SI1412481350

Dari widuri
Revisi per 12 Januari 2020 14.34 oleh Thassa (bicara | kontrib) (→‎Prototype Halaman Utama)


Lompat ke: navigasi, cari


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR BERBASIS WEB PADA SMK 1 YUPPENTEK

KOTA TANGERANG


SKRIPSI



Disusun Oleh :

NIM : 1412481350
NAMA : THASSA OVRIANDA


FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI BUSINESS INTELLIGENCE

UNIVERSITAS RAHARJA

TANGERANG

TA. 2019/2020


UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR BERBASIS WEB PADA SMK 1 YUPPENTEK

KOTA TANGERANG

Disusun Oleh:

NIM : 1412481350
Nama : Thassa Ovrianda
Fakultas : Sains dan Teknologi
Program Pendidikan : Strata I
Program Studi : Sistem Informasi
Konsentrasi : Business Intelligence



Disahkan Oleh :

Tangerang, Januari 2020

Rektor         Ketua Program Studi
Universitas Raharja         Program Studi Sistem Informasi
           
           
           
           
(Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si)         (Euis Sitinur Aisyah, M.Kom)
NIP : 000594         NID: 060003


UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR BERBASIS WEB PADA SMK 1 YUPPENTEK

KOTA TANGERANG


Dibuat Oleh :

NIM
: 1412481350
Nama


Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Business Intelligence


Disetujui Oleh :

Tangerang, 2020

Pembimbing I
    
Pembimbing II
       
       
       
       
(Sri Rahayu, ST.,MMSI)
    
(Nurlaila Suci Rahayu Rais, Dra., MM., MH.)
NID :
   
NID:


UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR BERBASIS WEB PADA SMK 1 YUPPENTEK

KOTA TANGERANG


Disusun Oleh :


NIM
: 1412481350
Nama


Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Business Intelligence


Tahun Akademik 2019/2020

Disetujui Penguji :

Tangerang, Januari 2020

Ketua Penguji
  
Penguji I
  
Penguji II
         
         
         
         
(_______________)
  
(_______________)
  
(_______________)
NID :__________
 
NID :__________
 
NID :__________


UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR BERBASIS WEB PADA SMK 1 YUPPENTEK

KOTA TANGERANG


Disusun Oleh :

NIM : 1412481350
Nama : Thassa Ovrianda
Fakultas : Sains dan Teknologi
Program Pendidikan : Strata I
Program Studi : Sistem Informasi Manajemen
Konsentrasi : Business Intelligence


Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Universitas Raharja maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Januari 2020
Thassa Ovrianda
NIM. 1412481350


)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;


ABSTRAKSI

Kata Kunci :


ABSTRACT

Keywords:


KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi dengan judul ““PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA SMK 1 YUPPENTEK KOTA TANGERANG”.”.

Tujuan penulis Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan Strata 1 Program Studi Sistem Informasi pada Universitas Raharja.

Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :

  1. Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si. selaku Rektor Universitas Raharja.
  2. Bapak Dr. Henderi, S.Kom., M.Kom. selaku Dekan Fakultas Universitas Raharja.
  3. Bapak Padeli, M.Kom. selaku Wakil Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Raharja
  4. Euis Siti Nur Aisyah, M.Kom selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
  5. Ibu Sri Rahayu, ST.,MMSI selaku Dosen Pembimbing I yang senantiasa memberikan waktunya untuk memberikan bimbingan kepada penulis
  6. Ibu Nurlaila Suci Rahayu Rais, Dra., MM., MH. selaku Dosen Pembimbing II yang senantiasa memberikan waktunya untuk memberikan bimbingan kepada penulis
  7. Ibu Etty Mulyati selaku stakeholder yang telah memberikan kontribusi besar di dalam lancarnya proses penelitin skripsi ini.
  8. Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Universitas Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan motivasi kepada penulis.
  9. Keluarga tercinta yang telah memberikan doa, dukungan moril maupun materil sehingga Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik
  10. Teman - teman seperjuangan yang selalu ada dan memberikan semangat.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.

Tangerang, Januari 2020
Thassa Ovrianda
NIM. 1412481350

Daftar isi

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM


DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL CLASS DIAGRAM

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan zaman yang sangat cepat diikuti dengan berkembangnya kemajuan dalam bidang teknologi maupun sistem informasi, yang sangat berpengaruh di Indonesia termasuk dalam bidang pendidikan. Yang mana pada zaman ini banyak sekolah yang belomba-lomba untuk menunjukan keunggulan dan meningkatkan mutu yang dimiliki dalam berbagai bidang khususnya dibidang teknologi dan sistem informasi. Sehingga banyak terjadi persaingan dalam mempromosikan kualitas masing-masing sekolah. Dalam memajukan kualitas sekolah diperlukan manajemen yang tepat, sarana dan prasarana yang memadai, sumberdaya yang baik, juga teknologi dan sistem informasi yang mendukung. Dalam hal Ini pengolahan informasi tentunya sangat bergantung dengan teknologi dan sistem informasi yang baik, agar pengolahan infomasi dapat efektif dan efisien.

Dalam pengolaan data surat masuk dan surat keluar pada SMK 1 Yuppentek Tangerang dilakukan oleh bagian pengarsipan masih secara manual, sehingga menerima banyak jenis surat yang berbeda lalu menuliskan di buku besar atau mencatat beberapa bagian dari surat seperti : tanggal surat, nomor surat, asal surat, diterima oleh pihak sekolah tanggal berapa. Pada instansi tersebut pengarsipan yang masih dilakukan dengan cara menuliskan ke buku besar dan masih lambat kemudian didata dengan cara mencatat kedalam buku besar. Jumlah data yang sangat banyak jika data tidak dikelola dengan baik, teliti, dan teratur, maka akan menimbulkan suatu permasalahan, sehingga diperlukan pembuatan sistem informasi yang mendukung kinerja dari instansi yang bersangkutan.

SMK 1 Yuppentek menemukan banyak kendala dalam melakukan proses pencatatan surat masuk, disposisi, dan surat keluar, yaitu : proses mengelola data surat masuk surat keluar pada saat pencarian data dibutuhkan dengan cepat, pada saat pencarian terkadang membutuhkan waktu yang lama, banyak penumpukkan surat masuk surat keluar yang masuk masih belum tersusun dengan rapi dalam pengarsipannya.

Sebagai upaya untuk mengatasi kendala-kendala tersebut, dibutuhkan aplikasi sistem informasi berbasis web yang menangani pencatatan surat masuk, Pengelolaan disposisi, dan pencatatan surat keluar. Diharapkan dengan sistem informasi tersebut, Pimpinan dapat melakukan disposisi kapanpun dan dimanapun, sehingga pendistribusian surat masuk bisa tepat waktu. Selain itu pembuatan laporan dapat dilakukan tanpa memakan waktu yang lama

Sistem yang diusulkan yaitu sistem yang dapat mengelola pengarsipan surat masuk surat keluar pada saat pencarian data dapat dengan cepat ditemukan untuk keperluan SMK 1 Yuppentek. Peranan teknologi dan sistem informasi tak bisa dipungkiri sering kali dijadikan solusi atau jalan keluar bagi permasalahan yang sedang dihadapi. Berdasarkan permasalahan diatas maka diperlukan adanya penelitian, maka penulis mengambil judul Skripsi “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA SMK 1 YUPPENTEK KOTA TANGERANG”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang di kemukakan di atas maka permasalahan yang sedang dihadapi oleh SMK 1 Yuppentek Tangerang yang ingin di bahas dalam penelitian ini dapat dirumuskan, yaitu :

  1. Bagaimana sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada SMK 1 Yuppentek Tangerang?
  2. Bagaimana merancang sistem pengarsipan surat masuk surat keluar agar terkelola dengan baik pada saat pencarian data secara otomatis?
  3. Apakah pengarsipan surat masuk surat keluar sudah tersimpan dengan baik pada SMK 1 Yuppentek Tangerang?

Ruang Lingkup

Penulis membatasi penelitian ini yaitu dimana surat masuk dimulai dari surat masuk diterima oleh security kemudian diberikan kepada staf TU bagian persuratan untuk dicatat tanggal penerimaannya, ditulis tanggal dan nomor surat, dicatat asal surat, ditunjukan kepada siapa kemudian disampaikan kepada yang bersangkutan sesuai isi suratnya, misalnya : ditujukan kepada kepala sekolah, ditulis oleh staf persuratan dan diarsipkan oleh staf persuratan, kemudian surat keluar ditujukan kepada Kepala Dinas Pendidikan & Kebudayaan Provinsi Banten, ditulis dan diarsipkan oleh staf persuratan.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian di uraikan sebagai berikut:

  1. Merancang sebuah sistem surat masuk surat keluar pada SMK Yuppentek 1 Tangerang dengan menciptakan laporan persuratan dengan cepat dan akurat.
  2. Membuat sistem yang dapat mencari secara otomatis surat masuk surat keluar sehingga dibutuhkan oleh sekolah.
  3. Menjadikan sistem surat masuk dan surat keluar pada SMK Yuppentek 1 Tangerang dapat terkelola dengan baik sehingga surat masuk surat keluar tersusun dengan rapi dalam database.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:

  1. Untuk mempermudah pencarian surat masuk surat keluar pada saat kepala sekolah membutuhkan pencarian menjadi cepat dan akurat.
  2. Membantu TU dalam pengarsipan surat masuk surat keluar yang ada pada SMK 1 Yuppentek.
  3. Mengelola surat masuk dan surat keluar tertata dengan baik untuk memudahkan bagian TU, untuk jenis surat masuk nya yaitu : surat perintah tugas untuk mengikuti Bimtek Operator Dapodik, surat perintah tugas untuk mengikuti Bimbingsn Teknis Bursa Kerja (BKK) pada kegiatan Pembinaan Kemitraan Bursa Kerja Khusus (BKK) dengan Dunia Kerja dan Pelaku Usaha, surat perintah tugas untuk mengikuti Workshop Penguatan Tupoksi Guru daan Tenaga Pendidikan, dan untuk jenis surat keluar yaitu : Pemberitahuan Ulangan Tengah Semester Berbasis Android, Pembuatan naskah soal UTS Kelas X, XI, & XII, Undangan Operator Dapodik.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data yang dibutuhkan, penelitian maka penulis menggunakan beberapa metode yaitu :

  1. Metode Observasi

    yaitu penulis melakukan penelitian secara langsung dengan cara pengamatan dan pencatatan secara sistematis kendala atau masalah apa saja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan.

  2. Metode Wawancara

    penulis melakukan penelitian dengan cara wawancara atau tanya jawab dan bertatap muka secara langsung kepada stackholder yang bersangkutan guna untuk memperoleh data yang lebih detail untuk melengkapi suatu penelitian .

  3. Metode Studi Pustaka (library research),

    selain melakukan observasi penulis juga mencari referensi yang didapat dari membaca buku-buku dan internet yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas .

Metode Analisa

Metode pada penelitian ini penulis menggunakan analisis kebutuhan- kebutuhan aplikasi apa saja yang dibutuhkan dalam melakukan perancangan dan hambatan-hambatan yang akan ditemui selama melakukan perancangan.

Melalui analisis data, kita dapat memperoleh temuan ilmiah. Peneliti menggunakan metode analisa PIECES (Performance (Kinerja), Information (Informasi), Economy (Ekonomi), Control/Security (Keamanan), Efficiency (Efisiensi), Service (Pelayanan), yang digunakan untuk menganalisa sistem yang berjalan dari segi kinerja yang sedang berjalan apakah sudah efisien seluruh informasi yang dihasilkan, keamanan sistem tersebut yang tidak terlalu banyak memakan biaya yang cukup besar sampai kepada pelayanan yang diberikan.

Metode Perancangan Sistem

Perancangan sistem dilakukan setelah tahap selesai. Pada tahap perancangan atau tahap dalam mendesain merupakan tahap yang menentukan proses sistem yang baru. Agar mendapatkan hasil akhir yang bermanfaat bagi peneliti dalam metode penelitian perancangan sistem yang digunakan yaitu, Notepad++ untuk mencoding script program, Visual Paradigm for UML interprise Edition digunakan untuk membuat model diagram, sofware XAMPP, dan web browser yang sudah di rancang yaitu Google Chrome.

Metode Prototype

Prototyping perangkat lunak (software prototyping) atau siklus hidup menggunakan protoyping (life cycle using prototyping) adalah salah satu metode siklus hidup sistem yang didasarkan pada konsep model bekerja (working model). Tujuannya adalah mengembangkan model menjadi sistem final. Artinya sistem akan dikembangkan lebih cepat dari pada metode tradisional dan biayanya menjadi lebih rendah.

Ciri khas dari metodologi ini adalah pengembang sistem (system developer), klien, dan pengguna dapat melihat dan melakukan eksperimen dengan bagian dari sistem komputer dari sejak awal proses pengembangan.

Metode Pengujian

Peneliti mengunakan metode pengujian BlackBox Testing. Blackbox testing adalah metode pengujian perangkat lunak yang menguji fungsionalitas aplikasi yang bertentangan dengan struktur internal atau kerja (lihat pengujian white-box). Alasan menggunakan metode ini karena :

1. Untuk mengetahui pesan kesalahan atau umpan balik (feedback) yang diberikan oleh sistem pada tahapan pengujian.

2. Untuk dapat menganalisa dan mengevaluasi dari pengujian yang dilakukan pada sistem tersebut.

Sistematika Penulisan

Peneliti mengelompokkan materi laporan penelitian Skripsi ini menjadi 5 bab utama yang digunakan untuk mempermudah dalam pembahasan masalah dengan sistematika penyampaian sebagai berikut:

BAB I   PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, maksud dan tujuan penelitian, dengan metode penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II   LANDASAN TEORI

Bab ini menguraikan tentang penelitian yang meliputi analisa organisasi yang berisi penjelasan singkat mengenai gambaran umum SMK Yuppentek 1 Kota Tangerang, sejarah singkat SMK Yuppentek 1 Kota Tangerang, Struktur organisasi SMK Yuppentek 1 Kota Tangerang, tata laksana sistem yang berjalan, permasalahan atau kendala yang dihadapi yang ada pada sistem persuratan yang sedang berjalan saat ini, dan alteratif pemecahan masalah, elisitasi tahap 1, tahap 2, tahap 3, dan draf final.

BAB III   ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini berisikan gambaran umum PT Molex Ayus, seperti sejarah singkat, struktur organisasi, tugas dan wewenang, tata laksana sistem yang berjalan, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, serta elisitasi tahap I, II, III dan final draft elisitasi.

BAB IV   RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini berisi uraian mengenai usulan prosedur yang baru, rancangan sistem yang diusulkan dalam bentuk diagram UML yang terdiri dari use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class digram, spesifikasi basis data, serta testing dan implementasi sistem.

BAB V   PENUTUP

Pada bab ini berisikan beberapa kesimpulan dari hasil penelitian serta saran yang diberikan agar penelitian ini dapat dikembangkan dan diperbaiki dikemudian hari oleh para peneliti lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Karakteristik Sistem

Klasifikasi Sistem

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Definisi Informasi

Kualitas Informasi

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Komponen Sistem Informasi

Konsep Dasar Analisa Sistem

Definisi Analisa Sistem

Tahapan-Tahapan Analisa Sistem

Teori Khusus

Konsep Dasar Surat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia surat adalah kertas yang bertulis, secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang ditulis atau tertulis.

Konsep Dasar Surat Masuk

Menurut Wursanto yang dikutip oleh Fauzan Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja dalam Jurnal IJNS (2015:3), “dikemukakan surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari organisasi/instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima dari kurir (pengantar surat) dengan mempergunakan buku pengiriman”.

Konsep Dasar Surat Keluar

Menurut Widjaja yang dikutip oleh Fauzan Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja dalam Jurnal IJNS (2015:3), “ didefinisikan surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi/perorangan diluar organisasi tersebut”.Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Menurut G.R. Terry dalam Latif dan Aditya (2015:24) “Kearsipan didefinisikan sebagai menempatkan kertas-kertas dalam penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat”

Definisi Pengarsipan

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Menurut G.R. Terry dalam Latif dan Aditya (2015:24) “Kearsipan didefinisikan sebagai menempatkan kertas-kertas dalam penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat”

Jenis-jenis Pengarsipan

a.Arsip Dinamis

Pengertian arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan secara umum.

b. Arsip Aktif

Pengertian arsip aktif adalah arsip dinamis yang dibutuhkan dan dipergunakan secara langsung dan terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi. <p>c. Arsip Inaktif

Pengertian arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya menurun untuk penyelenggaraan administrasi.

d. Arsip Statis

Pengertian arsip statis adalah arsip yang digunakan secara tidak langsung, baik untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan secara umum, dan juga untuk penyelenggaraan administrasi negara.

e. Arsip Duplikasi

Pengertian arsip duplikasi adalah arsip yang bentuk dan isinya sama dengan arsip yang asli.

Konsep Dasar Notepad++

Menurut Madcoms (2016) Vol 2, No. 2 Oktober 2018 “Notepad++ adalah sebuah editor yang sangat berguna dalam membuat program, Notepad++ menggunakan komponen scinintilla untuk menampilkan teks dan erkas kode sumber berbagai bahasa pemograman yang berjalan di atas sistem operasi M.windows”.

Menurut Achmad Sidik, Lilis Sakuroh dkk dalam Jurnal Sisfotek Global Vol. 7 No. 2 (2017:82), “ didefinisikan Notepad++ adalah program penyunting teks dan penyunting kode sumber yang berjalan di sistem operasi windows”.

Konsep Dasar XAMPP

Menurut Ranci V. Palit, dkk dalam E-Jurnal Teknik Elektro dan Komputer Vol. 4 No. 7 (2015:2), “ dikemukakan bahwa XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program”.

Menurut Madcoms (2016) Vol 2, No. 2 Oktober 2018” XAMPP adalah sebuah paket perkumpulan software yang terdiri dari Apache, MySQL, Php My Admin, PHP, Perl, Filezilla, dan lain-lain.

Berdasarkan pendapat diatas maka didefinisikan bahwa XAMPP adalah sebuah software bebas yang mendukung sistem informasi dengan beberapa kumpulan paket program yang saling berhubungan.

Konsep Dasar Web

Menurut Priyo Sutopo dkk dalam Jurnal Informatika Mulawarman Vol. 11 No. 1 (2016:25), “Web adalah terobosan baru sebagai teknologi sistem informasi yang menghubungkan data dari banyak sumber dan layanan yang beragam macamnya di internet, Web cepat sekali populer di lingkungan pengguna internet, karena kemudahan yang diberikan kepada pengguna internet untuk melakukan penelusuran, penjelajahan, dan pencarian informasi”.

Sementara menurut Rulia Puji Hastansi, Bambang Eka Purnama dkk dalam Jurnal Bianglala Informatika Vol. 3 No. 2 (2015:3) mendefinisikan, “Website disebut suatu halaman yang memuat situs-situs web page yang berada di internet yang berfungsi sebagai media penyampaian informasi, komunikasi, atau transaksi.

Berdasarkan pendapat definisi diatas maka disimpulkan bahwa web adalah terobosan baru sebagai teknologi dalam suatu halaman yang memuat situs-situs web page diberikan kepada pengguna internet.

Menurut Madcoms (2016) Vol 2, No. 2 Oktober 2018” XAMPP adalah sebuah paket perkumpulan software yang terdiri dari Apache, MySQL, Php My Admin, PHP, Perl, Filezilla, dan lain-lain.

Berdasarkan pendapat diatas maka didefinisikan bahwa XAMPP adalah sebuah software bebas yang mendukung sistem informasi dengan beberapa kumpulan paket program yang saling berhubungan.

Konsep Dasar Database

Menurut Hartono (2015 : 37) mengemukakan bahwa “Database adalah pusat data bagi seluruh sistem informasi telah banyak aplikasi sistem database yang beredar baik yang berbayar maupun gratis”.

Sedangkan menurut Arshi Gouhar dalam International Journal of Engineering Science and Computing Vol. 7 No. 5 (2017:11766), “Database an organised or systematic collection of data. A database can have a number of table or relations to store the data. This data can be retrieved, modified or deleted as per the user requirement”. Dan Agustian Noor dalam Jurnal Sains dan Informatika Vol. 2 No. 2 (2016:77) mengemukakan bahwa, “Sistem basis data atau database adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan.

Berdasarkan pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa database adalah pusat data yang terkomputerisasi yang tujuannya memelihara data yang telah diolah sehingga dapat mempermudah pencarian saat akan dibutuhkan.

Konsep Dasar MySQL

Definisi Framework Codeigniter

Definisi HTML

Konsep Dasar PHP

Konsep Dasar Elisitasi

Definisi Elisitasi

Tahap-tahap Elisitasi

Konsep Dasar UML

Definisi UML

Diagram UML

Konsep Dasar Analisa PIECES

Definisi Analisa Pieces

Konsep Dasar Testing

Definisi Testing

Jenis-Jenis Testing

Definisi Black Box

Konsep Dasar Perancangan

Konsep Dasar Prototype

Konsep Dasar Literature review

Definisi Literature Review

Pengumpulan informasi sangat dibutuhkan dalam menggali referensi-referensi yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan. Sebelumnya banyak peneliti-peneliti yang melakukan penelitian perihal dengan sistem penerbitan jurnal elektronik dan penelitian lainnya. Adanya studi pustaka ( literature review ) ini untuk mengidentifikasi kesenjangan, meneruskan penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya dan menghindari pembuatan ulang.

  1. Penelitian yang dilakukan oleh Fauzan Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja tahun 2015 pada Jurnal TMJ Vol. 4 No. 1

    Penelitian ini berjudul “Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web”. Penelitian ini mengenai pengolahan arsip surat masuk surat keluar dimana untuk mengelola arsip surat masuk surat keluar berbasis Web sehingga pada pencarian data arsip lebih mudah. Memanfaatkan kemajuan teknologi informasi yakni memanfaatkan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL untuk mengelola arsip surat keluar dan surat masuk. Pengelolaan memanfaatkan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL tersebut tidak lagi berupa hardcopy atau lembaran kertas namun sudah berupa file hasil dari pemindai atau scan dari surat yang asli. Arsip hasil scan akan disimpan dengan kode-kode tertentu untuk memudahkan dalam pencarian sehingga arsip yang masuk sudah beberapa tahun yang lalu tidak rusak dan mudah dicari.

  2. Penelitian yang dilakukan oleh Sri Rahayu, Euis Siti Nur Aisyah dan Dhevi Nanda Harwin pada tahun 2018

    Penelitian ini berjudul “Rancang Bangun Sistem Database Proses Arsip Pajak Kendaraan Bermotor (Studi Kasus UPT Samsat Balaraja)”. Penelitian ini mengenai proses pengarsipan Pajak Kendaraan Bermotor pada Unit Pelaksana Teknis Samsat Balaraja yang masih menggunakan komputer yaitu masih menggunakan Microsoft Excel dalam penginputan data Wajib Pajak dan bukti fisik berupa Surat Ketetapan Pajak Daerah (SKPD) dimasukkan kedalam kardus-kardus sesuai tanggal penginputan. Jika ingin mencari data Wajib Pajak harus mencari satu persatu diantara banyaknya arsip sehingga membutuhkan waktu lama dalam pembuatan laporan bulanan harus dibuat dari awal sehingga rentan terjadinya kesalahan karena tidak terintegrasi dengan database.

  3. Penellitian yang dilakukan oleh Sambas Ali Muhidin, Hendri Winata dan Budi Santoso (2016)

    Penelitian yang berjudul “Pengelolaan Arsip Digital”, berupa: Dalam terminologi kearsipan, media elektronik dikelompokan sebagai arsip media baru. Salah satu bentuk penyimpanan arsip media baru adalah media digital. Media digital biasanya memerlukan alat bantu berupa komputer, karena tidak dapat dibaca secara langsung. Arsip yang disimpan dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video, tulisan atau lainnya yang dapat dijadikan sebuah data dalam bentuk biner (binary), dapat diolah dalam program komputer dan disimpan dalam media penyimpanan data digital.

  4. penelitian yang telah dilakukan oleh Apriyanto [2017] berjudul “Pengelolaan Arsip Hasil Eksplorasi Minyak Dan Gas Studi Kasus pada PT. Sigma Cipta Utama”.

    Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan dan perlengkapan arsip serta kendala pengelolaan arsip hasil minyak dan gas pada PT. Sigma Cipta Utama. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Metode pengumpulan data yaitu dengan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Sedangkan metode analisis data dengan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasilnya diketahui bahwa Perusahaan ini melakukan pengelolaan arsip seperti penerimaan, penataan dan penyimpanan, pelayanan, pemeliharaan, dan penyusutan arsipnya belum optimal sehingga banyak terjadi kendala.

  5. Penelitian yang dilakukan oleh Okki Agus Hariawan (2016) berjudul “Perancangan Sistem Informasi Data Arsip Pajak Kendaraan Bermotor pada Unit Pelaksana Teknis Samsat Cikokol Kota Tangerang”.

    Sistem pengarsipan data yang digunakan di upt samsat cikokol kota tangerang menggunakan semi komputerisasi yaitu penyimpanan data dan pembuatan laporan menggunakan microsoft excel sehingga memakan waktu yang lama dalam penyajian informasi laporan arsip pajak kendaraan bermotor. Guna mengatasi permasalahan ini, penulis melalui skripsi ini bertujuan untuk membuat sistem yang dapat mencari data arsip dan pembuatan laporan agar lebih cepat dan aman.

  6. Penelitian yang dilakukan oleh Made Pasek Agus Ariawan, Putu Bagus Indra Sukadiana Putra dan Putu Arya Mertasana (2017)

    Penelitian ini berjudul "Desain dan Analisis Sistem Informasi Manajemen Mail menggunakan Metode PIECES: Studi Kasus di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Udayana", terdiri: Informasi dibutuhkan oleh lembaga, perusahaan, organisasi, lembaga dan lingkungan yang tidak memiliki akses ke sistem. Mail adalah sarana komunikasi yang penting bagi agensi. Semakin cepat distribusi surat, semakin cepat informasi dapat diperoleh oleh orang atau lembaga. Meningkatnya jumlah surat masuk dan keluar menimbulkan beberapa masalah dalam manajemen surat. Dari tinjauan beberapa penelitian, dapat dikatakan bahwa sistem manajemen informasi dapat membantu menangani masalah yang dihadapi dalam pemrosesan data surat, pengarsipan surat, dan pencarian surat. Namun, ada beberapa kelemahan dalam penelitian, antara lain penelitian yang ditinjau tidak menjelaskan bagaimana sistem bekerja dalam distribusi surat, verifikasi, penandatanganan, klasifikasi, dan penentuan prioritas. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan merancang sistem informasi manajemen surat masuk dan keluar menggunakan analisis PIECES. Kelebihan dari sistem ini antara lain, dapat membantu komputerisasi data; proses distribusi surat bisa secara real time dengan pemberitahuan surat; data email yang masuk dapat diklasifikasikan menggunakan metode klasifikasi; surat keluar dapat dibuat menggunakan metode SPK dan penandatanganan surat dapat dilakukan dengan menggunakan sistem barcode.

  7. penelitian yang telah dilakukan oleh Garry Rendra Ivan Pontoh [2016] berjudul “Arsip Digital Dokumen Kontrak Berbasis Web Pada PT. Abdi Pratama Perkasa”.

    Penlitian ini bertujuan untuk membantu karyawan PT. Abdi Pratama Perkasa dalam pengarsipan dokumen kontrak perusahaan. Aplikasi ini menggunakan metodologi waterfall dalam perancangannya. Penggunaan metodologi waterfall sangat membantu karena mempunyai proses berurutan sehingga mencegah tumpang tindih proses serta setiap proses memiliki spesifiksasinya sendiri sehingga sistem dapat dikembangkan sesuai dengan apa yang dikehendaki.

  8. Penelitian yang telah dilakukan oleh Sukron Amin [2016] berjudul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah ( Stit ) Kabupaten Tebo”.

    Penelitian ini dalam menganalisa sistem menggunakan teknik pemodelan UML. Penelitian ini menghasilkan prototype rancangan sistem informasi manajemen arsip berbasis web bagi Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah (STIT) Kabupaten Tebo yang dapat diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan yang ada, terutama dalam memanajemen arsip yang dikelola oleh staf prodi STIT Kabupaten Tebo.

  9. Penelitian yang telah dilakukan oleh Berlian Eka [2017] berjudul “Descriptive Analysis Of Digitizing Activities And Archive Services At Universitas Gadjah Mada Archives Institute”.

    Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji bagaimana kegiatan digitalisasi dan layanan arsip yang di lakukan di bagian Kearsipan Universitas Gadjah Mada. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data dengan wawancara dan observasi.

  10. Penelitan yang dilakukan oleh Fauzan Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja (2015)

    Penelitian ini berjudul “Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web”, berupa: Pengelolaan memanfaatkan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL tersebut tidak lagi berupa hardcopy atau lembaran kertas namun sudah berupa file hasil dari pemindai atau scan dari surat yang asli. Arsip hasil scan akan disimpan dengan kode-kode tertentu untuk memudahkan dalam pencarian sehingga arsip yang masuk sudah beberapa tahun yang lalu tidak rusak dan mudah dicari.

BAB III

SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat SMK YUPPENTEK I

Tujuan pendidikan nasional adalah untuk mengembangkan manusia Indonsesia dan mencerdaskan dan kehidupan bangsa. Manusia yang mempunyai taqwa dan iman kepada Tuhan Yang Maha Esa mempunyai budi pekerti yang luhur, mandiri, kepribadian yang mantap, kesehatan rohani dan jasmani keterampilan dan pengetahuan, dan terakhir mempunyai rasa tanggung jawab untuk berbangsa dan bermasyarakat. SMK/MAK bertujuan untuk menghasilkan tenaga kerja terampil yang memiliki kemampuan sesuai dengan tuntutan kebutuhan dan persyaratan lapangan kerja, serta mampu mengembangkan potensi dirinya dalam mengadopsi dan beradaptasi dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. Berdasarkan kurikulum bahwa tujuan dari Sekolah Menengah Kejuruan ada yang bersifat umum dan ada yang bersifat khusus. Sebagai wadah pendidikan Kejuruan yang mempersiapkan tamatan yang dapat diterima di dunia kerja, sesuai dengan bidang keahlian masing-masing. Bermodalkan semangat untuk memajukan dunia pendidikan di Tangerang, khususnya pendidikan Sekolah Teknik Menengah (STM) pada 51 Tahun yang lalu, Yayasan Usaha Peningkatan Pendidikan Teknologi (YUPPENTEK) memenuhi tugas mulia bagi kebutuhan masyarakat Tangerang.

Secara garis besar bisa digambarkan bahwa pada tahun 1967 tuntutan sarana pendidikan lanjutan kejuruan (STM) di Tangerang belum tersedia. Saat itu Kota Tangerang secara administratif masih tergabung dalam Kabupaten Tangerang. Bila siswa yang akan melanjutkan ke STM harus ke Jakarta.

Tentu saja dengan bersekolah ke Jakarta yang jaraknya antara 30-50 KM dari rumah masing-masing anak didik sangat menyusahkan. Selain waktu yang dibutuhkan dalam perjalanan ke sekolah jauh, beresiko selama perjalanan, juga membutuhkan biaya yang sangat besar. Terkait itu sejumlah orang tua murid dari sekolah Teknik Negeri (STN) IX Tangerang, yaitu sekolah teknik setingkat SLTP, mengajukan permohonan kepada Kepala STN IX yang saat itu dijabat oleh D. Sadjoeri agar diupayakan didirikan Sekolah Teknik Menengah (STM) di Tangerang. Berbekal keinginan para orang tua murid itu, D Sadjoeri bersama beberapa guru STN IX meneruskan Permintaan itu kepada Pemerintah Daerah (Pemda) Kabupaten Tangerang melalui seorang Anggota Badan Pemerintah Harian (BPH) yang waktu itu dijabat oleh Mohammad Ali Thairuddin. Selanjutnya permintaan ini disampaikan ke Bupati Tangerang yang waktu itu dijabat HE Muchdi. Setelah melalui berbagai pertimbangan, akhirnya Bupati tangerang tertanggal 16 Januari 1968 mengeluarkan SK bupati Kepala Daerah Tingkat II Kabupaten Tangerang No. 16/17/Kpts/1968 tentang pembentukan Badan Pembina STM Tangerang.SK ini pun menetapkan komposisi personalia dari Badan Pembina STM Tangerang, Terdiri dari :

  1. Ketua Umum Pembina oleh E Muchdi (Bupati KDH Tangerang)
  2. Ketua Harian pembina oleh MA Thairuddin (Anggota BPH)
  3. Sekretaris oleh Soesarno (Guru STN IX)
  4. Bendahara oleh Ny Hasanah (Guru STN IX)
  5. Seksi usaha oleh Kho Kim Lie (Orang Tua Murid)
  6. D. Sadjoeri (Kepala STN IX Jakarta di Tangerang)

Dalam perjalanannya akhirnya tanggal dikeluarkannya SK Bupati Tangerang diatas dijadikan titik kelahiran STM Yuppentek Tangerang. Sejak diterbitkan SK Bupati Kepala Daerah Tingkat II Kabupaten Tangerang No. 16/17/Kpts/1968 tentang pembentukan Badan Pembina STM Tangerang.

Visi dan Misi SMK YUPPENTEK I TANGERANG

Visi pada SMK Yupentek 1 Tangerang adalah:

Menjadi sekolah pilihan utama masyarakat yang menghasilkan lulusan berakhlak mulia, berkarakter, dan kompeten di bidangnya. Misi pada SMK Yupentek 1 Tangerang:

  1. Menyelenggarakan pendidikan Kejuruan yang profesional dan bermartabat
  2. Membekali peserta didik sehingga dapat :

    a. Meningkatkan iman dan taqwa terhadap Tuhan Yang Maha Esa.

    b. Berjiwa pancasila dan rasa cinta terhadap Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI), cakap berkomunikasi dan adaptif terhadap lingkungannya. <p>c. Enterpreunership dan terampil mengelola diri dan orang lain.

    d. Memobilisasi inovasi dan iptek.

Tujuan Umum dan Tujuan Khusus SMK Yuppentek I Tangerang

Tujuan Umum Pendidikan :

  1. Meningkatkan keimanan dan ketqwaan peserta didik terhadap Tuhan Yang Maha Esa
  2. Menjadikan peserta didik warga negara yang mandiri
  3. Menyiapkan peserta didik dapat menjalani kehidupan secara layak
  4. Menjadikan peserta didik dapat memhami dan menghargai keanekaragaman budaya bangsa indonesia
  5. Menjadikan peserta didik dapat menerapkan dan memelihars hidup sehat, memiliki wawasan, lingkungan, pengetahuan, dan seni

Tujuan Khusus Pendidikan :

  1. Menyiapkan peserta didik agar menjadi manusia produktif, mampu bekerja mandiri, mengisi lowongan pekerjaan yang ada di dunia usaha dan dunia industri sebagai tenaga kerja tingkat menengah sesuai dengan kompetensi program keahlian yang dipilih
  2. Menyiapkan peserta didik agar mampu memilih karier, ulet, dan gigih dalam berkompetensi, beradaptasi di lingkungan kerja dan mengembangkan sikap profesional dalam bidang keahlian yang diminatinya.
  3. Membekali peserta didik dengan ilmu pengetahuan teknologi dan seni agar mampu mengembangkan diri dikemudian hari baik secara mandiri atau kelompok maupun melalui jenjang pendidikan yang lebih tinggi
  4. Membekali peserta didik dengan kompetensi-kompetensi yang sesuai dengan program keahlian yang dipilih.

Struktur Organisasi SMK Yuppentek I Tangerang

Sebuah Instansi maupun perusahaan dibidang apapun haruslah memiliki struktur organisasi yang jelas, guna memudahkan pengkoordinasian antara bagian, agar menghindari miss communication antar tiap bagian, sama halnya seperti SMK Yuppentek 1 Tangerang yang tentunya memiliki struktur organisasi guna memudahkan dalam menjalankan setiap tugas-tugas yang ada, berikut adalah struktur organisasi SMK Yuppentek 1 Tangerang. Adapun struktur organisasi dari SMK Yuppentek 1Tangerang adalah sebagai berikut.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi


Wewenang dan Tanggung Jawab

Sama halnya dengan sebuah perusahaan, SMK Yupentek 1 Tangerang dalam manajemenya terdapat bagian- bagian yang mempunyai wewenang serta tanggung jawab dalam menyelesaikan semua pekerjaannya, sebagai berikut :

  1. Kepala Sekolah

    Bertanggung jawab kepada :

    Kepala Dinas Pendidikan, dan Bupati Tugas pokok dan fungsi Kepala Sekolah adalah:

    a. Koordinator tercapainya visi dan misi SMK

    b. Koordinator pelaksanaan administrasi sekolah yang baik dan tertib

    c. Supervisor tenaga pendidik dan kependidikan

    d. Supervisor pelaksanaan hokum

    e. Pencipta iklim kerja yang sehat dan kompetitif

    f. koordinator penggunaan anggaran dan sarana pendidikan

    g. pemeriksa kebenaran lapora – laporan

    h. penentu kebijakan sekolah

    i. koordinator kegiatan unit sekolah

  2. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum

    Bertanggung jawab kepada : Kepala Sekolah

    Tugas pokok dan fungsi Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum adalah :

    a. Koordinator penyusunan dan pengembangan kurikulum

    b. Koordinator pembagian tugas jam mengajar dan pembagian wali kelas

    c. Penyusun jadwal pelajaran

    d. Penyusun kalender pendidikan

    e. Melakukan koordinasi dengan WMM dan waka SDM dan menyeleksi calon tenaga pendidik

    f. Koordinator proses belajar mengajar

    g. Membuat daftar pembagian kelas

    h. Koordinator evaluasi semester dan evaluasi tahunan UAS/UN

    i. Penyusunan rambu rambu pengisian raport dan tanggal titimangsa pengisian raport

    j. Supervisor guru

    k. Koordinator penulisan STTB/IJAZAH

  3. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan

    Bertanggung jawab kepada : Kepala Sekolah

    Tugas pokok dan fungsi Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan adalah :

    a. Koordinator pembinaan siswa

    b. Koordinator perencaaan dan pelaksanaan kegiatan luar sekolah/Ekstrakulikuler

    c. Pembina kepengurusan OSIS, MPK, Pramuka, Paskibra, PMR, dan Ekstrakulikuler lainya

    d. Pembimbing dan pengawas hubungan siswa dengan siswa sekolah lain melalui organisasi sekolah yang ada

    e. Koordinator kegiatan upacara bendera di sekolah, dan upacara hari besar nasional di luar sekolah

    f. Koordinator perlombaan antar sekolah

    g. Memelihara piala atau piagam siswa di sekolah

    h. Administrator data siswa

  4. Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana

    Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Sekolah

    Tugas Pokok dan Fungsi Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana adalah :

    a. Koordinator pengadaan perlengkapan dan kebutuhan rumah tangga sekolah

    b. Koordinator inventarisasi barang

    c. Pengawas penggunaan sarana

    d. Pengelola unit produksi sekolah bersama ketua kompetensi keahlian

    e. Koordinator pengadaan seragam guru dan pegawai

    f. Koordinator pengadaan seragam siswa

    g. Koordinator kebersihan ruang guru, lab dan bengkel dan halaman sekolah sekitarnya

    h. Koordinator pembangunan dan perbaikan sarana sekolah

  5. Wakil Kepala Sekolah Bidang Dunia Usaha/Dunia Industri

    Bertanggung jawab kepada : Kepala Sekolah

    Tugas Pokok dan Fungsi Wakil Kepala Sekolah Bidang Dunia Usaha/Dunia Industri adalah :

    a. Koordinator pelaksanaan program praktik kerja industri bersama wakasek kurikulum

    b. Koordinator pemetaan DU / DI mitra kerja

    c. Fasilitator instansi terkait

    d. Koordinator sinkronisasi kurikulum bersama wakasek kurikulum

    e. Koordinator peningkatan kuantitas dan kualitas kerjasama dengan institusi pasangan

    f. Pelaksana bimbingan karir / bimbingan kejuruan bersama guru BP

    g. Koordinator perolehan MOU dari dunia industry

    h. penyaluran alumni ke dunia industry

    i. Pemeliharaan hubungan baik dengan DU / DI dan stake holder lainya

    j. Pelaksana lomba kompetensi siswa / LKS bersama wakasek kesiswaan

  6. Wakil Kepala Sekolah Bidang Manajemen Mutu

    Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Sekolah

    Tugas Pokok dan Fungsi Wakil Kepala Sekolah Bidang Manajemen Mutu :

    a. Pelaksana sosialisasi SMM kepada seluruh Biro / Bidang dan unit kerja

    b. Koordinator pembuatan dokumentasi ISO / SMM kepada Biro / Bidang dan unit kerja

    c. Pemeriksa hasil pembuatan dokumen ISI / SMM dari Biro / Bidang dan unit kerja

    d. Kooordinator imlementasi dokumen ISO / SMM dalam proses kerja sehari-hari seluruh unit kerja

    e. Pelaksana tindakan koreksi dan pencegahan terhadap ketidak sesuaian implementasi dokumen ISO / SMM yang dilakukan oleh seluruh unit kerja

    f. Penangggung jawab rapat tinjauan manajemen

    g. Penjamin kontinuitas pelaksanaan ISO / SMM dalam selurih proses kerja secara berkesinambungan

  7. Wakil Kepala Sekolah Bidang Sumber Daya Manusia

    Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Sekolah

    Tugas Pokok dan Fungsi Wakil Kepala Sekolah Bidang Sumber Daya Manusia adalah :

    a. Menyusun DUK bersama – sama Kepala Tata Usaha

    b. Menyeleksi calon Tenaga Pendidik dan Kependidikan bekerjasama dengan WMM dan Waka Kurikulum

    c. Mengelola guru dan pegawai

    d. Pembuatan uraian tugas guru dan pegawai

    e. Pengajuan pendidikan dan pelatihan guru dan pegawai

    f. Administrasi pegawai

    g. Pemeliharaan Piagam/ Piala yang dimiliki guru

    h. Pemeliharaan papan pengumuman / sarana informasi

  8. Koordinator Bursa Kerja Khusus (KBKK)

    Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Sekolah

    Tugas Pokok dan Fungsi Koordinator Bursa Kerja Khusus (KBKK) adalah:

    a. Mengkoordinir kegiatan bursa kerja sekolah

    b. Meningkatkan kualitas dan kuantitas kerjasama dengan dunia kerja dan industry

    c. Mengkoordinir pelaksanaan promosi sekolah dan pemasaran tamatan

    d. Mengkoordinir penelusuran tamatan

    e. Bekerjasama dengan waka kesiswaan dan koordinator BP untuk mempersiaapkan siswa menghadapi dunia kerja.

    f. Membuat MOU dengan Industri

  9. Ketua Kompetensi Keahlian

    Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Sekolah

    Tugas Pokok dan Fungsi Ketua Kompetensi Keahlian adalah :

    a. Menganalisa dan mengembangkan kurikulum kompetensi keahlian

    b. Mengkoordinir tugas guru dikompetensi keahlian keahlian

    c. Mengevaluasi hasil analisis kurikulum dari masing – masing guru binaannya.

    d. Mengkoordinir dan menata ruang praktik

    e. Membantu semua wakil kepala yang ada kaitan dengan kompetensi keahlian

    f. Melaksanakan dan memelihara hubungan dengan dunia kerja / dudi

    g. Membuat daftar kebutuhan Alat dan Bahan dalam program keahlian

    h. Mengkodinir dan melaporkan tingkat kehadiran guru pada kompetensi keahlian setiap bulan pada WAKA SDM

  10. Guru Bimbingan Konseling

    Bertanggung Jawab Kepada : Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan

    Tugas Pokok dan Fungsi Guru Bimbingan Konseling :

    a. Membantu peserta didik dalam mengembangkan kehidupan pribadi, mengembangkan kehidupan sosial,Mengembangkan kemampuan belajar, dan mengembangkan karir

    b. Memberikan pelayanan konseling

    c. Memberikan pelayanan mediasi, yaitu membantu peserta didik menyelesaikan permasalahan dan memperbaiki hubungan antar mereka.

    d. Masuk ruang kelas apabila ada guru yang berhalangan hadir

    e. Melaporkan peserta didik yang bermasalah ke wali kelas

Rancangan Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem yang Berjalan

  1. Surat Masuk

    1. Bagian Staff Persuratan menerima surat masuk

    2. Bagian Staff Persuratan mencatat di buku agenda

    3. Bagian Staff Persuratan mencatat di kartu penerus disposisi

    4. Bagian Staff Persuratan membuat laporan surat masuk

    5. Staff Persuratan mengarsipkan surat masuk

  2. Surat Keluar

    1. Staff Persuratan membuat surat keluar.

    2. Staff Persuratan mencatat di buku agenda.

    3. Staff Persuratan mengirimkan surat keluar yang bersangkutan.

    4. Staff Persuratan membuat laporan surat keluar

Analisa Prosedur Sistem Yang Berjalan

Use Case Diagram

Untuk menganalisis sistem yang berjalan, saat ini peneliti ini mengunakan program Unified Modeling language (UML) pada penggambaran kali ini prosedur digunakan use case diagram :

1. Use Case Diagram Surat Masuk

Gambar 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk


Keterangan use case diagram :

1. Terdapat 2 Aktor, terdiri dari Staff Persuratan dan Kepala Sekolah

2. Terdapat 6 Use Case, terdiri dari buat surat masuk, mencacat di buku agenda, mencatat di kartu penerus disposisi, laporan surat masuk, menerima laporan surat masuk, surat di arsipkan.


2. Use Case Diagram Surat Keluar

Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar


Keterangan use case diagram :

1. Terdapat 3 Aktor, terdiri dari Staff Persuratan, Guru, dan Kepala Sekolah

2. Terdapat 7 Use Case, terdiri dari membuat surat keluar, mencatat di buku agenda, mengecek surat, memberi tanda tangan, mengirimkan surat keluar yang bersangkutan, laporan surat keluar, memberikan informasi surat keluar yang telah dikirimkan

Sequence Diagram

Sequence Diagram menggambarkan kolaborasi dinamis antara sejumlah objek. Berikut adalah Sequence Diagram:

1. Sequence Surat Masuk

Gambar 3.4 Sequence Diagram Surat Masuk


Keterangan Sequence Diagram :

1. Terdapat 2 Aktor, terdiri dari Staff Persuratan, Kepala Sekolah.

2. Terdapat 6 Massage, terdiri dari membuat surat masuk, mencatat di buku agenda, mencatat di kartu disposisi, laporan surat masuk,menerima laporan surat masuk, surat di arsipkan.

2. Sequence Surat Keluar

Gambar 3.5 Sequence Diagram Surat Keluar


Keterangan Sequence Diagram :

1. Terdapat 3 Aktor, terdiri dari Staff Persuratan, Kepala Sekolah, Guru.

2. Terdapat 7 Massage, terdiri dari membuat surat keluar, mencatat di buku agenda, mengecek surat, memberi tanda tangan, mengirimkan surat yang bersangkutan, membuat laporan, memberikan informasi surat keluar.

Activity Diagram

Activity Diagram menggambarkan berbagai alur aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang. Berikut Activity Diagram :

1. Activity Surat Masuk

Gambar 3.6 Activity Diagram Surat Masuk


Keterangan Activity Diagram :

1. Terdapat 1 Initial Node yang merupakan awal kegiatan

2. Terdapat 6 Action, membuat Surat Masuk, Mencatat Di Buku Agenda, Mencatat di Kartu Penerus Disposisi, Laporan Surat Masuk, Menerima Laporan, Surat Diarsipkan.

3. Terdapat 2 vertical Swimeline yaitu Staff Persuratan dan Kepala Sekolah.

4. Terdapat 1 final node yang merupakan akhir kegiatan


2. Activity Surat Keluar

Gambar 3.7 ActivityDiagram Surat Masuk


Keterangan Activity Diagram :

1. Terdapat 1 Initial Node yang merupakan awal kegiatan

2. Terdapat 8 Action, terdiri dari membuat surat keluar, mencatat di buku agenda, mengecek surat, memberi tanda tangan, mengirimkan surat keluar yang bersangkutan, laporan surat keluar, menerima laporan, memberikan informasi surat keluar.

3. Terdapat 2 vertical Swimeline yaitu Staff Persuratan, Kepala Sekolah.

4. Terdapat 1 final node yang merupakan akhir kegiatan

Analisa Sistem yang Berjalan

Metode Analisa PIESCES

Untuk menemukan masalah-masalah yang akan ditemui maka diadakan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan untuk menemukan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kelemahan dan kekuatan sistem. Faktor-faktor yang terdapat pada analisa PIESCES berupa Kinerja (Performance), Informasi (Information), Ekonomi (Economics), Keamanan / Kontrol (Control), Efisiensi (Efficience), dan Pelayanan (Service).

Tabel 3.1 Analisa PIESCES


Analisa Masukan dan Analisa Keluaran

Analisa Masukan

Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh peneliti, sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang berjalan di dapat bahwa proses dalam sistem pengolahan data surat menyurat yang sedang berjalan saat ini belum terintegrasi dan sebagian proses masih dikerjakan secara manual dengan melakukan pencatatan atau pendataan menggunakan buku besar, sehingga pengolahan data belum optimal dalam pencarian data yang telah diarsipkan. Sistem yang berjalan belum dapat diimplementasikan secara optimal maka penulis mengusulkan poin-poin sebagai berikut :

  1. Proses pendataan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara komputerisasi dengan basis data, sehingga pengontrolannya relatif mudah dan akurat, sehingga memperkecil terjadi kesalahan pada data yang terulang dan dalam merekap data untuk membuat laporan serta untuk pencarian data.
  2. Sistem komputerisasi sangat mendukung proses kerja seperti kejelasan data, kecepatan proses yang dilaksanakan dan keakuratan data yang disimpan sehingga dengan mudah dapat memberikan informasi yang dibutuhkan.

Analisa Keluaran

Pada pendataan surat masuk dan surat keluar sistem yang berjalan masih melakukan pelayanan dan pengolahan data. Untuk itu penulis mengusulkan sebuah sistem informasi manajemen dan pengelolaan surat masuk dan keluar yang digunakan untuk mempermudah pengambilan keputusan serta menghasilkan informasi yang cepat dan akurat.

Konfigurasi Sitem yang berjalan

  1. Spesifikasi perangkat keras (Hardware)

    a. Processor : Intel Inside Core 2 duo

    b. Monitor : LG 14 Inci

    c. Hardisk : 500 GB

    d. RAM : 2 GB

    e. Keyboard : Logitech USB

    f. Mouse : Logitech USB

  2. Spesifikasi perangkat lunak (Software)

    a. Microsoft Windows 7 Profesional 64 Bit

    b. Microsoft Office 2010 Profesional

  3. Hak Akses (Brainware)

    a. Petugas yang berwenang

    b. Pimpinan

    Untuk mengoperasikan atau mengolah data yang dibutuhkan hanya dapat dilakukan oleh Staff IT.

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemencahan Masalah

  1. Permasalahan Yang Dihadapi

    Berdasarkan analisa yang telah dilakukan pada SMK 1 YUPPENTEK Tangerang, Permasalahan yang dihadapi sebagai berikut:

    a. Sistem yang berjalan masih kurang efektif, efisien, dan akurat karena masih manual untuk pedataan surat.

    b. Sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini belum memiliki tempat penyimpanan data.

    c. Sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar dalam pembuatan laporan masih manual berupa buku agenda laporan sehingga belum berjalan dengan baik.

    Dari permasalahan diatas, sebaiknya diadakannya sistem yang dapat membantu dalam hal persuratan ini agar mempermudah dan mempercepat kinerja bagian persuratan.

  2. Alternatif Pemecahan Masalah

    Berdasarkan analisa terhadap tata laksana sistem yang berjalan, dapat diambil kesimpulan bahwa perlu diadakan pengembangan sistem atas kekurangan dan kebutuhan sistem dengan melakukan analisa terhadap alternatif pemecahan masalah antara lain:

    a. Membuat aplikasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang mudah dioperasikan, cepat, tepat dan akurat.

    b. Aplikasi yang akan dibuat harus terintegrasi dengan database sehingga dapat diupdate jika ada perubahan informasi serta aman dalam penyimpanan data.

User Requitment

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh melalui observasi langsung dan wawancara kepada stakeholder mengenai sistem yang diusulkan. Berikut merupakan tabel elisitasi tahap I :

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Elisitasi tahap II merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI (Mandatory, Desirable dan Innesential) untuk memisahkan rancangan sistem yang memang penting dan harus ada di dalam sistem yang baru ingin diusulkan dan telah disanggupi untuk selanjutnya dieksekusi. Berikut adalah berupa tabel metode MDI :

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap II

Keterangan :

M (Mandatory) : Dibutuhkan atau penting

D (Desirable) : Diinginkan atau tidak terlalu penting

I (Innessential) : Di luar sistem atau di eliminasi

Elisitasi Tahap III

Elisitasi tahap III merupakan hasil dari penyusutan berdasarkan elisitasi tahap II yang mengeliminasi oPTion “I” pada metode MDI dan kembali diklasifikasikan dengan metode TOE. Berikut adalah elisitasi tahap III :

Tabel 3.5 Elisitasi Tahap III

Keterangan :

T  : Technical

O  : Operational

E  : Economic

L  : Low

M  : Medium

H  : High

Elisitasi Tahap Final

Merupakan bentuk akhir dari tahap-tahap elisitasi perihal sistem yang akan dibentuk untuk dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem nantinya. Berikut requirement final draft elisitasi yang telah diperoleh:

Tabel 3.6 Final Draft Elisitasi

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem Usulan

Perancangan sistem yang diusulkan ini dibuat dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language) diagram dengan menggunakan aplikasi software Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition. Sedangkan untuk pembuatan perangkat lunaknya dibuat dengan menggunakan bahasa PHP dengan sistem aplikasi database menggunakan XAMPP. UML yang akan dibuat menggunakan antara lain :

  1. Use Case Diagram
  2. Activity Diagram
  3. Sequence Diagram
  4. Class Diagram

Prosedur Sistem Usulan

  1. Admin

    a. Login aplikasi sebagai admin

    b. Membuat klasifikasi surat

    c. Membuat dokumentasi surat masuk atau surat keluar

    d. Melihat atau mencetak agenda masuk atau agenda keluar

    e. Melihat atau mencetak file yang sudah di upload ke aplikasi

    f. Membut disposisi surat

    g. Mencetak laporan agenda masuk dan keluar

    h. Logout.

Prosedur Sistem Usulan pada Use Case Diagram

Setelah prosedur sistem yang diusulkan selesai dipaparkan, maka prosedur tersebut akan digambarkan ke dalam bentuk diagram dan keterangan dibawahnya agar mudah dibaca dan dipahami. Dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.1 Sistem Usulan pada Use Case Diagram


Keterangan Use Case Diagram :

  1. Terdapat 2 Aktor, terdiri dari Admin dan Kepala Sekolah
  2. Terdapat 11 Use Case, terdiri dari admin login lalu admin menginput klasifikasi, setelah itu input surat keluar lalu input surat masuk setelah input surat masuk admin bisa membuat disposisi lalu mencetaknya dan memberikan kepada kepala sekolah. Surat masuk dan surat keluar yang telah diinput akan automatis masuk ke galeri file dan agenda surat lalu admin memberikan laporan berupa agenda yang telah dicetak kepada kepala sekolah. Setelah itu admin dapat mengakhiri aktifitasnya dan dapat logout.

Prosedur Sistem Usulan pada Activity Diagram

Gambar 4.2 Sistem Usulan pada Activity Diagram


Keterangan Activity Diagram

  1. Terdapat Initial Node untuk mengawali system.
  2. Terdapat 11 Action aktor admin login untuk masuk ke menu admin dengan cara dengan memasukan username dan password yang sudah terdaftar. lalu admin, menginput klasifikasi surat menurut jenis-jenis dari sekolah. Lalu admin dapat melakukan menginput surat keluar untuk pendokumentasian surat keluar atau menginput surat masuk setalah input surat masuk admin bisa melihat galeri file untuk mencetak file yang udah dinput jika dibutuhkan, admin dapat melakukan pembuatan disposisi dan mencetaknya dan diberikan kepada kepala sekolah untuk ditanda tangani. Admin dapat mencetak laporan berupa agenda-agenda surat yang pernah diinput surat masuk dan keluar dan menjadikannya laporan untuk diberikan kepada kepala sekolah.
  3. Terdapat 2 Vertikal Swimeline terdiri dari, Admin dan Kepala Sekolah.
  4. Terdapat 1 Final Node yang merupakan akhir kegiatan.

Prosedur Sistem Usulan pada Sequence Diagram

Gambar 4.3 Sistem Usulan pada Sequence Diagram


Keterangan Sequence Diagram :

  1. Terdapat 2 aktor , yaitu Admin dan Kepala Sekolah
  2. Terdapat 15 Message, yaitu input username dan password, berhasil login, masuk menu admin, input surat masuk, buat disposisi, cetak disposisi, tanda tangan disposisi, input surat keluar, mengambil data, mengambil data, cetak, rekap data, cetak, memberikan laporan.
  3. Terdapat 8 lifeline, yaitu login, menu aplikasi, surat masuk, disposisi, surat keluar, galeri surat, agenda laporan.

Prosedur Sistem Usulan pada Class Diagram

Gambar 4.4 Sistem Usulan pada Class Diagram


Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan Dengan Sistem Diusulan

Tabel 4.1 Perbedaan Antara Sistem Berjalan Dan Sistem Usulan

Rancangan Basis Data

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data merupakan desain basis data yang dianggap telah normal. Desain basis data menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key dan panjang record. Spesifikasi yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut:

  1. Tabel User

    Nama File : tbl_user

    Media : Hardisk

    Primary Key : id_user

    Tabel 4.2 Tabel User
  2. Tabel Surat Masuk

    Nama File : tbl_surat_masuk

    Media : Hardisk

    Primary Key : id_sura

    Tabel 4.3 Tabel Surat Masuk
  3. Tabel Surat Keluar

    Nama File : tbl_surat_keluar

    Media : Hardisk

    Primary Key : id_surat

    Tabel 4.4 Tabel Surat Keluar
  4. Tabel Disposisi

    Nama File : tbl_disposisi

    Media : Hardisk

    Primary Key : id_disposisi

    Tabel 4.5 Tabel Disposisi
  5. Tabel Klasifikasi

    Nama File : tbl_klasifikasi

    Media : Hardisk

    Primary Key : id_klasifikasi

    Tabel 4.6 Tabel Klasifikasi
  6. Tabel Sett

    Nama File : tbl_sett Media : Hardisk Primary Key : id_sett

    Tabel 4.7 Tabel Kategori

Rancangan Prototype Aplikasi

Prototype Halaman Utama

  1. Halaman Login

    Halaman Login adalah halaman yang pertama akan muncul untuk masuk ke menu aplikasi, yang terdapat logo aplikasi, kolom username, kolom pasword, dan tombol login.

  2. Halaman Utama Aplikasi

    Halaman ini adalah tampilan utama aplikasi, yang bisa disebut juga halaman utama, yang menampilkan menu total surat masuk, menu total surat keluar, menu total disposisi, menu total klasifikasi surat, dan menu total pengguna.

  3. Halaman Surat Masuk

    Pada halaman surat masuk ini adalah tampilan surat masuk yang sudah diinput kedalam aplikasi, yang menampilkan tombol add data.

    a. Input Surat Masuk

    Pada halaman input surat masuk ini adalah halaman untuk memasukan surat yang ingin di input dan akan muncul dihalaman surat masuk yang menampilkan aktifitas surat yaitu kolom nomor agenda, asal surat, nomor surat, isi ringkas, file upload, kode klasifikasi, indeks, tanggal surat, dan keterangan.

    b. Halaman Disposisi

    Pada halaman disposisi ini yang berada ditindakan yang berada didalam tabel halaman surat masuk, menampilkan disposisi surat masuk yang akan dituju.

    c. Tambah Disposisi

    Pada halaman tambah disposisi ini dibuat untuk menambahkan disposisi surat masuk yang akan dituju, yang menampilkan kolom input disposisi, tujuan, isi disposisi, sifat disposisi, batas waktu, dan catatan.

  4. Halaman Surat Keluar

    Pada halaman surat keluar ini adalah tampilan surat masuk yang sudah diinput kedalam aplikasi.

    a. Input Surat Keluar

    Pada halaman input surat keluar ini adalah halaman untuk memasukan surat yang ingin di input dan akan muncul dihalaman surat keluar.

  5. Halaman Agenda Surat Masuk

    Pada halaman agenda surat masuk ini bertujuan untuk mengetahui surat masuk yang dicari sesuai tanggal yang diinginkan atau dicari.

  6. Halaman Agenda Surat Keluar

    Pada halaman agenda surat keluar ini bertujuan untuk mengetahui surat keluar yang dicari sesuai tanggal yang diinginkan atau dicari.

  7. Halaman Galeri Surat Masuk

    Pada halaman galeri surat masuk ini untuk menampilkan dokumen- dokumen yang sudah masuk atau diupload pada surat masuk sesuai tanggal yang diinginkan atau dicari.

    a. Detail Surat Masuk

    Pada halaman galeri surat masuk pada dokumen-dokumen terdapat tombol detail saat di klik akan menuju ke detail surat masuk, detail surat masuk ini menampilkan detail berkas surat masuk.

  8. Halaman Galeri Surat Keluar

    Pada halaman galeri surat keluar ini untuk menampilkan dokumen- dokumen yang sudah masuk atau diupload pada surat keluar sesuai tanggal yang diinginkan atau dicari.

    a. Detail Surat Keluar

    Pada halaman galeri surat keluar pada dokumen-dokumen terdapat tombol detail saat di klik akan menuju ke detail surat keluar, detail surat keluar ini menampilkan detail berkas surat keluar

  9. Halaman Klasifikasi

    Halaman klasifikasi ini untuk mengetahui kode-kode surat untuk mengetahui jenis surat.

    a. Tambah Klasifikasi Surat

    Halaman tambah klasifikasi surat ini untuk menambah kode-kode surat untuk menambahkan kode klasifikasi.

  10. Halaman Pengaturan

    Pada halaman pengaturan ini untuk mengetahui berapa banyak user yang dapat mengakses aplikasi.

    a. Halaman Tambah User

    Pada halaman tambah user ini untuk menambahkan user yang dapat diakses aplikasi sesuai level atau tipe user jika diperlukan.

Evaluasi Prototype

Setelah rancangan prototype dibuat, maka ada beberapa evaluasi untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan dan kekurangan-kekurangan yang terdapat didalam prototype aplikasi agar didalam program tidak ada kesalahan. Dalam pototype aplikasi ini, beberapa kekurangan pada prototype aplikasi yaitu tidak adanya menu backup, restore, dan pada menu agenda surat masuk maupun surat keluar tidak adanya tombol cetak atau print, yang harusnya terdapat pada menu agenda surat masuk atau keluar setelah pencarian pada tanggal yang telah ditentukan.

Program

Program Dokumentasi E-Surat

Konfigurasi Sistem Yang Diusulkan

Spesifikasi Hardware

Perangkat keras yang dibutuhkan oleh aplikasi adalah suatu unit personal komputer. Perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini dan antisipasi kebutuhan di masa yang akan datang. Adapun Spesifikasi kebutuhannya adalah sebagai berikut :

  1. Processor: Intel Core i5
  2. RAM : DDR3 4 GB
  3. Harddisk : 1TB
  4. Monitor : 14 inch

Aplikasi Yang Digunakan

Perangkat lunak yang digunakan merupakan penunjang dari peralatan komputer yang akan digunakan sebagai penghubung dalam instruksi yang diinginkan. Agar sistem dapat menghasilkan informasi yang diharapkan, maka perangkat lunak yang diusulkan dalam rancangan sistem ini adalah sebagai berikut :

  1. Windows 7 Pro 64 bit
  2. XAMPP
  3. Sublime Text 2.0
  4. Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition
  5. Browser (Mozilla Firefox), Opera browser

Hak Akses

Hak akses untuk dapat mengoperasikan atau mengolahan data dapat dilakukan oleh :

  1. Admin
  2. Kepala Sekolah

Metode Analisa PIECES

Untuk menemukan masalah-masalah yang akan ditemui maka diadakan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan untuk menemukan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kelemahan dan kekuatan sistem. Faktor-faktor yang terdapat pada analisa PIESCES berupa Kinerja (Performance), Informasi (Information), Ekonomi (Economics), Keamanan / Kontrol (Control), Efisiensi (Efficience), dan Pelayanan (Service).

Testing

Untuk tahap pengujian penulis menggunakan metode Black Box Testing. Metode ini merupakan pengujian program terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program yang bertujuan untuk menemukan kesalahan fungsi pada program.

Apabila dari input yang diberikan, proses dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program yang dibuat sudah berjalan dengan baik, tetapi apabila ouput yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan funsionalnya, maka masih terdapt kesalahan pada program tersebut, dan selanjutnya dilakukan penulusuran perbaikan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi.

Berikut metode testing dengan menggunakan metode black box :

Evaluasi Sistem

Setelah melakukan pengujian pada aplikasi dokumentasi e-surat dengan menggunakan metode black box testing, untuk menggunakan aplikasi ini caranya sangat mudah dengan cara login melalui aplikasi dokumentasi e-surat dengan memasukkan username dan password setelah melakukan pengisian lalu klik login untuk masuk kemenu utama. Jika terjadi kesalahan pada penginputan username dan password maka aplikasi akan menampilkan notifikasi bahwa username atau password terdapat kesalahan. Jika sudah benar aplikasi akan secara automatis langsung masuk kemenu utama aplikasi yang telah dilakukan pengetesan yang ditunjukan melalui Tabel 4.8 Login diatas.

Pengujian aplikasi selanjutnya adalah melakukan penginputan surat masuk, surat keluar, klasifikasi, dan pengaturan. Pengujian surat masuk terdiri dari penambahan penginputan surat masuk, dan penambahan disposisi surat masuk. Pengujian pertama pada surat masuk dengan cara tidak mengisi salah satu dari form yang ada, agar kita dapat mengetahu aplikasi ini berjalan dengan baik atau tidaknya, jika tidak diisi semia form yang ada aplikasi akan mengeluarkan notifikasi didalan kotak form yang tidak diisi agar kita dapat mengetahui bahwa form ini wajib diisi. Jika sudah diisi dengan benar semua aplikasi akan dapat menyimpan surat masuk yang telah kita input. Begitu pun dengan penambahan pada disposisi surat masuk, surat keluar dan klasifikasi surat yang terdapat didalam menu, agar dapat menambahkan form harus diisi dengan benar setiap form yang ada. Pengujian ini dibuktikan pada Tabel 4.9 Menu Aplikasi.

Pada pengetesan pengaturan terdapat penambahan user, menu backup dan restore menu ini dibuat untuk berjaga-jaga agar data yang terdapat didalam aplikasi dapat terjaga dan aman. Agar hal yang tidak diinginkan tidak terjadi.

Time Schedule

Time schedule merupakan hal-hal yang menjelaskan tentang perencanaan proses implementasi. Pada tahap ini, rencana implementasi sangat berguna dalam menentukan proses pelaksanaan langkah-langkah kegiatan implementasi.

Adapun langkah-langkah time schedule ini adalah sebagai berikut :

Tabel 4.11 Schedule Time

Estimasi Biaya

Tabel 4.12 Estimasi Biaya


BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berikut adalah kesimpulan penelitian dan untuk menjawab perihal mengenai rumusan masalah yang terdapat di BAB I, maka disimpulkan sebagai berikut:

  1. Sistem yang digunakan saat ini masih manual menggunakan buku besar untuk mencatat surat masuk dan surat keluar yang masih belum terinput dan tersimpan rapih.
  2. Untuk merancang pengarsipan surat masuk surat keluar yaitu dengan dibuatnya sistem berbasis web yang dapat mengelola surat masuk dan surat kelar sehingga pada saat pencarian surat masuk surat keluar yang sudah tersimpan akan dapat ditemukan kembali dengan cara searching otomatis maka surat tersebut akan muncul, metode analisa menggunakan metode analisa Piesces dan metode pengujian menggunakan metode BlackBox Testing .
  3. Belum, dikarenakan pada saat pencarian surat masuk surat keluar kesulitan banyaknya tumpukkan berkas atau arsip yang pada saat dibutuhkan surat tersebut masih belum tersusun rapih dan membutuhkan waktu lama untuk mencari surat masuk surat keluar secara satu per satu.

Saran

Saran yang ingin disampaikan penulis dengan melihat kesimpulan yang telah dibuat maka saran-saran yang dirasa sesuai untuk pengembangan sistem ini yaitu sebagai berikut:

  1. Selalu melakukan perubahan serta merawat sistem agar selalu up to date dengan data yang ada sehingga informasi laporan lebih baik.
  2. Apabila sistem yang baru sudah berjalan maka perlu di perhatikan dan di lakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan perkembangan instansi atau perusahaan.
  3. Sistem surat masuk dan surat keluar disarankan untuk memaksimalkan sistem yang telah dibuat maka perlu diadakan pelatihan dan juga sosialisasi kepada pengguna atau (user) yang akan menggunakan sistem tersebut sebagai administrator, agar dapat dimanfaatkan dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Contributors

Thassa

Diperoleh dari "https://widuri.raharja.info/index.php?title=SI1412481350&oldid=352491"