SI1022464598
APLIKASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KECAMATAN
JATIUWUNG TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1022464598
|
NAMA |
: SITI ROHAYATI
|
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
KONSENTRASI SOFTWARE ENGINEERING
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
TANGERANG
(2014/2015)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
APLIKASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KECAMATAN
JATIUWUNG TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1022464598
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
:Teknik Informatika
|
Konsentrasi |
: Software Engineering
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, ..... 2014
| Ketua |
Kepala Jurusan
| ||||
| STMIK RAHARJA |
Jurusan Sistem Informasi
| ||||
| (Ir.Untung Rahardja, M.T.I) |
(NAMA)
| ||||
| NIP : XXXXX |
NIP : XXXXXX
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
APLIKASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KECAMATAN
JATIUWUNG TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1022464598
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Teknik Informatika
Konsentrasi Software Engineering
Disetujui Oleh :
Tangerang,.... 2014
| Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
| (NAMA) |
(NAMA)
| ||
| NID : .... |
NID : ....
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
APLIKASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KECAMATAN
JATIUWUNG TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1022464598
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Teknik Informatika
Konsentrasi Software Engineering
Tahun Akademik 2013/2014
Disetujui Penguji :
Tangerang, .... 2014
| Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
| (_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
| NID : |
NID : |
NID :
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
APLIKASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KECAMATAN
JATIUWUNG TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1022464598
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Teknik Informatika
|
Konsentrasi |
: Software Engineering
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, ..... 2014
| NIM : 1022464598
|
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
Suatu sistem komputerisasi pada zaman sekarang ini mencakup kesegala bidang, Setiap organisasi seperti halnya Instansi Perkantoran sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang akurat, cepat, dan efisien. komputer mampu memegang peranan terpenting sebagai alat bantu dalam pengolahan data serta dapat memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat komplek sekalipun. Seperti halnya Kantor Kecamatan Jatiuwung Tangerang seringkali menghadapi permasalahan Pada Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar. Sistem yang berjalan saat ini masih menggunakan sistem manual sehingga sistem tersebut belum efektif dan efisien. Laporan yang dihasilkan saat ini belum akurat hal ini dikarenakan karena masih banyaknya kesalahan pada saat proses pencatatan data atau sering terjadinya human error .Untuk membuat suatu sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar yang baik dibutuhkan sebuah sistem yang memiliki tempat penyimpanan data sehingga data yang ada tidak hilang dan proses pembuatan laporan tidak membutuhkan waktu yang lama. Berdasarkan masalah di atas maka peneliti mengusulkan sistem yang baru dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar, Sistem yang mempunyai tempat penyimpanan data. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem yang baru tersebut dapat mengurangi terjadinya kesalahan pada saat memasukkan data atau terjadinya human error, dan pengolahan data menjadi cepat sehingga pembuatan laporan tidak memakan waktu yang lama dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada, sehingga di harapkan manajemen data menjadi lebih baik dan keamanan lebih kuat. Selain itu sistem ini diharapkan dapat lebih menunjang kegiatan admin dan pegawai dalam mengelola data surat agar lebih baik.
Kata Kunci: Surat Masuk, Surat Keluar, Pendataan Surat
ABSTRACT
A computerized system at the time of this now includes all fields, each organization as well as Establishments computerized system is in need of office space are accurate, fast, and efficient. the computer is able to hold an important role as a tool in data processing as well as small problems can solve up to a very complex issue though. As with any Office of Subdistrict of Tangerang Jatiuwung often face problems on systems logging incoming mail and outgoing mail. Systems that are currently running are still using manual systems so that the system is effective and efficient. The resulting report is currently accurate since because it is still many errors when recording data or frequent occurrence of human error. To create a system of information on logging incoming mail and outgoing mail that either required a system that has a storage of data so that the data is not lost and the process of making the report does not take a long time. Based on the above issue then the researchers propose a new system of doing logging incoming mail and outgoing mail, a system that has a data storage. So hopefully with the new system can reduce the occurrence of errors when entering data or the occurrence of human error, and data processing into fast so that the making of the report does not take a long time and the resulting reports in accordance with the existing data, so data management expect become better and stronger security. In addition the system is expected to support more Admins and clerks in the mail in order to manage data better.
Keywords : Incoming Mail , Outgoing Mail , Mail Logging
Bismillahirrahmanirrahim,
Dengan memanjatkan segala puji syukur kehadirat Allah SWT, yang senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayahnya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Skripsi ini dengan tepat pada waktunya, Adapun judul yang diambil oleh penulis dalam pembuatan Skripsi ini yaitu “Aplikasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang”.
Maksud dan Tujuan dari penyusunan Skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) pada jurusan Teknik Informatika di Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja
Penulis sangat menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka Skripsi ini tidak dapat berjalan lancar. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
- Bapak Ir. Untung Rahardja,M.T.I selaku Ketua STMIK Raharja
- Bapak Sugeng Santoso, M.Kom, selaku Pembantu Ketua 1 STMIK Raharja.
- Bapak Junaidi, M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika yang telah banyak memberikan masukan dan bimbinganya terhadap penulis.
- Ibu Sri Rahayu, S.T,.MMSI, selaku Dosen Pembimbing 1 yang telah memberikan banyak masukan dan motivasi kepada penulis sehingga laporan Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
- Ibu Giandari Maulani, S.Kom, selaku Dosen Pembimbing 2 yang telah memberikan banyak masukan dan motivasi kepada penulis sehingga laporan Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
- Bapak H. Mulyani, S.IP, selaku stakholder yang telah banyak membantu penulis dalam penyusunan Skripsi ini
- Seluruh pegawai dan staff Kecamatan Jatiuwung Tangerang yang telah banyak membantu penulis dalam penyusunan Skripsi ini.
- Ayahanda, Ibunda dan adik-adikku serta segenap keluarga tercinta, yang selalu memberikan semangat dan dukungan moril, material serta doanya untuk keberhasilan penulis. Semoga Allah SWT meninggikan derajat Ayah dan Mamah, baik di dunia maupun di akhirat. Amin.
- Seluruh Dosen dan Staff Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada peneliti.
- Teman-teman seperjuangan saya Rahmandini Sholeha, Soleha Desriyana, Fiqia Ramdhoni K, M. Nugraha, Reni Mulyani, Rahma Rinie, Aryanti Nurmalasari, Nidia Herliani, Nanda Herliana, maupun sahabat dan teman-teman yang saya tidak dapat sebutkan namanya satu persatu, terima kasih karena telah banyak membantu penulis dalam menyusun laporan ini dan terima kasih kalian sudah menjadi bagian didalam kehidupan penulis.
Sebagai insan yang penuh dengan kesalahan penulis menyadari bahwa laporan Skripsi ini tidak luput dari kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan sarannya dari pembaca, sehingga dimasa yang akan mendatang dapat memperbaikinya.
Akhir kata, penulis mengucapkan semoga amal baik yang telah diberikan untuk kepentingan penulis dalam penyusunan laporan ini, mendapat imbalan serta pahala yang setimpal dari yang Maha Kuasa Allah Subhanahu Wata’ala, Amin
| Tangerang, ..... 2014 | |
| Siti Rohayati | |
| NIM. 1022464598 |
Daftar isi
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Identifikasi SWOT
Tabel 3.2 Analisa SWOT
Tabel 3.3 Elisitasi Tahap I
Tabel 3.4 Elisitasi Tahap II
Tabel 3.5 Elisitasi Tahap III
Tabel 3.6 Final Draft Elisitasi
Tabel 4.1 Jumlah Penulis Artikel Terbaru
Tabel 4.2 Jumlah Kategori
Tabel 4.3 Prosedur Sistem Berjalan dan Usulan
Tabel 4.4 phpm_faqcatagories
Tabel 4.5 phpm_faqcatagorirelation
Tabel 4.6 phpm_faqadminlog
Tabel 4.7 phpm_faqcategory_user
Tabel 4.8 phpm_faqcategory_group
Tabel 4.9 phpm_faqchanges
Tabel 4.10 Rancangan Program
Tabel 4.11 Testing Black Box Subscription
Tabel 4.12 Testing Black Box Tambah Materi
Tabel 4.13 Testing Black Box Login
Tabel 4.14 Schedule
Tabel 4.15 Penerapan Sistem iRAN
Tabel 4.16 Estimasi Biaya
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Logo iRAN
Gambar 2.2 Ten Pilar IT iLearning
Gambar 2.3 SWOT Analysis
Gambar 2.4 Adobe Dreamweaver CS5
Gambar 2.5 Filezilla
Gambar 2.6 AAA Logo
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perguruan Tinggi Raharja
Gambar 3.2 Use Case Sistem iRAN berjalan
Gambar 3.3 Scquence Diagram Sistem iRAN berjalan
Gambar 3.4 Actifity Diagram Sistem iRAN berjalan
Gambar 3.5 Email Keluhan Operator iDuHelp!
Gambar 3.6 Email Keluhan untuk Shortcut TPI
Gambar 3.7 Email Keluhan Kotak Artikel
Gambar 3.8 Email Keluhan Terhadap Fiture Ganti Password
Gambar 3.9 Email Keluhan Untuk Kirim Pertanyaan I
Gambar 3.10 Email Keluhan Untuk Kirim Pertanyaan II
Gambar 3.11 Email Keluhan Session Time Out
Gambar 3.12 Email Warning
Gambar 3.13 Tampilan Warning
Gambar 3.14 Email Keluhan Operator iDuHelp! I
Gambar 3.15 Email Keluhan Operator iDuHelp! II
Gambar 3.16 Email Keluhan Terhadap Kolom Komentar Pada News
Gambar 3.17 Email Keluhan Opeartor iDuHelp!
Gambar 3.18 Email Keluhan Opeartor iDuHelp!
Gambar 3.19 Email Keluhan Opeartor iDuHelp!
Gambar 3.20 Permintaan Operator
Gambar 3.21 Permintaan Operator
Gambar 3.22 Email Teguran Dari Teman
Gambar 4.1 Source Tampilan Subscription
Gambar 4.2 Tampilan Terbaru Subscription
Gambar 4.3 Source Tampilan Ten Pilar IT iLearning
Gambar 4.4 Tampilan Source TPI
Gambar 4.5 Source Tampilan Subscription
Gambar 4.6 Tampilan Kotak Subscription Artikel
Gambar 4.7 Tampilan Edit Pengguna
Gambar 4.8 Tampilan Ganti Password
Gambar 4.9 Source Kirim Pertanyaan
Gambar 4.10 Tampilan Kirim Pertanyaan
Gambar 4.11 Source Tampilan Session Time Out
Gambar 4.12 Tampilan Session Time Out
Gambar 4.13 Source Tampilan Tanpa Warning
Gambar 4.14 Tampilan Home Tanpa Warning
Gambar 4.15 Source Tampilan Kolom Komentar Artikel
Gambar 4.16 Tampilan Tanpa Kolom Komentar Artikel
Gambar 4.17 Source Tampilan Kolom Komentar News
Gambar 4.18 Tampilan Tanpa Kolom Komentar News
Gambar 4.19 Tampilan Jumlah Pengguna Aktif
Gambar 4.20 Statistik Kategori
Gambar 4.21 Statistik Artikel
Gambar 4.22 Jumlah SubscriptionArtikel
Gambar 4.23 Use Case Diagram Sistem iRAN
Gambar 4.24 Actifity Diagram Sistem iRAN
Gambar 4.25 Sequent Diagram Sistem iRAN
Gambar 4.26 Class Diagram iRAN
Gambar 4.27 Flowchat Sistem iRAN Berjalan
Gambar 4.28 Tampilan Home iRAN
Gambar 4.29 Tampilan TPI iRAN
Gambar 4.30 Tampilan Subscription iRAN
Gambar 4.31 Tampilan Kirim Pertanyaan iRAN
BAB I
BAB II
Konsep Dasar Aplikasi Web
Definisi Aplikasi Web
Aplikasi Web adalah sebuah sistem informasi yang mendukung interaksi pengguna melalui antarmuka berbasis web. Fitur-fitur aplikasi Web biasanya berupa data persistence, mendukung transaksi dan komposisi halaman Web dinamis yang dapat dipertimbangkan sebagai hibridisasi antara hipermedia dan sistem informasi (Janner Simarmata,2009:56).
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Sistem (system) dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu(Jogiyanto, 2009 : 34).
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Sistem adalah kumpulan bagian-bagian prosedur atau komponen subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan”.
Menurut Henderi dkk dalam jurnal CCIT (Henderi dkk, 2011:322) “Tahap analisissistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian –bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.
Tujuan Sistem Informasi
Tujuan dari informasi adalah menghasilkan informasi. Informasi (information)adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya(Jogiyanto, 2009 : 36-39).
Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut :
- Tepat kepada orangnya atau (relevance)
- Tepat waktu (timeliness)
- Dan tepat nilainya atau akurat (accurate)
gAMBAR
Gambar 2.1 Pilar-pilar informasi
Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).
Komponen Sistem Informasi
Menurut Maimunah dkk dalam jurnal CCIT (2012:57) “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimannya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan”.
Sistem informasi mempunyai enam buah komponen, yaitu komponen masukan (input), komponen model, komponen keluaran (output), komponen teknologi, komponen basis data dan komponen kontrol atau pengendalian(Jogiyanto, 2009 : 42-52).
Sebagai suatu sistem, ke enam komponen ini harus ada bersama sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak dapat melaksanakan fungsinya.
Gambar
Berikut adalah penjelasan dari komponen sistem informasi, diantaranya yaitu:
a. Komponen Masukan (input)
Input merupakan data yang masuk kedalam sistem informasi. Komponen ini perlu ada karena merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi.
b. Komponen Model
Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi berasal dari data yang diambil dari basisdata yang diolah lewat suatu model - model tertentu.
c. Komponen Keluaran (output)
Produk dari sistem informasi adalah Output berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output merupakan komponen yang harus ada di sistem informasi.
d. Komponen Teknologi
Teknologi merupakan komponen sistem yang penting di sistem informasi. Tanpa adanya teknologi yang mendukung, maka sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi tepat pada waktunya.
e. Komponen Basis Data
Basis data (database)merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya,tersimpan diperangkat keras komputer, dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi.
f. Komponen Kontrol atau Pengendalian
Komponen kontrol merupakan komponen yang penting dan harus ada di sistem informasi. Komponen kontrol ini digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi merupakan informasi yang kuat. Sebagai suatu sistem, keenam komponen tersebut masing - masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrac system) lawan sistem fisik (phisical system), sistem alamiah (natural system), lawan sistem buatanmanusia (human made system), sistempasti (deterministic system) lawansistem probabilistik (probobalisticsystem), dan sistem tertutup (closedsystem) melawan sistem terbuka (opensystem) (Jogiyanto, 2009 : 53).
a. Sistem abstrak (abstracsystem) dan sistem fisik (physicalsystem)
Sistemabstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tempak secara fisik, misalnyasistem teknologi yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antaramanusia dengan Tuhan. Sitem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
b. Sistem alami (natural system) dan sistem buatan manusia(human made system)
Sistem alamiadalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami/natural tanpa campurantangan manusia. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sebagai hasil kerjamanusia. Contoh sistem alamiah adalah sistem tata surya yang terdiri dari atassekumpulan planet, gugus bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapatberupa sistem komponen yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkanmanusia.
c. Sistem pasti (deterministic system) dan sistem tidaktentu (probobalistic system)
Sistemtertentu adalah sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan/diperkirakansebelumnya. Sedangkan sistem tidak tentu sistem tingkah lakunya tidak dapatditentukan sebelumnya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yangtingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi yang dirancangdandikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur yang jelas, terstrukturdan baku.
d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistemtertutup merupakan sistem yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi olehlingkungan luarnya. Sebaliknya, sistem terbuka mempunyai prilaku yangdipengaruhi oleh lingkungannya. Sistem aplikasi komputer merupakan sistemrelative tertutup, karena tingkah laku sistem aplikasi komputer tidak dipengaruhioleh kondisi yang terjadi diluar sistem.
2.2.3 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem adalah sebagaiberikut ini (Jogiyanto, 2009 : 54) :
a. Suatu sistem mempunyaikomponen-komponen sistem (components)atau subsistem-subsistem.
Suatu sistemterdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinyasaling bekerja sama dalam membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem tersebutdapat berupa suatu bentuk subsistem.
b. Suatu sistem mempunyaibatas sistem (boundary).
Batasansistem membatasi antara sistem yang satu dengan yang lainnya atau sistem denganlingkungan luarnya.
c. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment).
Lingkunganluar sistem adalah suatu bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup ataubatasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Gambar
a. Suatu sistem mempunyaipenghubung (interface).
Penghubung sistem merupakan media yang menghubungkansistem dengan subsistem yang lain, dengan demikian dapat terjadi suatuintegrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.
b. Suatu sistem mempunyaitujuan (goal).
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goals) atau sasaran sistem (objective).Sebuah sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya, jikasuatu sistem tidak mempunyai tujuan maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
2.2 Pengertian yangBerhubungan dengan Penelitian
2.3.1 DefinisiData
MenurutMcLeod dalam Yakub (2012:5), data adalah kenyataan yang menggambarkan adanyasuatu kejadian (event), data terdiridari fakta (fact) dan angka yangsecara relative tidak berarti bagipemakai. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian -kejadian dan kesatuan nyata”. Kejadian (event) adalah sesuatu yangterjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalahberupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul - betul adadan terjadi. Sumber dari informasiadalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item.Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagipenerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dandiproses untuk menghasilkan informasi.
Informasi tanpa adanya data maka informasitersebut tidak akan terbentuk. Begitu pentingnya peranan data dalam terjadinya suatuinformasi yang berkualitas. Keakuratan data sangat mempengaruhi terhadapkeluaran informasi yang akan terbentuk.
2.3.2 TujuanPendataan
Tujuan dari pendataan adalah untuk memperoleh datayang akurat mengenai catatan keluar dan masuknya surat di pemerintahanKota Tangerang. Data ini digunakan pemerintah Kota Tangerang untuk :
a. Pencatatansecara akurat dan detail tentang masuk dan keluarnya surat di lingkungan pemerintah Kota Tangerang.
b. Langkah awaluntuk menindak lanjuti sebuah kebijakan.
2.3 PengertianSurat
Menurut Lamuddin (2009:5), SecaraUmum, Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis jikadilihat dari sisi pemakainnya surat dapat digolongkan menjadi 4 macam yaitusurat dinas, surat niaga, surat social, surat pribadi.
a. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterimaoleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian,penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atausekretariat pimpinan.
b. Surat Keluar
Sepertihalnya surat masuk maka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tatausaha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah,memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligusmengirimkannya kepada instansi lain.
c. Pendistribusian Surat
Dalamsuatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitudilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelahsurat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agendasurat keluar.
2.5 Pengertian yangBerhubungan dengan Web dan Jaringan
2.5.1 Pengertian Web atau Website
Ada beberapa pendapat yang menjelaskan definisi website, diantaranya :
Website dapat diartikan sebagai kumpulan halamanyang menampilkan informasi data teks,data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video, dan atau gabungan darisemuanya baik yang bersifat statis maupun dinamisyang membentuk suatu rangkaianbangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringanhalaman (Hyperlink) (Jurnal CCIT.2012: 112).
Pendapat lain mengatakan World Wide Web (WWW) / websiteadalah fasilitas di internet yangmenampilkan informasi dalam bentuk teks, gambar, dan suara secara multimediayang sangat interaktif (Erima Oneto dan Yosep, 2009 : 2).
World WideWeb (www)lebih dikenal dengan web / website merupakan file teks yang berisi tag-tag dengan format Hyper Text Markup Language (HTML), linkke file-file grafik atau halaman webyang lain. File ini disimpan pada server webdan dapat diakses oleh komputer lain yang terhubung ke server, baik melalui Internet maupun LAN (Intranet).
2.5.2 Web Browser
Web browseryaitu program aplikasi yang digunakan untuk mengakses halaman web di internet (Erima Oneto dan Yosep, 2009 : 19).
Browser merupakan software yang diinstal di mesin client,berfungsi untuk menterjemahkan tag HTML menjadi halaman web (Anhar, 2010 : 6).
2.5.3 Intranet
Intranet adalah suatu teknik jaringan dimana aplikasi yangberjalan disembunyikan oleh pihak tertentu untuk kalangan internal perusahaanatau instansi tertentu (M. Syukrie dan Aretanet, 2008 : 46).
Intranet memungkinkan karyawan perusahaan atauinstitusi mengakses data atau sumber daya dari perusahaan atau institusi lain.Media penghubung intranet ada yangmenggunakan kabel saja dan ada yang menggunakan kabel dan komputer server. Komputer server berfungsi melayani komputer yang terdapat dalam jaringantersebut. Jaringan komputer termasuk dalam intranetadalah LAN (Local Area Network), MAN(Metropolitan Area Network).
2.5.4 XAMPP
XAMPP merupakan sebuah tool yangmenyediakan beberapa paket perangkat lunak kedalam satu buah paket. Denganmenginstal XAMPP, sehingga tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasiweb server Apache, PHP, dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi danmengkonfigurasinya secara otomatis. Fungsinya adalah sebagai server yangberdiri sendiri (localhost), yang terdiriatas program Apache HTTP Server, MySQL database,dan penerjemahbahasayang ditulis dengan bahasapemrogramanPHP dan Perl. Nama XAMPP merupakansingkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Programini tersedia dalam GNU (GeneralPublic License) dan bebas, merupakan web serveryang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis.PHPMyAdmin adalah sebuah aplikasi dimana orang-orangdapat mengontrol data merekan dan isi webmereka untuk ditampilkan dalam sebuah websiteyang mereka buat (Mozes Sugiarto, 2009 : 62).
2.5.5 Pengertian PHP
PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML danberada pada server (server side HTMLembedded scripting). PHP adalah scriptyang digunakan untuk membuat halaman yang dinamis (up to date) (Anhar, 2010 : 3).
Pendapat lain menjelaskan PHP adalah akronim dari Hypertext Preprocessor, yaitu satubahasa pemrograman berbasiskan kode-kode (script)yang digunakan untuk mengolah suatu data dan mengirimnya kembali ke web browser menjadi kode HTML. Kode PHPmempunyai ciri-ciri khusus, yaitu (Diar Puji Oktavian, 2010 : 31) :
a. Hanya dapat dijalankan menggunakan web server, missal : Apache
b. Kode PHP diletakkan dan dijalankan di web server
c. Kode PHP dapat digunakan untuk mengakses database, seperti : MySQL, PostgreSQL,Oracle, dan lain-lain
d. Merupakan software yang bersifat open source
e. Gratis untuk di-donwload dan digunakan
f. Memiliki sifat multipaltform, artinya dapat dijalankan menggunakan sistem operasiapapun, seperti : Linux, Unix, Windows, dan lain-lain.
Berikut contoh umum penggunaan script PHP untuk menjelaskan tentang PHPsebagai script yang disisipkan dalambentuk HTML.
<html>
<head>
<title>
Contoh
</title>
</head>
</body>
<?
Echo “Hello, World”
?>
</body>
</html>
Contoh script diatas berbeda dengan scriptyang ditulis dengan bahasa lain seperti bahasa C atau bahasa Perl. Programmertidak harus menuliskan semua dokumen HTML sebagai bagian dari keluaran dari script PHP, cukup menuliskan bagian manasaja yang berupa tag html dan bagian mana saja yang harus ditulis ataudihasilkan dari program script PHP,kode diapit dengan menggunakan tag awal tag akhir yang khusus yang memungkinkanpemprograman untuk masuk dan keluar dari mode script PHP.
2.5.6 Pengertian MySQL
MySQL merupakan program databaseserver sebagai tempat penyimpanan dan mengolah data (Diar Puji Oktavian,2010 : 32).
Pendapat lain menjelaskan MySQL adalah salah satu software sistem manajemen database (DBMS) Structured Query Language (SQL) yang bersifat open source. SQL adalahbahasa standar untuk mengakses databasedan didefinisikan dengan standar ANSI/ISO SQL (Woro Widya, 2010 : 26)
Beberapa kelebihan database MySQL antara lain :
a. MySQLmerupakan database server, jadi dapatdiakses dari jauh karena dapat tersambung ke media internet selain itu juga dapat berperan sebagai client.
b. MySQLadalah sebuah software data open sourceartinya software ini bebas digunakanoleh siapa saja tanpa harus membeli lisensinya kepada pembuat.
c. MySQLadalah database menggunakan enkripsi password, jadi cukup aman karenamemiliki password untuk mengaksesnya.
d. MySQLmerupakan database yang multi user, artinya database ini tidak hanya digunakan oleh sepihak orang akan tetapidapat digunakan oleh banyak pengguna.
e. MySQLmenggunakan suatu bahas permintaan standar yaitu SQL (Structured Query Language) yaitu sebuah perintah yang di standarkanpada database server.
2.5.7 Pengertian Macromedia Dreamweaver8
Apa itu Macromedia Dreamweaver 8 ?
Macromedia® Dreamweaver ® 8 dari Adobe adalah industri terkemuka pengembangan web alat yang memungkinkan Anda secaraefisien merancang, mengembangkan dan mempertahankan standar berbasis website dan aplikasi. Dreamweaver 8menyediakan kombinasi yang kuat dari alat tata letak visual, fitur pengembanganaplikasi, dan dukungan mengedit kode.
MacromediaDreamweaver merupakan sebuah softwareyang menangani tata letak (layout)halaman web. Macromedia Dreamweaveradalah program aplikasi professional untuk merubah HTML secara visual danmengelola Website serta pages. Karena tampil secara visual,aplikasi Macromedia Dreamweaver 8 mudahdioperasikan. Program ini menyediakan banyak perangkat yang dapat meningkatkankemampuan user di dalam membuat Web (Bunafit, 2008 : 1).
Apa yang Baru di Dreamweaver 8 ?
Dreamweaver 8 mencakup banyak fitur baru untukmembantu anda membuat dan memelihara situs webyang berkisar dari halaman rumah dasar untuk aplikasi canggih yang mendukungpraktek-praktek terbaik dan teknologi terbaru.
Dengan menggunakan macromediadreamweaver, seorang programer webdapat dengan mudah membuat dan mendesain web-nya,karena bersifat WYSUWYG (What You See IsWhat You Get). Dreamweaver selain editor yang komplit juga dapat digunakanuntuk membuat animasi sederhana yang berbentuk layer dengan bentuk Javascriptyang didukungnya. Dengan adanya program ini kita tidak akan susah-susah untukmengetik script-script format HTML,PHP, JSP, Asp, JavaScript, CSS maupunkode program lainnya.
Versi terakhir MacromediaDreamweaver sebelum Macromedia dibeli oleh Adobe System yaitu versi 8. versi terakhir Dreamweaver keluaran Adobe System adalah Adobe Dreamweaver CS5 yangada dalam Adobe Suite 5.
2.6.Konsep Dasar Database
2.6.1 Definisi Database
MenurutPadeli dalam jurnal CCIT (2009:32), “Databaseadalah sebagai kumpulan data dari penempatan tenaga kerja yang salingterkait dan mempengaruhi sesuai dengan tingkat kepentingannya sehingga datatersebut terintegrasi dan independence”.
Basis data (database)adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya tersimpandi perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya(Jogiyanto, 2009 : 46).
Dari definisi di atas terdapat tiga hal yangberhubungan dengan basis data (database),yaitu sebagai berikut :
a. Dataitu sendiri yang diorganisasikan dalam bentuk basis data (database).
b. Simpananpermanen (storage) untuk menyimpanbasis data tersebut. Simpanan ini merupakan bagian teknologi perangkat kerasyang digunakan di sistem informasi. Simpanan permanen yang umumnya digunakanberupa hard disk.
c. Perangkatlunak untuk memanipulasi basis datanya. Perangkat lunak ini dapat dibuatsendiri dengan menggunakan bahas pemrograman komputer atau dibeli dalam bentuksuatu paket. Banyak paket perangkat lunak ini disebut dengan DBMS (Data Base Management System).
2.6.2 Istilah-Istilah Database
Bebrapa terminology dalam database diantara lain :
a. Basisdata (Database) adalah Sekumpulandata yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.
b. Dataadalah fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu.
Input Data dapat dikelompokkan menjadi 3,antara lain (Jurnal CCIT. 2009 : 307) :
1. Data master meliputi : data pencari kerja,dan data lowongan kerja.
2. Data transaksi meliputi : penempatantenaga kerja, status pencaker, status lowongan kerja, rekapitulasi ke IPK kab/kota dan rekapitulasi ke IPK provinsi.
3. Table referensi meliputi : table-tabelpendukung untuk data master dan transaksi.
c. Tabeladalah Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record.
d. Field biasa disebut juga dengan kolom, yaitu bagiantabel tempat menyimpan sebuah itemdata.
e. Record biasa disebut juga dengan baris, yaitu satubagian informasi yang disimpan dalam tabel, misal data seorang mahasiswa akandisimpan dalam satu record yangterdiri dari beberapa kolom / field.
2.6.3 Kriteria Database
Database adalah kumpulan datanya, sedangkan programpengelolaannya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untukmembaca data, menghapus data dan melaporkan data dalam database.
Dalam satu fileatau table terdapat record-record yang sejenis, sama besar,sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagaibaris data) terdiri dari field yangsaling berhubungan menunjukkan bahwa fieldtersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record. Adapun struktur database adalah File/Table.
Record adalah elemen data/field. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis datamempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :
a. Bersifatdata Oriented dan bukan program Oriented.
b. Dapatdigunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
c. Dapatdikembangkan dengan mudah, baik volumemaupun strukturnya.
d. Dapatmemenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
e. Dapatdigunakan dengan cara-cara yang berbeda.
2.6.4 Rancangan Database
Rancangan databaseadalah sebagai kumpulan data dari penempatan tenaga kerja yang saling terkaitdan mempengaruhi sesuai dengan tingkat kepentingannya sehingga data tersebutterintegrasi dan independence (Jurnal CCIT. 2009 : 307).
2.6.5 Database Terdistribusi
Database terdistribusi merupakansebuah database yang berada di bawahkontrol DBMS di multiple komputerdalam lokasi fisik yang sama atau di sebarkan melalui jaringan komputer yangsaling terkoneksi (Jurnal CCIT. 2009 : 33).
2.7.UML (Unified Modeling Language)
2.7.1 Definisi UML (Unified ModelingLanguage)
Menurut Prabowo Pudjo Widodo dan Herawati dalamJurnal CCIT Vol 7 No.1 ,September 2013:99 (Sudaryono, Diah Aryani, Ahmad FatwaAwaludin), ketika membuat model menggunakan konsep UML ada aturan-aturan yangharus diikuti. Bagaimana elemen pada model-model yang dibuat berhubungan satudengan yang lainnya harus mengikuti standar yang ada. UML bukan hanya sekedardiagram tetapi juga menceritakan konteksnya.
Menurut Adi Nugroho dalam Esa Wijayanti (2014:22), ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistematau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untukpenyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehinggalebih mudah dipelajari dan dipahami.
Berdasarkanbeberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan UML (UnifiedModeling Language) adalah bahasa pemodelan yang digunakan untukmerancang, mendokumentasikan sebuh sistem perangkat lunak.
2.7.2 Jenis-jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)
1. Use Case Diagram
Menurut Murad dkk dalam jurnal CCITVol 7 (2013:57), “Diagram Use Caseadalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case danaktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi,yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakansifat sistem dari sudut pandang user”.
2. Activity Diagram
Menurut Murad dkk dalam jurnal CCIT Vol 7 (2013:53), “Activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagramadalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatuaktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untukmenganalisa proses”.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapatdisimpulkan bahwa activity diagramdibuat berdasarkan use case diagramyang telah dibuat, maka dapat digambarkan activitydiagram yang menggambarkan alur kerja untuk setiap use case.
3. Sequence Diagram
Diagram ini bersifat dinamis yangmenekankan pada pengiriman pesan (message)dalam suatu waktu tertentu.
Menurut Nugroho (2010:42), sequence diagram memplihatkan interaksi sebagai diagram dua matra(dimensi). Matra vertikal adalah sumbu waktu sedang kan matra horizontalmemperlihatkan peran pengklasifikasi yang mempresentasikan objek–objek mandiriyang terlibat dalam kolaborasi. Dalam sequence diagram sering disebut gariswaktu (lifeline). Selama aktivasipada prosedur pada objek aktif, garis waktu digambarkan sebagai garis ganda.
4. Class Diagram
Menurut Wijayanto (2013:33), “Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperolehkelas-kelas yang digunakan dalam sistem”.
5. State Chart Diagram
Menurut Henderi dkk (2010:6), State Chart Diagram digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikansiklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkanobjek dari satu state ke state yang lain.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakandiatas, maka dapatdisimpulkan bahwa class diagrammemperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka,kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai padapemodelan sistem berorientasi objek.
2.7.3 Langkah-Langkah Penggunaan UML (Unified Modeling Language)
Berikut adalah langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) (AfifAmrullah, 2011 : 4) :
a. Buatlah daftar businessprocess dari level tertinggiuntuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
b. Petakan use caseuntuk setiap business process untukmendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem,kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatanlain.
c. Buatlah deploymentdiagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.
d. Definisikan requirementlain non fungsional, security dansebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.
e. Berdasarkan use casediagram, mulailah membuat activitydiagram.
f. Definisikan obyek-obyek level atas package atau domain danbuatlah sequence dan / atau collaboration untuk tiap alir pekerjaan,jika sebuah use case memilikikemungkinan alir normal dan error,buat lagi satu diagram untuk masing-masing alir.
g. Buatlah rancangan userinterface model yang menyediakan antamuka bagi pengguna untuk menjalankanskenario use case.
h. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domian dipecah menjadi hirarkiclass lengkap dengan atribut danmetodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit testuntuk menguji fungsionalitas classdan interaksi dengan class lain.
i. Setelah class diagramdibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Kemudiamjuga, definisikan test integrasiuntuk setiap komponen meyakinkan ia bereaksi dengan baik.
j. Perhalus deploymentdiagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan dan sebagainya.Petakan komponen ke dalam node.
k. Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang tepatdigunakan :
1. Pendekatan use case dengan meng-assign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unitkode yang lengkap dengan test.
2. Pendekatan komponen yaitumeng-assign setiap komponen kepadatim pengembang tertentu.
l. Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki modelbeserta code-nya. Model harus selalu sesuai dengan code yang aktual.
m. Perangkat lunak siap dirilis.
2.7.4 Fokus UML (Unified Modeling Language)
“Dalam kerangka spesifikasi, UnifiedModeling Language (UML) menyediakan model-model yang tepat, tidak menduaarti (ambigu) serta lengkap. Secara khusus, UnifiedModeling Language (uml menspesifikasikan langkah-langkah penting dalampengambilan keputusan analisis, perancangan serta implementasi dalam sistemyang sangat bernuansa perangkat lunak (softwareintensive sistem)” (Adi Nugroho, 2008 : 26).
Dalam hal ini, Unified ModelingLanguage (UML) bukanlah merupakan bahasa pemprograman tetapi model-modelyang tercipta berhubungan langsung dengan berbagai macam bahasa pemprograman,sehingga adalah mungkin melakukan pemetaan (mapping)langsung dari model-model yang dibuat dengan Unified Modeling Language (UML) dengan bahasa-bahasa pemrogramanberorientasi obyek, seperti Java, BorlandDelphi, Visual Basic, C++, dan lain-lain.
Pemetaan (mapping) Unified Modeling Language (UML) bersifat dua arah yaitu :
a. Generasi kode bahasa pemrograman tertentu dari Unified Modeling Language (UML) forward engineering.
b. Generasi kode belum sesuai dengan kebutuhan dan harapanpengguna, pengembang dapat melakukan langkah balik bersifat iterative (yang berulang) dariimplementasi ke Unified Modeling Language (UML) hinggadidapat sistem / peranti lunak yang sesuai dengan harapan pengguna danpengembang”.
2.7.5 Bangunan Dasar Metodologi UMLUnified Modeling Language
“Bangunan dasar metodologi Unified Modeling Language (UML)menggunakan tiga bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem/perangkat lunakyang akan dikembangkan, yaitu (AdiNugroho, 2008 : 18) :
a. Sesuatu (things)
Ada 4 (empat)things dalam Unified Modeling Language (UML),yaitu:
1. Structural things
Merupakanbagian yang relatif statis dalam model UnifiedModeling Language (UML). Bagian yang relatif statis dapat berupaelemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.
2. Behavioral things
Merupakanbagian yang dinamis pada model UnifiedModeling Language (UML), biasanya merupakan kata kerja dari model Unified Modeling Language (UML), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruangdan waktu.
3. Grouping things
Merupakanbagian pengorganisasi dalam UnifiedModeling Language (UML). Dalam penggambaran model yang rumit kadangdiperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudiandapat didekomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu,misalnya model-model dan subsistem-subsistem.
4. Annotational things
Merupakanbagian yang memperjelas model UnifiedModeling Language (UML) dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemendalam model Unified Modeling Language(UML).
b. Relasi (Relationship)
Ada 4 (empat) macam relationshipdalam Unified Modeling Language (UML), yaitu :
1. Kebergantungan
Merupakanhubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemenyang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent).
2. Asosiasi
Merupakan apayang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya, bagaimana hubungan suatu objekdengan objek lainnya. Suatu bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkanhubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.
3. Generalisasi
Merupakanhubungan dimana objek anak (descendent) berbagiperilaku dan struktur data dari objek yang ada diatasnya objek induk (ancestor). Arah dari atas kebawah dariobjek induk ke objek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanansebaliknya dari arah bawah keatas dinamakan generalisasi.
4. Realisasi
Merupakanoperasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek.
c. Diagram
Ada 5 (empat) macam diagram dalam UnifiedModeling Language (UML), yaitu :
1. UseCase Diagram
Use Case yaitusuatu deksripsi fungsi darisebuah sistem dari perspektif pengguna. Usecase bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara penggunasebuah sistem (aktor) dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimanasebuah sistem dipakai (Jurnal CCIT. 2008: 71).
Diagram ini memperihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagramini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku darisuatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.
2. ClassDiagram
Class Diagram yaitusuatu spesifikasi yang jikadiintansikan akan menghasilkan sebuah objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/ property) suatu sistem, sekaligus menawarkan pelayanan untuk memanipulasikeadaan tersebut ( metode / fungsi) (Jurnal CCIT. 2008 : 71).
Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas,antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi dan relasi-relasi antar objek.
3. SequenceDiagram
Diagram ini memperlihatkan interaksi yang menekankan padapengiriman pesan (message) dalamsuatu waktu tertentu.
4. State Chart Diagram
Diagram ini memperlihatkan state-state pada sistem,memuat state, transisi, event, dan aktifitas. Diagram initerutama penting untuk memperlihatkan sifat dinamis dari antarmuka, kelas,kolaborasi dan terutama penting pada pemodelan sistem-sistem yang reaktif.
5. Activity Diagram
Diagramini memperlihatkan aliaran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalamsuatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi dalamsuatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.
2.8 Pengertian Elisitasi
Menurut Rahardja, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.4 No 3(2011:302), ”Elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan olehpihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.”
2.8.1 Elisitasi Tahap I
Berisi seluruh rancangan sistembaru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara(Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303).
2.8.2 Elisitasi Tahap II
Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap Iberdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangansistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yangdisanggupi untuk dieksekusi (SuryoGuritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303).
1. (M) pada MDI itu artinya Mandatory.Maksudnya requirement tersebut harusada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
2. (D) pada MDI itu artinya Desirable.Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan.Tetapi jika requirement tersebutdigunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih perfect.
3. (I) pada MDI itu artinya Inessential.Maksudnya bahwa requirement tersebutbukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.
2.8.3 Elisitasi Tahap III
Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan caramengeliminasi semua requirement yang option-nya I pada metode MDI. Selanjutnyasemua requirement yang tersisadiklasifikasikan kembali melalui metode TOE (Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303).
a. (T) artinya Technical,maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
b. (O) artinya Operasional,maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirementtersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
c. (E) artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yangdiperlukan guna membangun requirementtersebut di dalam sistem.
Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu sebagaiberikut :
a. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatandan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
b. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
c. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.
2.8.4 Final Draft Elisitasi
Finaldraft merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proseselisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akandikembangkan (Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 304).
2.9 Pengujian BlackboxTesting
1.Definisi Pengujian atau Testing
Menurut Simarmata dalam penelitian Nina Rahayu (2014:41) “pengujianadalah proses eksekusi suatu program untuk menentukan kesalahan”.
MenurutRizky (2011:237) dalam penelitian Nina Rahayu (2014:41) “testing adalah sebuahproses sebagai siklus hidup dan merupakan bagian dari proses rekayasaperangkatlunak secara terintegrasi demi memastikan kualitas dari perangkat lunak sertamemenuhi kebutuhan teknis yang telah disepakati dari awal”.
2. DefinisiBlackbox Testing
MenurutRizky dalam penelitian Nina Rahayu (2014:42), blackbox testing adalah tipetesting yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerjainternalnya.Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknyasebuah “kotakhitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenaiproses testing di bagian luar.
Beberapa keuntungan yang diperoleh dari jenistesting ini antara lain:
1. Anggotatim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis di bidangpemrograman.
2. Kesalahandari perangkat lunak ataupun bug seringkali ditemukan oleh komponen tester yangberasal dari pengguna.
3. Hasildari blackbox testing dapatmemperjelaskan kontradiksi ataupun kerancuan yang mungkin ditimbulkan darieksekusi perangkat lunak.
4. Prosestesting dapat dilakukan lebih cepat dibandingankan white box testing.
2.10 Literature Review
Literature reviewadalah suatu survey literaturetentang penemuan-penemuan yang telah dilakukan oleh penelitian sebelumnya yangberhubungan dengan topik penelitian (Warsito, 2009 : 42).
Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukandan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalamSkripsi ini, antara lain:
1. Penelitian yang di lakukan oleh Fauzi Andayu (2009). Penelitian ini berjudul ”Sistem Informasi Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan Simeulue Barat”. Dalam laporannya penulis memaparkannya masalah yangterjadi adalah pengarsifan surat yang tidak teratur dan terarah. Solusi penulisadalah meningkatan fasilitas yang terdapat pada kantor kecamatan.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Dwi Agus Diartono (2009). Penelitian ini berjudul ”Rancangan Bangun Sistem Informasi Manajement Surat”.Dalam laporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah Kurang efisennyapencarian data ,pencatata surat masuk dan pencatatan surat keluar. Maka dariitu penulis merancang suatu sistem administrasi surat pada bidang suratmenyurat sihingga dapat membuat pegawai tata usaha lebih cepat dan mudah dalampenangan masalah administrasi surat.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Muhammad Marup (2010). Penelitian ini berjudul ”Sistem Layanan Administrasi Surat Menyurat Terpadu Pada FTI”. Dalamlaporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah sangat rentan dengankehilangan arsif surat masuk keluar dan menghabat usaha untuk pencarian data.Maka dari itu penulis suatu sistem utuk mengola surat supaya informasiterkandung di dalamnya dapat di gunakan lebih baik di lingkungan tata usahaFTI.
4. Penelitian yang dilakukan oleh Woro Isti Rahayu (2011). Penelitian ini berjudul ”Perancangan Informasi Manajemen Inventori Pemberkasan Surat Masuk SuratKeluar Di Polteknik Pos Indonesia”. Dalam laporan penulis menerapkanmasalah yang terjadi adalah pengasesaan data masih bersifat manual, pendataandan pemberkasan surat masuk dan keluar disimpan dalam bentuk katalog sederhanayang bisa hilang dan rusak pemberkasan surat belum memiliki aplikasipendistribusian surat masih belum efektif dan efisien sehingga pencarian surat membutuhkan waktu yang sangat lama.
5. Penelitian yang dilakukan oleh Luqman (2012). Penelitian ini berjudul ”Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk Dan Surat KeluarPada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan” Dalam laporn penulismerupakan masalah yang terjadi Prosedur yang di terapkan pada manajemen suratmasuk dan surat keluar mulai dari penerimaan,pembuatanpenerimaan,pedekumtasian,hingga verivikasi surat semua dilakukan secarakonvensional, dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan dibukubesar sedangkan pada saat pengarsipan surat hanya mengunakan dokumen hardcopy.
6. Penelitian yang dilakukan oleh AhmadFaisal (2009).
“Perancangan sistemregister surat masuk dan surat keluar pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Madya,Tangerang”. Pada penelitian sebelumnya penulis menjelaskan tentangsestem register surat masuk dan surat keluar.
7. Penelitian yang dilakukan oleh Muhidin (2009).
“Analisa Sistem Informasi surat masuk dan suratkeluar”. Pada penelitian sebelumnya penulis menjelaskantentang sistem surat masuk dan surat keluar yang masih bersifat manual.
8. Penelitian yang dilakukan oleh Mira Sri Mulyowati (2013)
Penelitian yang dilakukan oleh Mira Sri Mulyowati, ”Aplikasi Pengelolaan Arsip Surat diKantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Pekalongan Berbasis Internet”. Aplikasi ini dikembangkan denganmenggunakan metodologi Model Waterfall, tahapannya sebagai berikut : TahapAnalisa dan Pengumpulan Data, Tahap Sistem dan Software Desain, TahapImplementasi dan Unit Pengujian, Tahap Integrasi dan Pengujian Sistem. Tahapantersebut menggunakan alat - alat pengembangan sistem, antara lain : UnifiedModelling Language (UML), Perancangan Basis Data (Database Design), DesainInput Output Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Berbasis Intranet yangakan menghasilkan output:Penginputan Surat Masuk dan Keluar dan Pencariansurat. Dengan menggunakan Aplikasi Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Intranet,akan membantu dalam Penginputan dan Pencarian Data surat.
9. Penelitianyang dilakuakan oleh Nurhayati (2011)
Penelitian yang dilakukan oleh Nurhayati, ”Pengembangan Sistem Layanan Persuratan (Studi Kasus : Kantor KelurahanBambu Apus Kota Tangerang Selatan”. Metodologi penelitian yang digunakanterdiri dari metode pengembangan sistem yaitu FAST (Framework Aplication of System Thinking) menurut Whitten at all,dan fase-fase yang penulis gunakan adalah fase definisi lingkup, fase analisamasalah, fase analisa kebutuhan, fase desain logis, fase desain fisik, fasekontruksi dan fase implementasi dan strategi pemodelan objek yaitu OOAD (Object Oriented Analysis and Design) sertatools yang digunakan adalah UML. Hasil yang dicapai sebuah sitem layananpersuratan 5.81mb, serta sistem telah diintegrasikan dengan database wargadengan output surat keterangan.
BAB III
3.1 Analisa Organisasi
3.1.1 Gambaran Umum Kecamatan Jatiuwung Tangerang
Salahsatu tuntutan publik saat ini adalah adanya transparansi dan akuntabilitaspengelolaan keuangan negara. Muara tuntutan ini pada intinya adalahterselenggaranya kepemerintahan yang baik (Good Governance), sehinggapenyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat berlangsung secara berdayaguna, berhasil guna, bersih dan bertanggung-jawab serta bebas dari korupsi,kolusi dan nepotisme.
Inpres Nomor 7Tahun 1999 mewajibkan setiap instansi pemerintah sebagai unsur penyelenggaranegara untuk dapat mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsiserta kewenangan pengelolaan sumber daya dan kebijakan yang dipercayakanpadanya berdasarkan perencanaan stratejik yang dirumuskan sebelumnya.
Pertanggung-jawabandimaksud disampaikan kepada atasan masing-masing, kepada lembaga-lembagapengawasan dan penilai akuntabilitas yang berkewenangan, dan akhirnya kepadaPresiden selaku Kepala Pemerintahan serta dilakukan melalui sistemakuntabilitas dan media pertanggung-jawaban yang harus dilaksanakan secaraperiodik dan melembaga.
Kecamatan merupakan unsur pelaksanapemerintah daerah yang dipimpin oleh seorang Camat yang berada di bawah danbertanggung jawab kepada Walikota. Kecamatan merupakan salah satu perangkatdaerah kota sebagai pelaksana teknis kewilayahan yang mempunyai wilayah kerjatertentu yang dibentuk berdasarkan Peraturan DaerahKota Tangerang Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi Kecamatan dan Kelurahandan Peraturan Walikota Tangerang Nomor 49 Tahun 2008 tentang Organisasi danTata Kerja Kecamatan.
Kecamatanmerupakan perangkat daerah yang diberikan wewenang, tugas, dan tanggungjawabmelaksanakan otonomi daerah, desentralisasi, dan dekosentrasi.
Untukmempertanggungjawabkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan, pelayanan kepadamasyarakat, serta dalam rangka perwujudan GoodGovernance dalam pengelolaan pemerintahan di Kecamatan Jatiuwung, makadisusun media pertanggungjawaban Laporan Akuntabilitas Kinerja InstansiPemerintah (LAKIP) Kecamatan Jatiuwung Tahun 2012.
3.1.2 Data Umum
Sesuaidengan Undang-undang Nomor 2 Tahun 1993 Tentang Pembentukan Daerah Tingkat IIKotamadya Tangerang dan Peraturan Daerah Nomor 16 Tahun 2000 tentang Pembentukan 7(Tujuh) Kecamatan, Kecamatan Jatiuwungterbagi menjadi 6Kelurahan sebagai berikut :
a. KelurahanKeroncong
b. KelurahanAlam Jaya
c. KelurahanPasir Jaya
d. KelurahanJatake
e. KelurahanManis Jaya
f. KelurahanGandasari
3.1.3 Luas dan Batas Wilayah
a. LuasKecamatan : 1440,53 Ha
b. Bataswilayah :
1. SebelahUtara :Kec. Periuk (Kel. Gembor, Kel. Sangiang Jaya dan Kel.Gebang Raya)
2. SebelahSelatan : KabupatenTangerang (Desa Kadu dan Desa Bunder)
3. Sebelah Barat :Kabupaten Tangerang (Desa Bunder dan Desa Gelam Jaya)
4. Sebelah Timur : Kec. Cibodas (Kel. Jatiuwung dan Kel. Uwung Jaya)
3.1.4 Kondisi Geografis
a. Ketinggian tanah dari permukaan laut : 10-18 meter
b. Banyaknya curah hujan : 1.858,2 mm
c. Topografi (dataran rendah, tinggi, pantai) : Dataran rendah
d. Suhu udara rata – rata : 23,60C- 34,20C
3.1.5... Orbitasi (Jarak Dari Pusat Kecamatan)
a. JarakkeIbukota Daerah : 10 Km
b. Jarak ke Ibukota Propinsi : 65 Km
c. Jarak ke Ibukota Negara : 50 Km
3.2 SejarahSingkat Kecamatan Jatiuwung Tangerang
Kecamatanmerupakan salah satu perangkat daerah kota sebagai pelaksana teknis kewilayahanyang mempunyai wilayah kerja tertentu dan dipimpin oleh Camat yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota TangerangNomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi Kecamatan dan Kelurahan dan PeraturanWalikota Tangerang Nomor 49 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata KerjaKecamatan.
Berpijak pada Peraturan DaerahNomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi Kecamatan dan Kelurahan serta PeraturanWalikota Tangerang Nomor 49 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata KerjaKecamatan, struktur organisasi Kecamatan di Kota Tangerang adalahsebagai berikut:
a. Camat
b. Sekretariat, membawahi:
1. Sub Bagian Umum danKepegawaian
2. Sub Bagian Keuangan
3. Sub Bagian Perencanaan
c. SeksiTata Pemerintahan
d. SeksiKetentraman dan Ketertiban Umum
e. SeksiEkonomi dan Pembangunan
f. SeksiPemberdayaan Masyarakat
g. KelompokJabatan Fungsional
3.3 Visidan Misi
3.3.1 Visi
Terdepan dalampelayanan prima menuju kecamatan industri, perdagangan, jasa dan permukimanyang berakhlakul karimah.
3.3.2 Misi
1. Meningkatkan kapasitas kelembagaan dan kualitas sumber daya aparatur
2. Meningkatkan kualitas perencanaan pembangunan
3. Meningkatkan kualitas pelayanan publik
4. Meningkatkan ketentraman dan ketertiban masyarakat
3.4 StrukturOrganisasi
Bagan strukturkecamatan di Kota Tangerang sebagaiman tercantum dalam Lampiran Peraturan Daerah Kota Tangerang Nomor 7 Tahun 2008 tentang OrganisasiKecamatan dan Kelurahan adalah sebagai berikut: Gambar
3.4.1 Camat
Camat mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, mengkoordinasikan danmengendalikan kegiatan penyelenggaraan tugas Kecamatan dalam lingkupurusan-urusan pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi danpembangunan, serta kemasyarakatan sesuai dengan visi dan misi Walikotasebagaimana terjabarkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah
3.4.2 Sekretariat
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris Camat yang mempunyai tugaspokok membantu Camat dalam pengkoordinasian pelaksanaan kebijakanpenyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan olehWalikota dan tugas-tugas umum pemerintahan serta menyelenggarakan pelayananadministratif di bidang.umum, kepegawaian, keuangan, dan perencanaan.
3.4.3 SubBagian Umum dan Kepegawaian
Sub Bagian Umum dan Kepegawaiandipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakansebagian tugas dan fungsi Sekretariat di bidang administrasi umum danadministrasi kepegawaian.
3.4.4 SubBagian Keuangan
Sub Bagian Keuangan dipimpin olehseorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagiantugas dan fungsi Sekretariat di bidang administrasi keuangan.
3.4.5 Sub Bagian Perencanaan
Sub Bagian Perencanaan dipimpinoleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagiantugas dan fungsi Sekretariat di bidang.perencanaan.
3.4.6 Seksi Tata Pemerintahan
Seksi Tata Pemerintahan dipimpinoleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalampenyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan olehWalikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan tatapemerintahan.
3.4.7 Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum
Seksi Ketentraman dan KetertibanUmum dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai tugas pokok membantu Camatdalam penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkanoleh Walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusanketentraman dan ketertiban umum.
3.4.8 Seksi Ekonomi dan Pembangunan
Seksi Ekonomi Dan Pembangunan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yangmempunyai tugas pokok membantu Camat dalam penyelenggaraankewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dantugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan ekonomi dan pembangunan.
3.4.9 Seksi Pemberdayaan Masyarakat
Seksi Pemberdayaan Masyarakatdipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok membantu Camatdalam penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkanoleh Walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusanpemberdayaan masyarakat.
3.4.10 Jabatan Fungsional
KelompokJabatan Fungsional terdiri dari jenis-jenis jabatan fungsional yang berada padaKecamatan yang meliputi:1. Statistisi2. Arsiparis3. Pranata Komputer.
3.2 KonfigurasiSistem
3.5.1 Spesifikasi Hardware Komputer Server
Proccesor : Intel Core i3-2120T
Hardisk :Seagate Barracuda 500GB
Monitor :HP W2072a
RAM :2,00 Gb (1,89Gb Usable)
Printer :Officejet 7500A
VGA :2Gb
3.5.2 Aplikasi Yang digunakan (Software)
P WindowsSeven Profesional /2007/Seven
P MicrosoftOffice 2007
3.5.3 Hak Akses (Brainware)
Untuk mengoperasikan atau mengolahdata hanya dapat dilakukan oleh dua orang,yaitu :
a. Kepala Sub UnitKepegawaian
b. Bagian Pengarsipan
3.6 Prosedur Sistem
1. Persiapan
a. Melakukan sosialisasipendataan surat masuk dan surat keluar kepada para pegawai Kecamatan Jatiuwung Tangerang.
b. Menyiapkankomponen-komponen pendukung untuk menunjang kinerja pendataan surat masuk dansurat keluar yang disesuaikan dengan sistem yang berjalan saat ini.
2.Pelaksanaan Penilaian
a. Pendataandilaksanakan oleh bagian pengarsipan untuk menjadi admin.
b. Adminmengoperasikan sistem dengan cara memasuki area halaman login terlebih dahulu.
c. Setelahlogin admin akan mulai melakukanpendataan kepada semua surat yang masuk dan surat yang akan keluar.
d. Hasildari laporan pendataan surat masuk dan surat keluar tersebut dilaporkan kepadakepala bagian.
3. Verifikasidata
Data hasilpendataan yang sudah diperoleh perlu diverifikasi untuk kebenarannya, verifikasidata dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan melakukan wawancarakepada pegawai yang bersangkutan.
3.6.1 Sistem Yang Berjalan Saat Ini Untuk menganalisis sistem yang berjalan, padapenelitian ini digunakan program unifiedmodeling language (uml) untuk menggambarkan prosedur dan proses yangberjalan saat ini, sebagai berikut.
Gambar
Gambar 3.2 Analisa sistem yang berjalan pada UseCase Diagram
Deskripsi: Pada bagian Sekretariat awalnya mencatat surat masuk, memberikansurat dan membuat surat keluar kepada penerima atau pengirim surat, lalumemberikan nomor surat, mengirimkan surat keluar dan terakhir membuat laporanuntuk diberikan kepada camat.
a. 1sistem use case diagram yang mencakup seluruh kegiatan pendataansurat masuk dan surat keluar.
b. 3aktor yang melakukan kegiatan,diantaranya sekretariat, penerima atau pengirimsurat, dan camat.
c. 6 usecase yang biasadilakukan oleh sekretariat tersebut diantaranya mendata suratmasuk, memberikan surat, membuat surat keluar, memberikan nomer surat,mengirimkan surat keluar, dan membuat laporan.
1. ActivityDiagram Surat Masuk Gambar
Gambar 3.3 Activity Diagram Untuk Surat Masuk
a. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan
b. 3 Action diantaranyamendata surat, memberikan surat dan menerima surat
c. 1 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatantersebut
d. 1 final Node untuk mengakhirikegiatan
1. Activity DiagramSurat Keluar Gambar
Gambar 3.4 Activity Diagram Untuk Surat Keluar
a. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan
b. 5 Action diantaranyamembuat surat, memberikan surat, menerima surat, memberikan no surat danmengirimkan surat
c. 1 verticalswimlane untuk membedakan aktor-aktor yangmelakukan kegiatan tersebut
d. 1 finalNode untukmengakhiri kegiatan 1.
Activity DiagramLaporan
Gambar
a. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan
b. 5 Action diantaranyamembuat laporan, memberikan laporan, menerima laporan, cek laporan dan acclaporan
c. 1 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukankegiatan tersebut
d. 1 Decision Node digunakan untuk pemilihan kondisi
e. 1 finalNode untukmengakhiri kegiatan
1. SequenceDiagram Gambar
Gambar 3.6 Sequence Diagram Untuk Surat Masuk dan Surat Keluar
a. 3 actor diantaranyasekretariat, penerima atau pengirim surat dan camat
b. 3 Lifeline diantaranya surat masuk, surat keluar dan laporan
c. 13 Messagge diantaranya mendata surat masuk, memberikan surat masuk,menerima surat, membuat surat, memberikan surat keluar, menerima surat,melengkapi no surat, mengirim surat keluar, membuat laporan, memberikanlaporan, menerima laporan, cek laporan dan acc laporan
d. 1 Decision Node digunakan untuk pemilihan kondisi
3.7 AnalisaSistem Yang Berjalan
3.7.1 Metode Analisa Sistem
Metode analisa sistem yang digunakan adalah metode OOAD yaitu analisa dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sistemyang berjalan terdiri dari use case,activity dan sequence diagram. Gambar
Gambar3.7 Unified Modeling Language (UML)
3.7.2 AnalisaMasukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran
1.Analisa Masukan
Analisa masukan adalah analisa ataupenguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yangberfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan adahasil dari sebuah proses itu sendiri.
Nama Masukan : Formulir pendataan surat masuk dan surat keluar
Fungsi : Sebagai bukti pendataan surat masuk dan surat keluar
Sumber : Petugas pendataan surat masukdan surat keluar
Media : Kertas
Distribusi : Petugas pendataan surat ke lurah
Frekuensi : Setiap ada surat yang masuk dansurat keluar
Keterangan : Berisi surat masuk dan surat keluar
2. Analisa Proses
Analisa proses adalah analisa atau penguraianmasalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek balik karenaadanya data input. Didalam proses inilah semua data atau informasi yangmasuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada. Ketikaada surat yang masuk maka bagian pengarsipan mencatat di kartu penerusdisposisi, kemudian menyerahkan surat ke penerima surat, membuat laporan danmenyerahkan ke lurah dan ketika ada membuat surat keluar bagian pengarsipanmenyerahkan ke lurah untuk di acc, setelah di acc menyerahkan surat ke pengirimsurat.
NamaProses : Pendataan surat masuk dan surat keluar
Masukan : Form_pendataan surat masuk dan surat keluar
Keluar : Laporan pendataan surat masuk dan surat keluar
Ringkasanproses : Proses ini menginput pendataan surat masuk dan surat keluar
Adapun penjelasan lebih rinci mengenai Analisa prosesyang sedang berjalan digambarkandengan menggunakan Unified ModelingLanguage (UML).
3. AnalisaKeluaran
Analisakeluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil darikeseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadiproses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan jugamelalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap.Meliputi :
1. Laporan pendataan suratmasuk
Berupalaporan pendataan surat yang masuk, yang dikumpulkan selama satu bulan
2. Laporan pendataan suratkeluar
Berupalaporan pendataan surat yang keluar, yang dikumpulkan selama satu bulan.
3.8 Permasalahan Yang Dihadapi
Berdasarkananalisis yang telah dilakukan oleh penulis, Sistem pendataan suratmasuk dan surat keluar yangsedang berjalan saat ini, dapat disimpulkan bahwa proses pengolahan data antara lain :
1. Sistem yang berjalan masih kurang efektif, efisien, dan akurat karena masihmenggunakan manual untuk pedataan surat.
2. Sisteminformasi yang terjadi pada pendataan surat masuk dansurat keluar pada bagianpengarsipan dikecamatan jatiuwung saat ini masihkurang maksimal, karena belum memakai aplikasi program pendataansurat masuk dan surat keluar.
3. Dalampenyimpanan data-data masih kurang tertata dengan baik karena tidak adanyatempat penyimpanan data yang terintegrasi sehingga data yang dibutuhkan tidak up to date dan susah untuk dicari.
3.9 Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah mengamati dan menganalisis dari beberapapermasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, Penulis mengusulkanbeberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, antara lain :
1. Membuataplikasi pengolahan data surat masuk dan suratkeluar yang mudahdioperasikan, cepat, tepat dan akurat.
2. Membangunaplikasi yang bersifat terbuka yang bisa dilihat dan diakses oleh pegawai,merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi masalah diatas.
3. Aplikasiyang akan dibuat harus terintegrasi dengan database sehingga dapat diupdate jika ada perubahan informasiserta aman dalam penyimpanan data.
3.10 Elisitasi Tahap I Dibawahini merupakan gambar dariElisitasi Tahap 1, yang disusun berdasarkan hasil wawancara penulis denganstakeholder mengenai seluruh rancangan Sistem pendataansurat masuk dan surat keluar pada kecamatanjatiuwung tangerang.
Tabel
3.11 Elisitasi Tahap II
ElisitasiTahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikanmelalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yangdiberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminasi.
ELISITASI TAHAP II Tabel
Tabel3.2 Elisitasi Tahap II
Keterangan:
M (Mandatory)= Penting
D(Desirable) = Tidak terlalu penting
(Inessential) = Tidak
3.12 Elisitasi Tahap III
Berdasarkan Elisitasi Tahap IIdiatas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali denganmenggunakan metode TOE dengan opsi HML.Berikut adalah requirementtersebut: ELISITASI TAHAP
Tabel
Keterangan :
Metode Option
T :Tehnikal L : Low
O :Operasional M : Middle
E : Ekonomi H : High
3.13 Final Draft Elisitasi
Final draft elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap – tahap elisitasiyang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk.Berikut saya lampirkan Diagram Final Draft Elisitasi.
RequirementElititation - Final Draft Tabel
BAB IV
BAB V
5. 1 Kesimpulan
5.1.1 Kesimpulan TerhadapRumusan Masalah
1. Sistem pengolahan datasurat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang belum berjalan optimal dikarenakansistem yang berjalan masih manual dan belum terkomputerisasi atau belum menggunakanprogram aplikasi khusus, sehingga sering terjadi kehilangan data. Dampak lain adalah proses pengolahan surat masuk dan surat keluar memakan waktuyang lama serta laporan yang dihasilkan belum akurat.
2. Dengan pembuatan program aplikasi yang menggunakan PHP dan database MySQL sebagai tempatpenyimpanan data, maka pencarian data surat masuk dan surat keluar user (karyawan) dapat dengan mudah dilakukantanpa harus membuka buku yang diarsipkan.
5. 1.2 KesimpulanTerhadap Tujuan Dan Manfaat Penelitian
5.1.2.1 Kesimpulan Terhadap Tujuan Penelitian
a. Cara pengolahan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang dilakukan dengan cara membuat sistem pengolahan surat masuk dan surat keluar.
b. Dengan merancang dan mengimplementasikan surat masuk dan surat keluar yangdapat memaksimalkan proses pengolahan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang.
5.1.2.2 KesimpulanTerhadap Manfaat Penelitian
a. Denganadanya sistem komputerisasi, maka sangat mendukung dalam pengolahan surat masuk dan surat keluar secaraefektif dan efisien.
b. Dengan adanya sistem komputerisasi,maka pengolahan surat masuk dansurat keluar dilakukan secara cepat, sehingga tidak buang-buang waktu.
5. 1.3 Kesimpulan Terhadap Metode Penelitian
5. 1.3.1 Kesimpulan Terhadap Metode Pengumpulan Data
a. MetodeObservasi
Penulis mengumpulkan data dengan cara mendatangi langsung objek yangdijadikan tempat observasi untuk Penelitian Skripsi serta menganalisa secaralangsung unsur-unsur yang di teliti pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang di Jalan GatotSubroto Km 5 Tangerang, sehingga penulis tahubagaimana sistem yang berjalan di instansi tersebut.
b. Metode Interview
Pada metode ini data-data yang diperlukan di dapat dari wawancaralangsung (interview) yang berupatanya jawab dengan salah satu pegawai yang bernama Harsoyo, SE yangjabatannya sebagai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian untuk mendapatkan data yangakurat yang dapat dipertanggung jawabkan oleh orang yang bersangkutan langsungdengan instansi, sehingga penulis dengan mudahmembuat sistem yang di perlukan untuk instansi yang bersangkutan.
c. Metode Pustaka (Library Research)
Bahan-bahan yangdipergunakan didalam landasan teori dalam laporan penelitian ini diperoleh dandidapatkan dari berbagai sumber tertulis, yaitu buku-buku panduan yang terkaitdan memuat informasi-informasi yang diperlukan untuk digunakan dalam penyusunanlaporan penelitian. Buku-buku panduan yang dipergunakan penulis dalam hal iniadalah berasal dari berbagai sumber, sehingga penulis dengan mudah mengerjakanPenelitian Skripsiini.
5. 1.3.2 Kesimpulan Terhadap Metode Analisa Data
Analisamerupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal didalam mempelajariserta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan.
Dalamtahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan antara lain :
a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
b. Understand,yaitu memahami sistem yang ada.
c. Analize, yaitu menganalisa sistem.
d. Report, yaitu membuat laporan hasilanalisa.
5. 1.3.3 Metode Pengembangan / Metode Analisa danRancangan
PerancanganSistem PendataanSurat Masuk dan Surat Keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang menggunakan beberapa software dalam perancangannya, antaralain :
a. PHP,merupakan bahasa pemrograman yang akan dipakai.
b. MySQL,merupakan database yang akan digunakan.
c. Adobe Dreamweaver CS5, merupakan software yangdigunakan untuk men-design web yang akan dibuat.
d. Visual Paradigm for UML Interprise Edition, merupakan software yang akandigunakan untuk men-design danmembuat suatu model diagram.
5.2 Saran
Untuk mengatasimasalah-masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan, maka saran danpendapat penulis adalah sebagai berikut:
1. Mengganti sistem yangsedang berjalan dengan menggunakan sistem terkomputerisasi karena denganmenggunakan sistem terkomputerisasi akan menjadi efektif dan efisisen sehinggakemungkinan kehilangan data tidak akan terjadi.
2. Sistem informasi yangditangani secara komputerisasi akan menjamin adanya ketepatan waktu untukmenghasilkan informasi data yang akurat serta dapat mengontrol mekanisme secaraotomatis.
3. Pembuatan sistemdengan menggunakan PHP dan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data, tidak perlu membutuhkan tempatyang luas untuk pengarsipan data karena sebagian besar data disimpan dalam bentukfile komputer.
DAFTAR PUSTAKA
