TA1023364607
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAPORAN
KEUANGAN PENJUALAN PADA
PT. PUTERA PASAR BARU
TUGAS AKHIR
Disusun Oleh:
NIM |
: 1023364607
|
NAMA |
: Maulida
|
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KOSENTRASI WEB BASED ACCOUNTING SYSTEM
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA
TANGERANG
(2013/2014)
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(ATMIK) RAHARJA INFORMATIKA
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAPORAN
KEUANGAN PENJUALAN PADA PT. PUTERA PASAR BARU
Disusun Oleh :
Nama |
: Maulida
|
Nim |
: 1023364607
|
Jenjang Studi |
: Diploma Tiga
|
Jurusan |
: Komputerisasi Akutansi
|
Konsentrasi |
: Web Based Accounting System (WBAS)
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, 17 Januari 2014
Direktur |
KepalaJurusan
| ||||
AMIK RAHARJA INFORMATIKA, |
Jurusan Akuntansi Komputer,
| ||||
(Drs. Po. Abas Sunarya,M.Si) |
(Euis Siti Nur Aisyah,S.Kom)
| ||||
NIP : 000603 |
NIP : 060003
|
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAPORAN
KEUANGAN PENJUALAN PADA PT. PUTERA PASAR BARU
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan komputerisasi Akuntansi
Konsentrasi Web Based Accounting System
Disetujui Oleh:
Tangerang, 17 Januari 2014
Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
(Meta Amalya Dewi, M.Kom |
(Euis Siti Nur Aisyah, S.Kom)
| ||
NID : 05065 |
NID : 060003
|
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA
LEMBAR PERSETUJUANDEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAPORAN
KEUANGANPADA PT. PUTERA PASAR BARU
Dibuat Oleh:
NIM |
: 1023364607
|
Nama |
: Maulida.
|
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim PengujiUjian
Komprehensif
Jurusan Komputerisasi Akutansi
Konsentrasi Web Based Accounting System
Tahun Akademik2013/2014
Disetujui Penguji:
Tangerang, 17 Febuari 2014
Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
(_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
NID : |
NID : |
NID :
|
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA
LEMBAR KEASLIAN TUGAS AKHIR
Saya yang bertanda tangan di bawah ini ,
NIM |
: 1023364607
|
Nama |
: Maulida
|
Jenjang Studi |
: Diploma Tiga
|
Jurusan |
: Komputerisasi Akutansi
|
Konsentrasi |
: Web Based Accounting System (WBAS)
|
Menyatakan bahwaTugas Akhir ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan,salinan, atau duplikat dari Tugas Akhir yang telah dipergunakan untuk mendapatkangelar Ahli Madya baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggilain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuatdengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksijika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, 17 Januari2014
( Maulida )
1023364607
)*Tandatangandibubuhi materai 6.000;
Abstraksi
Kemajuanteknologi yang pesat saat ini mendorong berbagai organisasi baik instansimaupun perusahaan swasta untuk memanfaatkan kemajuan tersebut dalam memberikankualitas perusahaan. Dealer Yamaha PT. Putera Pasar Baru Kota Tangerangmerupakan salah satu perusahaan penjualan sepeda motor Yamaha bergerak di bidang penjualan. LokasiPenelitian di PT. Putera Pasar Baru Tangerang, Dalam membuat Laporan Keuanganpada PT. Putera Pasar Baru Tangerang masih manual melalui beberapa tahap yaitu dengan cara mencatat setiap data penjualanpada buku laporan sehingga tidak efektif dan efisien. Dan begitu pula untukmenyusun laporan keuangan dengan melakukan pencatatan secara manual, sering terjadinya ketidaksamaan atau hasil yang didapat tidak balance karena dilakukan secara manual. Penulisan ini menggunakan metode analisa dan perancangan berorientasiobjek, dimulai dari analisa sistem berjalan menggunakan UML, elisitasikebutuhan sistem, serta penggambaran sistem yang diusulkan melalui UML. Dalaminput transaksi yang terjadi juga menggunakan konsep secara komputerisasi untukmempermudah dalam pembuatan laporan dan menghindari kesalahan dalam penulisan. Hasil akhir darilaporan ini yaitu terbentuknya rancangan program aplikasi laporan keuanganprogram yang dapat menghasilkan laporan keuangan secara cepat dan akurat.
Kata kunci : Informasi, LaporanKeuangan, Penjualan.
KATAPENGANTAR
Alhamdulillah puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karenadengan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhirini, dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Laporan Keuangan Penjualan PadaPT. Putera Pasar Baru”.
Tujuandari pembuatan Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat menyelesaikanprogram pendidikan Diploma Tiga (D3) Jurusan Komputerisasi Akuntansi di AkademiManajemen Informatika.
Penulisberharap karya tulis ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dantambahan pengetahuan bagi para pembaca umumnya serta mahasiswa khususnya.Semoga karya tulis ini dapat menjadi bahan perrbandingan dalam periodeselanjutnya, dan dapat menjadi suatu karya ilmiah yang baik.
Terselesaikannya laporan ini tidak lepas dari semua pihak yang terkait dengan bantuan bimbingan,nasehat, dorongan moral dan material, karena itu dengan segala kerendahan hatipenulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
- Drs. Po.Abas Sunarya, M.Si, selaku Direktur AMIK Raharja Informatika.
- Bapak Padeli, M. Kom Selaku Pudir 1 AMIK Raharja Informatika
- Ibu Euis Siti Nur Aisyah, S.Kom, selaku Kepala Jurusan Komputerisasiakuntansi AMIK Raharja Informatika, sekaligus dosen pembimbing kedua yangmembantu saya dalam menyelesaikan penelitian Tugas Akhir .
- Ibu Meta Amalya Dewi, M.Kom, selaku dosen pembimbing di dalam penulis laporan Tugas Akhir yang telah membantu dalam melakukan observasi, saran atas saran, waktu dan informasinya.
- Bpk. M. Aidil Ferdiansyah selaku stakeholder yang telah mengijinkan penulis untukmelakukan penelitian di perusahaannya.
- Ibu Maryati selaku admin head sekaligus pembimbing lapangan yang telah memberikan penjelasan danmasukan dalam membuat laporan ini.
- Kepada kedua orang tua dan keluarga tercinta yang telah memberikan banyak dorongan dan doa sehingga terselesaikannya laporan ini.
- Indra, Julian, dan Budiyanto yang telah banyak membantu baik dalam materi maupunpikirannya dalam pembuatan laporan ini.
- Untuk teman-temantercinta yang juga banyak member dukungan dan doa dalam penyusutan laporan ini.
Akhir kata penulis berharap semoga laporan TugasAkhir yang penulis kerjakan dapat bermanfaat baik semua pihak yang ada dilingkunganAkademi, dan terutama penulis sendiri selaku mahasiswa Amik RaharjaInformatika. Menyadari akan keterbatasan dan kekurangan yang ada pada laporanini penulis mengharapkan sumbangan kritik dan saran yang membangun sehinggadapat menyempurnakan laporan ini. Terima Kasih.
DAFTARTABEL
Tabel 3.1Elisitasi Tahap I
Tabel 3.2Elisitasi Tahap II Diagram
Tabel 1.3 Simbol SequenceDiagram
Tabel 3.1 Jurusan atau Program Studipada STMIK Raharja
Tabel 3.2 Jurusan atau Program Studipada AMIK Raharja
Tabel 3.3Elisitasi Tahap III
Tabel 3.4Final Elisitasi
Tabel 4.1Tabel Akun
Tabel 4.2Tabel jurnal_jurnal
Tabel 4.3Tabel jurnal
Tabel 4.4Tabel jurnal_detail
Tabel 4.5Tabel kelompok_Akun
Tabel 4.7Tabel perusahaaan
Tabel 4.8Rancangan Biaya
Tabel 4.9Jadwal Kegiatan
DAFTARGAMBAR
Gambar 3.1Struktur Organisasi
Gambar 3.2 Use Case Diagram sistem yang berjalan
Gambar 3.2Activity Diagram sistem yang berjalan
Gambar 4.1Use Case Diagram pada ADH dan KepalaCabang
Gambar 4.2Activity Diagram Pada ADH
Gambar 4.3Activity Diagram Pada Kepala Cabang
Gambar 4.4Sequence Diagram ADH
Gambar 4.5 Sequence Diagram Kepala Cabang
Gambar4.6 Rancangan Sistem Pada State Machine Diagram ADH
Gambar4.7 Rancangan Sistem Pada State Machine Diagram Kepala Cabang
Gambar 4.8Rancangan Sistem Class Diagram
Gambar 4.9Rancangan Tampilan Login_Adh
Gambar4.10 Rancangan Tampilan Login_Kepala Cabang
Gambar4.11 Rancangan Tampilan Username atau Password Salah
Gambar4.12 Rancangan Tampilan Halaman Utama
Gambar 4.13Rancangan Tampilan Input Transaksi
Gambar4.14 Rancangan Tampilan Jurnal Umum
Gambar4.15 Rancangan Tampilan Buku Besar
Gambar 4.16Rancangan Tampilan Neraca Saldo
Gambar4.17 Rancangan Tampilan Menu Laporan Keuangan
Gambar4.18 Rancangan Tampilan Menu Backup Database
Gambar 4.19 Spesifikasi Hardware dan Software
Gambar4.17 Gambar 4.20 Tampilan Halaman login ADH dan Kepala Cabang
Gambar 4.21 Tampilan Jika password/username salah
Gambar 4.22 Tampilan Halaman Utama
Gambar 4.23 Tampilan Jurnal Transaksi
Gambar 4.24 Tampilan Jurnal Umum
Gambar 4.25 Tampilan Buku Besar
Gambar 4.26 Tampilan Neraca Saldo
Gambar 4.27 Tampilan Laporan Keuangan
Gambar 4.28 Tampilan Backup Database
DAFTARSIMBOL
DAFTAR SIMBOL USECASE DIAGRAM
Tabel 1.1 Simbol UsecaseDiagram
DAFTAR SIMBOLACTIVITY DIAGRAM
Tabel 1.2 Simbol ActivityDiagram
DAFTAR SIMBOLSEQUENCE DIAGRAM
Tabel 1.3 Simbol SequenceDiagram
DAFTARLAMPIRAN
SuratKeterangan Dari PT. Putera Pasar Baru
SuratImplementasi Dari PT. Putera Pasar Baru
KartuBimbingan
FormulirPertemuan Stakeholder
SertifikatIT
Toefl
Prospek
Kwitansi Pembayaran
Daftar isi
BAB I
Latar Belakang
Di zaman seperti sekarangini, perkembangan yang begitu cepat, kebutuhan akan suatu Sistem Informasi sangatlah penting. Sistem Informasi saat ini tidak hanya bisa diperoleh melaluisistem manualisasi, tetapi juga bisa didapatkan dalam sistem komputerisasi. Dengan adanya perubahan sistem manualisasi menjadi sistem terkomputerisasi seperti sekarang ini, maka informasi yang diperoleh pun menjadi cepat, tepatwaktu dan akurat. Oleh karena itu banyak perusahaan atau instansi yang menggunakan sistem informasi dalam kegiatan usahanya, bukan hanya untuk meningkatkan keuntungan tapi juga untuk meningkatkan produktivitas pekerja padatiap perusahaan.
Hal ini pun dibuktikan melalui adanya persaingan dalam segala bidang. Baik dalam bidang usaha maupun dalam bidang pendidikan. Semua berlomba untuk saling meningkatkan mutu dalam bidang masing-masing. Seperti halnya pada PT. Putera Pasar Baru sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang tepat dan akurat. Namun dalam kenyataannya hal tersebut terkadang tidak sesuai dengan keinginan dan harapan yang hendak dicapai, karena terbatasnya sistem komputerisasi yang digunakan pada PT. Putera Pasar Baru tersebut.
Dengankurangnya sistem yang terkomputerisasi ini, maka banyak sekali masalah yang terjadi khususnya dalam menyusun Laporan Keuangan Penjualan pada PT. Putera Pasar Baru tersebut. Antara lain yaitu belum adanya sistem input data laporan keuangan penjualan, sistem laporan keuangan pun masih bersifat manual, pembuatan laporan keuangan masih belum akurat karena sering terjadinya kesalahan dalam penghitungan keluar masuknya uang, dansering terjadinya selisih / tidak balance akibatnya proses pembuatan laporan keuangan jadi tidak tepat waktu karena semua proses dilakukan dengan cara manual.
Oleh karena itudengan sebuah sistem komputer, semua kebutuhan akan segala sesuatu yang dikerjakan di Putera Pasar Baru tersebut akan berjalan lebih cepat, tepat danakurat. Karena sebuah sistem telah didesain sedemikian rupa agar menghasilkan hasil yang maksimal. Sehingga pada sistem laporan keuangan, prosesnyaakan lebih cepat, tepat dan akurat. Sehingga sistem ini akan lebih membantu dalam proses pembuatan Laporan Keuangan di PT. Putera Pasar Baru Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis mengambil judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAPORAN KEUANGAN PENJUALAN PADA PT. PUTERA PASAR BARU” sebagai judul Laporan Tugas Akhir.
Perumusan Masalah
- Bagaimana sistem informasi laporan keuangan penjualan pada PT. Putera Pasar Baru yang berjalan saat ini ?
- Apakah sistem informasi laporan keuangan penjualan berjalan efektif dan efisien ?
- Bagaimana merancang sistem informasi laporan keuangan penjualan untuk mengatasi permasalahan pada PT. Putera Pasar Baru?
Tujuan dan Manfaat penelitian
Tujuan Penelitian
- Untuk mengetahui atau menganalisa sistem atau prosedur laporan keuangan penjualan yang digunakan pada PT. Putera Pasar Baru yang berjalan saat ini .
- Untuk mengetahui apakah sistem laporan keuangan penjualan berjalan secara efektif danefisien.
- Untuk merancang sistem informasi laporan keuangan penjualan pada PT. Putera PasarBaru.
Manfaaat Penelitian
- Bagi Perusahaan Penelitian yang dilakukan penulis pada perusahaan selain sebagai sarana promosi agar perusahaan lebih dikenal juga laporan keuangannya dan penelitian penulis dapat dijadikan pertimbangan pihak manajemen terhadap sistem yang dikaji agar poses laporan keuangan penjualan berjalan lebih efektif dan efisien. Laporan yang dihasilkan juga dapat menjadi masukan positif ataupun rekomendasi solusi bagi permasalahan yang ada.
- Bagi Pembaca Laporan penelitian dapat dijadikan salah satu alternatif kepustakaan bagi para pembaca umumnya.
- Bagi Penulis Dengan melakukan penelitian dan menyusun Tugas Akhir ini penulis dapat menuangkan ilmu pengetahuan yang diperoleh tidak hanya mengenai aturan clerikal mengenai sebuah laporan juga mengaplikasikan teori sistem laporan keuangan penjualan pada perusahaan yang sudah ada, menambah wawasan mengenai perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif sepeda motor Yamaha yang notabene digunakan sebagai alat transfortasi dalam berkendara dan yang terakhir penulis juga menambah pengalaman dalam bersosialisai dalam dunia kerja.
Ruang Lingkup Penelitian
PT. Putera Pasar Baru banyak sekali laporan keuangan yang dibuat mulai dari laporan keuangan pembelian, penjualan, gaji karyawan dan laporan keuangan bengkel, Agar masalah yang diteliti tidak terlalu luas, maka masalah yang akan diteliti hanya mengenai sistem laporan keuangan penjualan pada PT. Putera Pasar Baru. Mulaidari bukti bukti transaksi yang terjadi, input data penjualan, pengeluaran atau beban biaya yang dikeluarkan saat penjualan, lalu dimasukan kedalam jurnal umum, buku besar, neraca saldo sampaimasuk ke laporan keuangan Laba Rugi,Perubahan Modal dan Neraca.
Metode Penelitian
Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan laporan Tugas Akhir, maka penulis menggunakan beberapa metode yang digunakan dalam penelitian laporan TA ini. Metode penelitiannya sebagai berikut:
Metode Pengumpulan Data
- Metode Observasi
- Mempelajari prosedur dari proses penjualan dan proses laporan keuangannya .
- Mempelajari sistem yang telah diterapkan saat ini.
- Perencanaan (Planning)
- Analisis(Analysis)
- Desain (Design)
- Implementasi (Implementation)
- Pemeliharaan(Maintenance)
- Pendekatan yang menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
- Pendekatan yang menekan pada elemen atau komponen,mendefisinikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
- Tujuan Sistem (Goal)
- Masukan (input)
- Proses (process)
- Penghubung sistem (interface).
- Keluaran (Output)
- Batasan Sistem(Boundary)
- Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik Sistem
- Lingkungan Sistem (Environment)
- Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Phisical System)Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secarafisik.
- Sistem Alami (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)Sistem alami adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami (natural) tanpa campur tangan manusia, sedangkan sistem buatan manusia adalah sebagai hasil kerja manusia. Contoh sistem alami adalah sistem tata surya yang terdiri dari atas sekumpulan planet, gugus bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat berupa sistem komponen yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan manusia.
- Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probalistic System) Sistem tertentu adalah suatu sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yangdapat diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sedangkan sistem tidak tentu (probalistic system) sistem tingkah lakunya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probalitas. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi yang dirancang dan dikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur yang jelas dan terstruktur.
- Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Sebaliknya, sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
- Informasi Strategis
- Informasi Taktis
- Informasi Teknis
- Teks,adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing masing item secara individual misalnya artikel koran, majalah dan lain-lain.
- Data yang terformat, adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.
- Citra (image), adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa grafik, foto, hasil ronsten, dan tanda tangan
- Audio, adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrumen musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.
- Video, adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.
- Relevan (Relevance)
- Tepat pada waktunya (Timeliness)
- Akurat (Accuracy)
2. Metode Wawancara(Interview)
3. Study Pustaka
Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan tahapan sebagai berikut :
Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya, seperti: perangkat fisik, metode dan anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap inijuga dilakukan langkah-langkah berupa: mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem dan membuat studikelayakan.
Tahap analisis merupakan tahap penelitian atassistem yang berjalan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML(Unified Modeling Language) dengan software visual paradigma yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik ataugambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (ObjectOrientied) melalui tahap : Use CaseDiagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram. yang dilakukan melalui 4(Empat) tahap, yaitu: (1) Surveyterhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap temuan survey,(3) Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasimelalui 4 tahapan, yaitu tahap 1 mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential) selanjutnya tahap 3 dengan TOE (Technical, Operational dan Economic) serta tahap final, (4)Identifikasi persyaratan sistem. Hasil analisa kemudian dibuat laporan untuk masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan<./p></div>
Sistematika Penulisan
<p align="center">BAB II
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Sebuah sistem yang tepat guna akan memberikan dampak yang positif bagi suatu perusahaan dalam pencapaian sasaran serta tujuan perusahaan. Sistem terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, diantaranya:
Menurut Jogiyanto dalam bukunya (Yakub) “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama-sama untu kmelakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu” (Yakub,2012:1.
Menurut Raymond McLeod dalam bukunya (Yakub) “Sistem adalah sekelompok elemen-elemenyang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan”(Yakub,2012:1).
Menurut Sutarman “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama” (Sutarman,2009:13).
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam pendefinisian sistem, yaitu :
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kumpulan atau kelompok dari elemen atau komponen yang saling berhubungan atau saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu.
Karakteristik Sistem
Menurut McLeod dalam bukunya (Yakub,2012:3), ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem yang akan dijabarkan di bawah ini :
Tujuan ini menjadi motivasi yang mengarahkan pada sistem, karena tanpa tujuan yang jelas sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (terlihat secara fisik) maupun yang tidak tampak.
Proses (process) merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna.
Penghubung sistem (interface) merupakan media yang menghubungkan sistem dengan sub-sistem yang lain, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
Keluaran (Output) merupakan hasil dari pemrosesan sistem dan keluaran dapat menjadi masukan untuk subsistem lain.
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah diluar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback) yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
Lingkungan sistem (environment) adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
Klasifikasi Sistem
Menurut McLeod dalam bukunya (Yakub,2012:4) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian :
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun renca penjualan.
Informasi ini dibutuhkan untuk kepentingan operasional sehari-hari.
Definisi Data
Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau item.
Menurut McLeod dalam bukunya (Yakub) “ Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai”(Yakub,2012: 5).
Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
Definisi Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Informasi (information) dapat di definisikan sebagai berikut :
Menurut McLeod dalam bukunya (Yakub), “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, informasi disebut juga data yang diproses atau data yang memiliki arti”(Yakub,2012:8).
Menurut Maimunah dkk dalam jurnal CCIT (2012:57) “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan”. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna danlebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian(event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.
Menurut McLeod dalam bukunya (Yakub) Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut:“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimannya, informasi disebut juga data yang diproses atau data yang memiliki arti” (Yakub,2012: 8).
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasiadalah sistem yang mengkoordinasikan orang, fasilitas, teknologi, media,prosedur-prosedur dan pengendalian yang kemudian menghasilkan suatu informasiyang bermanfaat untuk pengambilan keputusan dan di distribusikan kepada pemakai.
Kualitas Informasi
Terbentuknya informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data hingga sampai kepengguna informasi tersebut, maka informasi tersebut haruslah mempunyai kualitas yangbaik.
Menurut Jogiyanto dalam bukunya (Yakub,2012:9), kualitas dari informasi (quality of information) sangat tergantung dari tiga hal yaitu sebagai berikut:
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya dan relevansi informasi untuk tiap-tiap orang akan berbeda-beda.
Informasi tersebut datang pada penerima tidak bolehterlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai guna lagi, karena informasi merupakan landasandi dalam pengambilan keputusan.
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harusa kurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merusak informasi.
Fungsi Informasi
Terbentuknya informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data hingga sampai kepengguna informasi tersebut, maka informasi tersebut haruslah mempunyai kualitas yangbaik.Fungsi Informasi yang utama adalah menambah pengetahuan dan mengurangi ketidak pastian pemakai akan suatu informasi. Fungsi yang penting lainnya adalah memberikan standar-standar aturan ukuran dan aturan keputusan untuk menentukan dan penyebaran tanda-tanda kesalahan dan umpan balik guna mencapai tujuan.