SI1511490121

Dari widuri
Revisi per 19 September 2019 04.27 oleh Dian Hariri (bicara | kontrib) (←Membuat halaman berisi '<br> <div style="font-size: 16pt;font-family: 'times new roman';text-align: center;"> <p style="line-height: 1">'''PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA'''</P>...')

(beda) ← Revisi sebelumnya | Revisi terkini (beda) | Revisi selanjutnya → (beda)

Lompat ke: navigasi, cari


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA

DOKUMEN DAN ADMINISTRASI MELALUI METODE

WEB PADA PT. KNK GLOBAL


SKRIPSI






Disusun Oleh :

NIM : 1511490121

NAMA : DIAN HARIRI ASIH WIRYANTI


FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

UNIVERSITAS RAHARJA

TANGERANG

(2018/2019)



UNIVERSITAS RAHARJA

 


LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA

DOKUMEN DAN ADMINISTRASI MELALUI METODE

WEB PADA PT. KNK GLOBAL

Disusun Oleh :

NIM
: 1511490121
Nama
Fakultas
: Sains dan Teknologi
Program Pendidikan
: Strata Satu
Program Studi
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen

   

Disahkan Oleh :

Tangerang, Juli 2019

Rektor
       
Ketua Program Studi
Universitas Raharja
       
Program Studi Sistem Informasi
           
           
           
           
(Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si)
       
NIP : 000603
       
NIP : 078010




UNIVERSITAS RAHARJA


LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA

DOKUMEN DAN ADMINISTRASI MELALUI METODE

WEB PADA PT. KNK GLOBAL


Dibuat Oleh :

NIM
: 1511490121
Nama

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen


Disetujui Oleh :

Tangerang, Juli 2019

Pembimbing I
   
Pembimbing II
       
       
       
       
( Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom)
   
(Dr. Dadan Ramdhani, SE.,M.Si.,Akt.,CA)
NID : 10002
   
NID : 07133




UNIVERSITAS RAHARJA


LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA

DOKUMEN DAN ADMINISTRASI MELALUI METODE

WEB PADA PT. KNK GLOBAL


Disusun Oleh :

NIM
: 1511490121
Nama
Program Pendidikan
: Strata Satu
Program Studi
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen

   

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

  
Tangerang, Juli 2019
   
(Dian Hariri Asih Wiryanti)
NIM : 1511490121

 

)*Tanda tangan dibubuhi materai 6.000;




ABSTRAK

Hampir berbagai sektor industri, pekerjaan rumah tangga dan kegiatan sehari-hari sudah menggunakan Teknologi Informasi, Sistem Informasi, dan kecerdasan buatan. Teknologi Informasi saat ini telah menyebar di semua bidang sistem penyimpanan data dokumen dan administrasi PT KNK GLOBAL masih menggunakan sistem yang bersifat manual, dimana sitem sistem penyimpanan masih bersifat manual dan masih membuat folder baru jika ada dokumen baru dan membutuhkkan waktu yang cukup lama ketika akan mencari data dokumen tersebut. Berdasarkan permasalahan tersebut maka dirancang sebuah sistem berbasis web dan aplikasi yang akan mempermudah pengarsipan, mengatur dan mengontrol dokumen. Dengan penerapan sistem ini dan aplikasi ini diharapkan dapat memperbaiki system penyimpanan dokumen pada PT KNK GLOBAL. Prototype sistem tersebut nantinya sangat membantu bagi orang yang ingin menggunakan sistem pengarsipan dokumen terpusat dan terstruktur, sehingga memudahkan system pengarsipan dokumen.

Kata Kunci : Pengarsipan ,Pengendalian Dokumen, Teknologi.


ABSTRACT


Almost various industrial sectors, domestic work and daily activities have used Information Technology, Information Systems, and artificial intelligence. Information Technology has now spread across all fields of document data storage systems and administration. PT KNK GLOBAL still uses a manual system, where the storage system system is still manual and still creates a new folder if there are new documents and requires a long time to search. document data. Based on these problems, it is designed a web-based system and application that will facilitate archiving, managing and controlling documents. With the implementation of this system and this application it is expected to improve the document storage system at PT KNK GLOBAL. The prototype system will be very helpful for people who want to use a centralized and structured document filing system, making it easier for document archiving systems.

Keywords: Archiving, Controlling documents, Technology




KATA PENGANTAR


Alhamdulillah, puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi dengan judul " PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA DOKUMEN DAN ADMINISTRASI MELALUI METODE WEB PADA PT KNK GLOBAL “.

Tujuan penulisan Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan Strata 1 Program Studi Sistem Informasi pada Universitas Raharja.

Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada:

  1. Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si. selaku Rektor Universitas Raharja.
  2. Bapak Dr. Henderi, S.Kom., M.Kom. selaku Dekan Fakultas Universitas Raharja.
  3. Bapak Padeli, M.Kom. selaku Wakil Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Raharja.
  4. Ibu Euis Sitinur Aisyah, M.Kom. selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
  5. Ibu Nur Azizah, M.Kom., M.Akt.sebagai Dosen Pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
  6. Bapak Dr. Dadan Ramdhani, SE.,M.Si.,Akt.,CA.sebagai Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, masukan, dan motivasi kepada penulis.
  7. Bapak Miler selaku stakeholder yang telah memberikan kontribusi besar di dalam lancarnya proses penelitin skripsi ini.
  8. Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Universitas Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan motivasi kepada penulis.
  9. Keluarga tercinta yang telah memberikan doa, dukungan moril maupun materil sehingga Skripsi ini apat terselesaikan dengan baik.
  10. Teman - teman seperjuangan yang selalu ada dan memberikan semangat.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.

  
Tangerang, Juli 2019
   
(Dian Hariri Asih Wiryanti)
NIM : 1511490121



Daftar isi



DAFTAR GAMBAR

  1. Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. KNK GLOBAL
  2. Gambar 3.2. Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan
  3. Gambar 3.3. Activity Diagram Yang sedang berjalan
  4. Gambar 3.4. Sequence Diagram Yang Sedang Berjalan
  5. Gambar 4.1. Use Case Diagram Yang Diusulkan
  6. Gambar 4.2. Activity Diagram Surat Masuk Yang Diusulkan
  7. Gambar 4.3. Activity Diagram Surat Keluar Yang Diusulkan
  8. Gambar 4.4. Sequence Diagram Login Yang Diusulkan
  9. Gambar 4.5. Sequence Diagram Surat Masuk Yang Diusulkan
  10. Gambar 4.6. Sequence Diagram Surat Keluar Yang Diusulkan
  11. Gambar 4.7. Sequence Diagram Laporan Surat Masuk Yang Diusulkan
  12. Gambar 4.8. Sequence Diagram Laporan Surat Keluar Yang Diusulkan
  13. Gambar 4.9. Sequence Diagram User Yang Diusulkan
  14. Gambar 4.10. Class Diagram Yang Diusulkan
  15. Gambar 4.11. Rancangan Prototype Login
  16. Gambar 4.12. Rancangan Prototype Halaman Home
  17. Gambar 4.13. Rancangan Prototype Halaman Surat Masuk
  18. Gambar 4.14. Rancangan Prototype Halaman Surat Keluar
  19. Gambar 4.15. Rancangan Prototype Halaman Referensi
  20. Gambar 4.16. Rancangan Prototype Halaman User
  21. Gambar 4.17. Tampilan Rancangan Halaman Login
  22. Gambar 4.18. Tampilan Rancangan Halaman Utama
  23. Gambar 4.19. Tampilan Rancangan Halaman User
  24. Gambar 4.20. Tampilan Program Halaman Surat Masuk
  25. Gambar 4.21.. Tampilan Program Halaman Surat Keluar
  26. Gambar 4.22. Tampilan Program Halaman Referensi
  27. Gambar 4.23. Tampilan Program Halaman Laporan Surat Masuk
  28. Gambar 4.24. Tampilan Program Halaman Laporan Surat Keluar

DAFTAR TABEL

  1. Tabel 3.1 Elisitasi Tahap 1
  2. Tabel 3.2 Elisitasi Tahap 2
  3. Tabel 3.3 Elisitasi Tahap 3
  4. Tabel 3.4 Elisitasi Tahap Final
  5. Tabel 4.1 File User
  6. Tabel 4.2 File Surat Masuk
  7. Tabel 4.3 File Surat Keluar
  8. Tabel 4.4 Klasifikasi
  9. Tabel 4.5 Aprovel
  10. Tabel 4.6 Blacbox Menu Registrasi Akun Halaman Login
  11. Tabel 4.7 Blacbox Menu Referensi
  12. Tabel 4.8 Blacbox Menu Surat Masuk
  13. Tabel 4.9 Blacbox Menu Surat Keluar
  14. Tabel 4.10 Blacbox Menu User
  15. Tabel 4.11 Estimasi Biaya
  16. Tabel 4.12 Rancangan Waktu

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM


DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM



BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

PT KNK Global merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri sepatu karet (Colcement Shoes-Nike) dengan orientasi pasar ekspor karena hasil produksinya adalah ditujukan keberbagai Negara di Asia maupun Amerika. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 10 September 1983 dengan status perseroan Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN). Dengan VISI, menjadi perusahaan terbaik yang kreatif dan inovatif peduli dan cinta karyawan serta menciptakan peningkatan sosial yang berwawasan lingkungan dan MISI, menghasilkan sepatu kualitas yang mendunia.

Untuk mencapai visi, misi, produktifitas yang maksimal, memenuhi kebutuhan audit dan mencapai target yang diinginkan, PT KNK GLOBAL harus melakukan berbagai cara, terutama pada pengembangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi yang modern. Seandainya pengoptimalan penggunaan komputer dapat terwujud, maka segala permasalahan yang dialami dapat di atasi. Hal ini akan memberikan banyak keuntugan baik dari segi pengolahan data, sehingga bentuk laporan yang di inginkan selesai pada waktu yang di tentukan.

Adapun proses monitoring pengendalian dokumen dan administrasi yakni dimulai dengan pengecekan data aktual dan pencatatan dilapangan produksi, pengumpulan data tiap departemen disimpan dalam komputer masing-masing departemen tanpa menggunakan koneksi jaingan internet, kemudian melakukan penginputan dan penyimpanan data menggunakan komputer disimpan difolder dalam bentuk file, dalam hal ini tingkat keamanan data beresiko tinggi akibat rusak dan hilangnya data. Seperti terkena virus, terhapus, korup dan lain sebagainya. Masalah utama yang timbul dapat dilihat dari:

  1. Segi waktu, adapun jumlah data masuk di PT KNK GLOBAL berkisar puluhan data perharinya, maka akan menggunakan waktu yang lama untuk proses penginputan data-data yang dibutuhkan. Selain dari pada itu apabila data yang dibutuhkan hilang maka akan sulit dalam pencariannya karna tidak tersimpan secara rapih dan aman. Serta untuk mencari data-data yang telah disimpan, karyawan memerlukan waktu lama.
  2. Segi dokumen atau backup data, banyaknya dokumen yang menumpuk. Sehingga pencarian data menjadi lebih sulit serta memperbesar kemungkinan kehilangan data ketika sewaktu-waktu data tersebut diperlukan oleh bagian internal perusahaan. Selain dari pada itu dalam penyimpanan memerlukan banyak memori untuk menyimpan data tersebut.

Segi keamanan data, kurang telitinya karyawan dalam melakukan pengolahan data, sehingga belum dapat menghasilkan informasi yang akurat. Sementara itu tingkat keamanan data beresiko tinggi akibat rusak dan hilangnya data. Seperti terkena virus, terhapus, korup dan lain sebagainya. Berdasarkan kebutuhan dari PT KNK GLOBAL, tujuan dan fokus dari tugas akhir ini adalah menganalisa dan merancang sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi dengan memanfaatkan jaringan internet yakni berbasis web.

Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya, diperoleh rumusan masalah, sebaga berikut:

  1. Bagaimana sistem pengendalian dokumen membutuhkan banyak waktu untuk pendistribusian dokumen kedepartemen lain (team project)?
  2. Bagaimana sistem pengendalian dokumen membutuhkan banyak biaya kertas untuk pendistribusian dokumen kedepartemen lain (team project)?
  3. Bagaimana sistem dapat meminimalkan nomor dokumen yang ganda?

Ruang Lingkup

Lingkup Penelitian

Menimbang dari tujuan perancangan dan adanya masalah yang nantinya akan timbul maka diberikan batasan masalah agar dapat fokus pada tujuan yang akan dicapai dan difokuskan pada perancangan administrasi berbasis web. Dengan batasan masalah sebagai berikut:

  1. Tidak dilakukannya pembuatan, pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web di PT KNK GLOBAL.
  2. Obersevasi dan analisa tidak mengambil data secara detail.
  3. Perancangan web dibuat menggunakan perangkat lunak (software).

Tujuan dan Manfaat

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan di dalam laporan Skripsi ini terbagi dalam 3 (tiga) jenis yaitu sebagai berikut:

  1. Tujuan Operasional, menghemat waktu pada saat pendistribusian dokumen ke departemen lain, menghemat biaya dan tempat penyimpanan dokumen yang telah diterima team project, dan nomor dokumen lebih terkontrol pada saat pembuatan dokumen baru.
  2. Tujuan Fungsional, yaitu untuk memberikan kemudahan pekerjaan pada Sistem Pengendalian Dokumen sehingga Team Project dapat bekerja sesuai schedule mass production dan skripsi ini dapat di manfaatkan oleh PT. KNK GLOBAL sebagai bahan referensi dan menjadi dasar bagi kebijakan perusahaan.
  3. Tujuan Individual, yaitu untuk menambah ilmu pengetahuan, pengalaman, pengenalan, dan pengamatan pada sebuah sistem pengendalian dokumen, serta lebih memberikan gambaran mengenai dunia kerja yang sesungguhnya.

Manfaat

  1. Dapat menambah ilmu tentang sistem informasi dan dapat menguasai perangkat lunak (software) dan sumber pustaka yang akan dikembangkan lagi dikemudian hari.
  2. Sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan mutu pendidikan dan pengarsipan data pengetahuan di biang teknologi.
  3. Sebagai bahan kajian di jurusan sistem informasi.

Metode Pengambilan Data

Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

  1. Metode Studi Literatur. Data-data tambahan diperoleh dari buku-buku perpustakaan, jurnal-jurnal dari internet yang mendukung proses penelitian yang sesuai dengan topik utama yang dibahas. Studi perpustakaan dilakukan pada perpustakaan yang ada, baik dilingkungan kampus maupun diluar kampus.
  2. Metode Interview. Untuk mendapat informasi-informasi atau jawaban dari permasalahan yang muncul akibat keterbatasan pengetahuan penelitian ini, maka penelitian ini juga menempuh jalur wawancara dengan cara bertanya langsung kepada Dosen, Praktisi atau rekan mahasiswa yang menguasai permasalahan seputar tugas akhir ini.
  3. Metode Analisa. Pada metode ini penelitian ini menganalisa sistem yang sudah ada, bagaimana system itu berjalan dan apa saja kekurangan yang terdapat pada system tersebut. Pada sistem yang sudah ada yaitu sistem pengarsipan dokumen masih menggunakan sistem secara manual sehingga jika membutuhkan dokumen masih memakan banyak waktu.

Sistematika Penulisan Laporan Skripsi

Pembahasan perancangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web di PT KNK GLOBAL, perancangan tersebut disajikan secara berurutan yaitu mulai dari:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah tujuan perancangan, batasan masalah dan sistematika penyusunan laporan perancangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web PT KNK GLOBAL.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori-teori dasar yang berhubungan dengan judul perancangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web PT KNK GLOBAL.

BAB III PERANCANGAN

Bab ini menjelaskan mengenai langkah-langkah perancangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web di PT KNK GLOBAL.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisikan tentang analisa, dan hasil perancangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web di PT KNK GLOBAL.

BAB V PENUTUP

Bab ini akan disajikan secara garis besar hasil dari seluruh perancangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web di PT KNK GLOBAL, disertai oleh kesimpulan dan saran tugas akhir.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Sistem Informasi dan Monitoring

Sistem Informasi adalah kombinasi teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi untuk mendukung dalam pengoperasian sistem manajemen. Istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara dimana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Adapun pengertian monitoring menurut para ahli:

  1. C A Wijaya dalam Indonesian Journal of Information Systems (IJIS). Vol. 1, No. 1, Agustus 2018[1] ,Monitoring adalah sebagai suatu kegiatan yang dilakukan secara terus menerus dan bersifat utuh dari manajemen perusahaan yang isinya yaitu penilaian yang bersifat sistematis terhadap kemajuan suatu pekerjaan. Monitoring dapat dikategorikan sebagai suatu proses pencatatan dan pengumpulan informasi terhadap tugas-tugas projek secara periodik.
  2. Menurut pendapat Nelly Indriani Widiastuti, Rani Susanto. “KAJIAN SISTEM MONITORING DOKUMEN AKREDITASI TEKNIK INFORMATIKA UNIKOM”. Vol 12 No 12 (2014)[2]. Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program. Memantau perubahan yang focus pada proses dan keluaran. Monitoring memiliki beberapa tujuan, yaitu:
    1. Mengkaji apakah kegiatan- kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana.
    2. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi.
    3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan kegiatan.
    4. Mengetahui ikaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan.
    5. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.
  3. Tujuan Monitoring meliputi:
  4. Dalam jurnal Elvin , Metta Anggraini , Desi Pibriana 2016[3] “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Dan AMI Pada BPM Kampus MDP dan:

    1. Pengukuran dan penilaian kinerja pembinaan, sehingga mencapai hasil yang diharapkan baik secara kualitas dan kuantitas dengan efektif. Pada dasarnya fokus dari monitoring ialah masukan dan proses pelaksanaan sekaligus kontribusi faktor-faktor terkait terhadap hasil pembinaan secara kualitas dan kuantitas, kerjasama, proses pengambilan keputusan dan kebijakan, advokasi dan koordinasi.
    2. Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana penentuan masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan kegiatan. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan, menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.
  5. Menurut Joko Agus Prawono, Anton Respati Pamungkas, “SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI STMIK AUB SURAKARTA”. INFORMATIKA vol.2 No.1 edisi Maret 2015[4], Dalam menganalisa suatu sistem informasi terdapat banyak teknik salah satunya yakni dengan teknik analisa menggunakan studi kelayakan yaitu PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kineja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi, dan pelayanan. Metode ini dikenal dengan PIECES analisis (Performance, Information, Economic, Control, Efeciensy, Service). Dengan metode analisis PIECES ini akan mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat ditentukan masalah utamanya . PIECES itu meliputi performance (Analisis Kinerja), information (Analisis Informasi), economy (Analisis ekonomi), control (Analisis Pengendalian), efficiency (Analisis efisiensi), dan service (Analisis Pelayanan).
  6. Sedangkan untuk metode yang digunakan dalam merancang sistem informasi yakni menggunakan SSAD. Structured System Analysis and Design adalah pengembangan system terstruktur dan digunakan secara luas untuk analisa serta desain suatu sistem. Dengan metodologi ini, sistem dapat digambarkan secara logika dari arus data yang berhubungan antara fungsinya didalam modul-modul sistem.

Pengendalian Dokumen

Jurnal Elvin , Metta Anggraini , Desi Pibriana 2016[3] “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Dan AMI Pada BPM Kampus MDP, Pengertian pengendalian dokumen diantaranya adalah:

Pengendalian dokumen adalah menerbitkan, mendistribusikan, merevisi, mengendalikan dan memelihara dokumen, kemudian memusnahkan dokumen yang dinyatakan tidak berlaku atau yang telah melampaui masa simpan. Pengendalian dokumen sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk memudahkan dalam menerbitkan dokumen maupun sampai pendistribusian dokumen agar informasi yang ada dalam dokumen dapat tersimpan dengan baik.

Tujuan pengendalian dokumen sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk mengendalikan seluruh dokumen, agar dokumen sistem manajemen mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar, mudah diidentifikasi, mudah digunakan dan untuk menghindari penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.

Pengertian Administrasi

Dalam jurnal Lina Marliani, M.Si. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Galuh “DEFINISI ADMINISTRASI DALAM BERBAGAI SUDUT PANDANG” Vol 5, No 4 (2018)[5]. Yaitu:

  1. Dalam arti sempit administrasi sering diartikan dengan kegiatan ketatausahaan. Tata usaha pada hakikatnya merupakan pekerjaan pengendalian informasi. Tata usaha juga sering diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan tulis menulis/mencatat, menggandakan, 18 menyimpan, atau yang dikenal dengan clerical Works.
  2. Administrasi dalam arti luas diartikan sebagai kerjasama. Istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Kerjasama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang secara bersama-sama, teratur dan terarah berdasarkan pembagian tugas sesuai dengan kesepakatan bersama.

Unsur-unsur yang terkait administrasi meliputi:

  1. Efisien, yang berarti bahwa tujuan dari administrasi adalah untuk mencapai hasil secara berdaya guna. Tjokroamidjojo mengatakan bahwa efisien adalah perbandingan terbaik antara input dengan output atau perbandingan antara pengeluaran dengan keuntungan. Dengan kata lain perbandingan antara apa yang telah dihasilkan dengan apa yang seharusnya diselesaikan.
  2. Efektifitas, yang berarti bahwa tujuan yang telah direncanakan sebelumnya dapat tercapai. James L. Gibson mengatakan bahwa efektifitas adalah pencapaian sasaran dari upaya bersama.
  3. Rasional, yang berarti bahwa tujuan yang telah dicapai bermanfaat untuk maksud yang berguna, yang dilakukan secara sadar dan sengaja. Herbert A. Simon mengatakan bahwa rasional secara objektif, jika tujuan yang hendak dicapai untuk kepentingan organisasi.

Pengertian Web

Menurut Febrin Aulia Batubara Jurusan Teknik Elektro, Politeknik Negeri Medan “PERANCANGAN WEBSITE PADA PT. RATU ENIM PALEMBANG” (2015)[6]. Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman. Hubungan antara satu halaman web dengan halaman web yang lainnya disebut hyperlink, sedangkan teks yang dijadikan media penghubung disebut hypetext. Ada bebe rapa hal yan g dipe rsiapkan untuk membangun website gratis, maka harus tersedia unsur-unsur pendukungnya sebagai berikut:

  1. Nama Domain (Domain name/URL – Uniform Resource Locator).
  2. Rumah Web site.
  3. Content Management System (CMS).

Dalam jurnal Fitri Ayu, Nia Permatasari berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) PADA DEVISI HUMAS PT. PEGADAIAN”. Volume 2, No.2 Oktober 2018[7]. Web server dalah suatu program komputer yang mempunyai tanggung jawab atau tugas menerima permintaan HTTP dari komputer klien, yang dikenal dengan nama web browser dan melayani mereka dengan menyediakan repon HTTP berupa konten data”. Ada beberapa jenis software untuk membangun web server local atau localhost yang support sistem operasi windows diantaranya adalah Wampserver, Appserv, XAMPP, PHP Triad atau Vertigo.

Teori Khusus

Definisi Analisis Sistem

Tahap analisis merupakan tahap yang penting dan bersifat kritis, apabila dalam tahap ini terdapat kesalahan maka hal tersebut juga akan menyebabkan kesalahan pada tahapan-tahapan yang akan dilakukan selanjutnya.

Menurut Joko Agus Prawono dalam jurnal INFORMATIKA vol 2 No.1 edisi Maret 2015[4] “SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI STMIK AUB SURAKARTA”. Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem:

  1. Analisis Kinerja Sistem berjalan saat ini belum cukup maksimal dikarenakan pencacatan surat masuk dan keluar masih menggunakan buku agenda sebagai sarana pengarsipan manual. Hal ini menyebabkan terdapatnya beberapa surat yang tidak dicatat dalam buku agenda namun sudah tersimpan dalam arsip surat sehingga menyulitkan dalam pencarian surat.
  2. Analisis Informasi Dalam proses pencatatan dan penyimpanan surat terdapat kendala yang berkaitan dengan informasi yang dihasilkan yaitu kurang tersedianya sarana dan prasarana untuk pengarsipan surat (kurangnya tempat untuk penyimpanan surat, komputer yang terdapat dalam BAU kurang memenuhi standar pengarsipan surat) sehingga proses pengarsipan sendiri sering mengalami keterlambatan dalam penginforma-sian surat.
  3. Analisis Ekonomi Nilai suatu informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu biaya dan manfaat untuk mendapatkan informasi tersebut. Parameter dari segi biaya adalah pada sistem lama masih membutuhkan waktu yang lama sehingga biaya SDM juga meningkat seperti kerja lembur untuk menyelesaikan pekerjaan penghitungan karena penghitung-annya masih manual. Dengan kemampuan yang diberikan oleh sistem baru secara optimal biaya yang dikeluarkan relatif lebih rendah karena pengolahan data dilakukan secara komputerisasi.
  4. Analisis Pengendalian Adanya penyatuan tugas antara Administrasi umum dan Keuangan sehingga sistem yang berjalan menjadi tidak terstruktur serta tidak maksimal dalam hal pengendalian, Kendala ini timbul pada saat banyaknya tugas yang harus diselesaikan oleh bagian administrasi umum dan keuangan sehingga terjadi penumpukan surat masuk dan keluar yang seharusnya diarsipkan menjadi tidak terkontrol dengan baik.
  5. Analisis Efisiensi Sistem pengarsipan surat yang berjalan saat ini dirasa belum efisien karena BAU masih menggunakan cara manual dalam proses pengarsipan surat masuk maupun surat keluar serta pada saat surat yang telah diarsipkan diperlukan kembali oleh pihak yang membutuhkan maka pencarian memerlukan waktu yang cukup lama sehingga dirasa kurang efektif dalam segi waktu.
  6. Analisis Pelayanan Pada sistem berjalan saat ini, pencatatan surat masih dilakukan secara manual dan dicatat dalam buku besar hal ini sangat menghambat dalam memberi layanan informasi kepada pengguna. Hal ini menyebabkan informasi yang disajikan terkadang tidak akurat dan sering terjadi kesalahan dalam pemberian informasi.

Definisi Perancangan Sistem

Perancangan sistem atau desain sistem adalah:

  1. Tahap setelah analisis sistem dalam pengembangan sistem.
  2. Pendefinisian kebutuhan fungsional.
  3. Persiapan unutk rancang bangun implementasi.
  4. Menggambarkan bagaimana sistem dibentuk.

Perancangan sistem adalah penggambaran, perencanaan dan pembentukan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang berpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi dan proses mengkonfigurasikan dari komponen perangkat lunak dan perangkat keras serta sistem.

Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan yang hendak dicapai dari perancangan sistem yang telah disebutkan diatas adalah:

  1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem.
  2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menghasilkan rancang bangun sistem yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli tekhnik lainnya yang terlibat dalam pengembangan atau pembuatan sistem.

Untuk mencapai tujuan tersebut analis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut:

  1. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan digunakan.
  2. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem.
  3. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pengolahan informasi, laporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.
  4. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang sistem dalam rancang bangun terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi:
  1. Data dan Informasi
  2. Media penyimpanan
  3. Prosedur-prosedur, orang-orang
  4. Perangkat keras dan perangkat lunak
  5. Pengendalian intern

Siklus Hidup Perancangan Sistem

Pada dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun sistem, yang pertama yaitu top-down. Pada metode ini sistem yang diturunkan dari pemetaan secara global yang kemudian akan menurun ke arah yang lebih deskriptif. Metode ini dapat dianalogikan sebagai pembuatan rumah yang dimulai dari aspek yang paling mendasar, yaitu pondasi hingga bagian terkecil, misalnya katakanlah sebuah keran pada kamar kecil. Metode kedua, yaitu bottom-up, dimana sistem dipetakan dari satuan terkecil hingga ke satuan terbesar, misalnya perakitan mobil. Pada perakitan mobil seolah-olah dimulai dari yang terkecil, misalnya sebuah mur pada mesin hingga badan mobilnya sendiri.

Pada awal tahun 1980 mulai dikenal tekhnik pendesainan secara terstruktur dengan menggunakan konsep pararel dan siklus, misalnya antara uji coba program dan pemrograman dapat dilakukan kerja pararel dan seandainya ada sesuatu yang salah ketika diimplementasikan maka dilakukansurvey, analisa dan desain ulang yang menggantikan metode pendesainan klasik cenderung serial.

Aktifitas pendesainan secara terstruktur melingkupi:

  1. Survey, Berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kesalahan-kesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan, mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima, dan menyiapkan laporan survey.
  2. Analisa Sistem, Menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan pemodelan.
  3. Desain, Mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.
  4. Implementasi, Mempresentasikan hasil desain kedalam pemrograman.
  5. Uji Coba Desain, Menguji coba seluruh spesifikasi restruktur.
  6. Testing Akhir, Menguji coba sistem secara keseluruhan.
  7. Deskripsi Prosedur, Pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk pemakaian dan pengoperasian.
  8. Konversi Database, Mengkonversi data, karena kata ‘data’ sudah berarti jamak pada sistem sebelumnya.
  9. Instalansi, Aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup serah terima manual, perangkat keras dan pelatihan pemakaian.

Manajemen Dokumen

Dokumen yang diminta oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Harus ditetapkan suatu prosedur terdokumentasi guna menetapkan pengendalian yang diperlukan:

  1. Guna menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan.
  2. Guna meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui ulang dokumen.
  3. Guna memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dokumen ditunjukkan.
  4. Guna memastikan bahwa versi relevan dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian.
  5. Guna memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali.
  6. Guna memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan didistribusinya dikendalikan.
  7. Guna mencegah pemakaian tak disengaja dokumen kedaluwarsa, dan membubuhkan identifikasi sesuai padanya bila disimpan untuk maksud apa pun.

Dokumen Perencanaan Mutu

APQP (ADVENCED PRODUCT QUALITY PLANNING) adalah dokumen sebagai dasar panduan lamanya pekerjaan new item, dibuat berdasarkan master schedule dari customer.

Flow Process Chart adalah suatu aktivitas yang dilakukan untuk menganalisa / mengetahui penentuan tahapan flow process dan penentu Risk Assesment akan ditentukan apakah tahapan flow process termasuk dalam risk assesment kategori : High risk, Medium risk, dan Low risk. Selanjutnya flow process chart untuk kategori high risk akan dituangkan kedalam FMEA.

FMEA adalah suatu aktivitas yang dilakukan untuk menganalisa penyebab, akibat, dan efek yang timbul terhadap suatu proses atau produk. FMEA dibuat berdasarkan point high risk yang sudah ditentukan padaflow processchart.

Matrial and Tools Procurement Sheet adalah suatu komponen-komponen didalam part yang mendefinisikan material yang digunakannya. Technical Instruction adalah Suatu panduan instruksi kerja secara general dan berisi data tehnical dalam suatu produk.

Unified Modeling Language (UML)

Menurut Fergus U Onu dan Chinelo V Umeakuka dalam Internasional Journal of Computer Aplications Technology and Research (2016:506)[8] “UML is a standard modeling language to model theareal world in the field of software engineering”. Yaitu UML adalah bahasa pemodelan standar untuk memodelkan dunia nyata di bidang rekayasa perangkat lunak.

UML merupakan bahasa visual dalam pemodelan yang memungkinkan pengembang sistem membuat sebuah blueprint yang dapat menggambarkan visi mereka tentang sebuah sistem dalam format standar, mudah dimengerti dan menyediakan mekanisme untuk mudah dikomunikasikan dengan pihak lain. Maimunah, (2017:4-5-1)[9].

Jenis-jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)

  1. Use Case Diagram, Secara grafis menggambarkan interaksi antara sistem, sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain use case diagram secara grafis mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna (user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu. Use case secara naratif digunakan untuk secara tekstual menggambarkan sekuensi langkah-langkah dari setiap interaksi.
  2. Class Diagram, Menggambarkan struktur object sistem. Diagram ini menunjukkan class object yang menyusun sistem dan juga hubungan antara class object tersebut.
  3. Sequence Diagram, Secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada sekuensi sebuah use case atau operasi.
  4. State Chart Diagram, Digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek beralih dari satu state ke state yang lain.
  5. Activity Diagram, Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut.

Pengertian Database

Rosa dan Shalahuddin (2015:43)[10] “basis data merupakan salah satu bagian dalam rekayasa perangkat lunak yang terkomputerisasi dan bertujuan utama memelihara data yang sudah diolah atau media penyimpanan informasi agar dapat diakses dengan mudah dan cepat”.

Sedangkan menurut Faridi, dkk dalam Jurnal CERITA (2016:192)[11]. mendefinisikan bahwa “Database adalah sebuah struktur yang umumnya dikategorikan dalam 2 hal: sebuah database flat dan sebuah database relasional. Database relasional lebih disukai karena lebih masuk akal dibandingkan database flat”.

Sementara definisi database menurut Haerudin, dkk dalam jurnal CCIT (2013:18) adalah “Salah satu komponen penting di dalam sistem informasi, karena berfungsi sebagai baris penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan sistem database (database system)”.

Pengertian Database

Menurut Imam Heryanto (2017:4)[12]. Salah satu manfaat database yang paling utama adalah untuk memudahkan dalam mengakses data, kemudian pengaksesan data ini adalah sebagai implikasi dari keteraturan data yang merupakan syarat mutlak dari suatu database yang baik.

Pengertian MySQL

MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun apliksi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengolahan datanya (Arief, 2016).

Menurut Hidayatullah dan Jauhari (2015:180)[13] “MySQL adalah salah satu aplikasi DBMS yang sudah banyak oleh para pemogram aplikasi web. Contoh DBMS lainnya adalah : Postgre SQL (freeware), SQL Server, MS Access dari Microsoft, DB2 dari IBM, Oracle dan Oracle Corp, Dbase, FoxPro, dsb”.

Menurut MADCOMS (2016: 2)[14], MySQL adalah sistem manajemen database SQL yang bersifat Open Source dan paling populer saat ini. Sistem Database MySQL mendukung beberapa fitur seperti multithreaded, multi-user dan SQL Database Management System (DBMS). Database ini dibuat untuk keperluan sistem database yang cepat, handal dan mudah digunakan.

Menurut Putrodjojo, G dkk. dalam Jurnal ICIT Vol.2 No.1(2016)[15], terdapat beberapa kelebihan database MySQL antara lain:

  1. MySQL merupakan database server, jadi dapat diakses dari jauh karena dapat tersambung ke media internet selain itu juga dapat berperan sebagai client.
  2. MySQL adalah sebuah software data open source artinya software ini bebas digunakan oleh siapa saja tanpa harus membeli lisensinya kepada pembuat.
  3. MySQL adalah database menggunakan enkripsi password, jadi cukup aman karena memiliki password untuk mengaksesnya. MySQL merupakan database yang multi user, artinya database ini tidak hanya digunakan oleh sepihak orang akan tetapi dapat digunakan oleh banyak pengguna.
  4. MySQL menggunakan suatu bahas permintaan standar yaitu SQL (Structured Query Language) yaitu sebuah perintah yang di standarkan pada database server.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa, MySQL salah satu jenis database server yang menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses databasenya. MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management System). Itu sebabnya istilah seperti tabel, baris dan kolom digunakan pada MySQL. Pada MySQL, sebuah database mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri dari sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau beberapa kolom.

Pengertian Pemograman Berbasis Web

Intranet adalah jaringan komputer dalam perusahaan yang menggunakan komunikasi data standar seperti dalam internet. Artinya dapat menggunakan semua fasilitas internet untuk kebutuhan dalam perusahaan. Dengan kata lain intranet dapat dikatakan berinternet dalam lingkungan perusahaan.

Browser merupakan suatu program yang dirancang untuk mengambil informasi-informasi dari suatu server komputer pada jaringan internet. Jadi untuk mengakses web diperlukan suatu program yaitu web browser atau biasa disebut browser saja. Software ini kini telah dikembangkan dengan menggunakan user interface grafis, sehingga pemakai dapat dengan melakukan ”point dan klik” untuk pindah antar dokumen.

Adapun software atau program tersebut antara lain:

  1. Internet Explorer dari Microsoft
  2. Opera dari opera software ASA
  3. Linux merupakan salah satu browser pada sistem Unix
  4. Mosaic buatan NSCA
  5. Nestcape Navigator dari Netscape Communication.

Pengertian PHP

Menurut MADCOMS (2016: 186)[14], Php adalah sebuah aplikasi Open Source yang berfungsi untuk memudahkan manajemen MySQL. Dengan menggunakan Php, dapat membuat database, membuat tabel, meng-insert, menghapus dan meng-update data dengan GUI dan terasa lebih mudah, tanpa perlu mengetikkan perintah SQL secara manual.

Menurut Ripunjit Das dalam International Journal of Current Trends in Engineering & Research (IJCTER) Vol. 2 No. 6 (2016:42), “PHP: Hypertext Preprocessor adalah Bahasa scripting yang kerap kali dihubungkan dengan pengembangan web meskipun pemakaian di area lain”.

PHP merupakan bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis website. Sebagai sebuah aplikasi, website tersebut hendaknya memiliki sifat dinamis dan interaktif. Memiliki sifat dinamis artinya, website tersebut bisa berubah tampilan kontennya sesuai kondisi tertentu, (misalnya, menampilkan produk yang berbeda-beda untuk setiap pengunjung). Interaktif artinya, website tersebut dapat memberi fedback bagi user (misalnya, menampilkan hasil pencarian produk (Enterprise (2017:1)[14]

Salah satu server side yang dirancang khusus untuk aplikasi web. PHP disisipkan diantara bahasa HTML dan karena bahasa server side, maka bahasa PHP akan dieksekusi di server, sehingga yang dikirimkan ke browser adalah hasil jadi dalam bentuk HTML, dan kode PHP tidak akan terlihat. PHP termasuk Open Source Product. Jadi, dapat diubah source code dan mendistribusikannya secara bebas menurut pengertian “ Sutopo, dkk dalam Jurnal Informatika Mulawarman Vol.11 No.1 (2016:25)[16].

Anhar berpendapat dalam Aris, dkk dalam Jurnal SENSI Vol.2 No.1 (2016:75), ”PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embedded scripting). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman yang dinamis (up to date).”

Pengertian Xampp

Dalam penelitian Menurut Santoso dan Nurmalina dalam Jurnal Integrasi Vol.9 No.1 (2017:86)[17], “XAMPP merupakan alat bantu yang menyediakan paket perangkat lunak kedalam satu buah paket. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual. XAMPP akan mengisntalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis atau auto konfigurasi. XAMPP merupakan paket PHP yang berbasis open source yang dikembangkan oleh sebuah komunitas Open Source. Dengan menggunakan XAMPP tidak dibingungkan dengan penginstalan program-program lain, karena semua kebutuhan telah tersedia oleh XAMPP. Yang terdapat dalam XAMPP diantaranya : Apache, MySQL, PHP, FilZilla FTP Server, PHPMyAdmin dll.

Menurut Siregar dalam Jurnal Informatika Merdeka Pasuruan (2017:65),“XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl”.

Februariyanti dalam jurnal Ferdika (2017:177)[18],“XAMPP adalah sebuah software web server apache yang di dalamnya sudah tersedia database server MySQL dan dapat mendukung pemograman”.

Pengertian Elisitasi

Menurut Siahaan dalam jurnal Iqbal dkk (2017:1)[19],“Elisitasi adalah pengumpulan kebutuhan aktivitas awal dalam rekayasa kebutuhan (requirements engineering). Sebelum kebutuhan dapat dianalisis, dimodelkan, atau di tetapkan, kebutuhan harus di kumpulkan melalui proses elisitasi”.

Menurut Sommerville dalam jurnal Hanafri dkk (2018:82) ,Elisitasi kebutuhan adalah sekumpulan aktivitas yang ditunjukkan untuk menemukan kebutuhan suatu sistem melalui komunikasi dengan pelanggan, pengguna sistem, dan pihak lain yang memiliki kepentingan dalam pengembangan sistem. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap yaitu sebagai berikut:

  1. Elisitasi Tahap I, Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.
  2. Elisitasi Tahap II, Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.
    1. “M” pada MDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya pengendalian dokumen tersebut harus terdokumentasi dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
    2. “D” pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya pengendalian dokumen tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika dokumen tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
    3. “I” pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa pengendalian dokumen tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.
  3. Elisitasi Tahap III, Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:
    1. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/teknik pembuatan pengendalian dokumen tersebut dalam sistem yang diusulkan.
    2. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara mengedalikan dokumen tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
    3. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun pengendalian tersebut didalam sistem.

    Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua pengendalian dokumen yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua pengendalian dokumen yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

    1. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga pembuatan sistem tersebut harus dieliminasi.
    2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
    3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.
  4. Final Draft Elisitasi, Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Literature Review

Banyak penelitian yang sebelumnya dilakukan mengenai sistem pengendalian dokumen. Dalam upaya mengembangkan dan menyempurnakan sistem pengendalian dokumen ini perlu dilakukan studi pustaka (literature review) sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Manfaat dari studi pustaka (Literature Review) ini antara lain :

  1. Mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps) dari penelitian ini.
  2. Menghindari membuat ulang (reinventing the wheel) sehingga banyak menghemat waktu dan juga menghindari kesalahan kesalahan yang pernah dilakukan oleh orang lain.
  3. Mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan dan yang relevan terhadap penelitian ini.
  4. Meneruskan apa yang penelitian sebelumnya telah capai sehingga dengan adanya studi pustaka ini, penelitian yang akan dilakukan dapat membangun diatas platform dari pengetahuan atau ide yang sudah ada.
  5. Untuk mengetahui orang lain yang spesialis dan mengerjakan di area penelitian yang sama, sehingga dapat terjaring dalam komunitas yang dapat memberi kontribusi sumber daya yang berharga.

Berikut adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam Skripsi ini, antara lain:

  1. Penelitian yang dilakukan oleh Ardina Desi Susana, 20I6. Penelitian yang telah dijalankan oleh Ardina Desi Susana Universitas Islam Balitar yang berjudul “SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN GURU DAN PEGAWAI BERBASIS WEB” VOL 10 NO 2 (2016): NOVEMBER 2016. Sistem yang diusulkan pada penelitian ini bertujuan untuk memudahkan pencarian dokumen Pengelolaan data kearsipan pada SMK Negeri 1 Blitar masih menggunakan cara manual, dimana petugas masih mengarsipkan dokumen diordner. Tujuan Penelitian adalah untuk menghasilkan aplikasi pengelolaan data kearsipan di SMK Negeri 1 Blitar dari sistem manual ke dalam sistem berbasis web. Manfaat dari pembuatan aplikasi ini adalah dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan data kearsipan pada SMK Negeri 1 Blitar secara efektif dan efisien dari sistem yang telah ada sebelumnya. Metode yang digunakan adalah observasi, wawancara, analisis, perancangan, pembangunan sistem, uji coba sistem, dan implementasi. Pembuatan aplikasi ini dibangun untuk pengelolaan dokumen guru dan pegawai. Hasil yang diharapkan dari penelitian adalah aplikasi pengelolaan data kearsipan yang dapat menghasilkan output seperti yang diharapkan dan proses pengarsipan dokumen dapat dilakukan dengan lebih baik, cepat, dan mudah.
  2. [20]
  3. Penelitian yang dilakukan oleh Defi Anggraeni dan Siska Iriani dalam jurnal Bianglala InformatikaVol.4 No.2 (2016), yang berjudul “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Pringkulu” Peneliti menjelaskan bahwa metode penelitian yang digunakan yaitu : pengumpulan data, analisis sistem, perancangan sistem dan implementasi sistem yang digambarkan dalam perancangan DFD (Data Flow Diagram) dan bertujuan untuk menghasilkan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada kantor Kecamatan Pringkulu sehingga diharapkan dapat mempermudah sistem kearsipan dan meminimalisasi kesulitan pencarian berkas.
  4. [21]
  5. Penelitian dilakukan oleh Miftah Arifin dan Aida Nahar (2016) Penelitian ini membahas tentang memberikan pendampingan terhadap sistem administrasi sekolah terintegrasi untuk memberikan layanan yang cepat, efektif dan akurat. Kedua, memperbaiki sistem manajemen mutu kelembagaan untuk mencapai tujuan sekolah. Metode yang digunakan adalah pelatihan, FGD, dan Mentoring. Hasil penelitian menunjukkan bahwa, pertama, persiapan Sistem Administrasi Sekolah Terpadu (SISDU) berjalan dengan baik. Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan infrastruktur yang SISDU masih terbatas dan kemampuan guru untuk mengoperasikan sistem perlu ditingkatkan. Kedua, persiapan kegiatan sistem pemerintahan berbasis ISO secara umum telah berjalan dengan baik, tetapi administrator sekolah masih asing tentang dokumen dalam ISO standarisasi, mereka sudah terbiasa menggunakan dokumen yang telah ditetapkan oleh Dinas Pendidikan.
  6. [22]
  7. Penelitian dilakukan oleh Eka Dewi Susanti dkk (2017) Penelitian ini membahas tentang sistem pengelolaan administrasi keuangan sekolah yang sedang berjalan saat ini menggunakan banyak pembukuan. Adapun administrasi keuangan di sekolah merupakan suatu hal yang sangat penting, dan didalamnya terdapat macam – macam jenis keuangan, yang harus dilaporkan dengan benar. Penelitian yang dilakukan dimaksudkan untuk menghasilkan sebuah Sistem administrasi keuangan sekolah yang dapat membantu dalam mengatasi banyak pembukuan yang didalamnya terdapat macam - macam jenis keuangan di SMK YP 17 selorejo. Dari permasalahan tersebut, maka dibuat sebuah aplikasi Sistem informasi Administrasi Keuangan Sekolah Berbasis Web. Sistem informasi administrasi keuangan sekolah ini menghasilkan sebush sistem yang dapat mempermudah dan mempercepat kinerja pengguna sistem untuk dapat mengelola data dengan menginput, menyimpan dan mencetak data sesuai kebutuhan untuk dijadikan laporan dan menyajikan informasi pada siswa, dimana semua data yang diperlukan disimpan atau terintegrasi dalam satu database.
  8. [23]
  9. Tinjauan studi dari penelitian Margiyono (2015), “Sistem Informasi Kearsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Menggunakan Framework CodeIgniter pada Program Studi Ilmu Keperawatan Fakultas Kedokteran Universitas Diponegoro Semarang”. Metodologi yang digunakan untuk membangun sistem informasi kearsipan surat adalah dengan melakukan wawancara, mendalami permasalahan dan kebutuhan sistem studi literature untuk membangun basis pengetahuan penulis. Sistem informasi kearsipan surat masuk dan surat keluar menggunakan framework CodeIgniter ini diharapkan dapat mempermudah dalam memberikan informasi kepada pengguna, sehingga membantu mencapai hasil kerja yang maksimal dan menunjang informasi yang cepat dan akurat.
  10. [24]

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat PT KNK GLOBAL

Perusahaan ini berdiri pada tanggal 10 September 1983 dengan status perseroan Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dengan pimpinan perusahaan yaitu Bapak Frank Surya Sentosa dilokasi seperti sekarang ini yang memproduksi sepatu dengan merk “ Nike dan Convers”. Pada tahun 1985 pabrik ini mengalami musibah kebakaran yang cukup parah sehinggga mengharuskan untuk pindah kegiatan produksi di jalan jembatan Dua – Jakarta. Pada 1986 kegiatan produksinya dijalankan seperti semula.

Pada tahun 1988 PT Karet Murni Jelita (KMJ) yang beralamat di Jln.Telesonik Ujung,Desa Kadu Jaya Kec Curug Kab Tangerang mengalami perubahan status perseroan menjadi Penanaman Modal Asing (PMA) sesuai dengan akte tangggal 13 April 1998 no 76 dan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) 536/177 tahun 1985, dengan pimpinan Mr..Jyung Kyo.

Pada tanggal 15 mei 2000 didirikan pabrik baru yang bernama PT Karet Murni Kencana Global yang beralamat di Jatake Industri Estate dan Warehouse di JLN Kawasan Industri Jatake Raya No.21 yang merupakan bagian dari Karet Murni Group.

PT KNK Global adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang industry sepatu karet (Colcement Shoes- Nike) dengan orientasi pasar ekspor karena hasil produksinya adalah ditujukan keberbagai Negara di Asia maupun Amerika.

PT Karet Murni Kencana Global telah mengalami perkembangan tidak hanya dari sudut kapasitas produksi tetapi juga dalam manajemennya, sehingga dapat dilihat dengan fasilitas yang tersedia untuk digunakan dan dimanfaatkan oleh para pekerjanya.

Selain itu sejak februari 1999 pabrik ini sudah mengimplementasikan MESH (Management Environment Safety, And Health), yaitu sistem manajemen lingkungan. Kesehatan, dan Keselamatan Kerja. Kesadaran akan pentingnya lingkungan kerja berorientasi lingkungan. Kesehatan, dan keselamatan kerja.

Visi, Misi, dan Tujuan PT. KNK GLOBAL

  1. Visi
  2. PT Karet Murni Kencana Global Sport mempunyai motto yaitu “Quality Product and Service begin.With Quality Thinking.” Motto ini menandakan bahwa perusahaan harus mempunyai komitmen untuk melakukan improment (perbaikan) secara kontiyu yang terfokus pada costumer satisfaction.

  3. Misi
  4. Mengimplementasikan Human Touch Management (HTM). Maksudnya adalah kebijakan yang diambil oleh perusahaan menggunakan pendekatan h63umaniticitic.

  5. Tujuan
  6. Memuaskan pelanggan dengan membuat produk sepatu yang cocok, style yang baik, nyaman dan kuat.

Struktur Organisasi PT. KNK GLOBAL

Struktur organisasi merupakan suatu alat penting dalam sebuah perusahaan karena untuk menunjukan pola antara hubungan-hubungan diantaranya yaitu berdasarkan fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya masing-masing. Struktur organisasi pada PT. KNK GLOBAL disusun untuk menunjang lancarnya kegiatan yang sedang berjalan. Adapun bagan struktur organisasi pada PT. KNK GLOBAL adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Tugas dan Tanggung Jawab

Masing-masing bagian pada struktur organisasi PT. KNK Global memiliki tugas wewenang dan tanggung jawab tersendiri, adapun tugas dari masing-masing bagian sebagai berikut :

  1. Direktur
  2. Bertugas dalam memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan, memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer), menyetujui anggaran tahunan perusahaan, menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.

  3. Manager
    1. Bertugas Mempertahankan staf dengan merekrut, memilih, mengorientasi dan melakukan pelatihan karyawan, menjaga lingkungan kerja yang aman, nyaman dan tertib, Menyelesaikan dan mengevaluasi kinerja staf dengan berkomunikasi, perencanaan, monitoring dan menilai hasil pekerjaan, Melakukan coaching, konseling dan mendisiplinkan karyawan, mengembangkan, mengkoordinasikan sistem, kebijakan, prosedur dan standar produktivitas, Menetapkan tujuan strategis dengan mengumpulkan bidang bisnis yang bersangkutan, keuangan, layanan, dan informasi, Mengidentifikasi dan mengevaluasi tren, memilih tindakan, mendefinisikan tujuan dan mengevaluasi hasil, Menyelesaikan tujuan keuangan dengan perencanaan kebutuhan, mempersiapkan anggaran tahunan, pengeluaran, menganalisis varians dan memulai tindakan korektifm, Mempertahankan kualitas layanan dengan menegakkan standar kualitas dan layanan pelanggan, menganalisis dan menyelesaikan kualitas dan layanan masalah pelanggan, merekomendasikan perbaikan sistem, Mempertahankan pengetahuan profesional dan teknis dengan menghadiri workshop pelatihan, meninjau publikasi profesional, membangun jaringan pribadi, benchmarking, berpartisipasi dalam sosial bermasyarakat secara profesional, Pengambilan keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi, pengarahan organisasi, pengendalian, penilaian dan pelaporan.
    2. Bertanggung Jawab menyelesaikan tujuan organisasi atau perusahaan dengan mengelola staf sesuai dengan departemen yang dia pimpin, bertanggung jawab tentang perencanaan dan evaluasi kegiatan sebuah organisasi atau perusahaan. Seseorang yang tanggungjawab utamanya adalah menjalankan proses atau fungsi manajemen, dengan membuat perencanaan serta mengambil keputusan, mengorganisasikan, memimpin, serta melakukan fungsi pengawasan terhadap manusia/pekerja, keuangan, aset fisik, serta informasi. Dalam pelaksanaan kegiatannya, seorang manajer harus dapat mencapai tujuan organisasi melalui kerjasama dengan banyak orang (staf).
  4. SUpervisor
    1. Bertugas Mengatur kerjanya para bawahannya (staf), Membuat Job Deskriptions untuk Staf Bawahanya Bertanggung jawab atas hasil kerja Staf, Memberi motivasi kerja kepada Staf Bawahanya, Membuat Jadwal Kegiatan Kerja untuk karyawan, Memberikan Breafing bersama Staf, Membuat Planing Pekerjaan Harian, Mingguan, Bulanan, dan Tahunan.
    2. Bertanggung Jawab membuat usulan promosi jabatan bagi Staf bawahannya, Supervisor memberikan reward (penghargaan) kepada Staf Bawahannya, Supervisor berhak memberikan Punishment (hukuman) untuk Staf Bawahannya.
  5. Accounting dan Finance
  6. Bertugas mengelola data keuangan perusahaan, memeriksa kurs Dollar untuk penentuan harga row material, mengurus gaji karyawan, membuat laporan keuangan untuk direktur.

  7. Marketing
  8. Tugas bagian marketing adalah mencari customer baru dengan cara mempromosikan PT. KNK GLOBAL dan tetap memberikan pelayanan yang terbaik kepada customer lama, menerima pesanan customer, membuat internal contract (IC), membuat Price Estimation (PE) dan membuat Job Order (JO) untuk diperiksa oleh direktur. Marketing dibuat menjadi beberapa subdivisi, yaitu :

    1. Sales Representative Fungsinya adalah mencari pelanggan dan mempromosikan produk.
    2. Customer Service Fungsinya adalah menyampaikan order pelanggan ke tangan konsumen, melayani keluhan konsumen dan menyampaikan kepada pihak lantai produksi untuk diperbaiki.
    3. Administration Fungsinya adalah mencatat laporan penjualan, mengisi form-form dan mendokumentasikan segala kegiatan yang berhubungan dengan penjualan misalnya, mencatat piutang, mencatat transaksi penjualan yang terjadi dan lain-lain.
  9. Human Resource Department (HRD)
  10. Tugas bagian HRD adalah merekrut dan memberhentikan karyawan sesuai kebijaksanaan perusahaan

  11. Information Technology (IT)
  12. Seorang teknisi pada sebuah organisasi/perusahaan yang memiliki tanggungjawab untuk instalasi, evaluasi dan peningkatan terhadap tiga objek utama yaitu komputer, software, dan pengembangan sistem jaringan (network system).

  13. Staff
    1. Membuat laporan pertanggung jawaban kegiatan administrasi.
    2. Mengusulkan sasaran yang ingin dicapai dalam hal pendataan administrasi.
    3. Meminta pertanggung jawaban karyawan tentang pendataan hasil produksi administrasi dari masing-masing departemen.
    4. Melaksanakan kebijakan dan sasaran perusahaan agar berjalan dengan baik.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Dalam bab ini penulis akan mengemukakan tentang prosedur sistem yang berjalan.

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Urutan prosedur dari sistem yang sedang berjalan yaitu

  1. Staff Administrasi akan membuat dokumen Baru atau Revisi dokumen .
  2. Leader akan memberikan persetujuan dokumen baru apakah direvisi atau tidak, jika di revisi akan kembalikan kepada staff Administrasi.
  3. Staff Administrasi memberi nomor/kode dokumen dan dokumen revisi mengikuti format yang lama, dokumen diberikan kepada Leader.
  4. Dokumen yang sudah disetujui akan diberikan kepada Head Departement untuk meminta persetujuan.
  5. Head Departement mengecheck Dokumen jika dokumen tidak lengkap dikembalikan kepada Staff Administrasi, jika dokumen sesuai standar Staff Administrasi akan membuatkan daftar distribusi. Kemudian dokumen yang telah di copy diberikan Leader, bila dokumen yang distribusikannya dokumen revisi maka dokumen yang lama ditarik atau dikembalikan ke document control.
  6. Staff Administrasi akan membuat laporan berdasarkan Dokumen yang sudah di distribusikan.

Analisa Sistem Yang Berjalan Pada Use Case Diagram

Berikut adalah use case diagram yang sedang berjalan pada PT. KNK GLOBAL:

Gambar 3.2. Use Case Diagram

Berdasarkan gambar 3.2. Use Case Diagram Sistem yang sedang berjalan terdapat:

  1. 1 (satu) sistem yang berjalan di PT. KNK GLOBAL
  2. 3 ( tiga ) actor yang melakukan kegiatan diantaranya :
    1. Staff Administrasi
    2. Leader
    3. Head Departement
  3. 6 ( enam ) use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut diantaranya:
    1. buat dokumen
    2. Isi dokumen
    3. check standarisasi dokumen
    4. menerima persetujuan
    5. memberi persetujuan
    6. buat laporan
    7. terima laporan

Activity Diagram

Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alur berawal, decision yang mungkin terjadi, bagaimana mereka berakhir

Gambar 3.3. Activity Diagram

Berdasarkan gambar 3.3. Activity Diagram sistem yang berjalan diatas terdapat :

  1. Initial node, objek yang diawali
  2. 11 (sebelas) action state, diantaranya : membuat dokument member persetujuan, cek kelengkapan document dan memberikan laporan
  3. 2 (dua) decision node
  4. Final State, objek yang diakhiri.

Sequence Diagram

Sequence diagram menjelaskan interaksi objek yang disusun berdasarkan urutan waktu. Diagram ini dapat menggambarkan pergerakan sebuah objek dan pesan yang terjadi didalam sistem pembelajaran yang berjalan saat ini.

Gambar 3.4. Sequence Diagram

Berdasarkan gambar 3.4. Squence Diagram sistem yang berjalan terdapat:

  1. 3 (empat) Actor yang melakukan kegiatan, yaitu Staff Administrasi, Leader dan Head Dept
  2. 9 (Sembilan) message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitasyang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor-actor.
  3. 5 (lima) LifeLine mengidentifikasi kehadiran objek pada saat terakhir/ akhir waktu.

Analisis Dan Perancangan

Analisis PIECES

Untuk menemukan masalah-masalah yang akan ditemui maka diadakananalisis terhadap sistem yang sedang berjalan untuk menemukan faktor -faktor yang berpengaruh terhadap kelemahan dan kekuatan sistem sehingga sistem baru dapat mengatasi kelemahan tersebut. Faktor-faktor yang terdapat pada analisis PIECES dapat berupa metode berikut ini:

  1. Perfomance (Kinerja)
    1. Sistem yang sedang berjalan: Pengarsipan data dokumen di PT KNK GLOBAL belum efesien dan efektif karena data yang di simpan masih secara manual dan belom tersistematis. Pada bagian dokumen control masih harus mencari satu persatu data setiap departemen.
    2. Sistem yang di usulkan: Dimana memiliki peran penting untuk menilai apakah proses atau system yang ada masih mungkin ditingkatkan kinerjanya, dan melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu sistem informasi dalam berproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan. Dalam hal ini kinerja diukur dari:
    1. Throughput, yaitu jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan/ dihasilkan pada saat tertentu.
    2. Response time, yaitu waktu yang dibutuhkan lebih cepat untuk menghasilkan output tertentu.
  2. Information (Informasi) Menilai apakah system yang ada saat ini masih dapat diperbaiki sehingga kualitas informasi yang dihasilkan menjadi semakin baik. Informasi yang disajikan haruslah benar–benar mempunyai nilai yang berguna. Hal ini dapat diukur dengan:
    1. Keluaran (outputs): Suatu sistem dalam memproduksi keluaran.
    2. Masukan (inputs): Dalam memasukkan suatu data sehingga kemudian diolah untuk menjadi informasi yang berguna.
  3. Economy (Ekonomi) Menilai apakah system yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan sehingga kualitas pengendalian menjadi semakin baik, dan kemampuannya untuk mendeteksi kesalahan/ kecurangan menjadi semakin baik pula.Control (Keamanan).
  4. Efeciency (Efesien) Lebih menghemat waktu pengoperasian system
  5. Service (Pelayanan pelanggan) Menilai apakah system yang ada saat ini masih dapat diperbaiki kemampuannya untuk mencapai peningkatan kualitas layanan.

Metode Analisa Data

  1. Analisa Permasalahan, Berdasarkan analisa yang dilakukan peneliti, Sistem Dokumentasi dokument Pada PT. KNK Global yang sedang berjalan adalah belum adanya sistem terkomputerisasi. Pengolahan data yang masih manual dalam bentuk control card dan disimpan di rak-rak .hal ini mengakibatkan pengolahan data yang kurang efektif dan efisien oleh karena itu diperlukan perancangan sistem agar sistem menjadi terkomputerisasi sehingga akan diperoleh sistem yang cepat, tepat, dan akurat dalam pengambilan keputusan.
  2. Analisa Kontrol, Pada proses persetujuan dan pengarsipan dokument perlu ditingkatkan kembali sistem yang lebih baik lagi supaya kinerja dapat berjalan secara maksimal karena masih ditemukan kendala yang menghambat kegiatan seperti data kurang tersimpan dengan rapi sehingga petugas membutuhkan waktu yang cukup lama dalam menemukan data yang diinginkan. Sedangkan pengontrolan pada sistem yang sedang berjalan dirasakan masih memiliki kekurangan dikarenakan sistem pengolahan yang digunakan belum terintegrasi dengan baik.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Analisa Masukan, Analisa Proses dan Analisa Keluaran

  1. Analisa Masukan
  2. Nama Masukan : Ducument Baru

    Fungsi : Untuk dokumentasi document

    Sumber : Staff Administrasi

    Media : Kertas dan pulpen

    Frekuensi : Setiap ada pengarsipan dokumen

    Keterangan : Nama documen, Tanggal, No, Keterangan, No dokument, isi, Diketahui, Disetujui

  3. Analisa Proses
  4. Nama Modul (Proses) : Sistem dokumentasi Dokument

    Masukan : Dokument baru

    Keluaran : Dokument

    Media : Kertas

    Ringkasan Proses : Proses ini akan menghasilkan document.

  5. Analisa Keluaran
  6. Nama Keluaran : Laporan Dokuemntasi

    Fungsi : Sebagai laporan jumlah document yang di dokumentasikan

    Media : Kertas

    Frekuensi : Per hari

    Keterangan  : Nama Dokument ,no, isi, footer

Konfigurasi Sistem yang Berjalan

Spesifikasi Hardware

Processor : intel Core i3-2100 CPU @ 3.1 Ghz

Monitor : Samsung LG 17”

Mouse : Logitech USB

Keyboard : Logitech USB

RAM : 2 GB

Hardisk : 500 GB

Printer : Epson

Spesifikasi Software

Windows 7 Ultimate

Microsoft Office 2017

Apache (Xampp)

MySQL (Xampp)

PHP

Notepad ++

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan yang dihadapi

Sistem Dokuemntasi pada PT. KNK Global masih berupa aplikasi Ms.Excel yang masih memerlukan waktu yang cukup lama pada saat penginputan data dan persetujuan dokumen tersebut tidak lengkap dan Penyimpanan data masih berupa arsip sehingga sering terjadi hilangnya data pada saat dibutuhkan.

Berdasarkan dari analisis yang dilakukan penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem dokumentasi yang sedang berjalan saat ini di PT. KNK Global belum berjalan dengan baik karena membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses penginputan data. Sedangkan kebutuhan pengarsipan dokument sangat penting untuk melanjutkan proses produksi. Hal ini tentu saja bisa mempengaruhi proses produksi dan kinerja perusahaan.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah meneliti dan mengamati permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan, supaya memudahkan proses persediaan barang maka diperlukan sistem yang lebih terkomputerisasi yaitu berbasis web atau e-documentasi karena dengan adanya sistem informasi penerimaan dokument Berbasis Web atau e- documentasi perusahaan dapat mengolah dokument dalam suatu database sehingga data bahan baku tidak menumpuk dalam filing cabinet.

Adapun alternatif pemecahan masalah yang penulis usulkan adalah:

  1. Perlu membangun aplikasi sistem informasi persediaan berbasis Web atau e- documentasi sehingga proses pengrekrutan dapat dilakukan secara cepat, tepat dan akurat.
  2. Kita dapat menjalankan aplikasi berbasis web dimanapun kapanpun tanpa harus melakukan penginstalan
  3. Dapat dijalankan di sistem operasi manapun, Tidak perduli apakah kita menggunakan linux atau windows.
  4. Aplikasi berbasis web juga dapat dijalankan asalkan kita memiliki browser dan akses internet.
  5. Dapat diakses lewat banyak media seperti: komputer dan handphone yang sudah sesuai dengan standard WAP.
  6. Aplikasi berbasis web tidak perlu menggunakan spesifikasi komputer yang tinggi.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data di lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara mengenai kekurangan dari sistem yang sedang berjalan dan kebutuhan pengguna sistem yang belum terpenuhi.

Tabel 3.1 Tabel Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI.Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut lampiran Elisitasi Tahap II yang telah dibuat :

Tabel 3.2 Tabel Elisitasi Tahap II

Keterangan:

M = Mandatory (yang diinginkan)

D = Desirable (diperlukan)

I = Inessential (yang tidak mutlak diinginkan)

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan elisitasi tahap II diatas, dibentuklah elisitasi tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Berikut adalah gambar elisitasi tersebut :

Tabel 3.3. Tabel Elitasi Tahap III

Keterangan:

T : Technical L : Low=mudah

O : Operational M : Middle=sedang

E  : Economic H  : High=sulit

Final Draft Elisitasi

Final elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap-tahap elisitasi yang Berdasarkan elisitasi tahap III diatas, dihasilkanlah 14 requirement final elisitasi yang diharapkan dapat mempermudah dalam membuat suatu sistem pengontrolannya. Berikut lampirkan Gambar Final Elisitasi :

Tabel 3.4. Tabel Final Draft Elisitasi

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem Untuk Usulan

Rancangan sistem yang di usulkan akan di jelaskan ke dalam sebuah bentuk diagram, dimana dalam pembuatan diagram tersebut penulis menggunakan program Unified Modelling Language (UML). Berikut gambaran dari Use Case Diagram dan Activity Diagram yang digunakan oleh penulis untuk mengkomunikasikan rancangan sistem kepada user.

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.1 Use Case Diagram Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat:

  1. (satu) sistem yang mencakup seluruh kegiatan sistem E-Arsip pada PT. KMK GLOBAL.
  2. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu Administrasi.
  3. c. Ada 9 use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut.

Berdasarkan Usecase Diagram berikut penjelasan scenario yang diusulkan:

  1. Usecase : Menu Login
  2. Actor : Administrasi

    Skenario : Masuk ke halaman login, input user name dan password.

  3. Usecase : Surat Masuk
  4. Actor : Administrasi

    Skenario : Administrasi dapat menambah, mencari, mengubah dan Menghapus data Surat.

  5. Usecase : Surat Keluar
  6. Actor : Administrasi

    Skenario : Administrasi dapat menambah, mencari, mengubah dan menghapus data Surat.

  7. Usecase : Menu Approval
  8. Actor : Administrasi

    Skenario : Approval dapat memberikan Persetujuan.

  9. Usecase : Menu Laporan Surat Masuk
  10. Actor : Administrasi /Approval

    Skenario : Approval/Manajer dapat menampilkan Laporan.

  11. Usecase : Menu Laporan Surat Masuk
  12. Actor : Administrasi/Manajer

    Skenario : Administrasi /Manajer dapat menampilkan Laporan

  13. Usecase : Menu Laporan Surat Keluar
  14. Actor : Administrasi / Manajer

    Skenario : Administrasi dapat menampilkan laporan.

  15. Usecase : Menu Referensi
  16. Actor : Administrasi

    Skenario : Administrasi dapat menambah, mencari, mengubah dan menghapus data Referensi.

  17. Usecase : User
  18. Actor : Administrasi

    Skenario : Administrasi dapat menambah, mencari, mengubah dan menghapus data User

Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan

Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang berjalan, bagaimana masing-masing alur berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu, activity diagram tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur aktivitas dari level atas secara umum.

Gambar 4.2 Activity Diagram Surat Masuk Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.2 merupakan activity Diagram surat masuk yang diusulkan:

Dalam diagram ini terdapat menu login, menu surat masuk, kemudian administrasi melakukan request surat masuk dan sistem e-arsip akan memvalidasi berdasarkan username, setelah itu memberikan surat masuk dan administrasi menerima halaman surat masuk dan terdapat menu tambah, edit, dan batal, yang akan di approvel pimpinan department.

Gambar 4.3 Activity Diagram Surat Keluar Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.3 merupakan activity Diagram surat keluar yang diusulkan:

Dalam diagram ini terdapat menu login, menu surat keluar, kemudian administrasi melakukan request surat keluar yang telah di validasi, setelah itu memberikan surat keluar dan administrasi menerima halaman surat keluar dan terdapat menu tambah, edit, dan batal. Dokumen surat keluar ini sudah dapat di akses dan di baca oleh semua Departemen dalam bentuk PDF.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atas dimensi vertical (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Sequence Diagram Login

Gambar 4.4 Sequence Diagram Login yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.4 Sequence Diagram Login Yang Diusulkan terdapat :

  1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e-Arsip.
  2. 3 life line antar muka yang saling berinteraksi
  3. 7 message yang terhubung.

Sequence Diagram Surat Masuk Yang Diusulkan

Gambar 4.5 Sequence Diagram surat masuk Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.5 Sequence Diagram surat masuk. Diusulkan terdapat :

  1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e- Arsip.
  2. 3 life line antar muka yang saling berinteraksi
  3. Ada 7 action yang terhubung.

Sequence Diagram Surat Keluar

Gambar 4.6 Sequence Diagram surat keluar yang Diusulkan Sistem

Berdasarkan Gambar 4.6 Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat :

  1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e- Arsip.
  2. 3 life line antar muka yang saling berinteraksi

Sequence Diagram Laporan Surat Masuk Yang Diusulkan

Gambar 4.7 Sequence Diagram Laporan Surat Masuk Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.7 Sequence Diagram Laporan Surat Masuk Yang Diusulkan terdapat :

  1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e-inventory.
  2. 6 life line antar muka yang saling berinteraksi
  3. Ada 7 action yang terhubung.

Sequence Diagram Laporan Surat Keluar Yang Diusulkan

Gambar 4.8 Sequence Diagram Laporan Surat Keluar Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.8 Sequence Diagram Laporan Surat Keluar Yang Diusulkan terdapat :

  1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e-inventory.
  2. 6 life line antar muka yang saling berinteraksi
  3. Ada 7 action yang terhubung.


Sequence Diagram User Yang Diusulkan

Gambar 4.9 Sequence Diagram User yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.9 Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat :

  1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e-inventory.
  2. 3 life line antar muka yang saling berinteraksi
  3. Ada 7 action yang terhubung.

Class Diagram yang Diusulkan

Class diagram adalah suatu diagram yang memperlihatkan himpunan kelas - kelas, antarmuka - antarmuka, kolaborasi - kolaborasi dan relasi relasi antar obyek.

Gambar 4.10 Class Diagram Sistem e-pemesanan

Berdasarkan gambar 4.10 Class Diagram diatas terdapat :

  1. 5 (enam) class, himpunan dari objek-objek yang berbagai atribut serta operasi yang sama diantaranya tabel barang, supplier, karyawan, barang masuk, barang keluar dan retur.
  2. 4 (lima) multiciply, hubungan antar objek satu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai.

Rancangan Basis Data

Spesifikasi File Tabel User

Spesifikasi basis data merupakan sebuah design data yang dianggap telah normal. Design basis data menjelaskan media yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, panjang record. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :

  1. File Barang
  2. Nama File : tbl_user

    isi : id_user,username,password,nama,nik,level

    Primary key : id_user

    Panjang record : 73

    Tabel 4.1 File Tabel User

  3. File Surat Masuk
  4. Nama File : tbl_surat_masuk

    isi :id_surat,no_agenda,no_surat,asal_surat,isi,kode, indeks,tgl_surat,tgl_diterima,file,keterangan,id_user

    Primary key : id_surat

    Panjang record : 212

    Tabel 4.2 File Tabel Surat Masuk

  5. File Surat Keluar
  6. Nama File : tbl_surat_keluar

    isi :id_surat,no_agenda,tujuan,no_surat,isi,kode, tgl_surat,tgl_catat,file,keterangan,id_user

    Primary key : id_surat

    Panjang record : 207

    Tabel 4.3 File Tabel Surat Keluar

  7. File Klasifikasi
  8. Nama File : tbl_klasifikasi

    isi : id_klasifikasi,kode,nama,uraian,id_ uraian

    Primary key : id_ klasifikasi

    Panjang record : 33

    Tabel 4.4 File Tabel Klasifikasi

  9. File Approval
  10. Nama File : trs_approval

    isi :id_approval,tujuan,isi_approval,sifat, batas_waktu,catatan,id_surat,id_user,diterima,tipe

    Primary key : id_approval

    Panjang record : 45

    Tabel 4.5 Spesifiksi File Tabel Approval

Rancangan Prototype

Prototype Halaman Login

Gambar 4.11 Prototype Halaman Login

Berdasarkan Gambar 4.11 merupakan rancangan Prototype Halaman login:

Pada tampilan halaman login terdapat aplikasi manajemen surat, dengan user name dan password, untuk login dalam sistem tersebut. Tampilan halaman login dashboard akan muncul ketika user mengunjungi halaman dashboard.


Prototype Halaman Home

Gambar 4.12 Prototype Halaman Home

Berdasarkan Gambar 4.12 merupakan Prototype Halaman login:

Pada tampilan halaman home adalah halaman atau tampilan utama pada sistem, terdapat banyak tampilan notifikasi, yang akan muncul ketika adminitrasi document control menginput data dokumen dengan otomatis akan masuk di tampilan halaman home. Pada rancangan ini terdapat tampilan jumlah surat masuk, jumlah surat keluar, jumlah diposisi, julah klarifikasi surat, dan jumlah pengguna . Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Prototype Halaman Form Surat Masuk

Gambar 4.13 Prototype Halaman Form Surat Masuk

Berdasarkan Gambar 4.13 merupakan rancangan Prototype halaman surat masuk:

Pada halaman form surat masuk adalah surat yang akan masuk pada sistem, terdapat keterangan detail surat, sperti, kode surat, nama, asal, tanggal, dan validasi pimpinan Departement. Di rancangan halamn ini bisa menambahkan dan mencari data dokumen . Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Prototype Halaman Surat Keluar

Gambar 4.14 Prototype Halaman Surat Keluar

Berdasarkan Gambar 4.14 merupakan rancangan Prototype halaman surat keluar:

Pada halaman form surat masuk adalah surat yang akan masuk pada sistem, terdapat keterangan detail surat, sperti, kode surat, nama, asal, tanggal. Di rancangan halamn ini bisa menambahkan dan mencari data dokumen. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Prototype Halaman Referensi

Gambar 4.15 Prototype Halaman Referansi

Berdasarkan Gambar 4.15 merupakan rancangan Prototype halaman surat keluar :

Pada halaman referensi adalah menu dimana pengarsipan dokumen bisa diakses sesuai dengan documen yang dibutuhkan. Dihalaman referensi terdapat nama dan uraian dokomen yang akan di cari data tersebut bisa ditambahkan, dicari, diedit dan dihapus. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Prototype Halaman user

Gambar 4.16 Prototype User

Berdasarkan Gambar 4.16 merupakan rancangan Prototype halaman user :

Pada halaman user adalah rancangan menu dimana terdapat data pengguna sistem yang bisa di akses. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman

Tampilan Rancangan Halaman Login

Gambar 4.17 Tampilan Rancangan Halaman Login

Berdasarkan Gambar 4.17 merupakan tampilan hasil dari rancangan menu login, di tampilan menu login ada tampilan logo perusahaan, dashboard usename, dashboard password, dan dashboard login, tampilan halaman login adalah tampilan utama.

Tampilan Rancangan Halaman Utama

Gambar 4.18 Tampilan Halaman Utama

Berdasarkan Gambar 4.18 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman utama:

Pada tampilan halaman home adalah halaman atau tampilan utama pada sistem, terdapat banyak tampilan notifikasi, yang akan muncul ketika adminitrasi document control menginput data dokumen dengan otomatis akan masuk di tampilan halaman home Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halamn User

Gambar 4.19 Tampilan Halaman User

Berdasarkan Gambar 4.19 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman user:

Pada tampilan halaman user adalah menu dari pengguna system ini, dimana jika ingin menambahkan akses pengguna atau menghapus akses pengguna. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman Surat Masuk

Gambar di atas merupakan tampilan pertama dari rancangan halaman surat masuk. Dimana dokumen baru bisa di tambahkan atau di hapus

Gambar 4.20 Tampilan Rancangan Halaman Surat Masuk

Berdasarkan Gambar 4.20 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman surat masuk :

Pada tampilan halaman surat masuk di menu tambah baru dan edit terdapat nomor agenda dokumen, asal dokumen, nomor dokumen, isi ringkasan dokumen, jenis dokumen, nomor berkas dokumen, tanggal dokumen , dan keterangan agar lebih efektif dalam pengarsipan dokumen dan adinistrasi. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman Surat Keluar

Gambar di atas merupakan tampilan pertama dari rancangan halaman keluar. Dimana dokumen keluar bisa di data dengan mudah saat akan melihat berapa jumlah dokumen yang di keluarkan.

Gambar 4.21 Tampilan Rancangan Halaman Surat Keluar

Berdasarkan Gambar 4.21 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman surat keluar :

Pada tampilan halaman surat keluar di menu tambah baru terdapat nomor agenda dokumen, asal dokumen, nomor dokumen, isi ringkasan dokumen, jenis dokumen, nomor berkas dokumen, tanggal dokumen , dan keterangan agar lebih efektif dalam mendata sdokumen yang akan di keluarkan atau di distribusikan. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman Referensi

Gambar di atas merupakan menu utama pada tampilan halaman referensi. dimana jenis dokumen bisa di tambakan dan di edit sesuai jenis dokumen tersebut.

Gambar 4.22 Tampilan Rancangan Halaman Referensi

Berdasarkan Gambar 4.22 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman referensi:

Pada tampilan tambah baru referensi terdapat ringkasan yang perlu di isi di Antara lainnya yaitu , kode referensi, uraian referensi, dan nama referensi. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman Laporan Surat Masuk

Gambar 4.23 Tampilan Racangan Halaman laporan surat masuk

Berdasarkan Gambar 4.23 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman laporan surat masuk :

Pada tampilan halaman laporan surat masuk merupakan laporan surat untuk mengetahui berapa jumlah surat masuk sesuai jenis dokumen dan tanggal surat masuk . di menu ini juga bisa melihat detail dokumen tersebut. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Halaman Rancangan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.24 Tampilan Rancangan Halaman surat keluar

Berdasarkan Gambar 4.24 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman laporan surat keluar :

Pada tampilan halaman laporan surat keluar merupakan laporan surat keluar untuk mengetahui jumlah dokumen yang telah di distribusikan ke department lain. Di tampilan ini bisa melihat secara detail kapan dokuemn di distribusikan. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

  1. Processor : Intel ® Pentium ® CPU 6630
  2. Monitor : LCD Monitor 19”
  3. Mouse : Standar
  4. Keyboard : Standar
  5. RAM : 2 GB
  6. Harddisk : 500 GB HDD
  7. Printer : Catrid

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

  1. Windows 10
  2. Visual Paradigm for UML 11.2 Community Edition
  3. DatabaseServer : MySQL
  4. Microsoft Office 2010
  5. XAMPP v3.2.1
  6. Adobe Dreamweaver CS6
  7. Internet Browser: Google Chrome

Hak Akses

Pengoperasian aplikasi ini dapat dilakukan oleh :

  1. Administrasi
  2. Approval
  3. Administrator

Blackbox Testing

Untuk tahap pengujian, penulis menggunakan metode blackbox testing, untuk memastikan bahwa program atau sistem yang dibuat masih terdapat bug (kesalahan) atau tidak. Dari setiap tes pengujian tidak menutup kemungkinan masih terdapat bug (kesalahan) dari sistem yang telah di tes, namun pengujian ini setidaknya dapat meminimalisir bug (kesalahan) yang terdapat didalam sistem.

Blackbox Testing pada Menu Registrasi Akun Halaman Login

Tabel 4.6 Testing Blackbox pada menu login

Blackbox Testing pada Referensi

Tabel 4.6 Testing Blackbox pada menu login

Testing Blackbox pada Menu Surat Masuk

Tabel 4.8 Testing Blackbox pada menu Surat Masuk

Testing Blackbox pada menu Surat Keluar

Tabel 4.9 Testing Blackbox pada menu Surat Keluar

Testing Blackbox pada menu User

Tabel 4.10 Testing Blackbox pada menu User

Estimasi Biaya

Agar terlaksananya penelitian ini dengan baik, lancar dan sesuai dengan target yang direncanakan sesuai dengan jadwal penelitian, maka diperlukan dana yang dapat menunjang seluruh kegiatannya diperkirakan sebagai berikut:

Tabel 4.11 Estimasi Biaya

Rancangan Waktu

Dibuat jadwal kegiatan penelitian yang meliputi kegiatan persiapan, pelaksanaan, dan penyusunan laporan penelitian. Hal ini memberikan rincian kegiatan dan jadwal pelaksanaan kegiatan tersebut.

Tabel 4.12 Rancangan Waktu

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya, maka dapat dijadikan kesimpulan sebagai berikut:

  1. Dalam Sistem Informasi dokumen yang dibuat, Pendistribusian dokumen ke team project yang dalam penyimpanan datanya dapat dilakukan dengan cepat dan bisa digunakan untuk menyimpan semua data, sehingga dalam proses pendistribusian dokumen dapat dilakukan dengan baik sesuai data yang diinginkan antar departemen lain.
  2. Dalam Sistem Informasi dokumen sudah terkomputerikasi dan terintegrasi sehingga tidak lagi membutuhkan kertas dalam pendistribusian dokumen ke departemen lain, karena sudah ada suatu aplikasi sistem secara yang dapat diakses oleh masing-masing departemen (team project).
  3. Dalam Sistem Informasi dokumen yang dibuat dapat mengatasi penomoran dokumen yang ganda, sistem yang di buat mempunyai sistem yang cukup bisa diandalkan untuk melakukan proses pendistribusian dokumen dengan standar SOP yang diterapkan, laporan penomoran dokumen yang ada dalam program mengenai kode dokumen yang akan didistribusi dapat di terima dengan jelas dan sehingga tidak terjadi kesalahan informasi maupun dokumen dengan nomor ganda.

Saran

  1. Dapat dilakukan pengembangan agar para pihak yang terkait mampu untuk melakukan sendiri proses pengarsipan dokumen secara efektif.
  2. Setelah diimplementasikan dengan baik maka diperlukan pula evaluasi secara berkala untuk dapat dilakukan suatu pengembangan sistem yang baru, agar kekurangan pada sistem ini dapat diperbaiki dan terus berkembang sesuai dengan perkembangan ilmu teknologi yang tumbuh semakin pesat.
  3. Diperlukan backup oengarsipan dokumen dan administrasi untuk adanya keamanan data, hal ini sangat penting supaya jika terjadi error pada sistem atau kesalahan pada computer mencegah terjadi nya dokuemn hilang.

Daftar Pustaka

  1. C A Wijaya 2018, “Sistem Monitoring dan Evaluasi Pengelolaan Program Studi di Institusi Pendidikan Tinggi”. Indonesian Journal of Information Systems (IJIS). Vol. 1, No. 1, Agustus 2018.
  2. Nelly Indriani Widiastuti, Rani Susanto. “KAJIAN SISTEM MONITORING DOKUMEN AKREDITASI TEKNIK INFORMATIKA UNIKOM”. Vol 12 No 12 (2014)
  3. 3,0 3,1 Elvin , Metta Anggraini , Desi Pibriana 2016 “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Dan AMI Pada BPM Kampus MDP, tersedia di http://eprints.mdp.ac.id/1704/1/jurnal-2012240009-2012240015.pdf.
  4. 4,0 4,1 Joko Agus Prawono, Anton Respati Pamungkas, “SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI STMIK AUB SURAKARTA”. INFORMATIKA vol 2 No.1 edisi Maret 2015
  5. Lina Marliani, M.Si. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Galuh “DEFINISI ADMINISTRASI DALAM BERBAGAI SUDUT PANDANG” Vol 5, No 4 (2018).
  6. Febrin Aulia Batubara Jurusan Teknik Elektro, Politeknik Negeri Medan “PERANCANGAN WEBSITE PADA PT. RATU ENIM PALEMBANG” (2015)
  7. Fitri Ayu, Nia Permatasari berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) PADA DEVISI HUMAS PT. PEGADAIAN” Volume 2, No.2 Oktober 2018.
  8. Fergus, U Onu., dan Umeakuka Chinelo V,. 2016. "Object Oriented Programming (OOP) Approach to the Development of Student Information Management System," Internasional Journal of Computer Applications Technology and Research, vol. 5, no. 8, pp. 504-508.
  9. Maimunah, M., Supriyanti D., dan Hendrian, H,. 2017. "Aplikasi Sistem Order Online Berbasis Mobile Android pada Outlet Pizza Hut Delivery," Semnasteknomedia Online, vol. 5, no. 1, pp. 4-5-1.
  10. Rosa dan Shalahuddin (2015:43) Definisi Basis Data. https://docplayer.info/77264319-Bab-ii-landasan-teori.html.
  11. Faridi, Peni Aripianti dan Retno Widuri. 2016. “Perancangan Sistem Informasi E-Jurnal pada Perguruan Tinggi Berbasis Web. Jurnal CERITA”. Tangerang : Perguruan Tinggi Raharja. ISSN: 2461-1417. Vol.2 No.2-Agustus 2016.
  12. Heryanto, Imam. 2017. “Membuat Database dengan Microsoft Access”. Edisi Revisi. Bandung : Informatika.
  13. Hidayatullah dan Jauhari(2017). Tentang Definisi Mysql. Di kutip dari https://docplayer.info/77474503-Bab-ii-landasan-teori.html.
  14. 14,0 14,1 14,2 MADCOMS MADIUN. 2016 “Pemrograman PHP dan MySQL untuk Pemula” Penerbit Andi Yogyakarta.
  15. Gunawan Putrodjojo, Putu Handy Arjana, Edward. Dalam jurnal ICIT Vol.2 No.1(2016 “PENERAPAN PHP DAN MYSQL UNTUK MERANCANG SIM PENJUALAN BERBASIS WEB PADA PD BABY2GO” tersedia di http://ejournal.raharja.ac.id/index.php/icit/article/view/511/375
  16. Sutopo, Priyo, Dedi Cahyadi dan Zainal Arifin. 2016. Sistem Informasi Eksekutif Sebaran Penjualan Kendaraan Bermotor Roda 2 di Kalimantan Timur Berbasis Web. Jurnal Informatika Mulawarman. Vol.11 No.1-Februari 2016.
  17. Santoso dan Radna Nurmalina. 2017. Perencanaan dan Pengembangan Aplikasi Absensi Mahasiswa Menggunakan Smart Card Guna Pengembangan Kampus Cerdas:Studi Kasus Politeknik Negeri Tahanh Laut.Kalimantan Selatan:Jurnal Integrasi. Vol.9 No.1:84-91.
  18. Febrin Aulia Batubara Jurusan Teknik Elektro, Politeknik Negeri Medan “PERANCANGAN WEBSITE PADA PT. RATU ENIM PALEMBANG” (2015).
  19. Iqbal, M Dzulhaq, dkk. 2017. Sistem Informasi Akademik Sekolah Berbasis Kurikulum 2013. Jurnal Sisfotek Global. ISSN:2088-1762 Vol.1.
  20. Sri Lestanti, Ardina Desi Susana,” SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN GURU DAN PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MIXTURE MODELLING BERBASIS WEB” VOL 10 NO 2 (2016): NOVEMBER 2016
  21. Defi Anggraeni dan Siska Iriani. 2016.” Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Pringkuku”. Jurnal Bianglala Informatika : Vol.4 No.2. 2016.
  22. Miftah Arifin dan Aida Nahar.” PENGEMBANGAN SISTEM ADMINISTRASI SEKOLAH BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DI MTS. DARUL ULUM DAN MTS. MIFTAHUL HUDA DI KABUPATEN JEPARA”, Tersedia di file:///C:/Users/INTEL&AMD/Documents/437-1453-1-PB.pdf
  23. Eka Dewi Susanti. 2017. Sistem Informasi Administrasi Keuangan Sekolah Berbasis Web Di SMK YP 17 Selorejo - Blitar. J – Intech (Journal Of Information and Technology). Vol.5 No.1.
  24. Joko Agus Prawono, Anton Respati Pamungkas, “SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI STMIK AUB SURAKARTA”. INFORMATIKA vol 2 No.1 edisi Maret 2015, di kutip dari file:///C:/Users/INTEL&AMD/Documents/commmmm/159-309-1-SM.pdf

Contributors

Admin, Dian Hariri