ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA CUTI KARYAWAN

PADA PT AEROFOOD INDONESIA

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

OLEH:

1412482110 ANGGA PANUGALI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2017/2018)

LEMBAR PERSETUJUAN

ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA CUTI KARYAWAN

PADA PT AEROFOOD INDONESIA

Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada Jurusan Sistem Informasi Konsentrasi Business Intelligence

STMIK Raharja Tahun Akademik 2017/2018.

Tangerang, 08 Januari 2018

Dosen Pembimbing

( Mulyati, S.E.,M.M.,M.Pd )

NID.11003

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Sebuah perusahaan tentu memiliki karyawan, di mana karyawan-karyawan tersebut memiliki hak cuti setiap tahunnya. Demikian pula pada PT Aerofood Indonesia, dengan semakin bertambahnya jumlah karyawan yang ada di perusahaan tersebut, PT Aerofood Indonesia harus ditunjang oleh sistem yang dibangun dengan terpusat guna meningkatkan efektivitas perusahaan. Selain meningkatkan efektivitas perusahaan, PT Aerofood Indonesia memiliki kewajiban untuk memberikan hak cuti bagi karyawan yang telah menjalani masa kerja selama satu tahun penuh. Pada pelaksanannya, pengurusan cuti masih berjalan secara manual dan belum terkomputerisasi secara terpusat. Selain itu, banyak terjadi pemakaian kertas dalam setiap prosesnya serta kurang efisien dan sulit mengontrol persetujuan cuti yang dilakukan jika head staff dan HRD berada di luar kantor. Analisis Sistem Informasi Pengolahan Data Cuti Karyawan diharapkan dapat meminimalisir kekurangan-kekurangan sistem yang dilakukan secara manual dan mempermudah para karyawan melakukan proses cuti dan HRD bagian time keeper melakukan proses pengolahan datanya, serta mendapatkan informasi yang berhubungan dengan cuti secara lengkap dan terperinci. Metode yang digunakan oleh penulis ini meliputi dua bagian utama, yaitu metode analisis dan metode perancangan. Analisis sistem dilakukan dengan tiga tahapan yaitu (1) survey atas sistem yang berjalan, (2) metode analisis SWOT, (3) identifikasi kebutuhan sistem. Metode yang digunakan dalam perancangan adalah metode perancangan berbasis object oriented, pembuatan UML. Hasil yang di capai adalah memudahkan karyawan melakukan proses cuti dan HRD bagian time keeper dalam pengolahan data cutinya. Kesimpulannya, dengan adanya sistem pengolahan data cuti karyawan ini akan mempermudah karyawan dalam melakukan proses cuti dan apapun yang berhubungan dengan cuti.

Kata kunci: Sistem informasi, cuti karyawan, metode perancangan, analisis sistem.

ABSTRACT

A company certainly has employees, where the employees have the right to leave every year. Similarly at PT Aerofood Indonesia, with the increasing number of employees in the company, PT Aerofood Indonesia should be supported by a system built with a centralized to improve the effectiveness of the company. In addition, to improve the effectiveness of the company, PT Aerofood Indoneisa has an obligation to provide the right of leave for employees who have served for one full year. In the implementation, the maintenance of leave is still running manually and not computerized centrally. In addition, there is a lot of paper used in every process and it is less efficient and difficult to control the approval of leave that is done if head staff and HRD are out of the office. Analysis of Information Systems Data Processing Employee Leave is expected to minimize the lack of system-manually done and simplify the employees perform the process of leave and HRD part time keeper to process data processing, and get information related to the complete and detailed leave. The method used by this author includes two main parts, namely the method of analysis and design methods. System analysis is done by 3 stages: (1) survey on running system, (2) SWOT analysis method, (3) identification of system requirement. The method used in the design is object-oriented design method, UML creation. The results are achieved is to facilitate employees to perform the process of leave and HRD part time keeper in processing data cut. The conclusion is with the existence of this employee leave data processing system is to make it easier the employees in doing the process of leave and anything related to leave.

Keywords:Information systems, employee leave, design methods, system analysis.

Puji syukur alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan seribu jalan, sejuta langkah serta melimpahkan segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga Laporan Kuliah Kerja Praktek ini penulis dapat selesai dengan baik dan tepat waktu. Adapun judul yang diambil dalam penyusunan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah “ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA CUTI KARYAWAN PADA PT AEROFOOD INDONESIA”

Tujuan dari pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah sebagai salah satu syarat untuk melanjutkan penyusunan skripsi program pendidikan Strata Satu (S1) Jurusan Sistem Informasi (SI) Konsentrasi Business Intelligence (BI) di Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja Tangerang. Sebagai bahan penulisan, data diambil berdasarkan hasil observasi yang ada, wawancara serta sumber literature yang mendukung penulisan laporan ini.

Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada :

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan KKP ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.

DAFTAR GAMBAR

DAFTAR TABEL

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

PT Aerofood Indonesia merupakan unit usaha dari PT Aerowisata yang juga anak perusahaan Garuda Indonesia yang bergerak dalam bisnis catering untuk penerbangan. Tujuan dibentuknya perusahaan ini adalah menjadi perusahaan yang termuka dan menjadi leader dalam industri sehingga mampu menyiapkan produk dan memberikan pelayanan bagi pelanggan. Sudah 43 tahun PT Aerofood Indonesia beroperasi, saat ini sudah memiliki beberapa cabang di seluruh Indonesia yang membuktikan bahwa perusahaan ini telah berhasil.

Keberhasilan sebuah perusahaan tentu saja tidak terlepas dari kinerja karyawan. Kinerja atau performance perusahaan akan sangat dipengaruhi oleh peran dari kinerja karyawan yang berada di dalam organisasi dan hal tersebut dapat menimbulkan kepuasan kerja para karyawannya. (Sedermayanti dalam Santoso, 2013:2)^[1]. Di sebuah perusahaan, segala sesuatu yang menyangkut karyawan ditangani oleh bagian Human Resources Management (HRD) seperti gaji, pajak, asuransi, dan cuti.

Dalam menjalankan tugasnya, seorang karyawan terkadang tidak semua karyawan dapat masuk bekerja sesuai dengan jadwalnya yang telah ditentukan oleh perusahaan, seperti melaksanakan keperluan pribadi yang tidak bisa dihindari atau juga untuk memulihkan kesegaran jasmani maupun rohani dalam meningkatkan semangat kerja. Berdasarkan hal tersebut maka karyawan diberikan hak untuk mengambil cuti.

Hasil survei yang dilakukan penulis, sistem pengolahan data cuti karyawan yang berjalan saat ini kurang efektif dan efisien dalam prosesnya karena sistem pengolahan data cuti karyawan yang dilakukan adalah secara manual yaitu menggunakan form. Adapun prosedur pengajuan cuti yang ada pada PT Aerofood Indonesia, jika ada seorang karyawan ingin mengajukan cuti, karyawan tersebut harus meminta form cuti kepada admin departemen masing-masing atau ke HRD bagian time keeper, lalu mengisi form tersebut. Setelah selesai diisi, kemudian form tersebut diajukan oleh admin departemen kepada head staff atau pimpinan bagian masing-masing untuk meminta persetujuan (approve). Pimpinan berhak untuk menerima ataupun menolak form cuti tersebut, jika disetujui maka form tersebut diserahkan kembali kepada bagian HRD untuk mengetahui dan terakhir form cuti diserahkan ke HRD bagian time keeper untuk dimasukkan datanya. Sebelum karyawan mengambil form cuti, admin departemen harus memeriksa terlebih dahulu data cuti karyawan.

Hal tersebut tentu memerlukan waktu pencarian yang lebih lama dalam penentuan izin pengajuan cuti dan untuk mengetahui sisa cuti yang belum diambil oleh karyawan. Belum lagi untuk meminta persetujui kepada pimpinan dan HRD harus menunggu waktu cukup lama karena kesibukan yang jarang di ruangan.

Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik menganalisis untuk dijadikan bahan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) yang berjudul “ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA CUTI KARYAWAN PADA PT AEROFOOD INDONESIA”.

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis mengidentifikasikan pokok permasalahan sebagai berikut:

Karena luasnya permasalahan yang ada dan untuk membatasi ruang lingkup penelitian. Ruang lingkup yang akan dibahas dalam laporan ini yaitu dari proses pengolahan data cuti karyawan, proses disetujui atau tidak cuti tersebut oleh pimpinan masing-masing dan HRD, sampai dengan proses pembuatan laporan.

Dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini, penulis mempunyai tujuan antara lain untuk:

Adapun manfaat yang diharapkan dan dihasilkan dari penelitian ini adalah:

Metode penelitian adalah suatu prosedur maupun cara yang dipergunakan untuk melakukan penelitian sehingga dapat menjawab rumusan masalah dan tujuan penelitian. Beberapa metode penelitian yang penulis terapkan selama penelitian ini, antara lain:

Adapun melaksanakan penelitian KKP, penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data, antara lain:

Dalam metode ini, penulis mengadakan penelitian dengan menganalisa sistem yang berjalan, dengan cara mengadakan pengamatan langsung atau observasi lapangan melalui pengamatan langsung di bagian Human Resources Management atau (HRD) pada PT Aerofood Indonesia dan mengumpulkan data sebagai sumber informasi dalam hal membantu proses menganalisa pengolahan data cuti karyawan.

Sejalan dengan sifat, tujuan dan ruang lingkup masalah penelitian adalah sumber data yang dibutuhkan berasal dari hasil wawancara atau tanya jawab dengan orang-orang yang terkait di bagian Human Resources Management (HRD).

Selain melakukan observasi dan wawancara, penulis juga melakukan pengumpulan data dengan cara studi pustaka, dalam hal ini penulis berusaha melengkapi data-data yang diperoleh dengan cara membaca buku-buku atau literatur-literatur yang ada pada PT Aerofood Indonesia. Penulis juga melakukan studi pustaka melalui sumbersumber yang berhubungan dengan judul yang diajukan untuk membantu penganalisaan dan sebagai acuan yang dilakukan penulis.

Metode analisis sistem yang digunakan yaitu berupa analisis SWOT. Metode analisis SWOT adalah sebuah metode prosedur analisis yang mengklarifikasi kondisi objek dalam empat kategori yaitu Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunity (faktor pendukung), dan Threat (ancaman) terhadap sistem pengolahan data cuti karyawan PT Aerofood Indonesia ini sehingga dapat menganalisa apa saja yang mencakup ke dalam SWOT.

Untuk memudahkan dalam membuat penulisan laporan dan pembahasannya secara sistematis, maka penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini terdiri dari beberapa sub sub dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang informasi umum diantaranya latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Berisikan teori yang diambil dari beberapa kutipan buku, yang berupa pengertian dan definisi yang meliputi konsep dasar sistem, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar analisa sistem, Unifield Modelling Language (UML) dan teori lainnya yang berkaitan dengan pengembangan sistem baru yang diusulkan serta literatur review yang ada.

BAB III PEMBAHASAN

Pada bab ini merupakan penjabaran hasil penelitian di lokasi kerja yang meliputi gambaran umum PT Aerofood Indonesia, sejarah singkat PT Aerofood Indonesia, visi dan misi PT Aerofood Indonesia, struktur organisasi PT Aerofood Indonesia, tugas dan tanggung jawab berdasarkan dari struktur organisasi berserta tugas dan tanggung jawab, procedure system pengolahan data cuti PT Aerofood Indonesia, alur pengolahan data cuti karyawan PT Aerofood Indonesia yang berjalan menggunakan Unified Modelling Language (UML), metode analisis data, metode analisis SWOT, analisis masukan, proses, dan keluaran, analisis batasan sistem, analisis kekurangan sistem yang berjalan, analisis kebutuhan sistem, analisis kontrol sistem, konfigurasi sistem yang berjalan, dan permasalahan yang dihadapi serta alternatif pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan yang berkaitan dengan hasil analisa dan rancangan sistem guna menjawab tujuan penelitian yang diajukan, serta saran dari penulis untuk lebih mengoptimalkan kinerja sistem yang diusulkan.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

Menurut Hutahaean (2015:2)^[2] bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu.

Sistem dikelompokkan menjadi dua bagian yang menekan pada prosedurnya dan ada yang menekankan pada elemennya. Kedua kelompok ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. (Djahir dan Pratita, 2015:7)^[3]

Kata ‘sistem’ mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dan lainnya. (Swastika dan Putra, 2016:3)^[4]

Berdasarkan ketiga pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu komponen atau unsur yang saling keterkaitan satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu.

1. ↑ Santoso, E. (2013). “Pengaruh Kepemimpinan, Motivasi, Kompensasi, dan Disiplin Kerja Terhadap Kinerja Karyawan Bank Central Asia Kudus”. Skripsi, Fakultas Ekonomi & Bisnis.
2. ↑ Hutahaean, J. (2015). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Deepublish.
3. ↑ Pratita, D. (2015). Bahan Ajar Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Deepublish.
4. ↑ Swastika, I. P. A., & Putra, I. G. L. A. R.(2016). Audit Sistem Informasi dan Tata Kelola Teknologi Informasi: Implementasi dan Studi Kasus. Yogyakarta : Andi.

Contributors

Angga Panugali