SI1711497393
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN
BAGIAN CUSTOMER SERVICE BERBASIS WEB
PADA PT. TRANSCOSMOS INDONESIA
Disusun Oleh :
NIM |
: 1711497393
|
NAMA |
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
TANGERANG
TA. 2019/2020
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN
BAGIAN CUSTOMER SERVICE BERBASIS WEB
PADA PT. TRANSCOSMOS INDONESIA
Disusun Oleh :
NIM |
: 1711497393
|
Nama |
|
Fakultas |
: Sains dan Teknologi
|
Program Pendidikan |
: Strata 1
|
Program Studi |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Tangerang, 20 Januari 2020
Disahkan Oleh :
Dekan fakultas |
Ketua Program Studi
| ||||
Universitas Raharja |
Program Studi Sistem Informasi
| ||||
(Sugeng Santoso, M.Kom) |
(Desy Apriani,S.Kom., M.T.I)
| ||||
NIP : 006095 |
NIP : 010814
|
Rektor
| |||||
Universitas Raharja
| |||||
(Dr. Po Abas Sunarya, M.Si)
| |||||
NIP : 000603
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN
BAGIAN CUSTOMER SERVICE BERBASIS WEB
PADA PT TRANSCOSMOS INDONESIA
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1711497393
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Fakultas Sains dan Teknologi
Program Studi Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Disetujui Oleh :
Tangerang, 20 Januari 2020
Pembimbing I
|
Pembimbing II
| ||
( Erna Astriyani, S.Kom., M.T.I)
|
(Abdul Hamid Arribathi, S.Ag.,M.M)
| ||
NID : 15017
|
NID : 13005
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN
BAGIAN CUSTOMER SERVICE BERBASIS WEB
PADA PT TRANSCOSMOS INDONESIA
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1711497393
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Fakultas Sains dan Teknologi
Program Studi Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
2019/2020
Disetujui Oleh :
Tangerang, 20 Januari 2020
Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
(_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
NID : |
NID : |
NID :
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN
BAGIAN CUSTOMER SERVICE BERBASIS WEB
PADA PT TRANSCOSMOS INDONESIA
Disusun Oleh :
NIM |
: 1711497393
|
Nama |
|
Fakultas |
: Sains dan Teknologi
|
Program Pendidikan |
: Strata 1
|
Program Studi |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana baik di lingkungan Universitas Raharja maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, 20 Januari 2020
)*Tanda tangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAK
Sistem penilaian kinerja karyawan bagian customer service yang berjalan pada PT. Transcosmos Indonesia masih menggunakan Google Drive. Hal ini tentunya merepotkan karena harus menangani file yang banyak, terlebih lagi jika terjadi perubahan nilai yang mengharuskan mengulang proses penggabungan dari awal.. Oleh karena itu, perlu dibangun sistem berbasis web dengan bertujuan agar data dapat tersimpan dalam database dan diolah oleh sistem, mempermudah pengecekan, penginputan dan laporan data penilaian kinerja karyawan. Adapun dalam membangun sistem ini, menggunakan analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, and Threath) ,UML (Unified Modelling Language) sebagai alat bantu yang dapat menggambarkan alur prosedur dalam bentuk objek, elisitasi kebutuhan sistem, dan metode testing yaitu Black Box Testing, dalam pembuatan programnya menggunakan bahasa pemrograan PHP (Hypertext Preprocessor) dengan MySQL (My Structured Query Language) untuk pengolahan database.
Kata kunci: Sistem, Informasi, Penilaian, Kinerja, Web, Karyawan, Customer Service, Admin
ABSTRACT
Employee performance appraisal system for customer service that runs on PT. Transcosmos Indonesia still uses Google Drive. This is certainly inconvenient because they have to handle a lot of files, especially if there is a change in value that requires repeating the merging process from scratch. Therefore, it is necessary to build a web-based system with the aim that data can be stored in a database and processed by the system, making it easier to check , inputting and reporting employee performance appraisal data. As for building this system, using SWOT analysis (Strength, Weakness, Opportunity, and Threath), UML (Unified Modeling Language) as a tool that can describe the flow of procedures in the form of objects, elicitation of system requirements, and testing methods namely Black Box Testing, in making the program using the PHP (Hypertext Preprocessor) programming language with MySQL (My Structured Query Language) for database processing.
Keywords: Systems, Information, Assessment, Performance, Web, Employees, Customer Service, Admin
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta karunia-Nya, karena penulis dapat menyelesaikan penulisan skirpsi ini yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan Bagian Customer Service Berbasis Web Pada PT. Transcosmos Indonesia”.
Tujuan penulisan Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan Strata 1 Program Studi Sistem Informasi pada Universitas Raharja.
Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada:
- Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si. selaku Rektor Universitas Raharja.
- Bapak Sugeng Santoso, M.Kom. selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.
- Ibu Desy Apriani, S.Kom.,M.T.I. selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi
- Ibu Erna Astriyani, S.Kom., M.T.I sebagai Dosen Pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
- Bapak Abdul Hamid Arribathi, S.Ag., M.M sebagai Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, masukan, dan motivasi kepada penulis.
- Bapak Muhammad Kawi selaku stakeholder yang telah memberikan kontribusi besar di dalam lancarnya proses penelitin skripsi ini.
- Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Universitas Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan motivasi kepada penulis.
- Keluarga tercinta yang telah memberikan doa, dukungan moril, maupun materil sehingga Skripsi ini apat terselesaikan dengan baik.
- Teman - teman seperjuangan yang selalu ada dan memberikan semangat.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih jauh darisempurna.
Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.
Tangerang, 20 Januari 2020
Daftar isi
- 1 BAB I PENDAHULUAN
- 2 BAB II LANDASAN TEORI
- 3 BAB III
- 4 BAB IV
DAFTAR GAMBAR
- Gambar 3.1. Struktur Organisasi
- Gambar 3.2. Struktur Organisasi
- Gambar 3.3. Use Case Diagram yang Berjalan
- Gambar 3.4. Activity Diagram Sistem yang berjalan
- Gambar 3.5. Sequence Diagram Sistem yang berjalan
- Gambar 4.1. Use Case Diagram Sistem yang berjalan
- Gambar 4.2. Activity Diagram yang Diusulkan untuk Ketua BAS
- Gambar 4.3. Activity Diagram yang diusulkan untuk Karyawan CS
- Gambar 4.4. Activity Diagram yang diusulkan untuk Manager Operasional
- Gambar 4.5. Sequence Diagram yang Diusulkan Untuk Ketua BAS
- Gambar 4.6. Sequence Diagram yang Diusulkan Untuk Karyawan CS
- Gambar 4.7. Sequence Diagram yang Diusulkan Untuk Manager Operasional
- Gambar 4.8. Class Diagram Sistem Usulan
- Gambar 4.9. Tampilan Menu Login User
- Gambar 4.10. Tampilan Menu Home Admin
- Gambar 4.11. Tampilan Menu Input User
- Gambar 4.12. Tampilan Menu User
- Gambar 4.13. Tampilan Menu Input Karyawan
- Gambar 4.14. Tampilan Menu Karyawan
- Gambar 4.15. Tampilan Menu Input Project
- Gambar 4.16. Tampilan Menu Project
- Gambar 4.17. Tampilan Menu Input Penilaian
- Gambar 4.18. Tampilan Menu Penilaian
- Gambar 4.19. Tampilan Menu Home Karyawan CS
- Gambar 4.20. Tampilan Menu Home Manager
- Gambar 4.21. Tampilan Menu Approval by Manager
- Gambar 4.22. Tampilan Menu Laporan
DAFTAR TABEL
- Tabel 3.1. SWOT
- Tabel 3.2. Matriks SWOT
- Tabel 3.3. Elisitasi Tahap I
- Tabel 3.4. Elisitasi Tahap II
- Tabel 3.5. Elisitasi Tahap III
- Tabel 3.6. Final Draft Elisitasi
- Tabel 4.1. Perbedaan Sistem Berjalan Dengan Sistem Usulan
- Tabel 4.2. Tabel Project
- Tabel 4.3. Tabel Karyawan
- Tabel 4.4. Tabel Penilaian
- Tabel 4.5. Tabel User
- Tabel 4.6. Tabel Log Sistem
- Tabel 4.7. Hasil Pengujian Blackbox Testing
- Tabel 4.8. Hasil Pengujian Blackbox Testing Pada Pengolahan Data
- Tabel 4.9. Time Schedule
- Tabel 4.10. Estimasi Biaya
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL FLOWCHART (DIAGRAM ALIR)
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang sangat pesat pada era globalisasi ini telah memberikan banyak manfaat dalam kemajuan dengan berbagai aspek. Hampir disemua kegiatan telah menggunakan teknologi sistem informasi sebagai penunjang kegiatannya. Teknologi juga telah mendorong manusia untuk memudahkan menyelesaikan pekerjaan yang dimiliki. Penggunaan teknologi oleh manusia dalam membantu meyelesaikan pekerjaan merupakan hal yang menjadi suatu keharusan baik untuk individu maupun organisasi.
Dalam perusahaan, karyawan merupakan salah satu fakor penting yang harus diperhatikan oleh untuk mencapai tujuan. Di sini dituntut kemampuan perusahaan dalam mengelola sumber – sumber daya secara terencana terutama sumber daya manusia sebagai tenaga pelaksana operasional perusahaan untuk menghasilkan daya guna dn hasil dalam setiap kegiatan perusahaan.
Penilaian kinerja merupakan suatu proses organisasi dalam menilai untuk kerja pegawainya. Tujuan dilakukannya penilaian kinerja secara umum adalah untuk memberikan feedback kepada pegawai dalam upaya memperbaiki tampilan kerjanya dan upaya meningkatkan produktivitas, organisasi, dan secara khusus dilakukan dalam kaitannya dengan berbagai kebijaksanaan terhadap pegawai seperti untuk tujuan promosi, kenaikan gaji, adanya insentif tambahan dan sebagainya. Sehingga penilaian kinerja dapat menjadi landasan untuk penilaian sejauh mana kegiatan SDM seperti perekrutan, seleksi, penempatan dan pelatihan dilakukan dengan baik, dan apa yang akan dilakukan kemudian seperti penggajian, perencanaan karir, dan lain-lainnya yang tentu saja merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia.
PT. Transcosmos Indonesia adalah salah satu perusahaan penyedia layanan jasa seperti customer service terbesar di Indonesia yang bekerja saama dengan berbagai platform yaitu Tokopedia, Shopee, Traveloka, Nestle, dan sebagainya. Tingkat persaingan kerja yang semakin besar mendorong karyawan untuk lebih meningkatkan kinerjanya dan memberikan kinerja yang terbaik. Hampir semua karyawan mendambakan untuk mendapatkan karir di perusahaan tempat berkerja, karena pada dasarnya karyawan menginginkan pendapatan yang lebih tinggi, bonus dan fasilitas yang diberikan oleh perusahaan
Hasil penilaian kinerja menunjukkan apakah sumber daya manusia pada perusahaan tersebut sudah memenuhi target atau sasaran baik secara kualitas maupun kuantitas yang dikehendaki oleh PT. Transcosmos Indonesia sehingga perusahaan dapat memberikan jenang karir yang sesuai dengan hasil penilaian kinerja dan peraturan yang berlaku.
Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dalam usaha pelayanan jasa customer service yaitu PT. Transcosmos Indonesia tidak menutup diri dalam menghadapi masalah-masalah yang terkait dengan karyawan khususnya dalam peningkatan karir pada karyawannya. PT. Transcosmos Indonsia merasa perlu mengambil langkah yang tepat dalam menangani masalah karir karyawan melalui penerapan penilaian kinerja karyawan.
Oleh karena itu perlu adanya sistem informasi berbasis web untuk mengolah data-data tersebut yang sebelumnya menggunakan Google Drive. Sehingga dengan adanya sistem informasi ini, admin tidak perlu manual untuk input nilai dan kesulitan mencari data karyawan. Admin cukup memasukkan data nilai kinerja karyawan ke dalam aplikasi system tersebut dan dengan otomatis akan tersimpan ke dalam database yang nantinya seluruh karyawan dapat melihat dengan mudah untuk penilaiannya dengan menggunakan ID dan password mereka maisng-masing. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan akan mempermudah kerja admin dalam mengolah data penilaian kinerja karyawan. Berdasarkan uraian di atas, maka peneliti mengajukan judul dalam penelitian ini yaitu ““PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN BAGIAN CUSTOMER SERVICE BERBASIS WEB PADA PT. TRANSCOMOS INDONESIA””.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang sudah dikemukakan diatas maka permasalaham yang sedang dihadapi oeh PT. Transcosmos Indonesia, dan yang akan dibahas dalam penelitian ini :
- Bagaimana sistem penilaian kinerja karyawan yang berjalan selama ini pada PT. Transcosmos Indonesia?
- Apa saja kendala yang dihadapi dalam kinerja karyawan di PT. Transcomsos Indonesia?
- Bagaimana merancang aplikasi sistem penilaian kinerja karyawan berbasis web pada PT. Transcosmos Indonesia ?
Ruang Lingkup
Dalam penelitian skirpsi ini peneliti ingin menjelaskan ruang lingkup sistem informasi yang ada di PT. Transcosmos Indonesia, oleh karena itu peneliti membatasi ruang lingkup permasalahan yaitu penelitian terbatas pada sistem penilaian kinerja karyawan bagian customer service yang meliputi Absensi, Lateness, Quality Monitorig (QM), Customer Satisfaction (CSAT), Surat Pembaca, Average Handling Time (AHT), dan Finding.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Dalam penyusunan laporan skripsi ini peneliti mempunyai beberapa tujuan penelitian sebagai berikut :
- Merancang sebuah sistem informasi pengolahan data penilaian kinerja karyawan PT. Transcosmos Indonesia berbasis web.
- Meningkatkan proses pendataan penilaian kinerja karyawan yang sedang berjalan saat ini pada PT. Transcosmos Indonesia.
- Menjadikan rancangan sistem informasi penilaian kinerja karyawan yang dibutuhkan PT Transcosmos Indonesia supaya dapat menjadi solusi untuk mewujudkan pengelolaan data penilaian kinerja karwayan bagian customer service.
Manfaat Penelitian
Manfaat yang didapat dari hasil penelitian ini berdasarkan latar belakang laporan yang telah dianalisa oleh peneliti adalah :
- Membantu kinerja admin dalam pengolahan data penilaian kinerja karyawan.
- Memudahkan karyawan untuk memperoleh hasil nilai kinerja karyawan sebagai bahan evaluasi kinerjanya.
- Meningkatkan kualitas dan mempercepat proses pencarian nilai kinerja karyawan dan penyusunan laporannya.
Metode Penelitian
Untuk memperoleh data yang dibutuhkan, penelitian ini menggunakan beberapa metode sebagai berikut .
Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam mengumpulkan data yaitu:
- Metode Observasi (Observasi Research)
- Metode Wawancara (Interview Research)
- Metode Study Pustaka (Library Research)
Metode ini penelitian dilakukan secara langsung dengan cara datang ke lapangan guna mendapatkan data yang sesuai fakta yang ada.
Metode wawancara atau dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka dengan Bapak Kawi selaku bagian yang terkait dengan kinerja karyawan pada PT. Transcosmos Indonesia. Wawancara itu sendiri adalah suatu proses pengumpulan data guna untuk melengkapi suatu penelitian.
Metode Studi Pustaka atau referensi dalam pengumpulan data adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan pemilihan terhadap berbagai buku, literatur, catatan, serta bebagai laporan yang berkaitan dengan masalah dan juga judul yang sedang diteliti.
Metode Analisa
Dalam hal menganalisa data, metode yang digunakan adalah Analisa SWOT dapat berupa Kekuatan (Strenghts), Kelemahan (Weaknesses), Kesempatan (Opportunity) dan Ancaman (Threat). Penelitian ini menggunakan metode analisa SWOT karena saat akan membuat suatu rancangan sistem selayaknya sudah mengevaluasi tentang Strenghts, Weaknesses, Opportunity dan juga Threat yang ada pada perusahaan guna pembuatan sistem pada perusahaan tersebut. Sehingga untuk menemukan masalah-masalah yang akan ditemui maka diadakan analisa sistem yang ada agar sistem yang baru dapat mengatasi kelemahan tersebut.
Metode Perancangan Sistem
Perancangan sistem dilakukan setelah tahap analisa selesai. Pada tahap perancangan atau tahap dalam mendesain merupakan tahap yang menentukan proses sistem yang baru. Oleh karena itu dalam perancangan sistem yang digunakan yaitu, Sublime Text 3 untuk mengcoding script program, Visual Paradigm for UML Interprise Edition digunakan untuk membuat model diagram, XAMPP, dan web browser yang digunakan untuk membuka web yang sudah dirancang yaitu Google Chrome.
Metode Pengujian
Metode pengujian ini digunakan pada saat menguji atau mendeteksi kesalahan yang ada pada sistem baru yang telah selesai dibuat. Pada metode pengujian ini yang digunakan adalah Black-Box Testing. Ada pula Black-Box testing itu sendiri adalah metode uji coba yang memfokuskan pada fungsional software yang ada.
Sistematika Penulisan
Agar lebih memperjelas dan memudahkan pembaca dalam memahami objek yang dibahas, penulisan penelitian Skripsi ini dibagi menjadi lima bab dan akan dijelaskan secara detail. Adapun sistematika penulisan yang dimaksud adalah:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi penjelasan secara umum tentang latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan teori yang membahas sistem sesuai dengan keterkaitan dengan penelitian yang sedang dijalani. Definisi yang diambil dari kutipan-kutipan buku yang berkaitan serta beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian seperti perancangan, sistem, penilaian, kinerja, dan customer service.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini berisi tentang sejarah singkat tentang perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang yang ada pada perusahaan, analisa sistem saat ini, metode analisis SWOT, tahapan elisitasi, serta permasalahan atau kendala yang ada pada sistem penilaian kinerja karyawan yang sedang berjalan saat ini dan solusi dari permasalahan yang ada.
BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Bab ini merupakan penjabaran dari sistem usulan yang berupa rancangan sistem penilaian kinerja karyawan bagian customer service pada PT. Transcosmos Indonesia.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang dapat diberikan dari hasil penelitian yang dilakukan, agar dapat berkembang untuk sistem yang lebih lanjut lagi.
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
BAB II LANDASAN TEORI
TEORI UMUM
Konsep Dasar Perancangan Sistem
Definisi Perancangan Sistem
Perancangan atau desain secara etimologi, berasal dari kata "designo" (Italia) yang secara gramatikal berarti gambar. Adapun secara terminologi, Perancangan adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh.
Berikut ini adalah beberapa definisi perancangan sistem menurut beberapa ahli diantaranya :
Menurut Stair yang dikutip oleh Maimunah, dkk dalam Jurnal CERITA Vol.2 No.2 (2016:203), [1] mengatakan “Perancangan sistem adalah fase pengembangan sistem yang mendefinisikan bagaimana sistem informasi akan melakukan perancangan untuk mendapatkan solusi pemecahan masalah”.
Perancangan sistem menurut Kausar, dkk dalam jurnal Prosisko (2015:22) [2] adalah “Pengembangan sistem dari sistem yang sudah ada atau sistem yang baru, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru”.
Menurut Budi Santoso dalam Jurnal Teknologi Informasi MURA (2018:100) [3] “Perancangan sistem adalah tahap yan dilakukan setelah melakukan analisis sistem, pendefinisian kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dibangun, dan persiapan untuk merancang bangun implementasi sistem dengan menggambarkan sistem yang akan dibangun”.
Dari beberapa kutipan diatas bisa diambil sebuah kesimpulan. Perancangan sistem adalah suatu proses perencanaan atau penyusunan sistem yang sebelumnya telah di analisa sehingga bisa dijadikan sebuah sistem informasi akurat yang bermanfaat bagi penggunanya.
Tujuan Perancangan Sistem
Menurut Muharto dan Arisandy (2016:103) [4] mengatakan “Tujuan perancangan sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai (user). Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menghasilkan rancangan bangun yang lengkap kepada pemrograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat dalam pengembangan atau pembuatan sistem”.
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Secara etimologi, kata Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Kata sistem ini sering digunakan sebagai Istilah yang dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Secara terminologi, pengertian Sistem adalah kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.
Menurut Sri Rahayu, dkk (2018:03) [5], “Sistem adalah suatu himpunan suatu “benda” nyata atau abstrak yang terdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaiatan, berhubungan, berketergantungan, saling mendukung yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif “.
Menurut Hengki Tamando Sitohang dalam jurnal Informatika Pelita Nusantara (2018:7) [6] mengatakan “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Menurut Anggraeni dan Irviani (2017:2) [7], “Sistem adalah kumpulan orang yang saling bekerja sama dengan ketentuan-ketentuan aturan yang sistematis dan terstruktur untuk membentuk satu kesatuan yang melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai tujuan”.
Sehingga dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari procedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Karakteristik Sistem
Menurut Hutahaean (2015:3-5) [8]. Di dalam sistem terdapat beberapa karakteristik atau sifat tertentu, yaitu komponen, batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukkan sistem (input), keluaran sistem (output), pengolah sistem, sasaran sistem.
Berikut ini adalah penjelasan dari karakteristik sistem :
- Komponen Sistem (Components)
- Batasan Sistem (Boundary)
- Lingkungan Luar Sistem (Environment)
- Penghubung Sistem (Interface)
- Masukan Sistem (Input)
- Keluaran sistem (output)
- Pengolah Sistem (Process)
- Sasaran Sistem (Goal)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian- bagian dari sistem.
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan luar sistem adalah di luar batas dari sistem yang memengaruhioperasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang merugikan yang harus dijaga dan di kendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lain melalui penghubung.
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa perawatan (maintenance input), dan masukkan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contoh dalam sistem komputer program adalah maintenance input sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan klasifikasi menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. contoh komputer menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan mengubah masukkan menjadi keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi, sistem akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.
Sasaran sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
Klasifikasi Sistem
Menurut Hutahaean (2015:6-7) [8], mengatakan bahwa sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa sudut pandang :
- Klasifikasi sistem Sebagai :
- Sistem Abstrak (abstract system)
- Sistem Fisik (physical system)
- Sistem diklasifikasikan sebagai :
- Sistem Alamiyah (natural system)
- Sistem Buatan Manusia (human made system)
- Sistem diklasifikasikan sebagai :
- Sistem Tertentu (deterministicl system)
- Sistem tak Tentu (probalistic system)
- Sistem diklasifikasikan sebagai :
- Sistem Tertutup (close system)
- Sistem Terbuka (open system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ide ide yang tidak tampak secara fisik.
Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
Sistem alamiyah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.
Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin (human machine system).
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sebagai keluaran sistem yang dapat diramalkan.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistic.
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dan tidak berhubungan dengan lingkungan luar, sistem bekerja otomatis tanpa ada turut campur lingkungan luar. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanya relatively closed system.
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima input dan output dari lingkungan luar atau subsistem lainnya. Karena sistem terbuka terpengaruh lingkungan luar maka harus mempunyai pengendali yang baik.
Konsep Dasar Sistem Informasi
Definisi Sistem Informasi
Secara etimologi, kata informasi ini berasal dari kata bahasa Perancis kuno informacion mengambil istilah dari bahasa Latin yaitu informationem yang berarti “konsep, ide atau garis besar".
Sedangkan secara terminologi, informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Menurut Agustinus Haryanta, dkk dalam Jurnal Sisfotek Global (2017:88) [9]. “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.
Menurut Euis Siti nur Aisyah dalam Jurnal Sensi (2017:24)[10], “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Oleh karena itu dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan fakta-fakta yang telah diolah menjadi bentuk data, sehingga dapat menjadi lebih berguna dan dapat digunakan oleh siapa saja yang membutuhkan data-data tersebut sebagai pengetahuan ataupun dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.
Komponen Sistem Informasi
Menurut Muhammad Muslihudin dan Oktafianto (2016:12) [11]. menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut :
- Perangkat keras. Perangkat Keras yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data dan keluaran data.
- Perangkat lunak. Perangkat Lunak yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer.
- Database Database yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa, sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.
- Telekomunikasi Telekomunikasi yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.
- Manusia Manusia yaitu personal dari sistem informasi, meliputi manajer, programmer, dan operator serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
Nilai Informasi
Suatu informasi memiliki nilai karena informasi tersebut dapat menjadikan keputusan yang baik serta menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat).
Menurut Nur Azizah, dkk dalam Jurnal SENSI (2017:17) [12], ada 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi yaitu sebagai berikut :
- Kemudahan dalam memperoleh (accesibility) informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah.
- Sifat luas dan kelengkapannya (comprehenshiveness) informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup atau cakupan yang luas dan lengkap.
- Ketelitian (Accuracy) informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi.
- Kecocokan dengan pengguna (relavance) informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
- Ketepatan waktu (timelines) informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat.
- Kejelasan (clarity) informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.
- Fleksibilitas (flexibility) nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi.
- Dapat dibuktikan (verified) nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya.
- Dapat diukur (measurable) informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.
- Tidak ada prasangka nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
Konsep Dasar Data
Definisi Data
Secara etomologi, istilah “data” berasal dari bahasa Latin, yaitu “Datum” yang artinya sesuatu yang diberikan. Sedangkan secara terminologi, pengertian data adalah sekumpulan keterangan atau fakta mentah berupa simbol, angka, kata-kata, atau citra, yang didapatkan melalui proses pengamatan atau pencarian ke sumber-sumber tertentu.
Menurut Robi Yanto (2016:10) [13], “Data adalah fakta yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, hewan peristiwa, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf simbol, teks gambar atau kombinasinya”.
Menurut Martono dkk dalam jurnal CCIT (2017:231) [14], “Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktifitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai”.
Menurut Indrajani (2015:2)[15], “Data adalah fakta atau observasi mentah yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis”.
Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa data adalah informasi diamati, diteliti dan terintegrasi dengan objek lainnya .
Klasifikasi Data
Menurut Sutabri (2016:18)[16], data dapat diklasifikasi menurut jenisnya, sifatnya, dan sumbernya. Berikut uraiannya:
- Klasifikasi Data Menurut Jenis Data:
- Data Hitung (Enumeration/Counting Data)
- Data Ukur (Measurement Data)
- Klasifikasi Data Menurut Sifat Data:
- Data Kuantitatif (Quantitative Data)
- Data Kualitatif (Qualitative Data)
- Klasifikasi Data Menurut Sumber Data:
- Data Internal (Internal Data)
- Data Eksternal (External Data)
Data hitung adalah hasil perhitungan atau jumlah tertentu. Yang termasuk data hitung adalah persentase dari suatu jumlah tertentu. Mencatat jumlh mahasiswa dalam suatu kelas atau persentase dari mahasiswa/i dalam kelas itu menghasilkan suatu data hitung.
Data ukur adalah data yang menunjukkan ukuran mengenai nilai sesuatu. Angka tertentu atau huruf tertentu yang diberikan oleh seorang dosen kepada seorang mahasiswa setelah memeriksa hasil tentamennya merupakan data ukur. Angka yang ditunjukkan alat barometer atau termometer adalah hasil proses pengukuran.
Data kuantitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan. Kalau jumlah universitas negeri di Indonesia dibagi dalam 2 golongan, maka ada golongan pertama yang jumlah mahasiswanya lebih dari 5000 orang dan golongan yang lain kurang dari 5000 orang. Ini merupakan penggolongan kuantitatif.
Data kualitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan kualitas atau sifat sesuatu. Penggolongan fakultas-fakultas pada universitas negeri menjadi fakultas eksakta dan fakultas non-eksakta merupakan pemisah menurut sifatnya. Penggolongan mahasiswa pada fakultas yang menggunakan sistem kredit kedalam penilaian studi dengan "grade" A, B, C, D didasarkan pada pemisahan sifat-sifat kualitatifnya.
Data internal adalah data yang asli, artinya data sebagai hasil observasi yang dilakukan sendiri, bukan data hasil karya orang lain.
Data eksternal adalah data hasil observasi orang lain. Seseorang boleh saja menggunakan data untuk suatu keperluan, meskipun data tersebut hasil kerja orang lain.
Konsep Analisa Sistem
Definisi Analisa Sistem
Kata analisa secara etimologi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah Penguraian atas berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri, serta hubungan antar bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan. Analisa secara terminologi adalah sebuah proses untuk memecahkan sesuatu ke dalam bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lainnya.
Menurut Rosa A.S dan M.Shalahuddin (2016:41)[17], “Analisis sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.
Menurut Mulyani (2016:38)[18], mengemukakan bahwa “Suatu teknik penelitian terhadap sebuah sistem dengan menguraikan komponen-komponen pada sistem tersebut dengan tujuan untuk mempelajari komponen itu sendiri serta keterkaitannya dengan komponen lain yang membentuk sistem sehingga didapat sebuah keputusan atau kesimpulan mengenai sistem tersebut baik itu kelemahan ataupun kelebihan sistem”.
Sehingga dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa analisa sistem adalah penguraian suatu bagian atau unit beserta hubungannya untuk memecahkan unit tersebut menjadi unit terkecil dan memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan dalam suatu sistem.
Manfaat Penilaian Kinerja
Sehubungan dengan teori yang disampaikan mengenai definisi penilaian kinerja, Budiharjo (2015:16) [19] jjuga mengatakan bahwa penilaian kinerja sendiri memiliki manfaat terhadap pegawai yang menyebabkan terpicunya semangat berkompetisi untuk menjadi lebih baik ke depannya. Salah satunya ditandai dengan peningkatan etos kerja para pegawai itu sendiri. Sementara itu, bagi organisasi akan berdampak pada adanya peningkatan produktivitas organisasi.
Konsep Dasar Karyawan
Definisi Karyawan
Arti karyawan secara etimologi yaitu orang yang bekerja pada suatu lembaga (kantor, perusahaan, dan sebagainya) dengan mendapat gaji (upah), pegawai, dan pekerja. Karyawan secara terminologi, dapat diartikan juga sebagai orang yang bertugas sebagai pekerja pada suatu perusahaan atau lembaga untuk melakukan operasional tempat kerjanya dengan balas jasa berupa uang.
Menurut Agusta Alfiandanu dan Eko Siswanto (2015:71)[20] berpendapat bahwa, “Karyawan adalah aset yang paling berharga yang dimiliki organisasi, entah itu organisasi profit atau non-profit”.
Berdasarkan definisi yang dikemukakan diatas maka disimpulkan bahwa karyawan adalah sumber daya manusia atau aset yang paling berharga yang dimiliki organisasi baik pemerintahan maupun swasta (bisnis).
Jenis-Jenis Karyawan
- Karyawan Tetap
- Karyawan Kontrak
Menurut Bayu Aditya, Moehammad dan Heru (2017:97) [21] ”Karyawan tetap merupakan karyawan yang telah memiliki kontrak ataupun perjanjian kerja dengan perusahaan dalam jangka waktu yang tidak ditetapkan (permanen).
Menurut Satriawaty Mallu dalam Jurnal Ilmiah Teknlogi Informasi Terapan Vol. 1 No. 2 (2015:37) [22] ”Karyawan kontrak adalah karyawan yang diperbantukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan rutin perusahaan dan tidak ada jaminan kelangsungan masa kerjanya.
TEORI KHUSUS
Konsep Dasar Penilaian Kinerja
Definisi Penilaian Kinerja
Kinerja secara etimologi berasal dari kata performance. Performance berasal dari kata to perform yang mempunyai beberapa masukan (entries), yakni (1) melakukan, (2) memnuhi atau menjalankan suatu, (3) melaksanakan suatu tanggug jawab, (4) melakukan sesuatu yang diharapkan oleh seseorang.
Kinerja ( prestasi kerja ) secara terminologi adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha dan kesempatan yang dapat dinilai dari hasil kerjanya.
Penilaian kinerja menurut Indria (2015:166) [23]adalah proses mengevaluasi seberapa baik karyawan melakukan pekerjaan mereka dibandingkan dengan seperangkat standar, dan kemudian mengkomunikasikan informasi tersebut kepada karyawan.
Dikutip Kim dalam International Journal Public Personnel Management Vol. 45 Hal. 2 (2016:150) [24]. Artinya adalah penilaian kinerja sebagai proses formal mengevaluasi anggota organisasi.
Berdasarkan pengertian di atas mengenai penilaian kinerja, maka dapat diambil kesimpulan bahwa penilaian kinerja merupakan upaya perusahaan dalam mengevaluasi kinerja seorang pegawai terkait produktivitas dan efektivitas dalam melakukan tanggung jawab yang diberikan.
Manfaat Penilaian Kinerja
Sehubungan dengan teori yang disampaikan mengenai definisi penilaian kinerja, Budiharjo (2015:16) [19] jjuga mengatakan bahwa penilaian kinerja sendiri memiliki manfaat terhadap pegawai yang menyebabkan terpicunya semangat berkompetisi untuk menjadi lebih baik ke depannya. Salah satunya ditandai dengan peningkatan etos kerja para pegawai itu sendiri. Sementara itu, bagi organisasi akan berdampak pada adanya peningkatan produktivitas organisasi.
Konsep Dasar Karyawan
Definisi Karyawan
Arti karyawan secara etimologi yaitu orang yang bekerja pada suatu lembaga (kantor, perusahaan, dan sebagainya) dengan mendapat gaji (upah), pegawai, dan pekerja. Karyawan secara terminologi, dapat diartikan juga sebagai orang yang bertugas sebagai pekerja pada suatu perusahaan atau lembaga untuk melakukan operasional tempat kerjanya dengan balas jasa berupa uang.
Menurut Agusta Alfiandanu dan Eko Siswanto (2015:71)[20] berpendapat bahwa, “Karyawan adalah aset yang paling berharga yang dimiliki organisasi, entah itu organisasi profit atau non-profit”.
Berdasarkan definisi yang dikemukakan diatas maka disimpulkan bahwa karyawan adalah sumber daya manusia atau aset yang paling berharga yang dimiliki organisasi baik pemerintahan maupun swasta (bisnis).
Jenis-Jenis Karyawan
- Karyawan Tetap
- Karyawan Kontrak
Menurut Bayu Aditya, Moehammad dan Heru (2017:97) [21] ”Karyawan tetap merupakan karyawan yang telah memiliki kontrak ataupun perjanjian kerja dengan perusahaan dalam jangka waktu yang tidak ditetapkan (permanen).
Menurut Satriawaty Mallu dalam Jurnal Ilmiah Teknlogi Informasi Terapan Vol. 1 No. 2 (2015:37) [22] ”Karyawan kontrak adalah karyawan yang diperbantukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan rutin perusahaan dan tidak ada jaminan kelangsungan masa kerjanya.
BAB III
Gambaran Umum Perusahaan
Sejarah Singkat PT. Transcosmos Indonesia
PT. Transcosmos meluncurkan operasi pada tahun 1966 pertama kali di Jepang dan masuk ke Indonesia pada tahun 2013. Perusahaan ini telah menggabungkan sumber daya manusia yang unggul dengan kemampuan teknologi terkini untuk meningkatkan kekuatan kompetitif client serta menyediakan layanan yang unggul dan bernilai. Transcosmos saat ini menawarkan Layanan Pengurangan Biaya (Pusat Kontak, HR / Keuangan / Sales Back Office, Manajemen Pesanan / SCM, Pengembangan Sistem / Manajemen, dll.) dan Layanan Ekspansi Penjualan (Analisis Data Besar, Iklan Internet, Konstruksi / Manajemen Situs Web, Smartphone / SNS Pemanfaatan, Telemarketing dll.)
Transcosmos mengejar keunggulan operasional dengan menyediakan layanan ini melalui 129 lokasi di 18 negara dengan fokus di Asia. Selain itu, mengikuti perluasan pasar E-Commerce pada skala global, transcosmos menyediakan layanan E-Commerce global yang komprehensif dan menyeluruh untuk memberikan produk dan layanan luar biasa klien kami kepada konsumen di 39 negara.
Transcosmos bertujuan untuk menjadi "Mitra BPO Global" dari klien untuk menyediakan layanan BPO berkualitas tinggi pada skala global.
Alamat perusahaan ini terletak di RDTX Tower lt. 7 Jl. Prof. Dr. Satrio Kav. E-IV No.6, Jl. Kuningan Barat Raya No.2, RT.5/RW.2, Kuningan, East Kuningan, Setiabudi, South Jakarta City, Jakarta 12950
Visi PT. Transcosmos Indonesia
Menjadi perusahaan BPO bertaraf internasional yang mampu memberikan solusi terbaik untuk pelanggan, berbagi keuntungan dengan mitra dan menghadirkan tempat yang nyaman bagi para karyawan untuk bekerja.
Misi PT. Transcosmos Indonesia
- Memberikan layanan prima sesuai standar, efektif sehingga memberikan kepuasan bagi klien dan pelanggannya, mitra serta karyawannya.
- Bekerja secara profesional dan memiliki kerja tim yang baik.
Struktur Organisasi
Dengan melakukan pemilihan serta penentuan struktur organisasi yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi di dalam sebuah perusahaan, maka pencapaian tujuan perusahaan akan lebih terarah. Selain itu, dengan struktur organisasi yang jelas dan baik, maka akan dapat di ketahui sampai mana wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki seseorang dalam menjalankan tugasnya PT. Transcosmos Indonesia menerapkan struktur organisasi fungsional, dimana organisasi menurut fungsi adalah menyatukan semua orang yang terlibat dalam satu aktivitas yang disebut fungsi dalam satu kelompok.
Di bawah ini adalah struktur organisasi dari PT. Transcosmos Indonesia, yaitu sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Transcosmos Indonesia
Tugas Dan Tanggung Jawab
Pembagian tanggung jawab dan wewenang, meliputi:
-
Direktur utama, mempunyai tugas :
- Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan.
- Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.
- Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga keuntungan perusahaan.
-
General manager, mempunyai tugas :
- Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya.
- Mengelola operasional harian perusahaan.
- Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan.
-
Manager personalia, mempunyai tugas :
- mengelola seluruh karyawan yang berada didalam perusahaan.
-
Manager IT, mempunyai tugas :
- Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan.
- Memastikan semua sistem IT dapat berjalan dengan lancar.
- Memonitor pelaksanaan strategi dan kebijakan agar sesuai dengan kebijakan perusahaan.
-
Manager operasional, mempunyai tugas :
- Mengelola dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi operasi perusahaan.
- Memangkas habis biaya-biaya operasi yang sama sekali tidak menguntungkan perusahaan.
- Meneliti teknologi baru dan metode alternatif efisiensi.
-
Personalia, mempunyai tugas :
- Menyusun anggaran tenaga kerja yang dibutuhkan
- Merumuskan job description untuk posisi yang dibutuhkan
- Menyusun agenda pelatihan untuk pengembangan karyawan
-
HRD, mempunyai tugas :
- Bertanggung jawab untuk melakukan rekruitmen dan seleksi calon karyawan baru.
- Bertugas untuk mengembangkan dan memberikan pelatihan karyawan.
- Menjaga hubungan antar karyawan
-
Finance, mempunyai tugas :
- Pengelolaan dan pengalokasian uang, serta melakukan pembayaran-pembayaran yang harus dikeluarkan perusahaan.
-
IT network, mempunyai tugas :
- Melakukan instalasi hardware, sistem atau software baru yang digunakan dalam jaringan.
-
IT operation, mempunyai tugas :
- Melakukan instalasi, konfigurasi, dan perawatan layanan jaringan (network services) dan perangkat jaringan.
-
Branch admin support, mempunyai tugas :
- Bertanggung jawab atas proses administrasi kantor cabang
- Bertanggung jawab atas petty cash dan proses administrasi keuangan kantor.
- Mampu melakukan kontrol dan monitor jalannya proses kerja di kantor.
-
Supervisor, mempunyai tugas :
- Melakukan Briefing atau Pengarahan Ke Staf Bawahan
- Mengontrol dan Memberikan Evaluasi
- Memberikan Motivasi
-
Admin, mempunyai tugas :
- Menerima Panggilan Telepon
- Membuat Agenda Kantor
- Entri Data Perusahaan
-
Customer service, mempunyai tugas :
- Membantu pelanggan dengan keluhan dan pertanyaan, memberi pelanggan informasi tentang produk dan layanan, menerima pesanan, dan memproses pengembalian.
Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
Prosedur Sistem Yang Berjalan
Ada beberapa prosedur yang harus dilakukan dalam melakukan kegiatan penilaian yang sedang berjalan pada saat ini, yaitu :
- Ketua BAS (Branch Admin Support') menyampaikan kepada manager operasional untuk menyiapkan data keseluruhan karyawan.
- Ketua BAS (Branch Admin Support) menyiapkan form untuk menilai karyawan.
- Ketua BAS (Branch Admin Support) melakukan penilaian terhadap karyawan berdasarkan kinerja masing-masing.
- Penilaian kinerja diambil seperti Attandence', Lateness, AHT, QM. CSAT, FRT, Finding dan Office Rules
- Dari kinerja tersebut dapat terlihat penilaian tersebut mana yang memiliki nilai bobot yang terbaik dan mana yang terburuk.
- Hasil Akhir Ketua BAS (Branch Admin Support) memberikan report kepada manager operasional.
Rancangan Prosedur Sistem yang Berjalan
Usecase Diagram Sistem yang Berjalan
Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang dikerjakan aktor ke sistem, dan bukan “bagaimana”.
Gambar 3.2. Use Case Diagram Yang Berjalan
Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram yang sedang berjalan saat ini terdapat :
- 1 (satu) Sistem yang mencakup seluruh proses penilaian kinerja karyawan
- 3 (tiga) Actor yang melakukan kegiatan, diantaranya : ketua bas (branch admin support), karyawan cs dan manager operasional
- 6 (enam) Use Case yang dapat dilakukan oleh 3 Actor tersebut , diantaranya :
- Menyiapkan link drive
- Menginput data karyawan
- Melakukan finger print
- Memeriksa data finger print
- Mengolah data penilaian karyawan
- memberikan hasil laporan penilaian kinerja karyawan
- Menyetujui hasil laporan penilaian kinerja karyawan
- Memberikan hasil laporan penilaian yang sudah disetujui melalui blast email
Activity Diagram Sistem yang Berjalan
Activity diagram ini menggambarkan alur aktifitas dari kegiatan-kegitan yang berjalan saat ini
Gambar 3.3 Activity Diagram sistem yang berjalan
Berdasarkan gambar 3.3 Activity Diagram Sistem yang sedang berjalan tersebut, menjelaskan bahwa terdapat :
- Satu Initial node yang merupakan awal kegiatan.
- Tiga vertical swimeline yaitu ketua BAS (branch admin support), karyawan cs dan manager operasional.
- Sebelas Activity yang biasa dilakukan oleh actor yaitu :
- Menyiapkan link drive
- Menginput data karyawan
- Melakukan finger print
- Memeriksa data finger print
- Mengolah data penilaian karyawan
- memberikan hasil laporan penilaian kinerja karyawan
- Menyetujui hasil laporan penilaian kinerja karyawan
- Memberikan hasil laporan penilaian yang sudah disetujui melalui blast email
- Satu Final node yang merupakan akhir kegiatan.
Sequence Diagram Sistem yang Berjalan
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait).
Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Diawali dari apa yang men-trigger aktivitas tersebut, proses dan perubahan apa saja yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan.
Gambar 3.4 Sequence Diagram sistem yang berjalan
Berdasarkan gambar 3.4 Squence Diagram sistem yang berjalan pada Unit saat ini menerangkan bahwa terdapat :
- Satu system yang mencangkup seluruh kegiatan penanganan keluhan konsumen.
- Terdapat 3 Actor yaitu : Ketua BAS, Karyawan cs dan Manager Operasional.
- Terdapat 4 Lifeline yaitu: Drive, Finger Print, Laporan Penilaian dan Email
- Terdapat 7 (tujuh) Message yang berfungsi memberikan informasi komunikasi antara objek dengan subjek dalam sistem yang berjalan.
Analisa Sistem yang Berjalan
Metode Analisa Sistem
Metode Agar menemukan masalah-masalah yang akan ditemui maka diadakan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan untuk menemukan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kelemahan dan kekuatan sistem. Faktor-faktor yang terdapat pada analisa SWOT berupa Kekuatan (Strenghts), Kelemahan (Weaknesses), Kesempatan (Oppurtunity) dan Ancaman (Threat).
Tabel 3.1. Tabel SWOT
Matriks SWOT
Tabel 3.1. Tabel SWOT
Hasil analisis SWOT ini menyatakan bahwa sistem yang saat ini berlangsung tidak optimal serta ditambah dengan hasil analisa yang memperkuat landasan dirancangnya sistem penilaian kienrja karyawan yang terkomputerisasi untuk memudahkan Ketua Back Office Administration dan Manager Operasional dalam melakukan pengawasan sebagai penialain internal perusahaan pada PT. Transcosmos Indonesia.
Metode Analisa Data
Metode Analisa Masukan
Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.
- Nama Masukan : Form Penilaian Kinerja Karyawan
- Fungsi : Sebagai proses evaluasi dalam proses kerja dan meningkatkan kualitas karyawan.
- Sumber : Ketua BAS (Branch Admin Support)
- Media : Kertas
- Frekuensi : Setiap karyawan yang akan di nilai
- Keterangan : Berisi nilai karyawan yang diambil dari Attandence, Lateness, AHT, QM. CSAT, FRT, Finding dan Office Rules
Analisa Proses
Adapun analisa proses yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
- Nama Proses : Penilaian kinerja seperti Attandence, Lateness, AHT, QM. CSAT, FRT, Finding dan Office Rules
- Masukan : Data hasil penilaian karyawan
- Keluaran : Hasil perhitungan rata-rata nilai yang di peroleh
- Ringkasan Proses : Proses ini akan menghasilkan informasi tentang hasil penilaian kinerja karyawan guna mengetahui standar kerja terbaik dalam sebuah perusahaan.
Konfigurasi Sistem Yang Berjalan
Spesifikasi Hardware
- Processor : Intel Core i3
- Monitor : 19.5 Inch
- Mouse : Optical
- RAM : 4 GB
- Hardisk : 80 GB
- Printer : Canon Lpb6000
Spesifikasi Software
- Microsoft Excel 2010
Hak Akses (brainware)
- Ketua BAS
- Manager Operasional
- Karyawan
Analisa Keluaran
Dari hasil pengolahan data maka didapatkan hasil penilaian yang tercatat dalam sebuah berkas nilai kinerja karyawan . Dalam berkas nilai kinerja karyawan mengandung informasi nilai kinerja dan sikap kepribadian karyawan yang nantinya akan di berikan kepada pimpinan.
Analisa Batasan Sistem
Setiap sistem pasti mempunyai batasan sistem (boundry) yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan diluar sistem yang dapat berupa manusia,organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luar yang memberikan input atau menerima output dari sistem.
Melihat permasalahan yang ada pada PT. Transcosmos Indonesia mengenai sistem penilaian kinerja karyawan,amaka dalam hal ini peneliti membatasi permasalahan mulai dari pengolahan data juga pembuatan laporan kinerja sebagai bahan pertimbambangan pimpinan dalam menilai kinerja karyawan.
Analisa Kekurangan Sistem yang Berjalan
Dalam sistem penilaian kinerja karyawan yang berjalan pada PT. Transcosmos Indonesia memiliki kekurangan,yaitu dalam penilaian kinerja karyawan belum menggunakan aplikasi program.
Permasalahan yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah
Permasalahan yang Dihadapi
Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan, maka peneliti memutuskan permasalahan yang dihadapi oleh PT. Transcosmos Indonesia pada saat ini adalah belum adanya sistem yang dapat mengolah data secara optimal, diantaranya dalam pembuatan laporan penilaian sebagian masih menggunakan pencatatan manual (google drive) sehingga proses laporan masih belum maksimal. Ketika akan membuat laporan tersebut maka pencarian data hasil penilaian karyawan harus dicari terlebih dahulu. Sehingga dalam proses pelaporan tersebut tidak bisa dilakukan dengan cepat dan tepat guna. Dari masalah yang dihadapi peneliti dapat menyimpulkan bahwa kebutuhan sistem seharusnya:
- Pencatatan data pegawai dilakukan secara sistematis sehingga kontrol data karyawan lebih tepat guna dan juga lebih memperkecil kesalahan pada data yang tidak tercatat dan juga kerangkapan data yang sewaktu-waktu dapat terjadi.
- Mendukung bagi manager dalam menyiapkan dan menghasilkan informasi yang diperlukan sewaktu-waktu dibutuhkan dengan cepat dan akurat.
- Mempermudah dalam pencarian, penyimpanan, pembuatan, dan pengeditan pegawai.
Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah yang dihadapi dalam proses penilaian kinerja karyawan dan pembuatan laporan, maka peneliti mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu antara lain dengan membangun suatu sistem informasi yang dihasilkan lebih tepat guna, diantaranya:
- Dapat memberikan fasilitas pendataan singkat penilaian kinerja karyawan.
- Dapat membantu dalam memberikan penilaian yang terkomputerisasi secara tepat dan akurat.
- Dapat membantu dalam merekap data hasil penilaian akhir terhadap kinerja karyawan.
- Dapat menjadi terkomputerisasi tidak dilakukan secara manual kembali memberikan informasi tentang data karyawan yang bekerja sangat baik, baik, cukup baik bahkan kurang baik.
User Requirement
Elisitasi Tahap I
Elisitasi tahap l merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data dari lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. Untuk membuat aplikasi sistem kinerja karyawan pada PT. Transcosmos Indonesia, Berikut lampiran Elisitasi Tahap l yang telah dibuat :
Tabel 3.3 : Tabel Elisitasi Tahap I
Elisitasi Tahap II
Merupakan hasil pengklasifikasi dari elisitasi tahap I berdasarkan metedo MDI , Metode MDI ini ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada rancangan yang akan dibuat untuk di eksekusi. Berikut lampiran Elisitasi Tahap II yang telah dibuat.
Tabel 3.4 : Tabel Elisitasi Tahap II
Keterangan : M ( Mandatory ) : Penting
D ( Desirable ) : Tidak Terlalu Penting
I ( Inessential ) : Tidak Mutlak Ada
Elisitasi Tahap III
Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirrment yang optionnya I pada MDI. Selanjutnya semua requirment yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE . Berikut lampiran Elisitasi Tahap III yang telah dibuat:
Tabel 3.5 : Tabel Elisitasi Tahap III
Keterangan :
T (Technology) : Bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirement dalam sistem usulan ?
O (Operational) : Bagaimana tata cara pengguna requirement dalam sistem yang dikembangkan
E (Economic) :Berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement didalam sistem ?
Final Draft Elisitasi
Final draft elisitasi merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikerjakan.
Tabel 3.6: Tabel Final Draft Elisitasi
BAB IV
Rancangan Sistem Usulan
Berdasarkan sistem penilaian kinerja karyawan bagian customer service yang berjalan pada PT. Transcosmos Indonesia, diketahui bahwa sistem yang berjalan masih bersifat manual dan belum dapat memenuhi kebutuhan karena dalam proses pengolahan data masih membutuhkan waktu yang lama.
Setelah kebutuhan sistem diketahui, langkah selanjutnya yaitu melakukan perancangan sistem. Tujuan perancangan sistem yang diusulkan ini yaitu untuk meningkatkan proses penanganan keluhan pelanggan dengan cara memenuhi kebutuhan-kebutuhan sistem yang tidak dapat ditemukan pada sistem sebelumnya atau pada sistem yang berjalan. Untuk menganalisis sistem yang diusulkan, penulis menggunakan software Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition untuk menggambarkan usecase diagram, activity diagram, sequence diagram, dan class diagram.
Prosedur Sistem yang Diusulkan
Berikut ini prosedur yang diusulkan oleh penulis untuk menjalankan sistem penilaian kinerja karyawan bagian customer service pada PT. Transcosmos Indonesia.
-
Ketua BAS (Branch Admin Support)
- Melakukan login sistem
- Menampilkan menu utama
- Melakukan manajemen data pengguna
- Melakukan manajemen data karyawan
- Melakukan manajemen data projek
- Melakukan manajemen data penilaian
- Monitoring laporan penilaian
- Melakukan ubah profile
- Dapat melakukan logout sistem.
-
Karyawan Customer Service
- Customer service dapat melakukan login
- Menampilkan menu utama
- Melakukan ubah profile
- Dapat melakukan logout
-
Manager Operasional
- Manager Operasional dapat melakukan login
- Menampilkan menu utama
- Melaukan approval penilaian
- Monitoring laporan penilaian
- Melakukam ubah profile
- Dapat melakukan logout
Diagram Rancangan Sistem
Use case Diagram Sistem yang Diusulkan
Use case Diagram menggambarkan fungsional yang diharapkan dari sebuah sistem yng dibangun. Berikut penjelasan use case diagram pada gambar 4.1
Gambar 4.1. Use Case Diagram Usulan penilaian kinerja karyawan bagian customer service
Berdasarkan gambar 4.1. Use Case Diagram usulan penanganan keluhan pelanggan diatas terdapat :
- Usecase Login
<p>Actor : Ketua BAS (Branch Admin Support), Karyawan CS (Customer Service) dan Manager Operasional</p>
<p>Scenario : Ketua BAS (Branch Admin Support), Karyawan CS (Customer Service) dan Manager Operasional
dapat melakukan login pada sistem
</li> </ol>
-
Usecase Manajemen Data Pengguna
Actor : Ketua BAS (Branch Admin Support)
Scenario : Ketua BAS (Branch Admin Support) dapat mengelola (tambah, edit, hapus,cari) data pengguna / user pada sistem
- Usecase Manajemen Data Karyawan
Actor : Ketua BAS (Branch Admin Support)
Scenario : Ketua BAS (Branch Admin Support) dapat melihat data karyawan
- Usecase Manajemen Data Project
Actor : Ketua BAS (Branch Admin Support)
Scenario : Ketua BAS (Branch Admin Support) dapat melihat data project
- Usecase Melakukan Manajemen Data Penilaian
Actor : Ketua BAS (Branch Admin Support)
Scenario : Ketua BAS (Branch Admin Support) dapat mengelola (tambah, edit, hapus,cari) dan melihat data penilaian
- Usecase Approval Penilaian
Actor : Manager Operasional
Scenario : Manager Operasional dapat memberikan Approval (Persetujuan) atas penilaian karyawan cs yang diberikan oleh Ketua BAS (Branch Admin Support)
- Usecase Monitoring Laporan
Actor : Ketua BAS dan Manager Operasional
Scenario : Ketua BAS dapat mengolah laporan dan manager operasional dapat menampilkan laporan
- Usecase Ubah Profile
Actor : Ketua BAS (Branch Admin Support), Karyawan CS (Customer Service) dan Manager Operasional
Scenario : Ketua BAS (Branch Admin Support), Karyawan CS (Customer Service) dan Manager Operasional dapat merubah profile pada sistem
- Usecase Keluar Sistem
Actor : Ketua BAS (Branch Admin Support), Karyawan CS (Customer Service) dan Manager Operasional
Scenario : Ketua BAS (Branch Admin Support), Karyawan CS (Customer Service) dan Manager Operasional dapat logout
</p>
-
Usecase Manajemen Data Pengguna
Activity Diagram yang Disulkan
Activity diagram yang digunakan untuk menjelaskan tentang spesifikasi objek-objek yang terjadi dalam aplikasi sistem informasi penanganan keluhan pelanggan yang diusulkan ini terdapat objek (action) yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Berikut ini adalah activity diagram yang diusulkan penulis yaitu :
Gambar 4.2. Activity Diagram yang diusulkan untuk Ketua BAS
Berdasarkan gambar 4.2. Activity Diagram yang diusulkan pada Ketua BAS (Branch Admin Support) di atas terdapat :
- Satu initial node, sebagai objek yang diawali.
- 8 action state, dari sistem yang mencerminkan eksekusi suatu aksi pada sistem yang diusulkan.
- Satu decision node, apabila login berhasil akan masuk ke menu home akan tetapi jika tidak berhasil akan kembali ke menu login
- 2 join node, aliran yang menentukan pilihan.
- Satu final node, sebagai objek yang diakhiri.
Gambar 4.3. Activity Diagram yang diusulkan untuk Karyawan CS
Berdasarkan gambar 4.3. Activity Diagram yang diusulkan pada Karyawan CS di atas terdapat :
- Satu initial node, sebagai objek yang diawali.
- 4 action state, dari sistem yang mencerminkan eksekusi suatu aksi pada sistem yang diusulkan.
- Satu decision node, apabila login berhasil akan masuk ke menu home akan tetapi jika tidak berhasil akan kembali ke menu login
- Satu final node, sebagai objek yang diakhiri.
Activity Diagram yang diusulkan untuk Manager Operasional
Berdasarkan gambar 4.4. Activity Diagram yang diusulkan pada Manager Operasional di atas terdapat :
Sequence Diagram Sistem yang Diusulkan
Sequence diagram dapat menggambarkan pergerakan sebuah objek dan pesan yang terjadi didalam sistem usulan ini. Berikut penjelasan sequence diagram untuk sistem penilaian kinerja karyawan bagian customer service pada PT. Transcosmos Indonesia pada gambar 4.5.
Gambar 4.5. Sequence Diagram Sistem yang diusulkan Untuk Ketua BAS
Berdasarkan gambar 4.5. Sequence Daigarm sistem yang disulkan untuk Ketua BAS (Branch Admin Support) di atas terdapat :
- Terdapat 1 actor, yang melakukan kegiatan yaitu Ketua BAS
- 9 life line, objek antar muka yang saling berinteraksi dan terdiri dari form login, dashboard, data pengguna, data karyawan, data project, data penilaian, ubah profil, dan logout.
- 11 messages, spesifikasi dari komunikasi antar objek yang membuat informasi-informasi yang terjadi.
Gambar 4.6. Sequence Diagram yang Diusulkan Untuk karyawan cs
Berdasarkan gambar 4.6. Sequence Daigarm sistem yang disulkan untuk karyawan cs (Customer Service) di atas terdapat :
- Terdapat 1 actor, yang melakukan kegiatan yaitu karyawan cs (Customer Service)
- 4 life line, objek antar muka yang saling berinteraksi dan terdiri dari form login, dashboard profil, dan logout.
- 6 messages, spesifikasi dari komunikasi antar objek yang membuat informasi-informasi yang terjadi.
Gambar 4.7. Sequence Diagram yang Diusulkan Untuk Manager Operasional
Berdasarkan gambar 4.7. Sequence Diagram sistem yang disulkan Manager Operasional di atas terdapat :
- Terdapat 1 actor, yang melakukan kegiatan yaitu karyawan cs (Customer Service)
- 6 life line, objek antar muka yang saling berinteraksi dan terdiri dari form login, dashboard, approval, laporan pemakaian profil, dan logout.
- 6 messages, spesifikasi dari komunikasi antar objek yang membuat informasi-informasi yang terjadi.
Perbedaan Sistem yang Berjalan dengan Sistem yang Diusulkan
Berikut ini merupakan perbedaan antara sistem yang berjalan dengan sistem yang diusulkan, adapun perbedaannya sebagai berikut :
Tabel 4.1. Perbedaan Sistem Berjalan Dengan Sistem Usulan
Dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem yang diusulkan dapat mempercepat dan membantu proses penanganan keluhan sampai dengan laporan yang dibutuhkan serta informasi yang dihasilkan akan lebih tersusun dengan rapi dalam bentuk database, sistem yang disulkan lebih user friendly dan dapat menangani keluhan dengan cepat dan efisien.
Rancangan Basis Data
Rancangan basis data pada sistem usulan perancangan sistem customer relationship management terhadap sistem penilaian kinerja karyawan bagian customer service pada PT. Transcosmos Indonesia pada gambar digambarkan dengan menggunakan class diagram. Selain itu, rancangan basis data juga berisi spesifikasi basis data yang dibuat.
Class Diagram
Class Diagram merupakan diagram yang menjelaskan hubungan antar class dalam sebuah sistem yang sedang dibuat dan bagaimana caranya agar mereka saling berkolaborasi untuk mencapai tujuan. Berikut adalah class diagram sistem usulan pada sistem penilaian kinerja karyawan PT. Transcosmos Indonesia:
Gambar 4.8. Class Diagram Sistem Usulan
Spesifikasi Basis Data
Dalam merancang sebuah sistem informasi yang baik, perlu adanya perancangan database atau basis data. Berikut merupakan rancangan basis data pada sistem usulan penialain kinerja karyawan bagian customer service PT. Transcosmos Indonesia :
- Tabel Project
<p>Nama Tabel : project</p>
<p>Media : hardisk
Fungsi : untuk menyimpan data project
Isi : id + nama_project
Primary Key : id
Tabel 4.2. Tabel Project
</li>
- Tabel Karyawan
Nama Tabel : karyawan
Media : hardisk
Fungsi : untuk menyimpan data karyawan
Isi : id + id_project + nik + nama + tempat_lahir + tgl_lahir + jns_kelamin + agama + status_material + alamat + no_ktp + no_hp
Primary Key : id
Tabel 4.3. Tabel Karyawan
- Tabel Penilaian
Nama Tabel : penilaian
Media : hardisk
Fungsi : untuk menyimpan data penilaian
Isi : id + id_karyawan + att_actual + att_w + latenes_actual + latenes_w + disipline + frt_actual + frt_score + frt_w + qm_actual + qm_score + qm_w + csat_actual+ csat_score + csat_w + aht_actual + aht_w + fsp_actual + fsp_w + kpi_klien + fmi_actual + fmi_w + fmc_actual + fmc_w + quality + css_actual + css_w + office_rules + total_performance + incentive + status + tgl_approval + bulan + tahun + tgl_penilaian
Primary Key : id
Tabel 4.4. Tabel Penilaian
- Tabel User
Nama Tabel : User
Media : hardisk
Fungsi : untuk menyimpan data user
Isi : id + username + password + nama + role + nik + image + delete
Primary Key : id
Tabel 4.5. Tabel User
- Tabel Log Sistem
Nama Tabel : syslog
Media : hardisk
Fungsi : untuk menyimpan data log sistem login dan logout
Isi : id + user_id + event + datetime
Primary Key : id
Tabel 4.5. Tabel User
</ol> </p>
Rancangan Prototype
Rancangan prototype merupakan gambaran sketsa dari rancangan sistem yang akan diusulkan dalam sistem informasi penilaian kienrja karyawan bagian customer service untuk PT. Transcoso Indonesia, adapun rancangan sistem penilain sebagai berikut :
Rancangan Program
Berikut ini merupakan tampilan interface dari penilaian kinerja karyawan yang peneliti usulkan :
- Tampilan Menu Login Semua Karyawan
<p>
</p>
- Tampilan Menu Home Admin
<p>
</li>
- Tampilan Menu Input User
- Tampilan Menu User
- Tampilan Menu Input Karyawan
- Tampilan Menu Karyawan
- Tampilan Menu Input Project
- Tampilan Menu Project
- Tampilan Menu Input Penilaian
- Tampilan Menu Penilaian
- Tampilan Menu Home Karyawan CS
- Tampilan Menu Home Manager
- Tampilan Menu Approval by Manager
- Tampilan Menu Laporan
</ol> </p>
Konfigurasi Sistem Usulan
Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
Spesifikasi perangkat keras (hardware) yang diusulka dalam merancang sistem penanganan keluhan pelanggan adalah sebagai berikut :
- Processor :
- Monitor :
- Hardisk :
- RAM :
- Printer : Cannon G2000
- Mouse :
Spesifikasi Perangkat Lunak
Perangkat lunak (software) yang diusulkan dalam rancangan sistem ini adalah :
- Sistem operasi windows 7
- Microsoft Office 2010
- XAMPP
- Visual Paradigm For UML 8.0 Enterprise Edition
- Database Server : MySQL
- Aplikasi browser (Google chroe, mozila firefox, dan uc browser)
- Sublime Text 3
Blackbox Testing
Metode blackbox testing merupakan pengujian program yang mengutamakan pengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari metode Blackbox testing ini adalah untuk menemukan kesalahan yang ada pada sebuah program.
Pengujian dengan metode Blackbox testing dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program. Input tersebut kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah program tersebut dapat menghasilkan output yang sesuai yang diinginkan dan sesuai pula dengan fungsi dari program tersebut. Apabila dari input yang diberikan, proses dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program yang dibuat sudah benar,tetapi apabila output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program tersebut, dan selanjutnya dilakukan penelusuran perbaikan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi.
Tabel 4.7. Hasil Pengujian Blackbox Testing
Tabel 4.8. Hasil Pengujian Blackbox Testing Pada Pengolahan Data
Implementasi
Time Schedule
Untuk mempermudah dan menyelesaikan penelitian ini, maka di buatlah jadwal kegiatan oleh penulis sebagai pengumpulan data, analisis sistem berjalan, perancangan sistem usulan, pembuatan program, testing program, evaluasi program, perbaikan program, implementasi program, dan yang terakhir yaitu dokumentasi.
Tabel 4.9. Time Schedule
Estimasi Biaya
Setelah adanya perancangan sistem yang dihasilkan, estimasi biaya yang digunakan untuk menyelesaikan penelitian yang diusulkan. Biaya penelitian rinci sesuai kebutuhan penelitian antara lain sebagai berikut.
Tabel 4.10. Estimasi Biaya
Kesalahan pengutipan: Tag <ref>
ditemukan, tapi tag <references/>
tidak ditemukan