IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)

UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA

KECAMATAN TELUKNAGA KAB.TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

UNIVERSITAS RAHARJA

2019/2020

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)

UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA

KECAMATAN TELUKNAGA KAB.TANGERANG

Disusun Oleh :

Tangerang, 20 Januari 2020

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)

UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA

KECAMATAN TELUKNAGA KAB.TANGERANG

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, 20 Januari 2020

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)

UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA

KECAMATAN TELUKNAGA KAB.TANGERANG

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

2019/2020

Disetujui Oleh :

Tangerang, Februari 2020

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)

UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA

KECAMATAN TELUKNAGA KAB.TANGERANG

Disusun Oleh :

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana baik di lingkungan Universitas Raharja maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Februari 2020

)*Tanda tangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAK

Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin maju dan perkembangan teknologi informasi saat ini berkembang semakin pesat maka dalam tuntutan di dalam memberikan informasi yang tepat dan akurat secara cepat. Satu diantara sektor kehidupan manusia yang paling sering memanfaatkan adanya sistem informasi adalah perkantoran, baik perkantoran yang berbasis Pemerintahan maupun non Pemerintahan. Seperti halnya Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang seringkali menghadapi permasalahan pada pengarsipan pengarsipan dokumen masuk dan dokumen keluar. Sistem yang berjalan saat ini masih dilakukan secara konvensional sehingga sistem tersebut tidak dapat mempermudah pekerjaan pegawai. Seperti halnya dalam pengolahan data dokumen masuk, dokumen keluar, dan pembuatan laporan masih dilakukan secara manual dengan dicatat dibuku agenda dan diinput dengan menggunakan Ms. Excel. Berdasarkan masalah diatas maka peneliti menganalisis kendala yang ada dengan Metode Analisis SWOT untuk melihat dari segi faktor internal dan eksternal serta dengan melakukan observasi seperti pengamatan langsung dan wawancara (interview) untuk memperoleh gambaran objek yang diteliti dan juga studi pustaka dengan berdasarkan penelitian dari sumber-sumber literature. Setelah menganalisis penulis mengusulkan sistem kearsipan E-Filing berbasis dokumen elektronik dalam melakukan pengarsipan dokumen masuk dan dokumen keluar yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Sehingga adanya sistem yang baru dapat mengurangi kesalahan pada saat memasukkan data dan pengolahan data menjadi cepat dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada serta mempunyai penyimpanan yang terintegrasi. Oleh karena itu, dengan adanya manajemen kearsipan E-Filing berbasis dokumen elektronik ini pengolahan data dokumen menjadi lebih teratur serta keamanan data lebih akurat dalam menunjang kegiatan admin dalam melakukan pengelolaan data sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama.

Kata Kunci: Dokumen Masuk, Dokumen Keluar, E-Filing, SWOT.

ABSTRACT

Along with the development of an increasingly advanced era and the development of information technology is currently growing more rapidly then in the demands in providing appropriate and accurate information quickly. One of the sectors of human life that most often utilizes information systems is offices, both Government and non-government based offices. Like the Teluknaga District Office Tangerang Regency often faces problems in archiving archiving of incoming and outgoing documents. The current system is still being done conventionally so that the system cannot simplify the work of employees. As in the processing of incoming document data, exit documents, and report generation are still done manually by recording the agenda book and inputting using Ms. Excel. Based on the problem above, the researcher analyzes the constraints that exist with the SWOT Analysis Method to see in terms of internal and external factors and by making observations such as direct observation and interviews to obtain an overview of the object under study and also a literature study based on research from sources literature. After analyzing the authors propose an electronic document-based E-Filing filing system in filing incoming and outgoing documents that function as data storage. So that the existence of a new system can reduce errors when entering data and data processing becomes fast and reports generated in accordance with existing data and have integrated storage. Therefore, with the electronic document-based E-Filing archiving management, document data processing becomes more organized and data security is more accurate in supporting the admin's activities in managing data so it does not require a long time.

Keywords: Incoming Documents, Outgoing Documents, E-Filing, SWOT.

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Laporan Skripsi ini yang penulis sajikan dalam buku yang sederhana. Ada pun judul penulisan Laporan Skripsi ini yang diambil adalah “Implementasi Sistem Kearsipan Elektronik (E-Filing) Untuk Membangun Good Governance Pada Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang”.

Tujuan penulisan Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan Strata 1 Program Studi Sistem Informasi pada Universitas Raharja.

Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Oleh karena itu pada kesempatan yang singkat ini, izinkanlah penulis menyampaikan selaksa pujian dan terimakasih kepada :

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan Skripsi ini masih banyak kekurangan dan kesalahan, baik dalam penulisan, penyajian ataupun isinya. Oleh karena itu, penulis senantiasa menerima kritik dan saran yang bersifat membangun agar dapat dijadikan acuan bagi penulis untuk menyempurnakan dimasa yang akan datang.

Tangerang, 20 Januari 2020

DAFTAR GAMBAR

DAFTAR TABEL

Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin maju dan perkembangan teknologi informasi saat ini berkembang semakin pesat maka dalam tuntutan di dalam memberikan informasi yang tepat dan akurat secara tepat. Ketergantungan manusia akan informasi semakin maju, sangat terasa pula diperlukan alat bantu yang berkecepatan tinggi dan sangat akurat dalam memproses data-data tersebut dan mempunyai kemampuan untuk melakukan pengolahan data yang cepat, dan baik resiko kesalahan yang kecil.

Satu diantara sektor kehidupan manusia yang paling sering memanfaatkan adanya sistem informasi adalah perkantoran, baik perkantoran yang berbasis Pemerintahan maupun non Pemerintahan. Pemanfaatan ini tidak banyak berfungsi sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan persaingan yang semakin kompetitif.

Pada setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan kegiatan kearsipan. Mengingat begitu pentingnya peranan pengarsipan maka untuk melaksanakan tugas kearsipan dengan baik dan benar perlu adanya usaha peningkatan dan penyempurnaan secara optimal sehingga dapat berfungsi dengan baik, dalam membantu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap dan tepat akan menjadi suatu kebutuhan pokok dalam suatu organisasi.

Kasubag Umum dan Kepegawaian pada Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang dalam kesehariannya dapat melakukan mobilitas yang sangat padat. Pembuatan kearsipan di Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang adalah salah satu unit kerja merupakan tempat untuk menyimpan, mengelola, mengumpulkan, dan mengatur. Bahan pustaka secara sistematis yang digunakan oleh pemakai sebagai sumber untuk mencari data. Pengarsipan di Kecamatan juga merupakan sebuah ruang dimana didalamnya terdapat banyak perihal yang disusun berdasarkan sistem yang sudah ditetapkan.

Menyadari akan pentingnya pengarsipan sebagai fungsi penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat atau menghadapi suatu masalah yang ada pada Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang. Terutama dalam bagian umum yaitu masih sederhana cara pengarsipan dan proses kegiatan dokumen secara meluas, sehingga dalam mengerjakan pekerjaan diperlukan waktu yang lama. Data yang terdistribusi di banyak tempat dan menggunakan banyak form mengakibatkan data sulit diolah dengan baik, mulai dari proses pemilihan data sampai dengan pelaporannya hal ini mengkhawatirkan jika data tersebut hilang atau terkena bencana alam.

Sistem kegiatan pengarsipan terkait dokumen masuk dan dokumen keluar saat ini masih menggunakan proses yang manual dimana Pemohon memberitahu kepada Kasubag Umum dan Kepegawaian mengenai dokumen yang ingin dibuat lalu menunggu Sekretaris Camat untuk diajukan kepada Camat untuk ditandatangani dari proses ini nantinya dokumen tersebut akan disimpan di lemari box dimana box ini terdapat 2 jenis yaitu arsip aktif dan arsip non aktif setelah itu baru diberikan kepada Pemohon. Arsip aktif digunakan untuk dokumen masuk dan dokumen keluar tahun sekarang sedangkan Arsip non aktif digunakan untuk dokumen keluar dan dokumen masuk untuk tahun yang telah berlalu. Setelah dokumen ditandatangani oleh Camat nantinya akan dicatat kedalam Microsoft Excel dan Buku Arsip yang akan dilaporkan kepada Camat setiap satu bulan sekali ataupun tiga bulan sekali. Dengan proses kegiatan pengarsipan yang saat ini, sering terjadi keterlambatan dalam proses dokumen keluar dan dokumen masuk dimana Pemohon, Kasubag Umum dan Kepegawaian, Sekretaris Camat, dan Camat sering tidak berada pada satu tempat yang sama. Dengan semakin meningkatnya jumlah dokumen setiap harinya maka berakibat pada penumpukan dokumen yang tidak terarsip dan tersimpan dengan baik sehingga mengakibatkan meningkatnya kebutuhan akan tempat penyimpanan dokumen. Selain itu permasalahan yang lain adalah kesulitan dalam hal pencarian dokumen bila diperlukan sewaktu-waktu, bahkan resiko kehilangan dokumen dikarenakan penyusunan dokumen yang tidak tersusun dengan rapi.

Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi sebagai penunjang sistem paperless, yang dapat menjembatani proses aktivitas dokumen menyurat dan kegiatan pengarsipan. Bentuk sistem informasi tersebut dikenal dengan istilah Electronic Document Management System (EDMS) atau lebih dikenal sebagai pengelolaan dokumen digital. EDMS merupakan suatu sistem yang berfungsi untuk mengelola dokumen-dokumen dalam bentuk digital dengan berbagai format yang beragam secara tersentralisasi.

EDMS dikembangkan dengan sistem multiple client untuk mengakomodir user dengan kedudukan organisasi yang berbeda-beda, misal Pemohon, Kasubag Umum, Sekretaris Camat, Camat sering tidak berada pada satu tempat yang sama. Untuk memberikan fasilitas kondisi tersebut, EDMS akan dikembangkan menjadi sistem berbasis web.

Berdasarkan penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Vishas, dkk (2010) dan Abhijit (2012) dalam pengembangan EDMS, dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan System Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut dan juga konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. SDLC memiliki empat tahapan proses utama antara lain perencanaan, analisis dan desain.

Berdasarkan latar belakang diatas, Electronic Document Management System (EDMS) pada instansi ini memberikan solusi atas masalah yang ada pada instansi tersebut. Maka dari itu penulis menyimpulkan untuk mengambil judul “Implementasi Sistem Kearsipan Elektronik (E-FILING) Untuk Membangun Good Governance Pada Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang”.

Berdasarkan latar belakang diatas maka didefinisikan masalah sebagai berikut:

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

Untuk menambah pengalaman penulis dalam meneliti dan menganalisa sistem, dalam hal ini sistem pengelolaan arsip di Kecamatan Teluknaga.

Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat memecahkan masalah yang terdapat pada perusahaan dan menjadi sebuah ide baru yang berguna bagi perusahaan dan untuk mengetahui kelemahan sistem yang sedang berjalan, dan mengajukan pergantian sistem baru yang lebih efektif dan efisien.

Dengan ini dapat terciptanya efektifitas dan efisiensi waktu kerja dalam mengolah dokumen masuk dan dokumen keluar dan mampu memberikan laporan dengan cepat dan akurat.

Untuk mempermudah penulisan skripsi ini dan agar lebih terarah serta berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan masalah. Maka penulis akan membatasi pada ruang lingkup penelitian, yaitu : Karena akses di kecamatan cukup terbatas , maka penulis hanya menyajikan proses penyimpanan dokumen masuk dan dokumen keluar seperti dokumen permohonan, dokumen undangan peringatan hari besar, dokumen keterangan usulan,dokumen keterangan permintaan dan lain sebagainya serta otomatisasi dokumen seperti dokumen yang discan.

Metode-metode yang dilakukan dalam penyusunan laporan Skripsi:

Analisa merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal dalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan. Analisia sistem yang digunakan penulis penelitian ini adalah teknik SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat), Analisis SWOT digunakan untuk memperoleh pandangan dasar mengenai strategi yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan tertentu, dalam hal ini pengkajian tentang upaya apa saja yang dapat dijadikan solusi alternatif dalam pengolahan dan pengembangan sistem serta dilihat dari segi faktor internal dan faktor eksternalnya. Misalnya memanfaatkan teknologi untuk dapat memudahkan Kasubag Umum dalam mencatat dokumen masuk dan dokumen keluar serta laporannya dan dapat digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.

Tahap design yaitu tahap yang menerjemahkan syarat kebutuhan sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat koding. Proses ini berfokus pada struktur data dengan menggunakan database MySQL, arsitektur perangkat lunak, dan representasi interface dengan menggunakan Website editor Sublime Text 3, dan detail (algoritma) procedural dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Processor) yang berkorelasi dengan XAMPP. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistem dan menggunakan Visual Paradigm for UML 10.0 Enterprise Edition yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, memvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OOP” (Object Oriented Programming) melalui tahap : Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram, serta menggunakan tools UML (Unified Modeling Language).

Peneliti menggunakan metode pengujian Black Box Testing, dengan menggunakan metode ini dapat menemukan kesalahan dan mendemonstrasikan fungsional aplikasi saat dioperasikan apakah input diterima dengan benar dan output telah sesuai dengan yang sudah diharapkan oleh stakeholder. Metode pengujian Black Box Testing berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya adalah fungsi-fungsi yang salah satu hilang, kesalahan dalam struktur atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.

Untuk mempermudah dalam memahami lebih dimengerti tentang penulisan dalam penelitian ini, maka penulis membagi menjadi beberapa bab dengan sistematika sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang penjelasan latar belakang, perumusan masalah,tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metode penelitian yang dipergunakan serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi gambaran yang membahas mengenai sistem secara teoritis yang dikutip dari buku yang berupa teori umum, teori khusus yang berkaitan dengan penyusunan penelitian serta beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini berisi gambaran penjelasan tentang Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang, sejarah singkat, visi dan misi kelurahan, nilai, tujuan dan sasaran kelurahan, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab yang ada pada kelurahan tersebut, tata laksana sistem yang berjalan menggunakan Unified Modeling Language (UML), analisis menggunakan SWOT, serta elisitasi tahap I, II, III dan final draft elisitasi.

BAB IV RANCANGAN DAN IMPLEMENTASI
Bab ini berisi tentang penjelasan sistem yang diusulkan dengan menggunakan (UML) Unified Modelling Language, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) yang diperlukan, sumber daya manusia, cara pengoperasian dan implementasi sistem yang diusulkan.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, menjawab dari tujuan penelitian sebagai bahan acuan perancangan sistem yang dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna/stakeholder.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

Untuk mendukung pembuatan laporan ini, maka perlu dikemukakan hal-hal atau teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan dan ruang lingkup pembahasan sebagai landasan dalam pembuatan laporan ini.

Perancangan sistem mempunyai maksud atau tujuan utama, yaitu untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Menurut Budi Santoso dalam Jurnal Teknologi Informasi MURA (2018:100), “Perancangan sistem adalah tahap yan dilakukan setelah melakukan analisis sistem, pendefinisian kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dibangun, dan persiapan untuk merancang bangun implementasi sistem dengan menggambarkan sistem yang akan dibangun”.

Menurut Maimunah dkk (2017: 4.6-38) dalam Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2017 . Vol 5 No 1 (2017). “Perancangan adalah setiap rancangan harus memenuhi kebutuhan penggunanya dan dapat berfungsi dengan baik, fungsi timbul sebagai akibat dari adanya kebutuhan manusia dalam usaha untuk mempertahankan serta mengembangkan hidup dan kehidupannya di alam semesta ini”.

Menutut Muharto & Arisandy (2016:103). “Tujuan Perancangan sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai (user). Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menghasilkan rancangan bangun yang lengkap kepada pemrograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat dakam pengembangan atau pembuatan sistem".

Menurut Rahayu, dkk. (2017:193) dalam Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2017 Vol. 5 No.1 (2017). “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berinteraksi dalam suatu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.

Menurut Hengki Tamando Sitohang dalam jurnal Informatik Pelita Nusantara (2018:7), “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedurnya yang saling berhubungan, berukmpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Menurut Hutahaean (2015:3-5). Di dalam sistem terdapat beberapa karakteristik atau sifat tertentu, yaitu komponen, batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukkan sistem (input), keluaran sistem (output), pengolah sistem, sasaran sistem.

Berikut ini adalah penjelasan dari karakteristik sistem :

Menurut Hutahaean (2015:3-5)^[1], mengatakan bahwa sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa sudut pandang :

Menurut Mulyati dkk, dalam Jurnal ICIT (2018:119), “Informasi adalah suatu pertambahan dalam ilmu pengetahuan yang menyumbangkan kepada konsep kerangka kerja yang umum dan fakta-fakta yang diketahui.”

Menurut Harfizar dkk, dalam Jurnal SENSI (2017: 192), “Informasi adalah fakta yang telah diolah dengan cara tertentu yang menggambarkan suatu kejadian nyata untuk diolah agar dapat dipahami dan digunakan dalam pengambilan suatu keputusan.”

Menurut Lusyani dkk, dalam Jurnal CCIT (2015:80) , ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan.”

Menurut Rizki Yudhi Dewantara, (2017:1) “Dalam jurnal berjudul “Pengaruh Kemudahan Penggunaan Dan Kemanfaatan Teknologi Informasi Terhadap Minat Menggunakan Situs Jual Beli Online” (Studi Kasus Pada Pengguna Situs Jual Beli “Z”). Teknologi informasi dan komunikasi banyak membantu masalah-masalah sosial dan ekonomi".

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, informasi adalah serangkaian data yang telah diproses memiliki nilai tambah untuk kepentingan individu ataupun kelompok yang digunakan untuk pengambilan keputusan di masa yang akan datang.

Menurut Hadi dalam Jurnal Sistem dan Informatika (2016:4), Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu :

Suatu informasi memiliki nilai karena informasi tersebut dapat menjadikan keputusan yang baik serta menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat).

Menurut Nur Azizah, dkk dalam Jurnal SENSI (2017:17), ada 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi yaitu sebagai berikut :

Menurut Rusdiana dan Irfan, dalam bukunya (2014:91), karakteristik informasi yang baik yaitu sebagai berikut:

Menurut Sutanta yang dikutip oleh Rusdiana dan Irfan, dalam bukunya (2014:87), Informasi dikatakan bernilai apabila dapat memberikan manfaat kepada para pengguna. Adapun manfaat dari informasi yaitu sebagai berikut :

Dengan demikian, informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran serta tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang diperoleh.

Menurut Martono dkk dalam jurnal CCIT (2017:231), “Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktifitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai”.

Menurut Aris dkk, dalam Jurnal SENSI (2016:74),“Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul – betul ada dan terjadi.”

Menurut Kanal dan Raman, dalam International Journal of Computer Science and Information Technologies (2016:2167), “Data is an important driving force in paving the way for an optimized business approach irrespective of the size of the organization”. (Data merupakan kekuatan pendorong penting dalam membuka jalan cara untuk pendekatan bisnis yang dioptimalkan terlepas dari ukuran organisasi).

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, data adalah serangkaian peristiwa atau fakta yang belum memiliki arti apabila belum diolah dan belum tentu bisa dijadikan sebagai acuar dalam menunjang keputusan.

Pengolahan data adalah proses sebuah data diolah dan diubah ke dalam bentuk yang lebih berguna dan memiliki arti yaitu berupa informasi. Operasi pengolahan data dalam sistem komputer terdiri dari tiga tahap dasar yaitu tahap pemasukan data (Input), tahap pengolahan data (Processing), dan tahap pengeluaran hasil (Output). (Nimas, 2016:25).

Gambar 2.1. Operasi Pengolahan Data

Menurut Jogiyanto yang dikutip oleh Arman, dalam Jurnal Edik Informatika (2016:162), “pengolahan (processing) adalah proses data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles)”.

Menurut Yakub yang dikutip oleh Maulani dkk, dalam Jurnal ICIT (2016:3), “Sistem Informasi dalam organisasi biasanya terdiri atas berbagai metode pengelolaan data.” Metode pengolahan data terdiri dari :

Menurut Hutahaean dalam bukunya (2015:8), metode pengumpulan data ada 4 yaitu :

Menurut A. Rusdiana (2014:71), data dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

Menurut Khanna Tiara, dkk dalam Jurnal CCIT (2015:34) mengutip dari Sutabri (2012) mengatakan bahwa “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Menurut Agustinus Haryanta, dkk dalam Jurnal Sisfotek Global (2017:88). “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau di interpretasikan untuk digunakan dalam proses pengembilan keputusan”.

Menurut Euis Sitinur Aisyah dalam Jurnal Sensi (2017:24), “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah cara kita menentukan hal apa saja yang kita perlu untuk mengolah data yang telah kita peroleh menjadi informasi yang berguna.

Menurut F. Rangkuti (2011) dalam penelitian Nina dkk (2017:44), tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi dari bentuk data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya.

Menurut Menurut Stair yang dikutip oleh Muslihudin dan Oktafianto, dalam bukunya (2016:12), menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut :

Menurut Rosa A.S dan M.Shalahuddin (2016:41), “Analisis sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.

Menurut Mulyani (2016:38), mengemukakan bahwa “Suatu teknik penelitian terhadap sebuah sistem dengan menguraikan komponen-komponen pada sistem tersebut dengan tujuan untuk mempelajari komponen itu sendiri serta keterkaitannya dengan komponen lain yang membentuk sistem sehingga didapat sebuah keputusan atau kesimpulan mengenai sistem tersebut baik itu kelemahan ataupun kelebihan sistem”.

Menurut Jaluanto Punjul (2016:18), Tujuan Analisis sistem adalah mengembangkan sistem yang relatif mudah diubah manakala diperlukan.

Menurut Tyoso dalam bukunya (2016:18), Prinsip–Prinsip Analisis Sistem adalah:

Menurut Djahir dalam bukunya (2015:68), langkah-langkah dalam tahap analisis sistem adalah:

Menurut Susan Eri (2019:9) Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen berasal dari bahasa Inggris management dengan kata kerja to manage, diartikan secara umum sebagai mengurusi. Kesimpulannya manajemen adalah kegiatan seseorang dalam mengatur organisasi, lembaga atau sekolah yang bersifat manusia maupun non manusia, sehingga tujuan organisasi, lembaga atau sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisien.

Menurut Suharyadi Herry (2016:71) Dalam bahasa Indonesia manajemen dapat diartikan: mengendalikan, menangani, atau mengelola. Manajemen mempelajari bagaimana menciptakan effectiveness usaha (doing right things) secara efficient (doing things right) dan produktif, melalui fungsi dan siklus tertentu dalam rangka mencapai tujuan organisasional yang telah ditetapkan.

Menurut G.R. Terry (2015:43) Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.

Fungsi-fungsi manajemen terdiri dari :

Menurut Indahyani Fauziyah (2015:61) Pengetahuan adalah kumpulan informasi yang didapat dari pengalaman atau sejak lahir yang menjadikan seseorang itu tahu akan sesuatu. Dan juga komponen-komponen mental yang dihasilkan dari semua proses apapun, entah lahir dari bawaan atau dicapai leat pengalaman.

Menurut Halim Stevani (2015:35). Secara umum, pengetahuan dapat digolongkan ke dalam 2 kategori, yakni:

Menurut Halim Stevani (2015:35) Manajemen Pengetahuan adalah proses menciptakan, membagikan, menggunakan, dan mengelola suatu pengetahuan dan informasi dari sebuah organisasi.

Gambar 2.2. Manajemen Pengetahuan

Menurut Ridha Choirun Nisa (2016:39) Manajemen pengetahuan adalah serangkaian proses penciptaan, pengkomunikasian dan penerapan knowledge perusahaan sebagai pembelajaran untuk meningkatkan kinerja karyawan maupun organisasi.

Menurut ( Halim,Stevani. 2015 ). Knowledge Management memiliki 4 siklus sederhana, yaitu :

Gambar 2.2. Siklus Sederhana Manajemen Pengetahuan

Menurut Priyo Sutopo dkk dalam Jurnal Informatika Mulawarman Vol. 11 No. 1 (2016:25) “Web merupakan terobosan baru sebagai teknologi sistem informasi yang menghubungkan data dari banyak sumber dan layanan yang beragam macamnya di internet, Web cepat sekali populer di lingkungan pengguna internet, karena kemudahan yang diberikan kepada pengguna internet untuk melakukan penelusuran, penjelajahan, dan pencarian informasi”.

Menurut Rulia Puji Hastanti dkk (2015:3) dalam jurnal berjudul Sistem Penjualan Berbasis Web (E-Commerce) Pada Tata Distro Kabupaten Pacitan. Bianglala Informatika “Website adalah lokasi di internet yang menyajikan kumpulan informasi sehubungan dengan profil pemilik situs. Website adalah suatu halaman yang memuat situs-situs web page yang berada di internet yang berfungsi sebagai media penyampaian informasi, komunikasi, atau transaksi".

Menurut Arief yang dikutip oleh Untung Rahardja, dkk dalam Jurnal CCIT (2015:249) ditinjau dari aspek content atau isi, web dapat dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu web statis dan web dinamis. Selain dari sisi content atau isi, web statis dan web dinamis dapat dilihat dari aspek teknologi yang digunakan untuk membuat jenis web tersebut. Adapun jenis-jenis web:

Menurut Ary Budi Warsito dkk (2015:29) "Unifed Modeling Language (UML) adalah himpunan struktur dan teknik untuk permodelan desain program berorientasi objek (OOP) serta aplikasinya. UML adalah metodologi untuk mengembangkan sistem OOP dan sekelompok perangkat tool untuk mendukung pengembangan sistem tersebut.

Menurut Sutejo (2016:90) Unified Modelling Language (UML) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma berorientasi objek. Abstraksi konsep dasar UML terdiri dari structural classification, dynamic behavior, dan model management dapat kita pahami main concepts sebagai term yang akan muncul pada saat membuat diagram dan view adalah kategori dari diagram tersebut. UML mendefinisikan diagram -diagram sebagai Use case diagram, Class diagram, Statechart diagram , Activity diagram, Sequence diagram , Collaboration diagram, Component diagram, dan Deployment diagram.

Dalam Penelitian Sunguk Lee yang berjudul “Unified Modeling Language (UML) for Database Systems and Computer Applications”. Pada International Journal of Database Theory and Application Vol.5 No.1 (2016:158-159) Mengatakan Unified Modeling Language atau UML didefinisikan sebagai bahasa pemodelan general purpose standar di bidang rekayasa perangkat lunak berorientasi objek. UML adalah alat untuk menentukan dan digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, memodifikasi, membangun dan mendokumentasikan artefak dari sistem perangkat lunak intensif yang berorientasi objek dalam pengembangan.

Menurut Anasari dkk, dalam Jurnal Informatika Mulawarman (2015:13), UML (Unified Modelling Language) mempunyai tujuan sebagai berikut:

Menurut Syukron dan Hasan, dalam Jurnal Bianglala Informatika (2015:30), jenis-jenis Diagram UML (Unified Modelling Language) terdiri dari :

Menurut Priyanto dan Fanji, dalam Jurnal IIJNS (2017:42), “Analisa PIECES merupakan analisis yang digunakan untuk menganalisa tentang kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan dari sistem lama dan sistem baru yang dibuat.”

Menurut asbar dan Mochamad, dalam Jurnal Visioner & Strategis (2017:40), “Analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Services) merupakan teknik untuk mengidentifikasi dan memecahkan permasalahan yang terjadi”. Analisis PIECES mengidentifikasikan masalah utama dari suatu sistem serta memberikan solusi dari permasalahan tersebut. Analisis PIECES terdiri dari :

Menurut Sri Rahayu dkk, dalam Jurnal CCIT (2015: 53),“PHP adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis”.

Menurut Supono dan Virdiandry, dalam bukunya (2016:3),"(PHP : Hypertext Preprocessor) adalah suatu bahasa pemrograman yang digunakan untuk menerjemahkan baris kode program menjadi kode mesin yang dapat dimengerti oleh komputer yang bersifat server-side yang dapat ditambahkan ke dalam HTML."

Menurut M.A Ansari dkk, dalam Journal Internasional IJIR (2017:246),“The PHP is a progamming language which allows web developers to create dynamic content which interacts with databases. PHP is basically used for developing web based software applications. PHP can be deployed on most web servers on almost every operating system and platform for free of cost”.(PHP adalah bahasa pemograman yang memungkinkan pengembang web membuat konten dinamis yang berinteraksi dengan database PHP pada dasarnya digunakan untuk mengembangkan aplikasi perangkat lunak berbasis web. PHP bisa disebarkan di sebagaian besar server web di hampir setiap sistem operasi dan platform bebas biaya.

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, PHP adalah salah satu bahasa pemograman yang menjabarkan kode kode program HTML yang dimengerti oleh komputer dalam membuat halaman Web.

Menurut Maimunah dkk, dalam Jurnal CERITA (2017:39) “MySQL adalah DBMS yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi dari general public license (GPL), dimana setiap orang bebas untuk menggunakanya tetapi tidak boleh untuk dijadikan program induk turunan bersifat close source (komersial). Beberapa keunggulan dari MySQL.

Menurut Soer dan Wahyudi, dalam Jurnal SIGMA (2015:42), “XAMPP adalah Program aplikasi server yang berdiri sendiri (localhost) yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL Database dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemograman PHP dan Perl.”

Menurut Siregar dan Faisal, dalam Jurnal JIMP (2017:65), “XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl.”

Menurut Warsito dkk, dalam Jurnal CCIT (2015:29), “Database adalah Struktur penyimpanan data untuk menambah, mengakses dan memproses data yang disimpan dalam sebuah database komputer, diperlukan sistem manajemen database seperti MySQL Server.”

Menurut Sutopo dkk, dalam Jurnal Informatika Mulawarman (2016:25), “Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis data penyedia informasi bagi pemakainya. Sistem basis data adalah sustu informasi yang mengintergrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan dengan yang lainnya dan untuk membuatnya tersedia beberapa aplikasi yang bermacam-macam suatu sistem organisasi.”

Menurut Budi Raharjo yang dikutip oleh Agusli dkk, dalam Jurnal SISFOTEK GLOBAL (2017:22), “Database adalah kumpulan data yang terintegrasi dan diatur sedemikian rupa sehingga data tersebut dapat dimanipulasi, diambil dan dicari secara cepat.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Database adalah sebuah ruang penyimpanan berupa tabel – tabel yang berisikan data – data dalam sebuah sistem yang saling terintegrasi satu sama lain.

Menurut Tri dkk, dalam jurnal e-Proceeding of Applied Science (2015:723), “Sublime Text adalah editor teks yang dirancang untuk mengolah potongan-potongan kode, plugin, dan markup. Tetapi sublime text juga dapat digunakan untuk menulis artikel dan mengetik dalam prosa normal keunggulan sublime text terletak pada kualitas dan kuantitas fitur-fiturnya seperti blok multi tempat, kursor banyak, dan pengolahan split.”

Menurut Lestari dkk, dalam Seminar Nasional Era Industri (2018:143), “Sublime text adalah teks editor berbasis Python, sebuah teks editor yang elegan, kaya fitur, cross platform, mudah dan simpel yang cukup terkenal di kalangan developer (pengembang), penulis dan desainer."

Menurut Supono dan Putratama (2018:14), "Sublime Text merupakan perangkat lunak text editor yang digunakan untuk membuat atau meng-edit suatu aplikasi. Sublime Text mempunyai fitur plugin tambahan yang memudahkan programmer. Selain itu, Sublime Text terkesan elegan untuk sebuah syntax editor. Selain ringan, IDE ini memiliki kecepatan proses simpan dan buka file. Tidak heran kalau IDE ini paling banyak digunakan terutama dikalangan programmer berbasis web".

Menurut Aisyah dkk., dalam Jurnal SENSI (2016:177), “Black Box Testing adalah metodelogi uji coba yang memfokuskan pada keperluan fungsional perangkat lunak. pengujian Blackbox Testing berusaha menemukan fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database ekstrenal, kesalahan kinerja dan inisialisasi dan kesalahan terminasi.”

Menurut Kermite dkk, dalam Journal Of Information System (2017:19) , “Black Box Testing yaitu pengujian kebutuhan dan hanya berfokuskan kepada fungsional perangkat lunak atau program. Pengujian ini dilakukan untuk meyakinkan semua input dan output yang dihasilkan juga tepat dan berjalan dengan baik. Dengan kata lain, metode pengujian black box adalah untuk mengetes hubungan antar program dalam sebuah sistem."

Menurut Martono dkk, dalam Jurnal SENSI (2018:11), “Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada fungsional software. Karena itu ujicoba blackbox memungkinkan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi”.

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Black Box Testing adalah Suatu pengujian atau uji coba pada funsional software yang dimana bertujuan untuk memastikan bahwa program sudah berjalan dengan baik atau belum.

Menurut Kermite dkk, dalam Journal Of Information System (2017:19) kelebihan dan kekurangan Black Box Testing adalah :

Menurut Sunarya dkk, dalam Jurnal Innovative Creative and Information Technology (ICIT) (2015:3) “Elisitasi adalah rancangan yang dibuat berdasarkan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.”

Menurut Amrullah dkk, dalam Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia (2016:27) “Elisitasi merupakan rancangan dibuat berdasarkan sistem yang baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.”

Menurut Sofiana, dalam Jurnal Informatika Universitas Pamulang (2017:2) “Elisitasi merupakan rancangan yang dibuat berdasarkan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Elisitasi adalah Suatu rancangan yang berisikan aktivitas / kegiatan berdasarkan sistem yang diingin oleh pihak dari manajemen yang terkait.

Menurut Amrullah dkk, dalam Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia (2016:27), elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui 4 (empat) tahap, sebagai berikut :

Menurut Hasibuan dalam Budianto, Jurnal CCIT Vol.8 No.3 (2015:138), literature review berisi tentang uraian teori, temuan dan bahan penelitian lain yang diperoleh dari bahan acuan untuk dijadikan landasan kegiatan penelitian. Uraian dalam literature review ini diarahkan untuk menyusun kerangka pemikiran yang jelas tentang pemecahan masalah yang diuraikan sebelumnya pada perumusan masalah.

Menurut Sri Rahayu dkk dalam jurnal SENSI Vol.3 No. 2 (2017: 48) “Literature adalah kesusasteraan atau kepustakaan, sedangkan review adalah suatu tindakan meninjau, memeriksa kembali suatu hal yang telah dikerjakan sebelumnya sehingga dalam literature review dapat disimpulkan sebagai suatu tindakan memeriksa dan meninjau kembali suatu kepustakaan”.

Terdapat beberapa penelitian yang berkaitan mengenai Knowledge Management System pada penelitian ini, Dalam upaya mengembangkan dan menyempurnakan sistem ini perlu dilakukan studi pustaka (literature review) sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Diantaranya yaitu :

Contributors

Aditya Risdiarto Jati