SI1311475999

QVENT SOLUSI EFEKTIF UNTUK MEMBANTU

MENGELOLA PERTEMUAAN PADA

PT. KES INDONESIA

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1311475999
NAMA	: Wahyu Ahmad Hayyi Fauzi

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI MANAJEMEN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2017/2018

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

QVENT SOLUSI EFEKTIF UNTUK MEMBANTU

MENGELOLA PERTEMUAAN PADA

PT. KES INDONESIA

Disusun Oleh :

NIM	: 1311475999
Nama	: Wahyu Ahmad Hayyi Fauzi
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Manajemen Sistem Informasi

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, Januari 2018

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)					(Nur Azizah, M.Akt., M.Kom)
NIP : 000594					NIP : 078010

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

QVENT SOLUSI EFEKTIF UNTUK MEMBANTU

MENGELOLA PERTEMUAAN PADA

PT. KES INDONESIA

Dibuat Oleh :

NIM	: 1311475999
Nama	: Wahyu Ahmad Hayyi Fauzi

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Manajemen Sistem Informasi

Tahun Akademik 2017/2018

Disetujui Oleh :

Tangerang, Januari 2018

Pembimbing I			Pembimbing II
(Oleh Soleh, S.Kom., MMSI.)			(Fauzan Manafi Albar, S.Kom., MM.)
NID : 04043			NID : 15014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

QVENT SOLUSI EFEKTIF UNTUK MEMBANTU

MENGELOLA PERTEMUAAN PADA

PT. KES INDONESIA

Dibuat Oleh :

NIM	: 1311475999
Nama	: WAHYU AHMAD HAYYI FAUZI

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Manajemen Sistem Informasi

Tahun Akademik 2017/2018

Disetujui Penguji :

Tangerang,-- ---- 2017

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

QVENT SOLUSI EFEKTIF MEMBANTU

MENGELOLA PERTEMUAAN PADA

PT. KES INDONESIA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

NIM	: 1311475999
Nama	: Wahyu Ahmad Hayyi Fauzi
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Manajemen Sistem Informasi

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar sarjana baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di perguruan tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan ini tidak benar.

Tangerang, Januari 2018

(Wahyu Ahmad Hayyi Fauzi)

NIM : 1311475999

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Perkembangan sistem informasi secara signifikan telah menjadi kebutuhan pada segala aspek manajemen dalam meningkatkan efektivitas kinerja bagi perusahaan. PT. KES Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang exibition & interior yang berfokus pada industri furniture interior, Proses rapat pada PT. KES Indonesia sendiri saat ini masih manual mulai dari mengatur jadwal, jadwal rapat yang sering mendadak menjadi kendala tersendiri. Sementara untuk hasil rapat sendiri tidak memiliki sistem pengarsipan dimana jika ingin mencari data rapat tersebut harus dilakukan secara manual. Dalam analisis sistem menggunakan metode Value Chain untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas primer dan sekunder serta melalui beberapa tahapan wawancara dan studi pustaka. Setelah melalui analisa, namun keadaan yang berjalan proses pengelolaan rapat dengan cara manual membuat data yang dihasilkan tidak akurat dan tidak terpusat. Sehingga dalam peranannya berdampak pada kinerja perusahaan yang tidak efektif. Setelah mengamati permasalahan yang ada pada proses rapat perusahaan maka peneliti mencoba merancang suatu sistem informasi untuk mempermudah perusahaan mengelola rapat secara realtime berbasis website, Serta untuk mengetahui mengenai undangan rapat, absensi rapat, dan jadwal rapat dengan mengoptimalkan sistem informasi yang lebih efisien dalam penggunaannya baik dari segi pengarsipan data serta pengoptimalan sistem yang terpusat, Peneliti merancang sebuah sistem informasi untuk mengelola data rapat berbasis website dimana dalam prosesnya data rapat dapat diakses secara realtime dengan beberapa hak akses yaitu admin dan user untuk mengetahui total undangan, total absensi dan pengarsipan hasil rapat. Dalam proses monitoring hasil rapat yang terpusat bisa secara efektif dalam menunjang kinerja seluruh peserta rapat, dengan mengetahui total kehadiran dan total hasil rapat yang dilaksanakan menggunakan satu sistem yang dapat diakses secara realtime.

Kata Kunci : Rapat, Monitoring, Laporan, Hasil.

ABSTRACTION

The development of information systems has become a significant need in all aspects of management in improving the effectiveness of performance for the company. PT. KES Indonesia is a company engaged in the exibition & interior that focuses on interior furniture industry, meeting process at PT. KES Indonesia itself is still manual starting from arranging schedule, schedule meeting which often suddenly become its own constraint. While for the meeting itself does not have a filing system where if you want to find the meeting data must be done manually. In the system analysis using the Value Chain method to map the entire process of work that occurs within the organization into two categories of primary and secondary activities and through several stages of interview and literature study. After going through the analysis, but the circumstances that run the process of meeting management by manual making the resulting data is not accurate and not centralized. So in its role impact on the performance of companies that are not effective. After observing the problems that exist in the company's meeting process then the researcher tries to design an information system to facilitate the company to manage the meeting in realtime based on the website, And to know about the meeting invitation, meeting attendance and meeting schedule by optimizing the information system more efficient in its use either from In terms of data archiving and centralized system optimization, the researcher designs an information system to manage meetings data based on website where in the process of meeting data can be accessed in realtime with some access rights that is admin and user to know total invitation, total attendance and archiving of meeting result. In the process of monitoring the results of a centralized meeting can effectively support the performance of all meeting participants, by knowing the total attendance and total results of meetings conducted using a system that can be accessed in realtime.

Meeting, Monitoring, Meeting Results Report.

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2. Elisitasi Tahap II

Tabel 3.3. Elisitasi Tahap III

Tabel 3.4. Final Draft Elisitasi

Tabel 4.1. Perbedaan Prosedur

Tabel 4.2. basis data User

Tabel 4.3. basis data Level

Tabel 4.4. basis data buat group

Tabel 4.5. basis data buat rapat

Tabel 4.6. basis data absen

Tabel 4.7. basis penolakan rapat

Tabel 4.8. basis data jadwal rapat

Tabel 4.9. basis data grafik

Tabel 4.10. view rapat

Tabel 4.11. view jadwal

Tabel 4.12. Daftar pengujian

Tabel 4.13. Pengujian Black Box Pembelian

Tabel 4.14. Schedule Implementasi

Tabel 4.15. Estimasi Biaya

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Karakteristik Dari Suatu Sistem

Gambar 2.2. Blok Sistem Informasi Yang Saling Berinteraksi

Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. KES Indonesia

Gambar 3.2. Use Case Diagram Sistem yang Berjalan

Gambar 3.3. Activity Diagram Sistem yang Berjalan

Gambar 3.4. Sequence Diagram Sistem yang Berjalan

Gambar 3.5.Analisa Value Chain Aktifitas Rapat

Gambar 4.1.Use Case Diagram Sistem Rapat

Gambar 4.2. Use Case Diagram Prosedur Proses Rapat

Gambar 4.3. Activity Diagram Pada Admin

Gambar 4.4. Activity Diagram Yang Diusulkan Pada User

Gambar 4.5. Activity Diagram Pada Prosedur Proses Rapat

Gambar 4.6. Sequence Diagram Rapat Pada Admin

Gambar 4.7. Sequence Diagram Prosedur Rapat Pada User

Gambar 4.8. Class Diagram yang diusulkan

Gambar 4.9.Prototype Tampilan Login

Gambar 4.10. Prototype Tampilan Dashboard

Gambar 4.11. Prototype Tampilan Input Data User

Gambar 4.12. Prototype Tampilan Input Buat Group

Gambar 4.13. Prototype Tampilan Input Buat Rapat

Gambar 4.14. Prototype Tampilan View Verifikasi Kehadiran

Gambar 4.15.Prototype Tampilan Input Absensi

Gambar 4.16. Prototype Tampilan Input Hasil Rapat

Gambar 4.17. Prototype Tampilan Login user

Gambar 4.18. Prototype Tampilan Dashboard User

Gambar 4.19. Prototype Tampilan Undangan Rapat

Gambar 4.20. Prototype Tampilan Verifikasi Tolak

Gambar 4.21.Prototype Tampilan Verifikasi Hadir

Gambar 4.22. Prototype Tampilan Hasil Rapat

Gambar 4.23. . Tampilan Login

Gambar 4.24. Tampilan Dashboard Admin

Gambar 4.25. Tampilan Input Data User

Gambar 4.26. Tampilan Input Data Group

Gambar 4.27. Tampilan Input Buat Rapat

Gambar 4.28. . Tampilan View Verifikasi Kehadirah

Gambar 4.29. . Tampilan Absensi Rapat

Gambar 4.30. . Tampilan Data hasil rapat

Gambar 4.31. Tampilan Login User

Gambar 4.32. Tampilan Dashboard User

Gambar 4.33. Tampilan Undangan Rapat

Gambar 4.34.Tampilan Verifikasi Penolakan Kehadiran

Gambar 4.35.Tampilan Verifikasi Hadir

Gambar 4.36.Tampilan View Hasil Rapat

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL CLASS DIAGRAM

Gambar 4. Simbol State Diagram

Gambar 5. Simbol Activity Diagram

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pesatnya pekembangan dunia informasi dari waktu kewaktu semakin mengalami peningkatan. Secara signifikan kemajuan teknologi telah mendominasi dalam segala aspek kehidupan manusia, sehingga penyajian suatu informasi harus mendapatkan perhatian yang serius guna mendapatkan informasi secara cepat dan akurat. Hal ini disebabkan kerena tuntutan dalam segala bidang kebutuhan masyarakat, instansi, maupun perusahaan akan pentingnya suatu informasi, pada umumnya suatu perusahaan membutuhkan suatu informasi untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas dalam berbagai faktor manajemen tertentu, baik dari segi produktifitas maupun pelayanan.

Khususnya pada Perusahaan, peranan teknologi komputer memungkinkan dalam mengolah data secara cepat sehingga mampu menghasilkan informasi yang akurat serta berpengaruh dalam meningkatkan efisiensi kinerja manajemen pada instansi. Faktor tersebut yang juga dibutuhkan pada PT. KES Indonesia untuk bisa berkompetensi dan selangkah lebih maju dalam kinerja manajemennya. Pada dasarnya rapat digunakan untuk membahas suatu hal atau permasalahan demi kebaikan perusahaan ke depannya, Proses rapat pada PT. KES Indonesia sendiri saat ini masih manual mulai dari mengatur jadwal, jadwal rapat yang tidak memiliki sistem reminder menjadi kendala tersendiri, Terlebih jika data yang diberikan tidak akurat mengakibatkan kesalahan komunikasi. Sementara untuk hasil rapat sendiri tidak memiliki sistem pengarsipan dimana jika ingin mencari data rapat tersebut harus dilakukan secara manual. Belum lagi data yang tercampur setiap bulanya, kesalahan kesalahan terhadap pencaraian data sangat sering terjadi pada proses ini, Berdasarkan paparan yang telah dijelaskan di atas maka penulis melakukan penelitian dengan mengambil judul skripsi “Qvent Solusi Efektif untuk Membantu Mengelola Pertemuan Pada PT. KES INDONESIA”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana prosedur pelaksanaan rapat pada PT. KES INDONESIA yang berjalan?
2. Bagaimana merancang sebuah sistem yang dapat meningkatkan kinerja manajemen terhadap pengelolaan rapat pada PT. KES INDONESIA?
3. Bagaimana memonitoring data rapat yang mampu menyediakan informasi secara efektif?

Batasan Masalah Penelitian

Dalam perancangan Qvent ini terdapat beberapa batasan masalah, yaitu:

1. Sistem ini memilika 2 hak akses Admin dan User
2. Sistem yang akan dibuat berbasis web maka penulis memperbolehkan jika suatu saat dikembangkan ke aplikasi dan yang lainnya.
3. Sistem ini hanya berfokus pada Penjadwalan rapat, Undangan rapat, Absensi kehadiran rapat, Output hasil rapat.
4. Sistem ini brfokus pada rapat yang membahas customer project requierment.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

1. Tujuan Individu

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang sistem rapat yang sedang berjalan di PT. KES Indonesia, meningkatkan kinerja penulis agar lebih mampu dalam bereksperimen dalam melakukan pola berfikir agar lebih baik lagi. Untuk menambah ilmu pengetahuan, pengalaman, pengenalan dan pengamatan sebuah sistem informasi rapat pada PT. KES Indonesia sehingga penulis melakukan penelitian untuk menyelesaikan Tugas Akhir atau Skripsi.

2. Tujuan Fungsional

Tujuan Fungsional dari penelitian ini yaitu agar hasil dari penelitian dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh instansi sebagai referensi dasar untuk mengambil kebijakan yang berhubungan dengan informasi pada bagian rapat. Sehingga menghasilkan data yang akurat dan relevan.

3. Tujuan Operasional

Untuk menyajikan laporan rapat yang lebih akurat dan realtime secara efektif.

Manfaat Penelitian

Adapun beberapa manfaat yang dipaparkan peneliti dalam penulisan laporan skripsi ini, sehingga diharapkan dapat bermanfaat bagi peneliti sendiri mapun bagi Perusahaan. diantaranya, yaitu :

1. Manfaat untuk Perusahaan
   
   1. Mempermudah dalam mengelolah datanya.
   2. Mempermudah pimpinan untuk meninjau perkembangan.
   3. 3. Mengurangi tingkat kesalahan yang diakibatkan oleh manusia (human error) dalam mengalokasikan waktu dan tempat serta hilangnya output hasil rapat.
   4. Mempermudah rapat dan lebih terjadwal.
   5. Lebih maju karna mempunya sistem sendiri.
2. Manfaat untuk Penulis
   
   1. Menambah wawasan bagi penulis dalam mamahami pengelolaan data rapat manajemen.
   2. Penulisan ini dapat digunakan sebagai pembelajaran dan referensi bagi para pembaca dan penelitian-penelitian selanjutnya.
   3. Diharapkan dapat memberikan manfaat dan sebagai media pembelajaran mengenai Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen.
3. Manfaat untuk Pegawai
   
   1. Diharapkan dapat memudahkan untuk melihat jadwal rapat.
   2. Diharapkan dapat membantu pelaksanaan kegiatan rapat.
   3. Diharpkan bisa menjawab kebutuhan pegawai prihal data hasil rapat.

Metodologi Penelitian

Dalam penulisan laporan skripsi, peneliti menggunakan beberapa metode yang digunakan, diantaranya sebagai berikut :

Metode Pengumpulan Data

1. Metode Observasi

Metode yang digunakan peneliti dengan cara studi lapangan yaitu melakukan peninjauan secara langsung pada sistem yang akan diteliti, mengumpulkan data data yang diperlukan untuk penelitian serta mengamati kinerja rapat pada PT. KES Indonesia. sehingga dengan teknik ini dapat memahami proses rapat pada perusahaan, mengetahui kendala yang terjadi guna mengevaluasi terhadap masalah yang ada serta melakukan pencatatan secara sistematis terhadap unsur-unsur yang diteliti. Observasi dilakukan secara langsung pada PT. KES Indonesia. Dari hasil pengamatan diperoleh data yang nyata dan akurat sesuai dengan apa ditinjau secara langsung. Observasi yang dilakukang penulis berfokus pada kegiatan rapat di PT. KES Indonesia, diharapkan agar bahan yang dicari penulis lebih Objektif dalam memecahkan masalah.

2. Metode Wawancara

Adalah Wawancara itu sendiri dibagi menjadi 3 kelompok yaitu wawancara terstruktur, wawancara semi-terstruktur, dan wawancara mendalam (in-depth interview). Namun disini peneliti memilih melakukan wawancara mendalam, ini bertujuan untuk mengumpulkan informasi yang kompleks, yang sebagian besar berisi pendapat, sikap, dan pengalaman pribadi. Untuk menghindari kehilangan informasi, maka peneliti meminta ijin kepada informan untuk menggunakan alat perekam. Sebelum dilangsungkan wawancara mendalam, peneliti menjelaskan atau memberikan sekilas gambaran dan latar belakang secara ringkas dan jelas mengenai topik penelitian. Untuk wawancara penulis menunjuk ke general manager yaitu Mr. Kwon Tae Hee sebagai informan, sebab penulis berfokus pada kegiatan rapat.

3. Studi Pustaka

Mempelajari teknologi yang digunakan dalam pembuatan system Rapat Manajemen dan pengimplementasiannya dengan membaca buku – buku, artikel, melihat di internet, perpustakaan, dan sumber – sumber lainnya.

Metode Analisa Sistem

Setelah melakukan pengumpulan data dalam penelitian ini kemudian peneliti merekomendasikan metode analisa Value Chain. Chain tergantung pada sifat industri dan berbeda-beda untuk perusahaan manufaktur, perusahaan jasa dan organisasi yang tidak berorientasi pada laba. Analisa Value Chain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit kerja.

Metode Perancangan

Pada penelitian ini, peneliti mengguakan metode perancangan berorientasi objek dengan menggunakan Visual Paradigm for UML 8.0 Enterprise Edition dalam pembuatan macam diagram UML yang terdiri dari use case diagram, activity diagram dan sequence diagram. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP dengan menggunakan framework yaitu YII Framework dan menggunakan database MySQL. Rancangan basis data digambarkan dengan menggunakan Class Diagram melalui MySQL Workbench. Sedangkan pembuatan program disesuaikan berdasarkan kebutuhan stakeholder yang terangkum pada elisitasi.

Metode Pengujian

Metode testing ini digunakan untuk menganalisa suatu identitas sistem untuk mendeteksi, mengevaluasi kondisi serta fitur-fitur yang diinginkan dan mengetahui kualitas dari suatu sistem yang dilakukan untuk mengeleminasi kesalahan yang terjadi saat sistem diterapkan. Peneliti menggunakan metode Black Box karena metode Black Box dapat mengetahui apakah perangkat lunak yang dibuat dapat berfungsi dengan benar dan telah sesuai dengan yang diharapkan.

Sistematika Penulisan

Dalam mengikuti aturan penelitian yang berlaku, maka peneliti mengelompokkan laporan skripsi ini berdasarkan hasil penelitian menjadi beberapa bab meliputi :

BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang perusahaan yang akan diteliti yaitu PT. KES Indonesia. Membahas permasalahan yang dihadapi, ruang lingkup permasalahan yang akan diteliti, tujuan dan manfaat yang akan dilakukan, metodelogi penelitian yang digunakan dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI
Bab Berisi tentang teori dasar yang mendasari analisis dan penerapan sistem rapat. Terdapat kutipan dari buku-buku, website, maupun sumber literatur lainnya yang mendukung penyusunan skripsi ini. Berisi pula teori-teori khusus yang berhubungan dengan rapat.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini merupakan inti dari penelitian, membahas analisis sistem yang sedang berjalan pada PT. KES Indonesia. Pada bab ini juga disertakan latar belakang, struktur organisasi, beserta tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Dalam bab ini peneliti menguraikan rancangan sistem yang diusulkan meliputi prosedur sistem yang diusulkan, use case diagram, activity diagram, sequence diagram, perbedaan prosedur antara sistem yang berjalan dengan sistem yang diusulkan, rancangan basis data meliputi Class diagram, spesifikasi basis data, prototype meliputi halaman sistem, konfigurasi sistem yang diusulkan meliputi spesifikasi perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) yang digunakan, hak akses (brainware), testing dengan menggunakan metode black box testing, evaluasi, serta implementasi meliputi implementasi sistem yang diusulkan berupa tampilan layar, schedule dan estimasi biaya.

BAB V PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan hasil analisa dan rancangan sistem yang dilakukan, serta saran terhadap sistem yang diusulkan agar dapat bermanfaat bagi pihak lain yang berkepentingan untuk pengembangan sistem lebih lanjut.

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Definisi Perancangan Sistem

Menurut Jogiyanto dalam Jurnalnya Muharto dan Arisandy Ambarita (2015:103) , “Perancangan sistem sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”.

Menurut Susanto dalam Jurnalnya Muharto dan Arisandy Ambarita (2015:103), Perancangan Sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem infromasi yang baru. Dalam tahap ini harus dapat dipastikan bahwa semua prasyaratan untuk menghasilkan sistem infromasi dapat dipenuhi. Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai untuk mendapatkan informasi. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem yang disusun harus dapat dikembangkan lagi.

Menurut Kristanto dalam Jurnalnya Muharto dan Arisandy Ambarita (2015:103), “Perancangan Sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perancangan untuk elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru”.

Berdasarkan dari 3 (tiga) definisi diatas dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah penggambaran dan pembuatan sketsa yang direncanakan dengan kebutuhan pemakai untuk mendapatkan suatu informasi dari beberapa elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru.

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Mantala, dkk (2015 : 57) , “Sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

Menurut Fat dalam Hutahean (2015:1) ,”Sistem adalah suatu himpunan suatu “benda” nyata atau abstrak (a set of thing) yang terdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan, berketergantungan, saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (Unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif.

Menurut Maniah, dkk. (2017: 1), Sistem dapat didefinikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen berupa data, jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan sumber daya manusia, teknologi baik hardware maupun software yang saling berinteraksi sebagai satu kesatuan untuk mencapai tujuan/sasaran tertentu yang sama.

Menurut Romney dan Steinbart dalam Prof. Dr. Sri Mulyani, Ak.,CA. (2016:2) , Mengatakan sistem adalah kumpulan dari dua atau lebih komponen yang saling bekerja dan berhubungan mencapai tujuan tertentu.

Menurut Kamus Teknologi dan Informasi dalam Prof. Dr. Sri Mulyani, (2016:2), Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Berdasarkan dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berketergantungan dan saling mendukung yang biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (Unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif.

Karakteristik Sistem

Menurut Jeperson Hutahaean (2014:3-5), Supaya sistem itu dikatakan sistem yang baik harus memiliki beberapa karakteristik berikut ini, yaitu:

1. Komponen.
   Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary).
   Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batasan suatu istem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (environment).
   Lingkungan luar sistem (environment) adalah diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (interface).
   Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsitem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan (input) untuk subsistem lain melalui penghubung.
5. Masukkan Sistem (input).
   Masukkan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem yang dapat berupa perawatan (maintenace input) dan masukkan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh dalam computer program adalah maintenance input sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (output).
   Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah Sistem.
   Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi, system akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.
8. Sasaran Sistem.
   Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

Gambar 2.1. Karakteristik dari suatu sistem

Sumber: Jeperson Hutahaean (2014:5)

Definisi Informasi

Menurut Prof. Dr. Sri Muyani, Ak., CA. (2016:12), Informasi merupakan data yang sudah diolah yang ditujukan untuk seseorang, organisasi ataupun siapa saja yang membutuhkan.

Sedangkan menurut Barry E.Cushing dalam Dra. Hj. Yulia Djahir, M.M., dan Dewi Pratita, S.Pd.,M.Pd., (2015:9), Informasi merupakan sesuatu yang menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

Menurut Dra. Hj. Yulia Djahir, M.M., dan Dewi Pratita, S.Pd.,M.Pd., (2015:10), Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang mennggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari pengolahan data yang telah diorganisasi menjadi bentuk yang lebih berguna lagi dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Definisi Data

Menurut Gordon B. Davis dalam Hutahaean (2015:8), “Data adalah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai sekelompok lambang-lambang tidak acak menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal dan sebagainya.”

Sumber informasi adalah data. Data adalah fakta atau apa pun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi. (Deni Darmawan dan Kunkun Nur Fauzi, 2013:1).

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan data adalah bahan mentah dari fakta-fakta yang dioleh kembali sebagai input dalam menghasilkan suatu informasi.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Menurut Jeperson Hutahean (2015:13), Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.

Menurut Dra. Hj. Yulia Djahir, M.M., dan Dewi Pratita, S.Pd.,M.Pd. (2014:40), Sistem Informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari sub-sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.

Dari beberapa definisi diatas dapat diambil kesimpulan yaitu sistem informasi ialah kumpulan dari sub-sistem yang saling terkait yang satu dengan yang lainnya bersifat manajerial dan bekerja sama untuk mencapai satu tujuan yaitu menyediakan laporan yang dibutuhkan.

Komponen Sistem Informasi

Menurut Jeperson Hutahaean (2015:13-14), Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu :

1. Blok masukkan (input block)
   Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.
2. Blok model (model block)
   Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan metode matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang sudah diinginkan.
3. Blok keluaran (output block)
   Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok teknologi (technology block)
   Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian din secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari unsur utama :
1. Teknisi (humanware atau brainware)
2. Perangkat lunak (software)
3. Perangkat keras (hardware)
5. Blok basis data (database block)
   Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasi nya.
6. Blok kendali (control block)
   Banyak faktor yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam, api, temperatur tinggi, air, debu, kecurangan-kecurangan, kejanggalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan ketidak efisienan, sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalian pedu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.

Gambar. 2.2. Blok Sistem Informasi yang Saling berinteraksi

Sumber : Jeperson Hutahean (2015:15)

Definisi Analisa Sistem

Menurut Sutrisno, Dkk.(2013:6), Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan serta hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulan perbaikan.

Konsep Dasar Basis Data (Database)

Menurut Aris, Dkk. (2015:2) , ”Basis data (database) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.”

Menurut Prasetio (2012:181), “Database adalah sebuah struktur yang umumnya dikategorikan dalam 2 (dua) hal, sebuah database flat dan sebuah database relasional. Database relasional lebih disukai karena lebih masuk akal dibandungkan database flat”.

Bagian-bagian Basis Data (Database)

Dikutip dari kajian pustaka (2012), Membangun basis data adalah langkah awal dari pembuatan sebuah aplikasi. Keberhasilan dalam membangun basis data akan menyebabkan program lebih mudah dibaca, mudah dikembangkan dan mudah mengikuti perkembangan perangkat lunak. Berikut ini diuraikan mengenai komponen-komponen yang terdapat dalam basis data.

1. Tabel
   Tabel adalah kumpulan dari suatu field dan record. Dalam hal ini biasanya field ditunjukan dalam bentuk kolom dan record ditunjukan dalam bentuk baris.
2. Field
   Field adalah sebutan untuk mewakili suatu record. Misalnya seorang pegawai dapat dilihat datanya melalui field yang diberikan padanya seperti nip, nama, alamat, dan lain-lain.
3. Record
   Record adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu isi data secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi tentang seseorang misalnya, nomor daftar, nama pendaftar, alamat, tanggal masuk.
4. Primary Key
   Primary key adalah suatu kolom (field) yang menjadi titik acuan pada sebuah tabel, bersifat unik dalam artian tidak ada satu nilai pun yang sama atau kembar dalam tabel tersebut, dan dalam satu tabel hanya boleh ada satu primary key.
5. Foreign Key
   Foreign key atau disebut juga kunci relasi adalah suatu kolom dalam tabel yang digunakan sebagai “kaitan” untuk melengkapi satu hubungan yang didapati dari tabel induk, dan biasanya hubungan yang terjalin antar tabel adalah satu ke banyak (one to many).
6. Index.
   Index adalah struktur basis data secara fisik, yang digunakan untuk optimalisasi pemrosesan data dan mempercepat proses pencarian data.

TEORI KHUSUS

Konsep Dasar Aplikasi

Definisi Aplikasi

Menurut Jogiyanto dalam Mhd. Sakti ananda harahap (2016: 2), “Aplikasi merupakan program yang berisikan perintah-perintah untuk melakukan pengolahan data. Aplikasi secara umum yaitu suatu proses dari cara manual yang ditransformasikan ke komputer dengan membuat sistem atau program agar data diolah lebih berdaya guna secara optimal”.

Abdul kadir dalam Mhd. Sakti ananda harahap mendefinisikan (2016: 2) “Program aplikasi (sering kali hanya disebut aplikasi) adalah program yang dibuat oleh pemakai yang ditujukan untuk melakukan suatu tugas khusus”.

Menurut Febrian jack dalam Mhd. Sakti ananda harahap (2016: 2), "aplikasi merupakan suatu program yang di reka atau yang di buat untuk melaksanakan sebuah fungsi bagi pengguna atau melengkapi aplikasi lain”.

Dari defenisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian aplikasi adalah persiapan untuk merancang dan implementasi suatu program yang ditulis atau dirancang untuk menangani masalah tertentu.

Definisi Solusi

Menurut Hardini dan Puspitasari (2012: 86),, "Solusi atau pemecahan masalah adalah sebagai suatu proses untuk menemukan kombinasi dari sejumlah aturan yang dapat diterapkan dalam upaya mengatasi situasi yang baru. Pemecahan masalah tidak sekedar sebagai bentuk kemampuan menerapkan aturan-aturan yang telah dikuasai melalui kegiatan-kegiatan terdahulu, melainkan lebih dari itu, merupakan proses untuk mendapatkan aturan pada tingkat yang lebih tinggi."

Saad dan Ghani Dalam Zeni Rofiqoh Mendefinisikan (2015:41),,“Solusi atau pemecahan masalah adalah suatu proses terencana yang perlu dilaksanakan agar memperoleh penyelesaian tertentu dari sebuah masalah yang mungkin tidak didapat dengan segera”.

Polya Dalam Zeni Rofiqoh (2015:41),,“mendefinisikan bahwa Solusi atau pemecahan masalah sebagai usaha mencari jalan keluar dari suatu kesulitan”.

Menurut Goldstein dan Levin dalam Zeni Rofiqoh (2015:41),,“Solusi atau pemecahan masalah telah didefinisikan sebagai proses kognitif tingkat tinggi yang memerlukan modulasi dan kontrol lebih dari keterampilan rutin atau dasar.”.

Dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan Solusi atau Pemecahan masalah adalah tindakan jawaban dari suatu pemecahan masalah, solusi adalah jalan terbaik yang tidak dapat disangkal lagi dan dapat diterima setiap orang, solusi juga harus menjadi pegangan sebagai jalan keluar dari sebuah permasalahan sampai persepsi atau sudut pandang yang berbeda tidak dianggap menggangu lagi.

Definisi Efektif

Menurut Kurniawan dalam Hasbi Ali dan Erna Hayati (2016:2), “Efektifitas adalah kemampuan melaksanakan tugas, fungsi (operasi kegiatan program atau misi) daripada suatu organisasi atau sejenisnya yang tidak adanya tekanan atau ketegangan diantara pelaksanaannya”.

Robbins dalam Dian Permata Sari dan Titik Sumarti (2017:3),"mendefinisikan efektivitas sebagai tingkat pencapaian organisasi jangka pendek dan jangka panjang. Efektivitas memiliki arti berhasil atau tepat guna. Efektif merupakan kata dasar, sementara kata sifat dari efektif adalah efektivitas."

Menurut Bungkaes (2013:9),efektifitas adalah hubungan antara output dan tujuan. Dalam artian efektifitas merupakan ukuran seberapa jauh tingkat output, kebijakan dan prosedur dari organisasi mencapai tujuan yang ditetapkan. Dalam pengertian teoritis atau praktis, tidak ada persetujuan yang universal mengenai apa yang dimaksud dengan “Efektifitas”. Bagaimanapun definisi efektifitas berkaitan dengan pendekatan umum. Bila ditelusuri efektifitas berasal dari kata dasar efektif yang artinya :

1. Ada efeknya (pengaruhnya, akibatnya, kesannya) seperti: manjur; mujarab; mempan.
2. Penggunaan metode atau cara, sarana atau alat dalam melaksanakan aktivitas sehingga berhasil guna (mencapai hasil yang optimal).
3. PHP dapat berjalan disistem operasi Unix, Windows 98 dan NT, Machintosh.

Budiani dalam Dian Permata Sari dan Titik Sumarti (2017:3),menyatakan bahwa untuk mengukur efektivitas suatu program dapat dilakukan dengan menggunakan variabel-variabel sebagai berikut :

1. Ketepatan sasaran program, yaitu sejauhmana peserta program tepat dengan sasaran yang sudah ditentukan sebelumnya.
2. Sosialisasi program, yaitu kemampuan penyelenggara program dalam melakukan sosialisasi program sehingga informasi mengenai pelaksanaan program dapat tersampaikan kepada masyarakat pada umumnya dan sasaran peserta program pada khususnya.
3. Pencapaian Tujuan program, yaitu sejauhmana kesesuaian antara hasil pelaksanaan program dengan tujuan program yang telah ditetapkan sebelumnya.
4. Pemantuan program, yaitu kegiatan yang dilakukan setelah dilaksanakannya program sebagai bentuk perhatian kepada peserta program.

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Efektif adalah pertukaran informasi, ide, perasaan yang menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin sebuah hubungan baik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Pengukuran efektifitas dari suatu proses komunikasi dapat dilihat dari tercapainya tujuan si pengirim pesan.

Definisi Mengelola

Menurut Menurut Nugroho dalam Rasyid, Zulhaira Gino. Dkk, (2017:6),"Mengemukakan bahwa pengelolaan merupakan istilah yang dipakai dalam ilmu manajemen. Secara etimologi berasal dari kata kelolah (to manage) dan biasanya merujuk pada proses mengurus atau menangani sesuatu untuk mencapai tujuan. Jadi pengelolaan merupakan ilmu manajemen yang berhubungan dengan proses mengurus dan menangani sesuatu untuk mewujudkan tujuan tertentu yang ingin dicapai. penjualan."

Menurut Terry dalam Zulhaira Gino Rasyid, Markus Kaunang, dan Johny Peter Lengkong, (2017:6),"Pengelolaan merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan atau pengendalian yang dilakukan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui sumber pemanfaatan sumber daya manusia dan lainnya."

Berdasarkan definisi diatas dapat diartikan mengelola adalah proses atau tahapan dalam mengatur suatu susunan agar tujuan yang diharapkan mendapatkan hasil yang baik.

Definisi Pertemuan

Menurut website resmi Kesbangpol Riau (2016),"Pertemuan (conference atau meeting) merupakan alat atau media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan."

Menurut Fitriani Bakri dan Irawati (2016:1) ,"Pertemuan atau Rapat adalah bagian dari kegiatan penting pegawai civitas kampus dalam Universitas Muslim Indonesia untuk merundingkan, membicarakan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama, atau membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan perkembangan Universitas."

Adapun Tujuan diadakannya Rapat menurut website resmi Kesbangpol Riau (2016), diantaranya yaitu :

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pertemua lebih diartikan sebagai rapat atau Meeing, pertemuan biasanya dilakukan untuk membahas sebuah topik permasalahan yang dialami, masing-masing anggota mengumukakan pendapatnya dan mengambil kesimpulan dari pokok pembahasan pertemuan, untuk mencapai tujuan atau solusi terbaik dari masalah yang dialami.

Konsep Dasar UML (Unified Modelling Language)

Warsito, Ary Budi, Dkk (2015:29), “Unified Modeling Language (UML) adalah himpunan struktur dan teknik untuk permodelan desain program berorientasi objek (OOP) serta aplikasinya. UML adalah metodologi untuk mengembangkan sistem OOP dan sekelompok perangkat tool untuk mendukung pengembangan sistem tersebut”.

Menurut Satzinger, dkk. dalam buku System Analysis and Design in a Changing World 6th edition (2012:46), “Unified Modeling Language (UML) is the standard set of model construct and notations defined by the Object Management Group (OMG), a standart organization for system development”. Yang terjemahannya adalah Unified Modeling Language (UML) merupakan kumpulan model standar kontruksi dan notasi yang didefinisikan oleh Object Management Group (OMG), yang adalah sebuah organisasi standart untuk pengembangan sistem.

Diagram-Diagram UML (Unified Modeling Language)

Berikut adalah definisi diagram-diagram yang terdapat di dalam UML yang akan digunakan, yaitu:

1. Use Case Diagram
   Menurut Carina Titus dalam International Journal of Computer Application Vol. 145 No. 9 dengan judul A Proposed Prototype on using Online Social Networks as Learning Platforms (2016:20), “Use case modeling is the way of showing how the system stakeholders will interact with the system”. Yang terjemahannya adalah cara untuk menunjukkan bagaimana pemangku kepentingan sistem akan berinteraksi dengan sistem. Sedangkan menurut Untung Rahardja, Meta Amalya Dewi dan Winarti Prastiwi dengan judul Implementasi Widuri Sebagai Media Penyimpanan Laporan Dari Referensi Digital Karya Ilmiah (2014:491) , “Use case pada dasarnya merupakan gambaran dari proses sistem secara keseluruhan yang melibatkan actor dalam hal penggunaan”.
2. Activity Diagram
   Menurut Satzinger, Jackson dan Burd dalam buku System Analysis and Design in a Changing World 6th edition (2012:57), “an Activity Diagram describes user (or system) activities, the person who does each activity, and the sequential flow of these activities”. Yang terjemahannya adalah Activity Diagram yang menggambarkan beberapa aktivitas pengguna (atau sistem), orang yang melakukan setiap aktivitas dan arus yang berurutan dari aktivitas.
3. Sequence Diagram
   Menurut Carina Titus dalam International Journal of Computer Application Vol. 145 No. 9 dengan judul A Proposed Prototype on using Online Social Networks as Learning Platforms (2016:20), “A Sequence Diagram shows object interactions arranged in time sequence. It depicts the objects and classes involved in the scenario and the sequence of messages exchanged between the objects needed to carry out the functionality of the scenario”. yang terjemahannya adalah menunjukkan interaksi objek yang diatur dalam urutan waktu. Ini menggambarkan objek dan kelas yang terlibat dalam skenario dan urutan pesan dipertukarkan antara objek yang dibutuhkan untuk menjalankan fungsi skenario ".
4. Class Diagram
   Menurut Carina Titus dalam International Journal of Computer Application Vol. 145 No. 9 dengan judul A Proposed Prototype on using Online Social Networks as Learning Platforms (2016:20), “This is static structure diagram that describes the structure of a system by showing the system's classes, their attributes, operations (or methods), and the relationships among the classes. Figure 2 shows the main classes of the system and how they interact with each other”. Yang terjemahannya adalah menunjukkan interaksi objek yang diatur dalam urutan waktu. Ini menggambarkan objek dan kelas yang terlibat dalam skenario dan urutan pesan dipertukarkan antara objek yang dibutuhkan untuk menjalankan fungsi skenario ".

Definisi Value Chain

Menurut Ari Wedhasmara (2014:7), Analisa Value Chain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit kerja, secara diagram value chain dapat terlihat seperti gambar dibawah ini."

Gambar 2.3. Diagram Value Chain (Ward and Peppard)

Sumber:(2014:5)

Definisi Website

Menurut Murad (2013:49), “Web adalah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnya yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertext”.

Menurut Murya dalam penelitian Esa Wijayanti (2014:22), “ WEB (World Wide Web) adalah suatu layanan sajian informasi yang menggunakan konsep hyper link (tautan), media memudahkan surfer (sebutan parapemakai komputer yang melakukan browsing atau penelusuran informasi melalui internet).”

Dari kedua definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa website adalah suatu layanan sajian informasi dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnya yang menggunakan konsep hyperlink (tautan) dan tersimpan dalam sebuah server web internet.

Definisi Prototype

Menurut Wiyancoko dalam Saefullah, Dkk. (2015:64), “Prototype adalah model produk yang mewakili hasil produksi sebenarnya”. Faktor keberhasilan model prototype adalah dengan mendefinisikan aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pengembang dan calon pengguna harus setuju bahwa prototype dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian atau seluruhnya dan perangkat lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan implementasi yang sudah ditentukan.

Menurut Rizkidiniah, Muh. Yamin dan Nur Fajriah (2016:195), Prototype adalah model atau simulasi dari semua aspek produk sesungguhnya yang akan dikembangkan, model ini harus bersifat representatif dari produk akhirnya.

Tahapan-Tahapan Prototyping

Ada beberapa tahapan-tahapan dalam prototyping menurut Vega, Muh. Yamin dan Fid Aksara (2016:198) , yaitu sebagai berikut :

1. Requiments Gathering
   Pelanggan dan pengembang bersamasama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak dan keras, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.
2. Quick Design
   Desain cepat ini memfokuskan pada representasi aspek-aspek software yang dapat dilihat oleh user, misalnya format input dan output, selanjutanya dari desain cepat diteruskan pada pembentukan prototype.
3. Build Prototype
   Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output).
4. Evaluated and Refinements Prototyping
   Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah selanjutnya akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulangi langkah pertama. Memperhalus analisis kebutuhan calon pengguna dengan melakukan pembuatan sebenarnya termasuk design, coding, dan testing.

Konsep Dasar PHP (PHP Hypertext Preprocessor)

Definisi PHP (PHP Hypertext Preprocessor)

Menurut Kamus Komputer dalam Ary Budi Warsito, Muhammad Yusup, Yulianto. (2014:27), “PHP adalah bahasa pemrograman untuk dijalankan melalui halaman web, umumnya digunakan untuk mengolah informasi di internet.”

Keunggulan menggunakan PHP (PHP Hypertext Preprocessor)

Menurut Anggaeni dan Sujatmiko (2013 : 40), PHP memiliki kelebihan yaitu sebagai berikut :

1. PHP mudah dibuat dan kecepatan akses tinggi.
2. PHP dapat berjalan dalam web server yang berbeda pula.
3. PHP dapat berjalan disistem operasi Unix, Windows 98 dan NT, Machintosh.
4. PHP diedarkan secara gratis.
5. PHP juga dapat berjalan pada web server Microsoft Personal Web Server, Apache, IIS, Xitami dan sebagainya.
6. PHP termasuk bahasa yang embeded (bisa diletakkan atau ditempel di HTML).
7. PHP termasuk server-side programming.

Konsep Dasar MySQL

Definisi MySQL

Menurut Anggaeni, Puspita Aritias dan Bambang Sujatmiko, (2013:39), MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia.

Keunggulan Menggunakan MySQL

Menurut M. Rudyanto Arief dalam Puspita Aritias Anggaeni dan Bambang Sujatmiko (2013:39-40), MySQL memiliki keunggulan dalam penggunaannya yaitu sebagai berikut :

Struktur Direktori MySQL. Software MySQL secara default akan diletakkan pada direktori C:\MySQL jika diinstall pada system operasi windows. Apabila Koneksi PHP Dengan MySQL dapat dilakukan dengan menghubungkan bahasa pemrograman PHP dengan MySQL di butuhkan beberapa perintah-perintah khusus, yang terdiri dari :

1. Pembuatan koneksi antara server dari MySQL dengan webserver tempat menyimpan halaman web.
2. Setelah terbentuk koneksi maka selanjutnya dilakukan pemilihan database yang akan digunakan. Jika belum pernah di bentuk suatu database maka dapat dibuat sebuah database.
3. Kemudian dapat dilakukan perintah-perintah SQL yang lain seperti select, update, delete, insert, dan perintah-perintah lainnya.

Definisi Framework

Menurut Badiyanto (2014:23) , “Framework adalah suatu kerangka kerja dalam aplikasi web yang terdiri atas susunan potongan-potongan program (modul), sehingga programmer tidak perlu membuat kode atau not, karena framework telah menyediakannya.” Terdapat beberapa macam framework seperti Yii, Code Igniter (CI), Zend, CakePHP, Symphony, dll. Ada beberapa alasan mengapa menggunakan framework :

1. Mempercepat dan mempermudah dalam pembuatan aplikasi.
2. Relatif memudahkan dalam proses maintenance karena sudah Ada pola tertentu dalam sebuah framework (dengan syarat programmer mengikuti pola standar yang ada).
3. Umumnya framework menyediakan fasilitas-fasilitas yang umum dipakai sehingga kita tidak perlu membangun dari awal (misalnya validasi, ORM, pagination, multiple basisdata, scaffolding, pengaturan session, error handling, dll). Lebih bebas dalam pengembangan jika dibandingkan Customer Management System (CMS).

Definisi Elisitasi

Menurut Shadab Khan dalam International Journal of Information and Computation Technology (2014:134), “Requirements elicitation is one of the first activities that tries to define the project scope and elicit user requirements. This activity relies in communication and cooperation between stakeholders which makes collaboration crucial for the success of this activity, especially in global software development projects with distributed teams and stakeholders.” Yang terjemahannya adalah Persyaratan elisitasi adalah salah satu kegiatan pertama yang mencoba untuk menentukan cakupan proyek dan mendapatkan persyaratan pengguna. Kegiatan ini bergantung pada komunikasi dan kerjasama antara pemangku kepentingan yang membuat kolaborasi sangat penting bagi keberhasilan kegiatan ini, terutama dalam proyek pengembangan perangkat lunak global dengan tim dan pemangku kepentingan terdistribusi."

Konsep Dasar Pengujian (Testing)

Definisi Testing

Menurut Trivedi dalam International Journal of Advanced Research in Computer Science and Software Engineering (IJARCSSE) (2012:433), “Software testing is more than just error detection; Testing software is operating the software under controlled conditions, to (1) verify that it behaves “as specified”; (2) to detect errors and (3) to validate that what has been specified is what the user actually wanted”. Yang terjemahannya ialah Pengujian perangkat lunak lebih dari sekadar deteksi kesalahan; Perangkat lunak pengujian mengoperasikan perangkat lunak dalam kondisi terkendali, untuk (1) memverifikasi bahwa ia berperilaku "sebagaimana ditentukan"; (2) untuk mendeteksi kesalahan dan (3) memvalidasi bahwa apa yang telah ditentukan adalah apa yang sebenarnya diinginkan pengguna ".

Tahapan Pengujian Sistem

Menurut Nidhra dalam International Journal of Embedded Systems and Applications (IJESA) (2012:29), tahapan pengujian sistem adalah :

1. Unit Testing is a code based testing which is performed by developers, this testing is mainly done to test each and individual units separately. This unit testing can be done for small units of code or generally no larger than a class.
2. Integration Testing validates that two or more units or other integrations work together properly, and inclines to focus on the interfaces specified in low-level design.
3. System Testing reveals that the system works end-to-end in a production-like location to provide the business functions specified in the high-level design.
4. Acceptance Testing is conducted by business owners, the purpose of acceptance testing is to test whether the system does in fact, meet their business requirements.
5. Regression Testing is the testing of software after changes has been made; this testing is done to make sure that the reliability of each software release, testing after changes has been made to ensure that changes did not introduce any new errors into the system.
6. Alpha Testing, usually in the existence of the developer at the developer’s site will be done.
7. Beta Testing is done at the customer’s site with no developer in site.
8. Functional Testing is done for a finished application; this testing is to verify that it provides all of the behaviors required of it.

Yang diterjemahkan yaitu :

• Pengujian Unit adalah pengujian berbasis kode yang dilakukan oleh pengembang, pengujian ini terutama dilakukan untuk menguji masing-masing unit individual secara terpisah. Pengujian unit ini bisa dilakukan untuk unit kode kecil atau umumnya tidak lebih besar dari kelas.

• Integration Testing memvalidasi bahwa dua atau lebih unit atau integrasi lainnya bekerja sama dengan baik, dan condong untuk fokus pada antarmuka yang ditentukan dalam desain tingkat rendah.

• Pengujian Sistem menunjukkan bahwa sistem bekerja end-to-end di lokasi seperti produksi untuk menyediakan fungsi bisnis yang ditentukan dalam desain tingkat tinggi.

• Pengujian Penerimaan dilakukan oleh pemilik usaha, tujuan pengujian penerimaan adalah untuk menguji apakah sistem tersebut benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis mereka.

• Pengujian Regresi adalah pengujian perangkat lunak setelah dilakukan perubahan; Pengujian ini dilakukan untuk memastikan keandalan setiap rilis perangkat lunak, pengujian setelah perubahan telah dilakukan untuk memastikan bahwa perubahan tidak memperkenalkan kesalahan baru ke dalam sistem.

• Pengujian Alfa, biasanya dalam keberadaan pengembang di situs pengembang akan dilakukan.
• Pengujian Beta dilakukan di situs pelanggan tanpa pengembang di situs.
• Pengujian Fungsional dilakukan untuk aplikasi jadi; Pengujian ini adalah untuk memverifikasi bahwa ia menyediakan semua perilaku yang dibutuhkannya.

Literature Review

Berikut ini ialah beberapa penelitian yang telah dilakukan serta memiliki korelasi yang searah dan sebaggai acuan dalam penelitian ini :

1. Penelitian yang dilakukan oleh Yen Lina, Dkk (2013) yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI E-MEETING BERBASIS WEB (STUDI KASUS JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA BINUS UNIVERSITY).” Penelitian ini membahas untuk membantu memudahkan staff Teknik Infomatika dalam hal mengadakan pertemuan atau meeting agar lebih efektif dan efesien. Metode yang digunakan ialah perancangan adalah dengan menerapkan konsep rekayasa perancangan piranti lunak yaitu Unified Modelling Language, Entity Relationship Diagram. Notasi UML menjelaskan garis besar serta rincian dari sistem e-meeting.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Charlene Alicia Wagiu (2016) yang berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK MEMBANTU PENGELOLAAN RAPAT PADA UNIVERSITAS ADVENT INDONESIA BERBASIS WEB.” Penelitian ini membahas mengenai merancang sebuah sistem yang dapat membantu mengelola rapat di Universitas Advent Indonesia, mulai dari kegiatan perencanaan, melakukan undangan kepada peserta rapat hingga pencatatan dan penyebaraan hasil keputusan rapat.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Desta Aditya Kusuma Jati (2017) yang berjudul “Sistem Reservasi Tempat Meeting Berbasis Android.” Penelitian ini membahas mengenai aplikasi Reservasi tempat meeting untuk membantu penggunan memanfaatkan aplikasi agar saat memsan tempat sampai akhir meeting dapat berjalan dengan efektif dan efesien. Untuk menjelaskan rancangan sistem yang akan di buat penelitian ini menggunakan metode UML. Sedangkan pembuatan aplikasinya menggunakan bahasa pemrograman Java dan MySQL untuk pengolahan databasenya.
4. Penelitian yang dilakukan oleh Agung Bungsu Putra(2016) yang berjudul “APLIKASI MEETING CHAT BERBASIS ANDROID”. Penelitian ini membahas mengenai Pentingnya kehadiran anggota rapat maka peneliti mengambil judul ini untuk memudahkan pengguna untuk melakukan rapat kapan dan dimana pun. Metode yang digunakan untuk meneliti masalah tersebut adalah melakukan survei ke beberapa organisasi yang ada di Keluarga Mahasiswa STMIK AKAKOM Yogyakarta dan hasilnya menunjukan hampir di semua organisasi mengalami hal tersebut dimana sering ada anggotanya tidak dapat menghadiri rapat karena ada kesibukan lain ataupun sedang berada pada tempat yang jauh.
5. Penelitian yang dilakukan oleh Septian Fajar Nugraha (2010),yang berjudul ” Rancang bangun aplikasi chat conference pada mobile phone dengan menggunakan enkripsi”. Penelitian ini membahas mengenai Memanfaatkan instant messaging Menggunakan server lokal untuk mengirim text, gambar pada saat meeting tanpa dikenakan biaya pulsa. Metode yang digunakan dalam untuk merancang penelitian ini dimulai dari pengumpulan data, sedangkan perancangan program menggunakan bahasa Java, database MySQL dengan metode penelitian RAD.
6. Penelitian yang dilakukan oleh Muthmainah Liyata(2016) yang berjudul “RANCANG BANGUN APLIKASI PENJADWALAN RUANG MEETING HOTEL MENGGUNAKAN ALGORITMA MULTIPLE FEEDBACK QUEUE (MFQ) BERBASIS ANDROID MENGGUNAKANLAYANANSMS STUDI KASUS HOTEL PLAZA INN KENDARI,”. Penelitian ini membahas mengenai Merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengontrol rapat dengan satu aplikasi agar tidak terjadi kesalahan penjadwalan maupun tempat. metode sistem penjadwalan dengan Multiple Feedback Queue (MFQ) Penerapan metode MFQ membuat aplikasi penjadwalan ruang meeting dapat terdistribusi dengan baik.
7. Penelitian yang dilakukan oleh Nur Wahyuni Ulfa MS(2016),, yang berjudul “Implementasi Open Meetings menggunakan Raspberry Pi sebagai Server”. Penelitian ini membahas mengenai suatu rancangan untuk mengimplementasikan suatu aplikasi openmeetings dengan memanfaatkan Raspberry Pi sebagai server aplikasi. Aplikasi ini untuk memudahkan pengguna dalam melakukan suatu pertemuan dan saling berkomunikasi satu sama lain. jenis penelitian yang digunakan penulis adalah penelitian kualitatif dengan metode Design and Creation dan mengunakan pendekatan saintifik. Teknik pengolahan dan analisis data yang digunakan adalah metode analisis kualitatif, Untuk merancang aplikasi digunakan metode waterfall. Teknik pengujian sistem yang digunakan pada penelitian ini adalah black box testing.
8. Penelitian yang dilakukan oleh Aisar Asri (2014) yang berjudul “APLIKASI PENGOLAHAN JADWAL MEETING BERBASIS SMS GATEWAY”. Penelitian membahas mengenai Penggunaan Pemberitahuan pelaksanaan meeting, Absensi meeting, cancel meeting, waktu dan tempat pelaksanaan dengan menggunakan sms getway sebagai alat broadcast. Metode Pengembangan menggunakan metode waterfall, bahasa pemrograman menggunakan PHP(Hypertext Preprocessor), MySQL sebagai basis data serta Gammu sebagai SMS Gateway service.
9. Penelitian yang dilakukan oleh Irwan Kustiawan (2016) , yang berjudul “PERANCANGAN APLIKASI PEMESANAN RUANG RAPAT BERBASIS WEB PADA PT GARUDA INDONESIA.” Penelitian ini membahas mengenai memfasilitasi informasi akan ruang rapat dan memudahkan pemesanan ruang rapat oleh pegawai. Aplikasi dilengkapi dengan fitur-fitur Book Room, All Room, Cancel Book, Report, Login, dan Manage Meeting Room. Metode yang digunakan pada penelitian ini ialah dengan menggunakan tahapan-tahapan dalam Software Development Live Cycle model Waterfall.
10. Penelitian yang dilakukan oleh Novrido Charibaldi, Denyu Budi Wijayanto , yang berjudul “APLIKASI SCHEDULER DAN REMINDER BERBASIS WEB UNTUK KELOMPOK PROFESIONAL (STUDI KASUS DI PT. SARANA PERMATA CONTAINER SEMARANG).” Penelitian ini membahas mengenai Aplikasi pengingat atau pemberitahuan akan diadakan rapat setelah pimpinan kelompok menentukan jadwal rapat dan sebagai reminder jadwal masing-masing anggota kelompok dimana pengirimannya dapat diatur waktunya sebelum jadwal tersebut terpenuhi. . Metodologi rekayasa perangkat lunak yang digunakan ialah GRAPPLE yang meliputi Requirement Gathering, Analysis, Design, Development, dan Deployment. Bahasa pemrograman yang digunakan pada segmen Development adalah Java dan JSP (Java Server Pages).

BAB III

PEMBAHASAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat PT. KES Indonesia

PT. KES Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang exibition & interior yang berfokus pada industri furniture interior. Perusahaan ini sendiri didukung oleh tenaga profesional yang berkompeten dibidangnya masing – masing. Perusahaan ini pertama kali didirikan tahun 2006 merupakan sebuah usaha patungan tiga orang pengusaha dari Korea Selatan yaitu, Mr. Park Mansik sebagai Direktur Utama, Mr. Lee Kwang Sun sebagai Direktur, dan Mr. Hwang Suk Ju sebagai Komisaris. Pertama kalinya berdiri perusahaan ini berlokasi di Kawasan Industri Daan Mogot Blok E/5 Jl. Daan Mogot Km. 19,8, Kelurahan Poris gaga baru, Kecamatan Batuceper, Tangerang. Seiring berjalannya perusahaan ini setiap tahun mengalami peningkatan dalam segi produksi maka pemilik memutuskan untuk berpindah alamat pada tahun 2009 yaitu di Jl. Pembangunan III No. 16, Kelurahan Batusari, Kecamatan Batuceper, Kota Tangerang 15121. Namun setelah berjalannya waktu berdasarkan keputusan bersama pada tahun 2015 terjadi perubahan pemegang saham yaitu menjadi Lee Ki Won sebagai pemegang saham utama selaku CEO atau direktur Utama PT. KES INDONESIA.

Sejak pertama kali berdiri PT Kes Indonesia adalah sebagai kontraktor mobile dan electronic kontraktor di PT Samsung Electronic Indonesia, PT LG Electronic Indonesia, dan PT SONY Indonessia, setelah perkembangan pesat ketiga perusaahaan tersebut di dunia elektornic indonesia, PT.KES Indonesia pun mengikuti dengan semakin melonjak perkembangan produksi interior pendukung perusahaan terkemuka tersebut di indonesia, tentu saja memberikan perkembangan pesat pula bagi PT KES Indonesia sehingga dapat terus meningkatkan produktifitas kinerja perusahaan untuk semakin berkembang.

PT. KES Indonesia saat ini telah menjalankan berbagai pendukung project display electronik interior terhadap ketiga perusahaan di atas di seluruh indonesia, bahkan tidak hanya ketiga perusahaan tersebut, dengan kualitas kerja dan produksi yang bagus, perusahaan elektronic lain seperti PT. ASUS Indonesia, PT. ACER Indonesia, vendor beberapa brend electronic telah beberapa kali mempercayakan project display interiornya kepada PT KES Indonesia.

Sejarah Singkat PT. KES Indonesia

Visi Perusahaan
Melayani dan memenuhi kebutuhan permintaan konsumen akan kualitas produk dan jasa yang diberikan serta menyelesaikan produksi dan pemasangan produk tepat waktu dan harga terjangkau.

Misi Perusahaan
PT KES Indonesia akan selalu meningkatkan kejujuran, kesetiaan dan kreatifitas dalam menjalankan kegiatan industrial untuk memberikan nilai tambah kepada para pelanggan.

Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi manajemen perusahaan pada PT. KES merupakan hierarki dalam mendeskripsikan komponen-komponen yang ada dalam PT. KES Indonesia. Dalam bentuk susunan struktural komponen-komponen tersebut akan dijelaskan pada bagan gambar dibawah ini :

Tugas dan Tanggung Jawab

Pada pola struktural organisasi manajemen perusahaan PT. KES Indonesia ini banya berbagai tugas dan tanggung jawab di masing-masing lini berdasarkan dari struktural yang penulis analisa yaitu dijelaskan sebagai berikut:

Dari bagan sistem organisasi manajemen tersebut, jelas bahwa PT KES INDONESIA memilki beberapa komponen personil yang bergerak di dalamnya, diantaranya:

1. 1 Orang CEO (Chief Executive officer) atau Presiden Direktur.
2. 1 Orang General Manager
3. 4 Orang Manager Departement.
4. 5 Team Support Manager Departement.
5. 6 Supervaisor Produksi.
6. 6 Team Support Asisten Supervaisor Produksi.

Dari komponen personil di atas menjalankan kinerja yang saling terhubung satu sama lain dan memiliki keterikatan terhadap komunikasi data project.

1. CEO (Chief Executive Officer) atau Direktur Utama pada PT.KES Indonesia yaitu pucuk pimpinan tertinggi yang mengatur jalannya manajemen perusahaan PT. KES Indonesia.

Tugas dan tanggung jawab Direktur sebagai berikut:

1. Sebagai koordinator, komunikator, pengambil keputusan, pemimpin, pengelola dan eksekutor dalam menjalankan dan memimpin perusahaan Perseroan Terbatas (PT).
2. Memimpin perusahaan dengan membuat kebijakan-kebijakan perusahaan.
3. Memilih, menentukan, mengawasi pekerjaan karyawan.
4. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan dan melaporkan laporan pada pemegang saham.
5. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan.
6. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.
7. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga keuntungan perusahaan.
8. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan pembelanjaan kekayaan perusahaan.
9. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar perusahaan.
10. Menetapkan strategi-strategi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
11. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.




2. GM (General Manager) yaitu seorang pimpinan manager yang membantu CEO dalam pengambilan keputusan terhadap requirement dari client yang ada, atau bisa di sebut sebagai pihak yang menghubungkan dalam hal pengambilan keputusan dala pengelolaan pelayanan terhadap permintaan client.

Tugas dan tanggung jawab General Manager sebagai berikut:

1. Memonitor, menguji dan memeriksa seluruh proses alur produksi yang terlibat dalam proses produksi barang itu sendiri.
2. Memonitor, menguji dan memeriksa seluruh proses alur produksi yang terlibat dalam proses produksi barang itu sendiri.
3. Memantau perkembangan semua produk yang di produksi perusahaannya.

Bertanggung jawab untuk memperoleh kualitas suatu produk yang bervariasi.

3. MD (Manager Departement) tugas utama seorang manager departemen disini yaitu seorang yang memimpin setiap departemen yang dinaunginya, untuk memastikan jalannya proses kinerja sesuai dengan departemennya masing-masing.
4. MD Finance, bertugas mengawasi segala bentuk transaksi keuangan yang berlangusung dalam manajemen perusahaan di bawah pengawasan CEO, tugas dan tanggung jawab MD Finance sebagai berikut:
1. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan investasi.
2. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembelanjaan.
3. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan deviden.
4. Merencanakan, mengatur dan mengontrol perencaaan, laporan dan pembiayaan perusahaan.
5. Merencanakan, mengatur dan mengontrol arus kas perusahaan.
6. Merencanakan, mengatur dan mengontrol anggaran perusahaan.
7. Merencanakan, mengatur dan mengontrol pengembangan sistem dan prosedur keuangan perusahaan.
8. Merencanakan, mengatur dan mengontrol analisis keuangan.
9. Merencanakan, mengatur dan mengontrol untuk memaksimalkan nilai perusahaan.

Bertanggung jawab untuk Memeriksa laporan rekonsiliasi keuangan untuk memastikan data terinput dengan benar.

5. MD Marketing, bertugas melakukan koordinasi kepada team departemennya terhadap penyelenggaraan pemasaran maupun penawaran terhadap pihak yang membutuhkan jasa perusahaan. Tugas dan tanggung jawab MD Marketing:
1. Memimpin seluruh jajaran Staff Marketing sehingga tercipta tingkat efisiensi, efektifitas, dan produktifitas setinggi mungkin.
2. Menciptakan, menumbuhkan, dan memelihara kerjasama yang baik dengan konsumen.
3. Merumuskan target penjualan.
4. Merumuskan standar harga jual dengan koordinasi bersama Direktur serta Departemen terkait.
5. Menanggapi permasalahan terkait keluhan pelanggan jika tidak mampu ditangani oleh bawahan.
6. Mengesahkan prosedur dan instruksi kerja di Departemen Marketing.
7. Melakukan pengendalian terhadap rencana-rencana yang sudah disusun untuk menjamin bahwa sasaran yang ditetapkan dapat terwujud, misalnya: volume penjualan dan tingkat keuntungan.
8. Melakukan langkah antisipatif dalam menghadapi penurunan order.
9. Memberikan persetujuan kredit pelanggan dalam batas-batas yang wajar.
10. Melakukan demarketing jika terjadi overload produksi.
11. Melakukan analisa pelanggan yang mengalami kecenderungan kredit macet.
12. Melakukan analisa perilaku pasar atau konsumen sebagai dasar dalam menentukan kebijakan pemasaran.
13. Melakukan analisa peraturan pemerintah berkenaan dengan tata niaga kertas sebagai dasar dalam menentukan kebijakan pemasaran.
14. Memantau potensi bawahan untuk dilakukan pembinaan sehingga menjadi lebih baik.
15. Melakukan tugas-tugas lain yang ditetapkan oleh atasan sehubungan dengan fungsi di Departement Marketing.

Bertanggung jawab untuk Memeriksa laporan rekonsiliasi keuangan untuk memastikan data terinput dengan benar.

6. MD Production, memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap seluruh proses pelaksanaan produksi yang ada dalam menjalankan sebuah proyek, baik dalam sisi internal maupun eksternal. Tugas dan tanggung jawab Manager Production sebagai berikut:
1. Memberikan penjelasan setiap pesanan barang ke bagian produksi.
2. Menindak lanjuti perkembangan setiap minggu ke bagian produksi.
3. Mengatur waktu pekerjaan agar sesuai dengan waktu pengiriman.
4. Mengatur posisi pengawas kualitas di masing-masing titik pekerjaan.

Bertanggung jawab untuk Memeriksa laporan rekonsiliasi keuangan untuk memastikan data terinput dengan benar.

7. MD Designer, memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap seluruh proses kinerja departemen perancangan desain interior maupun exterior yang telah sesuai dengan BMP. Tugas dan tanggung jawab Manager Designer sebagai berikut:
1. Membuat janji dengan pihak client.
2. Membuat konsep serta ide design.
3. Memeriksa setiap gambar 2D dan 3D dari staff designer serta drafter.
4. Berkoordinasi dengan Manajer Produksi dan Supervisor mengenai kesesuaian gambar terhadap kondisi lapangan.
8. Team SPD (Support Manager Departement) tugas utama dan tanggung jawab pada SPD yaitu menjalankan seluruh prosedur perintah kerja sesuai dengan jobdisk sesuai dengan departemennya untuk mendukung setiap kinerja MD. Selain itu bentuk komunikasi antar departemen ini saling berhubungan untuk kelangsungan proses kinerja proyek yang ada.
9. Supervisor Produksi, memiliki tugas dan wewenang mengawasi dan mengkoordinasikan seluruh jobdisk yang didapat sesuai divisi masing-masing.
10. Supervisor Acrilik, memiliki tugas dan tanggung jawab mengkordinir semua yang berhubungan interior aksesoris berupa media akrilik.
11. Supervisor, memiliki tugas dan tanggung jawab mengkordinir semua yang berhubungan dengan interior desain aksesoris berupa media laser.
12. Supervisor Glass, memiliki tugas dan tanggung jawab mengkordinir semua yang berhubungan interior aksesoris berupa media Glass.
13. Supervisor. Side Project Manajer. memiliki tugas dan tanggung jawab mengkordinir semua yang berhubungan dengan tata laksana kinerja yang bersinggungan dengan lapangan atau proyek secara nyata.
14. Supervisor Warehouse, memiliki tugas dan tanggung jawab mengkordinir semua yang berhubungan tata kelola warehouse yang ada dalam manajemen produksi perusahaan.
15. Supervisor Firelass, memiliki tugas dan tanggung jawab mengkordinir semua yang berhubungan interior aksesoris berupa media Firelass.

Tata Laksana Sistem yang Berjalan

Prosedur Sistem yang Berjalan

Pada analisa sistem yang berjalan ini terdiri dari beberapa prosedur diantaranya sebagai berikut:

1. Ketika perusahaan menereima order dari customer, perusahaan mengadakan rapat.
2. Pimpinan rapat menyebarkan undangan via telpon, dan langsung kepada peserta rapat.
3. Pimpinan membuka rapat, pimpinan rapat memastikan bahwa seluruh peserta rapat sudah hadir di tempat.
4. Pemimpin rapat menyampaikan setiap permintaan dari customer kepada peserta rapat.
5. Peserta rapat mengajukan usulan, peserta rapat memberikan usulanya atau pendapatnya masing – masing, jika pendapat anggota rapat berbeda beda biasanya pemimpin rapat akan mengambil keputusan pemecahan masalah.
6. Pimpinan rapat memberikan hasil rapat berupa dokumen, lisan.
7. Pimpinan rapat menutup rapat.

PT. KES Indonesia sampai saat ini masih menerapkan proses rapat secara manual yaitu menggunkan sistem laporan komunikasi kinerja dengan menggunakan bentuk nyata berupa media tulis dan lisan, walaupun dalam bentuk nyata atau bisa di sebut print data dan lisan sudah baik dalam proses kinerja, namun untuk pengorganisasian dan menghindari ketumpang tindihan data yang ada proses ini masih kurang maksimal dalam proses rapat management perusahaan.

Rancangan Sistem yang Berjalan

Use Case Diagram Sistem yang Berjalan

Berikut gambaran sistem meeting yang berjalan pada PT. Kes Indonesia.

Berdasarkan gambar diatas menunjukkan use case diagram Daftar yang berjalan saat ini terdapat :

1. 1 (Satu) sistem yang menjelaskan alur Rapat.
2. 2 (Tiga) actor yang melakukan kegiatan diantaranya : Pimpinan rapat, Peserta Rapat.
3. 13 (Tiga Belas) use case yang dilakukan oleh actor-actor tersebut diantaranya : Orderan customer, Mengundang Rapat berupa telpon, langsung, persiapan kehadiran, Membuka rapat, pembahasan materi rapat oleh pemimpin rapat, Usulan penyelesaian masalah, Pengambilan keputusan hasil rapat, menyampaikan hasil rapat berupa lisan maupun dokumen, dan terkhir menutup rapat.

Activity Diagram Sistem yang Berjalan

Berikut gambaran sistem rapat yang berjalan pada PT. Kes Indonesia.

Berdasarkan gambar diatas menunjukkan activity diagram Laporan Penjualan yang berjalan saat ini terdapat :

1. 1 (satu) initial node, obyek yang diawali.
2. 2 (Dua) vertical swimlane, mencerminkan pihak yang terlibat meliputi Pimpinan rapat, Peserta rapat.
3. 20 (Dua Puluh) action state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
4. 1 (Satu) Decision untuk menggambarkan pemngambilan keputusan.
5. 1 (satu) final state, obyek yang diakhiri.

Sequence Diagram Sistem yang Berjalan

Berikut gambaran sistem Rapat yang berjalan pada PT. Kes Indonesia.

Berdasarkan gambar diatas menunjukkan sequence diagram daftar pada sistem integram yang berjalan saat ini terdapat :

1. 2 (Dua) actor yang melakukan kegiatan diantaranya : Pimpinan Rapat, Peserta Rapat.
2. 6 (Enam) LifeLine, Yaitu : Order customer, Undangan, Kehadiran, Pembahasan Rapat, Hasil Rapat, Penutup.
3. 23 (Dua puluh tiga) message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

Analisis Sistem yang Berjalan

Metode Analisis Sistem

Adapun metode analisa yang penulis gunakan untuk menggambarkan sistem yang berjalan pada sistem rapat PT. Kes Indonesia adalah Value Chain. Berikut ini penggambaran metode analisa pada PT. Kes Indonesia. Kerangka rantai nilai (value chain) membagi aktivitas dalam PT. Kes Indonesia menjadi dua kategori umum:

1. Aktivitas Primer (Primary Activities)

Sistem pengolahan rapat dalam pengarsipan dan memonitor kegiatan Rapat di PT. Kes Indonesia, serta membuat laporan hasil rapat di bagian pengelolaan rapat pada PT. Kes Indonesia oleh pimpinan rapat yaitu dengan input pencatatan, jenis rapat, dan pengarsipan hasil rapat yang di hasilkan oleh masing – masing rapat, dalam sistem pengarsipan hasil rapat belum ada sistem sebagi penampung data data rapat.

2. Aktivitas Pendukung (Support Activities)

Sistem pengolahan data rapat dalam memonitoring dan pengarsipan hasil rapat pada PT. Kes Indonesia di dukungan oleh Pimpinan rapat, peserta rapat.

Berikut gambar yang menjelaskan mengenai aktivitas-aktivitas yang dilakukan, yaitu:

Analisa Value Chain Aktivitas Rapat Yang Berjalan

1. Inbound

Inbound merupakan aktivitas-aktivitas yang menyangkut proses input sebagai data masukan yang meliputi proses pembahasan permintaan dari customer, undangan rapat, agenda rapat :

1. Order customer requeirment.
2. Membuat undangan rapat.
3. Membuat agenda rapat.
2. Operation

Operation merupakan aktivitas-aktivitas yang menyangkut proses saat pelaksanaan rapat.

1. Proses pembahasan rapat.
2. Proses pemecahan masalah.
3. Proses pengambilan keputusan.




3. Outbond

Outbound merupakan aktivitas-aktivitas yang menyangkut proses output sebagai hasil dari pelaksanaan rapat, Berupa hasil dari keputusan rapat, Dokumen dari hasil rapat.

4. Marketing & Sales

Noun

5. Services

Service (pelayanan) Berupa pasilitas ruangan rapat dan jadwal yang sudah diatur oleh pimpinan rapat, adanya feedback dari peserta rapat terkait usulan pemecahan masalah, sebagai pegangan peserta rapat mendapatkan dokumen hasil rapat dari pimpinan rapat.

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

1. Analisa Masukan

Analisa masukan merupakan penjelasan dari masukan (input) yang dibutuhkan oleh sistem yang ada. Masukan yang diperlukan adalah:

• Nama Masukan  : Order Customer Requeirment, Form Undangan Rapat, Form Agenda Rapat.
• Fungsi  : Sebagai bahan pembahasan rapat, tanda bahwa peserta diundang dalam kegiatan.
• Sumber  : Pimpinan Rapat, customer.
• Media  : Kertas, Email.
• Frekuensi  : Setiap ada Acara rapat yang akan dilaksanakan.
• Keterangan  : Berisikan rincian uang muka, Total Pembayaran, Data kavling rumah.
• Keterangan  : Berisikan Project, waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, dan agenda pembahasan.

2. Analisa Proses

Analisis proses adalah analisa dari penguraian masalah yang dilakukan pada proses rapat, adanya timbal balik ketika pimpinan mengundang peserta menghadiri rapat, dan pada saat pembahasan peserta menyimak, pada saat usulan pemecahan masalah peserta juga memberikan saranya.

• Nama Masukan  : Proses pembahasan rapat, Proses pemecahan masalah, Proses Pengambilan Keputusan.
• Fungsi  : Sebagai Proses menentukan pengambilan keputusan terkait prosedur rapat.
• Sumber  : Pimpinan rapat, Peserta Rapat.
• Media  : Kertas, Percakapan.
• Frekuensi  : Setiap pelaksanaan rapat dimulai.
• Keterangan  : Berisikan proses rapat.
• Ringkasan Proses : Pimpinan rapat membahas pokok permasalahan, Pimpinan rapat dan peserta rapat menentukan pemecahan masalah, pimpinan rapat menentukan pengambilan keputusan pemecahan masalah, pimpinan rapat dan peserta rapat mendapatkan solusi pemecahan masalah.

3. Analisa Keluaran

Analisis keluaran adalah analisis dari penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari hasil proses yang berisi semua informasi.

• Nama Keluaran  : Hasil keputusan rapat, Dokumen hasil rapat.
• Fungsi  : untuk mengetahui keseluruhan hasil rapat.
• Media  : Kertas, Percakapan, Email.
• Distribusi  : Pimpinan, Peserta Rapat.

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan yang dihadapi

Proses rapat pada PT. KES INDONESIA Tangerang sendiri saat ini masih manual mulai dari mengatur jadwal, jadwal rapat yang sering mendadak menjadi kendala tersendiri terlebih jika data yang diberikan tidak akurat terkdang adanya kesalahan komunikasi dimana di undangan disebutkan ruangan dan waktu sudah ditetapkan tetapi ketika acara mendatangingi tempat, ruangan masih dipakai oleh divisi lain. Sementara untuk hasil rapat, hasil rapat sendiri berupa hardcopy dan tidak memiliki sistem pengarsipan dimana jika ingin mencari data rapat tersebut harus dilakukan secara manual, belum lagi data yang tercampur setiap bulannya rata – rata mencapai ratusan data, kesalahan kesalahan terhadap pencaraian data sangat sering terjadi pada tahapan ini.

Alternatif pemecahan masalah

1. Setelah mengamati permasalahan yang ada pada proses rapat perusahaan maka peneliti mencoba merancang suatu sistem informasi untuk mempermudah perusahaan mengelola rapat secara realtime berbasis website.
2. Guna mempermudah pimpinan dan peserta rapat dalam mengelola informasi mengenai data rapat.
3. Serta untuk mengetahui mengenai undangan rapat, absensi rapat, dan jadwal rapat dengan mengoptimalkan sistem informasi yang lebih efisien dalam penggunaannya baik dari segi pengarsipan data serta pengoptimalan sistem yang terpusat.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I yaitu berisi mengenai rancangan sistem yang akan diusulkan oleh pihak PT. Kes Indonesia.

Elisitasi Tahap II

Elisitasi tahap II yaitu hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berupa penyisihan berdasarkan metode MDI (Mandatory, Desirable, Innesential).

Keterangan :

• M (Mandatory) : Dibutuhkan atau penting.
• D (Desirable) : Diinginkan atau tidak terlalu penting.
• I (Innessential)  : Di luar sistem atau di eliminasi.

Elisitasi Tahap III

Elisitasi tahap III merupakan hasil penyisihan dari elisitasi tahap II yaitu dengan cara mengeliminasi semua requirement yang pilihannya "I" pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali dengan metode TOE (Technical, Operational, Economic).

• T : Technical
• O : Operational
• E : Economic
• L : Low
• M : Middle
• H : High

Final Draft Elisitasi

elisitasi yang dapat dijadikan acuan serta dasar untuk perancangan sistem qvent pada PT. KES Indonesia.

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem Usulan

Prosedur Sistem Usulan

Setelah melakukan penelitian mengenai prosedur sistem rapat yang saat ini berjalan pada PT. KES Indonesia. Selanjutnya akan dibahas rancangan prosedur sistem yang diusulkan. ada beberapa prosedur sistem yang diusulkan dengan merancang sistem yang lebih baik dengan tujuan untuk memudahkan proses rapat pada seluruh divisi yaitu sebagai berikut :

Prosedur Sistem yang diusulkan pada data rapat

1. Prosedur Yang Dilakukan Oleh Admin.
1. Admin melakukan login.
2. Admin dapat menampilkan menu dashboard diantaranya yaitu Profil, Anggota, Buat Rapat, Penolakan Rapat, Absensi, Hasil Rapat dan Logout.
3. Admin membuat akun user pada menu profil.
4. Admin menginput anggota pada menu anggota.
5. Admin menginput dan mengirim jadwal rapat pada menu buat rapat.
6. Admin melihat verifikasi kehadiran pada menu penolakan rapat.
7. Admin menginput validasi kehadiran peserta pada menu absensi.
8. Admin menginput hasil rapat pada menu hasil rapat.
9. Admin melakukan logout pada menu logout.




2. Prosedur Yang Dilakukan User
1. User melakukan login pada menu login
2. User dapat menampilkan dashboard diantaranya, undangan rapat, jadwal rapat, hasil rapat.
3. User mendapatkan undangan rapat pada menu undangan rapat.
4. User melakukan verifikasi undangan pada menu jadwal rapat.
5. User mendownload code pada menu jadwal rapat.
6. User melakukan validasi kehadiran pada menu absensi.
7. User melakukan download hasil rapat pada menu hasil rapat.
8. User melakukan logout pada menu logout.




3. Prosedur Yang Dilakukan Pada Proses Rapat
1. Admin dan user melakukan login
2. Admin menginput jadwal rapat.
3. User melakukan verifikasi kehadiran.
4. Admin menginput validasi kehadiran.
5. Admin menginput hasil rapat

Use Case Diagram yang diusulkan

Prosedur Sistem Rapat

Berdasarkan gambar use case diagram prosedur sistem Rapat yang diusulkan diatas yaitu terdapat :

1. 1 (satu) Sistem yang mencakup kegiatan sistem rapat.
2. 2 (dua) Actor yang melakukan kegiatan, yaitu: admin dan user.
3. 16 (tujuh belas) Use case diantaranya: login, dashboard, input data user, view data, input anggota, input jadwal rapat, view jadwal rapat, verifikasi kehadiran, hadir, tidak hadir, code absensi, view verifikasi kehadiran, input absensi, validasi kehadiran, input hasil rapat, view hasil rapat.

Prosedur Yang Dilakukan Pada Proses Rapat

Berdasarkan gambar use case diagram prosedur sistem rapat yang diusulkan diatas yaitu terdapat :

1. 1 (satu) Sistem, yang mencakup kegiatan proses rapat.
2. 2 (dua) Actor, yang melakukan kegiatan yaitu admin dan user.
3. 13 (tiga belas) Use case, yang mencakup proses rapat yaitu : login, dashboard, input jadwal rapat, view jadwal rapat, verifikasi kehadiran, diantaranya hadir dan tidak hadir, view verifikasi kehadiran, code absensi, input absensi, validasi kehadiran, input hasil rapat, view hasil rapat.

Activity Diagram Yang Diusulkan

Activity Diagram Pada Admin

Berdasarkan gambar activity diagram yang diusulka pada admin diatas, yaitu terdapat :

1. 1 (satu) Initial node, objek diawali.
2. 29 (dua puluh sembilan) Action state, yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
3. 1 (satu) Decision node, aliran yang menentukan pilihan eksekusi dari suatu aksi.
4. 6 (enam) Fork node, menunjukan adanya beberapa percabangan dari suatu aksi.
5. 6 (enam) Join node, mencerminkan penggabungan beberapa proses aksi menjadi satu.
6. 1 (satu) Final state, objek yang diakhiri.

Activity Diagram Pada User

Berdasarkan gambar activity diagram yang diusulkan pada user :

1. 1 (satu) Initial node, objek diawali.
2. 9 (sembilan) Action state, yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
3. 2 (satu) Decision node, aliran yang menentukan pilihan eksekusi dari suatu aksi.
4. 2 (dua) Fork node, menunjukan adanya beberapa percabangan dari suatu aksi.
5. 2 (dua) Join node, mencerminkan penggabungan beberapa proses aksi menjadi satu.
6. 1 (satu) Final state, objek yang diakhiri.

Activity Diagram Prosedur Proses Rapat

Berdasarkan gambar activity diagram yang diusulkan pada proses rapat diatas, yaitu terdapat :

1. 1 (satu) Initial node, objek diawali.
2. 8 (delapan) Action state, yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
3. 2 (Dua) Decision node, aliran yang menentukan pilihan eksekusi dari suatu aksi.
4. 1 (satu) Fork node, menunjukan adanya beberapa percabangan dari suatu aksi.
5. 1 (satu) Join node, mencerminkan penggabungan beberapa proses aksi menjadi satu.
6. 1 (satu) Final state, objek yang diakhiri.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

Prosedur Sistem Rapat Pada Admin

Berdasarkan sequence diagram yang diusulkan sistem rapat yang dilakukan admin diatas yaitu terdapat :

1. 1 (satu) Actor yang melakukan kegiatan yaitu : admin.
2. 13 (tiga belas) Lifeline, yaitu : login, Home page, Data User, View Data User, Data Anggota, View Data Anggota, Data Jadwal Rapat, View Data Jadwal Rapat, Verifikasi Kehadiran, Data Absensi, Total Absensi, Data Hasil Rapat, Logout.
3. 17 (tujuh belas) Massage spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

Prosedur Sistem Rapat Pada User

Berdasarkan sequence diagram yang diusulkan sistem rapat yang dilakukan user diatas yaitu terdapat :

1. 1 (satu) Actor yang melakukan kegiatan yaitu : User.
2. 8 (Delapan) LifeLine, yaitu : login, dashboard, Undangan, Verifikasi Kehadiran, Code Absensi, Validasi Absensi, Hasil rapat, Logout, logout.
3. 14 (Empat Belas) Massage spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Tabel 4.1. Perbedaan Prosedur

No	Sistem yang berjalan	Sistem yang diusulkan
1	Pada pengolahan jadwal rapat dengan cara manual tanpa adanya sistem untuk menginput maupun menyimpan jadwal rapat.	Pada sistem yang diusulkan semua proses pengolahan ladwal rapat akan dilakukan secara terpusat pada system dan lebih gampang diakses.
2	Dalam pengolahan undangan rapat, pemberitahuan tidak terpusat yaitu dengan menggunakan aplikasi line, maupun mendatangi langsung. Keterangan yang kurang jelas dan tidak terpusat menjadi sebuah kekurang dalam sistem yang berjalan.	Pada sistem yang diusulkan segala pemberitahuan rapat melalui undangan rapat, menggungakan satu sistem tentu dengan adanya sistem ini komunikasi lebih terpusat dan lebih cepat.
3	Proses absensi yang memakan waktu, yaitu dengan melihat jumlah peserta rapat yang sudah hadir. Sehingga untuk mengontrol kehadiran peserta tidak berjalan efektif.	Pada proses absensi sistem akan meminta verifikasi kehadiran ketika admin mengirim undangan, user yang mengkofirmasi hadir akan medpatkan code absensi, dan apabila user menolak rapat sistem akan meminta user untuk menginput alasan penolakan, saat validasi rapat user akan memberika code absensi kepada admin, admin menginput code absensi user, maka sistem akan mmenyimpan data kehadiran user. Dengan proses sistem usulan ini perusahaan memiliki laporan kehadiran peserta rapat.
4	Pada proses hasil rapat pimpinan rapat membagikan hasil rapat berupa berupa hardcopy yaitu kertas dan soft copy berupa file pdf, dimana untuk menyimpan berkasnya masih menumpuk berkas. Proses ini akan memakan waktu yang lama dari segi pencarian berkas, tidak terarsipnya berkas pada sistem mengakibatkan kemungkinan hilang, rusak, tertukarnya berkas hasil rapat.	Pada sistem yang diusulkan akan memudahkan penyelenggara rapat maupun peserta rapat, hasil rapat akan disimpan berdasarkan nama rapat, dan waktu rapat, penyelenggara maupun peserta rapat dapat dengan mudah mengakses berkas hasil rapat.

Rancangan Basis Data

Class Diagram

Normalisasi

1. Nama File : User
   Media : Harddsik
   Isi : (id_profil + id_level + username + password + nama + email + jk)
   Primary Key : id_profil





2. Nama File : Level
   Media : Harddisk
   Isi : (id_level + level)
   Primary Key : id_level





3. Nama File : buatgroup
   Media : Harddisk
   Isi : (id_group + nama_agnggota + nama_group)
   Primary Key : id_group





4. Nama File : buatrapat
   Media : Harddisk
   Isi : (id_rapat + nama_rapat + tanggal + bulan + jam + lokasi + agenda + id_group)
   Primary Key : id_rapat





5. Nama File : absen
   Media : Harddisk
   Isi : (id_absen + id_rapat + id_profil + id_group + hadir + tidak_hadir + username + password)
   Primary Key : id_rapat





6. Nama File :penolakan_rapat
   Media : Harddisk
   Isi : (id_rapat + alasan + id_profil)
   Primary Key : id_rapat





7. Nama File : jadwal_rapat
   Media : Harddisk
   Isi : (id_rapat + id_group + upload)
   Primary Key : id_rapat

8. Nama File : Grafik
   Media : Harddisk
   Isi : (nama_group + hadir)
   Primary Key : nama_group

9. Nama File : rapat
   Media : Harddisk
   Isi : (id_rapat + nama_group + nama_anggota + nama_rapat + tanggal + jam + bulan + lokasi + agenda)
   Primary Key : nama_group

10. Nama File :view jadwal
    Media : Harddisk
    Isi : (id_rapat + nama_group + nama_anggota + nama_rapat + tanggal + jam + bulan + lokasi + agenda + hadir + tidak_hadir + upload)
    Primary Key : id_rapat


Rancangan Prototype

Rancangan Prototype Admin

1. Tampilan login


Pada tampilan ini terdapat dua textbot di antaranya username dan password, dan satu bottom login sebagai aksi untuk masuk ke sistem.




2. Tampilan dashboard


Pada rancangan ini terdapat menu bar diantaranya home, user, buat group, buat rapat, verifikasi kehadiran, hasil rapat, dan view grafik sebagai tampilan grafik absensi.




3. Tampilan input data User


Pada rancangan ini terdapat text box diantaranya nama, username, email, password sebagai identitas user. dan dua bottom diantaranya manage yaitu untuk merubah data dan create untuk eksekusi perintah.

4. Tampilan Input Buat Group


Pada menu ini terdapat combo box untuk memilih nama user, text box untuk menginput nama group dan bottom untuk eksekusi program.

5. Tampilan input Buat Rapat


Pada menu ini terdapat tiga text box diantaranya nama rapat, lokasi dan agenda, tiga combo box, satu date box dan bottom untuk eksekusi perintah.

6. Tampilan View Verifikasi Kehadiran


Pada menu ini terdapat combo box yaitu bulan untuk menampilkan data sefesifikasi dan tabel sebagi detail keterangan verifikasi kehadiran.

7. Tampilan Input Absensi


Pada menu ini terdapat dua text box yaitu nama sebagai id user, code sebagai verifikasi code user, satu combo box yaitu nama rapat sebagai identitas rapat dan satu date box sebagai keterangan waktu.

8. Tampilan Input Hasil Rapat


Pada menu ini terdapat dua combo box diantaranya nama rapat untuk memilih rapat dan nama group untuk memilih group, dan dua bottom diantaraya upload sebagai media upload file dan create sebagai eksekusi simpan data.

Rancangan Prototype User

1. Tampilan Login User


Pada menu ini terdapat dua text box diantaranaya username sebagai identitas id pengguna dan pssword sebagai identitas password, bottom login sebagai eksekusi masuk ke sistem.

2. Tampilan Dashboard User


Pada menu ini terdapat view grafik sebagai keterangan kehadiran peserta rapat.




3. Tampilan Undangan Rapat


Pada gambar ini terdapat tabel sebagai keterangan dan dua bottom sebagai eksekusi perintah diantaranya tolak sebagai eksekusi keterangan tidak hadir dan hadir sebagai eksekusi keterangan hadir.




4. Tampilan Verifikasi Undangan Tolak


Pada menu ini terdapat text box sebagai keterangan tidak hadir dan bottom simpan sebagi eksekusi perintah untuk menyimpan alasan.




5. Tampilan Verifikasi Hadir


Pada menu ini terdapat satu text box sebagai input code, satu link box untuk meminta code baru, dan bottom sebagai eksekusi perintah.




6. Tampilan Hasil Rapat


Pada menu ini terdapat tabel sebagai keterangan isi data rapat dan satu bottom file sebagi view hasil rapat.

Rancangan Program

Rancangan Program Admin

1. Tampilan Login

2. Tampilan Dashboard Admin

3. Tampilan Input Data User

4. Tampilan Input Data group

5. Tampilan Input Data Buat Rapat





6. View Verifikasi Kehadiran

7. Absensi Rapat

8. Tampilan Data Hasil Rapat


Rancangan Program User

1. Tampilan Login User

2. Tampilan Dashboard User

3. Tampilan Undangan Rapat User

4. Tampilan Verifikasi Penolakan Kehadiran

5. Tampilan Verifikasi Hadir

6. Tampilan View Hasil Rapat


Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Spesifikasi hardware yang direkomendasikan peneliti untuk mengakses sistem ini agar lebih optimal dalam dalam segi pengaksesan sistem ini adalah sebagai berikut :

1. SISTEM OPERASI: Windows® 10 Profesional
2. PROCESSOR: Intel® Core™ i3-2328M (2.20 GHz, 3MB L3 cache)
3. VGA : Intel® HD Graphics 3000
4. RAM : 4 GB, DDR3 Memory
5. HDD : 500 GB

Software Yang Digunakan

Perangkat lunak merupakan penunjang dari peralatan komputer yang akan digunakan sebagai penghubung dalam instruksi yang diinginkan, agar komputer dapat menghasilkan informasi yang diharapkan, maka perangkat lunak yang diusulkan dalam rancangan sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Microsoft Windows 10 Profesional.
2. Web browser yaitu Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explore.
3. Balsamiq Mockups 3.5.5.
4. Visual Paradigm 14.0 CE.
5. Xampp.
6. Notepad ++.
7. MySQL Workbench 5.2 CE.

Hak Akses

1. Admin
2. User Peaerta Rapat, Pimpinan

Pengujian (Testing)

Black Box Testing

Pengujian yang dilakukan terhadap sistem informasi untuk memonitoring data penjualan menggunakan metode pengujian Black Box atau yang biasa disebut dengan pengujian fungsional. Pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsionalitas perangkat lunak. Berikut ini merupakan beberapa pengujian yang dilakukan yaitu terdapat 7 (tujuh) pengujian sistem yang dilakukan dengan menggunakan black box testing meliputi :

Tabel 4.12 Daftar pengujian

No	Pengujian
1	Login
2	Input data user
3	Input data anggota
4	Input data rapat
5	Input Verifikasi Kehadiran
6	Input Absensi
7	Input Hasil Rapat
8	Input User Name Salah




Schedule

Schedule merupakan suatu landasan tahapan kegiatan yang direncanakan dalam mengembangkan maupun membangun sebuah sistem yang dilakukan peneliti, yaitu sebagai berikut  :



Estimasi Biaya

Schedule merupakan suatu landasan tahapan kegiatan yang direncanakan dalam mengembangkan maupun membangun sebuah sistem yang dilakukan peneliti, yaitu sebagai berikut :



BAB V

KESIMPULAN

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa dan penelitian yang dilakukan, maka peneliti dapat mengemukakan beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut :

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

1. Ketika perusahaan menereima order dari customer, perusahaan mengadakan rapat, pimpinan rapat mengundang peserta rapat dengan cara telpon maupun secara langsung, setelah pemberitahuan undangan pimpinan rapat membuka rapat dengan pembahasan agenda rapat, ketika pendapat peserta rapat berbeda maka pimpinan rapat akan mengambil keputusan yang paling tepat, setelah pembahasan disepakati pimpinan rapat menutup rapat dan di susul dengan berkas hasil rapat yang berbentuk hardcopy.
2. Peneliti merancang sebuah sistem informasi untuk mengelola data rapat berbasis website dimana dalam prosesnya data rapat dapat diakses secara realtime dengan beberapa hak akses yaitu admin dan user untuk mengetahui total undangan, total absensi dan pengarsipan hasil rapat, sehingga dalam penerapannya memudahkan pimpinan rapat dan peserta rapat dalam mengontrol data rapat, terdapat data rapat beserta status setatus kehadiran yang dapat diketahui secara langsung oleh admin maupun pengguna sistem.
3. Dirancangnya sistem informasi untuk memonitoring laporan absensi dan hasil rapat berbasis website, dalam penggunaannya admin dapat langsung menginput jadwal rapat, dalam proses pelaporannya admin dengan mudah mengontrol absensi peserta rapat dan mengontrol data hasil rapat sehingga tidak perlu harus menunggu hasil rapat karena hasil rapat sudah terpusat dalam satu sistem tentunya dengan dirancangnya sistem informasi yang terpusat diharapkan dapat memberikan efektivitas kinerja perusahaan.

Kesimpulan Terhadap Tujuan Dan Manfaat Penelitian

1. Kesimpulan Terhadap Tujuan Penelitian

Berdasarkan tujuan penelitian menganai qvent solusi efektif untuk membantu mengelola pertemuan pada PT. KES Indonesia, maka peneliti dapat menemukan beberapa kendala yang sering terjadi mengenai pemberitahuan penjadwalan serta pengarsipan data rapat pada PT. KES Indonesia, kemudian mereferensikan pemecahan masalah melalui melalui metode pengumpulan data yakni melalui observasi, wawancara dan studi literature yang dimana dapat menunjang peneliti dalam merancang sistem informasi yang berkaitan dengan permasalahan yang ada, yakni dengan membangun sistem informasi untuk mengelola data rapat yang terpusat.

2. Kesimpulan Terhadap Manfaat Penelitian

Dari hasil penelitian yang sudah dilakukan, peneliti mendapatkan beberapa relevansi ilmu yang dipelajari dalam mengampuh pendidikan di Perguruan Tinggi Raharja, serta mendapat pengalaman dalam menghadapi kendala-kendala dan permasalahan yang terjadi pada PT. KES Indonesia yaitu dengan merancang suatu sistem informasi yang terpusat, sehingga dalam penerapannya dapat menunjang efektivitas kinerja pada seluruh bagian.

Saran

Setelah peneliti merancang suatu sistem informasi yang digunakan untuk mengelola data rapat, dimana untuk mengatasi ataupun mereferensikan dari pemecahan masalah mengenai rapat pada PT. KES Indonesia, maka dari itu peneliti ingin menyampaikan beberapa saran agar dalam pengembangan penelitian berikutnya bisa dikembangakan lebih baik lagi yaitu sebagai berikut :

• Sistem dapat melakukan absensi kehadiran peserta rapat dengan menggunakan metode scan barkot.
• Melakukan pengembangan sistem informasi berbasis mobile dengan penambahan hak akses kepada masing masing kepala divisi.

DAFTAR PUSTAKA

Contributors

Wahyuahmadhayyifauzi