SI1214472882

APLIKASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN

INTERNAL PEMBELIAN BARANG IMPOR

BERDASARKAN COMMITTEE OF SPONSORING

ORGANIZATION (COSO) FRAMEWORK PADA

PT YONTOMO SUKSES ABADI

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1214472882
NAMA	: ERLIN WIDIASTUTI

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI KOMPUTER AKUNTANSI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2015/2016

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

APLIKASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN

INTERNAL PEMBELIAN BARANG IMPOR

BERDASARKAN COMMITTEE OF SPONSORING

ORGANIZATION (COSO) FRAMEWORK PADA

PT YONTOMO SUKSES ABADI

Disusun Oleh :

NIM	: 1214472882
Nama	: Erlin Widiastuti
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Komputer Akuntansi

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, Juni 2016

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)					(Nur Azizah,M.Akt.,M.Kom)
NIP : 000594					NIP : 078010

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

APLIKASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN

INTERNAL PEMBELIAN BARANG IMPOR

BERDASARKAN COMMITTEE OF SPONSORING

ORGANIZATION (COSO) FRAMEWORK PADA

PT YONTOMO SUKSES ABADI

Dibuat Oleh :

NIM	: 1214472882
Nama	: Erlin Widiastuti

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Komputer Akuntansi

Disetujui Oleh :

Tangerang, Juni 2016

Pembimbing I			Pembimbing II
(Oleh Soleh, M.M.S.I)			(Muhamad Zahruddin, S.Kom.,MM)
NID : 04043			NID : 15013

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

APLIKASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN

INTERNAL PEMBELIAN BARANG IMPOR

BERDASARKAN COMMITTEE OF SPONSORING

ORGANIZATION (COSO) FRAMEWORK PADA

PT YONTOMO SUKSES ABADI

Dibuat Oleh :

NIM	: 1214472882
Nama	: Erlin Widiastuti

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Komputer Akuntansi

Tahun Akademik 2015/2016

Disetujui Penguji :

Tangerang, Juni 2016

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(-----------------)		(-----------------)		(-----------------)
NID : -----		NID : -----		NID : -----

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

APLIKASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN

INTERNAL PEMBELIAN BARANG IMPOR

BERDASARKAN COMMITTEE OF SPONSORING

ORGANIZATION (COSO) FRAMEWORK PADA

PT YONTOMO SUKSES ABADI

Disusun Oleh :

NIM	: 1214472882
Nama	: Erlin Widiastuti
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Komputer Akuntansi

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Juni 2016

(Erlin Widiastuti)

NIM : 1214472882

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRACT

Information technology has made much progress, and widely used in various fields of life. In use, the information technology start needed to help grow - developing corporate systems line of business carried on by a company. One of the companies that require the use of information technology advances are PT Yontomo Sukses Abadi. PT Yontomo Sukses Abadi is a company engaged in trading, where the products sold are imported products purchased for resale in Indonesia. In developing its business, PT Yontomo Sukses Abadi requires an Internal Control System Purchasing Imported Goods. In fact, the system has been running at this time raises a variety of obstacles and constraints which often resulted in the difference of shortage or excess of quantity purchase order with a quantity of goods received. it happened because the supplier sends goods a little - a little to avoid the large number of containers enter the warehouse which will result in the number of goods in the warehouse is full. This paper aims to find out the Internal Control Purchases of Imported Goods that exist today that can be identified constraints - constraints that are a barrier that can design Applications Implementation of Internal Control Systems Purchases of Imported Goods in accordance with the needs PT Yontomo Sukses Abadi. Needs identified are the result of analysis using the method of general control component 5 issued by the Committee of Sponsoring Organizations (COSO) which are Control Environment, Risk Assesment,Control Procedure, Monitoring, Information and Communication. Therefore, the existence of the Internal Control System Application Application Purchasing Imported Goods PT YontomoSuksesAbadiintended to provide a more rapid, accurate, and informative making it easier for companies to get a purchase report data that is currently running.

Keyword: Control, Internal, Purchasing, COSO

ABSTRAKSI

Teknologi informasi telah mengalami banyak kemajuan dan banyak dimanfaatkan dalam berbagai bidang kehidupan. Dalam pemanfaatannya, teknologi informasi mulai dibutuhkan untuk membantu menumbuh – kembangkan sistem korporasi bidang usaha yang dijalankan oleh suatu perusahaan. Salah satu perusahaan yang membutuhkan pemanfaatan kemajuan teknologi informasi adalah PT Yontomo Sukses Abadi.PT Yontomo Sukses Abadi adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang trading, dimana produk yang dipasarkan adalah produk yang dibeli secara impor untuk kemudian dijual kembali di Indonesia. Dalam mengembangkan bidang usahanya, PT Yontomo Sukses Abadi membutuhkan suatu Sistem Pengendalian Internal Pembelian Barang Impor. Pada kenyataannya, sistem yang telah berjalan pada saat ini menimbulkan berbagai hambatan dan kendala yakni sering terjadinya selisih kekurangan ataupun kelebihan dari kuantiti purchase order dengan kuantiti barang yang diterima, hal itu terjadi karena supplier mengirim barang secara sedikit – sedikit untuk menghindari banyaknya jumlah container masuk gudang yang akan mengakibatkan jumlah barang yang ada di gudang menjadi penuh. Karya tulis ini bertujuan untuk mengetahui proses Pengendalian Internal Pembelian Barang Impor yang ada saat ini agar dapat teridentifikasi kendala – kendala yang menjadi hambatan sehingga dapat merancang Aplikasi Penerapan Sistem Pengendalian Internal Pembelian Barang Impor sesuai dengan kebutuhan PT Yontomo Sukses Abadi. Kebutuhan yang teridentifikasi merupakan hasil analisis menggunakan metode dari 5 komponen pengendalian umum yang dikeluarkan oleh Committee of Sponsoring Organization (COSO) yaitu Control Environment, Risk Assesment, Control Procedure, Monitoring, Information and Communication . Oleh karena itu, keberadaan Aplikasi Penerapan Sistem Pengendalian Internal Pembelian Barang Impor di PT Yontomo Sukses Abadi ditujukan untuk memberikan informasi yang lebih cepat, akurat, dan informatif sehingga memudahkan perusahaan untuk mendapat data laporan pembelian yang saat ini sedang berjalan.

Kata Kunci : Pengendalian, Internal, Pembelian, COSO

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan anugerah-Nya yang dilimpahkan kepada penulis, sehingga penulisan Laporan Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.

Hanya karena kasih sayang dan kekuatan-Nya lah penulis mampu menyelesaikan Laporan SKRIPSI yang berjudul “Aplikasi Penerapan Sistem Pengendalian Internal Pembelian Barang Impor Berdasarkan Committee Of Sponsoring Organization (COSO) Framework Pada PT Yontomo Sukses Abadi”.

Penulis berharap karya tulis ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan tambahan pengetahuan bagi para pembaca umumnya serta mahasiswa khususnya. Semoga karya tulis ini dapat menjadi bahan perbandingan dalam periode selanjutnya, dan dapat menjadi suatu karya ilmiah yang baik.

Pada kesempatan ini juga penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan Laporan Skripsi ini, antara lain:

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I., selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja,

2. Bapak Drs. Po. Abas Sunarya, M.Si., selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.

3. Ibu Nur Azizah, M.Akt., M.Kom, selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi S1.

4. Bapak Oleh Soleh, M.M.S.I dan Bapak Muhamad Zahruddin, S.Kom.,MM selaku Dosen Pembimbing saya yang telah berkenan memberikan bimbingan, pengarahan dan bantuan dalam penyusunan laporan Skripsi ini.

5. Bapak Henry Tan selaku stakeholder pada PT Yontomo Sukses Abadi

6. Kedua orang tua yang telah mendoakan, memberikan dukungan dan motivasi dalam menyelesaikan Laporan Skripsi ini.

7. Untuk sahabat – sahabat terdekat yang membantu dan memberikan support dalam mengerjakan Laporan Skripsi ini.

8. Untuk teman seperjuangan yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang juga telah sama – sama membantu dalam penyelesaian Laporan Skripsi ini.

Akhir kata, Semoga Allah SWT memberikan balasan rahmat kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam pembuatan Laporan Skripsi ini.

Demikian, penulis sampaikan dengan harapan semoga Laporan Skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak.

	Tangerang, Juni 2016
	ERLIN WIDIASTUTI
	NIM. 1214472882

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 2.1 Relation Of Objectives and Components Of Internal Control

2. Gambat 3.1. Struktur Organisasi PT. Yontomo Sukses Abadi

3. Gambar 3.2. Use Case Diagram yang berjalan

4. Gambar 3.3. Sequence Diagram yang berjalan

5. Gambar 3.4. Activity Diagram yang berjalan

6. Gambar 4.1. Use Case Diagram sistem usulan

7. Gambar 4.2. Activity Diagram sistem usulan

8. Gambar 4.3. Sequence Diagram sistem usulan

9. Gambar 4.4. Class Diagram sistem usulan

10. Gambar 4.5. Rancangan Tampilan Menu Log In Admin

11. Gambar 4.6. Rancangan Tampilan Menu Purchase Requestion

12. Gambar 4.7. Rancangan Tampilan Menu Purchase Order

13. Gambar 4.8. Rancangan Tampilan Menu Goods Received Note

14. Gambar 4.9. Rancangan Tampilan Menu Laporan

15. Gambar 4.10. Tampilan Menu Log In Admin

16. Gambar 4.11. Tampilan Menu Purchase Requestion

17. Gambar 4.12. Tampilan Menu Purchase Order

18. Gambar 4.13. Tampilan Menu Goods Received Note

19. Gambar 4.14. Tampilan Menu Laporan

DAFTAR TABEL

1. Tabel 3.1. Elisitasi Tahap I

2. Tabel 3.2. Elisitasi Tahap II

3. Tabel 3.3. Elisitasi Tahap III

4. Tabel 3.4. Final Draft Elisitasi

5. Tabel 4.1. Perbedaan Antara Prosedur Sistem Berjalan dengan Prosedur Sistem Usulan

6. Tabel 4.2. Tabel Admin

7. Tabel 4.3. Tabel Supplier

8. Tabel 4.4. Tabel Data Barang

9. Tabel 4.5. Tabel Purchase Requestion

10. Tabel 4.6. Tabel Purchase Order

11. Tabel 4.7. Tabel Goods Received Note

12. Tabel 4.8. Tabel Laporan

13. Tabel 4.9. Pengujian BlackBox

14. Tabel 4.10. Time Schedule

15. Tabel 4.11. Estimasi Biaya

DAFTAR SIMBOL

Gambar 1. Simbol Use Case Diagram

Gambar 2. Simbol Sequence Diagram

Gambar 3. Simbol Activity Diagram

Gambar 4. Simbol Statechart Diagram

Gambar 5. Simbol Class Diagram

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Pada era globalisasi saat ini, semua aktivitas bisnis dilakukan dengan sistem informasi. Dengan adanya sistem informasi, maka akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi. Akan tetapi, sistem informasi yang begitu canggih perlu didukung oleh sistem pengendalian internal yang kuat. Menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO), pengendalian internal merupakan sistem struktur atau proses yang diimplementasikan oleh direktur, manajemen dan karyawan dalam perusahaan yang bertujuan untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan pengendalian tersebut dapat tercapai dengan meliputi efektivitas dan efisiensi, serta keandalan laporan keuangan. Berdasarkan pada konsep pengendalian umum yang dibuat oleh Committee of Sponsoring Organization (COSO), terdapat lima komponen pengendalian internal yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko (Risk Assesment), Prosedur Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

PT. Yontomo Sukses Abadi merupakan perusahaan trading, dimana produk yang dipasarkan adalah produk yang dibeli secara impor untuk kemudian dijual kembali di Indonesia. Produk tersebut meliputi kawat las, mesin las, dan sparepart untuk kebutuhan pengelasan.Produk yang diimpor sangat banyak dan bervariasi, bahkan dalam satu bulan dapat mencapai 70 kontainer yang bongkar di gudang. Pendataan pembelian barang impor yang akurat adalah hal yang utama dan menjadi suatu tujuan yang harus dicapai guna memberikan kepuasan dan kemudahan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh karyawan dan atasannya.

Namun, sistem yang berjalan saat ini pada PT. Yontomo Sukses Abadi belum optimal dan masih berjalan secara manual karena tidak adanya sistem yang dapat mendukung untuk pendataan pembelian barang impor, dikarenakan jumlah barang yang banyak dan bervariasi, serta pengiriman barang impor yang dikirim oleh supplier secara sedikit – sedikit yang tidak dikirim berdasarkan keseluruhan kuantiti pada saat PT. Yontomo Sukses Abadi mengirim purchase orderkepada pihak supplier. Pengiriman barang secara sedikit – sedikit dilakukan untuk menghindari banyaknya jumlah kontainer bongkar di gudang yangakan mengakibatkan jumlah barang yang ada di gudang menjadi penuh.Akan tetapi pengiriman secara sedikit – sedikit menyebabkan pendataan pembelian barang impor terkadang tidak balance karena sistematika yang masih manual.Terkait dengan belum adanya sistem untuk membantu perhitungan serta mengkontrol pengiriman pada pembelian barang impor yang mudah, maka terjadi pemborosan waktu untuk menghitung jumlah pembelian barang impor dan membuat laporan pembelian terkadang ada selisih kekurangan ataupun kelebihan dari kuantiti yang tidak sesuai pada saat PT. Yontomo Sukses Abadi mengirim purchase order kepada pihak supplier. Akibat dari semua itu akan sangat membuat kerugian kepada perusahaan.

Oleh karena itu perlu adanya suatu sistem atau aplikasi khusus yang dapat menyajikan informasi dengan mudah cepat dan akurat dalam memberikan informasi laporan pembelian barang impor yang dapat memuaskan bagi karyawan, atasan serta dengan pihak supplier.

Pada dasarnya semua yang dilakukan bertujuan agar sistem berjalan dengan baik, terutama kebutuhan perusahaanakan informasi – informasi penting dalam manajemen atau administrasi perusahaan menjadi lebih terkontrol dengan baik.Sejalan dengan permasalahan diatas, maka penulis mengambil judul “APLIKASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PEMBELIAN BARANG IMPOR BERDASARKAN COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATION (COSO) FRAMEWORK PADA PT. YONTOMO SUKSES ABADI”.

RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimana sistem pembelian barang impor yang sedang berjalan saat ini pada PT. Yontomo Sukses Abadi?

2. Bagaimana merancang sistem informasi pengendalian internal pembelian barang impor yang sesuai pada PT. Yontomo Sukses Abadi ?

3. Apakah sistem informasi pengendalian internal pembelian barang impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi telah sesuai dengan 5 komponen pengendalian umum yang dibuat oleh Committee of Sponsoring Organization (COSO) ?

4. Bagaimana sistem laporan dalam sistem informasi pengendalian internal pembelian barang impor yang di usulkan?

5. Bagaimana kelebihan sistem informasi pengendalian internal pembelian barang imporyang di usulkan?

RUANG LINGKUP

Agar penelitian lebih terarah maka penelitian ini dibatasi dengan ruang lingkup yang dimulai dari proses penginputan data barang yang akan dibeli sesuai dengan purchase order yang dikirim ke pihak supplier, dan data barang yang diimpor secara parsial yang akan masuk gudang sampai dengan pembuatan laporan pembelian pada PT. Yontomo Sukses Abadi.

TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN

Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan ini antara lain:

1. Operasiaonal

Penelitian ini mempunyai tujuan operasional sebagai sarana untuk mendapatkan informasi dari sistem yang sedang berjalan saat ini pada PT. Yontomo Sukses Abadi, dalam hal ini menganalisa kendala yang terjadi khususnya pada proses pembuatan laporan pembelian barang impor, kemudian memberikan solusi pemecahan masalah dalam pengambilan keputusan.

2. Fungsional

Penelitian ini mempunyai tujuan fungsional yaitu hasil penelitian ini nantinya mampu menyajikan informasi kepada atasan, bagian gudang, serta marketing untuk mengetahui data – data barang yang akan tiba di gudang dalam waktu dekat, mengurangi intensitas kesalahan kuantiti pengimporan barang dikarenakan kuantiti barang yang akan diimpor dikirim secara parsial, tidak dikirim secara keseluruhan mengikuti kuantiti yang ada di purchase order, memberikan informasi yang cepat dan akurat mengenai laporan pembelian pada PT. Yontomo Sukses Abadi.

3. Individual

1. Untuk mendapatkan lebih banyak pengalaman dalam pembuatan perancangan aplikasi sistem informasi yang terkomputerisasi guna mempermudah dalam proses perhitungan laporan pembelian.

2. Agar penulis dapat mengimplementasikan ilmu yang sudah didapat selama perkuliahan.

3. Untuk melengkapi syarat kelulusan pada jurusan Sistem Informasi di STMIK Raharja.

Manfaat

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Peneliti

1. Terciptanya kepuasan batin ketika menghasilkan suatu karya dan dapat bermanfaat bagi suatu instansi.

2. Sebagai syarat kelulusan guna mendapat gelar sarjana komputer.

3. Dapat mengimplementasikan teori – teoriyang dipelajari di bangku kuliah ke dalam bentuk project

2. Institusi

1. Terciptanya efektifitas dan efisiensi waktu kerja dalam mengolah data – data pembelian barang impor.

2. Dapat teridentifikasinya kendala dan permasalahan pada sistem pengendalian internal pada PT. Yontomo Sukses Abadi.

3. Memudahkan dalam memberikan laporan pembelian barang impor kepada karyawan, atasan, serta supplier dengan data yang akurat dan cepat.

3. STMIK Raharja

1. Dapat menjadi referensi bagi Mahasiswa atau Mahasiswi untuk melakukan penelitianselanjutnya, terutama dalam sistem pengendalian internal pembelian pada suatu perusahaan.

2. Dapat memperkaya pengetahuan para Mahasiswa atau Mahasiswi dalam pengambilan keputusan terhadap suatu permasalahan.

3. Dapat membuat Perguruan Tinggi STMIK Raharja dikenal oleh instansi – instansi yang dijadikan objek penelitian para Mahasiswa atau Mahasiswi.

METODE PENELITIAN

Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan, penulis menggunakan beberapa metode antara lain :

1. Metode Observasi

Metode observasi adalah suatu cara pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap suatu obyek dalam suatu periode tertentu dan mengadakan pencatatan secara sistematis tentang hal – hal tertentu yang diamati.Dalam hal ini penulis mencoba melakukan observasi di lingkungan PT. Yontomo Sukses Abadi, bidang purchasing impor.

2. Metode Interview

Metode interview adalah proses percakapan yang berbentuk tanya jawab dengan tatap muka. Proses pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis yaitu melakukan wawancara kepada Bpk. Henry Tan selaku direktur yang memegang kekuasaan atas barang yang akan diimpor, dan yang diperoleh atas wawancara tersebut yaitu berupa keterangan – keterangan mengenai prosedur sistem berjalan. Wawancara juga dilakukan terhadap beberapa karyawan di bagian purchasing impor untuk memberikan sample data dan untuk lebih melengkapi keakuratan informasi yang penulis butuhkan.

3. Metode Study Pustaka

Penulis mengambil bahan – bahanyang memuat dasar – dasar ilmiah (teori) yang akan menjadi acuan dalam analisa data / pembahasan. Sumber didapat dari buku panduan dan beberapa literature sebagai referensi dari perpustakaan Perguruan Tinggi Raharja serta buku – bukusumber lainnya yang berhubungan dengan penelitian ini.

Metode Analisa

Metode analisa sistem yang digunakan oleh penulis yaitu analisa permasalahan berdasarkan pada konsep pengendalian umum yang dibuat oleh Committee of Sponsoring Organization (COSO). Pengendalian umum tersebut terdiri dari lima komponen pengendalian internal yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko (Risk Assesment), Prosedur Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

1. Analisa terhadap Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Analisa terhadap Lingkungan Pengendalian (Control Environment) atas pembelian barang impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi yaitu dengan menganalisis :

1. Aktor dari setiap pegawai yang terlibat dalam prosedur pembelian barang impor

2. Deskripsi kerja / job desk dari setiap pegawai yang terlibat dalam prosedur pembelian barang impor

2. Analisa Terhadap Penilaian Resiko (Risk Assesment)

Analisa terhadap Penilaian Resiko (Risk Assesment) atas pembelian barang impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi yaitu dengan menganilisis :

1. Peluang kecurangan atau manipulasi data pembelian barang impor.

2. Peluang terjadinya kesalahan terhadap pengontrolan kuantiti Purchase Order (PO)

3. Analisa Terhadap Prosedur Pengendalian (Control Procedure)

Analisa terhadap Prosedur Pengendalian (Control Procedure) atas pembelian barang impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi yaitu dengan menganalisis :

1. Tata pelaksanaan prosedur yang dilakukan oleh bagian – bagian yang terlibat dalam proses pembelian barang impor.

2. Tanggung jawab kepada job desk dari masing – masing pegawai yang terlibat dalam prosedur pembelian barang impor.

4. Analisa Terhadap Pemantauan (Monitoring)

Analisa terhadap Pemantauan (Monitoring) atas pembelian barang impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi yaitu dengan menganalisis :

1. Tata pelaksanaan evaluasi yang dilakukan setiap akhir periode mengenai pelaksanaan pengendalian internal atas prosedur pembelian barang impor

2. Monitoring terhadap kuantiti barang Purchase Order (PO) yang dikirim secara sedikit – sedikit.

5. Analisa Terhadap Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

Analisa terhadap dan Komunikasi (Information and Communication).atas pembelian barang impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi yaitu dengan menganalisis :

1. Segala bentuk pencatatan yang berkaitan dengan prosedur telah dilaksanakan dengan benar

Informasi yang berhubungan dengan sistem pembelian barang impor telah benar, tepat waktu, relevan, dan lengkap. Kemudian hasil analisa selanjutnya akan dibuat laporanuntuk masukan dan perancangan sistem yang diusulkan.

Metode Perancangan

Dalam metode rancangan ini penulis menggunaka Visual Paradigm for UMLInterprise Edition untuk men-design dan membuat suatu model diagram.PHP, merupakan bahasa pemograman yang akan dipakai. XAMPP, merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak kedalam satu buah paket. MySQL, merupakan database yang akan digunakan. Adobe Dreamweaver CS5, merupakan software yang digunakan untuk men-design web yang akan dibuat.

Metode Prototype

Metode prototype yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode prototype throw away karena didalam pendekatan sistem prototype ini akan dibuang dan sistem finalnya akan dibangun dari awal. Penggunaan metode prototype throw away ini untuk meningkatkan analisa terhadap kebutuhan fungsional dari project yang ingin dibuatproses testing dan perbaikan dapat dilakukan secara terus menerus.

Metode Pengujian

Dalam melakukan penelitian ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan fungsional software karena itu uji coba blackbox memungkinkan pengembangann dalam software untuk membuat himpunan kondisi input atau data uji yang akan menguji fungsional dan outputsuatu program. Metode pengujian blackbox digunakan untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, antara lain fungsi – fungsi yang salah satu hilang, kesalahan tampilan luar, kesalahan output, kesalahan dalam struktur atau akses database eksternal, kesalahan performa.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan Skripsi ini, maka penulis mengelompokkan laporan ini menjadi beberapa sub dengan sistem penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai latar belakang pengambilan judul, perumusan masalah, tujuan dan kegunaan penelitian, ruang lingkup dan metodologi penelitian yang digunakan serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan serta diuraikan secara teori langkah – langkah serta definisi ilmu yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas dalam bab pembahasan.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Dalam bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum objek yang diteliti, sejarah perusahaan, struktur organisasi. Selain itu dibahas juga analisa batasan, analisa kebutuhan, analisa masukan, analisa proses, analisa keluaran serta urutan prosedur dan spesifikasi proses.Dan juga akandibahas mengenai tata laksana sistem berjalan serta masalah yang timbul dari sistem yang berjalan.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Dalam bab ini akan dibahas mengenai perancangan sistem pengendalian internal pembelian barang impor yang diusulkan menggunakan metode UML yang terdiri dari Use Case Diagram, activity diagram dan class diagram, serta hasil rancangan sistem yang diusulkan oleh penulis berupa solusi dari masalah yag dihadapi dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP serta database yang digunakan adalah MySQL.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisikan mengenai kesimpulan yang merupakan ringkasan akhir dari penyusunan Skripsi ini dan saran-saran yang diberikan oleh penulis agar permasalahan yang dihadapi dapat terselesaikan dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

TEORI UMUM

Konsep Dasar Sistem

Dalam suatu pendefinisian para ahli pasti mempunyai konsep dasar untuk memperkuat teorinya.

Definisi Sistem=

Ada beberapa pendapat para ahli yang menjelaskan tentang definisi sistem, diantaranya yaitu:

1. Menurut McLeod, Jr dalam Prasojo (2011:152),“Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”.

2. Menurut Moekijati dalam Prasojo (2011:152), “Sistem adalah setiap sesuatu terdiri dari obyek – obyek, atau unsur – unsur, dan komponen – komponenyang bertata kaitan dan bertata hubungan satu sama lain, sedemikian rupa sehingga unsur – unsurtersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu”.

3. Menurut Mustakini (2009:34), bahwa sistem (system) dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. “Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan prosedur – proseduryang mempunyai tujuan tertentu”. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur – prosedurpenerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar.

4. Menurut Yakub (2012:1), “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama – samauntuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu”.

Berdasarkan beberapa pengertian diatas mengenai sistem, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem merupakan kumpulan elemen – elemen yang saling berkaitan dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Menurut Tata Sutabri (2012:2), terdapat dua kelompok pendekatan didalam pendefinisian sistem, yaitu:

1. Pendekatan yang menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2. Pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponen, mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen – elemenyang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Karakteristik Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:6), bahwa suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1. Komponen sistem (components). Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen – komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu sehingga mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat dapat mempunyai sistem yang lebih besaryang disebut supra sistem.

2. Batasan sistem (boundary). Ruang lingkup merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lain atau sistem dengan lingkungannya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu-kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

3. Lingkungan luar sistem (environment).Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat pula merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, yang dengan demikian lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (interface). Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain yang disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi yang membentuk satu-kesatuan.

5. Masukan Sistem (input). Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai contoh di dalam suatu unit computer, “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer. Sementara “data” adalah signal input yang akan diolah menjadi informasi.

6. Keluaran sistem (output). Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Sperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi, di mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi subsistem lainnya.

7. Pengolah Sistem (processing). Suatu sistem dapat mempunyai proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkanoleh pihak manajemen.

8. Sasaran (objectives). Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, makan operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Klasifikasi Sistem

Menurut Yakub (2012:4) pada buku Pengantar Sistem Informasi, bahwa Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Klasifikasi sistem tersebut diantaranya:

1. Sistem tak tentu (probabilistic system), adalah suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat di prediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem arisan merupakan contoh probabilistic system karena sistem arisan tidak dapat di prediksi dengan pasti.

2. Sistem abstrak (abstract system), adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem teologia yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dengan Tuhan merupakan contoh abstrac system.

3. Sistem fisik (physichal system), adalah sistem yang ada secara fisik. Sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, sistem sekolah, dan sistem transportasi merupakan contoh phisical system.

4. Sistem tertentu (deterministic system), adalah sistem yang beroprasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antar bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sistem komputer sudah diprogramkan, merupakan contoh deterministic system.

5. Sistem tertutup (closed system), sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berintraksi dan tidak dipengaruhi dengan lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi.

6. Sistem terbuka (open system), adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungandan dipengaruhi oleh lingkungan. Sistem perdagangan merupakan contoh open system, karena dapat dipengaruhi oleh lingkungan.

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Menurut Sutarman (2012:3) “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”.

Menurut Situmorang (2010:1), “Data adalah things known or assumed, yang berarti bahwa data sesuatu yang diketahui atau dianggap”.

Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta dari sesuatu, kejadian, aktifitas dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan dan disimpan berupa angka, tulisan, gambar, suara atau pun tokoh namun belum di olah dalam bentuk yang dapat dimengerti.

Bentuk Data

Menurut Yakub (2012:5), data dapat dibentuk menjadi 5, antara lain sebagai berikut:

1. Teks

Teks adalah sederatan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual misalnya, artikel, koran, majalah, dan lain-lain.

2. Data yang terformat

Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.

3. Citra (Image)

Citra atau Image adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontsen, dan tanda tangan.

4. Audio

Audio adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrument musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.

5. Video

Video adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam sebentuk film.

Sumber Data

Menurut Yakub (2012:6), Sumber data dapat diperoleh dari berbagai sumber untuk memperolehnya. Sumber data diklasifikasikan sebagai sumber data internal, sumber data personal, dan sumber data eksternal.

1. Data Internal

Data internal sumbernya adalah orang, produk, layanan, dan proses.Data internal umumnya disimpan dalam basis data perusahaan dan biasanya dapat diakses.

2. Data Personal

Sumber data personal bukan hanya berupa fakta, tetapi dapat juga mencakup konsep, pemikiran dan opini.

3. Data Eksternal

Sumber data ekternal dimulai dari basis data komersial hingga sensor dan satelit.Data ini tersedia di compact disk, flashdisk atau media lainnya dalam bentuk film, suara gambar, atlas, dan televisi.

Hirarki Data

Menurut Yakub (2012:6), Hirarki data dapat diorganisasikan menjadi beberapa level, antara lain sebagai berikut:

1. Elemen Data

Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Istilah lain dari elemen data dalam basis data telasional adalah field, kolom, item, dan atribut.

2. Record

Record adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari rekaman dalam basis data relasional adalah baris atau tupel.

3. File

File adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut sama, namun berbeda isinya. Istilah lain dari file dalam basis data relasional adalah berkas, tabel, dan relasi.

Definisi Informasi=

Menurut Sutarman (2012:14), “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”.

Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8), “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya”.

Berdasarkan pendapat para ahli yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang meiliki nilai tambah bagi pengguna, dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.

Kualitas Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:33), kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu:

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi mungkin banyak mengalami gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat waktu (timeliness)

Informasi yang sampai kepada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akanmempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan suatu landasan di dalampengambilankeputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.Dewasa ini informasi bernilai mahal karena harus cepat dikirim dan didapat sehingga memerlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkannya.

3. Relevan (relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.Relevansi informasi untuk setiap orang berbeda.Menyampaikan informasi tentang penyebab kerusakan pada mesin produksi kepada akuntan perusahaan tentunya kurang relevan.Akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi disampaikan untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi akan sangat relevan untuk seorang akuntan perusahaan.

Nilai Informasi

Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu:

1. Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.

2. Untuk mendapatkan pengalaman.

3. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.

4. Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:38), bahwa “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu”.

Menurut O’brian dalam Yakub (2012:16), bahwa “sistem informasi (information system) merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi”.

Komponen Sistem Informasi

Menurut Yakub (2012:20), bahwa Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen. Komponen sistem informasi disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Komponen sistem informasi tersebut terdiri dari blok masukan (input block). Blok model (meodel block). Blok keluaran (output block). Blok teknologi (technology block).Dan basis data (database block).

Konsep Dasar Analisa Sistem

Definisi Analisa Sistem

Menurut Yakub (2012:142), “Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada, dengan menganalisa jabatan dan uraian tugas (business users), proses bisnis (business prosess), ketentuan atau aturan (business rule), masalah dan mencari solusinya (business problem and business soulution), dan rencana-rencana perusahaan (business plan)”.

Menurut Henderi, dkk (2011:322), “Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru yang sesuai dengan kebutuhan”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan, maka dapat disimpulkan bahwa Analisa sistem adalah tahap mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan yang ada pada suatu sistem, untuk memahami sistem yang ada.

Fungsi Analisa Sistem

Menurut Tata Sutabri (2013:26), adapun fungsi analisa sistem sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi masalah-masalah kebutuhan pemakai (user).

2. Menyatakan secara fisik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

3. Memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat.

4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya. Pada tugas dan fungsi terakir dari analisa sistem menerapkan rencana rancangan sistemnya yang telah disetujui oleh pemakai.

Tahap-Tahap Analisa Sistem

Menurut Murad (2013:51),”Tahap analisis merupakan tahap dalam mencari informasi sebanyak-banyaknya mengenai sistem yang diteliti dengan melakukan metode-metode pengumpulan data sehingga ditemukan kelebihan dan kekurangan sistem serta user requirement. Selain itu, tahap ini juga dilakukan untuk mencari pemecah masalah dan menganalisa bagaimana sistem akan dibangun untuk memecahkan masalah pada sistem sebelumnya”.

Menurut Tata Sutabri (2012:52),”Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru atau sistem yang akan diusulkan dan dimodifikasi”.

Menurut Tata Sutabri (2012:52),adapun tujuan utama dari tahap analisis sitem ini adalah sebagai berikut:

1. Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi-fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.

2. Membantu para pengambil keputusan, yaitu para pemimpin, untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur hasil yang telah dicapainya.

3. Mengevaluasi sistem-sistem yang telah ada dan berjalan ssmpai saat ini, baik pengolahan data maupun pembuatan laporannya.

4. Merumuskan tujuan-tujuan yang ingin dicapai berupa pola pengolahan data dan pembuatan laporan yang baru.

5. Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem dan penerapannya serta perumusan langkah dan kebijaksanaan.

Konsep Dasar Perancangan Sistem

Definisi Perancangan Sistem Informasi

Menurut Mahdiana (2011:37),”Perancangan Sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan”.

Menurut Sugianto dalam Zohrahayati (2013:28),”Perancangan Sistem adalah suatu kegiatan membuat desain teknis berdasarkan kegiatan pada waktu proses analisis. Perancangan disini dimaksudkan suatu proses pemahaman dan peransuatu sistem informasi berbasis computer”.

Berdasarkan uraian di atas perancangan sistem merupakan merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada dan membuat desain teknis berdasarkan kegiatan pada waktu proses analis.

Tujuan Tahapan Sistem Informasi

Menurut Darmawan (2013:228), tahap perancangan/disain sistem mempunyai 2 tujuan utama, yaitu:

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem .

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap pada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat (lebih condong pada disain sistem yang terperinci).

=Konsep Dasar Basis Data

Pengertian Basis Data (Database)

Menurut Wahana komputer (2010:24), "Database atau basis data sekumpulan daya yang memiliki hubungan secara logika dan diatur dengan susunan tertentu serta disimpan dalam media penyimpanan komputer".Secara harfiah pengertian basis merupakan dasar, ataupun gudang sedangkan data itu sendiri adalah representasi dari semua fakta yang ada pada dunia nyata. Database sering digunakan untuk melakukan proses terhadap data-data tersebut dan menghasilkan informasi tertentu.

Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan arti dari basis data merupakan kumpulan atau himpunan dari data-data dan informasi yang saling terintegrasi, terorganisir dan terhubung satu sama lain tersimpan pada tempat yang sama tanpa adanya kerangkapan data atau informasi, dan pada saat dibutuhkan dapat dipanggil serta difungsikan kembali untuk kepentingan para penggunanya (user).

Istilah – Istilah Basis Data (Database)

Beberapa terminology dalam database(Jurnal CCIT, 2009 : 307), diantara lain:

1. Basis data (Database)adalah sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.

2. Data adalah fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu.

3. Tabel adalah Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record.

4. Field biasa disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data.

5. Record biasa disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel, misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari beberapa kolom / field.

Input Data dapat dikelompokkan menjadi 3 (Jurnal CCIT, 2009 : 307), antara lain:

1. Data master meliputi : data pencari kerja, dan data lowongan kerja.

2. Data transaksi meliputi : penempatan tenaga kerja, status pencaker, status lowongan kerja, rekapitulasi ke IPK kab/ kota dan rekapitulasi ke IPK provinsi.

3. Table referensi meliputi : table-tabel pendukung untuk data master dan transaksi.

Kriteria Basis Data (Database)

Database adalah kumpulan datanya, sedangkan program pengelolaannya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data dan melaporkan data dalam database. (Stephens dan Plew, 2013:337)

Dalam satu file atau table terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record. Adapun struktur database adalah File/Table.

Record adalah kumpulan elemen – elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap (Harianto Kristanto, 2004 : 3). Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :

1. Bersifat data Oriented dan bukan program Oriented.

2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.

3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.

4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.

5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Rancanagan Basis Data (Database)=

Rancangan database adalah sebagai kumpulan data dari penempatan tenaga kerja yang saling terkait dan mempengaruhi sesuai dengan tingkat kepentingannya sehingga data tersebut terintegrasi dan independence (Jurnal CCIT. 2009 : 307).

Basis Data (Database) Terdistribusi

Database terdistribusi merupakan sebuah database yang berada di bawah kontrol DBMS di multiple komputer dalam lokasi fisik yang sama atau di sebarkan melalui jaringan komputer yang saling terkoneksi (Jurnal CCIT. 2009 : 33).

UML (Unified Modelling Language)

Definisi UML (Unified Modelling Language)

Menurut Widodo (2011:6), Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa permodelan standar yang memiliki sintak dan semantik.

Menurut Heriawati (2011:10), bahwa beberapa literature menyebutkan bahwa Unified Modeling Language (UML) menyediakan Sembilan diagram, yang lain menyebutkan depalan karena ada beberapa diagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram perwaktuan digabung menjadi diagram interaksi.

Menurut Nugroho (2010:6), Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa permodelan untuk sistem atau perangkat yang berparadigma berorientasi objek. Permodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan,menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasikan dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak yang berbasis Objek (Object Oriented Programming).

Langkah – Langkah Penggunaan UML (Unified Modeling Language)

Menurut Henderi (2010:6) Berikut adalah langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML):

1. Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.

2. Petakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use casediagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatan lain.

3. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.

4. Definisikan requirementlainnon fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.

5. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.

6. Definisikan obyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence dan / atau collaboration untuk tiap alir pekerjaan, jika sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alir.

7. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antamuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.

8. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domain dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.

9. Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Kemudiam juga, definisikan test integrasi untuk setiap komponen meyakinkan ia bereaksi dengan baik.

10. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan dan sebagainya. Petakan komponen ke dalam node.

11. Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang tepat digunakan :

• Pendekatan use case dengan meng-assign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit kode yang lengkap dengan test.

• Pendekatan komponen yaitu meng-assign setiap komponen kepada tim pengembang tertentu.

12. Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki model beserta code-nya. Model harus selalu sesuai dengan code yang aktual.

13. Perangkat lunak siap dirilis.

Model UML (Unified Modeling Language)

Menurut Widodo (2011:10), beberapa literature menyebutkan bahwa Unified Modeling Language (UML) menyedeiakan Sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada bebrapa diagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Namun demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu statis atau dinamis. Jenis diagram itu antara lain :

1. Diagram kelas ( Class Diagram)

Bersifat statis, diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifat statis, sering pula diagram kelas memuat kelas-kelas aktif.

2. Diagram paket (Package Diagram)

Bersifat statis, diagram ini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan bagian dari diagram komponen.

3. Diagram use case (Usecase Diagram)

Bersifat statis, diagram ini memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku sautu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.

4. Diagram interaksi dan sequence (Sequence Diagram)

Bersifat dinamis, diagram urutan adalah interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam waktu tertentu.

5. Diagram komunikasi (communication Diagram)

Bersifat dinamis, diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML 1.4 yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan.

6. Diagram Statechart (Statechart Diagram)

Bersifat dinamis, diagram status memperlihatkan keadaan-keadaan pada sistem, memuat status (state), transisi, kejadian serta aktivitas.

7. Diagram aktivitas (Activity Diagram)

Bersifat dinamis, diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.

8. Diagram komponen (Component Diagram)

Bersifat statis, diagram komponen ini memperlihatkan organisasi serta kebergantungan sistem/perangkat lunak pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.

9. Diagram deployment (Deployment Diagram)

Bersifat statis, diagram ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (tun time). Memuat simpul-simpul beserta komponen-komponen yang ada didalamnya.

Berdasarkan definisi diagram diatas penulis menyimpulkan bahwa kesembilan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan diagram-diagram lainnya misalnya flow diagram, entity diagram, dan sebagainya.

Konsep Dasar Prototyping

Definisi Prototyping

Menurut Rizky (2011:169), “Prototyping adalah sebuah proses yang melakukan simulasi terhadap sebuah sistem dan dapat dibuat dengan cepat. Prototyping juga merupakan sebuah teknik analisis iteratif dimana user terlibat secara aktif dalam proses desain layar dan laporan”.

Dari definisi prototyping di atas, dapat dikatakan bahwa prototyping biasanya hanya mensimulasikan beberapa aspek dari fitur program akhir, dan mungkin juga sama sekali berbeda dari pelaksanaan akhir program nantinya.

Jenis Pendekatan Prototyping

Menurut Husain (2014:52), terdapat 3 pendekatan utama prototyping yaitu :

1. Throw-Away

Prototype dibuat dan di test, dan digunakan sebagai dasar untuk membuat produk akhir, sedangkan prototype-nya sendiri dibuang.

2. Incremental

Prototype dibuat sebagai komponen-komponen yang terpisah-pisah.Selanjutnya prototype tersebut dapat dijadikan sebagai sistem awal yang sudah bisa digunakan oleh user.Untuk meningkatkan fungsionalitas sistem maka pengembangan sistem dilakukan secara bertingkat (incremental).

3. Evolusionerary

Prototype dibuat mulai dari yang paling dasar dan dilakukan perbaikan terus menerus.Dalam hal ini, sistem atau produk yang sebenarnya dipandang sebagai evolusi dari versi awal yang sangat terbatas menuju produk final atau produk akhir.

Dalam pembuatan prototype untuk sistem online tracking ini, penulis menggunakan model incremental karena selain keterbatasan waktu, dengan metode ini model prototype sudah bisa dijadikan sebagai dasar awal sistem yang bisa dipakai oleh user.

Kelebihan dan Kekurangan Prototype

Menurut Rizaldi (2014:31), kelebihan dan kekurangan prototype adalah sebagai berikut :

1. Kelebihan Prototype adalah :

1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan atau user

2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan.

3. Pelanggan dapat berperan aktif dalam pengembangan sistem.

4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem

5. Penerapan sistem menjadi lebih mudah karena pemakai sudah mengetahui seperti apa sistem yang dibangun dari prototype.

2. Kekurangan Prototype adalah :

1. Pelanggan kadang tidak menyadari bahwa perangkat lunak yang ada belum mencantumkan kualitas secara keseluruhan.

2. Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek, sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman sederhana untuk membuat prototyping lebih cepat selesai tanpa memikirkan bahwa prototyping sebenarnya hanya cetak biru sistem.

Konsep Dasar Testing

Definisi Testing

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013:272), “Pengujian perangkat lunak adalah sebuah elemen sebuah topik yang memiliki cakupan luas dan sering dikaitkan dengan verifikasi (verification) dan validasi (validation) (V&V)”.

Menurut Rizky (2011:237), “Testing adalah sebuah proses yang diejawanahkan sebagai siklus hidup dan merupakan bagian dari proses rekayasa perangkat lunak secara terintegrasi demi memastikan kualitas dari perangkat lunak serta memenuhi kebutuhan teknis yang telah disepakati dari awal.

Dari kedua definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengujian sistem dalam hal ini sistem perangkat lunak merupakan sebuah proses dari tahapan pengembangan perangkat lunak untuk memastikan kualitas dari perangkat lunak tersebut yang secara umum terbagi dalam kategori verifikasi dan validasi.

Verifikasi dan Validasi

Menurut Rizky (2011:239), “Verifikasi adalah proses pemeriksaaan untuk memastikan bahwa perangkat lunak telah menjalankan apa yang harus dilakukan dari kesepakatan awal antara pengembang perangkat lunak dan pengguna”.

Menurut Rizky (2011:240), validasi adalah sebuah proses yang melakukan konfirmasi bahwa perangkat lunak dapat dieksekusi secara baik.

Sedangkan Rosa dan Shalahuddin (2013:273), Verifikasi dimaksudkan untuk memastikan bahwa perangkat lunak dikembangkan dengan benar dalam setiap fungsi, sedangkan validasi dimaksudkan untuk menjamin bahwa perangkat lunak yang dibangun sudah sesuai dengan yang diinginkan user. Atau dapat juga dikatakan sebagai berikut :

1. Verifikasi : “Apakah produk dibangun dengan benar ?” (lebih ke arah apakah proses pengembangan produk sudah benar dan telah berhasil mengimplementasikan fungsi yang benar).

2. Validasi : “Apakah sudah membangun produk yang benar ?” (lebih ke arah hasil produk apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan).

Dengan pengujian tersebut kualitas dari perangkat lunak bisa dijamin saat diimplementasikan dan di terapkan kepada pelanggan.

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013:271), kualitas perangkat lunak tersebut juga perlu dijaga untuk keperluan sebagai berikut :

1. Agar dapat “survive” bertahan di dunia bisnis perangkat lunak.

2. Dapat bersaing dengan perangkat lunak yang lain.

3. Penting untuk pemasaran global.

4. Mengefektifkan biaya agar tidak banyak membuang perangkat lunak karena kegagalan pemasaran atau kegagalan produksi.

5. Mempertahankan pelanggan (customer) dan meningkatkan keuntungan.

Menurut Sasmito (2010:41), dalam melakukan pengujian perangkat lunak, ada beberapa metode pengujian yang dapat digunakan, yaitu :

1. Pengujian White Box

Pengujian white box yang juga disebut pengujian glass box, yaitu metode desain test case yang menggunakan struktur kontrol desain prosedural untuk memperoleh test case. Dengan pengujian white box, perekayasa sistem dapat melakukan test case yang :

1. Memberikan jaminan bahwa semua jalur independen pada suatu modul telah digunakan paling tidak satu kali.

2. Menggunakan semua keputusan logis pada sisi true dan false.

3. Mengeksekusi semua loop pada batasan mereka dan pada batas operasional mereka.

4. Menggunakan struktur data internal untuk menjamin validitasnya.

2. Pengujian Basis Path

Pengujian basis path ini memungkinkan desainer test case mengukur kompleksitas logis dari desain prosedural dan menggunakannya sebagai pedoman untuk menetapkan basis set dari jalur eksekusi.

3. Pengujian Struktur Kontrol

Terdapat beberapa metode dalam pengujian struktur kontrol, yaitu :

1. Pengujian kondisi

2. Merupakan sebuah metode desain test case yang menggunakan kondisi logis yang ada pada suatu program.

3. Pengujian aliran data. Merupakan metode yang digunakan dalam memilih jalur pengujian dari suatu program sesuai dengan lokasi definisi dan menggunakan variabel-variabel pada program.

4. Pengujian loop. Merupakan teknik pengujian white box yang secara eksklusif berfokus pada validitas konstruksi loop.

4. Pengujian Black Box

Pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian pengujian black box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program.

Pengertian Yang Berhubungan Dengan WEB dan Jaringan

Pengertian Web / Website

Ada beberapa pendapat yang menjelaskan definisi website, diantaranya :

Website dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video, dan ataugabungandari semuanya baik yang bersifat statis maupun dinamisyang membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing–masingdihubungkan denganjaringanhalaman (Hyperlink) (Jurnal CCIT. 2012: 112).

Pendapat lain mengatakan World Wide Web (WWW) / website adalah fasilitas di internet yang menampilkan informasi dalam bentuk teks, gambar, dan suara secara multimedia yang sangat interaktif (Erima Oneto dan Yosep, 2009 : 2).

World Wide Web (www) lebih dikenal denganweb / website merupakan file teks yang berisi tag-tag dengan format Hyper Text Markup Language (HTML), link ke file-file grafik atau halaman web yang lain. File ini disimpan pada server web dan dapat diakses oleh komputer lain yang terhubung ke server, baik melalui Internet maupun LAN (Intranet).

Web Browser

Browser merupakan software yang diinstal di mesin client,berfungsi untuk menterjemahkan tag HTML menjadi halaman web (Anhar, 2010 : 6).

Webbrowser yaitu program aplikasi yang digunakan untuk mengakses halaman web di internet (Erima Oneto dan Yosep, 2009 : 19).

Intranet

Intranet adalah suatu teknik jaringan dimana aplikasi yang berjalan disembunyikan oleh pihak tertentu untuk kalangan internal perusahaan atau instansi tertentu (M. Syukrie dan Aretanet, 2008 : 46).

Intranet memungkinkan karyawan perusahaan atau institusi mengakses data atau sumber daya dari perusahaan atau institusi lain. Media penghubung intranet ada yang menggunakan kabel saja dan ada yang menggunakan kabel dan komputer server. Komputer server berfungsi melayani komputer yang terdapat dalam jaringan tersebut. Jaringan komputer termasuk dalam intranet adalah LAN (Local Area Network), MAN (Metropolitan Area Network).

Internet

Internet dapat dikatakan sebagai jaringan komputer yang menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber informasi, yang semuanya dapat kita dapatkan dari internet (Feri Indayudha, 2008 : 107).

Internet merupakan kependekan dari inter-network. Internet adalah jaringan komputer yang sangat luas. Jaringan ini menghubungkan jutaan komputer yang tersebar di seluruh dunia, baik itu LAN (Local Area Network), MAN (Metropolitan Area Network), atau WAN (World Area Network) yang terhubung dengan menggunakan TCP/IP (Transmition Control Protocol/Internet Protocol)

Java NetBeans

Menurut Cipta Ramadhani (2014:10) NetBeans adalah Integrated Development Environment (IDE) berbasiskan Java dari Sun Microsystem yang berjalan di atas Swing. Swing merupakan sebuah teknologi Java untuk pengembangan aplikasi desktop yang dapat berjalan di berbagai macam platform seperti Windows, Linux, Mac OS X, dan Solaris. IDE adalah lingkup pemrograman yang diintegrasikan ke dalam suatu aplikasi perangkat dari penyedia Graphic User Interface (GUI), editor teks atau kode, kompiler atau interpreter, dan debbuger.

NetBeans merupakan sebuah proyek yang sukses dengan pengguna yang sangat banyak, komunitas yang terus tumbuh, dan memiliki hampir 100 mitra. Sun Microsystem mendirikan proyek open source. NetBeans pada bulan Juni 2000 dan terus menjadi sponsor utama.

• Keunggulan NetBeans

1. NetBeans GUI Builder GRATIS dengan ribuan plug In yang bisakita download langsung di website resminya, maupun dari pihak ketiga.

2. NetBeans GUI Builder sangat kompetebel dengan Swing karena memang langsung dikembangkan oleh Sun Microsystem yang notabenenya sebagai pengembang Swing.

3. Netbeans tidak hanya dapat digunakan buat java saja, karena Netbeans dapat di gunakan untuk bahasa pemograman lain seperti C/C++, Ruby, dan PHP.

4. NetBeans GUI Builder sangat cocok untuk digunakan dalam pengembangan sistem berskala Enterprise.

5. Pada paket tertentu, Netbeans juga menyertakan GlassFish V2 UR2 dan Apache Tomcat 6.0.16

(Sumber: http://www.netbeans.org/. Diakses pada tanggal 02 September 2015).

• Kelemahan NetBeans

1. NetBeans hanya mensupport satu pengembangan Java GUI, yaitu Swing, yang padahal ada Java GUI yang dikembangkan oleh eclipse yang bernama SWT dan JFace yang sudah cukup populer.

2. NetBeans mempatenkan source untuk Java GUI yang sedang dikerjakan dalam sebuah Generated Code, sehingga programmer tak dapat mengeditnya secara manual.

3. Dari segi sumber daya, Netbeans memerlukan sumber daya yang besar, seperti Memory dan ruang hard disk.

4. Netbeans memerlukan dukungan prosesor yang cukup handal untuk mendapatkan performa maksimalnya.

(Sumber: http://www.netbeans.org/. Diakses pada tanggal 02 September 2015).

XAMPP

XAMPP merupakan sebuah tool yang menyediakan beberapa paket perangkat lunak kedalam satu buah paket.

Menurut Madcoms (Yulianto, 2010:314), sekarang ini bayak paket software instalasi webserver yang disediakan secara gratis diantaranya menggunakan XAMPP.Dengan menginstal XAMPP, sehingga tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web serverApache, PHP, dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasinya secara otomatis. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQLdatabase, dan penerjemahbahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU (General Public License) dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. PHPMyAdmin adalah sebuah aplikasi dimana orang-orang dapat mengontrol data merekan dan isi web mereka untuk ditampilkan dalam sebuah website yang mereka buat.

Pengertian PHP

PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embedded scripting). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman yang dinamis (up to date) (Anhar, 2010 : 3).

Pendapat lain menjelaskan PHP adalah akronim dari Hypertext Preprocessor, yaitu satu bahasa pemrograman berbasiskan kode-kode (script) yang digunakan untuk mengolah suatu data dan mengirimnya kembali ke web browser menjadi kode HTML. Kode PHP mempunyai cirri-ciri khusus, yaitu (Diar Puji Oktavian, 2010 : 31):

1. Hanya dapat dijalankan menggunakan web server, misal : Apache

2. Kode PHP diletakkan dan dijalankan di web server

3. Kode PHP dapat digunakan untuk mengakses database, seperti : MySQL, PostgreSQL, Oracle, dan lain-lain

4. Merupakan software yang bersifat open source

5. Gratis untuk di-donwload dan digunakan

6. Memiliki sifat multipaltform, artinya dapat dijalankan menggunakan sistem operasi apapun, seperti : Linux, Unix, Windows, dan lain-lain.

Berikut contoh umum penggunaan script PHP untuk menjelaskan tentang PHP sebagai script yang disisipkan dalam bentuk HTML.

<html> <head> <title> Contoh </title> </head> </body> <? Echo “Hello, World” ?> </body> </html>

Contoh script diatas berbeda dengan script yang ditulis dengan bahasa lain seperti bahasa C atau bahasa Perl. Programmer tidak harus menuliskan semua dokumen HTML sebagai bagian dari keluaran dari script PHP, cukup menuliskan bagian mana saja yang berupa tag html dan bagian mana saja yang harus ditulis atau dihasilkan dari program script PHP, kode diapit dengan menggunakan tag awal tag akhir yang khusus yang memungkinkan pemprograman untuk masuk dan keluar dari mode script PHP.

Pengertian MySQL

MySQL merupakan program database server sebagai tempat penyimpanan dan mengolah data. (Diar Puji Oktavian, 2010 : 32)

Pendapat lain menjelaskan MySQL adalah salah satu software sistem manajemen database (DBMS) Structured Query Language (SQL) yang bersifat opensource. SQL adalah bahasa standar untuk mengakses database dan didefinisikan dengan standar ANSI/ISO SQL. (Woro Widya, 2010 : 26)

Beberapa kelebihan database MySQL antara lain :

1. MySQL merupakan database server, jadi dapat diakses dari jauh karena dapat tersambung ke media internet selain itu juga dapat berperan sebagai client.

2. MySQL adalah sebuah software data open source artinya software ini bebas digunakan oleh siapa saja tanpa harus membeli lisensinya kepada pembuat.

3. MySQL adalah database menggunakan enkripsi password, jadi cukup aman karena memiliki password untuk mengaksesnya.

4. MySQL merupakan database yang multi user, artinya database ini tidak hanya digunakan oleh sepihak orang akan tetapi dapat digunakan oleh banyak pengguna.

5. MySQL menggunakan suatu bahas permintaan standar yaitu SQL (Structured Query Language) yaitu sebuah perintah yang di standarkan pada database server.

(Sumber: http://www.academia.edu/. Di akses pada tanggal 03 September 2015)

TEORI KHUSUS

Analisa Berdasarkan Committee of Sponsoring Organization (COSO)

Committee of Sponsoring Organizations of The Treadway Commissions yang dibentuk pada tahun 1985 bertujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penggelapan laporan keuangan dan membuat rekomendasi untuk mengurangi kejadian tersebut.

Definisi Pengendalian Internal Berdasarkan COSO

Secara umum, pengendalian internal merupakan bagian dari masing–masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman operasional perusahaan atau organisasi tertentu.Definisi pengendalian internal yang dikemukakan oleh banyak penulis pada umumnya bersumber dari definisi yang dibuat oleh COSO (Committee of Sponsoring Organization) sebagai suatu inisiatif dari sektor swasta yang dibentuk pada tahun 1985. Pada tahun 1992, COSO yang didirikan dengan tujuan utama untuk mengidentifikasi faktor – faktor yang menyebabkan penggelapan laporan keuangan dan membuat rekomendasi untuk mengurangi kejadian tersebut telah menerbitkan Internal Control Frameworkyang didalamnya disusun definisi umum untuk pengendalian internal, standar, dan kriteria pengendalian internal yang dapat digunakan perusahaan untuk menilai sistem pengendalian mereka.

COSO (2013 : 3) mendefinisikan pengendalian internal sebagai berikut :

“Internal control is a process, affected by an entity’s board of directors, manage-ment, and other personal, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives relating to operations, reporting, and compliance”

Memperhatikan pengertian pengendalian internal menurut COSO tersebut, dapat dipahami bahwa pengendalian intenal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, maupun pegawai lainnya, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan yang berkaitan dengan operasi, pelaporan, dan kepatuhan terhadap perundang – undangan.

Tujuan Pengendalian Internal Berdasarkan COSO

Berdasarkan konsep COSO, bahwa pengendalian internal ditujukan untuk mencapai tiga kategori tujuan yang memungkinkan organisasi untuk fokus pada aspek pengendalian internal yang berbeda, yang mencakup tujuan – tujuan operasi, tujuan – tujuan pelaporan, dan tujuan – tujuan ketaatan.

Tujuan – tujuan operasi berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi operasi entitas, termasuk tujuan kinerja operasional dan keuangan untuk menjaga asset dari kerugian. Tujuan – tujuan pelaporan berkaitan dengan kepentingan pelaporan keuangan, baik untuk kelangan internal maupun eksternal yang memenuhi kriteria andal, tepat waktu, transparan, dan persyaratan – persyaratan lain yang ditetapkan oleh pemerintah, pembuat standar yang diakui, ataupun kebijakan entitas. Sementara itu tujuan – tujuan ketaatan berkaitan dengan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang mana entitas merupakan subjeknya.

Komponen Pengendalian Internal Berdasarkan COSO

Menurut COSO framework, Internal control terdiri dari 5 komponen yang saling terkait, yaitu  :

1. Control Environment

2. Risk Assessment

3. Control Activities

4. Information and Communication

5. Monitoring Activities

Adapun hubungan di antara kelima tujuan dan komponen-komponen pengendalian internal tersebut digambarkan oleh COSO (2013:5) dalam bentukkubus sebagai berikut :

Gambar 2.1 Relationship of Objectives and Components of Internal Control Sumber : COSO (2013 : 5 )

Agar lebih jelas, berikut ini akan dijelaskan kelima komponen pengendalian internal tersebut :

1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian internal yang membentuk disiplin dan struktur.Lingkungan pengendalian terdiri dari :

• Integritas dan nilai etika organisasi

• Parameter-parameter pelaksanaan tugas dan tanggung jawab direksi dalam mengelola organisasinya

• Struktur organisasi, tugas, wewenang dan tanggung jawab

• Proses untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan individu yang kompeten

• Ketegasan mengenai tolok ukur kinerja, insentif, dan penghargaan untuk mendorong akuntabilitas kinerja.

2. Penilaian Risiko (Risk Assessment)

Berdasarkan COSO, bahwa penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis dan interaktif untuk mengidentifikasi dan menilai risiko terhadap pencapaian tujuan. Risiko itu sendiri dipahami sebagai suatu kemungkinan bahwa suatu peristiwa akan terjadi dan mempengaruhi pencapaian tujuan entitas, dan risiko terhadap pencapaian seluruh tujuan dari entitas ini dianggap relative terhadap toleransi risiko yang ditetapkan. Oleh karena itu, penilaian risiko membentuk dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola oleh organisasi.

3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwaarahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diterapkan di berbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan review terhadap kinerja, pengolahan informasi, pengendalian fisik, dan pemisahan tugas.

4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Sistem informasi yang relevan dalam pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi yang berisi metode untuk mengidentifikasikan, menggabungkan, menganalisa, mengklasikasi, mencatat, dan melaporkan transaksi serta menjaga akuntabilitas asset dan kewajiban. Komunikasi meliputi penyediaan deskripsi tugas individu dan tanggung jawab berkaitan dengan struktur pengendalian intern dalam pelaporan keuangan. Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang sistem informasi yang relevan dengan pelaporankeuangan untuk memahami :

1. Golongan transaksi dalam operasi entitas yang signifikan bagi laporan keuangan

2. Bagaimana transaksi tersebut dimulai

3. Catatan akuntansi, informasi pendukung, dan akun tertentu dalam laporan keuangan yang tercakup dalam pengolahan dan pelaporan transaksi

4. Pengolahan akuntansi yang dicakup sejak saat transaksi dimulai sampai dengan dimasukkan ke dalam laporan keuangan, termasuk alat elektronik yang digunakan untuk mengirim, memproses, memelihara, dan mengakses informasi.

5. Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Di berbagai entitas, auditor intern atau personel yang melakukan pekerjaan serupa memberikan kontribusi dalam memantau aktivitas entitas. Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dan komunikasi dengan pihak luar seperti keluhan pelanggan dan respon dari badan pengatur yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan. Komponen pengendalian intern tersebut berlaku dalam audit setiap entitas. Komponen tersebut harus dipertimbangkan dalam hubungannya dengan ukuran entitas, karakteristik kepemilikan dan organisasi entitas, sifat bisnis entitas, keberagaman dan kompleksitas operasi entitas, metode yang digunakan oleh entitas untuk mengirimkan, mengolah, memelihara, dan mengakses informasi, serta penerapan persyaratan hukum dan peraturan.

Konsep Dasar Pembelian

Definisi Pembelian

Pembelian adalah proses penemuan dan pemesanan bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut pengadaan barang.Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan.Terlepas dari memastikan bahwa perusahaan mempunyai persediaan bahan tanpa henti, adalah fungsi dari pembelian untuk memastikan bahwa ada keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inventaris sehingga perusahaan dapat mempertahankan posisi labanya sepanjang menyangkut biaya bahan.

Menurut Soemarso S.R (2010 : 208) pembelian adalah (purchasing) akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam suatu periode.

Sedangkan menurut Mulyadi (2010 : 316) pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa melalui pertukaran, dengan maksud untuk digunakan sendiri atau dijual kembali.

Aktivitas dalam proses pembelian barang adalah :

1. Permintaan pembelian

2. Pemilihan pemasok

3. Penempatan order pembelian

4. Penerimaan barang

5. Pencatatan transaksi pembelian

Jenis – jenis Pembelian

Jenis – jenis pembelian menurut La Midjan dan Azhar Susanto dalambukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi” adalah sebagai berikut:

1. Pembelian secara kontan

Yaitu pembelian dilaksanakan secara cash

2. Pembelian secara kredit

Pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran yang lebih dari satu bulan.

3. Pembelian secara tender

Pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai yang cukup besar.

4. Pembelian dengan cara impor

Pembelian yang menggunkan prosedur impor dengan memanfaatkan L/C (Letter Of Credit)

5. Pembelian di pasar berjangka

Pembelian untuk barang-barang yang telah memiliki standar kualitas yangditawarkan di pasar berjangka, selain telah terjamin juga menutup kemungkinan kerugian adanya kenaikan harga

6. Pembelian secara komisi

Pembelian barang bersifat titipan atas barang-barang yang terjual yang kemudian dibayar

7. Pembelian secara cicilan (Leasing)

Suatu cara pembelian dimana harga atas barang dibayar secara mencicil setelahdiperhitungkan bunga bank.

8. Pembelian kontrak

Suatu pembelian dengan menggunakan prosedur kontrak yang memuat hak-hakdan kewajiban masing – masing pihak.

9. Pembelian melalui perantara

Suatu jenis pembelian yang menggunakan komisioner atau makelar sebagaiperantara dalam pembelian dan untuk jasa yang mereka berikan kepada penerima komisi

Sedangkan menurut Mulyadi, (2010:299) dalam bukunya yang berjudul“Sistem Akuntansi” jenis-jenis pembelian itu dapat digolongkan menjadi 2 yaitu :

1. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri

2. Pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri

Konsep Dasar Impor Barang

Definisi dan Ketentuan Impor Barang=

Menurut I Komang Oko Berata (2013 : 5) secara sederhana impor adalah kegiatan memasukkan barang dari luar daerah Indonesia atau dikenal juga dengan sebutan daerah pabean ke dalam daerah Indonesia atau dalam daerah pabean.Contohnya, sebuah perusahaan melakukan kegiatan impor atau mengimpor barang dari luar daerah pabean (Cina, Thailand, Malaysia, Singapura, Amerika, dan lain – lain) ke Indonesia (kawasan pabean).Jadi, kesimpulan impor adalah setiap barang yang dimasukkan dari luar Negara Indonesia, baik secara legal maupun ilegal disebut juga barang impor.

Tahapan Impor Barang

Menurut I Komang Oko Berata (2013 : 13) secara singkat tahapan kegiatan impor barang sebagai berikut :

1. Langkah pertama, carilah informasi apakah barang yang diimpor merupakan barang kena Larangan Pembatasan (Lartas) atau tidak.

2. Apabila barang yang diimpor merupakan barang larangan dan pembatasan, segeralah mengurus izin – izin yang diperlukan ke instansi terkait.

3. Langkah selanjutnya, importir harus menghubungi supplier / penjual atau eksportir yang berada di luar negeri untuk menginformasi dan membuat kesepakatan harga atas barang yang akan diimpor.

4. Setelah terjadi kesepakatan harga, langkah selanjutnya adalah menerbitkan Purchase Order untuk barang yang akan diimpor.

5. BerdasarkanPurchase Order dari importir, supplier di luar negeri akan mempersiapkan barang – barang yang akan dikirim menuju pelabuhan ekspor.

6. Sambil mempersiapkan barang yang akan dikirim ke pelabuhan ekspor di luar negeri, supplier akan mempersiapkan dokumen – dokumen berupa Bill of Loading (B/L), Invoice, Packing List, dan beberapa form lainnya (Form E, Form D, dan sebagainya). Dokumen – dokumen tersebut lalu dikirimkan kepada importir melalui jasa titipan atau lewat surat elektronik (e-mail).

7. Berdasarkan invoice yang dikirimkan oleh eksportir, importir segera melakukan pembayaran kepada supplier sesuai dengan kesepakatan awal.

8. Setibanya barang di pelabuhan importir, importir membuat dokumen Pengajuan Barang Impor (PIB). Apabila importir tidak memiliki program aplikasi PIB, importir dapat menghubungi Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) untuk melakukan proses input dan pengiriman PIB.

9. Berdasarkan PIB yang telah dibuat, importir akan mengetahui berapa jumlah Bea Masuk dan pajak – pajak lainnya yang harus dibayar. Pada saat pengajuan PIB, importir melengkapi semua dokumen yang diminta dalam PIB tersebut.

10. Setelah mendapatkan PIB, importir segera membayar Bea Masuk dan pajak melalui Bank Persepsi yang telah ditentukan. Bank Persepsi adalan bank umum yang ditunjuk oleh Kementrian Keuangan untuk menerima Bea Masuk, Pajak Dalam Rangka Impor ataupun Ekspor.

11. Setelah importir melakukan pembayaran secara online, pihak bank akan mengirimkan data ke Sistem Komputer Pelayanan Bea dan Cukai melalui media Pertukaran Data Elektronik (PDE).

12. Langkah selanjutnya adalah proses validasi di INSW. Apabila dalam proses ini telah selesai dan semua proses izin telah terpenuhi, data PIB secara otomatis akan dikirim ke sistem Bea dan Cukai.

13. Langkah selanjutnya, pejabat Bea dan Cukai akan menetapkan penjaluran fasilitas pelayanan.

14. Jika PIB terkena jalur hijau, Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) dapat langsung diterbitkan, terkecuali kena pemeriksaan random (secara acak).

15. Jika PIB terkena jalur merah, petugas Bea dan Cukai akan melakukan pemeriksaan fisik dan pemeriksaan dokumen terhadap barang impor. Bila tidak ditemukan adanya pelanggaran, SPPB akan segera diterbitkan, akan tetapi bila ditemukan adanya pelanggaran, importir akan dikenakan sanksi sesuai undang – undang yang berlaku.

16. Setelah SPPB diterbitkan, importir akan mendapat pemberitahuan dari Bea dan Cukai. Sementara itu, SPPB akan dicetak melalui modul PIB.

17. Barang bisa dikeluarkan dari pelabuhan dengan melampirkan dokumen asli dan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB).

Literature Review

Menurut Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja (2010:86), Literature Review dalam suatu penelitian adalah mengetahui apakah para peneliti lain telah menemukan jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan penelitian yang kita rumuskan jika dapat menemukan jawaban pertanyaan penelitian tersebut dalam berbagai pustaka atau laporan hasil penelitian yang paling actual, maka kita tidak perlu melakukan penelitian yang sama.”

Berikut adalahLiterature Review yang telah dilakukan sebagai landasan dalam mendukung penelitian serta searah dengan penelitian yang sedang dilakukan saat ini, antara lain :

1. Penelitian skripsi yang dilakukan oleh Andi Masita, dari Universitas Gunadarma berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Untuk Mengevaluasi Pengendalian Intern pada PT. Setia Kawan Prima”pada tahun 2012.Bedasarkan hasil penelitian sistem penjualan tunai pada PT. Setia Kawan Prima memiliki kelemahan yaitu pengarsipandokumen penjualan bagi setiap fungsi belum tersusun rapi, laporan yang dihasilkan masihbelum lengkap. Perancangan yang diusulkan penulis untuk mengatasi kelemahan – kelemahanyang ada dan untuk memenuhi kebutuhan pengguna system penjualan tunai tersebut menghasilkanbeberapa file atau database yang nantinya akan diolah menjadi laporanseperti laporan penjualan harian, laporan barang terjual dan laporanpenerimaan kas. Dimana dalam pengolahan data dan dalam menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan pada sistem Informasi akuntansi penjualan tunai yang diusulkan sudah menggunakan sistemyang terkomputerisasi.

2. Penelitian skripsi yang dilakukan oleh Hendra Prasety Winarto dari Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya berjudul “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi untuk Meningkatkan Sistem Pengendalian Internal pada UD. Langgeng Jaya”pada tahun 2014. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa perancangansistem informasi akuntansi terhadap siklus penjualan dan penerimaankas serta pada siklus pembelian dan pengeluaran kas dalammenyelesaikan masalah-masalah yang ada. Selain itu penerapan kebijakan atauprosedurkhusus dalam berbagai aktivitas yang terkait usaha sertadidukung dengan pengelolaan dokumen yang memadai akan dapatmeningkatkan sistem pengendalian internal pada siklus penjualandan penerimaan kas serta siklus pembelian dan pengeluaran kas UD.Langgeng Jaya.

3. Penelitian Jurnal Ilmiah Mahasiswa Akuntansi yang dilakukan oleh Jesica Handoko, SE, MSi, Ak dari UNIKA Widya Mandala yang berjudul “Penerapan Pengendalian Internal dalam Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer” pada tahun 2012. Pengendalian komputerisasi dikelompokkan menjadidua yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum berkaitan dengan keseluruhan entitas,seperti pengendalian atas pusat data sedangkan pengendalian aplikasi memastikan integritas sistem spesifik sepertipemrosesan pesanan penjualan, utang dagang, dan aplikasi gaji.Pengendalian internal sangat dibutuhkan bagi perusahaan karena kerugianyang besar dapat terjadi apabila data-data penting yang terdapat di komputer hilang, potensi kerugian apabila terjadi kesalahan ataupenyalahgunaan komputer terhadap orang yang tidak berkepentingan, biaya yang tinggi apabila komputer mengalamierror karena virus dan sebagainya.

4. Penelitian Jurnal Ilmiah Mahasiswa Akuntansi yang dilakukan oleh Tabita Dian Permata Sari, yang berjudul “Evaluasi Pengendalian Internal Utang Usaha di PT. Tiga Pilar Logistik”pada tahun 2012. Dengan transaksi yang semakin banyak, perusahaan dituntut untuk dapat menyelenggarakan catatan hutang dengan tepat dan memadai. Kebutuhan akan ketepatan dan catatan yang memadai membuat sistem yang ada dalam perusahaan saat ini perlu dievaluasi. Hal ini disebababkan karena tidak diselenggarakannya rekonsiliasi catatan hutang dengan buku besar secara periodik. Salah satu cara untuk dapat meningkatkan efektivitas kerja bagian hutang adalah dengan melakukan evaluasi terkait pengendalian internal hutang di PT. Tiga Pilar Logistik.

5. Penelitian Tugas Akhir yang dilakukan oleh Dakhlan Marzuki dari Universitas Mercu Buana berjudul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Jasa Ekspedisi Pengiriman Barang pada PT Grahamas Mitra Sukses (GMS)”pada tahun 2012. Perancangan sistem yang di buat adalah membuat sebuah sistem informasi terkomputerisasi berorientasi objek yang dirancang menggunakan Visual Basic.Net, dan MySQL diharapkan dapat bekerja secara sistematis, cepat, akurat, lengkap dan tepat waktu dalam melakukan penginputan data transaksi dan pengiriman barang. Namun dari aplikasi program yang di buat, sebaiknya di implementasikan dengan website agar dapat memudahkan perusahaan juga customer. Karena sistem yang sebelumnya hanya bisa di akses oleh staff admin saja.

6. Penelitian Jurnal Ilmiah Mahasiswa Akuntansi yang dilakukan oleh Bernadien Kristia Devi, yang berjudul “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian pada PT. Tatasolusi Pratama Surabaya” pada tahun 2012. Berdasarkan dari hasil analisis yang dilakukan oleh penulis terhadap sistem informasi akuntansi pembelian pada PT. Tatasolusi Pratama Surabaya adalah sistem yang dijalankan sudah efektif sehingga mendukung dalam pelaksanaanpengendalian internal. Namun ada beberapa hal yang menjadi kelemahan dalam operasionalnya yakni ada perangkapan fungsi antara fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan, serta penyebaran dokumen yang tidak merata berdasarkan dengan fungsi-fungsi yang terkait pada proses pembelian.

BAB III

PEMBAHASAN

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Yontomo Sukses Abadi didirikan sejak tahun 1995 dengan kegiatan utamanya pada penjualan kawat las, mesin las, dan sparepart.PT. Yontomo Sukses Abadi adalah perusahaan trading yaitu sebagai perusahaan yang mendistribusikan atau menjual produk kawat las, spareparts, dan juga mesin las.Produk yang dipasarkan adalah produk impor yang biasanya di impor dari berbagai Negara, seperti Cina, Korea, Malaysia, India, Jerman, dll.PT. Yontomo Sukses Abadi didirikan oleh Bpk. Johan pada tanggal 9 Desember 1995 yang bertempat di Komplek Daan Mogot Arcadia Blok G4 No. 8 Jl. Daan Mogot KM 21 Tangerang, dengan karyawan pada awalnya berjumlah 10 orang.

Dalam tempo yang singkat yaitu 3 tahun atau tepatnya pada tahun 1998 PT. Yontomo Sukses Abadi telah memiliki 1 cabang yang bertempat di Bandung, kemudian pada bulan Februari 2000 membuka cabang lagi di Surabaya.Dan sampai dengan saat ini PT. Yontomo Sukses Abadi memiliki Sekarang jumlah karyawan bertambah menjadi 365 orang yang memiliki keahlian masing-masing di bidangnya. Dengan adanya tenaga ahli tersebut maka PT. Yontomo Sukses Abadi dengan optimis dan penuh keyakinan akan terus fokus terhadap perkembangan teknologi penjualan kawat las, sparepart, dan juga mesin las.

Jam kerja PT. Yontomo Sukses Abadi adalah Senin s/d Jumat mulai dari pukul 08.00 s/d 17.00. Jam kerja ini berlaku untuk semua karyawan.

Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT. Yontomo Sukses Abadi adalah menjadi pionir di Indonesia di bidang pengelasan sebagai penyedia produk dan jasa yang berkualitas, menciptakan karyawan yang berdisiplin diri dan bertanggung jawab melalui peningkatan yang berkesinambungan terhadap pengelolaan tempat kerja yang menjadi lebih baik, bersih, ceria, dan nyaman.

Misi PT. Yontomo Sukses Abadi meningkatkan pertumbuhan perusahaan dalam hal penjualan material, mesin, dan accessories, otomatisasi dan jasa di bidang pengelasan dengan produk yang berkualitas dan didukung dengan sumber daya manusia yang kompeten.

Struktur Organisasi

Struktur pada suatu organisasi pada perusahaan sangat diperlukan untuk menghubungkan antara orang-orang yang menjalankan fungsinya masing-masing. Struktur organisasi akan berperan dalam menggerakan atau menjaga kelangsungan hidup suatu perusahaan. Sama halnya dengan PT. Yontomo Sukses Abadi yang memiliki struktur organisasi sebagai berikut

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Yontomo Sukses Abadi

Tugas dan Tanggung Jawab

Seperti Perusahaan lainnya, PT. Yontomo Sukses Abadi dalam manajemennya terdapat bagian-bagian yang mempunyai wewenang serta tanggung jawab dalam menyelesaikan semua pekerjaannya.

Wewenang serta tanggung jawab bagian-bagian yang ada pada PT. Yontomo Sukses Abadi adalah sebagai berikut :

1. Komisaris

1. Melakukan pengawasan atas jalannya usaha perusahaan dan memberikan nasihat kepada direktur.

2. Dalam melakukan tugas, dewan direksi berdasarkan kepada kepentingan perusahaan dan sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan.

3. Kewenangan khusus dewan komisaris, bahwa dewan komisaris dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu direktur, apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan tertentu.

2. Direktur

1. Menentukan langkah-langkah untuk mengambil keputusan.

2. Mengawasi kegiatan perusahaan agar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

3. Menciptakan dan memelihara hubungan baik dengan pihak luar perusahaan.

3. General Manager

1. Memimpin kegiatan pelaksanaan perusahaan

2. Merencanakan dan menyiapkan rapat tunjauan perusahaan

3. Menjalin hubungan kerja sama dengan berbagai perusahaan.

4. Accounting

1. Melakukan analisis terhadap laporan keuangan perusahaan

2. Menyusun neraca hasil usaha dalam satu periode tertentu memperhitungkan dan membayar seluruh kewajiban keuangan perusahaan kepada pemerintah seperti pajak dan relasi-relasi yang mengadakan hubungan dengan perusahaan mengawasi dan mengontrol laporan pembukuan

3. Mengawasi dan mengontrol pemasukkan yang diterima dari hasil penjualan

4. Mengawasi dan mengontrol pengeluaran kepada supplier untuk pembayaran barang yang dibeli

5. Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, laporan arus kas) yang akurat secara berkala beserta perinciannya (bulanan maupun akhir tahun).

5. Finance

1. Menagih setiap pembayaran customer yang sudah jatuh tempo

2. Membuat pas jalan untuk pengambilan giro setiap harinya

3. Memotong AR dari giro yang telah diambil

4. Memastikan tagihan tidak muncul di program piutang

6. Marketing / Sales

1. Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan.

2. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dg target yang ditentukan

3. Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan.

4. Bertanggung jawab atas pembuatan laporan hasil penjualan kepada Manager Marketing

7. Gudang

1. Menerima barang dari supplier dimana bagian gudang bertanggung jawab menghitung jumlah fisik barang yang diterima

2. Mendata jumlah barang yang diterima sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Dokumen pengantar barang harus telah diperiksa oleh petugas penerima

3. Penerimaan harus segera didistribusikan ke PPIC untuk diperiksa dan dilegalisasi oleh PPIC manager

4. Mendata barang sisa produksi berdasarkan barang yang telah diproduksi.

5. Membuat laporan persediaan untuk keperluan operasional dan untuk diberikan kepada pimpinan perusahaan.

8. HRD (Human Resources Development )

1. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan

2. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

3. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.

4. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan.

5. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

9. IT ( Teknologi Informasi )

1. Menguasai dan paham semua Operating System dengan detail.

2. Menguasai html, php, ajax, mysql, database dengan baik dan menguasai server

3. Menguasai jaringan (install, troubleshooting) dan troubleshooting hardware dan software

4. Menguasai hacking, kracking, dll serta mengetahui semua harga hardware

5. Mengetahui segala jenis perkembangan komputer dan semua hal yg berkaitan dengannya

10. Pembelian ( Purchasing)

1. Pembelian Impor

• Melakukan korespondensi dengan pihak supplier, shipping company, forwarder, insurance, dan semua pihak terkait.

• Membuat purchase order dan memfollow up sampai dengan barang dikirim.

• Bertanggung jawab untuk memonitor ketika barang sudah tiba di pelabuhan Tanjung Priok, penjaluran, sampai dengan barang tiba di gudang.

• Membuat list perbulan untuk barang yang akan tiba di Tanjung Priok dan membuat list jumlah kontainer yang akan tiba perbulan untuk kepentingan gudang.

• Input barang dari purchase order ke sistem.

2. Pembelian Lokal

• Bertanggung jawab atas semua kebutuhan karyawan maupun kantor terhadap pengadaan / pembelian barang.

• Menerima purchase requestion dari karyawan yang sedang membutuhkan barang.

• Membuat purchase order sesuai berdasarkan purchase requisition yang sudah di acc oleh direktur.

• Membandingkan harga dengan pihak supplier, dan mencari harga yang lebih murah dengan kualitas barang yang berkualitas.

• Memfollow up barang dari mulai menerbitkan purchase order sampai dengan tiba di gudang.

TATA LAKSANA SISTEM BERJALAN

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Prosedur sistem yang sedang berjalan ini terbagi menjadi beberapa bagian prosedur – prosedurtertentu yang saling berkaitan membentuk suatu sistem, prosedur – prosedur tersebut adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Permintaan Barang

• Admin Gudang membuat Purchase Requestion (PR)

• Admin Gudang mengajukan Purchase Requestion (PR) kepada Direktur

• Purchase Requestion (PR)di cek oleh Direktur. Jika di acc, Direktur akan mengirim Purchase Requestion (PR) kepada Staff Impor. Jika tidak di acc, akan dikembalikan kepada Admin Gudang.

2. 2. Prosedur Pembuatan Purchase Order(PO)

• Staff Impormeminta harga barang kepada pihak Supplier.

• Supplier memberikan harga barang kepada Staff Impor

• Jika harga barang sudah diterima, Staff Impor membuat Purchase Order(PO), kemudian mengajukan Purchase Order (PO) kepada Direktur

• Purchase Order (PO)di cek oleh direktur. Jika di acc, Staff Impor akan mengirimPurchase Order (PO) kepada Supplier. Jika tidak di acc, akan dikembalikan kepada Staff Impor

• Jika Purchase Order (PO)sudah dikirim kepadaSupplier, Supplier akan mengirim barang dan invoice kepada Staff Impor

3. Prosedur Pengontrolan Purchase Order

• Supplier mengirim barang beserta invoice

• Staff Impor menginput data barang sesuai dengan Purchase Order (PO) dan invoice ke file pengontrolan Purchase Order (PO)

• Kemudian memotong kuantiti barang Purchase Order (PO) yang barangnya sesuai dengan data barang di invoice

• Staff Impor terus bertugas untuk mengontrol Purchase Order (PO), agar kuantiti barang invoice bisa balance dengan kuantiti Purchase Order (PO)

4. Prosedur Penerimaan Barang Impor

• Staff Impor membuat SPBM (Surat Penerimaan Barang Masuk) yang berisi nama dan kuantiti barang sesuai dengan invoice.

• Staff Impor memberikan SPBM (Surat Penerimaan Barang Masuk) kepadaAdmin Gudang.

• Setelah kontainer tiba di gudang, Admin Gudang mengecek barang yang akan masuk gudang berdasarkan SPBM (Surat Penerimaan Barang Masuk) yang telah diberikan oleh staff impor

• SPBM yang sudah ditandatangani oleh Admin Gudang diberikan kepada Staff Impor kembali sebagai laporan penerimaan barang masuk.

Rancangan Prosedur Sistem Berjalan

1. Use Case Diagram


Gambar 3.2 Use Case Diagram Yang Berjalan

1. Nama Use Case  : Membuat PR

Actor  : Admin gudang

Skenario  :Admin gudang membuat Purchase Requestion (PR) terkait dengan jumlah stok barang digudang yang sudah hampir habis

2. Nama Use Case  : Pengajuan PR

Actor  : Direktur, Admin Gudang

Skenario  :Admin gudang mengajukan Purchase Requestion (PR) kepada Direktur

3. Nama Use Case  : Cek PR

Actor  : Direktur

Skenario  : Direktur mengecek Purchase Requestion (PR)

4. Nama Use Case  : Tidak Acc PR

Actor  : Direktur, Admin Gudang

Skenario  : Admin gudang mengajukan Purchase Requestion (PR) kepada Direktur, jika Purchase Requestion (PR) tidak di acc, maka akan dikembalikan kembali kepada Admin Gudang

5. Nama Use Case  : Acc PR

Actor  : Direktur, Admin Gudang

Skenario  : Admin gudang mengajukan Purchase Requestion (PR) kepada Direktur, jika di acc Purchase Requestion (PR)akan dikirimkan oleh Direktur kepada Staff Impor agar segera di proses.

6. Nama Use Case  : Mengirimkan PR

Actor  : Direktur, Staff Impor

Skenario  : Direktur mengirimkan Purchase Requestion (PR) yang sudah di acc kepada Staff Impor

7. Nama Use Case  : Menerima PR

Actor  : Direktur, Staff Impor

Skenario  : Staff Impor menerima Purchase Requestion (PR) yang diberikan oleh Direktur

8. Nama Use Case  : Meminta Harga Barang

Actor  : Staff Impor, Supplier

Skenario  :Staff impor meminta harga barang sesuai dengan data yang ada pada Purchase Requestion (PR) kepada Supplier.

9. Nama Use Case  : Mengirimkan Harga Barang

Actor  : Staff Impor, Supplier

Skenario  :Supplier mengirimkan harga barang kepada Staff Impor

10. Nama Use Case  : Membuat PO

Actor  : Staff Impor

Skenario  : Staff impor membuat purchase order sesuai dengan data Purchase Requestion (PR) yang sudah di acc oleh Direktur.

11. Nama Use Case  : Pengajuan PO

Actor  : Staff Impor, Direktur

Skenario  : Staff impor mengajukanPurchase Order (PO) kepada Direktur.

12. Nama Use Case  : Cek PO

Actor  : Direktur

Skenario  : Direktur mengecek Purchase Order (PO)

13. Nama Use Case  : Tidak Acc PO

Actor  : Staff Impor, Direktur

Skenario  : Staff Impor mengajukan Purchase Order (PO) kepada Direktur, jika Purchase Order (PO) tidak di acc, maka akan dikembalikan kembali kepada Staff Impor

14. Nama Use Case  : Acc PO

Actor  : Staff Impor, Direktur

Skenario  : Staff Impor mengajukan Purchase Order (PO) kepada Direktur, jika Purchase Order (PO) di acc akan segera diproses oleh Staff Impor

15. Nama Use Case  : Pengiriman PO

Actor  : Staff Impor, Supplier

Skenario  : Staff Impor mengirimkanPurchase Order (PO) kepada Supplier agar segera di proses pengiriman barang

16. Nama Use Case  : Kirim Barang dan Invoice

Actor  : Supplier, Staff Impor

Skenario  : Supplier mengirimkan barang dan invoicekepada Staff Impor.

17. Nama Use Case  : Pengontrolan PO

Actor  : Staff Impor

Skenario  : Staff Impor melakukan Pengontrolan Purchase Order (PO) yang masih menggunakan Ms. Excel

18. Nama Use Case  : Input Kuantiti Invoice

Actor  : Staff Impor

Skenario  : Staff Impor menginput kuantiti barang sesuai dengan data yang ada pada invoice

19. Nama Use Case  : Pemotongan Kuantiti PO

Actor  : Staff Impor

Skenario  : Staff Impor memotong kuantiti Purchase Order (PO) dengan berdasarkan kuantiti invoice

20. Nama Use Case  : Buat SPBM

Actor  : Staff Impor

Skenario  : Staff Impor membuat Surat Penerimaan Barang Masuk (SPBM) yang berisi nama dan kuantiti barang berdasarkan invoice

21. Nama Use Case  : Mengirimkan SPBM

Actor  : Staff Impor, Admin Gudang

Skenario  : Staff Impor memberikan Surat Penerimaan Barang Masuk (SPBM) kepada Admin Gudang

22. Nama Use Case  : Cek SPBM

Actor  : Admin Gudang

Skenario  : Admin Gudang mengecek Surat Penerimaan Barang Masuk (SPBM), barang yang diterima harus sesuai dengan data barang yang ada pada Surat Penerimaan Barang Masuk (SPBM)

23. Nama Use Case  : Laporan Pembelian Barang Impor

Actor  : Staff Impor, Admin Gudang

Skenario  : Admin Gudang mengembalikan Surat Penerimaan Barang Masuk (SPBM) yang sudah di cek kepada Staff Impor sebagai laporan penerimaan barang impor

2. Sequence Diagram


Gambar 3.3 Sequence Diagram Yang Berjalan




Berdasarkan gambar 3.3 Sequence Diagram yang berjalan saat ini terdapat:

1. 4 actor yang melakukan kegiatan, yaitu Admin Gudang, Direktur, Staff Impor, Supplier.

2. 26 message dan 2 self message, yang merupakan urutan kegiatan sistem.

3. 6 lifeline, yaitu PR, SPBM, PO, Harga Barang, Barang dan Invoice, serta Laporan.

3. Activity Diagram


Gambar 3.4 Activity DiagramYang Berjalan

Berdasarkan gambar 3.4Activity Diagram, yang berjalan saat ini terdapat :

1. Initial node terdapat pada objek yang diawali.

2. 4 actor, yaitu Admin Gudang, Direktur, Staff Impor, Supplier

3. 24action, yaitu mulai dari Admin Gudangmelakukanpermintaan barang sampai dengan laporan penerimaan barang impor.

4. 1Final node terdapat pada objek yang diakhiri.

Analisa Sistem Berjalan

Analisa Batasan Sistem

Setiap sistem mempunyai batasan sistem (boundary) yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan diluar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

Melihat permasalahan yang ada pada PT. Yontomo Sukses Abadi, maka peneliti membatasi permasalahan mengenai sistem untuk pembelian barang impor, yaitu sistem hanya dibatasi pada bagian impor dan bagian gudang, yaitu laporan pembelian yang dibuat oleh staff impor yang meliputi pendataan ketika pembuatan purchase order sampai dengan barang masuk gudang serta mengkontrol kuantiti purchase order apakah sudah dikirim semua atau belum yang biasanya disebut masihclosePOatau openPO.

Analisa Berdasarkan COSO (Committee of Sponsoring Organization)

Metode analisa sistem yang digunakan oleh penulis yaitu analisa permasalahan berdasarkan pada konsep pengendalian umum yang dibuat olehCommittee of Sponsoring Organization (COSO). Pengendalian umum tersebut terdiri dari lima komponen pengendalian internal yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko (Risk Assesment), Prosedur Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

1. Analisa terhadap Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Analisa terhadap Lingkungan Pengendalian (Control Environment) atas pembelian barang impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi yaitu dengan menganalisis :

1. Sruktur organisasi dari setiap pegawai yang terlibat dalam prosedur pembelian barang impor

2. deskripsi kerja / job deskdari setiap pegawai yang terlibat dalam prosedur pembelian barang impor

2. Analisa Terhadap Penilaian Resiko (Risk Assesment)

Analisa terhadap Penilaian Resiko (Risk Assesment) atas pembelian barang impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi yaitu dengan menganilisis :

1. Peluang kecurangan atau manipulasi data pembelian barang impor

2. Peluang terjadinya kesalahan terhadap pengontrolan kuantiti Purchase Order (PO)

3. Analisa Terhadap Prosedur Pengendalian (Control Procedure)

Analisa terhadap Prosedur Pengendalian (Control Procedure) atas pembelian barang impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi yaitu dengan menganalisis :

1. Tata pelaksanaan prosedur yang dilakukan oleh bagian – bagian yang terlibat dalam proses pembelian barang impor.

2. Tanggung jawab kepada job desk dari masing – masing pegawai yang terlibat dalam prosedur pembelian barang impor.

4. Analisa Terhadap Pemantauan (Monitoring)

Analisa terhadap Pemantauan (Monitoring) atas pembelian barang impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi yaitu dengan menganalisis :

1. Tata pelaksanaan evaluasi yang dilakukan setiap akhir periode mengenai pelaksanaan pengendalian internal atas prosedur pembelian barang impor

2. Monitoring terhadap kuantitiPurchase Order (PO) yang dikirim secara sedikit – sedikit.

5. Analisa Terhadap Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

Analisa terhadap dan Komunikasi (Information and Communication).atas pembelian barang impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi yaitu dengan menganalisis :

1. Segala bentuk pencatatan yang berkaitan dengan prosedur telah dilaksanakan dengan benar

2. Informasi yang berhubungan dengan sistem pembelian barang impor telah benar, tepat waktu, relevan, dan lengkap.

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

Analisa masukan adalah analisa sumber masukan yang menjadi dasar dari proses pada sebuah sistem, pada sistem pembelian barang impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi adalah sebagai berikut :

1. Analisa Masukan

1. Nama Masukan  : Purchase Requestion (PR)

Fungsi  : Sebagai data barang yang akan dibuatkan Purchase Order kepada pihak supplier

Sumber  : Admin Gudang

Media  : Kertas atau form Purchase Requestion (PR)

Frekuensi  : Jika stok barang di gudang sudah hampir habis

Format  : Lampiran 1

Keterangan  : Berisi jenis barang dan kuantiti barang yang akan dibeli

2. Nama Masukan  : Harga Barang

Fungsi  : Sebagai data masukan untuk pembuatan Purchase Order ke supplier

Sumber  : Supplier

Media  : Kertas

Frekuensi  : Setiap akan melakukan pembelian

Format  : Lampiran 2

Keterangan  : Berisi data rincian nama dan harga barang dari supplier

3. Nama Masukan  : Invoice

Fungsi  : Sebagai dasar data barang yang akan dikirim, serta sebagai dasar pengurangan kuantiti purchase order

Sumber  : Supplier

Media  : Kertas

Frekuensi  : Setiap Purchase Order sudah dikirim ke supplier

Format  : Lampiran 3

Keterangan  : Berisi nama, harga, dan kuantiti barang yang akan dikirim

2. Analisa Proses

1. Nama Proses  : Permintaan Barang

Masukan  : Purchase Requestion (PR)

Sumber  : Admin Gudang

Tujuan  : Direktur

Frekuensi  : Jika stok barang di gudang sudah hampir habis

2. Nama Proses  : Meminta Harga Barang

Masukan  : Harga Barang

Sumber  : Staf Impor

Tujuan  : Supplier

Frekuensi  : Setiap akan membuat purchase order

Nama Proses  : Pembuatan Purchase Order

Masukan  : Harga Barang

Sumber  : Staff Impor

Tujuan  : Supplier

Frekuensi  : Setiap ada permintaan barang

3. Nama Proses  : Pengiriman Barang dan Invoice

Masukan  : Invoice

Sumber  : Supplier

Tujuan  : Staff Impor

Frekuensi  : Setiap purchase order sudah dikirim

4. Nama Proses  : Penerimaan barang impor

Masukan  : Invoice

Sumber  : Staff Impor

Tujuan  : Admin Gudang

Frekuensi  : Setiap terjadi pengiriman barang

3. Analisa Keluaran

1. Nama Keluaran  : PurchaseOrder

Fungsi  : Sebagai data barang yang akan dibeli kepada pihak supplier yang sudah di acc oleh Direktur

Media  : Kertas atau file dokumen Purchase Order

Rangkap  : 2 Lembar

Distribusi  : Supplier, Staff Impor

Frekuensi  : Jika stok barang di gudang sudah hampir habis

Format  : Lampiran 4

Keterangan  : Nama, harga, dan kuantiti barang yang akan dibeli yang sudah disetujuioleh Direktur

2. Nama Keluaran  : Surat Penerimaan Barang Masuk (SPBM)

Fungsi  : Sebagai media untuk mengecek nama dan kuantiti barang yang akan masuk gudang

Media  : Kertas

Rangkap  : 2 Lembar

Distribusi  : Admin gudang, Staff Impor

Frekuensi  : Setiap ada barang masuk gudang

Format  : Lampiran 5

Keterangan  : Nama dan kuantiti barang yang akan masuk gudang yang ditulis berdasarkan invoice yang dikirimkan oleh supplier

Konfigurasi Sistem Berjalan

1. Spesifikasi Hardware

1. Processor  : Core i3

2. Monitor  : LED

3. Mouse  : Logitech USB

4. Keyboard  : Logitech USB

5. RAM  : 2 GB

6. Hardisk  : 500 GB

7. Printer  : Laser

2. Spesifikasi Software

1. Sistem operasi Windows 7

2. Microsoft Office 2010

3. Google Chrome

3. Hak Akses (Brainware)

1. Staff Impor

PERMASALAHAN YANG DIHADAPI DAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

Permasalahan Yang Dihadapi

Berdasarkan analisa yang dilakukan, berikut ini beberapa masalah yang teridentifikasi pada PT. Yontomo Sukses Abadi yaitu sebagai berikut:

1. Permasalahan yang dihadapi adalah terkait dengan kuantiti pengiriman barang impor yang tidak dilakukan sekaligus berdasarkan kuantiti yang ada pada purchase order. Permasalahan yang dihadapi dengan sistem manual yang masih menggunakan Microsoft Excel adalah kurangnya informasi yang cepat, tepat, dan akurat terkait dengan pengendalian internal pembelian barang impor yang dilakukan oleh PT. Yontomo Sukses Abadi. Akibat dari belum tersedianya sistem maka proses yang berjalan tidak tetap sehingga perlu untuk membuat sistem tetap dan baku untuk pengendalian internal pembelian barang impor agar sistem pembelian barang impor dapat lebih teratur dan tertib.

2. Belum adanya pihak – pihak yang melakukan evaluasi setiap akhir periode mengenai pelaksanaan pengendalian internal atas prosedur pembelian barang impor.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah meneliti dan mengamati permasalahan pada sistem yang sedang berjalan, maka untuk mengatasi masalah-masalah yang ada dalam PT. Yontomo Sukses Abadi, penulis mengusulkan beberapa pemecahan masalah, yaitu sebagai berikut:

1. Perlu adanya evaluasi setiap akhir periode mengenai pelaksanaan pengendalian internal atas prosedur pembelian barang impor khususnya pada pengontrolan purchase order agar selalu terkontrol dengan baik dan dapat juga melakukan suatu proses koreksi serta pelaporan terhadap barang yang sudah masuk gudang. Sehingga data atau informasi yang ditampilkan bisa sesuai dengan faktanya.

2. Membangun suatu sistem berbasis web yang dapat menghasilkan data-data dan informasi yang lebih cepat, akurat, dan informatif juga mengingkatkan kinerja yang optimal.

Berdasarkan beberapa alternatif pemecahan masalah diatas maka penulis melakukan suatu kajian untuk menyelesaikan permasalahan, yaitu penulis mengambil keputusan perlunya dibangun aplikasi sistem berbasis web yang merupakan alternatif kedua.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Menurut Hidayati dalam Guritno dkk. (2011:302),“elisitasi tahap I merupakan seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara”. Elisitasi tahap 1 untuk Aplikasi Penerapan Sistem Pengendalian Internal Pembelian Barang Impor Berdasarkan Committee Of Sponsoring Organization (COSO) Framework pada PT Yontomo Sukses Abadi adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap 1

Elisitasi Tahap II

Elistasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elistasi Tahap I yang kemudian diklarifikasi melalui metode MDI.Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessesial (I) dan harus dieliminiasi.

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

Keterangan:

M: Mandatory (Yang diperlukan)

D: Desirable (Yang diinginkan)

I: Inessential (Yang tidak mutlak diinginkan)

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan elistasi tahap II diatas, maka dibentuklah elistasi tahap III yang diklarifikasi kembali menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Penjelasan detail dapat dilihat melalui tabel dibawah ini :

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Keterangan:

T: Technical O: Operational E: Economi

H: Hight M: Middle L: Low

User Requirement Final

Tabel 3.4 Final Draft Elisitasi

BAB IV

PERANCANGAN

RANCANGAN SISTEM USULAN

Prosedur Sistem Usulan

Setelah menjalani analisa dan penelitian yang sedang berjalan di PT. Yontomo Sukses Abadi, maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan system usulan yang diinginkan. Ada beberapa prosedur yang diusulkan dengan tujuan memperbaiki dan menyempurnakan sistem pembelian yang sedang berjalan saat ini yaitu membuat sistem pembelian, pengontrolan kuantiti Purchase Order, dan penerimaan barang menjadi terkomputerisasi berbasis web, sehingga menghasilkan laporan pembelian barang impor. Berdasarkan usulan yang diinginkan sesuai dengan kebutuhan, maka langkah – langkah berikutnya yaitu perancangan atau design system usulan untuk memperbaiki sistem yang lama dengan memberi gambaran atau pandangan yang jelas sesuai proses design system dari awal hingga akhir penelitian. Dalam menganalisa usulan prosedur yang baru, pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm for UML Enterprise Edition Ver. 6.4 untuk menggambarkan Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class Diagram.

1. Prosedur Permintaan Barang

• Admin Gudang membuat Purchase Requestion (PR)

• Admin Gudang mengajukan Purchase Requestion (PR) kepada Direktur

• Purchase Requestion (PR) di cek oleh Direktur. Jika di acc, Direktur akan mengirim Purchase Requestion (PR) kepada Staff Impor. Jika tidak di acc, akan dikembalikan kepada Admin Gudang.

2. Prosedur Pembuatan Purchase Order (PO)

• Direktur memberikan Purchase Requestion (PR) kepada Staff Impor

• Staff Impor meminta harga barang kepada pihak Supplier.

• Supplier memberikan harga barang kepada Staff Impor

• Jika harga barang sudah diterima, Staff Impor membuat Purchase Order (PO) pada program, kemudian mencetak dan mengajukan Purchase Order (PO) kepada Direktur

• Purchase Order (PO) di cek oleh Direktur. Jika di acc, Staff Impor akan mengirim Purchase Order (PO) kepada Supplier melalui email. Jika tidak di acc, akan dikembalikan kepada Staff Impor

• Jika Purchase Order (PO) sudah dikirim kepada Supplier, Supplier akan mengirim barang dan invoice kepada Staff Impor

3. Prosedur Pembuatan Receive

• Supplier mengirim barang melalui proses impor dan mengirim invoice melalui email

• Staff Impor membuat Receive dengan menginput data sesuai dengan invoice yaitu kode barang, nama barang, kuantiti barang sesuai invoice, dan nomor Purchase Order (PO)

• Staff Impor membuat SPBM sesuai dengan data nama barang serta kuantiti barang yang ada pada Receive

• Admin Gudang mengecek barang sesuai dengan SPBM yang diberikan oleh Staff Impor

4. Prosedur Pembuatan Laporan

• Staff Impor mencetak laporan sesuai dengan periode yang diperintahkan oleh Direktur, kemudian memberikan laporan tersebut kepada Direktur

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Adapun prosedur system usulan dengan diagram – diagram usulan yang akan dapat digambarkan dalam program Visual Paradigm for UML Enterprise Edition Ver. 6.4 adalah sebagai berikut:

Gambar 4.1 Use Case Diagram Usulan

1. Nama Use Case : Membuat PR

Actor : Admin gudang

Skenario : Admin gudang membuat Purchase Requestion (PR) terkait dengan jumlah stok barang digudang yang sudah hampir habis

2. Nama Use Case : Pengajuan PR

Actor : Direktur, Admin Gudang

Skenario : Admin gudang mengajukan Purchase Requestion (PR) kepada Direktur

3. Nama Use Case : Cek PR

Actor : Direktur

Skenario : Direktur mengecek Purchase Requestion (PR)

4. Nama Use Case : Tidak Acc PR

Actor : Direktur, Admin Gudang

Skenario : Admin gudang mengajukan Purchase Requestion (PR) kepada Direktur, jika Purchase Requestion (PR) tidak di acc, maka akan dikembalikan kembali kepada Admin Gudang

5. Nama Use Case : Acc PR

Actor : Direktur, Admin Gudang

Skenario : Admin gudang mengajukan Purchase Requestion (PR) kepada Direktur, jika di acc Purchase Requestion (PR) akan dikirimkan oleh Direktur kepada Staff Impor agar segera di proses.

6. Nama Use Case : Mengirimkan PR

Actor : Direktur, Staff Impor

Skenario : Direktur mengirimkan Purchase Requestion (PR) yang sudah di acc kepada Staff Impor

7. Nama Use Case : Menerima PR

Actor : Direktur, Staff Impor

Skenario : Staff Impor menerima Purchase Requestion (PR) yang diberikan oleh Direktur

8. Nama Use Case : Meminta Harga Barang

Actor : Staff Impor, Supplier

Skenario :Staff impor meminta harga barang sesuai dengan data yang ada pada Purchase Requestion (PR) kepada Supplier.

9. Nama Use Case : Mengirimkan Harga Barang

Actor : Staff Impor, Supplier

Skenario :Supplier mengirimkan harga barang kepada Staff Impor

10. Nama Use Case : Membuat PO

Actor : Staff Impor

Skenario : Staff impor membuat Purchase Order sesuai dengan data Purchase Requestion (PR) yang sudah di acc oleh Direktur.

11. Nama Use Case : Pengajuan PO

Actor : Staff Impor, Direktur

Skenario : Staff impor mengajukan Purchase Order (PO) kepada Direktur.

12. Nama Use Case : Cek PO

Actor : Direktur

Skenario : Direktur mengecek Purchase Order (PO)

13. Nama Use Case : Tidak Acc PO

Actor : Staff Impor, Direktur

Skenario : Staff Impor mengajukan Purchase Order (PO) kepada Direktur, jika Purchase Order (PO) tidak di acc, maka akan dikembalikan kembali kepada Staff Impor

14. Nama Use Case : Acc PO

Actor : Staff Impor, Direktur

Skenario : Staff Impor mengajukan Purchase Order (PO) kepada Direktur, jikaPurchase Order (PO) di acc akan segera diproses oleh Staff Impor

15. Nama Use Case : Pengiriman PO

Actor : Staff Impor, Supplier

Skenario : Staff Impor mengirimkan Purchase Order (PO) kepada Supplier agar segera di proses pengiriman barang

16. Nama Use Case : Kirim Barang dan Invoice

Actor : Supplier, Staff Impor

Skenario : Supplier mengirimkan barang melalui proses impor dan mengirim invoice melalui email kepada Staff Impor.

17. Nama Use Case : Buat GRN

Actor : Staff Impor, Admin Gudang

Skenario : Staff Impor membuat Goods Received Note (GRN) dengan menginput kode barang, nama barang, kuantiti invoice, dan nomor Purchase Order (PO) kemudian memberitahukan nomor Goods Received Note (GRN) kepada Admin Gudang

18. Nama Use Case : Cetak GRN

Actor : Admin Gudang

Skenario : Admin Gudang mencetak Goods Received Note (GRN) sebagai bentuk pengecekan barang secara manual. Setelah barang sampai gudang

19. Nama Use Case : Cek Barang Sesuai GRN

Actor : Admnin Gudang, Staff Impor

Skenario : Admin Gudang mengecek barang sesuai dengan Goods Received Note (GRN) yang telah dicetak, Jika barang sudah di cek, Admin Gudang memberitahukan kepada Staff Impor bahwa data barang sudah sama dengan Goods Received Note (GRN)

20. Nama Use Case : Laporan Pembelian Barang Impor

Actor : Staff Impor, Direktur

Skenario : Staff Impor mencetak Laporan sesuai dengan periode yang diperintahkan olehDirektur

Activity Diagram Yang Diusulkan

Berdasarkan Use Case Diagram yang digambarkan diatas, berikut Activity Diagram yang terdiri dari :

Gambar 4.2 Activity Diagram Usulan

Berdasarkan gambar 4.2 Activity Diagram usulan terdapat:

1. 1 Initial node terdapat pada objek yang diawali.

2. 4 actor, yaitu Admin Gudang, Direktur, Staff Impor, Supplier

3. 17 action, yaitu mulai dari Admin Gudang melakukan permintaan barang sampai dengan laporan pembelian barang impor.

4. 2 decision pada action cek PR dan cek PO

5. 1 Final node terdapat pada objek yang diakhiri.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram Usulan

Berdasarkan gambar 4.2 Sequence Diagram yang berjalan saat ini terdapat:

1. 4 actor yang melakukan kegiatan, yaitu Admin Gudang, Direktur, Staff Impor, Supplier.

2. 25 message dan 2 self message, yang merupakan urutan kegiatan sistem.

3. 6 lifeline, yaitu PR, GRN, PO, Harga Barang, Barang dan Invoice, serta Laporan.

Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dengan Sistem Usulan

Secara garis besar perbedaan antara prosedur sistem berjalan dengan prosedur sistem usulan dapat dilihat pada tabel 4.1 di bawah.

Tabel 4.1 Perbedaan antara prosedur sistem berjalan dengan prosedur sistem usulan

Berdasarkan tabel di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur sistem yang diusulkan tersebut memiliki manfaat lebih, yaitu :

1. Memudahkan Admin Gudang dalam pembuatan purchase requestion

2. Memudahkan Staff Impor dalam pembuatan purchase order

3. Memudahkan Staff Impor dalam mengkontrol kuantiti purchase order

4. Memudahkan Staff Impor dalam pembuatan laporan dan membuat data laporan menjadi lebih akurat

Rancangan Basis Data

Rancangan basis data digunakan sebagai media penyimpanan data yang dipergunakan dalam aplikasi dan database membantu pemrograman dalam menampilkan data.

Hasil analisa pada sistem yang dihasilkan terdapat beberapa rancangan yang diusulkan. Dari rancangan tersebut akan dibentuk rancangan basis data untuk mempermudah melihat bentuk file dan isinya. Berikut ini adalah penjelasan tentang proses perancangan basis data yang diawali dengan normalisasi yang akan menghasilkan Class Diagram dan spesifikasi basis data.

Class Diagram Sistem Yang Diusulkan

Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinsalisasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan intidari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class Diagram menggambarkan keadaan suatu objek, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut.

Gambar 4.4 Class Diagram Sistem Usulan

Berdasarkan gambar 4.4 Class Diagram system yang diusulkan terdapat 7 Class yaitu terdiri dari :

1. Class Admin

2. Class Supplier

3. Class Data Barang

4. Class Purchase Requestion

5. Class Purchase Order

6. Class Goods Received Note

7. Class Laporan

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data merupakan rincian tiap-tiap tabel pada Class Diagram. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam aplikasi penerapan sistem pengendalian internal pembelian barang impor adalah sebagai berikut :

1. Nama File : Admin

Media :Harddisk

Isi : username, password

Panjang Record : 20 karakter

Primary Key : -

Tabel 4.2Tabel Admin


2. Nama File : Supplier

Media : Harddisk

Isi : Id_Supplier, Nama Supplier, Alamat Supplier

Panjang Record : 150 karakter

Primary Key : Id Supplier

Tabel 4.3 Tabel Supplier


3. Nama File : Data Barang

Media : Harddisk

Isi : Id_Barang, Nama Barang

Panjang Record : 60 karakter

Primary Key : Id_Barang

Tabel 4.4 Tabel Data Barang


4. Nama File : Purchase Requestion

Media : Harddisk

Isi  : Id_Purchase Requestion, Id¬_Supplier, Nama Supplier, Id_Barang, Nama Barang, Kuantiti Barang

Panjang Record : 126 karakter

Primary Key : Id_Purchase Requestion

Tabel 4.5 Tabel Purchase Requestion


5. Nama File : Purchase Order

Media : Harddisk

Isi  : Id_Purchase Order, Tanggal Purchase Order, Id_Purchase Requestion, Id_Supplier, Nama Supplier, Id_Barang, Nama Barang, Kuantiti Barang, Harga Barang, Total Harga

Panjang Record : 158 karakter

Primary Key : Id_Purchase Order

Tabel 4.6 Tabel Purchase Order


6. Nama File : Goods Received Note

Media :Harddisk_

Isi  : Id_Goods Received Note, Id_Purchase Order, Id_Supplier, Nama Suplier, Id_Barang, Nama Barang, Kuantiti Barang, Nomor Invoice, Kuantiti Invoice, Balance

Panjang Record : 156 karakter

Primary Key : Id_Goods Received Note

Tabel 4.7 Tabel Goods Received Note


7. Nama File : Laporan

Media : Harddisk

Isi  : Id_Purchase Order,Id_Goods Received Note, Id_Supplier, Nama Suplier, Id_Barang, Nama Barang, Kuantiti Barang, Harga Barang, Total Harga, Nomor Invoice, Kuantiti Invoice, Received, Balance

Panjang Record : 175 karakter

Primary Key : Id_Purchase Order, Id_Goods Received Note

Tabel 4.8 Tabel Laporan

Rancangan Prototype

Tahap ini merupakan gambaran yang jelas mengenai rancangan pembangunan sistem yang lengkap kepada para pengguna, juga untuk memenuhi kebutuhan dari pengguna sistem. Berikut ini merupakan prototype atau tampilan dari APLIKASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PEMBELIAN BARANG IMPOR BERDASARKAN COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATION (COSO) FRAMEWORK PADA PT. YONTOMO SUKSES ABADI yang akan dibuat, yaitu :

Rancangan Tampilan Menu Log In Admin

Gambar 4.5 Rancangan Tampilan Menu Log In Admin

Rancangan Tampilan Menu Purchase Requestion

Gambar 4.6 Rancangan Tampilan Menu Purchase Requestion

Rancangan Tampilan Menu Purchase Orde

Gambar 4.7 Rancangan Tampilan Menu Purchase Order

Rancangan Tampilan Menu Goods Received Note

Gambar 4.8 Rancangan Tampilan Menu Goods Received Note

Rancangan Tampilan Menu Laporan

Gambar 4.9 Rancangan Tampilan Menu Laporan

Rancangan Tampilan Program

Tampilan Menu Log In Admin

Gambar 4.10 Tampilan Menu Log In Admin

Tampilan Menu Purchase Requestion

Gambar 4.11 Tampilan Menu Purchase Requestion

Tampilan Menu Purchase Order

Gambar 4.12 Tampilan Menu Purchase Order

Tampilan Menu Goods Received Note

Gambar 4.13 Tampilan Menu Goods Received Note

Tampilan Menu Laporan

Gambar 4.14 Tampilan Menu Laporan

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Perangkat keras yang digunakan untuk membangun aplikasi penerapan system pembelian internal pembelian barang imporsebagai berikut :

1. Processor : Dual Core

2. Monitor : LCD 14

3. Ram : 2 GB

4. Keyboard : Standard

5. Mouse : USB OPT.ical

6. Printer : LaserJet

Aplikasi Yang Digunakan

Perangkat lunak yang digunakan untuk membangun aplikasi sistem online tracking sebagai berikut :

1. Windows 7

2. Mozilla Firefox

3. PHP

4. MySQL

5. Dreamweaver CS6

6. Xampp

Hak Akses

1. Admin Gudang

Admin Gudang memiliki wewenang dan tanggung jawab terhadap data yang ada pada sistem, dimana Admin Gudang dapat membuat Purchase Requestion pada sistem.

2. Staff Impor

Staff Impor memiliki wewenang dan tanggung jawab terhadap data yang ada pasa sistem, dimana Staff Impor dapat membuat Purchase Order, Goods Received Note, dan Laporan Pembelian Barang Impor

BlackBox Testing

Tabel Pengujian BlackBox Pada Input Nomor Tracking

Tabel 4.9 Pengujian Black Box

Evaluasi

Setelah dilakukan pengujian dengan metode blackbox yang dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program seperti pengujian pada menu log in, menu purchase requestion, menu purchase order. Jika input tidak lengkap maka sistem akan menampilkan pesan sehingga membantu user dalam mengetahui kesalahan saat input data yang tidak lengkap.

Time Schedule

Tabel 4.10 Time Schedule

Estimasi Biaya

Tabel 4.11 Estimasi Biaya

BAB V

PENUTUP

KESIMPULAN

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada PT. Yontomo Sukses Abadi mengenai Aplikasi Penerapan Sistem Pengendalian Internal Pembelian Barang Impor Berdasarkan Committee Of Sponsoring Organization (COSO) Framework adalah sebagai berikut:

1. Sistem yang berjalan saat ini pada PT. Yontomo Sukses Abadi belum berjalan secara optimal. Pembuatan purchase requestion dan purchase order masih dilakukan secara manual dengan cara penginputan data menggunakan Ms. Excel. Pengendalian internal terkait dengan kuantiti purchase order yang dikirim secara sedikit – sedikit oleh supplier juga menyebabkan pendataan dan laporan pembelian barang impor terkadang tidak balance karena adanya selisih kekurangan maupun kelebihan dari kuantiti purchase order dengan kuantiti pada saat bagian gudang menerima barang masuk.

2. Dalam merancang Aplikasi Penerapan Sistem Pengendalian Internal Pembelian Barang Imporini, penulis memberi gambaran atau pandangan yang jelas menurut proses design sistem dari awal hingga akhir penelitian. Dalam menganalisa usulan prosedur yang baru pada penelitian ini digunakan tools visual paradigm for UML version 10.1 untuk menggambarkan use case diagram, activity diagram, sequence diagram, class diagram, serta untuk perancangannya penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP. MySQL sebagai database, XAMPP, Adobe Photoshop CS6, dan Java Netbeans IDE version 8.0.2 sebagai aplikasi pemrograman.

3. Komponen pengendalian umum berdasarkan Committee of Sponsoring Organization (COSO) yang digunakan sebagai metode analisa Aplikasi Penerapan Sistem Pengendalian Internal Pembelian Barang Impor pada PT. Yontomo Sukses Abadi yaitu :

1. Analisa terhadap Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

1. Aktor dari setiap pegawai yang terlibat dalam sistem:

• Staff Impor

• Admin Gudang

1. Deskripsi kerja / job desk dari setiap pegawai yang terlibat dalam system :

• Staff Impor  : Melakukan pembuatan purchase order, goods received note, dan laporan pembelian

• Admin Gudang  : Membuat purchase requestion, pengecekan barang masuk

2. Analisa Terhadap Penilaian Resiko (Risk Assesment)

1. Peluang kecurangan atau manipulasi data pembelian barang impor akan berkurang karena aplikasi telah di rancang menggunakan keamanan yang cukup dengan adanya menu sign in, jadi tidak semua pegawai dapat mengakses.

2. Peluang terjadinya kesalahan terhadap pengontrolan kuantiti Purchase Order (PO) akan berkurang karena proses pembuatan laporan pembelian dilakukan dengan cara sistematis yaitu mengkoneksikan data purchase order dan data goods received note sehingga ketidakakuratan data akan berkurang.

3. Analisa Terhadap Prosedur Pengendalian (Control Procedure)

1. Tata pelaksanaan prosedur yang dilakukan oleh bagian – bagian yang terlibat yaitu adanya saling komunikasi serta kerjasama antara Staff Impor dan Admin Gudang yang berkedudukan sebagai aktor dalam sistem ini.

2. Staff Impor dan Admin Gudang harus bertanggung jawab kepada job desk nya masing - masing.

4. Analisa Terhadap Pemantauan (Monitoring)

1. Tata pelaksanaan evaluasi yang dilakukan setiap akhir periode mengenai pelaksanaan pengendalian internal atas prosedur pembelian barang impor yaitu dengan memberikan informasi kepada Direktur mengenai laporan pembelian barang impor.

2. Monitoring terhadap kuantiti barang purchase order dapat dilihat pada menu goods received note pada sistem.

5. Analisa Terhadap Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

1. Segala bentuk informasi mengenai data yang ada pada laporan lebih akurat karena proses berjalan secara sistematis tidak dengan proses manual lagi.

4. Proses pembuatan laporan dilakukan dengan cara sistematis yaitu mengkoneksikan data purchase order dan data goods received note pada laporan pembelian agar proses kerja yang dilakukan tidak ada lagi input data untuk menghindari ketidakakuratan data dan proses yang dilakukan berjalan lebih cepat.

5. Kelebihan Aplikasi Penerapan Sistem Pengendalian Internal Pembelian Barang Impor yang di rancang ini yaitu:

1. Admin Gudang dapat membuat purchase requestion melalui Aplikasi Penerapan Sistem Pengendalian Internal Pembelian Barang Impor yang sudah tersedia.

2. Staff Impor dapat membuat Good Received Note melalui Aplikasi Penerapan Sistem Pengendalian Internal Pembelian Barang Impor yang sudah tersedia.

3. Sistem laporan dapat langsung di cetak secara keseluruhan dan bisa juga dengan cara di pilih sesuai dengan kebutuhan.

SARAN

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa yang telah dilakukan pada PT Yontomo Sukses Abadi, maka terdapat beberapa saran yang dapat dijadikan masukan untuk meningkatkan kinerja system informasi pembelian, yaitu sebagai berikut:

1. Peningkatan kualitas sumber daya manusia untuk mendukung penggunaan aplikasi tersebut

2. Aplikasi tersebut pada bagian purchase order belum bisa mengirimkan purchase order secara otomatis melalui email kepada supplier

3. Perlu adanya fitur tambahan pemberian notifikasi kepada Admin Gudang secara otomatis untuk memberikan nomor good received note yang diberikan oleh Staff Impor

4. Apabila system ini sudah dikembangkan sebaiknya digunakan agar bias terukur kekurangan yang lain, untuk pengembangan dikemudian waktu.

DAFTAR PUSTAKA

Contributors

Erlin Widiastuti