Pengguna:Slamslash

BAB I
PENDAHULUAN

Latar Belakang

Narkotika, Psikotoprika, dan Zat Adiktif atau yang lebih sering disingkat menjadi NAPZA sudah tidak asing lagi di jaman ini. Narkoba sudah bukan hal yang asing bagi telinga masyarakat, begitu pula dengan kasus-kasus penyalahgunaan NAPZA itu sendiri. Kasus penyalahgunaan NAPZA sudah bukan hal yang mengejutkan bagi masyarakat. Badan Narkotika Nasional menyebutkan bahwa prevalensi penyalahgunaan NAPZA pada periode 2017 hingga 2019 mengalami kenaikan sebesar 0,03 persen. Kenaikan ini dipicu karena adanya penyalahgunaan narkotika jenis baru. Namun demikian, BNN menjelaskan bahwa angka prevalensi NAPZA mulai tahun 2011 sampai 2019 mengalami penurunan yang cukup signifikan. Permasalahan mengenai NAPZA memang masih menjadi suatu hal yang bersifat kompleks. Mengingat urgensinya yang tidak bisa dipungkiri lagi bahwa jika penggunaanya tidak bijak dan dibiarkan dapat merugikan dan sangat membawa dampak yang buruk bagi orang yang menjadi korbannya. Bukan hanya membawa dampak buruk bagi orang yang menjadi korbannya saja, penyalahgunaan NAPZA ini juga dapat mengancam pihak- pihak yang ada disekitarnya. Ditambah, persebaran NAPZA ini sendiri cukup sulit dikontrol. Para pengedar dan pemakai seperti tidak mengenal keadaan dan situasi, seperti contohnya pada saat ini. Pada masa pandemi covid-19. Peredaran NAPZA di tengah pandemi Covid-19 ini menjadi semakin serius. Mengingat tidak hanya satu masalah saja yang sedang dihadapi, melainkan dua masalah sekaligus. Peredaran NAPZA yang masih berjalan dan Pandemi Covid-19. Pemakaian NAPZA pada masa pandemi seperti saat ini akan lebih membahayakan dua kali lipat daripada kondisi normal. Kasus NAPZA pada pandemi covid-19 ini mengalami peningkatan yang sangat besar. Para bandar narkoba memanfaatkan momentum masa pandemi Covid-19 ini dengan mengedarkan narkoba di Indonesia. Para bandar memperkirakan bahwa pemerintah sedang fokus mengurusi upaya-upaya pencegahan Covid-19 sehingga memanfaatkan peluang tersebut, yang padahal pemerintah memiliki satuan kerja khusus yag akan tetap fokus pada kasus-kasus narkoba seperti BNN dan Polisi.

Dalam situasi sekarang ini upaya sosialisasi bahaya narkoba yang biasanya menghadirkan massa besar tentunya tidak dapat lagi dilakukan untuk sementara waktu. Namun demikian, Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan melalui Seksi Pencegahan dan Pemberdayaan Masyarakat tentunya harus jeli untuk mengambil langkah pencegahan yang tetap aman dan memberikan dampak yang signifikan kepada masyarakat. Dari sekian banyak opsi yang ada, Program BNN menyapa dengan mobil keliling adalah salah satu program yang telah dijalankan oleh Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan untuk sosialisasi. Program ini dianggap aman untuk dilaksanakan, mengingat petugas tidak perlu berinteraksi langsung dengan masyarakat. Melalui program BNN Menyapa ini petugas mengkampanyekan bahaya narkoba di lokasi-lokasi yang strategis di kawasan kota dan tempat keramaian. Di samping itu, Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan juga menghimbau kepada masyarakat untuk melakukan pencegahan penyebaran virus corona dengan cara melakukan pola hidup bersih, sehat, menjaga jarak, selalu mencuci tangan baik setelah keluar rumah maupun aktivitas di dalam rumah, tidak keluar rumah jika tidak dalam keperluan yang mendesak, dan rajin berolahraga. Khusus bagi para pelajar yang diberikan libur agar memanfaatkan waktu belajar di rumah dengan mengerjakan tugas yang telah diberikan oleh guru. Selain itu Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan juga membantu membagikan masker secara gratis kepada masyarakat. Di antaranya membagikan masker kepada pedagang pasar, kepada civitas akademik baik itu Universitas Negeri maupun Universitas Swasta, yang semua itu dilakukan sebagai upaya mencegah penyalahgunaan narkoba dan penularan Virus Corona di tengah masyarakat. Walau dalam kondisi krisis seperti saat ini kita tetap harus bekerja keras dan dituntut kreatif dan inovatif dalam melaksanakan upaya pencegahan dengan tetap memperhatikan protokol kesehatan yang berlaku.

Selain menjalankan tugas Pencegahan dan Pemberantasan Penyalahgunaan dan Peredaran Gelap Narkotika, Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan juga menjalankan fungsi administrasi diantaranya adalah pengelolaan dokumen persuratan. Dalam pengelolaan dokumen persuratan pada Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan dokumen kearsipan masih manual, penyimpanan arsip pun tidak mempunyai tempat yang cukup, sehingga terjadinya ketidak teraturan dalam penyimpanan arsip, hal ini mengakibatkan sulitnya mencari arsip yang berada di penyimpanan arsip. Selain itu proses pendataan datanya masih manual menggunakan buku catatan dan belum menggunakan suatu program aplikasi. Dengan demikian perlu diterapkan suatu sistem yang dapat membantu kegiatan pendataan dokumen - dokumen sehingga pendataan arsip, surat masuk dan surat keluar, penyimpanan serta pencarian arsip dapat dilakukan dengan mudah. Berdasarkan permasalahan yang sudah dijelaskan diatas maka penulis mengambil judul Skripsi “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSURATAN BERBASIS WEB PADA BADAN NARKOTIKA NASIONAL KOTA TANGERANG SELATAN”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dari latar belakang diatas, rumusan masalah yang dapat diambil secara umum yaitu sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem pengelolaan persuratan pada Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan yang berjalan saat ini?

2. Apakah pengelolaan persuratan Pada Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan sudah menggunakan aplikasi khusus?

3. Apakah sistem informasi yang akan dirancang mampu mengatasi kendala atau permasalahan terkait pengelolaan persuratan pada Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan?

Ruang Lingkup

Agar penelitian ini lebih terarah maka akan dibatasi permasalahannya dengan ruang lingkup, supaya tidak keluar dari tujuan yang akan dicapai diantaranya:

1. Penelitian ini hanya sebatas pada pengelolaan suratmasuk, disposisi, surat keluar dan laporan persuratan pada Kantor Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan.

2. Sistem Pengarsipan Dokumen yang dibangun terdiri dari Kelola Dokumen, Kelola Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi dan Penyimpanan Dokumen serta Pencarian Data Dokumen.</p>

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan pokok dari penelitian ini yaitu untuk menerangkan fakta-fakta yang telah ditemukan, serta menerapkan berbagai teori yang penulis dapatkan selama ini. Adapun tujuan lain yang penulis lakukan adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui sistem informasi pengelolaan kearsipan pada Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan yang berjalan saat ini.

2. Membuat suatu sistem informasi pengelolaan kearsipan secara komputerisasi dan mudah dalam pengoperasiannya pada Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan.

3. Merancang sebuah sistem pengelolaan persuratan yang bukan hanya mencakup surat masuk dan surat keluar melainkan tentang disposisi, surat perintah kegiatan, kode surat pada lingkungan Badan Narkotika Nasional dan memudahkan pegawai Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan dalam pencarian surat tertentu serta mencetak laporan persuratan bulanan.

Manfaat Penelitian

Adapun beberapa manfaat yang dihasilkan dari penelitian ini adalah:

1. Memberikan gambaran secara umum tentang pengelolaan kearsipan pada Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan yang berjalan saat ini;

2. Menunjang kegiatan pengelolaan kearsipan pada Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan agar lebih rapih dan mudah dalam pengoperasiannya;

3. Pengelolaan kearsipan akan menjadi lebih baik sehingga tidak ada arsip dokumen yang duplikat dan mempercepat pencarian dokumen yang dibutuhkan serta pengarsipan lebih baik dan rapih.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

• Observasi

Suatu cara pengumpulan data dengan cara mengamati langsung permasalahan. Pada awalnya dilakukan pengamatan menyeluruh selama kurang lebih 1 (satu) bulan terhadap sistem yang sedang berjalan saat ini, mengamati sumber dan pengolahan data serta mengumpulkan data dari bagian-bagian yang berhubungan dengan pengarsipan yaitu: pendataan surat masuk dan surat keluar, disposisi, penyimpan arsip serta pencarian arsip. Setelah itu diambil kesimpulan sementara mengenai masalah-masalah yang ada secara menyeluruh dan mendefinisikan masalah tersebut. Observasi dilakukan guna melihat langsung proses kerja yang berjalan, dimana observasi tersebut dilakukan di Kantor Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan.

• Wawancara

Merupakan metode pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dilakukan secara sistematis dan berlandaskan kepada tujuan penelitian. Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu dengan mewawancarai pegawai di Kantor Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan Bapak Adrea Retha Zulhelfi, S.Pd., M.M. agar memperoleh data yang jelas dan akurat. Dari hasil wawancara tersebut yang dikeluhkan adalah proses penyimpanan dan pencarian arsip yang sulit, sehingga memerlukan waktu yang lama dalam pencarian arsip serta dapat menurunkan tingkat pelayanan di Kantor Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan.

• Studi Pustaka

Metode yang dilakukan untuk menunjang metode observasi dan wawancara yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku, jurnal, browsing, literature review yang ada hubungannya dengan masalah yang sedang di kaji.

Metode Analisa

• Metode Analisa Sistem

Penelitian ini menggunakan analisa PIECES singkatan dari Performance (kinerja), Information (informasi), Economic (ekonomi), Control (pengendalian), Efficiency (efisiensi) dan Service (layanan). Metode PIECES adalah metode analisis sebagai dasar untuk memperoleh pokok-pokok permasalahan yang lebih spesifik dan sangat penting dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sistem informasi karena dalam analisis ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat gejala dari masalah utama. Metode ini menggunakan enam variable evaluasi yaitu :

1. Performance (P) merupakan variable pertama dalam metode analisis PIECES yang memiliki peran penting untuk menilai apakah proses atau prosedur yang ada masih mungkin ditingkatkan kinerjanya, dan melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu sistem informasi dalam berproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan.

2. Information (I) merupakan karakteristik untuk menilai apakah prosedur yang ada saat ini dapat diperbaiki sehingga kualitas informasi yang dihasilkan menjadi semakin baik.

3. Economic (E) merupakan karakteristik untuk menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan manfaatnya (nilai gunanya) atau diturunkan biaya.

4. Control (C) merupakan karakteristik untuk menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan sehingga kualitas pengendalian menjadi semakin baik, dan kemampuannya untuk mendeteksi kesalahan menjadi semakin baik.

5. Efficiency (E) merupakan karakteristik untuk menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki, sehingga tercapai peningkatan efisiensi operasi, dan harus lebih unggul dari pada sistem manual.

6. Service (S) merupakan karakteristik untuk menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki kemampuannya untuk mencapai peningkatan kualitas layanan. Buatlah kualitas layanan yang sangat user friendly untuk end – user (pengguna) sehingga pengguna mendapatkan kualitas layanan yang baik.

• Metode Perancangan Program/Sistem

Sistem yang dibangun akan berbasis website, peneliti menggunakan beberapa software, diantaranya :

1. Memvisualiasikan sistem dengan UML (Unified Modeling Language), terdiri dari Usecase Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram;

2. Adobe Dreamweaver untuk text editor;

3. PHP (Hypertext Prepocessor) sebagai Bahasa pemrograman inti;

4. Pengelolaan basis data menggunakan MYSQL (My Structured Query Language);

5. Menerapkan Bootstrap (HTML, CSS, Javascript) sebagai Interface website;

6. XAMPP sebagai web server.

Metode Testing

Black Box Testing berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak. Tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi fungsional program. Black Box Testing cenderung untuk menemukan hal-hal berikut:

1. Fungsi yang tidak benar atau tidak ada;

2. Kesalahan antarmuka (interface errors);

3. Kesalahan pada struktur data dan akses basis data;

4. Kesalahan performansi (performance errors);

5. Kesalahan inisialisasi dan terminasi.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas tentang penulisan laporan Skripsi ini, maka peneliti mengelompokkan materi laporan ini menjadi beberapa bab yang masing-masing saling berkaitan antara bab satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dengan sistematika penyampaian sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang uraian latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup, tujuan serta manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang pengertian dan definisi-definisi yang diambil dari beberapa kutipan buku, jurnal yang berkaitan dengan judul penelitian dan Literature Review meliputi sistem pengolaan biaya.

BAB III PEMBAHASAN DAN ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini membahas tentang gambaran umum pada Badan Narkotika Nasional Kota Tangerang Selatan, sejarah singkat, visi dan misi, struktrur organisasi serta wewenang dan tanggung jawab, tata laksana sistem yang berjalan, analisa sistem yang berjalan, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, user requirement yang terdiri dari 3 (tiga) tahap elisitasi, yaitu elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, dan final draft elisitasi.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini menjelaskan mengenai perancangan sistem yang akan diusulkan. Perancangan sistem akan dijelaskan dalam bentuk UML yang terdiri dari usecase diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram, penjelasan mengenai perbedaan sistem yang berjalan dengan sistem yang diajukan. Dijelaskan juga tentang rancangan basis data meliputi spesifikasi basis data, rancangan program usulan, rancangan prototype sistem usulan, implementasi sistem yang diusulkan, pengujian dengan Blackbox testing dan terakhir estimasi biaya dari sistem yang diajukan.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan hasil dari penelitian dan menjawab dari tujuan penelitian yang diajukan serta saran-saran seputar pengembangan sistem kedepan sesuai kebutuhan stakeholder yang diperlukan untuk melakukan perbaikan di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN