SI1211473398

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL

DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN

DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1211473398
NAMA	: RIKA DWI HAPSARI

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2014/2015

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL

DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN

DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI

Disusun Oleh :

NIM	: 1211473398
Nama	: RIKA DWI HAPSARI
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, ..... 2014

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
(Ir. Untung Raharja, M.T.I.)					(Maimunah, M.Kom)
NIP : 00594					NIP : 00702

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL

DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN

DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI

Dibuat Oleh :

NIM	: 1331474559
Nama	: RIKA DWI HAPSARI

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, Januari 2015

Pembimbing I			Pembimbing II
(META AMALYA DEWI, M.KOM)			(SARYANI, S.KOM)
NID : 05065			NID : 08167

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL

DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN

DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI

Dibuat Oleh :

NIM	: 1211473398
Nama	: RIKA DWI HAPSARI

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2014/2054

Disetujui Penguji :

Tangerang, Februari 2015

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL

DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN

DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI

Disusun Oleh :

NIM	: 1211473398
Nama	: RIKA DWI HAPSARI
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Januari 2015

(RIKA DWI HAPSARI)

NIM : 1211473398

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Direktorat Jenderal Imigrasi merupakan salah satu unit eselon 1 di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, yang mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang imigrasi. Tugas Pokok dari Subbagian Peraturan Perundang-undangan Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi adalah melakukan penyiapan bahan koordinasi, pengkajian, penyusunan dan perancangan serta penghimpunan peraturan perundang-undangan di bidang keimigrasian. Dalam penghimpunan peraturan perundang-undangan, Bagian Program dan Pelaporan memiliki permasalahan seperti lamanya proses pencarian dokumen kebijakan keimigrasian yang seringkali dibutuhkan oleh banyak pihak. Dalam proses penyimpanan arsip kebijakan keimigrasian disimpan dalam bentuk softcopy dalam format pdf, namun penyimpanan file kebijakan keimigrasian hanya disimpan pada folder-folder dalam satu buah komputer. Apabila user membutuhkan arsip kebijakan keimigrasian maka harus meminta kepada administrator, apabila administrator sedang tidak berada di tempat maka sulit untuk mendapatkan file tersebut karena hanya admin yang mengetahui nama dan lokasi file penyimpanan. Terkait dengan penelitian ini, Penulis menggunakan metode analisa dan rancangan berorientasi objek, antara lain pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan studi pustaka. Data yang diperoleh kemudian dianalisis dan digambarkan menggunakan metode Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan sistem secara visual dan elisitasi untuk mengetahui kebutuhan user. Selanjutnya, perancangan sistem usulan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Hasil akhir dari penelitian ini berupa “Perancangan Sistem Informasi Aplikasi Digital di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi” yaitu sistem aplikasi yang dapat menyajikan informasi kebijakan keimigrasian secara cepat, akurat dan dapat diakses kapan saja sehingga memenuhi kebutuhan yang ingin dicapai.

Kata Kunci: arsip, digital, kebijakan keimigrasian, pencarian.

ABSTRACT

Directorate General of Immigration is one of the First Echelon Units in Ministry of Law and Human Right Republic of Indonesia, which has the task of formulating and implementing policies and technical standardization of immigration. The main Tasks of Subdivision Legislation of Program and Reporting Division Directorate General of Immigration is to prepare materials coordination, assessment, preparation and design as well as the accumulation of legislation in immigration. In the collection of legislation, Program and Reporting Division has problems such as the length of the search time of immigration policy documents that are often required by many parties. In the process of archival storage immigration policies are stored in softcopy in pdf format, which are stored on a single computer. If the user requires softcopy of the document, they have to ask the administrator, the only person who knows the location of the document. If the administrator was not in the office, it is difficult to get the file because administrator is the only person who know the name and location of the file storage. Related to this research, the author uses the method of object-oriented analysis and design, among others, collecting data through observation, interviews, and literature. The data obtained and analyzed and described using the Unified Modeling Language (UML) to describe the visual system and elicitation to know the needs of the user. Furthermore, the proposed system design using the programming language PHP and MySQL database. The end result of this research is a "Design of Information Systems in the Digital Archive in Program and Reporting Division of the Directorate General of Immigration". The application system can present softcopy of the immigration policy document to give the information quickly, accurately and can be accessed at any time.

Keywords : archive, digital, immigration policies, search.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirrabbil’alamiin, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT. karena berkat rahmat dan hidayahnya penulis dapat menyelesaikan laporan Skripsi dengan judul Perancangan Sistem Informasi Arsip Digital di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi.

Tujuan dari pembuatan laporan skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat dalam memperoleh gelar sarjana komputer (S.Kom.) untuk jenjang pendidikan Strata Satu (S1) di Perguruan Tinggi Raharja, Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan observasi, wawancara, survey serta studi pustaka untuk mendukung penulisan ini.

Dalam penulisan laporan ini penulis menerima bantuan dan dukungan baik moril, materiil serta doa dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini, penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I, selaku Ketua STMIK Raharja.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom. selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja.
3. Ibu Nur Azizah, M.Akt., M.Kom. selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
4. Ibu Meta Amalya Dewi, M.Kom selaku Dosen Pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktunya dan memberikan banyak masukan sehingga laporan skripsi ini dapat selesai tepat waktu.
5. Ibu Saryani, S.Kom selaku Dosen Pembimbing II yang telah memberikan banyak masukan sehingga laporan skripsi ini dapat selesai.
6. Kedua orang tua yang telah memberikan banyak dukungan moril, materiil dan doa.
7. Rekan-rekan mahasiswa yang selalu memberikan dukungan, motivasi dan pengalaman dalam proses penyelesaian laporan ini.
8. Rekan-rekan yang bekerja di Direktorat Jenderal Imigrasi, yang selalu memberikan dukungan dan motivasi.
9. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dalam menyelesaikan laporan skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan skripsi ini masih terdapat kekurangan sehingga memerlukan banyak perbaikan dan penyempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan ini.

Akhir kata penulis berharap laporan skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan untuk di kemudian hari.

	Tangerang, Januari 2015
	Rika Dwi Hapsari
	NIM. 1211473398

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi komputer saat ini berkembang begitu pesat sehingga banyak memberikan pengaruh dan perubahan terhadap tatanan hidup masyarakat. Dalam kehidupan sehari-hari, pemanfaatan teknologi sudah banyak diterapkan dan dijumpai dalam bidang pemerintahan, ekonomi, pendidikan maupun bidang-bidang lainnya. Dalam bidang pemerintahan misalnya, suatu instansi pemerintah menyediakan alternatif bagi masyarakat untuk mendapatkan layanan atau melakukan prosedur tertentu secara online, misalnya saja registrasi online, permohonan pembuatan paspor secara online, prosedur tender atau lelang suatu projek yang dilaksanakan secara elektronik, akses informasi melalui website maupun SMS Gateway dan lain sebagainya. Di bidang ekonomi, layanan perbankan saat ini dapat diakses secara online dan transaksi dapat dilakukan kapanpun dan di manapun hanya dengan terkoneksi melalui jaringan internet.

Direktorat Jenderal Imigrasi sebagai salah satu unit eselon 1 di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang berlokasi di Jl. HR. Rasuna Said Kav. X-6 No. 8 Kuningan Jakarta Selatan, mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang imigrasi. Penyiapan bahan koordinasi, pengkajian, penyusunan dan perancangan serta penghimpunan peraturan perundang-undangan di bidang keimigrasian merupakan tugas pokok dari subbagian peraturan perundang-undangan yang berada dibawah bagian Program dan Pelaporan.

Untuk melaksanakan fungsi keimigrasian, Pemerintah menetapkan kebijakan keimigrasian. Kebijakan keimigrasian tersebut dilaksanakan oleh Menteri Hukum dan HAM. Saat ini Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi memiliki kesulitan dalam penyimpanan dokumen kebijakan keimigrasian, karena masih disimpan secara manual sehingga sulit dicari apabila dibutuhkan oleh pihak-pihak yang membutuhkan. Penyimpanan dokumen keimigrasian masih dilakukan secara manual sehingga pencarian arsip fisiknya dibutuhkan waktu yang cukup lama.

Dengan berbagai alasan dan latar belakang yang telah disebutkan diatas, maka penulis mencoba mewujudkan apa yang dibutuhkan oleh organisasi, oleh karena itu penulis mengambil judul skripsi “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI”

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis merumuskan masalah sebagai berikut :

Berdasarkan dari uraian diatas maka penulis mengambil beberapa pokok permasalahan :

1. Bagaimana sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian yang ada di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini?

2. Apakah sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian sudah berjalan efektif dan efisien dalam memberikan informasi yang dibutuhkan?

3. Bagaimana merancang sistem informasi pengarsipan dokumen kebijakan imigrasi pada Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini sehingga dapat mudah dicari dan menyelesaikan permasalahan yang ada?

Ruang Lingkup Penelitian

Ini berisi ruang lingkup

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

1. Untuk menganalisa dan mengetahui lebih jauh sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian yang sedang berjalan di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi yang sedang berjalan saat ini.

2. Untuk mengetahui sejauh mana efektifitas dan efisiensi dari informasi yang dihasilkan.

3. Untuk merancang sistem informasi pengarsipan dokumen kebijakan peraturan keimigrasian pada Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi sehingga dapat bermanfaat dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh setiap pengguna.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Dapat teridentifikasinya sistem pengarsipan dokumen kebijakan peraturan keimigrasian yang sedang berjalan di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi yang sedang berjalan saat ini.

2. Dapat teridentifikasinya tingkat efektifitas dan efisiensi dari informasi yang dihasilkan sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian yang sedang berjalan di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi

3. Dapat membantu organisasi dalam rangka menciptakan sistem informasi pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian pada Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini, sehingga bermanfaat dalam memberikan informasi yang dibutuhkan pengguna.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

1. Observasi (Pengamatan)

   Merupakan metode

2. Wawancara

   Merupakan metode .

3. Studi Pustaka

   Studi Pustaka adalah .

Metode Analisa

1. Metode Analisa Sistem

   Dalam penelitian ini .

2. Metode Analisa Perancangan Program

   Untuk menganalisa program yang dirancang, penulis menggambarkannya dengan menggunakan ).

Metode Pengembangan

Pada metode

Metode Prototipe

Pada metode

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Skripsi ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang,

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini berisikan

BAB IV HASIL PENELITIAN

Bab ini menjelaskan

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran \.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

1. Definisi Sistem

Berikut ini beberapa pengertian tentang sistem menurut beberapa ahli yang dijabarkan dibawah ini.

Menurut Tata Sutabri (2012:22), sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi dalam sistem tersebut.

Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub (2012:1), Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub, “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang diatas dapat penulis tarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan.

Teori Khusus

1. Definisi

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Perusahaan

Kekayaan sumber daya alam, khususnya sebagai penghasil komoditas perkebunan yang diperdagangkan di pasar dunia, menjadikan wilayah Indonesia yang sebagian besar dikuasai oleh Hindia Belanda menarik berbagai negara asing untuk turut serta mengembangkan bisnis perdagangan komoditas perkebunan. Untuk mengatur arus kedatangan warga asing ke wilayah Hindia Belanda, pemerintah kolonial pada tahun 1913 membentuk kantor Sekretaris Komisi Imigrasi dan karena tugas dan fungsinya terus berkembang, pada tahun 1921 kantor sekretaris komisi imigrasi diubah menjadi immigratie dients (dinas imigrasi).

Dinas imigrasi pada masa pemerintahan penjajahan Hindia Belanda berada di bawah Direktur Yustisi, yang dalam susunan organisasinya terlihat pembentukan afdeling-afdeling seperti afdeling visa dan afdeling (bagian) lain-lain yang diperlukan. Corps ambtenaar immigratie diperluas, tenaga-tenaga berpengalaman serta berpendidikan tinggi dipekerjakan di pusat. Tidak sedikit diantaranya adalah tenaga-tenaga kiriman dari negeri belanda (uitgezonden krachten). Semua posisi kunci jawatan imigrasi berada di tangan para pejabat Belanda.

Walaupun terus berkembang penambahan kantor dinas imigrasi di berbagai daerah, namun struktur organisasi dinas imigrasi pemerintah Hindia Belanda relatif sederhana. Hal ini diduga berkaitan dengan masih relatif sedikitnya lalu lintas kedatangan dan keberangkatan dari dan/atau keluar negeri pada saat itu. Bidang keimigrasian yang ditangani semasa pemerintahan Hindia Belanda hanya 3 (tiga) yaitu bidang perizinan masuk dan tinggal orang, bidang kependudukan orang asing dan bidang kewarganegaraan. Untuk mengatur ketiga bidang tersebut, peraturan pemerintah yang digunakan adalah Toelating Besluit (1916), Toelatings Ordonnantie (1917) dan Paspor Regelings (1918).

Era kolonialisasi Hindia Belanda mulai berakhir bersamaan dengan masuknya Jepang ke Indonesia tahun 1942. Namun pada masa pendudukan Jepang tidak ada perubahan yang mendasar dalam peraturan keimigrasian. Dengan kata lain, selama pendudukan Jepang, produk hukum keimigrasian Hindia Belanda masih digunakan. Eksistensi pentingnya peraturan keimigrasian mencapai momentumnya pada saat Indonesia memproklamirkan kemerdekaannya pada tanggal 17 Agustus 1945.

Ada 4 (empat) peristiwa penting pasca proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia yang terkait dengan keimigrasian, yaitu : (1) Repratiasi APWI dan serdadu Jepang; dalam peristiwa ini ditandai dengan pengangkutan ex APWI dan pelucutan senjata serta pengangkutan serdadu Jepang di Jawa Tengah khususnya, di pulau Jawa dan Indonesia umumnya yang ditangani oleh Panitia Oeroesan Pengangkoetan Djepang (POPDA); (2) Kegiatan barter, pembelian senjata dan pesawat terbang; pada masa Revolusi Kemerdekaan para pejuang sering bepergian ke luar negeri, misal masuk ke Singapore dan Malaysia masih tanpa paspor; (3) Perjuangan Diplomasi, diawali dengan penyelenggaraan Inter Asian Conference di New Delhi. Dalam kesempatan itu Kementerian Luar Negeri Indonesia akhirnya berhasil mengeluarkan “Surat Keterangan dianggap sebagai paspor” sebagai dokumen perjalanan antar negara yang pertama setelah kemerdekaan bagi misi pemerintah Indonesia yang sah dalam konferensi tersebut. Delegasi Indonesia yang dipimpin oleh H. Agus Salim ikut memperkenalkan Paspor Diplomatik Pemerintah Indonesia kepada dunia internasional; dan (4) Keimigrasian di Aceh; Sceh sebagai satu-satunya wilayah Indonesia yang tidak pernah diduduki Belanda, sejak tahun 1945 telah mendirikan kantor imigrasi di lima kota dan terus beroperasi selama masa revolusi kemerdekaan. Pendirian kantor imigrasi di Aceh sejak tahun 1945 adalah oleh Amirudin. Peristiwa cukup penting pada masa ini, Jawatan Imigrasi yang sejak semula di bawah Departemen Kehakiman, pada tahun 1947 pernah beralih menjadi di bawah kekuasaan Departemen Luar Negeri.

Selain itu untuk mengatasi kevakuman hukum, peraturan perundang-undangan keimigrasian produk pemerintah Hindia Belanda harus dicabut dan digantikan dengan produk hukum yang selaras dengan jiwa kemerdekaan. Selama masa revolusi kemerdekaan ada dua produk hokum Hindia Belanda yang terkait dengan keimigrasian dicabut yaitu Toelating Besluit (1916) diubah menjadi Penetapan Ijin Masuk (PIM) yang dimasukan dalam Lembaran Negara Nomor 331 Tahun 1949. Selama masa revolusi kemerdekaan lembaga keimigrasian masih menggunakan struktur organisasi dan tata kerja dinas imigrasi (Immigratie Dients) peninggalan Hindia Belanda.

Era Republik Indonesia Serikat merupakan momen puncak dari sejarah panjang perjalanan pembentukan lembaga keimigrasian di Indonesia. Di era inilah dinas imigrasi produk Hindia Belanda diserahterimakan kepada pemerintah Indonesia pada tanggal 26 Januari 1950. Struktur organisasi dan tata kerja serta beberapa produk hukum pemerintah Hindia Belanda terkait keimigrasian masih dipergunakan sepanjang tidak bertentangan dengan kepentingan bangsa Indonesia. Kepala Jawatan Imigrasi untuk pertama kalinya dipegang oleh putra pribumi, yaitu Mr. H.J Adiwinata. Struktur organisasi jawatan imigrasi meneruskan struktur immigratie dients yang lama, sedangkan susunan jawatan imigrasi masih sederhana dan berada dalam koordinasi Menteri Kehakiman, baik operasional-taktis, administratif, maupun organisatoris.

Dalam masa yang relatif singkat, jawatan imigrasi pada era Republik Indonesia Serikat telah menerbitkan 3 (tiga) produk hukum, yaitu (a) Keputusan Menteri Kehakiman RIS Nomor JZ/239/12 tanggal 12 Juli 1950 yang mengatur mengenai pelaporan penumpang kepada pimpinan bea cukai apabila mendarat di pelabuhan yang belum ditetapkan secara resmi sebagai pelabuhan pendaratan, (b) Undang-Undang Darurat RIS Nomor 40 Tahun 1950 tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia, dan (c) Undang- Undang Darurat RIS Nomor 42 Tahun 1950 tentang Bea Imigrasi (Lembaran Negara Tahun 1950 Nomor 84, Tambahan Lembaran Negara Nomor 77).

Periode krusial pada era Republik Indonesia Serikat berlanjut pada Era Demokrasi Parlementer, yang salah satunya terkait dengan berakhirnya kontrak kerja pegawai keturunan Belanda pada akhir tahun 1952. Berakhirnya kontrak kerja mereka menjadi persoalan penting karena pada saat itu pemerintah Indonesia sedang bergerak cepat mengembangkan jawatan imigrasi. Pada periode 1950-1960 jawatan imigrasi berusaha membuka kantor-kantor dan kantor cabang imigrasi, serta penunjukan pelabuhan-pelabuhan pendaratan yang baru.

Pada dasawarsa imigrasi tepatnya 26 Januari 1960, jawatan imigrasi telah berhasil mengembangkan organisasinya dengan pembentukan Kantor Pusat Jawatan Imigrasi di Jakarta, 26 kantor imigrasi daerah, 3 kantor cabang imigrasi, 1 kantor inspektorat imigrasi dan 7 pos imigrasi di luar negeri. Di bidang sumber daya manusia (SDM) keimigrasian, pada bulan Januari 1960 jumlah total pegawai jawatan imigrasi telah meningkat menjadi 1256 orang yang kesemuanya putra-putri Indonesia, mencakup pejabat administratif dan pejabat teknis keimigrasian.

Di bidang pengaturan keimigrasian, mulai periode ini pemerintah Indonesia memiliki kebebasan untuk mengubah kebijaksanaan opendeur politiek imigrasi kolonial menjadi kebijaksanaan yang sifatnya selektif atau saringan (selective policy). Kebijakan selektif didasarkan pada perlindungan kepentingan nasional dan lebih menekankan prinsip pemberian perlindungan yang lebih besar kepada warga negara Indonesia. Pendekatan yang dipergunakan dan dilaksanakan secara simultan meliputi pendekatan kesejahteraan (prosperity approach) dan pendekatan keamanan (security approach). Beberapa pengaturan keimigrasian antara lain yang diterbitkan: (1) pengaturan lalu lintas keimigrasian, yaitu pemeriksaan dokumen keimigrasian penumpang dan crew kapal laut yang dari luar negeri dilakukan di atas kapal selama pelayaran kapal; (2) Pengaturan di bidang kependudukan orang asing, dengan disahkannya Undang Undang Darurat Nomor 9 Tahun 1955 tentang Kependudukan Orang Asing (Lembaran Negara Tahun 1955 Nomor 33, Tambahan Lembaran Negara Nomor 812); (3) Pengaturan di bidang pengawasan orang asing, dengan disahkannya Undang Undang Darurat Nomor 9 Tahun 1953 tentang Pengawasan Orang Asing (Lembaran Negara Tahun 1953 Nomor 64, Tambahan Lembaran Negara Nomor 463), (4) Pengaturan mengenai delik/perbuatan pidana/peristiwa pidana/tindak pidana di bidang keimigrasian, dengan disahkannya Undang Undang Darurat Nomor 8 Darurat Tahun 1955 tentang Tindak Pidana Imigrasi (Lembaran Negara Tahun 1955 Nomor 28, Tambahan Lembaran Negara Nomor 807); (5) Pengaturan di bidang kewarganegaraan, pada periode ini disahkan produk perundangan penting mengenai kewarganegaraan yakni Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1958 tentang Persetujuan Antara Republik Indonesia Dan Republik Rakyat Tiongkok Mengenai Soal Dwikewarganegaraan (Lembaran Negara Tahun 1958 Nomor); (6) Undang-Undang Nomor 62 Tahun 1958 tentang Kewarganegaraan Republik Indonesia (Lembaran Negara Tahun 1958 Nomor 113, Tambahan Lembaran Negara Nomor 1647); (7) Masalah kewarganegaraan turunan Cina, (8) Pelaksanaan Pendaftaran Orang Asing (POA).

Selain itu pada era ini produk hukum yang terkait dengan keimigrasian juga secara bertahap mulai dibenahi seperti visa, paspor dan surat jalan antar negara, penanganan tindak pidana keimigrasian, pendaftaran orang asing, dan kewarganegaraan. Salah satu produk hukum penting yang dikeluarkan selama era Demokrasi Parlementer adalah penggantian Paspor Regelings (1918) menjadi Undang-Undang Nomor 14 tahun 1959 tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia (Lembaran Negara Tahun 1959 Nomor 56, Tambahan Lembaran Negara Nomor 1799).

Era pemerintahan Orde Baru adalah yang terpanjang sejak Indonesia merdeka. Masa pemerintahan yang cukup panjang tersebut turut memberikan kontribusi besar terhadap pemantapan lembaga keimigrasian, walaupun dalam pelaksanaannya mengalami beberapa kali penggantian induk organisasi. Stabilitas politik dan pertumbuhan ekonomi yang relatif tinggi selama era Orde Baru mendorong lembaga keimigrasian di Indonesia untuk semakin berkembang dan profesional dalam melayani masyarakat. Pada era ini terjadi beberapa kali perubahan organisasi kabinet dan pembagian tugas departemen, yang pada gilirannya membawa perubahan terhadap organisasi jajaran imigrasi. Pada tanggal 3 November 1966 ditetapkan kebijakan tentang Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas Departemen, yang mengubah kelembagaan Direktorat Imigrasi sebagai salah satu pelaksana utama Departemen Kehakiman menjadi Direktorat Jenderal Imigrasi yang dipimpin oleh Direktur Jenderal Imigrasi. Perubahan ini pun berlanjut dengan pembangunan sarana fisik di lingkungan Direktorat Jenderal Imigrasi yang luas. Pembangunan gedung kantor, rumah dinas, pos imigrasi maupun asrama tahanan dijalankan tahun demi tahun. Di bidang SDM dan pembinaan karier, sistem penempatan dan pembinaan karier pegawai yang direkrut Direktorat Jenderal Imigrasi yang zig-zag, tidak terpaku di satu pos, diteruskan. Sistem pembinaan karir di bidang imigrasi juga terus disempurnakan dengan tetap mengedepankan prinsip profesionalisme dan keadilan.

Beban kerja yang semakin meningkat dan kebutuhan akan akurasi data, mendorong Direktorat Jenderal Imigrasi untuk segera menerapkan sistem komputerisasi di bidang imigrasi. Pada awal tahun 1978 untuk pertama kalinya dibangunlah sistem komputerisasi di Direktorat Jenderal Imigrasi, sedangkan penggunaan komputer pada sistem informasi keimigrasian dimulai pada tanggal 1 Januari 1979.

Di bidang peraturan perundangan keimigrasian pada masa Orde Baru, dalam rangka mendukung program Pembangunan Nasional Pemerintah, banyak produk regulasi keimigrasian yang dibuat untuk mengefisienkan pelayanan keimigrasian dan/atau untuk mendukung berbagai sektor pembangunan, antara lain pengaturan terkait: (1) pelayanan jasa keimigrasian; (2) penyelesaian dokumen pendaratan di atas pesawat jemaah haji 1974; (3) penyelesaian pemeriksaan dokumen di pesawat garuda Jakarta-Tokyo; (4) perbaikan kualitas cetak paspor; (5) pengaturan masalah lintas batas; (6) pengaturan dispensasi fasilitas keimigrasian; (7) penanganan TKI gelap di daerah perbatasan; (8) pengaturan penyelenggaraan umroh; (9) pengaturan masalah pencegahan dan penangkalan; (10) pengaturan keimigrasian di sektor ketenagakerjaan; (11) pengaturan visa tahun 1979; (12) masalah orang asing yang masuk ke dan atau tinggal di wilayah Indonesia secara tidak sah; (13) penghapusan exit permit bagi WNI.

Di masa Orde Baru ini yang tidak bisa dilupakan adalah lahirnya Undang-Undang Keimigrasian baru yaitu Undang Undang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1992 Nomor 33, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3474), yang disahkan oleh DPR pada tangal 4 Maret 1992. Undang Undang Keimigrasian ini selain merupakan hasil peninjauan kembali terhadap berbagai peraturan perundang-undangan sebelumnya yang sebagian merupakan peninggalan dari Pemerintah Hindia Belanda, juga menyatukan/mengkompilasi substansi peraturan perundang-undangan keimigrasian yang tersebar dalam berbagai produk peraturan perundangan keimigrasian sebelumnya hingga berlakunya Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1992.

Lahirnya Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1992 ini diikuti dengan ditetapkannya Peraturan Pemerintah sebagai pelaksanaannya dalam: (1) Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1994 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pencegahan dan Penangkalan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3561); (2) Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1994 tentang Pengawasan Orang Asing dan Tindakan Keimigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 54, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3562); (3) Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1994 tentang Visa, Izin Masuk, dan Izin Keimigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3563), dan Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 1994 tentang Surat Pejalanan Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 65, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3572).

Krisis ekonomi 1997 telah mengakhiri periode panjang era Orde Baru dan memasuki era reformasi. Aspirasi yang hidup dalam masyarakat, menginginkan komitmen yang kuat terhadap nilai-nilai Hak Asasi Manusia (HAM), tegaknya hukum dan keadilan, pemberantasan KKN, dan demokratisasi, tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), transparansi, dan akuntabel terus didengungkan, termasuk diantaranya tuntutan percepatan otonomi daerah.

Sementara itu globalisasi informasi membuat dunia menyatu tanpa batas, mendorong negara-negara maju (WTO) untuk menjadikan dunia berfungsi sebagai sebuah pasar bebas mulai tahun 2000, serta mengutamakan perlindungan dan penegakam HAM serta demokratisasi. Arus globalisasi juga mengakibatkan semakin sempitnya batas-batas wilayah suatu negara (bordeless countries) dan mendorong semakin meningkatnya intensitas lalulintas orang antarnegara. Hal ini telah menimbulkan berbagai permasalahan di berbagai negara termasuk Indonesia yang letak geografisnya sangat strategis, yang pada gilirannya berpengaruh pada kehidupan masyarakat Indonesia serta bidang tugas keimigrasian. Dalam operasional di lapangan ditemukan beberapa permasalahan menyangkut orang asing yang memerlukan penanganan lebih lanjut. Lingkungan strategis global maupun domestik berkembang demikian cepat, sehingga menuntut semua perangkat birokrasi pemerintahan, termasuk keimigrasian di Indonesia untuk cepat tanggap dan responsif terhadap dinamika tersebut. Sebagai contoh, implementasi kerja sama ekonomi regional telah mempermudah lalu lintas perjalanan warga negara Indonesia maupun warga negara asing untuk keluar atau masuk ke wilayah Indonesia. Lonjakan perjalanan keluar atau masuk ke wilayah Indonesia tentu membutuhkan sistem manajamen dan pelayanan yang semakin handal dan akurat. Tugas keimigrasian saat ini semakin berat seiring dengan semakin maraknya masalah terorisme dan pelarian para pelaku tindak pidana ke luar negeri. Untuk mengatasi dinamika lingkungan strategis yang bergerak semakin cepat, bidang keimigrasian dituntut mengantispasi dengan berbagai peraturan perundang-undangan dan sarana-prasarana yang semakin canggih. Peraturan dan kebijakan keimigrasan juga harus responsif terhadap pergeseran tuntutan paradigma fungsi keimigrasian. Jika sebelumnya paradigma fungsi keimigrasian dalam pelaksanaan Undang Undang Nomor 9 Tahun 1992 lebih menekankan efisiensi pelayanan untuk mendukung isu pasar bebas yang bersifat global, namun kurang memperhatikan fungsi penegakan hukum dan fungsi sekuriti, mulai pada era ini harus diimbangi dengan fungsi keamanan dan penegakan hukum.

Dalam menghadapi masalah dan perkembangan dalam dan luar negeri tersebut, Direktorat Jenderal Imigrasi pada Era Reformasi ini telah melakukan beberapa program kerja sebagai berikut:

a. Penyempurnaan Peraturan Perundang-Undangan

Pemerintah memperbaharui Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian. Hal ini berdasarkan beberapa perkembangan yang perlu diantisipasi, yakni: (1) Letak geografis wilayah Indonesia (kompleksitas permasalahan antar negara); (2) Perjanjian internasional/konvensi internasional yang berdampak terhadap pelaksanaan fungsi keimigrasian; (3) Meningkatnya kejahatan internasional dan transnasional; (4) Pengaturan mengenai deteni dan batas waktu terdeteni belum dilakukan secara komprehensif; (5) Pendekatan sistematis fungsi keimigrasian yang spesifik dan universal dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang modern; (6) Penempatan struktur kantor imigrasi dan rumah detensi imigrasi sebagai unit pelaksana teknis di bawah Direktorat Jenderal Imigrasi; (7) Perubahan sistem kewarganegaraan berdasarkan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2006 tentang Kewarganegaraan Republik Indonesia; (8) Hak kedaulatan negara sesuai prinsip timbal balik (resiprositas) mengenai pemberian visa terhadap orang asing; (9) Kesepakatan dalam rangka harmonisasi dan standarisasi sistem dan jenis pengamanan dokumen perjalanan secara internasional; (10) Penegakan hukum keimigrasian belum efektif sehingga kebijakan pemidanaan perlu mencantumkan pidana minimum terhadap tindak pidana penyelundupan manusia; (11) Memperluas subyek pelaku tindak pidana Keimigrasian, sehingga mencakup tidak hanya orang perseorangan tetapi juga korporasi serta penjamin masuknya orang asing ke wilayah indonesia yang melanggar ketentuan keimigrasian; (12) Penerapan sanksi pidana yg lebih berat terhadap orang asing yang melanggar peraturan di bidang keimigrasian karena selama ini belum menimbulkan efek jera.

Usulan untuk memperbarui Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian pun segera dimasukkan dalam Program Legislasi Nasional (Prolegnas) untuk dibahas oleh lembaga legistlatif (DPR). Setelah melalui pembahasan yang cukup panjang dengan Komisi III DPR, akhirnya Rancangan Undang-Undang Keimigrasian yang baru disetujui dan diusulkan untuk disahkan menjadi Undang-Undang pada Rapat Paripurna DPR tanggal 7 April 2011. Selanjutnya pada tanggal 5 Mei 2011, Presiden Republik Indonesia mengesahkan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian, yang diundangkan dalam Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 52, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5126.

b. Kelembagaan

Sebagai dampak pelaksanaan otonomi daerah dan perkembangan yang terjadi di beberapa negara, maka tugas keimigrasian di daerah provinsi, kota/kabupaten maupun di negara yang bersangkutan terus mengalami peningkatan sejalan dengan karakteristik dinamika kehidupan masyarakat. Untuk mengantisipasi fenomena demikian Direktorat Jenderal Imigrasi telah membuat langkah kebijakan: (1) Pembentukan kantor-kantor imigrasi di daerah; (2) Peningkatan kelas beberapa kantor imigrasi; (3) Pembentukan direktorat intelijen; (4) Pembentukan rumah detensi imigrasi; (5) Penambahan tempat pemeriksaan imigrasi; dan (6) Pembentukan atase/konsul imigrasi pada perwakilan RI di Guangzhou-RRC.

Adapun jumlah kelembagaan imigrasi yang tersebar di daerah dan di luar negeri sampai dengan saat ini adalah sebagai berikut:

Struktur Organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal Imigrasi

Susunan organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal imigrasi terdiri dari :

1. Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi;
2. Kepala Bagian Program dan Pelaporan;.
3. Kepala Bagian Kepegawaian;
4. Kepala Bagian Keuangan;
5. Kepala Bagian Pengelolaan Barang Milik Negara dan Rumah Tangga;
6. Kepala Bagian Humas dan Tata Usaha;
7. Kelompok Jabatan Fungsional.

Susunan organisasi Bagian Program dan Pelaporan Sekretariat Direktorat Jenderal Imigrasi terdiri dari :

1. Kepala Bagian Program dan Pelaporan;
2. Kepala Subbagian Data dan Informasi;
3. Kepala Subbagian Penyusunan Rencana dan Anggaran;
4. Kepala Subbagian Peraturan Perundang-undangan;
5. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan.

Tugas dan Fungsi Bagian Program dan Pelaporan

1. Tugas

Bagian Program dan Pelaporan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana, program dan anggaran, serta evaluasi dan penyusunan laporan.

2. Fungsi

Untuk melaksanakan tugas tersebut, bagian program dan pelaporan menyelenggarakan fungsi :

1. Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan rencana, program dan anggaran;
2. Pengumpulan, pengolahan, penyajian data dan informasi;
3. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan Direktorat Jenderal Imigrasi
4. Penyiapan bahan pengkajian, penyusunan dan perancangan, serta penghimpunan peraturan perundang-undangan di bidang keimigrasian.

Tanggung Jawab :

1. Pemimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga edukatif, mahasiswa, tenaga administrasi dan terhadap lingkungan.

2. Direktur

Wewenang:

1. Merupakan wakil presiden direktur.
2. membantu presiden direktur dalam berbagai kegiatan.

3.Pembantu (Bidang Akademik)

Wewenang :

1. Menjalankan program kebijaksanaan akademik.
2. Mengawasi dan membina serta mengembangkan program studi sesuai kebijaksanaan yang telah digariskan.
3. Membina dan mengembangkan kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
4. Mengadakan afiliasi.
5. Membina dan mengembangkan kelembagaan.

Tanggung Jawab :

1. Membantu ketua dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

4.Pembantu Direktur II (Administrasi)

Wewenang :

1. Melaksanakan dan mengelola seluruh kegiatan administrasi dan keuangan.
2. Membina dan mengembangkan kepegawaian.
3. Mengadakan sarana dan prasarana kepegawaian.

Tanggung Jawab :

1. Membantu ketua dalam pelaksanaan kegiatan dibidang keuangan dan administrasi.

5. Pembantu Direktur III (Bidang Kemahasiswaan)

Wewenang :

1. Membina kegiatan kemahasiswaan.
2. Membina kehidupan mahasiswa dalam kampus sehingga dapat mengembangkan penalaran.
3. Membina dan mengawasi kegiatan lembaga mahasiswa serta unit kegiatan khusus akademik.

Tanggung Jawab :

1. Membantu ketua dalam pelaksanaan kegiatan dibidang kemahasiswaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa.

6.Asisten Direktur Akademik

Wewenang :

1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pelaksanaan proses belajar mengajar.
2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor staff binaannya.
3. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
4. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya.
5. Mengusulkan kepada Direktur tentang unit layanan baru yang dibutuhkan.
6. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.
7. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian dosen.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas penyusunan JRS yang efektif dan efisien, pengimplementasian pelaksanaan proses belajar mengajar, kemajuan kualitas pelayanan akademik yang berkesinambungan, dan kelancaran proses belajar mengajar.

7. Kepala Jurusan

Wewenang:

1. Mengusulkan kepada Assisten Direktur Akademik tentang perubahan mata kuliah dan materi kuliah yang dianggap telah kadaluarsa bahkan perubahan kurikulum jurusan.
2. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang kenaikan honor dosen binaannya.
3. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang pengadaan seminar, pelatihan, penambahan kelas perkuliahan pengangkatan dosen baru dan pemberhentian dosen.
4. Memberikan kebijakan administratif Akademik seperti cuti kuliah, perpindahan jurusan, ujian susulan, dan pembukaan semester pendek.
5. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang pembukaan peminatan/konsentrasi baru dalam jurusannya.
6. Memberikan sanksi Akademik kepada mahasiswa yang melanggar tata tertib Perguruan Tinggi Raharja.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas penyusunan dan pengimplementasian kurikulum, SAP dan bahan ajar, monitoring kehadiran dosen dalam perkuliahan, jam konsultasi dan tugas-tugas yang disampaikan ke dosen, terlaksananya penelitian, seminar, pembinaan prestasi akademik mahasiswa dan peningkatan jumlah mahasiswa dalam jurusannya.

8. Asisten Direktur Finansial

Wewenang:

1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pembuatan budget pada setiap bagian dan pelaksanaan pemakaian dana.
2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor, pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
3. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya dan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas penyusunan budgeting pada setiap bagian, dan tersedianya dana atas budget yang telah disetujui.
2. Bertanggung jawab atas kemajuan kualitas pendanaan aktifitas yang berkesinambungan.
3. Bertanggung jawab atas kelancaran proses belajar mengajar.

9. Layanan Keuangan Mahasiswa(LKM)

Wewenang:

1. Mengusulkan prosedur layanan keuangan kepada Asisten Direktur Finansial
2. Mengusulkan tentang unit baru yang dibutuhkan kepada Asisiten Direktur Finansial.

Tanggung Jawab:

1. Bertanggung jawab atas kelancaran proses penerimaan keuangan mahasiswa
2. Bertanggung jawab atas penagihan tunggakan mahasiswa.

10. Asisten Direktur Operasional(ADO)

Wewenang :

1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pelaksanaan pelayanan proses belajar mengajar
2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor staff binaannya.
3. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
4. Memberikan kebijaksanaan pelaksanaan layanan pada bidangnya.
5. Mengusulkan kepada Direktur tentang unit layanan baru yang dibutuhkan.
6. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas penyusunan kalender akademik tahunan.
2. Bertanggung jawab atas pengimplementasian pelaksanaan dan kualitas pelayanan yang berkesinambungan pada bidangnya.
3. Bertanggung jawab atas kelancaran proses belajar mengajar.

11. Registrasi Perkuliahan dan Ujian(RPU)

Bagian registrasi perkuliahan dan ujian terdiri dari dua bagian antara lain:

A. Layanan Registrasi Mahasiswa (LRM)

Wewenang :

1. Berwenang memberikan kebijakan yang berhubungan dengan proses registrasi mahasiswa.
2. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya
3. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan
4. Mengusulkan kepada ADO untuk pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.

Tanggung Jawab:

1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan registrasi POM mulai dari persiapan hingga pada penutupan setiap semesternya.
2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan registrasi batal tambah dan jumlah mahasiswa yang melakukan POM.
3. Bertanggung jawab atas seluruh informasi mengenai registrasi mahasiswa.

B. Perkuliahan dan Ujian (PU)

Wewenang :

1. Mengusulkan kepada ADO atas prosedur pelaksanaan pelayanan proses belajar mengajar serta kebijakan yang diambil.
2. Mengusulkan kepada ADO tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
3. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang dianggap telah melanggar tata tertib karyawan.
4. Mengusulkan kepada kepala jurusan untuk kelas perkuliahan yang dapat dibuka.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pendokumentasian perkuliahan dan ujian.

Konfigurasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware) :

1. Processor : Pentium 4
2. Monitor : 15”
3. Keyboard : Standar
4. Mouse : USB
5. RAM : 2 GB
6. Hardisk : 80 GB
7. Printer : Laser Jet
8. Scanner : Gambar Flatbed

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software) :

1. Microsoft Windows XP
2. Adobe Reader
3. ScanAll PRO

Hak Akses :

1. Administrator/Staf Bagian Program dan Pelaporan

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan yang Dihadapi :

Berdasarkan analisis yang dilakukan penulis, sistem serta proses pengarsipan dokumen peraturan dan kebijakan keimigrasian yang berjalan saat ini di Bagian Program dan Pelaporan sudah berjalan cukup baik. Namun, sumber data yang masih disimpan secara manual berupa penyimpanan arsip hardcopy di lemari dan penyimpanan softcopy dalam format pdf masih disimpan di salah satu komputer dengan membuat folder-folder di harddisk salah satu komputer sehingga apabila komputer tersebut mengalami masalah, data tidak dapat diambil dan terdapat kemungkinan hilang. Selain itu apabila administrator tidak berada di tempat, pihak yang ingin mencari data harus menunggu sampai admin datang kembali ke ruangan karena staf yang lain tidak mengetahui lokasi penyimpanan file tersebut.

Setiap ada permintaan data peraturan dan kebijakan peraturan keimigrasian dari direktorat atau bagian lain, data-data harus dicari satu persatu di folder komputer sehingga mengakibatkan pekerjaan menjadi kurang efektif dan efisien karena harus mencari arsip yang lokasi penyimpanannya hanya diketahui admin.

Pimpinan dapat meminta arsip peraturan dan kebijakan keimigrasian kapan saja, namun penyampaian arsip yang disampaikan membutuhkan waktu cukup lama sehingga berdampak pada terlambatnya Pimpinan dalam mengambil kebijakan.

Sejalan dengan perkembangan zaman dan berkembangnya kebutuhan atas informasi pengarsipan digital, maka diperlukan perancangan sistem agar informasi yang dihasilkan dapat diakses dengan cepat dan akurat.

Alternatif Pemecahan masalah :

Berdasarkan analisa terhadap sistem yang berjalan, dapat diambil kesimpulan bahwa perlu dilakukan pengembangan sistem atas kekurangan dan kebutuhan sistem dengan melakukan analisa terhadap alternatif pemecahan masalah antara lain:

1. Dibangun sistem yang dibutuhkan oleh user dengan dengan database yang terintegrasi agar mempermudah pekerjaan misalnya dengan menggunakan program aplikasi visual basic.
2. Dibangun suatu sistem yang berbasiskan web, sehingga memungkinkan user atau Pimpinan dapat mengakses data kapan saja.

Berdasarkan beberapa alternatif pemecahan masalah di atas penulis melakukan suatu kajian terhadap permasalahan yang ada, maka penulis memutuskan perlu dibangun aplikasi sistem yang berbasis web karena banyak keuntungan yang diperoleh antara lain:

1. Perkembangan penggunaan device berbasis web yang sangat pesat dan hampir setiap orang familiar menggunakan internet
2. Dapat diakses kapan saja
3. Memberikan informasi yang cepat bagi Pimpinan untuk mendukung pengambilan keputusan

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I disusun berdasarkan observasi dan wawancara di lapangan. Berikut lampiran elisitasi tahap I yang telah dibuat :

Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut penjelasan mengenai Metode MDI :

1. M pada MDI itu artinya Mandatory (Penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
2. D pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
3. I pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang option-nya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

1. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
2. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
3. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu :

1. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

Final Draft Elisitasi

Final Draft Elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap-tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

Rancangan Sistem Usulan

Setelah mengadakan analisa dan penelitian sistem yang sedang berjalan pada Subbagian Peraturan dan Perundang-undangan Bagian Program dan Pelaporan, maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan usulan sistem yang akan dibangun. Ada beberapa usulan prosedur yang bertujuan untuk mengoptimalkan fungsi penyimpanan arsip kebijakan peraturan keimigrasian yang sedang berjalan saat ini, yaitu merubah proses penyimpanan yang saat ini masih manual menjadi terkomputerisasi berbasis web. Selain itu meningkatkan fungsi pencarian dokumen kebijakan peraturan kebijakan keimigrasian yang selama ini membutuhkan waktu cukup lama, menjadi lebih cepat. Berdasarkan perubahan sistem penyimpanan arsip dan setelah kebutuhan-kebutuhan sistem yang baru telah ditentukan, maka langkah-langkah berikutnya yaitu perancangan atau desain sistem usulan yang bertujuan untuk menyempurnakan sistem yang lama dengan memberi gambaran atau pandangan yang jelas menurut proses desain sistem dari awal hingga akhir penelitian. Dalam menganalisa usulan prosedur yang baru pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm for UML Enterprise Edition Ver. 11.2 untuk menggambarkan use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram.

Prosedur Sistem Usulan

Administrator/JFU Bagian Program dan Pelaporan

1. Melakukan login sistem
2. Sistem menampilkan menu home
3. Menampilkan dan melakukan tambah, cari, edit dan delete pegawai
4. Menampilkan dan melakukan tambah, cari, edit dan delete jenis surat
5. Menampilkan dan melakukan tambah, cari, edit dan delete direktorat/bagian
6. Menampilkan dan melakukan tambah, cari, edit dan delete detail surat
7. Menampilkan dan melakukan pencarian, lihat dan pencetakan laporan

Pimpinan/Kepala Bagian Program dan Pelaporan

1. Pimpinan melakukan login sistem
2. Sistem menampilkan menu home pimpinan
3. Menampilkan laporan

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambaran mengenai use case diagram yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.1 di bawah ini:

Berdasarkan gambar tersebut di atas, maka penjelasannya penulis uraikan di dalam skenario berikut ini :

1. Nama Use Case : Use Case Home

Actor : JFU Bagian Program dan Pelaporan, Pimpinan/Kabag Prolap

Skenario : JFU Bagian Program dan Pelaporan login ke dalam sistem, sistem menampilkan menu admin.

1. Nama Use Case : Use Case Pegawai

Actor : JFU Bagian Program dan Pelaporan

Skenario : JFU Bagian Program dan Pelaporan login ke dalam sistem, sistem menampilkan menu Pegawai. Bagian Program dan Pelaporan dapat melakukan input data pegawai yang akan diberikan hak akses untuk login ke dalam sistem.

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

Berikut ini adalah kesimpulan mengenai perumusan masalah pada sistem kearsipan dokumen kebijakan keimigrasian di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi :

1. Sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian yang berjalan pada subbagian peraturan perundang-undangan Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini dirasa masih kurang optimal karena belum sistematis dan terstruktur dengan baik
2. Sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian belum berjalan cukup efektif dikarenakan dibutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencarian kembali arsip yang dibutuhkan oleh pengguna. Karena pencarian arsip yang cukup lama kerapkali dilakukan oleh beberapa staf sehingga para pegawai yang seharusnya bekerja justru membantu mencari arsip yang dicari, sehingga tidak efisien.
3. Sistem aplikasi arsip digital ini dirancang melalui beberapa beberapa tahapan diantaranya dengan observasi, wawancara dan studi pustaka. Kemudian peneliti menganalisa dengan mengumpulkan kebutuhan pengguna melalui elisitasi tahap 1, tahap ke-2, tahap ke-3 dan elisitasi final. Penulis juga menggunakan metode analisa SWOT dan Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan sistem secara visual dan elisitasi untuk mengetahui kebutuhan user. Perancangan sistem aplikasi arsip digital ini dibuat dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sedangkan bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP, dengan database MySQL. Dengan adanya aplikasi arsip digital berbasiskan web ini dapat mempercepat waktu pencarian arsip yang sering diminta sewaktu-waktu oleh pengguna sehingga lebih cepat. Pimpinan dapat memonitor dan melihat rekapitulasi dokumen kebijakan peraturan keimigrasian yang telah dibuat oleh organisasi.

Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian

Ini isi dari kesimpulan terhadap tujuan dan manfaat penelitian

Ini isi dari kesimpulan terhadap tujuan dan manfaat penelitian

Ini isi dari kesimpulan terhadap tujuan dan manfaat penelitian

Kesimpulan terhadap metode penelitian

Ini isi dari kesimpulan terhadap metode penelitian

Ini isi dari kesimpulan terhadap metode penelitian

Ini isi dari kesimpulan terhadap metode penelitian

Saran

Saran yang dapat disampaikan oleh penulis adalah agar dalam penelitian berikutnya sistem ini dapat dikembangkan dengan lebih baik sehingga kekurangan yang ada dapat diperbaiki. Berikut ini adalah bahan pertimbangan dan saran :

1. Diperlukan pengembangan sistem yang lebih lanjut seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan organisasi secara menyeluruh, misalnya sistem aplikasi berbasis mobile agar dapat diakses melalui telepon pintar.
2. Perlu dilakukan evaluasi dan pencatatan secara berkala agar sistem aplikasi arsip digital lebih up to date.
3. Implementasi sistem arsip digital yang dapat diakses kapan saja dapat membantu pimpinan maupun pegawai dalam mendukung pengambilan keputusan dan melaksanakan program kegiatan untuk mencapai target yang sudah ditentukan.

DAFTAR LAMPIRAN

Contributors

Admin, Rikadwihapsari