TA1022364329
ANALISA SISTEM PENGELOLAAN
ALAT TULIS KANTOR PADA
PT. AVRIST ASSURANCE
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
OLEH:
1422477635 IHSAN MAULANA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
RAHARJA
(2014/2015)
LEMBAR PERSETUJUAN
ANALISA SISTEM PENGELOLAAN
ALAT TULIS KANTOR PADA
PT. AVRIST ASSURANCE
Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada
Jurusan Teknik Informatika Konsentrasi Software Engineering
STMIK Raharja Tahun Akademik 2014/2015.
Tangerang, 08 Januari 2015
Dosen Pembimbing
( Drs. Radiyanto, M.Pd )
NID. 08183
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Saya yang bertandatangan di bawah ini,
Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
Dalam era perkembangan teknologi seperti sekarang ini, efisiensi waktu dan tenaga sangatlah diperlukan dalam dunia bisnis. Dalam pengelolaan sistem alat tulis kantor pada PT. Avrist Assurance masih bersifat manual baik dalam proses pemesanan,perhitungan stok, maupun laporan bulanan. Dengan demikian melalui penelitian dalam Kuliah Kerja Praktik ini akan dibuat suatu pemecahan masalah yang mampu mengatasi hal tersebut. Dalam sebuah analisis sistem Alat Tulis Kantor ini berfungsi sebagai media yang memungkinkan sebuah perbaikan sistem dalam mengadakan permintaan alat dan bahan, dan memudahkan si petugas dalam mengelola ketersediaan alat dan bahan baik dari segi perhitungan stok maupun laporan-laporan yang dibutuhkan. Berdasarkan hasil pengujian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi ini dapat memberikan kemudahan kepada petugas atau staf terkait untuk melihat stok dan memesan Alat Tulis Kantor yang dibutuhkan, sistem dapat mengetahui sisa stok Alat Tulis Kantor yang ada, sistem dapat memberikan informasi mengenai laporan transaksi yang terjadi baik penambahan maupun pengurangan stok Alat Tulis Kantor.
Kata Kunci: Analisis, Alat Tulis Kantor, Stok, Laporan
ABSTRACT
In the era of technological developments, as now, the efficiency of time and energy is needed in the business world. In the management of office stationery system at PT. Assurance Avrist still manual either in the booking process, the calculation of stock, as well as monthly reports. Thus, through research in Field Work Practice will be made a problem-solving that is able to overcome it. In an analysis of the system's Stationery Office serves as a medium that allows an improvement in the system of holding demand tools and materials, and facilitate the clerk to manage the availability of tools and materials stocks in terms of both calculation and reports required. Based on the test results it can be concluded that the information system is to provide convenience to the officer or the staff concerned to see the stock and ordering Stationery Office required, the system can determine the remaining stock of existing Stationery Office, the system can provide information about the transactions made in reporting the addition and reduction of stock Stationery Office.
Keywords : Analysis, Office Stationery, Stock, Report
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya, sehingga laporan Kuliah Kerja Praktek Penulis dapat berjalan dengan baik dan selesai dengan semestinya. Adapun judul yang diambil adalah “ANALISA SISTEM PENGELOLAAN ALAT TULIS KANTOR PADA PT. AVRIST ASSURANCE” .
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan, dikarenakan keterbatasan kemampuan penulis dalam mendapatkan berbagai sumber yang menjadi bahan acuan dalam penyusunan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun agar dapat lebih bermanfaaat pada masa yang akan datang.
Namun demikian berkat adanya bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak, akhirnya Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini,antara lain :
- Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja dan juga sebagai Dosen Pembimbing yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
- Bapak Drs. PO. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
- Bapak Junaidi, M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika Perguruan Tinggi Raharja.
- Bapak Drs. Radiyanto, M.Pd selaku pembimbing yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu dan memberikan bimbingan serta pengarahan kepada penulis.
- Bapak Yayat Riyatno selaku pembimbing lapangan Kuliah Kerja Praktek, terima kasih atas pengarahan dan saran-sarannya yang telah memberikan banyak ilmunya selama penulis menjalani Kuliah Kerja Praktek.
- Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan banyak ilmu pengetahuan yang memperluas wawasan penulis.
- Kedua orang tua, kaka, adik dan saudara keluarga yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.
- Dan semua rekan-rekan mahasiswa/i yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.
Akhir kata, besar harapan penulis mudah-mudahan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan menambah pengetahuan bagi pembaca sekalian.
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Nama Gambar
Gambar 2.1. Nama Gambar
Gambar 2.2. Nama Gambar
Gambar 3.1. Nama Gambar
Gambar 3.2. Nama Gambar
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
Perkembangan informasi pada saat ini mengalami kemajuan yang pesat, sehingga peranan teknologi informasi bagi suatu perusahaan sangat penting untuk mendapatkan informasi yang jelas, tepat waktu dan dapat dipertanggungjawabkan.
PT INKO SUKSES JAYA sebagai suatu perusahaan yang bergerak dibidang jasa export-Import yang dalam kegiatannya membutuhkan efisiensi dan kemudahan dalam melakukan proses pendanaan hingga penagihan kepada customer agar tidak terjadi keterlambatan pembayaran tagihan. Dengan adanya teknologi informasi maka sangat membantu pelaksanaan penerbitan invoice berdasarkan payment voucher. Pada PT INKO SUKSES JAYA pembuatan invoice terasa amat rumit karena setiap invoice yang terbit, nomor invoice dicatat manual, sehingga besar kemungkinan tercetak nomor yang sama pada invoice berikutnya jika user lupa menulis nomor invoce sebelumnya sehingga membuat kerancuan dalam proses laporan keuangan. Kadang suatu invoice akan memakan waktu yang lama untuk untuk diterbitkan.
Penulis mencoba menganalisa kekurangan ini untuk membantu mepermudah pembuatan invoice berdasarkan payment voucher yang diterbitkan dan penomoran invoice akan secara otomatis tercetak tanpa harus dicatat dalam buku manual pada akhir setiap cetak invoice. Peranan komputer disini sangat berguna untuk memberi dukungan dan bantuan pada sistem. Dengan bantuan sistem pun, pihak manajeman selaku pengambil keputusan perusahaan dapat dengan cepat mengambil tindakan berkaitan dengan pendanaan operasional perusahaan. Berdasarkan latar belakang itu, maka penulis mengambil judul “SISTEM INFORMASI PENERBITAN INVOICE BERBASIS WEB PADA PT INKO SUKSES JAYA”
Permasalahan yang dihadapi pada PT.INKO SUKSES JAYA adalah pekerjaan pencatatan invoice masih dilakukan secara manual, akibatnya :
Proses pembuatan invoice memerlukan waktu yang lama sehingga memperlambat invoice sampai ke tangan customer.
Sering terjadi double nomor invoice yang menyebabkan kerancuan data dalam laporan keuangan.
Belum tersedianya laporan yang lengkap untuk pengambilan keputusan.
Agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan yang sebenarnya mengenai sistem penerbitan payment voucher hingga menjadi invoice pada PT INKO SUKSES JAYA. Penulis hanya membatasi pada proses penerbitan voucher pembayaran (Payment Voucher), pengumpulan voucher sesuai nama perusahaan, diterbitkannya invoice sesuai pengerjaan masing-masing perusahaan hingga bentuk laporan yang diakses oleh pihak manajemen.
Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini sebagai salah satu syarat untuk mendapat gelar Ahli Madya juga sebagai sarana mahasiswa Menerapkan ilmu yang didpatkan dalam bangku perkuliahan ke dunia kerja.
Dalam penulisan laporan ini, penulis membagi tujuan dalam (3) tiga kriteria yaitu :
1. Tujuan operasional
Tujuan Operasional dari penelitian ini adalah
Mengetahui bagaimana sistem pengelolaan Alat Tulis Kantor yang sedang berjalan saat ini.
Mengetahui bagaimana proses pengelolaan Alat Tulis Kantor.
Mengetahui apakah proses laporan pengelolaan Alat Tulis Kantor yang berjalan dapat dibuat secara cepat dan akurat.
2. Tujuan fungsional
Tujuan fungsional dari penelitian ini yaitu
Mampu menganalisa sistem manajemen pengelolaan Alat Tulis Kantor yang sedang berjalan.
Mampu menganalisa proses pembuatan laporan pengelolaan Alat Tulis Kantor pada PT. Avrist Assurance.
3. Tujuan individual
Tujuan Individual adalah .
Menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah pada dunia kerja.
Menambah pengalaman secara langsung bagi penulis, agar siap menghadapi dunia kerja nantinya.
Sebagai syarat bagi penulis untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi nantinya.
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
Menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama belajar di perguruan tinggi raharja dengan membuat laporan secara sistematis.
Untuk mendapatkan informasi yang akurat serta hasil yang efektif dan efisien dari prosedur pengelolaan Alat Tulis Kantor.
Mengetahui kendala-kendala pada sistem pengelolaan Alat Tulis Kantor pada PT. Avrist Assurance.
Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam pembuatan Laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek) menggunakan metode sebagai berikut:
1.Metode Observasi (Pengamatan)
Peneliti telah melakukan pengamatan secara langsung terhadap proses pengelolaan Alat Tulis Kantor yang berjalan pada PT. Avrist Assurance. Kemudian dari pengamatan yang telah dilakukan, peneliti dapat mengumpulkan data sebagai sumber informasi dalam hal membantu menganalisa dalam rangka pembangunan sistem tersebut.
2.Metode Wawancara
Metode ini dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab dengan seorang atau beberapa narasumber secara langsung pada perusahaan tempat KKP berlangsung. Metode ini dilakukan guna memperoleh data yang lebih detail serta memperkuat data sebelumnya saat melakukan pengamatan secara langsung.
3.Metode Pustaka
Metode ini berfungsi untuk mendapatkan informasi serta data dari beberapa sumber (literatur) atau buku untuk kebutuhan penganalisaan dan perancangan yang terkait dengan laporan ini.
Untuk memudahkan dalam membuat penulisan laporan dan pembahasanya secara sistematis, maka penulisan laporan KKP ini terdiri dari beberapa sub bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang informasi umum, yaitu latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, waktu dan tempat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini dijelaskan beberapa definisi yang sesuai dengan penelitian dan beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.
BAB III PEMBAHASAN
Bab ini berisikan gambaran dan sejarah singkat PT. Avrist Assurance, struktur organisasi, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, analisa proses, UML (Unified Modelling Language) sistem yang berjalan, serta alternatif pemecahan masalah.
BAB IV PENUTUP
Bab ini Berisikan kesimpulan dan saran dari hasil laporan KKP.
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
Untuk mendukung pembuatan laporan ini, maka perlu dikemukakan hal-hal atau teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan dan ruang lingkup pembahasan sebagai landasan dalam pembuatan laporan ini.
1. Definisi Analisis Sistem
Menurut Yakub (2012:142)[1], Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada, dengan menganalisa jabatan dan uraian tugas (business users), proses bisnis (business prosess), ketentuan atau aturan (business rule), masalah dan mencari solusinya (business problem and business soulution), dan rencana-rencana perusahaan (business plan).
Menurut Mulyato (2009:125)[1], Analisa sistem adalah teori sistem umum yang sebagai sebuah landasan konseptual yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang/mennganti output yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain (biasa jadi lebih sederhana dan lebih interatif) atau melakukan beberapa perbaikan serupa.
Menurut McLeod (2012:8)[1], Analisis sistem adalah penelitian terhadap sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaharui sistem yang telah ada tersebut.
Menurut Andi (2010:27)[1], “Analisa sistem adalah sebuah sebuah proses penelaahan sebuah sistem informasi dan membaginya ke dalam komponen-komponen penyusunnya untuk kemudian dilakukan penelitian sehingga diketahui permasalahan-permasalahan serta kebutuhan-kebutuhan yang akan timbul, sehingga dapat dilaporkan secara lengkap serta diusulkan perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut”.
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli dapat saya simpulkan bahwa analisis sitem merupakan suatu tahapan prosess sebuah sistem secara umum menjadi landasan konseptual yang mempunyai tujuan kemudian untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam suatu sistem tertentu.
2. Tahap-tahap Analisis Sistem
Menurut Mulyanto (2009:126)[1], Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tahapan ini bisa merupakan tahap yang mudah jika klien sangat paham dengan masalah yang dihadapi dalam organisasinya dan tahu betul fungsionalitas dari sistem informasi yang akan dibuat. Tetapi tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika client tidak bisa mengidentifikasi kebutuhannya atau tertutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail-detail proses bisnisnya.
Menurut Mulyanto (2009:129)[1], Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem, diantaranya adalah:
- Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah.
- Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
- Analysis, yaitu melakukan analisa terhadap sistem.
- Report, yaitu membuat laporan dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu.
Menurut Wahana Komputer(2010:27)[1], Pada analisa sistem dikenal beberapa tahap yaitu :
3. Fungsi Analisis Sistem
Adapun fungsi analisa sistem adalah sebagai berikut :
- Mengidentifikasi masalah–masalah kebutuhan pemakai (user).
- Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
- Memilih alternatif–alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat.
- Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya. Pada tugas atau fungsi terakhir dari analisa sistem menerapkan rencana rancangan sistemnya yang telah disetujui oleh pemakai.
Menurut Mustakini (2009:34)[1],Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu
Mendefinisikan sistem secara umum sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu sebagai satu kesatuan.(Agus Mulyanto, 2009:1)[2]
Mendefinisikan sistem dalam bidang sistem informasi sebagai “sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama, untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima proses input serta menghasilkan input dalam proses transformasi yang teratur”.
Menurut Jogiyanto (2012)[2],Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu.
Menurut Raymond McLeod (2012)[2],Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan.
Menurut Tata Sutabri (2012:16)[2],Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung sama lain, dan terpadu.
Dengan demikian pengertian sistem dapat disimpulkan sebagai suatu prosedur yang saling berhubungan satu sama lain dimana dalam sebuah sistem terdapat suatu masukan, proses dan keluaran, untuk mencapai tujuan yang diharapkan.(Agus Mulyanto, 2009:2).[2]
Menurut Tata Sutabri (2012:20)[1],sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
- Komponen Sistem (Components System)
- Batas Sistem (Boundary System)
- Lingkungan Luar Sistem (Environment System)
- Penghubung Sistem (Interface System)
- Masukan Sistem (Input System)
- Pengolahan Sistem (Processing System)
- Keluaran Sistem (Output System)
- Sasaran Sistem (Objective) dan tujuan (Goals)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebutdisebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
Hasil energi diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukanbagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsitem lain.
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidakmemiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiapkasus yang terjadi dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya, (Tata Sutabri, 2012:22)[1]
- Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
- Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
- Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)
- Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, dan sistem persediaan barang.
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine system. Misalnya sistem informasi berbasis komputer.
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sebagai contoh adalah hasil pertadingan sepak bola. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya kematian seseorang.
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak di luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi pada kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Contohnya adalah sistem adat masyarakat Baduy. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Misalnya sistem musyawarah.
(Tata Sutabri, 2012:22)[1], Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :
- Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
- Sistem Alami (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
- Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probalistic System)
- Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
Sistem alami adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami (natural) tanpa campur tangan manusia, sedangkan sistem buatan manusia adalah sebagai hasil kerja manusia. Contoh sistem alami adalah sistem tata surya yang terdiri dari atas sekumpulan planet,gugus bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat berupa sistem komponen yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan manusia.
Sistem tertentu adalah suatu sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sedangkan sistem tidak tentu (probalisticsystem) sistem tingkah lakunya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probalitas. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi yang dirancang dan dikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur yang jelas dan terstruktur.
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Sebaliknya, sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau item. Menurut McLeod dalam bukunya Yakub (Yakub,2012:5)[1], “ Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai”. Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
- Teks, adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing masing item secara individual misalnya, artikel koran, majalah dan lain-lain.
- Data yang terformat, adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.
- Citra (image), adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa, grafik, foto, hasil rontgen, dan tanda tangan.
- Audio, adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrumen musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.
- Video, adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.
Menurut McLeod dalam bukunya Yakub(Yakub,2012:8)[1], “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, informasi disebut juga data yang diproses atau data yang memiliki arti”.
Menurut Maimunah dalam jurnal CCIT (2012:284)[1], Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan.
Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, diantaranya yaitu (Agus Mulyanto, 2009 : 247) :[1]
a. Akurasi ( Accuracy )
Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.
Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:
- Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
- Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.
- Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama.
b. Tepat Waktu ( Timeliness )
Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut.
c. Relevansi ( Relevancy )
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.
- ↑ 1,00 1,01 1,02 1,03 1,04 1,05 1,06 1,07 1,08 1,09 1,10 1,11 1,12 1,13 1,14 Sutabri, Tata. 2012. “Konsep Sistem Informasi”. Yogyakarta: Andi Offset
- ↑ 2,0 2,1 2,2 2,3 2,4 Jogiyanto Bukunya Yakub. 2012. “Pengantar Sistem Informasi”.Graha Ilmu
