SI0922463461
BAB I
Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) khususnya dibidang komputerisasi telah mendorong arus globalisasi dengan pesatnya. Seperti halnya perusahaan, instansi pemerintah, swasta, organisasi maupun perguruan tinggi berusaha untuk meningkatkan produktifitas kerja sesuai dengan kebutuhannya. Salah satu perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkannya penggunaan alat pengolah data yang berfungsi untuk menghasilkan informasi ataupun data yang siap diolah.
Diperlukan suatu media pengolah data yang lebih akurat dengan harapan dapat menunjang proses produktifitas yang lebih cepat, tepat dan efisien. Untuk mewujudkan hal demikian maka diperlukan sebuah sistem pengolah data yang dapat bekerja dan membantu proses olah data, dengan harapan data yang di hasilkan lebih akurat dalam waktu yang lebih singkat.
Oleh karena itu banyak produsen yang berlomba-lomba untuk menciptakan suatu alat yang dapat mendukung proses olah data dengan menggunakan sistem yang lebih terkomputerisasi. contohya adalah meningkatkan proses pengolahan data produksi yang terjadi pada PT. SSBP, yang semula masih berupa tulisan tangan dan perhitungan menggunakan kalkulator menjadi terkomputerisasi. Agar dapat meningkatkan sistem yang ada, maka dibutuhkan sebuah sistem pengolah data yang dapat menunjang berjalannya proses produktifitas tersebut. Dan juga dapat mempermudah kinerja sistem, khususnya sistem administrasi.
Sistem administrasi baik secara manual maupun yang sudah terkomputerisasi, memegang peranan yang sangat penting pada setiap perusahaan. Maka pengelolaan sistem administrasi yang baik akan lebih mendukung berkembangnya suatu perusahaan dalam rangka meningkatkan proses produksi pada perusahaan tersebut.
PT. SSBP (PT. Sinar Surya Baja Profilindo) merupakan perusahaan yang bergerak sebagai produsen pipa baja (pipa bulat dan pipa kotak) dan pipa chennai channel (C-Channel/CNP) yang terbuat dari bahan plat baja lembaran. PT. SSBP telah beroprasi sejak tahun 2007 dan saat ini telah memiliki lebih dari 300 karyawan. Walau PT. SSBP tergolong perusahaan baru, akan tetapi PT. SSBP telah memiliki beberapa sertifikasi management mutu, diantaranya ISO 9001 : 2008 dan SAI Global dan juga memiliki sertifikasi produk yang diantaranya SNI 0068-2003, SNI 0138-1987. Dengan adanya beberapa sertifikasi tersebut, PT. SSBP berkomitmen untuk menerapkan standarisasi dengan prosedur management mutu dalam setiap pekerjaan yang bersangkutan dengan proses berjalannya perusahaan.
Ada beberapa jenis kegiatan dan proses pekerjaan pada PT. SSBP. Mulai dari aktifitas penjualan, perencanaan produksi, produksi, dokumentasi hasil produksi hingga penyimpanan hasil produksi. Semua hal tersebut harus dilakukan berdasarkan prosedur.
Proses produksi bisa terjadi apabila surat permintaan produksi telah diolah menjadi surat perintah produksi. Untuk mengolah surat permintaan produksi diperlukan pengolah surat permintaan produksi menjadi perintah produksi. Surat permintaan produksi pada PT. SSBP disebut WO (Work Order). WO berisi nomer WO, Divisi yang akan memproduksi, tanggal terbitnya WO. nama pelanggan, sepesifikasi yang diminta pelanggan, lama pengerjaan, jenis-jenis barang yang dipesan dan jumlah permintaan.
WO yang telah dibuat akan diberikan kepada divisi PPIC ADM untuk diolah menjadi surat perintah produksi. Pada PT. SSBP surat perintah produksi disebut PO (Production Order). Setelah WO diolah, biasanya menghasilkan beberapa PO. PO berisi nama pelanggan, jenis barang, prediksi berat hasil produksi, jenis bahan baku, lebar bahan baku, berat bahan baku yang diperlukan untuk produksi, identitas bahan baku yang akan diproduksi dan opsi yang mendukung lainya.
Pada proses pengolahan WO menjadi beberapa PO diperlukan perhitungan matematika yang rumit dan dituntut harus akurat. Perhitungan tersebut bertujuan untuk membuat data informasi dan kebutuhan material yang akan digunakan untuk produksi secara teori, yang diantaranya :
- Lebar bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi pipa.
- Menghitung berat perpipa.
- Menghitung berat bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi pipa.
- Menghitung prakiraan berat pipa yang gagal produksi (reject).
- Menghitung total bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi.
Kesalahan pada proses perhitungan bisa berakibat fatal pada hasil produksi atau gagalnya produksi. Pada sistem saat ini, pengolahan WO masih menggunakan tulisan tangan dan untuk menghitung menggunakan kalkulator. WO yang telah dihitung akan menghasilkan kumpulan konsep PO. Berdasarkan hasil observasi, terdapat beberapa kelemahan pada sistem pengolahan WO yang berjalan saat ini, Diantaranya :
- Kesalahan dalam pemembuatan WO itu sendiri, diantaranya :
- Kesalahan pada proses perhitungan.
- Kesalahan membaca angka pada lembar konsep PO.
- Proses perhitungan membutuhkan waktu yang cukup lama.
- Terlihat tidak rapih (tidak sesuai dengan sertifikasi manajemen mutu yang telah dimiliki perusahaan)
- Lembar konsep PO rentan hilang dan bisa berakibat fatal dalam proses dokumentasi.
a. Salah mencantumkan spesifikasi.
b. Salah dalam penulisan deskripsi produk.
Berdasarkan data produksi pada tahun 2011 dan 2012, itensitas produksi pada PT. SSBP perbulannya mencapai angka ribuan ton. Berikut Table produksi PT. SSBP tiap tahunnya :
Berdasarkan tabel tersebut pada tahun 2012 terjadi penurunan kuantitas produksi pipa di banding tahun 2011. Penurunan tersebut masih dianggap wajar, karena tidak melebih dari 3 Ton dimana tiap tahunnya produksi pipa bisa melebih dari 20 Ton. Akan tetapi terjadi peningkatan drastis pada produksi C-Channel/Cnp dibanding Tahun 2011, terjadi peningkatan produksi lebih dari 100% dibanding tahun sebelumnya.
Setelah PO dibuat maka dibuat jadwal produksi. Jadwal produksi pada PT. SSBP disebut Schedule. Schedule berfungsi sebagai pemantau proses produksi. Pada sistem saat ini schedule dibuat menggunakan MS.Excel.
Berdasarkan alasan-alasan tersebut, dibutuhkan suatu penunjang untuk mengolah WO yang berupa perangkat lunak komputer. Perangkat lunak ini dibutuhkan untuk mengolah WO menjadi konsep PO hingga dapat membantu dan mengurangi resiko yang ada pada proses pengerjaan PO. Dan juga perangkat lunak ini akan terintegrasi dengan proses pembuatan schedule, sehingga pembuatan schedule tidak lagi menggunakan MS. Excel melainkan menggunakan perangkat lunak khusus dengan tujuan mempermudah dan mempercepat pengerjaan schedule. maka dalam penulisan skripsi ini peneliti mengambil judul ”Perancangan Perangkat Lunak Pengolah Perintah Kerja Produksi dan Jadwal Produksi Pada PT. SSBP” dengan harapan dapat memberikan solusi terbaik pada PT. SSBP.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang di kemukakan diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini antara lain :
- Bagaimana proses olah data produksi (Perintah kerja/WO dan Laporan hasil produksi) pada PT. SSBP ?
- Apakah kendala-kendala yang terjadi pada sistem yang berjalan saat ini ?
- Bagaimana merancang sebuah perangkat lunak yang dapat digunakan dalam proses mengolah data produksi dan dapat terintegrasi dengan sistem yang ada tanpa harus melakukan banyak perubahan pada sistem tersebut ?
Tujuan Dan Manfaat
Tujuan penelitian
Penulisan yang dilakukan memiliki tujuan sebagai berikut:
- Untuk mengetahui dan menganalisa prosedur-prosedur dan pelaksanaan proses pelaporan produksi pada PT. SSBP.
- Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi pada sistem olah data produksi pada PT. SSBP.
- Untuk mengembangkan sistem olah data produksi pada PT. SSBP agar dapat lebih baik dari sistem sebelumnya.
Manfaat Penelitian
Menghasilkan rancangan dan mengimplementasikan perangkat lunak pengolah perintah produksi dan jadwal produksi yang maksimal sehingga dapat mengatasi permasalahaan yang sering terjadi pada sistem yang sebelumnya sesuai dengan kebutuhan guna menghasilkan data yang lebih cepat, tepat, akurat, dan efisien.
Ruang Lingkup Penelitian
Supaya pembahasan lebih terarah dan berjalan dengan sempurna, maka diharuskan adanya ruang lingkup penelitian. Ruang lingkup hanya dibatasi pada pengolahan surat permintaan produksi dari marketing, membuat laporan konsep PO, input data hasil produksi, penjadwalan produksi sampai dengan membuat laporan jadwal kerja produksi.
Metode Penelitian
Metode penelitian dalam suatu penelitian sangat diperlukan keberadaannya untuk memecahkan masalah yang ada saat ini, metode penelitian yang digunakan penulis adalah metode penelitian yang tertuju pada pemecahan masalah yang sedang di hadapi pada masa sekarang dan dititik beratkan pada observasi.
Metode Pengumpulan Data
- Metode Observasi.
- Metode Wawancara.
- Metode Kuisioner.
- Metode Study Pustaka.
Metode ini untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulis laporan ini, penulis menggunakan cara pengamatan langsung di PT. SSBP terhadap segala sesuatu yang ada kaitannya dengan objek penelitian.
Metode ini untuk mendapatkan data atau informasi. penulis membuat daftar pertanyaan dan mengadakan tanya jawab kepada narasumber sekaligus pembimbing lapangan Bapak Ir.Suwarman selaku Manager PPIC, Bapak Ade Hermana selaku Supervisor PPIC, serta Catur Widhi Saputra selaku staff PPIC.
Metode ini sebagai penunjang bagi penulis untuk mendapatkan data dari setiap pekerja yang bersangkutan dengan proses pengembangan sistem yang ada pada divisi PPIC ADM, dengan cara membagikan lembar kuisioner kepada setiap pekerja tersebut.
Metode ini sangat penting dan strategis bagi penulis, karena disini penulis berusaha mencari bahan atau sumber-sumber materi yang diperlukan dalam penyusunan laporan ini dari buku-buku yang berisi teori-teori yang berkaitan dengan masalah yang sedang penulis lakukan, serta dokumen-dokumen perusahaan yang terdapat pada bagian PPIC yang memiliki keterkaitan dengan permasalahan yang dibahas dalam laporan skripsi ini.
