SI1511489686

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PASIEN

RAWAT INAP PADA RSIA PRATIWI

KOTA TANGERANG


SKRIPSI






Disusun Oleh :

NIM : 1511489686

NAMA : PAD ASALUM


FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

UNIVERSITAS RAHARJA

TANGERANG

(2018/2019)


UNIVERSITAS RAHARJA

 


LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PASIEN

RAWAT INAP PADA RSIA PRATIWI

KOTA TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM
: 1511489686
Nama
Fakultas
: Sains dan Teknologi
Program Pendidikan
: Strata Satu
Program Studi
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen

   

Disahkan Oleh :

Tangerang, Juli 2019

Rektor
        
Ketua Program Studi
Universitas Raharja
        
Program Studi Sistem Informasi
           
           
           
           
(Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si)
        
NIP : 000603
        
NIP : 078010



UNIVERSITAS RAHARJA


LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PASIEN

RAWAT INAP PADA RSIA PRATIWI

KOTA TANGERANG


Dibuat Oleh :

NIM
: 1511489686
Nama

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen


Disetujui Oleh :

Tangerang, Juli 2019

Pembimbing I
    
Pembimbing II
       
       
       
       
( Saryani, S.Kom.,M.T.I.)
    
(Harfizar, M.Kom)
NID : 08167
    
NID : 15028



UNIVERSITAS RAHARJA


LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PASIEN

RAWAT INAP PADA RSIA PRATIWI

KOTA TANGERANG


Disusun Oleh :

NIM
: 1511489686
Nama
Program Pendidikan
: Strata Satu
Program Studi
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen

   

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

  
Tangerang, Juli 2019
   
(Pad Asalum)
NIM : 1511489686

 

)*Tanda tangan dibubuhi materai 6.000;



ABSTRAK

Perkembangan teknologi informasi dari tahun ke tahun yang berbasis komputerisasi selalu mengalami perkembangan yang sangat pesat kepada beberapa instansi pemerintahan, intansi pendidikan, organisasi, perusahaan, dan juga instansi kesehatan serta industri lainnya. Karena perkembangan teknologi informasi yang berbasis komputerisasi ini mampu memegang peranan penting sebagai alat bantu dalam, layanan kesehatan, pengolahan data, serta dapat membantu memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat kompleks ataupun dalam penunjang keputusan. Pelayanan dibidang kesehatan merupakan salah satu bentuk pelayanan yang paling sering dibutuhkan oleh masyarakat saat ini. salah satu sarana pelayaanan kesehatan yang mempunyai peran sangat penting dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat adalah rumah sakit khusus nya disini rumah sakit ibu dan anak. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa sistem layanan kesehatan masyarakat yang sedang berjalan pada RSIA Pratiwi. Proses layanan kesehatan pada RSIA Pratiwi masih bersifat semi-komputerisasi yaitu masih menggunakan buku besar dan Microsoft Office, sehingga dalam melakukan pendataan pasien rawat inap sering terjadi kesalahan data yang kurang akurat, serta memakan waktu cukup lama untuk mencari arsip data pasien rawat inap dan juga masih bersifat manual untuk pengecekan kamar rawat inapnya dimana pasien harus datang kerumah sakit langsung sehingga kurang efektif dan efisien. Metode penelitian yang dilakukan dengan cara observasi langsung di RSIA Pratiwi dan menganalisa prosedur pada sistem berjalan yang berkaitan dengan layanan kesehatan masyarakat yaitu pengecekan kamar rawat inap dan pengolahan data pasien rawat inap, metode analisa sistem yang diguanakan adalah PIECES yang terdiri dari Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, dan Service. Unified Modeling Language (UML) sebagai alat bantu untuk menganalisa prosedur sistem yang berjalan. Penelitian ini diharapakan perlu adanya sistem informasi berbasis online untuk mengelolah data dengan baik agar dapat membantu pekerjaan para Staff dengan mudah dalam menghasilkan informasi yang efektif dan efisien, sehingga dapat berguna untuk pengambilan keputusan

Kata kunci : Teknologi, informasi, sistem informasi, rumah sakit, layanan kesehatan, UML, Metode PIECES.


ABSTRACT


The development of information technology from year to year based on computerization has always experienced very rapid development to several government agencies, educational institutions, organizations, companies, and also health agencies and other industries. Because the development of computerized based information technology is able to play an important role as a tool in, health services, data processing, and can help solve small problems up to very complex problems or in supporting decisions. Service in the field of health is one form of service that is most often needed by the people today. one of the health care facilities that has a very important role in providing health services to the community is a special hospital here, a mother and child hospital. This study aims to analyze the public health service system currently underway at the Sepatan Mulia Hospital. The health service process at RSIA Sepatan Mulia is still semi-computerized, which is still using general ledgers and Microsoft Office, so that in collecting inpatients data errors often occur that are less accurate, and take a long time to search for inpatient data archives and also still manual for checking inpatient rooms where patients must come to the hospital directly so that it is less effective and efficient. The research method was carried out by direct observation at RSIA Sepatan Mulia and analyzing the procedures in the running system related to public health services, namely checking inpatient rooms and inpatient data processing, the system analysis method used was PIECES which consisted of Performance, Information, Economy, Control, Efficiency and Service. Unified Modeling Language (UML) as a tool to analyze system procedures that are running. This research is expected to need an online-based information system to manage data properly so that it can help the work of staff easily in producing information that is effective and efficient, so that it can be useful for decision making

Keywords: Technology, information, information systems, hospitals, health services, UML, PIECES Method.



KATA PENGANTAR


Alhamdulillah, puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tesis/ Skripsi/ Tugas Akhir (Disesuaikan) dengan judul "PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PASIEN RAWAT INAP PADA RSIA PRATIWI KOTA TANGERANG”.

Tujuan penulisan Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan Strata 1 Program Studi Sistem Informasi pada Universitas Raharja.

Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :

  1. Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si. selaku Rektor Universitas Raharja.
  2. Bapak Dr. Henderi, S.Kom., M.Kom. selaku Dekan Fakultas Universitas Raharja.
  3. Orang Tua tercinta yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta doa untuk keberhasilan penelitian kepada peneliti.
  4. Bapak Padeli, M.Kom. selaku Wakil Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Raharja.
  5. Ibu Euis Sitinur Aisyah, M.Kom. selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
  6. Ibu Saryani, S.kom. MTI. sebagai Dosen Pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
  7. Bapak Harfizar, M.Kom sebagai Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, masukan dan motivasi kepada penulis.
  8. Ibu dr. Yulitha Firdaus selaku stakeholder yang telah memberikan kontribusi besar di dalam lancarnya proses penelitin skripsi ini.
  9. Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Universitas Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan motivasi kepada penulis.
  10. Keluarga tercinta yang telah memberikan doa, dukungan moril maupun materil sehingga Skripsi ini apat terselesaikan dengan baik.
  11. Teman - teman seperjuangan yang selalu ada dan memberikan semangat.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.

  
Tangerang, Juli 2019
   
(Pad Asalum)
NIM : 1511489686


Daftar isi


DAFTAR GAMBAR

  1. Gambar 3.1. Logo RSIA Pratiwi
  2. Gambar 3.2. Struktur Orgaisasi RSIA Pratiwi
  3. Gambar 3.3. Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan
  4. Gambar 3.4. Use Case Diagram Sistem yang berjalan
  5. Gambar 3.5. Activity Diagram Sistem Yang Berjalan
  6. Gambar 3.6. Activity Diagram Sistem Pelayanan pelanggan
  7. Gambar 3.7. Sequence Diagram Sistem Yang Berjalan
  8. Gambar 3.8. Sequence Diagram Pengolahan Data Pasien Rawat Inap
  9. Gambar 4.1. Use Case Diagram Sistem yang diusulkan
  10. Gambar 4.2. Squence Diagram Sistem Pasien yang diusulkan
  11. Gambar 4.3. Squence Diagram Sistem Admin yang diusulkan
  12. Gambar 4.4. Activity Diagram Sistem Pasien yang diusulkan
  13. Gambar 4.5. Activity Diagram Sistem Pasien yang diusulkan
  14. Gambar 4.6. Class Diagram Sistem yang diusulkan
  15. Gambar 4.7. Halaman Utama Tabel 4.5. Tabel Tindakan
  16. Gambar 4.8. Halaman Menu Ketersediaan Kamar Rawat Inap
  17. Gambar 4.9. Halaman Menu Login Admin
  18. Gambar 4.10. Halaman Menu Master Admin
  19. Gambar 4.11. Halaman Menu Laporan Admin

DAFTAR TABEL

  1. Tabel 3.1. Hasil Analisa Kinerja
  2. Tabel 3.2. Hasil Analisa Informasi
  3. Tabel 3.3. Hasil Analisa Ekonomi
  4. Tabel 3.4. Hasil Analisa Pengendalian
  5. Tabel 3.5. Hasil Analisa Efisiensi
  6. Tabel 3.6. Hasil Analisa Pelayanan
  7. Tabel 3.7. Elisitasi Tahap I
  8. Tabel 3.8. Elisitasi Tahap II
  9. Tabel 3.9. Elisitasi Tahap III
  10. Tabel 4.1. Perbedaan Sistem Berjalan dengan Sistem Usulan
  11. Tabel 4.2. Tabel User
  12. Tabel 4.3. Tabel Pasien
  13. Tabel 4.4. Tabel kamar
  14. Tabel 4.5. Tabel Tindakan
  15. Tabel 4.6. Tabel Dokter
  16. Tabel 4.7. Tabel Registrasi
  17. Tabel 4.8. Tabel Perawatan
  18. Tabel 4.9. Tabel Pembayaran
  19. Tabel 4.10. Tabel Regis Kamar
  20. Tabel 4.11. Tabel Black Box Testing
  21. Tabel 4.12. Schedule
  22. Tabel 4.13. Estimasi Biaya

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM


DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM


BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Dalam era globalisasi sekarang ini, perkembangan teknologi yang semakin pesat, terutama dalam bidang komputer. Dengan adanya teknologi komputer akan mempermudah dalam melancarkan kegiatan dalam mengolah suatu data. Oleh karena itu untuk memberikan informasi yang cepat, tepat dan efisien diperlukan suatu sistem pengolahan data yang bisa menyediakan berbagai informasi dengan cepat dan akurat dalam ketepatan data. Mengingat semakin pesatnya teknologi sekarang ini terutama di bidang sistem informasi, maka didalam lembaga rumah sakit juga perlu menyediakan system komputerisasi untuk mempermudah dan mengefesiensikan pekerjaan tersebut terutama dalam sistem pengolahan data atau informasi.

Salah satu sarana pelayanan kesehatan yang mempunyai peran sangat penting dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat adalah rumah sakit. Rumah sakit merupakan lembaga yang mengemban tugas untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada seluruh masyarakat. Tidak mengherankan apabila bidang kesehatan perlu untuk selalu dibenahi agar bisa memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik untuk masyarakat. Rumah sakit adalah suatu tempat pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara lengkap yang meyediakan beberapa pelayanan diantaranya pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

RSIA Pratiwi adalah salah satu rumah sakit swasta yang sistem pengecekan ketersedian kamar rawat inap dan pengolahan data pasien rawat inapnya masih menggunakan cara manual yaitu dengan pembukuan, sehingga sering terjadi kesalahan dalam pengolahan data. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang sudah terkomputerisasi agar dalam proses pembuata laporan tentang pasien rawat inap dan pengecekan kamar rawat inap lebih cepat, tepat dan efisien. Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut maka penulis bermaksud memberikan solusi dengan merancang sebuah aplikasi berbasis web dengan judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PASIEN RAWAT INAP PADA RSIA PRATIWI”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat disimpulkan atau dirumuskan beberapa permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini, diantaranya :

  1. Apakah sistem layanan kesehatan pada RSIA Pratiwi sudah berjalan dengan baik?
  2. Apakah sistem pengolahan data pasien pada RSIA Pratiwi yang berjalan saat ini sudah mampu memberikan laporan secara cepat dan akurat?
  3. Bagaimanakah proses layanan kesehatan masyarakat pada RSIA Pratiwi yang berjalan saat ini?

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang dapat diperoleh dengan dilakukannya tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :

  1. Mengetahui ketersedian kamar rawat inap.
  2. Agar dapat menghasilkan data dan informasi pasien dan kamar rawat pasien Rumah sakit yang lebih cepat dan akurat.
  3. Mempermudah masyarakat dalam mendapatkan pelayanan kesehatan.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian yang diperoleh dalam penelitian ini adalah :

  1. Dapat menambah wawasan dan kemampuan berfikir mengenai penerapan teori yang telah didapatkan dari berbagai mata kuliah yang telah diterima dari bangku kuliah sekarang ini.
  2. Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan masyarakat pada RSIA Pratiwi.
  3. Dapat mempermudah masyarakat dalam mendapatkan pelayanan kesehatan.

Ruang Lingkup Penelitian

Bedasarkan permasalahan yang ada, penulis menyadari akan luasnya permasalahan yang ada dan untuk membatasi ruang lingkup penelitian, sehingga penulis hanya membahas tentang permasalahan yang terfokus pada sistem pelayanan kesehatan masyarakat pada RSIA Pratiwi. Pembahasan yang akan dilakukan adalah pngecekan ketersediaan kamar rawat inap dan pengolahan data pasien rawat inap.

Metodelogi Penelitian

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam rangka penyusunan penelitian laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP), penulis menggunakan beberapa metode yang digunakan sebagai berikut :

Pengumpulan Data

  1. Metode Observasi (Observation Research)

    Pada metode ini penulis untuk mendapatkan data dengan melakukan observasi atau pengamatan langsung terhadap sistem yang dipakai. Sehingga penulis dapat melihat langsung permasalahan yang ada saat ini. Observasi dilakukan di Jl. Raya Pakuhaji Rt.002 Rw.001, Kel.Sepatan, Kec.Sepatan, Kabupaten, Tangerang, Sepatan, Tangerang, Banten 15520

  2. Metode Wawancara (Interview Research)

    Pada metode wawancara ini penulis melakukan kegiatan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan orang-orang yang terlibat atau dengan pihak yang terkait mengenai informasi yang dibutuhkan dalam proses penelitian. Wawancara dilakukan kepada Bapak Rady yang menjabat sebagai HRD dan ibu Nila Sarmadani sebagai Rekam Medis. Penulis bertanya mengenai bagaimana sistem yang sedang berjalan saat ini dan apa kendala yang sering dihadapi.

  3. Metode Studi Pustaka (Library Research)

    Penelitian ini dilakukan untuk mendapatkan data tambahan dengan mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas pada laporan yang penulis sedang teliti saat ini. Dalam metode ini digunakan dan diterapkan teori-teori dari buku-buku referensi, internet dan sebagainya.

Metode Analisa Sistem

Pada metode analisa sistem informasi ini, penulis menggunakan analisa PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service), karena analisa PIECES adalah metode analisa sebagai dasar untuk memperoleh pokok-pokok permasalahan yang lebih spesifik mengenai kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisisensi serta pelayanan yang dimiliki Koperasi Tirta Cisadane. Penulis juga melakukan analisa terhadap prosedur sistem berjalan dan menggambarkannya menggunakan alat bantu berupa UML (Unified Modeling Language) yang dibuat dengan menggunakan software Visual Paradigm.

Metode Analisa Rancangan

pada metode analisa rancangan sistem informasi untuk melakukan analisa terhadap prosedur yang berjalan penulis menggunakan alat bantu (tools) berupa UML (Unified Modeling Language) yang dibuat dengan menggunakan software visual paradigm yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis Object Orientied Programming melalui tahap : Use Case Diagram, Activity Diagram, dan Sequence.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas tentang laporan penelitian ini, maka sistematika penulisan materi Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dikelompokkan menjadi beberapa sub-sub dengan rincian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metodelogi penelitian, metode analisa sistem, metode perencanaan yang diusulkan dan sistematika penelitian.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan menguraikan landasan teori yang menjelaskan tentang hal-hal yang berkaitan dengan konsep dasar sistem informasi yang berlaku umum dan beberapa istilah maupun konsep yang berkaitan dengan objek penelitian.

BAB III PEMBAHASAN

Pada bab ini merupakan hasil penelitian lapangan terhadap sistem yang berjalan dan yang ingin dijelaskan adalah mengenai tentang uraian umum, tinjauan perusahaan, sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisa proses dan sistem yang diusulkan.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisikan tentang analisa, dan hasil perancangan sistem informasi

BAB V PENUTUP

Pada bab ini penulis membuat kesimpulan dan saran dari pembahasan bab-bab sebelumnya yang telah dibahas atas dasar pertimbangan kelebihan dan kekurangan yang saat ini sedang berjalan.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Sistem Informasi dan Monitoring

Sistem Informasi adalah kombinasi teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi untuk mendukung dalam pengoperasian sistem manajemen. Istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara dimana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Adapun pengertian monitoring menurut para ahli:

  1. Monitoring adalah sebagai suatu kegiatan yang dilakukan secara terus menerus dan bersifat utuh dari manajemen perusahaan yang isinya yaitu penilaian yang bersifat sistematis terhadap kemajuan suatu pekerjaan. Monitoring dapat dikategorikan sebagai suatu proses pencatatan dan pengumpulan informasi terhadap tugas-tugas projek secara periodik (Indonesian Journal of Information Systems, 1 Agustus 2018)
  2. Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program. Memantau perubahan yang focus pada proses dan keluaran. Monitoring memiliki beberapa tujuan, yaitu :

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat PT KNK GLOBAL

Perusahaan ini berdiri pada tanggal 10 September 1983 dengan status perseroan Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dengan pimpinan perusahaan yaitu Bapak Frank Surya Sentosa dilokasi seperti sekarang ini yang memproduksi sepatu dengan merk “ Nike dan Convers”. Pada tahun 1985 pabrik ini mengalami musibah kebakaran yang cukup parah sehinggga mengharuskan untuk pindah kegiatan produksi di jalan jembatan Dua – Jakarta. Pada 1986 kegiatan produksinya dijalankan seperti semula.

Pada tahun 1988 PT Karet Murni Jelita (KMJ) yang beralamat di Jln.Telesonik Ujung,Desa Kadu Jaya Kec Curug Kab Tangerang mengalami perubahan status perseroan menjadi Penanaman Modal Asing (PMA) sesuai dengan akte tangggal 13 April 1998 no 76 dan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) 536/177 tahun 1985, dengan pimpinan Mr..Jyung Kyo.

Pada tanggal 15 mei 2000 didirikan pabrik baru yang bernama PT Karet Murni Kencana Global yang beralamat di Jatake Industri Estate dan Warehouse di JLN Kawasan Industri Jatake Raya No.21 yang merupakan bagian dari Karet Murni Group.

PT KNK Global adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang industry sepatu karet (Colcement Shoes- Nike) dengan orientasi pasar ekspor karena hasil produksinya adalah ditujukan keberbagai Negara di Asia maupun Amerika.

PT Karet Murni Kencana Global telah mengalami perkembangan tidak hanya dari sudut kapasitas produksi tetapi juga dalam manajemennya, sehingga dapat dilihat dengan fasilitas yang tersedia untuk digunakan dan dimanfaatkan oleh para pekerjanya.

Selain itu sejak februari 1999 pabrik ini sudah mengimplementasikan MESH (Management Environment Safety, And Health), yaitu sistem manajemen lingkungan. Kesehatan, dan Keselamatan Kerja. Kesadaran akan pentingnya lingkungan kerja berorientasi lingkungan. Kesehatan, dan keselamatan kerja.

Visi, Misi, dan Tujuan PT. KNK GLOBAL

  1. Visi

    2. PT Karet Murni Kencana Global Sport mempunyai motto yaitu “Quality Product and Service begin.With Quality Thinking.” Motto ini menandakan bahwa perusahaan harus mempunyai komitmen untuk melakukan improment (perbaikan) secara kontiyu yang terfokus pada costumer satisfaction.

  2. Misi

    3. Mengimplementasikan Human Touch Management (HTM). Maksudnya adalah kebijakan yang diambil oleh perusahaan menggunakan pendekatan h63umaniticitic.

  3. Tujuan

    4. Memuaskan pelanggan dengan membuat produk sepatu yang cocok, style yang baik, nyaman dan kuat.

Struktur Organisasi PT. KNK GLOBAL

Struktur organisasi merupakan suatu alat penting dalam sebuah perusahaan karena untuk menunjukan pola antara hubungan-hubungan diantaranya yaitu berdasarkan fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya masing-masing. Struktur organisasi pada PT. KNK GLOBAL disusun untuk menunjang lancarnya kegiatan yang sedang berjalan. Adapun bagan struktur organisasi pada PT. KNK GLOBAL adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Tugas dan Tanggung Jawab

Masing-masing bagian pada struktur organisasi PT. KNK Global memiliki tugas wewenang dan tanggung jawab tersendiri, adapun tugas dari masing-masing bagian sebagai berikut :

  1. Direktur

    2. Bertugas dalam memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan, memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer), menyetujui anggaran tahunan perusahaan, menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.

  2. Manager
    1. Bertugas Mempertahankan staf dengan merekrut, memilih, mengorientasi dan melakukan pelatihan karyawan, menjaga lingkungan kerja yang aman, nyaman dan tertib, Menyelesaikan dan mengevaluasi kinerja staf dengan berkomunikasi, perencanaan, monitoring dan menilai hasil pekerjaan, Melakukan coaching, konseling dan mendisiplinkan karyawan, mengembangkan, mengkoordinasikan sistem, kebijakan, prosedur dan standar produktivitas, Menetapkan tujuan strategis dengan mengumpulkan bidang bisnis yang bersangkutan, keuangan, layanan, dan informasi, Mengidentifikasi dan mengevaluasi tren, memilih tindakan, mendefinisikan tujuan dan mengevaluasi hasil, Menyelesaikan tujuan keuangan dengan perencanaan kebutuhan, mempersiapkan anggaran tahunan, pengeluaran, menganalisis varians dan memulai tindakan korektifm, Mempertahankan kualitas layanan dengan menegakkan standar kualitas dan layanan pelanggan, menganalisis dan menyelesaikan kualitas dan layanan masalah pelanggan, merekomendasikan perbaikan sistem, Mempertahankan pengetahuan profesional dan teknis dengan menghadiri workshop pelatihan, meninjau publikasi profesional, membangun jaringan pribadi, benchmarking, berpartisipasi dalam sosial bermasyarakat secara profesional, Pengambilan keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi, pengarahan organisasi, pengendalian, penilaian dan pelaporan.
    2. Bertanggung Jawab menyelesaikan tujuan organisasi atau perusahaan dengan mengelola staf sesuai dengan departemen yang dia pimpin, bertanggung jawab tentang perencanaan dan evaluasi kegiatan sebuah organisasi atau perusahaan. Seseorang yang tanggungjawab utamanya adalah menjalankan proses atau fungsi manajemen, dengan membuat perencanaan serta mengambil keputusan, mengorganisasikan, memimpin, serta melakukan fungsi pengawasan terhadap manusia/pekerja, keuangan, aset fisik, serta informasi. Dalam pelaksanaan kegiatannya, seorang manajer harus dapat mencapai tujuan organisasi melalui kerjasama dengan banyak orang (staf).
  3. SUpervisor
    1. Bertugas Mengatur kerjanya para bawahannya (staf), Membuat Job Deskriptions untuk Staf Bawahanya Bertanggung jawab atas hasil kerja Staf, Memberi motivasi kerja kepada Staf Bawahanya, Membuat Jadwal Kegiatan Kerja untuk karyawan, Memberikan Breafing bersama Staf, Membuat Planing Pekerjaan Harian, Mingguan, Bulanan, dan Tahunan.
    2. Bertanggung Jawab membuat usulan promosi jabatan bagi Staf bawahannya, Supervisor memberikan reward (penghargaan) kepada Staf Bawahannya, Supervisor berhak memberikan Punishment (hukuman) untuk Staf Bawahannya.
  4. Accounting dan Finance

    5. Bertugas mengelola data keuangan perusahaan, memeriksa kurs Dollar untuk penentuan harga row material, mengurus gaji karyawan, membuat laporan keuangan untuk direktur.

  5. Marketing

    6. Tugas bagian marketing adalah mencari customer baru dengan cara mempromosikan PT. KNK GLOBAL dan tetap memberikan pelayanan yang terbaik kepada customer lama, menerima pesanan customer, membuat internal contract (IC), membuat Price Estimation (PE) dan membuat Job Order (JO) untuk diperiksa oleh direktur. Marketing dibuat menjadi beberapa subdivisi, yaitu :

    1. Sales Representative Fungsinya adalah mencari pelanggan dan mempromosikan produk.
    2. Customer Service Fungsinya adalah menyampaikan order pelanggan ke tangan konsumen, melayani keluhan konsumen dan menyampaikan kepada pihak lantai produksi untuk diperbaiki.
    3. Administration Fungsinya adalah mencatat laporan penjualan, mengisi form-form dan mendokumentasikan segala kegiatan yang berhubungan dengan penjualan misalnya, mencatat piutang, mencatat transaksi penjualan yang terjadi dan lain-lain.
  6. Human Resource Department (HRD)

    7. Tugas bagian HRD adalah merekrut dan memberhentikan karyawan sesuai kebijaksanaan perusahaan

  7. Information Technology (IT)

    8. Seorang teknisi pada sebuah organisasi/perusahaan yang memiliki tanggungjawab untuk instalasi, evaluasi dan peningkatan terhadap tiga objek utama yaitu komputer, software, dan pengembangan sistem jaringan (network system).

  8. Staff
    1. Membuat laporan pertanggung jawaban kegiatan administrasi.
    2. Mengusulkan sasaran yang ingin dicapai dalam hal pendataan administrasi.
    3. Meminta pertanggung jawaban karyawan tentang pendataan hasil produksi administrasi dari masing-masing departemen.
    4. Melaksanakan kebijakan dan sasaran perusahaan agar berjalan dengan baik.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Dalam bab ini penulis akan mengemukakan tentang prosedur sistem yang berjalan.

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Urutan prosedur dari sistem yang sedang berjalan yaitu

  1. Staff Administrasi akan membuat dokumen Baru atau Revisi dokumen .
  2. Leader akan memberikan persetujuan dokumen baru apakah direvisi atau tidak, jika di revisi akan kembalikan kepada staff Administrasi.
  3. Staff Administrasi memberi nomor/kode dokumen dan dokumen revisi mengikuti format yang lama, dokumen diberikan kepada Leader.
  4. Dokumen yang sudah disetujui akan diberikan kepada Head Departement untuk meminta persetujuan.
  5. Head Departement mengecheck Dokumen jika dokumen tidak lengkap dikembalikan kepada Staff Administrasi, jika dokumen sesuai standar Staff Administrasi akan membuatkan daftar distribusi. Kemudian dokumen yang telah di copy diberikan Leader, bila dokumen yang distribusikannya dokumen revisi maka dokumen yang lama ditarik atau dikembalikan ke document control.
  6. Staff Administrasi akan membuat laporan berdasarkan Dokumen yang sudah di distribusikan.

Analisa Sistem Yang Berjalan Pada Use Case Diagram

Berikut adalah use case diagram yang sedang berjalan pada PT. KNK GLOBAL:

Gambar 3.2. Use Case Diagram

Berdasarkan gambar 3.2. Use Case Diagram Sistem yang sedang berjalan terdapat:

  1. 1 (satu) sistem yang berjalan di PT. KNK GLOBAL
  2. 3 ( tiga ) actor yang melakukan kegiatan diantaranya :
    1. Staff Administrasi
    2. Leader
    3. Head Departement
  3. 6 ( enam ) use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut diantaranya:
    1. buat dokumen
    2. Isi dokumen
    3. check standarisasi dokumen
    4. menerima persetujuan
    5. memberi persetujuan
    6. buat laporan
    7. terima laporan

Activity Diagram

Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alur berawal, decision yang mungkin terjadi, bagaimana mereka berakhir

Gambar 3.3. Activity Diagram

Berdasarkan gambar 3.3. Activity Diagram sistem yang berjalan diatas terdapat :

  1. Initial node, objek yang diawali
  2. 11 (sebelas) action state, diantaranya : membuat dokument member persetujuan, cek kelengkapan document dan memberikan laporan
  3. 2 (dua) decision node
  4. Final State, objek yang diakhiri.

Sequence Diagram

Sequence diagram menjelaskan interaksi objek yang disusun berdasarkan urutan waktu. Diagram ini dapat menggambarkan pergerakan sebuah objek dan pesan yang terjadi didalam sistem pembelajaran yang berjalan saat ini.

Gambar 3.4. Sequence Diagram

Berdasarkan gambar 3.4. Squence Diagram sistem yang berjalan terdapat:

  1. 3 (empat) Actor yang melakukan kegiatan, yaitu Staff Administrasi, Leader dan Head Dept
  2. 9 (Sembilan) message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitasyang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor-actor.
  3. 5 (lima) LifeLine mengidentifikasi kehadiran objek pada saat terakhir/ akhir waktu.

Analisis Dan Perancangan

Analisis PIECES

Untuk menemukan masalah-masalah yang akan ditemui maka diadakananalisis terhadap sistem yang sedang berjalan untuk menemukan faktor -faktor yang berpengaruh terhadap kelemahan dan kekuatan sistem sehingga sistem baru dapat mengatasi kelemahan tersebut. Faktor-faktor yang terdapat pada analisis PIECES dapat berupa metode berikut ini:

  1. Perfomance (Kinerja)
    1. Sistem yang sedang berjalan: Pengarsipan data dokumen di PT KNK GLOBAL belum efesien dan efektif karena data yang di simpan masih secara manual dan belom tersistematis. Pada bagian dokumen control masih harus mencari satu persatu data setiap departemen.
    2. Sistem yang di usulkan: Dimana memiliki peran penting untuk menilai apakah proses atau system yang ada masih mungkin ditingkatkan kinerjanya, dan melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu sistem informasi dalam berproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan. Dalam hal ini kinerja diukur dari:
    1. Throughput, yaitu jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan/ dihasilkan pada saat tertentu.
    2. Response time, yaitu waktu yang dibutuhkan lebih cepat untuk menghasilkan output tertentu.
  2. Information (Informasi) Menilai apakah system yang ada saat ini masih dapat diperbaiki sehingga kualitas informasi yang dihasilkan menjadi semakin baik. Informasi yang disajikan haruslah benar–benar mempunyai nilai yang berguna. Hal ini dapat diukur dengan:
    1. Keluaran (outputs): Suatu sistem dalam memproduksi keluaran.
    2. Masukan (inputs): Dalam memasukkan suatu data sehingga kemudian diolah untuk menjadi informasi yang berguna.
  3. Economy (Ekonomi) Menilai apakah system yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan sehingga kualitas pengendalian menjadi semakin baik, dan kemampuannya untuk mendeteksi kesalahan/ kecurangan menjadi semakin baik pula.Control (Keamanan).
  4. Efeciency (Efesien) Lebih menghemat waktu pengoperasian system
  5. Service (Pelayanan pelanggan) Menilai apakah system yang ada saat ini masih dapat diperbaiki kemampuannya untuk mencapai peningkatan kualitas layanan.

Metode Analisa Data

  1. Analisa Permasalahan, Berdasarkan analisa yang dilakukan peneliti, Sistem Dokumentasi dokument Pada PT. KNK Global yang sedang berjalan adalah belum adanya sistem terkomputerisasi. Pengolahan data yang masih manual dalam bentuk control card dan disimpan di rak-rak .hal ini mengakibatkan pengolahan data yang kurang efektif dan efisien oleh karena itu diperlukan perancangan sistem agar sistem menjadi terkomputerisasi sehingga akan diperoleh sistem yang cepat, tepat, dan akurat dalam pengambilan keputusan.
  2. Analisa Kontrol, Pada proses persetujuan dan pengarsipan dokument perlu ditingkatkan kembali sistem yang lebih baik lagi supaya kinerja dapat berjalan secara maksimal karena masih ditemukan kendala yang menghambat kegiatan seperti data kurang tersimpan dengan rapi sehingga petugas membutuhkan waktu yang cukup lama dalam menemukan data yang diinginkan. Sedangkan pengontrolan pada sistem yang sedang berjalan dirasakan masih memiliki kekurangan dikarenakan sistem pengolahan yang digunakan belum terintegrasi dengan baik.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Analisa Masukan, Analisa Proses dan Analisa Keluaran

  1. Analisa Masukan

    2. Nama Masukan : Ducument Baru

    Fungsi : Untuk dokumentasi document

    Sumber : Staff Administrasi

    Media : Kertas dan pulpen

    Frekuensi : Setiap ada pengarsipan dokumen

    Keterangan : Nama documen, Tanggal, No, Keterangan, No dokument, isi, Diketahui, Disetujui

  2. Analisa Proses

    3. Nama Modul (Proses) : Sistem dokumentasi Dokument

    Masukan : Dokument baru

    Keluaran : Dokument

    Media : Kertas

    Ringkasan Proses : Proses ini akan menghasilkan document.

  3. Analisa Keluaran

    4. Nama Keluaran : Laporan Dokuemntasi

    Fungsi : Sebagai laporan jumlah document yang di dokumentasikan

    Media : Kertas

    Frekuensi : Per hari

    Keterangan  : Nama Dokument ,no, isi, footer

Konfigurasi Sistem yang Berjalan

Spesifikasi Hardware

Processor : intel Core i3-2100 CPU @ 3.1 Ghz

Monitor : Samsung LG 17”

Mouse : Logitech USB

Keyboard : Logitech USB

RAM : 2 GB

Hardisk : 500 GB

Printer : Epson

Spesifikasi Software

Windows 7 Ultimate

Microsoft Office 2017

Apache (Xampp)

MySQL (Xampp)

PHP

Notepad ++

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan yang dihadapi

Sistem Dokuemntasi pada PT. KNK Global masih berupa aplikasi Ms.Excel yang masih memerlukan waktu yang cukup lama pada saat penginputan data dan persetujuan dokumen tersebut tidak lengkap dan Penyimpanan data masih berupa arsip sehingga sering terjadi hilangnya data pada saat dibutuhkan.

Berdasarkan dari analisis yang dilakukan penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem dokumentasi yang sedang berjalan saat ini di PT. KNK Global belum berjalan dengan baik karena membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses penginputan data. Sedangkan kebutuhan pengarsipan dokument sangat penting untuk melanjutkan proses produksi. Hal ini tentu saja bisa mempengaruhi proses produksi dan kinerja perusahaan.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah meneliti dan mengamati permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan, supaya memudahkan proses persediaan barang maka diperlukan sistem yang lebih terkomputerisasi yaitu berbasis web atau e-documentasi karena dengan adanya sistem informasi penerimaan dokument Berbasis Web atau e- documentasi perusahaan dapat mengolah dokument dalam suatu database sehingga data bahan baku tidak menumpuk dalam filing cabinet.

Adapun alternatif pemecahan masalah yang penulis usulkan adalah:

  1. Perlu membangun aplikasi sistem informasi persediaan berbasis Web atau e- documentasi sehingga proses pengrekrutan dapat dilakukan secara cepat, tepat dan akurat.
  2. Kita dapat menjalankan aplikasi berbasis web dimanapun kapanpun tanpa harus melakukan penginstalan
  3. Dapat dijalankan di sistem operasi manapun, Tidak perduli apakah kita menggunakan linux atau windows.
  4. Aplikasi berbasis web juga dapat dijalankan asalkan kita memiliki browser dan akses internet.
  5. Dapat diakses lewat banyak media seperti: komputer dan handphone yang sudah sesuai dengan standard WAP.
  6. Aplikasi berbasis web tidak perlu menggunakan spesifikasi komputer yang tinggi.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data di lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara mengenai kekurangan dari sistem yang sedang berjalan dan kebutuhan pengguna sistem yang belum terpenuhi.

Tabel 3.1 Tabel Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI.Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut lampiran Elisitasi Tahap II yang telah dibuat :

Tabel 3.2 Tabel Elisitasi Tahap II

Keterangan:

M = Mandatory (yang diinginkan)

D = Desirable (diperlukan)

I = Inessential (yang tidak mutlak diinginkan)

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan elisitasi tahap II diatas, dibentuklah elisitasi tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Berikut adalah gambar elisitasi tersebut :

Tabel 3.3. Tabel Elitasi Tahap III

Keterangan:

T : Technical L : Low=mudah

O : Operational M : Middle=sedang

E  : Economic H  : High=sulit

Final Draft Elisitasi

Final elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap-tahap elisitasi yang Berdasarkan elisitasi tahap III diatas, dihasilkanlah 14 requirement final elisitasi yang diharapkan dapat mempermudah dalam membuat suatu sistem pengontrolannya. Berikut lampirkan Gambar Final Elisitasi :

Tabel 3.4. Tabel Final Draft Elisitasi

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem Untuk Usulan

Rancangan sistem yang di usulkan akan di jelaskan ke dalam sebuah bentuk diagram, dimana dalam pembuatan diagram tersebut penulis menggunakan program Unified Modelling Language (UML). Berikut gambaran dari Use Case Diagram dan Activity Diagram yang digunakan oleh penulis untuk mengkomunikasikan rancangan sistem kepada user.

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.1 Use Case Diagram Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat:

  1. (satu) sistem yang mencakup seluruh kegiatan sistem E-Arsip pada PT. KMK GLOBAL.
  2. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu Administrasi.
  3. c. Ada 9 use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut.

Berdasarkan Usecase Diagram berikut penjelasan scenario yang diusulkan:

  1. Usecase : Menu Login

    2. Actor : Administrasi

    Skenario : Masuk ke halaman login, input user name dan password.

  2. Usecase : Surat Masuk

    3. Actor : Administrasi

    Skenario : Administrasi dapat menambah, mencari, mengubah dan Menghapus data Surat.

  3. Usecase : Surat Keluar

    4. Actor : Administrasi

    Skenario : Administrasi dapat menambah, mencari, mengubah dan menghapus data Surat.

  4. Usecase : Menu Approval

    5. Actor : Administrasi

    Skenario : Approval dapat memberikan Persetujuan.

  5. Usecase : Menu Laporan Surat Masuk

    6. Actor : Administrasi /Approval

    Skenario : Approval/Manajer dapat menampilkan Laporan.

  6. Usecase : Menu Laporan Surat Masuk

    7. Actor : Administrasi/Manajer

    Skenario : Administrasi /Manajer dapat menampilkan Laporan

  7. Usecase : Menu Laporan Surat Keluar

    8. Actor : Administrasi / Manajer

    Skenario : Administrasi dapat menampilkan laporan.

  8. Usecase : Menu Referensi

    9. Actor : Administrasi

    Skenario : Administrasi dapat menambah, mencari, mengubah dan menghapus data Referensi.

  9. Usecase : User

    10. Actor : Administrasi

    Skenario : Administrasi dapat menambah, mencari, mengubah dan menghapus data User

Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan

Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang berjalan, bagaimana masing-masing alur berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu, activity diagram tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur aktivitas dari level atas secara umum.

Gambar 4.2 Activity Diagram Surat Masuk Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.2 merupakan activity Diagram surat masuk yang diusulkan:

Dalam diagram ini terdapat menu login, menu surat masuk, kemudian administrasi melakukan request surat masuk dan sistem e-arsip akan memvalidasi berdasarkan username, setelah itu memberikan surat masuk dan administrasi menerima halaman surat masuk dan terdapat menu tambah, edit, dan batal, yang akan di approvel pimpinan department.

Gambar 4.3 Activity Diagram Surat Keluar Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.3 merupakan activity Diagram surat keluar yang diusulkan:

Dalam diagram ini terdapat menu login, menu surat keluar, kemudian administrasi melakukan request surat keluar yang telah di validasi, setelah itu memberikan surat keluar dan administrasi menerima halaman surat keluar dan terdapat menu tambah, edit, dan batal. Dokumen surat keluar ini sudah dapat di akses dan di baca oleh semua Departemen dalam bentuk PDF.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atas dimensi vertical (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Sequence Diagram Login

Gambar 4.4 Sequence Diagram Login yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.4 Sequence Diagram Login Yang Diusulkan terdapat :

  1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e-Arsip.
  2. 3 life line antar muka yang saling berinteraksi
  3. 7 message yang terhubung.

Sequence Diagram Surat Masuk Yang Diusulkan

Gambar 4.5 Sequence Diagram surat masuk Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.5 Sequence Diagram surat masuk. Diusulkan terdapat :

  1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e- Arsip.
  2. 3 life line antar muka yang saling berinteraksi
  3. Ada 7 action yang terhubung.

Sequence Diagram Surat Keluar

Gambar 4.6 Sequence Diagram surat keluar yang Diusulkan Sistem

Berdasarkan Gambar 4.6 Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat :

  1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e- Arsip.
  2. 3 life line antar muka yang saling berinteraksi

Sequence Diagram Laporan Surat Masuk Yang Diusulkan

Gambar 4.7 Sequence Diagram Laporan Surat Masuk Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.7 Sequence Diagram Laporan Surat Masuk Yang Diusulkan terdapat :

  1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e-inventory.
  2. 6 life line antar muka yang saling berinteraksi
  3. Ada 7 action yang terhubung.

Sequence Diagram Laporan Surat Keluar Yang Diusulkan

Gambar 4.8 Sequence Diagram Laporan Surat Keluar Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.8 Sequence Diagram Laporan Surat Keluar Yang Diusulkan terdapat :

  1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e-inventory.
  2. 6 life line antar muka yang saling berinteraksi
  3. Ada 7 action yang terhubung.


Sequence Diagram User Yang Diusulkan

Gambar 4.9 Sequence Diagram User yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.9 Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat :

  1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e-inventory.
  2. 3 life line antar muka yang saling berinteraksi
  3. Ada 7 action yang terhubung.

Class Diagram yang Diusulkan

Class diagram adalah suatu diagram yang memperlihatkan himpunan kelas - kelas, antarmuka - antarmuka, kolaborasi - kolaborasi dan relasi relasi antar obyek.

Gambar 4.10 Class Diagram Sistem e-pemesanan

Berdasarkan gambar 4.10 Class Diagram diatas terdapat :

  1. 5 (enam) class, himpunan dari objek-objek yang berbagai atribut serta operasi yang sama diantaranya tabel barang, supplier, karyawan, barang masuk, barang keluar dan retur.
  2. 4 (lima) multiciply, hubungan antar objek satu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai.

Rancangan Basis Data

Spesifikasi File Tabel User

Spesifikasi basis data merupakan sebuah design data yang dianggap telah normal. Design basis data menjelaskan media yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, panjang record. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :

  1. File Barang

    2. Nama File : tbl_user

    isi : id_user,username,password,nama,nik,level

    Primary key : id_user

    Panjang record : 73

    Tabel 4.1 File Tabel User

  2. File Surat Masuk

    3. Nama File : tbl_surat_masuk

    isi :id_surat,no_agenda,no_surat,asal_surat,isi,kode, indeks,tgl_surat,tgl_diterima,file,keterangan,id_user

    Primary key : id_surat

    Panjang record : 212

    Tabel 4.2 File Tabel Surat Masuk

  3. File Surat Keluar

    4. Nama File : tbl_surat_keluar

    isi :id_surat,no_agenda,tujuan,no_surat,isi,kode, tgl_surat,tgl_catat,file,keterangan,id_user

    Primary key : id_surat

    Panjang record : 207

    Tabel 4.3 File Tabel Surat Keluar

  4. File Klasifikasi

    5. Nama File : tbl_klasifikasi

    isi : id_klasifikasi,kode,nama,uraian,id_ uraian

    Primary key : id_ klasifikasi

    Panjang record : 33

    Tabel 4.4 File Tabel Klasifikasi

  5. File Approval

    6. Nama File : trs_approval

    isi :id_approval,tujuan,isi_approval,sifat, batas_waktu,catatan,id_surat,id_user,diterima,tipe

    Primary key : id_approval

    Panjang record : 45

    Tabel 4.5 Spesifiksi File Tabel Approval

Rancangan Prototype

Prototype Halaman Login

Gambar 4.11 Prototype Halaman Login

Berdasarkan Gambar 4.11 merupakan rancangan Prototype Halaman login:

Pada tampilan halaman login terdapat aplikasi manajemen surat, dengan user name dan password, untuk login dalam sistem tersebut. Tampilan halaman login dashboard akan muncul ketika user mengunjungi halaman dashboard.


Prototype Halaman Home

Gambar 4.12 Prototype Halaman Home

Berdasarkan Gambar 4.12 merupakan Prototype Halaman login:

Pada tampilan halaman home adalah halaman atau tampilan utama pada sistem, terdapat banyak tampilan notifikasi, yang akan muncul ketika adminitrasi document control menginput data dokumen dengan otomatis akan masuk di tampilan halaman home. Pada rancangan ini terdapat tampilan jumlah surat masuk, jumlah surat keluar, jumlah diposisi, julah klarifikasi surat, dan jumlah pengguna . Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Prototype Halaman Form Surat Masuk

Gambar 4.13 Prototype Halaman Form Surat Masuk

Berdasarkan Gambar 4.13 merupakan rancangan Prototype halaman surat masuk:

Pada halaman form surat masuk adalah surat yang akan masuk pada sistem, terdapat keterangan detail surat, sperti, kode surat, nama, asal, tanggal, dan validasi pimpinan Departement. Di rancangan halamn ini bisa menambahkan dan mencari data dokumen . Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Prototype Halaman Surat Keluar

Gambar 4.14 Prototype Halaman Surat Keluar

Berdasarkan Gambar 4.14 merupakan rancangan Prototype halaman surat keluar:

Pada halaman form surat masuk adalah surat yang akan masuk pada sistem, terdapat keterangan detail surat, sperti, kode surat, nama, asal, tanggal. Di rancangan halamn ini bisa menambahkan dan mencari data dokumen. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Prototype Halaman Referensi

Gambar 4.15 Prototype Halaman Referansi

Berdasarkan Gambar 4.15 merupakan rancangan Prototype halaman surat keluar :

Pada halaman referensi adalah menu dimana pengarsipan dokumen bisa diakses sesuai dengan documen yang dibutuhkan. Dihalaman referensi terdapat nama dan uraian dokomen yang akan di cari data tersebut bisa ditambahkan, dicari, diedit dan dihapus. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Prototype Halaman user

Gambar 4.16 Prototype User

Berdasarkan Gambar 4.16 merupakan rancangan Prototype halaman user :

Pada halaman user adalah rancangan menu dimana terdapat data pengguna sistem yang bisa di akses. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman

Tampilan Rancangan Halaman Login

Gambar 4.17 Tampilan Rancangan Halaman Login

Berdasarkan Gambar 4.17 merupakan tampilan hasil dari rancangan menu login, di tampilan menu login ada tampilan logo perusahaan, dashboard usename, dashboard password, dan dashboard login, tampilan halaman login adalah tampilan utama.

Tampilan Rancangan Halaman Utama

Gambar 4.18 Tampilan Halaman Utama

Berdasarkan Gambar 4.18 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman utama:

Pada tampilan halaman home adalah halaman atau tampilan utama pada sistem, terdapat banyak tampilan notifikasi, yang akan muncul ketika adminitrasi document control menginput data dokumen dengan otomatis akan masuk di tampilan halaman home Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halamn User

Gambar 4.19 Tampilan Halaman User

Berdasarkan Gambar 4.19 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman user:

Pada tampilan halaman user adalah menu dari pengguna system ini, dimana jika ingin menambahkan akses pengguna atau menghapus akses pengguna. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman Surat Masuk

Gambar di atas merupakan tampilan pertama dari rancangan halaman surat masuk. Dimana dokumen baru bisa di tambahkan atau di hapus

Gambar 4.20 Tampilan Rancangan Halaman Surat Masuk

Berdasarkan Gambar 4.20 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman surat masuk :

Pada tampilan halaman surat masuk di menu tambah baru dan edit terdapat nomor agenda dokumen, asal dokumen, nomor dokumen, isi ringkasan dokumen, jenis dokumen, nomor berkas dokumen, tanggal dokumen , dan keterangan agar lebih efektif dalam pengarsipan dokumen dan adinistrasi. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman Surat Keluar

Gambar di atas merupakan tampilan pertama dari rancangan halaman keluar. Dimana dokumen keluar bisa di data dengan mudah saat akan melihat berapa jumlah dokumen yang di keluarkan.

Gambar 4.21 Tampilan Rancangan Halaman Surat Keluar

Berdasarkan Gambar 4.21 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman surat keluar :

Pada tampilan halaman surat keluar di menu tambah baru terdapat nomor agenda dokumen, asal dokumen, nomor dokumen, isi ringkasan dokumen, jenis dokumen, nomor berkas dokumen, tanggal dokumen , dan keterangan agar lebih efektif dalam mendata sdokumen yang akan di keluarkan atau di distribusikan. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman Referensi

Gambar di atas merupakan menu utama pada tampilan halaman referensi. dimana jenis dokumen bisa di tambakan dan di edit sesuai jenis dokumen tersebut.

Gambar 4.22 Tampilan Rancangan Halaman Referensi

Berdasarkan Gambar 4.22 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman referensi:

Pada tampilan tambah baru referensi terdapat ringkasan yang perlu di isi di Antara lainnya yaitu , kode referensi, uraian referensi, dan nama referensi. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman Laporan Surat Masuk

Gambar 4.23 Tampilan Racangan Halaman laporan surat masuk

Berdasarkan Gambar 4.23 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman laporan surat masuk :

Pada tampilan halaman laporan surat masuk merupakan laporan surat untuk mengetahui berapa jumlah surat masuk sesuai jenis dokumen dan tanggal surat masuk . di menu ini juga bisa melihat detail dokumen tersebut. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Halaman Rancangan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.24 Tampilan Rancangan Halaman surat keluar

Berdasarkan Gambar 4.24 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman laporan surat keluar :

Pada tampilan halaman laporan surat keluar merupakan laporan surat keluar untuk mengetahui jumlah dokumen yang telah di distribusikan ke department lain. Di tampilan ini bisa melihat secara detail kapan dokuemn di distribusikan. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

  1. Processor : Intel ® Pentium ® CPU 6630
  2. Monitor : LCD Monitor 19”
  3. Mouse : Standar
  4. Keyboard : Standar
  5. RAM : 2 GB
  6. Harddisk : 500 GB HDD
  7. Printer : Catrid

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

  1. Windows 10
  2. Visual Paradigm for UML 11.2 Community Edition
  3. DatabaseServer : MySQL
  4. Microsoft Office 2010
  5. XAMPP v3.2.1
  6. Adobe Dreamweaver CS6
  7. Internet Browser: Google Chrome

Hak Akses

Pengoperasian aplikasi ini dapat dilakukan oleh :

  1. Administrasi
  2. Approval
  3. Administrator

Blackbox Testing

Untuk tahap pengujian, penulis menggunakan metode blackbox testing, untuk memastikan bahwa program atau sistem yang dibuat masih terdapat bug (kesalahan) atau tidak. Dari setiap tes pengujian tidak menutup kemungkinan masih terdapat bug (kesalahan) dari sistem yang telah di tes, namun pengujian ini setidaknya dapat meminimalisir bug (kesalahan) yang terdapat didalam sistem.

Blackbox Testing pada Menu Registrasi Akun Halaman Login

Tabel 4.6 Testing Blackbox pada menu login

Blackbox Testing pada Referensi

Tabel 4.6 Testing Blackbox pada menu login

Testing Blackbox pada Menu Surat Masuk

Tabel 4.8 Testing Blackbox pada menu Surat Masuk

Testing Blackbox pada menu Surat Keluar

Tabel 4.9 Testing Blackbox pada menu Surat Keluar

Testing Blackbox pada menu User

Tabel 4.10 Testing Blackbox pada menu User

Estimasi Biaya

Agar terlaksananya penelitian ini dengan baik, lancar dan sesuai dengan target yang direncanakan sesuai dengan jadwal penelitian, maka diperlukan dana yang dapat menunjang seluruh kegiatannya diperkirakan sebagai berikut:

Tabel 4.11 Estimasi Biaya

Rancangan Waktu

Dibuat jadwal kegiatan penelitian yang meliputi kegiatan persiapan, pelaksanaan, dan penyusunan laporan penelitian. Hal ini memberikan rincian kegiatan dan jadwal pelaksanaan kegiatan tersebut.

Tabel 4.12 Rancangan Waktu

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya, maka dapat dijadikan kesimpulan sebagai berikut:

  1. Dalam Sistem Informasi dokumen yang dibuat, Pendistribusian dokumen ke team project yang dalam penyimpanan datanya dapat dilakukan dengan cepat dan bisa digunakan untuk menyimpan semua data, sehingga dalam proses pendistribusian dokumen dapat dilakukan dengan baik sesuai data yang diinginkan antar departemen lain.
  2. Dalam Sistem Informasi dokumen sudah terkomputerikasi dan terintegrasi sehingga tidak lagi membutuhkan kertas dalam pendistribusian dokumen ke departemen lain, karena sudah ada suatu aplikasi sistem secara yang dapat diakses oleh masing-masing departemen (team project).
  3. Dalam Sistem Informasi dokumen yang dibuat dapat mengatasi penomoran dokumen yang ganda, sistem yang di buat mempunyai sistem yang cukup bisa diandalkan untuk melakukan proses pendistribusian dokumen dengan standar SOP yang diterapkan, laporan penomoran dokumen yang ada dalam program mengenai kode dokumen yang akan didistribusi dapat di terima dengan jelas dan sehingga tidak terjadi kesalahan informasi maupun dokumen dengan nomor ganda.

Saran

  1. Dapat dilakukan pengembangan agar para pihak yang terkait mampu untuk melakukan sendiri proses pengarsipan dokumen secara efektif.
  2. Setelah diimplementasikan dengan baik maka diperlukan pula evaluasi secara berkala untuk dapat dilakukan suatu pengembangan sistem yang baru, agar kekurangan pada sistem ini dapat diperbaiki dan terus berkembang sesuai dengan perkembangan ilmu teknologi yang tumbuh semakin pesat.
  3. Diperlukan backup oengarsipan dokumen dan administrasi untuk adanya keamanan data, hal ini sangat penting supaya jika terjadi error pada sistem atau kesalahan pada computer mencegah terjadi nya dokuemn hilang.

Daftar Pustaka

Contributors

Admin, Pad Asalum

Diperoleh dari "https://widuri.raharja.info/index.php?title=SI1511489686&oldid=338537"