PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN

BAGIAN CUSTOMER SERVICE BERBASIS WEB

PADA PT. TRANSCOSMOS INDONESIA

SKRIPSI

Disusun Oleh :

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

UNIVERSITAS RAHARJA

TANGERANG

TA. 2019/2020

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN

BAGIAN CUSTOMER SERVICE BERBASIS WEB

PADA PT. TRANSCOSMOS INDONESIA

Disusun Oleh :

Tangerang, 20 Januari 2020

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN

BAGIAN CUSTOMER SERVICE BERBASIS WEB

PADA PT TRANSCOSMOS INDONESIA

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, 20 Januari 2020

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN

BAGIAN CUSTOMER SERVICE BERBASIS WEB

PADA PT TRANSCOSMOS INDONESIA

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

2019/2020

Disetujui Oleh :

Tangerang, 20 Januari 2020

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN

BAGIAN CUSTOMER SERVICE BERBASIS WEB

PADA PT TRANSCOSMOS INDONESIA

Disusun Oleh :

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana baik di lingkungan Universitas Raharja maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, 20 Januari 2020

)*Tanda tangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAK

Sistem penilaian kinerja karyawan bagian customer service yang berjalan pada PT. Transcosmos Indonesia masih menggunakan Google Drive. Hal ini tentunya merepotkan karena harus menangani file yang banyak, terlebih lagi jika terjadi perubahan nilai yang mengharuskan mengulang proses penggabungan dari awal.. Oleh karena itu, perlu dibangun sistem berbasis web dengan bertujuan agar data dapat tersimpan dalam database dan diolah oleh sistem, mempermudah pengecekan, penginputan dan laporan data penilaian kinerja karyawan. Adapun dalam membangun sistem ini, menggunakan analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, and Threath) ,UML (Unified Modelling Language) sebagai alat bantu yang dapat menggambarkan alur prosedur dalam bentuk objek, elisitasi kebutuhan sistem, dan metode testing yaitu Black Box Testing, dalam pembuatan programnya menggunakan bahasa pemrograan PHP (Hypertext Preprocessor) dengan MySQL (My Structured Query Language) untuk pengolahan database.

Kata kunci: Sistem, Informasi, Penilaian, Kinerja, Web, Karyawan, Customer Service, Admin

ABSTRACT

Employee performance appraisal system for customer service that runs on PT. Transcosmos Indonesia still uses Google Drive. This is certainly inconvenient because they have to handle a lot of files, especially if there is a change in value that requires repeating the merging process from scratch. Therefore, it is necessary to build a web-based system with the aim that data can be stored in a database and processed by the system, making it easier to check , inputting and reporting employee performance appraisal data. As for building this system, using SWOT analysis (Strength, Weakness, Opportunity, and Threath), UML (Unified Modeling Language) as a tool that can describe the flow of procedures in the form of objects, elicitation of system requirements, and testing methods namely Black Box Testing, in making the program using the PHP (Hypertext Preprocessor) programming language with MySQL (My Structured Query Language) for database processing.

Keywords: Systems, Information, Assessment, Performance, Web, Employees, Customer Service, Admin

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta karunia-Nya, karena penulis dapat menyelesaikan penulisan skirpsi ini yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan Bagian Customer Service Berbasis Web Pada PT. Transcosmos Indonesia”.

Tujuan penulisan Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan Strata 1 Program Studi Sistem Informasi pada Universitas Raharja.

Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada:

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih jauh darisempurna.

Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.

Tangerang, 20 Januari 2020

DAFTAR GAMBAR

DAFTAR TABEL

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL FLOWCHART (DIAGRAM ALIR)

Perkembangan teknologi yang sangat pesat pada era globalisasi ini telah memberikan banyak manfaat dalam kemajuan dengan berbagai aspek. Hampir disemua kegiatan telah menggunakan teknologi sistem informasi sebagai penunjang kegiatannya. Teknologi juga telah mendorong manusia untuk memudahkan menyelesaikan pekerjaan yang dimiliki. Penggunaan teknologi oleh manusia dalam membantu meyelesaikan pekerjaan merupakan hal yang menjadi suatu keharusan baik untuk individu maupun organisasi.

Dalam perusahaan, karyawan merupakan salah satu fakor penting yang harus diperhatikan oleh untuk mencapai tujuan. Di sini dituntut kemampuan perusahaan dalam mengelola sumber – sumber daya secara terencana terutama sumber daya manusia sebagai tenaga pelaksana operasional perusahaan untuk menghasilkan daya guna dn hasil dalam setiap kegiatan perusahaan.

Penilaian kinerja merupakan suatu proses organisasi dalam menilai untuk kerja pegawainya. Tujuan dilakukannya penilaian kinerja secara umum adalah untuk memberikan feedback kepada pegawai dalam upaya memperbaiki tampilan kerjanya dan upaya meningkatkan produktivitas, organisasi, dan secara khusus dilakukan dalam kaitannya dengan berbagai kebijaksanaan terhadap pegawai seperti untuk tujuan promosi, kenaikan gaji, adanya insentif tambahan dan sebagainya. Sehingga penilaian kinerja dapat menjadi landasan untuk penilaian sejauh mana kegiatan SDM seperti perekrutan, seleksi, penempatan dan pelatihan dilakukan dengan baik, dan apa yang akan dilakukan kemudian seperti penggajian, perencanaan karir, dan lain-lainnya yang tentu saja merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia.

PT. Transcosmos Indonesia adalah salah satu perusahaan penyedia layanan jasa seperti customer service terbesar di Indonesia yang bekerja saama dengan berbagai platform yaitu Tokopedia, Shopee, Traveloka, Nestle, dan sebagainya. Tingkat persaingan kerja yang semakin besar mendorong karyawan untuk lebih meningkatkan kinerjanya dan memberikan kinerja yang terbaik. Hampir semua karyawan mendambakan untuk mendapatkan karir di perusahaan tempat berkerja, karena pada dasarnya karyawan menginginkan pendapatan yang lebih tinggi, bonus dan fasilitas yang diberikan oleh perusahaan

Hasil penilaian kinerja menunjukkan apakah sumber daya manusia pada perusahaan tersebut sudah memenuhi target atau sasaran baik secara kualitas maupun kuantitas yang dikehendaki oleh PT. Transcosmos Indonesia sehingga perusahaan dapat memberikan jenang karir yang sesuai dengan hasil penilaian kinerja dan peraturan yang berlaku.

Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dalam usaha pelayanan jasa customer service yaitu PT. Transcosmos Indonesia tidak menutup diri dalam menghadapi masalah-masalah yang terkait dengan karyawan khususnya dalam peningkatan karir pada karyawannya. PT. Transcosmos Indonsia merasa perlu mengambil langkah yang tepat dalam menangani masalah karir karyawan melalui penerapan penilaian kinerja karyawan.

Oleh karena itu perlu adanya sistem informasi berbasis web untuk mengolah data-data tersebut yang sebelumnya menggunakan Google Drive. Sehingga dengan adanya sistem informasi ini, admin tidak perlu manual untuk input nilai dan kesulitan mencari data karyawan. Admin cukup memasukkan data nilai kinerja karyawan ke dalam aplikasi system tersebut dan dengan otomatis akan tersimpan ke dalam database yang nantinya seluruh karyawan dapat melihat dengan mudah untuk penilaiannya dengan menggunakan ID dan password mereka maisng-masing. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan akan mempermudah kerja admin dalam mengolah data penilaian kinerja karyawan. Berdasarkan uraian di atas, maka peneliti mengajukan judul dalam penelitian ini yaitu ““PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN BAGIAN CUSTOMER SERVICE BERBASIS WEB PADA PT. TRANSCOMOS INDONESIA””.

Berdasarkan latar belakang yang sudah dikemukakan diatas maka permasalaham yang sedang dihadapi oeh PT. Transcosmos Indonesia, dan yang akan dibahas dalam penelitian ini :

Dalam penelitian skirpsi ini peneliti ingin menjelaskan ruang lingkup sistem informasi yang ada di PT. Transcosmos Indonesia, oleh karena itu peneliti membatasi ruang lingkup permasalahan yaitu penelitian terbatas pada sistem penilaian kinerja karyawan bagian customer service yang meliputi Absensi, Lateness, Quality Monitorig (QM), Customer Satisfaction (CSAT), Surat Pembaca, Average Handling Time (AHT), dan Finding.

Dalam penyusunan laporan skripsi ini peneliti mempunyai beberapa tujuan penelitian sebagai berikut :

Manfaat yang didapat dari hasil penelitian ini berdasarkan latar belakang laporan yang telah dianalisa oleh peneliti adalah :

Untuk memperoleh data yang dibutuhkan, penelitian ini menggunakan beberapa metode sebagai berikut .

Metode yang digunakan dalam mengumpulkan data yaitu:

Dalam hal menganalisa data, metode yang digunakan adalah Analisa SWOT dapat berupa Kekuatan (Strenghts), Kelemahan (Weaknesses), Kesempatan (Opportunity) dan Ancaman (Threat). Penelitian ini menggunakan metode analisa SWOT karena saat akan membuat suatu rancangan sistem selayaknya sudah mengevaluasi tentang Strenghts, Weaknesses, Opportunity dan juga Threat yang ada pada perusahaan guna pembuatan sistem pada perusahaan tersebut. Sehingga untuk menemukan masalah-masalah yang akan ditemui maka diadakan analisa sistem yang ada agar sistem yang baru dapat mengatasi kelemahan tersebut.

Perancangan sistem dilakukan setelah tahap analisa selesai. Pada tahap perancangan atau tahap dalam mendesain merupakan tahap yang menentukan proses sistem yang baru. Oleh karena itu dalam perancangan sistem yang digunakan yaitu, Sublime Text 3 untuk mengcoding script program, Visual Paradigm for UML Interprise Edition digunakan untuk membuat model diagram, XAMPP, dan web browser yang digunakan untuk membuka web yang sudah dirancang yaitu Google Chrome.

Metode pengujian ini digunakan pada saat menguji atau mendeteksi kesalahan yang ada pada sistem baru yang telah selesai dibuat. Pada metode pengujian ini yang digunakan adalah Black-Box Testing. Ada pula Black-Box testing itu sendiri adalah metode uji coba yang memfokuskan pada fungsional software yang ada.

Agar lebih memperjelas dan memudahkan pembaca dalam memahami objek yang dibahas, penulisan penelitian Skripsi ini dibagi menjadi lima bab dan akan dijelaskan secara detail. Adapun sistematika penulisan yang dimaksud adalah:

BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi penjelasan secara umum tentang latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan teori yang membahas sistem sesuai dengan keterkaitan dengan penelitian yang sedang dijalani. Definisi yang diambil dari kutipan-kutipan buku yang berkaitan serta beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian seperti perancangan, sistem, penilaian, kinerja, dan customer service.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini berisi tentang sejarah singkat tentang perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang yang ada pada perusahaan, analisa sistem saat ini, metode analisis SWOT, tahapan elisitasi, serta permasalahan atau kendala yang ada pada sistem penilaian kinerja karyawan yang sedang berjalan saat ini dan solusi dari permasalahan yang ada.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Bab ini merupakan penjabaran dari sistem usulan yang berupa rancangan sistem penilaian kinerja karyawan bagian customer service pada PT. Transcosmos Indonesia.

BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang dapat diberikan dari hasil penelitian yang dilakukan, agar dapat berkembang untuk sistem yang lebih lanjut lagi.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

Perancangan atau desain secara etimologi, berasal dari kata "designo" (Italia) yang secara gramatikal berarti gambar. Adapun secara terminologi, Perancangan adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh.

Berikut ini adalah beberapa definisi perancangan sistem menurut beberapa ahli diantaranya :

Menurut Stair yang dikutip oleh Maimunah, dkk dalam Jurnal CERITA Vol.2 No.2 (2016:203), ^[1] mengatakan “Perancangan sistem adalah fase pengembangan sistem yang mendefinisikan bagaimana sistem informasi akan melakukan perancangan untuk mendapatkan solusi pemecahan masalah”.

Perancangan sistem menurut Kausar, dkk dalam jurnal Prosisko (2015:22) ^[2] adalah “Pengembangan sistem dari sistem yang sudah ada atau sistem yang baru, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru”.

Menurut Budi Santoso dalam Jurnal Teknologi Informasi MURA (2018:100) ^[3] “Perancangan sistem adalah tahap yan dilakukan setelah melakukan analisis sistem, pendefinisian kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dibangun, dan persiapan untuk merancang bangun implementasi sistem dengan menggambarkan sistem yang akan dibangun”.

Dari beberapa kutipan diatas bisa diambil sebuah kesimpulan. Perancangan sistem adalah suatu proses perencanaan atau penyusunan sistem yang sebelumnya telah di analisa sehingga bisa dijadikan sebuah sistem informasi akurat yang bermanfaat bagi penggunanya.

Menurut Muharto dan Arisandy (2016:103) ^[4] mengatakan “Tujuan perancangan sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai (user). Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menghasilkan rancangan bangun yang lengkap kepada pemrograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat dalam pengembangan atau pembuatan sistem”.

Secara etimologi, kata Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Kata sistem ini sering digunakan sebagai Istilah yang dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Secara terminologi, pengertian Sistem adalah kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.

Menurut Sri Rahayu, dkk (2018:03) ^[5], “Sistem adalah suatu himpunan suatu “benda” nyata atau abstrak yang terdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaiatan, berhubungan, berketergantungan, saling mendukung yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif “.

Menurut Hengki Tamando Sitohang dalam jurnal Informatika Pelita Nusantara (2018:7) ^[6] mengatakan “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Menurut Anggraeni dan Irviani (2017:2) ^[7], “Sistem adalah kumpulan orang yang saling bekerja sama dengan ketentuan-ketentuan aturan yang sistematis dan terstruktur untuk membentuk satu kesatuan yang melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai tujuan”.

Sehingga dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari procedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Menurut Hutahaean (2015:3-5) ^[8]. Di dalam sistem terdapat beberapa karakteristik atau sifat tertentu, yaitu komponen, batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukkan sistem (input), keluaran sistem (output), pengolah sistem, sasaran sistem.

Berikut ini adalah penjelasan dari karakteristik sistem :

Menurut Hutahaean (2015:6-7) ^[8], mengatakan bahwa sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa sudut pandang :

Secara etimologi, kata informasi ini berasal dari kata bahasa Perancis kuno informacion mengambil istilah dari bahasa Latin yaitu informationem yang berarti “konsep, ide atau garis besar".

Sedangkan secara terminologi, informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Menurut Agustinus Haryanta, dkk dalam Jurnal Sisfotek Global (2017:88) ^[9]. “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.

Menurut Euis Siti nur Aisyah dalam Jurnal Sensi (2017:24)^[10], “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Oleh karena itu dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan fakta-fakta yang telah diolah menjadi bentuk data, sehingga dapat menjadi lebih berguna dan dapat digunakan oleh siapa saja yang membutuhkan data-data tersebut sebagai pengetahuan ataupun dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.

Menurut Muhammad Muslihudin dan Oktafianto (2016:12) ^[11]. menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut :

Suatu informasi memiliki nilai karena informasi tersebut dapat menjadikan keputusan yang baik serta menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat).

Menurut Nur Azizah, dkk dalam Jurnal SENSI (2017:17) ^[12], ada 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi yaitu sebagai berikut :

Secara etomologi, istilah “data” berasal dari bahasa Latin, yaitu “Datum” yang artinya sesuatu yang diberikan. Sedangkan secara terminologi, pengertian data adalah sekumpulan keterangan atau fakta mentah berupa simbol, angka, kata-kata, atau citra, yang didapatkan melalui proses pengamatan atau pencarian ke sumber-sumber tertentu.

Menurut Robi Yanto (2016:10) ^[13], “Data adalah fakta yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, hewan peristiwa, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf simbol, teks gambar atau kombinasinya”.

Menurut Martono dkk dalam jurnal CCIT (2017:231) ^[14], “Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktifitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai”.

Menurut Indrajani (2015:2)^[15], “Data adalah fakta atau observasi mentah yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis”.

Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa data adalah informasi diamati, diteliti dan terintegrasi dengan objek lainnya .

Menurut Sutabri (2016:18)^[16], data dapat diklasifikasi menurut jenisnya, sifatnya, dan sumbernya. Berikut uraiannya:

Kata analisa secara etimologi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah Penguraian atas berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri, serta hubungan antar bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan. Analisa secara terminologi adalah sebuah proses untuk memecahkan sesuatu ke dalam bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lainnya.

Menurut Rosa A.S dan M.Shalahuddin (2016:41)^[17], “Analisis sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.

Menurut Mulyani (2016:38)^[18], mengemukakan bahwa “Suatu teknik penelitian terhadap sebuah sistem dengan menguraikan komponen-komponen pada sistem tersebut dengan tujuan untuk mempelajari komponen itu sendiri serta keterkaitannya dengan komponen lain yang membentuk sistem sehingga didapat sebuah keputusan atau kesimpulan mengenai sistem tersebut baik itu kelemahan ataupun kelebihan sistem”.

Sehingga dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa analisa sistem adalah penguraian suatu bagian atau unit beserta hubungannya untuk memecahkan unit tersebut menjadi unit terkecil dan memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan dalam suatu sistem.

Sehubungan dengan teori yang disampaikan mengenai definisi penilaian kinerja, Budiharjo (2015:16) ^[19] jjuga mengatakan bahwa penilaian kinerja sendiri memiliki manfaat terhadap pegawai yang menyebabkan terpicunya semangat berkompetisi untuk menjadi lebih baik ke depannya. Salah satunya ditandai dengan peningkatan etos kerja para pegawai itu sendiri. Sementara itu, bagi organisasi akan berdampak pada adanya peningkatan produktivitas organisasi.

Arti karyawan secara etimologi yaitu orang yang bekerja pada suatu lembaga (kantor, perusahaan, dan sebagainya) dengan mendapat gaji (upah), pegawai, dan pekerja. Karyawan secara terminologi, dapat diartikan juga sebagai orang yang bertugas sebagai pekerja pada suatu perusahaan atau lembaga untuk melakukan operasional tempat kerjanya dengan balas jasa berupa uang.

Menurut Agusta Alfiandanu dan Eko Siswanto (2015:71)^[20] berpendapat bahwa, “Karyawan adalah aset yang paling berharga yang dimiliki organisasi, entah itu organisasi profit atau non-profit”.

Berdasarkan definisi yang dikemukakan diatas maka disimpulkan bahwa karyawan adalah sumber daya manusia atau aset yang paling berharga yang dimiliki organisasi baik pemerintahan maupun swasta (bisnis).

Kinerja secara etimologi berasal dari kata performance. Performance berasal dari kata to perform yang mempunyai beberapa masukan (entries), yakni (1) melakukan, (2) memnuhi atau menjalankan suatu, (3) melaksanakan suatu tanggug jawab, (4) melakukan sesuatu yang diharapkan oleh seseorang.

Kinerja ( prestasi kerja ) secara terminologi adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha dan kesempatan yang dapat dinilai dari hasil kerjanya.

Penilaian kinerja menurut Indria (2015:166) ^[23]adalah proses mengevaluasi seberapa baik karyawan melakukan pekerjaan mereka dibandingkan dengan seperangkat standar, dan kemudian mengkomunikasikan informasi tersebut kepada karyawan.

Dikutip Kim dalam International Journal Public Personnel Management Vol. 45 Hal. 2 (2016:150) ^[24]. Artinya adalah penilaian kinerja sebagai proses formal mengevaluasi anggota organisasi.

Berdasarkan pengertian di atas mengenai penilaian kinerja, maka dapat diambil kesimpulan bahwa penilaian kinerja merupakan upaya perusahaan dalam mengevaluasi kinerja seorang pegawai terkait produktivitas dan efektivitas dalam melakukan tanggung jawab yang diberikan.

PT. Transcosmos meluncurkan operasi pada tahun 1966 pertama kali di Jepang dan masuk ke Indonesia pada tahun 2013. Perusahaan ini telah menggabungkan sumber daya manusia yang unggul dengan kemampuan teknologi terkini untuk meningkatkan kekuatan kompetitif client serta menyediakan layanan yang unggul dan bernilai. Transcosmos saat ini menawarkan Layanan Pengurangan Biaya (Pusat Kontak, HR / Keuangan / Sales Back Office, Manajemen Pesanan / SCM, Pengembangan Sistem / Manajemen, dll.) dan Layanan Ekspansi Penjualan (Analisis Data Besar, Iklan Internet, Konstruksi / Manajemen Situs Web, Smartphone / SNS Pemanfaatan, Telemarketing dll.)

Transcosmos mengejar keunggulan operasional dengan menyediakan layanan ini melalui 129 lokasi di 18 negara dengan fokus di Asia. Selain itu, mengikuti perluasan pasar E-Commerce pada skala global, transcosmos menyediakan layanan E-Commerce global yang komprehensif dan menyeluruh untuk memberikan produk dan layanan luar biasa klien kami kepada konsumen di 39 negara.

Transcosmos bertujuan untuk menjadi "Mitra BPO Global" dari klien untuk menyediakan layanan BPO berkualitas tinggi pada skala global.

Alamat perusahaan ini terletak di RDTX Tower lt. 7 Jl. Prof. Dr. Satrio Kav. E-IV No.6, Jl. Kuningan Barat Raya No.2, RT.5/RW.2, Kuningan, East Kuningan, Setiabudi, South Jakarta City, Jakarta 12950

Menjadi perusahaan BPO bertaraf internasional yang mampu memberikan solusi terbaik untuk pelanggan, berbagi keuntungan dengan mitra dan menghadirkan tempat yang nyaman bagi para karyawan untuk bekerja.

1. Memberikan layanan prima sesuai standar, efektif sehingga memberikan kepuasan bagi klien dan pelanggannya, mitra serta karyawannya.
2. Bekerja secara profesional dan memiliki kerja tim yang baik.

Dengan melakukan pemilihan serta penentuan struktur organisasi yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi di dalam sebuah perusahaan, maka pencapaian tujuan perusahaan akan lebih terarah. Selain itu, dengan struktur organisasi yang jelas dan baik, maka akan dapat di ketahui sampai mana wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki seseorang dalam menjalankan tugasnya PT. Transcosmos Indonesia menerapkan struktur organisasi fungsional, dimana organisasi menurut fungsi adalah menyatukan semua orang yang terlibat dalam satu aktivitas yang disebut fungsi dalam satu kelompok.

Di bawah ini adalah struktur organisasi dari PT. Transcosmos Indonesia, yaitu sebagai berikut:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Transcosmos Indonesia

Pembagian tanggung jawab dan wewenang, meliputi:

1. Direktur utama, mempunyai tugas :
   1. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan.
   2. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.
   3. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga keuntungan perusahaan.
2. General manager, mempunyai tugas :
   1. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya.
   2. Mengelola operasional harian perusahaan.
   3. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan.
3. Manager personalia, mempunyai tugas :
   1. mengelola seluruh karyawan yang berada didalam perusahaan.
4. Manager IT, mempunyai tugas :
   1. Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan.
   2. Memastikan semua sistem IT dapat berjalan dengan lancar.
   3. Memonitor pelaksanaan strategi dan kebijakan agar sesuai dengan kebijakan perusahaan.
5. Manager operasional, mempunyai tugas :
   1. Mengelola dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi operasi perusahaan.
   2. Memangkas habis biaya-biaya operasi yang sama sekali tidak menguntungkan perusahaan.
   3. Meneliti teknologi baru dan metode alternatif efisiensi.
6. Personalia, mempunyai tugas :
   1. Menyusun anggaran tenaga kerja yang dibutuhkan
   2. Merumuskan job description untuk posisi yang dibutuhkan
   3. Menyusun agenda pelatihan untuk pengembangan karyawan
7. HRD, mempunyai tugas :
   1. Bertanggung jawab untuk melakukan rekruitmen dan seleksi calon karyawan baru.
   2. Bertugas untuk mengembangkan dan memberikan pelatihan karyawan.
   3. Menjaga hubungan antar karyawan
8. Finance, mempunyai tugas :
   1. Pengelolaan dan pengalokasian uang, serta melakukan pembayaran-pembayaran yang harus dikeluarkan perusahaan.
9. IT network, mempunyai tugas :
   1. Melakukan instalasi hardware, sistem atau software baru yang digunakan dalam jaringan.
10. IT operation, mempunyai tugas :
    1. Melakukan instalasi, konfigurasi, dan perawatan layanan jaringan (network services) dan perangkat jaringan.
11. Branch admin support, mempunyai tugas :
    1. Bertanggung jawab atas proses administrasi kantor cabang
    2. Bertanggung jawab atas petty cash dan proses administrasi keuangan kantor.
    3. Mampu melakukan kontrol dan monitor jalannya proses kerja di kantor.
12. Supervisor, mempunyai tugas :
    1. Melakukan Briefing atau Pengarahan Ke Staf Bawahan
    2. Mengontrol dan Memberikan Evaluasi
    3. Memberikan Motivasi
13. Admin, mempunyai tugas :
    1. Menerima Panggilan Telepon
    2. Membuat Agenda Kantor
    3. Entri Data Perusahaan
14. Customer service, mempunyai tugas :
    1. Membantu pelanggan dengan keluhan dan pertanyaan, memberi pelanggan informasi tentang produk dan layanan, menerima pesanan, dan memproses pengembalian.

Ada beberapa prosedur yang harus dilakukan dalam melakukan kegiatan penilaian yang sedang berjalan pada saat ini, yaitu :

1. Ketua BAS (Branch Admin Support') menyampaikan kepada manager operasional untuk menyiapkan data keseluruhan karyawan.
2. Ketua BAS (Branch Admin Support) menyiapkan form untuk menilai karyawan.
3. Ketua BAS (Branch Admin Support) melakukan penilaian terhadap karyawan berdasarkan kinerja masing-masing.
4. Penilaian kinerja diambil seperti Attandence', Lateness, AHT, QM. CSAT, FRT, Finding dan Office Rules
5. Dari kinerja tersebut dapat terlihat penilaian tersebut mana yang memiliki nilai bobot yang terbaik dan mana yang terburuk.
6. Hasil Akhir Ketua BAS (Branch Admin Support) memberikan report kepada manager operasional.

Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang dikerjakan aktor ke sistem, dan bukan “bagaimana”.

Gambar 3.2. Use Case Diagram Yang Berjalan

Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram yang sedang berjalan saat ini terdapat :

1. 1 (satu) Sistem yang mencakup seluruh proses penilaian kinerja karyawan
2. 3 (tiga) Actor yang melakukan kegiatan, diantaranya : ketua bas (branch admin support), karyawan cs dan manager operasional
3. 6 (enam) Use Case yang dapat dilakukan oleh 3 Actor tersebut , diantaranya :
   1. Menyiapkan link drive
   2. Menginput data karyawan
   3. Melakukan finger print
   4. Memeriksa data finger print
   5. Mengolah data penilaian karyawan
   6. memberikan hasil laporan penilaian kinerja karyawan
   7. Menyetujui hasil laporan penilaian kinerja karyawan
   8. Memberikan hasil laporan penilaian yang sudah disetujui melalui blast email

Activity diagram ini menggambarkan alur aktifitas dari kegiatan-kegitan yang berjalan saat ini

Gambar 3.3 Activity Diagram sistem yang berjalan

Berdasarkan gambar 3.3 Activity Diagram Sistem yang sedang berjalan tersebut, menjelaskan bahwa terdapat :

1. Satu Initial node yang merupakan awal kegiatan.
2. Tiga vertical swimeline yaitu ketua BAS (branch admin support), karyawan cs dan manager operasional.
3. Sebelas Activity yang biasa dilakukan oleh actor yaitu :
   1. Menyiapkan link drive
   2. Menginput data karyawan
   3. Melakukan finger print
   4. Memeriksa data finger print
   5. Mengolah data penilaian karyawan
   6. memberikan hasil laporan penilaian kinerja karyawan
   7. Menyetujui hasil laporan penilaian kinerja karyawan
   8. Memberikan hasil laporan penilaian yang sudah disetujui melalui blast email
4. Satu Final node yang merupakan akhir kegiatan.

Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait).

Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Diawali dari apa yang men-trigger aktivitas tersebut, proses dan perubahan apa saja yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan.

Gambar 3.4 Sequence Diagram sistem yang berjalan

Berdasarkan gambar 3.4 Squence Diagram sistem yang berjalan pada Unit saat ini menerangkan bahwa terdapat :

1. Satu system yang mencangkup seluruh kegiatan penanganan keluhan konsumen.
2. Terdapat 3 Actor yaitu : Ketua BAS, Karyawan cs dan Manager Operasional.
3. Terdapat 4 Lifeline yaitu: Drive, Finger Print, Laporan Penilaian dan Email
4. Terdapat 7 (tujuh) Message yang berfungsi memberikan informasi komunikasi antara objek dengan subjek dalam sistem yang berjalan.

Metode Agar menemukan masalah-masalah yang akan ditemui maka diadakan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan untuk menemukan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kelemahan dan kekuatan sistem. Faktor-faktor yang terdapat pada analisa SWOT berupa Kekuatan (Strenghts), Kelemahan (Weaknesses), Kesempatan (Oppurtunity) dan Ancaman (Threat).

Tabel 3.1. Tabel SWOT

Tabel 3.1. Tabel SWOT

Hasil analisis SWOT ini menyatakan bahwa sistem yang saat ini berlangsung tidak optimal serta ditambah dengan hasil analisa yang memperkuat landasan dirancangnya sistem penilaian kienrja karyawan yang terkomputerisasi untuk memudahkan Ketua Back Office Administration dan Manager Operasional dalam melakukan pengawasan sebagai penialain internal perusahaan pada PT. Transcosmos Indonesia.

Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.

1. Nama Masukan : Form Penilaian Kinerja Karyawan
2. Fungsi : Sebagai proses evaluasi dalam proses kerja dan meningkatkan kualitas karyawan.
3. Sumber : Ketua BAS (Branch Admin Support)
4. Media : Kertas
5. Frekuensi : Setiap karyawan yang akan di nilai
6. Keterangan : Berisi nilai karyawan yang diambil dari Attandence, Lateness, AHT, QM. CSAT, FRT, Finding dan Office Rules

Adapun analisa proses yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Nama Proses : Penilaian kinerja seperti Attandence, Lateness, AHT, QM. CSAT, FRT, Finding dan Office Rules
2. Masukan : Data hasil penilaian karyawan
3. Keluaran : Hasil perhitungan rata-rata nilai yang di peroleh
4. Ringkasan Proses : Proses ini akan menghasilkan informasi tentang hasil penilaian kinerja karyawan guna mengetahui standar kerja terbaik dalam sebuah perusahaan.

1. Processor : Intel Core i3
2. Monitor : 19.5 Inch
3. Mouse : Optical
4. RAM : 4 GB
5. Hardisk : 80 GB
6. Printer : Canon Lpb6000

1. Microsoft Excel 2010

1. Ketua BAS
2. Manager Operasional
3. Karyawan

Dari hasil pengolahan data maka didapatkan hasil penilaian yang tercatat dalam sebuah berkas nilai kinerja karyawan . Dalam berkas nilai kinerja karyawan mengandung informasi nilai kinerja dan sikap kepribadian karyawan yang nantinya akan di berikan kepada pimpinan.

Setiap sistem pasti mempunyai batasan sistem (boundry) yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan diluar sistem yang dapat berupa manusia,organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luar yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

Melihat permasalahan yang ada pada PT. Transcosmos Indonesia mengenai sistem penilaian kinerja karyawan,amaka dalam hal ini peneliti membatasi permasalahan mulai dari pengolahan data juga pembuatan laporan kinerja sebagai bahan pertimbambangan pimpinan dalam menilai kinerja karyawan.

Dalam sistem penilaian kinerja karyawan yang berjalan pada PT. Transcosmos Indonesia memiliki kekurangan,yaitu dalam penilaian kinerja karyawan belum menggunakan aplikasi program.

Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan, maka peneliti memutuskan permasalahan yang dihadapi oleh PT. Transcosmos Indonesia pada saat ini adalah belum adanya sistem yang dapat mengolah data secara optimal, diantaranya dalam pembuatan laporan penilaian sebagian masih menggunakan pencatatan manual (google drive) sehingga proses laporan masih belum maksimal. Ketika akan membuat laporan tersebut maka pencarian data hasil penilaian karyawan harus dicari terlebih dahulu. Sehingga dalam proses pelaporan tersebut tidak bisa dilakukan dengan cepat dan tepat guna. Dari masalah yang dihadapi peneliti dapat menyimpulkan bahwa kebutuhan sistem seharusnya:

1. Pencatatan data pegawai dilakukan secara sistematis sehingga kontrol data karyawan lebih tepat guna dan juga lebih memperkecil kesalahan pada data yang tidak tercatat dan juga kerangkapan data yang sewaktu-waktu dapat terjadi.
2. Mendukung bagi manager dalam menyiapkan dan menghasilkan informasi yang diperlukan sewaktu-waktu dibutuhkan dengan cepat dan akurat.
3. Mempermudah dalam pencarian, penyimpanan, pembuatan, dan pengeditan pegawai.

Untuk mengatasi masalah yang dihadapi dalam proses penilaian kinerja karyawan dan pembuatan laporan, maka peneliti mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu antara lain dengan membangun suatu sistem informasi yang dihasilkan lebih tepat guna, diantaranya:

1. Dapat memberikan fasilitas pendataan singkat penilaian kinerja karyawan.
2. Dapat membantu dalam memberikan penilaian yang terkomputerisasi secara tepat dan akurat.
3. Dapat membantu dalam merekap data hasil penilaian akhir terhadap kinerja karyawan.
4. Dapat menjadi terkomputerisasi tidak dilakukan secara manual kembali memberikan informasi tentang data karyawan yang bekerja sangat baik, baik, cukup baik bahkan kurang baik.

Elisitasi tahap l merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data dari lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. Untuk membuat aplikasi sistem kinerja karyawan pada PT. Transcosmos Indonesia, Berikut lampiran Elisitasi Tahap l yang telah dibuat :

Tabel 3.3 : Tabel Elisitasi Tahap I

Merupakan hasil pengklasifikasi dari elisitasi tahap I berdasarkan metedo MDI , Metode MDI ini ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada rancangan yang akan dibuat untuk di eksekusi. Berikut lampiran Elisitasi Tahap II yang telah dibuat.

Tabel 3.4 : Tabel Elisitasi Tahap II

Keterangan : M ( Mandatory ) : Penting

D ( Desirable ) : Tidak Terlalu Penting

I ( Inessential ) : Tidak Mutlak Ada

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirrment yang optionnya I pada MDI. Selanjutnya semua requirment yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE . Berikut lampiran Elisitasi Tahap III yang telah dibuat:

Tabel 3.5 : Tabel Elisitasi Tahap III

Keterangan :

T (Technology) : Bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirement dalam sistem usulan ?

O (Operational)  : Bagaimana tata cara pengguna requirement dalam sistem yang dikembangkan

E (Economic) :Berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement didalam sistem ?

Final draft elisitasi merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikerjakan.

Tabel 3.6: Tabel Final Draft Elisitasi

Contributors

Chyntia.putri