SI1611493372: Perbedaan revisi
[revisi tidak terperiksa] | [revisi tidak terperiksa] |
(→Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan) |
(→BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN) |
||
Baris 1.646: | Baris 1.646: | ||
<li style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify; line-height: 2;">13 (tiga belas) ''Message'', Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi aktifitas yang terjadi. | <li style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify; line-height: 2;">13 (tiga belas) ''Message'', Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi aktifitas yang terjadi. | ||
</ol> | </ol> | ||
+ | <br> | ||
+ | =='''Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan'''== | ||
+ | <div align="center"><imG style="margin:0px" src="https://lh3.googleusercontent.com/-L84OckHqRcs/XjktHsKn5sI/AAAAAAAAA10/st_rlvVS6kwAWbZv4IDVZ6GByUUsuKwYwCK8BGAsYHg/s0/2020-02-04.png" jsname="tEADhd"/></div> | ||
+ | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: center;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Tabel 4.1 Perbedaan Sistem Berjalan dan Sistem Usulan</p></div> | ||
<br> | <br> | ||
+ | =='''Rancangan Basis data'''== | ||
==='''Class Diagram yang Diusulkan'''=== | ==='''Class Diagram yang Diusulkan'''=== | ||
<div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Berikut ini adalah Class Diagram yang diusulkan untuk menggambarkan proses sistem pengolahan nilai akademik:</p></div> | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Berikut ini adalah Class Diagram yang diusulkan untuk menggambarkan proses sistem pengolahan nilai akademik:</p></div> | ||
Baris 1.653: | Baris 1.658: | ||
<div align="center"><imG style="margin:0px" src="https://lh3.googleusercontent.com/-tvLRNspqafc/XVu2dMO593I/AAAAAAAAAZQ/J_zrQumimf02vkUii_et-s0F8x-ZQejOACL0BGAs/w530-d-h253-n-rw/class%2Bdiagaram%2Byang%2Bdiusulkan.jpg" jsname="tEADhd"/></div> | <div align="center"><imG style="margin:0px" src="https://lh3.googleusercontent.com/-tvLRNspqafc/XVu2dMO593I/AAAAAAAAAZQ/J_zrQumimf02vkUii_et-s0F8x-ZQejOACL0BGAs/w530-d-h253-n-rw/class%2Bdiagaram%2Byang%2Bdiusulkan.jpg" jsname="tEADhd"/></div> | ||
<div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: center;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Gambar 4.11 Class Diagram Sistem Pengolahan Nilai Akademik</p></div> | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: center;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Gambar 4.11 Class Diagram Sistem Pengolahan Nilai Akademik</p></div> | ||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
==='''Spesifikasi Basis Data'''=== | ==='''Spesifikasi Basis Data'''=== | ||
<div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Spesifikasi basis data merupakan sebuah design data yang dianggap telah normal. Design basis data menjelaskan media yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, panjang record. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :</p></div> | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Spesifikasi basis data merupakan sebuah design data yang dianggap telah normal. Design basis data menjelaskan media yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, panjang record. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :</p></div> |
Revisi per 4 Februari 2020 08.41
IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)
UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA
KECAMATAN TELUKNAGA KABUPATEN TANGERANG
![](https://lh3.googleusercontent.com/-oycb1VUBf5A/XQnmnoMQalI/AAAAAAAAChQ/KD26UC_1l3YuxKA7zSuIjmO0xJR5CJ6AQCK8BGAs/s0/2019-06-19.png)
Disusun Oleh :
NIM |
: 1611493372
|
NAMA |
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
TANGERANG
2019/2020
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)
UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA
KECAMATAN TELUKNAGA KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1611493372
|
Nama |
|
Fakultas |
: Sains dan Teknologi
|
Program Pendidikan |
: Strata 1
|
Program Studi |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Tangerang, 24 Januari 2020
Disahkan Oleh :
Dekan |
Ketua
| ||||
Fakultas Sains dan Teknologi |
Program Studi Sistem Informasi
| ||||
NIP : 006095 |
NIP : 010814
|
Rektor
| |||||
NIP : 000603
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)
UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA
KECAMATAN TELUKNAGA KABUPATEN TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1611493372
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Fakultas Sains dan Teknologi
Program Studi Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Disetujui Oleh :
Tangerang, 24 Januari 2020
Pembimbing I
|
Pembimbing II
| ||
(Haryanto, S.Kom.,M.M.)
|
|||
NID : 16018
|
NID : 04043
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)
UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA
KECAMATAN TELUKNAGA KABUPATEN TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1611493372
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Fakultas Sains dan Teknologi
Program Studi Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
TA. 2019/2020
Disetujui Oleh :
Tangerang,24 Januari 2020
Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
(_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
NID : |
NID : |
NID :
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (E-FILING)
UNTUK MEMBANGUN GOOD GOVERNANCE PADA
KECAMATAN TELUKNAGA KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1611493372
|
Nama |
|
Fakultas |
: Sains dan Teknologi
|
Program Pendidikan |
: Strata 1
|
Program Studi |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana baik di lingkungan Universitas Raharja maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang,24 Januari 2020
)*Tanda tangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAK
Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin maju dan perkembangan teknologi informasi saat ini berkembang semakin pesat maka dalam tuntutan di dalam memberikan informasi yang tepat dan akurat secara cepat. Satu diantara sektor kehidupan manusia yang paling sering memanfaatkan adanya sistem informasi adalah perkantoran, baik perkantoran yang berbasis Pemerintahan maupun non Pemerintahan. Seperti halnya Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang seringkali menghadapi permasalahan pada pengarsipan pengarsipan dokumen masuk dan dokumen keluar. Sistem yang berjalan saat ini masih dilakukan secara konvensional sehingga sistem tersebut tidak dapat mempermudah pekerjaan pegawai. Seperti halnya dalam pengolahan data dokumen masuk, dokumen keluar, dan pembuatan laporan masih dilakukan secara manual dengan dicatat dibuku agenda dan diinput dengan menggunakan Ms. Excel. Berdasarkan masalah diatas maka peneliti menganalisis kendala yang ada dengan Metode Analisis SWOT untuk melihat dari segi faktor internal dan eksternal serta dengan melakukan observasi seperti pengamatan langsung dan wawancara (interview) untuk memperoleh gambaran objek yang diteliti dan juga studi pustaka dengan berdasarkan penelitian dari sumber-sumber literature. Setelah menganalisis penulis mengusulkan sistem kearsipan E-Filing berbasis dokumen elektronik dalam melakukan pengarsipan dokumen masuk dan dokumen keluar yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Sehingga adanya sistem yang baru dapat mengurangi kesalahan pada saat memasukkan data dan pengolahan data menjadi cepat dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada serta mempunyai penyimpanan yang terintegrasi. Oleh karena itu, dengan adanya manajemen kearsipan E-Filing berbasis dokumen elektronik ini pengolahan data dokumen menjadi lebih teratur serta keamanan data lebih akurat dalam menunjang kegiatan admin dalam melakukan pengelolaan data sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama.
Kata Kunci: Dokumen Masuk, Dokumen Keluar, E-Filing, SWOT.
ABSTRACT
Along with the development of an increasingly advanced era and the development of information technology is currently growing more rapidly then in the demands in providing appropriate and accurate information quickly. One of the sectors of human life that most often utilizes information systems is offices, both Government and non-government based offices. Like the Teluknaga District Office Tangerang Regency often faces problems in archiving archiving of incoming and outgoing documents. The current system is still being done conventionally so that the system cannot simplify the work of employees. As in the processing of incoming document data, exit documents, and report generation are still done manually by recording the agenda book and inputting using Ms. Excel. Based on the problem above, the researcher analyzes the constraints that exist with the SWOT Analysis Method to see in terms of internal and external factors and by making observations such as direct observation and interviews to obtain an overview of the object under study and also a literature study based on research from sources literature. After analyzing the authors propose an electronic document-based E-Filing filing system in filing incoming and outgoing documents that function as data storage. So that the existence of a new system can reduce errors when entering data and data processing becomes fast and reports generated in accordance with existing data and have integrated storage. Therefore, with the electronic document-based E-Filing archiving management, document data processing becomes more organized and data security is more accurate in supporting the admin's activities in managing data so it does not require a long time.
Keywords: Incoming Documents, Outgoing Documents, E-Filing, SWOT.
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Laporan Skripsi ini yang penulis sajikan dalam buku yang sederhana. Ada pun judul penulisan Laporan Skripsi ini yang diambil adalah “Implementasi Sistem Kearsipan Elektronik (E-Filing) Untuk Membangun Good Governance Pada Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang”.
Tujuan penulisan Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan Strata 1 Program Studi Sistem Informasi pada Universitas Raharja.
Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Oleh karena itu pada kesempatan yang singkat ini, izinkanlah penulis menyampaikan selaksa pujian dan terimakasih kepada :
- Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si selaku Rektor Universitas Raharja.
- Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.
- Ibu Desy Apriani, S.Kom., MTI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
- Bapak Haryanto, S.Kom., MM selaku Dosen Pembimbing 1 Skripsi yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga laporan Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
- Bapak Oleh Soleh, S.Kom., M.M.S.I selaku Dosen Pembimbing 2 Skripsi yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga laporan Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
- Bapak dan Ibu Dosen serta Staf Universitas Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
- Ibu Hj. Mutamimah selaku Stakeholder saya yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk melakukan penelitian di Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang.
- Para pegawai dan staf di Kantor Kasubag Umum dan Kepegawaian pada kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang.
- Kedua Orang tua dan Novi Susanti yang telah memberikan dukungan, semangat dan doa bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan laporan Skripsi ini.
- Kepada sahabat-sahabat Werewolf CV dan UKM Raharja FC.
- Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan penulis semangat dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan Skripsi ini masih banyak kekurangan dan kesalahan, baik dalam penulisan, penyajian ataupun isinya. Oleh karena itu, penulis senantiasa menerima kritik dan saran yang bersifat membangun agar dapat dijadikan acuan bagi penulis untuk menyempurnakan dimasa yang akan datang.
Tangerang, 24 Januari 2020
Daftar isi
- 1 BAB I
- 2 BAB II LANDASAN TEORI
- 2.1 TEORI UMUM
- 2.2 TEORI KHUSUS
- 2.2.1 Konsep Dasar Implementasi
- 2.2.2 Konsep Dasar Kearsipan
- 2.2.3 Konsep Dasar Kearsipan Elektronik
- 2.2.4 Konsep Dasar Good Governance
- 2.2.5 Konsep Dasar E-Document Management System
- 2.2.6 Konsep Unified Modeling Language (UML)
- 2.2.7 Konsep Dasar Berbasis Web
- 2.2.8 Konsep Dasar SWOT
- 2.2.9 Konsep Dasar PHP (Hypertext Preprocessor)
- 2.2.10 Konsep Dasar Framework Bootstrap
- 2.2.11 Konsep Dasar Database
- 2.2.12 Konsep Dasar Xampp
- 2.2.13 Konsep Dasar MySql
- 2.2.14 Konsep Dasar Sublime Text 3
- 2.2.15 Konsep Dasar Black Box Testing
- 2.2.16 Konsep Dasar Elisitasi
- 2.2.17 Konsep Dasar Literature Review
- 2.3 Literature Review
- 3 BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
- 3.1 Gambaran Umum
- 3.2 Tata Laksana Sistem yang Berjalan
- 3.3 Analisa Sistem Yang Berjalan
- 3.4 Konfigurasi Sistem yang Berjalan
- 3.5 Permasalahan yang dihadapi
- 3.6 Alternatif Pemecahan Masalah
- 3.7 User Requirement
- 4 BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
- 4.1 Rancangan Sistem Usulan
- 4.2 Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan
- 4.3 Rancangan Basis data
- 4.4 Rancangan Program
- 4.5 Konfigurasi Sistem Usulan
- 4.6 Black Box Testing
- 4.7 Estimasi Biaya
- 4.8 Rancangan Waktu
- 5 BAB V PENUTUP
- 6 DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR GAMBAR
- Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kecamatan Teluknaga
- Gambar 3.2 Use Case Diagram Dokumen Masuk
- Gambar 3.3 Use Case Diagram Dokumen Keluar
- Gambar 3.4 Activity Diagram Dokumen Masuk
- Gambar 3.5 Activity Diagram Dokumen Keluar
- Gambar 3.6 Sequence Diagram Dokumen Masuk
- Gambar 3.7 Sequence Diagram Dokumen Keluar
- Gambar 3.8 Diagram Cartesius
- Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem Kearsipan Elektronik
- Gambar 4.2 Activity Diagram Sistem Usulan Kasubag Umum
- Gambar 4.3 Activity Diagram Sistem Usulan Sekertaris Camat
- Gambar 4.4 Activity Diagram Sistem Usulan Camat
- Gambar 4.5 Sequence Diagram Sistem Usulan Kasubag Umum
- Gambar 4.6 Sequence Diagram Sistem Usulan Sekertaris Camat
- Gambar 4.7 Sequence Diagram Sistem Usulan Camat
- Gambar 4.8 Class Diagram Sistem Kearsipan Elektronik
- Gambar 4.9 Tampilan Halaman Login
- Gambar 4.10 Tampilan Halaman Dashboard
- Gambar 4.11 Tampilan Halaman Transaksi Dokumen Masuk
- Gambar 4.12 Tampilan Halaman Input Dokumen Masuk
- Gambar 4.13 Tampilan Halaman Disposisi Dokumen Masuk
- Gambar 4.14 Tampilan Halaman Input Disposisi
- Gambar 4.15 Tampilan Halaman Transaksi Dokumen Keluar
- Gambar 4.16 Tampilan Halaman Input Dokumen Keluar
- Gambar 4.17 Tampilan Halaman Laporan Dokumen Masuk
- Gambar 4.18 Tampilan Halaman Laporan Dokumen Keluar
- Gambar 4.19 Tampilan Halaman Galeri Dokumen Masuk
- Gambar 4.20 Tampilan Halaman Galeri Dokumen Keluar
- Gambar 4.21 Tampilan Halaman Referensi
- Gambar 4.22 Tampilan Halaman Input Klasifikasi
- Gambar 4.23 Tampilan Halaman Import Klasifikasi
- Gambar 4.24 Tampilan Halaman Menu Instansi
- Gambar 4.25 Tampilan Halaman Manajemen User
- Gambar 4.26 Tampilan Halaman Input User
- Gambar 4.27 Tampilan Halaman Backup Database
- Gambar 4.28 Tampilan Halaman Restore Database
- Gambar 4.29 Capture Pada Sistem
- Gambar 4.30 Storage Pada Sistem
- Gambar 4.31 Index Pada Sistem
- Gambar 4.32 Retrieval Pada Sistem
- Gambar 4.33 Access Pada Sistem
DAFTAR TABEL
- Tabel 3.1 Matrik Internal Factor Analysis Sumamry (IFAS)
- Tabel 3.2 Matrik Eksternal Factor Analysis Summary (EFAS)
- Tabel 3.3 Rumusan Kombinasi Strategi Matrik SWOT
- Tabel 3.4 Strategi SWOT
- Tabel 3.5 Elisitasi Tahap I
- Tabel 3.6 Elisitasi Tahap II
- Tabel 3.7 Elisitasi Tahap III
- Tabel 3.8 Final Draft Elisitasi
- Tabel 4.1 Perbedaan Sistem Berjalan dengan Sistem Usulan
- Tabel 4.2 Struktur Tabel User
- Tabel 4.3 Struktur Tabel Dokumen Masuk
- Tabel 4.4 Struktur Tabel Dokumen Keluar
- Tabel 4.5 Struktur Tabel Disposisi
- Tabel 4.6 Struktur Tabel Disposisi
- Tabel 4.7 Struktur Tabel Instansi
- Tabel 4.8 Struktur Tabel Setting
- Tabel 4.9 Black Box Testing
- Tabel 4.10 Time Schedule
- Tabel 4.11 Biaya
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
![](https://lh3.googleusercontent.com/-8KGAojfTP48/Vqw4AmQAtaI/AAAAAAAAF74/d8gAxH_VO2s/w368-d-h481-p/use.jpg)
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
![](https://lh3.googleusercontent.com/-vI_D97i7I4c/Vqw4OD7WbgI/AAAAAAAAF9E/n1OfrGhr1_w/w550-d-h359-p/ac.jpg)
DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
![](https://lh3.googleusercontent.com/-jo_UJruyBmk/Vqw4KLcNHLI/AAAAAAAAF8c/yH3R1O3Wv8g/w547-d-h424-p/seqe.jpg)
Simbol Class Diagram
![](https://lh4.googleusercontent.com/-2sYR0Ga5Ps4/VWHrwSOEqQI/AAAAAAAACdY/Im2p3EOD5As/w524-h199-no/simbol%2Bclass%2Bdiagram.png)
BAB I
Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin maju dan perkembangan teknologi informasi saat ini berkembang semakin pesat maka dalam tuntutan di dalam memberikan informasi yang tepat dan akurat secara tepat. Ketergantungan manusia akan informasi semakin maju, sangat terasa pula diperlukan alat bantu yang berkecepatan tinggi dan sangat akurat dalam memproses data-data tersebut dan mempunyai kemampuan untuk melakukan pengolahan data yang cepat, dan baik resiko kesalahan yang kecil.
Satu diantara sektor kehidupan manusia yang paling sering memanfaatkan adanya sistem informasi adalah perkantoran, baik perkantoran yang berbasis Pemerintahan maupun non Pemerintahan. Pemanfaatan ini tidak banyak berfungsi sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan persaingan yang semakin kompetitif.
Pada setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan kegiatan kearsipan. Mengingat begitu pentingnya peranan pengarsipan maka untuk melaksanakan tugas kearsipan dengan baik dan benar perlu adanya usaha peningkatan dan penyempurnaan secara optimal sehingga dapat berfungsi dengan baik, dalam membantu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap dan tepat akan menjadi suatu kebutuhan pokok dalam suatu organisasi.
Kasubag Umum dan Kepegawaian pada Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang dalam kesehariannya dapat melakukan mobilitas yang sangat padat. Pembuatan kearsipan di Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang adalah salah satu unit kerja merupakan tempat untuk menyimpan, mengelola, mengumpulkan, dan mengatur. Bahan pustaka secara sistematis yang digunakan oleh pemakai sebagai sumber untuk mencari data. Pengarsipan di Kecamatan juga merupakan sebuah ruang dimana didalamnya terdapat banyak perihal yang disusun berdasarkan sistem yang sudah ditetapkan.
Menyadari akan pentingnya pengarsipan sebagai fungsi penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat atau menghadapi suatu masalah yang ada pada Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang. Terutama dalam bagian umum yaitu masih sederhana cara pengarsipan dan proses kegiatan dokumen secara meluas, sehingga dalam mengerjakan pekerjaan diperlukan waktu yang lama. Data yang terdistribusi di banyak tempat dan menggunakan banyak form mengakibatkan data sulit diolah dengan baik, mulai dari proses pemilihan data sampai dengan pelaporannya hal ini mengkhawatirkan jika data tersebut hilang atau terkena bencana alam.
Sistem kegiatan pengarsipan terkait dokumen masuk dan dokumen keluar saat ini masih menggunakan proses yang manual dimana Pemohon memberitahu kepada Kasubag Umum dan Kepegawaian mengenai dokumen yang ingin dibuat lalu menunggu Sekretaris Camat untuk diajukan kepada Camat untuk ditandatangani dari proses ini nantinya dokumen tersebut akan disimpan di lemari box dimana box ini terdapat 2 jenis yaitu arsip aktif dan arsip non aktif setelah itu baru diberikan kepada Pemohon. Arsip aktif digunakan untuk dokumen masuk dan dokumen keluar tahun sekarang sedangkan Arsip non aktif digunakan untuk dokumen keluar dan dokumen masuk untuk tahun yang telah berlalu. Setelah dokumen ditandatangani oleh Camat nantinya akan dicatat kedalam Microsoft Excel dan Buku Arsip yang akan dilaporkan kepada Camat setiap satu bulan sekali ataupun tiga bulan sekali. Dengan proses kegiatan pengarsipan yang saat ini, sering terjadi keterlambatan dalam proses dokumen keluar dan dokumen masuk dimana Pemohon, Kasubag Umum dan Kepegawaian, Sekretaris Camat, dan Camat sering tidak berada pada satu tempat yang sama. Dengan semakin meningkatnya jumlah dokumen setiap harinya maka berakibat pada penumpukan dokumen yang tidak terarsip dan tersimpan dengan baik sehingga mengakibatkan meningkatnya kebutuhan akan tempat penyimpanan dokumen. Selain itu permasalahan yang lain adalah kesulitan dalam hal pencarian dokumen bila diperlukan sewaktu-waktu, bahkan resiko kehilangan dokumen dikarenakan penyusunan dokumen yang tidak tersusun dengan rapi.
Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi sebagai penunjang sistem paperless, yang dapat menjembatani proses aktivitas dokumen menyurat dan kegiatan pengarsipan. Bentuk sistem informasi tersebut dikenal dengan istilah Electronic Document Management System (EDMS) atau lebih dikenal sebagai pengelolaan dokumen digital. EDMS merupakan suatu sistem yang berfungsi untuk mengelola dokumen-dokumen dalam bentuk digital dengan berbagai format yang beragam secara tersentralisasi.
EDMS dikembangkan dengan sistem multiple client untuk mengakomodir user dengan kedudukan organisasi yang berbeda-beda, misal Pemohon, Kasubag Umum, Sekretaris Camat, Camat sering tidak berada pada satu tempat yang sama. Untuk memberikan fasilitas kondisi tersebut, EDMS akan dikembangkan menjadi sistem berbasis web.
Berdasarkan penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Vishas, dkk (2010) dan Abhijit (2012) dalam pengembangan EDMS, dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan System Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut dan juga konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. SDLC memiliki empat tahapan proses utama antara lain perencanaan, analisis dan desain.
Berdasarkan latar belakang diatas, Electronic Document Management System (EDMS) pada instansi ini memberikan solusi atas masalah yang ada pada instansi tersebut. Maka dari itu penulis menyimpulkan untuk mengambil judul “Implementasi Sistem Kearsipan Elektronik (E-FILING) Untuk Membangun Good Governance Pada Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang”.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka didefinisikan masalah sebagai berikut:
- Bagaimana sistem pengarsipan yang sedang berjalan saat ini pada Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang ?
- Bagaimana merancang suatu sistem informasi agar dapat membantu pengarsipan dokumen secara efektif dan efisien ?
- Apa saja kendala dan permasalahan yang sering terjadi pada sistem pengarsipan dokumen menyurat pada Kantor Kecamatan Teluknaga ?
- Bagaimana merancang sistem pelaporan pengelolaan arsip di Kantor Kecamatan Teluknaga Kab.Tangerang ?
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Tujuan Operasional
- Untuk meneliti dan menganalisa sistem pengarsipan yang berjalan pada Kecamatan Teluknaga.
- Untuk merancang E-Document agar dapat membantu membuat sistem informasi yang diharapkan sesuai kebutuhan kantor Kecamatan Teluknaga.
- Dapat memberikan solusi pemecahan masalah untuk langkah kedepan dari permasalahan, sekaligus mengusulkan sistem baru yang lebih efektif dan efisien.
Tujuan Fungsional
- Memberikan tambahan informasi dan pengetahuan kepada pembaca, terutama mahasiswa Raharja
- Sebagai bahan acuan atau literature review penulisan Laporan Skripsi pada masa yang akan datang.
Tujuan Individual
- Memahami teknik untuk menganalisa data, sehingga mempermudah penulis untuk melakukan perancangan untuk sistem yang baru.
- Untuk melatih keterampilan menganalisis dan menulis laporan penelitian untuk dilakukan perancangan sistem yang akan diajukan.
- Mengimplementasikan dan menerapkan ilmu-ilmu pengetahuan yang telah di dapat dari perkuliahan selama ini.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
- Bagi Akademik
- Bagi Praktisi
- Bagi Instansi
Ruang Lingkup
Untuk mempermudah penulisan skripsi ini dan agar lebih terarah serta berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan masalah. Maka penulis akan membatasi pada ruang lingkup penelitian, yaitu : Karena akses di kecamatan cukup terbatas , maka penulis hanya menyajikan proses penyimpanan dokumen masuk dan dokumen keluar seperti dokumen permohonan, dokumen undangan peringatan hari besar, dokumen keterangan usulan,dokumen keterangan permintaan dan lain sebagainya serta otomatisasi dokumen seperti dokumen yang discan.
Metode Penelitian
Metode Pengumpulan Data
- Observasi adalah Penulis melakukan penelitian dengan cara melakukan pengamatan secara langsung pada objek yang diteliti dan meminta data yang diperlukan sebagai bahan untuk menulis laporan analisa penelitian.
- Wawancara (interview) adalah teknik pengumpulan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai objek yang akan diteliti. Penulis melakukan penelitian dengan mewawancarai Stakeholder yaitu Ibu Hj. Mutamimah selaku Kepala Kasubag Umum dan Kepegawaian guna memperoleh data yang dibutuhkan.
- Studi Pustaka adalah Penulis melakukan penelitian berdasarkan sumber-sumber literature seperti buku, internet, artikel, jurnal, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian sebagai bahan referensi dalam penyusunan laporan Skripsi.
Metode Analisa Sistem
Metode Perancangan
Metode Pengujian
Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang penjelasan latar belakang, perumusan masalah,tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metode penelitian yang dipergunakan serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi gambaran yang membahas mengenai sistem secara teoritis yang dikutip dari buku yang berupa teori umum, teori khusus yang berkaitan dengan penyusunan penelitian serta beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini berisi gambaran penjelasan tentang Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang, sejarah singkat, visi dan misi kelurahan, nilai, tujuan dan sasaran kelurahan, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab yang ada pada kelurahan tersebut, tata laksana sistem yang berjalan menggunakan Unified Modeling Language (UML), analisis menggunakan SWOT, serta elisitasi tahap I, II, III dan final draft elisitasi.
BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Bab ini berisi tentang penjelasan sistem yang diusulkan dengan menggunakan (UML) Unified Modelling Language, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) yang diperlukan, sumber daya manusia, cara pengoperasian dan implementasi sistem yang diusulkan.
BAB V PENUTUP
Dalam bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, menjawab dari tujuan penelitian sebagai bahan acuan perancangan sistem yang dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna/stakeholder.
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
BAB II LANDASAN TEORI
TEORI UMUM
Konsep Dasar sistem
Definisi sistem
Suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Komponen atau subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, melainkan saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.
Menurut Anesia di dalam Jurnalnya (2017)[1], “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
“Sistem didefinisikan sebagai serangkaian tindakan yang saling berhubungan dan berkaitan untuk melakukan dan mencapai tujuan bersama”. Mulyati dkk (2018:119).
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”. Mulyadi (2016:4).
Bentuk-Bentuk Sistem
Menurut Husni Iskandar Pohan dan Kusnasriyanti Saiful Bahri dalam buku Rusdiana dan Moch. Irfan (2014:40). “menjelaskan bahwa pada dasarnya hanya ada dua jenis sistem yaitu :
- Sistem alami
Seperti sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi, dan sebagainya.
- Sistem Buatan Manusia
Seperti sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi, dan sebagainya.
Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto yang dikutip oleh Oktafianto (2016 : 4), Sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut dapat dikatakan sebagai suatu sistem. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
- Komponen sistem (Component System)
Ialah suatu sistem yang terdiri atas bagian-bagian yang saling berkaitan dan bervariasi yang bersama-sama mencapai beberapa sasaran. Sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara teratur, tetapi terdiri atas unsur yang dapat dikenal dan saling melengkapi karena suatu maksud, tujuan dan sasaran.
- Batasan sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
- Lingkungan luar sistem (Environment)
Adalah apapun di luar dari batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem, sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan sistem tersebut.
- Sistem penghubung (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan yang lainnya. Penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari suatu sistem ke sistem yang lainnya dengan melalui penghubung suatu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem lainnya membentuk suatu kesatuan.
- Sistem masukan (Input)
Adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa masukkan perawatan dan masukkan sinyal. Masukkan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem dapat beroperasi. Sedangkan masukkan sinyal adalah energi yang di proses untuk mendapatkan keluaran.
- Sistem keluaran (Output)
Adalah energi yang diolah, diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna untuk subsistem lain.
- Sistem sasaran
Ialah suatu sistem yang mempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu sistem tidak mempunyai Batasan sasaran, maka operasi sistem tidak ada nada gunanya.
Klasifikasi Sistem
Menurut Julianto (2016 : 5) Beberapa aspek dari suatu sistem mengizinkan kita untuk mengklasifikasikan sistem yang relevan dengan sistem informasi, yang dijabarkan seperti berikut :
- Sistem Alamiah (Natural System) muncul secara alamiah tanpa campur tangan manusia. Setiap manusia merupakan sebuah sistem, sistem pencernaan adalah subsistem tubuh manusia.
- Sistem Tiruan (Artificial Sistem) diciptakan untuk mendukung tujuan tertentu. Suatu organisasi bisnis harus memperoleh keuntungan, tetapi ia dapat pula mengejar tujuan lainnya, misalkan memberikan beasiswa kepada anak sekolah penduduk setempat. Tujuan utama DSS membantu pihak manajemen untuk membuat keputusan secara cepat dan dalam ruang lingkup tertentu.
- Sistem Deterministik (Deterministic System) bekerjanya sistem ini dapat diramalkan sebelumnya. Masukan system ini secara pasti menentukan jenis keluarannya. Sebuah microprocessor chip atau paket perangkat lunak program tertentu merupakan contoh system ini.
- Sistem Probabilistik (Probabilistic System) dapat dilacak hanya dengan menggunakan nilai distribusi probabilitas selalu ada ketidakpastian nilai yang sesungguhnya pada sembarang waktu. Organisasi dan sistem informasi adalah Probabilistic, tingkah laku mereka lebih susah ditentukan jika dibandingkan dengan sebuah central processor komputer.
- Sistem Tertutup (Closed System) pada system ini tidak terjadi pertukaran atau penggunaan sumberdaya dengan atau dari lingkungannya, mengingat sistem ini tidak menggunakan input dari lingkungannya, maka output dari system ini tidak bertalian dengan lingkungannya pula.
- Sistem Terbuka (Opened System) menggunakan sumber daya dari lingkungannya sehingga keluarannya berkaitan dengan lingkungannya juga. Masukkan dan keluaran sistem ini dapat diketahui atau ditentukan dan ada yang tidak diketahui sama sekali (predefined and unknown input or output), dengan demikian, kita harus memilah input dan output seperti yang diharapkan.
- Di antara kedua sistem tersebut (terbuka dan tertutup) terdapat suatu sistem yakni sistem relatif tertutup (relatively closed sistem). Sistem ini melakukan pertukaran sumber daya dengan lingkungannya hanya melalui input dan output yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan baik, input dan output tersebut dipastikan bersamaan dengan dirancangnya sistem ini, inputnya dikendalikan sehingga cocok dengan rancang bangun sistem relatif tertutup.
Konsep Dasar Informasi
Definisi informasi
Sumber informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian serta merupakan suatu kesatuan yang nyata dan merupakan suatu bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi.
“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya.”. Ageng Setiani Rafika dalam jurnalnya (2018) mengutip dari Hutahaean (2015:2).
“Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga memiliki arti yang lebih bermanfaat bagi penggunanya”. Harfizar dalam jurnalnya (2017) mengutip Tohari Hamim (2017:7).
Menurut Untung Rahardja, 2014 dalam jurnal yang berjudul “Implementasi Viewboard Berbasis Interaktif Javascript Charts Pada Sistem Penilaian Perkuliahan”. Informasi sudah tidak lagi diserap dengan mengandalkan alat-alat yang masih kuno dan konvensional, karenanya peran komputer menjadi sangat krusial dalam memberikan solusi untuk memecahkan masalah, selain itu komputer juga merupakan alat bantu yang sangat baik untuk mengembangkan sistemyang masih ketinggalan zaman.Secara umum, pengertian informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang telah diproses dan dikelola sedemikian rupa sehingga menjadi sesuatu yang mudah dimengerti dan bermanfaat bagi penerimanya.
Nilai dan Kualitas Informasi
Menurut Aris dalam jurnalnya (2016) Nilai informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. “Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi yaitu untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan”..
Menurut Muhaimin dkk dalam jurnalnya (2015:1.2). “nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :
- Kemudahan dalam memperoleh
Informasi memiliki nilai yang sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.
- Sifat luas dan kelengkapannya
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup / cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.
- Ketelitian (accuracy)
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat. Karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.
- Kecocokan dengan pengguna (relevance)
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
- Ketepatan waktu
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/using. Karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.
- Kejelasan (clarity)
Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
- Keluwesan (fleksibilitas)
Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
- Dapat dibuktikan
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.
- Tidak ada prasangka
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
- Dapat diukur
Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.
Raminda dan Lilis Ardiani (2014:5). “Menjelaskan bahwa Kualitas informasi menunjukkan kualitas produk yang dihasilkan oleh aplikasi sistem informasinya dan akan mempunyai pengaruh pada pemakaiannya dan sistemnya. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu :
- Akurat (Accurate)
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
- Tepat pada waktunya (Timeline)
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
- Relevan (Relevance)
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
Konsep Dasar Sistem Informasi
Definisi Sistem Informasi
Menurut Giandari Maulani dalam Jurnalnya (2018). “Sistem informasi adalah suatu sistem yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan dan pemrosesan data, baik yang dilakukan secara manual, maupun berbantuan komputer, untuk menghasilkan informasi yang sangat berguna bagi proses pengambilan keputusan”.
Menurut I Putu Agus dan I Gusti Lanang (2016:3) mengatakan bahwa sistem informasi didefinisikan sebagai suatu kumpulan dari komponen – komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi.
Menurut Bodnar dan Hopwood dalam Ni Putu Alannita, Gusti Ngurah Agung Suaryana (2014):33-45). “mengatakan sistem informasi menyiratkan penggunaan teknologi dengan komputer dalam organisasi atau perusahaan yang dapat menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan dan pengguna”.
Sistem informasi yaitu suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang terorganisasi.
Komponen Sistem Informasi
Menurut Krismiaji (2016:24-25).”Menyatakan sebuah sistem informasi memiliki delapan komponen :
- Tujuan
- Input
- Output
- Penyimpanan Data
- Pemroses
- Instruksi dan Prosedur
- Pemakai
- Pengamanan dan Pengawasan
Konsep Dasar Perancangan Sistem
Definisi Perancangan Sistem
Menurut McKay, dkk dalam International Journal of Computer Integrated Manufacturing (2016:237) Engineering design is an important early stage of the innovation processes that deliver new product to markets where societal challenges are addressed and wealth generated. High quality engineering design information is critical to the effective and efficient manufacture, production and through life support of such product. The emerging discipline of engineering design information brings together ICT (Information and Communications Technology) and engineering design to support the creation of well-founded engineering information support systems.
Artinya desain rekayasa adalah tahap awal yang penting dari proses inovasi yang mengantarkan produk baru ke pasar di mana tantangan masyarakat ditangani dan kekayaan yang dihasilkan. Informasi desain teknik yang berkualitas tinggi sangat penting untuk pembuatan, produksi, dan dukungan produk yang efektif dan efisien dari produk tersebut. Disiplin yang muncul dari desain teknik informatika menyatukan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) dan desain teknik untuk mendukung penciptaan sistem pendukung informasi rekayasa yang sudah ada.
Menurut Budi Santoso dalam Jurnal Teknologi Informasi MURA (2018:100), “Perancangan sistem adalah tahap yang dilakukan setelah melakukan analisis sistem, pendefinisian kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dibangun, dan persiapan untuk merancang bangun implementasi sistem dengan menggambarkan sistem yang akan dibangun”.
Menurut Gatoet dalam Maimunah dkk (2017: 4.6-38), “Perancangan adalah setiap rancangan harus memenuhi kebutuhan penggunanya dan dapat berfungsi dengan baik, fungsi timbul sebagai akibat dari adanya kebutuhan manusia dalam usaha untuk mempertahankan serta mengembangkan hidup dan kehidupannya di alam semesta ini”.
Tujuan Perancangan Sistem
Menurut Muharto & Arisandy (2016:103), “Tujuan Perancangan sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai (user). Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menghasilkan rancangan bangun yang lengkap kepada pemrograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat dalam pengembangan atau pembuatan sistem".
Konsep Dasar Data
Definisi Data
Menurut Kris H. Timotius (2017:63), menerangkan bahwa “data adalah nilai dari fakta keberadaan sesuatu atau keadaan yang dapat diamati, diukur, dan dihitung. Data tidak otomatis memberikan informasi yang bermanfaat. Data perlu dianalisis, diklasifikasikan, diseleksi, dipilah-pilah sehingga menjadi bermakna”.
Menurut Sobri, dkk (2017:157),"Data merupakan fakta-fakta atau pengamatan mengenai orang, tempat, sesuatu dan kejadian. Dahulu data hanya terbatas pada angka, alphabet, dan simbol, tetapi sekarang data meliputi audio, music, gambar, animasi, dan video".
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa data adalah sekumpulan informasi yang dapat diperoleh dan berdasarkan fakta yang terjadi.
Klasifikasi Data
Menurut A. Rusdiana (2014:71), data dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
- Berdasarkan sifat data
- Data kuantitatif yaitu data dalam bentuk angka atau bilangan.
- Data kualitatif yaitu bukan data berbentuk penjumlahan atau angka, melainkan dalam bentuk pernyataan dan kategori.
- Berdasarkan sumber data
- Data internal yaitu data yang berasal dari dalam organisasi atau data asli, data yang diperoleh dari observasi yang dilakukan langsung oleh peneliti atau bukan dari hasil pengamatan atau karya orang lain.
- Data eksternal yaitu data yang berasal dari luar organisasi atau institusi, atau data hasil observasi orang lain. Data eksternal dikelompokan menjadi:
- Data eksternal primer (primary external data),yaitu data yang dapat berbentuk lisan atau tertulis yang didapatkan langsung dari pemilik data sendiri atau orang melakukan observasi atau pengumpulan data.
- Data eksternal sekunder (secondary external data) yaitu data yang diperoleh dari orang yang bukan melakukan observasi langsung, biasa juga disebut indirectly external data.
- Berdasarkan cara memperolehnya, data dapat dikelompokan menjadi :
- Data primer, yaitu data yang dikumpulkan langsung oleh peneliti atau diperoleh dari sumber pertama dan datanya belum diolah.
- Data sekunder yaitu data yang diperoleh dari pihak kedua yang mengumpulkan data tersebut.
- Berdasarkan cara pengelompokannya, data dikelompokan menjadi ;
- Data sensus yaitu data yang diperoleh dari populasi.
- Data yang diperoleh dari hasil sampel.
- Berdasarkan skala pengukurannya, dikenal dengan data ordinal, data interval dan data rasio.
Konsep Dasar Analisa Sistem
Definisi Analisa Sistem
Menurut Rosa A.S dan M.Shalahuddin (2016:41), “Analisis sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.
Menurut Siagian (2016:120), Analisis sistem adalah suatu cara atau teknik untuk menguraikan masalah dan mencari gambaran dari sistem yang ada atau sedang berjalan dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dari sistem yang sedang berjalan saat ini.
Menurut Mulyani (2016:38), “Suatu teknik penelitian terhadap sebuah sistem dengan menguraikan komponen-komponen pada sistem tersebut dengan tujuan untuk mempelajari komponen itu sendiri serta keterkaitannya dengan komponen lain yang membentuk sistem sehingga didapat sebuah keputusan atau kesimpulan mengenai sistem tersebut baik itu kelemahan ataupun kelebihan sistem”.
Tujuan Analisa Sistem
Menurut Jaluanto Punjul (2016:18), Tujuan Analisis sistem adalah mengembangkan sistem yang relatif mudah diubah manakala diperlukan.
TEORI KHUSUS
Konsep Dasar Implementasi
Definisi Implementasi
Menurut Jon Fredi Purba mengutip dari Wahab (2019:78) Implementasi berasal dari bahasa inggris yaitu “to implement (mengimplementasikan) berarti to provide the means for carrying out (menyediakan sarana untuk melaksanakan sesuatu); dan to give practical effect to (untuk menimbulkan dampak/akibat terhadap sesuatu)”.
Menurut Putra (2018:23) Implementasi adalah proses untuk memastikan terlaksananya suatu kebijakan dan tercapainya kebijakan tersebut. Implementasi juga dimaksudkan menyediakan sarana untuk membuat sesuatu dan memberikan hasil yang bersifat praktis terhadap sesama.
Konsep Dasar Kearsipan
Definisi Kearsipan
Kearsipan merupakan bagian yang sangat penting dari pekerjaan kantor. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari suatu kegiatan.
Mernurut Barthos (2015:12) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.” Dalam kearsipan, arsip dibagi menjadi dua fungsi yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Menurut Haryanto (2017:5) Kearsipan adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi kearsipan adalah himpunan lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Konsep Dasar Kearsipan Elektronik
Definisi Kearsipan Elektronik
Menurut Australian Archives, arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga dan diantara sistem komputer.
Menurut National Archives and Records Administration (NARA), arsip elektronik adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya.
Menurut Wiwiet Mardiati (2016:63) Arsip elektronik adalah sebuah arsip yang selalu mengacu kepada kepada konten informasi didalamnya, sehingga bisa dalam format apa saja.
Konsep Dasar Good Governance
Definisi Good Governance
Menurut Febri Subachtiar (2018:15) Tata kelola pemerintahan yang baik atau yang biasa disebut Good Governance merupakan suatu konsep yang muncul sebagai upaya mengatasi sistem pemerintahan terdahulu yang bersifat sentralistis dan cenderung kurang demokratis. Good Governance dipahami sebagai suatu penyelenggaraan pemerintah yang sejalan dengan prinsip demokrasi dan pencegahan korupsi baik secara politik maupun administratif.
Konsep Dasar E-Document Management System
Definisi E-Document Management System
Menurut Tonfoni dan Jain (2003:1), “Document management is a process to help accumulating and classifying documents and making them available to others”. “Manajemen dokumen adalah proses untuk membantu mengumpulkan dan mengklasifikasikan dokumen dan membuatnya tersedia untuk orang lain”.
Menurut Awad dan Ghaziri (2004:173), “Document management system is a computer-based system which provides a web based storage that can be accessed from anywhere”. “Sistem manajemen dokumen adalah sistem berbasis komputer yang menyediakan penyimpanan berbasis web yang dapat diakses dari mana saja”.
Menurut Association for Information and Image Management (AIIM) (2009:12), “EDMS consists of minimum three component, which are : digitalization input, repository and document retrieval”. “EDMS terdiri dari minimal tiga komponen, yaitu: input digitalisasi, repositori, dan pengambilan dokumen”.
Konsep Unified Modeling Language (UML)
Definisi Unified Modeling Language (UML)
Unified Modelling Language (UML) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma berorientasi objek. Abstraksi konsep dasar UML terdiri dari structural classification, dynamic behavior, dan model management dapat kita pahami main concepts sebagai term yang akan muncul pada saat membuat diagram dan view adalah kategori dari diagram tersebut. UML mendefinisikan diagram - diagram sebagai Use case diagram, Class diagram, Statechart diagram , Activity diagram, Sequence diagram , Collaboration diagram, Component diagram, dan Deployment diagram. Sutejo (2016:90).
Unified Modelling Language (UML) adalah bahasa standar untuk penulisan cetak biru perangkat lunak. Uml dapat digunakan untuk memvisualisasikan, menentukan, mengonstruksi, dan mendokumentasikan artifak-artifak suatu suatu sistem software-intensive. Dengan kata lain, sama seperti arsitek bangunan membuat cetak biru untuk digunakan oleh perusahaan konstruksi, arsitek perangkat lunak membuat diagram uml untuk membantu pengembangan perangkat lunak dalam membangun perangkat lunak. Roger s. Pressman, ph.d yang dikutip oleh Hadi dkk (2017:142).
Dalam Penelitian Sunguk Lee yang berjudul “Unified Modeling Language (UML) for Database Systems and Computer Applications”. Pada International Journal of Database Theory and Application Vol.5 No.1 (2016:158-159) Mengatakan Unified Modeling Language atau UML didefinisikan sebagai bahasa pemodelan general purpose standar di bidang rekayasa perangkat lunak berorientasi objek. UML adalah alat untuk menentukan dan digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, memodifikasi, membangun dan mendokumentasikan artefak dari sistem perangkat lunak intensif yang berorientasi objek dalam pengembangan.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu Bahasa pemrograman web server – side yang bersifat open source, kebanyakan Bahasa pemrograman PHP digunakan oleh kalangan pemula yang ingin belajar mengenal sebuah kodingan secara singkat, gampang dimengerti dan lain sebagainya
Jenis-Jenis Unified Modeling Language (UML)
Berikut ini dijelaskan jenis-jenis UML (Unified Model Language) oleh Siti Nazilah dan Yuli Yuliani dalam Media Jurnal Informatika (2017:11-12). Adapun jenis-jenis diagram sebagai berikut :
- Use Case Diagram
- Class Diagram
- Activity Diagram
- Sequence Diagram
Use Case Diagram menggambarkan sejumlah external actors dan hubungannya ke use case yang diberikan oleh sistem. Use case adalah deskripsi fungsi yang disediakan oleh sistem dalam bentuk teks sebagai dokumentasi dari use case symbol namun dapat juga dilakukan dalam activity diagrams.
Class diagram adalah pandangan aplikasi yang bersifat statis. Class diagram tidak hanya menggambarkan visualisasi, tetapi juga menggambarkan dan mendokumentasikan aspek yang berbeda dalam sistem, tetapi juga untuk konstruksi eksekusi kode dalam software aplikasi. Class diagram digunakan untuk mengelompokan hal-hal inti dari setiap proses yang ingin dilakukan. Semua proses dimasukkan ke dalam tiap-tiap class dan saling dihubungkan pada class-class lainnya yang saling berhubungan.
Diagram ini menggambarkan rangkaian aliran dari aktivitas di dalam sebuah sistem yang bersifat dinamis,diagram ini digunakan untuk mendeskripsikan aktivitas yang dibentuk dalam suatu operasi sehingga dapat juga digunakan untuk aktivitas lainnya seperti use case atau interaksi.
Diagram ini menggambarkan kolaborasi dinamis antara sejumlah object yang bersifat dinamis. Kegunaanya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim terhadap object juga interaksi antara object, sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem.
Konsep Dasar Berbasis Web
Definisi Berbasis Web
Menurut Priyo Sutopo dkk dalam Jurnal Informatika Mulawarman Vol. 11 No. 1 (2016:25) “Web merupakan terobosan baru sebagai teknologi informasi yang menghubungkan data dari banyak sumber dan layanan yang beragam macamnya di internet”.
Menurut Dewa Gede Hendra Divayana (2016), World Wide Web atau WWW atau dikenal juga dengan web adalah salah satu layanan yang didapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke jaringan internet. Web ini menyediakan informasi bagi pemakai komputer yang terhubung ke internet dari sekedar informasi “sampah” atau informasi tidak berguna sama sekali sampai informasi yang serius dari informasi yang gratisan sampai informasi yang komersial.
Menurut Untung Rahardja, dkk (2018:78), dalam jurnal yang berjudul “Penerapan Viewboard Technomedia Journal Menggunakan Sistem iLearning Journal Center pada Perguruan Tinggi Raharja”. Technomedia Journal. Vol 2, No 2. ISSN : 2528 – 6544. mengemukakan bahwa website adalah World Wide Web dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau bergerak data animasi suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis ataupun dinamis yang berbentuk rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman-halaman situs yang tersimpan dalam sebuah server/hosting, dan teridentifikasi melalui sebuah nama yang disebuat juga sebagai domain atau sub domain.
Jenis-jenis Web
Menurut Arief yang dikutip oleh Untung Rahardja, dkk dalam Jurnal CCIT (2015:249) ditinjau dari aspek content atau isi, web dapat dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu web statis dan web dinamis. Selain dari sisi content atau isi, web statis dan web dinamis dapat dilihat dari aspek teknologi yang digunakan untuk membuat jenis web tersebut. Adapun jenis-jenis web:
- Web statis adalah web yang isinya atau content tidak berubah-ubah. Maksudnya adalah isi dari dokumen web tersebut tidak dapat diubah secara cepat dan mudah. Ini karena teknologi yang digunakan untuk membuat dokumen web ini tidak memungkinkan dilakukan perubahan isi atau data. Teknologi yang digunakan untuk web statis adalah jenis client side scripting seperti HTML, Cascading Style Sheet (CSS). Perubahan isi atau data halaman web statis hanya dapat dilakukan dengan cara mengubah langsung isinya pada file mentah web tersebut.
- Web dinamis adalah jenis web yang content atau isinya dapat berubah-ubah setiap saat. Web yang banyak menampilkan animasi flash belum tentu termasuk web dinamis karena dinamis atau berubah-ubah isinya tidak sama dengan animasi. Untuk melakukan perubahan data, user cukup mengubahnya langsung secara online di internet melalui halaman control panel atau administrasi yang biasanya telah disediakan untuk user administrator sepanjang user tersebut memiliki hak akses yang sesuai.
Konsep Dasar SWOT
Definisi SWOT
Menurut Menurut Rokhani Hasbullah, dkk (2014:45), “Analisis SWOT merupakan analisis untuk mengukur kinerja internal sebuah objek pengamatan, dan juga menilai faktor pendukung dan ancaman yang ditimbulkan dari lingkungan eksternalnya dalam sebuah matriks”.
Menurut Rangkuti (2016:197) mengatakan analisa SWOT atau analisis TOWS merupakan suatu cara untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis dalam rangka merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths), dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan juga dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats).
Menurut Zahrutuk Nisak Nisak 2015:3 dalam jurnal berjudul “ANALISIS SWOT UNTUK MENENTUKAN STRATEGI KOMPETITIF”. Berpendapat bahwa Analisis SWOT (SWOT analysis) yakni mencakup upaya-upaya untuk mengenali kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang menentukan kinerja perusahaan. Informasi eksternal mengeni peluang dan ancaman dapat diperoleh dari banyak sumber, termasuk pelanggan, dokumen pemerintah, pemasok, kalangan perbankan, rekan diperusahaan lain.
Konsep Dasar PHP (Hypertext Preprocessor)
Definisi PHP (Hypertext Preprocessor)
Menurut Wibowo (2019:29), “PHP adalah salah satu server side yang dirancang khusus untuk aplikasi web. PHP disisipkan diantara bahasa HTML dan karena bahasa server side, maka bahasa PHP akan dieksekusi di server, sehingga yang dikirimkan ke browser adalah hasil jadi dalam bentuk HTML, dan kode PHP tidak akan terlihat. PHP termasuk Open Source Product. Sehingga dapat diubah dan mendistribusikannya secara bebas”.
Menurut Hengki Tamando Sihotang dalam Jurnal Pelita Nusantara Vol.3 No.1 (2018:8), “PHP adalah bahasa pemrograman web berbasis server (server slide) yang mampu memparsing kode PHP dari kode dengan ekstensi PHP sehingga menghasilkan tampilan website yang dinamis di sisi client”.
Menurut Christian dkk dalam Jurnal SISFOKOM (2018:22) Pengertian PHP, PHP(Kepanjangan: Hypertext Preprocessor) itu bahasa pemrograman berbasis web. Jadi PHP itu adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis web (website, blog atau aplikasi web).
Konsep Dasar Framework Bootstrap
Definisi Framework Bootstrap
Menurut Bootstrap, T. (2015). Bootstrap merupakan framework HTML, CSS, Javascript populer untuk membangun situs web yang responsive. RWD (Responsive Web Design) adalah desain situs yang otomatis akan menyesuaikan diri agar tampil baik di semua perangkat dari ponsel sampai desktop. Bootstrap terdiri dari satu set file css, javascript, dan jquery.
Menurut Snig Bhaumik (2015), “Bootstrap is a front-end framework for faster and easier web development in the new standard of the mobile-first philosophy. It uses HTML, CSS, and JavaScript. In August 2010, Twitter released Bootstrap as open source”.
Konsep Dasar Database
Definisi Database
Menurut Rizaldi, dkk yang dikutip oleh Beranda Agency dalam jurnal JURDIMAS (2018:46) “Database merupakan wadah atau tempat berkumpulnya tabel-tabel yang memiliki atribut dan data. Tabel yang ada dalam database tersebut saling berhubungan satu sama lainnya, sehingga membentuk sebuah informasi yang dibutuhkan pengguna informasi tersebut. Penyajian informasi diproses menggunakan aplikasi atau program komputer”.
Menurut Wardiani dkk dalam buku kumpulan latihan sql (2016:9), “Database adalah suatu/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi menggunakan metode tertentu, dengan menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi kerja secara optimal yang diperlukan pemakainya”.
Menurut Sri Rahayu, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.9 No.1 (2015:54), “Database adalah kumpulan data yang terintegrasi dan diatur sedemikian rupa sehingga data tersebut dapat di manipulasi, diambil, dan dicari secara cepat”.
Konsep Dasar Xampp
Definisi Xampp
Menurut Raharjo (2018:20) menyatakan bahwa “XAMPP adalah software yang membungkus Apache HTTP Server, MariaDB, PHP dan Perl. Dengan menggunakan XAMPP instalasi paket software yang dibutuhkan untuk proses pengembangan web (Apache HTTP Server, MariaDB dan PHP) dapat dilakukan dengan sangat mudah, tanpa harus dilakukan secara terpisah (sendiri-sendiri)”.
Menurut Betha Sidik (2018:6), XAMPP kependekan dari X Apache MySQL PHP and Perl, X mewakili sistem operasi, A untuk Apache adalah server web, M untuk MySQL atau MariaDB adalah server database, P yang pertama untuk PHP adalah bahasa pemrograman untuk pembuatan aplikasi, dan P yang kedua untuk Perl adalah bahasa pemrograman untuk pembuatan aplikasi juga. X menyatakan bahwa paket ini bisa untuk Windows maupun Linux.
Konsep Dasar MySql
Definisi MySql
Menurut Agus Tugiarto, dkk dalam jurnal INFORMATIKA (2019:15) mengutip dari Herny & Zuliarso (2012) mengatakan bahwa “MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language)”.
Purwanto dkk dalam jurnal penelitian dosen fikom (2017:1), MySql adalah sebuah sistem manajemen database yang bersifat open source. MySql adalah pasangan serasi dari php. MySql dibuat dan dikembangkan oleh mysql ab yang berada di swedia. MySql dapat digunakan untuk membuat dan mengolah database beserta isinya.
Konsep Dasar Sublime Text 3
Definisi Sublime Text 3
Menurut Supono dan Putratama (2018:14), "Sublime Text merupakan perangkat lunak text editor yang digunakan untuk membuat atau mengedit suatu aplikasi. Sublime Text mempunyai fitur plugin tambahan yang memudahkan programmer. Selain itu, Sublime Text terkesan elegan untuk sebuah syntax editor. Selain ringan, IDE ini memiliki kecepatan proses simpan dan buka file. Tidak heran kalau IDE ini paling banyak digunakan terutama di kalangan programmer berbasis web".
Menurut Adi Tri Soelistio dalam jurnalnya (2015), “Sublime Text adalah editor teks yang dirancang untuk mengolah potongan-potongan kode, plugin, dan markup. Tetapi Sublime Text juga dapat digunakan untuk menulis artikel dan mengetik dalam prosa normal. Keunggulan sublime text terletak pada kualitas dan kuantitas fitur-fiturnya seperti blok multi tempat, kursor banyak, dan pengolahan split”.
Konsep Dasar Black Box Testing
Definisi Black Box Testing
Menurut M. Sidi Mustaqbal Dkk dalam jurnalnya (2015), “Black Box Testing berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak. Tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi fungsional program.
Menurut Supono dan Putratama (2018:14), "Sublime Text merupakan perangkat lunak text editor yang digunakan untuk membuat atau mengedit suatu aplikasi. Sublime Text mempunyai fitur plugin tambahan yang memudahkan programmer. Selain itu, Sublime Text terkesan elegan untuk sebuah syntax editor. Selain ringan, IDE ini memiliki kecepatan proses simpan dan buka file. Tidak heran kalau IDE ini paling banyak digunakan terutama di kalangan programmer berbasis web".
Menurut Triyono, Rosiana Safitri, dkk Vol 4 No 2 (2018): SENSI JOURNAL, dalam jurnal berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI GURU DAN STAFF PADA SMK PANCAKARYA TANGERANG BERBASIS WEB ”, Blackbox Testing adalah metode uji coba yang menfokuskan pada keperluan fungsional software karena itu uji coba black box memungkinkan pengembangan dalam software untuk membuat himpunan kondisi input atau data uji yang akan menguji fungsional output suatu program. Metode pengujian black box digunakan untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, antara lain fungsi-fungsi yang salah satu hilang, kesalahan tampilan luar, kesalahan output, kesalahan dalam struktur atau akses database eksternal, kesalahan performa.
Konsep Dasar Elisitasi
Definisi Elisitasi
Menurut Rini dalam Jurnal Sisfotek Vol.6 No.1 (2016:64), “Elisitasi adalah pengumpulan kebutuhan aktivitas awal dalam rekayasa kebutuhan (Requirements Engineering). Sebelum kebutuhan dapat dianalisis, dimodelkan, atau ditetapkan, kebutuhan harus dikumpulkan melalui proses elisitasi”.
Menurut Siahaan yang dikutip oleh Dzulhaq dkk dalam jurnal Sisfotek Global (2017:1), elisitasi adalah pengumpulan kebutuhan aktivitas awal dalam rekayasa kebutuhan (Requirements Engineering). Sebelum kebutuhan dapat dianalisis, dimodelkan, atau ditetapkan, kebutuhan harus dikumpulkan melalui proses elisitasi.
Tahap-Tahap Elisitasi
Menurut Azizah dkk dalam Jurnal CCIT Vol 8. No 2 (2018:80), Elisitasi melalui 4 tahap, yaitu:
- Tahap 1, mencangkup semua kebutuhan sistem.
- Tahap 2, melakukan pengelompokan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential).
- Tahap 3, melakukan pengelompokan dengan metode TOE (Technical, Operational, dan Economic).
- Tahap Final.
Menurut Andi dalam Jurnal FAKTOR EXACTA (2015:166), “Elisitasi didapat melalui proses wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap yaitu”:
- Elisitasi Tahap I, Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait oleh pihak wawancara.
- Elisitasi Tahap II, Merupakan hasil dari pengklasifikasian elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI, Metode MDI bertujuan memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem. Berikut penjelasan mengenai metode MDI:
- M pada MDI berarti Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat pembuatan sistem baru.
- D pada MDI berarti Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan, namun jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
- I pada MDI berarti Inessential. Maksudnya requirement tersebut bukanlah termasuk bagian sistem dibahas.
- Elisitasi Tahap III, Merupakan penyusutan elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement dengan option I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali dengan metode TOE, yaitu:
- T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara / teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan?
- O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan?
- E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem?
Konsep Dasar Literature Review
Definisi Literature Review
Menurut Guritno dikutip oleh Michael dkk dalam Jurnal Online Mahasiswa (JOM) Bidang Ilmu Komputer/Informatika (2017 : 2), “literature review adalah menganalisa secara kritis pustaka penelitian yang ada saat ini sehingga dapat diidentifikasi kekuatan dan kelemahan kepustakaan tersebut, metodologi yang digunakan, serta bagaimana hasil temuan tersebut dibandingkan penelitian atau publikasi lainnya”.
Menurut Hasibuan dalam Budianto, Jurnal CCIT Vol.8 No.3 (2015:138), literature review berisi tentang uraian teori, temuan dan bahan penelitian lain yang diperoleh dari bahan acuan untuk dijadikan landasan kegiatan penelitian. Uraian dalam literature review ini diarahkan untuk menyusun kerangka pemikiran yang jelas tentang pemecahan masalah yang diuraikan sebelumnya pada perumusan masalah.
Kajian Literature Review
Menurut Suryo yang di kutip oleh Ageng dkk dalam Jurnal CCIT (2015 : 138), “Dalam melakukan kajian literature review ini, langkah-langkah yang harus dilakukan sebagai berikut:
- Mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps) dari penelitian ini.
- Menghindari membuat ulang (reinventing the wheel) sehingga banyak menghemat waktu dan juga menghindari kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan oleh orang lain.
- Mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan dan yang relevan terhadap penelitian ini.
- Meneruskan capaian penelitian sebelumnya sehingga dengan adanya studi pustaka ini penelitian yang akan di lakukan dapat di bangun di atas platform pengetahuan atau ide yang sudah ada.
- Untuk mengetahui orang lain yang spesialis dan mengerjakan di area penelitian yang sama, sehingga dapat terjaring dalam komunitas yang dapat memberi kontribusi sumber daya yang berharga.
Literature Review
Terdapat beberapa penelitian yang memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam penelitian ini, antara lain :
Penelitian yang dilakukan oleh Jarnuji, Jurusan Sistem Informasi, STMIK Raharja, 2016 yang berjudul “Rancangan Sistem Informasi E-Document Di Kantor Kecamatan Sukadiri Kota Tangerang”. Dalam penelitian ini lembaga pemerintah yang masih menggunakan sistem manual yaitu di Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang, terutama di bagian-bagian umum yang masih menggunakan tulisan tangan atau buku besar didalam pengarsipanya dan proses kegiatan surat secara luas, ini mungkin mengakibatkan pekerjaan membutuhkan waktu yang cukup lama. Jadi itu menjadi kendala ketika pemimpin membutuhkan dokumen atau data perusahaan. Pada penulisan ini dijelaskan tahapan pengolahan, mulai dari proses analisis, perencanaan, menggunakan metode yang dikembangkan SDLC (System Development Life Cycle), serta perancangan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Maka semoga dengan sistem yang baru ini dapat menyelesaikan masalah yang terjadi dengan memberikan kemudahan dalam memproses surat sehingga sistem akan berjalan lebih baik.
Penelitian yang dilakukan oleh Yanti Kurnia Ningsih, Jurusan Sistem Informasi, STMIK Raharja, 2014 yang berjudul “Rancangan Sistem Informasi E-Document Di Kantor Kecamatan Batuceper Kota Tangerang”. Dalam penelitian ini Data yang terdistribusi di banyak tempat dan menggunakan banyak form akan mengakibatkan data akan sulit diolah dengan baik, baik mulai dari proses pemilahan data sampai dengan pelaporannya. Hal ini menjadi kendala disaat pimpinan membutuhkan dokumen atau data perusahaan. Data yang sudah diperoleh melalui analisa dan pengembangan digambarkan dalam bentuk UML dengan menggunakan software visual paradigm for UML 6.4. Dengan menggunakan metodologi SDLC (System Development Life Cycle) dengan beberapa tahap proses pengembangan sistem diantaranya perencanaan, analisis, desain, implementasi dan perawatan sistem serta diharapkan aplikasi yang dibangun tidak hanya dapat membantu permasalahan sistem namun juga dapat juga memecahkan masalah yang terjadi dengan memberikan kemudahan-kemudahan dalam pengolahan surat sehingga sistem akan berjalan dengan lebih baik.
Penelitian yang dilakukan oleh Unggul Dewandana Erich Bagaskara dkk, 2015 yang berjudul “Perancangan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Berbasis Web Dengan Metode SDLC Studi Kasus Teknik Industri Universitas Diponegoro”. Dalam penelitian ini proses aktivitas dari mata kuliah Kerja Praktek (KP), Kuliah Kerja Industri (KKI) dan Tugas Akhir (TA) yang masih berjalan secara manual, meliputi proses pendaftaran, proses pengajuan dosen pembimbing, proses pembagian dosen pembimbing, proses asistensi, proses pendaftaran seminar, proses penentuan dosen penguji, proses pendaftaran sidang serta proses pengumpulan laporan. Untuk itu diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat menjembatani proses tersebut yang berupa pengelolaan dokumen digital (Electronic Document Management System / EDMS). Metode yang digunakan yaitu berupa System Development Life Cycle / SDLC, dengan tahapan proses utama antara lain perencanaan, analisis, desain dan implementasi. Output yang dihasilkan berupa sistem informasi manajemen dokumen elektronik berbasis web dalam bentuk Electronic Document Management System (EDMS) dengan multiuser.
Penelitian yang dilakukan oleh Titik Rahmawati dalam Jurnalnya TEKNOMATIKA Vol. 8, No. 1, JULI 2015 yang berjudul “Perancangan Sistem Pengelolaan Dokumen Elektronik Di Bidang Akademik STMIK Jenderal Achmad Yani Yogyakarta”. Dalam penelitian ini merupakan salah satu bagian dari penelitian yang berupaya merancang dan membangun sebuah prototipe sistem pengelolaan dokumen digital yang disesuaikan untuk kebutuhan akreditasi dan pelaporan kinerja dosen. Penelitian ini dilakukan dengan metode wawancara dan pengamatan langsung terhadap proses dan kebutuhan dokumen di bidang akademik STMIK Jenderal Achmad Yani. Penelitian ini mendapati bidang akademik belum memiliki sebuah sistem dan SOP yang khusus menangani tentang dokumentasi yang berhubungan dengan kepentingan akreditasi dan beban kinerja dosen. Tidak adanya personil khusus yang bertanggung jawab secara khusus, sistem penyimpanan yang tidak terintegrasi dan tidak ditemukan sebuah standar penamaan dan filing yang baku dan diterapkan. Sebuah prototipe dihasilkan dalam penelitian ini.
Penelitian yang dilakukan oleh Imam Solikin, M Soekarno Putra dalam Jurnal Cendekia Vol. XVI Cendekia, 2018 yang berjudul “Aplikasi E-Document Pada Kantor Kepala Desa Tugu Jaya Berbasis Website”. Dalam penelitian ini Sekarang ini proses penyimpanan atau pengarsipan dokumen masih dilakukan secara manual yaitu semua dokumen (berkas kertas) disimpan didalam lemari penyimpanan. Selain itu permasalahan lainnya adalah kesulitan dalam hal pencarian dokumen ketika dibutuhkan, resiko kehilangan dokumen disebakan penyusunan dokumen yang tidak tersusun dengan rapi, bahkan kerusakan dokumen yang diakibatkan lamanya dokumen tersimpan atau oleh hewan. Solusi dari permasalahan tersebut adalah perlu adanya pengembangan media penyimpanan seperti aplikasi e-document berbasis web yang bermanfaat untuk menyimpan dan mengarsipkan dokumen secara elektronik. Penelitian ini menghasilkan suatu aplikasi e-document pada kantor kepala desa Tugu Jaya Kabupaten Ogan Komering Ilir berbasis web yang bertujuan mempermudah penyimpan, meningkatkan keamanan dokumen atau agar dokumen tidak rusak, mempermudah pencari dokumen bila diperlukan sewaktu-waktu.
Penelitian yang dilakukan oleh Haider Abdul Adhim, Mahadi Bahari, Aryati Bakri and Haslina Hashim dalam ARPN Journal of Engineering and Applied Sciences, 2015 yang berjudul “Exploring The Common Factors Influencing Electronic Document Management Systems (EDMS) Implementation In Government”. The employment of EDMS systems has increased the operational (e.g. document storage and retrieval, auditing, workflow facilities, searching and publishing) effectiveness of governments on a daily basis. However, not many studies had been undertaken into the implementation process of EDMS in the government context. Given the complexity of the process of EDMS implementation which involves a combination of technological, organizational and users factors, it is now of vital importance to look from the literature to see if there are common factors that may influence the EDMS implementation projects in government. Based on the content analysis approach, this paper investigates the development of EDMS implementation studies. This study shows that there are fourteen (14) common factors found from the existing studies related to the EDMS implementation process. The identification of these factors, particularly, helpful for further research on EDMS related issues, since this study demonstrates that there are enormous amounts of factors influencing EDMS implementation available in the literature with non division of factors (i.e., technological, organizational and users factors) more dominant to one another.
Penggunaan sistem EDMS telah meningkatkan operasional (mis. Penyimpanan dan pengambilan dokumen, audit, alur kerja fasilitas, pencarian dan penerbitan) efektivitas pemerintah setiap hari. Namun, belum banyak penelitian yang dilakukan ke dalam proses implementasi EDMS dalam konteks pemerintah. Mengingat rumitnya proses Implementasi EDMS yang melibatkan kombinasi faktor teknologi, organisasi dan pengguna, sekarang sangat penting. Penting untuk melihat dari literatur untuk melihat apakah ada faktor umum yang dapat mempengaruhi implementasi EDMS proyek dalam pemerintahan. Berdasarkan pendekatan analisis konten, makalah ini menyelidiki pengembangan EDMS studi implementasi. Studi ini menunjukkan bahwa ada empat belas (14) faktor umum yang ditemukan dari penelitian yang ada terkait dengan proses implementasi EDMS. Identifikasi faktor-faktor ini, khususnya, bermanfaat untuk penelitian lebih lanjut pada isu-isu terkait EDMS, karena penelitian ini menunjukkan bahwa ada sejumlah besar faktor yang mempengaruhi EDMS implementasi tersedia dalam literatur dengan faktor-faktor non divisi (mis., teknologi, organisasi dan pengguna) lebih dominan satu sama lain.
Penelitian yang dilakukan oleh Mazen J. Al Shobaki, Samy S.Abu Naser, Mohammed Khair I. Kassab dalam International Journal of Engineering and Information Systems (IJEAIS), 2017 yang berjudul “The Reality of the Application of Electronic Document Management System in Governmental Institutions-an Empirical Study on the Palestinian Pension Agency”. There are statistically significant differences in the study about the reality of the application of electronic document management system in governmental institutions - case study on the Palestinian Pension Authority due to Qualification variable for the benefit of members of the population study who are holding a Bachelor degree. There are statistically significant differences in the study about the reality of the application of electronic document management system in governmental institutions – case study on the Palestinian Pension Authority due to the variable number of years of experience for the benefit of members of the study population who have experience between 11-15 years. The study found a group of recommendations, including: the need to focus on the establishment of a general management of electronic documents in the organization structure that takes care of all the technical processes in it an contains scientifically qualified persons in the field of electronic document management. The need is for the attention in developing strategic plans, policies and mechanisms of action commensurate with the electronic document management system.
Ada perbedaan yang signifikan secara statistik dalam studi tentang realitas penerapan sistem manajemen dokumen elektronik di lembaga pemerintah - studi kasus tentang Otoritas Pensiun Palestina karena variabel Kualifikasi untuk kepentingan anggota studi populasi yang memegang gelar Sarjana. Ada perbedaan yang signifikan secara statistik dalam studi tentang realitas penerapan sistem manajemen dokumen elektronik di lembaga-lembaga pemerintah - studi kasus tentang Otoritas Pensiun Palestina karena jumlah variabel pengalaman bertahun-tahun untuk kepentingan anggota populasi penelitian yang memiliki pengalaman antara 11-15 tahun. Studi ini menemukan sekelompok rekomendasi, termasuk: kebutuhan untuk fokus pada pembentukan manajemen umum dokumen elektronik dalam struktur organisasi yang menangani semua proses teknis di dalamnya dan berisi orang-orang yang berkualifikasi secara ilmiah di bidang manajemen dokumen elektronik . Kebutuhan adalah perhatian dalam mengembangkan rencana strategis, kebijakan dan mekanisme aksi yang sepadan dengan sistem manajemen dokumen elektronik.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Gambaran Umum
Sejarah Singkat
Kabupaten Tangerang yang memiliki garis pantai diTeluknaga terdapat sebuah Tanjung yang dinamakan Tanjung Pasir. Dari Tanjung Pasir inilah kita biasa menempuh perjalanan hanya sekitar 30 menit mencapai Pulau Untung Jawa. Berbeda dengan kita pergi ke Ancol, disamping biaya transportasi juga lebih mahal, waktu tempuh yang relatif lebih lama. Kita bisa kePulau Untung Jawa dengan menyewa angkutan perahu yang biasa digunakan penduduk diKecamatan Teluknaga maupun penduduk Kepulauan Seribu untuk keperluan sehari-hari.
Kecamatan Tekuknaga terletak disebelah utara Kabupaten Tangerang dengan luas wilayah, 4.763.198 Ha. Letak dari permukaan air laut sekitar 5-9 meter. Batas wilayah Kecamatan Teluknaga sebelah barat berbatasan dengan Kecamatan Sepatan, sebelah timur berbatasan dengan Kecamatan Kosambi, sebelah selatan berbatasan dengan Kota Tangerang, sebelah utara berbatasan dengan Laut Jawa. Wilayah Teluknaga terdiri dari daratan dan persawahan, daratan terdiri dari lahan pertanian dan perkebunan, dan pemukiman dimana terdapat kandungan hasil alam (pasir) seharusnya itu bisa memberikan peluang investasi bagi kecamatan ini.
Teluknaga merupakan kecamatan yang memiliki lokasi terdekat untuk mengakses ke Bandara Soekarno-Hatta, dengan melewati gate "M1" (pintu belakang Bandara Soekarno-Hatta), yang biasanya diakses bagi masyarakat Kota Tangerang untuk masuk ke Bandara. Teluknaga merupakan kecamatan yang cukup mengalami kemajuan yang cukup pesat jika dibandingkan dengan kecamatan lainnya yang berada di sekitar Kabupaten Tangerang, apabila dilihat dari infrastruktur jalan yang baik dan transportasi yang tersedia selama 24 jam.
Masyarakat Kecamatan Teluknaga masih relatif homogen, yaitu terdiri dari Suku Sunda dan Betawi dengan mayoritas beragama Islam (95%) jumlah penduduk kecamatan Teluknaga 114.439 jiwa terdiri dari 55.691 pria, 58.745 wanita dengan jumlah KK 27.456 dan bermata pencaharian petani, berkebun, peternak, petani ikan dan lain-lain. Kecamatan Teluknaga terdiri dari 13 Desa, 179 RW, 437 RT. Dalam hal pendidikan pun amat bervariasi, dari mulai buta huruf hingga pasca sarjana dengan wilayahnya yang dekat dengan ibukota Negara dan dekat dengan bandara Internasional Soekarno Hatta.
Visi
Terwujudnya Masyarakat Kecamatan Teluknaga yang Sejahtera, Mandiri, Berwawasan Wirausaha, dan Berorientasi Bahari.
Misi
Mewujudkan SDM Masyarakat Teluknaga yang memiliki sumber daya manusia (SDM) yang memadai.
Mewujudkan masyarakat Teluknaga yang cinta damai serta sadar hukum.
Mewujudkan lapangan usaha bagi masyarakat Teluknaga
Mewujudkan sarana perekonomian, transportasi, kesehatan, pendidikan, olahraga, dan keagamaan.
Mewujudkan masyarakat Teluknaga yang mandiri, produktif, dan profesional.
Mewujudkan masyarakat Teluknaga dengan memanfaatkan agribisnis melalui produksi pertanian dan peternakan.
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi
![](https://lh3.googleusercontent.com/-Zuk0eMhGNuA/XjQ8xdOSF6I/AAAAAAAAAvg/wGWdRvo8qI8hbRUOoS36xyEDu395PAGOACK8BGAsYHg/s0/2020-01-31.png)
Tugas dan Tanggung Jawab
- Camat
- Sekretariat
- Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
- Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan
- Seksi Tata Pemerintahan
- Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum
- Seksi Ekonomi dan Pembangunan
- Seksi Pemberdayaan Masyarakat
- Seksi Pelayanan
- Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah tenaga dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya.
Kelompok Jabatan Fungsional Kecamatan secara professional sesuai dengan kebutuhan.
Setiap Kelompok jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang tenaga fungsional yang ditunjuk diantara tenaga fungsional yang ada dilingkungan Kecamatan.
Kelompok jabatan fungsional dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Camat.
Jenis dan jenjang jabatan fungsional diatur sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Camat sebagai pelaksana Pemerintah Daerah ditingkat Kecamatan mempunyai tugas melaksanakan kewenangan pemerintah yang di limpahkan Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah dan menyelengarakan tugas umum pemerintahan. Kecamatan dipimpin oleh Camat yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Sekretariat Kecamatan mempunyai tugas membantu Camat dalam melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintahan meliputi urusan ketatausahaan, rumah tangga, umum dan Kepegwaian, Perencanaan dan keuangan, kegiatan seksi Pemerintah, ketenteraman dan Ketertiban Umum, Pembangunan, Pengembangan Ekonomi dan Pendapatan Daerah dan kesejahteraan sosial. Sekretariat Kecamatan dipimpin oleh seorang Sekretaris Kecamatan yang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat.
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, pengawasan dan pengendalian urusan surat menyurat dan kearsipan, urusan rumah tangga dan perlengkapan, penyusunan rencana kebutuhan, serta pengelolaan administrasi kepegawaian.
Sub Perencanaan dan Bagian Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok merencanakan, melaksanakan , mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pengelolaan administrasi dan pertanggung jawaban pengelolaan keuangan Kecamatan serta tugas pokok merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pelayanan dan penkoordinasian penyusunan rencana dan program kerja Kecamatan
Seksi Pemerintahan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian kegiatan bidang Pemerintahan yang meliputi pembinaan penyelenggaraan Pemerintahan Desa dan Kelurahan, pemerintahan umum, Kependudukan, catatan sipil dan pemberdayaan masyarakat. Seksi Pemerintahan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris Camat.
Seksi Ketenteraman dan Ketertiban Umum mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian kegiatan dibidang ketentraman dan ketertiban umum, yang meliputi perlindungan masyarakat, kesatuan Bangsa dan Politik. Seksi Ketenteraman dan Ketertiban Umum dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris Kecamatan.
Seksi Pembangunan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang pembangunan yang meliputi Bina Marga dan Pengairan, Cipta Karya, Tata Ruang, Kebersihan, Pertamanan dan Pemakaman. Seksi Pengembangan Ekonomi dan Pendapatan Daerah mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang Pengembangan Ekonomi dan Pendapatan Daerah yang meliputi industri dan perdagangan, pertanian, peternakan, perikanan, koperasi, Usaha Kecil dan Menengah dan Lingkungan hidup dan Pendapatan Daerah. Seksi Pembangunan dipimpin oleh seorang Kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris Kecamatan.
Seksi Pemberdayaan Masyarakat dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan pemberdayaan masyarakat.
Mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan penyusunan bahan dalam rangka pelaksanaan administrasi pelayanan umum tingkat Kecamatan.
Kelompok jabatan fungsional ini dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada camat. Kelompok jabatan fungsional ini dipimpin oleh pemegang jabatan fungsional yang paling senior. Kelompok jabatan fungsional yang berada di Kecamatan meliputi :
Tata Laksana Sistem yang Berjalan
Untuk menganalisa sistem yang berjalan pada penelitian ini menggunakan program Visual Paradigm For UML 10.0 Enterprice Edition untuk menggambarkan.
Prosedur Sistem Yang Berjalan
Urutan prosedur ini berisikan urutan proses dokumen masuk, dokumen keluar.
Prosedur Dokumen Masuk.
Pengirim Dokumen memberikan dokumen kepada Kasubag Umum.
Kasubag Umum menerima dokumen yang diberikan oleh pengirim dokumen.
Kasubag Umum kemudian mencatatnya di buku agenda dan membuatkan dokumen disposisinya.
Setelah itu Kasubag Umum memberikan dokumen beserta disposisinya kepada Camat.
Kemudian Camat mengecek dokumen untuk mengetahui tujuan dan maksud dari dokumen tersebut.
Camat memberikan instruksi kepada Sekertaris Camat terkait tujuan dokumen tersebut.
Sekertaris Camat menjalan instruksi dari Camat dengan memberikannya kembali perihal disposisi dari Camat ke Kasubag Umum.
Kemudian Kasubag Umum mendistribusikan dokumen sesuai tujuan.
Dokumen diarsipkan dan setelah itu Kasubag Umum membuat laporan untuk diberikan kepada Camat.
Prosedur Dokumen Keluar.
Kasubag Umum menerima dokumen keluar dari salah satu Seksi atau Sub Bagian.
Kemudian memberikan dokumen kepada Camat untuk disetujui atau tidak apabila surat disetujui surat ditandatangani apabila tidak diterima surat dikembalikan ke Kasubag Umum untuk diperbaiki.
Setelah dokumen ditandatangani dokumen diberikan kembali ke Kasubag Umum.
Kasubag Umum mencatatnya dibuku agenda dan memberikan nomer index serta mengarsipkan dokumen keluar.
Kasubag Umum mengirimkan Dokumen sesuai tujuan.
Kemudian Kabagian Umum membuat laporan untuk diberikan kepada Camat.
Use Case Diagram Sistem Berjalan
Use Case Diagram Dokumen Masuk Yang Berjalan
![](https://lh3.googleusercontent.com/-2ZCs9XIjydc/XjRGAobaCrI/AAAAAAAAAvs/07diahs5rv0uDitvNX7xxifd7RsD5vnjgCK8BGAsYHg/s0/2020-01-31.png)
Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram yang berjalan terdapat beberapa penjelasan :
- 1 ( satu )Sistem yang menjelaskan seluruh kegiatan Sistem kegiatan Dokumen Masuk.
- 4 ( empat )Aktor yang melakukan kegiatan, yaitu Pengirim Surat, Kasubag Umum, Camat, dan Sekertaris Camat.
- 10 ( sepuluh )Use case yang menunjukan fungsi sistem, Memberikan Dokumen, Mencatat Kedalam Buku Agenda, Membuat Dokumen Disposisi, Memberikan Dokumen beserta Disposisinya, Mengecek Dokumen, Memberikan Instruksi, Menjalankan instruksi Disposisi dari Camat, Mendistribusikan Dokumen sesuai Tujuan, Dokumen Diarsipkan, Membuat Laporan.
Use Case Diagram Dokumen Keluar Yang Berjalan
![](https://lh3.googleusercontent.com/-85VRHyF81kg/XjRHBC2nufI/AAAAAAAAAv4/JzUSuUppwUgFHKj6rhaLZyCdUeaEEECXACK8BGAsYHg/s0/2020-01-31.png)
Berdasarkan gambar 3.3 Use Case Diagram yang berjalan terdapat beberpa penjelasan :
- 1 ( Satu ) Sistem yang menjelaskan seluruh kegiatan Sistem kegiatan Dokumen Keluar.
- 4 ( Empat )Aktor yang melakukan kegiatan, yaitu Penerima Dokumen, Kasubag Umum,Seksi/Sub Bagian dan Camat.
- 8 ( delapan ) Use case yang menunjukan fungsi sistem, Memberikan Dokumen, Memberikan Dokumen Keluar, Diterima atau Ditolak, Memberikan Dokumen, Memberikan Nomor Index dan Mencatat dibuku Agenda, Dokumen Dikirm, Menerima Dokumen, Membuat Laporan..
Activity Diagram Sistem Berjalan
Activity Diagram Dokumen Masuk Yang Berjalan
![](https://lh3.googleusercontent.com/-P4OU_Q3Pm98/XjTfb2LJClI/AAAAAAAAAwI/N9j8TJ-PoDMNkcpuNTtVRkF7pMDiBIr7wCK8BGAsYHg/s0/2020-01-31.png)
Berdasarkan gambar 3.4 Activity Diagram yang berjalan terdapat beberapa penjelasan :
- 1 ( Satu ) Initial Node untuk memulai kegiatan.
- 11 ( Sebelas ) Action yang mencerminkan suatu aksi yaitu, Memberikan Dokumen, Menerima Dokumen, Mencatat dibuku Agenda, Membuat Disposisi, Menerima Dokumen beserta Disposisinya, Mengecek Dokumen, Memberi Instruksi Sesuai Disposisi, Menjalankan Instruksi, Disposisi, Mendistribusikan Dokumen Sesuai Tujuan Dokumen, Dokumen Diarsipkan, Membuat Laporan.
- 4 ( empat ) Vertical Swimlane untuk membedakan aktor yang melakukan kegiatan tersebut.
- 1 ( Satu ) Final Node untuk mengakhiri kegiatan.
Activity Diagram Dokumen Keluar Yang Berjalan
![](https://lh3.googleusercontent.com/-dnBognuNG5k/XjTiaceme5I/AAAAAAAAAwU/GJiSZxz4iw4iL6RXnN3c2_Fe7kUpI7U0gCK8BGAsYHg/s0/2020-01-31.png)
Berdasarkan gambar 3.5 Activity Diagram yang berjalan terdapat beberpa penjelasan :
- 1 ( Satu ) Initial Node untuk memulai kegiatan.
- 1 ( Satu ) Final Node untuk mengakhiri kegiatan.
- 4 ( Empat ) Vertical Swimlane untuk membedakan aktor yang melakukan kegiatan tersebut.
- 1 ( Satu ) Decision Node untuk mencerminkan pilihan eksekusi dari cek dokumen.
- 11 ( Sebelas ) Action yang mencerminkan suatu aksi yaitu, Membuat Dokumen Keluar, Memberikan Dokumen Keluar, Menerima Dokumen, Cek Dokumen, Dokumen Diterima, Memberikan Dokumen, Mencatat diBuku Agenda, Dokumen Diarsipkan, Mengirim Dokumen, Menerima Dokumen, Membuat Laporan.
Sequence Diagram Sistem Berjalan
Sequence Diagam Dokumen Masuk Yang Berjalan
![](https://lh3.googleusercontent.com/-p-J1RjlCSJA/XjeluAz-HZI/AAAAAAAAAxQ/gVvqfrb6apMDHjYvfxZrqJujk4ApbD3rQCK8BGAsYHg/s0/2020-02-02.png)
Berdasarkan gambar 3.6 Sequence Diagram yang berjalan saat ini terdapat:
- 4 ( Empat ) Actor terdiri dari Pengirim Dokumen, Kasubag Umum, Camat, Sekcam.
- 4 ( Empat ) LifeLine terdiri dari Dokumen Masuk, Kartu Disposisi, Buku Agenda, Arsip.
- 13 Messagge.
Sequence Diagram Dokumen Keluar Yang Berjalan
![](https://lh3.googleusercontent.com/-1fan-1Ax4Co/XjemR8o83oI/AAAAAAAAAxg/8GMQ1wFH0QgT6LPAaeqGErCSHimxl7SpwCK8BGAsYHg/s0/2020-02-02.png)
Berdasarkan gambar 3.7 Sequence Diagram yang berjalan saat ini terdapat:
- 3 ( Tiga ) Actor terdiri dari Kasubag Umum, Camat, Penerima Dokumen.
- 3 ( Tiga ) LifeLine terdiri dari Dokumen Keluar, Buku Agenda, Arsip.
- 11 Messagge.
Analisa Sistem Yang Berjalan
Analisa Batasan Sistem
Adapun analisa yang dilakukan lebih memprioritaskan kepada pengembangan sistem informasi electronic document management di kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang. Mulai dari proses penyimpanan dokumen masuk sampai dokumen keluar pada kantor Kecamatan Teluknaga sampai kepada realisasi dari dokumen tersebut dan pelaporannya kepada pimpinan kecamatan.
Metode Analisa Sistem
Metode Analisa SWOT
Metode analisis sistem yang dipakai adalah analisis SWOT di Analisis SWOT (SWOT analysis) yakni mencakup upaya - upaya untuk mengenali kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang menentukan kinerja sistem.
Langkah pertama, lakukan identifikasi dari faktor Internal dan Eksternal kemudian setelah semua faktor teridentifikasi maka dilakukan pembobotan serta Rating. Caranya sebagai berikut :
- Tentukan bobot SWOT, bobot dihitung : 0.0 (tidak penting) sampai 1.0 (sangat penting). Jumlah bobot untuk Opportunity dan Threats adalah 1.00, demikian juga dengan bobot Strength dan Weakness yang juga 1.00.
- Rating ditentukan mulai dari angka 1 (dibawah rata-rata), 2 (rata-rata), 3 (diatas rata-rata), dan 4 (sangat baik). Sederhananya, pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (Strength dan Opportunity) peluang yang semakin besar diberi rating + 4, tetapi peluangnya kecil, diberi rating + 1. Pemberian nilai rating ancaman kebalikkanya yang bersifat negatif (Weakness dan Threats). Misalnya, jika nilai ancamannya sangat besar, ratingnya adalah 1. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya 4.
Di dalam analisis SWOT, hasil nilai skor yang didapat akan menentukan apakah Opportunity (nilai positif) atau Threats (negatif), dan apakah faktor Strength mengungguli (+) Weakness (-), dan kemudian akan didapat 4 kwadran rekomendasi. Adapun 4 kwadran itu antara lain :
- Stability, Strategi WO (Weakness Opportunity)
- Growth, Strategi SO (Strength Opportunity)
- Diversification, Strategi ST (Strength Threats)
- Defence, Strategi WT (Weakness Threats)
Melakukan Identifikasi SWOT Faktor Internal (Internal Factor Analysis Sumamry) (IFAS)
- Kekuatan (Strength)
- Fasilitas komputerisasi mendukung
- Memiliki Fasilitas yang memadai
- Kelemahan (Weakness)
- Belum adanya sistem electronic document
- Belum adanya tenaga ahli
- Belum adanya penyimpanan yang terintegrasi
- Peluang (Opportunity)
- Perkembangan teknologi yang semakin mudah didapat dan diakses
- Memudahkan dalam setiap pelaporannya
- Ancaman (Threats)
- Kehilangan data pada saat penyimpanan dokumen
- Membutuhkan biaya yang tidak sedikit
Yang menjadi kekuatan kantor kecamatan teluknaga ini adalah :
Yang menjadi kelemahan kantor kecamatan teluknaga ini adalah :
Melakukan Identifikasi SWOT Faktor Eksternal (Eksternal Factor Analysis Summary) (EFAS)
Yang menjadi peluang kantor kecamatan teluknaga ini adalah :
Yang menjadi peluang kantor kecamatan teluknaga ini adalah :
![](https://lh3.googleusercontent.com/-nGxNKIFRcwA/XjfswRHGSWI/AAAAAAAAAxw/9D5hFYQ-ftIf0IQLXB_BI02xZnUi7Di4QCK8BGAsYHg/s0/2020-02-03.png)
![](https://lh3.googleusercontent.com/-XmXaD010NEg/XjftpuF9SqI/AAAAAAAAAx8/f1r3xIDEpX4bR9rOw8GHH4PtxPYM_ayPwCK8BGAsYHg/s0/2020-02-03.png)
![](https://lh3.googleusercontent.com/-n3qGBDg9uB0/XjfvWo0VZRI/AAAAAAAAAyI/qiYu3EQtBMk5CfWDuCf3lF0W_3RL6vsKwCK8BGAsYHg/s0/2020-02-03.png)
![](https://lh3.googleusercontent.com/-lTVU6eSHDHs/XjfvoGpfwsI/AAAAAAAAAyQ/NPIy15F50EENiyIKwgwC5G-tpLAvGMXngCK8BGAsYHg/s0/2020-02-03.png)
![](https://lh3.googleusercontent.com/-VTiGB8Qn3C4/XjfyZavbkvI/AAAAAAAAAyc/v7wusmx4ltYI2IELuiJo7Zw7tMevydNgwCK8BGAsYHg/s0/2020-02-03.png)
- SO : Menggunakan Strength dalam memanfaatkan Opportunity.
- ST : Menggunakan Strength dalam meredam Threats.
- WO : Memperbaiki Weakness untuk memaksimalkan Opportunity.
- WT : Meminimalisasikan dan memperbaiki Weakness yang ada demi mengurangi Threats.
Analisa Kebutuhan Sistem
Berdasarkan hasil analisa dari beberapa bagian dapat diambil kesimpulan bahwa yang dibutuhkan oleh pihak kecamatan ini lebih di utamakan adanya sebuah media yang dapat membantu menyimpan data-data dokumen dengan aman dan baik termasuk kontrol terhadap dokumen yang keluar masuk dari kecamatan sampai kepada realisasi dokumen tersebut. Oleh karena itu untuk merancang sistem pengarsipan yang berbasis E-Document agar dapat membantu membuat sistem informasi yang diharapkan sesuai kebutuhan kelancaran pengolahan data, sehingga faktor kesalahan manusia (human error) dapat diperkecil dan hasil yang dicapai dapat lebih efektif dan efisien serta optimal, dalam memberikan informasi dokumen masuk dan dokumen keluar kepada Camat/Pengawas. Sehingga seluruh kegiatan Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang dapat berjalan dengan baik.
Analisa Kontrol
Banyaknya permasalahan pada sistem yang berjalan saat ini juga disebabkan oleh faktor pengontrolan yang masih lemah. Pengontrolan input belum dilakukan secara maksimal, hal ini mengakibatkan perselisihan data. Kontrol pada proses masih dilakukan secara manual oleh Kasubag Umum, yaitu dengan cara menghitung data dokumen masuk dan keluar setiap hari dan crosscheck dilakukan secara manual juga. Hal ini menyulitkan proses pengontrolan. Sementara belum ada pengontrolan terhadap output, laporan yang diterima oleh pimpinan atau Camat tidak diperiksa ulang dan langsung disetujui oleh pimpinan, sehingga jika terjadi kesalahan akan sangat sulit melakukan perbaikan pada laporan. Usulan dengan adanya orang yang setiap saat melakukan pengontrolan sistem, supaya secara otomatis sistem akan terkontrol dengan baik dan melakukan pemisahan hak akses terhadap sistem yang sudah ada.
Analisa Masukan, Proses, Keluaran
Analisa Masukan
Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri. Data ini didapat ketika semua penerima dan pengirim surat telah terdaftar.
Nama Dokumen : Dokumen Masuk
Fungsi : Sebagai dokumen awal yang diterima
Sumber : Pengirim Dokumen
Media : Kertas
Tujuan : Kasubag Umum, Camat, Sub/Seksi
Frekuensi : Setiap ada dokumen masuk
Nama Dokumen : Dokumen Keluar
Fungsi : Sebagai dokumen keluar yang diajukan
Sumber : Kasubag Umum, Sub/Seksi
Media : Kertas
Tujuan : Penerima Dokumen
Frekuensi : Setiap ada dokumen keluar
Analisa Proses
Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek balik karena adanya data input. Didalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada. Ketika ada dokumen yang masuk maka Kasubag Umum mendata dokumen dan kemudian menyerahkan dokumen ke penerima dokumen, membuat laporan dan menyerahkan ke Camat dan ketika ada membuat dokumen keluar Kasubag Umum atau Sub/Seksi membuat dokumen untuk di acc oleh Camat, setelah di acc menyerahkan Dokumen ke Kasubag Umum kemudian membuat laporan.
Nama Dokumen : Dokumen Disposisi
Fungsi : Surat perintah pembuatan dokumen
Sumber : Kasubag Umum
Media : Kertas
Tujuan : Camat, Sub/Seksi
Frekuensi : Sertiap terjadi dokumen masuk
Analisa Keluaran
Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap. Meliputi : 1. Laporan pendataan dokumen masuk berupa laporan pendataan dokumen-dokumen yang masuk, yang dikumpulkan selama satu bulan. 2. Laporan pendataan dokumen keluar Berupa laporan pendataan dokumen yang keluar, yang dikumpulkan selama tiga bulan.
Nama Dokumen : Laporan Dokumen Masuk
Fungsi : Sebagai bukti dokumen masuk
Sumber : Pengirim Dokumen
Media : Kertas
Distribusi : Camat
Frekuensi : Setiap 3 bulan
Nama Dokumen : Laporan Dokumen Keluar
Fungsi : Sebagai bukti dokumen keluar
Sumber : Kasubag Umum, Sub/Seksi
Media : Kertas
Distribusi : Camat
Frekuensi : Setiap 3 bulan
Konfigurasi Sistem yang Berjalan
Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
Sistem tersebut menggunakan 1 unit komputer PC dengan spesifikasi sebagai berikut :
- Processor : Intel(R) Core(TM) i5-3427U CPU
- Monitor : LCD LG 17”
- Ram : 2 GB
- Mouse : USB Optical Mouse
- Keyboard : MS compatible
- Printer : Canon mp258
Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)
Aplikasi yang digunakan
- Windows 7
- Microsoft Word 2007
- Microsoft Excel 2007
Hak Akses (Brainware)
Untuk mengoperasikan atau mengolah data hanya dapat dilakukan oleh 3 (tiga) hak akses yaitu : Admin (Kasubag Umum), User (Sekcam), dan Pimpinan (Camat).
Permasalahan yang dihadapi
Berdasarkan analisis yang sudah dilakukan, masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :
Sistem pendataan dan pengarsipan dokumen masuk dan dokumen keluar yang dilakukan pada Kasubag Umum di Kecamatan Teluknaga masih belum maksimal karena hanya dengan menggunakan program aplikasi sederhana yaitu Microsoft Excel serta melakukan pencatatan manual dibuku agenda, karena belum adanya sistem informasi yang dapat memudahkan dalam laporan dokumen yang ada.
Dalam penyimpanan dokumen masih kurang tertata dengan baik karena tidak adanya penyimpanan dokumen yang terintegrasi, sehingga masih sering terjadinya kesalahan dalam posisi pengarsipan dokumen.
Membutuhkan waktu yang lama dalam mencari dokumen yang diperlukan kemudian dalam pembuatan laporan dokumen masuk dan dokumen keluar sangat rumit, maka dibutuhkannya sistem aplikasi yang berbentuk E-Document Management.
Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah mengamati dan menganalisa dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, Penulis mengusulkan alternatif pemecahan dari masalah yang dihadapi yaitu :
Membuat sistem pengolahan data atau E-Document Management System untuk dokumen masuk dan dokumen keluar yang mudah dioperasikan sehingga dapat meningkatkan kinerja pegawai.
Membangun sistem informasi yang sifatnya terbuka dan bisa dilihat serta diakses oleh pegawai terutama Kasubag Umum.
Mempunyai tempat penyimpanan data dokumen yang aman sehingga mencegah data-data dokumen yang ada tidak terjadi kesalahan posisi dalam penyimpanan arsip dan pelaporannya kepada atasan/Camat.
Sistem ini dapat membantu pencarian dan pencetakan file/data secara cepat tanpa harus mencari arsip printout yang bertumpuk.
User Requirement
Elisitasi Tahap I
![](https://lh3.googleusercontent.com/-CPWjkZBOf08/XjgDDduFEnI/AAAAAAAAAyw/KARWAlvVhqMAvY6_XVUOijc1mf1lqhJVACK8BGAsYHg/s0/2020-02-03.png)
Tabel 3.5 Elisitasi Tahap I
Elisitasi Tahap II
![](https://lh3.googleusercontent.com/-wMyRVLhNzaE/XjgDRH6eRlI/AAAAAAAAAy0/K14SyrG0n0c_TwrnOY9S6cTO4i1qJ0uSQCK8BGAsYHg/s0/2020-02-03.png)
Tabel 3.6 Elisitasi Tahap II
- M (Mandatory) : Dibutuhkan atau penting.
- D (Desirable) : Diinginkan atau tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan.
- I (Innessential) : Di luar sistem atau di eliminasi.
Elisitasi Tahap III
Berdasarkan Elisitasi Tahap II di atas, dibetuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan metode TOE dengan opsi HML. Requirement yang opsinya High (H) harus deliminasi. Berikut adalah requirement tersebut :
![](https://lh3.googleusercontent.com/-Vu1yDJ-D1V4/XjgDy0Es0YI/AAAAAAAAAzA/UEpFjgVEqIkB9nVoyNRiVmknQb6I6PBjACK8BGAsYHg/s0/2020-02-03.png)
Tabel 3.7 Elisitasi Tahap III
- Technical (Teknis): Terkait dengan tatacara / teknik pembuatan kebutuhan dalam sistem yang diusulkan. High dalam hal ini dapat diartikan sebagai sesuatu yang sulit dan Low sesuatu yang mudah dalam pengerjaan, sementara Middle sesuatu yang tingkat kesulitannya sedang.
- Operation (Operasional): Terkait dengan tingkat manfaat dalam penggunaan sistem yang dibangun. High dalam hal ini dapat diartikan sebagai sesuatu sangat yang bermanfaat dan Low sebagai sesuatu yang manfaatnya tidak terlalu signifikan. Sedangkan Middle dapat diartikan manfaatnya yang biasa saja.
- Economic (Ekonomi): Terkait dengan biaya yang diperlukan guna membangun kebutuhan dalam sistem. High dalam hal ini dapat diartikan yang membutuhkan biaya tinggi dan Low sebagai sesuatu yang biaya rendah. Sedangkan Middle sebagai sesuatu yang biayanya biasa saja.
Final Elisitasi
![](https://lh3.googleusercontent.com/-o6SbYP_BUpM/XjgEigcZvBI/AAAAAAAAAzI/uMg4XkQ1USojhvqfSEYaeQmGhoG1EDSIgCK8BGAsYHg/s0/2020-02-03.png)
Tabel 3.8 Final Draft Elisitasi
BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Rancangan Sistem Usulan
Prosedur Sistem Usulan
Ada beberapa prosedur usulan sistem yang dilakukan dalam menjalankan sistem E-Filing yang dibuat oleh penulis adalah sebagai berikut :
-
Kasubag Umum
-
Kasubag Umum melakukan Login sistem.
-
Kasubag Umum menampilkan Dashboard.
-
Kasubag Umum menampilkan menu Transaksi Dokumen, Laporan, Galeri File, Referensi, Pengaturan.
-
Kasubag Umum melakukan Logout sistem.
-
-
Sekertaris Camat
-
Sekertaris Camat melakukan Login sistem.
-
Sekertaris Camat menampilkan Dashboard.
-
Sekertaris Camat menampilkan menu Transaksi Dokumen, Buku Agenda, Galeri File, Referensi.
-
Dapat melakukan Logout sistem.
-
-
Camat
-
Camat melakukan Login sistem.
-
Camat menampilkan Dashboard.
-
Camat menampilkan menu Buku Agenda, Galeri File, Referensi, Pengaturan.
-
Dapat melakukan Logout sistem.
-
Use Case Diagram Sistem Usulan
![](https://lh3.googleusercontent.com/-4YkdFCP-F_A/XjgK1wlUXXI/AAAAAAAAAz4/dUflH3jVaAgojeNzET8kYt101Xoqek2KwCK8BGAsYHg/s0/2020-02-03.png)
Gambar 4.1 : Use case diagram sistem kearsipan elektronik (e-filing)
Berdasarkan gambar 4.1 diatas Use case Diagram yang diusulkan, terdapat :
- 1 (satu) Sistem yang mencakup rancangan sistem usulan kearsipan E-Filing.
- 3 (tiga) Actor yang melakukan kegiatan, yaitu : Kasubag Umum, Camat, Sekertaris Camat.
- 9 (sembilan) Use case sebagai interaksi aktor-aktor dengan sistem diantaranya :
Prosedur Login
Use Case : Menampilkan Halaman Login
Aktor : Kasubag Umum, Sekertaris Camat, Camat
Skenario :
i. Aktor membuka sistem usulan kearsipan elektronik (e-filing).
ii. Sistem menampilkan Login.
iii. Aktor melakukan login dengan memasukan username dan password.
iv. Sistem menampilkan dashboard.
Prosedur Tampilan Dashboard
Use Case : Tampilan Masuk ke dashboard
Aktor : Kasubag Umum, Sekertaris Camat, Camat
Skenario :
i. Aktor membuka sistem usulan kearsipan elektronik (e-filing).
ii. Aktor melakukan login dengan memasukan username dan password.
iii. Sistem menampilkan dashboard.
Prosedur Transaksi Dokumen
Use Case : Menampilkan Transaksi Dokumen
Aktor : Kasubag Umum, Sekertaris Camat, Camat
Skenario :
i. Aktor masuk kedalam sistem.
ii. Aktor klik transaksi dokumen.
iii. Aktor memilih apa yang ingin diinput, dokumen masuk atau dokumen keluar.
iv. Aktor dapat mengelola dokumen transaksi.
Prosedur Laporan
Use Case : Menampilkan Laporan
Aktor : Kasubag Umum, Sekertaris Camat, Camat
Skenario :
i. Aktor masuk kedalam sistem.
ii. Aktor klik Laporan.
iii. Aktor klik dokumen masuk atau dokumen keluar.
iv. Aktor memilih tanggal dokumen.
v. Sistem menampilkan Laporan Dokumen dari tanggal tersebut.
vi. Aktor dapat mencetak Laporannya.
Prosedur Galeri File
Use Case : Menampilkan Galeri File
Aktor : Kasubag Umum, Sekertaris Camat, Camat
Skenario :
i. Aktor masuk kedalam sistem.
ii. Aktor klik Galeri File.
iii. Aktor klik dokumen masuk atau dokumen keluar.
iv. Aktor memilih tanggal dokumen.
v. Sistem menampilkan dokumen sesuai tanggal tersebut.
Prosedur Referensi
Use Case : Menampilkan Referensi
Aktor : Kasubag Umum, Sekertaris Camat
Skenario :
i. Aktor masuk kedalam sistem.
ii. Aktor klik Referensi.
iii. Aktor dapat mengelola data klasifikasi dokumen dan import data.
Prosedur Pengaturan
Use Case : Menampilkan Pengaturan
Aktor : Kasubag Umum
Skenario :
i. Aktor masuk kedalam sistem.
ii. Aktor klik Pengaturan.
iii. Sistem menampilkan pilihan instansi, user, backup database, restore database.
iv. Aktor klik user.
v. Aktor dapat menambah, mengedit, menghapus user.
Prosedur Mengubah Profil
Use Case : Menampilkan Profil
Aktor : Kasubag Umum, Sekertaris Camat, Camat
Skenario :
i. Aktor masuk kedalam sistem.
ii. Aktor klik Profil.
Prosedur Logout
Use Case : Logout
Aktor : Kasubag Umum, Sekertaris Camat, Camat
Skenario :
i. Aktor melakukan logout.
ii. Sistem menampilkan halaman home.
iii. Aktor melakukan logout untuk keluar dari sistem kearsipan elektronik(E-Filing).
Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan
Activity Diagram Sistem Usulan Kasubag Umum
![](https://lh3.googleusercontent.com/-FXM5cIbhYNk/XjkJBhy0HAI/AAAAAAAAA0M/7KUxAXKkpYkBuasQWpf-He35LdAZ_b1eACK8BGAsYHg/s0/2020-02-03.png)
Gambar 4.2 Activity Diagram Usulan Kasubag Umum
Berdasarkan gambar 4.2 diatas Activity Diagram yang diusulkan, terdapat :
- 1 (satu) Initial Node sebagai objek yang diawali.
- 29 (dua puluh sembilan) Action, Sebagai sistem yang mencerminkan suatu aksi.
- 12 (dua belas) Fork Node, untuk menjelaskan beberapa aliran.
- 1 (satu) Decision Node, untuk membuat keputusan.
- 1 (satu) Final Node, sebagai akhir dari aktifitas kegiatan.
Activity Diagram Sistem Usulan Sekertaris Camat
![](https://lh3.googleusercontent.com/-OBIIMW8DuDI/XjknPzJjMtI/AAAAAAAAA1Q/pPb167tMUeAxEGGcdcuASmyxHJsWmo2LQCK8BGAsYHg/s0/2020-02-04.png)
Gambar 4.3 Activity Diagram Usulan Sekertaris Camat
Berdasarkan gambar 4.3 diatas Activity Diagram yang diusulkan, terdapat :
- 1 (satu) Initial Node sebagai objek yang diawali.
- 19 (sembilan belas) Action, Sebagai sistem yang mencerminkan suatu aksi.
- 9 (sembilan) Fork Node, untuk menjelaskan beberapa aliran.
- 1 (satu) Decision Node, untuk membuat keputusan.
- 1 (satu) Final Node, sebagai akhir dari aktifitas kegiatan.
Activity Diagram Sistem Usulan Camat
![](https://lh3.googleusercontent.com/-GabLuXtse-k/Xjknx5ll9wI/AAAAAAAAA1Y/3yBOuMPRwdUdbReErVhTlyaum-ieOs12wCK8BGAsYHg/s0/2020-02-04.png)
Gambar 4.4 Activity Diagram Usulan Camat
Berdasarkan gambar 4.4 diatas Activity Diagram yang diusulkan, terdapat :
- 1 (satu) Initial Node sebagai objek yang diawali.
- 29 (dua puluh sembilan) Action, Sebagai sistem yang mencerminkan suatu aksi.
- 10 (sepuluh) Fork Node, untuk menjelaskan beberapa aliran.
- 1 (satu) Decision Node, untuk membuat keputusan.
- 1 (satu) Final Node, sebagai akhir dari aktifitas kegiatan.
Sequence Diagram Yang Diusulkan
Sequence Diagram Sistem Usulan Kasubag Umum
![](https://lh3.googleusercontent.com/-rEzHfoDNhck/XjkkWliV9CI/AAAAAAAAA0w/Bh3UDIukW18By7LUPGZl5dXWwUbQITuNgCK8BGAsYHg/s0/2020-02-03.png)
Gambar 4.5 Sequence Diagram Usulan Kasubag Umum
Berdasarkan Gambar 4.5 Sequence Diagram usulah Kasubag Umum, terdapat :
- 1 (satu) Actor, yang melakukan kegiatan.
- 8 (delapan) Boundary Lifeline.
- 1 (satu) Control Life.
- 17 (tujuh belas) Message, Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi aktifitas yang terjadi.
Sequence Diagram Sistem Usulan Sekertaris Camat
![](https://lh3.googleusercontent.com/-x5QMHfgHfv0/Xjkr0MRbpSI/AAAAAAAAA1k/-B3zHLtOZrsULwFbfqk0YGTT3xocz9YxgCK8BGAsYHg/s0/2020-02-04.png)
Gambar 4.6 Sequence Diagram Usulan Sekertaris Camat
Berdasarkan Gambar 4.6 Sequence Diagram usulah Kasubag Umum, terdapat :
- 1 (satu) Actor, yang melakukan kegiatan.
- 7 (tujuh) Boundary Lifeline.
- 1 (satu) Control Life.
- 13 (tiga belas) Message, Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi aktifitas yang terjadi.
Sequence Diagram Sistem Usulan Camat
![](https://lh3.googleusercontent.com/-NmcTyJDux3E/XjksYsiLi8I/AAAAAAAAA1s/BFAlhtB3k0kODsGogUU3rvYlXzCQ0APPwCK8BGAsYHg/s0/2020-02-04.png)
Gambar 4.7 Sequence Diagram Usulan Camat
Berdasarkan Gambar 4.7 Sequence Diagram usulah Camat, terdapat :
- 1 (satu) Actor, yang melakukan kegiatan.
- 7 (tujuh) Boundary Lifeline.
- 1 (satu) Control Life.
- 13 (tiga belas) Message, Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi aktifitas yang terjadi.
Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan
![](https://lh3.googleusercontent.com/-L84OckHqRcs/XjktHsKn5sI/AAAAAAAAA10/st_rlvVS6kwAWbZv4IDVZ6GByUUsuKwYwCK8BGAsYHg/s0/2020-02-04.png)
Tabel 4.1 Perbedaan Sistem Berjalan dan Sistem Usulan
Rancangan Basis data
Class Diagram yang Diusulkan
Berikut ini adalah Class Diagram yang diusulkan untuk menggambarkan proses sistem pengolahan nilai akademik:
![](https://lh3.googleusercontent.com/-tvLRNspqafc/XVu2dMO593I/AAAAAAAAAZQ/J_zrQumimf02vkUii_et-s0F8x-ZQejOACL0BGAs/w530-d-h253-n-rw/class%2Bdiagaram%2Byang%2Bdiusulkan.jpg)
Gambar 4.11 Class Diagram Sistem Pengolahan Nilai Akademik
Spesifikasi Basis Data
Spesifikasi basis data merupakan sebuah design data yang dianggap telah normal. Design basis data menjelaskan media yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, panjang record. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :
-
Nama File : rb_guru
Media : Hard Disk
Isi : nip,password,nama,alamat,tempat,tanggallahir,jk Foto,telpon,agama,jabaran,ijazahdantahun,gol, Tgljdpegawai,tglmulaikerjadisekolah
Primary Key : nip.
Panjang Record : 1245
Tabel 4.2 Basis Data rb_guru
-
Nama File : jadwal_pelajaran
Media : Hard Disk
Isi :kodejdwl,kodekelas,kodepelajaran,nip, Semester,jam_mulai,jam_selesai,hari, Tahun_akademik,kb.
Primary Key : kodejdwl
Panjang Record : 88
Tabel 4.3 Basis Data jadwal pelajaran
-
Nama File : rb_kelas
Media : Hard Disk
Isi : kodekelas,nip,kelas,jumlahsiswa
Primary Key : kodekelas
Panjang Record : 65
Tabel 4.4 Basis Data rb_kelas
-
Nama File : rb_kelomok_mata_pelajaran
Media : Hard Disk
Isi : id_kelompok_mata_pelajaran, nama_kelompok_mata_pelajaran
Primary Key : id_kelompok_mata_pelajaran
Panjang Record : 233
Tabel 4.5 Basis Data rb_kelompok_mata_pelajaran
-
Nama File : rb_mata_pelajaran
Media : Hard Disk
Isi : kodepelajaran,id_kelompok_mata_pelajaran,namamatapelajaran
Primary Key : kodepelajaran
Panjang Record : 173
Tabel 4.6 Basis Data rb_mata_pelajaran
-
Nama File : rb_siswa
Media : Hard Disk
Isi : nopendaftaran,noinduk,nisn,password,nama, Alamat,tempatlahir,tanggallahir,jeniskelamin, Agama,foto,asalcalonsiswa,asalsekolah,ijazah, Namaortu,pekerjaan,status,kodekelas.
Primary Key : nopendaftaran
Panjang Record : 1.582
Tabel 4.7 Basis Data rb_siswa
-
Nama File : rb_users
Media : Hard Disk
Isi : id_user,username,password,nama_lengkap,level
Primary Key : id_user
Panjang Record : 275
Tabel 4.8 Basis Data rb_users
-
Nama File : rb_nilai
Media : Hard Disk
Isi : kodenilai,kodejdwl,noinduk,angka_pengetahuan, Deskripsi_pengetahuan,angka_keterampilan, Deskripsi_keterampilan,angka_sikap, Deskripsi_sikap.
Primary Key : kodenilai
Panjang Record : 69
Tabel 4.9 Basis Data rb_nilai
Rancangan Program
Rancangan program sistem Pengolahan nilai akademik pada SMA Islam Al Ayaniayah, berikut rancangan program sistem yang sudah dirancang oleh peneliti :
- Tampilan Halaman Login
4.12 Tampilan Halaman Login
- Tampilan Halaman Dashboard
4.13 Tampilan Halaman Dashboard
- Tampilan Halaman Data Siswa
'4.14 Tampilan Halaman Data Siswa
- Tampilan Halaman Tambah Data Siswa
4.15 Tampilan Halaman Tambah Data Siswa
- Tampilan Halaman Data Guru
4.16 Tampilan Halaman Data Guru
- Tampilan Halaman Tabah Data Guru
4.17 Tampilan Halaman Tambah Data Guru
- Tampilan Halaman Data Admin
4.18 Tampilan Halaman Data Admin
- Tampilan Halaman Data Kelas
4.19 Tampilan Halaman Data Kelas
- Tampilan Tambah Data Kelas
4.20 Tampilan Tambah Data Kelas
- Tampilan Halaman Data Mata Plejaran
4.21 Halaman Data Mata Pelajaran
- Tampilan Tambah Data Mata Pleajaran
4.22 Tampilan Tambah Data Mata Pelajaran
- Tampilan Halaman Jadwal Pelajaran
4.23 Tampilan Halaman Jadwal Pelajaran
- Tampilan Tambah Data Jadwal Pelajaran
4.24 Tampilan Tambah Data Jadwal Pelajaran
- Tampilan Halaman Cetak Laporan siswa
4.25 Tampilan Halaman Cetak laporan Siswa
Konfigurasi Sistem Usulan
Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
- Processor : Intel Pentium
- Monitor : LCD Monitor 19”
- Mouse : Toshiba
- Keyboard : Standar
- RAM : 4 GB
- Hardisk : 1 TB HDD
- Printer : Canon E410
Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)
- Windows 8.1
- Visual Paradigm for UML 10 Enterprise Edition
- Database Server : MySQL
- Microsoft Office 2013
- XAMPP v3.2.1
- PHP
- Dreamwaver
- Internet Browser: Google Chrome
Hak Akses (Brainware)
- Admin (wakasek,TU)
- Kepala Sekolah
Black Box Testing
Untuk tahap pengujian, penulis menggunakan metode blackbox testing, untuk memastikan bahwa program atau sistem yang dibuat masih terdapat bug (kesalahan) atau tidak. Dari setiap tes pengujian tidak menutup kemungkinan masih terdapat bug (kesalahan) dari sistem yang telah di tes, namun pengujian ini setidaknya dapat meminimalisir bug (kesalahan) yang terdapat didalam sistem.
Testing Black box Pada Sistem
Tabel 4.10 Testing Black box Pada Sistem
Estimasi Biaya
Agar terlaksananya penelitian ini dengan baik, lancar dan sesuai dengan target yang direncanakan sesuai dengan jadwal penelitian, maka diperlukan dana yang dapat menunjang seluruh kegiatannya diperkirakan sebagai berikut:
Tabel 4.11 Estimasi Biaya
Rancangan Waktu
Berikut yaitu jadwal kegiatan penelitian yang dilakukan oleh peneliti yaitu meliputi kegiatan persiapan, pelaksanaan, dan penyusunan laporan penelitian. Hal ini memberikan rincian kegiatan dan jadwal pelaksanaan kegiatan tersebut.
Table 4.12 Rancangan Waktu
BAB V PENUTUP
Kesimpulan
Sistem pengarsipan dokumen yang berjalan pada Kantor Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang dilakukan dengan semi komputerisasi menggunakan aplikasi Microsoft Excel dan juga buku agenda mulai dari dokumen masuk dan keluar sampai pembuatan laporannya. Dengan hal ini menyebabkan pengarsipannya masih terkendala waktu dikarenakan dengan sistem yang ada saat ini belum terintegrasi dan membutuhkan laporan yang cepat dan akurat. Sehingga untuk saat ini sistem yang berjalan masih belum memenuhi kebutuhan user.
Untuk membuat sistem pengarsipan dokumen dibutuhkan suatu aplikasi E-Filing atau E-Document dengan mengumpulkan kebutuhan sistem dimulai dari elisitasi, pengumpulan data, menganalisis sistem lama dan sistem baru dengan metode SWOT, melakukan perancangan dengan berfokus pada struktur data dengan menggunakan database MySQL, arsitektur perangkat lunak, dan Website editor Sublime Text dan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Processor) yang berkorelasi dengan XAMPP, serta melakukan pengujian dengan metode Black box Testing. Dibutuhkan juga media penyimpanan data serta keahlian sumber daya manusia yang mampu menggunakan aplikasi yang dirancang sehingga laporan yang dihasilkan datanya lebih akurat dan mampu mengatasi permasalahan yang ada.
Dibutuhkannya sebuah sistem pengarsipan (e-filing) dokumen berbasis dokumen elektronik sehingga sistem yang berjalan saat ini yang dirasa masih kurang efektif dan efisien seperti masih memerlukan banyak proses dalam pengarsipannya yang belum tersusun rapi, seperti pencatatan masih menggunakan buku agenda, berkas kadang sering tertukar bahkan hilang, dalam pencarian dokumen dan dalam pembuatan laporannya yang butuh waktu lama sehingga dapat berjalan dengan cepat dan akurat serta tidak membutuhkan waktu yang lama lagi.
Dengan membuat sistem E-filing ini laporan pengelolaan arsip menjadi simpel dan mudah dengan menggunakan dokumen elektronik dimana penyimpanan datanya yang terintergrasi membuat pelaporannya terhadap Camat dapat dipercepat dengan tinggal sekali pilih langsung bisa dicetak sehingga tidak perlu lama dalam pelaporannya.
Saran
Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem E-Filing dokumen masuk dan dokumen keluar yang sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka agar mencapai hasil optimal untuk mengatasi permasalahan yang ada, maka saran dari penulis adalah sebagai berikut :
Melakukan training atau pelatihan bagi pegawai maupun staf khususnya pada bagian umum, terhadap sistem yang baru agar sistem yang akan diterapkan dapat berjalan dengan baik sehingga tidak terjadi lagi kesalahan.
Apabila sistem baru sudah berjalan, maka perlu diperhatikan dan dilakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem, untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan pengembangan instansi tersebut.
Aplikasi yang dirancang pun masih dalam tahap Area Local, sehingga hak akses masih cukup terbatas pada kegiatan yang menyangkut administrator maupun stakeholder terkait. Kedepan dapat dikembangkan lagi yang dapat terkoneksi langsung dengan pusat.
Dimasa yang akan datang, diharapkan bagi mahasiswa atau peneliti yang mengambil judul penelitian yang sama untuk dapat mengembangakan sistem ini menjadi aplikasi yang bermanfaat seperti menggunakan aplikasi mobile atau aplikasi yang lebih baik dari sebelumnya.
DAFTAR PUSTAKA
- ↑ Kinanti Nela Anesia. 2017. “Implementasi Sms Gateway Dalam Pengolahan Informasi Akademik Siswa Menggunakan Bahasa Pemograman Php Dan Database Mysql”. Padang : Universitas Putra Indoenesia YPTK.