sebagai pembangun halaman web.

Menurut Supono dan Virdiandry P. (2016:3)[27]mengemukakan bahwa ”PHP (PHP: Hypertext Preprocessor) adalah suatu bahasa pemrograman yang digunakan untuk menerjemahkan baris kode program menjadi kode mesin yang dapat dimengerti oleh komputer yang berbasis server-side yang dapat ditambahkan ke dalam HTML”.

Menurut Arief dalam Iqbal dkk (2017:2)[28], PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis.

Menurut B. Permana yang dikutip Rahayu, dkk[29]dalam jurnal Creative Communication and Innovative Technology (CCIT) Vol.7 No.2 (2015:53) “PHP (Hypertext Preprocessing) adalah Bahasa server side scripting yang menyatu pada HTML untuk membuat halaman web yang dinamis”.

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa PHP adalah bahasa pemrograman untuk membuat aplikasi web yang menyatu dengan HTML dan berada pada server.

Konsep Dasar MySQL

Gambar 2.5 MySQL

  1. Definisi MySQL

    Menurut Raharjo dalam Ulfa dan Fikri (2015:21)[30], “MySQL adalah sebuah perangkat yang berperan sebagai server database, yang selanjutnya akan digunakan untuk mempelajari kode-kode PHP yang berkaitan atau membutuhkan akses ke server database”.

  2. Perintah Dasar MySQL

    Perintah SQL dibagi dalam 2 kategori besar sesuai fungsinya, yaitu :

    1. DDL - Data Definition Language merupakan kumpulan perintah SQL yang digunakan untuk membuat, mengubah dan menghapus struktur dan definisi data dari objek-objek database.
    2. DML - Data Manipulation Language merupakan kumpulan perintah SQL yang digunakan untuk proses pengolahan isi data di dalam table seperti memasukan, merubah dan menghapus isi data – dan tidak terkait dengan perubahan struktur dan definisi tipe data dari objek database.

Konsep Dasar Elisitasi

  1. Definisi Elisitasi

    Menurut Siahaan dalam Iqbal dkk (2017:1)[31], “Elisitasi adalah pengumpulan kebutuhan aktivitas awal dalam rekayasa kebutuhan (Requirements Engineering)”.

    Menurut Bachtiar dan Atikah (2015:74)[32], “Elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi”.

  2. Tahap-tahap Elisitasi

    Menurut Bachtiar dan Atikah (2015:74)[32], Elisitasi dilakukan melalui tiga tahap yaitu sebagai berikut :

    1. Elisitasi Tahap I

      Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

    2. Elisitasi Tahap II

      Merupakan hasil pengklasifikasian dan elisitasi tahap 1 berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang di sanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.

      1. “M” pada MDI artinya Mandory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru
      2. “D” pada MDI artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
      3. “I” pada MDI artinya Innesential. Maksudnya requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.
    3. Elisitasi Tahap III

      Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

      1. "T” artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara atau teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang akan usulkan.
      2. “O” artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara menggunakan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
      3. “E” artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut dalam sistem. Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu :
        • High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
        • Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan
        • Low (L) : Mudah untuk dikerjakan
    4. Final Draft Elisitasi

      Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Konsep Dasar Analisa SWOT

Gambar 2.6 SWOT

Menurut Irfan Fahmi (2015:252)[33], ”SWOT adalah singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman), dimana SWOT ini dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang berorientasi profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi tersebut secara lebih komperhensif”

  1. Kekuatan(Strenghts)

    Kekuatan adalah sumber daya, keterampilan atau keunggulan lain yang relatif terhadap pesaing dan kebutuhan dari pasar suatu perusahaan layani atau hendak layani. Kekuatan merupaka suatu kompetensi yang berbeda (destintive competence) yang memberi perusahaan suatu keunggulan komparatif (comparative advantage) dalam pasar. Kekuatan berkaitan dengan sumber daya, keuangan, citra, kepemimpinan pasar hubungan pembeli atau pemasok dan faktor-faktor lain.

  2. Kelemahan (Weakness)

    Kelemahan merupakan keterbatasan atau kekurangan dalam sumber daya, keterampilan dan kemampuan secara serius menghalangi kinerja efektif suatu perusahaan.

  3. Peluang (Opportunities)

    Suatu peluang merupakan situasi utama yang menguntungkan dalam lingkungan perusahaan kecenderungan-kecenderungan utama ini adalah salah satu peluang identifikasi dari segmen pasar pasar yang sebelumnya terlewatkan perubahan-perubahan dalam kedaan bersaing atau peraturan, hubungan pembeli, perubahan teknologi dan hubungan pembeli dan pemasok yang telah diperbaiki dapat menunjukan peluang bagi perusahaan.

  4. Ancaman (Theats)

    Ancaman adalah rintangan-rintangan utama bagi posisi sekarang atau yang diinginkan bagi perusahaan. Masuknya pesaing baru, pertumbuhan pasar yang lambat, daya tawar pembeli dan pemasok utama yang meningkat, perubahan teknologi, dan peraturan yang baru atau yang direvisi dapat merupakan ancaman bagi keberhasilan suatu perusahaan.

Konsep XAMPP

Gambar 2.7 XAMPP

Menurut Palit, dkk (2015:3)[34], XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Untuk “blueprint” software sebelum coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.

Menurut Bertha Sidik (2018:6)[35], XAMPP kependekan dari X Apache MySQL PHP and Perl, X mewakili sistem operasi, A untuk Apache adalah server web, M untuk MySQL atau MariDB adalah server database, P yang pertama untuk PHP adalah bahasa pemrograman untuk pembuatan aplikasi, dan P yang kedua untuk Perl adalah bahasa pemrograman untuk pembuatan aplikasi juga. X menyatakan bahwa paket ini bisa untuk Windows ataupun Linux.

Konsep Notepad++

Gambar 2.8 Notepad++

Menurut Agustian Noor dalam Jurnal Sains dan Informatika Vol. 2 No. 2 (2016:78)[36], “Notepad++ adalah program aplikasi pengembangan yang berguna untuk mengedit teks dan skrip kode pemrograman”.

Menurut Venkatatamangarao Nampally, Dr. M. Raghavender Sharma dkk dalam International Journal of Scientific Research in Computer Science, Engineering and Information Technology Vol. 2 No. 5 (2017:885) [37] ,“Notepad++ is a text editor and source code editor for use with Microsoft Windows. It support tabbed editing, which allows working with multiple open files in a single windows”.

Menurut Achmad Sidik, Lilis Sakuroh dkk dalam Jurnal Sisfotek Global Vol. 7 No. 2 (2017:82)[38], “Notepad++ adalah program penyunting teks dan penyunting kode sumber yang berjalan di sistem operasi windows”.

Konsep Dasar Bootstrap

  1. Definisi Bootsrap

    Menurut Sing Bhaumik dalam Rahardja, dkk (2016:62)[39], Bootstrap is a frontend framework for faster and easier web development in the new standard of the mobilefirst philosophy. It uses HTML, CSS, and JavaScript. In August 2010, Twitter released Bootstrap as open source. Dapat disimpulkan bahwa Bootstrap merupakan produk Twitter yang digunakan sebagai frontend framework yang menggunakan HTML, CSS, dan JavaScript sebagai fondasinya.

  2. Definisi HTML

    Menurut Sidik dalam Pramatasari dan Bambang (2017:327-328)[40], HTML (Hypertext Markup Language) yaitu salah satu bahasa scripting yang dapat menghasilkan halaman website sehingga halaman tersebut dapat diakses pada setiap komputer pengakses (client). Dokumen HTML merupakan dokumen yang disajikan dalam browser web surfer. Dokumen ini umumnya berisi informasi ataupun interface aplikasi dalam internet

  3. Definisi CSS

    Menurut Suyanto dalam Pramatasari dan Bambang (2017:328)[40], CSS (Cascading Style Sheets) banyak digunakan untuk memperluas kemampuan HTML dalam memformat dokumen web atau untuk mempercantik tampilan bahkan untuk memposisikan dan layouting halaman web. Dengan mendefinisikan suatu style sekali saja maka style itu akan digunakan berulang kali.

  4. Definisi Javascript

    Menurut Suryana, dkk dalam Pramatasari dan Bambang (2017:327)[40], JavaScript adalah bahasa script berdasar pada objek yang memperbolehkan pemakai untuk mengendalikan banyak aspek interaksi pemakai pada suatu dokumen HTML. Objek tersebut dapat berupa suatu windows, frame, URL, dokumen, form, button, atau item yang lain. Terdapat dua piranti yang diperlukan dalam JavaSricpt yaitu browser dan texteditor. Text editor adalah sebuah pengolah kata (word processor) yang menghasilkan file dalam format ASCII murni.

Konsep Dasar Black Box Testing

  1. Definisi Black Box Testing

    Menurut Khan dalam Mustaqbal, dkk (2015:33)[41]Black-Box Testing merupakan pengujian yang berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak, tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi fungsional program”.

    Menurut Manish Kumar dkk, dalam International Journal of Advance Research in Computer Science and Management Studies (ISSN: 2321-7782) Volume 3, Issue 10, October 2015[42], “Blackbox testing adalah pengujian tanpa pengetahuan tentang kerja internal dari aplikasi yang diuji (AUT). Dikenal juga sebagai pengujian fungsional atau input output berbasis pengujian”.

    Menurut Saefullah, dkk (2015:62)[43], “Black Box Testing adalah tipe testing yang memperlakukan Perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internetnya. Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknya sebuah “kotak hitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenai proses testing dibagian luar”.

    Menurut Himawan dkk (2016:342)[44], “bahwa metode blackbox testing berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya:

    1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang.
    2. Kesalahan dalam struktur data atau akses database internal.
    3. Kesalahan inisialisasi dan terminasi.
    4. Kesalahan performa.

    Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas bahwa blackbox testing adalah metode pengujian untuk menguji kinerja sebuah sistem apakah terdapat sebuah kesalahan input dan output.

  2. Metode Black Box Testing

    Menurut Mustaqbal (2015:34)[41], Saat ini terdapat banyak metode atau teknik untuk melaksanakan Black Box Testing, antara lain:

    1. Equivalence Partitioning
    2. Boundary Value Analysis/Limit Testing
    3. Comparison Testing
    4. Sample Testing
    5. Robustness Testing
    6. Behavior Testing
    7. Requirement Testing
    8. Performance Testing
    9. Uji Ketahanan (Endurance Testing)
    10. Uji Sebab-Akibat (Cause-Effect Relationship Testing)

Konsep Dasar Literature Review

  1. Definisi Literature Review

    Kajian pustaka (literature review) adalah ringkasan tertulis mengenai artikel dari jurnal, buku, dan dokumen lain yang mendekripsikan teori serta informasi baik masa lalu maupun saat ini, mengorganisasikan pustaka ke dalam topik dan dokumen yang dibutuhkan untuk proposal penelitian. Dalam penelitian pendidikan, peneliti biasanya mementingkan kajian pustaka yang diambil dari artikel pada jurnal. Namun demikian, peneliti juga membutuhkan informasi lain yang diambil dari makalah konferensi, buku, dan dokumen pemerintah.

  2. DManfaat Literature Review
    1. Meningkatkan pemahaman dan pengetahuan mengenai penelitian yang sedang dijalankan.
    2. Memberikan pengaruh signifikan pada penelitian yang sedang dijalankan dengan adanya perbandingan dengan penelitian yang lain.
    3. Menambah kompentensi dengan subjek yang terkait.

Literature Review

Dalam upaya menerapkan metode penelitian ini, maka peneliti menarik beberapa sumber penelitian dalam bentuk karya ilmiah atau jurnal yang relevan dengan pembahasan, 5 jurnal nasional dan 5 jurnal internasional diantaranya:

  1. Imasita, Andi Gunawan dan Hirman dalam jurnal sinsmat, September 2015, Halaman 196-204 yang berjudul “Pengembangan Model Pengelolaan Arsip (Surat) dan Dokumen Pemerintah Berbasis Web pada Kantor Pemerintah Kabupaten Sidrap Provinsi Sulawesi Selatan”, berupa: Pengembangan produk model pengelolaan arsip yang dapat membantu dalam penyajian arsip (surat) dan dokumen dengan cepat, tepat dan dapat diakses secara online oleh semua pegawai. Penelitian ini menggunakan metode waterfall, Kelebihan dari sistem ini adalah menyiapkan buku agenda secara on line, memudahkan penemuan fisik arsip dengan cara cepat dan tepat, pencarian arsip dapat dilakukan berdasarkan asal surat, tanggal surat, tanggal terima/kirim, perihal surat, isi ringkas surat dan lain-lain, fisik arsip dapat ditemukan secara on line, program ini menyiapkan menu print untuk mencetak arsip tersebut, sedangkan kekurangannya dalam sistem ini masih memiliki kekurangan yaitu rentan kebocoran data terhadap sistem yang berbasis online.
  2. Fauzan Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja dalam Indonesian Journal on Networking and Security, Volume 4 No. 3 – Juli 2015 yang berjudul “Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web”, berupa: Pengelolaan memanfaatkan bahasa pemrograman PHP dan database MySql tersebut tidak lagi berupa hardcopy atau lembaran kertas namun sudah berupa file hasil dari pemindai atau scan dari surat yang asli. Arsip hasil scan akan disimpan dengan kode-kode tertentu untuk memudahkan dalam pencarian sehingga arsip yang masuk sudah beberapa tahun yang lalu tidak rusak dan mudah dicari. Kelebihan pada sistem ini adalah sistem yang dibangun sangat memudahkan pengolahan arsip surat masuk dan surat keluar, sehingga data lebih teratur dan tersimpan rapi, sedangkan kekurangannya pada sistem tersebut tidak dapat menampilkan dashboard untuk monitoring persentase surat masuk dan surat keluar.
  3. Penelitian yang dilakukan oleh Khozin Yuliana, Ahmad Fathi Shofwan dan Koko Satria Nuryadin dalam jurnal CCIT Vol.2 No.2 – Agustus 2016 Penelitian ini berjudul “Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Inventarisasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web”. Setiap instansi pasti ada surat masuk dan surat keluarnya yang merupakan sebuah hal yang dapat dijadikan sebagai bukti kegiatan pengeluaran atau pemasukan administrasi selama satu periode. Sistem inventarisasi surat masuk dan surat keluar adalah sistem tentang laporan yang dimiliki oleh setiap instansi yang biasanya terdiri dari bentuk usaha dari suatu instansi. Setiap instansi memiliki sistem surat masuk dan surat keluar yang berbeda-beda, tergantung dengan sistem manajemen yang diterapkan oleh instansi tersebut. Sistem surat masuk dan surat keluar biasanya dilakukan dengan sistem manual. Dengan sistem yang terkomputerisasi akan dapat menjamin adanya waktu yang tetap untuk menghasilkan informasi serta dapat mengontrol mekanisme secara otomatis dengan penerapan kontrol yang baik dan tidak membutuhkan tempat yang luas untuk pengarsipan data karena sebagian besar data disimpan dalam database. Maka penulis melakukan analisis yang hasilnya digambarkan dalam Unified Modeling Language (UML) dengan menggunakan software visual paradigm 6.4. Proses pembuatan sistem dengan menggunakan software PHP dan database MySQL. Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pengguna terutama pada Direktorat Pencegahan Dan Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial Ditjen Pembinaan Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Kelebihan pada sistem yang dibangun sangat membantu dalam mengelola pencarian dan inventarisasi arsip surat masuk dan surat keluar, sehingga pekerjaan inventarisasi dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, sedangkan kekurangan pada sistem ini yaitu tampilan sistem yang terlalu ramai, sehingga dalam mengelola sistem sedikit terganggu dengan warna tampilan.
  4. Penelitian yang dilakukan oleh M. Amiruddi Saddam dan Helmi Ilham dalam Jurnal CCIT Volume 1 – November 2017. Penelitian ini berjudul “Pengembangan Sistem Informasi Arsip Elektronik Pada PT. Lotte Chemical Titan Nusantara” Tujuan Penelitian adalah untuk mengembangkan sistem yang sudah ada untuk menunjang kelancaran kerja pada perusahaan dan untuk kenyamanan pengguna dan menyempurnakan alur sistem tersebut. Kelebihan : alur kerja sistem sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan dan keamanan data yang terjamin, sedangkan kekurangannya adalah tampilan sistem sangat tidak user friendly.
  5. Penelitian yang dilakukan oleh Ary Budi Warsito dan Eka Yuliandini dalam Jurnal CCIT Vol. 7 No.2 – Juli 2017. Penelitian ini berjudul “Penerapan Google Drive Sebagai Media Penyimpanan Bahan Perkuliahan Dalam Mendukung Aplikasi Mobile App”. Penelitian ini bertujuan untuk mengoptimalkan server pada Perguruan Tinggi, peneliti menggunakan Google efisiensi penyimpanan bahan ajar pada Perguruan Tinggi, agar mempermudah mahasiswa mengakses bahan ajar, serta mengoptimalkan penyimpanan bahan ajar. Dengan adanya fasilitas Google Drive kita menghemat keterbatasan hardisk dan bandwith. Kelebihan pada sistem yang dibangun memiliki kelebihan yaitu sistem yang fleksibel sehingga mudah digunakan dimanapun dan kapanpun, sedangkan kekurangannya adalah dengan sistem yang berbasis cloud, maka dibutuhkan koneksi internet yang stabil, jika tidak, maka pekerjaan yang dilakukan akan terhambat.
  6. Edo Pratama, Leon Andretti Abdillah and Susan Dian Purnamasari dalam Jurnal International Conference on Information Technology and Engineering Application (2015) yang berjudul “Correspondence Archival Information Systems In Bina Darma University”, berupa: Informatioan technology era support the growth of the organization in making every job done easyly, quickly, and accurately. Archive is a medium that is used by each institution, especially educational institutions such as foundations or university for storage, grouping, organization, control and maintenance of a variety of archival records in particular letter. Bina Darma University has 5 category archives. In order to solve some problems related to arcvhiving correspondence letters, authors develop correspondence archival information systems (CAIS) or electronic Archive (e-Archive). Reason and purpose of this research is to build information systems archives of more structured and computerized in order to speed up the search exist-ing data and making of incoming and outgoing mail and paperwork required. This study will use the method of First In First Serve (FIFS). The research results ob-tained is that the administration needed a system in search for existing archives and manufacture of incoming and outgoing mail and the mail archives report.
  7. Miguel Costa, Daniel Gomes and Mário J. Silva dalam International Journal on Digital Libraries Vol.18, Issue 3, pp 191-205 (2016) yang berjudul “The evolution of web archiving”, berupa: Web archives preserve information published on the web or digitized from printed publications. Much of this information is unique and historically valuable. However, the lack of knowledge about the global status of web archiving initiatives hamper their improvement and collaboration. To overcome this problem, we conducted two surveys, in 2010 and 2014, which provide a comprehensive characterization on web archiving initiatives and their evolution. We identified several patterns and trends that highlight challenges and opportunities. We discuss these patterns and trends that enable to define strategies, estimate resources and provide guidelines for research and development of better technology. Our results show that during the last years there was a significant growth in initiatives and countries hosting these initiatives, volume of data and number of contents preserved. While this indicates that the web archiving community is dedicating a growing effort on preserving digital information, other results presented throughout the paper raise concerns such as the small amount of archived data in comparison with the amount of data that is being published online.
  8. Mazen J. Al Shobaki, Samy S. Abu Naser, Mohammed Khair I. Kassab dalam International Journal of Engineering and Infromation System (IJEAIS) Vol. 1 Issue 2, April – 2017 yang berjudul “The Reality of the Application of Electronic Document Management System in Governmental Institutions - an Empirical Study on the Palestinian Pension Agency”, berupa: The research aims to identify the status of the application of electronic document management system in governmental institutions – the study was applied on the Palestinian Pension Agency. The population of this study is composed of all employees in the Palestinian Pension Agency. In order to achieve the objectives of the study, the esearchers used the descriptive and analytical approach, through which try to describe the phenomenon of the subject of the study, analyze the data and the relationship between the components and the views put around it. Census method was used due to the small size of the study population and ease of access to the target group. (108) questionnaires were distributed to all members of the study population, were (65) employees in the Gaza Strip and (43) employees in the West Bank. All questionnaires were recovered. The study found the following results: There were no statistically significant differences in the members of the population in response to differences in the study about the reality of the application of electronic document management system in governmental institutions - case study on the Palestinian Pension Authority due to the age. There are no statistically significant differences in population members in response to the reality of the application of electronic document management system in governmental institutions - case Study on the Palestinian Pension Authority due to the variable nature of the job. As well as there are no statistically significant differences in the members of the population in response to the study about the reality of the application of electronic document management system in governmental institutions - case study on the Palestinian Pension Authority due to the variable of specialization. There are statistically significant differences in the study about the reality of the application of electronic document management system in governmental institutions - case study on the Palestinian Pension Authority due to Qualification variable for the benefit of members of the population study who are holding a Bachelor degree. There are statistically significant differences in the study about the reality of the application of electronic document management system in governmental institutions – case study on the Palestinian Pension Authority due to the variable number of years of experience for the benefit of members of the study population who have experience between 11-15 years. The study found a group of recommendations, including: the need to focus on the establishment of a general management of electronic documents in the organization structure that takes care of all the technical processes in it an contains scientifically qualified persons in the field of electronic document management. The need is for the attention in developing strategic plans, policies and mechanisms of action commensurate with the electronic document management system.
  9. Fakije Zejnullahu and Indrit Baholli dalam Mediterranean Journal of Scial Sciences Vol 8 No 1 January 2017 yang berjudul “System for Electronic Archiving of Document in Republic of Kosovo- An Evaluation of Success Factors- Design-Reality Gap Analysis”, berupa: Use of Innovation of ICT in activities of the public sector, referred to as e-Government, has helped governments to improve their services to citizens, to businesses and to government units by making them more qualitative and easily accessible. The initiative of e-Government in Kosovo was identified as a priority of the government in 2008 and since then a number of projects have been implemented, amongst them the System for Electronic Archiving of Document (SEAD). Since the partial or full failure of implementation of e-government projects is very frequent phenomenon in developing countries, the identification of success and failure factors of projects is necessary in order to address them on time. In this study are assessed the level of success of implementation of SEAD and are identified the critical success and failure factors of this system through seven dimensions ITPOSMO by using the Design Reality Gap Analysis. By measuring the design-reality gap across seven dimensions, we have assessed the success of the implementation of SEAD, which scored 18.05. Results from this study indicate that if no action is taken to reduce the size of gaps, particularly the gap in dimensions “Processes” and “Staffing and Skills”, project risks falling in the category “Partial Failure”. Findings from this research will serve to reduce the risks that may affect the successful implementation of e-governance in Republic of Kosovo, and also will serve other researchers in identifying the failure and success factors of e-Government in developing countries.
  10. Made Pasek Agus Ariawan, Putu Bagus Indra Sukadiana Putra and Putu Arya Mertasana dalam International Journal of Engineering and Emerging Technology (IJEET) Vol.2 No.21 July – December 2017 yang berjudul “Design and Analysis of Mail Management Information System using PIECES Method: A Case Study at Faculty of Mathematics and Natural Sciences of Udayana University”, berupa: Information is needed by agencies, companies, organizations, institutions and the environment having no access to the system. Mail is an important means of communication for agencies. The faster the distribution of the mail the faster the information can be obtained by people or agencies. The increasing number of incoming and outgoing mail gives rise to some problems in mail management. From review of some researches, it can be said that the information management system can help handle the problem faced in mail data processing, mail filing, and mail searching. However, there are some drawbacks in the researches, among others the researches reviewed do not explain how the system works in the mail distribution, verification, signing, classification, and prioritization. This research aims to analyze and design an information system of incoming and outgoing mail management using the PIECES analysis. The advantages of the system are among others, it can help computerize data; the process of mail distribution can be real time with mail notification; the incoming mail data can be classified using the classification method; outgoing mail can be made using the SPK method and the mail signing can be made using the barcode system.


BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang

Sebagai salah satu wilayah penyangga ibukota negara, perkembangan Kabupaten Tangerang menyeluruh keberbagai faktor, diantaranya meningkatkan status RSUD Kab. Tangerang dari rumah sakit tipe D menjadi tipe C. Atas dasar perkembangan dan kebutuhan akan tersedianya darah untuk transfusi yang berdekatan dengan tempat pasien dirawat, maka pengurus cabang PMI Kab. Tangerang bersama dengan direktur RSUD dan direktur RSK Sitanala sepakat bahwa di PMI cabang Kab. Tangerang perlu didirikan Dinas Transfusi.

Pada tanggal 17 September 1973 terbgentuklah Dinas Dermawan Darah (DDD) PMI Cabang Kab. Tangerang dengan susunan pengurus yang juga merupakan pendiri dari DDD. Berlokasi di Poliklinik RSUD Kab. Tangerang dengan seorang tenaga Asisten Transfusi Darah yang diperbantukan oleh DDD Pusat dan seorang pembantu umum dari RSUD Kab. Tangerang serta peralatan yang didapat dari sumbangan DDD Pusat, RSUD Kab. Tangerang dan RSK Sitanala.

Pada 4 Maret 1974 nama DDD Cabang diganti menjadi Dinas Transfusi Darah (DTD) cabang. Tanggal 22 Februari 2986 DDD berpindah lokasi ke kantor Markas Cabang PMI Kab. Tangerang dijalan Catur No. 8 bersamaan dengan pergantian nama kembali menjadi Usaha Transfusi Darah (UTD) hingga 1989, yang kemudian berganti nama menjadi Pelayanan Usaha Transfusi Darah (PUTD) Cabang Kab. Tangerang.

Pada tanggal 8 Mei 1993 kantor PUTD berpindah menempati kantor Markas PMI Cabang milik Pemerintahan Daerah Kab. Tangerang dengan status hak guna pakai yang ditempati selama 12 tahun, yaitu di jalan Windu Karya No. 1 A. Pada 17 September 1993 nama PUTD diganti kembali menjadi Unit Transfusi Darah Cabang (UTDC) PMI Kab. Tangerang sampai sekarang dan pada tanggal 17 September 2005 kantor UTDC-PMI Kab. Tangerang sampai sekarang dan pada tanggal 17 September 2005 kantor UTDC-PMI Kab. Tangerang dipindahkan ke Jalan Mayjen Sutoyo No. 1 Tangerang

Pada hakikatnya usaha pelayanan transfusi merupakan bagian penting dari tugas pemerintah dibidang pelayanan kesehatan masyarakat yang juga merupakan suatu bentuk pertolongan sesama manusia. Mengacu kepada Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 1980 tentang transfusi darah, bahwa PMI sebagai pihak yang dipercaya oleh pemerintah untuk mnyelenggarakan usaha kesehatan dibidang transfusi darah yang meliputi pengambilan, pemeriksaan, pengelolaan, dan pendistribusian darah.

Dengan mengemban tugas-tugasnya dibidang pelayanan kesehatan masyarakat dan kemanusiaan, maka UTDC PMI Kab. Tangerang berkeinginann untuk dapat memberikan pelayanan yang terbaik sesuai dengan kebutuhan masyarakat di wilayah Tangerang khususnya dan diluar wilayah Tangerang pada umumnya sekaligus menjadi UTD Pembina bagi Provinsi Banten.

Dimasa sekarang kebutuhan darah untuk transfusi terus meningkat, seiring dengan mingnkatnya jumlah institusi penyelenggara pelayanan kesehatan atau Rumah Sakit dan Rumah Bersalin diwilayah Tangerang dan sekitarnya.

Transfusi darah merupakan pengobatan efisien sehingga diperlukan persediaan yang mencakupi. Sampai saat ini kebutuhan darah untuk transfusi tiap bulannya mencapai rata-rata 2.500 kantong atau mencapai 30.000 kantong pertahunnya. Sedangkan darah yang didapat dari para dermawan darah (Donor Darah Sukarela) di UTD PMI Kab. Tangerang hanya mampu mencapai 1.800 kantong/bulan atau mencapai kurang lebih 22.000 kantong pertahun. Oleh karena itu UTD PMI Kab. Tangerang menargetkan dapat mengumpulkan 30.000 kantong pada tahun 2006.

Visi dan Misi UDD PMI Kabupaten Tangerang

  1. Visi Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang adalah sebagai berikut :

    “Meningkatkan cakupan dari segi kualitas dan kuantitas didalam pelayanan, baik bagi dermawan darah maupun bagi pengguna darah”

  2. Misi Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang adalah sebagai berikut :

    Memasyarakatkan Donor Darah Sukarela, sehingga donor darah menjadi suatu kebutuhan bukan suatu hal yang perlu ditakutkan agar dapat memenuhi kebutuhan masyarakat dalam mewujudkan derajat kesehatan yang optimal. Berorientasi kepada kepentingan dan kepuasan pelayanan UDD-PMI Kab. Tangerang memiliki:

    1. SDM (Sumber Daya Manusia) yang terampil, terlatih, berdedikasi tinggi, loyal, santun, dan menjaga kode etik sebagai tenaga kesehatan.
    2. Sarana pelayanan dan penunjang pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat yang mengacu kepada standar nasional yang ditetapkan.
    3. Sarana pelayanan unggulan yang dapat dijadikan rujukan bagi UDD lain khususnya provinsi banten.

Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan susunan atau tingkatan manajemen yang berada pada organisasi mulai dari top sampai dengan lower manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Maka dari itu diperlukan pengorganisasian yang jelas terhadap jabatan, tanggung jawab, dan orang-orang yang menjalani tugasnya.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi UDD PMI Kabupaten Tangerang

Tugas Dan Tanggung Jawab

Adapun Urain tugas dari masing – masing jabatan pada struktur organisasi Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang akan dijelaskan sebagai berikut :

  1. Kepala
    1. Membuat anggaran dasar.
    2. Mengangkat dan memberhentikan dewan komisaris dan direktur.
    3. Menetapkan arah, sasaran, dan tujuan jangka panjang perusahaan.
  2. Kabid Teknis Pelayanan
    1. Menyusun program kerja bidang teknis
    2. Mengkoordinasi dan memfasilitasi kegiatan pelayanan teknis, yang meliputi pelayanan darah, pengambilan darah, uji saring, komponen, konfirmasi golongan darah dan lainnya sesuai dengan perkembangan.
    3. Mengawasi kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
  3. Kabid Administrasi
    1. Menyusun program kerja bidang administrasi
    2. Mengkoordinasi dan memfasilitasi kegiatan yang dibutuhkan instansi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
    3. Menyiapkan rencana untuk kedepannya agar lebih maju dan produktif.
    4. Mengawasi kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
    5. Menetapkan tugas, tanggung jawab dan wewenang setiap pejabat yang berada di bawah pimpinannya.
    6. Memberikan bimbingan dan pengarahan umum, saran-saran dan perintah kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas masing-masing bawahan.
    7. Mengawasi jalannya perusahaan dan mengadakan perubahan-perubahan yang diperlukan sejalan dengan kebutuhan akan perkembangan perusahaan.
    8. Menentukan pengambilan keputusan terakhir untuk intern perusahaan dan untuk mewakili nama perusahaan.
  4. Bidang Mutu
    1. Mengkoordinasi dan mengatur pelaksanaan tugas seksi-seksi yang berada di bawah taggungjawabnya.
    2. Membuat rancangan kerja di bagian pengembangan kualitas produk darah maupun pelayanan UDD PMI Kab, Tangerang.
    3. Membuat usulan dan mengatur pelaksanaan pengembangan SDM di UDD dengan menyelengggerakan pelatihan dan penidikn di bidang administrasi, manajemen etika dan komunikasi.
    4. Pengembangan ilmiah UDD dengan menyelenggarakan penelitian,lokakarya/seminar/diskusibaik diselenggarakan secara mandiri maupun kerja sama dengan instansi.
    5. Melaporkan segala permasalahan yang ada di bagiannya kepada kepala UDD.
    6. Bilamana perlu menggantikan tugas kepala UDD atas perintah kepala UDD dan persetujuan pengurus.
    7. Melaksanakan tugas bantuan lain sesuai kebutuhan.
  5. Kasubid Pelayanan Darah
    1. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia.
    2. Membuat sistem yang efektif dan efisien, misalnya membuat SOP, job description, training dan development system.
    3. Bertanggung jawab penuh atas pelayanan darah missal, permintaan darah, dan produksi darah sampai dengan screening darah.
    4. Melakukan kegiatan pembinaan, pelatihan, dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kemampuan, potensi, mental, dll.
  6. Kasubid Pelayanan Donor
    1. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia.
    2. Membuat system yang efektif dan efisien, misalnya membuat SOP, job description, training dan development system.
    3. Bertanggung jawab penuh atas pelayanan donor misal, donor darah sukarela, terjadinya kesalahan data pendonor dan evaluasi kegiatan donor.
    4. Melakukan kegiatan pembinaan, pelatihan, dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kemampuan, potensi, mental, dll.
  7. Kasubid Keuangan
    1. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia.
    2. Membuat system yang efektif dan efisien, misalnya membuat SOP, job description, training dan development system.
    3. Bertanggung jawab atas pengeluaran keuangan instansi yang menyangkut pada kebijaksanaan penggunaan dana atas segala kegiatan.
    4. Merencanakan sumber-sumber keuangan.
    5. Mengatur pengunaan dana-dana.
    6. Bertanggung jawab atas kegiatan pencatatan, penggolongan, peringkasan dan penyajian laporan keuangan perusahaan.
  8. Kasubid Administrasi Umum
    1. Bertanggung jawab atas kegiatan pencatatan, penggolongan, peringkasan dan penyajian laporan keuangan kas kecil.
    2. Mengatur pengalokasian dan penggunaan dana-dana.
    3. Membuat system yang efektif dan efisien, misalnya membuat SOP, job description, training dan development system.
    4. Membuat laporan sesuai format laporan yang disepakati.
  9. Kasie Logistik
    1. Membuat system yang efektif dan efisien, misalnya membuat SOP, job description, training dan development system.
    2. Menerima dan mereview surat permintaan barang dari seluruh bagian baik yang harian maupun yang bulanan.
    3. Melakukan pemeriksaan terhadap ketepatan pemeriksaan dengan anggaran dan atau kebutuhan.
    4. Melakukan pendapatan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan, dan ketepatan.
    5. Melakukan proses pembelian dari mulai permohonan, penawaran harga, penyiapan kelengkapan administrasi.
    6. Melakukan review dan rekap pembelian perbulan dan analisa ketepatan berdasarkan anggaran.
  10. Kasie P2D2S
    1. Melakukan perencanaan dan pengorganisasian jadwal donor darah serta konseling.
    2. Membuat system yang efektif dan efisien, misalnya membuat SOP, job description.
    3. Melakukan pemeriksaan terhadap data pendonor dan konseling.
    4. Bertanggung jawab penuh atas pelayanan donor misal, donor darah sukarela, terjadinya kesalahan data pendonor dan evaluasi kegiatan donor.
  11. Kasie Pengambilan Darah
    1. Mencatatan dan memeriksa status data pendonor dan mengatur jadwal acara donor darah.
    2. Melakukan proses pengambilan darah
    3. Bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan tugas seleksi donor.
  12. Kasie Umum
    1. Mengelola administrasi umum.
    2. Melaksanakan pengadaan dan pemeliharaan barang-barang inventaris kantor.
    3. Melaksanakan pengadaan dan pendistribusian alat-alat kantor.
  13. Kasie Lab. Uji Saring
    1. Bertanggungjawab terhadap keamanan dan kualitas darah transfusi UDDC PMI cabang kota Surakarta.
    2. Bertanggungjawab terhadap pengaturan jadwal dan pengaturan cuti karyawan bagian uji saring Manager Operasional.
  14. Kasie Lab. Permintaan Darah
    1. Mengatur kerja para bawahan, membuat job deskripsi untuk bawahannya.
    2. Bertanggungjawab untuk meningkatkan kualitas SDM untuk menunjang pelayanan darah UDD PMI Kab. Tangerang.
  15. Kasie Distribusi Karantina dan KGD
    1. Bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan tugas seleksi donor darah dan penyadapan darah di UDD PMI Kab. Tangerang.
    2. Bertanggungjawab terhadap keamanan, kualitas dan kelancaran penyimpanan dan pendistribusian darah transfusi UDD PMI Kab. Tangerang.
  16. Kasie Pengolahan Komponen Darah
    1. Bertanggungjawab terhadap keamanan dan kualitas darah transfusi.
    2. Bertanggungjawab terhadap keamanan dan kualitas darah.


Tata Lakasana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Adapun urutan prosedur dari sistem yang berjalan yaitu sebagai berikut:

  1. Prosedur Surat Masuk

    Surat yang masuk datang dari pengirim surat dan diterima oleh Kesekretariatan, kemudian mencatatnya di buku agenda surat masuk dan di catat di kartu disposisi, setelah Kesekretariatan memberikan surat beserta disposisinya kepada Kasie Administrasi, kemudian Kasie Administrasi mengecek surat dan memberikan instruksi kepada Kesekretariatan untuk mendistribusikan disposisi yang terkait. Setelah itu Kesekretariatan membuat laporan untuk diberikan kepada Kasie Administrasi dan menyimpan arsip surat masuk.

  2. Prosedur Surat Keluar

    Kesekretariatan membuat konsep surat keluar, kemudian memberikan konsep surat keluar tersebut kepada Kasie Administrasi untuk memperoleh persetujuan dan surat ditandatangani, setelah Kasie Administrasi menandatangani surat keluar, kemudian surat diberikan nomor surat yang sesuai dengan isi surat maupun perihal surat, setelah itu Kesekretariatan mencatat surat keluar yang telah diberi nomor dibuku agenda surat keluar yang berisi nomor urut surat, nomor surat, tanggal surat dan perihal surat, kemudian Kesekretariatan memberikan surat kepada si pengirim surat. Kesekretariatan membuat laporan surat keluar dan diberikan kepada Kasie Administrasi serta menyimpan arsip surat keluar.

Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

  1. Analisa Sistem Yang Berjalan Pada Use Case Diagram Surat Masuk

    Sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use Case Diagram menggambarkan fungsional yang diharapkan dari sebuah sistem. Berikut use case diagram surat masuk yang berjalan saat ini:

    Gambar 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk

    Keterangan Gambar 3.2 :

    1. 1 (satu) sistem yaitu mencakup seluruh kegiatan pengolahan surat masuk di UDD PMI Kabupaten Tangerang
    2. 3 (tiga) aktor yang melakukan kegiatan diantaranya: Pengirim, Kesekretariatan dan Kasie Administrasi
    3. 8 (delapan) use case yang biasa dilakukan aktor-aktor, diantaranya:
      • Nama use case : Surat Masuk, Aktor : Pengirim, Skenario : Pengirim surat memberikan surat kepada Kesekretariatan.
      • Nama use case : Mencatat surat dibuku agenda, Aktor : Kesekretariatan, Skenario : Kesekretariatan menerima surat masuk dan mencatat dibuku agenda surat masuk.
      • Nama use case : Menyerahkan surat, Aktor : Kesekretariatan dan Kasie Administrasi, Skenario : setelah menerima surat dan mencatatnya, kemudian Kesekretariatan menyerahkan surat kepada Kasie Administrasi.
      • Nama use case : Mengecek surat dan instruksi disposisi, Aktor : Kesekretariatan dan Kasie Administrasi, Skenario : Kasie Administrasi mengecek surat masuk yanng diterima oleh Kesekretariatan, kemudian Kasie Administrasi memberikan instruksi disposisi.
      • Nama use case : Mendistribusikan surat dan mencatat di buku agenda, Aktor : Kesekretariatan, Skenario : Setelah Kasie Administrasi mengecek, kemudian menyerahkan surat beserta disposisi kepada Kesekretariatan untuk di distribusikan dan dicatat di buku agenda.
      • Nama use case : Menyerahkan laporan surat masuk, Aktor : Kesekretariatan dan Kasie Administrasi, Skenario : Kesekretariatan menyerahkan laporan surat masuk kepada Kasie Administrasi.
      • Nama use case : Menerima laporan surat masuk, Aktor : Kesekretariatan dan Kasie Administrasi, Skenario : Kasie Administrasi menerima laporan surat masuk yang diberikan oleh Kesekretariatan.
      • Nama use case : Menyimpan arsip surat masuk, Aktor : Kesekretariatan, Skenario Kesekretariatan menyimpan arsip surat masuk.


  2. Analisa Sistem Yang Berjalan Pada Use Case Diagram Surat Keluar

    Sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use Case Diagram menggambarkan fungsional yang diharapkan dari sebuah sistem. Berikut use case diagram surat masuk yang berjalan saat ini :

    Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar

    Keterangan Gambar 3.3 :

    1. 1 (satu) sistem yaitu mencakup seluruh kegiatan pengolahan surat keluar di UDD PMI Kabupaten Tangerang.
    2. 3 (tiga) aktor yang melakukan kegiatan diantaranya: Kesekretariatan, Kasie Administrasi, dan Pengirim.
    3. 7 (tujuh) use case yang biasa dilakukan aktor-aktor, diantaranya:
      • Nama use case : Membuat Konsep Surat, Aktor : Kesekretariatan, Skenario : Kesekretariatan membuat konsep surat keluar.
      • Nama use case : Menyerahkan konsep surat, Aktor : Kesekretariatan dan Kasie Administrasi, Skenario : Kesekretariatan menyerahkan konsep surat untuk dicek oleh Kasie Administrasi. Apabila konsep surat ada yang salah, akan diberikan kembali ke Kesekretariatan untuk diperbaiki.
      • Nama use case : Menyetujui surat untuk ditandatangani dan menyerahkan surat keluar, Aktor : Kesekretariatan dan Kasie Administrasi, Skenario : Kasie Administrasi menyetujui dan menandatangani surat keluar, setelah itu Kasie Administrasi menyerahkan ke Kesekretariatan.
      • Nama use case : Mencatat surat dibuku agenda, Aktor : Kesekretariatan, Skenario : surat akan dicatat di buku agenda oleh Kesekretariatan sesuai dengan tanggal surat keluar, nomor surat dan perihal surat.
      • Nama use case : Mencatat surat dibuku agenda, Aktor : Kesekretariatan, Skenario : surat akan dicatat di buku agenda oleh Kesekretariatan sesuai dengan tanggal surat keluar, nomor surat dan perihal surat.
      • Nama use case : Menyerahkan Laporan Surat Keluar, Aktor : Kesekretariatan dan Kasie Administrasi, Skenario : setelah melakukan pencatatan dibuku agenda, maka Kesekretariatan memberikan laporan surat keluar kepada Kasie Administrasi.
      • Nama use case : Simpan Arsip Surat Keluar, Aktor : Kesekretariatan, Skenario : setelah melakukan pelaporan surat keluar, kemudian Kesekretariatan melakukan pengarsipan surat keluar untuk disimpan.


  3. Analisa Sistem Yang Berjalan Pada Activity Diagram Surat Masuk

    Berikut ini merupakan activity diagram berjalan Surat Masuk di UDD PMI Kabupaten Tangerang.

    Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk

    Berdasarkan Gambar 3.4. Activity Diagram Surat Masuk di UDD PMI Kabupaten Tangerng yang berjalan saat ini terdapat :

    1. 3 (tiga) swimlane
    2. 1 (satu) initial node sebagai yang mengawali objek
    3. 10 (sepuluh) action yang menggambarkan kegiatan surat masuk
    4. 1 (satu) final node.


  4. Analisa Sistem Yang Berjalan Pada Activity Diagram Surat Keluar

    Berikut ini merupakan Activity Diagram pada kegiatan Surat Keluar di UDD PMI Kabupaten Tangerang :

    Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar

    1. 3 (tiga) swimlane
    2. 1 (satu) initial node sebagai yang mengawali objek
    3. 9 (sembilan) action yang menggambarkan kegiatan surat keluar
    4. 1 (satu) final node.


  5. Analisa Sistem Yang Berjalan Pada Squence Diagram Surat Masuk

    Berikut ini merupakan Squence Diagram berjalan pada Surat Masuk di UDD PMI Kabb. Tangerang :

    Gambar 3.6 Squence Diagram Surat Masuk

    Berdasarkan Gambar 3.6 Sequence Diagram Surat Masuk di UDD PMI Kab. Tangerang yang berjalan saat ini terdapat :

    1. 3 (tiga) actor yang melakukan kegiatan
    2. 3 (tiga) life line yang merupakan entity antar muka yang saling berkaitan
    3. 11 (sebelas) message yang memuat informasi tentang aktifitas yang terjadi


  6. Analisa Sistem Yang Berjalan Pada Squence Diagram Surat Keluar

    Berikut adalah analisa sistem yang berjalan pada Squence Diagram Surat Keluar di UDD PMI Kab. Tangerang :

    Gambar 3.7 Squence Diagram Surat Keluar

    Berdasarkan Gambar 3.7 Sequence Diagram Surat Keluar di UDD PMI Kab. Tangerang yang berjalan saat ini terdapat :

    1. 3 (tiga) actor yang melakukan kegiatan
    2. 4 (empat) life line yang merupakan entity antar muka yang saling berkaitan
    3. 9 (sembilan) message yang memuat informasi tentang aktifitas yang terjadi


Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Analisa SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan sistem penjualan dan piutang dagang UDD PMI Kab. Tangerang. Analisa ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strength) dan peluang (opportunities), tetapi secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weakness) dan ancaman (threat).

Adapun metode analisa sistem yang penulis gunakan untuk menggambarkan sistem yang berjalan pada UDD PMI Kabupaten Tangerang :

Tabel 3.1 Analisa SWOT

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

  1. Analisa Masukan

    Agar suatu sistem berjalan dengan semestinya diperlukan adanya masukan yang terdiri dari data surat menyurat. Berikut beberapa form yang digunakan dalam surat meyurat :

    1. Nama Masukan : Surat Masuk
      Fungsi : Sebagai permintaan suatu kegiatan.
      Sumber : Pengirim Surat
      Media : Kertas
      Frekuensi : Setiap ada surat masuk
      Format : Kop Surat
      Keterangan : Berisi perihal surat permintaan.
    2. Nama Masukan : Surat Keluar
      Fungsi : Sebagai pengusulan, perintah tugas, regulasi
      Sumber : Kesekretariatan
      Media : Kertas
      Frekuensi : Setiap ada usulan, tugas dan peraturan baru
      Format : Kop Surat dan Lampiran
      Keterangan : Berisi perihal surat tugas, usulan, regulasi
  2. Analisa Proses
    1. Nama Modul: Surat Masuk
      Masukan: Disposisi surat masuk
      Keluaran: Laporan surat masuk
      Ringkasan proses: Mencatat dikartu disposisi untuk surat masuk.
    2. Nama Modul: Surat Keluar
      Masukan: Surat keluar
      Keluaran: Laporan surat keluar
      Ringkasan Proses: Membuat lampiran untuk surat keluar
  3. Analisa Keluaran
    1. Nama Keluaran: Surat Masuk dan Disposisi
      Fungsi: Distribusi surat
      Media: Kertas
      Rangkap: 2 (dua) lembar
      Distribusi: Buku Agenda
    2. Nama Keluaran: Surat Keluar
      Fungsi: Kepentingan Surat sesuai dengan isi surat
      Media: Kertas
      Rangkap: 2 (dua) lembar
      Distribusi: Buku Agenda

Konfigurasi Sistem Yang Berjalan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

  1. Processor: INTEL CORE I5 7th Gen
  2. Monitor: 14” LED
  3. Mouse: Logitech
  4. Keyboard: Asus Keyboard
  5. Harddisk: 1 TB
  6. RAM: 4 GB
  7. Flashdisk: 16 GB

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

  1. Windows 10
  2. Microsoft Office 2013

Hak Akses

Untuk mengoperasikan atau mengolah data hanya dapat dilakukan oleh Bagian Kesekretariatan, Kasie Administrasi.

Permasalahan Yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :

  1. Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar masih konvensional menggunakan buku agenda sehingga rentan hilang dan rusak.
  2. Pengelolaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih sangat sulit dicari karena media penyimpanan yang tidak tertata dengan baik.
  3. Banyak membutuhkan waktu dalam proses pengolahan surat masuk dan surat keluar, sehingga dapat mengurangi mutu pelayanan serta kinerja.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati dan menganalisa dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem berjalan, maka dapat diusulkan beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, antara lain :

  1. Perlunya membangun suatu sistem yang dapat digunakan untuk melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar, sehingga dapat mengurangi dari kehilangan dan kerusakan.
  2. Perlunya sistem yang dapat dengan mudah mencari arsip surat masuk dan surat keluar dan dapat disimpan dengan mudah melalui sistem yang akan dibangun setelah arsip surat masuk dan surat keluar sudah di digitalisasi dengan media scanning.
  3. Dengan dibangunnya sistem dapat mengurangi waktu pengolahan dan pencarian arsip yang lebih mudah serta penyimpanan arsip digital yang jauh lebih aman.


Elisitasi

Elisitasi (elicitation) berisi usulan rancangan sistem baru yang digunakan oleh UDD PMI Kabupaten Tangerang dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu sebagai berikut :

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I disusun berdasarkan hasil wawancara dengan stakeholder mengenai seluruh rancangan sistem kearsipan dokumen yang akan diusulkan. Berikut tabel Elisitasi Tahap I:

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Elisitasi tahap II dibentuk berdasarkan elisitasi tahap I yang kemudian diklasifikasikan melalui metode MDI. Terdapat beberapa requirement yang diberi option Innesential (I) dan harus dieliminasi. Semua requirement diatas diberi option I pada Elisitasi Tahap II sesuai dengan Tabel 3.2 karena sesuai dengan ruang lingkup penelitian yang terdapat pada bab sebelumnya.

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II

Keterangan:
M: Mandatory
D: Desirable
I: Inessential

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan elisitasi tahap II diatas, dibentuklah suatu elisitasi tahap III yang kemudian diklasifikasikan kembali dengan metode TOE dengan option HML.

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III

Keterangan :
T: Technical
O: Operational
E: Economic
L: Low
M: Middle
H: High

Final Draft Elisitasi

Tabel 3.5 Final Draft Elisitasi


BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem Usulan

Berdasarkan analisis sistem berjalan pada UDD PMI Kabupaten Tangerang, diketahui bahwa sistem pendataan kearsipan saat ini masih belum dapat memenuhi kebutuhan karena dalam pengolahan datanya masih membutuhkan waktu yang cukup lama dan menyulitkan dalam pencarian arsip pada saat dibutuhkan. Beberapa usulan prosedur yang bertujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan sistem pendataan kearsipan yang berjalan saat ini, yaitu merubah proses pendataan kearsipan yang saat ini masih menggunakan manual menjadi pendataan kearsipan menggunakan sistem berbasis web, sehingga memudahkan user dalam mengelola kearsipan dan menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar yang diinginkan. Berdasarkan perubahan sistem pendataan kearsipan yang terjadi dan setelah kebutuhan-kebutuhan sistem yang baru telah ditentukan, maka langkah-langkah selanjutnya adalah perancangan atau design sistem usulan yang bertujuan untuk memperbaiki sistem yang lama dengan memberi gambaran atau pandangan yang jelas menurut proses design sistem dari awal hingga akhir penelitian.

Untuk menganalisa sistem yang diusulkan, pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition untuk menggambarkan Use Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram dan Squence Diagram.

Prosedur Sistem Usulan

  1. Kesekretariatan
    1. Melakukan Login sistem
    2. Menampilkan menu home dan dashboard
    3. Input surat masuk
    4. Upload surat masuk
    5. Membuat konsep surat keluar
    6. Upload lampiran surat keluar
    7. Menampilkan data arsip
    8. Menampilkan laporan surat masuk dan surat keluar
    9. Menampilkan pencarian surat masuk dan surat keluar
    10. Menampilkan cetak laporan surat masuk dan surat keluar
    11. Logout
  2. Keasie Administrasi
    1. Melakukan login sistem
    2. Menampilkan menu home dan dashboard
    3. Cek surat masuk
    4. Disposisi surat masuk
    5. Cek surat keluar
    6. Menampilkan data arsip
    7. Menampilkan laporan surat masuk
    8. Menampilkan laporan surat keluar
    9. Logout

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

  1. Use Case Diagram Prosedur Sistem Surat Masuk Yang Diusulkan

    Gambar 4.1 Use Case Diagram Prosedur Surat Masuk

    Berdasarkan gambar 4.1 Use Case Diagram diatas terdapat :

    1. 1 (satu) sistem mencakup seluruh kegiatan prosedur sistem surat masuk
    2. 2 (dua) actor yang melakukan kegiatan, yaitu Kesekretariatan dan Kasie Administrasi
    3. 5 (lima) include
    4. 4 (empat) extend
    5. 6 (enam) use case biasa dilakukan oleh actor-actor


  2. Use Case Diagram Prosedur Sistem Surat Keluar Yang Diusulkan

    Gambar 4.2 Use Case Diagram Prosedur Surat Keluar

    Berdasarkan gambar 4.2 Use Case Diagram diatas terdapat :

    1. 1 (satu) sistem mencakup seluruh kegiatan prosedur sistem surat keluar
    2. 2 (dua) actor yang melakukan kegiatan, yaitu Kesekretariatan dan Kasie Administrasi
    3. 2 (dua) extend
    4. 7 (tujuh) include
    5. 9 (sembilan) use case biasa dilakukan actor-actor

Activity Diagram Yang Diusulkan

  1. Activity Diagram Prosedur Surat Masuk Yang Diusulkan

    Gambar 4.3 Activity Diagram Prosedur Surat Masuk

    Berdasarkan gambar 4.3 Activity Diagram diatas, terdiri dari :

    1. 1 (satu) initial node, sebagai awal objek
    2. 1 (satu) decision node, untuk membuat keputusan
    3. 16 (enam belas) action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya : Login, Halaman utama & Dashboard, Kesekretaritan, Data Surat Masuk, Detail, Edit, Hapus, Input Surat Masuk, Laporan Surat Masuk, Data Arsip, Kasie Administrasi, Cek Surat Masuk, Disposisi, Laporan Surat Masuk, Data Arsip, Logout
    4. 1 (satu) final node, objek yang diakhiri


  2. Activity Diagram Prosedur Surat Keluar Yang Diusulkan

    Gambar 4.4 Activity Diagram Prosedur Surat Keluar

    Berdasarkan gambar 4.4 Activity Diagram diatas, terdiri dari :

    1. 1 (satu) initial node, sebagai awal objek
    2. 2 (dua) decision node, untuk membuat keputusan
    3. 20 (dua puluh) action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya : Login, Halaman Utama & Dashboard, Kesekretariatan, Buat Surat, Data Surat Keluar, Detail, Edit, Delete, Pencarian, Input Surat Keluar, Laporan Surat Keluar, Data Arsip, Kasie Administrasi, Cek Surat Keluar, ACC, Revisi, Data Surat Keluar, Laporan Surat Keluar, Data Arsip, Logout


Sequence Diagram Yang Diusulkan

  1. Squence Diagram Prosedur Surat Masuk Yang Diusulkan

    Gambar 4.5 Squence Diagram Prosedur Surat Masuk

    Berdasarkan gambar 4.5 Squence Diagram diatas, terdiri dari :

    1. 2 (dua) actor yang melakukan kegiatan yaitu Kesekretariatan dan Kasie Administrasi
    2. 7 (tujuh) life line antar muka yang saling berinteraksi
    3. 20 (dua puluh) message hubungan antar objek yang satu dengan objek yang lainnya mempunyai nilai


  2. Squence Diagram Prosedur Surat Keluar Yang Diusulkan

    Gambar 4.6 Squence Diagram Prosedur Surat Keluar

    Berdasarkan gambar 4.6 Squence Diagram diatas, terdiri dari :

    1. 2 (dua) actor yang melakukan kegiatan yaitu Kesekretariatan dan Kasie Administrasi
    2. 7 (tujuh) life line antar muka yang saling berinteraksi
    3. 23 (dua puluh) message hubungan antar objek yang satu dengan objek yang lainnya mempunyai nilai


Perbedaan Prosedur Antara Sistem Yang berjalan Dan Sistem Usulan

Tabel 4.1. Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dan Sistem Usulan


Rancangan Basis Data

Class Diagram

Gambar 4.7 Class Diagram


Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data menjelaskan tentang media penyimpanan yang dipergunakan, isi yang ditersimpan, primary key, dan panjang record. Spesifikasi basis data yang dipergunakan dalam sistem yang akan dibuat adalah sebagai berikut :

  1. Nama Tabel: arsip
    Media: Harddisk
    Struktur: id_arsip, jenis_arsip, no_arsip, perihal, periode, per_thn, dokumen, word, tanggal_dok, jumlah_arsip, disposisi, tanggal_input, tanggal_ac, status_dok, id_user, id_cs
    Primary key: id_arsip
    Panjang Record: 178

    Tabel 4.2 Tabel Arsip


  2. Nama Tabel: login
    Media: Harddisk
    Struktur: id, nama_lengkap, username, password, level, status_pegawai
    Primary key: id
    Panjang Record: 94

    Tabel 4.3 Tabel Login


  3. Nama Tabel: contoh_surat
    Media: Harddisk
    Struktur: id_cs, text_cs, jenis_cs
    Primary key: id_cs
    Panjang Record: 41

    Tabel 4.4 Contoh Surat


  4. Nama Tabel: history
    Media: Harddisk
    Struktur: id_hs, id_arsip, note, status_hs, attribute
    Primary key: id_hs
    Panjang Record: 74

    Tabel 4.5 History


  5. Nama Tabel: total_arsip
    Media: Harddisk
    Struktur: id_total, total_sm, total_kl
    Primary key: id_total
    Panjang Record: 31

    Tabel 4.6 Total Arsip


Rancangan Program

Tampilan Program Kesekretariatan

  1. Tampilan Menu Login Kesekretariatan

    Gambar 4.8 Tampilan Login

    Gambar diatas merupakan tampilan login user.


  2. Tampilan Halaman Utama dan Dashboard Kesekretariatan

    Gambar 4.9 Tampilan Halaman Utama dan Dashboard

    Pada gambar diatas merupakan tampilan halaman utama dan dashboard. Didalamnya terdapat tampilan grafik jumlah surat keluar dan surat masuk dalam setahun.


  3. Tampilan Data Surat Masuk Kesekretariatan

    Gambar 4.10 Tampilan Data Surat Masuk

    Gambar diatas merupakan tampilan dari semua data surat masuk. Didalamnya terdapat input surat masuk dan list surat masuk yang sudah di input kedalam sistem.


  4. Tampilan Data Surat Keluar Kesekretariatan

    Gambar 4.11 Tampilan Data Surat Keluar

    Pada gambar diatas merupakan tampilan dari semua data surat keluar, baik yang status suratnya sudah di ACC atau yang harus direvisi.


  5. Tampilan Data Arsip Kesekretariatan

    Gambar 4.12 Tampilan Data Arsip

    Pada gambar diatas merupakan tampilan dari data arsip yang mencakup surat masuk dan surat keluar.


  6. Tampilan Laporan Surat Masuk Kesekretariatan

    Gambar 4.13 Tampilan Laporan Surat Masuk

    Gambar diatas merupakan tampilan laporan surat masuk. User dapat menentukan tanggal untuk membuat laporan surat masuk. Bisa dalam satu bulan atau satu tahun.


  7. Tampilan Laporan Surat Keluar Kesekretraiatan

    Gambar 4.14 Tampilan Laporan Surat Keluar

    Gambar diatas merupakan tampilan laporan surat keluar. User dapat menentukan tanggal untuk membuat laporan surat keluar. Bisa dalam satu bulan atau satu tahun.

Pada gambar diatas merupakan tampilan butuh ACC surat keluar yang dibuat oleh bagian Kesekretariatan sebelum di kirim ke penerima surat.


Tampilan Program Kasie Administrasi

  1. Tampilan Butuh ACC Kasie Administrasi

Gambar 4.15 Tampilan Butuh ACC

Pada gambar diatas merupakan tampilan butuh ACC surat keluar yang dibuat oleh bagian Kesekretariatan sebelum di kirim ke penerima surat.

  1. Tampilan Butuh Disposisi Kasie Administrasi

Gambar 4.16 Tampilan Butuh Disposisi

Pada gambar diatas merupakan tampilan butuh disposisi surat masuk oleh Kasie Administrasi.


Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Perangkat keras yang dibutuhkan oleh sistem adalah suatu unit personal computer. Perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini dan antisipasi kebutuhan di masa yang akan datang. Konfigurasi yang dibutuhkan pada design sistem yang diusulkan, yaitu :

  1. Processor : Intel Core i3
  2. Monitor : Acer 14”
  3. Mouse : Wireless
  4. RAM : 4 GB
  5. HDD : 500 GB
  6. Keyboard : Logitech
  7. Printer : EPSON

Aplikasi Yang Diusulkan

Perangkat lunak merupakan penunjang dari peralatan komputer yang digunakan sebagai penghubung dalam instruksi yang diinginkan, agar komputer dapat menghasilkan informasi yang diharapkan, maka perangkat lunak yang diusulkan dalam rancangan sistem ini adalah sebagai berikut :

  1. Sistem Operasi Windows 10
  2. Microsoft Office 2013
  3. Google Chrome
  4. Internet Explore
  5. Notepad++ v7.7.1
  6. Xampp 1.7.4
  7. Visual Paradigm 6.4 Enterprise Edition


Hak Akses

Terdapat 2 aktor yang dapat mengakses Sistem Aplikasi Pengarsipan Dokumen yaitu:

  1. Kesekretariatan
  2. Kasie Administrasi


Testing

Pengujian Black Box Pada Menu Login

Tabel 4.7 Pengujian Black Box Menu Login


Pengujian Black Box Pada Input Surat Masuk

Tabel 4.8 Pengujian Black Box Surat Masuk


Pengujian Black Box Pada Input Surat Keluar

Tabel 4.9 Pengujian Black Box Surat Keluar


Implementasi

Jadwal Implementasi

Schedule atau jadwal implementasi berisi waktu yang diperlukan dalam mengoperasikan sistem yang dibuat. Jadwal implementasi dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel 4.10 Jadwal Implementasi


Estimasi Biaya

Pada sub-bab ini penulis akan menjabarkan rincian biaya yang akan diaplikasikan pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang, berikut adalah tabel estimasi biaya yang dibutuhkan :

Tabel 4.11 Estimasi Biaya


BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya dan juga berdasarkan hasil pengamatan penulis dari rumusan masalah, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

  1. Sistem pendataan dokumen yang berjalan pada UDD PMI Kabupaten Tangerang masih menggunakan manual, yaitu mencatat surat masuk dan surat keluar dibuku agenda, pencarian data yang memakan waktu lama serta penyimpanan arsip yang kurang terorganisir.
  2. Pengolahan dokumen pada UDD PMI Kabupaten Tangerang yang masih menggunakan manual akan menjadi hambatan terkait kinerja pegawai bagian kesekretariatan dan administrasi, waktu yang banyak terbuang dengan pengelolaan dokumen kearsipan baik pencarian arsip, penyimpanan arsip maupun pembuatan laporan kearsipan dokumen. Serta sistem pendataan kearsipan perlu dirubah kearah terkomputerisasi dengan menggunakan sistem yang berbasis web dan mempunyai tempat penyimpanan data, sehingga data yang ada tidak mudah hilang dan memudahkan dalam hal proses pendataan kearsipan dokumen, pencarian data kearsipan serta pembuatan laporan data kearsipan.
  3. Sistem analisa yang berjalan menggunakan metode SWOT, dan analisa sistem yang diusulkan menggunakan Unified Modeling Language (UML), menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan pengolahan database MySQL. Pengujian sistem mengggunakan metode Black Box Testing.


Saran

Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan kearsipan sokumen yang sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka agar dapat dicapai hasil yang optimal dan juga bertujuan terhadap kelancaran dalam kegiatan pendataan dibutuhkan :

  1. Perlu diadakan pelatihan kepada pengguna (user) yang akan menggunakan sistem tersebut sebagai administrator, agar dapat dimanfaatkan dengan baik.
  2. Perlu adanya suatu peningkatan mutu dan kualitas serta informasi yang up to date sehingga dapat meningkatkan mutu sistem.
  3. Dimasa yang akan datang, diharapkan bagi mahasiswa atau peneliti yang mengambil judul penelitian yang sama untuk dapat mengembangkan sistem ini menjadi aplikasi yang canggih seperti menggunakan aplikasi mobile atau aplikasi yang lebih baik dari sebelumnya.



DAFTAR PUSTAKA

  1. Rafika, Ageng Setiani, dkk. 2015. Aplikasi Monitoring Sistem Absensi SidikJari Sebagai Pendukung Pembayaran Biaya Pegawai Terpusat Dengan SAP. ISSN: 1978-8282. Jurnal CCIT Vol.8 No. 3. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja.
  2. Maimunah, Dini Luigi dan Ade Ferdiansyah. 2017.”Rancang Bangun Sistem Pelayanan Data Pelanggan (Xibar) Berbasis Online”. Jurnal Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia.ISSN : 2302-3805
  3. Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
  4. Dewayani, Julitta dan Fitri Wahyuningsih. 2016. “Sistem Informasi Monitoring Persediaan Spareparts Motor Dengan Menggunakan Metode FIFO Pada Toko Adil Jaya Motor Semarang”. Semarang: dalam Jurnal KOMPAK Vol.9 No .1.
  5. Hutahean, Jeperseon. 2015.Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha 4. Ilmu.
  6. Kaharu, Sarintan., dan Oki Sakina. 2016. Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Akademik Pada TK Al-Hidayah Lolu. Palu: Jurnal Elektronik Sistem Informasi dan Komputer. Vol. 2 No. 1 Januari-Juni 2016: 30-40.
  7. Iswandy, Eka. 2015. “Sistem Penunjang Keputusan Untuk Menentukan Penerimaan Dana Santunan Sosial Anak Nagari Dan Penyalurannya Bagi Mahasiswa Dan Pelajar Kurang Mampu Di Kenagarian Barung – Barung Balantai Timur.” Vol. 3 No. 2 Oktober 2015 Jurnal TEKNOIF ISSN: 2338-2724 70-79.
  8. Sutopo, Priyo, Dedi Cahyadi dan Zainal Arifin. 2016. Sistem Informasi Eksekutif Sebaran Penjualan Kendaraan Bermotor Roda 2 di Kalimantan Timur Berbasis Web. Jurnal Informatika Mulawarman. Vol.11 No.1-Februari 2016.
  9. 9,0 9,1 Rochman, Abdur, dan Yanti Hardiyanti. 2016. “Rancangan Sistem Informasi Penerimaan Barang Jadi Pada PT Shyang Yao Fung Dengan Metodelogi Berorientasi Objek.” JURNAL SISFOTEK GLOBAL ISSN : 2088 – 1762 Vol. 6 No. 1 / Maret 2016 38-41.
  10. Nur, R., & Suyuti, M. A. 2018. Perancangan Mesin-Mesin Industri. Deepublish.
  11. Fauzi Moch Agita, Titis Aji Wicaksono. 2015. System Inventory Control Pada Laboratorium Komputer SMK Muhammadiyah Kajen Berbasis Web dengan Framework Codeigniter. ISSN : 2477-3042. Surya Informatika Vol.1 No.1
  12. Alfeno, Sandro dan Ririn Eka Cipta Devi. 2017.” Implementasi Global Positioning System (GPS) Dan Location Based Service (LSB) Pada Sistem Informasi Kereta Api Untuk Wilayah Jabodetabek”. JURNAL SISFOTEK GLOBAL. Vol. 7 No. 2. ISSN : 2088 – 1762
  13. Priana, Isan dan Leni Fitriani. 2016. Perancangan Aplikasi Perangkat Lunak Pengelolaan Data Bank Sampah Di PT. Inpower Karya Mandiri Garut. Garut:Jurnal Algoritma. Vol.14 No.1:407-413.
  14. Ary Budi Warsito, Muhamad Yusup, Moh. Iqbal Awi Makaram. 2015. “Perancangan Sis+ Menggunakan Metode Yii Framework Pada Perguruan Tinggi Raharja”. Tangerang: STMIK Raharja. Jurnal CCIT Vol.8 No.2 – Januari 2015. ISSN : 1978 – 8282. Hal. 24-33.
  15. Agus Sugiarto,2015 “Manajemen Kearsipan Elektronik”, Yogyakarta : Penerbit Gava Media.
  16. Latif, Fauziah, dan Wirangga Aditya Pratama. 2015. “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E-Arsip) Berbasis Microsoft Access Pada PT. HI-TEST.” Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis Vol. 3 No. 1 ISSN: 2337-7887 21-31.
  17. 17,0 17,1 Ai dan Ega. 2017. Pembuatan Aplikasi Pengelolaan Proposal di Unit Kegiatan Pengelola (UPK) Kecamatan Mande Berbasis Desktop. Cianjur: Media Jurnal Informatika. Vol. 9, No. 1, p-ISSN: 2088-2114 e-ISSN: 2477-2542.
  18. Waspodo. Bayu, dkk. 2015“Sistem Informasi Pelayanan Izin Mendirikan Bangunan Dn Peruntukan Penggunaan Tanah Pada Badan Penanaman Modal Dan Pelayanan Perizinan Kabupaten Sumedang”. Jurnal Sistem Informasi Vol. 8 No. 2 – Oktober 2015. Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.
  19. F. Alaghbari dan Noura Aknin, “The Unified Modeling Language (UML) is a standard language for writing software blueprints that premiered with version 1.1 in 1997. Three prominent object oriented programming professionals, Gray Booch, Ivar Jacobsen, and James Rumbaugh are the principle authors of UML”. Global Journal of Engineering Science and Researches (GJESR) Vol.2 (2) (2015:63-68)
  20. Sutrisno, Rohmawati Ningsih. 2018. Rancang Bangun Sistem Informasi Konsultasi Akademik Mahasiswa Jurusan Berbasis Web Pada STMIK Prastikom. CERITA, Vol 4 No 2. ISSN : 2461 – 1417.
  21. Dewi Immaniar, Iswahyudi, Wahyu Setiono. 2015.Potensi Perancangan Web Responsive Sebagai Media Komunikasi Visual. Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja, ISSN: 1978-8282 Vol. 9, No. 2, Januari 2016. 135.
  22. Abdullah, Rohi. 2015. Web Programing is Easy. Jakarta: Elek Media Komputindo.
  23. Untung Rahardja, Yessi Fabidinrecilia, dan Nurul Komaeni, “Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu”. Jurnal CCIT Vol. 9 No.1.
  24. Bekti, Humaira Bintu. 2015. Mahir Membuat Website dengan Adobe Dreamweaver CS6, CSS dan JQuery. Yogyakarta: Andi.
  25. Solichin, Achmad. 2016. Pemrograman web dengan PHP dan MySQL. Jakarta: Universitas Budi Luhur
  26. Rahayu, Sri, Muhammad Yusup dan Sinta Puspita Dewi. 2015. Perancangan Aplikasi Absensi Peserta Bimbingan Belajar Berbasis Web Dengan Menggunakan Framework YII. Jurnal CCIT Vol hal.53. Tangerang: STMIK Raharja.
  27. Supono, Putratama. Virdiandry. 2016. Pemrograman Web dengan Menggunakan PHP dan Framework Codeigniter. Yogyakarta. Depublish
  28. Iqbal, M Dzulhaq, dkk. 2017. “Sistem Informasi Akademik Sekolah Berbasis Kurikulum 2013”. Jurnal Sisfotek Global. ISSN:2088-1762 Vol.1.
  29. Rahayu, Sri., Muhamad Yusup dan Sinta Puspita Dewi. 2015. Perancangan Aplikasi Absensi Peserta Bimbingan Belajar Berbasis Web dengan menggunakan Framework YII. Jurnal CCIT. Tangerang : Perguruan Tinggi Raharja. Vol.9 No.1- September 2015. ISSN: 1978-8282.
  30. Tiara Ulfa, and Fikri Muhamad. 2015. "sistem informasi pada kantor perpustakan dan arsip daerah (kanperpus arsipda) kabupaten pekalongan berbasis web ." surya Informatika 1: 2.
  31. Iqbal, M Dzulhaq, dkk. 2017. Sistem Informasi Akademik Sekolah Berbasis Kurikulum 2013. Jurnal Sisfotek Global. ISSN:2088-1762 Vol.1.
  32. 32,0 32,1 Bachtiar, Dede dan Atikah. 2015. Sistem Informasi Dashboard Kependudukan di Kelurahan Manis jaya Kota Tangerang. Jurnal Sisfotek Global. ISSN : 2088-1762 Vol. 5 No.1.
  33. Fahmi, Irfan. 2015. Manajemen Strategis Teori dan Aplikasi. Bandung: CV. Alfabeta.
  34. Palit, V Randi. Yaulie dan Arie. 2015. Rancangan Sistem Informasi Keuangan Gereja Berbasis Web di Jemaat GMIM Bukit Moria Malalayang. EJournal Teknik Elektro dan Komputer Vol. 4, No. 7, 2015.
  35. Bertha Sidik. 2018. Framework Codeigniter Membangun Pemrograman Berbasis Web dengan Berbagai Kemudahan & Fasilitas Codeigniter 3. Bandung: Informatika.
  36. Noor Agustian. 2016. Aplikasi Kisah 25 Nabi dan Rasul Berbasis Android. Kalimantan Selatan: Jurnal Sains & Informatika Vol. 2, No. 2, November 2016
  37. Venkatata mangarao Nampally, Dr. M. Raghavender Sharma dkk dalam International Journal of Scientific Research in Computer Science, Engineering and Information Technology Vol. 2 No. 5 2017:885
  38. Sidik Achmad, Lilis dan Diana. 2017. Perancangan Sistem Informasi Filling di PT BCA Cabang MH Thamrin Tangerang. Jurnal SISFOTEK Global Vol. 7, No. 2, September 2017
  39. Rahardja, Untung, Khanna Tiara, dan Maya Ima Erviani. 2016. “Optimalisasi Viewboard Rhjfox Berbasis Bootstrap Sebagai Sistem Penunjang Keputusan.” Technomedia Journal (TMJ) Vol.1 No.1 Edisi Oktober 2016 E-ISSN : 2528-6544 50-65.
  40. 40,0 40,1 40,2 Pramasari, Ni Ketut Amylia, Bambang Hadi Kartiko, dan Gerson Feoh. 2017. “RANCANG BANGUN APLIKASI TRACER MEDICAL RECORD FILE BERBASIS HYPERTEXT PREPROCESSOR DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) WANGAYA KOTA DENPASAR.” Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer Vol. 3 No. 1, Januari 325-322.
  41. 41,0 41,1 Mustaqbal, M. S., Firdaus, R. F., & Rahmadi, H. 2016. Pengujian Aplikasi Menggunakan Black Box Testing Boundary Value Analysis (Studi Kasus: Aplikasi Prediksi Kelulusan SMNPTN). Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Terapan Vol 1 No 3.
  42. Kumar, Manish, et al. 2015, “A Comparative Study of Black Box Testing and White Box Testing Techniques”. International Journal of Advance Research in Computer Science and Management Studies. Vol.3, No.33.
  43. Saefullah, Asep. Nur. Azizah, Andri. Ansyah.2015.”Perancangan Sistem Informasi Monitouring Amtrian Pembayaran Kuliah Pada LKM Pada Perguruan Tinggi Raharja”.Tangerang:STMIK Raharja.Jurnal CCIT Vol.9 No.1 September 2015.ISNN:1978-8282.
  44. Himawan, Cahyadi. Dede, Munawati. 2016. "Prototype Sistem Informasi Perhitungan Nilai Poin Pelanggaran Tata Tertib Pada SMK Yuppentek 1 Tangerang." Tangerang: Jurnal CCIT Vol.9 No.3 Agustus 2016

Contributors

Puji.maulana