Lily Ratna Sulastrini
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA PDAM TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211471491
|
NAMA |
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
TANGERANG
(2016/2017)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA PDAM TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211471491
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
|
Konsentrasi |
Disahkan Oleh :
Tangerang, Juni 2016
| Ketua |
Kepala Jurusan
| ||||
| Jurusan Sistem Informasi
| |||||
| (Ir.Untung Rahardja, M.T.I) |
(Nur Azizah, M.Akt, M.Kom)
| ||||
| NIP : 000594 |
NIP : 078010
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA PDAM TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1211471491
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Tahun Akademik 2016/2017
Disetujui Oleh :
Tangerang, Juni 2016
| Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
| ( Dadan Ramdhani, Dr.,SE.,M,Si.,Akt.,CA) |
(Dedy Iskandar, S.Kom)
| ||
| NID : .... |
NID : ....
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA PDAM TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1211471491
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Tahun Akademik 2016/2017
Disetujui Penguji :
Tangerang, Juni 2016
| Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
| (----) |
(----) |
(----)
| ||
| NID :---- |
NID :---- |
NID :----
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA PDAM TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1211471491
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
|
Konsentrasi |
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, Juni 2016
NIM : 1211471491
|
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
Kata Kunci : Informasi, Surat Masuk, Surat Keluar, PDAM TKR Kabupaten Tangerang
ABSTRACT
Keywords : Information, Incoming Mail, Outgoing Mail, PDAM TKR Kabupaten Tangerang
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Skripsi ini dengan baik. Laporan ini disajikan dalam bentuk buku. Adapun judul yang diambil dalam penyusunan Skripsi ini adalah "Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada PDAM Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang ".
Tujuan pembuatan laporan Skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) di Perguruan Tinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan, data dikumpulkan berdasarkan hasil observasi, wawancara, dan sumber literature yang mendukung penulisan ini.
Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan banyak pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat waktu. Oleh karena itu, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini, antara lain :
- Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja .
- Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik Perguruan Tinggi Raharja.
- Ibu Nur Azizah, M.Akt, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
- Dadan Ramdhani, Dr.,SE.,M,Si.,Akt.,CA selaku Dosen pembimbing I saya yang telah berkenan meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu serta memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
- Dedy Iskandar, S.Kom selaku Dosen pembimbing II saya yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
- Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis selama menjalani perkuliahan di Perguruan Tinggi Raharja dan ilmu tersebut dapat diimplementasikan oleh penulis dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini.
- Kedua orang tua dan adik yang telah memberikan bantuan moral, materi, semangat maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini.
- Bapak Tarjo dan Bapak Hendro selaku stakeholder memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
- Rekan-rekan Wisma Saham B16. Salam JANGKRIK !!.
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan Skripsi ini masih banyak kekurangan dan kesalahan, baik dalam penulisan, penyajian ataupun isinya. Oleh karena itu, penulis senantiasa menerima kritik dan saran yang bersifat membangun agar dapat dijadikan acuan bagi penulis untuk menyempurnakannya dimasa yang akan datang.
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih atas perhatian dari pembaca. Semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa memberikan rahmat-Nya kepada kita semua. Dan semoga laporan Skripsi ini dapat bermanfaat, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi seluruh pembaca sekalian.
| Tangerang, Juni 2016 | |
| Mochamad Erie Oktavian | |
| NIM. 1211471491 |
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
Simbol Class Diagram
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I
Latar Belakang
Kecepatan pengolahan data dan penyampaian informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap instansi, data maupun informasi yang harus diolah tentu tidak memungkinkan dilakukan semua dengan menggunakan cara manual. Pengolahan data yang jumlahnya sangat banyak memerlukan suatu alat bantu yang memiliki tingkat kecepatan perhitungan dan penyampaian data yang tinggi. Alat bantu tersebut berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Keunggulan komputer dalam memproses data akan meningkatkan efektifitas, produktifitas, serta efisiensi suatu aplikasi.
Selama ini Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan prosedur - prosedur kerja manual. Dengan cara manual itu masih sering timbul permasalahan - permasalahan yang membuat data sulit untuk dikelola dengan baik. Salah satu permasalahan yang terjadi adalah surat tidak mudah untuk diketahui keberadaannya. Seringkali terjadi ketika ada pihak yang membutuhkan informasi tentang surat yang masuk, petugas kesulitan atau memerlukan waktu yang cukup lama untuk memberikan informasi yang dibutuhkan.
Pengelolaan surat merupakan hal yang penting bagi sebuah organisasi. Melalui surat setiap bagian dari organisasi baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi melakukan komunikasi. Surat yang terdapat pada organisasi tersebut berupa surat masuk dan surat keluar. Berbagai informasi penting mengenai kegiatan organisasi disampaikan kepada pihak-pihak yang membutuhkan melalui surat.
Mengingat pentingnya peranan pengelolaan surat, sudah seharusnya surat tersebut dikelola dengan baik sejak surat itu diterima atau dikeluarkan. Oleh karena itu diperlukan adanya sistem yang dapat digunakan untuk mengelola kegitan surat menyurat secara terpadu. Maka dalam penyusunan laporan Skripsi ini penulis tertarik untuk memilih judul “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada PDAM Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang”.
Rumusan Masalah
Berdasarkan dari uraian diatas maka penulis mengambil beberapa pokok permasalahan :
- Apa saja kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PDAM TKR Kabupaten Tangerang?
- Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PDAM TKR Kabupaten Tangerang?
- Bagaimana aplikasi yang diusulkan dapat menciptakan proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang cepat dan akurat pada PDAM TKR Kabupaten Tangerang?
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Secara garis besar tujuan dan manfaat dari penilitian ini adalah sebagai laporan Skripsi yang dilakukan penulis, juga sebagai sarana untuk menambah wawasan mengenai sistem informasi penggajian karyawan.
Adapun tujuan dan manfaat penelitian secara khusus sebagai berikut :
- Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
- Untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PDAM TKR Kabupaten Tangerang.
- Untuk menghasilkan informasi yang cepat dan akurat, sehingga mampu menciptakan pengelolaan surat yang efektif dan efisien.
Tujuan Penelitian
Dari beberapa uraian diatas penulis mempunyai beberapa tujuan antara lain:
a. Tujuan operasional
Tujuan Operasional dari penelitian ini adalah :
1. Membuat sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PDAM TKR Kabupaten Tangerang agar lebih efektif dari segi waktu dan efisien dari segi tenaga.
2. Mengidentifikasikan permasalahan yang ada pada pengelolaan suarat saat ini dan meningkatkan kinerja secara optimal.
b. Tujuan fungsional
Tujuan fungsional dari penelitian ini yaitu :
1. Diharapkan mampu meningkatkan mutu pelayanan.
2. Memahami sistem yang berjalan pada tempat penelitian.
c. Tujuan individual
Tujuan Individual adalah :
1. Untuk meningkatkan dan menambah wawasan serta ilmu pengetahuan yang didapat penulis dari dunia pendidikan ke dunia kerja, serta sebagai salah satu memenuhi persyaratan kelulusan dalam bentuk laporan Skripsi.
2. Untuk memberi kemudahan baik untuk pihak perusahaan.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi Akademis
Bagi pengembangan ilmu pengetahuan, dapat memberikan suatu karya penelitian yang bermanfaat untuk mendukung dalam pengembangan sistem informasi manajemen.
2. Bagi Praktisi
Dari hasil penelitian dan perancangan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini diharapkan dapat bermanfaat dan dijadikan bahan pertimbangan dalam upaya membantu dan memperbaiki masalah terkait dengan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PDAM TKR Kabupaten Tangerang.
Ruang Lingkup Penelitian
Agar dalam pembahasan masalah menjadi lebih terarah dan berjalan dengan baik maka perlu adanya ruang lingkup penelitian yang dibahas dalam masalah ini. Ruang lingkup penelitian berkisar pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PDAM TKR Kabupaten Tangerang khususnya di bagian Satuan Sekretariat Perusahaan.
Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah metode dengan cara observasi langsung, dimana proses pengumpulan dan penggambaran data mengenai keadaan secara langsung dari lapangan atau tepatnya yang menjadi objek penelitian untuk mendapatkan data secara relevan.
Metode Pengumpulan Data
Adapun penjelasan lebih rinci mengenai metode yang digunakan penulis dalam menyusun Laporan Skripsi ini sebagai berikut:
1. Metode Observasi
Penulis melakukan pengamatan langsung pada lokasi penelitian yaitu pada PDAM TKR Kabupaten Tangerang yang beralamat di Jl. Ki Samaun no. 204 Kota Tangerang, untuk mendapatkan data yang diteliti penulis akan melakukan pengamatan terhadap masalah yang berkaitan dengan topik yang akan dibahas.
2. Wawancara
Penulis melakukan tanya jawab dengan karyawan PDAM TKR Kabupaten Tangerang yang berwenang.
3. Metode Studi Pustaka
Untuk mendapatkan informasi yang terkait dengan permasalahan yang akan diteliti, penulis mengumpulkan data yang bersumber dari berbagai buku melalui sumber-sumber dari kepustakaan, guna mendapatkan gambaran secara teoritis yang berkaitan dengan pembuatan data ini sebagai acuan.
Sumber Data
Adapun penjelasan lebih rinci mengenai metode yang digunakan penulis dalam menyusun Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini sebagai berikut:
1. Data Primer
Adalah data yang diperoleh secara langsung dari PDAM TKR Kabupaten Tangerang, baik melalui observasi maupun melalui metode wawancara.
2. Data Sekunder
Adalah data yang didapat tidak secara langsung atau data yang dikumpulkan oleh penulis melalui media masa atau sumber lain yang berkaitan dengan objek penelitian.
Metode Analisa Data
Metode analisis data ini terbagi menjadi dua yaitu metode analisis kuantitatif dan metode analisis kualitatif. Analisis kuantitatif ini menggunakan data statistik dan dapat dilakukan dengan cepat sedangkan analisis kualitatif ini digunakan untuk data kualitatif yang data yang digunakannya adalah berupa catatan-catatan yang biasanya cenderung banyak dan menumpuk sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk dapat menganalisisnya secara seksama.
Metode Perancangan
Pada penelitian ini penulis menggunakan metode perancangan berorientasi objek dengan beberapa tahapan pembuatan, 4 (empat) macam diagram UML, meliputi usecase diagram, class diagram, dan activity diagram. Dengan menggunakan Visual Paradigm for UML Enterprise Edition. Kemudian pembuatan database dan pembuatan program yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan stakeholder yang terangkum dalam elisitasi. Bahasa pemograman yang digunakan adalah PHP serta database yang digunakan adalah MySQL.
Sistematika Penulisan
Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Skripsi ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika Penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan teori yang berupa pengertian dan definisi yang diambil dari kutipan buku yang berkaitan dengan penyusunan laporan skripsi serta beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini berisikan gambaran dan sejarah singkat, struktur organisasi, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, analisa proses, UML (Unified Modelling Language) sistem yang berjalan, serta alternatif pemecahan masalah.
BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Bab ini berisikan rancangan sistem yang diusulkan dalam bentuk model sistem (Use Case Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram, State chart Diagram, Class Diagram) dengan menggunakan Unifield Modelling Languange (UML) dan spesifikasi database, serta tampilan layar dari sistem yang diimplementasikan.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa dan optimalisasi sistem berdasarkan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB II
Teori Umum
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Contributors
Bambang Hermawan, Endah Nirmala Dewi, Iis Ariska Rosalinda, Lily, Siti Nurhayati, Winiarti Prastiwi
