SI1611493372
IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)
UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA
KECAMATAN TELUKNAGA KAB.TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1611493372
|
NAMA |
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
2019/2020
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)
UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA
KECAMATAN TELUKNAGA KAB.TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1611493372
|
Nama |
|
Fakultas |
: Sains dan Teknologi
|
Program Pendidikan |
: Strata 1
|
Program Studi |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Tangerang, 20 Januari 2020
Disahkan Oleh :
| Rektor |
Ketua Program Studi
| ||||
| Universitas Raharja |
Program Studi Sistem Informasi
| ||||
| (Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si) |
(Euis Siti Nur Aisyah,M.Kom)
| ||||
| NIP : 000603 |
NIP : 078010
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)
UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA
KECAMATAN TELUKNAGA KAB.TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1611493372
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Fakultas Sains dan Teknologi
Program Studi Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Disetujui Oleh :
Tangerang, 20 Januari 2020
| Pembimbing I
|
Pembimbing II
| ||
| (Haryanto, S.Kom.,M.M.)
|
(Oleh Soleh, S.Kom., M.M.S.I/)
| ||
| NID : 16018
|
NID : 04043
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)
UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA
KECAMATAN TELUKNAGA KAB.TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1611493372
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Fakultas Sains dan Teknologi
Program Studi Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
2019/2020
Disetujui Oleh :
Tangerang, Februari 2020
| Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
| (_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
| NID : |
NID : |
NID :
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)
UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA
KECAMATAN TELUKNAGA KAB.TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1611493372
|
Nama |
|
Fakultas |
: Sains dan Teknologi
|
Program Pendidikan |
: Strata 1
|
Program Studi |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana baik di lingkungan Universitas Raharja maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, Februari 2020
)*Tanda tangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAK
Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin maju dan perkembangan teknologi informasi saat ini berkembang semakin pesat maka dalam tuntutan di dalam memberikan informasi yang tepat dan akurat secara cepat. Satu diantara sektor kehidupan manusia yang paling sering memanfaatkan adanya sistem informasi adalah perkantoran, baik perkantoran yang berbasis Pemerintahan maupun non Pemerintahan. Seperti halnya Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang seringkali menghadapi permasalahan pada pengarsipan pengarsipan dokumen masuk dan dokumen keluar. Sistem yang berjalan saat ini masih dilakukan secara konvensional sehingga sistem tersebut tidak dapat mempermudah pekerjaan pegawai. Seperti halnya dalam pengolahan data dokumen masuk, dokumen keluar, dan pembuatan laporan masih dilakukan secara manual dengan dicatat dibuku agenda dan diinput dengan menggunakan Ms. Excel. Berdasarkan masalah diatas maka peneliti menganalisis kendala yang ada dengan Metode Analisis SWOT untuk melihat dari segi faktor internal dan eksternal serta dengan melakukan observasi seperti pengamatan langsung dan wawancara (interview) untuk memperoleh gambaran objek yang diteliti dan juga studi pustaka dengan berdasarkan penelitian dari sumber-sumber literature. Setelah menganalisis penulis mengusulkan sistem kearsipan E-Filing berbasis dokumen elektronik dalam melakukan pengarsipan dokumen masuk dan dokumen keluar yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Sehingga adanya sistem yang baru dapat mengurangi kesalahan pada saat memasukkan data dan pengolahan data menjadi cepat dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada serta mempunyai penyimpanan yang terintegrasi. Oleh karena itu, dengan adanya manajemen kearsipan E-Filing berbasis dokumen elektronik ini pengolahan data dokumen menjadi lebih teratur serta keamanan data lebih akurat dalam menunjang kegiatan admin dalam melakukan pengelolaan data sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama.
Kata Kunci: Dokumen Masuk, Dokumen Keluar, E-Filing, SWOT.
ABSTRACT
Along with the development of an increasingly advanced era and the development of information technology is currently growing more rapidly then in the demands in providing appropriate and accurate information quickly. One of the sectors of human life that most often utilizes information systems is offices, both Government and non-government based offices. Like the Teluknaga District Office Tangerang Regency often faces problems in archiving archiving of incoming and outgoing documents. The current system is still being done conventionally so that the system cannot simplify the work of employees. As in the processing of incoming document data, exit documents, and report generation are still done manually by recording the agenda book and inputting using Ms. Excel. Based on the problem above, the researcher analyzes the constraints that exist with the SWOT Analysis Method to see in terms of internal and external factors and by making observations such as direct observation and interviews to obtain an overview of the object under study and also a literature study based on research from sources literature. After analyzing the authors propose an electronic document-based E-Filing filing system in filing incoming and outgoing documents that function as data storage. So that the existence of a new system can reduce errors when entering data and data processing becomes fast and reports generated in accordance with existing data and have integrated storage. Therefore, with the electronic document-based E-Filing archiving management, document data processing becomes more organized and data security is more accurate in supporting the admin's activities in managing data so it does not require a long time.
Keywords: Incoming Documents, Outgoing Documents, E-Filing, SWOT.
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Laporan Skripsi ini yang penulis sajikan dalam buku yang sederhana. Ada pun judul penulisan Laporan Skripsi ini yang diambil adalah “Implementasi Sistem Kearsipan Elektronik (E-Filing) Untuk Membangun Good Governance Pada Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang”.
Tujuan penulisan Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan Strata 1 Program Studi Sistem Informasi pada Universitas Raharja.
Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Oleh karena itu pada kesempatan yang singkat ini, izinkanlah penulis menyampaikan selaksa pujian dan terimakasih kepada :
- Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si selaku Rektor Universitas Raharja.
- Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.
- Ibu Desy Apriani, S.Kom., MTI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
- Bapak Haryanto, S.Kom., MM selaku Dosen Pembimbing 1 Skripsi yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga laporan Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
- Bapak Oleh Soleh, S.Kom., M.M.S.I selaku Dosen Pembimbing 2 Skripsi yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga laporan Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
- Bapak dan Ibu Dosen serta Staf Universitas Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
- Ibu Hj. Mutamimah selaku Stakeholder saya yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk melakukan penelitian di Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang.
- Para pegawai dan staf di Kantor Kasubag Umum dan Kepegawaian pada kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang.
- Kedua Orang tua dan Novi Susanti yang telah memberikan dukungan, semangat dan doa bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan laporan Skripsi ini.
- Kepada sahabat-sahabat Werewolf CV yang tidak bisa disebutkan satu per satu dan UKM Raharja FC.
- Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan penulis semangat dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan Skripsi ini masih banyak kekurangan dan kesalahan, baik dalam penulisan, penyajian ataupun isinya. Oleh karena itu, penulis senantiasa menerima kritik dan saran yang bersifat membangun agar dapat dijadikan acuan bagi penulis untuk menyempurnakan dimasa yang akan datang.
Tangerang, 20 Januari 2020
Daftar isi
- 1 BAB I PENDAHULUAN
- 2 BAB II LANDASAN TEORI
- 2.1 TEORI UMUM
- 2.2 TEORI KHUSUS
- 2.2.1 Konsep Dasar Manajemen (Management)
- 2.2.2 Konsep Dasar Pengetahuan (Knowledge)
- 2.2.3 Konsep Dasar Knowledge Management
- 2.2.4 Konsep Dasar Berbasis Web
- 2.2.5 Konsep Dasar UML (Unfied Modeling Language)
- 2.2.6 Konsep Dasar Analisis PIECES
- 2.2.7 Konsep Dasar PHP (Hypertext Pre-processor)
- 2.2.8 Konsep Dasar MySQL
- 2.2.9 Konsep Dasar XAMPP
- 2.2.10 Konsep Dasar Database
- 2.2.11 Konsep Dasar Sublime Text
- 2.2.12 Konsep Dasar Black Box Testing
- 2.2.13 Konsep Dasar Elisitasi
- 2.2.14 Konsep Dasar Literature Review
- 2.3 Literature Review
- 3 BAB III
- 4 BAB IV
- 4.1 Rancangan Sistem Usulan
- 4.2 Rancangan Basis Data
- 4.3 Rancangan Program
- 4.3.1 Tampilan halaman Login Sistem
- 4.3.2 Tampilan Dashboard
- 4.3.3 Tampilan Kelola User
- 4.3.4 Tampilan Tambah Surat Masuk
- 4.3.5 Tampilan Lihat Surat Masuk
- 4.3.6 Tampilan Tambah Surat Keluar
- 4.3.7 Tampilan Lihat Surat Keluar
- 4.3.8 Tampilan Tambah Dokumen Pembayaran Kontrak
- 4.3.9 Tampilan Lihat Dokumen Pembayaran Kontrak
- 4.3.10 Tampilan Tambah Dokumen Takah Pembayaran
- 4.3.11 Tampilan Lihat Dokumen Takah Pembayaran
- 4.3.12 Tampilan Tambah Dokumen Takah Kontrak
- 4.3.13 Tampilan Lihat Dokumen Takah Kontrak
- 4.3.14 Tampilan Laporan Surat Masuk
- 4.3.15 Tampilan Laporan Surat Keluar
- 4.3.16 Tampilan Laporan Pembayaran Kontrak
- 4.3.17 Tampilan Laporan Takah Pembayaran
- 4.3.18 Tampilan Laporan Takah Kontrak
- 4.4 Konfigurasi Sistem Usulan
- 4.5 Testing
- 4.6 Implementasi
- 4.7 Estimasi Biaya
- 5 BAB V
- 6 DAFTAR PUSTAKA
- 7 DAFTAR LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
- Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kecamatan Teluknaga
- Gambar 3.2 Use Case Diagram Dokumen Masuk
- Gambar 3.3 Use Case Diagram Dokumen Keluar
- Gambar 3.4 Activity Diagram Dokumen Masuk
- Gambar 3.5 Activity Diagram Dokumen Keluar
- Gambar 3.6 Sequence Diagram Dokumen Masuk
- Gambar 3.7 Sequence Diagram Dokumen Keluar
- Gambar 3.8 Diagram Cartesius
- Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem Kearsipan Elektronik
- Gambar 4.2 Activity Diagram Sistem Usulan Kasubag Umum
- Gambar 4.3 Activity Diagram Sistem Usulan Sekertaris Camat
- Gambar 4.4 Activity Diagram Sistem Usulan Camat
- Gambar 4.5 Sequence Diagram Sistem Usulan Kasubag Umum
- Gambar 4.6 Sequence Diagram Sistem Usulan Sekertaris Camat
- Gambar 4.7 Sequence Diagram Sistem Usulan Camat
- Gambar 4.8 Class Diagram Sistem Kearsipan Elektronik
- Gambar 4.9 Tampilan Halaman Login
- Gambar 4.10 Tampilan Halaman Dashboard
- Gambar 4.11 Tampilan Halaman Transaksi Dokumen Masuk
- Gambar 4.12 Tampilan Halaman Input Dokumen Masuk
- Gambar 4.13 Tampilan Halaman Disposisi Dokumen Masuk
- Gambar 4.14 Tampilan Halaman Input Disposisi
- Gambar 4.15 Tampilan Halaman Transaksi Dokumen Keluar
- Gambar 4.16 Tampilan Halaman Input Dokumen Keluar
- Gambar 4.17 Tampilan Halaman Laporan Dokumen Masuk
- Gambar 4.18 Tampilan Halaman Laporan Dokumen Keluar
- Gambar 4.19 Tampilan Halaman Galeri Dokumen Masuk
- Gambar 4.20 Tampilan Halaman Galeri Dokumen Keluar
- Gambar 4.21 Tampilan Halaman Referensi
- Gambar 4.22 Tampilan Halaman Input Klasifikasi
- Gambar 4.23 Tampilan Halaman Import Klasifikasi
- Gambar 4.24 Tampilan Halaman Menu Instansi
- Gambar 4.25 Tampilan Halaman Manajemen User
- Gambar 4.26 Tampilan Halaman Input User
- Gambar 4.27 Tampilan Halaman Backup Database
- Gambar 4.28 Tampilan Halaman Restore Database
- Gambar 4.29 Capture Pada Sistem
- Gambar 4.30 Storage Pada Sistem
- Gambar 4.31 Index Pada Sistem
- Gambar 4.32 Retrieval Pada Sistem
- Gambar 4.33 Access Pada Sistem
DAFTAR TABEL
- Tabel 3.1 Matrik Internal Factor Analysis Sumamry (IFAS)
- Tabel 3.2 Matrik Eksternal Factor Analysis Summary (EFAS)
- Tabel 3.3 Rumusan Kombinasi Strategi Matrik SWOT
- Tabel 3.4 Strategi SWOT
- Tabel 3.5 Elisitasi Tahap I
- Tabel 3.6 Elisitasi Tahap II
- Tabel 3.7 Elisitasi Tahap III
- Tabel 3.8 Final Draft Elisitasi
- Tabel 4.1 Perbedaan Sistem Berjalan dengan Sistem Usulan
- Tabel 4.2 Struktur Tabel User
- Tabel 4.3 Struktur Tabel Dokumen Masuk
- Tabel 4.4 Struktur Tabel Dokumen Keluar
- Tabel 4.5 Struktur Tabel Disposisi
- Tabel 4.6 Struktur Tabel Disposisi
- Tabel 4.7 Struktur Tabel Instansi
- Tabel 4.8 Struktur Tabel Setting
- Tabel 4.9 BlackBox Testing
- Tabel 4.10 Time Schedule
- Tabel 4.11 Biaya
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin maju dan perkembangan teknologi informasi saat ini berkembang semakin pesat maka dalam tuntutan di dalam memberikan informasi yang tepat dan akurat secara tepat. Ketergantungan manusia akan informasi semakin maju, sangat terasa pula diperlukan alat bantu yang berkecepatan tinggi dan sangat akurat dalam memproses data-data tersebut dan mempunyai kemampuan untuk melakukan pengolahan data yang cepat, dan baik resiko kesalahan yang kecil.
Satu diantara sektor kehidupan manusia yang paling sering memanfaatkan adanya sistem informasi adalah perkantoran, baik perkantoran yang berbasis Pemerintahan maupun non Pemerintahan. Pemanfaatan ini tidak banyak berfungsi sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan persaingan yang semakin kompetitif.
Pada setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan kegiatan kearsipan. Mengingat begitu pentingnya peranan pengarsipan maka untuk melaksanakan tugas kearsipan dengan baik dan benar perlu adanya usaha peningkatan dan penyempurnaan secara optimal sehingga dapat berfungsi dengan baik, dalam membantu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap dan tepat akan menjadi suatu kebutuhan pokok dalam suatu organisasi.
Kasubag Umum dan Kepegawaian pada Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang dalam kesehariannya dapat melakukan mobilitas yang sangat padat. Pembuatan kearsipan di Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang adalah salah satu unit kerja merupakan tempat untuk menyimpan, mengelola, mengumpulkan, dan mengatur. Bahan pustaka secara sistematis yang digunakan oleh pemakai sebagai sumber untuk mencari data. Pengarsipan di Kecamatan juga merupakan sebuah ruang dimana didalamnya terdapat banyak perihal yang disusun berdasarkan sistem yang sudah ditetapkan.
Menyadari akan pentingnya pengarsipan sebagai fungsi penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat atau menghadapi suatu masalah yang ada pada Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang. Terutama dalam bagian umum yaitu masih sederhana cara pengarsipan dan proses kegiatan dokumen secara meluas, sehingga dalam mengerjakan pekerjaan diperlukan waktu yang lama. Data yang terdistribusi di banyak tempat dan menggunakan banyak form mengakibatkan data sulit diolah dengan baik, mulai dari proses pemilihan data sampai dengan pelaporannya hal ini mengkhawatirkan jika data tersebut hilang atau terkena bencana alam.
Sistem kegiatan pengarsipan terkait dokumen masuk dan dokumen keluar saat ini masih menggunakan proses yang manual dimana Pemohon memberitahu kepada Kasubag Umum dan Kepegawaian mengenai dokumen yang ingin dibuat lalu menunggu Sekretaris Camat untuk diajukan kepada Camat untuk ditandatangani dari proses ini nantinya dokumen tersebut akan disimpan di lemari box dimana box ini terdapat 2 jenis yaitu arsip aktif dan arsip non aktif setelah itu baru diberikan kepada Pemohon. Arsip aktif digunakan untuk dokumen masuk dan dokumen keluar tahun sekarang sedangkan Arsip non aktif digunakan untuk dokumen keluar dan dokumen masuk untuk tahun yang telah berlalu. Setelah dokumen ditandatangani oleh Camat nantinya akan dicatat kedalam Microsoft Excel dan Buku Arsip yang akan dilaporkan kepada Camat setiap satu bulan sekali ataupun tiga bulan sekali. Dengan proses kegiatan pengarsipan yang saat ini, sering terjadi keterlambatan dalam proses dokumen keluar dan dokumen masuk dimana Pemohon, Kasubag Umum dan Kepegawaian, Sekretaris Camat, dan Camat sering tidak berada pada satu tempat yang sama. Dengan semakin meningkatnya jumlah dokumen setiap harinya maka berakibat pada penumpukan dokumen yang tidak terarsip dan tersimpan dengan baik sehingga mengakibatkan meningkatnya kebutuhan akan tempat penyimpanan dokumen. Selain itu permasalahan yang lain adalah kesulitan dalam hal pencarian dokumen bila diperlukan sewaktu-waktu, bahkan resiko kehilangan dokumen dikarenakan penyusunan dokumen yang tidak tersusun dengan rapi.
Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi sebagai penunjang sistem paperless, yang dapat menjembatani proses aktivitas dokumen menyurat dan kegiatan pengarsipan. Bentuk sistem informasi tersebut dikenal dengan istilah Electronic Document Management System (EDMS) atau lebih dikenal sebagai pengelolaan dokumen digital. EDMS merupakan suatu sistem yang berfungsi untuk mengelola dokumen-dokumen dalam bentuk digital dengan berbagai format yang beragam secara tersentralisasi.
EDMS dikembangkan dengan sistem multiple client untuk mengakomodir user dengan kedudukan organisasi yang berbeda-beda, misal Pemohon, Kasubag Umum, Sekretaris Camat, Camat sering tidak berada pada satu tempat yang sama. Untuk memberikan fasilitas kondisi tersebut, EDMS akan dikembangkan menjadi sistem berbasis web.
Berdasarkan penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Vishas, dkk (2010) dan Abhijit (2012) dalam pengembangan EDMS, dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan System Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut dan juga konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. SDLC memiliki empat tahapan proses utama antara lain perencanaan, analisis dan desain.
Berdasarkan latar belakang diatas, Electronic Document Management System (EDMS) pada instansi ini memberikan solusi atas masalah yang ada pada instansi tersebut. Maka dari itu penulis menyimpulkan untuk mengambil judul “Implementasi Sistem Kearsipan Elektronik (E-FILING) Untuk Membangun Good Governance Pada Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang”.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka didefinisikan masalah sebagai berikut:
- Bagaimana sistem pengarsipan yang sedang berjalan saat ini pada Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang ?
- Bagaimana merancang suatu sistem informasi agar dapat membantu pengarsipan dokumen secara efektif dan efisien ?
- Apa saja kendala dan permasalahan yang sering terjadi pada sistem pengarsipan dokumen menyurat pada Kantor Kecamatan Teluknaga ?
- Bagaimana merancang sistem pelaporan pengelolaan arsip di Kantor Kecamatan Teluknaga Kab.Tangerang ?
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Operasional
Untuk meneliti dan menganalisa sistem pengarsipan yang berjalan pada Kecamatan Teluknaga.
Untuk merancang E-Document agar dapat membantu membuat sistem informasi yang diharapkan sesuai kebutuhan kantor Kecamatan Teluknaga.
Dapat memberikan solusi pemecahan masalah untuk langkah kedepan dari permasalahan, sekaligus mengusulkan sistem baru yang lebih efektif dan efisien.
Tujuan Fungsional
Memberikan tambahan informasi dan pengetahuan kepada pembaca, terutama mahasiswa Raharja
Sebagai bahan acuan atau literature review penulisan Laporan Skripsi pada masa yang akan datang.
Tujuan Individual
Memahami teknik untuk menganalisa data, sehingga mempermudah penulis untuk melakukan perancangan untuk sistem yang baru.
Untuk melatih keterampilan menganalisis dan menulis laporan penelitian untuk dilakukan perancangan sistem yang akan diajukan.
Mengimplementasikan dan menerapkan ilmu-ilmu pengetahuan yang telah di dapat dari perkuliahan selama ini.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
Untuk menambah pengalaman penulis dalam meneliti dan menganalisa sistem, dalam hal ini sistem pengelolaan arsip di Kecamatan Teluknaga.
Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat memecahkan masalah yang terdapat pada perusahaan dan menjadi sebuah ide baru yang berguna bagi perusahaan dan untuk mengetahui kelemahan sistem yang sedang berjalan, dan mengajukan pergantian sistem baru yang lebih efektif dan efisien.
Dengan ini dapat terciptanya efektifitas dan efisiensi waktu kerja dalam mengolah dokumen masuk dan dokumen keluar dan mampu memberikan laporan dengan cepat dan akurat.
Ruang Lingkup Penelitian
Untuk mempermudah penulisan skripsi ini dan agar lebih terarah serta berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan masalah. Maka penulis akan membatasi pada ruang lingkup penelitian, yaitu : Karena akses di kecamatan cukup terbatas , maka penulis hanya menyajikan proses penyimpanan dokumen masuk dan dokumen keluar seperti dokumen permohonan, dokumen undangan peringatan hari besar, dokumen keterangan usulan,dokumen keterangan permintaan dan lain sebagainya serta otomatisasi dokumen seperti dokumen yang discan.
Metode Penelitian
Metode-metode yang dilakukan dalam penyusunan laporan Skripsi:
- Metode Observasi
- Metode Wawancara
- Studi Pustaka
Observasi adalah Penulis melakukan penelitian dengan cara melakukan pengamatan secara langsung pada objek yang diteliti dan meminta data yang diperlukan sebagai bahan untuk menulis laporan analisa penelitian.
Wawancara (interview) adalah teknik pengumpulan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai objek yang akan diteliti. Penulis melakukan penelitian dengan mewawancarai Stakeholder yaitu Ibu Hj. Mutamimah selaku Kepala Kasubag Umum dan Kepegawaian guna memperoleh data yang dibutuhkan.
Studi Pustaka adalah Penulis melakukan penelitian berdasarkan sumber-sumber literature seperti buku, internet, artikel, jurnal, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian sebagai bahan referensi dalam penyusunan laporan Skripsi.
Metode Analisa
Analisa merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal dalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan. Analisia sistem yang digunakan penulis penelitian ini adalah teknik SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat), Analisis SWOT digunakan untuk memperoleh pandangan dasar mengenai strategi yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan tertentu, dalam hal ini pengkajian tentang upaya apa saja yang dapat dijadikan solusi alternatif dalam pengolahan dan pengembangan sistem serta dilihat dari segi faktor internal dan faktor eksternalnya. Misalnya memanfaatkan teknologi untuk dapat memudahkan Kasubag Umum dalam mencatat dokumen masuk dan dokumen keluar serta laporannya dan dapat digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.
Metode Perancangan
Tahap design yaitu tahap yang menerjemahkan syarat kebutuhan sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat koding. Proses ini berfokus pada struktur data dengan menggunakan database MySQL, arsitektur perangkat lunak, dan representasi interface dengan menggunakan Website editor Sublime Text 3, dan detail (algoritma) procedural dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Processor) yang berkorelasi dengan XAMPP. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistem dan menggunakan Visual Paradigm for UML 10.0 Enterprise Edition yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, memvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OOP” (Object Oriented Programming) melalui tahap : Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram, serta menggunakan tools UML (Unified Modeling Language).
Metode Pengujian (Testing)
Peneliti menggunakan metode pengujian Black Box Testing, dengan menggunakan metode ini dapat menemukan kesalahan dan mendemonstrasikan fungsional aplikasi saat dioperasikan apakah input diterima dengan benar dan output telah sesuai dengan yang sudah diharapkan oleh stakeholder. Metode pengujian Black Box Testing berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya adalah fungsi-fungsi yang salah satu hilang, kesalahan dalam struktur atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.
Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah dalam memahami lebih dimengerti tentang penulisan dalam penelitian ini, maka penulis membagi menjadi beberapa bab dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang penjelasan latar belakang, perumusan masalah,tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metode penelitian yang dipergunakan serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi gambaran yang membahas mengenai sistem secara teoritis yang dikutip dari buku yang berupa teori umum, teori khusus yang berkaitan dengan penyusunan penelitian serta beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini berisi gambaran penjelasan tentang Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang, sejarah singkat, visi dan misi kelurahan, nilai, tujuan dan sasaran kelurahan, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab yang ada pada kelurahan tersebut, tata laksana sistem yang berjalan menggunakan Unified Modeling Language (UML), analisis menggunakan SWOT, serta elisitasi tahap I, II, III dan final draft elisitasi.
BAB IV RANCANGAN DAN IMPLEMENTASI
Bab ini berisi tentang penjelasan sistem yang diusulkan dengan menggunakan (UML) Unified Modelling Language, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) yang diperlukan, sumber daya manusia, cara pengoperasian dan implementasi sistem yang diusulkan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, menjawab dari tujuan penelitian sebagai bahan acuan perancangan sistem yang dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna/stakeholder.
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
BAB II LANDASAN TEORI
TEORI UMUM
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Komponen atau subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, melainkan saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.
Menurut Anesia di dalam Jurnalnya (2017), “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
“Sistem didefinisikan sebagai serangkaian tindakan yang saling berhubungan dan berkaitan untuk melakukan dan mencapai tujuan bersama”. Mulyati dkk (2018:119).
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”. Mulyadi (2016:4).
Bentuk-Bentuk Sistem
Menurut Husni Iskandar Pohan dan Kusnasriyanti Saiful Bahri dalam buku Rusdiana dan Moch. Irfan (2014:40). “menjelaskan bahwa pada dasarnya hanya ada dua jenis sistem yaitu :
- Sistem alami
- Sistem Buatan Manusia
Seperti sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi, dan sebagainya.
Seperti sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi, dan sebagainya.
Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto yang dikutip oleh Oktafianto (2016 : 4), Sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut dapat dikatakan sebagai suatu sistem. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
- Komponen sistem (Component System)
- Batasan sistem (Boundary)
- Lingkungan luar sistem (Environment)
- Sistem penghubung (Interface)
- Sistem masukan (Input)
- Sistem keluaran (Output)
- Sistem sasaran
- Sistem Alamiah (Natural System)
- Sistem Tiruan (Artificial Sistem)
- Sistem Deterministik (Deterministic System)
- Sistem Probabilistik (Probabilistic System)
- Sistem Tertutup (Closed System)
- Sistem Terbuka (Opened System)
- Sistem relatif tertutup (relatively closed sistem).
- Komponen Sistem (Components)
- Batasan Sistem (Boundary)
- Lingkungan Luar Sistem (Environment)
- Penghubung Sistem (Interface)
- Masukan Sistem (Input)
- Keluaran sistem (output)
- Pengolah Sistem (Process)
- Sasaran Sistem (Goal)
- Klasifikasi sistem Sebagai :
- Sistem Abstrak (abstract system)
- Sistem Fisik (physical system)
- Sistem diklasifikasikan sebagai :
- Sistem Alamiyah (natural system)
- Sistem Buatan Manusia (human made system)
- Sistem diklasifikasikan sebagai :
- Sistem Tertentu (deterministicl system)
- Sistem tak Tentu (probalistic system)
- Sistem diklasifikasikan sebagai :
- Sistem Tertutup (close system)
- Sistem Terbuka (open system)
- Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan - kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
- Tepat pada waktunya Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
- Relevan Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
- Kemudahan dalam memperoleh (accesibility) informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah.
- Sifat luas dan kelengkapannya (comprehenshiveness) informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup atau cakupan yang luas dan lengkap.
- Ketelitian (Accuracy) informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi.
- Kecocokan dengan pengguna (relavance) informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
- Ketepatan waktu (timelines) informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat.
- Kejelasan (clarity) informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.
- Fleksibilitas (flexibility) nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi.
- Dapat dibuktikan (verified) nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya.
- Dapat diukur (measurable) informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.
- Tidak ada prasangka nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
- Information must be pertinent. Artinya, informasi harus berhubungan. Pernyataan informasi harus berhubungan dengan urusan dan masalah yang penting bagi penerima informasi (orang yang membutuhkan informasi).
- Information must be accurate. Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak memiliki bias atau menyesatkan. Informasi yang dihasilkan harus mencerminkan maksudnya. Keakuratan informasi bergantung pada keadaan.
- Information must be timely. Informasi harus ada ketika dibutuhkan. Informasi yang dating pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
- Relevan. Artinya, informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya.
- Menambah pengetahuan. Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerima yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.
- Mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Informasi akan mengurangi ketidakpastian karena hal-hal yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga dapat menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.
- Mengurangi risiko kegagalan. Adanya informasi akan risiko kegagalan dapat diantisipasi dengan baik sehingga kegagalan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.
- Mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan akan menghasilkan keputusan yang lebih terarah.
- Memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan untuk menentukan pencapaian, sasaran serta tujuan.
- Metode manual, merupakan pengelolaan data yang semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat.
- Metode electromechanical, yang merupakan pengolahan data dengan menggabungkan semua orang dan mesin.
- Metode punched card equipment, merupakan pengelolaan data yang menggunakan semua alat yang disebut sistem merekam unit (unit record system).
- Metode electronic computer, merupakan pengolahan data dengan menggunakan komputerisasi.
- Melalui pengamatan sendiri secara langsung,
- Melalui wawancara,
- Melalui perkiraan korepondensi, dan
- Melalui daftar pertanyaan.
- Berdasarkan sifat data
- Data kuantitatif yaitu data dalam bentuk angka atau bilangan.
- Data kualitatif yaitu bukan data berbentuk penjumlahan atau angka, melainkan dalam bentuk pernyataan dan kategori.
- Berdasarkan sumber data
- Data internal yaitu data yang berasal dari dalam organisasi atau data asli, data yang diperoleh dari observasi yang dilakukan langsung oleh peneliti atau bukan dari hasil pengamatan atau karya orang lain.
- Data eksternal yaitu data yang berasal dar luar organisasi atau institusi, atau data hasil observasi orang lain. Data eksternal dikelompokan menjadi:
- Data eksternal primer (primary external data),yaitu data yang dapat berbentuk lisan atau tertulis yang didapatkan langsung dari pemilik data sendiri atau orang melakukan observasi atau pengumpulan data.
- Data eksternal sekunder (secondary external data) yaitu data yang diperoleh dari orang yang bukan melakukan observasi langsung, biasa juga disebut indirectly external data.
- Berdasarkan cara memperolehnya, data dapat dikelompokan menjadi :
- Data primer, yaitu data yang dikumpulkan langsung oleh peneliti atau diperoleh dari sumber pertama dan datanya belum diolah.
- Data sekunder yaitu data yang diperoleh dari pihak kedua yang mengumpulkan data tersebut.
- Berdasarkan cara pengelompokannya, data dikelompokan menjadi :
- Data sensus yaitu data yang diperoleh dari populasi.
- Data yang diperoleh dari hasil sampel.
- Berdasarkan skala pengukurannya
- Dikenal dengan data ordinal, data interval dan data rasio.
- Kegunaan (Usefulness) Sistem harus menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi.
- Ekonomi (Economic) Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biaya yang dibutuhkan.
- Keandalan (Realibility) Keluaran sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.
- Pelayanan Langganan (Customer Service) Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik atau ramah kepada para pelanggan. Sehingga sistem tersebut dapat diminati oleh para pelanggannya.
- Kesederhanaan (Simplicity) Sistem harus cukup sederhana sehingga terstruktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikuti.
- Fleksibilitas (Fleksibility) Sistem harus cukup fleksibel untuk menangani perubahan-perubahan yang terjadi, kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.
- Perangkat Keras yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data dan keluaran data.
- Perangkat Lunak yaitu program dan intruksi yang diberikan kekomputer.
- Database yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa, sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.
- Telekomunikasi yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.
- Manusia yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programmer, dan operator serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
- Mendefinisikan masalah. Masalah yang akan dipecahkan dengan sistem diatur berkenan dengan lingkungan tempat sistem berinteraksi.
- Menyatakan sasaran sistem. Tujuan umum dan khusus yang ingin dicapai yang berkaitan dengan keefektifan ditetapkan dan diumumkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
- Menetapkan batasan sistem (system Boundaries). Pembatas antara sistem yang baru dengan lingkungannya harus diperinci, hubungan sistem (interface) yang berkaitan dengan masukan dan keluaran harus ditegaskan.
- Menetapkan kendala sistem. Kendala pada sistem dan proses pengembangannya, seperti biaya dan jangka waktu untuk pengembangan sistem harus dipastikan.
- Dekomposisi sistem. Sistem dipecah kedalam subsistem yang saling terkait dan berhubungan dengan lingkungannya. Hubungan antar subsistem ditentukan sehingga seorang analisis sistem mampu melihat sistem terinci. Subsistem yang berada pada tingkat bawahlah yang nantinya dirancang dan menjadi bagian sistem yang ditetapkan.
- Mengumumkan Penelitian Sistem. Perusahaan menerapkan aplikasi komputer baru, manajemen mengambil langkah untuk memastikan kerjasama dari para pekerja. Perhatian mula–mula ditunjukan pada kekhawatiran pegawai mengenai cara komputer mempengaruhi kerja mereka.
- Mengorganisasikan Tim Proyek. Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem yang dikumpulkan. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadi pemakai dan bukan spesialis informasi sebagai pemimpin proyek. Agar proyek berhasil, pemakai perlu berperan aktif dari pada hanya pasif.
- Mendefinisikan Kebutuhan Informasi. Analisis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi, wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan, dan survei.
- Mengidentifikasikan Kriteria Kinerja Sistem. Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem.
- Menyiapkan Usulan Rancangan. Analisis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan untuk meneruskan atau menghentikan untuk kedua kalinya. Disini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk di dalam usulan rancangan.
- Menyetujui atau Menolak Rancangan Proyek. Manajer dan komite sistem mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkan kembali atau proyek ditinggalkan. Jika persetujuan diberikan, proyek akan maju ke tahap rancangan.
- Fungsi Perencanaan (Planning) Planning ialah menetapkan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang digariskan, planning mencakup kegiatan pengambilan keputusan, karena termasuk pemilihan alternatif-alternatif keputusan.
- Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
- membagi komponenkomponen kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan ke dalam kelompok-kelompok,
- membagi tugas kepada seorang manajer untuk mengadakan pengelompokan tersebut dan
- menetapkan wewenang di antara kelompok atau unit-unit organisasi.
- Fungsi Penggerakan (Actuating)
- Fungsi Pengawasan (Controlling)
- Tacit (know-how)
- Explicit (know-what)
- Tahap capturing, dapat meliputi salah satu atau beberapa di antara hal-hal berikut ini: pemasukan data, pemindaian, wawancara, serta brainstorming.
- Tahap organizing dapat meliputi salah satu atau beberapa di antara hal-hal berikut ini: pembuatan katalog, pengindeksan, penyaringan, penghubungan, dan pengkodean.
- Tahap refining dapat meliputi salah satu atau beberapa di antara hal-hal berikut ini: kontekstualisasi, kerjasama, kompresi, serta pembuatan proyeksi.
- Tahap transfer dapat meliputi salah satu atau beberapa di antara hal-hal berikut ini: pembagian dan peringatan.
- Web statis adalah web yang isinya atau content tidak berubah-ubah. Maksudnya adalah isi dari dokumen web tersebut tidak dapat diubah secara cepat dan mudah. Ini karena teknologi yang digunakan untuk membuat dokumen web ini tidak memungkinkan dilakukan perubahan isi atau data. Teknologi yang digunakan untuk web statis adalah jenis client side scripting seperti HTML, Cascading Style Sheet (CSS). Perubahan isi atau data halaman web statis hanya dapat dilakukan dengan cara mengubah langsung isinya pada file mentah web tersebut.
- Web dinamis adalah jenis web yang content atau isinya dapat berubahubah setiap saat. Web yang banyak menampilkan animasi flash belum tentu termasuk web dinamis karena dinamis atau berubah-ubah isinya tidak sama dengan animasi. Untuk melakukan perubahan data, user cukup mengubahnya langsung secara online di internet melalui halaman control panel atau administrasi yang biasanya telah disediakan untuk user administrator sepanjang user tersebut memiliki hak akses yang sesuai.
- Memberikan model yang siap pakai, bahasa pemodelan visual yang ekspresif untuk mengembangkan dan saling menukar model dengan mudah dan dimengerti secara umum.
- Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari berbagai bahasa pemograman dan proses rekayasa.
- Menyatukan praktek-praktek terbaik yang terdapat dalam pemodelan.
- Use Case Diagram yaitu mendeskripsikan interaksi tipical antara para pengguna sistem dengan sistem itu sendiri, dengan member sebuah narasi tentang bagaimana sistem tersebut digunakan.
- Activity Diagram yaitu teknik untuk menggambarkan logika procedural, proses bisnis dan proses kerja. Dalam beberapa hal, diagram ini memainkan peran mirip sebuah diagram air, tetapi perbedaan prinsip antara diagram ini dan notasi diagram alir adalah diagram ini mendukung behavior pararel.
- Class Diagram yaitu menggambarkan jenis dalam sistem dan berbagai jenis hubungan statis yang ada diantara mereka. Class Diagram juga menunjukkan sifat-sifat dan operasi dari sebuah kelas dan kendala yang berlaku untuk cara objek yang terhubung.
- Sequence Diagram yaitu menggambarkan interaksi antara objek didalam dan di sekitar sistem berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence Diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu.
- Component Diagram yaitu digunakan untuk menggambarkan organisasi dari sistem dan ketergantungan dari komponen perangkat lunak dalam sistem. Dapat juga digunakan untuk menunjukkan bagaimana kode program dibagi menjadi modul-modul atau komponen.
- Deployment Diagram yaitu mendeskripsikan arsitektur fisik dalam node untuk perangkat lunak dalam sistem. Komponen perangkat lunak, processor dan peralatan lain yang membangun arsitektur sistem secara run-time.
- Performance (Kinerja atau Kehandalan) Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Kinerja pun dapat diukur berdasarkan volume pekerjaan, pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan.
- Information (Informasi) Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilakn informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Kurangnya informasi yang relevan dalam mengambil keputusan merupakan situasi yang membutuhkan peningkatan informasi.
- Economy (Ekonomi) Ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer yaitu biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya.
- Control (Kontrol atau Keamanan) Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan.
- Efficiency (Efisiensi) Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebnayak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin.
- Services (Pelayanan) Kualitas pelayanan sistem dikatakan buruk apabila sistem tidak menghasilkan produk yang akurat, sistem tidak menghasilkan produk yang konsisten, sistem tidak mudah digunakan dan sistem tidak fleksibel.
- Portability: dapat berjalan stabil pada berbagai system operasi, diantaranya windows, linux, FreeBSD, Mac OS Xserver, solaris, dan asigma.
- Open source: didistribusikan secara gratis dibawah lisensi dari general public license dimana setiap orang bebas untuk menggunakanya tetapi tidak boleh menggunakan MySQL untuk dijadikan induk turunan yang bersifat close source (komersial).
- Multi user: dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan.
- Performance tuning: mempunyai kecepatan yang tinggi dalam menangani quer.
- Column types: memiliki tipe data yang sangat komplik.
- Commanddan function : memiliki operator dan fungsi penuh yang mendukung selectdan wheredalam query.
- Security : memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti tingkat subnet mask, hostname, privilege user dengan system perijinan yang mendetailserta password yang ter-enkripsi.
- Scalability dan limits : mampu menangani basis data dalam jumlah besar.
- Localization : dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada klien dengan menggunakan lebih dari 20 bahasa.
- Connectivity : dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan protocol TCP/IP, Unix Socket, Named pipes.
- Interface : memiliki antarmuka terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemprograman dengan menggunakan fungsi API.
- Clients dan tools : dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk administrasi basis data sekaligus dokumen petunjuk online.
- Struktur table : memiliki struktur table yang lebih fleksibel dalam menangani alter table dibandingkan dengan postgre SQL dan oracle.
- Kelebihan
- Perincian aplikasi dapat ditentukan awal, dan pengujian dapat dilakukan berdasarkan perincian spesifikasi aplikasi tersebut.
- Dapat dipakai untuk menilai konsistensi suaru aplikasi dan tidak perlu melihat kode program secara detail.
- Kekurangan
- Apabila keperluan perangkat lunak yang dikembangkan tidak begitu jelas, pembuatan dokumentasi yang tepat akan sedikit sulit.
- Pengguna akan merasa kurang yakin dengan perangkat lunak yang diuji apakah lolos dalam standar pengujian.
- Elisitasi Tahap I. Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.
- Elisitasi Tahap II. Merupakan hasil prngklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.
- "M” pada MDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
- “D” pada MDI itu artinya Desirable Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
- “I” pada MDI itu artinya Inessential Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
- Elisitasi Tahap III. Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut :
- “T” artinya Technical Maksudnya bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
- “O” artinya Operational Maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
- “E” artinya Economy Maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.
- High(H) yaitu sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
- Middle (M) yaitu mampu untuk dikerjakan.
- Low(L) yaitu mudah untuk dikerjakan.
- Final draft elisitasi, merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.
- Penelitian yang dilakukan oleh Sylvia Ridwan tahun 2019 yang berjudul “Intellectual Capital dan Knowledge Management dalam Inovasi dan Kreasi Media Pembelajaran Berbasis Kemampuan 4C dan Literasi”. Dalam penelitian ini berupa Inovasi dan kreasi media pembelajaran dapat tercipta dengan adanya manajemen pengetahuan yang baik dimana pengetahuan tidak berhenti hanya dimiliki oleh masing-masing individu, melainkan pengetahuan dapat terbagi dan pada akhirnya setiap pengetahuan yang ada akan bersinergi menciptakan pengetahuan baru yang lebih bermanfaat bagi kepentingan organisasi sekolah tersebut.
- Penelitian yang dilakukan oleh Desi Putri Wijayanti dan Didi Sundiman tahun 2017 yang berjudul “Pengaruh Knowledge Management Terhadap Kinerja Karyawan (Studi Empiris Pada Pt. Sms Kabupaten Kotawaringin Timur)”. Dalam penelitian ini bertujuan untuk melakukan pengujian pada pengaruh personal knowledge, job procedures, dan teknologi pada kinerja karyawan PT. SMS. Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah multiple linear regression analysis.
- Penelitian yang dilakukan oleh Navik Puryantini, Rofikotul Arfati dan Bambang Tjahjadi tahun 2017 yang berjudul “Pengaruh Knowledge Management Terhadap Kinerja Organisasi Dimediasi Inovasi di Organisasi Penelitian Pemerintah”. Dalam Hasil penelitian menunjukkan bahwa ada pengaruh langsung secara positif pada knowledge management inovasi dan kinerja organisasi. Variabel inovasi tidak berhasil berperan dalam hubungan knowledge management terhadap kinerja organisasi.
- Penelitian yang dilakukan oleh Nanzelita Dinsih tahun 2017 yang berjudul “Pengaruh Manajemen Pengetahuan Terhadap Kinerja Karyawan: Variabel Kualitas Kehidupan Kerja Sebagai Mediasi Pada Pt.Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100”. Dalam hasil penelitian ini menunjukan adanya pengaruh manajemen pengetahuan terhadap kinerja karyawan, hal ini ditunjukkan dengan nilai t hitung mana jemen pengetahuan 5.666 lebih besar dari nilai t tabel 1,669 dengan nilai signifikansi 0,000. Sehingga dapat disimpulkan bahwa H1 diterima, adanya pengaruh positif manajemen pengetahuan terhadap kinerja pada karyawan PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100.
- Penelitian yang dilakukan oleh Orissa Octaria tahun 2017 yang berjudul “Analisis Knowledge Management System dengan Metode Inukshuk”. Dalam Penelitian ini akan dibahas KMS mengguanakan Metode Inukshuk. Inukshuk merupakan pengembangan dari model SECI dengan penambahan leadership, culturedan teknologi. Model inukshuk memerlukan keseimbangan yang tepat dari masing-masing aspek tersebut sehingga portal yang akan dibangun akan berhasil dengan baik. Pada dasarnya manajemen pengetahuan bertujuan untuk mempermudah masalah yang timbul dengan cara membuka kembali masalah yang ada dangan solusi yang telah dilakukan masa yang lalu.
- Penelitian yang dilakukan oleh Lukman Nulhakim, Nur Azizah, dan Mety Trisna Ajija tahun 2018 yang berjudul “Sistem Informasi Monitoring Inventory Dengan Analisa PIECES Pada PT Care Spundbond”. Dalam penelitian ini menerapkan metode analisa dengan kerangka PIECES dimana dalam metode ini dapat dengan mudah menganalisa dari berbagai macam area mulai dari performance, informasi, economic, control, efficiency dan service.
- Penelitian yang dilakukan oleh Ridha Choirun Nisa, Endang Siti Astuti dan Arik Prasetya tahun 2016 yang berjudul “Pengaruh Manajemen Talenta Dan Manajemen Pengetahuan Terhadap Kinerja Karyawan (Studi Pada Karyawan Pt. Pln
BAB IIIANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Gambaran Umum Perusahaan
Objek Penelitian
Lokasi Penelitian dalam penyusunan Skripsi ini, peneliti melakukan penelitian di PT Angkasa Pura II (Persero) Unit Finance dan Unit Maintenance Kantor Cabang Utama Bandar Udara Soekarno Hatta yang berlokasi di gedung 601 Bandara Soekarno-Hatta, Tangerang.Sejarah Singkat PT Angkasa Pura II
PT Angkasa Pura II (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dalam bidang usaha pelayanan jasa kebandarudaraan dan pelayanan jasa terkait bandar udara di wilayah Indonesia Barat. PT Angkasa Pura II telah mendapatkan kepercayaan dari Pemerintah Republik Indonesia untuk mengelola dan mengupayakan pengusahaan Pelabuhan Udara Jakarta Cengkareng yang kini berubah nama menjadi Bandara Internasional Jakarta Soekarno-Hatta serta Bandara Halim Perdanakusuma sejak 13 Agustus 1984. Angkasa Pura II telah mengelola 13 Bandara, antara lain yaitu Bandara Soekarno-Hatta (Jakarta), Halim Perdanakusuma (Jakarta), Kualanamu (Medan), Supadio (Pontianak), Minangkabau (Padang), Sultan Mahmud Badaruddin II (Palembang), Sultan Syarif Kasim II (Pekanbaru), Husein Sastranegara (Bandung), Sultan Iskandarmuda (Banda Aceh), Raja Haji Fisabilillah (Tanjungpinang), Sultan Thaha (Jambi), Depati Amir (Pangkal Pinang) dan Silangit (Tapanuli Utara).Sebagai Badan Usaha Milik Negara, Angkasa Pura II selalu melaksanakan kewajiban untuk membayar dividen kepada negara selaku pemegang saham. Angkasa Pura II juga senantiasa berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang terbaik dan perlindungan konsumen kepada pengguna jasa bandara, menerapkan praktik tata kelola perusahaan yang baik, meningkatkan kesejahteraan karyawan dan keluarganya serta meningkatkan kepedulian sosial terhadap masyarakat umum dan lingkungan sekitar bandara melalui program Corporate Social Responsibility.Visi dan Misi PT Angkasa Pura II
- Visi
- Misi
- Memastikan keselamatan dan keamanan sebagai prioritas utama;
- Menyediakan infrastruktur dan layanan kelas dunia untuk mendukung perkembangan ekonomi Indonesia melalui konektivitas antar daerah maupun negara;
- Memberikan pengalaman perjalanan yang terpercaya, konsisten, dan menyenangkan kepada seluruh pelanggan dengan teknologi modern;
- Mengembangkan kemitraan untuk melengkapi kemampuan dan memperluas penawaran perusahaan;
- Menjadi BUMN pilihan dan memaksimalkan potensi dari setiap karyawan perusahaan;
- Menjunjung tinggi tanggung jawab sosial perusahaan.
The best smart connected airport in the region memiliki makna bahwa bandara-bandara yang dikelola Angkasa Pura II menjadi bandara yang terhubung ke banyak rute atau tujuan baik di dalam maupun di luar negeri, sesuai dengan status masing-masing bandara (bandara domestik/internasional). Connecting time dan connecting process baik untuk penumpang maupun barang harus bisa berjalan dengan mudah dan tanpa sekat. Bandara-bandara AP II juga sepenuhnya menjadi bandara yang pintar (smart) dengan memanfaatkan teknologi modern. Region yang dimaksud dalam visi adalah Asia. Sehingga dapat disimpulkan bahwa visi Angkasa Pura II adalah menjadi bandara dengan konektivitas tinggi ke banyak kota atau negara dan mempergunakan teknologi modern yang terintegrasi dalam operasional bandara dan peningkatan pelayanan penumpang.
Struktur Organisasi PT Angkasa Pura II
Struktur Organisasi PT Angkasa Pura II, Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta Tangerang
Gambar 3.1 : Sturuktur Organisasi Tugas dan Tanggung Jawab
ACCOUNTING & BUDGETING MANAGER
NAMA JABATAN : Accounting & Budgeting
LINGKUP KERJA : Akuntansi & Anggaran
LOKASI : Bandara Internasional Soekarno Hatta
- FUNGSI :
- URAIAN TUGAS :
- Mendefinisikan dan menyusun standard operational procedure fungsi akuntansi & anggaran sesuai dengan standar dan regulasi yang berlaku di Perusahaan;
- Merencanakan dan mengevaluasi pelaksaan penyusunan anggaran eksplotasi dan investasi seluruh fungsi, konseling anggaran, monitoring penggunaan anggaran dan kompilasi hasil pembahasan serta persetujuan dari Senior General Manager untuk memastikan anggaran akan digunakan sesuai dengan keadaan dan kebutuhan Kantor Cabang Utama Bandara Internasional Soekarno Hatta;
- Mengelola pelaksaan kegiatan fungsi anggaran & akuntansi terkait penyusunan laporan keuangan serta akuntansi manajemen kantor cabang yang meliputi Sentra Biaya (Cost Center) dan perhitungan harga pokok produksi;
- Mengawasi petty cash serta pencatatan berkas pengadaan dan Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB);
- Mengawasi pencatatan pembayaran barang atau pekerjaan baik eksplotasi maupun investasi, pencatatan produksi dan pendapatan langsung (PJP2U, parkir dan listrik) dan tidak langsung (sewa, konsesi, PJP42, dll);
- Memformulasikan kebutuhan SDM dan pengembangan kompetensi bawahan dan mendistribusikan SDM yang dimiliki untuk mencapai tujuan unit kerja;
- Mengelola proses asesmen dan mitigasi risiko sesuai lingkup pekerjaan dan wewenangnya serta memberikan masukan terkait hasilnya kepada Finance Senior Manager;
- Mengkoordinasikan penerapan K3 pada Divisi Accounting & Budgeting;
- Mengelola penerapan prinsip-prinsip Good Coporate Governance didalam seluruh aktifitas Divisi Accounting & Budgeting;
- Mengelola koordinasi penilaian kinerja seluruh SDM dalam lingkup kerjanya, serta membimbing jajaran dibawahnya sesuai kebutuhan pengembangan organisasi kemudian melaporkannya kepada Finance Senior Manager;
- Menjadi anggota tim kerja internal maupun eksternal sesuia kebutuhan Perusahaan.
- KEWENANGAN :
- Menyusun RKA tahunan Divisi Accounting & Budgeting;
- Menetapkan dan mengendalikan pelaksanaan program kegiatan fungsi Akuntansi & Anggaran sebagaimana ditetapkan dalam RKA;
- Menetapkan metode kerja yang sesuai untuk unit kerjanya sehingga dapat melaksanakan tugas secara efektif dan efesien;
- Memberikan rekomendasi kepada manajemen dan saran kepada unit-unit kerja lain, terkait dengan bidangnya untuk kepentingan Perusahaan;
- Bilamana diperlukan, membantu peranan Finance Senior Manager sebagai counterpart dan perkawilan dalam hubungan eksternal terkait dengan area kerja Divisi Accounting & Budgeting.
Melakukan perencanaan, pelaksanaan, pembinaan dan evaluasi pekerjaan fungsi Akuntansi dan Anggaran dalam hal akuntansi umum, akuntansi biaya, anggaran eksplotasi dan anggaran investasi.
GENERAL ACCOUNTING JUNIOR MANAGER
NAMA JABATAN : General Accounting Junior Manager
CAKUPAN KERJA : Akuntansi Umum
LOKASI : Bandara Internasional Soekarno Hatta
- FUNGSI :
- Penyusunan laporan keuangan Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta;
- Pengelolaan proses verfikasi terhadap transaksi keuangan Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta;
- Rekonsiliasi data keuangan dengan unit terkait baik internal dan eksternal.
- URAIAN TUGAS :
- Mengkoodinasikan peranan standard operating procedures sesuai lingkup kerja Unit General Accounting, serta memberikan masukan perbaikan standard operating procedures berdasarkan kondisi di lapangan;
- Memantau dan memastikan realisasi rencana kerja & penggunaan anggaran Unit General Accounting sesuai dengan RKAP yang telah ditetapkan;
- Melakukan penyusunan laporan keuangan setiap satu bulan, tiga bulan, semesteran dan tahunan yang meliputi laporan produksi, laporan laba atau rugi, laporan kas dan neraca;
- Melakukan verfikasi dan pengendalian terhadap transaksi keuangan Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta;
- Melakukan pertanggungjawaban petty cash (apabila ada) serta mencatat berkas pengadaan dan Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB);
- Mencatat pembayaran barang atau pekerjaan baik eskplotasi maupun investasi, pencatatan produksi dan pendapatan langsung (PSC, parkir, listrik, dll) dan tidak langsung (Sewa, Konsesi, PJP4U, dll);
- Mengindentifikasikan dan mengusulkan pemantauan kebutuhkan SDM dan pengembangan kompentensi bawahan sesuai dengan kebutuhan operasional;
- Melakukan asesmen dan mitigasi risiko sesuai lingkup pekerjaan dan wewenang, serta memberikan masukan terkait dengan hasil kajian kepada Accounting & Budgeting Manager;
- Mengkoordinasikan penerapkan K3 pada Unit General Accounting;
- Menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance pada aktifitas kegiatan Unit General Accounting;
- Merencakan, membimbing dan menilai kinerja bawahan dan membantu pencapaian KPI bawahan kemudian melaporkannya kepada Accounting & Budgeting Manager;
- Menjadi anggota tim kerja internal maupun eksternal sesuai kebutuhan perusahaan.
- KEWENANGAN :
- Mengidentifikasikan rencana kerja dan kebutuhan anggaran Unit General Accounting;
- Menetapkan metode kerja yang sesuai untuk unitnya sehinnga dapat melaksaankan tugas secara efektif dan efesien;
- Mengajukan rekomendasi kepada manajemen dan saran kepada saksi terkait untuk kepentingan Perushaan;
- Mewakili Accounting & Budgeting Manager sekalu counterpart dalam bidangnya dengan pihak-pihak terkait lainnya baik di dalam maupun luar negeri.
Melaksanakan, memonitor dan melaporkan kegiatan fungsi akuntansi umum meliputi :
MANAGEMENT ACCOUNTING JUNIOR MANAGER
NAMA JABATAN : Management Accounting Junior Manager
CAKUPAN KERJA : Akuntansi Manajemen
LOKASI : Bandara Internasional Soekarno-Hatta
- FUNGSI :
- Sentra Biaya (Cost Center);
- Perhitungan Harga Pokok Produksi;
- Penyusunan Laporan Manajemen.
- URAIAN TUGAS :
- Mengkoordinasikan penerapan standard operating procedures sesuai lingkup kerja Unit Management Accounting, serta memberikan masukan perbaikan standard operating procedures berdasarkan kondisi di lapangan;
- Memantau dan memastikan realisasi rencana kerja dan penggunaan anggaran Unit Management Accounting sesuai dengan KRAP yang telah ditetapkan;
- Melaksanankan dan mengendalikan Sentra Biaya (cost center) dan perhitungan Harga Pokok Produksi;
- Melakukan penyusunan laporan manajemen secara berkala;
- Mengidentifikasi dan mengusulkan pemenuhan kebutuhan SDM dan pengembangan kompetensi bawahan sesuai kebutuhan oprasional;
- Melakukan asesmen dan mitigasi risiko sesuai lingkup pekerjaan dan wewenang, serta memberikan masukan terkait dengan hasil kajian kepada Accounting & Budgeting Manager;
- Mengkoordinasikan penerapan K3 pada Unit General Accounting;
- Menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Govermance pada aktifitas kegiatan Unit Management Accounting;
- Merencanakan, membimbing dan menilai kinerja bawahan, dan memantau pencapaian KPI bawahan kemudian melaporkannya kepada Accounting & Budgeting Manager;
- Menjadi anggota tim kerja internal maupun eksternal sesuai kebutuhan perusahaan.
- KEWENANGAN :
- Mengidentifikasi rencana kerja dan kebutuhan anggaran Unit Management Accounting;
- Menetapkan metode kerja yang sesuai untuk Unitnya sehingga dapat melaksanakan tugas secara efektif dan efesien;
- Mengajukan rekomendasi kepada manajemen dan saran kepada Unit terkait untuk kepentingan Perusahaan;
- Mewaliki Accounting & Budgeting Manager sekalu counterpart dalam bidangnya dengan pihak-pihak terkait lainnya baik di dalam maupun luar negeri.
Melaksanakan, memonitor dan melaporkan kegiatan fungsi akuntansi manajemen meliputi :
BUDGETING JUNIOR MANAGER
NAMA JABATAN : Budgeting Junior Manager
CAKUPAN KERJA : Anggaran
LOKASI : Bandara Internasional Soekarno-Hatta
- FUNGSI :
- Kompilasi, evaluasi dan penyusunan anggaran KCU BSH;
- Laporan realisasi anggaran;
- Pengecekan kebutuhan dan monitoring penggunaan anggaran.
- URAIAN TUGAS :
- Mengkoodinasikan penerapan standard operating procedures sesuai lingkup kerja Unit Budgeting, serta memberikan masukan perbaikan standard operating procedures berdasarkan kondisi lapangan;
- Memantau dan memastikan realisasi rencana kerja & penggunaan anggaran Unit Budgeting sesuai dengan dengan RKAP yang telah ditetapkan;
- Berkoordinasi dengan masing-masing Unit/Divisi/Subdepartemen terkait usulan anggaran untuk diajukan dalam RKA Kantor Cabang Utama Bandara Internasional Soekarno-Hatta;
- Melakukan evaluasi dan pengecekan realisasi anggaran secara berkala;
- Memberikan konsultasi terkait penyusunan dan penggunaan anggaran kepada Unit terkait;
- Memberikan early warning terkait penggunaan anggaran di Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta;
- Mengidenfikasikan dan mengusulkan pemenuhan kebutuhan SDM dan pengembangan kompentensi bawahan sesuai dengan kebutuhan operasional;
- Melakukan asesmen dan mitigasi risiko sesuai lingkup pekerjaan dan wewenang, serta memberikan masukan terkait dengan hasil kajian kepada Accounting & Budgeting Manager;
- Mengkoordinasikan penerapan K3 pada Unit Budgeting;
- Menerapkan prinsip-prinsip Good Coporate Governance pada aktifitas kegiatan Unit Budgeting;
- Merencanakan, membimbing dan menilai kinerja bawahan dan memantau pencapaian KPI bawahan kemudian melaporkannya kepada Accounting & Budgeting Manager;
- Menjadi anggota tim kerja internal maupun eksternal sesuai kebutuhan perusahaan.
- KEWENANGAN :
- Mengidentifikasi rencana kerja dan kebutuhan anggaran Unit Budgeting;
- Menetapkan metode kerja yang sesuai untuk Unitnya sehingga dapat melaksanakan tugas secara efektif dan efesien;
- Mengajukan rekomendasi kepada manajemen dan saran kepada saksi terakit untuk kepentingan Perusahaan;
- Mewakili Accounting & Budgeting Manager selaku counterpart dalam bidangnya dengan pihak-pihak terkait lainnya baik di dalam maupun diluar negeri.
Melaksanakan, memonitor dan melaporkan kegiatan fungsi anggaran meliputi :
MAINTENANCE EXECUITVE MANAGER
NAMA JABATAN : Maintenance Execuitve Manager
LINGKUP KERJA : Execuitve General Manager
LOKASI : Bandara Internasional Soekarno Hatta
- TUJUAN JABATAN :
- TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB :
- Memimpin implementasi atau adaptasi kebijakan terkait fasilitas dan infrastuktur bandar udara dari pihak otoritas terakit (meliputi namun tidak terbatas pada regulator, otoritas bandara dan Kantor Pusat) untuk memudahkan implementasi arahan/kebijakan di lapangan.
- Memimpin dan memberi penyelesaian masalah terhadap segala aspek fungsi Airport Maintenance di Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta untuk menjamin kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku dan pemenuhan SLA dari unit kerja terkait.
- Memimpin proses perencaan kerja dan memformulasikan standar kerja di lingkungan unit Airport Maintenance untuk menjamin pelaksaan kegiatan unit berjalan dengan biak dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Mengawasi dan mengevaluasi pelaksaan tindak lanjut hasil temuan audit internal maupun eksternal terkait fasilitas dan infrastruktur yang menjadi tanggung jawabnya untuk memastikan seluruh hasil termuan audit terselesaikan dan/atau termitigasi dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Mengevaluasi usulan kebutuhan dan rencana penambahan fasilitas dan infrastruktur yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan kewenangannya untuk memastikan kesesuia dengan kebutuhan operasional dan ketentuan yang berlaku.
- KEWENANGAN :
- Mengkoordinir implementasi kebijakan terkait fasilitas dan infrastruktur bandara udara
- Mengusulkan rekomendasi penyesuian kebijakan terkait fasilitas dan infrastruktur ke Kantor Pusat.
- Melakukan pengambilan keputusan dan memberikan rekomendasi penyelesaian masalah yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan kewenangannya.
- Mengevaluasi perencanaan kerja & standar kerja unit Airport Maintenance.
- Memberikan masukan dana rah terakit tindak lanjut dan mitigasi hasil temuan audit internal dan/atau eksternal.
- Mengevaluasi dan menyetujui usulan kebutuhan dan rencana penambahan fasilitas dan infrastruktur.
- INDIKATOR KINERJA :
- Kesesuian implementasi fasilitas dan infrastuktur sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Seluruh permasalahan terkait fasilitas dan infrastruktur terselesaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Tersedianya perencanaan kerja & standard kerja unit Airport Maintenance sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Terselesaikannya dan/atau termitigasi hasil termuan audir internal maupun eksternal.
- Usuluan penambahan fasilitas dan infrastuktur sesuai dengan kebutuhan operasional.
Memberikan pengarahan dan pengawasan terhadap jalannya proses perenacanaan, implemntasi dan evaluasi program kerja unit Airport Maintenance meliputi namun tidak terbatas pada infrastuktur sisi udara, aksesibilitas & lingkungan, listrik dan catu daya, mekanikal dan peralatan bandar udara, pelayanan terknologi informasi public dan pengaman, jaringan data & pelayanan teknologi informasi non publik di Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta untuk memastikan seluruh fasilitas dan infrastuktur berfungsi dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
STAFF MAINTENANCE EXECUTIVE MANAGER
NAMA JABATAN : Staff Deputy EMG Maintenance
CAKUPAN KERJA : Executive General Manager
LOKASI : Bandara Internasional Soekarno-Hatta
- FUNGSI :
- Melaksanakan Administrasi Penyusunan Program Kerja;
- Melaksanakan Proses Tata Usaha dan Administrasi Perkantoran;
- Melaksanakan Administrasi Penyusunan Laporan Kerja;
- Penyusunan Nota Dinas dan Surat Unit Maintenance;
- Penyusunan Bahan Paparan & Risalah Rapat Unit MTEM;
- Pengecekan & Pengkajian Dokumen Pekerjaan MTEM.
- URAIAN TUGAS :
- Penyusunan program kerja Unit Maintenance (obstacle: Target waktu pengumpulan data oleh masing-masing unit jajaran Maintenance);
- Membuat konsep surat dan kajian yang diajukan oleh unit kerja jajaran Maintenance;
- Penyusunan laporan kemajuan kerja Unit Maintenance secara periodik (obstacle: Target waktu pengumpulan data oleh masing-masing unit jajaran Maintenance);
- Penyusunan dan pembuatan konsep Nota Dinas, Risalah Rapat dan Surat Maintenance Executive Manager;
- Penyusunan presentasi paparan Maintenance Executive Manager dan Risalah Rapat (obstacle: Pengumpulan data dukung dari masing-masing unit jajaran Maintenance);
- Melakukan pengecekan terhadap dokumen-dokumen terkait usulan pekerjaan yang diajukan oleh unit jajaran MTEM (obstacle: Kelengkapan dokumen tiap unit).
Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
Prosedur Sistem Yang Berjalan
Prosedur sistem yang berjalan merupakan analisa mengenai tahapan-tahapan dari proses yang dilakukan dalam sistem. Adapun tahapan-tahapan dari sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar, Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak dan Tata Naskah (Takah) Pembayaran dan Kontrak pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II diantaranya:- Sistem Pengarsipan Surat Masuk
- Surat masuk melalui kiriman dari unit-unit internal melalui Sistem Informasi Dokumen Elektronik (SIDOEL) atau eksternal yang diterima oleh Staff Maintenance;
- Kemudian dilakukan pendataan surat oleh Staff Maintenance menggunakan Microsoft Access 2016 berupa nomor surat, asal surat, perihal surat, tanggal surat dll;
- Lalu surat tersebut diberikan kepada Deputy Maintenance;
- Kemudian Deputy Maintenance mengisi lembar disposisi surat untuk pendistribusian surat kepada unit-unit yang dituju;
- Selanjutnya surat tersebut disimpan ke dalam ordner (copy) dan surat masuk melalui SIDOEL diunduh dan disimpan pada folder-folder di komputer.
- Sistem Pengarsipan Surat Keluar
- Surat dikonsepkan oleh Staff Maintenance;
- Kemudian Staff Maintenance meminta persetujuan konsep surat kepada Deputy Maintenance untuk ditandatangani;
- Setelah itu surat diberi nomor dan tanggal surat dan cap basah oleh Unit Tata Usaha (TU);
- Kemudian dilakukan pendataan surat oleh Staff Maintenance di Microsoft Access 2016 seperti nomor surat, tujuan surat, perihal surat, tanggal surat dll;
- Lalu surat dikirim ke alamat yang dituju seperti unit-unit internal menggunakan Sistem Informasi Dokumen Elektronik (SIDOEL) atau eksternal.
- Selanjutnya surat disimpan ke dalam ordner (copy) dan surat kelaur melalui SIDOEL disimpan pada folder-folder di komputer.
- Sistem Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak
- Unit Satuan Teknis (ST) menyiapkan Dokumen Pembayaran Kontrak berupa Surat Permohonan Pembayaran, Invoice, Kuitansi, Faktur Pajak (Copy), KTP-el (Copy), Surat Pernyataan dan Kontrak Asli, yang kemudian dokumen tersebut diserahkan kepada Unit Akuntansi;
- Selanjutnya Unit Akuntansi akan periksa kelengkapan dokumen, jika tidak lengkap dokumen tidak akan dilanjutkan prosesnya dan akan dikembalikan ke unit Satuan Teknis;
- Jika sudah lengkap, maka selanjutnya unit akuntansi membuatkan Tanda Terima Dokumen Pembayaran sebagai tanda bahwa dokumen telah masuk di Unit Akuntansi;
- Kemudian Unit Akuntasi pendata kedalam Microsoft Excel 2016 berupa nomor kontrak, nama perusahaan, nama pekerjaan, nominal;
- Lalu dokumen tersebut diserahkan kepada Unit adm. Keuangan untuk dilakukan proses pengarsipan berupa klasifikasi berkas berdasarkan jenis dan nominal, penomoran berkas, berkas disimpan kedalam ordner.
- Sistem Pengarsipan Tata Naskah (Takah) Pembayaran
- Vendor membuat dokumen laporan pekerjaan berisi surat permohonan pembayaran, kwitansi, faktur pajak, foto-foto (bukti pekerjaan) dan kurva S pekerjaan untuk diserahkan kepada unit Satuan Teknis (ST);
- Kemudian unit ST membuat Tata Naskah Pembayaran (Takah) dan BA (Berita Acara) laporan pekerjaan dengan ditandatangani pelaksana dan pengawas pekerjaan. Lalu meminta persetujuan pejabat diatas sesuai dengan kewenangannya (setingkat SM/Deputy EGM/EGM);
- Jika sudah disetujui oleh pejabat paling tinggi EGM;
- Kemudian Takah diserahkan kepada Staff Deputy EGM untuk dilakukan pendataan menggunakan Microsoft Access 2016 berupa nomor takah unit, nomor takah sampul, nomor perjanjian, tanggal perjanjian, nama pekerjaan dll;
- Maka selanjutnya dokumen tersebut diserahkan ke Unit Finance untuk proses pembayaran;
- Selanjutnya Takah dikembalikan kepada unit ST untuk diarsipkan kedalam ordner.
- Sistem Pengarsipan Tata Naskah (Takah) Kontrak
- Pembuatan RKS dan RAB atau Takah (Tata Naskah Kontrak) dari unit Satuan Teknis (ST) diajukan untuk persetujuan oleh SM Electrical & Mechanical Facility (ditulis permohonan pengajuan/persetujuan di nota catatan);
- Kemudian Takah di ajukan ke unit Anggaran untuk meminta konfirmasi anggaran yang berupa Nota Konfirmasi Anggaran (NKA) ditulis juga di dalam nota catatan;
- Bila nilai anggaran melebihi kewenangan SM, maka berkas Takah diajukan ke jabatan di atasnya, yaitu ke Deputy EGM tentunya proses pengajuan permohonan disampaikan melalui nota catatan;
- Kemudian Takah diserahkan kepada Staff Deputy EGM untuk dilakukan pendataan menggunakan Microsoft Access 2016 berupa nomor takah unit, nomor takah sampul, nomor perjanjian, tanggal perjanjian, nama pekerjaan dll;
- Berkas Takah kontrak (rangkap 2) yang sudah ditandatangani/disetujui akan kembali ke Unit ST untuk diarsipkan berdasarkan klasifikasi menggunakan ordner dan yang satu lagi akan diberikan kepada Pelaksana Pekerjaan agar bisa diajukan dan dilampirkan untuk penagihan pembayaran.
Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan
Untuk mengetahui sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar, Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak, Tata Naskah (Takah) Pembayaran dan Kontrak pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II yang sedang berjalan, peneliti menggunakan Unified Modeling Languange (UML) untuk menjelaskan alur sistem yang berorientasikan objek. Ada 3 diagram, diantaranya:Pengarsipan Surat Masuk
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Usecase Diagram:
- 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Pengarsipan Surat Masuk pada Unit Maintenance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
- 2 Actor yang melakukan kegiatan, terdiri dari Staff Maintenance dan Deputy Maintenance.
- 5 Use Case yaitu, kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Menerima surat masuk, melakukan pendataan surat, memberikan surat, membuat disposisi surat dan mengarsipkan surat masuk kedalam ordner yang sudah difoto kopi sebelumnya.
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Activity Diagram:
- 1 Initial Node sebagai tanda awal kegiatan.
- 2 Vertikal Swimlane, yaitu Staff Maintenance dan Deputy Maintenance.
- 5 Action, State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
- 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Sequence Diagram:
- 2 Actor yang melakukan kegiatan terdiri dari: Staff Maintenance dan Deputy Maintenance.
- 5 Life Line antarmuka yaitu Surat masuk, pendataan surat, surat, disposisi surat dan surat (copy).
- 5 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Menerima, melakukan, memberikan kepada, membuat dan mengarsipkan.
Gambar 3.2 : Usecase Diagram Diagram Pengarsipan Surat Masuk Berdasarkan Usecase Diagram diatas ini terdapat :
Gambar 3.3 : Activity Diagram Pengarsipan Surat Masuk Berdasarkan Activity Diagram diatas ini terdapat :
Gambar 3.4 : Sequence Diagram Pengarsipan Surat Masuk Berdasarkan Sequence Diagram diatas ini terdapat :
Pengarsipan Surat Keluar
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Usecase Diagram:
- 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Pengarsipan Surat Keluar pada Unit Maintenance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
- 3 Actor yang melakukan kegiatan, terdiri dari Staff Maintenance, Deputy Maintenance dan Unit Tata Usaha (TU).
- 6 Use Case yaitu, kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Membuatkan konsep surat, meminta persetujuan dan tanda tangan Deputy Maintenance, membuatkan nomor dan tanggal surat serta cap basah oleh Unit Tata Usaha, melakukan pendataan surat, melakukan pengiriman surat, mengarsipkan surat keluar kedalam ordner yang sebelumnya sudah difoto kopi.
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Activity Diagram:
- 1 Initial Node sebagai tanda awal kegiatan.
- 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
- 3 Vertikal Swimlane, yaitu Staff Maintenance dan Deputy Maintenance.
- 7 Action, State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
- 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Sequence Diagram:
- 3 Actor yang melakukan kegiatan terdiri dari: Staff Maintenance, Deputy Maintenance dan Unit Tata Usaha (TU).
- 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
- 7 Life Line antarmuka yaitu Konsep surat, persetujuan surat/ttd, surat, nomor, tanggal & stampel, pendataan surat, pengiriman dan surat (copy).
- 9 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Membuat, meminta, verifikasi-revisi, menandatangi-kembalikan, memberikan surat, membuatkan, melakukan, melakukan dan mengarsipkan.
Gambar 3.5 : Usecase Diagram Pengarsipan Surat Keluar Berdasarkan Usecase Diagram diatas ini terdapat :
Gambar 3.6 : Activity Diagram Pengarsipan Surat Keluar Berdasarkan Activity Diagram diatas ini terdapat :
Gambar 3.7 : Sequence Diagram Pengarsipan Surat Masuk Berdasarkan Sequence Diagram diatas ini terdapat :
Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Usecase Diagram:
- 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak pada Unit Finance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
- 3 Actor yang melakukan kegiatan, terdiri dari Unit Satuan Teknis (ST), Unit Akuntasi dan Unit Adm. Keuangan.
- 5 Use Case yaitu, kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Menyerahkan dokumen pembayaran kontrak, verifikasi kelengkapan dokumen, membuatkan tanda terima dokumen, melakukan pendataan dan mengarsipkan dokumen kedalam ordner.
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Activity Diagram:
- 1 Initial Node sebagai tanda awal kegiatan.
- 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
- 3 Vertikal Swimlane, yaitu Unit Satuan Teknis (ST), Unit Akuntasi dan Unit Adm. Keuangan.
- 5 Action, State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
- 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Sequence Diagram:
- 3 Actor yang melakukan kegiatan terdiri dari: Unit Satuan Teknis (ST), Unit Akuntansi dan Unit Adm. Keuangan.
- 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
- 4 Life Line antarmuka yaitu Dokumen pembayaran kontrak, tanda terima, pendataan dokumen dan dokumen.
- 6 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Menyerahkan, verifikasi-revisi, membuatkan-untuk diberikan, melakukan, menyerahkan dokumen dan mengarsipkan.
Gambar 3.8 : Usecase Diagram Dokumen Pembayaran Kontrak Berdasarkan Usecase Diagram diatas ini terdapat :
Gambar 3.9 : Activity Diagram Dokumen Pembayaran Kontrak Berdasarkan Activity Diagram diatas ini terdapat :
Gambar 3.10 : Sequence Diagram Dokumen Pembayaran Kontrak Berdasarkan Sequence Diagram diatas ini terdapat :
Pengarsipan Dokumen Takah Pembayaran
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Usecase Diagram:
- 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Pengarsipan Takah Pembayaran pada Unit Maintenance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
- 5 Actor yang melakukan kegiatan, terdiri dari Vendor, Unit Satuan Teknis (ST), Deputy EGM, Staff Deputy EGM dan Unit Finance.
- 6 Use Case yaitu, kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Membuat dokumen laporan pekerjaan, membuat takah dan berita acara, melakukan persetujuan, melakukan pendataan menggunakan, mengarsipkan takah pembayaran kedalam ordner.
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Activity Diagram:
- 1 Initial Node sebagai tanda awal kegiatan.
- 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
- 4 Vertikal Swimlane, yaitu Unit Satuan Teknis (ST), SM Electrical & Mechanical Facility, Unit Anggaran dan Staff Deputy.
- 6 Action, State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
- 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Sequence Diagram:
- 5 Actor yang melakukan kegiatan terdiri dari: Vendor, Unit Satuan Teknis (ST), Deputy EMG dan Staff Deputy EMG.
- 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
- 5 Life Line antarmuka yaitu Dokumen laporan pekerjaan, takah & Berita Acara, pendataan takah, pembayaran & takah pembayaran.
- 10 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Membuat, menerima, membuat, verifikasi-revisi, setuju/ttd, memberikan takah, melakukan, memberikan takah, memberikan takah, melakukan-kepada, mengembalikan takah dan mengarsipkan.
Gambar 3.11 : Usecase Diagram Takah Pembayaran Berdasarkan Usecase Diagram diatas ini terdapat :
Gambar 3.12 : Activity Diagram Takah Pembayaran Berdasarkan Activity Diagram diatas ini terdapat :
Gambar 3.13 : Sequence Diagram Takah Pembayaran Berdasarkan Sequence Diagram diatas ini terdapat :
Pengarsipan Dokumen Takah Kontrak
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Usecase Diagram:
- 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Pengarsipan Takah Kontrak pada Deputy EGM di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
- 5 Actor yang melakukan kegiatan, terdiri dari Unit Satuan Teknis (ST), SM Electrical & Mechanical Facility, Unit Anggaran, Deputy EGM dan Staff Deputy EGM.
- 4 Use Case yaitu, kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Meminta persetujuan kontrak, meminta nomor NKA, melakukan pendataan dan mengarsipkan takah kedalam ordner (1 rangkap).
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Activity Diagram:
- 1 Initial Node sebagai tanda awal kegiatan.
- 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
- 4 Vertikal Swimlane, yaitu Unit Satuan Teknis (ST), SM Electrical & Mechanical Facility, Unit Anggaran dan Staff Deputy.
- 5 Action, State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
- 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
- Sistem yang berjalan digambarkan oleh Sequence Diagram:
- 4 Actor yang melakukan kegiatan terdiri dari: Unit Satuan Teknis (ST), Deputy EMG, Staff Deputy EMG dan Unit Finance.
- 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
- 4 Life Line antarmuka yaitu Persetujuan takah kontrak, pemeriksaan nomor NKA, pendataan takah dan takah kontrak.
- 7 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Meminta, verifikasi-revisi, setuju/ttd, memberikan takah, melakukan, memberikan, melakukan-dikembalikan dan mengarsipkan.
Gambar 3.14 : Usecase Diagram Takah Kontrak Berdasarkan Usecase Diagram diatas ini terdapat :
Gambar 3.15 : Activity Diagram Takah Kontrak Berdasarkan Activity Diagram diatas ini terdapat :
Gambar 3.16 : Sequence Diagram Takah Kontrak Berdasarkan Sequence Diagram diatas ini terdapat :
Analisa Sistem Yang Berjalan
Metode Analisa Sistem
Analisis sistem merupakan tahapan dari suatu perancangan sistem yang bertujuan untuk mengetahui kepetingan suatu sistem pada manajemen serta merumuskan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia dalam menggunakan sistem sehingga dapat bekerja dengan optimal.Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode PIECES. Metodenya untuk menganalisis masalah dan kelemahan dari sistem lama. PIECES sendiri meliputi Kinerja (Performance), Informasi (Information), Ekonomi (Economic), Kontrol (Control), Efisiensi (Efficiency), dan Pelayanan (Service), yaitu terdiri dari:
Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran
- Analisa Masukan
- Analisa Proses
- Analisa Keluaran
Analisa masukan adalah penguraian masalah yang sedang terjadi yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data masukkan sehingga dapat menghasilkan proses dan kemudian akan ditindaklanjuti dari proses tersebut.
Nama masukan : Arsip Dokumen (Surat masuk dan keluar, pembayaran kontrak, tata naskah pembayaran dan kontrak)
Fungsi : Sebagai alat bukti manajemen
Sumber : Pegawai pendataan arsip
Media : Kertas
Distribusi : Diposisi surat kepada unit terkait
Frekuensi : Setiap adanya surat masuk dan keluar, proses pembayaran kontrak selesai, proses tata naskah pembayaran dan kontrak selesai
Analisa proses adalah penguraian masalah yang telah dilakukan pada analisa masukan.
Nama proses : Pengolaan arsip dokumen
Masukkan : Data arsip dokumen
Keluaran : Laporan data arsip dokumen
Ringkas proses : Sortir dokumen, melakukan pembolongan dokumen, dokumen dimasukkan kedalam ordner.
Analisa keluaran adalah output dari analisa proses berdasarkan analisa masukan.
Nama keluaran : Laporan data arsip dokumen
Fungsi : Untuk mendapatkan informasi terdahulu dan terkini yang dibutuhkan manajemen
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada dokumen yang diterima atau dokumen akhir
Keterangan : Berisi informasi surat masuk dan keluar, pembayaran kontrak, tata naskah pembayaran dan kontrak.
Konfigurasi Sistem Berjalan
Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
Berikut spesifikasi perangkat keras atau hardware yang digunakan oleh personal komputer dalam melakukan aktivitas sistem informasi pengarsipan surat saat ini:
- Processor : Intel Core i7-7700 CPU @3.60Hz / quad-core intelCore i7
- Monitor : HP 21.5” Full HD
- Mouse : USB Optical Mouse
- Keyboard : Logitech
- RAM : 8 GB
- Harddisk : 1000 GB
Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)
Berikut spesifikasi perangkat lunak atau software yang digunakan oleh personal komputer dalam melakukan aktivitas sistem informasi pengarsipan surat saat ini:
- Windows 10 Pro 64-bit
- Microsoft Excel 2016
- Microsoft Access 2016
Hak Akses (Brainware)
- Unit Akuntansi
- Unit Adm. Keuangan
- Staff Maintenance
- Deputy Maintenance
Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah
Permasalahan yang dihadapi
Berdasarkan analisis dan pengamat peneliti atas sistem Pengarsipan Dokumen yang saat ini berjalan di Unit Finance dan Unit Maintenance pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II, berikut permasalahan yang dihadapi:
- Sistem pengarsipan dokumen yang berjalan saat ini masih dilakukan secara semi komputerisasi, mulai dari proses penerimaan dokumen hingga penyimpanan masih menggunakan media kertas atau konvensional. Kemudian proses pendataan menggunakan Microsoft Excel 2016 (Unit Finance) dan Microsoft Access 2016 (Unit Maintenance).
- Kendala yang terjadi saat ini ada diproses pencarian dokumen yang dibutuhkan, pada proses ini cukup memakan waktu lama karena harus mencari dokumen pada tumpukan dokumen yang lainnya. Kemudian diproses penyimpanannya, terkadang ada beberapa lampiran dokumen yang terselip, rusak dan bahkan hilang.
Alternatif Pemecahan Masalah
- Membuat sistem berbasis website untuk Pengelolan Arsip Dokumen atau Arsip Digital yang teritegrasi secara komputerisasi sehingga data arsip dapat diakses oleh komputer lain. Hal ini berguna saat dokumen dibutuhkan karena proses pencarian dokumen dengan waktu singkat.
- Harus ada tempat penyimpanan arsip digital sehingga arsip dokumen dapat tersimpan dengan baik dan teratur karena arsip dokumen dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen.
- Sistem yang dibangun akan dibagi beberapa level user (tingkatan pengguna) nantinya setiap level user akan mempunyai hak akses yang berbeda sehingga keamanan dokumen lebih terjaga.
User Requirement
Elisitasi Tahap I
Elisitasi tahap 1 merupakan daftar kebutuhan user atau pengguna yang disusun berdasarkan hasil wawancara dengan stakeholder mengenai kebutuhan sistem yang harus dipenuhi dalam proses perancangan sistem yang baru. Berikut diantaranya:Tabel 3.2 Elisitasi Tahap I 
Elisitasi Tahap II
Elisitasi tahap II dibentuk berdasarkan data yang sudah direkam kedalam elisitasi tahap I, kemudian pada elisitasi tahap II ini akan diklasifikasi dengan menggunakan metode MDI (Mandatory, Desirable, Innessential).Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II 
Elisitasi Tahap III
Berdasarkan hasil klasifikasi dari elisitasi tahap II diatas, kemudian di elisitasi tahap III ini akan diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan pilihan HML. Berikut adalah tabel elisitasi tersebut:Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III 
Keterangan:
T : Technical | L : Low
O : Operational | M : Middle
E : Economic | H : High
Final Draft Elisitasi
Draft Final Elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahapan elisitasi tahap I, II dan III. Elisitasi ini disusun sebagai dasar acuan untuk perancangan sistem yang baru. Berikut:Tabel 3.5 Elisitasi Final Draft 
BAB IVRANCANGAN YANG DIUSULKANRancangan Sistem Usulan
Berdasarkan dari analisis dan penelitian studi kasus sistem Pengarsipan Dokumen pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II, maka selanjutnya akan dibuatkan usulan sistem yang akan direkomendasikan oleh peneliti. Ada beberapa usulan prosedur yang bertujuan untuk mengoptimalkan fungsi sistem informasi pengarsipan dokumen yang semula masih menggunakan sistem konvensional dengan media kertas dan ordner menjadi sistem arsip digital berbasis website. Maka langkah berikutnya adalah perancangan atau desain sistem usulan yang bertujuan untuk menyempurnakan sistem yang lama dengan memberi gambaran atau pandangan yang jelas menurut proses desain sistem dari awal hingga akhir penelitian. Dalam menganalisis usulan prosedur yang baru pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm Community Edition Versi 14.2 untuk menggambarkan use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram.Prosedur Sistem Usulan
- Unit Adm. Keuangan
- Melakukan login sistem;
- Menampilkan menu dashboard;
- Melakukan kelola user;
- Melakukan kelola arsip dokumen pembayaran kontrak seperti tambah, ubah, hapus dan liat;
- Menampilkan laporan arsip dokumen pembayaran kontrak;
- Melakukan logout sistem.
- Unit Akuntasi
- Melakukan login sistem;
- Menampilkan menu dashboard;
- Melihat arsip dokumen pembayaran kontrak;
- Menampilkan laporan arsip dokumen pembayaran kontrak;
- Melakukan logout sistem.
- Staff Maintenance
- Melakukan login sistem;
- Menampilkan menu dashboard;
- Melakukan kelola user;
- Melakukan kelola arsip surat masuk, surat keluar, takah pembayaran dan takah kontrak seperti tambah, ubah, hapus dan liat;
- Menampilkan laporan arsip surat masuk, surat keluar, takah pembayaran dan takah kontrak;
- Melakukan logout sistem.
- Deputy Maintenance
- Melakukan login sistem;
- Menampilkan menu dashboard;
- Melihat data arsip surat masuk;
- Melihat data arsip surat keluar;
- Melihat data arsip takah pembayaran;
- Melihat data arsip takah kontrak;
- Menampilkan laporan arsip surat masuk, surat keluar, takah pembayaran dan takah kontrak;
- Melakukan logout sistem.
Use Case Diagram Yang Diusulkan
- Unit Adm. Keuangan
- 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Sistem Informasi E-Arsip Dokumen Pembayaran Kontrak pada Unit Finance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
- 1 Actor yang melakukan kegiatan, yaitu unit Adm. Keuangan.
- 1 Include dan 5 Extend.
- 7 Use case yaitu kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Login, dashboard, user, pembayaran kontrak, create pembayaran kontrak, view pembayaran kontrak, laporan dan logout.
- Unit Akuntansi
- 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Sistem Informasi E-Arsip Dokumen Pembayaran Kontrak pada Unit Finance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
- 1 Actor yang melakukan kegiatan, yaitu unit Akuntansi.
- 1 Include dan 3 Extend.
- 6 Use case yaitu kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Login, dashboard, pembayaran kontrak, view dokumen pembayaran, laporan dan logout.
- Staff Maintenance
- 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Sistem Informasi E-Arsip Dokumen Surat Masuk, Surat Keluar, Takah Pembayaran dan Takah Kontrak pada Unit Maintenance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
- 1 Actor yang melakukan kegiatan, yaitu Staff Maintenance.
- 1 Include dan 14 Extend.
- 17 Use case yaitu kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Login, dashboard, user, surat masuk, create surat masuk, view surat masuk, surat keluar, create surat keluar, view surat keluar, takah pembayaran, create takah pembayaran, view takah pembayaran, takah kontrak, create takah kontrak, view takah kontrak, laporan dan logout.
- Deputy Maintenance
- 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Sistem Informasi E-Arsip Dokumen Surat Masuk, Surat Keluar, Takah Pembayaran dan Takah Kontrak pada Unit Maintenance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
- 1 Actor yang melakukan kegiatan, yaitu Deputy Maintenance.
- 1 Include dan 10 Extend.
- 13 Use case yaitu kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Login, dashboard, surat masuk, view surat masuk, surat keluar, view surat keluar, takah pembayaran, view takah pembayaran, takah kontrak, view takah kontrak, laporan dan logout.
Gambar 4.1 : Use case Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance Berdasarkan Use Case Diagram diatas terdapat:
Gambar 4.2 : Use case Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance Berdasarkan Use Case Diagram diatas terdapat:
Gambar 4.3 : Use case Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance Berdasarkan Use Case Diagram diatas terdapat:
Gambar 4.4 : Use case Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance Berdasarkan Use Case Diagram diatas terdapat:
Activity Diagram Yang Diusulkan
- Unit Adm. Keuangan
- 1 Initial Node sebagai awal kegiatan.
- 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
- 15 Action, State dari sistem yang mencerminkan dari eksekusi.
- 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
- Unit Akuntansi
- 1 Initial Node sebagai awal kegiatan.
- 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
- 8 Action, State dari sistem yang mencerminkan dari eksekusi.
- 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
- Staff Maintenance
- 1 Initial Node sebagai awal kegiatan.
- 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
- 31 Action, State dari sistem yang mencerminkan dari eksekusi.
- 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
- Deputy Maintenance
- 1 Initial Node sebagai awal kegiatan.
- 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
- 14 Action, State dari sistem yang mencerminkan dari eksekusi.
- 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
Gambar 4.5 : Activity Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance Berdasarkan Activity Diagram diatas terdapat:
Gambar 4.6 : Activity Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance Berdasarkan Activity Diagram diatas terdapat:
Gambar 4.7 : Activity Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance Berdasarkan Activity Diagram diatas terdapat:
Gambar 4.8 : Activity Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance Berdasarkan Activity Diagram diatas terdapat:
Sequence Diagram Yang Diusulkan
- Unit Adm. Keuangan
- 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu unit Adm. Keuangan.
- 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
- 6 Life Line antarmuka yaitu Login, dashboard, kelola user, dok. Pembayaran kontrak, laporan dan logout.
- 6 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Masukkan username dan password-verifikasi-gagal, berhasil, crud, crud, crud, export excel dan kembali menampilkan.
- Unit Akuntansi
- 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu unit Akuntansi.
- 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
- 5 Life Line antarmuka yaitu Login, dashboard, dok. Pembayaran kontrak, laporan dan logout.
- 5 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Masukkan username dan password-verifikasi-gagal, berhasil, read, export excel dan kembali menampilkan.
- Staff Maintenance
- 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu Staff Maintenance.
- 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
- 9 Life Line antarmuka yaitu Login, dashboard, kelola user, surat masuk, surat keluar, takah pembayaran, takah kontrak, laporan dan logout.
- 9 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Masukkan username dan password-verifikasi-gagal, berhasil, crud, crud, crud, crud, crud, export excel dan kembali menampilkan.
- Deputy Maintenance
- 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu Deputy Maintenance.
- 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
- 8 Life Line antarmuka yaitu Login, dashboard, surat masuk, surat keluar, takah pembayaran, takah kontrak, laporan dan logout.
- 8 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Masukkan username dan password-verifikasi-gagal, berhasil, read, read, read, read, export excel dan kembali menampilkan.
Gambar 4.9 : Sequence Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance Berdasarkan Sequence Diagram diatas terdapat:
Gambar 4.10 : Sequence Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance Berdasarkan Sequence Diagram diatas terdapat:
Gambar 4.11 : Sequence Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance Berdasarkan Sequence Diagram diatas terdapat:
Gambar 4.12 : Sequence Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance Berdasarkan Sequence Diagram diatas terdapat:
Perbedaan Prosedur Antara Sistem Yang Berjalan dan Sistem Usulan
Berikut ini adalah hasil dari analisis mengenai sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan diusulkan berdasarkan rekomendasi dari masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan saat ini.Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dan Sistem Usulan No. Sistem Berjalan Sistem Usulan 1. Pendataan arsip menggunakan Microsoft Access 2016 (pada Unit Maintenance) Microsoft Excel 2016 (pada Unit Finance)
Pendataan dilakukan di website dan akan terintegrasi ke beberapa unit terkait yang membutuhkan (hak akses untuk melihat arsip dokumen).
2.
Pencarian arsip dokumen harus membuka ordner dan mencari satu persatu dokumen.
Pencarian arsip dokumen langsung ditemukan dengan waktu yang singkat menggunakan website.
3.
Tidak adanya backup data arsip.
Dokumen akan discan, kemudian diupload ke website (komputasi awan) sebagai backup data.
Rancangan Basis Data
Class Daigram
Tabel-tabel pada database digambarkan menggunakan Class Diagram sebagai berikut:
Gambar 4.13 Gambar Class Diagram
Berdasarkan Class Diagram diatas terdapat:- 6 class, himpunan dari objek-objek yang berbagi atribut serta oprerasi diantaranya surat_masuk, surat_keluar, user, pembayaran_kontrak, takah_pembayaran dan takah_kontrak.
- 5 Association, hubungan antara objek satu dengan objek yang lainnya.
Spesifikasi Basis Data
- Nama Tabel : surat_masuk
- Nama Tabel : surat_keluar
- Nama Tabel : pembayaran_kontrak
- Nama Tabel : takah_pembayaran
- Nama Tabel : takah_kontrak
- Nama Tabel : user
Media : Hard disk
Isi : id_surat_masuk, kategori, surat_dari, tanggal_masuk, nomor_surat, asal_surat, perihal, keterangan, nama_file dan id_user
Primary key : id_surat_masuk
Panjang record : 157
Tabel 4.2 Tabel surat_masuk 
Media : Hard disk
Isi : id_surat_keluar, kategori, surat_untuk, tanggal_keluar, nomor_surat, tujuan_surat, perihal, keterangan, nama_file dan id_user
Primary key : id_surat_keluar
Panjang record : 157
Tabel 4.3 Tabel surat_keluar 
Media : Hard disk
Isi : id_pby_kontrak, nomor dokumen, nama_pekerjaan, nomor_kontrak, vendor, periode, unit, nilai_kwitansi, nilai_pembayaran, tanggal, nama_file dan id_user
Primary key : id_pby_kontrak
Panjang record : 126
Tabel 4.4 Tabel pembayaran_kontrak 
Media : Hard disk
Isi : id_takah_pby, nomor_takah, nomor_kontrak, perihal, nama_rekanan, jangka_waktu, nilai_kontrak, lokasi, nominal, jenis_perjanjian, unit, keterangan, nama_file dan id_user
Primary key : id_takah_pby
Panjang record : 216
Tabel 4.5 Tabel takah_pembayaran 
Media : Hard disk
Isi : id_takah_kontak, nomor_kontrak, nomor_sampul_takah, perihal, kategori, nama_rekanan, jangka_waktu, lokasi, jenis_perjanjian, nominal, unit, keterangan, nama_file dan id_user
Primary key : id_takah_kontak
Panjang record : 207
Tabel 4.6 Tabel takah_kontrak 
Media : Hard disk
Isi : id_user, username, alamat, no_telp dan password
Primary key : id_user
Panjang record : 49
Tabel 4.7 Tabel user 
Rancangan Program
Tampilan halaman Login Sistem
Keterangan : Tampilan halaman login sistem ini, setiap pengguna diwajibkan untuk login terlebih dahulu jika ingin mengakses sistem ini.
Gambar 4.14 : Form Login Sistem Tampilan Dashboard
Keterangan : Gambar diatas merupakan menu Dashboard pada sistem ini, pada menu ini pengguna dapat mengetahui jumlah data arsip terkini.
Gambar 4.15 : Tampilan Dashboard Tampilan Kelola User
Keterangan : Gambar diatas merupakan menu kelola user, menu ini untuk menambahkan dan menghapus pengguna sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 4.16 : Tampilan Kelola User Tampilan Tambah Surat Masuk
Gambar 4.17 : Tampilan Tambah Surat Masuk 1 
Gambar 4.18 : Tampilan Tambah Surat Masuk 2 Tampilan Lihat Surat Masuk
Gambar 4.19 : Tampilan Lihat Surat Masuk Tampilan Tambah Surat Keluar
Gambar 4.20 : Tampilan Tambah Surat Keluar 1 
Gambar 4.21 : Tampilan Tambah Surat Keluar 2 Tampilan Lihat Surat Keluar
Gambar 4.22 : Tampilan Lihat Surat Keluar Tampilan Tambah Dokumen Pembayaran Kontrak
Gambar 4.23 : Tampilan Tambah Dokumen Pembayaran Kontrak 1 
Gambar 4.24 : Tampilan Tambah Dokumen Pembayaran Kontrak 2 Tampilan Lihat Dokumen Pembayaran Kontrak
Gambar 4.25 : Tampilan Lihat Dokumen Pembayaran Kontrak Tampilan Tambah Dokumen Takah Pembayaran
Gambar 4.26 : Tampilan Tambah Dokumen Takah Pembayaran 1 
Gambar 4.27 : Tampilan Tambah Dokumen Takah Pembayaran 2 Tampilan Lihat Dokumen Takah Pembayaran
Gambar 4.28 : Tampilan Lihat Dokumen Takah Pembayaran Tampilan Tambah Dokumen Takah Kontrak
Gambar 4.29 : Tampilan Tambah Dokumen Takah Kontrak 1 
Gambar 4.30 : Tampilan Tambah Dokumen Takah Kontrak 2 Tampilan Lihat Dokumen Takah Kontrak
Gambar 4.31 : Tampilan Lihat Dokumen Takah Kontrak Tampilan Laporan Surat Masuk
Gambar 4.32 : Tampilan Laporan Surat Masuk Tampilan Laporan Surat Keluar
Gambar 4.33 : Tampilan Laporan Surat Keluar Tampilan Laporan Pembayaran Kontrak
Gambar 4.34 : Tampilan Pembayaran Kontrak Tampilan Laporan Takah Pembayaran
Gambar 4.35 : Tampilan Laporan Takah Pembayaran Tampilan Laporan Takah Kontrak
Gambar 4.36 : Tampilan Laporan Takah Kontrak Konfigurasi Sistem Usulan
Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini dan antisipasi kebutuhan dimasa yang akan datang. Konfigurasi yang dibutuhkan pada desain sistem yang diusulkan adalah:
- Processor : Intel Core i7-7700 CPU @3.60Hz / quad-core intelCore i7
- Monitor : HP 21.5” Full HD
- RAM : Minimal 4 GB
- Harddisk : 1000 GB
Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak berguna dalam melakukan intruksi-intruksi pada sistem yang dirancang sesuai dengan kebutuhan, berikut diantaranya:
- Sistem Operasi : Minimal Windows 7
- Web Server : XAMPP (Apache, PHP 7 & MySQLi)
- Browser : Mozilla Firefox dan Google Chrome
- Office : Microsoft Office 2016
- Memuat file PDF : Acrobat Reader DC
- Mesin scan : HP Color Laserjet Pro MFP M177fw
Hak Akses (Brainware)
Dalam hak akses pada sistem ini dibagi menjadi beberapa level diantaranya:
- Unit Akuntansi
- Unit Adm. Keuangan
- Staff Maintenance
- Deputy Maintenance
Testing
Black box Testing
Berdasarkan pada metode pengujian sistem, peneliti akan melakukan pengujian sistem menggunakan metode black box testing. Pengujian ini berfokus kepada fungsional sistem. Berikut beberapa halaman yang akan diuji.
Tabel 4.8 Black Box Testing 
Implementasi
Schedule
- Pengumpulan data merupakan sebuah teknik untuk memperoleh berbagai informasi yang berkenaan terhadap penelitian ini.
- Analisis sistem merupakan sebuah proses identifikasi, evaluasi permasalahan serta hambatan yang terjadi dan mengetahui kebutuhan sistem yang diharapkan agar dapat diusulkan untuk perbaikan.
- Perancangan program merupakan sebuah proses pengembangan sistem baru atas rekomendasi berdasarkan hasil analisis yang sudah dilakukan sebelumnya.
- Evaluasi program merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan dengan sengaja untuk melihat tingkat keberhasilan program.
- Suatu penyampain keterangan mengenai hasil dari pengumpulan data, indentifikasi masalah, analisis, perancangan program yang diusulkan dan evaluasi program.
Pada tahap ini dibutuhkan rencana implementasi yang berguna dalam pelaksanaan langkah-langkah kegiatan penerapannya. Langkah-langkah yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang direncanakan yaitu time schedule dalam bentuk tabel tabel.Tabel 4.8 Schedule 
Estimasi Biaya
Estimasi Biaya ini berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam organisasi.
BAB VPENUTUPKesimpulan
Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah
Kesimpulan yang dapat diambil dari rumusan masalah adalah :
- Sistem Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak pada Unit Finance yang berjalan saat ini masih menggunakan semi terkomputerisasi, yaitu melakukan pendataan arsipnya dengan Microsoft Excel 2016 dan untuk penyimpanan dokumen fisiknya masih konvensional menggunakan media kertas dan ordner. Untuk Sistem Pengarsipan Tata Naskah (Takah) Pembayaran dan Takah Kontrak pada Unit Maintenance hampir sama dengan penyimpanan Dokumen Pembayaran Kontrak pada Unit Finance namun bedanya Unit Maintenance Menggunakan Microsoft Access 2016. Dan Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar pada Unit Maintenance yang jenisnya surat Internal penyimpanannya difolder-folder komputer berbentuk PDF karena proses pengiriman dan penerimaan surat internal sudah menggunakan Sistem Informasi Dokumen Elektronik (SIDOEL), jika surat berjenis Eksternal maka penyimpanannya masih konvensional menggunakan media kertas dan ordner.
- Kedala terjadi pada proses pencarian (Dokumen Pembayaran Kontrak, Takah Pembayaran, Takah Kontrak, Surat Masuk dan Keluar (yang berjenis Eksternal) cukup memakan waktu karena harus mencari dari banyak dokumen lainnya, lampiran-lampiran dokumen terpisah atau terselip, dokumen rusak, dokumen hilang atau dipinjam oleh unit lain sehingga pada saat dokumen dibutuhkan dokumen tidak ada dan proses pembuatan laporan masih menggunakan manual. Jika pada Surat Masuk dan Keluar yang berjenis Internal terjadi pada kesalahan penamaan file sehingga terkadang rancu dan sulit ditemukan dengan waktu yang singkat.
- Merancang sistem Arsip Digital atau Elektronik Arsip (E-Arsip) berbasis website yang memungkinkan kemudahan dalam pendataan dokumen pada Unit Finance dan Unit Maintenance. Memiliki fungsi upload file scan dokumen berformat PDF (Portable Document Format) yang memungkinkan data arsip akan lebih sulit diubah oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Sistem ini akan dibagi beberapa hak akses yang berbeda sehingga arsip dapat terkontrol dan berjalan sesuai dengan kebutuhan masing-masing, juga memiliki pencarian dan laporan yang cepat dan akurat. Serta menerapkan hasil dari metode analisis PIECES sehingga kendala-kendala yang terjadi dapat diatasi dengan baik.
Saran
Adapun saran dan rekomendasi yang dapat peneliti berikan atas permasalahan yang terjadi saat ini sehingga dapat memaksimalkan Sistem Pengarsipan Dokumen khususnya pada Unit Finance dan Unit Maintenance Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II, berikut diantaranya:
- Perlunya sosialisasi yang merata untuk sistem ini sehingga dapat memudahkan unit-unit terkait yang membutuhkan arsip dokumen.
- Perlu pemeliharaan terhadap sistem ini baik dari fungsi-fungsinya ataupun dari backup database nya secara berkala sehingga dapat menjaga keamanan data arsip dokumen.
- Dapat dikembangkan lagi, misal menjadi aplikasi mobile berbasis Android ataupun Ios sehingga dapat memudahkan dalam keperluan yang mendesak kapanpun dan dimanapun.
DAFTAR PUSTAKA- ↑ Hutahaean, J. 2015. Konsep Sistem Informasi. Jakarta: Deepublish.
DAFTAR LAMPIRANUNTUK MELIHAT LAMPIRAN
Lampiran A :
A.1. Surat Pengantar Observasi Skripsi
A.2. Kartu Bimbingan Skripsi
A.3. Kartu Study Tetap Final (KSTF)
A.4. Form Validasi Skripsi
A.5. Kwitansi Pembayaran Skripsi
A.6. Kwitansi Pembayaran Raharja Career dan Sidang
A.7. Daftar Mata Kuliah Yang Belum Di Ambil
A.8. Daftar Nilai
A.9. Formulir Seminar Proposal Skripsi
A.10. Formulir Pertemuan Stakeholder
A.11. Form Validasi Cek List Sidang Skripsi
A.12. Formulir Pendaftaran Sidang Skripsi
A.13. Sertifikat TOEFL
A.14. Sertifikat PROSPEK
A.15. Sertifikat Seminar IT Internasional
A.16. Sertifikat Seminar IT Nasional
A.17. Curriculum Vitae (CV)
A.18. Form Penggantian Judul Skripsi
Lampiran B :
B.1. Surat Keterangan Observasi
B.2. Wawancara Penelitian Skripsi
B.3. Kartu Nama + Katalog Produk Promosi
B.4. Slide Presentasi
Ialah suatu sistem yang terdiri atas bagian-bagian yang saling berkaitan dan bervariasi yang bersama-sama mencapai beberapa sasaran. Sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara teratur, tetapi terdiri atas unsur yang dapat dikenal dan saling melengkapi karena suatu maksud, tujuan dan sasaran.
</ol>
Klasifikasi Sistem
</ol>
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Karakteristik Sistem
Klasifikasi Sistem
Konsep Dasar Informasi
Definisi Informasi
Kualitas Informasi
Nilai Informasi
Karakteristik Informasi
Manfaat Informasi
Konsep Dasar Data
Definisi Data
Pengolahan Data
Metode Pengumpulan Data
Klasifikasi Data
Konsep Dasar Sistem Informasi
Definisi Sistem Informasi
Tujuan Sistem Informasi
Komponen Sistem Informasi
Konsep Dasar Analisa Sistem
Definisi Analisa Sistem
Tujuan Analisa Sistem
Prinsip-prinsip Analisa Sistem
Tahap Analisa Sistem
TEORI KHUSUS
Konsep Dasar Manajemen (Management)
Definisi Manajemen
Fungsi Manajemen
Konsep Dasar Pengetahuan (Knowledge)
Definisi Pengetahuan
Jenis-jenis Pengetahuan
Konsep Dasar Knowledge Management
Definisi Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)
Siklus Manajemen Pengetahuan
Konsep Dasar Berbasis Web
Definisi Web
Jenis-jenis Web
Konsep Dasar UML (Unfied Modeling Language)
Definisi UML
Tujuan UML
Diagram UML
Konsep Dasar Analisis PIECES
Definisi PIECES
Konsep Dasar PHP (Hypertext Pre-processor)
Definisi PHP
Konsep Dasar MySQL
Definisi MySQL
Konsep Dasar XAMPP
Definisi XAMPP
Konsep Dasar Database
Definisi Database
Konsep Dasar Sublime Text
Definisi Sublime Text
Konsep Dasar Black Box Testing
Definisi Black Box Testing
Kelebihan dan Kelemahan Black Box Testing
Konsep Dasar Elisitasi
Definisi Elisitasi
Tahapan Elisitasi
Konsep Dasar Literature Review
Definisi Literature Review
