SI1422482419
PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB
PADA UNIT DONOR DARAH KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1422482419
|
NAMA |
: PUJI MAULANA
|
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
KONSENTRASI SOFTWARE ENGINEERING
TANGERANG
(TA.2019/2020)
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB
PADA UNIT DONOR DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1422482419
|
Nama |
: Puji Maulana
|
Fakultas |
: Sains dan Teknologi
|
Program Pendidikan |
: Strata 1
|
Program Studi |
: Teknik Informatika
|
Konsentrasi |
: Software Engineering
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, Januari 2020
| Dekan |
Ketua Program Studi
| ||||
| Fakultas Sains dan Teknologi |
Program Studi Teknik Informatika
| ||||
| (Sugeng Santoso, M.Kom.) |
(Ruli Supriati, M.Kom)
| ||||
| NIP : 006095 |
NIP : 073009
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB
PADA UNIT DONOR DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1422482419
|
Nama |
: Puji Maulana
|
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Fakultas Sains dan Teknologi
Program Studi Teknik Informatika
Software Engineering
Disetujui Oleh :
Tangerang, Januari 2020
| Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
| (Sendy Zul Friandi, S.Kom., M.M.) |
(Sutrisno, M.Kom)
| ||
| NID : 15021 |
NID : 10020
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB
PADA UNIT DONOR DARAH KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1422482419
|
Nama |
: Puji Maulana
|
Fakultas |
: Sains dan Teknologi
|
Program Pendidikan |
: Strata 1
|
Program Studi |
: Teknik Informatika
|
Konsentrasi |
: Software Engineering
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana baik di lingkungan Universitas Raharja maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
Perkembangan zaman khususnya perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin lama semakin maju, tentu kesulitan dan rintangan akan menghampiri. Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintah maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya, baik software maupun hardware nya agar komputer dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Saat ini sistem pendataan kearsipan dokumen di UDD PMI Kabupaten Tangerang belum berjalan dengan baik karena masih menggunakan buku agenda sebagai alat pendataannya, dalam pengelolaan kearsipannya pun masih kurang baik dari segi penyimpanan yang rentan hilang dan rusak serta proses pencarian arsip yang memakan waktu lama serta penumpukan berkas – berkas di dalam rak sehingga sulit mencari berkas dan harus dicari satu persatu sehingga kesulitan dalam pencarian surat masuk dan surat keluar. Dengan adanya rancangan sistem yang dapat mencari dengan cepat berkas surat masuk dan surat keluar sehingga tidak terjadi penumpukan berkas, sehingga peneliti tertarik membahas Sistem Informasi berbasis web, Prototype Sistem Aplikasi Pengarsipan yaitu rancangan aplikasi berbasis web yang memuat berbagai macam dokumen seperti surat masuk, surat keluar serta disposisi yang bertujuan untuk mengoptimalkan pendataan dokumen agar rapih dan terorgainsir. Penelitian ini menggunakan metode observasi, wawancara dan studi pustaka, metode analisis menggunakan SWOT (Strength, Weakness, Opportunitie, Threat), UML terdiri dari (Usecase Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram) sebagai alat bantu untuk menggambarkan alur prosedur dalam bentuk objek. Dengan adanya Sistem Aplikasi Pengarsipan sebagai antisipasi terhadap human error dalam melakukan pendataan kearsipan secara konvensional, memiliki fungsi upload file scan dokumen berformat PDF (Portable Document Format) yang memungkinkan data arsip akan tersimpan lebih rapih dan teratur serta pencarian data dokumen dengan waktu yang singkat.
Kata Kunci : Dokumen, Arsip, Tata Usaha dan Sistem Informasi
ABSTRACT
The development of the times, especially the development of science and technology, which is increasingly progressing, of course difficulties and obstacles will approach. Computer is an electronic device to process data used by government and private agencies. The use of this computer must be in accordance with the needs of the organization that uses it, both software and hardware so that the computer can be utilized as well as possible. At present the document archiving data collection system in PMI UDD Tangerang Regency has not gone well because it still uses the agenda book as its data collection tool, in the management of archives it is still not good in terms of storage that is vulnerable to loss and damage as well as the process of searching archives that take a long time and file buildup - files on the shelf so it is difficult to find files and must be searched one by one so that the difficulties in finding incoming letters and outgoing letters. With the system design that can quickly search for incoming and outgoing mail files so that there is no accumulation of files, so researchers are interested in discussing web-based Information Systems, Prototype Archiving Application System, which is a web-based application design that contains various documents such as incoming mail, outgoing mail and disposition that aims to optimize document data collection so that it is neat and scientific. This study uses the method of observation, interviews and literature, analysis methods using SWOT (Strength, Weakness, Opportunitie, Threat), UML consists of (Usecase Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram) as a tool to describe the flow of procedures in the form of objects. With the Filing Application System Prototype in anticipation of human error in carrying out archival data collection in a conventional manner, it has the function of uploading scanned document files in PDF format (Portable Document Format) that allows archived data to be stored more neatly and regularly and document data searches in a short time.
Keywords: Documents, Archives, Administration and Information Systems
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi dengan judul “PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB PADA UNIT DONOR DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG”.
Tujuan penulis Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program pendidikan Strata 1 Program Studi Teknik Informatika pada Universitas Raharja.
Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
- Bapak Dr. Po.Abas Sunarya, M.Si. selaku Rektor Universitas Raharja.
-
Bapak Sugeng Santoso, M.Kom., selaku Dekan Fakultas Sains & Teknologi Universitas Raharja..
-
Ibu Ruli Supriati, S.Kom., M.T.I, selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Raharja.
-
Bapak Sendy Zul Friandi, S.Kom., sebagai Dosen pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
- Bapak Sutrisno, M.Kom., sebagai Dosen pembimbing II yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, masukan dan motivasi kepada penulis.
-
Ibu Rosiana Safitri, S.Kom., selaku stakeholder yang telah memberikan kontribusi besar di dalam lancarnya proses penelitian skripsi ini.
-
Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Universitas Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan motivasi kepada penulis
- Keluarga tercinta yang telah memberikan doa, dukungan moril maupun materil sehingga Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
- Teman-teman seperjuangan yang selalu ada dan memberikan semangat.
Penulis menyadari bahwa dalam penulis laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.
| Tangerang, Januari 2020 | |
| Puji Maulana | |
| NIM. 1422482419 |
Tabel 3.1 Analisa SWOT
Tabel 3.2 Elisitasi Tahap I
Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II
Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III
Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dan Sistem Usulan
Tabel 4.2 Tabel Arsip
Tabel 4.3 Tabel Login
Tabel 4.4 Tabel Contoh Surat
Tabel 4.5 Tabel History
Tabel 4.6 Tabel Total Arsip
Tabel 4.7 Pengujian Blck Box Menu Login
Tabel 4.8 Pengujian Black Box Surat Masuk
Tabel 4.9 Pengujian Black Box Surat Keluar
Tabel 4.10 Jadwal Implementasi
Tabel 4.11 Estimasi Biaya
Gambar 2.1 Visual Paradigm
Gambar 2.2 Unified Modeling Language (UML)
Gambar 2.3 World Wide Web
Gambar 2.4 Konsep Dasar PHP
Gambar 2.5 Konsep Dasar MySQL
Gambar 2.6 SWOT
Gambar 2.7 XAMPP
Gambar 2.8 Notepad++
Gambar 3.1 Struktur Organisasi UDD PMI Kabupaten Tangerang
Gambar 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk
Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar
Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk
Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar
Gambar 3.6 Squence Diagram Surat Masuk
Gambar 3.7 Squence Diagram Surat Keluar
Gambar 4.1 Use Case Diagram Prosedur Surat Masuk
Gambar 4.2 Use Case Diagram Prosedur Surat Keluar
Gambar 4.3 Activity Diagram Prosedur Surat Masuk
Gambar 4.4 Activity Diagram Prosedur Surat Keluar
Gambar 4.5 Squence Diagram Prosedur Surat Masuk
Gambar 4.6 Squence Diagram Prosedur Surat Keluar
Gambar 4.7 Class Diagram
Gambar 4.8 Tampilan Login
Gambar 4.9 Tampilan Halaman Utama dan Dashboard
Gambar 4.10 Tampilan Data Surat Masuk
Gambar 4.11 Tampilan Data Surat Keluar
Gambar 4.12 Tampilan Data Arsip
Gambar 4.13 Tampilan Laporan Surat Masuk
Gambar 4.14 Tampilan Laporan Surat Keluar
Gambar 4.15 Tampilan Butuh ACC
Gambar 4.16 Tampilan Butuh Disposisi
DAFTAR SIMBOL
I. SIMBOL USE CASE DIAGRAM
II. SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
III. SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
BAB I
Latar Belakang Masalah
Dengan semakin maju teknologi di era globalisasi ini, hampir semua lingkup kerja menggunakan teknologi komputer baik yang bergerak dibidang pemerintahan, industri, pendidikan, dan dunia hiburan dan sampai dengan dunia usaha ikut serta dalam meramaikan jasa layanan komputer. Hal ini terjadi apabila suatu dunia tidak dapat mengikuti perkembangan zaman khususnya perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin lama semakin maju, tentu kesulitan dan rintangan akan menghampiri.
Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi pemerintah maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya, baik perangkat lunak maupun perangkat keras nya agar komputer dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Disamping itu komputer mempunyai kegunaan dalam mendeteksi kesalahan data yang di olah dan dapat melakukan pekerjaan di luar kemampuan manusia sehingga keterlambatan suatu pekerjaan dapat dihindari.
Setiap perusahaan, organisasi, maupun instansi dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir, laporan, dan sebagainya. Pada hal ini penulis melakukan observasi di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang yang berfungsi untuk mengelola pengarsipan surat masuk dan surat keluar sampai dengan penyimpanan kearsipan.
Dalam pengolahan dokumen - dokumen pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang yang dilakukan oleh bagian kesekretariatan masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data dokumen - dokumen masih manual, penyimpanan arsip pun tidak mempunyai tempat yang cukup, sehingga terjadinya ketidak teraturan dalam penyimpanan arsip, hal ini mengakibatkan sulitnya mencari arsip yang berada di penyimpanan arsip. Selain itu proses pendataan datanya masih semi komputerisasi dan belum menggunakan suatu program aplikasi. Dengan demikian perlu diterapkan suatu sistem yang dapat membantu kegiatan pendataan dokumen - dokumen sehingga pendataan arsip, surat masuk dan surat keluar, penyimpanan serta pencarian arsip dapat dilakukan dengan mudah.
Berdasarkan permasalahan yang sudah dijelaskan diatas maka penulis mengambil judul skripsi “PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB PADA UNIT DONOR DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG”.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas maka dapat disimpulkan permasalahan sebagai berikut:
- Bagaimana sistem pendataan dan pengelolaan kerasipan dokumen pada Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang yang berjalan saat ini?
- Sistem aplikasi pengolahan dan pendataan seperti apa yang di butuhkan oleh user Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang?
- Bagaimana merancang sebuah sistem aplikasi berbasis website untuk memenuhi kebutuhan user Unit Donor Darah Kabupaten Tangerang?
Ruang Lingkup Penelitian
Agar penelitian ini lebih terarah maka akan dibatasi permasalahannya dengan ruang lingkup, supaya tidak keluar dari tujuan yang akan dicapai diantaranya:
- Penelitian yang akan dibahas hanya sebatas pada Pengarsipan Dokumen, Surat Masuk dan Keluar di Unit Donor Darah PMI Kabupaten Tangerang.
- Sistem Pengarsipan Dokumen yang dibangun terdiri dari Kelola Dokumen, Kelola Surat Masuk dan Keluar, Penyimpanan Dokumen serta Pencarian Data Dokumen.
