PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELACAKAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA KECAMATAN

CURUG KABUPATEN TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2014/2015

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELACAKAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA KECAMATAN

CURUG KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

Disahkan Oleh :

Tangerang, 9 September 2015

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELACAKAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA

KECAMATAN CURUG KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi

Disetujui Oleh :

Tangerang,9 September 2015

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELACAKAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA

KECAMATAN CURUG KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2013/2014

Disetujui Penguji :

Tangerang, 9 September 2015

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELACAKAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA

KECAMATAN CURUG KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, 9 September 2015

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Perkembangan Teknologi Informasi yang semakin pesat menimbulkan cara baru dalamglobalisasi. Komputer sebagai sarana alat bantu manusia yang dapat mempermudah pekerjaan sehari-hari di segalabidang.Perkembangan kebutuhan informasi samadengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat,khususnya ilmu komputer. Dalam hal ini, komputer memegang peranan yang sangatpenting sebagai alat bantu dalam pelacakan surat masuk dan surat keluar dan sebagai pengolahan data. KecamatanCurug Kabupaten Tangerangmerupakan kecamatan yangberada di kota Tangerang, Kecamatan CurugKabupaten Tangerang sangatmembantu masyarakat Kota Tangerang dansekitarnya dari segi pelayanan yang bergerakdalam bidang pelayanan masyarakat. Sisteminformasi pelacakan yang berjalan saat ini dari pelacakan surat masuk dan surta keluar danpembuatan laporan di lingkungan Kecamatan Curug, yang masih menggunakan metode manual. Haltersebut mengakibatkan proses kegiatan pelacakan yangberjalan saat ini menjadi tidak efektif karena membutuhkan waktu yang banyak,dimulai dari pencatatan di bukuagenda hinggatahap akhir yaitu laporan pelacakan. Penelitian yang dilakukan penulis pada Kecamatan Curugselain sebagai sarana untuk mempermudahlaporan pelacakan danpengolahan data. Penelitian penulis juga dapat dijadikan pertimbangan pihak manajemen terhadapsistem yang dikaji agar proses pelacakandan pengolahan databerjalan lebih efektif dan efisien. Penulisanini menggunakan beberapa metode antara lain :wawancara, observasi, studi pustaka, data yang diproleh di analisisdalam bentuk Unified Modeling Laguage (UML) yangmenggunakan software visual paradigma 6.4. Hasil dari karya ilmiah yangdilakukan penulis berupa laporangunauntuk meningkatkankeefektifan proses pelacakan.

Kata Kunci: Teknologi Informasi , Sistem Informasi, Pelacakan,UML

ABSTRACT

The development ofinformation technology is increasingly rapidly lead to new ways ofglobalization. The computer as a means of human tools that can facilitate dailywork in all areas. The development of information requirements together withthe development of science and technology is rapidly increasing, especially computerscience. In this case, the computer plays a very important as a tool intracking incoming and outgoing mail and a data processing. Subdistrict CurugTangerang District is a district in the city of Tangerang, District CurugTangerang regency help people Tangerang City and surrounding areas in terms ofservices that are engaged in community service. Tracking information systemcurrently running on the tracking incoming mail and surta out and reporting onenvironmental District of Curug, who still use manual methods. This resulted inthe process of tracking activities running at this time becomes ineffectivebecause it requires a lot of time, starting from the recording in the diaryuntil the final stage is tracking reports. Research conducted at the DistrictCurug writer than as a means to facilitate tracking reports and studies, theauthors also can be considered the management of the system is assessed thatthe process of tracking and data processing run more effectively andefficiently. Writing this using several methods such as: interviews,observation, literature study, data diproleh in the analysis in the form ofUnified Modeling laguage (UML) which uses visual software paradigm 6.4. Resultsof scientific work conducted by the author in the form of a report in order toimprove the effectiveness of the tracking process.

Keywords : Information Technology , Information Systems , Tracking , UML

Puji syukur alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan seribu jalan, sejuta langkah serta melimpahkan segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga laporan Skripsi Penulis dapat berjalan dengan baik dan selesai dengan semestinya.

Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja, Cikokol Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan hasil observasi, wawancara, survey serta studi pustaka yang mendukung penulisan ini.

Hati kecil ini pun menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak penyusunan laporan Skripsi ini tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu pada kesempatan yang singkat ini, izinkanlah penulis menyampaikan selaksa pujian dan terimakasih kepada :

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan Skripsi ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

Tabel 3.1. Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2. Elisitasi Tahap II

Tabel 3.3. Elisitasi Tahap III

Tabel 3.4. Final Draf Elisitasi

Tabel 4.1. Perbedaan sistem berjalan dan sistem usulan

Tabel 4.2. Tabel user

Tabel 4.3. Tabel surat masuk

Tabel 4.4. Tabel surat keluar

Tabel 4.5. Tabel level

Tabel 4.6. Tabel status surat

Tabel 4.7. Tabel status tugas

Tabel 4.8. Tabel sifat surat

Tabel 4.9. Tabel kartu disposisi

Tabel 4.10. Tabel login

Tabel 4.11. Tabel user

Tabel 4.12. Tabel input surat masuk

Tabel 4.13. Tabel input surat keuar

Tabel 4.14. Tabel pengolahan jadwal

Tabel 4.15. Tabel estimasi biaya

Perkembangan Teknologi Informasi yangsemakin pesatmenimbulkan cara barudalam globalisasi. Komputer sebagai sarana alat bantu manusia yangdapat memepermudahpekerjaan sehari-hari di segala bidang. Perkembangankebutuhan informasi samadengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat,khususnya ilmu komputer. Dalam hal ini, komputer memegang peranan yang sangatpenting sebagai alat bantu dalam pengolahan data. Kebutuhanakan suatu sistem informasi ini mencakup hampir di segala ruang lingkupkehidupan. Setiap organisasisangat membutuhkan informasi yang akurat, cepat, dan relevan. Namun dalamkenyataanya hal tersebut terkadang tidak sesuai dengan keinginan dan harapanyang hendak dicapai, dikarenakan kurang atau terbatasnya sistem informasi yangdigunakan.

Dengan perkembangan teknologidalam dunia informatika saat ini mengalami kemajuan sehingga membuat semua instansibaik di pemerintah dan swasta ingin mengembangkan dan menggunakan kecanggihanteknologi itu sendiri, untuk meningkatkan kinerja dan pemenuhan terhadapkebutuhannya yang diperlukan saat ini. Karena informasi itu tidak bisa lepas dariperan dan pemanfaatan komputer, maka dengan adanyainformasi yang terkomputerisasi/ berbasis komputer ini pekerjaan yangdihasilkan akan menjadi lebih efektif dan efesien .

Kecamatan Curug merupakan salah satu dari beberapa Kecamatan yang berada diKabupaten Tangerang. Dalam pelacakan data surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Curug yang di lakukan oleh Kesosmasih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pelacakan data suratmasuk dan surat keluar masih harus dicatat dan dibukukan dalam pembuatansurat masuk dan surat keluar, dimana jumlah surat masuk dan surat keluarsebanyak 10 setiap hari. Hal ini mengakibatkan informasi yang di sajikanterlambat. Selain itu proses pengolahan datanya masih manual dan belum menggunakansuatu program aplikasi.

Berdasarkan uraian di atas maka dalam penyusunanlaporan Skripsi ini penulis memilih judul “Perancangan Sistem Informasi Pelacakan Surat MasukDan Surat Keluar Berbasis Web Pada Kecamatan Curug KabupatenTangerang”.

Sesuai dengan latar belakang penelitian yang telah diuraikan pada bahasan sebelumnya, maka dapat dirumuskan masalahseperti dibawah ini: .

Berdasarkan dari uraian diatas maka penulis mengambil beberapa pokok permasalahan :

Agar dalam pembahasan masalah pelacakan surat masukdan surat keluar menjadi lebih terarahdan berjalan dengan baik maka ruang lingkup ini dibatasi pada pelacakan surat masuk dan suratkeluar dan pembuatan laporan di lingkungan Kecamatan Curug.

Peneliti menggunakan metode pengujian black boxtesting sehingga dapat diketahui apakah sistem sesuai dengan apa yangdiharapkan oleh stakeholder. BlackboxTesting adalah metode uji coba yang memfocuskan pada keperluan software, karenaitu uji coba Blackbox memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunankondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujianBlackbox berusaha untuk menemukankesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atauhilang, kesalahn interface, kesalahan dalam struktur data atau akses databaseeksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Skripsi ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menjelaskan secara umum mengenai masalah pokok yangdibahas dalam laporan Skripsi meliputi latar belakang,perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaatpenelitian serta metodologi penelitian dan uraian mengenaisistematika penulisan laporan,

BAB II LANDASAN TEORI

Padabab ini diuraikan mengenai teori atau konsep yang melandasi hal-hal yangterdapat dalam penelitian, yang berkaitandengan penyusunan laporan yang didapat melalui salah satu metode, baikdikutip dari beberapa referensi, dari hasil riset yang didapat maupun medialain yang dapat mejadi masukan.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Padabab ini berisikan gambaran umum dan sejarah mengenai Kecamatan Curug, struktur organisasi, wewenang dan tanggungjawab, serta analisa sistem yang berjalan dan tata laksana sistem yangberjalan saat ini

BAB IV HASIL PENELITIAN

Berisikanrancangan sistem yang diusulkan dalam bentuk UML yang diusulkan, rancangan bassisdata, rancangan program yang dibuat, dan rancangan implementasi.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisikan mengenai kesimpulan dansaran-saran berdasarkan pokokbahasan yang dikemukakan dalam perancangan sistem dan implementasi berdasarkan teori pendukung pembahasan.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

1. Definisi Sistem

Sebuah sistem yang tepatguna akan memberikan dampak yang positif bagi suatu perusahaan dalam pencapaiansasaran serta tujuan perusahaan. Sistemterdapatbeberapapandangan menurut para ahli, diantaranya:

Menurut Sutarman (2012:13) ^[1],

Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub (2012:1)^[2], Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub, “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang diatas dapat penulis tarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan.

1. Definisi

Kecamatan Curug Tangerang Berdasarkan instruksi Presiden No. 13 Tahun 1976wilayah Tangerang dinyatakan sebagai daerah penyangga Ibu Kota. Sebagaipenyangga ibu kota, dalam perkembangannya Tangerang tidak bisa terhindar dariimbas pembangunan yang sedang berkembang di wilayah Jakarta. Membludaknya arustenaga kerja dari Jakarta dan tumbuhnya pusat-pusat perbelanjaan sertapemukiman baru. Gagasan untuk mengelola Tangerang berdasarkan konsep sebuahkotapun mulai berkembang .

Pada Tahun 1982 pemerintah mengeluarkanperaturan nomor 50 tentang Pembentukan Kota Administratif Tangerang, disusuloleh pengesahan Undang-undang Nomor 2 Tahun 1993 tentang Pembentukan Tangerang menjadi Kotamadya Daerah Tingkat II Tangerangoleh Presiden Republik Indonesia pada Tanggal 27 Februari 1993. Sedangkan peresmian sebagai daerah KotamadyaTingkat II Tangerang dilaksanakan tanggal 28 Februari 1993 oleh Menteri DalamNegeri. Sejalan dengan perkembangan dan pertumbuhan kota serta seiring dikeluarkannya Undang-undang Nomor 2 2 tahun 1998 tentang Pemerintahan DaerahTangerang berubah menjadi Kota Tangerang, sebuah daerah otonom yang tumbuh menjadi sebuah Kota Industri dan perdagangan yang paling ramaidan strategis sebagai penyangga ibu Kota.

Kecamatan Curug merupakan salah satu kecamatan yang terletak di Kota Tangerang, Provinsi Banten. Kecamatan merupakan perangkat daerah kabupaten tangerang yang mempunyaiwilayah kerja di kecamatan dan dipimpin oleh camat. Kecamatan Curug denganjumlah penduduk 162.557 jiwa. Alamat di Jl. raya curug no 57 KabupatenTangerang. Kecamatan Curug memiliki luas 2.921.38 Ha.

1. Kecamatan Curug memiliki4 desa 3 kelurahan, dengan kondisi seperti berikut : a. Pemukiman : 40% b. Pertanian danperkebunan :13% c. Industry danperkantoran : 14% d. Perikanan : 0,5% e. Prasarana umumlainnya :32,5% .

1. Dengan tipologi kecamatan sebagai berikut: a. Persawahan b. Industri sedang danbesar c. Jasa dan perdagangan .

1. Memiliki prasaranakesehatan seperti : a. Puskesmas : 2 b. Posyandu : 114 c. Indsutri : 282 d. Home industri : 80 .

Dengan Kemajuan-kemajuan yang terdapat di Kecamatan Curug Tangerang dengan berbagai bidang pembangunan seperti a. Bidang Pendidikan : 4 Kegiatan b. Bidang Kesehatan : 4 kegiatan c. Bidang infrastruktur : 67 kegiatan d. Bidang lingkungan : 2 kegiatan e. Bidang sosial ekonomi : 7 kegiatan

a. Terciptanya pelayanan public yang cantik(cepat,akuntabel,tepat dan simpatik..

2. Misi Pelayanan

a. Mewujudkan pelayanan public yang cepatdan akurat. b. Mewujudkan pelayanan public yang dapatdipertanggungjawabkan. c. Mewujudkan pelayanan public yang sopan, ramah, dan dapat dipercaya d. Mewujudkan pelayanan public yangsimpatik. e. Mewujudkan pelayanan public yangmemuaskan.

3. Motto Pelayanan

a. Ceria(cepat,efisien,efektif,ramah,ikhlas dam akuntabel).

Struktur Organisasi

Tugas Pokok dan Fungsi

1. Camat

a. Camat sebagai pelaksanaan pemerintah daerah ditingkat kecamatan mempunyai Tugas melaksanakan kewenangan pemerintah yang dilimpahkan bupati dan tugas pemerintah lainnya.

b. Camat mempunyai fungsi :

1. pelaksanaan perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja bidang pemerintah, keternteraman dan ketertiban umum, pembangunan, pengembangan ekonomi, dan kesejahteaan sosial.

2. pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penganalisisan data dibidang pemerintah, ketentraman dan ketertiban umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial.

3. penyelenggaraan kegiatan perumusan, ketenteraman dan ketertiban umum, pembangunan,pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial.

4. Pelaksanaan inventarisasi aset daerah atau kekayaan daerah lainnya yang ada diwilayah kecamatan serta pemeliharaan san pengelolaan fasilitas umum dan fasilitas sosial.

5. Pelaksanaan pertimbangan pengangkatan Kepala Kelurahan

6. Pelaksanaan Peningkatan usaha-usaha pengembangan Ekonomi Desa dan Kelurahan

7. Pelaksanaan ketatausahaan umum dan kepegawaian, perencanaan dan keuangan

8. Pelaksanaan pemberian rekomendasi/perijinan kewenangan di bidang Pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraaan sosial sesuai dengan kewenangannya

9. Pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian penyelenggaraan Pemerintahan Desa dan Kelurahan

10. Pelaksanaan Koordinasi dengan Instansi/Lembaga lainnya terkait dengan kegiatan Pemerintahan Kecamatan

11. Pelaksanaan Pengawasan, monitoring dan evaluasi, pengendalian serta pelaporan kegiatan pemerintahan Kecamatan

12. Pelaksanaan urusan pemerintahan lainnya yang dilimpahkan Kecamatan.

c. Kecamatan dipimpin oleh Camat yang dalam melaksanakan Tugasnya bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

2. Sekretariat Kecamatan

a. Sekretariatan Kecamatan mempunyai tugas membantu Camat dalam melaksanakan tugas penyelenggaraa pemerintah meliputi urusan ketatausahaan, rumah tangga, umum dan kepegawaian, perencanaan dan keuangan,kegiatan seksi pemerintah, pembangunan, pengembangan Ekonomi dan kesejahteraan sosial.

b. Sekretariat Kecamatan mempunyai fungsi :

1. Pelaksanaan perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja berkaitan dengan bidang umum dan kepegawaian serta perencanaan dan keuangan.

2. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data bidang perencanaan dan keuangan, umum dan kepegawaian.

3. Pelaksanaan pengelolaan surat menyurat, tata naskah dinas, kearsipan, perlengkapan dan aset, rumah tangga, dan pemeliharaan kantor, sarana dan prasarana kecamatan.

4. Pelaksanaan tertib administrasi pengelolaan inventarisasi barang, pemeliharaan kantor dan sarana prasarana, perlengkapan dan aset.

5. Pelaksanaan pengelola administrasi dan penatausahaan keuangan.

6. Pelaksanaan dan pembinaan organisasi dan tata laksana lingkup kecamatan.

7. Memberikan pelayanaan administrasi kepada seluruh perangkat kecamatan.

8. Pelaksanaan kegiatan tata usaha yang meliputi agenda, ekspedisi, penggandaan, kearsipan, naskah dinas.

9. Pelaksanaan pemeliharaan kantor, pengadaan dan penyimpanan perlengkapan dan pengelola rapat.

10. Pelaksanaan pengelolan administrasi kepegawaian.

11. Pembinaan ketatausahaan umum dan kepegawaian, administrasi keuangan dan perencanaan, serta bidang pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial.

12. Pelaksanaan koordinasi, dengan instansi / lembaga lainnya terkait kegiatan sekretarisan kecamatan dan bidang pemerintah, ketentraman dan ketertiban umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial.

13. Pelaksanaan pegawasaan monitoring dan evaluasi, pengendalian serta pelaporan kegiatan sekretariat kecamatan dan bidang pemerintah, ketentraman dan ketertiban umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial.

14. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

c. Sekretariat kecamatan dipimpin oleh seorang sekretaris kecamatan yang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada camat.

Sektetariat kecamatan terdiri dari :

1. Sub bagian umum dan kepegawaian

2. Sub bagian perencanaan dan keuangan

Setiap sub bagian dipimpin oleh kepala sub bagian yang dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada sekretaris kecamatan.

3. Sub bagian umum dan kepegawaian

Sub bagian umum dan kepegawaian mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, pengawasan dan pengendalian urusan surat menyurat dan kearsipan, urusan rumah tangga dan perlengkapan, penyusunan rencana kebutuhan,serta pengelolaan administrasi kepegawaian.

1. Perancanaan dan perumusan bahan kebijakan kegiatan umum dan kepegawaian dilingkungan kecamatan.

2. Pelaksanaan pengumpulan,pengolahan, penganalisisan data kegiatan umum dan kepegawaian.

3. Pelaksanaan pengelolaan kegiatan ketatausahaan meliputi, surat menyurat, pengetikan, penggandaan, pengiriman , dan pengarsipan.

4. Pelaksanaan pengurusan administrasi perjalanan dinas.

5. Perlaksanaan inventarisasi, pengadaan,pendistibusian, dan pemeliharaan barang-barang prasarana dan sarana inventaris kantor, rumah tangga kecamatan.

6. Pelaksanaan pengelolaan administrasi kepegawaian meliputi data pegawai, perpindahan, kepangkatan, dan pemberhentian pegawai dilingkungan kecamatan.

7. Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan pegawai dilingkungan kecamatan.

8. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi / lembaga lainnya terkait kegiatan umum dan kepegawaian.

9. Pelaksanaan pengawasan dan monitoring dan evaluasi pengendalian serta pelaporan kegiatan umum dan kepegawaian.

10. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya.




4. Sub bagian perencanaan dan keuangan

Sub Bagian perencanaan dan keuangan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian yang meliputi inventarisasi dan identifikasi data, perumusan dan penyusunan program serta evaluasi kegiatan rencana anggaran belanja kecamatan, pembukuan, perhitungan anggaran dan verifikasi serta pengurusan keuangan kecamatan.

Untuk melaksanakan tugas sub bagian perencanaan dan keuangan mempunyai fungsi.

1. Perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja dibidang perencanaan dan keuangan.

2. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data bidang perencanaan dan keuangan.

3. Pelaksanaan penyusunan pedoman dan kebijakan serta dalam program kerja kecamatan meliputi penyusuaan lakip, renstra, rencana kegiatan, keorganisasian dan ketatalaksanaan.

4. Perencanaan kegiatan pengelolahan administrasi keuangan meliputi penyusuana anggaran, pencarian, pembukuan dan pelaporan pertanggung jawaban anggaran.

5. Pelaksanaan usulan perbaikan dan perubahan anggaran kecamatan.

6. Pelaksanaan penyusunan laporan neraca keuangan.

7. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi / lembaga lainnya terkait dengan kegiatan perencanaan dan keuangan.

8. Pelaksanaan pengawasan monitoring dan evaluasi pengendalian serta pelaporan kegiatan perencanaan dan keuangan.

9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

5. Seksi Pemerintahan

1. Seksi pemerintahan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian kegiatan bidang pemerintahan yang meliputi pembinaan penyelenggaraan pemerintah desa dan kelurahan, pemerintahan umum, kependudukan, catatan sipil dan pemberdayaan masyarakat.

2. Seksi pemerintahan mempunyai fungsi:

a. Pengolahan data dan informasi kependudukan di kecamatan.

b. Pelaksanaan fasilitasi dalam hal pembentukan,pemecahan, penghapusan dan pengaturan desa,perubahan status desa menjadi kelurahan, perubahan nama dan batas wilayah desa.

3. Pelaksanaan fasilitasi menerbitkan surat keputusan tentang pengesahan anggota BPD berdasarkan laporan dan berita acara pembentukan BPD.

4. Pelaksanaan fasilitasi menerbitkan surat keputusan tentang pengesahaan kepala desa terpilih berdasarkan laporan dan berita acara panitia Pilkades dan peraturan BPD.

5. Pelaksanaan fasilitasi menetapkan dan mengesahkan pejabat kepala desa sesuai peraturan perundang-undangan.

6. Pelaksanaan fasilitasi pelantikan kepala desa dan anggota BPD.

7. Pelaksanaan fasilitasi,menerima laporan pelaksanaan tugas kepala desa.

8. Pelaksanaan fasilitasi penyelengaraan pemilihan kepala desa dan badan pemusyawaratan desa.

9. Pelaksanaan fasilitasi penyusunan peraturan desa.

10. Pelaksanaan penyelengaraan lomba / penilaian desa / kelurahan tingkat kecamatan.

11. Pelaksanaan fasilitasi menerbitkan surat persetujuan tentang penyidikan terhadap kepala desa dan anggota BPD.

12. Pelaksanaan penilaian atas laporan pertanggung jawaban kepala desa.

13. Pelaksanaan fasilitasi kerjasama antar desa dan penyelesaian perselisihan antara desa / kelurahan.

14. Pelaksanaan penetapan pengadaan tanah, pasar desa, kantor kepala desa / kelurahan untuk skala tingkat desa.

15. Pelaksanaan dan menginventalisir tanah sengketa milik pemerintah daerah dan menfasilitasi sengketa tanah-tanah pemerintah di tingkat desa.

16. Perlaksanaan sosialisasi dalam penagadaan tanah untuk kepentingan umum,

17. Pelaksanaan pemeriksa administrasi penerbitan kartu tanda penduduk dan kartu tanda musiman.

18. Pelaksanaan pendataan penduduk dan pendataan serta laporan data kependudukan, kelahiran dan kematian.

19. Pelaksanaan dan pelaporan jumlah KTP dan KK yang diterbitkan.

20. Pelaksanaan pembinaan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil kepada keluarahan atau desa.

21. Pelaksanaan penyuluhan administrasi kependudukan dan catatan sipil.

22. Pelaksanaan pelayanan operasi yustisi dan sipora.

23. Pelaksanaan pengesahaan surat keterangan kelahiran, kematian dan perkawinan.

24. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.

6. Seksi Ketentraman Dan Ketertiban Umum

a. Seksi ketentraman dan ketertiban umum mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian kegiatan dibidang dibidang ketentraman dan ketertiban umum, yang meliputi masyarakat, kesatuan bangsa dan politik.

b. Seksi Ketentraman Dan Ketertiban Umum mempunyai fungsi:

1. pelaksanaan perencanaan dan pengelolan bahan perumusan kebijakan yang berkaitan dengan keamanan dan ketertiban.

2. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan dan penganalisisan data kegiatan Ketentraman Dan Ketertiban Umum.

3. Pelaksanaan administrasi penertiban surat ijin gangguan (HO) dengan intensitas gangguan rendah yang tidak menggunakan mesin.

4. Pelaksanaan pembinaan Ketentraman Dan Ketertiban Umum serta kemasyarakata.

5. Pelaksanaan koordinasi penangan pemakaman, gelandangan/orang tidak kenal.

6. Pelaksanaan penegakan dan melaksanakan peraturan daerah dan keputusan kepala daerah serta peraturan perundang-undangan lainnya diwilayah kerjanya.

7. Pelaksanaan fasilitas pembinaan kerukunan hidup antara umat beragama.

8. Pelaksanaan penertiban dan pengamanan tanah yang telah dibebaskan.

9. Pelaksanaan pengawasan penggunaan lahan fasos, fasum dan garis sepadan jalan.

10. Pelaksanaan koordinasi dan pembinaan kesatuan polisi pamong praja dan perlindungan masyarakat(Linmas)

11. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.

12. Seksi Ketentraman Dan Ketertiban Umum dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada camat melalui sekretaris kecamatan.

7. Seksi Pembangunan.

a. Seksi pembangunan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang pembangunan yang meliputi Bina Marga dan pengairan, bangunan dan permukiman, tata ruang, kebersihan, pertamanan dan pemakaman.

b. Seksi Pembangunan mempunyai fungsi :

1. Pelaksanaan inventarisasi data jalan dan jembatan meliputi peta jalan dan jembatan, jumlah jalan dan jembatan, kondisi jalan dan jembatan serta tipe jalan kecamatan dan desa/ kelurahan.

2. Pelaksanaan penetapan jalan desa dan jembatan yang harus dipelihara.

3. Pelaksanaan pemeliharaan jalan jembatan serta bangunan perlengkapan lainnya antara lainnya antar penghubung desa dengan kecamatan.

4. Pelaksanaan dan melaporkan kondisi jalan dan jembatan dan irigasi dilingkungan kecamatan diluar kewenangannya kepada instansi yang berwenang.

5. Pelaksanaan pengawasan terhadap kondisi jalan dan jembatan dan penggunaan jalan dan jembatan diwilayah kecamatan.

6. Pelaksanaan pembangunan dan pemeliharaan jalan dan jembatan dan irigasi diwilayah kecamatan

7. Pelaksanaan penetapan inventarisasi data irigasi.

8. Pelaksanaan pemeliharaan irigasi bangunan pelengkap lainnya.

9. Pelaksanaan administrasi penerbitan surat ijin IMB rumah tinggal perorangan, rumah tinggal tambahan dilingkungan rumahan.

10. Pelaksanaan koordinasi dalam rangka pemberian rekomendasi IMB untuk bangunan industri dan perumahan swasta

11. Pelaksanaan pengawasan terhadap bangunan pemerintah dan bangunan rumah tinggal.

12. Pelaksanaan pendataan potensi rumah tinggal yang belum memiliki ijin dan penyuluhan IMB untuk rumah tinggal.

13. Pelaksanaan penyebarluaskan hasil pengkajian tata ruang dan rencana tataruang kepada seluruh masyarakat dan swasta.

14. Pelaksanaan pengawasan, memantau dan , mengawasi terhadap setiap kegiatan yang berkaitan dengan penggunaan tanah perkebuan terlantar, tanah Negara bebas dan tanah timbul.

15. Pelaksanaan peningkatan peran serta masyarakat dalam perencanaan tataruang dan dalam pengawasan pemanfaatan ruang.

16. Pelaksanaan administrasi penrbitan IPR terhadap permohonan pendirian bangunan saran ibadah dan bangunan yang berdampak luas terhadap lingkungan.

17. Pendataan dan pelaporan PJU, rekomendasi penetapan lampu penerang jalan umum dan taman kota.

18. Pendataan dan pelaporan ijin reklame.

19. Pelayanaan reklame, sepanduk, poster,pamphlet, untuk umbul-umbul yang berskala kecil ( dibawah 1 meter).

20. Pelaksanaan pembuatan rekomendasi ijin pemasangan bilbord, spanduk, poster, pamphlet, umbul-umbul yang bersekala besar ( diatas 1 meter).

21. Pelaksanaan koordinasi terkait penanganan pengangkuta sampah.

22. Pendataan dan pelaporan rumah duka, crematorium.

23. Pendataan dan pelaporan taman pemakaman umum ( TPU ), umum dan khusus.

24. Fasilitas pengendalian dan pemeliharaan kebersihan dan melakukan penyuluhan tetang kebersihan kepada masyarakat.

25. Pelaksanaan koordinasi pembangunan swadaya masyarakat.

26. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugas.

c. Seksi pembangunan dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada camat melalui sekretaris kecamatan.

8. Seksi Pengembangan Ekonomi

a. Seksi pengembangan ekonomi mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang pengembangan ekonomi yang meliputi industri dan perdagangan,pertanian, perternakan, perikanan, koperasi, usaha kecil dan menegah dan lingkungan hidup.

b. Seksi Pengembangan Ekonomi mempunyai fungsi :

1. pelaksanaan pemberian rekomendasi atas surat ijin tempat usaha, rekomendasi surat ijin domisili usaha, rekomendasi surat keterangan tempat industri dan rekomendasi surat ijin tempat berdagangan, rekomendasi surat ijin domisili usaha, rekomendasi surat keterangan tempat berdagang.

2. Pelaksanaan pendataan industri perdagangan dan koperasi di wilayah kecamatan.

3. Pelaksanaan penerbitan SITU dan keterangan domisili untuk pangan industri rumah tangga ( RIPT), took obat, pengobatan tradisional ( Battra)

4. Pelaksanaan pengawasan tempat industri dan perdagangan fasilitasi pembinaan usaha industri dan perdagangan.

5. Pelaksanaan pengawasan terhadap temapt perdagangan.

6. Pelaksanaan fasilitasi pembinaan usaha perdagangan dan usaha koperasi.

7. Pelaksanaan rekomendasi surat keterangan tempat koperasi.

8. Pelaksanaan koordinasi pengawasan bidang perikanan dan kelautan.

9. Pelaksanaan pengumpulan data dan informasi masalah perikanan dan kelautan.

10. Pelaksanaan koordinasi terkait penanganan pengembangan usaha pertanian skala kecil.

11. Pelaksanaan fasilitas pembuatan administrasi dalam rangka mendatangani ijin heuler (pengilingan padi).

12. Pelaksanaan ketahanan pangan masyarakat, pelaksanaan gerakan perlindungan tanaman pangan dan holtikultura.

13. Pelaksanaan pendataan usaha perternakan, koordinasi pencegahan penyakit hewan menular dan pendataan populasi ternak.

14. Pelaksanaan koordinasi pengelolan perguliran ternak bantuan pemerintah dan koordinasi pencegahan penyakit hewan menular.

15. Pelaksanaan penanganan penggalanagn gerakan penanaman hijauan makanana ternak.

16. Pelaksanaan pengkoordinasian, pembinaan dan pengawasan serta pelaporan langkah-langkah penyelengaraan terjadinya pencemaran dan kerusakan lingkunagn.

17. Pelaksanaan pengawasan penyaluran dan pengendalian kredit dalam rangka menunjang keberhasilan program produksi pertanian.

18. Pelaksanaan pencegahan atas pengambilan sumber daya alam tanpa ijin dan dapat mengganggu serta membahayakan lingkungan.

19. Pelaksanaan surat keterangan ijin lingkungan tentang kegiatan usaha pertambangan galian C dan proses penerbitan AMDAL.

20. Pelaksanaan pendataan dan pelaporan lahan kritis.

21. Pelaksanaan tugas lain yang memberikan atasan sesuai bidang tugasnya.

c. Seksi pengembangan Ekonomi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada camat melalui sekretaris kecamatan.

9. Seksi Kesejahteraan Sosial

a. Seksi Kesejahteraan Sosial mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang kesejahteraan sosial yang meliputi pendidikan, kesehatan, pemuda, olahraga,kebudayaan dan pariwisata serta keluarga berencana, tenaga kerja dan transmigrasi.

b. Seksi Kesejahteraan Sosial mempunyai fungsi:

1. Pelaksanaan pendataan jumlah keluarga miskin (gakin)beserta anggota.

2. Pelaksanaan pengumpulan dan panyampaian, data pasangan usia subur, data gakin, data perilaku hidup bersih dan sehat tingkat desa, data sarana sanitasi dasar, data pirt, data ASI, eksklusif, kejadian penyakit dan masalah ksesehatan lainnya.

3. Pelaksanaan pendataan dan pendaftaran penyelenggaran lembaga-lembaga pendidikan ( play group,kelompok bermain dan taman kanak-kanak)

4. Pelaksanaan terhadap kegiatan fasilitasi pelayanan alat kontrasepsi dan fasilitasi pendataan pasangan usia subur, tahapan keluarga dan keluarga miskin.

5. Pelaksanaan fasilitasi pertemuan posko KB dan IMP.

6. Fasilitasi penyuluhan administrasi keluarga berencana.

7. Pelaksanaan fasilitasi kegiatan organisasi social/ kemasyarakatan dan LSM.

8. Pemberdayaan kelauaraga pra sejahtera ( pelayanan kontrasepsi, pemberian bantuan modal, pemberian keterampilan bagi keluarga pra sejahtera).

9. Pelaksanaan fasilitasi pertemuan posko KB dan IMP.

10. Koordinasi tingkat kecamatan dengan instansi terkait.

11. Fasilitasi penyuluhan administrasi keluarga berencana.

12. Pelaksanaan pemberian rekomendasi keluarga tidak mampu untuk kepentingan pendidikan pelayanan kesehatan dirumah sakit.

13. Pelaksanaan rekomendasi ijin pendirian operasional yayasan sosial dan panti asuhan.

14. Pelaksanaan penyuluhan kepada masyarakat yang terkena bencana alam, kerusuhan social, orang terlantar, lamjut usia, korban napza dan mantan napi.

15. Pelaksanaan penandatanganan untuk dan atas nama bupati mendatangani surat keterangan pencari kerja (SKPK).

16. Membantu pelaksanaan pengembangan sektor informal, usaha mandiri, penerapan teknologi tepat guna dan padat karya.

17. Pelaksanaan pendataan pertumbuhan usia kerja.

18. Pelaksanaan fasilitasi pelaksanaan program transmigrasi.

19. Pelaksanaan pengawasan tempat pariwisata.

20. Pelaksanaan rekomendasi surat ijin tempat pariwisata, rekomendasi surat ijin domisili usaha pariwisata,rekomendasi surat keterangan tempat pariwisata.

21. Pelaksanaan fasilitasi pelantikan dan pengambilan sumpah kepala sekolah negeri (SDN).

22. Pelaksanaan pencegahan dan penangulangan bencana alam.

23. Pelaksanaan pengembangan sektor informal,usaha mandiri, penerapan teknologi tepat guna dan padat karya.

24. Pelaksanaan penerbitan ijin lingkungan pendirian rumah bersalin (RB) dan balai pengobatan (BP).

25. Pelaksanaan koordinasi upaya kesehatan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif yang melibatkan institusi non kesehatan dan masyarakat.

26. Pelaksanaan pembinaan peran serta masyarakat untuk ber PHBS melalui pengembangan upaya kesehatan bersumberdaya masyarakat (UKBM) dan penyuluhan tentang kesehatan ibu gizi, KB, menyusui ekslusif dan kesehatan lingkungan.

c. Seksi Kesejahteraan Sosial dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris Kecamatan.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

1. Kesos menerima surat masuk

2. Kesos mencatat di buku agenda

3. Camat mengetahui/surat dicek

4. Surat tersebut di disposisi camat ke masing-masing kasi

5. Kesos membuat laporan surat masuk

6. Kesos mengarsipkan surat masuk

1. Kesos membuat surat keluar

2. Kesos mencatat di buku agenda

3. Camat mengecek surat dan tanda tangan

4. Kesos mengirimkansurat

5. Kesos membuat laporan surat keluar

Rancangan Prosedur Sistem Berjalan

1. Use Case Diagram

Untuk mempermudah dalam perancangansistem, sebuah proses dapat digambarkan dengan sebuah model yaitu use case diagram dimana diagram tersebutmerupakan diagram yang menggambarkan sistem dari sudut pandang user. Yaitu ”apa” yang user lakukan bukan ”bagaimana” user melakukan. Rancangan kebutuhan sistem digambarkan sebagaiberikut:

1. Use Case Diagram Surat Masuk


Gambar 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk

Berdasarkan gambar 3.2 use case diagram surat masuk yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

a. 1 sistem Use case diagram yangmencakup seluruh kegiatan pelacakansurat masuk

b.

3 actor di antaranya : kesos,camat, kasi

c. 6 Use case diantaranya : menerima surat masuk, mencatat dibuku agenda, mengetahui surat/dicek surat, surat di disposisi, laporan surat masuk, surat diarsipkan.

2. Use Case Diagram Surat Keluar


Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar

Berdasarkan gambar 3.3 use case diagram surat keluar yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

a. 1 sistem Use case diagram yang mencakup seluruh kegiatanpelacakan surat keluar

b. 2 actor di antaranya : kesos, camat

c. 6 Use case di antaranya : membuat surat , mencatat dibuku agenda, mengecek surat dan TTD, mengirim surat, laporan surat keluar

3. Activity Diagram Surat Masuk


Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk

Berdasarkan gambar 3.4 activity diagram surat masuk yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

a. 1Intial Node, objek yang diawali

b. 6 Action dari sistem yang mencerminkan eksekusi darisuatu aksi yaitu: menerima surat masuk, mencatatdibuku agenda, mengetahui surat/surat dicek, surat di disposisi, laporan suratmasuk, mengarsipkan surat.

c. 1 Vertical swimelane untukmembedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.

d. 1 Final node, objek yang di akhiri.

4. Activity Diagram Surat Keluar


Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar

Berdasarkan gambar 3.5 activity diagram surat keluar yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

a. 1Intial Node, objek yang diawali

b. 5 Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksiyaitu : membuat surat keluar , mencatat dibuku agenda ,mengecek surat dan ttd, mengirimsurat, laporan surat keluar.

c. 1 Verticalswimelane untukmembedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.

d.1 Final node, objek yang di akhiri.

5. Sequence Diagram


Gambar 3.6 Sequence Diagram untuk Surat Masuk dan Surat Keluar

Berdasarkan gambar 3.6 sequence diagram surat masuk dan surat keluar yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

a.

3 actor yang melakukan kegiatan : kesos, camat, kasi

b. 4 Lifeline yangdilakukan : surat masuk, surat keluar, laporan, arsip

c. 10 Massage diantaranya : menerima suratmasuk, mencatat dibuku agenda, mengetahui surat/surat dicek, suratdi disposisi, laporansurat masuk, surat masuk diarsipkan, membuat surat keluar, Mengecek surat dan TTD,mengirim surat keluar, laporan surat keluar.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

1. Analisa Masukan

Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian aka nada hasil dari sebuah proses itu sendiri. Data ini didapat ketika semua pegawai telah terdaftar.

Nama Masukan : Surat masuk dan surat keluar

Fungsi  : Sebagai bukti pelacakan suratmasuk dan surat keluar

Sumber  : kesos pelacakan surat masuk dan surat keluar

Media  : Kertas

Frekuensi  : Setiap ada surat yang masuk dan surat yangkeluar

Keterangan  : Berisi daftar pelacakan surat masuk dan surat keluar

2. Analisa Proses

Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek balik karena adanya data input. Di dalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada. Ketika ada surat yang masuk, maka sekretariat mendata surat dan kemudian menyerahkan surat ke penerima surat, dan membuat laporan. Ketika membuat surat keluar, sekretariat membuat surat, lalu menyerahkan ke bagian umum kemudian membuat laporan.

Nama Proses  : Pelacakan surat masuk dan surat keluar

Masukan  : Form_pelacakan surat masuk dan surat keluar

Keluaran  : Laporan pelacakan surat masuk dan surat keluar

Ringkasan Proses : Proses ini menginput pelacakan surat masuk dan surat keluar dari kartudisposisi

3. Analisa Keluaran

Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap, meliputi:

1. Laporan pelacakan surat masuk

Berupa laporan pelacakan surat masuk, yang dikumpulkan selama satubulan

2. Laporan pelacakan surat keluar

Berupa laporan pelacakan surat keluar, yang dikumpulkan selama satu bulan.

Konfigurasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Hardware

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap III

Final Draft Elisitasi

BAB IV

Rancangan Sistem Usulan

Untuk menganalisa system yang diusulkan, padapenelitian ini maka digunakan software Visual Paradigm for UML 6.4Enterprise Edition untuk menggambarkan use case diagram, activitydiagram, sequence diagram, classdiagram dan state chart diagram.

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.1. Use Case Diagram yangdiusulkan

Berdasarkan Gambar 4.1. Use Case Diagram yang diusulkan terdapat a. 1 (Satu) sistem yang mencangkup seluruh kegiatan Sistempendataan Surat Masuk dan Surat Keluarpada Kecamatan Curug Tangerang b. 3 (Tiga) Actor yangmelakukan kegiatan yaitu  : Kesos,Camat,Kasiadalah bagian yang memiliki hak akses untuk mengontrol. c. 7 (Tujuh) UseCase yang dilakukan diantaranya : Login, Beranda, Surat Masuk, Surat Keuar,Laporan, Petugas dan logout.

Activity Diagram Yang Diusulkan

1. Activity Diagram Yang Diusulkan Untuk Kesos

                   Gambar 4.2 ActivityDiagram Sistem yang diusulkan
    Berdasarkan Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan terdapat : 

a. 1Initial Node, sebagai awal objek b. 1Decision Node, untuk membuatkeputusan c. 14Action, sistem yang mencerminkaneksekusi dari suatu aksi diantaranya yaitu : Menampilkan Login, Menampilkan verifikasi login, Menampilkan Menu, Menampilkan Beranda, MenampilkanData surat masuk, input surat masuk, Menampilkan Data surat keluar, input suratkeluar, Menampilkan Data Petugas, Menampilkan Tambah Data Petugas, MenampilkanData Laporan, Menampilkan laporan surat masuk, Menampilan Laporan surat keluar,logout. d. 3 Fork Node, menjelaskan adanya beberapaaliran e. 1Final Node¸objek yang diakhiri. 2. Activity Diagram Yang Diusulkan Untuk Camat

Gambar4.3 Activity Diagram Sistem yang diusulkan

    Berdasarkan Gambar 4.3 Activity Diagram yang diusulkan terdapat : 

a. 1Initial Node, sebagai awal objek b. 1Decision Node, untuk membuatkeputusan c. 11Action, sistem yang mencerminkaneksekusi dari suatu aksi diantaranya yaitu : Menampilkan Login, Menampilkan verifikasi login, Menampilkan Menu, Menampilkan Beranda,Menampilkan Data surat masuk, Input Surat Masuk, Menampilkan Data surat keluar,Menampilkan Data Laporan, Menampilkan laporan surat masuk, Menampilan Laporansurat keluar, logout. d. 3 Fork Node, menjelaskan adanya beberapaaliran e. 1Final Node¸objek yang diakhiri. 3. Activity Diagram Yang Diusulkan Untuk Kasi

                    Gambar 4.4 ActivityDiagram Sistem yang diusulkan
    Berdasarkan Gambar 4.4 Activity Diagram yang diusulkan terdapat : 

a. 1Initial Node, sebagai awal objek b. 1Decision Node, untuk membuatkeputusan c. 10Action, sistem yang mencerminkaneksekusi dari suatu aksi diantaranya yaitu : Menampilkan Login, Menampilkan verifikasi login, Menampilkan Menu, Menampilkan Beranda,Menampilkan Data surat masuk, Menampilkan Data surat keluar, Menampilkan DataLaporan, Menampilkan laporan surat masuk, Menampilan Laporan suratkeluar,logout. d. 3 Fork Node, menjelaskan adanya beberapaaliran e. 1Final Node¸objek yang diakhiri.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

1. Sequence Diagram YangDiusulkan Untuk Kesos

Gambar4.5 Sequen Diagram Sistem yangdiusulkan Bedasarkangambar 4.5 Sequence diagram yangdiusulkan terdapat : a. 1Actor yang melakukan kegiatan yaitupetugas Sekertaris b. 8Life Line antar muka yang salingberinteraksi yaitu , login ,menu utama,beranda,data user,surat masuk,suratkeluar, laporan ,logout c. 11Massage hubungan antar objek yangsatu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai yaitu, Menampilkan Menu Login,Input username dan password, jika gagalkembali Input username dan password, jika berhasil maka akan muncul menu,Menampilkan profil aktifitas, akses data surat masuk, akses data surat keluar,akses data laporan, akses data petugas, pilih logout, menampilkan menu login. 2. Sequence Diagram Yang Diusulkan Untuk Camatdan Kasi

Gambar4.6 Sequen Diagram Sistem yangdiusulkan Berdasarkan gambar 4.6Sequence Diagram yang Diusulkan terdapat: a. 7 LifeLineantarmuka yang saling berinteraksi. b. 2 actor yang melakukan kegiatanyaitu Camat dan Kasi c. 20 (Dua Puluh) message hubungan antar objek yang satu dengan objek lainnya yangmempunyai nilai yaitu, jika camat yang login maka input username dan password, gagal login, input username dan password kembali,berhasil login, menampilkan menu beranda yang berupa profil aktifitas, aksessurat masuk, lihat data surat keluar, lihat data laporan, jika nsudah selesaimaka logout, menampilkan menu login, jika Kasi login inputusername dan password, gagal login, input username dan password kembali,berhasil login, menampilkanmenu beranda yang berupa profil aktifitas, lihat data surat masuk, lihat data surat keluar, lihat data laporan, jika sudah selesai maka logout,menampilkanmenu login.

Class Diagram

                   Gambar 4.10 Class Diagram Sistem yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.10 Class Diagram yang diusulkan terdapat a. 8.Class, himpunan dari objek-objek yangberbagai atribut serta operasi yang sama. b. 8 association, digunakanuntuk memodelkan relasi antara objek.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Berisi perbedaan prosedur sistem berjalan dan sistemusulan yang dibuat dalam bentuk tabel.

No

Sistem Berjalan

Sistem Usulan

1

Dalam pelacakan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan kertas sebagai alat bantunya , sekretariat mencatat di kartu didposisi dan dibuku agendakan.

Dalam melakukan pelacakan surat masuk dan surat keluar hanya perlu membuka sistem pelacakan surat dam memilih input surat yang dibutuhkan.

2

Dalam penyimpanan data tidak efektif karena terlalu banyak tempat untuk mengarsipkan pelacakan surat.

Dalam penyimpanan data, sistem menggunakan database sehingga dapat menyimpan data dengan jumlah banyak dan tidak memerlukan banyak tempat.

3

Dalam penyimpanan pelacakan surat, lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari kembali data yang dibutuhkan.

Dalam penyimpanan data, sistem menggunakan database Mysql sehingga pembuat pencarian pelacakan surat dan proses pembuatan laporannya lebih mudah.

            Table 4.1 Perbedaan sistem berjalan dan sistem usulan

Rancangan Basis Data

Pada bab inimenjelaskan secara terperinci rancangan-rancangan yang diusulkan pada bagianbasis data yang merupakan penjabaran diagram-diagram di atas.

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data merepakan desain basis datayang dianggap telah normal. Desain basis data menjelaskan media penyimpananyang digunakan, isi yang disimpan, primarykey, dan panjang record.Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang diusulkan adalahsebagai berikut : a. Nama File  :User Media  : Hardisk Isi  : Id_user + user + pass+ alamat + id_level +id_status PrimaryKey  : Id_user PanjangRecord  : 89 Struktur  :

Nama Field

Tipe Data

Size

Keterangan

Id_user

Int

2

No id user

User

Varchar

10

Nama user

Pass

Varchar

5

Password user

Alamat

Varchar

10

Alamat user

Id_level

Varchar

7

Nama level user

Id_status

Varchar

55

Nama status user

                                                 Tabel 4.2 Tabel user

b. Nama File  : Surat masuk Media  : Hardisk Isi  : no_urut + no_surat + tgl_surat + tgl_diterima +Asal_surat + Tujuan_surat + perihal + id_user PrimaryKey  : no_urut+ no_surat PanjangRecord  : 222 Struktur  :

Nama Field

Tipe Data

Size

Keterangan

No_urut

Int

2

No urut

No_surat

Varchar

30

No Surat Masuk

Tgl_surat

Date

8

Tanggal pada Surat Masuk

Tgl_masuk

Date

8

Tanggal masuk Surat

Asal_surat

Varchar

50

Asal Surat

Tujuan_surat

Varchar

55

Tujuan Surat,orang/bagian

St_surat

Varchar

10

Status surat

Sf_surat

Varchar

7

Sifat surat

Perihal

Varchar

50

  Perihal pada  surat masuk
       

Id_user

Int

2

Id user yang menginput data

                               Table 4.3 Tabel surat masuk

c. Nama File  : Surat keluar Media  : Hardisk Isi  : no_urut+no_ surat+tgl_surat+ tgl_kirim+tujuan_surat + perihal Primary Key  : no_urut+no_ surat Panjang Record  : 118 Struktur  :

Nama Field

Tipe Data

Size

Keterangan

No_urut

Int

2

No urut
           

                 

No_surat

Varchar

30

No Surat Keluar

Tgl_surat

Date

8

Tanggal pada Surat Keluar

Tgl_kirim

Date

8

Tanggal terima pada Surat Keluar

Tujuan_surat

Varchar

20

Orang/Instansi yang dituju

Catatan

Varchar

50

Catatan pada surat masuk

 Table 4.4 Tabel surat keluar

d. Nama File  : level Media  : Hardisk Isi  : id_level + nm_level PrimaryKey  : id_level PanjangRecord  : 8 Struktur  :

Nama Field

Tipe Data

Size

Keterangan

Id_level

Int

1

No id level
       

Nm_level

Varchar

7

Nama Level

                                           Table 4.5 Tabel level

e. Nama File  : Status Surat Media  : Hardisk Isi  : id+no_ urut+id_user+ id_status + tunggu_ver+verifikasi+perihal+type+komple t+waktu_log Primary Key  : id Panjang Record  : 122 Struktur  :

Nama Field

Tipe Data

Size

Keterangan

Id

Int

2

Id status
                 

No_urut

Int

2

No urut status surat

Id_user

Int

2

Id user

Id_status

Varchar

55

Id status surat

tunggu_verifikasi

Int

2

Menunggu verifikasi

Verifikasi

Varchar

5

Verifikasi

Perihal

Varchar

50

Perihal di status surat

Type

Int

2

Type status surat

Komplet

Int

2

Komplet

waktu _log

Timestamp

Waktu Log

                                                      Table 4.6 Tabel statussurat

a. Nama File  : Status_tgs Media  : Hardisk Isi  : id_status + nm_status PrimaryKey  : id_status PanjangRecord  : 32 Struktur  :

Nama Field

Tipe Data

Size

Keterangan

Id_staus

Int

2

Nm_status

Varchar

30

Nama Status

                                         Table 4.7 Tabel status_tgs

g. Nama File  : det_Surat Media  : Hardisk Isi  : id + nm

Primary Key               :id

Panjang Record  :17 Struktur  :

Nama Field

Tipe Data

Size

Keterangan

Id

Int

2

Id 
       

Nm

Varchar

15

Nama

Table4.8 Tabel det_surat h. Nama File  : KartuDisposisi Media  : Hardisk Isi  : no_urut + index + tgl_selesai + intruksi +terusan_ke+ type+ respon + waktu_log PrimaryKey  : no_urut PanjangRecord  : 153 Struktur  :

Nama Field

Tipe Data

Size

Keterangan

No_urut

Int

2

No urut

index

Int

3

No Index Surat

Tgl_selesai

Date

8

Tanggal selesai

Intruksi

Date

30

Intruksi kartu disposisi

Terusan_ke

Varchar

15

Diteruskan kemana surat itu

Type

Int

   2
     

Type

Respon

Varchar

10

Respon

Waktu_log

Datetime

Waktu log

Table4.9 Tabel kartu disposisi

Rancangan Program

a. Menu Login

        Gambar 4.19 Tampilan Login Program

a. MenuBeranda

Gambar 4.20 Tampilan Menu Beranda c. Menu Data Petugas

Gambar 4.21 Tampilan Data Petugas

d. Menu Input Data Petugas

Gambar 4.22 Tampilan Input Data Petugas

e. Halaman DataSurat Masuk

Gambar 4.23 Tampilan Data Surat Masuk

f. Halaman Data Surat Keluar

Gambar 4.24 Tampilan Data Petugas

g. Laporan Surat Masuk

Gambar 4.25 Laporan Surat Masuk

h. Laporan Surat Keluar

Gambar 4.26 Lpaoran surat Keluar

Rancangan Prototipe

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Sistem tersebut menggunakan 1 unitkomputer PC dengan spesifikasi sebagai berikut: 1. Processor  : Pentium IV 2. Monitor  : Flatron 15” 3. Mouse  :Optical 4. Keyboard  : Standar 5. RAM  :512 GB 6. Harddisk  : 80 GB 7. Printer  : Laser Jet 5M

Aplikasi Yang Digunakan

- Microsoft Excel 2007 - Dreameaver CS 3 - Wamp Server

Hak Akses

- Kesos - Camat - Kasi (Kepala Seksi)

Testing

Implementasiprogram Sistem Aplikasi pelacakan pada Kecamatan Curug Tangerang dilakukan dengan menggunakan metode Black BoxTesting. Metode Black Box Testing merupakan pengujian program yang mengutamakanpengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari metodeBlack Box Testing ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program. Pengujian dengan metode Black Box Testing dilakukan dengancara memberikan sejumlah input pada program. Input tersebut kemudian di prosessesuai dengan kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah program aplikasidapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai puladengan fungsi dasar dari program tersebut. Apabila dari input yang diberikan,proses dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya,maka program yang dibuat sudah benar, tetapi apabila output yang dihasilkantidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan padaprogram tersebut, dan selanjutnya dilakukan penelusuran perbaikan untukmemperbaiki kesalahan yang terjadi.

Evaluasi

Implementasi

Schedule

Penerapan

Estimasi Biaya

BAB V

Kesimpulan

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian

Kesimpulan terhadap metode penelitian

Saran

DAFTAR PUSTAKA

Aisyah,Siti dan Nawang Kalbuana. 2011. Perancangan Aplikasi Akademik Teknologi MobileMenggunakan J2ME. Journal CCIT Vol-4No.2 – Januari

Anhar. 2010. “Panduan Menguasai PHP & MySQL SecaraOtodidak”. Jakarta: Mediakita.

Gantini, Tiur,dkk.2011. “Perancangan dan Implementasi Aplikasi Pencatatan Surta Masuk danDisposisi pada TAUD Polresta Bandung Barat”. JUrnal Sistem Informasi Vol.6 No.2September 2011.

Guritno, Suryo.,Sudaryono, Rahardja U, 2010. Theory andApplication of IT Research. CV Andi Offset. Yogyakarta.

Henderi, dkk.2011. Desain Aplikasi E-learning Sebagai Media Pembelajaran ArtificialInformatics.Tangerang: Jurnal CCIT. Vol. 4, No.3-Mei 2011.

Janner,Simarmata. 2010. “Rekayasa Perangkat Lunak”. Yogyakarta: Andi

Jubaedah. 2013. ”Perancangan SistemInformasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis WEB Pada SMA Negeri 6Tangerang”. Tangerang. Kustiyahningsih,Yeni. 2011. “Pemrograman Basis DataBerbasis Web Menggunakan PHP & MySQL”. Jakarta: GrahaIlmu.

Maimunah, dkk.2012. “Media Company Profile SebagaiSarana Penunjang Informasi Dan Promosi”. Tangerang: Jurnal CCIT.Vol. 5, No.3 Mei 2012.

Murad, Dina Fitria, dkk. 2013. “AplikasiIntelligenceWebsite Untuk Penunjang Laporan PAUD Pada Himpaudi Kota Tangerang.Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja”. Vol. 7, No. 1, September 2013.

Mustakini,Jogiyanto Hartono. 2009. “SistemTeknologi Informasi”. Yogyakarta: CV Andi Offset.

Nugroho, Adi.2010. “Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan metode USDP”. Yogyakarta:Andi Offset.

Nurhayati, 2011.“Pengembangan Sistem Layanan Persuratan (Studi Kasus: Kantor Kelurahan BambuApus Kota Tangerang Selatan”.Jakarta)

Oktani, Astri2014 “Perancangan Sistem Pendataan SuratMasuk dan Surat Keluar Pada Kantor Imgrasi Kelas I Tangerang Berbasis WEB”STMIK Raharja.Tangerang.

Rahardja.Untung, dkk. 2011. “Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Metode DMQBase Level” Journal CCIT Vol - 4 No. 3-Mei

Rezeki, Ayu sri,2013. “Perancangan Sistem Komputerisasi Pengarsipan surat Masuk dan SuratKeluar Pada Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Bunda Aceh”. STMIK U’budiyahIndonesia Banda Aceh.

Semiawan. Conny.R. 2010. “Metode Penelitian Kualitatif”.Jakarta: Grasindo.

Sibero,Alexander F.K. 2011. “Kitab Suci Web Programing”. Jakarta: Mediakom

Situmorang.2010. “Buku Analisis Data”. Medan:Katalog Dalam Terbitan (KDT).

Sutabri Tata.2012. Konsep Sistem Informasi.Yogyakarta : Andi Offset.

Sutarman. 2012.“Buku Pengantar Teknologi Informasi”. Jakarta:Bumi Aksara.

Tanti Lili.2010. Pengembangan Perangkat Ajar Berbantuan Komputer Untuk Mempelajari TataBahasa Inggris. Tangerang : PerguruanTinggi Raharja. Jurnal CCIT Vol.3 No.2.

Wardana. 2010. “Menjadi Master PHP Dengan FrameworkCodeigniter”. Jakarta: Elex

 Wijayanti Esa. 2014. Perancangan Sistem  Informasi Absensi Pegawai Pada Kantor  Kecamatan Batuceper Tangerang. Tangerang

Yakub. 2012. “Pengantar Sistem Informasi”,Yogyakarta:GrahaIlmu.

Yuliani Nur. 2013.”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Keluar Masuk Surat Pada SekretariatDaerah Kota Tangerang Selatan Berbasis WEB”. Tangerang

1. ↑ Sutarman. 2012. “Sistem”. Jakarta: Bumi Aksara
2. ↑ Jogiyanto Bukunya Yakub. 2012. “Pengantar Sistem Informasi”.Graha Ilmu

DAFTAR LAMPIRAN

Contributors

Nurwendah