SI1211473398

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL

DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN

DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI


SKRIPSI


Logo stmik raharja.jpg


Disusun Oleh :

NIM
: 1211473398
NAMA


JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2014/2015

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL

DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN

DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI

Disusun Oleh :

NIM
: 1211473398
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, ..... 2014

Ketua
       
Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA
       
Jurusan Sistem Informasi
           
           
           
           
(Ir. Untung Raharja, M.T.I.)
       
(Maimunah, M.Kom)
NIP : 00594
       
NIP : 00702

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL

DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN

DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI

Dibuat Oleh :

NIM
: 1331474559
Nama

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, Januari 2015

Pembimbing I
   
Pembimbing II
       
       
       
       
(META AMALYA DEWI, M.KOM)
   
(SARYANI, S.KOM)
NID : 05065
   
NID : 08167

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL

DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN

DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI

Dibuat Oleh :

NIM
: 1211473398
Nama

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2014/2054

Disetujui Penguji :

Tangerang, Februari 2015

Ketua Penguji
 
Penguji I
 
Penguji II
         
         
         
         
(_______________)
 
(_______________)
 
(_______________)
NID :
 
NID :
 
NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL

DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN

DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI

Disusun Oleh :

NIM
: 1211473398
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Januari 2015

 
 
 
 
 
NIM : 1211473398

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;


ABSTRAKSI

Direktorat Jenderal Imigrasi merupakan salah satu unit eselon 1 di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, yang mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang imigrasi. Tugas Pokok dari Subbagian Peraturan Perundang-undangan Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi adalah melakukan penyiapan bahan koordinasi, pengkajian, penyusunan dan perancangan serta penghimpunan peraturan perundang-undangan di bidang keimigrasian. Dalam penghimpunan peraturan perundang-undangan, Bagian Program dan Pelaporan memiliki permasalahan seperti lamanya proses pencarian dokumen kebijakan keimigrasian yang seringkali dibutuhkan oleh banyak pihak. Dalam proses penyimpanan arsip kebijakan keimigrasian disimpan dalam bentuk softcopy dalam format pdf, namun penyimpanan file kebijakan keimigrasian hanya disimpan pada folder-folder dalam satu buah komputer. Apabila user membutuhkan arsip kebijakan keimigrasian maka harus meminta kepada administrator, apabila administrator sedang tidak berada di tempat maka sulit untuk mendapatkan file tersebut karena hanya admin yang mengetahui nama dan lokasi file penyimpanan. Terkait dengan penelitian ini, Penulis menggunakan metode analisa dan rancangan berorientasi objek, antara lain pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan studi pustaka. Data yang diperoleh kemudian dianalisis dan digambarkan menggunakan metode Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan sistem secara visual dan elisitasi untuk mengetahui kebutuhan user. Selanjutnya, perancangan sistem usulan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Hasil akhir dari penelitian ini berupa “Perancangan Sistem Informasi Aplikasi Digital di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi” yaitu sistem aplikasi yang dapat menyajikan informasi kebijakan keimigrasian secara cepat, akurat dan dapat diakses kapan saja sehingga memenuhi kebutuhan yang ingin dicapai.


Kata Kunci: arsip, digital, kebijakan keimigrasian, pencarian.

ABSTRACT

Directorate General of Immigration is one of the First Echelon Units in Ministry of Law and Human Right Republic of Indonesia, which has the task of formulating and implementing policies and technical standardization of immigration. The main Tasks of Subdivision Legislation of Program and Reporting Division Directorate General of Immigration is to prepare materials coordination, assessment, preparation and design as well as the accumulation of legislation in immigration. In the collection of legislation, Program and Reporting Division has problems such as the length of the search time of immigration policy documents that are often required by many parties. In the process of archival storage immigration policies are stored in softcopy in pdf format, which are stored on a single computer. If the user requires softcopy of the document, they have to ask the administrator, the only person who knows the location of the document. If the administrator was not in the office, it is difficult to get the file because administrator is the only person who know the name and location of the file storage. Related to this research, the author uses the method of object-oriented analysis and design, among others, collecting data through observation, interviews, and literature. The data obtained and analyzed and described using the Unified Modeling Language (UML) to describe the visual system and elicitation to know the needs of the user. Furthermore, the proposed system design using the programming language PHP and MySQL database. The end result of this research is a "Design of Information Systems in the Digital Archive in Program and Reporting Division of the Directorate General of Immigration". The application system can present softcopy of the immigration policy document to give the information quickly, accurately and can be accessed at any time.


Keywords : archive, digital, immigration policies, search.

KATA PENGANTAR


Alhamdulillahirrabbil’alamiin, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT. karena berkat rahmat dan hidayahnya penulis dapat menyelesaikan laporan Skripsi dengan judul Perancangan Sistem Informasi Arsip Digital di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi.

Tujuan dari pembuatan laporan skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat dalam memperoleh gelar sarjana komputer (S.Kom.) untuk jenjang pendidikan Strata Satu (S1) di Perguruan Tinggi Raharja, Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan observasi, wawancara, survey serta studi pustaka untuk mendukung penulisan ini.

Dalam penulisan laporan ini penulis menerima bantuan dan dukungan baik moril, materiil serta doa dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini, penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada :

  1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I, selaku Ketua STMIK Raharja.
  2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom. selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja.
  3. Ibu Nur Azizah, M.Akt., M.Kom. selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
  4. Ibu Meta Amalya Dewi, M.Kom selaku Dosen Pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktunya dan memberikan banyak masukan sehingga laporan skripsi ini dapat selesai tepat waktu.
  5. Ibu Saryani, S.Kom selaku Dosen Pembimbing II yang telah memberikan banyak masukan sehingga laporan skripsi ini dapat selesai.
  6. Kedua orang tua yang telah memberikan banyak dukungan moril, materiil dan doa.
  7. Rekan-rekan mahasiswa yang selalu memberikan dukungan, motivasi dan pengalaman dalam proses penyelesaian laporan ini.
  8. Rekan-rekan yang bekerja di Direktorat Jenderal Imigrasi, yang selalu memberikan dukungan dan motivasi.
  9. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dalam menyelesaikan laporan skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan skripsi ini masih terdapat kekurangan sehingga memerlukan banyak perbaikan dan penyempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan ini.

Akhir kata penulis berharap laporan skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan untuk di kemudian hari.


Tangerang, Januari 2015
Rika Dwi Hapsari
NIM. 1211473398

Daftar isi


BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi komputer saat ini berkembang begitu pesat sehingga banyak memberikan pengaruh dan perubahan terhadap tatanan hidup masyarakat. Dalam kehidupan sehari-hari, pemanfaatan teknologi sudah banyak diterapkan dan dijumpai dalam bidang pemerintahan, ekonomi, pendidikan maupun bidang-bidang lainnya. Dalam bidang pemerintahan misalnya, suatu instansi pemerintah menyediakan alternatif bagi masyarakat untuk mendapatkan layanan atau melakukan prosedur tertentu secara online, misalnya saja registrasi online, permohonan pembuatan paspor secara online, prosedur tender atau lelang suatu projek yang dilaksanakan secara elektronik, akses informasi melalui website maupun SMS Gateway dan lain sebagainya. Di bidang ekonomi, layanan perbankan saat ini dapat diakses secara online dan transaksi dapat dilakukan kapanpun dan di manapun hanya dengan terkoneksi melalui jaringan internet.

Direktorat Jenderal Imigrasi sebagai salah satu unit eselon 1 di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang berlokasi di Jl. HR. Rasuna Said Kav. X-6 No. 8 Kuningan Jakarta Selatan, mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang imigrasi. Penyiapan bahan koordinasi, pengkajian, penyusunan dan perancangan serta penghimpunan peraturan perundang-undangan di bidang keimigrasian merupakan tugas pokok dari subbagian peraturan perundang-undangan yang berada dibawah bagian Program dan Pelaporan.

Untuk melaksanakan fungsi keimigrasian, Pemerintah menetapkan kebijakan keimigrasian. Kebijakan keimigrasian tersebut dilaksanakan oleh Menteri Hukum dan HAM. Saat ini Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi memiliki kesulitan dalam penyimpanan dokumen kebijakan keimigrasian, karena masih disimpan secara manual sehingga sulit dicari apabila dibutuhkan oleh pihak-pihak yang membutuhkan. Penyimpanan dokumen keimigrasian masih dilakukan secara manual sehingga pencarian arsip fisiknya dibutuhkan waktu yang cukup lama.

Dengan berbagai alasan dan latar belakang yang telah disebutkan diatas, maka penulis mencoba mewujudkan apa yang dibutuhkan oleh organisasi, oleh karena itu penulis mengambil judul skripsi “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI”

Rumusan Masalah

Berdasarkan dari uraian diatas maka penulis mengambil beberapa pokok permasalahan :

  1. Bagaimana sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian yang ada di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini?

  2. Apakah sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian sudah berjalan efektif dan efisien dalam memberikan informasi yang dibutuhkan?

  3. Bagaimana merancang sistem informasi pengarsipan dokumen kebijakan imigrasi pada Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini sehingga dapat mudah dicari dan menyelesaikan permasalahan yang ada?

Ruang Lingkup Penelitian

Karena luasnya lingkup kerja di Direktorat Jenderal Imigrasi, penulis membatasi masalah yang akan dibahas pada laporan ini yaitu pada sistem pengarsipan dokumen kebijakan peraturan keimigrasian di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi, mulai dari proses pengumpulan arsip kebijakan keimigrasian, penyimpanan, pencarian sampai dengan pelaporan.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

  1. Untuk menganalisa dan mengetahui lebih jauh sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian yang sedang berjalan di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi yang sedang berjalan saat ini.

  2. Untuk mengetahui sejauh mana efektifitas dan efisiensi dari informasi yang dihasilkan.

  3. Untuk merancang sistem informasi pengarsipan dokumen kebijakan peraturan keimigrasian pada Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi sehingga dapat bermanfaat dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh setiap pengguna.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

  1. Dapat teridentifikasinya sistem pengarsipan dokumen kebijakan peraturan keimigrasian yang sedang berjalan di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi yang sedang berjalan saat ini.

  2. Dapat teridentifikasinya tingkat efektifitas dan efisiensi dari informasi yang dihasilkan sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian yang sedang berjalan di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi

  3. Dapat membantu organisasi dalam rangka menciptakan sistem informasi pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian pada Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini, sehingga bermanfaat dalam memberikan informasi yang dibutuhkan pengguna.

Metode Penelitian

Metode penelitian adalah sekumpulan peraturan, kegiatan, prosedur yang digunakan oleh penganalisa untuk suatu kegiatan. Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan laporan skripsi, penulis menggunakan beberapa metode yang digunakan yaitu :

Metode Pengumpulan Data


  1. Metode Pengamatan Langsung (Observation Research)

    Penulis melakukan pengamatan langsung di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi Jalan H.R. Rasuna Said Kav. X-6 No. 8 Kuningan Jakarta Selatan, untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan dan melakukan pencatatan sistematis unsur yang diteliti.

  2. Metode Wawancara (Interview Research)

    Dalam mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk penelitian, penulis melakukan wawancara langsung secara lisan kepada Bapak Deny Rahmansyah selaku stakeholder pada Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi.

  3. Metode Pustaka (Library Research)
  4. Selain melakukan pengamatan langsung dan wawancara, penulis juga mengumpulkan data dengan cara studi pustaka. Metode ini diperoleh dari berbagai literatur yang ada seperti melalui laporan skripsi yang sudah ada di perpustakaan kampus, buku-buku yang tersedia di perpustakaan kampus dan referensi yang bersumber dari internet dalam pencarian data-data yang berhubungan dengan topik yang diteliti untuk melengkapi informasi yang dibutuhkan.

Sumber Data

  1. Sumber Data Primer

    Sumber data primer diperoleh secara langsung dari Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi, melalui metode pengamatan langsung melalui pengumpulan data yang dilakukan selama kurang lebih 4 bulan. Hasil yang diperoleh menunjukan bahwa belum adanya aplikasi berbasis web untuk penyimpanan arsip dokumen kebijakan peraturan keimigrasian, sehingga data yang dihasilkan belum up to date atau belum tersedia dengan cepat, akurat, efektif dan efisien.

  2. Sumber Data Sekunder

    Sumber data sekunder diperoleh dengan mempelajari buku-buku dan sumber-sumber data lainnya yang berkaitan dengan objek yang diteliti. Data ini diperoleh sebagai acuan guna membantu untuk mengembangkan dan mengimplementasikan aplikasi berbasis web untuk penyimpanan arsip dokumen kebijakan keimigrasian tersebut.

Metode Analisa dan Perancangan Sistem

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode SDLC (System Design Life Cycle) dengan pendekatan berorientasi objek melalui tahapan sebagai berikut :

  1. Perencanaan (Planning)

    Tahap perencanaan adalah tahap awal dalam pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan seperti wawancara, observasi dan kuisioner serta anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah-langkah berupa mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem dan membuat studi kelayakan.

  2. Analisis (Analysis) Program

    Tahap analisis merupakan tahap penelitian atas sistem yang berjalan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML (Unified Modeling Language) dengan software Visual Paradigm for UML 11.2 Community Edition, yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, memvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OOP” (Object Oriented Programming) melalui tahap Use Case Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram. Langkah-langkah yang dilakukan yaitu  : identifikasi masalah, mendefinisikan kebutuhan sistem informasi dengan elisitasi melalui tahap 1, tahap 2 dengan cara MDI (Mandatory, Desirable, Inessential), tahap 3 dengan TOE (Technical, Operational, Economic) sampai tahap final. Penulis juga menggunakan alat bantu SWOT analisis yang digunakan untuk menganalisa faktor kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan sehingga dapat memperkuat landasan terhadap pengembangan sistem yang akan dilakukan.

  3. Desain (Design)

    Tahap desain yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML melalui software Visual Paradigm for UML 11.2 Community Edition, sebagaimana diuraikan diatas melalui tahap : Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram. Pada proses desain, syarat kebutuhan informasi dan perancangan perangkat lunak dapat diperkirakan sebelum pembuatan coding. Proses ini berfokus pada :

    1. Adobe Dreamwaver CS 6 sebagai script editor PHP
    2. XAMPP version 3.2.1.3.1.0 sebagai paket instalasi PHP, MySQL
    3. Web browser yang digunakan untuk membuka aplikasi berbasis web seperti Mozilla Firefox, Google Chrome


  4. Implementasi (Implementation)

    Tahap implementasi adalah tahap dimana desain sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan.

  5. Pemeliharaan (Maintenance)

    Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemeliharaan sistem yang dilakukan oleh manajemen atau pihak stakeholder.

Metode Pengujian

Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox Texting adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan fungsional software. Karena itu uji coba blackbox memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input atau data uji yang akan menguji fungsional dan output suatu program. Metode pengujian blackbox digunakan untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, antara lain fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan tampilan luar, kesalahan output, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal kesalahan performa.


Sistematika Penulisan

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas mengenai penelitian ini, penulis mengelompokkan materi dalam beberapa bab dengan sistematika sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Menjelaskan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi teori-teori yang terkait dengan permasalahan yang diambil meliputi konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar database, konsep dasar analisa, analisa SWOT, konsep dasar perancangan system, konsep dasar Unified Modeling Language (UML), konsep dasar elisitasi, blackbox testing, arsip elektronik, XAMPP, PHP, literature review dan teori-teori lainnya yang digunakan untuk mendukung dalam menganalisa dan mengembangkan sistem.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini berisi tentang uraian umum yaitu : gambaran umum organisasi, sejarah singkat organisasi, visi, misi, moto dan janji layanan, struktur organisasi, tugas dan fungsi bagian program dan pelaporan, tata laksana sistem yang berjalan, prosedur sistem yang berjalan, analisa prosedur sistem yang berjalan, activity diagram sistem yang berjalan, analisa sistem yang berjalan, metode analisa sistem, analisa batasan sistem, analisa masalah, analisa kekurangan sistem yang berjalan, analisa control, analisa tenaga kerja, analisa waktu, analisa kebutuhan sistem, konfigurasi sistem yang berjalan, spesifikasi perangkat keras, spesifikasi perangkat lunak, hak akses, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, serta analisa kebutuhan dari stakeholder yang dihimpun ke dalam bentuk lembar elisitasi I, II, III dan elisitasi final disertai dengan diagram permodelan UML.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Pada bab ini berisikan rancangan sistem yang diusulkan pada instansi. Rancangan berisi tentang prosedur sistem usulan, use case diagram yang diusulkan, activity diagram yang diusulkan, sequence diagram yang diusulkan, perbedaan prosedur antara sistem yang berjalan dan sistem yang diusulkan, rancangan basis data, class diagram, spesifikasi basis data, rancangan prototype, rancangan program, spesifikasi perangkat keras, spesifikasi perangkat lunak, hak akses, implementasi sistem dan pengujian sistem dengan black box testing.

BAB V PENUTUP

Pada bab penutup ini penulis memberikan kesimpulan mengenai hasil yang diperoleh dari penelitian yang penulis lakukan serta saran-saran yang dapat penulis berikan dalam upaya melakukan pemecahan masalah yang ada.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN


BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

1. Definisi Sistem

Berikut ini beberapa pengertian tentang sistem menurut beberapa ahli yang dijabarkan dibawah ini.

Menurut Sutabri (2012:10)[1], “Suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabe yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.”

Menurut Hartono (2013:9)[2], ”Sistem adalah suatu himpunan dari berbagai bagian atau elemen, yang saling berhubungan secara teroganisasi berdasar fungsi-fungsinya, menjadi satu kesatuan”.

Menurut Taufiq (2013:2)[3], “Sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem abstrak maupun fisik yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Dari definisi sistem diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kumpulan atau kelompok dari elemen atau komponen yang saling berhubungan atau saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Karakteristik Sistem

Menurut Sutabri (2012:20)[1], sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:

  1. Komponen Sistem (Components)

    Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.

  2. Batasan Sistem (Boundary)

    Ruang lingkup sistem yang merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

  3. Lingkungan Luar Sistem (Evinronment)

    Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu kalangsungan hidup dari sistem tersebut.

  4. Penghubung Sistem (Interface)

    Media yang menghubung sistem dengan subsistem yang lainya disebut penghubung sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

  5. Masukan Sistem (Input)

    Energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Contoh, didalam suatu unit sistem komputer, “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

  6. Keluaran Sistem (Output)

    Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsitem lain.

  7. Pengolahan Sistem (Process)

    Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

  8. Sasaran Sistem (Objective)

    Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Konsep Dasar Informasi

1. Definisi Data

Menurut Fathansyah (2012:2)[4], “Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya, yang diwujudkan dalam bentuk angka, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.”

Menurut Sutabri (2012:1)[1], Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.”

Berdasarkan beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta yang menggambarkan suatu kejadian yang perlu diolah sehingga menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

2. Definisi Informasi

Menurut Sutarman (2012:14)[5], “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”.

Menurut Sutabri (2012:19)[1], “informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna, yang bermanfaat untuk proses pengambilan keputusan.

3. Fungsi Informasi

Menurut Sutabri (2012:12)[1], Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil data yang sudah diolah menjadi sebuah keputusan. Akan tetapi, dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberi suatu kemungkinan faktor resiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda.

4. NIlai Informasi

Menurut Sutabri (2012:37)[1],nilai informasi ditentukan oleh 2 (dua) hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif dibanding dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi, perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan.

Lebih lanjut, sebagian informasi tidak dapat persis ditafsir keuntungannya dengan sesuatu nilai uang, tetapi dapat ditafsir nilai efekifitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectivess atau cost benefit. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu:

5. Kualitas Informasi

Menurut Sutabri (2012:41)[1], kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu :

  1. Akurat (accurate)

    Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

  2. Tepat Waktu (timeline)

    Informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini, mahalnya informasi disebabkan karena harus cepatnya informasi tersebut dikirim atau didapat sehingga diperlukan teknologi mutakhir mendapat, mengolah dan mengirimkannya.

  3. Relevan (relevance)

    Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk orang satu dengan yang lain berbeda, misalnya informasi sebab musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan apabila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya, informasi mengenai harga produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi akan relevan untuk akuntan perusahaan.

  4. Lingkungan Luar Sistem (Evinronment)

    Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu kalangsungan hidup dari sistem tersebut.

Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem Informasi

Menurut Sutabri (2012:46)[1], Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut Mulyanto (2009:29)[6]Sistem informasi adalah suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan”.

Dari pendapat yang dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dengan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk menyelesaikan permasalahan tertentu.

2. Komponen Sistem Informasi

Menurut Sutabri (2012:47)[1], sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, blok-blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

  1. Blok Masukan (Input Block)

    Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

  2. Blok Model (Model Block)

    Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

  3. Blok Keluaran (Output Block)

    Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

  4. Blok Teknologi (Technology Block)

    Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Pada blok ini, teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

  5. Blok Basis Data (Database Block)

    Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan lebih berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

  6. Blok Kendali (Controls Block)

    Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Konsep Dasar Database

1. Definisi Database

Menurut Fathansyah (2012:2)[4], “Database adalah himpunan data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.”

Berdasarkan pendapat Anhar (2010:45),[7], “Database adalah sekumpulan tabel-tabel yang berisi data dan merupakan kumpulan dari field atau kolom. Struktur file yang menyusun sebuah database adalah Data Record dan Field”.

Sedangkan menurut Untung Raharja dkk dalam jurnal CCIT (2011:238),[8], ”Database adalah kumpulan fakta-fakta sebagai respresentasi dari dunia nyata yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu.”

Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa database adalah sekelompok data yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu yang terdiri dari sekumpulan tabel dan dapat di akses menggunakan sistem manajemen database.

Konsep Dasar Analisa

1. Definisi Analisa Sistem

Menurut Rosa (2013:18),[9], “Analisis Sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis sitem adalah suatu proses sistem yang secara umum digunakan sebagai landasan konseptual yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam suatu sistem tertentu.

2. Tujuan Analisa Sistem

Dikutip dalam Jurnal CCIT, tujuan utama “Tahap analisis adalah untuk memahami dan mencatatkan keperluan-keperluan dalam pengajaran erat pengolahan permintaan-permintaan yang terus menerus berubah”. (Tanti, 2009:208)[10]

  1. Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.
  2. Membantu para pengambil keputusan.
  3. Mengevaluasi sistem yang telah ada.
  4. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun pembuatan laporan baru.
  5. Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem.

3. Tahapan Analisa Sistem

Menurut Wahana Komputer (2010:27),[11], Pada analisa sistem dikenal beberapa tahap yaitu :

  1. Identifikasi masalah yang ada pada sistem informasi tersebut.
  2. Memahami cara kerja sistem
  3. Melakukan analisa
  4. Melaporkan hasil analisa sistem. Hasil dari analisis itu sendiri adalah laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yag akan dibuat atau dikembangkan.

Analisa SWOT

1. Definisi Analisa SWOT

Menurut Hendro (2011:289)[12], ”Analisa SWOT adalah analisis masalah terhadap kegiatan penting yang sama pentingnya dengan proses pengambilan keputusan itu sendiri”.

Menurut Fahmi (2013:252),[13] SWOT adalah singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman), dimana SWOT ini dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang berorientasi profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi tersebut secara lebih komprehensif.

Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, dimana aplikasinya adalah:

  1. Bagaimana kekuatan-kekuatan (strengths) yang ada dapat dipergunakan untuk menciptakan kesempatan-kesempatan (opportunities) yang ada?
  2. Bagaimana cara mengatasi kelemahan-kelemahan (weaknesses) yang ada agar meningkatkan atau menciptakan kesempatan-kesempatan (opportunities) yang ada?
  3. Selanjutnya bagaimana kekuatan-kekuatan (strengths) mampu menghadapi atau menangkal ancaman-ancaman (threats) yang ada?
  4. Dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan-kelemahan (weaknesses) yang mampu menghindarkan dari ancaman (threats) yang mungkin terjadi?

2. Tujuan Analisa SWOT

Menurut Rangkuti (2011:197),[14] ”tujuan analisa SWOT yaitu membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan sehingga dari analisis tersebut dapat diambil suatu keputusan strategis suatu organisasi”.

3. Manfaat Analisa SWOT

Menurut Hendro (2011:289)[12]

, Banyak manfaat bila kita melakukan analisa masalah secara SWOT yaitu Strength, Weakness, Oppurtunity, dan Threats sebelum diambil keputusan untuk dibandingkan dengan pengambilan keputusan tanpa mempertimbangkan dan melakukan analisa masalah, manfaatnya adalah:


  1. Dapat diambil tindakan manajemen yang tepat sesuai dengan kondisi.
  2. Untuk membuat rekomendasi.
  3. Informasi lebih akurat.
  4. Untuk mengurangi resiko akibat dilakukannya keputusan yang berkali-kali (double decision).
  5. Menjawab hal yang bersifat intutif atas keputusan yang bersifat emosional.

Konsep Dasar Perancangan Sistem

MenurutAl-Jufri (2011:141)[15] , “Rancangan Sistem adalah penentuan proses dan data yangdiperlukan oleh sistem baru”.

Menurut (Kristanto, 2008:61)[16] ,Perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlianperencanaan untuk elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem baru. Adadua hal yang perlu diperhatikan dalam perancangan sistem yaitu pemilihanperalatan dan program komputer untuksistem yang baru.

Konsep Dasar Unified Modeling Language

  1. Definisi UML

    Menurut Widodo (2011:6)[17] , “UML adalah bahasa pemodelan standar yang memiliki sintak dan semantik”.

    Menurut Nugroho (2010:6)[18] , ”UML(Unified Modeling Language) adalahbahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling)sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

    Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa UML adalah sebuah bahasa pemodelan berorientasi objek untuk menyederhanakan permasalahan-permasalahan agar lebih mudah dipelajari dan dipahami.

  2. Langkah-langkah Penggunaan UML

    Langkah-langkah dalam menggunakan Unified Modeling Language (UML) sebagai berikut: (Henderi,2010:6)[19]

    1. Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
    2. Petakanuse case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use casediagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatan lain.
    3. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.
    4. Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.
    5. Berdasarkan use case diagram,mulailah membuat activity diagram.
    6. Definisikanobyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence dan/atau collaborationutuk tiap alir pekerjaan, jika sebuah usecase memiliki kemungkinan alir normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alir.
    7. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antamuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.
    8. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah classdiagram. Setiap package atau domian dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksidengan class lain.
    9. Setelahclass diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan classmenjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Juga, definisikan test integrasi untuk setiap komponen meyakinkan ia bereaksi dengan baik.
    10. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat.Detilkan kemampuan dan requirementpiranti lunak, sistem operasi, jaringan dan sebagainya. Petakan komponen kedalam node.
    11. Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang tepat digunakan:
      1. Pendekatan use case dengan mengassign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit code yang lengkap dengan test.
      2. Pendekatan komponen yaitu mengassign setiap komponen kepada tim pengembang tertentu.
    12. Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki model beserta codenya. Model harus selalu sesuai dengan code yang aktual.
    13. Perangkat lunak siap dirilis.
  3. Konsep Permodelan Menggunakan UML

    Menurut Nugroho(2010:10)[18], Sesungguhnya tidak ada batasan yang tegas diantara berbagaikonsep dan konstruksi dalam UML, tetapi untuk menyederhanakannya, kita membagisejumlah besar konsep dan dalam UML menjadi beberapa view. Suatu view sendiripada dasarnya merupakan sejumlah konstruksi pemodelan UML yang merepresentasikansuatu aspek tertentu dari sistem atau perangkat lunak yang sedang kitakembangkan. Pada peringkat paling atas, view-viewsesungguhnya dapat dibagi menjadi tiga area utama, yaitu: klasifikasistruktural (structural classification),perilaku dinamis (dinamic behaviour),serta pengolahan atau manajemen model (modelmanagement).

Konsep Dasar Elisitasi

  1. Definisi Elisitasi

    Menurut Guritno dkk (2010:302)[20] , “Elisitasi (elicitation) berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi”.

    Dikutip dari jurnal CCIT, ”Elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.” (Rahardja, 2011:302).

    Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa elisitasi adalah usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pemakai dan dapat dipenuhi oleh pengembang sistem.

  2. Jenis-jenis Elisitasi

    Menurut Guritno dkk (2010:302)[20], Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu sebagai berikut:

    1. Elisitasi Tahap I

      Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

    2. Elisitasi Tahap II

      Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi untuk dieksekusi.

      M padaMDI itu artinya Mandatory. Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

      D padaMDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirementtersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

      I pada MDI itu artinya Inessential.Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

    3. Elisitasi Tahap III

      Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang option-nya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE.

      T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

      O artinya Operational, maksudnya bagaimana tatacara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yangakan dikembangkan.

      E artinya Economy,maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem.

      MetodeTOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu sebagai berikut:

      High (H) : Sulit untuk dikerjakan,karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

      Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.

      Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

    4. Final Draft Elisitasi

      Final draft merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Black Box Testing

Menurut Rizky (2011:265)[21] , definisi black box testing adalah tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya.Sehingga para tester memandangpverangkat lunak seperti layaknya sebuah “kotak hitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenai proses testingdi bagian luar.

Beberapa keuntungan yang diperoleh dari jenis testingini antara lain:

  1. Anggota tim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis di bidang pemrograman.
  2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug seringkali ditemukan oleh komponen tester yang berasal dari pengguna.
  3. Hasil dari black box testing dapat memperjelaskan kontradiksi ataupun kerancuan yang mungkin ditimbulkan dari eksekusi perangkat lunak.
  4. Proses testing dapat dilakukan lebih cepat dibandingankan whitebox testing.

    Beberapa teknik testing yang tergolong dalam tipe ini antara lain:

  5. Equivalence Partitioning

    Pada teknik ini, tiap inputan data dikelompokan ke dalam grup tertentu, yang kemudian dibandingkan outputnya.

  6. Boundary ValueAnalysis

    Merupakan teknik yang sangat umum digunakan pada saat awal sebuah perangkat lunak selesai dikerjakan. Pada teknik ini, dilakukan inputan yang melebihi dari batasan sebuah data. Sebagai contoh, untuk sebuah inputan harga barang, maka dapat dilakukan testing dengan menggunakan angka negatif (yang tidak diperbolehkan dalam sebuah harga). Jika perangkat lunak berhasil mengatasi inputan yang salah tersebut,maka dapat dikatakan teknik ini telah selesai dikatakan.

  7. Cause EffectGraph

    Dalam teknik ini, dilakukan proses testing yang menghubungkan sebab dari sebuah inputan dan akibatnya pada output yang dihasilkan. Sebagai contoh, pada sebuah inputan nilai siswa, jika diinputkan angka 100,maka output nilai huruf seharusnya adalah A. Tetapi bisa dilakukan testing,apakah output nilai huruf yang dikeluarkan jika ternyata inputan nilai adalah 67.5.

  8. Random DataSelection

    Seperti namanya, teknik ini berusaha melakukan proses inputan data dengan menggunakan nilai acak. Dari hasil inputan tersebut kemudian disebut sebuah tabel yang menyatakan validasi dari output yang dihasilkan.

  9. Feature Test

    Pada teknik ini, dilakukan proses testing terhadap spesifikasi dari perangkat lunak yang telah selesai dikerjakan. Misalkan, pada perangkatlunak sistem informasi akademik. Dapat dicek dengan fitur untuk melakukan entri nilai telah tersedia, begitu juga dengan fitur entri data siswa maupun entri data guru yang akan malakukan entri nilai.

Teori Khusus

Konsep Dasar Arsip Elektronik

  1. Definisi Arsip

    Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “Permulaan”,menjadi “Ta Archia” selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2).

    Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1,yang dimaksud dengan :

    1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
    2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
    3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
    4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
    5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
    6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
    7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
    8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
    9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk kategori arsip terjaga.
    10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
    11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
  2. Definisi Arsip Elektronik

    Ahli kearsipan dari belahan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan DexterR. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrated Information System, 1992telah membuat satu definisi tentang file elektronik. Electronic file generallyconsist of any collection of information that is recorded in a code that can bestored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use. Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

    Pengertian arsip elektronik adalah kumpulan informasi yang direkam menggunakan teknologi komputer sebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan dipergunakan kembali.

    Berdasarkan pengertian arsip elektronik seperti dikemukan diatas, dapat dirinci lagi mengenai unsur-unsur didalamnya yaitu :

    1. Kumpulan informasi arsip
    2. Teknologi komputer
    3. Data yang diolah dan disimpan sebagai dokumen elektronik
    4. Kepentingan digunakan kembali

      Terhadap keempat unsur diatas, dapat dilakukan identifikasi untuk mengetahui apa saja yang akan menjadi objek utama dalam mengelola arsip elektronik, sehingga dengan mengetahui objek utamanya maka dapat ditentukan sistem operasionalnya, serta alokasi sumber daya yang diperlukan.


XAMPP

Menurut Wardana(2010:8), “XAMPP adalah paket software yang didalamnya sudah terkandung Web ServerApache, database MySQL dan PHP Interpreter”.

Menurut Puspitasari A (2011:1)[22] , “XAMPP adalah sebuah software webserver apache yang didalamnya sudah tersedia database servermysql dan support php programming”. XAMPP merupakan software yang mudah digunakan,gratis dan mendukung instalasi di linux dan windows. Keuntungan lainya adalah dengan hanya menginstal 1 (satu) kali sudah tersedia apache web server, mysql database server, php support (php4 dan php5)dan beberapa modul lainya. XAMPP versi windows selalu dalam bentuk instalasi grafis dan versi linux dalam bentuk file terkompresi tar.gz. kelebihan XAMPP versi windows adalah memiliki fitur untuk mengaktifkan sebuah server secara grafis, sedangkan di linux masih berupa perintah-perintah didalam console. oleh karena itu versi untuk linux sulit untuk dioperasikan.

Beberapa aplikasi pendukung XAMPP, antara lain :

  1. PhpMyAdmin

    Menurut Prasetio (2012:53)[23] , “PhpMyadmin merupakan tools berbasis web yang berguna untuk mengelola database MySQL”.

    Menurut Arief (2011:429)[24] ,“PhpMyAdmin adalah salah satu aplikasi berbasis GUI (Graphical User Interface) yang digunakan untuk mengelola database MySQL”.

    Aplikasi PhpMyAdmin diharapkan dapat memudahkan pengguna dalam mengelola databaseMySQL bahkan untuk orang awam yang belum mengenal jauh perintah-perintah MySQL,aplikasi ini juga dapat membantu dalam menavigasi beberapa database' table, log,dan beberapa hal lainnya.

  2. MySQL

    Menurut Raharjo (2011:21)[25] , “MySQL merupakan RDBMS (atau server database) yang mengelola database dengan cepat menampung dalam jumlah sangat besar dan dapat di akses oleh banyak user”.

    Menurut Anhar (2010:21),definisi MySQL adalah sebagai berikut: MySQL (My Structure Query Languange) adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (Database Management System) atau DBMS dari sekian banyak DBMS, seperti Oracle, MSSQL, Postagre SQL, dan lain-lain. MySQL merupakan DBMNS yang multithread, multi-user yang bersifat gratis di bawah lisensi GNU General Public Licence (GPL).

    Menurut Arief (2011:151)[24], “MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya”.

    Berikut ini tabel tipe data yang dapat digunakan untuk field-field tabel pada database MySQL:


    Sumber Arief (2011:151)

    Berdasarkanpendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkanbahwa, MySQL adalah salahsatu jenis database yang menggunakan bahasa SQL untuk mengakses databasenya. MySQL termasukjenis RDBMS (Relational Database Management System). Itu sebabnyaistilah seperti tabel, baris dan kolom digunakan pada MySQL. Pada MySQL, sebuahdatabase dapat terdiri dari satu atau beberapa tabel yang terdiridari sejumlah baris dan kolom.

    1. PHP

      Menurut Saputra(2013:1)[26] , “PHP Hypertext Preprocessor, merupakan suatu bahasa pemrograman yang difungsikan untuk membangun suatu website dinamis.”

      Menurut Arief (2011:43)[24], “PHP (PHP: Hypertext Preprocessor) adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman webyang dinamis. Karena merupakan server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi di server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format HTML.”

      Menurut Oktavian (2010:31)[27] , “PHP adalah akronim dari Hypertext Preprocessor, yaitu suatu bahasa pemrograman berbasiskan kode-kode (script)yang digunakan untuk mengolah suatu data dan mengirimkannya kembali ke web browser menjadi kode HTML”. Kode PHP mempunyai ciri-ciri khusus, yaitu:

      1. Hanya dapat dijalankan menggunakan web server, misal: Apache.
      2. Kode PHP diletakkan dan dijalankan di web server.
      3. Kode PHP dapat digunakan untuk mengakses database, seperti: MySQL.
      4. Merupakan softwareyang bersifat open source.
      5. Gratis untuk di-download dan digunakan.
      6. Memiliki sifat multiplatform, artinya dapat dijalankan menggunakan sistem operasi apapun, seperti: Linux, Unix,Windows, dan lain-lain.

Literature Review

DefinisiLiterature Review

Menurut Yuniarti (2012:3)[28] , studi pustaka bertujuan untuk mendapatkan landasan teoritis yang berguna sebagai tolok ukur dalam membahas dan menganalisa data serta mengambil kesimpulan dansaran dalam analisis laporan keuangan perusahaan tertentu.

Semiawan (2010:104),mendefinisikan Literature Reviewsebagai adalah bahan yang tertulis berupa buku, jurnal yang membahas tentang topik yang hendak diteliti. Tinjauan pustaka membantu peneliti untuk melihat ide-ide, pendapat, dan kritik tentang topik tersebut yang sebelum dibangun dan dianalisis oleh para ilmuwan sebelumnya. Pentingnya tinjauan pustaka untuk melihat dan menganalisa nilai tambah penelitian ini dibandingkan dengan penelitian-penelitian sebelumnya.


Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan literature review adalah menelaah pustaka penelitian yang ada untuk melihat dan menganalisa nilai tambah penelitian yang sedang dilakukan terhadap penelitian-penelitian sebelumnya.

Manfaatdari studi pustaka (literature review)ini antara lain:

  1. Mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps) daripenelitian ini.
  2. Menghindari membuat ulang (reinventing the wheel)sehingga banyak menghemat waktu dan juga menghindari kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan oleh orang lain.
  3. Mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan dan yang relevan terhadap penelitian ini.
  4. Meneruskan apa yang penelitian sebelumnya telah capai sehingga dengan adanya studi pustaka ini, penelitian yang akan dilakukan dapat membangun di atasplatform dari pengetahuan atau ide yang sudah ada.
  5. Untuk mendapatkan informasi tentang orang lain yang melakukan penelitian di area yang sama, sehingga dapat terjaring dalam komunitas yang dapat memberi kontribusi sumber daya yang berharga.

Penelitian Sebelumnya

Beberapa penelitian yang telah dilakukan sebelumnya dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian skripsi ini antara lain :

  1. Penelitian oleh Ika Marhaeni (“Electronic and Record Management Delivery Notes to Help Operational Process at PT Subur Sentosa,” 2014).

    Penelitian ini membahas bagaimana merancang sistem pengolahan dokumen surat jalan dari yang sebelumnya masih dengan menggunakan tulisan-tulisan tangan dan masih menggunakan form-form yang terbuat dari kertas (kartu stock), yang kemungkinan untuk rusak atau hilang cenderung lebih rentan menjadi terkomputerisasi dengan menggunakan sistem.

    Perancangan sistem pada penelitian ini menggunakan tool UML. Dalam proses pengarsipan, masih menggunakan outner-outner untuk menyimpan dokumen maupun surat tanpa back up data. Jika data hilang tidak menjamin keakuratan data dan membutuhkan waktu yang lama untuk melakukan suatu proses. Pada penelitian ini terdapat kesamaan dalam hal pemanfaatan media internet untuk pengolahan data.

  2. Penelitian oleh Asri Oktania Purwandhani (“Perancangan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Imigrasi Kelas I Tangerang”, 2014)

    Dalam penelitian ini membahas pendataan surat masuk dan keluar yang masih yang masih berjalan secara manual yaitu dengan cara menulis pada buku ekspedisi. Pada sistem yang berjalan belum tersedia media penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar yang sering menyebabkan surat tercecer atau hilang. Untuk menunjang kegiatan persuratan diperlukan adanya sistem yang terkomputerisasi. Persamaan penelitian ini dengan yang sedang disusun oleh penulis adalah adanya kesulitan dalam hal penyimpanan dan pencarian arsip. Selain itu sistem ini juga menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan database MySQL. Pada sistem ini memiliki kesamaan dengan dalam hal konsep penyimpanan data persuratan serta software yang digunakan. Perbedaannya adalah ruang lingkup pada penelitian ini bersifat umum yaitu pada sistem persuratan masuk dan keluar, dan arsipkebijakan keimigrasian.

  3. Penelitian oleh Dwi Agus Diartono (“Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat”, 2009).

    Dalam penelitian ini penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah kurang efisiennya pencarian data, pencatatan surat masuk dan pencatatan surat keluar. Karena itu penulis merancang sistem administrasi surat pada bidang surat menyurat dehingga membuat pegawai tata usaha bekerja lebih cepat dan mudah dalam penanganan masalah administrasi surat. Sistem ini memiliki kesamaan dalam konsep manajemen persuratan dan software yang digunakan untuk merancang program .




BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Perusahaan

Kekayaan sumber daya alam, khususnya sebagai penghasil komoditas perkebunan yang diperdagangkan di pasar dunia, menjadikan wilayah Indonesia yang sebagian besar dikuasai oleh Hindia Belanda menarik berbagai negara asing untuk turut serta mengembangkan bisnis perdagangan komoditas perkebunan. Untuk mengatur arus kedatangan warga asing ke wilayah Hindia Belanda, pemerintah kolonial pada tahun 1913 membentuk kantor Sekretaris Komisi Imigrasi dan karena tugas dan fungsinya terus berkembang, pada tahun 1921 kantor sekretaris komisi imigrasi diubah menjadi immigratie dients (dinas imigrasi).

Dinas imigrasi pada masa pemerintahan penjajahan Hindia Belanda berada di bawah Direktur Yustisi, yang dalam susunan organisasinya terlihat pembentukan afdeling-afdeling seperti afdeling visa dan afdeling (bagian) lain-lain yang diperlukan. Corps ambtenaar immigratie diperluas, tenaga-tenaga berpengalaman serta berpendidikan tinggi dipekerjakan di pusat. Tidak sedikit diantaranya adalah tenaga-tenaga kiriman dari negeri belanda (uitgezonden krachten). Semua posisi kunci jawatan imigrasi berada di tangan para pejabat Belanda.

Walaupun terus berkembang penambahan kantor dinas imigrasi di berbagai daerah, namun struktur organisasi dinas imigrasi pemerintah Hindia Belanda relatif sederhana. Hal ini diduga berkaitan dengan masih relatif sedikitnya lalu lintas kedatangan dan keberangkatan dari dan/atau keluar negeri pada saat itu. Bidang keimigrasian yang ditangani semasa pemerintahan Hindia Belanda hanya 3 (tiga) yaitu bidang perizinan masuk dan tinggal orang, bidang kependudukan orang asing dan bidang kewarganegaraan. Untuk mengatur ketiga bidang tersebut, peraturan pemerintah yang digunakan adalah Toelating Besluit (1916), Toelatings Ordonnantie (1917) dan Paspor Regelings (1918).

Era kolonialisasi Hindia Belanda mulai berakhir bersamaan dengan masuknya Jepang ke Indonesia tahun 1942. Namun pada masa pendudukan Jepang tidak ada perubahan yang mendasar dalam peraturan keimigrasian. Dengan kata lain, selama pendudukan Jepang, produk hukum keimigrasian Hindia Belanda masih digunakan. Eksistensi pentingnya peraturan keimigrasian mencapai momentumnya pada saat Indonesia memproklamirkan kemerdekaannya pada tanggal 17 Agustus 1945.

Ada 4 (empat) peristiwa penting pasca proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia yang terkait dengan keimigrasian, yaitu : (1) Repratiasi APWI dan serdadu Jepang; dalam peristiwa ini ditandai dengan pengangkutan ex APWI dan pelucutan senjata serta pengangkutan serdadu Jepang di Jawa Tengah khususnya, di pulau Jawa dan Indonesia umumnya yang ditangani oleh Panitia Oeroesan Pengangkoetan Djepang (POPDA); (2) Kegiatan barter, pembelian senjata dan pesawat terbang; pada masa Revolusi Kemerdekaan para pejuang sering bepergian ke luar negeri, misal masuk ke Singapore dan Malaysia masih tanpa paspor; (3) Perjuangan Diplomasi, diawali dengan penyelenggaraan Inter Asian Conference di New Delhi. Dalam kesempatan itu Kementerian Luar Negeri Indonesia akhirnya berhasil mengeluarkan “Surat Keterangan dianggap sebagai paspor” sebagai dokumen perjalanan antar negara yang pertama setelah kemerdekaan bagi misi pemerintah Indonesia yang sah dalam konferensi tersebut. Delegasi Indonesia yang dipimpin oleh H. Agus Salim ikut memperkenalkan Paspor Diplomatik Pemerintah Indonesia kepada dunia internasional; dan (4) Keimigrasian di Aceh; Sceh sebagai satu-satunya wilayah Indonesia yang tidak pernah diduduki Belanda, sejak tahun 1945 telah mendirikan kantor imigrasi di lima kota dan terus beroperasi selama masa revolusi kemerdekaan. Pendirian kantor imigrasi di Aceh sejak tahun 1945 adalah oleh Amirudin. Peristiwa cukup penting pada masa ini, Jawatan Imigrasi yang sejak semula di bawah Departemen Kehakiman, pada tahun 1947 pernah beralih menjadi di bawah kekuasaan Departemen Luar Negeri.

Selain itu untuk mengatasi kevakuman hukum, peraturan perundang-undangan keimigrasian produk pemerintah Hindia Belanda harus dicabut dan digantikan dengan produk hukum yang selaras dengan jiwa kemerdekaan. Selama masa revolusi kemerdekaan ada dua produk hokum Hindia Belanda yang terkait dengan keimigrasian dicabut yaitu Toelating Besluit (1916) diubah menjadi Penetapan Ijin Masuk (PIM) yang dimasukan dalam Lembaran Negara Nomor 331 Tahun 1949. Selama masa revolusi kemerdekaan lembaga keimigrasian masih menggunakan struktur organisasi dan tata kerja dinas imigrasi (Immigratie Dients) peninggalan Hindia Belanda.

Era Republik Indonesia Serikat merupakan momen puncak dari sejarah panjang perjalanan pembentukan lembaga keimigrasian di Indonesia. Di era inilah dinas imigrasi produk Hindia Belanda diserahterimakan kepada pemerintah Indonesia pada tanggal 26 Januari 1950. Struktur organisasi dan tata kerja serta beberapa produk hukum pemerintah Hindia Belanda terkait keimigrasian masih dipergunakan sepanjang tidak bertentangan dengan kepentingan bangsa Indonesia. Kepala Jawatan Imigrasi untuk pertama kalinya dipegang oleh putra pribumi, yaitu Mr. H.J Adiwinata. Struktur organisasi jawatan imigrasi meneruskan struktur immigratie dients yang lama, sedangkan susunan jawatan imigrasi masih sederhana dan berada dalam koordinasi Menteri Kehakiman, baik operasional-taktis, administratif, maupun organisatoris.

Dalam masa yang relatif singkat, jawatan imigrasi pada era Republik Indonesia Serikat telah menerbitkan 3 (tiga) produk hukum, yaitu (a) Keputusan Menteri Kehakiman RIS Nomor JZ/239/12 tanggal 12 Juli 1950 yang mengatur mengenai pelaporan penumpang kepada pimpinan bea cukai apabila mendarat di pelabuhan yang belum ditetapkan secara resmi sebagai pelabuhan pendaratan, (b) Undang-Undang Darurat RIS Nomor 40 Tahun 1950 tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia, dan (c) Undang- Undang Darurat RIS Nomor 42 Tahun 1950 tentang Bea Imigrasi (Lembaran Negara Tahun 1950 Nomor 84, Tambahan Lembaran Negara Nomor 77).

Periode krusial pada era Republik Indonesia Serikat berlanjut pada Era Demokrasi Parlementer, yang salah satunya terkait dengan berakhirnya kontrak kerja pegawai keturunan Belanda pada akhir tahun 1952. Berakhirnya kontrak kerja mereka menjadi persoalan penting karena pada saat itu pemerintah Indonesia sedang bergerak cepat mengembangkan jawatan imigrasi. Pada periode 1950-1960 jawatan imigrasi berusaha membuka kantor-kantor dan kantor cabang imigrasi, serta penunjukan pelabuhan-pelabuhan pendaratan yang baru.

Pada dasawarsa imigrasi tepatnya 26 Januari 1960, jawatan imigrasi telah berhasil mengembangkan organisasinya dengan pembentukan Kantor Pusat Jawatan Imigrasi di Jakarta, 26 kantor imigrasi daerah, 3 kantor cabang imigrasi, 1 kantor inspektorat imigrasi dan 7 pos imigrasi di luar negeri. Di bidang sumber daya manusia (SDM) keimigrasian, pada bulan Januari 1960 jumlah total pegawai jawatan imigrasi telah meningkat menjadi 1256 orang yang kesemuanya putra-putri Indonesia, mencakup pejabat administratif dan pejabat teknis keimigrasian.

Di bidang pengaturan keimigrasian, mulai periode ini pemerintah Indonesia memiliki kebebasan untuk mengubah kebijaksanaan opendeur politiek imigrasi kolonial menjadi kebijaksanaan yang sifatnya selektif atau saringan (selective policy). Kebijakan selektif didasarkan pada perlindungan kepentingan nasional dan lebih menekankan prinsip pemberian perlindungan yang lebih besar kepada warga negara Indonesia. Pendekatan yang dipergunakan dan dilaksanakan secara simultan meliputi pendekatan kesejahteraan (prosperity approach) dan pendekatan keamanan (security approach). Beberapa pengaturan keimigrasian antara lain yang diterbitkan: (1) pengaturan lalu lintas keimigrasian, yaitu pemeriksaan dokumen keimigrasian penumpang dan crew kapal laut yang dari luar negeri dilakukan di atas kapal selama pelayaran kapal; (2) Pengaturan di bidang kependudukan orang asing, dengan disahkannya Undang Undang Darurat Nomor 9 Tahun 1955 tentang Kependudukan Orang Asing (Lembaran Negara Tahun 1955 Nomor 33, Tambahan Lembaran Negara Nomor 812); (3) Pengaturan di bidang pengawasan orang asing, dengan disahkannya Undang Undang Darurat Nomor 9 Tahun 1953 tentang Pengawasan Orang Asing (Lembaran Negara Tahun 1953 Nomor 64, Tambahan Lembaran Negara Nomor 463), (4) Pengaturan mengenai delik/perbuatan pidana/peristiwa pidana/tindak pidana di bidang keimigrasian, dengan disahkannya Undang Undang Darurat Nomor 8 Darurat Tahun 1955 tentang Tindak Pidana Imigrasi (Lembaran Negara Tahun 1955 Nomor 28, Tambahan Lembaran Negara Nomor 807); (5) Pengaturan di bidang kewarganegaraan, pada periode ini disahkan produk perundangan penting mengenai kewarganegaraan yakni Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1958 tentang Persetujuan Antara Republik Indonesia Dan Republik Rakyat Tiongkok Mengenai Soal Dwikewarganegaraan (Lembaran Negara Tahun 1958 Nomor); (6) Undang-Undang Nomor 62 Tahun 1958 tentang Kewarganegaraan Republik Indonesia (Lembaran Negara Tahun 1958 Nomor 113, Tambahan Lembaran Negara Nomor 1647); (7) Masalah kewarganegaraan turunan Cina, (8) Pelaksanaan Pendaftaran Orang Asing (POA).

Selain itu pada era ini produk hukum yang terkait dengan keimigrasian juga secara bertahap mulai dibenahi seperti visa, paspor dan surat jalan antar negara, penanganan tindak pidana keimigrasian, pendaftaran orang asing, dan kewarganegaraan. Salah satu produk hukum penting yang dikeluarkan selama era Demokrasi Parlementer adalah penggantian Paspor Regelings (1918) menjadi Undang-Undang Nomor 14 tahun 1959 tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia (Lembaran Negara Tahun 1959 Nomor 56, Tambahan Lembaran Negara Nomor 1799).

Era pemerintahan Orde Baru adalah yang terpanjang sejak Indonesia merdeka. Masa pemerintahan yang cukup panjang tersebut turut memberikan kontribusi besar terhadap pemantapan lembaga keimigrasian, walaupun dalam pelaksanaannya mengalami beberapa kali penggantian induk organisasi. Stabilitas politik dan pertumbuhan ekonomi yang relatif tinggi selama era Orde Baru mendorong lembaga keimigrasian di Indonesia untuk semakin berkembang dan profesional dalam melayani masyarakat. Pada era ini terjadi beberapa kali perubahan organisasi kabinet dan pembagian tugas departemen, yang pada gilirannya membawa perubahan terhadap organisasi jajaran imigrasi. Pada tanggal 3 November 1966 ditetapkan kebijakan tentang Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas Departemen, yang mengubah kelembagaan Direktorat Imigrasi sebagai salah satu pelaksana utama Departemen Kehakiman menjadi Direktorat Jenderal Imigrasi yang dipimpin oleh Direktur Jenderal Imigrasi. Perubahan ini pun berlanjut dengan pembangunan sarana fisik di lingkungan Direktorat Jenderal Imigrasi yang luas. Pembangunan gedung kantor, rumah dinas, pos imigrasi maupun asrama tahanan dijalankan tahun demi tahun. Di bidang SDM dan pembinaan karier, sistem penempatan dan pembinaan karier pegawai yang direkrut Direktorat Jenderal Imigrasi yang zig-zag, tidak terpaku di satu pos, diteruskan. Sistem pembinaan karir di bidang imigrasi juga terus disempurnakan dengan tetap mengedepankan prinsip profesionalisme dan keadilan.

Beban kerja yang semakin meningkat dan kebutuhan akan akurasi data, mendorong Direktorat Jenderal Imigrasi untuk segera menerapkan sistem komputerisasi di bidang imigrasi. Pada awal tahun 1978 untuk pertama kalinya dibangunlah sistem komputerisasi di Direktorat Jenderal Imigrasi, sedangkan penggunaan komputer pada sistem informasi keimigrasian dimulai pada tanggal 1 Januari 1979.

Di bidang peraturan perundangan keimigrasian pada masa Orde Baru, dalam rangka mendukung program Pembangunan Nasional Pemerintah, banyak produk regulasi keimigrasian yang dibuat untuk mengefisienkan pelayanan keimigrasian dan/atau untuk mendukung berbagai sektor pembangunan, antara lain pengaturan terkait: (1) pelayanan jasa keimigrasian; (2) penyelesaian dokumen pendaratan di atas pesawat jemaah haji 1974; (3) penyelesaian pemeriksaan dokumen di pesawat garuda Jakarta-Tokyo; (4) perbaikan kualitas cetak paspor; (5) pengaturan masalah lintas batas; (6) pengaturan dispensasi fasilitas keimigrasian; (7) penanganan TKI gelap di daerah perbatasan; (8) pengaturan penyelenggaraan umroh; (9) pengaturan masalah pencegahan dan penangkalan; (10) pengaturan keimigrasian di sektor ketenagakerjaan; (11) pengaturan visa tahun 1979; (12) masalah orang asing yang masuk ke dan atau tinggal di wilayah Indonesia secara tidak sah; (13) penghapusan exit permit bagi WNI.

Di masa Orde Baru ini yang tidak bisa dilupakan adalah lahirnya Undang-Undang Keimigrasian baru yaitu Undang Undang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1992 Nomor 33, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3474), yang disahkan oleh DPR pada tangal 4 Maret 1992. Undang Undang Keimigrasian ini selain merupakan hasil peninjauan kembali terhadap berbagai peraturan perundang-undangan sebelumnya yang sebagian merupakan peninggalan dari Pemerintah Hindia Belanda, juga menyatukan/mengkompilasi substansi peraturan perundang-undangan keimigrasian yang tersebar dalam berbagai produk peraturan perundangan keimigrasian sebelumnya hingga berlakunya Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1992.

Lahirnya Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1992 ini diikuti dengan ditetapkannya Peraturan Pemerintah sebagai pelaksanaannya dalam: (1) Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1994 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pencegahan dan Penangkalan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3561); (2) Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1994 tentang Pengawasan Orang Asing dan Tindakan Keimigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 54, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3562); (3) Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1994 tentang Visa, Izin Masuk, dan Izin Keimigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3563), dan Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 1994 tentang Surat Pejalanan Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 65, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3572).

Krisis ekonomi 1997 telah mengakhiri periode panjang era Orde Baru dan memasuki era reformasi. Aspirasi yang hidup dalam masyarakat, menginginkan komitmen yang kuat terhadap nilai-nilai Hak Asasi Manusia (HAM), tegaknya hukum dan keadilan, pemberantasan KKN, dan demokratisasi, tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), transparansi, dan akuntabel terus didengungkan, termasuk diantaranya tuntutan percepatan otonomi daerah.

Sementara itu globalisasi informasi membuat dunia menyatu tanpa batas, mendorong negara-negara maju (WTO) untuk menjadikan dunia berfungsi sebagai sebuah pasar bebas mulai tahun 2000, serta mengutamakan perlindungan dan penegakam HAM serta demokratisasi. Arus globalisasi juga mengakibatkan semakin sempitnya batas-batas wilayah suatu negara (bordeless countries) dan mendorong semakin meningkatnya intensitas lalulintas orang antarnegara. Hal ini telah menimbulkan berbagai permasalahan di berbagai negara termasuk Indonesia yang letak geografisnya sangat strategis, yang pada gilirannya berpengaruh pada kehidupan masyarakat Indonesia serta bidang tugas keimigrasian. Dalam operasional di lapangan ditemukan beberapa permasalahan menyangkut orang asing yang memerlukan penanganan lebih lanjut. Lingkungan strategis global maupun domestik berkembang demikian cepat, sehingga menuntut semua perangkat birokrasi pemerintahan, termasuk keimigrasian di Indonesia untuk cepat tanggap dan responsif terhadap dinamika tersebut. Sebagai contoh, implementasi kerja sama ekonomi regional telah mempermudah lalu lintas perjalanan warga negara Indonesia maupun warga negara asing untuk keluar atau masuk ke wilayah Indonesia. Lonjakan perjalanan keluar atau masuk ke wilayah Indonesia tentu membutuhkan sistem manajamen dan pelayanan yang semakin handal dan akurat. Tugas keimigrasian saat ini semakin berat seiring dengan semakin maraknya masalah terorisme dan pelarian para pelaku tindak pidana ke luar negeri. Untuk mengatasi dinamika lingkungan strategis yang bergerak semakin cepat, bidang keimigrasian dituntut mengantispasi dengan berbagai peraturan perundang-undangan dan sarana-prasarana yang semakin canggih. Peraturan dan kebijakan keimigrasan juga harus responsif terhadap pergeseran tuntutan paradigma fungsi keimigrasian. Jika sebelumnya paradigma fungsi keimigrasian dalam pelaksanaan Undang Undang Nomor 9 Tahun 1992 lebih menekankan efisiensi pelayanan untuk mendukung isu pasar bebas yang bersifat global, namun kurang memperhatikan fungsi penegakan hukum dan fungsi sekuriti, mulai pada era ini harus diimbangi dengan fungsi keamanan dan penegakan hukum.

Dalam menghadapi masalah dan perkembangan dalam dan luar negeri tersebut, Direktorat Jenderal Imigrasi pada Era Reformasi ini telah melakukan beberapa program kerja sebagai berikut:

a. Penyempurnaan Peraturan Perundang-Undangan

Pemerintah memperbaharui Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian. Hal ini berdasarkan beberapa perkembangan yang perlu diantisipasi, yakni: (1) Letak geografis wilayah Indonesia (kompleksitas permasalahan antar negara); (2) Perjanjian internasional/konvensi internasional yang berdampak terhadap pelaksanaan fungsi keimigrasian; (3) Meningkatnya kejahatan internasional dan transnasional; (4) Pengaturan mengenai deteni dan batas waktu terdeteni belum dilakukan secara komprehensif; (5) Pendekatan sistematis fungsi keimigrasian yang spesifik dan universal dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang modern; (6) Penempatan struktur kantor imigrasi dan rumah detensi imigrasi sebagai unit pelaksana teknis di bawah Direktorat Jenderal Imigrasi; (7) Perubahan sistem kewarganegaraan berdasarkan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2006 tentang Kewarganegaraan Republik Indonesia; (8) Hak kedaulatan negara sesuai prinsip timbal balik (resiprositas) mengenai pemberian visa terhadap orang asing; (9) Kesepakatan dalam rangka harmonisasi dan standarisasi sistem dan jenis pengamanan dokumen perjalanan secara internasional; (10) Penegakan hukum keimigrasian belum efektif sehingga kebijakan pemidanaan perlu mencantumkan pidana minimum terhadap tindak pidana penyelundupan manusia; (11) Memperluas subyek pelaku tindak pidana Keimigrasian, sehingga mencakup tidak hanya orang perseorangan tetapi juga korporasi serta penjamin masuknya orang asing ke wilayah indonesia yang melanggar ketentuan keimigrasian; (12) Penerapan sanksi pidana yg lebih berat terhadap orang asing yang melanggar peraturan di bidang keimigrasian karena selama ini belum menimbulkan efek jera.

Usulan untuk memperbarui Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian pun segera dimasukkan dalam Program Legislasi Nasional (Prolegnas) untuk dibahas oleh lembaga legistlatif (DPR). Setelah melalui pembahasan yang cukup panjang dengan Komisi III DPR, akhirnya Rancangan Undang-Undang Keimigrasian yang baru disetujui dan diusulkan untuk disahkan menjadi Undang-Undang pada Rapat Paripurna DPR tanggal 7 April 2011. Selanjutnya pada tanggal 5 Mei 2011, Presiden Republik Indonesia mengesahkan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian, yang diundangkan dalam Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 52, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5126.

b. Kelembagaan

Sebagai dampak pelaksanaan otonomi daerah dan perkembangan yang terjadi di beberapa negara, maka tugas keimigrasian di daerah provinsi, kota/kabupaten maupun di negara yang bersangkutan terus mengalami peningkatan sejalan dengan karakteristik dinamika kehidupan masyarakat. Untuk mengantisipasi fenomena demikian Direktorat Jenderal Imigrasi telah membuat langkah kebijakan: (1) Pembentukan kantor-kantor imigrasi di daerah; (2) Peningkatan kelas beberapa kantor imigrasi; (3) Pembentukan direktorat intelijen; (4) Pembentukan rumah detensi imigrasi; (5) Penambahan tempat pemeriksaan imigrasi; dan (6) Pembentukan atase/konsul imigrasi pada perwakilan RI di Guangzhou-RRC.

Adapun jumlah kelembagaan imigrasi yang tersebar di daerah dan di luar negeri sampai dengan saat ini adalah sebagai berikut:

Struktur Organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal Imigrasi

Susunan organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal imigrasi terdiri dari :

  1. Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi;
  2. Kepala Bagian Program dan Pelaporan;.
  3. Kepala Bagian Kepegawaian;
  4. Kepala Bagian Keuangan;
  5. Kepala Bagian Pengelolaan Barang Milik Negara dan Rumah Tangga;
  6. Kepala Bagian Humas dan Tata Usaha;
  7. Kelompok Jabatan Fungsional.

Susunan organisasi Bagian Program dan Pelaporan Sekretariat Direktorat Jenderal Imigrasi terdiri dari :

  1. Kepala Bagian Program dan Pelaporan;
  2. Kepala Subbagian Data dan Informasi;
  3. Kepala Subbagian Penyusunan Rencana dan Anggaran;
  4. Kepala Subbagian Peraturan Perundang-undangan;
  5. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan.

Tugas dan Fungsi Bagian Program dan Pelaporan

1. Tugas

Bagian Program dan Pelaporan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana, program dan anggaran, serta evaluasi dan penyusunan laporan.

2. Fungsi

Untuk melaksanakan tugas tersebut, bagian program dan pelaporan menyelenggarakan fungsi :

  1. Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan rencana, program dan anggaran;
  2. Pengumpulan, pengolahan, penyajian data dan informasi;
  3. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan Direktorat Jenderal Imigrasi
  4. Penyiapan bahan pengkajian, penyusunan dan perancangan, serta penghimpunan peraturan perundang-undangan di bidang keimigrasian.

Tanggung Jawab :

  1. Pemimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga edukatif, mahasiswa, tenaga administrasi dan terhadap lingkungan.

2. Direktur

Wewenang:

  1. Merupakan wakil presiden direktur.
  2. membantu presiden direktur dalam berbagai kegiatan.

Tata Laksana Sistem yang Berjalan

Prosedur Sistem yang Berjalan

Analisa Prosedur SIstem yang Berjalan

Sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem dan bukan “bagaimana”. Use case diagram sistem yang berjalan saat ini dapat dilihat seperti gambar di bawah ini:

Gambar 3.2. Gambar Use Case Diagram Sistem yang berjalan

Berdasarkan gambar 3.2 di atas, maka penjelasannya penulis uraikan di dalam skenario berikut ini :

1) Nama Use Case : Menyerahkan Surat Masuk (Surat Kebijakan Peraturan Keimigrasian)

Actor : Direktorat, Bagian Program dan Pelaporan

Skenario : Direktorat yang membuat atau mengeluarkan dokumen menyerahkan Surat Kebijakan Peraturan Keimigrasian yang sudah final kepada bagian Program dan Pelaporan untuk disimpan sebagai arsip atau surat tembusan.

2) Nama Use Case : Melakukan Penyimpanan Arsip

Actor : Direktorat, Bagian Program dan Pelaporan

Skenario : Pegawai bagian Program dan Pelaporan yang menangani penyimpanan arsip melakukan penyimpanan arsip dengan cara memindai arsip dan menyimpannya ke dalam folder yang ada dalam harddisk salah satu komputer. Direktorat yang mengeluarkan dokumen juga menyimpan arsipnya sendiri sebagai arsip internal.

3) Nama Use Case : Melakukan Pencarian Arsip Berdasarkan Permintaan

Actor : Direktorat, Pimpinan, Bagian Program dan Pelaporan

Skenario : Direktorat dan pimpinan meminta arsip kebijakan keimigrasian yang sudah dikeluarkan kepada Bagian Program dan Pelaporan. Pegawai yang melakukan penyimpanan arsip melakukan pencarian arsip yang sudah dipindai di dalam computer kemudian dicetak atau dicopy untuk diserahkan kepada pihak yang meminta.

Activity Diagram Sistem yang Berjalan

Activity diagram sistem yang berjalan dapat dilihat seperti gambar 3.3 di bawah ini:


Gambar 3.3. Activity Diagram Sistem yang Berjalan

  1. 1 Initial Node, objek yang mengawali yaitu: Direktorat
  2. 12 Action yang menggambarkan eksekusi penyimpanan arsip yang dimulai dari direktorat yang membuat dokumen kebijakan peraturan keimigrasian menyerahkan surat masuk kepada bagian program dan pelaporan, bagian program dan pelaporan menerima surat masuk kemudian entry surat masuk di aplikasi persuratan, mencetak lembar disposisi untuk diserahkan kepada Kepala Bagian Program dan Pelaporan, Kepala Bagian Program dan Pelaporan menerima dan mengecek surat masuk, apabila surat masuk tersebut merupakan arsip kebijakan peraturan keimigrasian maka kemudian diserahkan kepada staf bagian Program dan Pelaporan yang biasa bertugas memindai, apabila bukan merupakan arsip kebijakan kebijakan peraturan keimigrasian maka akan menyerahkan kembali kepada petugas yang menerima surat di bagian program dan pelaporan untuk didistribusikan kepada kasubag, setelah berkas dipindai kemudian disimpan di lemari penyimpanan arsip, sewaktu-waktu pimpinan dan direktorat-direktorat yang lain akan meminta arsip kebijakan peraturan keimigrasian kepada bagian program dan pelaporan, staf bagian program dan pelaporan mencari arsip yang diminta di folder computer, mencetak dan menyerahkan kepada pimpinan dan direktorat yang meminta.
  3. 3 Activity Final Node, objek yang diakhiri

Analisa Sistem yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi (Strenght), kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal (Weakness), peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal (Opportunities) dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi (Treath).

Tabel 3.1. Analisa Faktor Internal

Tabel 3.2. Analisa Faktor Eksternal

Berdasarkan tabel 3.1 dan tabel 3.2 di atas, maka dilakukan analisis untuk mencari strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T). Selain itu dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T).

Tabel 3.3. Strategi S-O

Tabel 3.4. Strategi S-T

Tabel 3.5. Strategi W-O

Tabel 3.6. Strategi W-T

Analisa Batasan Sistem

Setiap sistem mempunyai batasan sistem (boundary) yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan di luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi dan sistem lainnya yag memberikan input atau menerima output dari sistem.

Melihat permasalahan yang ada, maka peneliti membatasi permasalahan mengenai sistem arsip digital dengan studi kasus pada Subbagian Peraturan Perundang-undangan, Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi sebagai bahan evaluasi dalam pelaksanaan kegiatan bagi pejabat/pegawai di unit kerja dan laporan bagi pimpinan.

Analisa Masalah

Berdasarkan analisis yang dilakukan peneliti, sistem yang berjalan saat ini di bagian program dan pelaporan sudah berjalan cukup baik. Namun, sumber penyimpanan data yang masih disimpan secara manual belum terintegrasi dengan baik dan dapat mengakibatkan terjadinya data yang tercecer serta proses pencarian data yang lebih lama.

Dalam pembuatan laporan, data-data harus direkapitulasi satu persatu sehingga mengakibatkan pekerjaan menjadi kurang efektif dan efisien karena harus membuka banyak file.

Pimpinan dapat meminta laporan himpunan kebijakan keimigrasian kapan saja, namun penyampaian laporan yang disampaikan lama dapat mengakibatkan kurangnya kontrol dan pengawasan dari Pimpinan yang berdampak pada terlambatnya Pimpinan dalam mengambil kebijakan.

Analisa Kekurangan Sistem yang Berjalan

Berdasarkan analisis yang dilakukan, terdapat beberapa hal yang dirasa kurang optimal dalam penyimpanan arsip kebijakan keimigrasian antara lain :

  1. Penyimpanan data masih manual dan hanya mengandalkan satu buah komputer.
  2. Pencarian kembali arsip memerlukan waktu lebih lama.

Analisa Kontrol

Kontrol sistem berfungsi untuk melakukan pantauan terhadap sistem berjalan. Saat ini sistem masih direkapitulasi secara manual oleh pegawai di Subbagian Peraturan Perundang-undangan dan dilaporkan per tahun apabila diminta oleh Pimpinan, hal ini dapat mengakibatkan kurangnya kontrol dan pengawasan dari Pimpinan yang berdampak pada terlambatnya Pimpinan dalam mengambil kebijakan.

Analisa Tenaga Kerja

Pegawai yang melaksanakan penyimpanan arsip dokumen kebijakan peraturan keimigrasian saat ini dilakukan oleh satu orang pegawai. Hal ini mengakibatkan data harus direkapitulasi satu persatu untuk pembuatan laporan yang menyebabkan pekerjaan memerlukan waktu lebih lama.

Analisa Waktu

Berdasarkan analisis waktu yang dilakukan pada Bagian Program dan Pelaporan saat ini proses pencarian arsip membutuhkan waktu sampai 2 hari dikarenakan sistem penyimpanan yang hanya mengandalkan satu buah komputer.

Analisa Kebutuhan Sistem

Berdasarkan hasil analisa, peneliti dapat mengetahui bahwa kebutuhan yang diperlukan saat ini adalah sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk penyimpanan dan pencarian data elektronik yang terintegrasi dengan database sehingga dapat diakses kapan saja sehingga mempermudah dalam pelaporan kepada pimpinan.

Konfigurasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware) :

  1. Processor : Pentium 4
  2. Monitor : 15”
  3. Keyboard : Standar
  4. Mouse : USB
  5. RAM : 2 GB
  6. Hardisk : 80 GB
  7. Printer : Laser Jet
  8. Scanner : Gambar Flatbed

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software) :

  1. Microsoft Windows XP
  2. Adobe Reader
  3. ScanAll PRO

Hak Akses :

  1. Administrator/Staf Bagian Program dan Pelaporan

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan yang Dihadapi :

Berdasarkan analisis yang dilakukan penulis, sistem serta proses pengarsipan dokumen peraturan dan kebijakan keimigrasian yang berjalan saat ini di Bagian Program dan Pelaporan sudah berjalan cukup baik. Namun, sumber data yang masih disimpan secara manual berupa penyimpanan arsip hardcopy di lemari dan penyimpanan softcopy dalam format pdf masih disimpan di salah satu komputer dengan membuat folder-folder di harddisk salah satu komputer sehingga apabila komputer tersebut mengalami masalah, data tidak dapat diambil dan terdapat kemungkinan hilang. Selain itu apabila administrator tidak berada di tempat, pihak yang ingin mencari data harus menunggu sampai admin datang kembali ke ruangan karena staf yang lain tidak mengetahui lokasi penyimpanan file tersebut.

Setiap ada permintaan data peraturan dan kebijakan peraturan keimigrasian dari direktorat atau bagian lain, data-data harus dicari satu persatu di folder komputer sehingga mengakibatkan pekerjaan menjadi kurang efektif dan efisien karena harus mencari arsip yang lokasi penyimpanannya hanya diketahui admin.

Pimpinan dapat meminta arsip peraturan dan kebijakan keimigrasian kapan saja, namun penyampaian arsip yang disampaikan membutuhkan waktu cukup lama sehingga berdampak pada terlambatnya Pimpinan dalam mengambil kebijakan.

Sejalan dengan perkembangan zaman dan berkembangnya kebutuhan atas informasi pengarsipan digital, maka diperlukan perancangan sistem agar informasi yang dihasilkan dapat diakses dengan cepat dan akurat.

Alternatif Pemecahan masalah :

Berdasarkan analisa terhadap sistem yang berjalan, dapat diambil kesimpulan bahwa perlu dilakukan pengembangan sistem atas kekurangan dan kebutuhan sistem dengan melakukan analisa terhadap alternatif pemecahan masalah antara lain:

  1. Dibangun sistem yang dibutuhkan oleh user dengan dengan database yang terintegrasi agar mempermudah pekerjaan misalnya dengan menggunakan program aplikasi visual basic.
  2. Dibangun suatu sistem yang berbasiskan web, sehingga memungkinkan user atau Pimpinan dapat mengakses data kapan saja.

Berdasarkan beberapa alternatif pemecahan masalah di atas penulis melakukan suatu kajian terhadap permasalahan yang ada, maka penulis memutuskan perlu dibangun aplikasi sistem yang berbasis web karena banyak keuntungan yang diperoleh antara lain:

  1. Perkembangan penggunaan device berbasis web yang sangat pesat dan hampir setiap orang familiar menggunakan internet
  2. Dapat diakses kapan saja
  3. Memberikan informasi yang cepat bagi Pimpinan untuk mendukung pengambilan keputusan

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I disusun berdasarkan observasi dan wawancara di lapangan. Berikut lampiran elisitasi tahap I yang telah dibuat :

Gambar 3.7 Elisitasi Tahap 1


Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut penjelasan mengenai Metode MDI :

  1. M pada MDI itu artinya Mandatory (Penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
  2. D pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
  3. I pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

Tabel 3.8 Elisitasi Tahap 2

Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang option-nya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

  1. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
  2. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
  3. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu :

  1. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
  2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
  3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

Tabel 3.9 Elisitasi Tahap 3

Final Draft Elisitasi

Final Draft Elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap-tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk.

Tabel 3.10 Final Draft Elisitasi

BAB IV

HASIL PENELITIAN

Rancangan Sistem Usulan

Setelah mengadakan analisa dan penelitian sistem yang sedang berjalan pada Subbagian Peraturan dan Perundang-undangan Bagian Program dan Pelaporan, maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan usulan sistem yang akan dibangun. Ada beberapa usulan prosedur yang bertujuan untuk mengoptimalkan fungsi penyimpanan arsip kebijakan peraturan keimigrasian yang sedang berjalan saat ini, yaitu merubah proses penyimpanan yang saat ini masih manual menjadi terkomputerisasi berbasis web. Selain itu meningkatkan fungsi pencarian dokumen kebijakan peraturan kebijakan keimigrasian yang selama ini membutuhkan waktu cukup lama, menjadi lebih cepat. Berdasarkan perubahan sistem penyimpanan arsip dan setelah kebutuhan-kebutuhan sistem yang baru telah ditentukan, maka langkah-langkah berikutnya yaitu perancangan atau desain sistem usulan yang bertujuan untuk menyempurnakan sistem yang lama dengan memberi gambaran atau pandangan yang jelas menurut proses desain sistem dari awal hingga akhir penelitian. Dalam menganalisa usulan prosedur yang baru pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm for UML Enterprise Edition Ver. 11.2 untuk menggambarkan use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram.

Prosedur Sistem Usulan

Administrator/JFU Bagian Program dan Pelaporan

  1. Melakukan login sistem
  2. Sistem menampilkan menu home
  3. Menampilkan dan melakukan tambah, cari, edit dan delete pegawai
  4. Menampilkan dan melakukan tambah, cari, edit dan delete jenis surat
  5. Menampilkan dan melakukan tambah, cari, edit dan delete direktorat/bagian
  6. Menampilkan dan melakukan tambah, cari, edit dan delete detail surat
  7. Menampilkan dan melakukan pencarian, lihat dan pencetakan laporan

Pimpinan/Kepala Bagian Program dan Pelaporan

  1. Pimpinan melakukan login sistem
  2. Sistem menampilkan menu home pimpinan
  3. Menampilkan laporan

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambaran mengenai use case diagram yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.1 di bawah ini:

Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem Arsip Digital yang Diusulkan

Berdasarkan gambar tersebut di atas, maka penjelasannya penulis uraikan di dalam skenario berikut ini :

1. Nama Use Case : Use Case Home

Actor : JFU Bagian Program dan Pelaporan, Pimpinan/Kabag Prolap

Skenario : JFU Bagian Program dan Pelaporan login ke dalam sistem, sistem menampilkan menu admin.

2. Nama Use Case : Use Case Pegawai

Actor : JFU Bagian Program dan Pelaporan

Skenario : JFU Bagian Program dan Pelaporan login ke dalam sistem, sistem menampilkan menu Pegawai. Bagian Program dan Pelaporan dapat melakukan input data pegawai yang akan diberikan hak akses untuk login ke dalam sistem.

3. Nama Use Case : Use Case Jenis Surat

Actor : JFU Bagian Program dan Pelaporan

Skenario: JFU Bagian Program dan Pelaporan login ke dalam sistem, sistem menampilkan menu jenis surat. Bagian Program dan Pelaporan dapat melakukan input, edit, delete dan pencarian jenis surat.

4. Nama Use Case : Use Case Direktorat/Bagian

Actor : JFU Bagian Program dan Pelaporan

Skenario : Bagian Program dan Pelaporan login ke dalam sistem, sistem menampilkan menu Direktorat atau Bagian. Bagian Program dan Pelaporan dapat melakukan tambah, cari, edit dan delete data direktorat atau bagian.

5) Nama Use Case : Use Case Detail Surat

Actor : JFU Bagian Program dan Pelaporan

Skenario : Bagian Program dan Pelaporan login ke dalam sistem, sistem menampilkan menu Detail Surat. Bagian Program dan Pelaporan dapat melakukan tambah, cari, edit dan delete pencarian arsip kebijakan peraturan keimigrasian di halaman detail surat.

6) Nama Use Case : Use Case Laporan

Actor : JFU Bagian Program dan Pelaporan, Pimpinan/Kepala Bagian Program dan Pelaporan, Direktorat.

Skenario : JFU Bagian Program dan Pelaporan, Pimpinan/Kepala Bagian Program dan Pelaporan login ke dalam sistem, sistem menampilkan menu laporan. JFU Bagian Program dan Pelaporan dan Kepala Bagian Program dan Pelaporan dapat melihat rekapitulasi arsip kebijakan peraturan keimigrasian dalam kurun waktu tertentu dalam bentuk laporan. Direktorat menerima laporan rekapitulasi arsip kebijakan peraturan keimigrasian yang telah diminta sebelumnya.

Activity Diagram Yang Diusulkan

Gambaran mengenai activity diagram yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.2 di bawah ini:

Gambar 4.2 Activity Diagram Sistem Arsip Digital yang Diusulkan

Berdasarkan gambar tersebut di atas, dapat diterangkan sebagai berikut :

  1. 1 (satu) Initial Node sebagai objek yang diawali.
  2. 26 (dua puluh enam) Activity yang dilakukan, diantaranya: login dengan memasukan username dan password, jika benar akan masuk pada halaman Home yang berisi data pegawai yang terdiri dari menu tambah data pegawai, cari data pegawai, edit pegawai dan delete pegawai. Menu jenis surat terdiri dari submenu tambah jenis surat, cari jenis surat, edit jenis surat, delete jenis surat. Menu detail surat terdiri dari submenu tambah detail surat, cari detail surat, edit detail surat dan delete detail surat. Sedangkan pada menu laporan terdapat cari laporan, lihat laporan dan cetak laporan. Di dalam menu halaman utama juga terdapat logout.
  3. Terdapat masing-masing 1 (satu) buah fork node dan 1 (satu) join node. Fork node sebagai percabangan menu dan join node sebagai penggabungan menu sebelum melakukan aksi keluar.
  4. 1 (satu) Final Node sebagai objek yang diakhiri.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

A. JFU Bagian Program dan Pelaporan

Gambaran mengenai sequence diagram yang diusulkan untuk Direktorat dapat dilihat pada gambar 4.3 di bawah ini:

Gambar 4.3 Sequence Diagram Sistem Arsip Digital yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.3 tersebut diatas, dapat diterangkan sebagai berikut:

  1. Aktor yang melakukan kegiatan yaitu JFU Bagian Program dan Pelaporan
  2. Terdapat 8 lifeline yaitu login, home, pegawai, jenis surat, direktorat/bagian, detail surat, laporan dan logout.
  3. 10 Message, spesifikasi dari komunikasi antar obyek yang memuat informasi-informasi tentang akifitas yang biasa dilakukan aktor tersebut diantaranya:

a. Masukan NIP dan password untuk login

b. Login gagal, kembali ke menu login

c. Login berhasil, masuk ke menu home

d. Masuk menu pegawai

e. Masuk menu jenis surat

f. Masuk menu direktorat/bagian

g. Masuk menu detail surat

h. Masuk menu laporan

i. Logout

B. KepalaBagian Program dan Pelaporan

Gambaran mengenai sequence diagram yang diusulkan untuk Pimpinan/Kabag Prolap dilihat pada gambar 4.4 di bawah ini:

Gambar 4.4 Sequence Diagram Sistem Arsip Digital yang diusulkan

State Machine Diagram Sistem yang Diusulkan

Gambar 4.5 State Machine Diagram Sistem Arsip Digital yang Diusulkan

Berdasarkan pada Gambar 4.5 State Machine Diagram sistem yang diusulkan terdapat :

  1. 9 State yang berjalan
  2. 12 Transition
  3. 1 Initial pseudo state
  4. 1 Final state

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Berdasarkan penelitian yang dilakukan untuk menganalisa sistem yang berjalan dan sistem yang diusulkan, dapat dijabarkan perbedaan antara sistem yang berjalan dan sistem yang diusulkan pada tabel 4.1 berikut ini:

Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Rancangan Basis Data

Pada bab ini menjelaskan secara terperinci rancangan-rancangan yang di usulkan pada bagian basis data yang merupakan penjabaran diagram-diagram di atas.

Class Diagram

Gambar 4.6 Class Diagram Sistem Arsip Digital yang Diusulkan

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data merupakan desain basis data yang dianggap telah normal. Desain basis data menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, dan panjang record. Spesifikasi database yang digunakan dalam sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1) Nama Tabel : pegawai

Media : harddisk

Isi : nip + password + nama + jabatan + level

Primary Key : nip

Panjang Record : 124

Tabel 4.2 Struktur Tabel Pegawai

2) Nama Tabel : jenis

Media : harddisk

Isi : nip + password + nama + jabatan + level

Primary Key : nip

Panjang Record : 124

Tabel 4.3 Struktur Tabel Jenis

Tabel 4.4 Struktur Tabel Direktorat/Bagian

Tabel 4.5 Struktur Tabel Detail Surat

Rancangan Program

Rancangan Prototipe

Rancangan Tampilan Halaman Login

Gambaran mengenai rancangan tampilan halaman login yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.7 berikut ini :

Gambar 4.7 Rancangan Tampilan Halaman Login

Jika NIP dan password tidak diisi, muncul tampilan seperti berikut :

Gambar 4.8 Rancangan Tampilan Pesan NIP dan Password Kosong

Jika NIP atau password salah, maka muncul tampilan seperti berikut :

Gambar 4.9 Rancangan Tampilan Pesan NIP atau Password Salah

Rancangan Tampilan Menu Home

Gambaran mengenai rancangan tampilan menu home untuk Admin atau Staf Bagian Program dan Pelaporan yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.10 di bawah ini:

Gambar 4.10 Rancangan Tampilan Home Administrator

Sedangkan gambaran mengenai rancangan tampilan menu Home untuk Pimpinan atau Kepala Bagian Program dan Pelaporan adalah sebagai berikut :

Gambar 4.11 Rancangan Tampilan Home Pimpinan

Rancangan Tampilan Menu Pegawai

Rancangan tampilan menu pegawai dapat dilihat pada gambar 4.12 berikut ini :

Gambar 4.12 Rancangan Tampilan Menu Pegawai

Rancangan Tampilan Menu Jenis Surat

Gambaran rancangan tampilan menu jenis surat yang diusulkan adalah seperti gambar 4.13 di bawah ini :

Gambar 4.13 Rancangan Tampilan Menu Jenis Surat

Rancangan Tampilan Menu Direktorat

Gambaran rancangan tampilan menu jenis surat yang diusulkan adalah seperti gambar 4.14 di bawah ini :

Gambar 4.14 Rancangan Tampilan Menu Direktorat

Rancangan Tampilan Menu Detail Surat

Gambaran rancangan tampilan menu detail surat yang diusulkan adalah seperti gambar 4.15 di bawah ini :

Gambar 4.15 Rancangan Tampilan Menu Detail Surat

Rancangan Tampilan Menu Laporan

Gambaran rancangan tampilan menu laporan yang diusulkan adalah seperti gambar 4.16 di bawah ini :

Gambar 4.16 Rancangan Tampilan Menu Laporan

Rancangan Tampilan Menu Tambah Pegawai

Rancangan tampilan menu Input Pegawai yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.17 berikut ini:

Gambar 4.17 Rancangan Tampilan Menu Tambah Pegawai

Rancangan Tampilan Menu Tambah Jenis Surat

Rancangan tampilan menu tambah jenis surat yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.18 berikut ini:

Gambar 4.18 Rancangan Tampilan Tambah Jenis Surat

Rancangan Tampilan Menu Tambah Direktorat/Bagian

Rancangan tampilan menu tambah direktorat/bagian yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.19 berikut ini:

Gambar 4.19 Rancangan Tampilan Tambah Direktorat/Bagian

Rancangan Tampilan Menu Tambah Detail Surat

Rancangan tampilan menu tambah detail surat yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.20 berikut ini:

Gambar 4.20 Rancangan Tampilan Tambah Detail Surat

Rancangan Program

Tampilan Login

Tampilan halaman login user adalah sebagai berikut :

Gambar 4.21 Rancangan Tampilan Login

Tampilan Home Admin

Tampilan halaman home admin adalah sebagai berikut :

Gambar 4.22 Rancangan Tampilan Home Admin

Tampilan Halaman Home Staf Bagian Program dan Pelaporan

Tampilan halaman home Staf Bagian Program dan Pelaporan adalah sebagai berikut :

Gambar 4.23 Rancangan Tampilan Home Staf Bagian Program dan Pelaporan

Tampilan Menu Pegawai

Tampilan program menu pegawai dapat dilihat pada gambar 4.25 berikut ini:

Gambar 4.25 Rancangan Tampilan Menu Pegawai

Tampilan Menu Jenis Surat

Tampilan program menu jenis surat dapat dilihat pada gambar ini:

Gambar 4.26 Rancangan Tampilan Menu Jenis Surat

Tampilan Menu Direktorat

Tampilan menu direktorat dapat dilihat pada gambar 4.27 berikut ini :

Gambar 4.27 Rancangan Tampilan Menu Direktorat

Tampilan Menu Detail Surat

Pada halaman detail surat terdapat pilihan jenis surat yang akan diinput, nomor dan tanggal dikeluarkannya surat, serta hal yang berisi keterangan isi surat. Tampilan menu detail surat dapat dilihat pada gambar 4.27 berikut ini :

Gambar 4.28 Rancangan Tampilan Menu Detail Surat

Tampilan Laporan

Di dalam halaman laporan terdapat pencarian berdasarkan jenis surat, direktorat atau bagian yang mengeluarkan surat, tanggal awal dan tanggal akhir untuk membatasi pencarian. Tampilan menu laporan pada sistem arsip digital dapat dilihat pada gambar 4.29 berikut ini :

Gambar 4.29 Rancangan Tampilan Menu Laporan

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

  1. Processor : Intel Core i3 1.8 GHz
  2. Monitor : 14”
  3. Mouse : Optical
  4. Keyboard : PS2
  5. RAM : 4GB
  6. Harddisk : 500GB
  7. Printer : Laserjet
  8. Scanner : Gambar Flatbed

Aplikasi Yang Digunakan

  1. Windows 7
  2. Adobe Dreamwaver CS6
  3. XAMPP Version : 1.8.3
  4. MySQL
  5. Web Browser
  6. ScanAll Pro

Hak Akses

  1. Administrator JFU Bagian Program dan Pelaporan
  2. JFU Bagian Program dan Pelaporan
  3. Pimpinan/Kepala Bagian Program dan Pelaporan

Testing

Metode Implementasi

Implementasi program perancangan sistem informasi arsip digital ini dilakukan dengan menggunakan metode Blackbox Testing. Metode Blackbox Testing merupakan pengujian program yang mengutamakan pengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari metode Blackbox Testing ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program.


Pengujian dengan metode Blackbox Testing dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program. Input tersebut kemudian di proses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah program aplikasi dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai pula dengan fungsi dasar dari program tersebut. Apabila dari input yang diberikan, proses dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program yang dibuat sudah benar, tetapi apabila output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program tersebut dan selanjutnya dilakukan penelusuran perbaikan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi.

Pengujian Blackbox

Pengujian Pada Menu Login

Berikut ini adalah pengujian Blackbox berdasarkan Sistem Informasi Arsip Digital untuk fungsi menu login. User login tanpa menginput NIP dan Password, maka akan sistem akan menolak login dan akan muncul pesan “NIP dan Password tidak boleh kosong!” seperti gambar 4.30 sebagai berikut :

Gambar 4.30 Rancangan Tampilan Login

Apabila user NIP dan Password salah satunya diisi dengan data yang salah maka system akan kembali menolak login dan akan muncul pesan “NIP dan Password Salah!” seperti seperti gambar berikut 4.31 :

Gambar 4.31 Rancangan Tampilan Login

Apabila NIP dan Password diisi dengan data yang benar maka akan tampil ke halaman home.

Gambar 4.32 Rancangan Tampilan Home

Pengujian Blackbox pada Menu Home

Pada menu home terdapat 6 pilihan menu yaitu halaman pegawai, jenis surat, direktorat, detail surat, laporan dan logout. Klik salah satu tombol, misalnya "Pegawai" untuk menuju halaman Target Data Pegawai maka sistem akan menampilkan halaman data pegawai yang memiliki hak akses di sistem arsip digital.

Klik salah satu tombol, misalnya "Jenis Surat" untuk menuju halaman Jenis Surat, maka sistem akan menampilkan halaman jenis surat yang berisi klasifikasi jenis peraturan.

Klik salah satu tombol, misal "Direktorat" untuk menuju halaman Direktorat, maka system akan menampilkan halaman direktorat dan bagian atau unit kerja di Sekretariat Direktorat Jenderal Imigrasi yang bertindak sebagai direktorat atau unit yang akan mengeluarkan surat.

Klik salah satu tombol, misal "Detail Surat" untuk menuju halaman Direktorat, maka system akan menampilkan halaman detail surat yang berisi perincian arsip elektronik dokumen kebijakan keimigrasian seperti gambar 4.35 berikut ini.

Klik salah satu tombol, misal "Laporan" untuk menuju halaman Laporan, maka system akan menampilkan halaman laporan yang berisi rekapitulasi arsip kebijakan keimigrasian yang dapat difilter dalam kurun waktu tertentu sesuai pencarian.

Pengujian Blackbox pada Menu Tambah Pegawai

Berikut ini adalah pengujian Blackbox pada Sistem Informasi Arsip Digital untuk fungsi menu tambah pegawai. Klik menu tambah pegawai pada halaman pegawai maka akan tampil pormulir isian data pegawai yang akan diberikan hak akses untuk login. Isi data pada form tambah pegawai, kosongkan salah satu field misalnya pada Level Jabatan, kemudian klik tombol simpan, maka sistem akan menolak dan akan muncul pesan ‘Level harus diisi’.

Apabila pada form tambah pegawai kesemua fieldnya diisi dengan lengkap, kemudian klik tombol simpan maka data akan masuk ke database dan akan muncul pesan ‘Data berhasil disimpan’ pada halaman data pegawai.

Pengujian Blackbox pada Menu Tambah Detail Surat

Pengujian Blackbox untuk fungsi menu tambah detail surat pada Sistem Informasi Arsip Digital dapat dilakukan dengan cara klik menu tambah detail surat pada halaman detail surat maka akan tampil pormulir isian data detail surat yang merupakan file transaksi. Isi data pada form tambah detail surat, kosongkan salah satu field misalnya pada Nomor Surat, kemudian klik tombol simpan, maka sistem akan menolak dan akan muncul pesan ‘Nomor surat harus diisi’.

Apabila pada form tambah detail surat kesemua fieldnya diisi dengan lengkap, kemudian klik tombol simpan maka data akan masuk ke database dan akan muncul pesan ‘Data berhasil disimpan’ pada halaman detail surat.

Schedule Implementasi

Schedule merupakan rencana/penjadwalan yang dibutuhkan dalam proses implementasi sistem informasi arsip digital pada Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang direncanakan ini dalam bentuk tabel 4.6 sebagai berikut:

Gambar 4.6 Struktur Tabel Schedule Implementasi

Biaya Penelitian

Rancangan biaya penelitian berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam organisasi.

Tabel 4.7 Struktur Tabel Biaya Penelitian


BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Kesimpulan

Berikut ini adalah kesimpulan mengenai perumusan masalah pada sistem kearsipan dokumen kebijakan keimigrasian di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi :

  1. Sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian yang berjalan pada subbagian peraturan perundang-undangan Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini dirasa masih kurang optimal karena belum sistematis dan terstruktur dengan baik
  2. Sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian belum berjalan cukup efektif dikarenakan dibutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencarian kembali arsip yang dibutuhkan oleh pengguna. Karena pencarian arsip yang cukup lama kerapkali dilakukan oleh beberapa staf sehingga para pegawai yang seharusnya bekerja justru membantu mencari arsip yang dicari, sehingga tidak efisien.
  3. Sistem aplikasi arsip digital ini dirancang melalui beberapa beberapa tahapan diantaranya dengan observasi, wawancara dan studi pustaka. Kemudian peneliti menganalisa dengan mengumpulkan kebutuhan pengguna melalui elisitasi tahap 1, tahap ke-2, tahap ke-3 dan elisitasi final. Penulis juga menggunakan metode analisa SWOT dan Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan sistem secara visual dan elisitasi untuk mengetahui kebutuhan user. Perancangan sistem aplikasi arsip digital ini dibuat dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sedangkan bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP, dengan database MySQL. Dengan adanya aplikasi arsip digital berbasiskan web ini dapat mempercepat waktu pencarian arsip yang sering diminta sewaktu-waktu oleh pengguna sehingga lebih cepat. Pimpinan dapat memonitor dan melihat rekapitulasi dokumen kebijakan peraturan keimigrasian yang telah dibuat oleh organisasi.

Saran

Saran yang dapat disampaikan oleh penulis adalah agar dalam penelitian berikutnya sistem ini dapat dikembangkan dengan lebih baik sehingga kekurangan yang ada dapat diperbaiki. Berikut ini adalah bahan pertimbangan dan saran :

  1. Diperlukan pengembangan sistem yang lebih lanjut seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan organisasi secara menyeluruh, misalnya sistem aplikasi berbasis mobile agar dapat diakses melalui telepon pintar.
  2. Perlu dilakukan evaluasi dan pencatatan secara berkala agar sistem aplikasi arsip digital lebih up to date.
  3. Implementasi sistem arsip digital yang dapat diakses kapan saja dapat membantu pimpinan maupun pegawai dalam mendukung pengambilan keputusan dan melaksanakan program kegiatan untuk mencapai target yang sudah ditentukan.

DAFTAR PUSTAKA

  1. 1,0 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 1,6 1,7 1,8 Sutabri, Tata. 2012. “Konsep Sistem Informasi”. Yogyakarta: Andi
  2. Hartono, Bambang. 2013. “Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer”.Jakarta: PT. Rineka Cipta"
  3. Taufiq, Rohmat. 2013. “Sistem Informasi Manajemen”.Yogyakarta: Graha Ilmu"
  4. 4,0 4,1 Fathansyah. 2012. “Basis Data”. Bandung: Informatika
  5. Sutarman. 2012. “Pengantar Teknologi Informasi”. Jakarta: Bumi Aksara
  6. Mulyanto, Agus. 2009 "Sistem Informasi Konsep & Aplikasi." Yogyakarta: PustakaPelajar.
  7. Anhar. 2010. “Panduan Menguasai PHP dan Mysql secara Otodidak”. Jakarta: Mediakita
  8. Raharja, Untung dan Mia Novalia Hidayati. 2011. Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Metode DMQ Base Level." Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. CCIT Journal Vol. 4 No. 3, Mei 2011.
  9. Rosa, A.S., dan M. Shalahuddin. 2013. “Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek.”. Bandung: Informatika
  10. Tanti, Lili. 2009. “Pengembangan Perangkat Ajar Berbantuan Komputer Untuk Mempelajari Tata Bahasa Inggris”. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Journal CCIT Vol. 3 No. 2, Januari 2009.
  11. Wahana, Komputer. 2010. Shourtcourse SQL Server 2008 Express. Yogyakarta: Andi.
  12. 12,0 12,1 Hendro. 2011. Dasar-Dasar Kewirausahaan. Jakarta:Erlangga.
  13. Fahmi, Irham. 2013. Manajemen Strategi Teori dan Aplikasi. Bandung: CV. Alfabeta.
  14. Rangkuti, Freddy. 2011. Teknik Menyusun Strategi Korporat Yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja Dan Resiko. SWOT Balanced Scorecard. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
  15. Al-Jufri, Hamid. 2011. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan. Jakarta: PT. Smart Grafika
  16. Kristanto,Andi. 2008. Perancangan Sistem Informasidan Aplikasinya. Edisi Revisi. Cet. 1. Yogyakarta: Gava Media.
  17. Widodo, Prabowo Pudjo. Herlawati.2011. Menggunakan UML. Bandung: Informatika.
  18. 18,0 18,1 Nugroho, Adi.2010. Analisis dan Perancangan SistemInformasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
  19. Henderi. 2010. Langkah-langkah Penggunaan UnifiedModeling Language (UML). Tangerang: Raharja Enrichment Centre(REC).
  20. 20,0 20,1 Guritno, Suryodkk. 2010. Theory and Application of ITResearch. Yogyakarta: CV Andi Offset.
  21. Rizky, Soetam.2011. Konsep Dasar Rekayasa PerangkatLunak. Jakarta: Prestasi Pustaka.
  22. Puspitasari A, Heni. 2011. PemrogramanWeb Database dengan PHP & MySQL. Jakarta: Skripta.
  23. Prasetio,Adhi. 2012. Buku Pintar Pemograman Web. Jakarta:Mediakita.
  24. 24,0 24,1 24,2 Arief, M.Rudyanto. 2011. Pemograman Web DinamisMenggunakan PHP & MySQL. Yogyakarta: Andi.
  25. Raharjo, Budi. 2011. BelajarOtodidak Membuat Database Menggunakan MySQL. Bandung: Informatika.
  26. Saputra, Agus. 2013. Smarty PHP OOP Engine for PHP Template.Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
  27. Oktavian, Diar Puji. 2010. Menjadi Programmer Jempolan Menggunakan PHP.Yogyakarta: Mediakom.
  28. Yuniarti. Evi, dkk. 2012. Kinerja Laporan Keuangan Untuk PengambilanKeputusan Pemberian Kredit Modal Kerja. Lampung: Politeknik Negeri Lampung.

DAFTAR LAMPIRAN

Contributors

Admin, Rikadwihapsari