SI1211473398: Perbedaan revisi
[revisi tidak terperiksa] | [revisi tidak terperiksa] |
(→Analisa SWOT) |
|||
Baris 813: | Baris 813: | ||
<div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify"><p style="line-height: 2">'''1. Definisi Analisa SWOT''' </p></div> | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify"><p style="line-height: 2">'''1. Definisi Analisa SWOT''' </p></div> | ||
− | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Menurut Hendro (2011:289),<ref name="Hendro. 2011. "Dasar-Dasar Kewirausahaan." Jakarta: Erlangga.">Hendro. 2011. Dasar-Dasar Kewirausahaan. Jakarta: Erlangga.</ref> | + | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Menurut Hendro (2011:289),<ref name="Hendro. 2011. "Dasar-Dasar Kewirausahaan." Jakarta: Erlangga.">Hendro. 2011. Dasar-Dasar Kewirausahaan. Jakarta: Erlangga.</ref> ”Analisa SWOT adalah analisis masalah terhadap kegiatan penting yang sama pentingnya dengan proses pengambilan keputusan itu sendiri”.</p></div> |
+ | |||
+ | |||
+ | Hendro. 2011. Dasar-Dasar Kewirausahaan. Jakarta:Erlangga. | ||
+ | |||
<div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Menurut Fahmi (2013:252),<ref name="Fahmi, Irham. 2013. "Manajemen Strategi Teori dan Aplikasi." Bandung: CV. Alfabeta.">Fahmi, Irham. 2013. Manajemen Strategi Teori dan Aplikasi. Bandung: CV. Alfabeta.</ref> SWOT adalah singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman), dimana SWOT ini dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang berorientasi profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi tersebut secara lebih komprehensif.</p></div> | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Menurut Fahmi (2013:252),<ref name="Fahmi, Irham. 2013. "Manajemen Strategi Teori dan Aplikasi." Bandung: CV. Alfabeta.">Fahmi, Irham. 2013. Manajemen Strategi Teori dan Aplikasi. Bandung: CV. Alfabeta.</ref> SWOT adalah singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman), dimana SWOT ini dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang berorientasi profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi tersebut secara lebih komprehensif.</p></div> | ||
Baris 823: | Baris 827: | ||
<div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify"><p style="line-height: 2">'''2. Tujuan Analisa SWOT''' </p></div> | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify"><p style="line-height: 2">'''2. Tujuan Analisa SWOT''' </p></div> | ||
− | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify"><p style="line-height: 2"> | + | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Menurut Rangkuti (2011:197),<ref name="Rangkuti, Freddy. 2011. "Teknik Menyusun Strategi Korporat Yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja Dan Resiko. SWOT Balanced Scorecard." Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.">Rangkuti, Freddy. 2011. Teknik Menyusun Strategi Korporat Yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja Dan Resiko. SWOT Balanced Scorecard. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.</ref> ”tujuan analisa SWOT yaitu membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan sehingga dari analisis tersebut dapat diambil suatu keputusan strategis suatu organisasi”. |
− | + | ||
+ | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify"><p style="line-height: 2">'''3. Manfaat Analisa SWOT''' </p></div> | ||
===Konsep Dasar Perancangan Sistem=== | ===Konsep Dasar Perancangan Sistem=== |
Revisi per 28 Februari 2015 03.17
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL
DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN
DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211473398
|
NAMA |
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
TANGERANG
2014/2015
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL
DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN
DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211473398
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, ..... 2014
Ketua |
Kepala Jurusan
| ||||
STMIK RAHARJA |
Jurusan Sistem Informasi
| ||||
(Ir. Untung Raharja, M.T.I.) |
(Maimunah, M.Kom)
| ||||
NIP : 00594 |
NIP : 00702
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL
DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN
DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1331474559
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Disetujui Oleh :
Tangerang, Januari 2015
Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
(META AMALYA DEWI, M.KOM) |
(SARYANI, S.KOM)
| ||
NID : 05065 |
NID : 08167
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL
DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN
DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1211473398
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Tahun Akademik 2014/2054
Disetujui Penguji :
Tangerang, Februari 2015
Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
(_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
NID : |
NID : |
NID :
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL
DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN
DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211473398
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, Januari 2015
NIM : 1211473398
|
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
Direktorat Jenderal Imigrasi merupakan salah satu unit eselon 1 di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, yang mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang imigrasi. Tugas Pokok dari Subbagian Peraturan Perundang-undangan Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi adalah melakukan penyiapan bahan koordinasi, pengkajian, penyusunan dan perancangan serta penghimpunan peraturan perundang-undangan di bidang keimigrasian. Dalam penghimpunan peraturan perundang-undangan, Bagian Program dan Pelaporan memiliki permasalahan seperti lamanya proses pencarian dokumen kebijakan keimigrasian yang seringkali dibutuhkan oleh banyak pihak. Dalam proses penyimpanan arsip kebijakan keimigrasian disimpan dalam bentuk softcopy dalam format pdf, namun penyimpanan file kebijakan keimigrasian hanya disimpan pada folder-folder dalam satu buah komputer. Apabila user membutuhkan arsip kebijakan keimigrasian maka harus meminta kepada administrator, apabila administrator sedang tidak berada di tempat maka sulit untuk mendapatkan file tersebut karena hanya admin yang mengetahui nama dan lokasi file penyimpanan. Terkait dengan penelitian ini, Penulis menggunakan metode analisa dan rancangan berorientasi objek, antara lain pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan studi pustaka. Data yang diperoleh kemudian dianalisis dan digambarkan menggunakan metode Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan sistem secara visual dan elisitasi untuk mengetahui kebutuhan user. Selanjutnya, perancangan sistem usulan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Hasil akhir dari penelitian ini berupa “Perancangan Sistem Informasi Aplikasi Digital di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi” yaitu sistem aplikasi yang dapat menyajikan informasi kebijakan keimigrasian secara cepat, akurat dan dapat diakses kapan saja sehingga memenuhi kebutuhan yang ingin dicapai.
Kata Kunci: arsip, digital, kebijakan keimigrasian, pencarian.
ABSTRACT
Directorate General of Immigration is one of the First Echelon Units in Ministry of Law and Human Right Republic of Indonesia, which has the task of formulating and implementing policies and technical standardization of immigration. The main Tasks of Subdivision Legislation of Program and Reporting Division Directorate General of Immigration is to prepare materials coordination, assessment, preparation and design as well as the accumulation of legislation in immigration. In the collection of legislation, Program and Reporting Division has problems such as the length of the search time of immigration policy documents that are often required by many parties. In the process of archival storage immigration policies are stored in softcopy in pdf format, which are stored on a single computer. If the user requires softcopy of the document, they have to ask the administrator, the only person who knows the location of the document. If the administrator was not in the office, it is difficult to get the file because administrator is the only person who know the name and location of the file storage. Related to this research, the author uses the method of object-oriented analysis and design, among others, collecting data through observation, interviews, and literature. The data obtained and analyzed and described using the Unified Modeling Language (UML) to describe the visual system and elicitation to know the needs of the user. Furthermore, the proposed system design using the programming language PHP and MySQL database. The end result of this research is a "Design of Information Systems in the Digital Archive in Program and Reporting Division of the Directorate General of Immigration". The application system can present softcopy of the immigration policy document to give the information quickly, accurately and can be accessed at any time.
Keywords : archive, digital, immigration policies, search.
Alhamdulillahirrabbil’alamiin, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT. karena berkat rahmat dan hidayahnya penulis dapat menyelesaikan laporan Skripsi dengan judul Perancangan Sistem Informasi Arsip Digital di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi.
Tujuan dari pembuatan laporan skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat dalam memperoleh gelar sarjana komputer (S.Kom.) untuk jenjang pendidikan Strata Satu (S1) di Perguruan Tinggi Raharja, Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan observasi, wawancara, survey serta studi pustaka untuk mendukung penulisan ini.
Dalam penulisan laporan ini penulis menerima bantuan dan dukungan baik moril, materiil serta doa dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini, penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada :
- Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I, selaku Ketua STMIK Raharja.
- Bapak Sugeng Santoso, M.Kom. selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja.
- Ibu Nur Azizah, M.Akt., M.Kom. selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
- Ibu Meta Amalya Dewi, M.Kom selaku Dosen Pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktunya dan memberikan banyak masukan sehingga laporan skripsi ini dapat selesai tepat waktu.
- Ibu Saryani, S.Kom selaku Dosen Pembimbing II yang telah memberikan banyak masukan sehingga laporan skripsi ini dapat selesai.
- Kedua orang tua yang telah memberikan banyak dukungan moril, materiil dan doa.
- Rekan-rekan mahasiswa yang selalu memberikan dukungan, motivasi dan pengalaman dalam proses penyelesaian laporan ini.
- Rekan-rekan yang bekerja di Direktorat Jenderal Imigrasi, yang selalu memberikan dukungan dan motivasi.
- Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dalam menyelesaikan laporan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan skripsi ini masih terdapat kekurangan sehingga memerlukan banyak perbaikan dan penyempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan ini.
Akhir kata penulis berharap laporan skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan untuk di kemudian hari.
Tangerang, Januari 2015 | |
Rika Dwi Hapsari | |
NIM. 1211473398 |
Daftar isi
- 1 BAB I
- 2 BAB II
- 2.1 Teori Umum
- 2.1.1 Konsep Dasar Sistem
- 2.1.2 Konsep Dasar Informasi
- 2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
- 2.1.4 Konsep Dasar Database
- 2.1.5 Konsep Dasar Analisa
- 2.1.6 Analisa SWOT
- 2.1.7 Konsep Dasar Perancangan Sistem
- 2.1.8 Konsep Dasar Unified Modeling Language
- 2.1.9 Konsep Dasar Elisitasi
- 2.1.10 Black Box Testing
- 2.2 Teori Khusus
- 2.3 Literature Review
- 2.1 Teori Umum
- 3 BAB III
- 4 BAB IV
- 5 BAB V
- 6 DAFTAR PUSTAKA
- 7 DAFTAR LAMPIRAN
BAB I
Latar Belakang
Perkembangan teknologi komputer saat ini berkembang begitu pesat sehingga banyak memberikan pengaruh dan perubahan terhadap tatanan hidup masyarakat. Dalam kehidupan sehari-hari, pemanfaatan teknologi sudah banyak diterapkan dan dijumpai dalam bidang pemerintahan, ekonomi, pendidikan maupun bidang-bidang lainnya. Dalam bidang pemerintahan misalnya, suatu instansi pemerintah menyediakan alternatif bagi masyarakat untuk mendapatkan layanan atau melakukan prosedur tertentu secara online, misalnya saja registrasi online, permohonan pembuatan paspor secara online, prosedur tender atau lelang suatu projek yang dilaksanakan secara elektronik, akses informasi melalui website maupun SMS Gateway dan lain sebagainya. Di bidang ekonomi, layanan perbankan saat ini dapat diakses secara online dan transaksi dapat dilakukan kapanpun dan di manapun hanya dengan terkoneksi melalui jaringan internet.
Direktorat Jenderal Imigrasi sebagai salah satu unit eselon 1 di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang berlokasi di Jl. HR. Rasuna Said Kav. X-6 No. 8 Kuningan Jakarta Selatan, mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang imigrasi. Penyiapan bahan koordinasi, pengkajian, penyusunan dan perancangan serta penghimpunan peraturan perundang-undangan di bidang keimigrasian merupakan tugas pokok dari subbagian peraturan perundang-undangan yang berada dibawah bagian Program dan Pelaporan.
Untuk melaksanakan fungsi keimigrasian, Pemerintah menetapkan kebijakan keimigrasian. Kebijakan keimigrasian tersebut dilaksanakan oleh Menteri Hukum dan HAM. Saat ini Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi memiliki kesulitan dalam penyimpanan dokumen kebijakan keimigrasian, karena masih disimpan secara manual sehingga sulit dicari apabila dibutuhkan oleh pihak-pihak yang membutuhkan. Penyimpanan dokumen keimigrasian masih dilakukan secara manual sehingga pencarian arsip fisiknya dibutuhkan waktu yang cukup lama.
Dengan berbagai alasan dan latar belakang yang telah disebutkan diatas, maka penulis mencoba mewujudkan apa yang dibutuhkan oleh organisasi, oleh karena itu penulis mengambil judul skripsi “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL DI BAGIAN PROGRAM DAN PELAPORAN DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI”
Rumusan Masalah
Berdasarkan dari uraian diatas maka penulis mengambil beberapa pokok permasalahan :
-
Bagaimana sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian yang ada di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini?
-
Apakah sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian sudah berjalan efektif dan efisien dalam memberikan informasi yang dibutuhkan?
-
Bagaimana merancang sistem informasi pengarsipan dokumen kebijakan imigrasi pada Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini sehingga dapat mudah dicari dan menyelesaikan permasalahan yang ada?
Ruang Lingkup Penelitian
Karena luasnya lingkup kerja di Direktorat Jenderal Imigrasi, penulis membatasi masalah yang akan dibahas pada laporan ini yaitu pada sistem pengarsipan dokumen kebijakan peraturan keimigrasian di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi, mulai dari proses pengumpulan arsip kebijakan keimigrasian, penyimpanan, pencarian sampai dengan pelaporan.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
-
Untuk menganalisa dan mengetahui lebih jauh sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian yang sedang berjalan di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi yang sedang berjalan saat ini.
-
Untuk mengetahui sejauh mana efektifitas dan efisiensi dari informasi yang dihasilkan.
-
Untuk merancang sistem informasi pengarsipan dokumen kebijakan peraturan keimigrasian pada Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi sehingga dapat bermanfaat dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh setiap pengguna.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
-
Dapat teridentifikasinya sistem pengarsipan dokumen kebijakan peraturan keimigrasian yang sedang berjalan di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi yang sedang berjalan saat ini.
-
Dapat teridentifikasinya tingkat efektifitas dan efisiensi dari informasi yang dihasilkan sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian yang sedang berjalan di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi
-
Dapat membantu organisasi dalam rangka menciptakan sistem informasi pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian pada Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini, sehingga bermanfaat dalam memberikan informasi yang dibutuhkan pengguna.
Metode Penelitian
Metode penelitian adalah sekumpulan peraturan, kegiatan, prosedur yang digunakan oleh penganalisa untuk suatu kegiatan. Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan laporan skripsi, penulis menggunakan beberapa metode yang digunakan yaitu :
Metode Pengumpulan Data
- Metode Pengamatan Langsung (Observation Research)
Penulis melakukan pengamatan langsung di Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi Jalan H.R. Rasuna Said Kav. X-6 No. 8 Kuningan Jakarta Selatan, untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan dan melakukan pencatatan sistematis unsur yang diteliti.
- Metode Wawancara (Interview Research)
Dalam mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk penelitian, penulis melakukan wawancara langsung secara lisan kepada Bapak Deny Rahmansyah selaku stakeholder pada Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi.
- Metode Pustaka (Library Research)
Selain melakukan pengamatan langsung dan wawancara, penulis juga mengumpulkan data dengan cara studi pustaka. Metode ini diperoleh dari berbagai literatur yang ada seperti melalui laporan skripsi yang sudah ada di perpustakaan kampus, buku-buku yang tersedia di perpustakaan kampus dan referensi yang bersumber dari internet dalam pencarian data-data yang berhubungan dengan topik yang diteliti untuk melengkapi informasi yang dibutuhkan.
Sumber Data
- Sumber Data Primer
Sumber data primer diperoleh secara langsung dari Bagian Program dan Pelaporan Direktorat Jenderal Imigrasi, melalui metode pengamatan langsung melalui pengumpulan data yang dilakukan selama kurang lebih 4 bulan. Hasil yang diperoleh menunjukan bahwa belum adanya aplikasi berbasis web untuk penyimpanan arsip dokumen kebijakan peraturan keimigrasian, sehingga data yang dihasilkan belum up to date atau belum tersedia dengan cepat, akurat, efektif dan efisien.
- Sumber Data Sekunder
Sumber data sekunder diperoleh dengan mempelajari buku-buku dan sumber-sumber data lainnya yang berkaitan dengan objek yang diteliti. Data ini diperoleh sebagai acuan guna membantu untuk mengembangkan dan mengimplementasikan aplikasi berbasis web untuk penyimpanan arsip dokumen kebijakan keimigrasian tersebut.
Metode Analisa dan Perancangan Sistem
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode SDLC (System Design Life Cycle) dengan pendekatan berorientasi objek melalui tahapan sebagai berikut :
- Perencanaan (Planning)
Tahap perencanaan adalah tahap awal dalam pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan seperti wawancara, observasi dan kuisioner serta anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah-langkah berupa mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem dan membuat studi kelayakan.
- Analisis (Analysis) Program
Tahap analisis merupakan tahap penelitian atas sistem yang berjalan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML (Unified Modeling Language) dengan software Visual Paradigm for UML 11.2 Community Edition, yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, memvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OOP” (Object Oriented Programming) melalui tahap Use Case Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram. Langkah-langkah yang dilakukan yaitu : identifikasi masalah, mendefinisikan kebutuhan sistem informasi dengan elisitasi melalui tahap 1, tahap 2 dengan cara MDI (Mandatory, Desirable, Inessential), tahap 3 dengan TOE (Technical, Operational, Economic) sampai tahap final. Penulis juga menggunakan alat bantu SWOT analisis yang digunakan untuk menganalisa faktor kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan sehingga dapat memperkuat landasan terhadap pengembangan sistem yang akan dilakukan.
- Desain (Design)
Tahap desain yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML melalui software Visual Paradigm for UML 11.2 Community Edition, sebagaimana diuraikan diatas melalui tahap : Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram. Pada proses desain, syarat kebutuhan informasi dan perancangan perangkat lunak dapat diperkirakan sebelum pembuatan coding. Proses ini berfokus pada :
- Adobe Dreamwaver CS 6 sebagai script editor PHP
- XAMPP version 3.2.1.3.1.0 sebagai paket instalasi PHP, MySQL
- Web browser yang digunakan untuk membuka aplikasi berbasis web seperti Mozilla Firefox, Google Chrome
- Implementasi (Implementation)
Tahap implementasi adalah tahap dimana desain sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan.
- Pemeliharaan (Maintenance)
Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemeliharaan sistem yang dilakukan oleh manajemen atau pihak stakeholder.
Metode Pengujian
Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox Texting adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan fungsional software. Karena itu uji coba blackbox memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input atau data uji yang akan menguji fungsional dan output suatu program. Metode pengujian blackbox digunakan untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, antara lain fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan tampilan luar, kesalahan output, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal kesalahan performa.
Sistematika Penulisan
Sistematika Penulisan
Untuk memahami lebih jelas mengenai penelitian ini, penulis mengelompokkan materi dalam beberapa bab dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Menjelaskan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi teori-teori yang terkait dengan permasalahan yang diambil meliputi konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar database, konsep dasar analisa, analisa SWOT, konsep dasar perancangan system, konsep dasar Unified Modeling Language (UML), konsep dasar elisitasi, blackbox testing, arsip elektronik, XAMPP, PHP, literature review dan teori-teori lainnya yang digunakan untuk mendukung dalam menganalisa dan mengembangkan sistem.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Pada bab ini berisi tentang uraian umum yaitu : gambaran umum organisasi, sejarah singkat organisasi, visi, misi, moto dan janji layanan, struktur organisasi, tugas dan fungsi bagian program dan pelaporan, tata laksana sistem yang berjalan, prosedur sistem yang berjalan, analisa prosedur sistem yang berjalan, activity diagram sistem yang berjalan, analisa sistem yang berjalan, metode analisa sistem, analisa batasan sistem, analisa masalah, analisa kekurangan sistem yang berjalan, analisa control, analisa tenaga kerja, analisa waktu, analisa kebutuhan sistem, konfigurasi sistem yang berjalan, spesifikasi perangkat keras, spesifikasi perangkat lunak, hak akses, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, serta analisa kebutuhan dari stakeholder yang dihimpun ke dalam bentuk lembar elisitasi I, II, III dan elisitasi final disertai dengan diagram permodelan UML.
BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Pada bab ini berisikan rancangan sistem yang diusulkan pada instansi. Rancangan berisi tentang prosedur sistem usulan, use case diagram yang diusulkan, activity diagram yang diusulkan, sequence diagram yang diusulkan, perbedaan prosedur antara sistem yang berjalan dan sistem yang diusulkan, rancangan basis data, class diagram, spesifikasi basis data, rancangan prototype, rancangan program, spesifikasi perangkat keras, spesifikasi perangkat lunak, hak akses, implementasi sistem dan pengujian sistem dengan black box testing.
BAB V PENUTUP
Pada bab penutup ini penulis memberikan kesimpulan mengenai hasil yang diperoleh dari penelitian yang penulis lakukan serta saran-saran yang dapat penulis berikan dalam upaya melakukan pemecahan masalah yang ada.
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
BAB II
Teori Umum
Konsep Dasar Sistem
1. Definisi Sistem
Berikut ini beberapa pengertian tentang sistem menurut beberapa ahli yang dijabarkan dibawah ini.
Menurut Sutabri (2012:10)[1], “Suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabe yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.”
Menurut Hartono (2013:9)[2], ”Sistem adalah suatu himpunan dari berbagai bagian atau elemen, yang saling berhubungan secara teroganisasi berdasar fungsi-fungsinya, menjadi satu kesatuan”.
Menurut Taufiq (2013:2)[3], “Sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem abstrak maupun fisik yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Dari definisi sistem diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kumpulan atau kelompok dari elemen atau komponen yang saling berhubungan atau saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012:20)[1], sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
- Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.
- Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem yang merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
- Lingkungan Luar Sistem (Evinronment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu kalangsungan hidup dari sistem tersebut.
- Penghubung Sistem (Interface)
Media yang menghubung sistem dengan subsistem yang lainya disebut penghubung sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
- Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Contoh, didalam suatu unit sistem komputer, “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
- Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsitem lain.
- Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
- Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
Konsep Dasar Informasi
1. Definisi Data
Menurut Fathansyah (2012:2)[4], “Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya, yang diwujudkan dalam bentuk angka, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.”
Menurut Sutabri (2012:1)[1], Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.”
Berdasarkan beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta yang menggambarkan suatu kejadian yang perlu diolah sehingga menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
2. Definisi Informasi
Menurut Sutarman (2012:14)[5], “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”.
Menurut Sutabri (2012:19)[1], “informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna, yang bermanfaat untuk proses pengambilan keputusan.
3. Fungsi Informasi
Menurut Sutabri (2012:12)[1], Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil data yang sudah diolah menjadi sebuah keputusan. Akan tetapi, dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberi suatu kemungkinan faktor resiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda.
4. NIlai Informasi
Menurut Sutabri (2012:37)[1],nilai informasi ditentukan oleh 2 (dua) hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif dibanding dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi, perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan.
Lebih lanjut, sebagian informasi tidak dapat persis ditafsir keuntungannya dengan sesuatu nilai uang, tetapi dapat ditafsir nilai efekifitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectivess atau cost benefit. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu:
5. Kualitas Informasi
Menurut Sutabri (2012:41)[1], kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu :
- Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
- Tepat Waktu (timeline)
Informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini, mahalnya informasi disebabkan karena harus cepatnya informasi tersebut dikirim atau didapat sehingga diperlukan teknologi mutakhir mendapat, mengolah dan mengirimkannya.
- Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk orang satu dengan yang lain berbeda, misalnya informasi sebab musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan apabila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya, informasi mengenai harga produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi akan relevan untuk akuntan perusahaan.
- Lingkungan Luar Sistem (Evinronment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu kalangsungan hidup dari sistem tersebut.
Konsep Dasar Sistem Informasi
1. Definisi Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:46)[1], Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Menurut Mulyanto (2009:29)[6]Sistem informasi adalah suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan”.
Dari pendapat yang dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dengan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk menyelesaikan permasalahan tertentu.
2. Komponen Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:47)[1], sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, blok-blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
- Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
- Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
- Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
- Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Pada blok ini, teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
- Blok Basis Data (Database Block)
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan lebih berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
- Blok Kendali (Controls Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
Konsep Dasar Database
1. Definisi Database
Menurut Fathansyah (2012:2)[4], “Database adalah himpunan data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.”
Berdasarkan pendapat Anhar (2010:45),[7], “Database adalah sekumpulan tabel-tabel yang berisi data dan merupakan kumpulan dari field atau kolom. Struktur file yang menyusun sebuah database adalah Data Record dan Field”.
Sedangkan menurut Untung Raharja dkk dalam jurnal CCIT (2011:238),[8], ”Database adalah kumpulan fakta-fakta sebagai respresentasi dari dunia nyata yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu.”
Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa database adalah sekelompok data yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu yang terdiri dari sekumpulan tabel dan dapat di akses menggunakan sistem manajemen database.
Konsep Dasar Analisa
1. Definisi Analisa Sistem
Menurut Rosa (2013:18),[9], “Analisis Sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis sitem adalah suatu proses sistem yang secara umum digunakan sebagai landasan konseptual yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam suatu sistem tertentu.
2. Tujuan Analisa Sistem
Dikutip dalam Jurnal CCIT, tujuan utama “Tahap analisis adalah untuk memahami dan mencatatkan keperluan-keperluan dalam pengajaran erat pengolahan permintaan-permintaan yang terus menerus berubah”. (Tanti, 2009:208)[10]
- Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.
- Membantu para pengambil keputusan.
- Mengevaluasi sistem yang telah ada.
- Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun pembuatan laporan baru.
- Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem.
3. Tahapan Analisa Sistem
Menurut Wahana Komputer (2010:27),[11], Pada analisa sistem dikenal beberapa tahap yaitu :
- Identifikasi masalah yang ada pada sistem informasi tersebut.
- Memahami cara kerja sistem
- Melakukan analisa
- Melaporkan hasil analisa sistem. Hasil dari analisis itu sendiri adalah laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yag akan dibuat atau dikembangkan.
Analisa SWOT
1. Definisi Analisa SWOT
Menurut Hendro (2011:289),Kesalahan pengutipan: Tag <ref>
tidak sah;
nama tidak sah; misalnya, terlalu banyak ”Analisa SWOT adalah analisis masalah terhadap kegiatan penting yang sama pentingnya dengan proses pengambilan keputusan itu sendiri”.
Hendro. 2011. Dasar-Dasar Kewirausahaan. Jakarta:Erlangga.
Menurut Fahmi (2013:252),[12] SWOT adalah singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman), dimana SWOT ini dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang berorientasi profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi tersebut secara lebih komprehensif.
Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, dimana aplikasinya adalah:
- Bagaimana kekuatan-kekuatan (strengths) yang ada dapat dipergunakan untuk menciptakan kesempatan-kesempatan (opportunities) yang ada?
- Bagaimana cara mengatasi kelemahan-kelemahan (weaknesses) yang ada agar meningkatkan atau menciptakan kesempatan-kesempatan (opportunities) yang ada?
- Selanjutnya bagaimana kekuatan-kekuatan (strengths) mampu menghadapi atau menangkal ancaman-ancaman (threats) yang ada?
- Dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan-kelemahan (weaknesses) yang mampu menghindarkan dari ancaman (threats) yang mungkin terjadi?
2. Tujuan Analisa SWOT
Menurut Rangkuti (2011:197),[13] ”tujuan analisa SWOT yaitu membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan sehingga dari analisis tersebut dapat diambil suatu keputusan strategis suatu organisasi”.
Konsep Dasar Perancangan Sistem
Konsep Dasar Unified Modeling Language
Konsep Dasar Elisitasi
Black Box Testing
Teori Khusus
Konsep Dasar Arsip Elektronik
Literature Review
Definisi Literature Review
Penelitian Sebelumnya
BAB III
Gambaran Umum Perusahaan
Sejarah Singkat Perusahaan
Struktur Organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal Imigrasi
- Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi;
- Kepala Bagian Program dan Pelaporan;.
- Kepala Bagian Kepegawaian;
- Kepala Bagian Keuangan;
- Kepala Bagian Pengelolaan Barang Milik Negara dan Rumah Tangga;
- Kepala Bagian Humas dan Tata Usaha;
- Kelompok Jabatan Fungsional.
- Kepala Bagian Program dan Pelaporan;
- Kepala Subbagian Data dan Informasi;
- Kepala Subbagian Penyusunan Rencana dan Anggaran;
- Kepala Subbagian Peraturan Perundang-undangan;
- Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan.
Tugas dan Fungsi Bagian Program dan Pelaporan
- Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan rencana, program dan anggaran;
- Pengumpulan, pengolahan, penyajian data dan informasi;
- Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan Direktorat Jenderal Imigrasi
- Penyiapan bahan pengkajian, penyusunan dan perancangan, serta penghimpunan peraturan perundang-undangan di bidang keimigrasian.
- Pemimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga edukatif, mahasiswa, tenaga administrasi dan terhadap lingkungan.
- Merupakan wakil presiden direktur.
- membantu presiden direktur dalam berbagai kegiatan.
Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
Prosedur Sistem Yang Berjalan
Rancangan Prosedur Sistem Berjalan
Analisa Sistem Yang Berjalan
Metode Analisa Sistem
Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran
Konfigurasi Sistem Berjalan
- Processor : Pentium 4
- Monitor : 15”
- Keyboard : Standar
- Mouse : USB
- RAM : 2 GB
- Hardisk : 80 GB
- Printer : Laser Jet
- Scanner : Gambar Flatbed
- Microsoft Windows XP
- Adobe Reader
- ScanAll PRO
- Administrator/Staf Bagian Program dan Pelaporan
Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah
- Dibangun sistem yang dibutuhkan oleh user dengan dengan database yang terintegrasi agar mempermudah pekerjaan misalnya dengan menggunakan program aplikasi visual basic.
- Dibangun suatu sistem yang berbasiskan web, sehingga memungkinkan user atau Pimpinan dapat mengakses data kapan saja.
- Perkembangan penggunaan device berbasis web yang sangat pesat dan hampir setiap orang familiar menggunakan internet
- Dapat diakses kapan saja
- Memberikan informasi yang cepat bagi Pimpinan untuk mendukung pengambilan keputusan
User Requirement
Elisitasi Tahap I
Elisitasi Tahap II
- M pada MDI itu artinya Mandatory (Penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
- D pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
- I pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.
Elisitasi Tahap III
- T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
- O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
- E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.
- High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
- Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
- Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.
Final Draft Elisitasi
BAB IV
Rancangan Sistem Usulan
Prosedur Sistem Usulan
- Melakukan login sistem
- Sistem menampilkan menu home
- Menampilkan dan melakukan tambah, cari, edit dan delete pegawai
- Menampilkan dan melakukan tambah, cari, edit dan delete jenis surat
- Menampilkan dan melakukan tambah, cari, edit dan delete direktorat/bagian
- Menampilkan dan melakukan tambah, cari, edit dan delete detail surat
- Menampilkan dan melakukan pencarian, lihat dan pencetakan laporan
- Pimpinan melakukan login sistem
- Sistem menampilkan menu home pimpinan
- Menampilkan laporan
Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan
- Nama Use Case : Use Case Home
- Nama Use Case : Use Case Pegawai
Activity Diagram Yang Diusulkan
Sequence Diagram Yang Diusulkan
Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan
Rancangan Basis Data
Normalisasi
Spesifikasi Basis Data
Flowchart System yang diusulkan
Rancangan Program
Rancangan Prototipe
Konfigurasi Sistem Usulan
Spesifikasi Hardware
Aplikasi Yang Digunakan
Hak Akses
Testing
Evaluasi
Implementasi
Schedule
Penerapan
Estimasi Biaya
BAB V
Kesimpulan
Kesimpulan
- Sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian yang berjalan pada subbagian peraturan perundang-undangan Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini dirasa masih kurang optimal karena belum sistematis dan terstruktur dengan baik
- Sistem pengarsipan dokumen kebijakan keimigrasian belum berjalan cukup efektif dikarenakan dibutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencarian kembali arsip yang dibutuhkan oleh pengguna. Karena pencarian arsip yang cukup lama kerapkali dilakukan oleh beberapa staf sehingga para pegawai yang seharusnya bekerja justru membantu mencari arsip yang dicari, sehingga tidak efisien.
- Sistem aplikasi arsip digital ini dirancang melalui beberapa beberapa tahapan diantaranya dengan observasi, wawancara dan studi pustaka. Kemudian peneliti menganalisa dengan mengumpulkan kebutuhan pengguna melalui elisitasi tahap 1, tahap ke-2, tahap ke-3 dan elisitasi final. Penulis juga menggunakan metode analisa SWOT dan Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan sistem secara visual dan elisitasi untuk mengetahui kebutuhan user. Perancangan sistem aplikasi arsip digital ini dibuat dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sedangkan bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP, dengan database MySQL. Dengan adanya aplikasi arsip digital berbasiskan web ini dapat mempercepat waktu pencarian arsip yang sering diminta sewaktu-waktu oleh pengguna sehingga lebih cepat. Pimpinan dapat memonitor dan melihat rekapitulasi dokumen kebijakan peraturan keimigrasian yang telah dibuat oleh organisasi.
Saran
- Diperlukan pengembangan sistem yang lebih lanjut seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan organisasi secara menyeluruh, misalnya sistem aplikasi berbasis mobile agar dapat diakses melalui telepon pintar.
- Perlu dilakukan evaluasi dan pencatatan secara berkala agar sistem aplikasi arsip digital lebih up to date.
- Implementasi sistem arsip digital yang dapat diakses kapan saja dapat membantu pimpinan maupun pegawai dalam mendukung pengambilan keputusan dan melaksanakan program kegiatan untuk mencapai target yang sudah ditentukan.
DAFTAR PUSTAKA
- ↑ 1,0 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 1,6 1,7 1,8 Sutabri, Tata. 2012. “Konsep Sistem Informasi”. Yogyakarta: Andi
- ↑ Hartono, Bambang. 2013. “Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer”.Jakarta: PT. Rineka Cipta"
- ↑ Taufiq, Rohmat. 2013. “Sistem Informasi Manajemen”.Yogyakarta: Graha Ilmu"
- ↑ 4,0 4,1 Fathansyah. 2012. “Basis Data”. Bandung: Informatika
- ↑ Sutarman. 2012. “Pengantar Teknologi Informasi”. Jakarta: Bumi Aksara
- ↑ Mulyanto, Agus. 2009 "Sistem Informasi Konsep & Aplikasi." Yogyakarta: PustakaPelajar.
- ↑ Anhar. 2010. “Panduan Menguasai PHP dan Mysql secara Otodidak”. Jakarta: Mediakita
- ↑ Raharja, Untung dan Mia Novalia Hidayati. 2011. Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Metode DMQ Base Level." Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. CCIT Journal Vol. 4 No. 3, Mei 2011.
- ↑ Rosa, A.S., dan M. Shalahuddin. 2013. “Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek.”. Bandung: Informatika
- ↑ Tanti, Lili. 2009. “Pengembangan Perangkat Ajar Berbantuan Komputer Untuk Mempelajari Tata Bahasa Inggris”. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Journal CCIT Vol. 3 No. 2, Januari 2009.
- ↑ Wahana, Komputer. 2010. Shourtcourse SQL Server 2008 Express. Yogyakarta: Andi.
- ↑ Fahmi, Irham. 2013. Manajemen Strategi Teori dan Aplikasi. Bandung: CV. Alfabeta.
- ↑ Rangkuti, Freddy. 2011. Teknik Menyusun Strategi Korporat Yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja Dan Resiko. SWOT Balanced Scorecard. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.