SI1511489617

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT PENGANTAR

BERBASIS WEB PADA KELURAHAN SUKASARI

KECAMATAN TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1511489617
NAMA	: PUTRI IKA WATI

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2017/2018

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT PENGANTAR BERBASIS

WEB PADA KELURAHAN SUKASARI KECAMATAN TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 1511489617
Nama	: PUTRI IKA WATI

Disetujui setelah berhasil dipertahankan di hadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2017/2018

Disetujui Penguji :

Tangerang, Juli 2018

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

ABSTRAKSI

Sistem informasi penduduk dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dalam hal pelayanan masyarakat. Kelurahan Sukasari Tangerang selama ini mempunyai sistem informasi yang masih sederhana dan kurang efektif yaitu menggunakan Ms.Word/Ms.Excel. Sistem tersebut tentu saja mempunyai banyak kelemahan yaitu harus mencari file surat dalam beberapa folder tertentu, dan juga sering terjadi kehilangan file/folder surat serta penumpukan berkas-berkas, human error dan mengakibatkan lamanya proses dalam pencarian maupun pembuatan surat pengantar serta laporan yang dibutuhkan.Metode analisa yang digunakan yaitu menggunakan analisa SDLC (System Development Life Cycle), untuk metode perancangan modelnya menggunakan UML (Unified Modeling Language), sedangkan untuk bahasa pemrogramannya digunakan bahasa PHP dan HTML yang menggunakan aplikasi Notepad++, untuk framework PHP yang digunakan yaitu Laravel dan dalam pembuatan databasenya menggunakan MariaDB. Hasil penelitian ini adalah sistem informasi surat berbasis web pada Kelurahan Sukasari yang dapat diakses menggunakan browser komputer lokal. Dengan demikian akan menghasilkan sistem informasi surat yang dapat bermanfaat bagi Kelurahan Sukasari baik sebagai pengetahuan maupun sebagai dasar untuk mengambil suatu langkah kebijaksanaan .

Kata Kunci: Surat Pengantar, Human error, notepad++, SDLC, HTML

ABSTRACT

The population information system is intended to improve efficiency in terms of community service. Kelurahan Sukasari Tangerang so far has an information system that is still simple and less effective using Ms.Word / Ms.Excel. The system of course has many disadvantages that is to look for the mail files in certain folders, and also often occurs loss of files / folders of letters and the buildup of files, human error and result in length of process in searching and making the cover letter and the required reports. The analysis method used is SDLC (System Development Life Cycle) analysis, for the method of designing the model using UML (Unified Modeling Language), while for programming language used PHP and HTML language using Notepad ++ application, for PHP framework used is Laravel and in making its database using MariaDB. The result of this research is web-based letter information system at Kelurahan Sukasari which can be accessed using local computer browser. Thus will produce a system of letter information that can be useful for Kelurahan Sukasari both as knowledge and as a basis for taking a policy step.

Keywords : Introduction Letter, Human error, notepad ++, SDLC, HTML

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT serta kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW karena dengan segala rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan laporan Skripsi ini dengan baik, yang berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT PENGANTAR BERBASIS WEB PADA KELURAHAN SUKASARI KECAMATAN TANGERANG”.

Tujuan dari penulisan laporan Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat guna melengkapi kurikulum perkuliahan.Sebagai bahan penulisan, Penulis memperoleh informasi berdasarkan sumber yang mendukung penulisan laporan ini.Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Dr. Ir. Untung Rahardja, M.T.I.,MM. selaku Ketua STMIK Raharja
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Puket 1 STMIK Raharja
3. Ibu Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi
4. Bapak Khozin Yuliana, Ir.,MM, selaku Dosen Pembimbing I yang telah membantu dalam penyusunan laporan Skripsi
5. Ibu Erna Astriyani, S.Kom.,M.T.I selaku Dosen Pembimbing II yang telah memberikan arahan dan saran-saran sehingga laporan ini bisa terselesaikan dengan baik dan tepat waktu
6. Seluruh Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah membekali ilmu pengetahuan kepada penulis
7. Ibu Erlin Herlina, SP, selaku pembimbing lapangan atas pengarahan dan saran-saran yang telah diberikan.
8. Kepada kedua orang tua dan kakak-kakak tercinta yang telah memberikan do’a dan dukungan, baik secara moril maupun materil untuk keberhasilan penulis agar dapat menyelesaikan laporan Skripsi
9. Kepada Zerry Aprillia teman spesial yang telah mendukung baik moril maupun materil, dan do’a untuk keberhasilan penulis.
10. Teman-teman seperjuangan bolo’s partai dan teman seperjuangan lainnya, yang saling memberi semangat satu sama lain untuk menyelesaikan laporan Skripsi ini
11. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang selama ini juga turut memberikan semangat dan doa agar penulis dapat menyelesaikan laporan Skripsi ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca dan dapat menjadi acuan yang bermanfaat di kemudian hari.

	Tangerang, 17 Juli 2018
	PUTRI IKA WATI
	NIM. 1511489617

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi seperti sekarang ini baik di instansi pemerintahan maupun swasta dituntut untuk dapat mengikuti serta mengetahui derasnya arus informasi dalam segala bidang khususnya bidang komputer. Dengan pemakaian komputer tersebut akan semakin mempermudah dalam melakukan pengolahan data dan sangat berpengaruh dalam efisiensi dan efektivitas kerja. Komputer adalah salah satu kemajuan teknologi yang dalam perkembangannya sangat membantu dalam instansi pemerintahan khususnya untuk meningkatkan pelayanan masyarakat.

Namun pada saat ini, masih terdapat beberapa instansi pemerintah yang masih menggunakan sistem manual dalam menyelesaikan pekerjaan. Salah satunya yaitu pada Kelurahan Sukasari yang hingga saat ini masih menggunakan sistem manual atau pengolahan data menggunakan Ms.Word & Ms.Excel dalam pembuatan surat pengantar yang dibutuhkan masyarakat sehingga mengakibatkan lamanya proses pembuatan, maupun pencarian surat pengantar yang dibutuhkan. Sehingga diperlukannya sistem pembuatan maupun pencarian surat pengantar yang lebih baik menggunakan teknologi komputer.

Kelurahan Sukasari merupakan salah satu kelurahan yang berada di Tangerang dan mempunyai tugas pokok yaitu menyelenggarakan urusan tata pemerintahan, ekonomi dan pembangunan, serta kesejahteraan dan permberdayaan masyarakat. Surat pengantar maupun surat keterangan berguna untuk legalitas dari aktivitas yang dilakukan, dan merupakan salah satu bentuk pelayanan serta menjadi tanggung jawab pemerintah. Oleh karena itu diperlukannya sebuah sistem yang dapat membantu Staff dalam pembuatan maupun pencarian surat pengantar yang dibutuhkan masyarakat.

Dari permasalahan tersebut dengan adanya sistem informasi surat pengantar berbasis web diharapkan dapat membantu dan mempermudah staff dalam proses pembuatan surat pengantar yang dibutuhkan masyarakat serta untuk menunjang kinerja dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Berdasarkan penjelasan permasalahan diatas maka peneliti mengambil judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT PENGANTAR BERBASIS WEB PADA KELURAHAN SUKASARI KECAMATAN TANGERANG”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan diatas, maka dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana proses pembuatan surat pengantar yang sedang berjalan di Kelurahan Sukasari untuk mencari serta mencetak surat-surat yang dikeluarkan dan diperlukan oleh masyarakat ?

2. Apakah pencarian surat pengantar yang dibutuhkan sulit ditemukan sehingga menghambat kerja staff Kelurahan Sukasari?

3. Bagaimana membuat sistem pembuatan surat pengantar yang dapat membantu staff Kelurahan Sukasari dalam pelayanan masyarakat?

   
   

   Tujuan dan Manfaat Penelitian

   Tujuan Penelitian

   Berdasarkan perumusan masalah yang ada maka tujuan dari penelitian ini, yaitu:

   1. Untuk meningkatkan pelayanan surat pengantar yang dibutuhkan masyarakat.

   2. Untuk membantu staff dalam pencariaan surat yang dibutuhkan masyarakat dan mengelola surat secara terkomputerisasi.

   3. Untuk merancang sistem informasi pembuatan surat pengantar berbasis web pada Kelurahan Sukasari dalam pelayanan masyarakat.

   Manfaat Penelitian

   Adapun manfaat yang dihasilkan dalam skripsi ini adalah:

   1. Membantu kinerja dalam meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat.

   2. Mempermudah dalam pembuatan dan pencarian surat pengantar yang dibutuhkan masyarakat.

   3. Dapat dihasilkannya sistem informasi pembuatan surat pengantar berbasis web pada Kelurahan Sukasari yang dapat memperbaiki sistem yang berjalan sebelumnya.

   Ruang Lingkup Penelitian

   Berdasarkan dari rumusan masalah di atas, maka ruang lingkup penelitian ini sebagai berikut.

   1. Agar penelitian ini dapat menghasilkan informasi yang terarah dan sesuai dengan harapan, maka ruang lingkup yang akan dibahas dalam masalah ini hanya terbatas pada analisa sistem surat pengantar yaitu surat yang dibawa masyarakat dan diberikan kepada staff Kelurahan untuk ditujukan kepada instansi kepemerintahan ataupun sesuai kebutuhan masyarakat lainnya, dan diberikan kembali surat jadi yang diminta masyarakat kepada masyarakat.

      Metode Penelitian

      Metode Pengumpulan Data

      Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian, peneliti menggunakan beberapa metode sebagai berikut:

      1. Metode Pengamatan Langsung (Observation)

         Observasi yang dilakukan dengan pengamatan langsung ke Kelurahan Sukasarari untuk mendapatkan data yang di teliti dan untuk mengetahui sistem yang sudah berjalan dan menganalisis secara sistematis terhadap unsur-unsur yang diteliti.

      2. Metode Wawancara (Interview)

         Metode ini dilakukan dengan proses tanya jawab secara langsung kepada pihak yang bersangkutan dalam proses pelayanan sistem surat pengantar yang sedang berjalan saat ini untuk mendapatkan informasi yang akurat dan untuk menyelesaikan penelitian ini.

      3. Metode Studi Pustaka (Library Research)

         Selain melakukanan observasi dan wawancara dilakukan juga dengan mencari dan membaca beberapa referensi dari perpustakaan dan internet untuk mendapatkan informasi atau sumber-sumber kajian yang terkait dengan penelitian ini.

      Metode Analisa Sistem

      Pada metode analisa sistem ini, peneliti menggunakan metode analisa SWOT untuk mengetahui permasalahan ataupun suatu topik dari 4 sisi yang berbeda diantaranya, Strenght (S) atau disebut sebagai analisis kekuatan, Weaknesses (W) atau disebut sebagai kelemahan, Opportunity (O) atau disebut sebagai analisis peluang, Threats (T) atau disebut sebagai analisis ancaman. Adapun pengertian dari analisa SWOT adalah suatu cara menganalisis faktor-faktor internal dan eksternal menjadi langkah-langkah strategi dalam pengoptimalan usaha yang lebih menguntungkan serta menjadi salah satu penyeimbangan analisa internal perusahaan yang meliputi penilaian terhadap faktor peluang kekuatan (Strenght) dan kelemahan (Weaknesses), dengan analisa eksternal perusahaan yang meliputi factor peluang (Opportunity) dan ancaman (Threats). Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT dengan menggunakan pendekatan pemecahan masalah. Dengan menggunakan metode analisa ini maka penelitian dapat dianalisis dengan teknik-teknik yang tepat.

      Metode Perancangan

      Pada penelitian ini metode perancangan yang digunakan yaitu SDLC (System Development Life Cycle) dengan tahapan sebagai berikut :

      1. Perencanaan (Planning)

         Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan – kebutuhan sumber daya, seperti : perangkat fisik, metode dan anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah – langkah berupa : mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mendefinisikan kendala – kendala sistem dan membuat studi kelayakan.

      2. Analisis (Analysis)

         Tahap analisis merupakan tahap penelitian atau sistem yang berjalan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML (Unified Modeling Language) dengan Software visual paradigm yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (Object Oriented) melalui tahap : Usecase Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram yang dilakukan melalui 4 tahap, yaitu : (1) Survey terhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap temuan survey, (3) Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasi melalui 4 tahapan, yaitu tahap 1 (satu) mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 (dua) melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential) selanjutnya tahap 3 (tiga) dengan TOE (Technical, Operational, dan Economic) serta tahap final, 4 (empat) identifikasi persyaratan sistem. Hasil analisa kemudian dibuat laporan untuk masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan.

      3. Perancangan (Design)

         Tahap Design yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperoleh oleh sistem baru dengan tujuan memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan software visual paradigm Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram. Proses design akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Dalam penelitian ini, bahasa pemrograman yang diusulkan menggunakan PHP dan HTML, tampilan antar muka aplikasinya menggunakan CSS, pembuatan database menggunakan MariaDB, membuat desainnya menggunakan aplikasi Notepad++, framework PHP yang digunakan merupakan Laravel dan untuk server menggunakan Apache. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya. Langkah-langkah yang dilakukan adalah menyiapkan rancangan sistem yang rinci, mengindentifikasi alternatif konfigurasi sistem dan menyiapkan usulan implementasi.

      4. Implementasi (Implementation)

         Tahap implementasi adalah tahap dimana rancangan sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan, Langkah – langkahnya yaitu : menyiapkan fasilitas fisik dan personil, dan melakukan simulasi.

      5. Pemeliharaan (Maintenance)

         Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.

      Metode Pengujian

      Metode pengujian dalam skripsi ini yaitu menggunakan Blackbox Testing adalah metode uji coba yang menfokuskan pada keperluan software, karena itu uji coba Blackbox memungkinkan pengembang Software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat – syarat fungsional suatu program metode pengujian blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal¸ kesalahan performa, kesalahan initialisasi, dan terminasi.

      Sistematika Penulisan

      Untuk lebih mempermudah dan memahami lebih jelas laporan Skripsi ini, maka peneliti mengelompokkan materi menjadi beberapa BAB yang secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:

      BAB I : PENDAHULUAN

      Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

      BAB II : LANDASAN TEORI

      Bab ini berisikan tentang definisi ilmu yang berkaitan dengan permasalahan pada penelitian tersebut, seperti landasan teori yang membahas tentang konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, penelitian sebelumnya (Literature review), teori khusus tentang Unified Modelling Language (UML) dan pengertian yang berhubungan dengan penelitian.

      BAB III : ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

      Bab ini membahas tentang gambaran umum perusahaan, tata laksana sistem yang berjalan, analisa sistem yang berjalan, konfigurasi sistem yang berjalan, permasalahan yang dihadapi dan alternative pemecahan masalah, serta analisa kebutuhan dari stakeholder yang dihimpun ke dalam bentuk lembar elisitasi I,II,III, dan elisitasi final.

      BAB IV : RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

      Bab ini diuraikan juga sistem yang akan diusulkan, diagram ranvangan sistem, rancangan basis data yang terdiri dari spesifikai basis data, rancangan layar, konfigurasi sistem yang diusulkan, testing, evaluasi, serta tampilan layar dari sistem yang diimplementasikan

      BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

      Bab ini merupakan bab terakhir yaitu diuraikannya kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan dan diuraikan di bab-bab sebelumnya serta berisi pula saran dari peneliti untuk pihak-pihak yang berkepentingan sehingga tujuan dan manfaat dari penelitian ini dapat tercapai.

      DAFTAR PUSTAKA

      DAFTAR LAMPIRAN

      
      

      BAB II

      LANDASAN TEORI

      Teori Umum

      Konsep Dasar Sistem

      1. Definisi Sistem

      Terdapat beberapa pendapat para pakar mengenai definisi sistem, diantaranya sebagai berikut :

      Menurut Hengki Tamando Sitohang dalam jurnal Informatik Pelita Nusantara (2018:7), “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedurnya yang saling berhubungan, berukmpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

      Menurut Ludwig Von Bertalanfly dalam Yakub, Jurnal ICIT (2014:2). “Sistem merupakan seperangkat unsure-unsur yang terkait dalam suatu antar relasi diantara unsure-unsur tersebut dan dengan lingkungannya.”

      Menurut Rosmila, Muh. Yamin, LM. Tajidun (2016:227), “Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.”.

      Dari beberapa pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa sistem merupakan kumpulan dari kelompok elemen-elemen yang beroperasi bersama-sama untuk mencapai dan menyelesaikan suatu tujuan.

      2. Karakteristik Sistem

      Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Sistem akan berjalan dengan baik apabila memiliki karakteristik dalam pelaksanaannya. Menurut Rosmila, Muh. Yamin, LM. Tajidun (2016:227) sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu:

      1. Memiliki Komponen, suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen - komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian – bagian dari sistem.
      2. Batas sistem (Boundary), batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagi suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
      3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment), adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
      4. Penghubung Sistem (Interface), merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya
      5. Masukkan Sistem (Input), merupakan energi yang diasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran
      6. Keluaran Sistem (Output), merupakan hasil dari energy yang diolah oleh sistem
      7. Pengolahan Sistem (Process), merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan

      Konsep Dasar Informasi

      1. Definisi Data

      Menurut Martono dkk dalam jurnal CCIT (2017:231), “Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktifitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai”.

      Menurut Hartono dalam jurnal ICIT (2013:9), “Data adalah hasil pengukuran dan pencatatan data terhdap fakta tentang sesuatu, keadaan, tindakan atau kejadian”.

      Berdasarkan penjelasan diatas, jadi dapat disimpulkan bahwa data adalah sekumpulan informasi fakta yang diperoleh dari suatu pengamatan yang berbentuk angka, lambang, ataupun sifat, dan dapat memberikan gambaran tentang suatu keadaan atau persoalan. Data yang baik adalah data yang bisa dipercaya kebenarannya, tepat waktu dan mencakup ruang lingkup yang luas atau bisa memberikan gambaran tentang suatu masalah secara menyeluruh merupakan data relevan.

      2. Definisi Informasi

      Menurut George H,B & William S.H dalam jurnal ICIT (2014:18), “Informasi adalah data diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan”.

      Menurut Ari Asmawati dkk (2016:19), “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan”.

      Menurut Yakub dalam jurnal ICIT (2012:8), “Informasi dapat didefinisikan yaitu data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya,irfomasi disebut juga data yang diproses atau data yang memiliki arti”.

      Menurut Hengki Tamando Sitohang dalam jurnal Informatik Pelita Nusantara (2018:7), “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yg menerima”.

      Berdasarkan definisi-definisi diatas, maka dapat disimpulkan informasi adalah data yang kemudian diolah untuk disajikan dan akan memberikan arti atau manfaat bagi penerima.

      3. Kualitas Informasi

      Informasi yang berkualitas menunjukan bahwa informasi yang disajikan sesuai dengan harapan dan kebutuhan pengguna. Menurut Rosmalia dkk dalam jurnal SemanTIK (2016:228), Kualitas dari suatu informasi memiliki 3 kriteria, yaitu :

      1. Akurat (Accurate)

      Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak biasa atau menyesatkan.Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.

      2. Tepat pada waktunya (Timeliness)

      Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Didalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai.Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal.

      3. Relevan (relevance)

      Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. Disamping karakteristik, nilai informasi juga ikut menentukan kualitasnya. Nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya.Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar disbanding biaya untuk mendapatkannya.

      Konsep Sistem Informasi

      1. Definisi Sistem Informasi

      Menurut Rosmalia dkk dalam jurnal SemanTIK (2016:228), “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rute tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian–kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik”.

      Menurut Sutabri dalam jurnal CCIT (2012:46), “Sistem informasi suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

      Konsep Dasar Perancangan Sistem

      1. Definisi Perancangan Sistem

      Menurut Nasution dalam jurnal ICIT (2012:118), “Perancangan adalah tahapan dimana dimulai mengenai bentuk input sistem, rancangan database, output sistem dan skema alur kerja program”.

      Menurut Muhammad Subhan yang dikutip oleh Nasril dan Adri Yanto Saputra (2016:48) menyatakan bahwa, “Perancangan adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan rekomendasi hasil analisis sistem”.

      According to Alison McKay et al in International Journal of Computer Integrated Manufacturing Vol.29 No.3 (2016:237), “Engineering design is an important early stage of the innovation processes that deliver new products to markets where societal challenges are addressed and wealth generated. High-quality engineering design information is critical to the effective and efficient manufacture, production and through-life support of such product. The emerging discipline of engineering design informatics brings together ICT (Information and Communications Technology) and engineering design to support the creation of well-founded engineering information support system”. Artinya desain teknik merupakan tahap awal yang penting dari proses inovasi yang mengantarkan produk awal yang penting dari proses inovasi yang mengantarkan produk baru ke pasar dimana tantangan sosial ditangani dan kekayaan dihasilkan.

      Dari beberapa penjelasan menurut para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah proses kegiatan membangun model sistem dari hasil analisa sistem.

      Teori Khusus

      Definisi Surat

      Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia surat merupakan kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas sebagai keterangan atas sesuatu yang tertulis. Sedangkan menurut pengertian umum surat adalah untuk menyampaikan maksud secara tertulis. Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya hanya dikenal sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut merupakan pengertian dalam arti sempit, akibat dari anggapan bahwa surat hanya alat untuk menyampaikan berita, padahal surat mengandung aspek yang jauh lebih luas mencakup informasi tertulis. Surat juga biasa sebagai informasi rekaman berita secara tertulis, misalnya surat tanda bukti, kartu identitas, akta dan kontrak.
      Menurut Meliana yang dikutip oleh Joko Agus Prawono dan Anton Respati Pamungkas dalam Jurnal INFORMATIKA (2015:27) , surat adalah informasi tertulus yang dapat diperguanakan sebagai alat komunikasi tulisan yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus yang berlaku untuk surat menyurat.
      Menurut Fauzan Masykur, Ibnu Makruf Pandu Atmaja dalam jurnal IJNS (Indonesian Journal of Network & Security) (2015:2) , Surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dan orang lain, karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana,dan teratur.

      2. Fungsi Surat

      Fungsi surat menurut Hengki Tamando Sitohang dalam jurnal Informatik Pelita Nusantara (2018:7), “Adalah sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis, surat berperan dalam mencapai tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerjasama antar organisasi/instansi. Sebagai pemberitahuan, sebagai surat perintah, sebagai surat peringatan, Sebagai surat permohonan atau permintaan, sebagai surat pengantar, sebagai surat perjanjian, Sebagai surat laporan, Sebagai surat keputusan, sebagai surat panggilan, sebagai surat susulan”.

      3. Macam-Macam Surat

      1. Akurat (accuracy)

      Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

      2. Tepat waktu (Time Lines)

      Informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi.

      3. Relevan (relevance)

      Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang berbeda. Menyampaikan informasi tentang penyebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan tentunya kurang relevan. Akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi disampaikan untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi akan sangat relevan untuk seorang akuntan perusahaan.

      4. Mudah dan Murah

      Cara dan biaya untuk memperoleh informasi juga menjadi bahan pertimbangan tersendiri, jika cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal, maka kualitas informasi tersebut akan berkurang.

      3. Fungsi Informasi

      Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil data yang sudah diolah menjadi sebuah keputusan. Akan tetapi, dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberi suatu kemungkinan faktor resiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda (Sutabri, 2012: 12).

      4. Nilai Informasi

      Nilai informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan terkadang diperlukan dengan proses yang cepat dan tidak terduga. Hal itu mengakibatkan penggunaan informasi hanya berdasarkan perkiraan-perkiraan serta informasi yang apa adanya. Dengan perlakukan seperti ini mengakibatkan keputusan yang diambil tidak sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu untuk memperbaiki keputusan yang telah diambil maka pencarian informasi yang lebih tepat perlu dilakukan. Suatu Informasi memiliki nilai karena informasi tersebut dapat menjadikan keputusan yang baik serta menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat). Besarnya nilai informasi yang tepat dapat didapatkan dari perbedaan hasil yang didapat dari keputusan yang baru dengan hasil keputusan yang lama dikurangi dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

      Menurut Gordon B. Davis dalam Sutarman (2012: 14), Nilai Informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.

      Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :

      1. Kemudahan dalam memperoleh

      Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.

      2. Sifat luas dan kelengkapannya

      Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup atau cakapan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

      3. Ketelitian (accuracy)

      Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

      4. Kecocokan dengan pengguna (relevant)

      Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

      5. Kejelasan (clirity)

      Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

      6. Fleksibel/keluwesannya

      Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.

      7. Dapat dibuktikan

      Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.

      8. Tidak ada prasangka

      Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.

      9. Dapat diukur

      .Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai sempurna.

      4. Siklus Informasi

      Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi.

      Data yang diolah melalui suatu model menjadi suatu informasi, penerima akan menerima informasi tersebut kemudian membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.

      NInformasi diperlukan sebagai dasar pertimbangan para pengelola organisasi atau perusahaan dalam pengambilan keputusan manajerial dan strategis. Pengelolaan data menjadi sebuah informasi.

      1. Pengumpulan Data

      Pada tahap ini dilakukan suatu proses pengumpulan data yang asli dengan cara tertentu, seperti data transaksi, data warehouse, dan lain sebagainya yang biasanya merupakan suatu proses pencatatan data di dalam suatu file.Input Tahap ini merupakan proses untuk memasukan data dan prosedur pengolahan data kedalam komputer melalui alat input seperti keyboard. Prosedur data merupakan suatu urutan langkah untuk mengolah data yang ditulis kedalam suatu bahasa pemrograman yang disebut program.

      2. Pengolahan Data

      Merupakan tahap dimana data diolah sesuai dengan prosedur yang telah dimasukan. Kegiatan pengolahan data ini meliputi pengumpulan data, klasifikasi atau pengelompokan data, kalkulasi, pengurutan, penggabungan, peringkasan baik dalam bentuk tabel maupun grafik, penyimpanan dan pembacaan data.

      5. Transformasi Data Ke Dalam Informasi

      Data merupakan sesuatu yang sangat penting karena dengan pemilihan data yang tepat ditambah lagi dengan proses yang akurat maka akan memberikan sebuah informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Data bisa analogikan sesuatu yang masih mentah baik softcopy (data-data dikomputer) maupun hardcopy (hasil print, buku, fotocopy) yang masih harus diproses lagi untuk menjadi lebih berarti dan memiliki nilai tambah.

      Untuk menjadi sebagai informasi data-data itu diolah atau diproses dengan berbagai langkah-langkah sesua idengan kebutuhannya, setelah diproses ada kalanya data yang sudah menjadi informasi itu disimpan pada sebuah alat penyimpanan (hardisk, flasdisk,cd,kertas dll).

      Untuk menjadi sebagai informasi data-data itu diolah atau diproses dengan berbagai langkah-langkah sesua idengan kebutuhannya, setelah diproses ada kalanya data yang sudah menjadi informasi itu disimpan pada sebuah alat penyimpanan (hardisk, flasdisk,cd,kertas dll).

      Dari informasi yang diperoleh jika sekiranya informasi yang dihasilkan masih kurang sesuai dengan keinginannyamaka data yang diinputkan atau proses yang dilakukan perlu dilakukan pembenahanlagi atau mungkin informasi itu dianggap sebagai data dan diproses lagi dengan proses yang lain disitulah dibutuhkan feedbackuntuk memberikan yang berkualitas. (Rohmat Taufiq,2013:16-17)

      6. Pengolahan Data informasi

      Dalam pengolahan data, untuk membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang dinginkan, sehingga dapat segera dipakai, maka harus digunakan alat-alat untuk mempercepat jalannya pengolahan, beserta staf yang mampu melaksanakan seluruh fase dalam rangka pengolahan data, mulai dari pengumpulan data, sampai ke pembuatan laporan atau informasi yang diinginkan, hendaknya dihasilkan sesuai dengan waktu, biaya yang ringan dan informasi yang relevan bagi pemakai.

      Menurut Agung Wahana dan Asep Ririh Riswaya (2014: 26) dalam jurnal Computech & Bisnis Vol. 8 No. 1, “Pengolahan data dengan menggunakan komputer dikenal dengan sebutan Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP)”.

      Konsep Dasar Sistem Informasi

      1. Definisi Sistem Informasi

      Menurut O’Brian dikutip oleh Yakub (2012:17) pada buku Pengantar Sistem Informasi, sistem informasi (information system) merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

      Sedangkan menurut Hanif Al Fatta (Indonesian Journal on Networking and Security, Volume 2, No 4 - Oktober 2013), untuk memahami pengertian sistem informasi, harus diingat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk system informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya. Sistem informasi adalah sistem yang menyediakan informasi dengancara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerima.

      2. Definisi Sistem Informasi

      Adapun tujuan yang hendak dicapai dari tahap perancangan sistem mempunyai maksud atau tujuan utama, sebagai berikut:

      1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem (user).
      2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menghasilkan rancang bangun yang lengkap kepada pemrograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat pengembangan atau pembuatan sistem.

      DAFTAR PUSTAKA

Contributors

Putri ika wati