Revisi per 12 Februari 2015 11.38

ABSTRAKSI

Suatu sistem dibuat untuk menangani suatu kegiatan yang berulang kali atau rutin terjadi dalam sistem tersebut dan untuk mencapai tujuan yang akan dicapai. PT Mitra Pinasthika Mustika Rent merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan jasa rental dengan jaringan kerja dan layanan hampir di seluruh Indonesia, memiliki 23 SRA (Service Respresentative Area). Petty cash merupakan sarana yang diberikan oleh perusahaan untuk membiayai seluruh kegiatan pada SRA, dalam pengolahan data transaksi tersebut masih belum optimal karena mengunakan sistem pencatatan manual (tulis tangan) dan Ms. Excel, tentu saja hal ini membuat kurangnya kerapihan dalam administrasi, menghambat proses kegiatan operasional, karena seringnya terjadi kesalahan hitung dan penyajian laporan petty cash yang tidak tepat waktu. Dengan permasalahan yang ada, maka penyusun mengusulkan sistem dan metode yang lebih baik dalam melakukan pengolahan data petty cash, yaitu dengan menggunakan sistem berbasis web, dengan menggunakan metode analisa dan perancangan berorientasi objek. Sistem ini penyusun tuangkan ke dalam sebuah laporan “Sistem Informasi Akuntansi Monitoring Budget Kas Kecil (Petty Cash) SRA Berbasis WEB Menggunakan Metode Imprest Fund di PT Mitra Pinasthika Mustika Rent”. Dengan harapan dapat berguna bagi semua pihak terutama bagi SRA departemen operasional branch support di PT Mitra Pinasthika Mustika Rent. Hasil dari aplikasi ini dapat mengoptimalkan kinerja dengan memudahkan user (admin dan SRA) dalam mengolah data petty cash, mempermudah dalam merekap data, menyajikan laporan tepat pada waktunya dan mengurangi pemakaian alat tulis dan kertas sehingga berdampak pada menurunnya biaya operasional perusahaan.

Kata Kunci : Petty cash, SRA, Rental mobil, Imprest Fund.

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Segala puji dan syukur penyusun panjatkan kepada Allah SWT Tuhan semesta alam yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan Skripsi ini.

Laporan skripsi ini dibuat berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penyusun di PT Mitra Pinasthika Mustika Rent. Lebih tepatnya di bagian operational luar kota yang mengambil judul “Sistem Informasi Akuntansi Monitoring Budget Petty Cash SRA Berbasis Web Menggunakan Metode Imprest Fund di PT Mitra Pinasthika Mustika Rent.” Penyusun menyadari jika tanpa bantuan dan dorongan dari setiap pihak, maka Laporan skripsi ini tidak akan terwujud dan selesai tepat pada waktunya.

Dalam kesempatan ini penyusun menyampaikan rasa terima kasih, khususnya kepada kedua orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta do’a untuk keberhasilan penyusun. Serta tak lupa penyusun sampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku ketua STMIK Raharja.

2. Sugeng Santoso, M.Kom, selaku pembantu ketua 1 bidang akademik.

3. Nur Azizah,M.Akt.,M.Kom, selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi yang telah memberikan waktu dan informasinya.

4. Meta Amalya Dewi, M.Kom, selaku dosen pembimbing pertama yang telah membantu memberikan kritik, saran, waktu dan masukan yang membangun dalam pembuatan laporan ini.

5. Himawan, M.Kom, selaku dosen pembimbing kedua yang telah membantu memberikan kritik, saran, waktu dan masukan yang membangun dalam pembuatan laporan ini.

6. Sagara Yudha, S.Kom selaku manager operational PT Mitra Pinasthika Mustika Rent dan sebagai pembimbing lapangan yang telah memberikan kesempatan serta memberikan informasi kepada penyusun untuk melaksanakan penelitian ini.

7. Seluruh staff PT Mitra Pinasthika Mustika Rent yang telah bekerjasama selama melakukan penelitian.

8. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuannya kepada penyusun.

9. Seluruh teman dan sahabat yang telah membantu dan memberikan support serta masukkan yang membangun.

Penyusun menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan Laporan skripsi ini jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun dalam penyusunan Laporan skripsi ini sangat penyusun harapkan.

Akhir kata penyusun berharap Laporan skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat di kemudian hari, Amin ya robbal alamin.

BAB I

Latar Belakang Masalah

Di jaman teknologi yang semakin berkembang saat ini kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangatlah penting, didukung dengan sistem yang terkomputerisasi semakin mempermudah dalam mendapatkan suatu informasi yang dibutuhkan. Teknologi informasi merupakan hal yang penting pada suatu perusahaan. Karena keberhasilan suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh bagaimana perusahaan tersebut mengembangkan teknologi informasi sebagai penunjang berjalannya proses bisnis.

PT Mitra Pinasthika Mustika Rent (MPM Rent) merupakan salah satu anak perusahaan PT MPM Group bergerak yang dibidang jasa penyewaan kendaraan jangka pendek dan jangka panjang serta layanan terkait lainnya dengan memiliki lebih dari 20.000 armada kendaraan dan 3000 Driver yang dikelola oleh lebih dari 23 outlet layanan dan jaringan kerja di seluruh Indonesia dengan 3 (tiga) kantor cabang yaitu Surabaya, Balikpapan dan Banjarmasin.

Di mana dalam kegiatan kerja tersebut perusahaan memberikan anggaran berupa petty cash (kas kecil) terhadap masing-masing SRA (Service Respresentative Area), besaran anggaran itu sendiri ditentukan berdasarkan daerah dan jumlah unit pada area tersebut. petty cash atau kas kecil digunakan untuk memfasilitasi pembayaran atau pengeluaran dalam jumlah kecil, yang biasanya tidak dibayar dengan menggunakan cek seperti biaya perjalanan dinas, BBM (Bahan Bakar Minyak), tol, parkir dan biaya lain-lain sesuai dengan bisnis perusahaan. Dalam hal ini SRA bertanggung jawab dalam mengatur dan mengendalikan pengeluaran biaya operasional di areanya agar semua kegiatan berjalan dengan baik dan tepat waktu. Namun karena terbatasnya sistem pada daerah-daerah SRA, maka sistem yang berjalan saat ini masih menggunakan format Ms. Excel, hal ini membuat kurangnya kerapihan dalam sistem administrasi dan pengawasan terhadap pengelolaan petty cash serta berdampak pada laporan dan kegiatan-kegiatan lainnya.

Dengan latar belakang inilah penyusun ingin melakukan penelitian tentang sistem pengelolaan petty cash SRA (Service Respresentative Area) di PT MPM Rent dengan metode pencatatan dana tetap (Imprest Fund) dengan judul “Sistem Informasi Akuntansi Kas Kecil (Petty Cash) Monitoring Budget SRA Berbasis WEB Menggunakan Metode Imprest Fund di PT Mitra Pinasthika Mustika Rent”.

Rumusan Masalah

Adapun perumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini antara lain :

1. Bagaimanakah sistem pengelolaan data petty cash yang ada pada SRA di PT MPM Rent sekarang?

2. Bagaimanakah merancang sistem petty cash SRA di PT MPM Rent yang mudah diakses agar sesuai dengan kebutuhan hingga mendapatkan informasi yang cepat dan tepat ?.

3. Bagaimanakah keuntungan-keuntungan sistem pengelolaan petty cash pada SRA yang akan diusulkan di PT MPM Rent ?.

Ruang Lingkup Masalah

Agar penelitian ini tidak melebar, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan masalah. Adapun ruang ringkup permasalahan yang akan dibahas sebagai berikut:

1. penyusun hanya membatasi tentang monitoring atau pengawasan dalam pengelolaan petty cash pada SRA yang ada di dalam unit usaha rental.

2. Proses penentuannya dimulai dari proses pengadaan dana kas kecil tersebut kemudian pengeluaran atas pemakaian, menghitung dan merekap biaya-biaya apa saja yang dikeluarkan selama satu periode, proses pengisian kembali kas kecil (reimbursement), hingga penyajian laporan petty cash kepada pimpinan.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui siklus pengelolaan sistem petty cash SRA, kelebihan dan kekurangan sistem yang berjalan di PT Mitra Pinasthika Mustika Rent.

2. Untuk merancang sistem petty cash SRA di PT MPM Rent yang mudah diakses agar sesuai dengan kebutuhan hingga mendapatkan informasi yang cepat dan tepat.

3. Untuk mengetahui keuntungan-keuntungan sistem pengelolaan petty cash yang akan diusulkan dan memberikan kesempatan kepada peneliti untuk menerapkan serta memperluas wawasan penerapan teori yang telah di terima.

Manfaat Penelitian

Dari hasil penelitian yang dilakukan, diharapkan mampu memberikan manfaat diantaranya :

1. Teridentifikasinya sistem petty cash pada SRA yang sedang berjalan di PT MPM Rent, Kelebihan dan kekurangan pada sistem tersebut.

2. Dapat merancang sistem petty cash SRA di PT MPM Rent yang mudah diakses agar sesuai dengan kebutuhan hingga mendapatkan informasi yang cepat dan tepat.

3. Dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang terjadi dengan dirancangnya sistem pengelolaan petty cash yang mudah diakses dan diharapkan dapat memberi masukkan kepada perusahaan agar dapat menjadi lebih baik dimasa yang akan datang.

Metodologi Penelitian

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini, penyusun menggunakan beberapa metode diantaranya :

Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan oleh penyusun yaitu lebih cenderung pada jenis penelitian yang deskriptif, yaitu meneliti atas dasar kegiatan-kegiatan yang dilihat secara langsung. Dari metode penelitian ini peneliti dapat menganalisa tentang sistem petty cash SRA yang sedang berjalan di PT MPM Rent dan bagaimana merancang sistem yang memang dapat memenuhi kebutuhan pada SRA di PT MPM Rent.

Metodologi Pengumpulan Data

1. Metodologi Observasi

Merupakan cara pengumpulan data yang dilakukan dengan peninjauan langsung dengan melakukan pengamatan dan melaksanakan pencatatan sistematis terhadap unsur yang diteliti di PT MPM Rent untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan.

2. Metodologi Wawancara

Metode pengumpulan data dengan cara wawancara atau tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait secara lisan kepada stakeholder Bapak Sagara Yudha selaku Manager operational, Bapak Dedy Sulistyo selaku Supervisor Branch support dan Ibu Tuti selaku Admin Support petty cash di PT MPM Rent.

3. Metodologi Studi Pustaka

Penelitian yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang terkait dengan permasalahan yang akan di teliti penyusun mendapatkan data dengan cara membaca buku–buku atau literatur–literatur yang ada dan melalui sumber–sumber dari kepustakaan yang berhubungan dengan sistem akuntansi petty cash (kas kecil), merangkum dan mengutip data sebagai acuan penyusun.

Metodologi Analisis

Setelah proses pengumpulan data dilaksanakan melalui beberapa teknik, maka data yang sudah ada akan diolah dan dianalisa supaya mendapatkan suatu hasil akhir yang bermanfaat bagi penelitian ini.

Metode analisa sistem yang digunakan oleh penyusun yaitu dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language) yang meliputi adanya Diagram Usecase dan Diagram Activity, dan menggunakan analisis CSF (Critical Success Factor) dengan menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan,

Kemudian untuk rancangan sistem baru yang peneliti ajukan, yaitu dengan menggunakan tahapan-tahapan elisitasi. Diantaranya dengan menggunakan Elisitasi Tahap I, Elisitasi Tahap II, Elisitasi Tahap III, dan Draft Final Elisitasi.

Metodologi Perancangan

Dalam metode rancangan ini penyusun menggunakan UML (Uniefied Modeling Language) Visual Paradigm yang merupakan sistem arsitektur yang bekerja dalam OOAD (Object Oriented Analysis and Design). Selain itu juga penyusun menggunakan bahasa pemrograman PHP, database server MySQL, Dreamweaver.

Metode Testing