SI1022464598

APLIKASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA KECAMATAN

JATIUWUNG TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1022464598
NAMA	: SITI ROHAYATI

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

KONSENTRASI SOFTWARE ENGINEERING

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2013/2014)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

APLIKASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA KECAMATAN

JATIUWUNG TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1022464598
Nama	: SITI ROHAYATI
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	:Teknik Informatika
Konsentrasi	: Software Engineering

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, ..... 2014

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
(Ir.Untung Rahardja, M.T.I)					(Junaidi,M.Kom)
NIP : 00594					NIP : 001405

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

APLIKASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA KECAMATAN

JATIUWUNG TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 1022464598
Nama	: SITI ROHAYATI

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Disetujui Oleh :

Tangerang,.... 2014

Pembimbing I			Pembimbing II
(Sri Rahayu, S.T,.MMSI)			(Giandari Maulani, S.Kom)
NID : 08182			NID : 06126

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

APLIKASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA KECAMATAN

JATIUWUNG TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 1022464598
Nama	: SITI ROHAYATI

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2013/2014

Disetujui Penguji :

Tangerang, .... 2014

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

APLIKASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA KECAMATAN

JATIUWUNG TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1022464598
Nama	: SITI ROHAYATI
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Teknik Informatika
Konsentrasi	: Software Engineering

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, ..... 2014

(SITI ROHAYATI)

NIM : 1022464598

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Suatu sistem komputerisasi pada zaman sekarang ini mencakup kesegala bidang, Setiap organisasi seperti halnya Instansi Perkantoran sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang akurat, cepat, dan efisien. komputer mampu memegang peranan terpenting sebagai alat bantu dalam pengolahan data serta dapat memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat komplek sekalipun. Seperti halnya Kantor Kecamatan Jatiuwung Tangerang seringkali menghadapi permasalahan Pada Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar. Sistem yang berjalan saat ini masih menggunakan sistem manual sehingga sistem tersebut belum efektif dan efisien. Laporan yang dihasilkan saat ini belum akurat hal ini dikarenakan karena masih banyaknya kesalahan pada saat proses pencatatan data atau sering terjadinya human error .Untuk membuat suatu sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar yang baik dibutuhkan sebuah sistem yang memiliki tempat penyimpanan data sehingga data yang ada tidak hilang dan proses pembuatan laporan tidak membutuhkan waktu yang lama. Berdasarkan masalah di atas maka peneliti mengusulkan sistem yang baru dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar, Sistem yang mempunyai tempat penyimpanan data. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem yang baru tersebut dapat mengurangi terjadinya kesalahan pada saat memasukkan data atau terjadinya human error, dan pengolahan data menjadi cepat sehingga pembuatan laporan tidak memakan waktu yang lama dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada, sehingga di harapkan manajemen data menjadi lebih baik dan keamanan lebih kuat. Selain itu sistem ini diharapkan dapat lebih menunjang kegiatan admin dan pegawai dalam mengelola data surat agar lebih baik.

Kata Kunci: Surat Masuk, Surat Keluar, Pendataan Surat

ABSTRACT

A computerized system at the time of this now includes all fields, each organization as well as Establishments computerized system is in need of office space are accurate, fast, and efficient. the computer is able to hold an important role as a tool in data processing as well as small problems can solve up to a very complex issue though. As with any Office of Subdistrict of Tangerang Jatiuwung often face problems on systems logging incoming mail and outgoing mail. Systems that are currently running are still using manual systems so that the system is effective and efficient. The resulting report is currently accurate since because it is still many errors when recording data or frequent occurrence of human error. To create a system of information on logging incoming mail and outgoing mail that either required a system that has a storage of data so that the data is not lost and the process of making the report does not take a long time. Based on the above issue then the researchers propose a new system of doing logging incoming mail and outgoing mail, a system that has a data storage. So hopefully with the new system can reduce the occurrence of errors when entering data or the occurrence of human error, and data processing into fast so that the making of the report does not take a long time and the resulting reports in accordance with the existing data, so data management expect become better and stronger security. In addition the system is expected to support more Admins and clerks in the mail in order to manage data better.

Keywords : Incoming Mail , Outgoing Mail , Mail Logging

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim,

Dengan memanjatkan segala puji syukur kehadirat Allah SWT, yang senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayahnya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Skripsi ini dengan tepat pada waktunya, Adapun judul yang diambil oleh penulis dalam pembuatan Skripsi ini yaitu “Aplikasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang”.

Maksud dan Tujuan dari penyusunan Skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) pada jurusan Teknik Informatika di Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja

Penulis sangat menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka Skripsi ini tidak dapat berjalan lancar. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Ir. Untung Rahardja,M.T.I selaku Ketua STMIK Raharja
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom, selaku Pembantu Ketua 1 STMIK Raharja.
3. Bapak Junaidi, M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika yang telah banyak memberikan masukan dan bimbinganya terhadap penulis.
4. Ibu Sri Rahayu, S.T,.MMSI, selaku Dosen Pembimbing 1 yang telah memberikan banyak masukan dan motivasi kepada penulis sehingga laporan Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Ibu Giandari Maulani, S.Kom, selaku Dosen Pembimbing 2 yang telah memberikan banyak masukan dan motivasi kepada penulis sehingga laporan Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
6. Bapak H. Mulyani, S.IP, selaku stakholder yang telah banyak membantu penulis dalam penyusunan Skripsi ini
7. Seluruh pegawai dan staff Kecamatan Jatiuwung Tangerang yang telah banyak membantu penulis dalam penyusunan Skripsi ini.
8. Ayahanda, Ibunda dan adik-adikku serta segenap keluarga tercinta, yang selalu memberikan semangat dan dukungan moril, material serta doanya untuk keberhasilan penulis. Semoga Allah SWT meninggikan derajat Ayah dan Mamah, baik di dunia maupun di akhirat. Amin.
9. Seluruh Dosen dan Staff Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada peneliti.
10. Teman-teman seperjuangan saya Rahmandini Sholeha, Soleha Desriyana, Fiqia Ramdhoni K, M. Nugraha, Reni Mulyani, Rahma Rinie, Aryanti Nurmalasari, Nidia Herliani, Nanda Herliana, maupun sahabat dan teman-teman yang saya tidak dapat sebutkan namanya satu persatu, terima kasih karena telah banyak membantu penulis dalam menyusun laporan ini dan terima kasih kalian sudah menjadi bagian didalam kehidupan penulis.

Sebagai insan yang penuh dengan kesalahan penulis menyadari bahwa laporan Skripsi ini tidak luput dari kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan sarannya dari pembaca, sehingga dimasa yang akan mendatang dapat memperbaikinya.

Akhir kata, penulis mengucapkan semoga amal baik yang telah diberikan untuk kepentingan penulis dalam penyusunan laporan ini, mendapat imbalan serta pahala yang setimpal dari yang Maha Kuasa Allah Subhanahu Wata’ala, Amin

	Tangerang, ..... 2014
	Siti Rohayati
	NIM. 1022464598

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Tabel 3.4 Final Draft Elisitasi

Tabel 4.1 Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel Account

Tabel 4.2 Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel Account Group

Tabel 4.3 Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel Bagian

Tabel 4.4 Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel Admin

Tabel 4.5 Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel Instansi

Tabel 4.6 Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel Jabatan

Tabel 4.7 Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel Kartu Surat

Tabel 4.8 Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel Pegawai

Tabel 4.9 Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel Surat Keluar

Tabel 4.10 Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel Surat Masuk

Tabel 4.11 Pengujian Black Box Menu Login

Tabel 4.12 Pengujian Black Box Menu Pegawai

Tabel 4.13 Pengujian Black Box Menu Input Surat Masuk

Tabel 4.14 Pengujian Black Box Menu Input Surat Keluar

Tabel 4.15 Pengolahan Data

Tabel 4.16 Etimasi Biaya

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Simbol Use Case Diagram

Gambar 2 Simbol Class Diagram

Gambar 3 Simbol Sequence Diagram

Gambar 4 Simbol Activity Diagram

Gambar 2..3 Karakteristik suatu sistem

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kecamatan Jatiuwung Tangerang

Gambar 3.2 Analisa sistem yang berjalan pada Use Case Diagram

Gambar 3.3 Activity Diagram Untuk Surat Masuk

Gambar 3.4 Activity Diagram Untuk Surat Keluar

Gambar 3.5 Activity Diagram Untuk Laporan

Gambar 3.6 Sequence Diagram Untuk Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.7 Unified Modeling Language (UML)

Gambar 4.1 Usecase Diagram yang diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram untuk Admin

Gambar 4.3 Activity Diagram untuk User

Gambar 4.4 Sequence Diagram Admin

Gambar 4.5 Sequence Diagram User

Gambar 4.6 StateChart Diagram yang diusulkan

Gambar 4.7 Class Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.8 Rancangan Menu Login

Gambar 4.9 Rancangan Menu Manajemen Akun

Gambar 4.10 Rancangan Menu Surat Masuk

Gambar 4.11 Rancangan Menu Surat Keluar

Gambar 4.12 Rancangan Menu Data Bagian

Gambar 4.13 Rancangan Menu Data Pegawai

Gambar 4.14 Rancangan Menu Data Jabatan

Gambar 4.15 Rancangan Menu Data Instansi

Gambar 4.16 Tampilan Menu Login

Gambar 4.17 Tampilan Menu Verifikasi Login

Gambar 4.18 Tampilan Menu Utama

Gambar 4.19 Tampilan Menu Input Data Pegawai

Gambar 4.20 Tampilan Menu Data Pegawai

Gambar 4.21 Tampilan Menu Data Surat

Gambar 4.22 Tampilan Menu Input Surat Masuk

Gambar 4.23 Tampilan Menu Input Surat Keluar

Gambar 4.24 Tampilan Menu Data Surat Masuk

Gambar 4.25 Tampilan Menu Data Surat Keluar

Gambar 4.26 Tampilan Menu Logout

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pengamatan menunjukkan bahwa masyarakat dunia, termasuk Indonesia diperkirakan akan terus mengalami perkembangan yang sangat pesat di dalam bidang komputer yang mengalami kemajuan pesat dari tahun ke tahun sehingga sasaran yang diinginkan tercapai. Komputer sudah mulai digunakan terutama pada kantor, penggunaan terbanyak adalah perusahaan dan lembaga pemerintahan maupun swasta. Kegunaan komputer adalah untuk pengolahan data, yang tujuan pengolahan dengan baik, teliti, tepat waktu dan menghemat tenaga, sehingga tercapai produktivitas kerja.

Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan olehinstansi-instansi pemerintah maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya, baik software maupun hardwarenya agar komputer dapat dimanfaatkan sebaik mungkin.Disamping itu komputer mempunyai kegunaan dalam mendeteksi kesalahan data yang di olah dan dapat melakukan pekerjaan di luar kemampuan manusia sehingga keterlambatan suatu pekerjaan dapat dihindari.

Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang yang dilakukan oleh Tata Usaha masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya,dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih harus di catat dan dibukukan dalam pembuatan surat masuk dan surat keluar, hal ini mengakibatkan informasi yang di sajikan terlambat. Selain itu proses pengolahan datanya masih manual dan belum menggunakan suatu program aplikasi. Dengan demikian perlu diterapkan sistem komputer pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang, dalam pembuatan laporan yang cepat dan tepat.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, penulis mencoba membuat suatu sistem pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar untuk penelitian Skripsi dengan judul “APLIKASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KECAMATAN JATIUWUNG TANGERANG”.

Rumusan Masalah

Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa permasalahan pada penelitian ini adalah masih kurang efektifnya proses pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang. Untuk lebih jelasnya di bawah ini dikemukan beberapa permasalahan seperti:

1. Apakah pengolahan data surat masuk dan surat keluar di bagian tata usaha sudah menggunakan program aplikasi khusus?

2. Apakah dalam pencarian data surat masuk dan surat keluar, karyawan masih harus membuka buku yang diarsipkan?

Ruang Lingkup

Ruang lingkup permasalahan ini dibatasi pada pendataan surat masuk dan surat keluar, pencarian data suratmasuk dan surat keluar, sampai laporan.

Tujuan Penelitian dan Manfaat penelitian

Tujuan penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi prosedur pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Jatiuwung, guna mempermudah sistem pendataan surat masuk dan surat keluar. Sedangkan untuk tujuan dilakukannya penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan pada Kantor Kecamatan Jatiuwung.

b. Untuk membuat aplikasi sistem informasi prosedur pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Jatiuwung.

c. Untuk mengetahui analisis dan pengujian program pada Kantor Kecamatan Jatiuwung.

Untuk mengetahui implementasi sistem informasi prosedur pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Jatiuwung.

a. Tujuan Fungsional

Dapat menambah wawasan dan sumber informasi serta memperluas khasanah bagi penulis sendiri.

b. Tujuan Individu

1. Untuk dapat mengetahui sistem yang berjalan saat ini pada Kantor Kecamatan Jatiuwung Tangerang.

2. Untuk mendapatkan gelar sarjana.

c. Tujuan Operasional

1. Untuk mengetahui apa saja kekurangan dan kelebihan dari sistem yang berjalan saat ini.

2. Untuk membantu proses pendataan surat masuk dan surat keluar.

Manfaat Penelitian

Penulis dapat mengenal lebih jauh mengenai situasi dan kondisi suatu sistem informasi yang ada di Kantor Kecamatan, khususnya sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Jatiuwung Tangerang. Menciptakan aplikasi pendataan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Jatiuwung Tangerang. Hasil perancangan sistem ini diharapkan dapat menjadi sebuah masukkan bagi Kantor Kecamatan Jatiuwung Tangerang mengenai pembenahan sistem yang sedang berjalan saat ini.

Metodologi Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Dalam hal ini metode penelitian yang digunakan adalah metode dengan cara mengumpulkan dan menggambarkan data mengenai keadaan secara langsung dari lapangan atau tepatnya yang menjadi objek penelitian untuk mendapatkan data secara relevan.

Teknik pengumpulan data yang penulis lakukan dalam mencari dan mengumpulkan data serta mengolah informasi yang diperlukan menggunakan beberapa metode sebagai berikut:

a. MetodeO bservasi

Merupakan suatu metode untuk mendapatkan data dengan melakukan pengamatan dan pelaksanaan pencatatan secara sistematis terhadap unsur-unsur yang diperlukan dengan cara langsung mengadakan penelitian di Kecamatan Jatiuwung Tangerang.

b. Metode Wawancara

Metode wawancara yang dilakukan adalah melalui pembicaraan lewat pihak-pihak yang terkait sebagai sumber data dan informasi. Dengan dasar pertimbangan dan persetujuan dari pihak tersebut khususnya dalam sistem pendataan surat masuk dan surat keluar.

c. Metode Studi Pustaka

Metode untuk mendapatkan data dengan mempelajari unsur-unsur objek yang berhubungan dengan penelitian Skripsi, serta jurnal dan membaca buku-buku perpustakaan yang berkaitan dengan sistem yang berjalan.

d. Metode Dokumen

Penulis melakukan pengambilan data melalui dokumen tertulis dari instansi. Dokumen diperlukan untuk mendukung kelengkapan data yang lain.

Metode Analisa Sistem

Pada penelitian ini digunakan teknik analisis berupa pendekatan Object Oriented Analysis (OOA) atau analisis berorientasi obyek dengan UML. Proses analisis dilakukan terhadap hasil tahapan pengumplan data dengan wawancara, observasi, dan studi pustaka untuk mendapatkan spesifikasi kebutuhan sistem yang akan dikembangkan.

Pada proses analisis, teknik analisis yang dilakukan adalah :

a. Analisis Pengguna

Dilakukan analisis terhadap user-user yang akan menggunakan aplikasidan juga fungsi-fungsi apa saja yangbisa didapatkan oleh masing – masing user.

b. Analisis kebutuhan Fungsional, non fungsional dan pengguna

Pemodelan kebutuhan fungsional untuk menggambarkan fungsi sistem dan pengguna yang terlibat serta fungsi- fungsi apa saja yang bisa didapatkan oleh masing-masing pengguna dimodelkan dengan Use Case Diagram.

c. Analisis perilaku sistem

Pada tahapan ini, dilakukan analisis perilaku sistem yang dikembangkan dan dimodelkan dengan Activity Diagram dan Sequence Diagram. Activity Diagram untuk memodelkan proses use case yang berjalan di dalam sistem, sedangkan sequence diagram untuk memodelkan pengiriman pesan (message)antar object dan kronologinya.

d. Analisis sistem berjalan saat ini.

Metode Perancangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan tahapan sebagai berikut :

a. Perencanaan (Planning)

Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya, seperti : perangkat fisik, metode dan anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah-langkah berupa: mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem dan membuat studi kelayakan.

b. Analisis (Analysis)

Tahap analisismerupakan tahap penelitian atas sistem yang berjalan dengan tujuan untukmerancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML (UnifiedModeling Language) dengan software visualparadigmn yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar,menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian darisebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (ObjectOrientied) melalui tahap : Use CaseDiagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram yang dilakukan melalui 4 (empat)tahap, yaitu: (1) Survey terhadapsistem yang berjalan, (2) Analisaterhadap temuan survey, (3)Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasimelalui 4 (empat) tahapan, yaitu tahap 1 (satu) mencakup semua kebutuhansistem, tahap 2 (dua) melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential)selanjutnya tahap 3 (tiga) dengan TOE (Technical,Operational dan Economic) serta tahap final, (4) Identifikasi persyaratansistem. Hasil analisa kemudian dibuat laporan untuk masukan dalam perancangansistem yang diusulkan.

c. Disain (Design)

Tahap Design yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan software visual paradigmn Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram. Proses design akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelumdibuat coding. Proses ini berfokuspada : struktur data dengan menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak,representasi interface dengan menggunakan Dreamweaver CS5, dan detail(algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untukmelakukan aktivitas pembuatan sistemnya. Langkah-langkah yang dilakukan adalah menyiapkan rancangan sistem yang rinci, mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem dan menyiapkan usulan implementasi.

d. Implementasi (Implementation)

Tahap implementasi adalah tahap dimana rancangan sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program)yang siap untuk dioperasikan. Langkah-langkahnya yaitu : menyiapkan fasilitas fisik dan personil, dan melakukan simulasi.v

e. Pemeliharaan (Maintenance)

Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.

Metode Pengujian Sistem

Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blac kbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.Karena itu uji coba black box memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian black box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategpri, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface,kesalahan performa, kesalahan ini sialisasi,dan terminasi.

Sistematika Penulisan

Untuk memenuhi lebih jelas penelitian Skripsi ini, maka penulis mengelompokkan materi laporan ini menjadi beberapa subdengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini merupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang penjelasan dan uraian secara teoritis yang menguraikan penelitian-penelitian mengenai definisi ilmu yang berkaitan dengan penyusunan penelitian Skripsi.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan tentang gambaran umum Kecamatan Jatiuwung Tangerang,sejarah berdirinya Kecamatan Jatiuwung Tangerang, struktur organisasi, tugas dan wewenang, serta membahas konfigurasi sistem yang digunakan untuk pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang.

BAB IV : RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini berisi semua informasi yang berhubungan dengan rancangan sistem yang diusulkan, rancangan database dan tampilan program yang dibuat.

BAB V : PENUTUP

Bab ini berisikan tentang kesimpulan hasil penelitian Skripsi dan juga saran-saran yang diberikan sebagai tindak lanjut yang diperlukan untuk melakukan generalisasi perbaikan dimasa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Konsep Dasar Aplikasi Web

Definisi Aplikasi Web

Aplikasi Web adalah sebuah sistem informasi yang mendukung interaksi pengguna melalui antarmuka berbasis web. Fitur-fitur aplikasi Web biasanya berupa data persistence, mendukung transaksi dan komposisi halaman Web dinamis yang dapat dipertimbangkan sebagai hibridisasi antara hipermedia dan sistem informasi (Janner Simarmata,2009:56).

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Sistem (system) dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu(Jogiyanto, 2009 : 34).

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Sistem adalah kumpulan bagian-bagian prosedur atau komponen subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan”.

Menurut Henderi dkk dalam jurnal CCIT (Henderi dkk, 2011:322)“Tahap analisis sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian –bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dari informasi adalah menghasilkan informasi. Informasi (information)adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya(Jogiyanto, 2009 : 36-39).

Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut :

1. Tepat kepada orangnya atau (relevance)
2. Tepat waktu (timeliness)
3. Dan tepat nilainya atau akurat (accurate)

Gambar 2.1 Pilar-pilar informasi

Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).

Komponen Sistem Informasi

Menurut Maimunah dkk dalam jurnal CCIT (2012:57) “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimannya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan”.

Sistem informasi mempunyai enam buah komponen, yaitu komponen masukan (input), komponen model, komponen keluaran (output), komponen teknologi, komponen basis data dan komponen kontrol atau pengendalian(Jogiyanto, 2009 : 42-52).

Sebagai suatu sistem, ke enam komponen ini harus ada bersama sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak dapat melaksanakan fungsinya.

Gambar 2.2 Komponen dari sistem informasi

Berikut adalah penjelasan dari komponen sistem informasi, diantaranya yaitu:

a. Komponen Masukan (input)

Input merupakan data yang masuk kedalam sistem informasi. Komponen ini perlu ada karena merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi.

b. Komponen Model

Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi berasal dari data yang diambil dari basisdata yang diolah lewat suatu model - model tertentu.

c. Komponen Keluaran (output)

Produk dari sistem informasi adalah Output berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output merupakan komponen yang harus ada di sistem informasi.

d. Komponen Teknologi

Teknologi merupakan komponen sistem yang penting di sistem informasi. Tanpa adanya teknologi yang mendukung, maka sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi tepat pada waktunya.

e. Komponen Basis Data

Basis data (database)merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya,tersimpan diperangkat keras komputer, dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi.

f. Komponen Kontrol atau Pengendalian

Komponen kontrol merupakan komponen yang penting dan harus ada di sistem informasi. Komponen kontrol ini digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi merupakan informasi yang kuat. Sebagai suatu sistem, keenam komponen tersebut masing - masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrac system) lawan sistem fisik (phisical system), sistem alamiah (natural system), lawan sistem buatan manusia (human made system), sistempasti (deterministic system) lawansistem probabilistik (probobalisticsystem), dan sistem tertutup (closedsystem) melawan sistem terbuka (opensystem) (Jogiyanto, 2009 : 53).

a. Sistem abstrak (abstracsystem) dan sistem fisik (physicalsystem)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tempak secara fisik, misalnyasistem teknologi yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antaramanusia dengan Tuhan. Sitem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

b. Sistem alami (natural system) dan sistem buatan manusia(human made system)

Sistem alami adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami/natural tanpa campurantangan manusia. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sebagai hasil kerjamanusia. Contoh sistem alamiah adalah sistem tata surya yang terdiri dari atas sekumpulan planet, gugus bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapatberupa sistem komponen yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan manusia.

c. Sistem pasti (deterministic system) dan sistem tidaktentu (probobalistic system)

Sistem tertentu adalah sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan/diperkirakansebelumnya. Sedangkan sistem tidak tentu sistem tingkah lakunya tidak dapatditentukan sebelumnya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yangtingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi yang dirancang dan dikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur yang jelas, terstruktur dan baku.

d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sebaliknya, sistem terbuka mempunyai prilaku yang dipengaruhi oleh lingkungannya. Sistem aplikasi komputer merupakan sistem relative tertutup, karena tingkah laku sistem aplikasi komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi yang terjadi diluar sistem.

Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut ini (Jogiyanto, 2009 : 54) :

a. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components)atau subsistem-subsistem.

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama dalam membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.

b. Suatu sistem mempunyai batas sistem (boundary).

Batasan sistem membatasi antara sistem yang satu dengan yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

c. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment).

Lingkungan luar sistem adalah suatu bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut.

Gambar 2.3 Karakteristik suatu sistem

a. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).

Penghubung sistem merupakan media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.

b. Suatu sistem mempunyai tujuan (goal).

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goals) atau sasaran sistem (objective).Sebuah sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya, jika suatu sistem tidak mempunyai tujuan maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Pengertian yang Berhubungan dengan Penelitian

Definisi Data

Menurut McLeod dalam Yakub (2012:5), data adalah kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiridari fakta (fact) dan angka yang secara relative tidak berarti bagi pemakai. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian -kejadian dan kesatuan nyata”. Kejadian (event) adalah sesuatu yangterjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalahberupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul - betul adadan terjadi. Sumber dari informasiadalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item.Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dandiproses untuk menghasilkan informasi.

Informasi tanpa adanya data maka informasitersebut tidak akan terbentuk. Begitu pentingnya peranan data dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data sangat mempengaruhi terhadap keluaran informasi yang akan terbentuk.

Tujuan Pendataan

Tujuan dari pendataan adalah untuk memperoleh data yang akurat mengenai catatan keluar dan masuknya surat di pemerintahan Kota Tangerang. Data ini digunakan pemerintah Kota Tangerang untuk :

1. Pencatatan secara akurat dan detail tentang masuk dan keluarnya surat di lingkungan pemerintah Kota Tangerang.
2. Langkah awal untuk menindak lanjuti sebuah kebijakan.

Pengertian Surat

Menurut Lamuddin (2009:5) , Secara Umum, Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis jika dilihat dari sisi pemakainnya surat dapat digolongkan menjadi 4 macam yaitu surat dinas, surat niaga, surat social, surat pribadi.

a. Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian,penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan.

b. Surat Keluar

Seperti halnya surat masuk maka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tatau saha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah,memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain.

c. Pendistribusian Surat

Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agen dasurat keluar.

Pengertian yang Berhubungan dengan Web dan Jaringan

Pengertian Web atau Website

Ada beberapa pendapat yang menjelaskan definisi website, diantaranya :

Website dapat diartikan sebagai kumpulan halamanyang menampilkan informasi data teks,data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video, dan atau gabungan darisemuanya baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan halaman (Hyperlink) (Jurnal CCIT.2012: 112).

Pendapat lain mengatakan World Wide Web (WWW) / websiteadalah fasilitas di internet yang menampilkan informasi dalam bentuk teks, gambar, dan suara secara multimedia yang sangat interaktif (Erima Oneto dan Yosep, 2009 : 2).

World WideWeb (www)lebih dikenal dengan web / website merupakan file teks yang berisi tag-tag dengan format Hyper Text Markup Language (HTML), linkke file-file grafik atau halaman webyang lain. File ini disimpan pada server web dan dapat diakses oleh komputer lain yang terhubung ke server, baik melalui Internet maupun LAN (Intranet).

Web Browser

Web browser yaitu program aplikasi yang digunakan untuk mengakses halaman web di internet (Erima Oneto dan Yosep, 2009 : 19).

Browser merupakan software yang diinstal di mesin client,berfungsi untuk menterjemahkan tag HTML menjadi halaman web (Anhar, 2010 : 6).

Intranet

Intranet adalah suatu teknik jaringan dimana aplikasi yang berjalan disembunyikan oleh pihak tertentu untuk kalangan internal perusahaan atau instansi tertentu (M. Syukrie dan Aretanet, 2008 : 46).

Intranet memungkinkan karyawan perusahaan atauinstitusi mengakses data atau sumber daya dari perusahaan atau institusi lain.Media penghubung intranet ada yang menggunakan kabel saja dan ada yang menggunakan kabel dan komputer server. Komputer server berfungsi melayani komputer yang terdapat dalam jaringan tersebut. Jaringan komputer termasuk dalam intranet adalah LAN (Local Area Network), MAN(Metropolitan Area Network).

XAMPP

XAMPP merupakan sebuah tool yang menyediakan beberapa paket perangkat lunak kedalam satu buah paket. Dengan menginstal XAMPP, sehingga tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP, dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasinya secara otomatis. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database,dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU (GeneralPublic License) dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis.PHPMyAdmin adalah sebuah aplikasi dimana orang-orang dapat mengontrol data merekan dan isi web mereka untuk ditampilkan dalam sebuah website yang mereka buat (Mozes Sugiarto, 2009 : 62).

Pengertian PHP

PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML danberada pada server (server side HTML embedded scripting). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman yang dinamis (up to date) (Anhar, 2010 : 3).

Pendapat lain menjelaskan PHP adalah akronim dari Hyper text Preprocessor, yaitu satubahasa pemrograman berbasiskan kode-kode (script)yang digunakan untuk mengolah suatu data dan mengirimnya kembali ke web browser menjadi kode HTML. Kode PHP mempunyai ciri-ciri khusus, yaitu (Diar Puji Oktavian, 2010 : 31) :

1. Hanya dapat dijalankan menggunakan web server, missal : Apache
2. Kode PHP diletakkan dan dijalankan di web server
3. Kode PHP dapat digunakan untuk mengakses database, seperti : MySQL, PostgreSQL,Oracle, dan lain-lain
4. Merupakan software yang bersifat open source
5. Gratis untuk di-donwload dan digunakan
6. Memiliki sifat multipalt form, artinya dapat dijalankan menggunakan sistem operasiapapun, seperti : Linux, Unix, Windows, dan lain-lain.

Berikut contoh umum penggunaan script PHP untuk menjelaskan tentang PHPsebagai script yang disisipkan dalambentuk HTML.

<html>

<head>

<title>

Contoh

</title>

</head>

</body>

<?

Echo “Hello, World”

?>

</body>

</html>

Contoh script diatas berbeda dengan script yang ditulis dengan bahasa lain seperti bahasa C atau bahasa Perl. Programmer tidak harus menuliskan semua dokumen HTML sebagai bagian dari keluaran dari script PHP, cukup menuliskan bagian mana saja yang berupa tag html dan bagian mana saja yang harus ditulis atau dihasilkan dari program script PHP,kode diapit dengan menggunakan tag awal tag akhir yang khusus yang memungkinkan pemprograman untuk masuk dan keluar dari mode script PHP.

Pengertian MySQL

MySQL merupakan program database server sebagai tempat penyimpanan dan mengolah data (Diar Puji Oktavian,2010 : 32).

Pendapat lain menjelaskan MySQL adalah salah satu software sistem manajemen database (DBMS) Structured Query Language (SQL) yang bersifat open source. SQL adalahbahasa standar untuk mengakses databasedan didefinisikan dengan standar ANSI/ISO SQL (Woro Widya, 2010 : 26) Yogyakarta

Beberapa kelebihan database MySQL antara lain :

1. MySQL merupakan database server, jadi dapat diakses dari jauh karena dapat tersambung ke media internet selain itu juga dapat berperan sebagai client.
2. MySQL adalah sebuah software data open sourceartinya software ini bebas digunakanoleh siapa saja tanpa harus membeli lisensinya kepada pembuat.
3. MySQL adalah database menggunakan enkripsi password, jadi cukup aman karena memiliki password untuk mengaksesnya.
4. MySQL merupakan database yang multi user, artinya database ini tidak hanya digunakan oleh sepihak orang akan tetapidapat digunakan oleh banyak pengguna.
5. MySQL menggunakan suatu bahas permintaan standar yaitu SQL (Structured Query Language) yaitu sebuah perintah yang di standarkanpada database server.

Pengertian Macromedia Dreamweaver 8

Apa itu Macromedia Dreamweaver 8 ?

Macromedia® Dreamweaver ® 8 dari Adobe adalah industri terkemuka pengembangan web alat yang memungkinkan Anda secara efisien merancang, mengembangkan dan mempertahankan standar berbasis website dan aplikasi. Dreamweaver 8 menyediakan kombinasi yang kuat dari alat tata letak visual, fitur pengembangan aplikasi, dan dukungan mengedit kode.

Macromedia Dreamweaver merupakan sebuah softwareyang menangani tata letak (layout)halaman web. Macromedia Dreamweaveradalah program aplikasi professional untuk merubah HTML secara visual danmengelola Website serta pages. Karena tampil secara visual,aplikasi Macromedia Dreamweaver 8 mudah dioperasikan. Program ini menyediakan banyak perangkat yang dapat meningkatkankemampuan user di dalam membuat Web (Bunafit, 2008 : 1).

Apa yang Baru di Dreamweaver 8 ?

Dreamweaver 8 mencakup banyak fitur baru untuk membantu anda membuat dan memelihara situs web yang berkisar dari halaman rumah dasar untuk aplikasi canggih yang mendukung praktek-praktek terbaik dan teknologi terbaru.

Dengan menggunakan macromedia dreamweaver, seorang programer webdapat dengan mudah membuat dan mendesain web-nya,karena bersifat WYSUWYG (What You See IsWhat You Get). Dreamweaver selain editor yang komplit juga dapat digunakan untuk membuat animasi sederhana yang berbentuk layer dengan bentuk Java script yang didukungnya. Dengan adanya program ini kita tidak akan susah-susah untuk mengetik script-script format HTML,PHP, JSP, Asp, JavaScript, CSS maupun kode program lainnya.

Versi terakhir Macromedia Dreamweaver sebelum Macromedia dibeli oleh Adobe System yaitu versi 8. versi terakhir Dreamweaver keluaran Adobe System adalah Adobe Dreamweaver CS5 yangada dalam Adobe Suite 5.

Konsep Dasar Database

Definisi Database

Menurut Padeli dalam jurnal CCIT (2009:32), “Database adalah sebagai kumpulan data dari penempatan tenaga kerja yang saling terkait dan mempengaruhi sesuai dengan tingkat kepentingannya sehingga data tersebut terintegrasi dan independence”.

Basis data (database)adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya(Jogiyanto, 2009 : 46).

Dari definisi di atas terdapat tiga hal yang berhubungan dengan basis data (database),yaitu sebagai berikut :

1. Data itu sendiri yang diorganisasikan dalam bentuk basis data (database).
2. Simpanan permanen (storage) untuk menyimpan basis data tersebut. Simpanan ini merupakan bagian teknologi perangkat keras yang digunakan di sistem informasi. Simpanan permanen yang umumnya digunakan berupa hard disk.
3. Perangkat lunak untuk memanipulasi basis datanya. Perangkat lunak ini dapat dibuat sendiri dengan menggunakan bahas pemrograman komputer atau dibeli dalam bentuksuatu paket. Banyak paket perangkat lunak ini disebut dengan DBMS (Data Base Management System).

Istilah-Istilah Database

Bebrapa terminology dalam database diantara lain :

1. Basis data (Database) adalah Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.
2. Data adalah fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu.

Input Data dapat dikelompokkan menjadi 3,antara lain (Jurnal CCIT. 2009 : 307) :

1. Data master meliputi : data pencari kerja,dan data lowongan kerja.

2. Data transaksi meliputi : penempatantenaga kerja, status pencaker, status lowongan kerja, rekapitulasi ke IPK kab/kota dan rekapitulasi ke IPK provinsi.

3. Table referensi meliputi : table-tabel pendukung untuk data master dan transaksi.

1. Tabel adalah Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record.
2. Field biasa disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data.
3. Record biasa disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel, misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari beberapa kolom / field.

Kriteria Database

Database adalah kumpulan datanya, sedangkan programpengelolaannya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data dan melaporkan data dalam database.

Dalam satu file atau table terdapat record-record yang sejenis, sama besar,sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record. Adapun struktur database adalah File/Table.

Record adalah elemen data/field. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :

1. Bersifat data Oriented dan bukan program Oriented.
2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Rancangan Database

Rancangan database adalah sebagai kumpulan data dari penempatan tenaga kerja yang saling terkait dan mempengaruhi sesuai dengan tingkat kepentingannya sehingga data tersebut terintegrasi dan independence (Jurnal CCIT. 2009 : 307).

Database Terdistribusi

Database terdistribusi merupakan sebuah database yang berada di bawah kontrol DBMS di multiple komputer dalam lokasi fisik yang sama atau di sebarkan melalui jaringan komputer yang saling terkoneksi (Jurnal CCIT. 2009 : 33).

UML (Unified Modeling Language)

Definisi UML (Unified Modeling Language)

Menurut Prabowo Pudjo Widodo dan Herawati dalam Jurnal CCIT Vol 7 No.1 ,September 2013:99 (Sudaryono, Diah Aryani, Ahmad FatwaAwaludin), ketika membuat model menggunakan konsep UML ada aturan-aturan yang harus diikuti. Bagaimana elemen pada model-model yang dibuat berhubungan satudengan yang lainnya harus mengikuti standar yang ada. UML bukan hanya sekedar diagram tetapi juga menceritakan konteksnya.

Menurut Adi Nugroho dalam Esa Wijayanti (2014:22), ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistematau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingg alebih mudah dipelajari dan dipahami.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan yang digunakan untuk merancang, mendokumentasikan sebuh sistem perangkat lunak.

Jenis-jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)

1. Use Case Diagram

Menurut Murad dkk dalam jurnal CCITVol 7 (2013:57) , “Diagram Use Caseadalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case danaktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi,yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user”.

2. Activity Diagram

Menurut Murad dkk dalam jurnal CCIT Vol 7 (2013:53), “Activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatuaktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapatdisimpulkan bahwa activity diagramd ibuat berdasarkan use case diagramyang telah dibuat, maka dapat digambarkan activity diagram yang menggambarkan alur kerja untuk setiap use case.

3. Sequence Diagram

Diagram ini bersifat dinamis yang menekankan pada pengiriman pesan (message)dalam suatu waktu tertentu.

Menurut Nugroho (2010:42). , sequence diagram memplihatkan interaksi sebagai diagram dua matra(dimensi). Matra vertikal adalah sumbu waktu sedang kan matra horizontal memperlihatkan peran pengklasifikasi yang mempresentasikan objek–objek mandiriyang terlibat dalam kolaborasi. Dalam sequence diagram sering disebut garis waktu (lifeline). Selama aktivasipada prosedur pada objek aktif, garis waktu digambarkan sebagai garis ganda.

4. Class Diagram

Menurut Wijayanto (2013:33), “Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperoleh kelas-kelas yang digunakan dalam sistem”.

5. State Chart Diagram

Menurut Henderi dkk (2010:6) , State Chart Diagram digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek dari satu state ke state yang lain.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa class diagram memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka,kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek.

Langkah-Langkah Penggunaan UML (Unified Modeling Language)

Berikut adalah langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) (AfifAmrullah, 2011 : 4) :

1. Buatlah daftar businessprocess dari level tertinggiuntuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
2. Petakan use caseuntuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem,kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatanlain.
3. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.
4. Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.
5. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.
6. Definisikan obyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence dan / atau collaboration untuk tiap alir pekerjaan,jika sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error,buat lagi satu diagram untuk masing-masing alir.
7. Buatlah rancangan userinterface model yang menyediakan antamuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.
8. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domian dipecah menjadi hirarkiclass lengkap dengan atribut danmetodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit testuntuk menguji fungsionalitas classdan interaksi dengan class lain.
9. Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Kemudiamjuga, definisikan test integrasiuntuk setiap komponen meyakinkan ia bereaksi dengan baik.
10. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan dan sebagainya.Petakan komponen ke dalam node.
11. Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang tepatdigunakan :

1. Pendekatan use case dengan meng-assign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unitkode yang lengkap dengan test.

2. Pendekatan komponen yaitu meng-assign setiap komponen kepada tim pengembang tertentu.

3. Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki modelbeserta code-nya. Model harus selalu sesuai dengan code yang aktual.

12. Perangkat lunak siap dirilis.

Fokus UML (Unified Modeling Language)

“Dalam kerangka spesifikasi, Unified Modeling Language (UML) menyediakan model-model yang tepat, tidak menduaarti (ambigu) serta lengkap. Secara khusus, Unified Modeling Language (uml menspesifikasikan langkah-langkah penting dalam pengambilan keputusan analisis, perancangan serta implementasi dalam sistem yang sangat bernuansa perangkat lunak (softwareintensive sistem)” (Adi Nugroho, 2008 : 26).

Dalam hal ini, Unified Modeling Language (UML) bukanlah merupakan bahasa pemprograman tetapi model-modelyang tercipta berhubungan langsung dengan berbagai macam bahasa pemprograman,sehingga adalah mungkin melakukan pemetaan (mapping)langsung dari model-model yang dibuat dengan Unified Modeling Language (UML) dengan bahasa-bahasa pemrograman berorientasi obyek, seperti Java, Borland Delphi, Visual Basic, C++, dan lain-lain.

Pemetaan (mapping) Unified Modeling Language (UML) bersifat dua arah yaitu :

1. Generasi kode bahasa pemrograman tertentu dari Unified Modeling Language (UML) forward engineering.
2. Generasi kode belum sesuai dengan kebutuhan dan harapan pengguna, pengembang dapat melakukan langkah balik bersifat iterative (yang berulang) dari implementasi ke Unified Modeling Language (UML) hingga didapat sistem / peranti lunak yang sesuai dengan harapan pengguna dan pengembang”.

Bangunan Dasar Metodologi UML Unified Modeling Language

“Bangunan dasar metodologi Unified Modeling Language (UML)menggunakan tiga bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan, yaitu (Adi Nugroho, 2008 : 18) :

a. Sesuatu (things)

Ada 4 (empat)things dalam Unified Modeling Language (UML),yaitu:

1. Structural things

Merupakan bagian yang relatif statis dalam model Unified Modeling Language (UML). Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.

2. Behavioral things

Merupakan bagian yang dinamis pada model Unified Modeling Language (UML), biasanya merupakan kata kerja dari model Unified Modeling Language (UML), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.

3. Grouping things

Merupakan bagian pengorganisasi dalam Unified Modeling Language (UML). Dalam penggambaran model yang rumit kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat didekomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu,misalnya model-model dan subsistem-subsistem.

4. Annotational things

Merupakan bagian yang memperjelas model Unified Modeling Language (UML) dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemen dalam model Unified Modeling Language(UML).

b. Relasi (Relationship)

Ada 4 (empat) macam relation shipdalam Unified Modeling Language (UML), yaitu :

1. Kebergantungan

Merupakan hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent).

2. Asosiasi

Merupakan apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya, bagaimana hubungan suatu objek dengan objek lainnya. Suatu bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.

3. Generalisasi

Merupakan hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada diatasnya objek induk (ancestor). Arah dari atas kebawah dari objek induk ke objek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan sebaliknya dari arah bawah keatas dinamakan generalisasi.

4. Realisasi

Merupakan operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek.

c. Diagram

Ada 5 (empat) macam diagram dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu :

1. Use Case Diagram

Use Case yaitu suatu deksripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Usecase bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara pengguna sebuah sistem (aktor) dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai (Jurnal CCIT. 2008: 71).

Diagram ini memperihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku dari suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.

2. Class Diagram

Class Diagram yaitu suatu spesifikasi yang jika diintansikan akan menghasilkan sebuah objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/ property) suatu sistem, sekaligus menawarkan pelayanan untuk memanipulasi keadaan tersebut ( metode / fungsi) (Jurnal CCIT. 2008 : 71).

Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas,antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi dan relasi-relasi antar objek.

3. Sequence Diagram

Diagram ini memperlihatkan interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan (message) dalam suatu waktu tertentu.

4. State Chart Diagram

Diagram ini memperlihatkan state-state pada sistem,memuat state, transisi, event, dan aktifitas. Diagram ini terutama penting untuk memperlihatkan sifat dinamis dari antarmuka, kelas,kolaborasi dan terutama penting pada pemodelan sistem-sistem yang reaktif.

5. Activity Diagram

Diagram ini memperlihatkan aliaran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi dalam suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.

Pengertian Elisitasi

Menurut Rahardja, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.4 No 3(2011:302), ”Elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.”

Elisitasi Tahap I

Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara(Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303).

Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap Iberdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi untuk dieksekusi (SuryoGuritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303).

1. (M) pada MDI itu artinya Mandatory. Maksudnya requirement tersebut harusada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

2. (D) pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan.Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih perfect.

3. (I) pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebutbukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang option-nya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE (Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303).

1. (T) artinya Technical,maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
2. (O) artinya Operasional,maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
3. (E) artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yangdiperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu sebagai berikut :

1. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatandan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

Final Draft Elisitasi

Final draft merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan (Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 304).

Pengujian Black box Testing

1. Definisi Pengujian atau Testing

Menurut Simarmata dalam penelitian Nina Rahayu (2014:41) “pengujian adalah proses eksekusi suatu program untuk menentukan kesalahan”.

Menurut Rizky (2011:237) dalam penelitian Nina Rahayu (2014:41) “testing adalah sebuah proses sebagai siklus hidup dan merupakan bagian dari proses rekayasa perangkat lunak secara terintegrasi demi memastikan kualitas dari perangkat lunak serta memenuhi kebutuhan teknis yang telah disepakati dari awal”.

2. Definisi Blac kbox Testing

Menurut Rizky dalam penelitian Nina Rahayu (2014:42), blackbox testing adalah tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya.Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknya sebuah “kotakhitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenai proses testing di bagian luar.

Beberapa keuntungan yang diperoleh dari jenis testing ini antara lain:

1. Anggota tim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis di bidang pemrograman.

2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug seringkali ditemukan oleh komponen tester yang berasal dari pengguna.

3. Hasil dari blac kbox testing dapat memperjelaskan kontradiksi ataupun kerancuan yang mungkin ditimbulkan dari eksekusi perangkat lunak.

4. Proses testing dapat dilakukan lebih cepat dibandingan kan white box testing.

Literature Review

Literature review adalah suatu survey literature tentang penemuan-penemuan yang telah dilakukan oleh penelitian sebelumnya yang berhubungan dengan topik penelitian (Warsito, 2009 : 42).

Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam Skripsi ini, antara lain:

1. Penelitian yang di lakukan oleh Fauzi Andayu (2009). Penelitian ini berjudul ”Sistem Informasi Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan Simeulue Barat”. Dalam laporannya penulis memaparkannya masalah yang terjadi adalah pengarsifan surat yang tidak teratur dan terarah. Solusi penulis adalah meningkatan fasilitas yang terdapat pada kantor kecamatan.

2. Penelitian yang dilakukan oleh Dwi Agus Diartono (2009). Penelitian ini berjudul ”Rancangan Bangun Sistem Informasi Manajement Surat”.Dalam laporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah Kurang efisennya pencarian data ,pencatata surat masuk dan pencatatan surat keluar. Maka dari itu penulis merancang suatu sistem administrasi surat pada bidang surat menyurat sihingga dapat membuat pegawai tata usaha lebih cepat dan mudah dalam penangan masalah administrasi surat.

3. Penelitian yang dilakukan oleh Muhammad Marup (2010) . Penelitian ini berjudul ”Sistem Layanan Administrasi Surat Menyurat Terpadu Pada FTI”. Dalam laporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah sangat rentan dengan kehilangan arsif surat masuk keluar dan menghabat usaha untuk pencarian data.Maka dari itu penulis suatu sistem utuk mengola surat supaya informasi terkandung di dalamnya dapat di gunakan lebih baik di lingkungan tata usaha FTI.

4. Penelitian yang dilakukan oleh Woro Isti Rahayu (2011) Penelitian ini berjudul ”Perancangan Informasi Manajemen Inventori Pemberkasan Surat Masuk Surat Keluar Di Polteknik Pos Indonesia”. Dalam laporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah pengasesaan data masih bersifat manual, pendataan dan pemberkasan surat masuk dan keluar disimpan dalam bentuk katalog sederhana yang bisa hilang dan rusak pemberkasan surat belum memiliki aplikasi pendistribusian surat masih belum efektif dan efisien sehingga pencarian surat membutuhkan waktu yang sangat lama.

5. Penelitian yang dilakukan oleh Luqman (2012) . Penelitian ini berjudul ”Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan” Dalam laporn penulis merupakan masalah yang terjadi Prosedur yang di terapkan pada manajemen surat masuk dan surat keluar mulai dari penerimaan,pembuatan penerimaan,pedekumtasian,hingga verivikasi surat semua dilakukan secara konvensional, dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan dibuku besar sedangkan pada saat pengarsipan surat hanya mengunakan dokumen hardcopy.

6. Penelitian yang dilakukan oleh Ahmad Faisal (2009) Tangerang. “Perancangan sistem register surat masuk dan surat keluar pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Madya,Tangerang”. Pada penelitian sebelumnya penulis menjelaskan tentang sestem register surat masuk dan surat keluar.

7. Penelitian yang dilakukan oleh Muhidin (2009) . “Analisa Sistem Informasi surat masuk dan surat keluar”. Pada penelitian sebelumnya penulis menjelaskan tentang sistem surat masuk dan surat keluar yang masih bersifat manual.

8. Penelitian yang dilakukan oleh Mira Sri Mulyowati (2013) . Penelitian yang dilakukan oleh Mira Sri Mulyowati, ”Aplikasi Pengelolaan Arsip Surat diKantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Pekalongan Berbasis Internet”. Aplikasi ini dikembangkan dengan menggunakan metodologi Model Water fall, tahapannya sebagai berikut : Tahap Analisa dan Pengumpulan Data, Tahap Sistem dan Software Desain, Tahap Implementasi dan Unit Pengujian, Tahap Integrasi dan Pengujian Sistem. Tahapan tersebut menggunakan alat - alat pengembangan sistem, antara lain : Unified Modelling Language (UML), Perancangan Basis Data (Database Design), Desain Input Output Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Berbasis Intranet yangakan menghasilkan output: Penginputan Surat Masuk dan Keluar dan Pencarian surat. Dengan menggunakan Aplikasi Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Intranet,akan membantu dalam Penginputan dan Pencarian Data surat.

9. Penelitian yang dilakuakan oleh Nurhayati (2011). Penelitian yang dilakukan oleh Nurhayati, ”Pengembangan Sistem Layanan Persuratan (Studi Kasus : Kantor Kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan”. Metodologi penelitian yang digunakanterdiri dari metode pengembangan sistem yaitu FAST (Framework Aplication of System Thinking) menurut Whitten at all,dan fase-fase yang penulis gunakan adalah fase definisi lingkup, fase analisamasalah, fase analisa kebutuhan, fase desain logis, fase desain fisik, fasekontruksi dan fase implementasi dan strategi pemodelan objek yaitu OOAD (Object Oriented Analysis and Design) sertatools yang digunakan adalah UML. Hasil yang dicapai sebuah sitem layananpersuratan 5.81mb, serta sistem telah diintegrasikan dengan database wargadengan output surat keterangan.

BAB III

PENDAHULUAN

Analisa Organisasi

Gambaran Umum Kecamatan Jatiuwung Tangerang

Salah satu tuntutan publik saat ini adalah adanya transparansi dan akun tabilitas pengelolaan keuangan negara. Muara tuntutan ini pada intinya adalah terselenggaranya kepemerintahan yang baik (Good Governance), sehingga penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat berlangsung secara berdayaguna, berhasil guna, bersih dan bertanggung-jawab serta bebas dari korupsi,kolusi dan nepotisme.

Inpres Nomor 7 Tahun 1999 mewajibkan setiap instansi pemerintah sebagai unsur penyelenggaranegara untuk dapat mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta kewenangan pengelolaan sumber daya dan kebijakan yang dipercayakan padanya berdasarkan perencanaan stratejik yang dirumuskan sebelumnya.

Pertanggung-jawaban dimaksud disampaikan kepada atasan masing-masing, kepada lembaga-lembaga pengawasan dan penilai akuntabilitas yang berkewenangan, dan akhirnya kepada Presiden selaku Kepala Pemerintahan serta dilakukan melalui sistemakuntabilitas dan media pertanggung-jawaban yang harus dilaksanakan secara periodik dan melembaga.

Kecamatan merupakan unsur pelaksanapemerintah daerah yang dipimpin oleh seorang Camat yang berada di bawah danbertanggung jawab kepada Walikota. Kecamatan merupakan salah satu perangkatdaerah kota sebagai pelaksana teknis kewilayahan yang mempunyai wilayah kerjatertentu yang dibentuk berdasarkan Peraturan DaerahKota Tangerang Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi Kecamatan dan Kelurahandan Peraturan Walikota Tangerang Nomor 49 Tahun 2008 tentang Organisasi danTata Kerja Kecamatan.

Kecamatan merupakan perangkat daerah yang diberikan wewenang, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan otonomi daerah, desentralisasi, dan dekosentrasi.

Untuk mempertanggung jawabkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan, pelayanan kepada masyarakat, serta dalam rangka perwujudan Good Governance dalam pengelolaan pemerintahan di Kecamatan Jatiuwung, maka disusun media pertanggungjawaban Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Kecamatan Jatiuwung Tahun 2012.

Data Umum

Sesuai dengan Undang-undang Nomor 2 Tahun 1993 Tentang Pembentukan Daerah Tingkat II Kotamadya Tangerang dan Peraturan Daerah Nomor 16 Tahun 2000 tentang Pembentukan 7(Tujuh) Kecamatan, Kecamatan Jatiuwung terbagi menjadi 6 Kelurahan sebagai berikut :

1. Kelurahan Keroncong
2. Kelurahan Alam Jaya
3. Kelurahan Pasir Jaya
4. Kelurahan Jatake
5. Kelurahan Manis Jaya
6. Kelurahan Gandasari

Luas dan Batas Wilayah

1. Luas Kecamatan  : 1440,53 Ha
2. Batas wilayah  :

1. Sebelah Utara  :Kec. Periuk (Kel. Gembor, Kel. Sangiang Jaya dan Kel.Gebang Raya)

2. Sebelah Selatan : Kabupaten Tangerang (Desa Kadu dan Desa Bunder)

3. Sebelah Barat  :Kabupaten Tangerang (Desa Bunder dan Desa Gelam Jaya)

4. Sebelah Timur  : Kec. Cibodas (Kel. Jatiuwung dan Kel. Uwung Jaya)

Kondisi Geografis

1. Ketinggian tanah dari permukaan laut  : 10-18 meter
2. Banyaknya curah hujan  : 1.858,2 mm
3. Topografi (dataran rendah, tinggi, pantai)  : Dataran rendah
4. Suhu udara rata – rata  : 23,60C- 34,20C

Orbitasi (Jarak Dari Pusat Kecamatan)

1. Jarak ke Ibukota Daerah  : 10 Km
2. Jarak ke Ibukota Propinsi  : 65 Km
3. Jarak ke Ibukota Negara  : 50 Km

Sejarah Singkat Kecamatan Jatiuwung Tangerang

Kecamatan merupakan salah satu perangkat daerah kota sebagai pelaksana teknis kewilayahan yang mempunyai wilayah kerja tertentu dan dipimpin oleh Camat yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Tangerang Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi Kecamatan dan Kelurahan dan Peraturan Walikota Tangerang Nomor 49 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kecamatan.

Berpijak pada Peraturan DaerahNomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi Kecamatan dan Kelurahan serta PeraturanWalikota Tangerang Nomor 49 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata KerjaKecamatan, struktur organisasi Kecamatan di Kota Tangerang adalahsebagai berikut:

1. Camat
2. Sekretariat, membawahi:

1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

2. Sub Bagian Keuangan

3. Sub Bagian Perencanaan

3. Seksi Tata Pemerintahan
4. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum
5. Seksi Ekonomi dan Pembangunan
6. Seksi Pemberdayaan Masyarakat
7. Kelompok Jabatan Fungsional

Visi dan Misi

Visi

Terdepan dalam pelayanan prima menuju kecamatan industri, perdagangan, jasa dan permukiman yang berakhlakul karimah.

Misi

1. Meningkatkan kapasitas kelembagaan dan kualitas sumber daya aparatur

2. Meningkatkan kualitas perencanaan pembangunan

3. Meningkatkan kualitas pelayanan publik

4. Meningkatkan ketentraman dan ketertiban masyarakat

Struktur Organisasi

Bagan struktur kecamatan di Kota Tangerang sebagaiman tercantum dalam Lampiran Peraturan Daerah Kota Tangerang Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi Kecamatan dan Kelurahan adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kecamatan Jatiuwung Tangerang

Camat

Camat mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyelenggaraan tugas Kecamatan dalam lingkup urusan-urusan pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pembangunan, serta kemasyarakatan sesuai dengan visi dan misi Wali kota sebagaimana terjabarkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah

Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris Camat yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam pengkoordinasian pelaksanaan kebijakan penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan serta menyelenggarakan pelayanan administratif di bidang.umum, kepegawaian, keuangan, dan perencanaan.

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Sekretariat di bidang administrasi umum dan administrasi kepegawaian.

Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Sekretariat di bidang administrasi keuangan.

Sub Bagian Perencanaan

Sub Bagian Perencanaan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Sekretariat di bidang.perencanaan.

Seksi Tata Pemerintahan

Seksi Tata Pemerintahan dipimpinoleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalampenyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan olehWalikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan tatapemerintahan.

3.4.7 Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum

Seksi Ketentraman dan KetertibanUmum dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan ketentraman dan ketertiban umum.

:

Seksi Ekonomi dan Pembangunan

Seksi Ekonomi Dan Pembangunan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan ekonomi dan pembangunan.

Seksi Pemberdayaan Masyarakat

Seksi Pemberdayaan Masyaraka tdipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok membantu Camatdalam penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan pemberdayaan masyarakat.

Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari jenis-jenis jabatan fungsional yang berada padaKecamatan yang meliputi:

1. Statistisi

2. Arsiparis

3. Pranata Komputer.

Konfigurasi Sistem

Spesifikasi Hardware Komputer Server

Proccesor  : Intel Core i3-2120T

Hardisk  :Seagate Barracuda 500GB

Monitor  :HP W2072a

RAM  :2,00 Gb (1,89Gb Usable)

Printer  :Officejet 7500A

VGA  :2Gb

Aplikasi Yang digunakan (Software)

P Windows Seven Profesional /2007/Seven

P Microsoft Office 2007

Hak Akses (Brainware)

Untuk mengoperasikan atau mengolah data hanya dapat dilakukan oleh dua orang,yaitu :

a. Kepala Sub Unit Kepegawaian

b. Bagian Pengarsipan

Prosedur Sistem

1. Persiapan

1. Melakukan sosialisasi pendataan surat masuk dan surat keluar kepada para pegawai Kecamatan Jatiuwung Tangerang.
2. Menyiapkan komponen-komponen pendukung untuk menunjang kinerja pendataan surat masuk dansurat keluar yang disesuaikan dengan sistem yang berjalan saat ini.

2.Pelaksanaan Penilaian

1. Pendataan dilaksanakan oleh bagian pengarsipan untuk menjadi admin.
2. Admin mengoperasikan sistem dengan cara memasuki area halaman login terlebih dahulu.
3. Setelah login admin akan mulai melakukan pendataan kepada semua surat yang masuk dan surat yang akan keluar.
4. Hasil dari laporan pendataan surat masuk dan surat keluar tersebut dilaporkan kepada kepala bagian.

3. Verifikasi data

Data hasil pendataan yang sudah diperoleh perlu diverifikasi untuk kebenarannya, verifikasi data dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan melakukan wawancara kepada pegawai yang bersangkutan.

Sistem Yang Berjalan Saat Ini

Untuk menganalisis sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program unified modeling language (uml) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, sebagai berikut.

Gambar 3.2 Analisa sistem yang berjalan pada UseCase Diagram

Deskripsi: Pada bagian Sekretariat awalnya mencatat surat masuk, memberikan surat dan membuat surat keluar kepada penerima atau pengirim surat, lalu memberikan nomor surat, mengirimkan surat keluar dan terakhir membuat laporan untuk diberikan kepada camat.

1. 1 sistem use case diagram yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat masuk dan surat keluar.
2. 3 aktor yang melakukan kegiatan,diantaranya sekretariat, penerima atau pengirim surat, dan camat.
3. 6 usecase yang biasa dilakukan oleh sekretariat tersebut diantaranya mendata surat masuk, memberikan surat, membuat surat keluar, memberikan nomer surat,mengirimkan surat keluar, dan membuat laporan.

1. Activity Diagram Surat Masuk

Gambar 3.3 Activity Diagram Untuk Surat Masuk

1. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan
2. 3 Action diantaranya mendata surat, memberikan surat dan menerima surat
3. 1 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut
4. 1 final Node untuk mengakhiri kegiatan

2. Activity Diagram Surat Keluar

Gambar 3.4 Activity Diagram Untuk Surat Keluar

1. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan
2. 5 Action diantaranya membuat surat, memberikan surat, menerima surat, memberikan no surat dan mengirimkan surat
3. 1 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut
4. 1 final Node untuk mengakhiri kegiatan

3. Activity Diagram Laporan

Gambar 3.5 Activity Diagram Untuk Laporan

1. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan
2. 5 Action diantaranya membuat laporan, memberikan laporan, menerima laporan, cek laporan dan acc laporan
3. 1 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut
4. 1 Decision Node digunakan untuk pemilihan kondisi
5. 1 final Node untuk mengakhiri kegiatan

4. Sequence Diagram

Gambar 3.6 Sequence Diagram Untuk Surat Masuk dan Surat Keluar

1. 3 actor diantaranya sekretariat, penerima atau pengirim surat dan camat
2. 3 Lifeline diantaranya surat masuk, surat keluar dan laporan
3. 13 Messagge diantaranya mendata surat masuk, memberikan surat masuk,menerima surat, membuat surat, memberikan surat keluar, menerima surat,melengkapi no surat, mengirim surat keluar, membuat laporan, memberikanm laporan, menerima laporan, cek laporan dan acc laporan
4. 1 Decision Node digunakan untuk pemilihan kondisi

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Metode analisa sistem yang digunakan adalah metode OOAD yaitu analisa dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sistem yang berjalan terdiri dari use case,activity dan sequence diagram.

Gambar 3.7 Unified Modeling Language (UML)

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

1.Analisa Masukan

Analisa masukan adalah analisa ataupenguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yangberfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.

Nama Masukan : Formulir pendataan surat masuk dan surat keluar

Fungsi  : Sebagai bukti pendataan surat masuk dan surat keluar

Sumber  : Petugas pendataan surat masuk dan surat keluar

Media  : Kertas

Distribusi  : Petugas pendataan surat ke lurah

Frekuensi  : Setiap ada surat yang masuk dan surat keluar

Keterangan  : Berisi surat masuk dan surat keluar

2. Analisa Proses

Analisa proses adalah analisa atau penguraianmasalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek balik karena adanya data input. Didalam proses inilah semua data atau informasi yangmasuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada. Ketika ada surat yang masuk maka bagian pengarsipan mencatat di kartu penerusdisposisi, kemudian menyerahkan surat ke penerima surat, membuat laporan dan menyerahkan ke lurah dan ketika ada membuat surat keluar bagian pengarsipanmenyerahkan ke lurah untuk di acc, setelah di acc menyerahkan surat ke pengirim surat.

Nama Proses  : Pendataan surat masuk dan surat keluar

Masukan  : Form_pendataan surat masuk dan surat keluar

Keluar  : Laporan pendataan surat masuk dan surat keluar

Ringkasan proses : Proses ini menginput pendataan surat masuk dan surat keluar

Adapun penjelasan lebih rinci mengenai Analisa prosesyang sedang berjalan digambarkandengan menggunakan Unified Modeling Language (UML).

3. Analisa Keluaran

Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap.Meliputi  :

1. Laporan pendataan surat masuk

Berupa laporan pendataan surat yang masuk, yang dikumpulkan selama satu bulan

2. Laporan pendataan surat keluar

Berupa laporan pendataan surat yang keluar, yang dikumpulkan selama satu bulan.

Permasalahan Yang Dihadapi

Berdasarkanan alisis yang telah dilakukan oleh penulis, Sistem pendataan suratmasuk dan surat keluar yangsedang berjalan saat ini, dapat disimpulkan bahwa proses pengolahan data antara lain :

1. Sistem yang berjalan masih kurang efektif, efisien, dan akurat karena masih menggunakan manual untuk pedataan surat.

2. Sistem informasi yang terjadi pada pendataan surat masuk dans urat keluar pada bagian pengarsipan dikecamatan jatiuwung saat ini masih kurang maksimal, karena belum memakai aplikasi program pendataan surat masuk dan surat keluar.

3. Dalam penyimpanan data-data masih kurang tertata dengan baik karena tidak adanya tempat penyimpanan data yang terintegrasi sehingga data yang dibutuhkan tidak up to date dan susah untuk dicari.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati dan menganalisis dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, Penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, antara lain :

1. Membuat aplikasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang mudah dioperasikan, cepat, tepat dan akurat.

2. Membangun aplikasi yang bersifat terbuka yang bisa dilihat dan diakses oleh pegawai,merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi masalah diatas.

3. Aplikasi yang akan dibuat harus terintegrasi dengan database sehingga dapat diupdate jika ada perubahan informasiserta aman dalam penyimpanan data.

Elisitasi Tahap I

Dibawah ini merupakan gambar dari Elisitasi Tahap 1, yang disusun berdasarkan hasil wawancara penulis dengan stakeholder mengenai seluruh rancangan Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada kecamatan jatiuwung tangerang.

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikanmelalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminasi.

ELISITASI TAHAP II

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

Keterangan:

M (Mandatory)= Penting

D (Desirable) = Tidak terlalu penting

I (Inessential) = Tidak

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan Elisitasi Tahap IIdiatas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Berikut adalah requirement tersebut:

ELISITASI TAHAP

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Keterangan :

Metode Option

T  :Tehnikal

O  :Operasional

E  : Ekonomi

L : Low

M : Middle

H : High

Final Draft Elisitasi

Final draft elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap – tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk.Berikut saya lampirkan Diagram Final Draft Elisitasi.

Requirement Elititation - Final Draft

Tabel 3.4 Final Draft Elisitasi

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Diagram Rancangan Sistem yang diusulkan

Use Case Diagram yang diusulkan

Gambar 4.1 Use case Diagram yang diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.1. Use Case Diagram yang diusulkan terdapat :

a. 2 Actor yang melakukan kegiatan yaitu, admin dan user.

b. 2 Use case yaitu login dan menu utama.

c. 7 Include yaitu verifikasi berhasil, verifikasi gagal, manajemen akun, surat masuk, surat keluar, data kepegawaian, data instansi.

Activity Diagram yang diusulkan

1. Activity Diagram untuk Admin

Gambar 4.2 Activity Diagram untuk Admin

Berdasarkan gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan terdapat:

a. 1 Initial Node, objek yang diawali.

b. 21 Action, dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.

c. 5 Fork Node.

d. 1 Join Node.

e. 1 Activity Final Node, objek yang diakhiri.

2. Activity Diagram untuk User

Gambar 4.3 Activity Diagram untuk User

Berdasarkan gambar 4.3 Activity Diagram yang diusulkan terdapat:

a. 1 Initial Node, objek yang diawali.

b. 12 Action, dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.

c. 4 Fork Node.

d. 1 Join Node.

e. 1 Activity Final Node, objek yang diakhiri.

Sequence Diagram yang diusulkan

1. Sequence Diagram untuk Admin

Gambar 4.4 Sequence Diagram Admin yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.4 Sequence Diagram: Admin yang diusulkan terdapat:

a. 7 LifeLine yaitu login, dashboard,manajemen akun, surat masuk, surat keluar, data kepegawaian, data instansi.

b. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu Admin

c. 104 message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor.

Gambar 4.5 Sequence Diagram User yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.5 Sequence Diagram: User yang diusulkan terdapat:

a. 7LifeLine yaitu login, dashboard,manajemen akun, surat masuk, surat keluar, data kepegawaian, data instansi.

b. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu user

c. 104 message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor.

State Chart Diagram yang diusulkan

Gambar 4.6 State Chart Diagram Admin yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.6 State Chart Diagram yang diusulkan terdapat:

1. 1 Initial Pseudo State, objek yang diawali.
2. 8 State, nilai atribut dan nilai link pada suatu waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu objek tersebut.
3. 1 Final State, objek yang diakhiri

Rancangan Basis Data

Normalisasi

Gambar 4.7 Class Diagram yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.7 Class Diagram yang diusulkan terdapat:

a. 10 Class, himpunan dari objek-objek yang berbagi atribut serta operasi yang sama.

b. 9 multipli city, hubungan antara objeksatu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai.

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data merupakan desain basis data yang dianggap telah normal. Desain basisdata menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, dan panjang record. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistemyang diusulkan adalah sebagai berikut:

Nama File  : tbl_account

Media  : harddisk

Isi  : id_account + nip + username + password + id_account_group+ email + secret_key

Organisasi File  : Index

Primary Key  : id_account

Type File  : master

Panjang Record  : 145

Tabel 4.1 Spesifikasi Basis Data Tabel Account

Nama File  : tbl_account_group

Media  : harddisk

Isi  : id_account_group + account_group + account_auth

Organisasi File  : Index

Primary Key  : id_account_group

Panjang Record  : 40

Tabel 4.2 Spesifikasi Basis Data Tabel Account Group

Nama File  : tbl_bagian

Media  : harddisk

Isi  : id_bagian+ bagian + singkatan + nip

Organisasi File  : Index

Primary Key  : id_bagian

Panjang Record  : 60

Tabel 4.3 Spesifikasi Basis Data Tabel Bagian

Nama File  : tbl_disposisi

Media  : harddisk

Isi  : id_bagian+ bagian + singkatan + nip

Organisasi File  : Index

Primary Key  : id_disposisi

Panjang Record  : 60

Tabel 4.4 Spesifikasi Basis Data Tabel Admin

Nama File  : tbl_instansi

Media  : harddisk

Isi  : id_instansi+ instansi + alamat

Organisasi File  : Index

Primary Key  : id_instansi

Panjang Record  : 80

Tabel 4.5 Spesifikasi Basis Data Tabel Instansi

Nama File  : tbl_jabatan

Media  : harddisk

Isi  : id_jabatan+ jabatan

Organisasi File  : Index

Primary Key  : id_jabatan

Panjang Record  : 55

Tabel 4.6 Spesifikasi Basis Data Tabel Jabatan

Nama File  : tbl_kartu_surat

Media  : harddisk

Isi  : id_kartu+ isi_ringkas + nip + tgl_diteruskan

Organisasi File  : Index

Primary Key  : id_kartu

Panjang Record  : 290

Tabel 4.7 Spesifikasi Basis Data Tabel Kartu Surat

Nama File  : tbl_pegawai

Media  : harddisk

Isi  : nip +nama_lengkap + id_bagian + account_access + id_jabatan

Organisasi File  : Index

Primary Key  : nip

Panjang Record  : 66

Tabel 4.8 Spesifikasi Basis Data Tabel Pegawai

Nama File  : tbl_surat_keluar

Media  : harddisk

Isi  : id_surat_keluar+ id_instansi + no_surat + tgl_surat + perihal + id_bagian + tgl_kirim + ket +tahun +nip

Organisasi File  : Index

Primary Key  : id_surat_keluar

Panjang Record  : 334

Tabel 4.9 Spesifikasi Basis Data Tabel Surat Keluar

Nama File  : tbl_surat_masuk

Media  : harddisk

Isi  : id_surat_masuk+ tanggal_masuk + tanggal_surat + no_surat + id_instansi + perihal + ket +tahun

Organisasi File  : Index

Primary Key  : id_surat_masuk

Panjang Record  : 60

Tabel 4.10 Spesifikasi Basis Data Tabel Surat Masuk

Rancangan Prototype/Tampilan

Gambar 4.8 Rancangan Menu Login

Gambar 4.9 Rancangan Menu Manajemen Akun

Gambar 4.10 Rancangan Menu Surat Masuk

Gambar 4.11 Rancangan Menu Surat Keluar

Gambar 4.12 Rancangan Menu Data Bagian

Gambar 4.13 Rancangan Menu Data Pegawai

Gambar 4.14 Rancangan Menu Data Jabatan

Gambar 4.15 Rancangan Menu Data Instansi

Tampilan Program

Tampilan Menu Login

Tabel 4.16 Tampilan Menu Login

Tabel 4.17 Tampilan Menu Verifikasi Login

Tabel 4.18 Tampilan Menu Utama

Tabel 4.19 Tampilan Menu Input Data Pegawai

Tabel 4.20 Tampilan Menu Data Pegawai

Tabel 4.21 Tampilan Menu Data Surat

Tabel 4.22 Tampilan Menu Input Surat Masuk

Tabel 4.23 Tampilan Menu Input Surat Keluar

Tabel 4.24 Tampilan Menu Data Surat Masuk

Tabel 4.25 Tampilan Menu Data Surat Keluar

Tabel 4.26 Tampilan Menu Logout

Implementasi Sistem Yang Diusulkan

Spesifikasi Hardware

1. Proccesor  : Intel Core i3-2120T
2. Hardisk  : Seagate Barracuda 500GB
3. Monitor  : HP W2072a
4. RAM  : 2,00 Gb (1,89Gb Usable)
5. Printer  : Officejet 7500A

Aplikasi Yang Digunakan

1. Office 2007
2. dreamweaver CS5
3. Mozila firefox
4. Xampp
5. Windows 7

Hak Akses

Untuk mengoperasikan atau mengolah data hanya dapat dilakukan oleh dua orang,yaitu :

1. Kepala Sub Unit Kepegawaian
2. Bagian Pengarsipan

Testing

Metode Implementasi

Implementasi program Sistem Monitoring Inventory Control pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang dilakukan dengan menggunakan metode Black Box Testing. Metode Black Box Testing merupakan pengujian program yang mengutamakan pengujian tergadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari metode Black Box Testing ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program.

Pengujian dengan metode Black Box Testing dilakukan dengan caramemberikan sejumlah input pada program. Input tersebut kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah programaplikasi dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai pula dengan fungsi dasar dari program tersebut. Apabila dari input yang diberikan, proses dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program yang dibuat sudah benar, tetapi apabila output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program tersebut, dan selanjutnya dilakukan penelusuran perbaikan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi.

Pengujian Black Box

1. Pengujian Black Box Pada Menu Login Admin

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang untuk fungsi Sign in admin, yaitu sebagai berikut :

Tabel 4.11 Pengujian Black box Menu Login

2. Pengujian Black Box Pada Menu Pegawai

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Boxberdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang untuk fungsi menu pegawai, yaitu sebagai berikut :

Tabel 4.12 Pengujian Black box Menu Pegawai

3. Pengujian Black Box Pada Menu Input Surat Masuk

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang untuk fungsi menu input surat masuk, yaitu sebagai berikut:

Tabel 4.13 Pengujian Black box Menu Input Surat Masuk

4. Pengujian Black Box Pada Menu Input Surat Keluar

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang untuk fungsi menu input surat keluar, yaitu sebagai berikut:

Tabel 4.14 Pengujian Black box Menu Input Surat Keluar

Implementasi

Schedulle

Perancangan sistem yang diusulkan diperkirakan memakan waktu kurang lebih 4 bulan, dankegiatan yang dilakukan adalah :

Tabel 4.15 Pengolahan jadwal

Etimasi Biaya

Tabel 4.16 Etimasi Biaya

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

1. Sistem pengolahan datasurat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang belum berjalan optimal dikarenakan sistem yang berjalan masih manual dan belum terkomputerisasi atau belum menggunakanprogram aplikasi khusus, sehingga sering terjadi kehilangan data. Dampak lain adalah proses pengolahan surat masuk dan surat keluar memakan waktuyang lama serta laporan yang dihasilkan belum akurat.

2. Dengan pembuatan program aplikasi yang menggunakan PHP dan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data, maka pencarian data surat masuk dan surat keluar user (karyawan) dapat dengan mudah dilakukan tanpa harus membuka buku yang diarsipkan.

Kesimpulan Terhadap Tujuan Dan Manfaat Penelitian

1. Kesimpulan Terhadap Tujuan Penelitian

1. Cara pengolahan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang dilakukan dengan cara membuat sistem pengolahan surat masuk dan surat keluar.
2. Dengan merancang dan mengimplementasikan surat masuk dan surat keluar yang dapat memaksimalkan proses pengolahan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang.

2. Kesimpulan Terhadap Manfaat Penelitian

1. Dengan adanya sistem komputerisasi, maka sangat mendukung dalam pengolahan surat masuk dan surat keluar secara efektif dan efisien.
2. Dengan adanya sistem komputerisasi,maka pengolahan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara cepat, sehingga tidak buang-buang waktu.

Kesimpulan Terhadap Metode Penelitian

1. Kesimpulan Terhadap Metode Pengumpulan Data

a. Metode Observasi

Penulis mengumpulkan data dengan cara mendatangi langsung objek yangdijadikan tempat observasi untuk Penelitian Skripsi serta menganalisa secaralangsung unsur-unsur yang di teliti pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang di Jalan GatotSubroto Km 5 Tangerang, sehingga penulis tahu bagaimana sistem yang berjalan di instansi tersebut.

b. Metode Interview

Pada metode ini data-data yang diperlukan di dapat dari wawancaralangsung (interview) yang berupatanya jawab dengan salah satu pegawai yang bernama Harsoyo, SE yang jabatannya sebagai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian untuk mendapatkan data yang akurat yang dapat dipertanggung jawabkan oleh orang yang bersangkutan langsung dengan instansi, sehingga penulis dengan mudah membuat sistem yang di perlukan untuk instansi yang bersangkutan.

c. Metode Pustaka (Library Research)

Bahan-bahan yang dipergunakan didalam landasan teori dalam laporan penelitian ini diperoleh dandidapatkan dari berbagai sumber tertulis, yaitu buku-buku panduan yang terkaitdan memuat informasi-informasi yang diperlukan untuk digunakan dalam penyusunan laporan penelitian. Buku-buku panduan yang dipergunakan penulis dalam hal ini adalah berasal dari berbagai sumber, sehingga penulis dengan mudah mengerjakan Penelitian Skripsi ini.

2. Kesimpulan Terhadap Metode Analisa Data

Analisa merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal didalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan.

Dalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan antara lain :

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand,yaitu memahami sistem yang ada.
3. Analize, yaitu menganalisa sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisa.

3. Metode Pengembangan / Metode Analisa dan Rancangan

Perancangan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kecamatan Jatiuwung Tangerang menggunakan beberapa software dalam perancangannya, antaralain :

1. PHP,merupakan bahasa pemrograman yang akan dipakai.
2. MySQL,merupakan database yang akan digunakan.
3. Adobe Dreamweaver CS5, merupakan software yang digunakan untuk men-design web yang akan dibuat.
4. Visual Paradigm for UML Interprise Edition, merupakan software yang akan digunakan untuk men-design dan membuat suatu model diagram.

Saran

Untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan, maka saran danpendapat penulis adalah sebagai berikut:

1. Mengganti sistem yangsedang berjalan dengan menggunakan sistem terkomputerisasi karena dengan menggunakan sistem terkomputerisasi akan menjadi efektif dan efisisen sehingga kemungkinan kehilangan data tidak akan terjadi.

2. Sistem informasi yang ditangani secara komputerisasi akan menjamin adanya ketepatan waktu untuk menghasilkan informasi data yang akurat serta dapat mengontrol mekanisme secara otomatis.

3. Pembuatan sistem dengan menggunakan PHP dan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data, tidak perlu membutuhkan tempat yang luas untuk pengarsipan data karena sebagian besar data disimpan dalam bentuk file komputer.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A.1 : Surat Pengantar Skripsi

Lampiran A.2 : Surat Penugasan Kerja

Lampiran A.3 : Karti Bimbingan

Lampiran A.4 : Kartu study Tetap Final (KSTF)

Lampiran A.5 :Form Validasi Skripsi

Lampiran A.6 : Kwitansi Pembayaran Skripsi

Lampiran A.7 : Daftar Mata Kuliah Yang Belum diambil

Lampiran A.8 : Daftar Nilai

Lampiran A.9 : Formulir Seminar Proposal

Lampiran A.10 :Sertifikat TOEFL

Lampiran A.11 : Sertifikat Prospek

Lampiran A.12 : Sertifikat IT Internasional

Lampiran A.13 : Sertifikat IT Nasional

Lampiran A.14 : FormPergantian Judul

Lampiran A.15 : Katalog Produk

Lampiran A.16 : Curriculum Vitae (CV)

Lampiran A.17 : Slide Final Presentasi

Lampiran B

Lampiran B.1 : BuktiObservasi

Lampiran B.2 : UraianPekerjaan

Lampiran C

Lampiran C.1 : Berkas Surat Masuk

Lampiran C.2 : Berkas Surat Keluar

Lampiran D

Lampiran D.1 : Printscreen Menu Log In

Lampiran D.2 : Printscreen Menu Input Surat Masuk

Lampiran D.3 : Printscreen Menu Input Surat Keluar

Lampiran D.4 : Printscreen Menu Logout

Contributors

Admin, Siti Rohayati