SI1311476836

SISTEM INFORMASI PELACAKAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS

PENDIDIKAN KABUPATEN TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1311476836
Nama	: EKA ROSDIANA

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

2016/2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

SISTEM INFORMASI PELACAKAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS

PENDIDIKAN KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1311476836
Nama	: EKA ROSDIANA
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, Juni 2015

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)					(Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom)
NIP : 000594					NIP : 078010

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

SISTEM INFORMASI PELACAKAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS

PENDIDIKAN KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 1311476836
Nama	: EKA ROSDIANA

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, Juni 2017

Pembimbing I			Pembimbing II
(Meta AmalyaDewiM.Kom)			(Aris Martono, S.Kom. M.MSi)
NID : 05065			NID : 08197

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

SISTEM INFORMASI PELACAKAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS

PENDIDIKAN KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 1311476836
Nama	: EKA ROSDIANA

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2016/2017

Disetujui Penguji :

Tangerang, September 2017

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(..........)		(........)		(........)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

SISTEM INFORMASI PELACAKAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS

PENDIDIKAN KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1311476836
Nama	: EKA ROSDIANA
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Juni 2017

(Eka Rosdiana)

NIM : 1311476836

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAK

Seiring dengan perkembangan zaman teknologi informasi saat ini, kebutuhan akan sistem informasi sangatlah dibutuhkan.Termasuk pada instansi pemerintahan Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang. Komputer sebagai sarana alat bantu manusia yang dapat mempermudah pekerjaan sehari-hari di segala bidang. Perkembangan kebutuhan informasi sama dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat, khususnya ilmu komputer. Dalam hal ini, komputer memegang peranan yang penting sebagai alat bantu dalam pelacakan surat masuk dan surat keluar. Sistem informasi pelacakan yang berjalan saat ini dari pelacakan surat masuk dan surat keluar dan pembuatan laporan di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang yang masih menggunakan metode manual hal tersebut mengakibatkan proses kegiatan pelacakan yang berjalan menjadi tidak efektif karena membutuhkan waktu yang banyak dimulai dari pencatatan di buku agenda hingga tahap akhir yaitu laporan surat masuk dan surat keluar. Penelitian yang dilakukan pada kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang selain sebagai sarana untuk mempermudah laporan surat masuk dan surat keluar. Penelitian ini juga dapat di jadikan pertimbangan pihak manajemen terhadap sistem yang dikaji agar proses pelacakan surat masuk dan surat keluar berjalan lebih efektif. Peneulisan ini menggunakan beberapa metode antara lain. Wawancara, observasi, study pustaka, data yang diperoleh dianalisis dalam bentuk UML (Unified Modelling Language)yang menggunakan sistem paradigm 6.4 dan perancangan sistem informasi pelacakan surat dibangun dengan menggunakan PHP dan MySQL untuk database, hasil karya ilmiah yang dilakukan penulis dapat meningkatkan keefektifan proses pelacakan surat masuk dan surat keluar.

Kata Kunci: sistem informasi, pelacakan, surat masuk, surat keluar.

ABSTRACT

Along with the development of the current era of information technology, the need for information systems is needed. Included in the government agency of the Education Office of Tangerang Regency. Computers as a means of human aids that can facilitate the daily work in all areas. The development of information needs is the same as the rapid development of science and technology, especially computer science. In this case, the computer plays an important role as a tool in tracking incoming and outgoing mail. The current tracking information system from incoming and outgoing letter tracking and reporting within the District Education Office of Tangerang District which still uses manual method it results in the process of tracking activity that runs into ineffective because it takes a lot of time starting from recording in the agenda book Until the final stages of incoming and outgoing mail reports. Research conducted at the Office of Education Office of Tangerang Regency other than as a means to facilitate the report of incoming and outgoing mail. This research can also be made into consideration of the management of the system studied for the process of tracking incoming mail and outgoing mail more effective. This writing uses several methods, among others. Interview, observation, literature study, the data obtained were analyzed in the form of UML (Unified Modeling Language) using paradigm 6.4 system and the design of letter tracking information system built by using PHP and MySQL for database, the result of scientific work done by writer can improve the effectiveness of tracking process Incoming mail and outgoing mail.

Keywords :information system, tracking, incoming mail, outgoing mail.

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas ridho dan rahmat-Nya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan laporan Skripsi ini dengan baik, yang berjudul “Sistem Informasi Pelacakan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang”..

Tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh pihak akademik kepada mahasiswa dalam rangka penerapan ilmu pengetahuan selama kuliah dan digunakan guna memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang Strata Satu (S1) pada STMIK Raharja.

Dalam penyusunan laporan Skripsi, penulis banyak menerima bantuan dan dorongan baik secara moril maupun material dari semua pihak. Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan tersebut, laporan Skripsi ini tidak akan dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Maka pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M. T. I selaku Ketua STMIK Raharja.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom. selaku Pembantu Ketua 1 STMIK Raharja.
3. Ibu Nur Azizah, M.Akt, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja.
4. Ibu Meta Amalya Dewi, M.Kom selaku dosen pembimbing I yang telah membantu dalam penyusunan laporan Skripsi.
5. Bapak Aris Martono S.Kom, M.MSi selaku dosen pembimbing II yang membantu dalam penyusunan laporan Skripsi.
6. Bapak dan Ibu Dosen STMIK Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
7. Bapak Rifqi Awami Selaku pembimbing lapangan yang telah memberikan data-data yang penulis butuhkan.
8. Kepada kedua orang tua dan adik-adik tersayang yang selalu mendukung dan terus menerus berdoa dan memberikan masukan serta solusi tentang laporan Skripsi.
9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu penyusunan laporan ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya.Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun, dalam penyusunan laporan ini sangat penulis harapkan.

Akhir kata, penulis berharap semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahwa acuan yang bermanfaat di kemudian hari.

	Tangerang, Juni 2017
	Eka Rosdiana
	NIM. 1311476836

---

DAFTAR GAMBAR

1. Desain Penelitian
2. Gambar 3.2 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan
3. Gambar 3.3 Use Case Diagram Pelacakan Surat Masuk
4. Gambar 3.4 Use Case Diagram Pelacakan Surat Keluar
5. Gambar 3.5 Activity Diagram Pelacakan Surat Masuk
6. Gambar 3.6 Activity Diagram Pelacakan Surat Keluar
7. Gambar 3.7 Sequence Diagram Pelacakan Surat Masuk
8. Gambar 3.8 Sequence Diagram Pelacakan Surat Keluar
9. Gambar 3.9 Sitemap
10. Gambar 3.10 Use Case Diagram Sistem Usulan Surat Masuk dan Surat Keluar
11. Gambar 4.11 Activity Diagram Sistem Usulan Surat Masuk dan Surat Keluar
12. Gambar 4.12 Sequence Diagram Admin
13. Gambar 4.13 Sequence Diagram Bidang
14. Gambar 4.14 Sequence Diagram Umum
15. Gambar 4.15 Sequence Diagram Kepala Dinas
16. Gambar 4.16 Class Diagram Rancangan Sistem Usulan Surat Masuk dan Surat Keluar
17. Gambar 4.17 Rancangan Menu Login
18. Gambar 4.18 Rancangan Menu Beranda
19. Gambar 4.19 Rancangan Menu Akses
20. Gambar 4.20 Rancangan Menu Penerima
21. Gambar 4.21 Rancangan Menu Tujuan
22. Gambar 4.22 Rancangan Menu Surat Masuk
23. Gambar 4.23 Rancangan Menu Disposisi Surat
24. Gambar 4.24 Rancangan Menu Surat Keluar
25. Gambar 4.25 Rancangan Menu Laporan Surat Masuk Perperiode
26. Gambar 4.26 Rancangan Menu Laporan Disposisi Perperiode
27. Gambar 4.27 Rancangan Menu Laporan Surat Keluar Perperiode
28. Gambar 4.28 Tampilan Menu Login
29. Gambar 4.29 Tampilan Menu Beranda
30. Gambar 4.30 Tampilan Menu Akses
31. Gambar 4.31 Tampilan Menu Penerima
32. Gambar 4.32 Tampilan Menu Tujuan
33. Gambar 4.33 Tampilan Menu Surat Masuk
34. Gambar 4.34 Tampilan Menu Disposisi Surat
35. Gambar 4.35 Tampilan Menu Surat Keluar
36. Gambar 4.36 Tampilan Menu Laporan Surat Masuk Perperiode
37. Gambar 4.37 Tampilan Menu Laporan Disposisi Perperiode
38. Gambar 4.38 Tampilan Menu Laporan Surat Keluar Perperiode
39. Gambar 4.39 Tampilan Laporan

---

DAFTAR TABEL

1. Tabel 3.1 Hasil Analisis Performance
2. Tabel 3.2 Hasil Analisis Informasi
3. Tabel 3.3 Hasil Analisis Ekonomi
4. Tabel 3.4 Hasil Analisis Kontrol
5. Tabel 3.5 Hasil Analisis Efisiensi
6. Tabel 3.6 Hasil Analisis Layanan
7. Tabel 3.7 Elisitasi Tahap I
8. Tabel 3.8 Elisitasi Tahap II
9. Tabel 3.9 Elisitasi Tahap III
10. Tabel 3.10 Final Draft Elisitasi
11. Tabel 4.11 Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan Dan Sistem Usulan
12. Tabel 4.12 Tabel Akses
13. Tabel 4.13 Tabel Disposisi
14. Tabel 4.14 Tabel Penerima
15. Tabel 4.15 Tabel Surat Keluar
16. Tabel 4.16 Tabel Surat Masuk
17. Tabel 4.17 Tabel Tujuan Surat
18. Tabel 4.18 Tabel Black Box Testing Pada Menu Login 1
19. Tabel 4.19 Tabel Black Box Testing Pada Menu Login 2
20. Tabel 4.20 Tabel Black Box Testing Pada Menu Akses 1
21. Tabel 4.21 Tabel Black Box Testing Pada Menu Akses 2
22. Tabel 4.22 Tabel Black Box Testing Pada Menu Penerima 1
23. Tabel 4.23 Tabel Black Box Testing Pada Menu Penerima 2
24. Tabel 4.24 Tabel Black Box Testing Pada Menu Tujuan 1
25. Tabel 4.25 Tabel Black Box Testing Pada Menu Tujuan 2
26. Tabel 4.26 Schedule Implementasi
27. Tabel 4.27 Estimasi Biaya

DAFTAR SIMBOL

Simbol Use Case Diagram

Simbol Activity Diagram

Simbol Sequence Diagram

Simbol Class Diagram

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Dalam era globalisasi saat ini, peran teknologi informasi sangat diperlukan untuk menunjang berbagai macam kegiatan.Teknologi informasi dapat menghasilkan suatu sistem informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna diberbagai instansi, perusahaan, atau lembaga baik swasta maupun pemerintah. Hampir seluruh perusahaan bahkan lembaga pendidikan di Indonesia yang sedang berkembang ataupun yang sudah maju menggunakan teknologi komputer dan sistem informasi sebagai sarana untuk mempermudah proses dalam sistem kerjanya. Salah satu penunjang kelancaran operasional suatu perusahaan/instansi adalah penggunaan pelacakan surat masuk dan surat keluar, untuk itu diperlukan satu sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan efisien.

Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang. Dalam pelacakan data surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pendidikan yang dilakukan oleh pegawai memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pelacakan data surat masuk dan surat keluar masih harus dicatat dan dibukukan dalam pembuatan surat masuk dan surat keluar. Dimana jumlah surat masuk dan surat keluar rata-rata 30 surat setiap harinya. Hal ini mengakibatkan informasi yang disajikan terlambat. Selain itu proses pengolahan datanya masih manual dan belum menggunakan suatu program aplikasi oleh karena itu, salah satu cara untuk menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan cara merancang sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar di lembaga dinas tersebut.

Berdasarkan permasalahan yang ada, serta melihat betapa pentingnya pelacakan surat masuk dan surat keluar bagi kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang, maka peneliti dalam penyusunan laporan skripsi ini memilih judul ”Sistem Informasi Pelacakan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang”

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah disebutkan, maka dapat dirumuskan permasalahannya sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang berjalan di Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang?

2. Apakah sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang tengah berjalan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang sudah menghasilkan laporan yang akurat?

3. Kendala-kendala apaa saja yang didapat oleh pegawai Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang dalam pelacakan surat masuk dan surat keluar?

4. Bagaimana merancang sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar yang dibutuhkan tersebut?

Ruang Lingkup

Berdasarkan permasalahan yang ada maka ruang lingkup penelitian dibatasi pada proses pelacakan surat masuk dan surat keluar.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Penelitian ini diadakan dengan maksud tentunya mempunyai tujuan yang mungkin dapat dikelompokan menjadi empat karakter yaitu:

1. Untuk menganalisa sistempelacakan surat masuk dan surat keluar yang berjalan di Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang.

2. Untuk menganalisa keakuratan laporan yang dihasilkan dari sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang tengah berjalan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang.

3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dialami oleh pegawai Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang dalam pelacakan surat masuk dan surat keluar.

4. Untuk merancang sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang yang dapat menghasilkan informasi mengenai proses pelacakan surat masuk dan surat keluar.

Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian merupakan dampak dari tercapainya tujuan dan terjawabnya rumusan masalah secara akurat, Dalam penulisan skripsi ini dikemukakan empat manfaat penelitian, yaitu:

1. Dapat teridentifikasinya kekurangan serta kelebihan dari sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang tengah berjalan di Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang.

2. Dapat mengetahui tingkat keakuratan laporan yang dihasilkan dari sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang tengah berjalan di Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang.

3. Dapat teridentifikasinya kendala-kendala yang dialami oleh para pegawai khususnya dibagian umum dalam hal pelacakan surat masuk dan surat keluar yang tengah berjalan.

4. Dapat dihasilkannya sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang. Yang dapat memperbaiki sistem yang berjalan sebelumnya.

Metodologi Penelitian

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian laporan skripsi ini, peneliti menggunakan beberapa metode seperti gambar desain penelitian adapun metode yang digunakan sebagai berikut:

Gambar 1.1 Desain Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:

1. Metode Observasi

Observasi yang dilakukan dengan cara pengamatan langsung pada lokasi penelitian yaitu Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang yang beralamat di JL. H. Abdul Hamid, Komplek Perkantoran Pemerintah Kabupaten Tangerang, Tigaraksa Kode Pos. 15720 Telp/Fax: (021) 5990711. Untuk mendapatkan data yang teliti, maka akan dilakukan analisa dan evaluasi terhadap masalah yang berkaitan dengan topik yang akan dibahas.

2. Metode Wawancara

Metode ini dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab dengan narasumber secara langsung pada tempat penelitian berlangsung. Wawancara ini dilakukan dengan Bapak Rifqi Awami selaku bagian umum dan stakeholderdalam penelitian ini guna memperoleh data yang lebih detail serta memperkuat data sebelumnya saat melakukan pengamatan secara langsung.

3. Metode Studi Pustaka

Selain melakukan observasi dan wawancara dilakukan juga pencarian data dengan cara studi pustaka. Dalam metode ini menggunakan sumber dari: buku-buku, jurnal dan penelitian sebelumnya yang berkaitan dengan judul penelitian Skripsi yang diambil. Sehingga didapatkan gambaran secara teoritis yang berguna untuk membantu penganalisaan dan perancangan maupun penulisan penelitian ini.

Metode Pengembangan Sistem

Analisa data merupakan salah satu langkah penting dalam rangka memperoleh temuan-temuan hasil penelitian. Hal ini disebabkan data akan menuntun kita kearah temuan ilmiah, bila dianalisis dengan teknik-teknik yang tepat. Pada penelitian ini menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan tahapan sebagai berikut:

1. Perencanaan(Planning)

Tahapan perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya, seperti: perangkat fisik. Metode, dan anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah-langkah berupa: mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem dan membuat studi kelayakan.

2. Analisis (Analysis)

Metode Analisa PIECES (Performance, Information/Data, Economic, Control/Security, Efficiency, dan Service). Digunakan untuk melihat sistem yang berjalan saat ini pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang (Performance) sistem saat ini, memuaskan atau tidaknya penyampaian Informasi (Information) yang tersedia, Nilai Ekonomi (Economi) yang dikeluarkan dan keuntungannya, Pengendalian/Pengamanan (Control/Security)untuk sistem yang berjalan, Keefisienan (Efficiency)dalam menjalankan sistemnya, dan Pelayanan (Service)yang tersedia untuk user.

Peneliti juga menggunakan UML(Unified Modelling Language)yang meliputi adanya dengan software visual paradigm yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasikan dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (Object Orientied)melalui tahap: Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram. Yang dilakukan melalui 4 (empat) tahap, yaitu: (1) Survey terhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap temuan survey, (3) Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasi melalui 4 tahapan, yaitu tahap 1 mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 melakukan mengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential)selanjutnya tahap 3 dengan TOE (Technical, Operational, Dan Economic)serta tahap final, (4) Identifikasi persyaratan sistem.

3. Perancangan (Design)

Dalam skripsi ini metode perancangan yang digunakan oleh peneliti adalah UML (Unified Modelling Language)Visual ParadigmUse Case Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram Dan Class DiagramforUML 6.4 Enterprise Edition, yang merupakan arsitektur yang bekerja dalam OOAD (Object Oriented Analysis And Design) dengan satu bahasa yang konsisten untuk menentukan, visualisasi, mengkostruksi, dan mendokumentasikan artifactyang terdapat dalam sebuah software. Selain itu juga peneliti menggunakan bahasa pemrograman PHP, MySQL, Xampp 1.7.0, Dreamweaver CS3 dan bahasa pemrograman lain yang dapat mendukung dalam perancangan sistem.

4. Implementasi (Implementation)

Tahap implementasi adalah tahap dimana rancangan sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan. Langkah-langkahnya yaitu: menyiapkan fasilitas fisik dan personil, dan melakukan simulasi.Pada tahapan ini perlu dipastikan sudah tidak ditemukan lagi kesalahan kode program dan aplikasi sudah berjalan baik melalui pengujian (Testing).Peneliti menggunakan metode pengujian Blackbox Testing, yaitu metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.uji coba Blackbox memungkinkan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian Blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.

5. Pemeliharaan (Maintenance)

Selain melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan Skripsi ini, maka peneliti mengelompokkan materi laporan ini menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaiannya sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN :

Bab ini terdiri dari latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI :

Bab ini berisikan tentang definisi ilmu yang berkaitan dengan permasalahan pada penelitian tersebut, seperti landasan teori yang membahas tentang konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, penelitian sebelumnya (Literature review), analisa sistem denganUnified Modelling Language(UML), serta teori-teori lainnya yang berhubungan dengan topik yang dibahas.

BAB III ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN :

Bab ini berisi tentang gambaran umum perusahaan, tata laksana sistem yang berjalan, analisa sistem yang berjalan, konfigurasi sistem yang berjalan, permasalahan yang dihadapi dan alternatif pemecahan masalah, serta analisa kebutuhan dari stakeholder yang dihimpun ke dalam bentuk lembar elisitasi I, II, III, dan elisitasi final.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN :

Bab ini diuraikan juga sistem yang akan diusulkan, diagram rancangan sistem, rancangan basis data yang terdiri dari spesifikasi basis data, rancangan layar,konfigurasi sistem yang diusulkan, testing, evaluasi, serta tampilan layar dari sistem yang diimplementasikan.

BAB V PENUTUP :

Pada bab terakhir ini diuraikan kesimpulan dari penelitian, dan saran untuk dijadikan referensi dalam penelitian selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA :

LAMPIRAN :

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Rusdiana dan Irfan) (2014:28), “Sistem merupakan kumpulan dari beberapa bagian yang memiliki keterkaitan dan saling bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan dari sistem tersebut”.

Definisi sistem terdapat beberapa pandangan, diantaranya yaitu:

1. Menurut Jogianto dalam Rusdiana dan Irfan) (2014:29), “Sistem adalah kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda, serta orang-orang yang ada dan terjadi”.

2. Menurut Murdick dalam Rusdiana dan Irfan) (2014:29), “Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan dengan mengoperasikan data atau input barang pada waktu tertentu untuk menghasilkan informasi”.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah satu kesatuan elemen yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.

Karakteristik Sistem

Menurut Rusdiana dan Irfan )(2014:35), Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:

1. Komponen (Components)

Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusunan sistem.Komponen sistem dapat berubah benda nyata atau pun abstrak.Komponen sistem disebut sebagai subsistem.

2. Batas (Boundary)

Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, sangat sulit untuk memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.

3. Lingkungan (Environments)

Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem lingkungan sistem yang dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem, sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan ditiadakan.

4. Penghubung atau Antarmuka (Interface)

Penghubung/antarmuka merupakan sarana memungkinkan setiap komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem.Penghubung/antarmuka merupakan sarana setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi.

5. Masukan (Input)

Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran (output) yang berguna.

6. Pengolahan (Processing)

Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan outputyang berguna bagi para pemakainya.

7. Keluaran (Output)

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.

8. Sasaran (Objectives) dan Tujuan (Goal)

Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem.

Klasifikasi Sistem

Menurut McLeod dalam Rusdiana dan Irfan ) (2014:41), “Sistem dapat dikelompokan menjadi dua yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup.Sistem terbuka yaitu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.Sedangkan sistem terbuka yaitu sistem yang tidak berinteraksi secara langsung dengan lingkungannya melalui arus sumber daya”. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan.Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, dan lain-lain.

2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.Sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan iteraksi manusia dengan mesin yang disebut human machine system. Misalnya sistem informasi berbasis komputer.

3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.Sebagai contoh adalah hasil pertandingan sepak bola.Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya kematian seseorang.

4. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar.Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi pada kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup.Contohnya adalah sistem adat masyarakat baduy.Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem ini merima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.Misalnya sistem musyawarah.

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Menurut Rusdiana dan Irfan )(2014:68), “Data adalah fakta-fakta mentah yang harus dikelola untuk menghasilkan informasi yang memiliki arti bagi suatu organisasi atau perusahaan.Data terdiri atas fakta-fakta dan angka-angka yang secara relative tidak berarti bagi pemakai atau fakta mentah yang belum diolah”.

Menurut Suprihadi, dkk (2013:310), “Data merupakan sekumpulan keterangan atau bukti mengenai suatu kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri-sendiri, belum diorganisasikan dan belum diolah”. Berdasarkan kedua definisi tersebut, maka dapat disimpulkan data adalah bahan mentah yang perlu diolah sehingga menghasilkan informasi yang menunjukan fakta.

Definisi Informasi

Menurut Rusdiana dan Irfan )(2014:75), “Informasi adalah suatu data atau objek yang diproses terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga dapat tersusun dengan terklasifikasi dengan baik sehingga memiliki arti bagi penerimanya, yang selanjutnya menjadi pengetahuan bagi penerima tentang suatu hal tertentu yang membantu pengambilan keputusan secara tepat”.

Nilai Informasi

Menurut Lipursari(2013:29), “Sebagian besar informasi tidak dapat persis ditafsir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditafsir nilai efektivitasnya. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat yaitu:

1. Mudah diperoleh

Sifat ini menunjukkan mudahnya dan cepatnya informasi dapat diperoleh. Kecepatan memperoleh dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, berapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.

2. Luas dan Lengkap

Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi.Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya.Sifat ini sangat kabur dan karena itu sulit mengukurnya.

3. Ketelitian

Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi.Dalam hubungan dengan volume data yang besar biasanya dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

4. Kecocokan

Sifat ini menunjukkan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai.Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi.Semua keluaran lainnya tidak berguna.Tetapi mahal mempersiapkannya.Sifat ini sulit mengukurnya.

5. Ketepatan Waktu

Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek dari pada siklus untuk mendapatkan informasi.Masukan, pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada para pemakai biasanya tepat waktu.Dalam beberapa hal, ketepatan waktu dapat diukur.

6. Kejelasan

Sifat ini menunjukkan tingkat keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas.Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.

7. Keluwesan

Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan lebih dari satu keputusan tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambil keputusan.Sifat ini sulit diukur, tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.

8. Dapat Dibuktikan

Sifat ini menunjukkan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak ada Prasangka

Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat Diukur

Sifat ini menunjukkan hakikat-hakikat informasi dihasilkan dari sistem informasi formal.

Kualitas Informasi

Menurut Lipursari (2013:30), “Kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu, informasi harus akurat, tepat waktu dan relevan”.

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan.Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat Waktu

Informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.

3. Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk orang satu dengan orang yang lain berdeda, misalnya informasi sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan, bila ditunjukan kepada ahli teknik perusahaan.

Siklus Informasi

Data diolah melalui suatu model informasi, kemudian si penerima akan menangkap informasi tersebut untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan. Tindakan si penerima menjadi sebuah data baru. Data tersebut akan ditangkap sebagai input dan proses kembali lewat suatu model, dan seterusnya sehingga membentuk suatu siklus. Siklus inilah yang disebut “Siklus Informasi”.

Fungsi Informasi

Menurut Tata Sutabri dalam Rusdiana dan Irfan )(2014:77), “Fungsi Informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi kemungkinan ketidakpastian pemakai informasi ketika berbekal informasi seseorang dapat mengambil keputusan dengan baik. Akan tetapi, dalam pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi berbagai macam pilihan”.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Menurut Nugrahanti, dkk (2014:18), “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dan laporan-laporan yang diperlukan”.

Menurut Aswati, dkk (2015:80), “Sistem informasi merupakan seperangkat fungsi operasional manajemen kepada yang mampu menghasilkan suatu keputusan yang tepat, cepat dan jelas yang merupakan suatu susunan yang disusun secara sistematik dan teratur dari jaringan-jaringan informasi yang menghubungkan setiap bagian dari suatu sistem, sehingga dimungkinkan diadakan komunikasi antar bagian fungsional”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan tersebut dapat ditarik kesimpulan sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, pengolahan, dan pelaporan sehingga tercapai sebuah informasi yang mendukung pengambilan keputusan didalam suatu organisasi untuk dapat mencapai sasaran dan tujuannya.

Komponen Sistem Informasi

Menurut Anisya (2013:50), “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Block), dimana masing-masing blok ini saling berintegrasi satu sama lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuannya”. Adapun blok-blok tersebut adalah sebagai berikut:

1. Blok Masukan (Input Block)

Meliputi metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model (Model Block)

Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas.

4. Blok Teknologi (Tecnology Block)

Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok Basis Data (Database Block)

Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan didalam perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasi.

6. Blok Kendali (Controls Block)

Meliputi masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan atau kegagalan sistem.

Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Definisi Sistem Informasi Manajemen

Menurut Rahmayanti, dkk (2013:421), “Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian”.

Menurut Kamble, dkk (2015:1342), “Management Information System (MSI) is a subset of the overall planning and control activities covering the applications of humans, technologies and procedures of the organization.

Berdasarkan kedua definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen adalah sekumpulan sistem untuk menyediakan informasi dalam kegiatan pengendaliaan dan perencanaan tingkat manajemen.

Konsep Dasar Analisis Sistem

Definisi Analisis Sistem

Menurut Suryadi(2016:270), “Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dari kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”.

Tahap Analisis Sistem

Menurut Suryadi (2016:270), “Tahap analisis sistem adalah analisis masalah, prosedur yang sedang berjalan, dokumen yang terlibat, analisis pengkodean, analisis kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional meliputi analisis perangkat keras, analisis perangkat lunak serta analisis pengguna”.

Konsep Dasar Perancangan Sistem

Definisi Perancangan Sistem

Menurut Wibowo, dkk (2014:12), “Perancangan sistem secara umum adalah pengidentifikasian komponen-komponen sistem informasi dengan tujuan untuk dikomunikasikan dengan pemakai”.

Tujuan Perancangan Sistem

Menurut Wibowo, dkk (2014:12), “Tujuan perancangan sistem secara umum adalah memberikan gambaran secara umum atau global kepada pemakai tentang sistem yang akan dikembangkan dan berfungsi sebagai persiapan untuk tahap perancangan sistem. Bagian-bagian dari perancangan system meliputi Context Diagram (CD), Data Flow Diagram(DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Kerelasian Antar Relasi (Relationship).

Konsep Dasar Database

Definisi Database

Menurut Kurniawan dan Iriani (2015:14) , “Database adalah kumpulan data yang saling berkaitan, berhubungan yang disimpann secara bersama-sama sedemikian rupa tanpa pengulangan yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.Data-data ini harus mengandung semua informasi untuk mendukung semua kebutuhan sistem”.

Konsep Dasar Internet

Definisi Internet

Menurut Putra (2015:13), “Internet adalah jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat sebagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif”.

Menurut Sutopo , dkk (2016:25), “Internetatau Interconnected Networking merupakan dua komputer atau lebih yang saling berhubungan membentuk jaringan komputer hingga meliputi jutaan komputer di dunia, yang saling berinteraksi dan bertukar informasi, terhadap masalah sosial misalnya dengan menggunakan alat-alat bantu onlineuntuk mencapai bisnis elektronik (e-commerce), kepemilikan informasi dan interaksi dengan masyarakat.”

Berdasarkan kedua definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa internet adalah jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, dan sekumpulan jaringan yang berskala global.

Konsep Dasar Website

Definisi Website

Menurut Rahardja , dkk (2015:4), “Website dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu: web statis dan web dinamis.Web statis adalah web yang isinya atau content tidak berubah-ubah. Maksudnya adalah isi dari dokumen web tersebut tidak dapat diubah secara cepat dan mudah.Web dinamis adalah jenis web yang content atau isinya dapat berubah-ubah setiap saat.

Jenis-Jenis Website

1. Web Statis adalah web yang isinyaatau contenttidak berubah-ubah maksudnya adalah isi dari dokumen webtersebut tidak dapat diubah secara cepat dan mudah ini karena teknologi yang digunakan untuk membuat dokumen webini tidak memungkinkan dilakukan perubahan isi atau data. Teknologi yang digunakan untuk web statis adalah jenis clien side scripting seperti HTML, cascanding styleatau data halaman webstatis hanya dapat dilakukan dengan cara mengubah langsung isinya pada file mentah web tersebut.

2. Web dinamis adalah jenis web yang contentatau isinya dapat berubah-ubah setiap saat. Web yang banyak menampilkan aplikasi flashbelum tentu termasuk web dinamis karena dinamis atau berubah-ubah sama dengan animasi. Untuk melakukan perubahan data usersecara onlinedi internet melalui halaman controlpanelatau administrasi yang biasanya telah disediakan untuk useradministrator sepanjang usertersebut memiliki hak akses yang sesuai.

Web Server

Menurut Fathansyah (2012:466), “Definisi Web Server adalah perangkat keras (server) dan perangkat lunak yang menyediakan layanan akses kepada pengguna melalui protokol komunikasi HTIP ataupun variannya (seperti FTP dan HTTPS) atas berkas-berkas yang terdapat pada suatu URL ke pemakai”.

Menurut C. Amadi, dkk (2016:1), “A web server is an information technology system that stores files (usually web pages), processes requests via HTTP (Hypertext Transfer Protocol) from clients or and user and makes them accessible via the network or internet”.

Berdasarkan kedua definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa web server adalah perangkat lunak yang bertugas untuk menerima permintaan client melalui HTTP (Hypertext Protokol Transfer) yang dapat diakses dengan jaringan atau internet.

Konsep Dasar Testing

Definisi Testing

Menurut Trivedi (2012:433), “Software testing is more than just error datection; Testing software is operating the software under controlled conditions, to (1) verify that it behaves “as specified”; (2) to detect errors and (3) to validate that what has been specified is what the user actually wanted”.

Teori Khusus

Konsep Dasar Surat

Definisi Surat

Menurut Saputra dan Famukhit(2014:60), “Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain”.

Fungsi Surat

Menurut Saputra dan Famukhit (2014:60), fungsi surat mencakup delapan hal:

1. Sarana pemberitahuan

2. Permintaan

3. Buah Pikiran

4. Gagasan

5. Alat Bukti Tertulis

6. Alat Pengingat

7. Bukti Historis

8. Dan Pedoman Kerja

1. Surat Masuk

Menurut Barthos (2013:38), “Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain”. Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercantuk pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut”.

2. Surat Keluar

Menurut Barthos (2013:38), “Surat keluar adalah surat yang lengkap (Bertanggal, Bernomor, Berstempel, dan Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir. Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan, undangan pertemuan atau rapat, undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah dikirim sebelumnya. Pada surat itu juga ada yang berisikan surat perintah tugas. Jadi berdasarkan definisi diatas, surat merupakan suatu alat atau media yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak terhadap pihak lain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan walaupun tidak harus berhadapan secara langsung”.

Unified Modeling Language (UML)

Definisi UML(Unified Modeling Language)

Menurut Siregar dan Sundari (2016:77),Unified Modeling Language (UML)adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industi untuk mendefinisikan requirement, membuat analisa dan desain serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek.

Menurut Vani, dkk (2015:1213), “The UML is a language for visualizing, specifying, constructing, documenting the artifacts of software-intensive system”.

Berdasarkan kedua definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa UML adalah permodelan desain program berorientasi objek yangdigunakan untuk visualisasi, spesifikasi, pembangunan dan pendokumentasian artifak dari sistem perangkat lunak.

Jenis-Jenis Diagram UML(Unified Modeling Language)

1. Use Case Diagram

Menurut Murad dkk (2013:53), “Use Case Diagram adalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan Use Casedan aktor-kator (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi, yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user“.

2. Activity Diagram

Menurut Murad , dkk (2013:53), “Activity Diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity Diagram adalah tipe khusus dari diagram stateyang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.

3. Sequence Diagram

Menurut Agustinus (2016:2), “Merupakan suatu diagram interaksi yang menggambarkan bagaimana objek-objek berpartisipasi dalam bagian interaksi (particulat interaction)dan pesan yang ditukar dalam uraian waktu”.

4. Class Diagram

Menurut Qader dan Musa (2013:22), “The class diagram used in the object oriented software design is a static structure diagram and is a type of the Unified Modeling Language (UML). The class diagram notations describe the structure of a system by showing the system’s classes, and their attributes, operations or methods and the relationships among the classes”.

Konsep Dasar Xampp

Definisi Xampp

Menurut Februariyanti dan Zuliarso (2012:129), “XAMPP adalah sebuah software web serverapacheyang didalamnya sudah tersedia database serverMySQL dan dapat mendukung pemrograman PHP.XAMPP merupakan softwareyang mudah digunakan gratis dan mendukung instalasi di Linux dan Windows.

Mengenal Xampp

Menurut Kartini, dkk (2013:26-27), “Dalam paketnya sudah terdapat Apache (web server), MySQL (database) PHP (server side scripting), Perl, FTP server, PhpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya. Dengan meng-install XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual.XAMPPakan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis. XAMPP adalah sebuah web server”.

Asal kata dari XAMPP sendiri adalah:

1. (X) : Program ini dapat dijalankan dibanyak sistem operasi.

2. (A) : Apache merupakan suatu aplikasi web server.

3. (M) : MySQL digunakan untuk aplikasi database server.

4. (P) : PHP bahasa pemrograman yang dipakai untuk membangun website dinamis.

5. (P) : Perl bahasa pemrograman untuk segala keperluan.

Perl adalah penanganan teks dan berbagai jalan pintas untuk menyelesaikan persoalan-persoalan umum, perl sangat populer digunakan dalam program-program CGI (Common Gateway Interface).

Konsep Dasar PHP MyAdmin

Definisi PhpMyAdmin

Menurut Sibero (2013:376), “PhpMyAdmin adalah aplikasi web yang dibuat oleh phpmyadmin.net.PhpMyAdmin digunakan untuk administrasi database MYSQL”.

Menurut Hidayatullah, dkk (2014:184), “PhpMyAdmin adalah tool open source yang ditulis dalam bahasa PHP untuk menangani administrasi MySQL berbasis World Web”.

Berdasarkan kedua definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa PhpMyAdmin adalah bahasa PHP yang di gunakan untuk menangani administrasi database MYSQL.

Konsep Dasar HTML

Definisi HTML

Menurut Alexander (2013:19), “HTML adalah (Hyper Text Markup Language), dalam bahasa indonesia yang merarti dokumen websebagai bahasa untuk pertukaran dokumen web. Struktur dokumen HTML terdiri dari tag pembuka dan tag penutup”.

Konsep Dasar PHP

Definisi PHP (Hypertext Preprocessor)

Menurut Sidik (2014:5), “PHP merupakan kependekan dari (PHP Hypertext Preprocessor), yang merupakan bahwa utama script server side yang disisipkan pada HTML yang dijalankan di server, dan juga bisa digunakan untuk membuat aplikasi desktop”.

Pengenalan PHP

Menurut Rahayu, dkk (2015:53), “PHP adalah kependekan dari Personal Home Page.Rasmus Ledofrfadalah pencipta bahasa pemrograman PHP pada tahun 1995 yang pada masa itu masih di kenal dengan nama From Interpreted (FI). Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0 Pada rilis ini, interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C. Dalam rilis ini disertakan juga modal-modal ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan”.

Konsep Dasar MySQL

Definisi MySQL

Menurut Sudaryono, dkk (2013:98), “MySQL (My Structure Query Language) adalah salah satu database management system (DBMS) dari sekian banyak DBMS seperti oracle, MS SQL, Postage dan lainnya. MySQL berfungsi untuk mengelola database menggunakan bahwa SQL.MYSQL bersifat open source sehingga kita bisa menggunakannya secara gratis. Pemrograman PHP juga sangat mendukung/support dengan database MySQL”.

Keunggulan MySQL

Menurut Watung, dkk (2014:2), “MySQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain:

1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris.Amiga dan masih banyak lagi.

2. Open Source. MySQL didistribusikan secara Open Source, dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara Cuma-Cuma.

3. Mulitiuser. MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.

4. Performance tuning. MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani querysederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.

5. Jenis Kolom. MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti signed or unsigned, float double char, text, date,timestampdan lain-lain.

6. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam perintah (query).

7. Keamanan. MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask,namahost, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.

8. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar, dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indekspada tiap tabelnya.

9. Konektivitas. MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan protokol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).

10. Lokalisasi. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada klien dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski pun demikian, bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya.

11. Antar Muka. MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface)

12. Klien dan Peralatan.MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan (tool) yang dapat digunakan untuk administrasi basis data dan pada setiap peralatan yang ada disertakan petunjuk online.

13. Struktur tabel. MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksible dalam menangani ALTER TABELE, dibandingkan basis data lainya semacam PostgreSQL ataupun Oracle.

Konsep Dasar Dreamweaver

Definisi Dreamweaver

Menurut Sambanthan (2012:190), “Dreamweaver is a tool that has been created with the Web developer in mind. One such feature is the Layout View that enables the user to create tables visually”.

Menurut Wahana Komputer (2013:2), “Adobe Dreamweaveradalah aplikasi desain dan pengembangan web yang menyediakan editor WYSIWYG (what you see is what you get) visual (lebih dikenal sebagai design view) dan code completion dan code collapsing”.

Berdasarkan kedua definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa Dreamweaver adalah suatu aplikasi yang digunakan dalam membangun atau membuat sebuah web secara visual.

Konsep Dasar SDLC (System Development Life Cycel)

Definisi SDLC

Menurut Baswananda (2014:4), “Metode SDLC (System Development Life Cycel)adalah tahapan-tahapan pengembangan sistem informasi yang pertama kali dikembangkan yang dilakukan oleh analisis sistem dan programmer untuk membangun sebuah sistem informasi”.

Langkah-Langkah Metode SDLC

Metode SDLC ini sering dinamakan sebagai proses pemecahan masalah, yang langkah-langkahnya adalah: (Baswananda, 2014:5)

1. Analisa Tahap mempelajari sistem informasi yang sedang berjalan sangat berguna untuk mengetahui sebab dan akibat yang ditimbulkan oleh masalah, sehingga akan menghasilkan pelaporan yang mengungkapkan adanya permasalahan.

2. Perancangan Memahami bagaimana menterjemahkan keinginan pemakai sistem informasi tersebut, untuk memulai merancang suatu sistem informasi tersebut sedalam bahasa komputer, untuk memulai merancang suatu sistem informasi baru yang meliputi: input, file-filedatabase dan output, bahasa yang digunakan, metode dan prosedur serta pengendalian.

3. Penerapan, Hasil penyusunan sistem informasi adalah sebuah software computer yang digunakan bagi kebutuhan user untuk dioperasi.

4. Pemeliharaan. Pemeliharaan yang dilakukan analisis adalah dengan melakukan perbaikan dan perbaikan dan pemeliharaan pada kesatuan atau kegagalan yang timbul dalam penggunaan sistem informasi.

Konsep Dasar Analisa PIECES

Definisi Analisa PIECES

Menurut Taufiq (2013:154), Analisa Pieces merupakan analisa yang melihat sistem dari Performance, Information, Economic, Control, Efficiency dan Service. Istilah PIECES yang setiap hurufnya bisa di terjemahkan menjadi berikut:

P: Kebutuhan Mengkoreksi atau memperbaiki performance/performa

I: Kebutuhan Mengkoreksi atau memperbaiki Information/informasi (dan data).

E: Kebutuhan Mengkoreksi atau memperbaiki Economic/ekonomi, mengendalikan biaya dan meningkatkan keuntungan.

C: Kebutuhan Mengkoreksi atau memperbaiki Control atau keamanan.

E: Kebutuhan Mengkoreksi atau memperbaikiEfficiency/efisien orang dan proses.

S: Kebutuhan Mengkoreksi atau memperbaiki Services/layanan ke pelanggan, pemasok, rekan kerja, karyawan dan lain-lain

Konsep Dasar Prototype

Definisi Prototype

Menurut Mubarok, dkk (2015:116), “Prototypemerupakan salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang banyak digunakan. Dengan metode prototyping ini pengembang dan pelanggan dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. Prototyping, dimulai dengan pengumpulan kebutuhan pelanggan terhadap perangkat lunak yang akan dibuat, mendefinisikan objektif keseluruhan dari software, mengidentifikasikan segala kebutuhan, kemudian dilakukan “perancangan kilat” yang difokuskan pada penyajian aspek yang diperlukan agar pelanggan lebih terbayang dengan apa yang sebenarnya diinginkan.

Konsep Dasar Pengujian Sistem

Tahapan Pengujian Sistem

Menurut Nidhra dan Dondeti (2012:29), tahapan pengujian sistem adalah:

1. Unit Testing is a code based testing which is performed by developers, this testing is mainly done to test each and individual units separately. This unit testing can be done for small units of code or generally no larger than a class.

2. Integration Testing validates that two or more units or other integrations work together properly, and inclines to focus on the interfaces specified in low-level desain.

3. System Testing reveals that the system works and-to and in a production-like location to provide the business functions specified in the high-level design.

4. Acceptance Testing is conducted by business owners, the purpose of acceptance testing is to test whether the system does in fact, meet their business requirements.

5. Regression Testing is the testing of software after changes has been made; this testing is done to make sure that the reliability of each software release, testing after changes has been made to ensure that changes did not introduce any new errors into the system.

6. Alpha Testing, usually in the existence of the developer at the developer’s site will be done.

7. Beta Testing is done at the customer’s site with no developer in site.

8. Functional Testing is done for a finished application; this testing is to verify that it provides all of the behavior’s required of it.

Jenis-Jenis Testing

1. White Box Testing

Menurut Tjandra dan Pickerling dalam Seminar Nasional (2015:369), “White-Box Testing atau sering disebut clear-boxtesting, software tester dapat mengakses source code software dan menguji atau memeriksanya sebagai petunjuk untuk membantu pengujian yang sedang dillakukan. Dengan demikian penguji dapat menentukan bahwa beberapa dari kode software tersebut kemungkinan besar gagal, sehingga dapat menyesuaikan dengan pengujian yang dilakukan berdasarkan informasi tersebut”.

2. Black Box Testing

Menurut Saefullah, dkk(2015:64), “Black Box Testing adalah tipe testing yang memperlakukan Perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internetnya. Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknya sebuah “kotak hitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenai proses testing dibagian luar”.

Konsep Dasar Elisitasi

Definisi Elisitasi

Menurut Bactiar dan Atikah (2015:74), “Elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi”.

Tahap-Tahap Elisitasi

1. Elisitasi Tahap I

Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

2. Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasikan dan elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.

1. “M” pada MDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

2. “D” pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirementtersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirementtersebut digunakan dalam pembuatan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

3. “I” pada MDI itu artinya inessential. Maksudnya bahwa requirementtersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

3. Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirementyang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirementyang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

1. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirementtersebut dalam sistem yang diusulkan.

2. O artinya Operational,maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirementtersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

3. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirementtersebut didalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:

1. High (H) :Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal, sehingga requirementtersebut harus dieliminasi.

2. Middle (M) :Mampu untuk dikerjakan.

3. Low (L) :Mudah untuk dikerjakan.

4. Final Draft Elisitasi

Merupakan Hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Literature Review

Konsep Dasar Literature Review

Definisi Literature Review

Menurut Deviachrista (2013:1), “Literature Reviewadalah uraian tentang teori, temuan dan bahan penelitian lainnya yang diperoleh dari bahan acuan untuk dijadikan landasan kegiatan penelitian untuk menyusun kerangka pemikiran yang jelas dari perumusan masalah yang ingin diteliti”.

Manfaat Literature Review

Menurut Maulani, dkk (2016:231), “Manfaat dari Studi Pustaka (Literature Review) diantaranya untuk mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps), menghindari pembuatan ulang (reinventing the wheel), mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan, meneruskan penelitian sebelumnya, serta mengetahui orang lain yang spesialisasi dan area penelitiannya sama di bidang ini”.

Study Pustaka (Literature Review)

Literature Review berisi ulasan, rangkuman, dan pemikiran peneliti tentang beberapa sumber pustaka (dapat berupa artiket, buku, informasi, internet dan lain-lain) tentang topik yang dibahas. Adapun Literature Reviewsebagai landasan dalam mendukung penelitian tentang “Sistem Informasi Pelacakan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang” sebagai berikut:

1. Penelitian yang dilakukan oleh Kurniawan, dkk (2012) “Rancang Bangun Perangkat Lunak Untuk Workflow Pengelolaan Surat Menyurat Dinas Bagian Surat Masuk Di Kabupaten Buton Utara”. Tujuan utama penelitian ini adalah pembuatan sistem surat menyurat dengan menggunakan teknologi SMS Gateway. Perangkat lunak ini dirancang dengan metode pengembangan UPM (Unified Process Model). Model penelitian pada tugas akhir ini dimulai dengan pengumpulan data-data pendukung, identifikasi masalah, analisa kebutuhan yang menghasilkan dokumen spesiifikasi kebutuhan perangkat lunak (SKPL), membuat desain sistem dengan standar Unified Modelling Language (UML) yang menghasilkan dokumen deskripsi perancangan perangkat lunak (DPPL), dan dilanjutkan dengan fase pembangunan prototype perangkat lunak. Hasil dari pengerjaan tugas akhir ini adalah rancangan dan perangkat lunak untuk pengelolaan surat menyurat dinas bagian surat masuk di pemerintah kabupaten Buton Utara dengan teknologi SMS Gateway sebagai dukungan terhadap proses pemeriksaan surat.

2. Penelitian yang dilakukan oleh Anggara , dkk (2016) “Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Pengadilan Tinggi Surabaya”. Tujuan utama penelitian ini adalah pembuatan sistem terkomputerisasi. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut perlu dilakukan aplikasi surat penangana surat masuk dan keluar di pengadilan tinggi surabaya. Tahapan pembuatan aplikasi di mulai dengan komunikasi, perencanaan, permodelan, konstruksi, dan operasi. Setelah diuji, pengelolaan aplikasi surat masuk dan keluar bisa menangani proses rekaman surat masuk, menangani disposisi surat masuk menangani proses pembuatan sejumlah surat keluar serta pencatatan surat keluar anda sehingga bisa menghasilkan dta surat masuk, disposisi data, surat keluar data, dan beberapa laporan termasuk pengarsipan laporan, disposisi pernyataan, laporan pelacakan disposisi, dan laporan surat keluar.

3. Penelitian yang dilakukan oleh Anggraeni dan Iriani (2016) “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Pringkuku”. Tujuan dalam penelitian ini adalah menghasilkan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada kantor Kecamatan Pringkuku. Untuk metode penelitian yang digunakan yaitu: pengumpulan data, analisis sistem, perancangan sistem dan implementasi sistem. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mempermudah sistem kearsipan yang berjalan di sana dan meminimalisasi kesulitan pencarian berkas.

4. Penelitian yang dilakukan oleh Syafriadi (2015) “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Pada Universitas Cokroaminoto Palopo”.Tujuan utama penelitian ini adalah merancang pengelolaan surat. Sistem kerja dari pengelolaan surat ini akan dikelola di dalam sebuah website lokal yang di akses menggunakan jaringan intranet dengan sebagai sistem keamanan protokol jaringan. Perancangan sistem ini memiliki komponen seperti klasifikasi surat, data surat masuk, data surat keluar dan agenda sistem pengarsipan, sistem ini membuat solusi lebih cepat dan proses persuratan dan pengarsipan yang dilakukan secara manual.

5. Penelitian yang dilakukan oleh Masykur dan Atmaja (2015) “Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web”. Tujuan utama penelitian ini adalah merancang sebuah aplikasi pengelolaan arsip. Pengelolaan memanfaatkan bahasa pemrograman PHP dan databaseMySQL tersebut tidak lagi berupa hardcopy atau lembaran kertas namun sudah berupa file hasil dari pemindai atau scan dari surat yang asli. Arsip hasil scen akan disimpan dengan kode-kode tertentu untuk memudahkan dalam pencarian sehingga arsip yang masuk sudah beberapa tahun yang lalu tidak rusak dan mudah dicari.

6. Penelitian yang dilakukan oleh Syaban dan Bunyamin (2015) “Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Di Dinas Sosial Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kabupaten Garut Menggunakan Framework Php”.Tujuan dari pengembangan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini adalah untuk menyediakan sistem pengelolaan surat berbasis komputer yang terdiri dari proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta pembuatan laporan pengelolaan surat secara lebih efisien dan efektif. Metode penelitian dilakukan dengan dua metode yakni, metode pengumpulan data dan pengembangan sistem. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan yaitu melalui teknik wawancara, observasi dan penelitian kepustakaan. Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu USDP (Unifed Software Development Process) karena USDP merupakan salah satu kerangka kerja pengembangan perangkat lunak berorientasi objek. UML (Unifed Modelling Language) digunakan sebagai alat bantu utama dalam analisa dan perancangan perangkat lunak yang dikembangkan.

7. Penelitian yang dilakukan oleh Muludi, dkk (2015) “Pengembangan Sistem Pengarsipan Surat Di Bidang Sumber Daya Manusia Dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) Pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung”. Tujuan penelitian ini adalah membuat sebuah sistem untuk dokumentasi surat yang memiliki fitur keamanan seperti login, dan enkripsi dan dekripsi yang baik menggunakan algoritma Twofish. Penelitian ini menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0 bahasa dikombinasikan dengan database MySQL dan Crystal Report. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah Waterfall. Hasil pengujian Black Box menunjukkan bahwa sistem arsip surat telah berhasil dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

8. Penelitian yang dilakukan Aji, dkk (2014) “Rancang Bangun Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Web (Studi Kasus Kementerian Pekerjaan Umum)”. Tujuan informasi sistem surat disposisi. Sistem ini terdiri dari sistem informasi berbasis web yang bisa diakses online ini sistem memiliki user-friendly dengan berbagai peran, masing-masing peran memiliki otoritas yang berbeda. Peran pimpinan memiliki wewenang untuk membuat disposisi, peran sekretaris memiliki wewenang untuk masuk surat masuk, unit peran memiliki wewenang untuk menunjukan staf untuk menindaklanjuti disposisi sementara dan peran staf memiliki wewenang untuk menerima disposisi untuk dilaksanakan. Sistem informasi surat disposisi terbukti dapat digunakan untuk membantu menyederhanakan pengelolaan surat menteri pekerjaan umum. Sistem meningkatkan keamanan karena hanya bisa diakses oleh pengguna yang telah terdaftar itu dibolehkan online mengakses lebih mudah dalam pencatatan surat masuk lebih cepat untuk mencari sepucuk surat, suratnya bisa diarsipkan secara digital ke dalam database dan berikan surat disposisi bahkan saat pemimpinnya tidak ada di kantor.

Maka, dari kedelapan penelitian tersebut dapat disimpilkan bahwa penelitian ini dengan judul “Sistem Informasi Pelacakan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang”.Berhubungan erat dengan referensi penelitian sebelumnya namun berbeda dalam hal objek penelitian dan penggunaan metodenya, maka peneliti ini dikembangkan.

BAB III

PEMBAHASAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang

Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang berdiri pada tahun 2000, berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 14 Tahun 1995 tentang perluasan dan Pembangunan Wilayah di Kabupaten/Kota, Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah (Otonomi Daerah) yang telah diubah dengan UU Nomor 32 Tahun 2004, serta dikukuhkan dengan:

1. Surat Keputusan Bupati Tangerang Nomor 32 Tahun 2000 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang Mengalami perubahan dengan Keputusan Bupati Tangerang Nomor 34 Tahun 2004;

2. Struktur Organisasi Perangkat Daerah pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang diatur dengan PERDA Nomor 11 Tahun 2000. Mengalami perubahan dengan PERDA Nomor 16 Tahun 2004;

3. Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang Nomor: 02 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Tangerang (SOTK);

4. Peraturan Bupati Tangerang Nomor: 14 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Laksana pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang;

5. Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang Nomor: 08 Tahun 2010 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Tangerang;

6. Peraturan Bupati Tangerang Nomor: 37 Tahun 2010 tentang Tugas Pokok Fungsi dan Tata Laksana pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang.

Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang terbentuk dari hasil penggabungan (Margin)dari beberapa instansi, antara lain Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas), Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Dinas P dan K), dan sebagian dari Departemen Penerangan (Deppen).

Nama satuan organisasi mengalami perubahan sebanyak 6 (enam) kali; sampai dengan akhir tahun 1997 bernama Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (Depdikbud), pada awal tahun 1998 sampai dengan pertengahan tahun 2000 diganti menjadi Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas), pada akhir tahun 2000 bernama DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN TANGERANG sesuai dengan PERDA Nomor 11 Tahun 2000 serta pada awal tahun 2004 menjadi DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN TANGERANG. Pada Tahun 2008 dengan PERDA Nomor 02 Tahun 2008 menjadi DINAS PENDIDIKAN.

Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang sebelum dan sesudah Otonomi Daerah sudah beberapa kali mengalami perubahan kepemimpinan, antara lain:

1. Tahun 1997 sampai dengan Oktober 2002 dipimpin oleh Drs. H. MUHYI SYARIFUDIN, MM;

2. Oktober 2002 sampai dengan Agustus 2003 dipimpin oleh Dra. HJ. NANI RISJANI, MM;

3. September 2003 sampai dengan Maret 2004 dipimpin oleh Drs. H. MAS IMAN KUSNANDAR, SH;

4. April 2004 hingga Juli 2007 kembali dipimpin oleh Drs. H. MUHYI SYARIFUDIN, MM;

5. Agustus 2007 hingga Juli 2010 dipimpin oleh H. ACHMAD SUWANDHI, SH;

6. Juli 2010 hingga November 2011 kembali dipimpin oleh Drs. H. MAS IMAM KUSNANDAR, SH;

7. November 2011 hingga Maret 2012 dipimpin oleh Drs. H. BAMBANG MARDISENTOSA, MM;

8. Maret 2012 hingga April 2013 Dinas Pendidikan dipimpin oleh Drs. H. M. ARSYAD HUSSEIN, MM;

9. April 2013 hingga Maret 2016 ini Dinas Pendidikan dipimpin oleh Drs. H. ZAENUDIN, MM, M.Pd;

10. Maret 2016 hingga saat ini Dinas Pendidikan dipimpin oleh Drs. H. TETENG JUMARA, MM.

Visi dan Misi Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang

Visi

Terwujudnya Ketersediaan, Keterjangkauan, Kesetaraan, dan Kualitas Layanan Pendidikan untuk Membentuk Masyarakat Kabupaten Tangerang yang Religius.

Misi

1. Meningkatkan ketersediaan layanan pendidikan bagi masyarakat Kabupaten Tangerang.

2. Meningkatkan keterjangkauan dan kesetaraan layanan pendidikan yang bermutu bagi semua lapisan masyarakat tanpa melihat latar belakang ekonomi, status sosial, gender dan kondisi geografis.

3. Meningkatkan kualitas sistem tatakelola dan relevansi layanan pendidikan yang mampu mewujudkan lulusan yang cerdas, berakhlak mulia menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi serta memiliki daya saing yang tinggi, memiliki relevansi dengan kebutuhan masyarakat dan kebutuhan dunia usaha/industri.

4. Meningkatkan profesionalisme, kesejahteraan dan perlindungan pendidik dan tenaga kependidikan, dan tenaga struktural lainnya.

5. Mengembangkan kurikulum dan sistem evaluasi.

6. Mengembangkan potensi, bakat, minat dan meningkatkan prestasi siswa.

7. Meningkatkan fungsi satuan pendidikan dalam peningkatan kualitas pengamalan nilai-nilai agama dalam kehidupan sehari-hari.

8. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pengelolaan dan penyelenggaraan pendidikan.

Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang

Sebuah Organisasi perusahaan harus mempunyai suatu struktur organisasi yang mempunyai peranan penting dalam mendukung pengkoordinasian dan penyatuan usaha, untuk menunjukkan kerangka-kerangka hubungan diantara fungsi, bagian-bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab.Disamping itu, organisasi perusahaan menggambarkan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu organisasi.

Struktur organisasi merupakan tempat semua kegiatan administrasi dan manajemen yang dijalankan dengan mengadakan pembagian pekerjaan, sehingga memungkinkan diantara pegawai untuk bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama. Untuk mempermudah pengontrolan kerja serta mempertegas konsekuensi kerja dari setiap pegawai, maka dibentuklah suatu wadah yang dapat membantu kepentingan-kepentingan, disamping itu, juga dapat memberikan bantuan dalam hubungan kerja.

Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang ditunjukkan pada gambar 3.2:af

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan

Sumber: Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang, 2016

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Kepala Dinas

Dinas mempunyai tugas membantu Bupati merumuskan kebijakan, mengkoordinasikan, membina dan mengendalikan urusan pemerintahan bidang pendidikan yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang diberikan kepada Pemerintah Daerah.

Kepala Dinas mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merumuskan program kerja Dinas Pendidikan;

2. Mengkoordinasikan dengan instansi/lembaga lain terkait dibidang pendidikan;

3. Membina pegawai dilingkungan Dinas untuk meningkatkan kinerja pegawai;

4. Mengarahkan, membimbing, menyupervisi, mengawasi, memantau dan mengendalikan penyelenggara, satuan, jalur, jenjang, dan jenis pendidikan;

5. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang Pendidikan;

6. Mengevaluasi penyelenggaraan urusan pemerintahaan dan pelayanan umum di bidang Pendidikan; dan

7. Melaporkan pelaksanaan program kerja dan penggunaan anggaran di bidang Pendidikan kepada Bupati Tangerang melalui Sekretaris Daerah.

2. Sekretariat

Sekretariat berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi, melaksanakan pembinaan dan pengendalian Bidang Kesekretariatan meliputi Perencanaan, Keuangan, Umum dan Kepegawaian.

Dalam melaksanakan tugas pokok, sekretaris Dinas mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan perumusan kebijakan yang terkait dengan perencanaan, keuangan, umum dan kepegawaian;

2. Membagi tugas program kegiatan yang terkait dengan perencanaan, keuangan, umum dan kepegawaian;

3. Memberi petunjuk program kegiatan yang terkait dengan perencanaan, keuangan, umum dan kepegawaian;

4. Mengatur program kegiatan yang terkait dengan perencanaan, keuangan, umum dan kepegawaian;

5. Mengevaluasi kegiatan program yang terkait dengan perencanaan, keuangan, umum dan kepegawaian;

6. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya;

7. Melaksanakan penerbitan dan pencabutan ijin penyelenggaraan pendidikan;

8. Melaksanakan pengelolaan administrasi dan penatausahaan keuangan;

9. Melaksanakan koordinasi dengan instansi/lembaga lain terkait kesekretariatan;

10. Mengevaluasi pelaksanaan kinerja dan tugas bawahan dilingkungan kesekretariatan;

11. Melaporkan pelaksanaan tugas sesuai dengan rencana kegiatan;

3. Sub Bagian Perencanaan

Kepala Sub Bagian Perencanaan mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan perencanaan dan keuangan;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan perencanaan dan penyusunan Renstra berdasarkan RPJMD, Indikator Kinerja, Utama, RKPD, Rencana Kerja (RKA/DPA, RRKA/DPPA), Fasilitasi Perencanaan, E-Reporting, Review penyerapan anggaran, Perjanjian Kinerja, Monitoring dan Evaluasi, Laporan Kinerja Instansi Pemerintah dan Data Pembangunan SKPD;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan perencanaan dan penyusunan Renstra berdasarkan RPJMD, Indikator Kinerja Utama, RKPD, Rencana Kerja (RKA/DPA, RRKA/DPPA), Fasilitasi Perencanaan, E-Reporting, Review penyerapan anggaran, Perjanjian Kinerja, Monitoring dan Evaluasi, Laporan Kinerja Instansi Pemerintah dan Data Pembangunan SKPD;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan yang terkait perencanaan;

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan perencanaan dan penyusunan Renstra berdasarkan RPJMD, Indikator Kinerja Umum, RKPD, Rencana Kerja (RKA/DPA, RRKA/DPPA),Fasilitasi Perencanaan,E-Reporting, Review penyerapan anggaran, Perjanjian Kinerja, Monitoring dan Evaluasi, Laporan Kinerja Instansi Pemerintah dan Data Pembangunan SKPD;

6. Merencanakan dan melaksanakan pembangunan e-governance;

7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya.

8. Menyusun bahan penerbitan izin pendirian, penataan, dan penutupan sekolah;

9. Melaksanakan penyusunan usulan, perbaikan dan perubahan Anggaran kegiatan Dinas;

10. Melaksanakan koordinasi dengan instansi/lembaga lain terkait perencanaan penganggaran dinas;

4. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Kepala Sub Bagian Umun dan Kepegawaian mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan Umum dan Kepegawaian, merencanakan pengumpulan, pengolahan, penganalisaan data administrasi kepegawaian, keorganisasian dan tata laksana Dinas;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan Umum meliputi surat menyurat, penggandaan, pengiriman, pengarsipan, tata naskah dinas, inventarisasi aset dan persediaan, pengadaan, pendistribusian, perjalanan dinas dan pemeliharaan barang-barang inventaris dinas, stock opname, dan pengadaan barang dan jasa;

3. Membimbing pelaksanaan kegiatan kepegawaian meliputi: Mutasi, Kenaikan Pangkat, Kenaikan Jenjang Jabatan bagi Jabatan Fungsional Tertentu, Kenaikan Gaji Berkala, Data Pegawai, DUPAK, PAK, SKP, DUK, Bezetting Pegawai, Kesejahteraan Pegawai, Pembinaan Disiplin Pegawai, Pendidikan dan Pelatihan Pegawai dan Pensiun Pegawai;

4. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan umum meliputi surat menyurat, penggandaan, pengiriman, pengarsipan, tata naskah dinas, inventarisasi aset dan persediaan, pengadaan, pendistribusian, perjalanan dinas dan pemeliharaan barang-barang inventaris dinas, stock opname, dan pengadaan barang dan jasa;

5. Membagi Tugas pelaksanaan kegiatan kepegawaian meliputi: Mutasi, Kenaikan Pangkat, Kenaikan Jenjang Jabatan bagi Jabatan Fungsional Tertentu, Kenaikan Gaji Berkala, Data Pegawai, DUPAK, PAK, SKP, DUK, Bezetting Pegawai, Kesejahteraan Pegawai, Pembinaan Disiplin Pegawai, Pendidikan dan Pelatihan Pegawai dan Pensiun Pegawai;

6. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

7. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

8. Melaksanakan fasilitas Pengelola Informasi Dan Dokumen (PID)

9. Melaksanakan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait dengan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

10. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya.

5. Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan Keuangan Dinas;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan administrasi keuangan yang meliputi: Pengajuan Surat Membayar Uang Persediaan, Ganti Uang, Tambahan Uang, LS Bendahara, LS Pihak Ketiga Dan Ganti Uang Nihil, Pencairan, Pencatatan, Pembukuan setra Pelaporan Pertangung Jawaban Anggaran Dinas;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan administrasi keuangan yang meliputi: Pengajuan Surat Membayar Uang Persediaan, Ganti Uang, Tambahan Uang, LS Bendahara, LS Pihak Ketiga dan Ganti Uang Nihil, Pencairan, Pencatatan, Pembukuan setra Pelaporan Pertangung Jawaban Anggaran Dinas;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan yang terkait keuangan:

5. Membuat Laporan Neraca, Laporan Realisasi Anggaran (LRA), Laporan Operasional (LO), Laporan Perubahan Ekuitas (LPE), Catatan Atas Laporan Keuangan (CALK) dan Cash Opname;

6. Melaksanakan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait dengan kegiatan Sub Bagian Keuangan

7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya.

6. Bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat

Bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan pengendalian bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat yang meliputi Pendidikan Anak Usia Dini, Pendidikan Keaksaraan dan Kesetaraan dan Pendidikan Keluarga, Kursus, dan Kelembagaan.

Kepala bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan perumusan kebijakan yang terkait dengan program bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat yang meliputi Pendidikan Anak Usia Dini, Pendidikan Keaksaraan dan Kesetaraan dan Pendidikan Keluarga, Kursus, dan Kelembagaan;

2. Membagi tugas program Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;

3. Memberi petunjuk program bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;

4. Mengatur program bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;

5. Mengevaluasi kegiatan program bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat; dan

6. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;

7. Menyusun standar, nomor, pedoman, kriteria, dan prosedur bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;

8. Mengoordinasikan pelaksanaan bimbingan teknis dan evaluasi di bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;

9. Melaksanakan pemberdayaan peran serta masyarakat di bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;

10. Melaporkan kegiatan pengelolaan dan penyelenggaraan Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;

7. Seksi Pendidikan Anak Usia Dini

Kepala Seksi Pendidikan Anak Usia Dini mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan Pendidikan Anak Usia Dini sesuai dengan rencana kerja Dinas;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan pada seksi Pendidikan Anak Usia Dini;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan Pendidikan Anak Usia Dini;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Pendidikan Anak Usia Dini;

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Pendidikan Anak Usia Dini; dan

6. Menyebarluaskan pedoman pelaksanaan kurikulum Nasional dan muatan lokal Pendidikan Anak Usia Dini dan Taman Kanak-Kanak;

7. Melaksanakan pengawasan dan mengevaluasi pelaksanaan kurikulum nasional dan muatan lokal Pendidikan Anak Usia Dini dan Taman Kanak-Kanak;

8. Menyebarluaskan pedoman teknis pelaksanaan sistem evaluasi belajar siswa Pendidikan Anak Usia Dini dan Taman Kanak-Kanak;

9. Melaksanakan penilaian standarisasi hasil belajar siswa Pendidikan Anak Usia Dini dan Taman Kanak-Kanak pada setiap akhir semester dan pada akhir tahun pelajaran;

10. Melaksanakan pemberdayaan pengelolaan Pendidikan Anak Usia Dini dan Taman Kanak-Kanak;

11. Mengusulkan izin pendirian dan penutupan pada lembaga Pendidikan Anak Usia Dini dan Taman Kanak-Kanak bersama tim;

12. Melaksanakan pendataan dan menetapkan pedoman penerimaan peserta didik serta menyusun rencana kegiatan pada lembaga Pendidikan Anak Usia Dini dan Taman Kanak-Kanak;

13. Membina dan mengembangkan bidang pendidikan olah raga, seni, dan budaya pada Pendidikan Anak Usia Dini dan Taman Kanak-Kanak;

8. Seksi Pendidikan Keaksaraan Dan Kesetaraan

Kepala Seksi Pendidikan Keaksaraan Dan Kesetaraan mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan Keaksaraan dan Kesetaraan;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan Seksi Pendidikan Keaksaraan Dan Kesetaraan;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan Seksi Pendidikan Keaksaraan Dan Kesetaraan;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Seksi Pendidikan Keaksaraan Dan Kesetaraan;

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Seksi Pendidikan Keaksaraan Dan Kesetaraan; dan

6. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan pendidikan non formal dan ujian nasional Paket A, Paket B, Paket C;

7. Memberikan layanan izin operasional penyelenggaraan pendidikan non formal Paket A, Paket B, Paket C;

8. Melaksanakan dan memfasilitasi lomba pamong belajar, tutor dan jambore pendidikan luar sekolah;

9. Melakukan pembinaan pengelolaan pengajaran melalui Kelompok Kerja pamong belajar dan tutor;

10. Melaksanakan koordinasi dan fasilitasi penyaluran bantuan/subsidi pendidikan masyarakat dari pemerintah dan pihak lainnya;

9. Seksi Pendidikan Keluarga, Kursus Dan Kelembagaan

Kepala Seksi Pendidikan Keluarga, Kursus Dan Kelembagaan mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan Pendidikan Keluarga, Kursus Dan Kelembagaan;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan Pendidikan Keluarga, Kursus Dan Kelembagaan;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan Pendidikan Keluarga, Kursus Dan Kelembagaan;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Pendidikan Keluarga, Kursus Dan Kelembagaan;

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Pendidikan Keluarga, Kursus Dan Kelembagaan; dan

6. Memfasilitasikan perizinan Kursus dan Kelembagaan;

7. Membantu pelaksanaan akreditasi pada lembaga Kursus;

8. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya.

10. Bidang Pendidikan Sekolah Dasar

Kepala Bidang Pendidikan Sekolah Dasar mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan perumusan kebijakan program Bidang Pendidikan Sekolah Dasar;

2. Membagi tugas program bidang Pendidikan Sekolah Dasar;

3. Memberi petunjuk program bidang Pendidikan Sekolah Dasar;

4. Mengatur program bidang Pendidikan Sekolah Dasar;

5. Mengevaluasi kegiatan program bidang Pendidikan Sekolah Dasar;

6. Menetapkan kebijakan dan standar operasional pendidikan sekolah dasar, sesuai dengan perencanaan strategis tingkat provinsi dan nasional;

7. Mengelola penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum bidang kurikulum, kesiswaan, Sarana dan Prasarana Pendidikan Sekolah Dasar;

8. Mengoordinasikan dan supervisi pengembangan kurikulum, dan kesiswaan tingkat satuan pendidikan Sekolah Dasar.

11. Seksi Kurikulum Sekolah Dasar

Kepala Seksi Kurikulum Sekolah Dasar mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan dan program kerja Seksi Kurikulum Sekolah Dasar;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan Seksi Kurikulum Sekolah Dasar;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan Seksi Kurikulum Sekolah Dasar;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Seksi Kurikulum Sekolah Dasar;

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Seksi Kurikulum Sekolah Dasar;

6. Menyiapkan bahan penyusunan dan peraturan perundang-undangan urusan kurikulum Sekolah Dasar;

7. Mengkoordinasikan, memfasilitasikan, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan ujuan skala Nasional, kabupaten dan ulangan umum pada jenjang Sekolah Dasar;

8. Merencanakan pembiayaan penyelenggaraan ujian sekolah skala kabupaten pada jenjang Sekolah Dasar;

9. Mengumpulkan dan menyiapkan data dalam rangka akreditasi Sekolah Dasar.

12. Seksi Kesiswaan Sekolah Dasar

Kepala Seksi Kesiswaan Sekolah Dasar mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan dan program kerja Seksi Kesiswaan;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan Seksi Kesiswaan Sekolah Dasar;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan Seksi Kesiswaan Sekolah Dasar

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiataan Seksi Kesiswaan Sekolah Dasar;

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Seksi Kesiswaan Sekolah Dasar;

6. Merekomendasikan izin mutasi siswa satuan Sekolah Dasar;

7. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan ekstrakurikuler pada satuan pendidikan Sekolah Dasar;

8. Melaksanakan olimpiade olah raga seni siswa pada satuan pendidikan Sekolah Dasar;

9. Melaksanakan pembinaan kesiswaan dan penanggulangan kenakalan remaja di lingkungan satuan pendidikan Sekolah Dasar;

10. Melaksanakan monitoring penerimaan siswa baru (PSB) pada satuan pendidikan Sekolah Dasar;

11. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya.

13. Seksi Sarana Dan Prasarana Sekolah Dasar

Kepala Seksi Sarana Dan Prasarana Sekolah Dasar mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan dan program kerja Seksi Sarana Dan Prasarana Sekolah Dasar;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan Sarana Dan Prasarana Sekolah Dasar;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan Sarana Dan Prasarana Sekolah Dasar;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sarana Dan Prasarana Sekolah Dasar; dan

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Sarana Dan Prasarana Sekolah Dasar;

6. Menyusun bahan perumusan, koordinasi pelaksanaan kebijakan Sarana Dan Prasarana Sekolah Dasar;

7. Penyusunan bahan pembinaan Sarana Dan Prasarana Sekolah Dasar;

8. Penyusunan bahan pemantauan dan evaluasi Sarana Dan Prasarana Sekolah Dasar.

14. Bidang Pendidikan Sekolah Menengah Pertama

Kepala Bidang Pendidikan Sekolah Menengah Pertama mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan perumusan kebijakan program bidang Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

2. Membagi tugas program bidang Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

3. Memberi petunjuk program bidang Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

4. Mengatur program bidang Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

5. Mengevaluasi kegiatan bidang Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

6. Menetapkan kebijakan dan standar operasional Pendidikan Sekolah Menengah Pertama, sesuai dengan perencanaan strategis tingkat provinsi dan nasional;

7. Mengelola penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum bidang kurikulum, kesiswaan, Saran dan Prasarana Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

8. Mengelola, pembinaan dan pelaksanaan tugas bidang kurikulum, kesiswaan dan sarana prasarana Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

9. Mengelola penyediaan bantuan biaya penyelenggaraan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

10. Mengkoordinasikan dan supervisi pengembangan kurikulum,dan kesiswaan tingkat satuan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

11. Melaksanakan kegiatan perumusan pengadaan, pemeliharaan sarana dan prasarana Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

12. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya.

15. Seksi Kurikulum Pendidikan Sekolah Menengah Pertama

Kepala Seksi Kurikulum Pendidikan Sekolah Menengah Pertama mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan dan program kerja Seksi Kurikulum Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan seksi Kurikulum Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan seksi Kurikulum Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan seksi Kurikulum Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

5. Menyiapkan bahan penyusunan dan menelaah peraturan perundang-undangan urusan kurikulum Sekolah Menengah Pertama;

6. Mengkoordinasikan, memfasilitasikan, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan ujian skala Nasional, kabupaten dan ulangan umum pada jenjangSekolah Menengah Pertama;

7. Mengumpulkan dan menyiapkan data dalam rangka akreditasi Sekolah Menengah Pertama;

8. Menyiapkan dan pelaksanaan anggaran Seksi Kurikulum.

16. Seksi Kesiswaan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama

Kepala Seksi Kesiswaan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan dan program kerja Seksi Kesiswaan;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan Seksi Kesiswaan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan Seksi Kesiswaan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Seksi Kesiswaan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Seksi Kesiswaan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

6. Merekomendasikan izin mutasi siswa satuan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

7. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan ekstrakurikuler pada satuan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

8. Melaksanakan olimpiade olah raga seni siswa pada satuan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

9. Melaksanakan pembinaan kesiswaan dan penanggulangan kenakalan remaja di lingkungan satuan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

10. Melaksanakan monitoring penerimaan siswa baru (PSB) pada satuan Pendidikan Sekolah Menengah Pertama;

11. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya.

17. Seksi Sarana dan Prasarana Sekolah Menengah Pertama

Kepala Seksi Sarana dan Prasarana Sekolah Menengah Pertama mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan dan program kerja Seksi Sarana dan Prasarana Sekolah Menengah Pertama;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan Sarana dan Prasarana Sekolah Menengah Pertama;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan Sarana dan Prasarana Sekolah Menengah Pertama;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sarana dan Prasarana Sekolah Menengah Pertama;

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Sarana dan Prasarana Sekolah Menengah Pertama; dan

6. Penyusunan bahan perumusan, koordinasi pelaksanaan kebijakan Sarana dan Prasarana Sekolah Menengah Pertama;

7. Penyusunan bahan pembinaan sarana, dan prasarana Sekolah Menengah Pertama;

8. Penyusunan bahan pemantauan dan evaluasi sarana, dan prasarana Sekolah Menengah Pertama;

9. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya.

18. Bidang Guru dan Tenaga Kependidikan

Bidang Guru dan Tenaga Kependidikan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan pengendaliaan bidang Guru dan Tenaga Kependidikan meliputi Formasi, Rotasi, Mutasi, pembinaan Guru dan Tenaga Kependidikan, Pengembangan Karier Guru dan Tenaga Kependidikan.

Kepada Bidang Guru dan Tenaga Kependidikan mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Penyiapan rumusan kebijakan teknis dan perencanaan program kegiatan;

2. Penyiapan rencana dan program bidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

3. Penyiapan pengendalian bidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

4. Penyiapan Bimbingan bidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

5. Pengelolaan administrasi bidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

6. Pembinaan pegawai dilingkungan bidang Guru dan Tenaga Kependidikan untuk meningkatkan kinerja pegawai;

7. Melaksanakan penyusunan pelaporan kinerja Guru dan Tenaga Kependidikan;

8. Melaksanakan evaluasi kinerja bawahan dilingkungan bidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

9. Penyusunan bahan perumusan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan di bidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

10. Penyusunan bahan kebijakan di bidang guru dan tenaga kependidikan;

11. Penyusunan bahan rencana kebutuhan Guru dan Tenaga Kependidikan;

12. Penyusunan bahan pembinaan Guru dan Tenaga Kependidikan;

13. Penyusunan bahan rekomendasi pemindahan Guru dan Tenaga Kependidikan dalam kabupaten/kota;

14. Penyusunan bahan pemantauan dan evaluasi di bidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

15. Pelaporan di bidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

16. Melaksanakan pelaporan hasil program kegiatan.

17. Merencanakan perumusan kebijakan program bidang dibidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

18. Membagi tugas program bidang dibidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

19. Memberi petunjuk program bidang dibidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

20. Mengatur program bidang dibidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

21. Mengevaluasi kegiatan program bidang dibidang Guru dan Tenaga Kependidikan;

22. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dibidang Guru dan Tenaga Kependidikan Ketenagaan;

23. Melaksanaan perencanaan kebutuhan tenaga Guru dan Tenaga Kependidikan;

24. Mengusulkan penempatan, pemindahan dan pemberhentian tenaga Guru dan Tenaga Kependidikan;

25. Melaksanakan sertifikasi terhadap tenaga Guru dan Tenaga Kependidikan;

26. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan tenaga Guru dan Tenaga Kependidikan.

19. Seksi Formasi, Rotasi dan Mutasi

Kepala Seksi Formasi, Rotasi dan Mutasi mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan menyusun program kerja Kepala Seksi Formasi, Rotasi dan Mutasi;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan Seksi Formasi, Rotasi dan Mutasi;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan Seksi Formasi, Rotasi dan Mutasi;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Seksi Formasi, Rotasi dan Mutasi;

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Seksi Formasi, Rotasi dan Mutasi;

6. Menyusun rencana kebutuhan Guru dan Tenaga Kependidikan;

7. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan Guru dan Tenaga Kependidikan;

8. Merencanakan dan mengusulkan Rotasi dan Mutasi Guru dan Tenaga Kependidikan;

9. Merencanakan dan melaksanakan Program Pemerataan Guru;

10. Menyiapkan dan mengelola data Guru dan tenaga kependidikan;

11. Merencanakan dan melaksanakan monitoring dan evaluasi Guru dan tenaga kependidikan;

12. Melaksanakan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan;

13. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya.

20. Seksi Pembinaan Guru Dan Tenaga Kependidikan

Kepala Seksi Pembinaan Guru Dan Tenaga Kependidikan mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan dan penyusunan program kerja Seksi Pembinaan Guru Dan Tenaga Kependidikan;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan seksi Pembinaan Guru Dan Tenaga Kependidikan;

3. Membagi tugas pelaksanaan kegiatan seksi Pembinaan Guru Dan Tenaga Kependidikan;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan seksi Pembinaan Guru Dan Tenaga Kependidikan;

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan seksi Pembinaan Guru Dan Tenaga Kependidikan;

6. Merencanakan dan menyelenggarakan penilaian kinerja Kepala Sekolah Dan Pengawas Sekolah;

7. Menyelenggarakan pembinaan Guru Dan Tenaga Kependidikan;

8. Merencanakan dan menyelenggarakan penilaian kinerja Kepala Sekolah Dan Pengawas Sekolah;

9. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya.

21. Seksi Pengembangan Karier Guru dan Tenaga Kependidikan

Kepala Seksi Pengembangan Karier Guru dan Tenaga Kependidikan mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan kegiatan dan menyusun program kerja Seksi Pengembangan Karier Guru dan Tenaga Kependidikan;

2. Membimbing pelaksanaan kegiatan Pengembangan Karier Guru dan Tenaga Kependidikan;

3. Membagi tugas pelaksanakan kegiatan Pengembangan Karier Guru dan Tenaga Kependidikan;

4. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Pengembangan Karier Guru dan Tenaga Kependidikan;

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiataan Pengembangan Karier Guru dan Tenaga Kependidikan;

6. Merencanakan dan menyelenggarakan seleksi calon Kepada Sekolah dan calon Pengawas Sekolah serta penilik;

7. Merencanakan dan menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan teknis serta administratif tenaga kependidikan;

8. Menyelenggarakan pengembangan kompotensi profesi Guru dan Tenaga Kependidikan;

9. Menyusun rencana peningkatan mutu Guru dan Tenaga Kependidikan;

10. Menyiapkan dan mengelola data Pengembangan Karier Guru dan Tenaga Kependidikan;

11. Melaksanakan monitoring dan evaluasi Pengembangan Karier Guru dan Tenaga Kependidikan serta pelaporan kegiatan;

12. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya.

22. Unit Pelaksana Teknis (UPT)

1. Unit Pelaksana Teknis Satuan Pendidikan berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada kepala Dinas.

2. Unit Pelaksana Teknis Satuan Pendidikan dipimpin oleh seorang kepala Sekolah.

3. Ketentuan lebih lanjut mengenai pembentukan organisasi, tugas, fungsi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis Satuan Pendidikan diatur dengan Peraturan Bupati.

23. Kelompok Jabatan Fungsional

1. Kelompok Jabatan Fungsional dan pelaksanaan tugas pokok berpedoman kepada Peraturan dan Perundang-Undangan yang berlaku.

2. Kelompok Jabatan Fungsional dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada kepala Dinas.

3. Setiap jenis jabatan fungsional dikoordinr oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk diantara tenaga fungsional yang ada dilingkungan Badan/Dinas.

Analisa Batasan Sistem

Setiap sistem mempunyai batasan sistem (boundary) yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan diluar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

Melihat permasalahan yang ada pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang, maka peneliti membatasi permasalahan sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Berjalan

Adapun urutan prosedur dari sistem yang berjalan yaitu sebagai berikut:

Urutan prosedur proses surat masuk dan surat keluar yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang yaitu sebagai berikut:

1. Surat Masuk

1. Bagian umum menerima surat masuk

2. Bagian umum menyerahkan surat masuk kepada Kepala Dinas

3. Setelah surat di serahkan ke Kepala Dinas, surat di disposisi oleh Kepala Dinas

4. Setelah surat di disposisi Kepala Dinas mengembalikan surat kepada bagian umum

5. Bagian umum memberikan surat tersebut ke bidang sesuai disposisi yang di buat oleh Kepala Dinas

6. Setelah surat diberikan. Bagian umum mencatat di buku agenda

7. Bagian umum membuat laporan surat masuk untuk diberikan ke Kepala Dinas

8. Kepala Dinas menerima laporan surat masuk

2. Surat Keluar

1. Masing-masing bidang dan seksi membuat surat keluar sesuai kepentingannya

2. Surat keluar tersebut diserahkan kebagian umum, sebagai pelacakan surat untuk diberiakn kepada kepala bidang, kepala seksi dan sekretaris untuk memberikan paraf di surat keluar tersebut

3. Masing-masing kepala bidang memberikan paraf di surat keluar tersebut

4. Masing-masing kepala seksi memberikan paraf di surat keluar tersebut

5. Sekretaris memberikan paraf di surat keluar tersebut

6. Setelah surat di paraf oleh kepala seksi, kepala bidang dan sekretaris. Lalu Kepala Dinas menandatangani surat keluar tersebut

7. Setelah surat ditanda tangani oleh Kepala Dinas. Bagian umum melakukan penomoran surat keluar

8. Surat keluar yang ada parafnya di jadikan arsip di bagian umum

9. Bagian umum memberikan surat keluar tersebut ke bidang yang membuat surat

10. Setelah surat sudah di berikan ke bidang yang membuat. Bagian umum mencatat dibuku agenda

11. Bagian umum membuat laporan surat keluar untuk diberikan ke Kepala Dinas

12. Kepala Dinas menerima laporan surat keluar

Analisa Prosedur Sistem Yang Berjalan

Untuk menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm untuk menggambarkan Use Case Diagram, Activity Diagram, Dan Sequence Diagram.

Use Case Diagram Pelacakan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Yang Berjalan

Use Case Diagram merupakan deskripsi lengkap tentang interaksi yang terjadi antara para actor dengan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan. Sehingga bermanfaat untuk tahap analisis karena dengan menggunakan Use Case Diagram akan banyak sekali informasi yang didapatkan, selain itu juga bermanfaat untuk mencari dan menemukan kelas-kelas yang terlibat dalam aplikasi.

1. Use Case Diagram Pelacakan Surat Masuk Sistem Yang Berjalan

Berikut ini adalah Use Case Diagram Pelacakan Surat Masuk yang ditunjukkan pada gambar 3.3:


Gambar 3.3 Use Case Diagram Pelacakan Surat Masuk




Berdasarkan Gambar 3.3 Use Case Diagram Pelacakan Surat Masuk yang berjalan saat ini terdapat:

1. 1(satu) sistem yang mencakup seluruh kegiatan pelacakan surat masuk pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang.

2. 3 (tiga) actor yang dapat melakukan kegiatan di dalam sistem, diantaranya bagian umum, kepala dinas dan penerima surat.

3. 7 (tujuh) use case yang dilakukan oleh actor tersebut diantaranya menerima surat masuk, menyerahkan surat masuk, mencatat di surat disposisi, memberikan surat, mencatat dibuku agenda, membuat laporan surat masuk, menerima laporan.

2. Use Case Diagram Pelacakan Surat Keluar Sistem Yang Berjalan

Berikut ini adalah Use Case Diagram Pelacakan Surat Keluar yang ditunjukkan pada gambar 3.4:Kalimat paragraf


Gambar 3.4 Use Case Diagram Pelacakan Surat Keluar

Berdasarkan Gambar 3.4Use Case Diagram Pelacakan Surat Keluar yang berjalan saat ini terdapat:

1. 1 (satu) sistem yang mencakup seluruh kegiatan pelacakan surat Keluar pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang.

2. 6 (enam) actor yang dapat melakukan kegiatan di dalam sistem, diantaranya bagian bidang, bagian umum, kepala bidang, kepala seksi, sekretaris, kepala dinas.

3. 9 (sembilan) use case yang dapat melakukan kegiatan di dalam sistem, diantaranya membuat surat keluar, pelacakan surat, memberikan paraf, memberikan tanda tangan, melakukan penomoran surat, melakukan arsip surat, mencatat dibuku agenda, membuat laporan, menerima laporan.

Activity Diagram Pelacakan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Yang Berjalan

Activity Diagram lebih memfokuskan pada eksekusi dan alur system, diagram ini juga tidak hanya memodelkan software melainkan memodelkan model bisnis, serta menunjukkan aktifitas sistem dalam bentuk kumpulan aksi. Activity Diagram lebih mudah dipahami dan melalui Activity Diagram sistem dari suatu skenario yang berjalan dapat dilihat.

1. Activity Diagram Pelacakan Surat Masuk Sistem Yang Berjalan

Berikut ini adalah Activity Diagram Pelacakan Surat Masuk yang ditunjukkan pada gambar 3.5:


Gambar 3.5 Activity Diagram Pelacakan Surat Masuk

Berdasarkan Gambar 3.5 Activity Diagram Pelacakan Surat Masuk yang berjalan saat ini terdapat:

1. 1 (satu) initialnode, objek yang diawal.

2. 7 (tujuh) action, state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya menerima surat masuk, menyerahkan surat masuk, mencatat di surat disposisi, memberikan surat, mencatat dibuku agenda, membuat laporan surat masuk, menerima laporan.

3. 1 (satu) final state, objek yang diakhiri.

2. Activity Diagram Pelacakan Surat Keluar Sistem Yang Berjalan Berikut ini adalah Activity Diagram Pelacakan Surat Keluar yang ditunjukkan pada gambar 3.6:


Gambar 3.6 Activity Diagram Pelacakan Surat Keluar




Berdasarkan Gambar 3.6Activity DiagramPelacakan Surat Keluar yang berjalan saat ini terdapat:

1. 1 (satu) initialnode, objek yang diawal.

2. 11 (sebelas) action, state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya membuat surat keluar, pelacakan surat, memberikan paraf, memberikan paraf, memberikan paraf, memberikan tanda tangan, melakukan penomoran surat, melakukan arsip surat, mencatat dibuku agenda, membuat laporan, menerima laporan.

3. 1 (satu) final state, objek yang diakhiri.

Sequence Diagram Pelacakan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Yang Berjalan

1. Sequence Diagram Pelacakan Surat Masuk Sistem Yang Berjalan Berikut ini adalah Sequence Diagram Pelacakan Surat Masuk yang ditunjukkan pada gambar 3.7:


Gambar 3.7 Sequence Diagram Pelacakan Surat Masuk

Berdasarkan Gambar 3.7Sequence DiagramPelacakan Surat Masuk yang berjalan saat ini terdapat: Kalimat paragraf

1. 6 (enam) Lifeline, yaitu surat masuk, kartu disposisi, memberikan surat, agenda, laporan surat masuk, laporan.

2. 3 (tiga) actor yang melakukan kegiatan yaitu bagian umum, kepala dinas, penerima surat.

3. 7 (tujuh) message kegiatan yaitu menerima surat masuk, menyerahkan surat masuk, mencatat surat disposisi, memberikan surat, mencatat di buku agenda, membuat laporan surat masuk, menerima laporan.

2. Sequence Diagram Pelacakan Surat Keluar Sistem Yang Berjalan Berikut ini adalah Sequence Diagram Pelacakan Surat Keluar yang ditunjukkan pada gambar 3.8:


Gambar 3.8 Sequence Diagram Pelacakan Surat Keluar

Berdasarkan Gambar 3.8Sequence DiagramPelacakan Surat Keluar yang berjalan saat ini terdapat:

1. 8 (delapan) Lifeline yaitu surat keluar, pelantara, paraf, tanda tangan, penomoran surat, arsip, agenda, laporan.

2. 6 (enam) actor yang melakukan kegiatan yaitu bagian bidang, bagian umum, kepala bidang, kepala seksi, sekretaris, kepala dinas.

3. 11 (sebelas) message kegiatan yaitu membuat surat keluar, pelacakan surat, memberikan paraf, memberikan paraf, memberikan paraf, memberikan tanda tangan, melakukan penomoran surat, melakukan arsip surat, mencatat dibuku agenda, membuat laporan, menerima laporan.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa PIECES

Pada penelitian ini menggunakan metode analisa PIECES.Tahapan analisis terhadap suatu sistem atau aplikasi dilakukan sebelum tahapan perancangan dilakukan. Tujuan diterapkannya analisis terhadap suatu sistem adalah untuk mengetahui alasan mengapa sistem tersebut diperlukan, merumuskan kebutuhan-kebutuhan dari sistem tersebut untuk meredaksi sumber daya yang berlebih serta membantu merencanakan penjadwalan pembentukan sistem, meminimalisir distorsi-distorsi yang mungkin terdapat di dalam sistem tersebut sehingga fungsi yang terdapat di dalam sistem tersebut bekerja secara optimal.

1. Kehandalan (Performance)

Kehandalan suatu sistem merupakan variable pertama dari pieces dimana mempunyai peran penting untuk melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu sistem informasi dalam berproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan.

Tabel 3.1 Hasil Analisis Performance








2. Informasi (Information)

Informasi merupakan komoditas penting bagi end user.Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang ada. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena bila terlalu banyak informasi maka akan menimbulkan suatu masalah baru.

Tabel 3.2 Hasil Analisis Informasi





3. Ekonomi (Economy)

Sistem yang ada saat ini masih konvensional, dilihat dari segi ekonomisnya sistem yang ada saat ini masih mengeluarkan biaya yang tidak sedikit setiap akan melakukan pencatatan surat masuk, kartu disposisi dan surat keluar menggunakan kertas, sehingga sistem yang sedang berjalan saat ini masih kurang ekonomis.

Tabel 3.3 Hasil Analisis Ekonomi





4. Kontrol (Control)

Pengendalian dalam sistem sangat diperlukan, yaitu digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.

Tabel 3.4 Hasil Analisis Kontrol





5. Efisiensi (Effisiency)

Pengendalian dalam sistem sangat diperlukan, yaitu digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.

Tabel 3.5 Hasil Analisis Efisiensi


6. Layanan (Service)

Pelayanan yang diberikan sangat mendukung dalam peningkatan profit atau laba bagi perusahaan atau instansi pemerintahan.

Tabel 3.6 Hasil Analisis Layanan

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

Analisa Masukan

Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri. Data ini didapat ketika semua pegawai telah terdaftar.

Nama Masukan  : Surat masuk dan surat keluar

Fungsi : Sebagai bukti pelacakan surat masuk dan surat keluar

Sumber : Bagian umum

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada surat masuk dan surat keluar

Keterangan :Berisi daftar pelacakan surat masuk dan surat Keluar

Analisa Proses

Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek baik karena adanya data input .di dalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada. Ketika ada surat yang masuk, maka bagian umum menerima surat dan kemudian menyerahkan surat ke kepala dinas untuk di disposisi, setelah di disposisi surat kembali ke bagian umum. Bagian umum memberikan surat tersebut ke penerima surat sesuai yang ada di surat disposisi. Bagian umum mencatat di buku agenda dan membuat laporan. Ketika bidang atau seksi membuat surat keluar, Surat keluar tersebut diserahkan kebagian umum sebagai pelacakan surat,kepala bidang, kepala seksi, sekretaris masing-masing harus memberikan paraf. Setelah selesai di paraf surat tersebuat di berikan ke kepala dinas untuk di tanda tangani setelah itu surat diserahkan ke bagian umum untuk penomoran, surat yang ada parafnya dijadikan arsip. Setelah itu surat dikembalikan ke pembuat. Bagian umum mencatat dibuku agenda, bagian umum membuat laporan untuk diberikan ke kepala dinas.

Nama Proses : Pelacakan surat masuk dan surat keluar

Masukan : Form pelacakan surat masuk dan surat keluar

Keluaran : Laporan pelacakan surat masuk dan surat keluar

Ringkasan Proses : Proses ini menginput pelacakan surat masuk dan surat keluar dari surat disposisi

Analisa Keluaran

Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap meliputi:

1. Laporan pelacakan surat masuk

Berupa laporan pelacakan surat masuk yang dikumpulkan selama satu bulan

2. Laporan pelacakan surat keluar

Berupa laporan pelacakan surat keluar yang dikumpulkan selama satu bulan.

Konfigurasi Sistem Yang Berjalan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

1. Processor : Intel Core i3 GHz

2. Monitor : 15 inchi

3. RAM : 4 GB

4. Harddisk : 500 GB

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

1. Sistem Operasi Windows 7

2. Microsoft Office Word 2010

3. Microsoft Office Excel 2010

Hak Akses (Brainware)

1. Bagian Umum

2. Kepala Dinas

3. Bagian Bidang

Permasalahan Yang Dihadapi, Analisa Kebutuhan Sistem, Analisa Kontrol, Analisa Waktu Dan Tenaga, Dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:

1. Sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang belum berjalan dengan baik saat ini.

2. Sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang dalam pembuatan laporan masih manual berapa buku agenda laporan dan penggunaan aplikasi Microsoft Office Excel sehingga belum berjalan dengan baik.

3. Sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini belum memiliki tempat penyimpanan data sehingga keakuratan data, efesien, dan efektifitas yang di peroleh belum dapat memenuhi kebutuhan sistem secara optimal

4. Dibutuhkan sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang dapat membantu mempercepat pekerjaan pegawai dalam melacak surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang agar laporan yang dihasilkan tepat pada waktunya.

Analisa Kebutuhan Sistem

Pada sistem surat masuk dan surat keluar di Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang membutuhkan ketelitian dalam proses pengolahan data-datanya. Maka sistem yang ada seharusnya dapat menunjang terutama dari segi peralatan komputer baik perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software). Oleh karena itu aplikasi sistem informasi terasa penting dalam menunjang kelancaran pengolahan data, sehingga faktor kesalahan manusia (human error)dapat diperkecil dan hasil yang dicapai dapat lebih efektif dan efisien serta optimal dalam memberikan informasi surat masuk dan surat keluar kepada Kepala Dinas.

Analisa Kontrol

Adanya permasalahan pada sistem yang berjalan saat ini juga disebabkan oleh faktor pengontrolan yang masih lemah.Kontrol sistem pada proses yang berjalan perlu ditingkatkan pengontrolannya untuk sistem yang lebih baik agar kinerja dapat berjalan secara maksimal karena masih ditemukannya kendala yang menghambat. Pengontrolan input belum dilakukan secara optimal, hal ini menyebabkan selisih data. Kontrol pada proses masih dilakukan secara manual oleh pegawai atau kepala bidang, hal ini menyulitkan proses pengontrolan. Sementara belum ada pengontrolan terhadap output, laporan yang diterima oleh Kepala Dinas tidak periksa ulang dan langsung disetujui oleh Kepala Dinas, sehingga jika terjadi kesalahan akan sulit melakukan perbaikan pada laporan.

Dilihat dari segi kontrol sistem pelacakansurat masuk dan surat keluar pun tidak ada, sehingga tidak dapat diketahui ketika adanya kesalahan dalam pengarsipan surat atau laporan surat.

Analisa Waktu Dan Tenaga

Berdasarkan analisa yang peneliti dapatkan, waktu yang dibutuhkan saat ini untuk menghasilkan sebuah laporan bisa mencapai kurang lebih 100 menit. Hal ini dikarenakan setiap akan melakukan penyajian laporan hanya menggunakan aplikasi yang sederhana. Jika terdapat selisih data, pegawai harus mengecek ulang kembali perarsip yang masih manual.

Sedangkan untuk tenaga yang saat ini ada masih kurang cukup untuk mengontrol surat masuk dan surat keluar dalam sebuah kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang. Dikarenakan tenaga kerja yang ada saat ini. Untuk melakukan pengontrolan terhadap surat masuk dan surat keluar hanya bagian umum dan bagian bidang saja yang bertugas untuk membuat surat, membuat laporan, dan pengarsipan surat. Pengontrolan untuk surat masuk dan surat keluar hanya dilakukan jika ada kebutuhan dari kepala dinas. Ini membuat pegawai harus melakuakn pengecekan setiap hari. Seharusnya pegawai ada dalam waktu 24 jam untuk melakukan pengontrolan surat agar tidak ada selisih atau kesalahan antara data dengan fisiknya.

Alternatif Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisa terhadap tata laksana sistem yang berjalan, dapat diambil kesimpulan bahwa perlu diadakan pengembangan sistem atas kekurangan dan kebutuhan sistem dengan melakukan analisa terhadap alternatif pemecahan masalah antara lain:

1. Dibangun suatu aplikasi sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar yang berbasiskan web, aplikasi yang dibangun berbasiskan web memungkinkan user dapat menggunakan data secara bersama-sama di dalam waktu yang sama dan mudah dioperasikan yang dapat dengan cepat menghasilkan laporan penyimpanan data sehingga data yang ada tidak akan hilang.

2. Dibangun sistem yang dibutuhkan oleh user dengan menggunakan aplikasi berbasis visual karena aplikasi yang berbasis visual sudah familiar di kalangan instansi masyarakat.

Berdasarkan analisa permasalahan dan analisa kebutuhan sistem yang telah peneliti lakukan maka dari 2 (dua) alternatif pemecahan masalah diatas peneliti memilih alternatif yang pertama yaitu membangun aplikasi sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluarberbasis web dengan alasan. Dengan membangun aplikasi berbasis web akan banyak keuntungan yang dapat diperoleh yaitu:

1. Dapat menjalankan aplikasi berbasis web kapan pun tanpa harus melakukan penginstalan.

2. Tidak memerlukan spesifikasi komputer yang tinggi untuk dapat menggunakan aplikasi berbasis web.

3. Tidak memerlukan lisensi (hak cipta) ketika menggunakan web based applicationkarena lisensi itu sudah menjadi tanggung jawab dari web penyedia aplikasi.

Adapun aplikasi yang dirancang merupakan solusi yang sangat tepat untuk mengatasi semua permasalahan yang ada pada sistem yang berjalan.Perancangan sistem dibuat dengan menggaunaka bahasa pemrograman PHP dan MySQL untuk mengelola data basenya. Peneliti akan merancang sebuah sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang bermanfaat untuk pihak yang terkait dalam memperoleh informasi pelacakan yang mudah diakses.

User Reguirement

User Reguirement biasa disebut juga sebagai kebutuhan user.Yang menjelaskan mengenai kemampuan software yang hendak dibangun dari sudut pandang user.

Berdasarkan laporan penelitian maka dapat diusulkan gambar sitemap sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar pada gambar3.9 sebagai berikut.

Gambar 3.9 Sitemap

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data dari lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara mengenai kekurangan dari sistem yang sedang berjalan, dan kebutuhan pengguan sistem yang belum terpenuhi. Dalam hal ini wawancara dilakukan kepada stakeholder mengenai sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tabel Elisitasi Tahap I yang ditunjukkan pada tabel 3.7

Tabel 3.7 Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Elisitasi tahap II merupakkan hasil pengklasifikasikan dan elisitasi tahap I berdasrkan metode MDI.Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.

1. “M” pada MDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

2. “D” pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirementtersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirementtersebut digunakan dalam pembuatan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

3. “I” pada MDI itu artinya inessential. Maksudnya bahwa requirementtersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

Berikut ini adalah tabel Elisitasi Tahap II yang ditunjukkan pada tabel 3.8

Tabel 3.8 Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap III

Elisitasi tahap III Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirementyang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirementyang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

1. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirementtersebut dalam sistem yang diusulkan.

2. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirementtersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

3. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirementtersebut didalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:

1. High (H) :Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal, sehingga requirementtersebut harus dieliminasi.

2. Middle (M) :Mampu untuk dikerjakan.

3. Low (L) :Mudah untuk dikerjakan.

Berikut ini adalah tabel Elisitasi Tahap III yang ditunjukkan pada tabel 3.9

Tabel 3.9Elisitasi Tahap III

Final Draft Elisitasi

Final Draft Elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap-tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar untuk menerapkan sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang. Berdasarkan elisitasi tahap III, maka menghasilkan requirement final draft elisitasi yang dapat ditunjukkan pada tabel 3.10

Tabel 3.10 Final Draft Elisitasi

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem Usulan

Setelah mengadakan analisa dan penelitian sistem yang sedang berjalan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang, maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan usulan sistem yang akan dibangun. Prosedur usulan yang akan dijelaskan adalah use case diagram, activity diagram, sequence diagram, dan class diagram.

Prosedur Sistem Usulan

1. Admin

1. Melakukan login sistem

2. Menampilkan menu beranda

3. Melakukan Akses sistem

4. Melakukan penginputan penerima surat

5. Melakukan penginputan tujuan surat

6. Menginput surat masuk, disposisi surat, surat keluar

7. Melihat laporan surat masuk, disposisi, surat keluar

8. Melakukan logout

2. Bidang

1. Melakukan login sistem

2. Menampilkan menu beranda

3. Membuat surat keluar dan melacak surat keluar

4. Melakukan logout

3. Umum

1. Melakukan login sistem

2. Menampilkan menu beranda

3. Menerima surat masuk dan surat keluar

4. Melakukan pembuatan laporan surat masuk, disposisi, surat keluar

5. Melakukan logout

4. Kepala Dinas

1. Melakukan login sistem

2. Menampilkan menu beranda

3. Melihat surat masuk, melakukandisposisi surat, surat keluar

4. Menerima laporan surat masuk, disposisi, surat keluar

5. Melakukan logout

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Berikut ini adalah Use Case Diagram yang diusulkan yang ditunjukkan pada gambar 4.10:

Gambar 4.10 Use Case Diagram Sistem Usulan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Berdasarkan gambar 4.10Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat:

1. 1 (satu) Sistem yang merupakan rancangan usulan proses sistem pada admin pelacakan surat.

2. 4 (empat) Actor yang melakukan kegiatan diantaranya, admin, bidang, umum, kepala dinas.

3. 15 (lima belas) Use case yang dilakuakan diantaranya, login, beranda, data, akses, penerima, tujuan, surat, surat masuk, disposisi surat, surat keluar, laporan, surat masuk, disposisi, surat keluar, logout.

Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan

Berikut ini adalah Activity Diagram yang diusulkan yang ditunjukkan pada gambar 4.11:

Gambar 4.11 Activity Diagram Sistem Usulan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Berdasarkan gambar 4.11ActivityDiagram Sistem Yang Diusulkan terdapat:

1. 1 (satu) Initial node dimana onjek memulai kegiatan

2. 4 (empat) Actor yang dapat melakukan kegiatan yang sama yaitu admin, bidang, umum, kepala dinas.

3. 37 (tiga puluh tujuh) action state yang berawal dari login jika gagal maka akan kembali ke login, jika benar maka akan masuk pada halaman beranda, data, akses, add, edit, delete, penerima, add, edit, delete,tujuan, add, edit, delete, surat, surat masuk, add, edit, delete, disposisi surat, add, edit, delete, surat keluar, add, edit, delete, laporan, surat masuk, cetak, disposisi, cetak, surat keluar, cetak, logout.

Sequence Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambaran mengenai Sequence Diagram yang diusulkan dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

1. Sequence Diagram Admin Yang Diusulkan:

Berikut ini adalah Sequence Diagramuntuk admin yang diusulkan yang ditunjukkan pada gambar 4.12:


Gambar 4.12 Sequence Diagram Admin

Berdasarkan gambar 4.12 Sequence Diagram Admin Sistem Yang Diusulkan terdapat:

1. 1 (actor) yang melakukan kegiatan yaitu,admin.

2. 6 (enam) lifeline yaitu, login, beranda, data, surat, laporan, logout.

3. 9 (sembilan) Messageantara lain Melakukan login isi username dan password, masuk ke menu beranda, melihat menu data, menginput data akses penerima dan tujuan, melihat menu surat, menginput surat masuk disposisi surat surat keluar, melihat menu laporan, melihat laporan surat masuk disposisi surat keluar, melakukan logout.

2. Sequence Diagram Bidang Yang Diusulkan:

Berikut ini adalah Sequence Diagram untuk bidang yang diusulkan yang ditunjukkan pada gambar 4.13:





Gambar 4.13 Sequence Diagram Bidang

Berdasarkan gambar 4.13 Sequence Diagram BidangSistem Yang Diusulkan terdapat:

1. 1 (actor) yang melakukan kegiatan yaitu, bidang.

2. 4 (empat) lifeline yaitu, login, beranda, surat, logout.

3. 6 (enam) Messageantara lain Melakukan login isi username dan password, cek login, masuk ke menu beranda, melihat menu surat, membuat surat masuk dan pelacakan surat keluar, melakukan logout.

3. Sequence Diagram Umum Yang Diusulkan:

Berikut ini adalah Sequence Diagram untuk umum yang diusulkan yang ditunjukkan pada gambar 4.14:





Gambar 4.14 Sequence Diagram Umum

Berdasarkan gambar 4.14 Sequence Diagram Umum Sistem Yang Diusulkan terdapat:

1. 1 (actor) yang melakukan kegiatan yaitu, umum.

2. 5 (lima) lifeline yaitu, login, beranda, surat, laporan, logout.

3. 8 (delapan) Messageantara lain Melakukan login isi username dan password, cek login, masuk ke menu beranda, melihat menu surat, menerima surat masuk dan surat keluar, melihat menu laporan, membuat laporan surat masuk disposisi surat surat keluar, melakukan logout.

4. Sequence Diagram Kepala Dinas Yang Diusulkan:

Berikut ini adalah Sequence Diagram untuk kepala dinas yang diusulkan yang ditunjukkan pada gambar 4.15:


Gambar 4.15 Sequence Diagram Kepala Dinas

Berdasarkan gambar 4.15 Sequence Diagram Kepala Dinas Sistem Yang Diusulkan terdapat:

1. 1 (actor) yang melakukan kegiatan yaitu, kepala dinas.

2. 5 (lima) lifeline yaitu, login, beranda, surat, laporan, logout.

3. 8 (delapan) Messageantara lain Melakukan login isi username dan password, cek login, masuk ke menu beranda, melihat menu surat, melihat surat masuk melakukan disposisi surat melihat surat keluar, melihat menu laporan, melihat laporan surat masuk disposisi surat keluar, melakukan logout.

Class DiagramYang Diusulkan

Class diagram yang digunakan untuk menjelaskan tentang spesifikasi objek-objek yang terdapat dalam aplikasi sistem informasi pelacakan suratmasuk dan surat keluar berbasis web pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang. Dimana class diagramyang diusulkan ini terdapat objek (class)yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.

Berikut ini adalah Class Diagramyang diusulkan yang ditunjukkan pada gambar 4.16:

Gambar 4.16 Class Diagram Rancangan Sistem Usulam Surat Masuk Dan Surat Keluar

Berdasarkan gambar 4.16 Class Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat:

1. 6 (enam) Class dari objek-objek yang berbagai atribut serta operasi yang sama diantaranya, tbl_surat_masuk, tbl_penerima, tbl_disposisi, tbl_akses, tbl_surat_keluar, tbl_tujuan_surat.

2. 5 (Lima) Multiciply hubungan antara objek satu dengan objek yang lainnya yang mempunyai nilai.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan Dan Sistem Usulan

Berikut ini adalah perbedaan prosedur antara sistem berjalan dan sistem usulan yang ditunjukkan pada table 4.11.

Tabel 4.11 Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan Dan Sistem Usulan

Rancangan Basis Data

Pada bab ini menjelaskan secara terperinci rancanga-rancangan yang diusulkan pada bagian basis data yang merupakan penjabaran diagram-diagram diatas

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data merupakan desain basis data yang dianggap telah normal.Desain basis data menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary keydan panjang record.Spesifikasi yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut:

1. Nama File : Akses
   Tipe File : File Master
   Fungsi : Untuk Menyimpan Data Akses
   Media : Harddisk
   Primary Key :Id
   Panjang Record : 83
   Isi : id+nama+username+password+level
   
   Tabel 4.12 Tabel Akses
   

   
   

2. Nama File : Disposisi
   Tipe File : File Master
   Fungsi : Untuk Menyimpan Data Disposisi
   Media : Harddisk
   Primary Key : Id_disposisi
   Panjang Record : 41
   Isi : id_disposisi+id_sm+tgl_disposisi+perihal + Id_Penerima+status+id
   
   Tabel 4.13 Tabel Disposisi
   

   
   

3. Nama File : Penerima
   Tipe File : File Master
   Fungsi : Untuk Menyimpan Data Penerima
   Media : Harddisk
   Primary Key : Id_Penerima
   Panjang Record : 33
   Isi : id_penerima + penerima_surat
   
   Tabel 4.14 Tabel Penerima
   

   
   

   
   

4. Nama File : Surat_keluar
   Tipe File : File Master
   Fungsi : Untuk Menyimpan Data Surat_keluar
   Media : Harddisk
   Primary Key : Id_sk
   Panjang Record : 74
   Isi : id_sk + no_sk + tgl_keluar + id_tujuan + perihal + keterangan + isi_surat + id
   
   Tabel 4.15 Tabel Surat Keluar
   

   
   

5. Nama File : Surat_masuk
   Tipe File : File Master
   Fungsi : Untuk Menyimpan Data Surat_masuk
   Media : Harddisk
   Primary Key : Id_sm
   Panjang Record : 101
   Isi : id_sm + tgl_terima + no_surat +tgl_masuk + asal_surat + perihal + id_penerima + keterangan
   
   Tabel 4.16 Tabel Surat Masuk
   

   
   

6. Nama File : Tujuan_surat
   Tipe File : File Master
   Fungsi : Untuk Menyimpan Data Tujuan_surat
   Media : Harddisk
   Primary Key : Id_tujuan
   Panjang Record : 33
   Isi : id_tujuan + tujuan_surat
   
   Tabel 4.17 Tabel Tujuan Surat
   

Rancangan Tampilan Layar

Rancangan tampilan layarsistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang diantaranya yaitu:

Rancangan Tampilan Login

Pada saat program pertama dijalankan, tampilan pertama yang muncul adalah tampilan login berfungsi sebagai langkah awal dalam penggunaan sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada dinas pendidikan kabupaten tangerang. Yang berhak melakukan login yaitu admin, bidang, umum, kepala dinas.

Berikut ini adalah rancangan tampilan login yang ditunjukkan pada gambar 4.17:

Gambar 4.17 Rancangan Menu Login

Rancangan Tampilan Menu Beranda

Berikut ini adalah rancangan tampilan menu beranda yang ditunjukkan pada gambar 4.18:

Gambar 4.18 Rancangan Menu Beranda

Rancangan Tampilan Menu Akses

Berikut ini adalah rancangan tampilan menu akses yang ditunjukkan pada gambar 4.19:

Gambar 4.19 Rancangan Menu Akses

Rancangan Tampilan Menu Penerima

Berikut ini adalah rancangan tampilan menu penerima yang ditunjukkan pada gambar 4.20:

Gambar 4.20 Rancangan Menu Penerima

Rancangan Tampilan Menu Tujuan

Berikut ini adalah rancangan tampilan menu tujuan yang ditunjukkan pada gambar 4.21:

Gambar 4.21 Rancangan Menu Tujuan

Rancangan Tampilan Menu Surat Masuk

Berikut ini adalah rancangan tampilan menu suratmasuk yang ditunjukkan pada gambar 4.22:

Gambar 4.22 Rancangan Menu Surat Masuk

Rancangan Tampilan Menu Disposisi Surat

Berikut ini adalah rancangan tampilan menu disposisi surat yang ditunjukkan pada gambar 4.23:

Gambar 4.23 Rancangan Menu Disposisi Surat

Rancangan Tampilan Menu Surat Keluar

Berikut ini adalah rancangan tampilan menusurat keluar yang ditunjukkan pada gambar 4.24:

Gambar 4.24 Rancangan Menu Surat Keluar

Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Masuk Perperiode

Berikut ini adalah rancangan tampilan Menu laporan surat masuk perperiode yang ditunjukkan pada gambar 4.25:

Gambar 4.25 Rancangan Menu Laporan Surat Masuk Perperiode

Rancangan Tampilan Menu Laporan Disposisi Surat Perperiode

Berikut ini adalah rancangan tampilan Menu laporan disposisi suratperperiode yang ditunjukkan pada gambar 4.26:

Gambar 4.26 Rancangan Menu Laporan Disposisi Surat Perperiode

Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Keluar Perperiode

Berikut ini adalah rancangan tampilan Menu laporan surat keluar perperiode yang ditunjukkan pada gambar 4.27:

Gambar 4.27 Rancangan Menu Laporan Surat Keluar Perperiode

Rancangan Program

Berikut ini merupakan gambar tampilan sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar berbasis web dapat dilihat pada gambar berikut ini:

Tampilan Login

Dibawah ini dapat diliha capture dari tampilan menu login sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tampilan loginyang ditunjukkan pada gambar 4.28

Gambar 4.28 Tampilan Menu Login

Tampilan Menu Beranda

Dibawah ini dapat diliha capture dari tampilan menu beranda sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tampilan menu beranda yang ditunjukkan pada gambar 4.29

Gambar 4.29 Tampilan Menu Beranda

Tampilan Menu Akses

Dibawah ini dapat diliha capture dari tampilan menu akses sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tampilan menu akses yang ditunjukkan pada gambar 4.30

Gambar 4.30 Tampilan Menu Akses

Tampilan Menu Penerima

Dibawah ini dapat diliha capture dari tampilan menu penerima sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tampilan menu penerima yang ditunjukkan pada gambar 4.31

Gambar 4.31 Tampilan Menu Penerima

Tampilan Menu Tujuan

Dibawah ini dapat diliha capture dari tampilan menu tujuan sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tampilan menu tujuan yang ditunjukkan pada gambar 4.32

Gambar 4.32 Tampilan Menu Tujuan

Tampilan Menu Surat Masuk

Dibawah ini dapat diliha capture dari tampilan menu surat masuk sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tampilan menu surat masuk yang ditunjukkan pada gambar 4.33

Gambar 4.33 Tampilan Menu Surat Masuk

Tampilan Menu Disposisi Surat

Dibawah ini dapat diliha capture dari tampilan menu disposisi surat sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tampilan menu disposisi surat yang ditunjukkan pada gambar 4.34

Gambar 4.34 Tampilan Menu Disposisi Surat

Tampilan Menu Surat Keluar

Dibawah ini dapat diliha capture dari tampilan menu surat keluar sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tampilan menu surat keluar yang ditunjukkan pada gambar 4.35

Gambar 4.35 Tampilan Menu Surat Keluar

Tampilan Menu Laporan Surat Masuk Perperiode

Dibawah ini dapat diliha capture dari tampilan menu laporan surat masuk perperiode sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tampilan menu laporan surat masuk perperiodeyang ditunjukkan pada gambar 4.36

Gambar 4.36 Tampilan Menu Laporan Surat Masuk Perperiode

Tampilan Menu Laporan Disposisi Perperiode

Dibawah ini dapat diliha capture dari tampilan menu laporan disposisi perperiode sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tampilan menu laporan disposisi perperiodeyang ditunjukkan pada gambar 4.37

Gambar 4.37 Tampilan Menu Laporan Disposisi Perperiode

Tampilan MenuLaporan Surat Keluar Perperiode

Dibawah ini dapat diliha capture dari tampilan menu laporan surat keluar perperiode sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tampilan menu laporan surat keluar perperiodeyang ditunjukkan pada gambar 4.38

Gambar 4.38 Tampilan Menu Laporan Surat Keluar Perperiode

Tampilan Laporan

Dibawah ini dapat diliha capture dari tampilan laporan sistem yang diusulkan.

Berikut ini adalah tampilan laporanyang ditunjukkan pada gambar 4.39

Gambar 4.39 Tampilan Laporan

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Perangkat Keras(Hardware)

Perangkat keras yang diusulkan dalam rancangan sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Processor : Intel Core i3

2. Monitor : 15 inchi

3. RAM : 2 GB

4. Harddisk : 320 GB

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak yang diusulkan dalam rancangan sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Sistem Operasi Windows 7

2. Microsoft Office 2010

3. Xampp

4. Adobe Dreamweaver CS3v

5. Visual Paradigm ForUML 6.4

6. MySQL

7. PHP

8. Browser Mozilla Firefox

Hak Akses(Brainware)

1. Admin

2. Bidang

3. Umum

4. Kepala Dinas

Testing

Pengujian dengan metode Black Box Testing ini dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada sistem. Input tersebut kemudian di proses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah program aplikasi dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai pula dengan fungsi dasar dari sistem tersebut. Apabila dari inputyang diberikan, proses dapat menghasilkan outputyang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program yang dibuat sudah benar, tetapi apabila outputyang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada sistem tersebut, dan selanjutnya dilakukan penelusuran perbaikan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi.

Tabel 4.18 dan 4.19 adalah table pengujian sistem dengan menggunakan metode Black Box Testingpada menu login:

Tabel 4.18 Black Box Testing Pada Menu Login 1

Tabel 4.19Black Box Testing Pada Menu Login 2

Tabel 4.20 dan 4.21 adalah table pengujian sistem dengan menggunakan metode Black Box Testingpada menu akses:

Tabel 4.20 Black Box Testing Pada Menu Akses 1

Tabel 4.21 Black Box Testing Pada Menu Akses 2

Tabel 4.22 dan 4.23 adalah table pengujian sistem dengan menggunakan metode Black Box Testingpada menu penerima:

Tabel 4.22 Black Box Testing Pada Menu Penerima 1

Tabel 4.23 Black Box Testing Pada Menu Penerima 2

Tabel 4.24 dan 4.25 adalah table pengujian sistem dengan menggunakan metode Black Box Testing pada menu tujuan:

Tabel 4.24 Black Box Testing Pada Menu Tujuan 1

Tabel 4.25 Black Box Testing Pada Menu Tujuan 2

Schedule

Schedule Implementasi merupakan rencan yang menjelaskan segala sesuatu tentang hal-hal yang dibutuhkan dalam proses implementasi “Sistem Informasi Pelacakan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang”. Perancangan sistem yang diusulkan di perkirakan memakan waktu kurang lebil 5 bulan.Schedulepenelitian ini dapat dilihat pada table 4.20 dibawah ini.

Tabel 4.26Schedule Implementasi

Estimasi Biaya

Estimasi biaya digunakan sebagai penghitungan kebutuhan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan penelitian yang diusulkan. Berikut ini adalah estimasi biaya yang ditunjukkan pada table 4.21 dibawah ini

Tabel 4.27 Estimasi Biaya

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan dari hasil penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:

1. Sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini masih bersifat konvensioanal. Seperti:

1. Surat masuk yang diterima bagian umum sangatlah banyak setiap harinya sehingga menimbulkan kehilangan pada surat masuk tersebut.

2. Surat keluar yang dibuat oleh masing-masing bagian bidang atau seksi langsung diserahakan ke bagian umum untuk di proses lebih lanjut sehingga yang membuat surat keluar tidak mengetahui surat tersebut sudah sampai kepada kepala dinas atau masih di bagian umum.

3. Penyimpanan berkas surat masuk dan surat keluar masih diletakan menumpuk pada suart rak sehingga menimbulkan kesulitan saat pencarian suatu surat yang hendak dilihat kembali.

2. Sistem laporan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan belum akurat karena masih membutuhkan waktu yang sangat lama sehingga bisa memakan waktu 30 menit untuk membuat laporan surat tersebut.

3. Kendala-kendala yang ditemukan oleh pegawai Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang dalam pelacakan surat masuk dan surat keluar ini ialah sulitnya pegawai mengetahui dimana surat keluar yang telah di buat oleh pegawai atau bagian bidang. Selain kendala itu, kendala juga ditemukan pada saat proses pembuatan surat keluar yaitu menggunakan aplikasi Microsoft Office dimana sifatnya masih mendasar, kurang sistematis dan sering menimbulkan sistem error. Dengan dibangunnya sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar berbasis web ini, dapat menghilangkan kendala-kendala yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan.

4. Sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar ini dirancang peneliti melalui pendekatan SDLC (System Development Life Cycle). Rancangan sistem yang diusulkan menggunakan orientasi objek yaitu UML. kemudian dilanjutkan perancangan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP serta database menggunakan MySQL dan connector XAMPP untuk koneksi, dan dibutuhkan juga media penyimpanan data secara keahlian sumber daya manusia yang mampu menggunakan aplikasi yang dirancang sehingga laporan yang dihasilkan datanya lebih akurat dan efektif setra mampu mengatasi permasalahan yang ada.

Saran

Berdasarkan hasil penelitian dan perancangan yang telah dilakukan di Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang, maka terdapat beberapa saran yang dapat meningkatkan kinerja dan sistem pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang, yaitu sebagai berikut:

1. Apabila sistem yang baru sudah berjalan maka perlu di perhatikan dan dilakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem, untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan perkembangan instansi atau perusahaan.

2. Melakukan training atau pelatihan bagi pegawai khususnya bagian umum, terhadap sistem yang baru agar sistem yang akan diterapkan dapat berjalan dengan baik sehingga tidak terjadi lagi kesalahan.

3. Dalam penerapan sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar berbasis web, sebaiknya didukung oleh perangkat yang memadai, baik dari segi peralatannya (software dan hardware) maupun sumber daya manusia agar sistem dapat berjalan secara maksimal.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A

A.1 Surat Pengantar Skripsi

A.2 Form Penggantian Judul

A.3 Lampiran Kartu Bimbingan Skripsi (Pembimbing I Pembimbing II)

A.4 Lampiran Kartu Studi Tetap Final

A.5 Lampiran Validasi Skripsi

A.6 Lampiran Kwitansi Pembayaran

A.7 Daftar Mata Kuliah Yang Belum Diambil

A.8 Daftar Nilai

A.9 Form Pendaftaran Sidang

A.10 Form Validasi Sidang

A.11 Lampiran Formulir Seminar Proposal

A.12 Lampiran Formulir Pertemuan Stakeholder

A.13 Lampiran Formulir Final Presentasi

A.14 Lampiran Formulir Sertifikat TOEFL

A.15 Lampiran Sertifikat Prospek

A.16 Lampiran Sertifikat Seminar Internasional

A.17 Lampiran Sertifikat Seminar Nasional

A.18 Lampiran Sertifikat Panitia Seminar

A.19 Lampiran Sertifikat Jurnal

A.20 Lampiran Sertifikat Fummri

A.21 Lampiran Surat Keterangan Hibah

A.22 Lampiran Surat Keterangan Implementasi Program

A.23 Curriculum Vitae

A.24 Katalog Produk

Lampiran B

B.1 Surat Keterangan Observasi

B.2 Lampiran Formulir Wawancara

B.3 Lampiran Formulir Observasi

B.4 Slide Presentasi

Contributors

Ekarosdiana