Revisi per 25 Februari 2017 06.38

BAB III

3.1.3 Struktur Organisasi

===3.1.4 Tugas dan Tanggung Jawab===

1. Managing Director
   Tugas dan tanggung jawab Managing director adalah :
   
   1. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan
   2. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan
   3. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga keuntungan perusahaan
   4. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan pembelanjaan kekayaan perusahaan
   5. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar perusahaan
   6. Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi dan misi perusahaan
   7. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang.
   8. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan
2. Operasional director
   Tugas dan tanggung jawab Operasional Director adalah :
   1. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi seluruh pelaksanaan operasional perusahaan
   2. Membuat standar perusahaan mengenai semua proses operasional, produksi, proyek dan kualitas hasil produksi
   3. Membuat stategi dalam pemenuhan target perusahaan dan cara mencapai target tersebut
   4. Membantu tugas-tugas direktur utama
   5. Mengecek, mengawasi dan menentukan semua kebutuhan dalam proses operasional perusahaan
   6. Merencanakan, menentukan, mengawasi, mengambil keputusan dan mengkoordinasi dalam hal keuangan untuk kebutuhan operasional perusahaan
   7. Mengawasi seluruh karyawan apakah tugas yang dilakukan sesuai dengan standar operasional perusahaan
   8. Bertanggung jawab pada pengembangan kualitas produk ataupun karyawan
   9. Membuat laporan kegiatan untuk diberikan kepada direktur utama
   10. Bertanggung jawab pada proses operasional, produksi, proyek dan kualitas hasil produksi
3. Finance director
   Tugas dan tanggung jawab Finance director adalah :
   1. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasikeuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkanperusahaan secara akurat dan tepat waktu.
   2. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan danpembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepatwaktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
   3. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kasperusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang,sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasionalperusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
   4. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaranperusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untukmemastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalammenunjang kegiatan operasional perusahaan.
   5. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem danprosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannyauntuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalandengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.
   6. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuanganuntuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinanperusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhaninvestasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.
   7. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadapperaturan perpajakan
4. Vice Director Operational
   Tugas dan tanggung jawab Vice Director Operational adalah :
   1. Mengkoordinasi Manajer-manajer bidang dalam menjalankan fungsinya.
   2. Mengkoordinasi Manajer pengkaderan dalam peningkatan kualitas dan kuantitas anggota.
   3. Membantu Direktur dalam menjalankan tugas-tugasnya.
   4. Menjadi teladan yang baik bagi pengurus.
   5. Memotivasi pengurus yang lain.
   6. Mengontrol menajer pengkaderan dalam pe-ningkatan SDM
   7. Memberikan masukan bersifat konstruktif ke-pada Direktur dan pengurus
5. Vice director finance
   Tugas dan tanggung jawab vice director finance adalah :
   1. melakukan penelitian dan analisa keuangan termasuk masalah pajak
   2. melakukan verifikasi ulang atas semua bukti kas,penerimaan dan pengeluaran kas
   3. melakukan verifikasi atas semua buku penjualan tunai,faktur penjualan dan nota pembelian-
   4. serta bukti barang dari perusahaan ke konsumen
   5. menandatangani seluruh dokumen yang berkaitan dengan aministrasi perusahaan
   6. membuat evaluasi kegiatan perusahaan bidang keuangan
6. Senior Area Manager
   Tugas dan tanggung jawab Senior area manager adalah:
   1. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya
   2. Mengelola operasional harian perusahaan
   3. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan
   4. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan
   5. Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di perusahaan
   6. Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan degan maksimal
   7. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan efektif dan optimal
   8. Mengelola anggaran keuangan perusahaan
   9. Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan
   10. Membuat prosedur dan standar perusahaan
   11. Membuat keputusan penting dalam hal investasi, integrasi, aliansi dan divestasi
   12. Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan jangka menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan
   13. Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan
7. Acc, Fin & Tax Sr. Manager
   Tugas dan tanggung jawab Acc, Fin & dan Tax Sr. Manager adalah :
   1. Manajer Keuangan bekerja sama dengan manajer lain, bertugas merencanakan dan meramalkan beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perpencanaan umum keuangan perusahaan
   2. Manajer keuangan bertugas mengambil keputusan penting investasi dan berbagai pembiayaan serta semua hal yang terkait dengan keputusan tersebut
   3. Manajer keuangan bertugas dalam menjalankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan seefisien mungkin dengan menjalin kerja sama dengan manajer lainnya
   4. Manajer keuangan bertugas sebagai penghubung antara perusahaan dengan pasar keuangan sehingga bisa mendapatkan dana dan memperdagangkan surat berharga perusahaan
   5. Secara ringkas dari empat tugas utama manager keuangan di atas dapat kita simpulkan bahwa tugas utama manager keuangan berhubungan dengan keputusan investasi dan pembiayaan perusahaan yang berpengaruh terhadap laju pertumbuhan perusahaan.
   6. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan investasi
   7. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembelanjaan
   8. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan deviden
   9. Merencanakan, mengatur dan mengontrol perencaaan, laporan dan pembiayaan perusahaan
   10. Merencanakan, mengatur dan mengontrol arus kas perusahaan
   11. Merencanakan, mengatur dan mengontrol anggaran perusahaan
   12. Merencanakan, mengatur dan mengontrol pengembangan sistem dan prosedur keuangan perusahaan
   13. Merencanakan, mengatur dan mengontrol analisis keuangan
   14. Merencanakan, mengatur dan mengontrol untuk memaksimalkan nilai perusahaan
8. Area manager
   Tugas dan tanggung jawab Area Manager adalah :
   1. Memimpin organisasi.
   2. Mengatur dan mengendalikan organisasi.
   3. Mengembangkan organisasi.
   4. Mengatasi berbagai masalah yang dihadapi organisasi.
   5. Mengawasi dan mengendalikan organisasi.
   6. Menumbuhkan kepercayaan.
   7. Meningkatkan rasa tanggung jawab.
   8. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan organisasi.
   9. Menggali dan mengembangkan sumber daya yang dimiliki organisasi atau perusahaan.
9. ACCOUNTING MANAGER
   Tugas dan tanggung jawab Accounting manager adalah :
   1. Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis perusahaan
   2. Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca R/L
   3. Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat
   4. Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem akunting untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis
   5. Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akunting
   6. Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan
10. Finance Manager
    Tugas dan tanggung jawab Finance Manager adalah :
    1. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasikeuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkanperusahaan secara akurat dan tepat waktu.
    2. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
    3. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kasperusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
    4. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untukmemastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.
    5. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.
    6. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.
    7. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan
11. Purchasing manager
    Tugas dan tanggung jawab Managing director adalah :
    1. Menetapkan dan memelihara prosedur pembelian untuk mengendalikan aktifitas pembelian di AJB. Bumiputera.
    2. Mengesahkan dokumen pembelian sebelum dokumen dikirim ke pemasok.
    3. Memilih dan mengevaluasi serta memilih pemasok yang memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.
12. Area Supervisor
    Tugas dan tanggung jawab Area supervisor adalah :
    1. Melakukan inpeksi dan survey ke dalam dan keluar gedung secara terus-menerus untuk menentukan pekerjaan-pekerjaan yang mungkin diperlukan dari segi perawatan, peningatan, atau penambahan fasilitas yang kemudian ke pihak manajemen.
    2. Menangani keluhan-keluhan yang berhubungan dengan fasilitas gedung dan kemudian membuat work order ke bagian corrective maitenance, jika peralatan dan fasilitas yang dikeluhkan memerlukan penanganan lebih lanjut.
    3. Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua staff yang ada di area.
13. Accounting supervisor
    Tugas dan tanggung jawab Accounting supervisor adalah :
    1. Menyusun laporan keuangan bulanan (P/L Statement, Stock, Price Spread) dengan data yang terdapat dari system sebagai bahan rapat bulanan manajer-manajer di Perusahaan.
    2. Menyusun laporan keuangan bulanan (Balance Sheet, P/L Statement, Cash Flow) melalui Accounting system berdasarkan informasi keuangan yg ada di system sebagai informasi/kontrol keuangan dari perusahaan induk.
    3. Membuat laporan keuangan triwulanan untuk keperluan penyampaian informasi keuangan kepada manajemen dan pihak terkait lainnya.
    4. Menyusun laporan keuangan setengah tahunan (semester) untuk kepentingan pemeriksaan audit, bank, shareholder (internal & eksternal).
    5. Melakukan cek dan kontrol dari data-data pendukung transaksi akuntansi dari departemen-departemen terkait untuk memastikan transaksi keuangan disusun berdasarkan data/fakta yang ada.
    6. Melakukan aktifitas kompilasi/analisa anggaran dari seluruh departemen untuk keperluan estimasi anggaran keseluruhan perusahaan.
14. Finance supervisor
    Tugas dan tanggung jawab Finance Supervisor adalah :
    1. Melaksanakan kebijaksanaan (policy) perusahaan, sistem dan prosedur akuntasi serta pengawasan internal dengan baik dan benar.
    2. Menyetujui dan menandatangani pengeluaran uang kas perusahaan yang bersifat umum dan rutin sesuai denga batas jumlah pengeluaran yang telah ditetapkan.
    3. Memeriksa kelengkapan dan keabsahan Bukti Pengeluaran Kas/Bank sebagai media pembayaran perusahaan berikut dokumen pendukungnya sebelum diserahkan kepada Finance Manager atau Direksi untuk disetujuidan ditandatangani (authorized).
    4. Menyetujui dan menandatangani Bukti Penerimaan Kas/Bank sebagai media penerimaan perusahaan.
    5. Memeriksa dan menandatangani laporan harian kas /bank dan laporan Rekonsiliasi Bank sebelum diserahkan kepada Finance Manager
    6. Menyiapkan laporan rencana dan realisasi cash flow baik per minggu maupun per bulan
    7. Mengkoordinasikan, mengarahkan, membimbing dan mengawasi pelaksanaan kegiatan pembuatan invoice/tagihan dan faktur pajak serta penagihan atas atas piutang dagang perusahaan.
    8. Memeriksa dan menganalisis laporan hutang dagang perusahaan .
    9. Melaksanakan sistem dokumentasi (filling) yang baik dan rapi.
15. Warehouse manager
    Tugas dan tanggung jawab Warehouse manager adalah :
    1. Melakukan pengawasan pada penerimaan barang dari pemasok dan produksi.
    2. Lakukan pengawasan stok di gudang dan mengontrol persediaan.
    3. Melakukan pengawasan pelaksanaan
    4. Pastikan bahwa prosedur dan instruksi kerja dijalankan dengan baik.
16. Purchase manager
    
    1. Menerima dan mereview surat permintaan barang dari seluruh bagian baik yang harian maupun yang bulanan
    2. Melakukan pemeriksaan terhadap ketepatan pemeriksaan dengan anggaran dan atau kebutuhan
    3. Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan dan ketepatan pengiriman serta kualitas barang yang mereka tawarkan sebagai data untuk melakukan seleksi supplier
    4. Melakukan proses pembelian dari mulai permohonan, penawaran harga, penyiapan kelengkapan administrasi sampai kepada pengontrolan ketepatan pembelian
    5. Menyiapkan pembayaran melalui kas kecil lainnya dan pendataan pengeluaran tersebut
    6. Melakukan review dan rekap pembelian per bulan dan analisa ketepatan berdasarkan anggaran
    7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk kesesuaian spesifikasi barang dan waktu pengiriman
17. Logistik SPV
    
    1. Menyusun, bersama-sama dengan Penanggungjawab Logistik di semua area, kebijakan dan strategi logistik perusahaan untuk menjadi acuan dalam pengelolaan logistik dalam menunjang pengadaan kebutuhan barang di setiap tempat.
    2. Menganalisa total kebutuhan barang dan mengatur penyediaan, pengadaan, dan pengiriman barang sedemikian rupa agar alokasi barang di setiap tempat dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu.
    3. Mengumpulkan informasi tingkat persediaan (stock level) di setiap tempat, melakukan stock opname secara berkala dan menganalisa jumlah dan jenis persediaan barang di gudang untuk mengontrol akurasi data persediaan dan tingkat persediaan yang sehat di setiap tempat
    4. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengiriman barang dari pemasok dan atau gudang, termasuk menentukan ekspedisi dan rute, untuk memastikan pengiriman dilakukan dengan tepat waktu dan efisien, serta barang diterima oleh setiap cabang sesuai dengan yang telah ditentukan.
    5. Menerima dan memproses permintaan barang dari setiap tempat, dan mengontrol pengiriman barang dari pemasok (supplier) agar barang dapat diterima oleh gudang, sesuai dengan waktu, kuantitas, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan.
    6. Menyusun anggaran biaya logistik dan menjaga agar kegiatan operasional dapat berjalan dengan efisien dan efektif sesuai anggaran yang telah dialokasikan
18. Team Leader
    
    1. Membuat schedule kegiatan atau jadwal kegiatan pekerjaan.
    2. Memonitor atau memantau progress pekerjaan yang dilakukan tenaga ahli.
    3. Bertanggung jawab dalam melaksanakan supervisi langsung dan tidak langsung kepada semua karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya, antara lain memberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat mencapai tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan dapat menerapkan sikap disiplin kepada karyawan sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan.
    4. Bertanggung jawab dalam melaksanakan koordinasi dalam membina kerja sama team yang solid.
    5. Bertanggung jawab dalam mencapai suatu target pekerjaan yang telah ditetapkan dan sesuai dengan aturan.
    6. Mengkoordinir seluruh aktifitas Tim dalam mengelola seluruh kegiatan baik dilapangan maupun dikantor.
    7. Bertanggung jawab terhadap Pemberi Pekerjaan yang berkaitan terhadap kegiatan tim pelaksana pekerjaan.
    8. Membimbing dan Mengarahkan anggota team dalam mempersiapkan semua laporan yang diperlukan.
    9. Melakukan pengecekan hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan.
    10. Melaksanakan presentasi dengan direksi pekerjaan dan instansi terkait.
19. Colection
    1. Melakukan monitoring / penagihan / penarikan unit atas kontrak konsumen yang past due (tertunggak)
    2. Memeriksa daftar penerimaan bukti setoran dari Staff Adm/Kasir. (khusus konsumen yang telah past due lebih dari 3 hari)
    3. Bertanggung jawab atas bukti setoran (TTS) yang diterima dari Staff Adm. Collection.
    4. Melakukan penagihan atas seluruh bukti setoran yang diterima dari Staff Adm. Collection tanpa kecuali.
    5. Harus melakukan penyetoran atas hasil tagihan yang dilakukan baik tunai maupun giro kepada Staff Kasir pada sore harinya.
    6. Membuat laporan harian atas bukti setoran yang diterimanya dan hasil penagihan pada hari itu serta bukti setoran yang tidak tertagih.
    7. Melaporkan kepada Head Collection atas bukti setoran yang tidak tertagih beserta alasan dan tindakan yang telah diambil
    8. Melaporkan secara rutin kepada Head Collection mengenai perkembangan kasus yang dibebankan kepadanya dan input-input atas penyelesaian kasus-kasus yang ditanganinya
    9. Melakukan tindakan negosiasi dan persuasif dalam penyelesaian kasus
    10. Membuat laporan kunjungan harian (call report)
    11. Mencapai target individu yang sudah ditetapkan oleh perusahaan
    12. Melindungi dan memelihara asset perusahaan
    13. Melaksanakan seluruh pekerjaan yang dibebankan perusahaan
    14. Menjalin kerjasama yang baik antara sesama karyawan
20. Adm Acc, Fin & Tax
    
    1. Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang.
    2. Membuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu.
    3. Menerima, memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu.
    4. Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan dan ketersediaan kas kecil yang efektif.
    5. Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran.
    6. Memeriksa laporan rekonsiliasi untuk memastikan data terinput dengan benar.
    7. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.
    8. Melakukan stock opname setiap akhir bulan untuk melihat ada/tidaknya selisih jumlah barang di gudang dan catatan di keuangan.
21. Dellivery Staff
    
    1. Menerima PO dan membuat surat jalan
    2. Mengatur pengiriman barang sampai ke customer
    3. Menghitung pengeluaran barang / produk setiap hari
    4. Melakukan filling dokumen dan entry data
22. Koordinator
    
    1. Mengetahui beban orang yang dibawahnya, apakah overload/underload atau normal
    2. Mengetahui apa yg dikerjakan orang yang dibawahnya
    3. Mengetahui target yg dikerjakan orang yang dibawahnya
    4. Memastikan bahwa orang yang dibawahnya selalu memiliki pekerjaan sesuai dengan beban kerja mereka masing-masing.
    5. Mencarikan pekerjaan agar orang yang dibawahnya memenuhi pekerjaan mereka.
    6. Memberikan arahan/solusi jika orang dibawahnya mengalami salah arah atau kesulitan
    7. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang dibawahnya
    8. Bertanggung jawab atas penyelesaian pekerjaan orang yang dibawahnya dan pekerjaan itu sendiri.
23. Cleaner
    1. Membersihkan meja,computer dan telepon.
    2. Membersihkan kursi
    3. Membuang sampah
    4. Membersihkan kaca indoor atau Outdoor.
    5. Membersihkan sawang-sawang
    6. Membersihkan kamar mandi meliputi.
    7. Membersihkan Langit-langit atau sawang-sawang .
    8. Membersihkan lampu kamar mandi
    9. Membersihkan dinding kamar mandi
    10. Membersihkan wastafel dan Cermin
    11. Membersihkan Closet
    12. Menyikat atau mengepel kamar mandi
    13. Membersihkan alat pemadam kebakaran
    14. Membersihkan tempat puntung rokok
    15. Membersihkan Halaman ( menyapu )
    16. Perawatan bunga (menyiram Pemupukan,menggemburkan tanah)
    17. Menyapu lantai atau melobby
    18. Mengepel lantai dll

Analisa BSC

Empat Perspektif Balanced Scorecard

Karakteristik Balanced Scorecard

1. Financial (A)
2. Customer (B)
3. Business Process (C)
4. Learn & Growth (D)

1. Financialpoint – A
2. FinanceDepartment
3. Customerpoint - B
4. MarketingDepartment
5. DeliveryDepartment
6. BusinessProcesspoint - C
7. ProductionDepartment

1. MaterialWarehouseDepartment
2. Learn&Growthpoint – D
3. HRD&GeneralAffairsDepartment

Analisa Batasan Sistem