KP1322377490
ANALISA SISTEM INVENTORY RAW MATERIAL
PADA PT. INDONESIA SYNTHETIC TEXTILE MILLS TANGERANG
OLEH:
1322377490 YUNNY NUR'AENI
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA
(2015/2016)
LEMBAR PERSETUJUAN
ANALISA SISTEM INVENTORY RAW MATERIAL
PADA PT. INDONESIA SYNTHETIC TEXTILE MILLS TANGERANG
Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Tugas Akhir pada Jurusan Komputerisasi Akuntansi Konsentrasi Finance
AMIK Raharja Tahun Akademik 2015/2016.
Tangerang, 21 Januari 2016
Dosen Pembimbing |
Pembimbing Lapangan |
|---|---|
(Sunar Abdul Wahid, Dr.,M.S.,Ir) |
(Purwanto) |
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA
LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Saya yang bertandatangan di bawah ini,
NIM |
: 1322377490
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Diploma 3
|
Jurusan |
|
Konsentrasi |
: Finance
|
Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Tugas Akhir baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.
| Tangerang, 21 Januari 2016 | |
| Yunny Nur'aeni | |
| NIM. 1322377490 |
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
Sistem persediaan bahan baku yang tepat dan sesuai merupakan hal yang penting bagi PT. Indonesia Synthetic Textile Mills dalam hal bidang persediaan dan penggunaan bahan baku untuk proses produksi. PT. Indonesia Synthetic Textile Mills adalah perusahaan pertama yang memproduksi kain polyester dan sangat dihargai oleh para pelanggan didunia. Sebagai salah satu perusahaan textile ternama di luar negeri, PT. Indonesia Synthetic Textile Mills siap untuk lebih memperkuat promosi dan ekspansi dimasa mendatang sepenuhnya menggunakan fasilitas produksi yang terintegrasi, yaitu dari spinning, weaving, hingga dyeing menyatu dengan teknologi canggih pada bagian produksi yang didapat dari Toray. Untuk itu pada bagian gudang diperlukan sistem persediaan bahan baku sehingga proses perencanaan produksi dapat lebih akurat, pencarian data akan lebih mudah dan keamanan data pun akan lebih terjamin dalam proses pengambilan keputusan oleh manajemen dalam menunjang kelancaran proses produksi. Dari penelitian ini akan diketahui bagaimana metode yang cocok agar sistem persediaan bahan baku yang sekarang sedang berjalan di PT. Indonesia Synthetic Textile Mills dapat dikembangkan lagi untuk mempermudah laporan persediaan bahan baku dan laporan keuangannya.
Kata Kunci: persediaan, bahan baku
ABSTRACT
The system inventory raw materials and fit is important for PT Indonesia Synthetic Textile Mills in the field of supply and use of raw materials for the production process. PT. Indonesia Synthetic Textile Mills is the first company to manufacture polyester fabric and is highly appreciated by the customers in the world. As one of the textile-known abroad, PT. Indonesia Synthetic Textile Mills is ready to further strengthen the promotion and expansion in the future to fully use the integrated production facilities, from spinning, weaving, to dyeing blends with advanced technology in the production obtained from Toray. For that the necessary warehouse inventory system of raw materials so that the process can be more accurate production planning, data search will be easier and data security will be guaranteed in the process of decision making by management in supporting a smooth production process. From this research it will be known how the method is suitable for the system to supply the raw materials that are now underway in PT. Indonesia Synthetic Textile Mills can be developed further to facilitate raw material inventory reports and financial statements.
Keywords : inventory, raw material
Puji syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini yang penulis sajikan dalam buku yang sederhana.
Tujuan penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini merupakan salah satu syarat yang harus ditempuh oleh mahasiswa sebelum melaksanakan Tugas Akhir (TA) dalam jenjang Diploma jurusan Komputerisasi Akuntansi pada Perguruan Tinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian (observasi), wawancara dan beberapa sumber literature yang mendukung Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.
Penulis menyadari tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :
- Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
- Bapak Drs. Po. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
- Euis Siti Nur Aisyah, S.Kom selaku Kepala Jurusan Komputerisasi Akuntansi.
- Bapak Sunar Abdul Wahid, Dr.,M.,S.,Ir selaku dosen pembimbing yang telah memberikan banyak masukan dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek.
- Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
- Kedua orang tua, kakak, dan adik yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.
- Keluarga besar PT. Indonesia Synthetic Textile Mills Tangerang yang telah banyak membantu dalam Laporan Kuliah Kerja Praktek ini serta memberikan semangat dan do’anya.
- Rekan - rekan seperjuangan yang tergabung dalam UKM FUMMRI (Forum Ukhuwah Mahasiswa Muslim Raharja Informatika).
- Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah memberikan penulis semangat dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Kerja Praktek ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan Kerja Praktek ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.
| Tangerang, 21 Januari 2016 | |
| Yunny Nur'aeni | |
| NIM. 1322377490 |
Daftar isi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem
Gambar 3.1 PT. Indonesia Synthetic Textile Mills
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Indonesia Synthetic Textile Mills
Gambar 3.3 Use Case Diagram
Gambar 3.4 Activity Diagram
Gambar 3.5 Sequence Diagram
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
BAB I
Latar Belakang
Sistem pengadaan dan pemakaian bahan baku untuk proses produksi, mempunyai peranan penting dalam pengolahan data yang ada di bagian gudang dan pengambilan keputusan manajemen. Dengan demikian, penting untuk cepat dan tanggap dalam memperoleh informasi demi memantau keadaan persediaan bahan baku. Sebagai bahan pertimbangan untuk menganalisis serta memberikan gambaran yang akan menjadi strategi persediaan kedepannya demi mencapai target pada perusahaan.
Teknologi saat ini mengalami kemajuan yang sangat pesat, menuntut adanya akses sistem informasi yang cepat, tepat dan keakuratan informasi untuk menentukan tujuan strategis jangka pendek maupun jangka panjang. Kecepatan memperoleh informasi merupakan suatu tanda meningkatnya teknologi informasi saat ini. Teknologi informasi juga merupakan hal yang penting pada suatu perusahaan. Karena keberhasilan suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh bagaimana perusahaan tersebut mengembangkan teknologi informasi sebagai penunjang berjalannya proses bisnis. Komputerisasi dengan pengelompokan, perhitungan, penyimpanan dan pelaporan, apabila diterapkan secara optimal sangat bermanfaat untuk mengolah data menjadi informasi yang diperlukan dalam perusahaan.
Teknologi saat ini mengalami kemajuan yang sangat pesat, menuntut adanya akses sistem informasi yang cepat, tepat dan keakuratan informasi untuk menentukan tujuan strategis jangka pendek maupun jangka panjang. Kecepatan memperoleh informasi merupakan suatu tanda meningkatnya teknologi informasi saat ini. Teknologi informasi juga merupakan hal yang penting pada suatu perusahaan. Karena keberhasilan suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh bagaimana perusahaan tersebut mengembangkan teknologi informasi sebagai penunjang berjalannya proses bisnis. Komputerisasi dengan pengelompokan, perhitungan, penyimpanan dan pelaporan, apabila diterapkan secara optimal sangat bermanfaat untuk mengolah data menjadi informasi yang diperlukan dalam perusahaan.
Persediaan bahan baku merupakan salah satu unsur kekayaan perusahaan, dalam rangka proses produksi dari bahan mentah diolah menjadi barang jadi. Dengan adanya penggunaan komputerisasi, maka diharapkan proses pengadaan dan pemakaian bahan baku dalam pengolahan datanya dapat berjalan dengan lancar, tingkat ketelitian akan lebih tinggi sehingga proses perencanaan produksi dapat lebih akurat, pencairan data akan lebih mudah dan keamanan data pun akan lebih terjamin dalam proses pengambilan keputusan oleh manajemen dalam menunjang kelancaran proses produksi.
PT. Indonesia Synthetic Textile Mills merupakan perusahaan textile terpadu yang didirikan oleh perusahaan swasta nasional Indonesia dengan perusahaan Jepang ( Toray Group). Saat ini memerlukan suatu sistem informasi persediaan bahan baku yang didukung oleh program Komputerisasi yang terdiri dari aktivitas : software, hardware, dan brainware yang merupakan satu kesatuan untuk menghasilkan informasi dan laporan yang dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Sistem yang telah terkomputerisasi diharapkan pengolahan data perhitungan bahan baku dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efesien. Hal inilah yang melatarbelakangi penulis memilih judul “Analisa Sistem Inventory Raw Material pada PT. Indonesia Synthetic Textile Mills Tangerang”
Rumusan Masalah
Diharapkan dengan sistem yang terkomputerisasi akan memperkecil kemungkinan adanya masalah dalam pengolahan data. Namun masih memungkinkan adanya kesalahan yang dapat menghambat sistem ketika dijalankan. Hal ini yang mendasari penulis untuk melakukan analisa terhadap sistem Persediaan Bahan Baku PT. Indonesia Synthetic Textile Mills.
Beberapa rumusan masalah yang akan penulis analisa diantaranya :
- Bagaimana sistem persediaan bahan baku yang berjalan saat ini pada PT. Indonesia Synthetic Textile Mills ?
- Rancangan sistem seperti apa yang dapat menunjang pengambilan keputusan dan pengolahan data supaya lebih efektif dan efesien ?
Ruang Lingkup Penelitian
Perlu adanya ruang lingkup dan pembatasan masalah supaya dalam pembahsan masalah nanti menjadi lebih terarah dan berjalan dengan baik. Permasalahan yang akan penulis bahas hanya mengenai sistem Persediaan Bahan Baku yang meliputi pengolahan data permintaan pembelian dan pengolahan data permintaan produksi dari sistem.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Setiap penelitian mempunyai beberapa tujuan dan manfaat, penulis membagi tujuan dalam 3 kriteria, yaitu :
a. Tujuan Operasional
Sistem persediaan bahan baku PT. Indonesia Synthetic Textile Mills Tangerang yang diterapkan di divisi Gudang masih menggunakan manual, belum komputerisasi secara optimal dalam mendata laporan barang masuk dan barang keluar. Pengolahan data kurang efektif sehingga harus dibuat sistem untuk mempercepat kinerja perusahaan.
b. Tujuan Fungsional
Membantu dalam mengidentifikasi masalah yang ada pada sistem yang berjalan di PT. Indonesia Synthetic Textile Mills dan mengurangi terjadinya kesalahan pengolahan data sehingga laporan yang dihasilkan lebih cepat dan akurat.
c. Tujuan Individual
Dalam rangka memenuhi persyaratan untuk mata kuliah Tugas Akhir jenjang pendidikan Diploma Tiga (D3) pada Perguruan Tinggi Raharja dalam bentuk laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP).
Manfaat Penelitian
Memperluas wawasan kepada penulis untuk merancang sebuah sistem Persediaan Bahan Baku pada PT. Indonesia Synthetic Textile Mills.
a. Bagi Penulis
Memperluas wawasan kepada penulis untuk merancang sebuah sistem Persediaan Bahan Baku pada PT. Indonesia Synthetic Textile Mills.
b. Bagi PT. Indonesia Synthetic Textile Mills
Untuk mengembangkan sistem Persediaan Bahan Baku pada PT. Indonesia Synthetic Textile Mills.
Metode Penelitian
Metode Pengumpulan Data
a. Metode Obervasi
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan secara sistematis dan sengaja, melalui pengamatan dan pencatatan data-data yang dibutuhkan. Penulis dapat mengetahui dan memahami sistem yang akan dianalisa pada PT. Indonesia Synthetic Textile Mills, melalui magang setiap tiga hari dalam satu mingu selama satu bulan.
b. Metode Wawancara
Merupakan suatu cara mengumpulkan data dengan cara mengajukan pertanyaan langsung dengan stakeholder di PT. Indonesia Synthetic Textile Mills dan para staf di kantor gudang.
c. Studi Pustaka
Mengadakan penelitian dengan cara mempelajari dan membaca literatur-literatur yang ada hubungannya dengan permasalahan yang menjadi obyek penelitian. Informasi didapat dari berbagai sumber seperti buku, laporan penelitian, karya ilmiah, searching di internet, dan berbagai sumber lain. Dengan mempelajari berbagai sumber yang ada, penulis mendapatkan informasi secara sistematis.
Metode Analisis
Dalam teknik analisis data, penulis menggunakan teknik analisis data kualitatif deskriptif. Analisis data kualitatif deskriptif dimulai dari analisis berbagai data yang berhasil dikumpulkan periset dilapangan dimana data yang dikumpulkan, disusun dan diinterpresentasikan, serta dianalisa, sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah.
Sistematika Penulisan
Untuk lebih mempermudah dan memahami pembuatan laporan KKP ini, penulis mengidentifikasikan laporan menjadi IV (empat) bab sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian dan manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Berisi tentang definisi ilmu yang berkaitan dengan penelitian KKP ini, seperti landasan teori yang membahas tentang konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, literature review serta membahas teori-teori pendukung lainnya pada laporan ini.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Berisi tentang gambaran umum instasi, sejarah singkat, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab serta analisis sistem yang berjalan dengan menggunakan tools Unified Modeling Language (UML) yang meliputi Use Case Diagram, Activity Diagram, dan Sequence Diagram.
BAB IV KESIMPULAN
Berisi mengenai kesimpulan yang diperoleh penulis dari hasil penganalisisan pada bab-bab terdahulu dan saran yang akan diberikan penulis.
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
BAB II
Teori Umum
Konsep Dasar Sistem
1. Definisi Sistem
Berikut ini adalah beberapa definisi sistem menurut beberapa ahli, diantaranya :
Menurut Sutabri (2012:10)[1], berpendapat bahwa “Suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu”.
Menurut Moekijat dalam Prasojo (2011:152)[2],“Sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri dari obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain, sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan satu kesatuan pemprosesan atau pengolahan yang tertentu.”
Menurut Sutarman (2012:13)[3],“Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah suatu kumpulan dari unsur yang berkaitan satu sama lain untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu.
2. Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012:20)[1] berpendapat bahwa “Model umum sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu, sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai seuatu sistem”. Adapun karakteristik yang dimaksud antara lain sebagai berikut :
a. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut "supra sistem".
b. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer, "program" adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan "data" adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran Sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain.
g. Pengolah Sistem (Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
h. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
Gambar 2.1. Karakteristik Sistem
3. Klasifikasi Sistem
Menurut Yakub (2012:4)[4], sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Klasifikasi sistem tersebut antara lain sebagai berikut :
a. Sistem tak tentu (probabilistic system)
Sistem tak tentu adalah suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem arisan merupakan contoh probabilistic system karena sistem arisan tidak dapat di prediksi dengan pasti.
b. Sistem abstrak (abstract system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem teologia yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dengan Tuhan merupakan contoh abstrac system.
c. Sistem fisik (physichal system)
Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. Sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, sistem sekolah, dan sistem transportasi merupakan contoh phisical system.
d. Sistem tertentu (deterministic system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antar bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sistem komputer sudah diprogramkan, merupakan contoh deterministic system.
e. Sistem tertutup (closed system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berintraksi dan tidak dipengaruhi dengan lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi.
f. Sistem terbuka (open system)
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Sistem perdagangan merupakan contoh open system, karena dapat dipengaruhi oleh lingkungan.
Konsep Dasar Data dan Informasi
1. Definisi Data
Data terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, antara lain sebagai berikut :
Menurut Sutabri (2012:72)[1], berpendapat bahwa “Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata”. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi saat tertentu di dalam dunia bisnis. Bisnis adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Misalnya, penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda, dan yang betul-betul ada dan terjadi. Dari definisi dan uraian data tersebut dapat disimpulkan bahwa data adalah bahan mentah yang diproses untuk menyajikan informasi.
Menurut Sutarman (2012:3)[3], berpendapat bahwa “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian yang merupakan hasil pengukuran berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya.
2. Definisi Informasi
Informasi terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, antara lain sebagai berikut :
a. Menurut McLeod dikutip oleh Yakub (2012:8)[4], berpendapat bahwa “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
b. Menurut Sutabri (2012:22)[1], berpendapat bahwa “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah data yang telah diolah dan berguna untuk proses pengambilan keputusan.
3. Kualitas Informasi
Kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal, antara lain sebagai berikut : (Sutabri, 2012:41)[1]
a. Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima infromasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
b. Tepat waktu (Timeline)
Informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini, mahalnya informasi disebabkan karena harus cepatnya informasi tersebut dikirim atau didapat sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapat, mengolah, dan mengirimkannya.
c. Relevan (Relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk orang satu dengan yang lain berbeda, misalnya informasi sebab musabah kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan apabila ditunjukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya, informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi akan sangat relevan untuk seorang akuntan perusahaan.
4. Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan oleh 5 (lima) hal, antara lain sebagai berikut: (Sutarman, 2012:14)[3]
a. Memperoleh pemahaman dan manfaat.
b. Untuk mendapatkan pengalaman.
c. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.
d. Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang menyediakan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer dari membuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.
e. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
5. Ciri-ciri Informasi
Informasi dalam lingkup sistem informasi memiliki beberapa ciri yaitu sebagai berikut : (Yakub, 2012:10)[4]
a. Benar atau salah
Informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
b. Baru
Informasi yang diberikan benar-benar baru bagi si penerima informasi.
c. Tambahan
Informasi dapat memperbarui atau memberikan perubahan bahan terhadap informasi yang telah ada.
d. Korektif
Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.
e. Penegas
Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.
6. Jenis-jenis Informasi
Menurut Yakub (2012:15)[4], berpendapat bahwa “Informasi jika dilihat dari sifat dan sumbernya dapat dibedakan dari beberapa jenis. Jenis-jenis informasi tersebut dibedakan menjadi informasi manajerial, sumber dan rutinitas, serta fisik”.
a. Informasi manajerial
Informasi strategis untuk manajerial tingkat atas, informasi taktis untuk manajerial tingkat menengah, dan informasi operasional untuk manajerial tingkat bawah.
b. Sumber informasi, dibagi menjadi informasi internal dan eksternal.
Informasi internal adalah informasi yang menggambarkan keadaan (profile), sedangkan informasi eksternal adalah informasi yang menggambarkan ada tidaknya perubahan di luar organisasi. Informasi ini biasanya lebih banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan manajerial tingkat atas.
c. Informasi rutinitas, dibagi menjadi informasi rutin dan insendentil.
Informasi rutin digunakan secara periodik terjadwal dan digunakan untuk penanggulangan masalah rutin, sedangkan informasi insendentil diperlukan untuk penanggulangan masalah khusus.
d. Informasi fisik
Dapat diartikan susunan yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan tenaga pelaksananya yang secara bersama-sama saling mendukung untuk menghasilkan suatu produk, dan sistem informasi dari segi fungsi merupakan suatu proses berurutan dimulai dari pengumpulan data dan diakhiri dengan komunikasi.
Konsep Dasar Sistem Informasi
1. Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, antara lain sebagai berikut :
a. Menurut Krismiaji (2010:16)[5], berpendapat bahwa “Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan memasukkan dan mengolah serta menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
b. Menurut O’Brian dikutip oleh Yakub (2012:17)[4], berpendapat bahwa “Sistem informasi adalah kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah cara mengumpulkan dan mengelola informasi untuk mencapai tujuan dalam suatu organisasi.
2. Komponen Sistem Informasi
Menurut Yakub (2012:20)[4]“Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen”. Komponen sistem informasi tersebut terdiri dari :
a. Blok Masukan (Input Block)
Input memiliki data yang masuk ke dalam sistem informasi, juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukannya.
b. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Blok teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari system secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
e. Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya,tersimpan di tempat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (software) untuk memanipulasinya.
Konsep Dasar Analisa Sistem
1. Definisi Analisa Sistem
Menurut Yakub (2012:142)[4], “Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada, dengan menganalisa jabatan dan uraian tugas, proses bisnis, ketentuan atau aturan, masal dan mencari solusinya dan rencana-rencana perusahaan.”
'2. Fungsi Analisa Sistem'
Adapun fungsi analisa sistem adalah sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi masalah–masalah kebutuhan pemakai (user).
b. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
c. Memilih alternatif–alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat.
d. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya. Pada tugas atau fungsi terakhir dari analisa sistem menerapkan rencana rancangan sistemnya yang telah disetujui oleh pemakai.
Teori Khusus
Konsep Dasar Persediaan Barang
1. Definisi Persediaan
Persediaan terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, antara lain sebagai berikut:
a. Menurut Junaidi (2013:3)[6], berpendapat bahwa “Inventory adalah konsep yang mencerminkan sumber daya yang dapat digunakan tetapi tidak atau belum dipergunakan”.
b. Menurut Tamodia (2013:23)[7], berpendapat bahwa “Persediaan adalah barang-barang yang dimiliki untuk kemudian dijual atau digunakan dalam proses produksi atau dipakai untuk keperluan non produksi dalam siklus kegiatan yang normal”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa persediaan adalah pengumpulan atau penyimpanan komoditas yang akan digunakan untuk memenuhi permintaan dari waktu ke waktu.
2. Fungsi Persediaan
Menurut Divianto (2011:78)[8], Fungsi-fungsi persediaan penting artinya dalam upaya meningkatkan operasi perusahhan, baik yang berupa operasi internal maupun operasi eksternal, sehingga perusahaan seolah-olah dalam posisi bebas. Fungsi persediaan pada dasarnya terdiri dari tiga fungsi, yaitu :
a. Fungsi Decoupling
Fungsi ini memungkinkan bahwa perusahaan akan dapat memenuhi kebutuhannya atau permintaan konsumen tanpa bergantung pada supplier barang. Untuk dapat memenuhi fungsi ini dilakukan cara-cara sebagai berikut :
1) Persediaan bahan mentah disiapkan dengan tujuan agar perusahaan tidak sepenuhnya tergantung penyediaannya pada supplier dalam hal kuantitas dan pengiriman.
2) Persediaan barang dalam proses ditujukan agar tiap bagian yang terlibat dapat lebih leluasa dalam berbuat.
3) Persediaan barang jadi disiapkan dengan tujuan untuk memenuhi permintaan yang bersifat tidak pasti dari langganan.
b. Fungsi Economic Lot Sizingg
Tujuan dari fungsi ini adalah pengumpulan persediaan agar perusahaan dapat berproduksi serta menggunakan seluruh sumber daya yang ada dalam jumlah yang cukup dengan tujuan agar dapat menguranginya biaya per unit produk. Pertimbangan yang dilakukan dalam persediaan ini adalah penghematan yang dapat terjadi pembelian dalam jumlah banyak yang dapat memberikan potongan harga serta biaya pengangkutan yang lebih murah dibandingkan dengan biaya-biaya yang akan terjadi, karena banyaknya persediaan yang dipunyai.
c. Fungsi Antisipasi
Perusahaan sering mengalami suatu ketidakpastian dalam jangka waktu pengiriman barang dari perusahaan lain, sehingga memerlukan persediaan pengamanan (safety stock), atau perusahaan mengalami fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan sebelumnya yang didasarkan pengalaman masa lalu akibat pengaruh musim, sehubungan dengan hal tersebut perusahaan mengadakan seasonal inventory (persediaan musiman).
3. Jenis-Jenis Persediaan
Menurut Rusdah (2011:52)[9], persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara, dilihat dari fungsinya, serta jenis dan posisi barang dalam urutan pengerjaan produk. Menurut fungsinya, persediaan dibagi menjadi :
a. Batch Stock atau Lot Inventory
Persediaan yang dilakukan karena memiliki atau membuat barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat itu. Mendapatkan keuntungan harga pada harga pembelian efisien produksi dan penghematan biaya akomodasi.
b. Fluctuation Stock
Persediaan yang diadakan untuk melengkapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
c. Anticipation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarka pola konsumen yang terdapat dalam suatu tahun untuk menghadapi penggunaan atau penjualan (permintaan) yang meningkat.
Dilihat dari jenis dan posisi barang dalam urutan pengerjaan produk :
1) Persediaan bahan baru (raw material stock)
2) Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (purchase parts atau component stock)
3) Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (supplier stock)
4) Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process atau progress stock)
5) Persediaan barang jadi (finished goods stock)
4. Metode Pencatatan Persediaan
Menurut Divianto (2011:82)[8], penentuan jumlah persediaan perlu ditentukan sebelum melakukan penilaian persediaan. Jumlah persediaan dapat ditentukan dengan dua sistem yang paling umum dikenal pada akhir periode yaitu :
a. Periode system, yaitu setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik agar jumlah persediaan akhir dapat diketahui secara pasti.
b. Perpectual system, atau book inventory yaitu setiap kali pengeluaran diberikan catatan administrasi barang persediaan.
Dalam melaksanakan penilaian persediaan ada beerapa cara yang dapat dipergunakan yaitu :
1) Persediaan bahan mentah disiapkan dengan tujuan agar perusahaan tidak sepenuhnya tergantung penyediaannya pada supplier dalam hal kuantitas dan pengirimnya.
2) First In First Out (FIFO) atau masuk pertama keluar pertama. Cara ini didasarkan atas asumsi bahwa arus harga bahan adalah sama dengan arus penggunaan bahan. Dengan demikian bila sejumlah unit bahan dengan harga beli tertentu sudah habis dipergunakan, maka penggunaan bahan berikutnya harganya akan didasarkan pada harga beli berikutnya, atas dasar metode ini maka harga atau nilai dari persediaan akhir adalah sesuai dengan harga dan jumlah pada unit pembelian terakhir.
3) Last In First Out (LIFO) atau masuk terakhir keluar pertama. Dengan metode ini perusahaan beranggapan bahwa beli terakhir dipergunakan untuk harga bahan baku yang pertama keluar sehingga masih ada (stock dinilai berdasarkan harga pembelian terdahulu.
4) Rata-Rata Tertimbang
Cara ini didasarkan atas harga rata-rata per unit bahan adalah sama dengan jumlah harga per unit yang dikalikan dengan masing-masing kuantitasnya kemudian dibagi dengan jumlah unit bahan dalam perusahaan tersebut.
5) Harga Standar
Besarnya nilai persediaan akhir dari suatu perusahaan akan sama dengan jumlah unit persediaan akhir dengan harga standar perusahaan.
Konsep Dasar Persediaan Barang
Jenis dan Klsifikasi persediaan barang dapat dibagi menjadi sebagai berikut :
a. Bahan Baku
Bahan baku adalah bahan mentah yang belum diolah menjadi barang jadi sebagai hasil utama dari perusahaan yang bersangkutan.
b. Barang Setengah Jadi
Barang setengah jadi adalah bahan hasil olahan yang belum menjadi barang jadi yang sebagian akan diolah menjadi barang jadi.
c. Barang Jadi
Barang Jadi adalah barang yang sudah selesai diproduksi yang merupakan hasil utama perusahaan.
d. Barang Umum dan Suku Cadang
Jenis barang yang digunakan untuk operasi menjalankan perusahaan.
e. Barang Dagang
Barang dagang adalah barang yang sudah dibeli merupakan barang jadi dan disimpan digudang untuk menunggu penjualan.
Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)
1. Definisi UML (Unified Modeling Language)
UML (Unified Modelling Languege) terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, antara lain sebagai berikut :
a. Menurut Widodo (2011:6)[10], berpendapat bahwa “UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa pemodelan standar yang memiliki sintak dan semantik”.
b. Menurut Nugroho (2010:6)[11], berpendapat bahwa “UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma berorientasi objek”. Pemodelan sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan para ahli di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa UML (Unified Modelling Language) adalah sebuah bahasa pemodelan standar yang memiliki sintak dan semantik dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis Objek (Object Oriented Programming).
2. Model UML (Unified Modeling Language)
Beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Namun demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu statis atau dinamis. Jenis diagram itu antara lain: (Widodo, 2011:10)[10]
a. Diagram kelas (Class diagram)
Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifat statis, sering pula diagram kelas memuat kelas-kelas aktif.
b. Diagram paket (Package Diagram)
Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan bagian dari diagram komponen.
c. Diagram use-case
Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan use-case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.
d. Diagram interaksi dan sequence (urutan)
Bersifat dinamis. Diagram urutan adalah interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam suatu waktu tertentu.
e. Diagram komunikasi (communication diagram)
Bersifat dinamis. Diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML 1.4 yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan.
f. Diagram statechart (statechart diagram)
Bersifat dinamis. Diagram status memperlihatkan keadaan-keadaan pada sistem, memuat status (state), transisi, kejadian serta aktivitas.
g. Diagram aktivitas (activity diagram)
Bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.
h. Diagram komponen (component diagram)
Bersifat statis. Diagram komponen ini memperlihatkan organisasi serta ketergantungan sistem/perangkat lunak pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.
i. Diagram deployment (deployment diagram)
Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (run-time). Memuat simpul-simpul beserta komponen-komponen yang di dalamnya.
Kesembilan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semuanya dibuat sesuai kebutuhan. Pada UML dimungkinkan kita menggunakan diagram-diagram lainnya misalnya data flowdiagram, entity relationship diagram, dan sebagainya.
Konsep Dasar Literatur Review
Menurut Mulyandi (2013:17-153)[12], berpendapat bahwa “Penelitian sebelumnya literature review merupakan survey literature tentang penemuan-penemuan yang dilakukan oleh peneliti sebelumnya (empirical fiding) yang berhubungan dengan topik penelitian”.
Literatur Review
Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam kkp ini, antara lain :
1. Penelitian yang dilakukan oleh Wulaningsih (2014)[13]. Penelitian ini berjudul “Analisa Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku Pada PT. Trijaya Union Tangerang”. Dalam penelitian tersebut menghasilkan laporan informsi pengolahan data bahan baku sehingga nilai informasi yang dihasilkan dapat lebih cepat dan akurat.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Arzia (2014)[14]. Penelitian ini berjudul “Perancangan Sistem Informasi Inventory Laboratorium Digital Jurusan Sitem Komputer Pada Perguruan Tinggi Raharja”. Dalam penelitian tersebut menghasilkan sistem yang mampu mengontrol data peminjaman barang, mengelola laporan data barang pada Lab. SK yang memudahkan pimpinan dalam mengambil suatu keputusan.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Hermanto (2015)[15]. Penelitian ini berjudul “Perancangan Sistem Pengolahan Persediaan Barang di PT. Jalur Sutramas”. Dalam penelitian tersebut menghasilkan sistem yang berhubungan dengan sistem persediaan, pembelian, dan penjualan barang di PT. Jalur Sutramas.
4. Penelitian yang dilakukan oleh Nurhasan (2014)[16]. Penelitian ini berjudul “Penerapan Sistem Informasi Stock Bahan Baku pada PT. JABATEX Tangerang Berbasis Web”. Dalam penelitian tersebut menghasilkan sistem berbasis web yang persediaan bahan baku yang berjalan pada PT. JABATEX Tangerang.
5. Penelitian yang dilakukan oleh Khasanah (2010)[17]. Penelitian ini berjudul “Sistem Informasi Perencanaan Dan Pengendalian Persediaan Bahan Baku Pada Cahaya Mas Shuttlecock”. Dalam penelitian tersebut menghasilkan sistem proses produksi yang mempermudah bagian pembelian dan persediaan menentukan pembelian bahan baku untuk proses produksinya.
BAB III
Gambaran Umum Perusahaan
Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Indonesia Synthetic Textile Mills merupakan perusahaan textile terpadu yang didirikan oleh perusahaan swasta nasional Indonesia dengan perusahaan Jepang (Toray Group). Pendirian perusahaan ini mempunyai latar belakang tertentu antara lain dengan masih rendahnya ekspor nasional, serta untuk meningkatkan devisa Negara dan menampung tenaga kerja di sekitar lokasi perusahaan.
PT. Indonesia Synthetic Textile Mills didirikan tanggal 12 Agustus 1970, berdasarkan Surat Keputusan Presiden No. B/42/Pres/3/70, tanggal 17 Maret 1970 dn Surat keputusan Mentri Perindustrian No.261/M/SK/1970, tanggal 17 Juni 1970, dan disahkan dalam Lembaran Negara No.300, tanggal 12 Agustus 1970 dan tanggal 22 Maret 1972 diresmikan oleh Menteri Perindustrian dan Gubernur Jawa Barat.
Gambar 3.1. PT. Indonesia Synthetic Textile Mills
PT. Indonesia Synthetic Textile Mills adalah perusahaan pertama yang memproduksi kain polyester dan viscose blended dyed untuk aplikasi seragam dan celana atau jas sebaik pabrik spun polyester dyed untuk aplikasi baju. Sejak berdiri pada tahun 1970, merk PT. Indonesia Synthetic Textile Mills telah sangat dihargai oleh para pelanggan di dunia.
Sebagai salah satu perusahaan textile ternama di luar negeri, PT. Indonesia Synthetic Textile Mills siap untuk lebih memperkuat promosi dan ekspansi di masa mendatang sepenuhnya menggunakan fasilitas produksi yang terintegrasi, yaitu dari spinning, weaving, hingga dyeing menyatu dengan teknologi canggih pada bagian produksi yang didapat dari Toray.
Tempat dan Kedudukan Perusahaan
PT. Indonesia Synthetic Textile Mills terletak di Jl. Moch. Toha Km.1 Kelurahan Pasar Baru, Kecamatan Karawaci, Kota Tangerang, Propinsi Banten. Homepage : www.toray.co.id/istem/. Secara spesifik yang berbatasan langsung dengan PT. Indonesia Synthetic Textile Mills adalah :
• Sebelah utara : PT. Indonesia Toray Synthetic (PT ITS)
• Sebelah selatan : Jalan Mohammad Toha
• Sebelah timur : Pemukiman penduduk
• Sebelah barat : PT. Acryl Textile Mills (PT ACTEM)
PT. Indonesia Synthetic Textile Mills memiliki luas tanah 161.838 m2, dan luas tersebut hanya 38,8 % yang digunakan untuk bangunan yaitu seluas 61.980 m2 yang merupakan Hak Guna Bangunan (HGB) dengan sertifikat nomor: 78.79 dan 83. PT Indonesia Synthetic Textile Mills juga mempunyai fasilitas penunjang seperti lapangan basket, lapangan futsal, mesjid, kantin, koperasi, asrama karyawan, dan perumahan staf.
Bentuk dan Badan Hukum Perusahaan
Didirikan berdasarkan Akta No. 28 tanggal 12 Agustus 1970 yang dibuat di hadapan Djojo Mulyadi SH., notaris di Jakarta, dan telah disahkan oleh Menteri Kehakiman dalam Keputusan No. J.A.5/37/12 Tahun 1971 tanggal 30 Maret 1971. Akta No. 28 atas nama PT Indonesia Syntehtic Textile Mills, telah mengalami beberapa kali perubahan. Perubahan yang terakhir dibuat berdasar Akta Notaris Irene Yulia, S.H. No. 127 tanggal 28 Agustus 2008. Perubahan dilakukan untuk sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang No. 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Perubahan tersebut telah diterima oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia sesuai dengan Surat No.AHU 0085978 AH.01.09 Tahun 2008 tanggal 16 September 2008. Dan Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 78/KMK.04/2002 tanggal 7 Maret 2002. Atas izin Penyelenggara Kawasan Berikat/Penyelenggara Kawasan Berikat Sekaligus Izin Pengusaha Kawasan Berikat/Izin PDKB. Dan perubahan terakhir Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 2236/KM.04/2014 tanggal 22 Oktober 2014.
Bidang Usaha Perusahaan
Textile Integrated (pemintalan, pertenunan, pencelupan benang dan kain). PT. Indonesia Synthetic Textile Mills tidak hanya memasarkan produknya berupa kain saja, tetapi berkembang meliputi produk benang tunggal dan benang rangkap. Produk yang dihasilkan oleh departemen pemintalan selain dikirim pada departemen weaving produk juga dipasarkan ke pabrik-pabrik tekstil yang ada di dalam negeri.
Hasil produksi PT. Indonesia Synthetic Textile Mills sekitar 80% diekspor untuk memenuhi pesanan dari luar negeri, antara lain : Timur Tengah, Eropa, Singapura, Hongkong, Afrika Selatan, Amerika dan Amerika Latin. Sisanya 20% dipesan oleh konsumen dalam negeri. Merek dagang dari produk PT. ISTEM adalah “ISTEM TETREX” dan “OCEANIC”.
Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi adalah hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan, kegiatan untuk mencapai suatu sasaran. Struktur organisasi memegang peranan penting dalam berlangsungnya aktivitas perusahan. Struktur organisasi dalam perusahan, dibuat agar setiap orang mempunyai fungsi, tugas dan wewenang yang jelas sehingga setiap orang akan merasa nyaman dalam bekerja sekaligus tidak dapat bertindak sewenang-wenang karena terdapat batasan yang jelas.
Struktur organisasi PT. Indonesia Synthetic Textile Mills pusat berbentuk garis dan staf. Garis adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya merupakan garis wewenang yang saling menghubungkan langsung secara vertikal antara pemimpin dan bawahan. Pada organisasi ini garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab yang bercabang pada setiap tingkat pimpinan mulai dari tingkat yang teratas sampai tingkat yang terbawah. Staff adalah tenaga ahli yang bertugas memberikan pertimbangan dan nasehat sesuai dengan keahliannya.
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Indonesia Synthetic Textile Mills
Tugas dan Tanggung Jawab
Pimpinan tertinggi PT. Indonesia Synthetic Textile Mills dipegang oleh Presiden Direktur, pada lokasi pabrik dipimpin oleh seorang kepala pabrik, yang membawahi semua Manajer Departemen. Seorang Manajer Departemen dibantu oleh dua orang Asisten Manajer yang membawahi beberapa Kepala Bagian. Untuk membedakan golongan menggunakan topi seragam dengan pita yang berbeda sesuai jabatannya. Berikut penjabaran golongan jabatan karyawan PT. Indonesia Synthetic Textile Mills adalah sebagai berikut :
1. Leader/Pemimpin Operator : 1 pita merah
2. Supervisior/pengawas : 1 pita orange
3. Assistant Section Chief/Asisten Kepala Seksi : 1 pita hijau
4. Section Chief/Kepala Seksi : 2 pita hijau
5. Assisten Section Manajer/Asisten Kepala Bagian : 1 pita putih
6. Section Manager/Kepala Bagian : 2 pita putih
7. Assistant General Manager : 1 pita kuning
8. General Manager : 2 pita kuning
9. Kepala Pabrik/Factory Manager : 1 pita biru
10. Presiden Direktur : 2 pita biru
Berdasarkan struktur organisasi PT. Indonesia Synthetic Textile Mills dan struktur organisasi di setiap departemen, secara garis besar uraian tugas pada masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
1. Presiden Direktur
• Merupakan pimpinan tertinggi dan pemegang kebijakan perusahaan.
• Merumuskan arah dan tujuan perusahaan melalui rapat direksi serta menindaklanjutinya melalui kebijakan dan ketentuan perusahaan.
• Mengkoordinir kegiatan organisasi untuk menjaga kelancaran segala aktivitas di perusahaan.
2. Factory Manager
• Mengkoordinir semua divisi yang ada dibawahnya.
• Melaporkan hasil opersional divisi (dalam bentuk laporan) kepada Presiden Direktur secara periodik.
3. General Manager
• Menetapkan tugas dan wewenang dari setiap kepala bagian dan meminta pertanggung jawaban masing masing kepala bagian.
• Mengawasi dan menkoordinir seluruh kegiatan produksi serta memberikan pengarahan kepada masing-masing kepala bagian.
• Mempertahankan dan meningkatkan kualitas serta kapasitas produksi sesuai dengan ketetapan standar yang ada dan menjaga kesinambungan kegiatan produksi.
• Melapor dan bertanggung jawab kepada Factory Manager.
4. ASS. General Manager
• Bertanggung jawab terhadap produksi dan kualitas produk
• Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan system manajemen mutu ditingkat departemennya.
5. Section Manager / Kepala Bagian
• Merencanakan, merumuskan dan mendiskusikan dengan atasan mengenai tujuan, program kerja jangka pendek maupun jangka panjang, kebijakan pokok dan wewenang untuk bagiannya.
• Menjaga kelancaran kerja dan memotivasi moral anggota bagiannya.
• Menjalankan proses kerja di bagiannya sesuai dengan rencana departemen.
• Mengarahkan dan mengevaluasi pelakasanaan kegiatan yang bersifat khusus.
6. Section Chief/Kepala seksi
• Merencanakan pekerjaan kegiatan kerja bagi seksinya berdasarakan rencana kerja seksinya.
• Menyusun dan menyajikan laporan berkala di unitnya sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.
• Mendorong dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan khusus.
• Mengendalikan pekerjaan administratif yang ada di seksinya.
7. Supervisor / Pengawas
• Merencanakan pekerjaan bagi kelompok kecil dengan pengawasan dan penegakan oleh sendiri.
• Mengendalikan pelaksanaan proses kerja bawahan di kelompoknya agar sesuai dengan standar kerja.
• Menyusun dan menyajikan data operasional kerja harian di kelompoknya sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.
• Membimbing dan meningkatkan motivasi bawahan kelompok.
8. Leader
• Merencanakan pekerjaan bagi kelompok kecil dan pengawasan.
• Mengendalikan pelaksanaan proses kerja bawahan dalam kelompoknya agar sesuai dengan standar kerja.
• Menimbang dan meningkatkan motivasi bawahan dalam kelompok.
9. Operator
• Melakasanakan tugas operasional mesin.
• Menjaga agar mesin tetap berjalan.
Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
Prosedur Sistem Yang Berjalan
Adapun prosedur sistem yang berjalan di PT. Indonesia Synthetic Textile Mills, diantaranya sebagai berikut:
1. Proses Analisa Kebutuhan Bahan Baku
Pada proses ini, admin gudang harus memeriksa stock bahan baku yang ada. Jika bahan baku hampir habis, admin gudang akan mencatat bahan baku yang diperlukan. Setelah itu melakukan kalkulasi kebutuhan barang untuk proses produksi berdasarkan arsip data barang yang ada. Pengajuan/permintaan pembelian dimulai dengan penerbitan purchasing request oleh Assistant General Manager (AGM) Purchasing. Setelah mendapatan persetujuan dari General Manager (GM) kemudian dikirimkan ke Purchasing Section.
2. Proses Penerimaan Bahan Baku dari Supplier
Pada proses ini, supplier mengirim bahan baku setelah menerima order sheet dengan melampirkan dokumen pembelian seperti invoice/faktur, kwitansi, faktur pajak, surat jalan. Proses penerimaan barang dilakukan oleh Purchasing Section. Apabila pesanan telah sesuai dengan order sheet, Purchasing Section akan menerbitkan Warehouse Sheet yang merupakan konfirmasi penerimaan barang. Setelah barang diterima kemudian dicocokan dengan Purchasing Request, apabila telah sesuai dengan pesanan, General Manager (GM) menyetujui Warehouse Sheet atas barang tersebut. Warehouse Sheet yang telah disetujui, akan dilengkapi dengan dokumen pembelian sebelum diserahkan ke Accounting untuk proses pembayaran. Setelah itu gudang harus memasukkan data ke dalam stok barang berdasarkan data penerimaan barang.
3. Proses Pengambilan Bahan Baku Untuk Proses Produksi
Proses pengambilan bahan baku diawali saat admin gudang menerima permohonan pengambilan bahan baku dari bagian produksi. Setelah itu, admin gudang akan menandatangani permohonan tersebut dan copy-annya sebagai arsip. Kemudian mengeluarkan bahan baku sesuai dengan permintaan. Setelah selesai, bagian admin gudang wajib mencatat pengeluaran bahan baku dan yang tersedia di gudang.
4. Proses Pembuatan Laporan
Setelah mengeluarkan bahan baku, admin gudang akan input data pengeluaran barang ke data stock bahan baku. Dalam pembuatan laporan diawali dengan menghitung secara fisik stock bahan baku yang masih terdapat di gudang. Setelah menghitung, admin gudang akan mencocokan data hasil dari perhitungan dengan data yang sudah ada. Jika jumlah bahan baku sesuai dengan data tersebut, maka admin gudang akan memasukkan data ke dalam stock bahan baku sebagai laporan bulanan dan akan diberikan ke Assistant General Manager (AGM) Logistics. Setiap akhir bulan Purchasing Section membuat laporan bulanan Purchasing list dan Account Payable List.
Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan
Pada sistem yang berjalan ini, berdasarkan dari prosedur sistem yang berjalan di PT. Indonesia Synthetic Textile Mills dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML) antara lain sebagai berikut :
1. Use Case Diagram
Setelah prosedur sistem yang berjalan selesai dijabarkan, maka prosedur tersebut akan digambarkan ke dalam bentuk diagram agar dapat mudah dibaca. Digambarkan dalam use case diagram agar dapat menggambarkan mengenai kebiasaan yang terjadi dalam sistem eksekutif yang berjalan. Use case diagram dilihat pada gambar dibawah ini :
Berdasarkan gambar 3.3 Use Case Diagram diatas terdapat :
1. 1 (satu) Sistem yang mencakup proses Inventory Raw Material pada PT. Indonesia Synthetic Textile Mills.
2. 8 (delapan) aktor yang melakukan kegiatan, yaitu Admin Gudang, Supplier, Accounting, Produksi, Purchasing Section, AGM Purchasing, AGM Logistics, GM Purchasing & Logistics.
3. 12 (dua belas) Use Case yang dilakukan aktor, yaitu pencatatan purchasing request, penerbitan purchasing request, persetujuan purchasing request, pengiriman bahan baku, penerbitan warehouse sheet, persetujuan warehouse sheet, proses pembayaran, permohonan pengambilan bahan baku, penggunaan bahan baku, input bahan baku keluar, dan laporan bulanan purchasing list dan accounting payable list, laporan inventory raw material.
2. Activity Diagram
Activity diagram memodelkan alur kerja sebuah proses dan urutan aktifitas dalam sistem yang sedang berjalan. Berdasarkan dari use case diagram diatas dapat kita gambarkan activity diagram dari aktifitas para aktor-aktor yang ada pada sistem yang berjalan di PT. Indonesia Synthetic Textile Mills sebagai berikut:
Berdasarkan gambar. 3.4 Activity Diagram yang ada terdapat :
1. 1 (satu) initial node dimana objek pertama dimulai.
2. 8 (delapan) aktor yang melakukan kegiatan, yaitu Admin Gudang, Supplier, Accounting, Produksi, Purchasing Section, AGM Purchasing, AGM Logistics, GM Purchasing & Logistics.
3. 23 (empat belas) action yang menunjukan semua aliran kegiatan.
4. 1 (satu) final node yang merupakan aktivitas akhir dari semua aliran kegiatan tersebut.
3. Sequence Diagram
Berdasarkan gambar. 3.5 Activity Diagram yang ada terdapat :
1. 2 (dua) Lifeline, yaitu : Purchasing Request dan Warehouse Sheet.
2. 8 (delapan) aktor yang melakukan kegiatan, yaitu Admin Gudang, Supplier, Accounting, Produksi, Purchasing Section, AGM Purchasing, AGM Logistics, GM Purchasing & Logistics.
3. 11 (sebelas) Message yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi, kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor tersebut.
Analisa Sistem Yang Berjalan
Metode Analisis Sistem
Di dalam penulisan laporan kuliah kerja praktek ini digunakan metode kualitatif deskriptif yaitu suatu metode dimulai dari analisis berbagai data yang berhasil dikumpulkan dilapangan yang bertujuan menggabarkan keadaan objek yang diteliti berdasarkan fakta - fakta yang ada dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyajikan, serta menganalisis berbagai macam data yang dikumpulkan sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan. Data diproses untuk diolah kemudian divalidasi untuk proses pelaporan dan membuat kesimpulan.
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan, yaitu :
1. Studi Lapangan
Melihat langsung prosedur sistem persediaan bahan baku yang sedang berjalan di PT. Indonesia Synthetic Textile Mills. Adapun cara yang digunakan, yaitu :
a. Observasi
Mengadakan penelitian langsung prosedur sistem persediaan bahan baku yang sedang berjalan di PT. Indonesia Synthetic Textile Mills.
b. Wawancara
Proses pengumpulan data dengan cara mengadakan wawancara atau tanya jawab secara langsung tentang persediaan bahan baku dengan pihak yang berhubungan dengan objek yang sedang diteliti.
c. Studi Pustaka
Memperoleh data standar yang dijadikan landasan teoritis dari objek yang ditinjau yaitu dengan membaca, mempelajari, menganalisis berbagai buku acuan yang berhubungan dengan objek yang ditinjau.
Konfigurasi Sistem Yang Berjalan
1. Spesifikasi Hardware
a. Processor : Core 2 Duo / Intel
b. Monitor : Generic PnP Monitor
c. RAM : 4 GB
d. Harddisk : 250 GB
2. Spesifikasi Software
a. Microsoft Windows 7
b. Microsoft Office 2013
c. Database : SQL Server
d. Aplikasi : - DMS 2
- Query versi 1.20
3. Hak Akses (Brainware)
Dalam proses penginputan data persediaan bahan baku dilakukan oleh admin gudang.
Permasalahan yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah
Permasalahan yang Dihadapi
Dari hasil analisa, maka permasalahan yang terjadi adalah sebagai berikut :
1. Sistem masih belum terkomputerisasi.
2. Kurang aktual persediaan bahan baku di gudang dengan data yang ada.
3. Keterlambatan supplier pada saat pengiriman barang.
Alternatif Pemecahan Masalah
1. Diperlukan sistem yang efektif dan efesien untuk mempermudah dalam mendata persediaan bahan baku di gudang.
2. Sistem yang diberikan mampu memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat sesuai dengan barang yang tersedia.
3. Adanya sistem yang dapat digunakan di admin gudang dan AGM Logistics supaya dapat memonitoring dan data dapat di update.
Kesalahan pengutipan: Tag <ref> ditemukan, tapi tag <references/> tidak ditemukan
