Revisi per 26 Januari 2020 15.21

1. Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si. selaku Rektor Universitas Raharja.
2. Bapak Dr. Sugeng Santoso, M.Kom. selaku Dekan Fakultas Universitas Raharja.
3. Bapak Padeli, M.Kom. selaku Wakil Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Raharja.
4. Ibu Desy Apriani, S.Kom., M.T.I selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
5. Ibu Euis Sitinur Aisyah, M.Kom. sebagai Dosen Pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
6. Bapak Arief Saptono, S.Pt, MM. sebagai Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, masukan dan motivasi kepada penulis.
7. Bapak Albert Putra Jaya selaku stakeholder yang telah memberikan kontribusi besar di dalam lancarnya proses penelitian skripsi ini.
8. Bapak dan Ibu Dosen serta Staf Universitas Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan motivasi kepada penulis.
9. Alm. Bapak, Ibu, adik dan semua saudara dalam keluarga yang telah memberikan doa, dukungan moril maupun materil sehingga Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
10. Teman-teman seperjuangan yang selalu ada dan memberikan dukungan.

Tabel 3.1 Analisa PIECES

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III

Tabel 3.5 Elisitasi Tahap Final

Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur antara yang berjalan dan yang diusulkan

Tabel 4.2 Tabel Produk

Tabel 4.3 Tabel Supplier

Tabel 4.4 Tabel Target Pengadaan

Tabel 4.5 Tabel Purchase Order

Tabel 4.6 Tabel Actual Unit

Tabel 4.7 Tabel Posisi Stok

Tabel 4.8 Tabel Master Pengadaan

Tabel 4.9 Tabel User Master

Tabel 4.10 Tabel User Modul

Tabel 4.11 Tabel Modul Control

Tabel 4.12 Tabel User Sub Modul

Tabel 4.13 Tabel Kategori Produk

Tabel 4.14 Tabel Jenis Produk

Tabel 4.15 Tabel Blackbox Testing Pada Halaman Login

Tabel 4.16 Tabel Blackbox Testing Pada Tambah User

Tabel 4.17 Tabel Blackbox Testing Pada Tambah Produk

Tabel 4.18 Tabel Blackbox Testing Pada Entri Stok

Tabel 4.19 Tabel Blackbox Testing Pada Entri PO

Tabel 4.20 Schedule Implementasi

Tabel 4.21 Estimasi Biaya

Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi

Gambar 2.2 Grafik Persediaan dalam Model EOQ

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Multisari Langgengjaya

Gambar 3.2 Use Case Diagram Pengadaan Produk

Gambar 3.3 Activity Diagram Pengadaan Produk

Gambar 3.4 Sequence Diagram Yang Berjalan

Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.4 Class Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.5 Prototype Login

Gambar 4.6 Prototype Dashboard

Gambar 4.7 Prototype Kelola User

Gambar 4.8 Prototype Kelola Produk

Gambar 4.9 Prototype Actual Unit

Gambar 4.10 Prototype Target Bulanan

Gambar 4.11 Prototype Entri Stok

Gambar 4.12 Prototype Entri PO

Gambar 4.13 Prototype Rencana Pengadaan

Gambar 4.14 Tampilan Login

Gambar 4.15 Tampilan Dashboard

Gambar 4.16 Tampilan Kelola User

Gambar 4.17 Tampilan Kelola Produk

Gambar 4.18 Tampilan Actual Unit

Gambar 4.19 Tampilan Target Bulanan

Gambar 4.20 Tampilan Entri Stok

Gambar 4.21 Tampilan Entri PO

Gambar 4.22 Tampilan Pengadaan Produk

BAB I

Latar Belakang

Rumusan Masalah

1. Bagaimana sistem pengadaan produk bagian logistik yang berjalan saat ini pada distributor PT. Multisari Langgengjaya ?
2. Sistem pengadaan produk seperti apa yang dibutuhkan oleh PT. Multisari Langgengjaya ?
3. Bagaimana mengembangkan suatu sistem yang mampu mempermudah kinerja bagian logistik dalam pengadaan produk ?

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui sistem pengadaan produk seperti apa yang dibutuhkan PT. Multisari Langgengjaya untuk mempermudah kinerja pada bagian logistik.
2. Mengembangkan dan merancang basis data pengadaan produk berbasis web.
3. Memberikan solusi untuk mempermudah sistem pengadaan produk yang terjadi pada sistem tersebut agar lebih efektif dan efisien dengan dukungan teknologi.

Manfaat Penelitian

1. Bagi Penulis : Dengan melakukan penelitian ini diharapkan penulis dapat mengimplementasikan semua yang telah didapat selama kuliah ke perusahaan dan memberikan sistem yang dapat memberikan dampak yang positif bagi perusahaan.
2. Bagi Perusahaan : Dengan laporan skripsi ini diharapkan agar bagian logistik nantinya dapat membuat perubahan di perusahaan sehingga perusahaan memiliki cara yang efektif dan efisien dalam mengelola data pengadaan produk.
3. Bagi Pembaca : Dengan penelitian skripsi ini diharapkan dapat menjadi referensi bagi pembaca sebagai bahan untuk membuat penulisan skripsi yang lebih sempurna sehingga dapat mempermudah pembaca untuk membuat laporan.

Ruang Lingkup

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

1. Metode Observasi (Observation Research)

Penulis melakukan pengamatan langsung pada bagian logistik PT. Multisari Langgengjaya untuk memperoleh data dan informasi, mencatat berbagai unsur penelitian dan menganalisa sistem semi komputerisasi pengadaan produk bagian logistik PT. Multisari Langgengjaya yang berjalan saat ini sehingga mengetahui berbagai elemen dan informasi tersebut sebagai bahan untuk memenuhi laporan penelitian ini.

2. Metode Wawancara (Interview Research)

Melakukan sebuah kegiatan wawancara atau tanya jawab yang penulis ajukan kepada seluruh narasumber yaitu para karyawan bagian logistik untuk memperoleh informasi yang lebih akurat tentang pengadaan barang yang sedang berjalan termasuk prosedurnya pada bagian logistik PT. Multisari Langgengjaya.

3. Metode Pustaka (Study Literature)

Dalam metode pustaka ini sangat membantu penulis dalam menyelesaikan laporan penelitian karena dengan metode pustaka penulis dapat mempelajari unsur objek yang sedang diteliti dimana berkaitan dengan permasalahan yang dibahas dan sebagai pendukung objek penelitian dengan melakukan perbandingan terhadap teori yang sudah ada melalui buku yang terdapat di perpustakaan, jurnal, internet serta artikel yang merangkum literatur yang berhubungan dengan judul skripsi sehingga informasi yang didapatkan lebih akurat dan sesuai dengan yang dibutuhkan.

Metode Analisa Sistem

Metode Perancangan Sistem

Sistematika Penulisan

BAB II

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

1. Definisi Sistem

Berikut adalah pengertian atau definisi sistem menurut para ahli yang dijelaskan di bawah ini :

Menurut Hutahaean (2015:2)^[1], bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu.

Definisi sistem menurut Mulyadi (2016:5)^[2], Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

Sistem dapat didefinisikan sebagai elemen-elemen berupa data, jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, sumber daya manusia, teknologi baik hardware maupun software yang saling berinteraksi sebagai satu kesatuan untuk mencapai tujuan/sasaran tertentu yang sama. (Maniah (2017:1)^[3].

Dari definisi sistem menurut para ahli yang diterangkan diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah sekumpulan bermacam elemen yang saling terintegrasi dan mempengaruhi satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu terutama dalam membantu kinerja kerja perusahaan dalam menunjang kegiatan yang lebih baik.

2. Karakteristik Sistem

   Sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem yang berkembang dan bermanfaat untuk setiap tujuan tertentu. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

   • Komponen Sistem (Components System)

   Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi untuk membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut terdapat suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

   • Batas sistem (Boundary System)

   Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luar. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

   • Lingkungan Luar Sistem (Environment System)

   Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang merugikan harus diperhatikan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.

   • Penghubung Sistem (Interface System)

   Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Bentuk keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi satu masukan (input) untuk subsistem lain dan akan melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

   • Masukan Sistem (Input System)

   Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran. Sebagai contoh yaitu di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya, sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

   • Keluaran Sistem (Output System)

   Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

   • Sasaran Sistem (Objectives) dan Tujuan (Goals)

   Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic . Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

3. Klasifikasi Sistem

   Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Adapun klasifikasi sistem menurut (Hutahaean, 2015:6)^[1] diuraikan sebagai berikut :

   • Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

   Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi. Sedangkan sistem fisik diartikan sebagai sistem yang nampak secara fisik sehingga setiap makhluk dapat melihatnya, misalnya sistem komputer.

   • Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

   Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem tata surya, sistem galaksi, sistem reproduksi dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan yang melibatkan interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain.

   • Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

   Sistem deterministik merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, misalnya sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem probabilistik merupakan sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem manusia.

   • Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

   Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya sistem kebudayaan manusia. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup)

Konsep Dasar Informasi

1. Definisi Data

Sumber informasi adalah data. Data merupakan keterangan-keterangan tentang suatu hal, dapat berupa sesuatu yang memiliki makna. Terdapat beberapa pengertian data menurut beberapa ahli, diantaranya adalah :

Menurut Indrajani (2015:69)^[4], data adalah fakta-fakta mentah kemudian dikelola sehingga menghasilkan informasi yang penting bagi sebuah perusahaan atau organisasi.

Sedangkan menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Jeperson Hutahaean (2015:8)^[5], data adalah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang-lambang tidak acak menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal dan sebagainya.

Dari definisi data menurut beberapa para ahli diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa data merupakan suatu dasar bahan mentah yang siap diproses untuk menghasilkan informasi yang berguna.

2. Definisi Informasi

Informasi adalah suatu penambahan dalam ilmu pengetahuan yang menyumbangkan kepada konsep kerangka kerja yang umum dan fakta-fakta yang diketahui. (Tyoso, 2016:21)^[6]

Pengertian menurut Krismiaji (2015:14)^[7], informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat. Hal serupa disampaikan oleh Romney dan Steinbart (2015:4)^[8], informasi (information) adalah data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan. Sebagaimana perannya, pengguna membuat keputusan yang lebih baik sebagai kuantitas dan kualitas dari peningkatan informasi.

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian informasi adalah hasil data yang sudah diolah atau diproses sehingga menjadi informasi yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan bagi penggunanya.

3. Kualitas Informasi

   Menurut Delone McLean dalam Eko Budi Setiawan (2016:2)^[9], indikator-indikator yang mendukung dan menentukan kualitas dari suatu informasi adalah sebagai berikut :

   • 1. Completeness (Kelengkapan)

   Suatu informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat dikatakan berkualitas jika informasi yang dihasilkannya lengkap. Informasi yang lengkap ini sangat dibutuhkan oleh pengguna dalam pengambilan keputusan. Informasi yang lengkap ini mencakup seluruh informasi yang dibutuhkan pengguna.

   • 2. Relevance (Relevansi)

   Kualitas informasi dikatakan relevan apabila informasi tersebut mempunyai manfaat bagi penggunanya. Sesuatu dikatakan relevan jika memiliki hubungan, berkaitan, atau berguna secara langsung.

   • 3. Accurate (Tepat)

   Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi atau Data mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi harus akurat karena sangat berguna bagi pengguna dalam hal pengambilan keputusan. Informasi yang akurat harus terbebas dari kesalahan-kesalahan. Akurat juga informasi tersebut harus jelas dengan kata lain harus mencerminkan maksud dari informasi yang disediakan oleh sistem informasi.

   • 4. Timeliness (Ketepatan Waktu)

   Informasi yang tepat waktu sangat diperlukan sehingga informasi yang datang kepada penerima tidak terlambat. Dengan kata lain untuk informasi yang terlambat menjadikan informasi tersebut sudah tidak memiliki nilai lagi, informasi yang tepat waktu menjadi landasan dalam pengambilan keputusan yang cepat, jika informasi tersebut terlambat maka keputusan yang diambil pun menjadi terlambat.

   • 5. Format

   Maksudnya agar memudahkan pengguna untuk memahami informasi yang disediakan oleh sistem informasi mencerminkan kualitas informasi yang baik. Jika informasi yang disajikan dalam bentuk yang tepat maka informasi yang dihasilkan dianggap berkualitas, tujuannya untuk memudahkan pengguna.

4. Nilai Informasi

   Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

   Nilai perubahan dalam perilaku keputusan yang disebabkan oleh informasi dikurangi oleh biaya informasi. Bila informasi baru menyebabkan diambilnya keputusan berbeda, maka nilai informasi baru adalah perbedaan nilai antara hasil keputusan lama dan baru dikurangi biaya untuk memperoleh informasi tersebut.

   Secara umum nilai suatu informasi menurut Sutabri dalam buku Rusdiana dan Irfan yang berjudul sistem informasi manajemen (2014:77)^[10] dihubungkan dengan cost effectiveness atau cost benefit sehingga nilai informasi didasarkan pada sepuluh sifat sebagai berikut :

   • 1. Mudah diperoleh, yaitu mudah dan cepatnya informasi dapat diperoleh.
   • 2. Luas dan lengkap, yaitu volume dan keluaran informasi.
   • 3. Ketelitian, yaitu bebas dari kesalahan.
   • 4. Kecocokan, yaitu informasi memiliki hubungan dengan masalah yang dihadapi.
   • 5. Ketepatan waktu, yaitu informasi tersedia pada saat dibutuhkan.
   • 6. Kejelasan, yaitu informasi yang ada sangat jelas dan dimengerti oleh si pemakai.
   • 7. Keluwesan, yaitu informasi dapat disesuaikan oleh beberapa pengguna dalam pengambilan keputusan.
   • 8. Dapat dibuktikan, yaitu pemakai informasi dapat menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan sama.
   • 9. Tidak ada prasangka, yaitu informasi tidak dapat diubah untuk mendapatkan keputusan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
   • 10. Dapat diukur, yaitu keputusan dihasilkan dari informasi formal.
5. Komponen-Komponen Informasi

   Komponen-komponen informasi harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak dapat melakukan fungsinya yaitu sebagai pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuannya untuk menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat.

   Karena informasi harus bermanfaat dan memberikan pemahaman bagi orang yang menggunakannya, jika informasi tersebut memenuhi atau mengandung salah satu komponen dasarnya. Ada sekitar 6 (enam) komponen berdasarkan pendekatan sistem informasi. Menurut Darmawan (2014:5)^[11], bahwa keenam komponen atau jenis informasi tersebut adalah sebagai berikut :

   • 1. Root of Information

   Komponen akar bagian dari informasi yang berada pada tahap awal keluaran sebagai proses pengolahan data. Misalnya yang termasuk ke dalam komponen awal ini adalah informasi yang disampaikan oleh pihak pertama.

   • 2. Bar of Information

   Komponen batangnya dalam suatu informasi, yaitu jenis informasi yang disajikan dan memerlukan informasi lain sebagai pendukung sehingga informasi awal tadi bisa dipahami. Contohnya jika anda membaca headline dalam sebuah surat kabar, maka untuk memahami lebih jauh tentunya harus membaca informasi selanjutnya, sehingga maksud dari informasi yang ada pada headline tadi bisa dipahami secara utuh.

   • 3. Branch of Information

   Komponen informasi yang bisa dipahami jika informasi sebelumnya telah dipahami. Sebagai contoh adalah informasi yang merupakan penjelasan keyword yang telah ditulis sebelumnya, atau dalam ilmu eksakta seperti matematika bentuknya adalah hasil dari sebuah uraian langkah penyelesaian soal dengan rumus-rumus yang panjang, misalnya dapat berupa petunjuk lanjutan dalam mengerjakan atau melakukan sesuatu.

   • 4. Stick of Information

   Komponen informasi yang lebih sederhana dari cabang informasi, biasanya informasi ini merupakan informasi pengayaan pengetahuan. Kedudukannya bersifat pelengkap (supplement) terhadap informasi lain. Misalnya informasi yang muncul ketika seseorang telah mampu mengambil kebijakan/keputusan menyelesaikan suatu proses kegiatan, maka untuk menyempurnakannya ia memperoleh informasi-informasi pengembangan dari keterampilan yang sudah ia miliki tersebut.

   • 5. Bud of Information

   Komponen informasi yang sifatnya semi mikro, tetapi keberadaannya sangat penting sehingga di masa yang akan datang dalam jangka waktu yang akan datang informasi ini akan berkembang dan dicari, serta ditunggu oleh pengguna informasi sesuai kebutuhannya. Misalnya yang termasuk ke dalam informasi ini adalah informasi tentang masa depan, misalnya bakat dan minat, cikal bakal, prestasi seseorang, harapan-harapan yang positif dari seseorang dan lingkungan.

   • 6. Leaf of Information

   Komponen informasi yang merupakan informasi pelindung, dan lebih mampu menjelaskan kondisi dan situasi ketika sebuah informasi itu muncul. Biasanya informasi ini berhubungan dengan informasi mengenai kebutuhan pokok, informasi yang menjelaskan cuaca, musim, yang mana kehadirannya sudah pasti muncul.

Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem Informasi

Anastasia Diana dan Lilis Setiawati yang dikutip oleh Al Husain dkk dalam Jurnal CERITA Vol. 2 No. 2 (2016:134)^[12] dengan judul “Perancangan Database Relasional Pada Toko Buku Online Tangerang”, Sistem Informasi adalah sistem buatan manusia yang terdiri dari komponen baik manual maupun yang berbasis komputer dan berintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi untuk pihak-pihak yang bersangkutan sebagai pemakai sistem tersebut.

Menurut Sutabri (2014:42)^[13], Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sedangkan menurut Mantala (2015 : 57)^[14], Sistem informasi merupakan bagian dari sistem yang lebih besar meliputi pemasukan data (input) kemudian diolah melalui suatu mekanisme pemrosesan data (process) dan informasi sebagai hasil dari pemrosesan dapat dijadikan kembali sebagai suatu input pada proses yang lainnya sehingga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi sebagai sistem yang khusus mengolah data dan informasi tersebut.

Dari definisi sistem informasi yang dijabarkan menurut para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah pengolahan, pengumpulan, pemasukan, pemrosesan data, pengendalian dan pelaporan yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya untuk menyediakan informasi berdasarkan pengolahan suatu data mentah yang berisi fakta dalam menyediakan informasi yang bermanfaat dan mendukung pengambilan keputusan.

2. Komponen Sistem Informasi

   Komponen-komponen dari sistem informasi adalah seperti berikut menurut (Abdul Kadir, 2014:71)^[14] :

   • 1. Perangkat Keras (Hardware), yang mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
   • 2. Perangkat Lunak (Software) atau Program, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data.
   • 3. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
   • 4. Orang, yakni semua pihak yang tanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
   • 5. Basis Data (database), yaitu kumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan menyimpan data.
   • 6. Jaringan Komputer dan Komunikasi Data, yaitu sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.


Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi

3. Tujuan Sistem Informasi

   Tujuan sistem informasi terdiri dari :

   • 1. Kegunaan (Usefulness)

   Sistem harus menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi didalam organisasi.

   • 2. Ekonomi (Economic)

   Semua bagian komponen sistem termasuk laporan, pengendalian dan mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biaya yang dibutuhkan.

   • 3. Keandalan (Reliability)

   Keluaran sistem harus mampu beroperasi secara efektif baik pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat bagian-bagian mesin tidak beroperasi secara temporer.

   • 4. Pelayanan Langganan (Customer Service)

   Memberikan pelayanan yang baik atau tamah kepada para pelanggan. Sehingga sistem tersebut dapat dipahami oleh para pelanggannya.

   • 5. Kesederhanaan (Simplicity)

   Kesederhanaan sistem dibuat secara terstruktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti maupun prosedurnya.

   • 6. Fleksibilitas (Flexibility)

   Fleksibel dalam menangani perubahan yang terjadi, kepentingannya dapat menjadi alasan dengan kondisi dimana sistem operasi diwajibkan oleh organisasi.

Definisi Teknologi Sistem Informasi

Konsep Dasar Analisa Sistem

1. Definisi Analisa Sistem

Analisa sistem adalah suatu kegiatan mempelajari sistem (baik sistem manual ataupun sistem yang sudah komputerisasi) secara keseluruhan mulai dari menganalisa sistem, analisa masalah, desain logic dan memberikan keputusan dari hasil analisa tersebut. (Taufiq, 2014:157)^[15].

2. Langkah-Langkah Analisa Sistem

   Di dalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, sebagai berikut :

   • Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah,
   • Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada,
   • Analyze, menganalisis sistem,
   • Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Definisi Pengembangan Sistem

Teori Khusus

Konsep Dasar Pengadaan Produk

1. Manajemen Pengadaan

Pengadaan merupakan profit center, karena terlibat langsung dalam proses produksi dan kegiatan operasi yang menentukan biaya produksi dan hasil kerja pengadaan berakibat langsung terhadap kinerja serta menentukan keuntungan perusahaan.

Menurut buku Business Dictionary yang dicetuskan oleh kalangan pebisnis, Manajemen Pengadaan adalah tindakan pengadaan sumber dari sesuatu yang dibeli dari satu titik (sumber) ke tujuan. Pembelian adalah tindakan membeli (dari administrasi/ perspektif keuangan) layanan atau baik yang akan dibeli meliputi kegiatan pencarian pemasok, negosiasi, penghitungan penyelesaian harga dan kesepakatan pengiriman.

Sedangkan berdasarkan buku Manajemen pengadaan: procurement management ABG (Academic business Government) (Willem Siahaya, 2016)^[16], Manajemen pengadaan adalah bagian dari Supply Chain Management yang secara sistematik dan strategis memproses pengadaan barang dan jasa mulai dari sumber barang sampai dengan tempat tujuan berdasarkan tepat mutu, jumlah, harga, waktu, sumber, dan tempat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Sehingga dari kedua pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa manajemen pengadaan merupakan tindakan memasok suatu barang atau produk secara sistematik dan strategis dari sumber yang dibeli menuju ke tempat tujuan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

2. Definisi Produk

Definisi produk menurut Fandy Tjiptono (2015 : 231)^[17], adalah sebagai berikut : Pemahaman subyektif produsen atas ’sesuatu’ yang bisa ditawarkan sebagai usaha untuk mencapai tujuan organisasi melalui pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen, sesuai dengan kompetensi dan kapasitas organisasi serta daya beli pasar.

Menurut Kotler dalam Mursid (2014 : 71)^[18] merumuskan produk sebagai : Hasil Akhir yang mengandung elemen-elemen fisik, jasa dan hal-hal yang simbolis yang dibuat dan dijual oleh perusahaan untuk memberikan kepuasan bagi pembelinya.

Dengan demikian, kesimpulan produk adalah sesuatu atau hasil akhir yang mengandung elemen-elemen fisik atau jasa, yang bisa ditawarkan sebagai usaha untuk mencapai tujuan perusahaan dan pemenuhan kebutuhan konsumen dengan tujuan memberikan kepuasan bagi pembelinya.

3. Metode Perhitungan Pengadaan Produk

Berikut adalah metode perhitungan pengadaan produk yang dipakai atau dijadikan acuan pada bagian logistik PT. Multisari Langgengjaya :

• Klasifikasi ABC

Salah satu cara pengendalian persediaan dengan menggunakan analisis nilai persediaan. Klasifikasi ABC ini merupakan aplikasi persediaan yang menggunakan prinsip Pareto dimana intinya adalah fokus pengendalian persediaan pada item (jenis) persediaan yang bernilai tinggi (critical) daripada yang bernilai rendah (trivial).

Klasifikasi ABC membagi persediaan menjadi tiga kelas berdasarkan atas nilai persediaan sehingga dapat diketahui item mana yang harus mendapat perhatian lebih dibandingkan dengan item yang lainnya. Sedangkan nilai yang dimaksud dalam klasifikasi ABC ini bukan lah harga persediaan per unit, melainkan volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode dikalikan dengan harga per unitnya.

Dengan demikian, kriteria-kriteria dalam klasifikasi ABC adalah sebagai berikut :

a. Kelas A – Persediaan ini memiliki nilai volume tahunan rupiah yang tinggi. Kelas ini memiliki sekitar 70% dari dari total nilai persediaan meskipun jumlahnya sedikit (sekitar 20%). Sehingga harus mendapat perhatian yang sangat serius karena akan berdampak pada biaya yang tinggi.

b. Kelas B – Persediaan ini mempunyai nilai volume tahunan rupiah yang menengah. Kelompok ini merepresentasikan sekitar 20% dari total nilai persediaan dan memiliki jumlah item sekitar 30%. Sehingga diperlukan teknik pengendalian persediaan yang moderat.

c. Kelas C – Persediaan ini memiliki nilai volume tahunan rupiah sekitar 10% dari total nilai persediaan. Akan tetapi memiliki jumlah item persediaan sekitar 50%. Dengan demikian hanya diperlukan teknik pengendalian yang sederhana.

• Economic Order Quantity (EOQ)

Menurut (Wiratna Sujarweni, 2015:30)^[19] Menyatakan kuantitas pemesanan yang ekonomis disebut Economic Order Quantity (EOQ) adalah jumlah persediaan yang harus di pesan pada satu saat dengan tujuan untuk mengurangi biaya tahunan.

Oleh karena itu, untuk dapat menentukan jumlah pesanan yang ekonomis, perlu dilihat pertambahan ordering costs dan carrying costs serta besarnya persediaan rata-rata yang ditentukan. EOQ banyak dipergunakan sampai saat ini karena mudah dalam penggunaannya, meskipun dalam penerapan harus memperhatikan asumsi yang dipakai. Asumsi tersebut sebagai berikut :

1. Barang yang dipesan dan disimpan hanya satu macam.
2. Kebutuhan atau permintaan barang diketahui, konstan dan independen.
3. Biaya pemesanan dan biaya penyimpanan diketahui dan konstan.
4. Barang yang dipesan diterima dalam satu kelompok (batch).
5. Harga barang tetap dan tidak tergantung dari jumlah yang dibeli.
6. Waktu tenggang (lead time) atau waktu tunggu antara pemesanan dan penerimaan pesanan diketahui dan konstan.
7. Kehabisan persediaan atau kekurangan persediaan dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat.

Grafik persediaan dalam model ini berbentuk gigi gergaji, karena permintaan dianggap konstan, persediaan berkurang dalam jumlah yang sama (linear) dari waktu ke waktu. Pada saat tingkat persediaan mencapai nol, pesanan untuk kelompokbaru tepat diterima, sehingga tingkat persediaan naik kembali sampai Q.



Gambar 2.2 Grafik Persediaan dalam Model EOQ

Nilai Q yang optimal/ ekonomis dapat diperoleh dengan menggunakan tabel dan grafik atau dengan menggunakan rumus/ formula.

• Persediaan Pengaman (Safety Stock)

Persediaan pengaman atau sering pula disebut sebagai safety stock adalah persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, akan terjadi kekurangan persediaan (stockout). Faktor-faktor yang menentukan besarnya Safety Stock :

1. Penggunaan bahan baku rata-rata Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. Hal ini perlu diperhatikan karena peramalan permintaan langganan memiliki risiko yang tidak dapat dihindarkan bahwa persediaan yang telah ditetapkan sebelumnya atas dasar taksiran tersebut habis sama sekali sebelum penggantian bahan/barang dari pesanan datang.
2. Faktor waktu atau lead time (procurement time) adalah lamanya waktu antara mulai dilakukanya pemesanan bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang dipesan tersebut dan diterima di gudang persediaan. Lamanya waktu tersebut tidaklah sama antara satu pesanan dengan pesanan yang lain, tetapi bervariasi.
• Rasio Perputaran Persediaan (Inventory Turnover)

Rasio Perputaran Persediaan atau dalam bahasa Inggris disebut dengan Inventory Turnover Ratio adalah jenis rasio efisiensi yang menunjukan seberapa efektif persediaan dikelola dengan membandingkan harga pokok penjualan (HPP) dengan persediaan rata-rata untuk suatu periode. Rasio Perputaran Persediaan ini mengukur rata-rata persediaan “diputar” atau “dijual” selama suatu periode. Dengan kata lain, Inventory Turnover Ratio mengukur berapa kali perusahaan menjual total persediaan rata-rata sepanjang tahun yang bersangkutan. Rasio ini merupakan indikator yang baik untuk menilai kualitas persediaan dan praktek pembelian yang efektif dalam manajemen persediaan (Inventory Management).

Terdapat dua komponen utama dalam Rasio Perputaran Persediaan ini, yang pertama adalah pembelian barang (stock purchasing) untuk persediaan dan yang kedua adalah Penjualan (sales). Jika jumlah barang yang dibelinya banyak sehingga menyebabkan jumlah persediaannya besar maka perusahaan harus berusaha untuk menjualnya dalam jumlah yang besar juga untuk meningkatkan kinerja perputaran persediaannya (Inventory Turnover). Jika tidak, maka akan timbul biaya-biaya penyimpanan persediaan dan biaya-biaya penanganan persediaan lainnya. Penjualan harus sesuai dengan pembelian barang/persediaan agar persediaannya dapat berputar secara efektif. Itulah sebabnya mengapa departemen pembelian (Purchasing) harus selaras dengan departemen penjualan (Sales).

• Purchase Order (PO)

Edi Nugroho dalam Jurnal Lentera Bisnis Vol. 5 No. 2 (2016:37)^[20] :

1. Purchase order merupakan suatu bukti pemesanan atau surat pemesanan yang harus dibuat sebelum penerimaan barang.
2. Purchase order adalah bentuk kontrak antara pengguna dengan pemasok barang dalam pelaksanaan pengadaan barang.

Konsep Dasar Analisa PIECES

Performance (Kehandalan) Keandalan suatu sistem merupakan variabel pertama dari PIECES dimana mempunyai peran penting untuk melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu sistem dalam memproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan. Variabel ini dapat digunakan sebagai acuan atau pedoman dalam mengevaluasi sistem dengan memperhatikan 2 komponen berikut :

a. Kemampuan suatu sistem dalam mengerjakan sejumlah perintah dalam periode waktu yang telah ditentukan, dengan baik dan tanpa hambatan (error).

b. Cepat atau lambatnya kemampuan sistem dalam merespon suatu perintah/program pembatasan ataupun permintaan terhadap suatu transaksi

Information (Informasi) Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan mudah menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru.

Economic (Ekonomi) Alasan Ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya.

Control (Kendali) Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang dibawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, dan persyaratan.

Efficiency (Efisiensi) menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Adapun indikasi suatu sistem dapat dikatakan efisien sebagai berikut :

Kesalahan pengutipan: Tag <ref> ditemukan, tapi tag <references/> tidak ditemukan