SI1511489686

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA

DOKUMEN DAN ADMINISTRASI MELALUI METODE

WEB PADA PT. KNK GLOBAL

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM : 1511490121

NAMA : DIAN HARIRI ASIH WIRYANTI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

UNIVERSITAS RAHARJA

TANGERANG

(2018/2019)

---

UNIVERSITAS RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA

DOKUMEN DAN ADMINISTRASI MELALUI METODE

WEB PADA PT. KNK GLOBAL

Disusun Oleh :

NIM	: 1511490121
Nama	: Dian Hariri Asih Wiryanti
Fakultas	: Sains dan Teknologi
Program Pendidikan	: Strata Satu
Program Studi	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

   

Disahkan Oleh :

Tangerang, Juli 2019

Rektor					Ketua Program Studi
Universitas Raharja					Program Studi Sistem Informasi
(Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si)					(Eusi Sitinur Aisyah, M.Kom.)
NIP : 000603					NIP : 078010

---

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA

DOKUMEN DAN ADMINISTRASI MELALUI METODE

WEB PADA PT. KNK GLOBAL

Dibuat Oleh :

NIM	: 1511490121
Nama	: Dian Hariri Asih Wiryanti

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, Juli 2019

Pembimbing I			Pembimbing II
( Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom)			(Dr. Dadan Ramdhani, SE.,M.Si.,Akt.,CA)
NID : 10002			NID : 07133

---

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA

DOKUMEN DAN ADMINISTRASI MELALUI METODE

WEB PADA PT. KNK GLOBAL

Disusun Oleh :

NIM	: 1511490121
Nama	: Dian Hariri Asih Wiryanti
Program Pendidikan	: Strata Satu
Program Studi	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

   

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

  

Tangerang, Juli 2019

   

(Dian Hariri Asih Wiryanti)

NIM : 1511490121

 

)*Tanda tangan dibubuhi materai 6.000;

---

ABSTRAK

Hampir berbagai sektor industri, pekerjaan rumah tangga dan kegiatan sehari-hari sudah menggunakan Teknologi Informasi, Sistem Informasi, dan kecerdasan buatan. Teknologi Informasi saat ini telah menyebar di semua bidang sistem penyimpanan data dokumen dan administrasi PT KNK GLOBAL masih menggunakan sistem yang bersifat manual, dimana sitem sistem penyimpanan masih bersifat manual dan masih membuat folder baru jika ada dokumen baru dan membutuhkkan waktu yang cukup lama ketika akan mencari data dokumen tersebut. Berdasarkan permasalahan tersebut maka dirancang sebuah sistem berbasis web dan aplikasi yang akan mempermudah pengarsipan, mengatur dan mengontrol dokumen. Dengan penerapan sistem ini dan aplikasi ini diharapkan dapat memperbaiki system penyimpanan dokumen pada PT KNK GLOBAL. Prototype sistem tersebut nantinya sangat membantu bagi orang yang ingin menggunakan sistem pengarsipan dokumen terpusat dan terstruktur, sehingga memudahkan system pengarsipan dokumen.

Kata Kunci : pengarsipan , pengendalian dokuemn, tekhnologi.

ABSTRACT

Almost various industrial sectors, domestic work and daily activities have used Information Technology, Information Systems, and artificial intelligence. Information Technology has now spread across all fields of document data storage systems and administration. PT KNK GLOBAL still uses a manual system, where the storage system system is still manual and still creates a new folder if there are new documents and requires a long time to search. document data. Based on these problems, it is designed a web-based system and application that will facilitate archiving, managing and controlling documents. With the implementation of this system and this application it is expected to improve the document storage system at PT KNK GLOBAL. The prototype system will be very helpful for people who want to use a centralized and structured document filing system, making it easier for document archiving systems.

Keywords: archiving, controlling documents, technology

---

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi dengan judul " PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA DOKUMEN DAN ADMINISTRASI MELALUI METODE WEB PADA PT KNK GLOBAL “.

Tujuan penulisan Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan Strata 1 Program Studi Sistem Informasi pada Universitas Raharja.

Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada:

1. Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si. selaku Rektor Universitas Raharja.
2. Bapak Dr. Henderi, S.Kom., M.Kom. selaku Dekan Fakultas Universitas Raharja.
3. Bapak Padeli, M.Kom. selaku Wakil Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Raharja.
4. Ibu Euis Sitinur Aisyah, M.Kom. selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
5. Ibu Nur Azizah, M.Kom., M.Akt.sebagai Dosen Pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
6. Bapak Dr. Dadan Ramdhani, SE.,M.Si.,Akt.,CA.sebagai Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, masukan, dan motivasi kepada penulis.
7. Bapak Miler selaku stakeholder yang telah memberikan kontribusi besar di dalam lancarnya proses penelitin skripsi ini.
8. Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Universitas Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan motivasi kepada penulis.
9. Keluarga tercinta yang telah memberikan doa, dukungan moril maupun materil sehingga Skripsi ini apat terselesaikan dengan baik.
10. Teman - teman seperjuangan yang selalu ada dan memberikan semangat.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.

  

Tangerang, Juli 2019

   

(Dian Hariri Asih Wiryanti)

NIM : 1511490121

---

---

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. KNK GLOBAL
2. Gambar 3.2. Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan
3. Gambar 3.3. Activity Diagram Yang sedang berjalan
4. Gambar 3.4. Sequence Diagram Yang Sedang Berjalan
5. Gambar 4.1. Use Case Diagram Yang Diusulkan
6. Gambar 4.2. Activity Diagram Surat Masuk Yang Diusulkan
7. Gambar 4.3. Activity Diagram Surat Keluar Yang Diusulkan
8. Gambar 4.4. Sequence Diagram Login Yang Diusulkan
9. Gambar 4.5. Sequence Diagram Surat Masuk Yang Diusulkan
10. Gambar 4.6. Sequence Diagram Surat Keluar Yang Diusulkan
11. Gambar 4.7. Sequence Diagram Laporan Surat Masuk Yang Diusulkan
12. Gambar 4.8. Sequence Diagram Laporan Surat Keluar Yang Diusulkan
13. Gambar 4.9. Sequence Diagram User Yang Diusulkan
14. Gambar 4.10. Class Diagram Yang Diusulkan
15. Gambar 4.11. Rancangan Prototype Login
16. Gambar 4.12. Rancangan Prototype Halaman Home
17. Gambar 4.13. Rancangan Prototype Halaman Surat Masuk
18. Gambar 4.14. Rancangan Prototype Halaman Surat Keluar
19. Gambar 4.15. Rancangan Prototype Halaman Referensi
20. Gambar 4.16. Rancangan Prototype Halaman User
21. Gambar 4.17. Tampilan Rancangan Halaman Login
22. Gambar 4.18. Tampilan Rancangan Halaman Utama
23. Gambar 4.19. Tampilan Rancangan Halaman User
24. Gambar 4.20. Tampilan Program Halaman Surat Masuk
25. Gambar 4.21.. Tampilan Program Halaman Surat Keluar
26. Gambar 4.22. Tampilan Program Halaman Referensi
27. Gambar 4.23. Tampilan Program Halaman Laporan Surat Masuk
28. Gambar 4.24. Tampilan Program Halaman Laporan Surat Keluar

---

DAFTAR TABEL

1. Tabel 3.1 Elisitasi Tahap 1
2. Tabel 3.2 Elisitasi Tahap 2
3. Tabel 3.3 Elisitasi Tahap 3
4. Tabel 3.4 Elisitasi Tahap Final
5. Tabel 4.1 File User
6. Tabel 4.2 File Surat Masuk
7. Tabel 4.3 File Surat Keluar
8. Tabel 4.4 Klasifikasi
9. Tabel 4.5 Aprovel
10. Tabel 4.6 Blacbox Menu Registrasi Akun Halaman Login
11. Tabel 4.7 Blacbox Menu Referensi
12. Tabel 4.8 Blacbox Menu Surat Masuk
13. Tabel 4.9 Blacbox Menu Surat Keluar
14. Tabel 4.10 Blacbox Menu User
15. Tabel 4.11 Estimasi Biaya
16. Tabel 4.12 Rancangan Waktu

---

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

---

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

PT KNK Global merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri sepatu karet (Colcement Shoes-Nike) dengan orientasi pasar ekspor karena hasil produksinya adalah ditujukan keberbagai Negara di Asia maupun Amerika. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 10 September 1983 dengan status perseroan Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN). Dengan VISI, menjadi perusahaan terbaik yang kreatif dan inovatif peduli dan cinta karyawan serta menciptakan peningkatan sosial yang berwawasan lingkungan dan MISI, menghasilkan sepatu kualitas yang mendunia.

Untuk mencapai visi, misi, produktifitas yang maksimal, memenuhi kebutuhan audit dan mencapai target yang diinginkan, PT KNK GLOBAL harus melakukan berbagai cara, terutama pada pengembangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi yang modern. Seandainya pengoptimalan penggunaan komputer dapat terwujud, maka segala permasalahan yang dialami dapat di atasi. Hal ini akan memberikan banyak keuntugan baik dari segi pengolahan data, sehingga bentuk laporan yang di inginkan selesai pada waktu yang di tentukan.

Adapun proses monitoring pengendalian dokumen dan administrasi yakni dimulai dengan pengecekan data aktual dan pencatatan dilapangan produksi, pengumpulan data tiap departemen disimpan dalam computer masing-masing departemen tanpa menggunakan koneksi jaingan internet, kemudian melakukan penginputan dan penyimpanan data menggunakan komputer disimpan difolder dalam bentuk file, dalam hal ini tingkat keamanan data beresiko tinggi akibat rusak dan hilangnya data. Seperti terkena virus, terhapus, korup dan lain sebagainya. Masalah utama yang timbul dapat dilihat dari:

1. Segi waktu, adapun jumlah data masuk di PT KNK GLOBAL berkisar puluhan data perharinya, maka akan menggunakan waktu yang lama untuk proses penginputan data-data yang dibutuhkan. Selain dari pada itu apabila data yang dibutuhkan hilang maka akan sulit dalam pencariannya karna tidak tersimpan secara rapih dan aman. Serta untuk mencari data-data yang telah disimpan, karyawan memerlukan waktu lama.
2. Segi dokumen atau backup data, banyaknya dokumen yang menumpuk. Sehingga pencarian data menjadi lebih sulit serta memperbesar kemungkinan kehilangan data ketika sewaktu-waktu data tersebut diperlukan oleh bagian internal perusahaan. Selain dari pada itu dalam penyimpanan memerlukan banyak memori untuk menyimpan data tersebut.

Segi keamanan data, kurang telitinya karyawan dalam melakukan pengolahan data, sehingga belum dapat menghasilkan informasi yang akurat. Sementara itu tingkat keamanan data beresiko tinggi akibat rusak dan hilangnya data. Seperti terkena virus, terhapus, korup dan lain sebagainya. Berdasarkan kebutuhan dari PT KNK GLOBAL, tujuan dan fokus dari tugas akhir ini adalah menganalisa dan merancang sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi dengan memanfaatkan jaringan internet yakni berbasis web.

Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya, diperoleh rumusan masalah, sebaga berikut:

1. Bagaimana sistem pengendalian dokumen membutuhkan banyak waktu untuk pendistribusian dokumen kedepartemen lain (team project)?
2. Bagaimana sistem pengendalian dokumen membutuhkan banyak biaya kertas untuk pendistribusian dokumen kedepartemen lain (team project)?
3. Bagaimana sistem dapat meminimalkan nomor dokumen yang ganda?

Ruang Lingkup

Lingkup Penelitian

Menimbang dari tujuan perancangan dan adanya masalah yang nantinya akan timbul maka diberikan batasan masalah agar dapat fokus pada tujuan yang akan dicapai dan difokuskan pada perancangan administrasi berbasis web. Dengan batasan masalah sebagai berikut:

1. Tidak dilakukannya pembuatan, pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web di PT KNK GLOBAL.
2. Obersevasi dan analisa tidak mengambil data secara detail.
3. Perancangan web dibuat menggunakan perangkat lunak (software).

Tujuan dan Manfaat

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan di dalam laporan Skripsi ini terbagi dalam 3 (tiga) jenis yaitu sebagai berikut:

1. Tujuan Operasional, menghemat waktu pada saat pendistribusian dokumen ke departemen lain, menghemat biaya dan tempat penyimpanan dokumen yang telah diterima team project, dan nomor dokumen lebih terkontrol pada saat pembuatan dokumen baru.
2. Tujuan Fungsional, yaitu untuk memberikan kemudahan pekerjaan pada Sistem Pengendalian Dokumen sehingga Team Project dapat bekerja sesuai schedule mass production dan skripsi ini dapat di manfaatkan oleh PT. KNK GLOBAL sebagai bahan referensi dan menjadi dasar bagi kebijakan perusahaan.
3. Tujuan Individual, yaitu untuk menambah ilmu pengetahuan, pengalaman, pengenalan, dan pengamatan pada sebuah sistem pengendalian dokumen, serta lebih memberikan gambaran mengenai dunia kerja yang sesungguhnya.

Manfaat

1. Dapat menambah ilmu tentang sistem informasi dan dapat menguasai perangkat lunak (software) dan sumber pustaka yang akan dikembangkan lagi dikemudian hari.
2. Sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan mutu pendidikan dan pengarsipan data pengetahuan di biang teknologi.
3. Sebagai bahan kajian di jurusan sistem informasi.

Metode Pengambilan Data

Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Metode Studi Literatur. Data-data tambahan diperoleh dari buku-buku perpustakaan, jurnal-jurnal dari internet yang mendukung proses penelitian yang sesuai dengan topik utama yang dibahas. Studi perpustakaan dilakukan pada perpustakaan yang ada, baik dilingkungan kampus maupun diluar kampus.
2. Metode Interview. Untuk mendapat informasi-informasi atau jawaban dari permasalahan yang muncul akibat keterbatasan pengetahuan penelitian ini, maka penelitian ini juga menempuh jalur wawancara dengan cara bertanya langsung kepada Dosen, Praktisi atau rekan mahasiswa yang menguasai permasalahan seputar tugas akhir ini.
3. Metode Analisa. Pada metode ini penelitian ini menganalisa sistem yang sudah ada, bagaimana system itu berjalan dan apa saja kekurangan yang terdapat pada system tersebut. Pada sistem yang sudah ada yaitu sistem pengarsipan dokumen masih menggunakan sistem secara manual sehingga jika membutuhkan dokumen masih memakan banyak waktu.

Sistematika Penulisan Laporan Skripsi

Pembahasan perancangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web di PT KNK GLOBAL, perancangan tersebut disajikan secara berurutan yaitu mulai dari:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah tujuan perancangan, batasan masalah dan sistematika penyusunan laporan perancangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web PT KNK GLOBAL.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori-teori dasar yang berhubungan dengan judul perancangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web PT KNK GLOBAL.

BAB III PERANCANGAN

Bab ini menjelaskan mengenai langkah-langkah perancangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web di PT KNK GLOBAL.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisikan tentang analisa, dan hasil perancangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web di PT KNK GLOBAL.

BAB V PENUTUP

Bab ini akan disajikan secara garis besar hasil dari seluruh perancangan sistem informasi monitoring pengendalian dokumen dan administrasi berbasis web di PT KNK GLOBAL, disertai oleh kesimpulan dan saran tugas akhir.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Sistem Informasi dan Monitoring

Sistem Informasi adalah kombinasi teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi untuk mendukung dalam pengoperasian sistem manajemen. Istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara dimana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Adapun pengertian monitoring menurut para ahli:

1. Monitoring adalah sebagai suatu kegiatan yang dilakukan secara terus menerus dan bersifat utuh dari manajemen perusahaan yang isinya yaitu penilaian yang bersifat sistematis terhadap kemajuan suatu pekerjaan. Monitoring dapat dikategorikan sebagai suatu proses pencatatan dan pengumpulan informasi terhadap tugas-tugas projek secara periodik (Indonesian Journal of Information Systems, 1 Agustus 2018)
2. Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program. Memantau perubahan yang focus pada proses dan keluaran. Monitoring memiliki beberapa tujuan, yaitu :

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat PT KNK GLOBAL

Perusahaan ini berdiri pada tanggal 10 September 1983 dengan status perseroan Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dengan pimpinan perusahaan yaitu Bapak Frank Surya Sentosa dilokasi seperti sekarang ini yang memproduksi sepatu dengan merk “ Nike dan Convers”. Pada tahun 1985 pabrik ini mengalami musibah kebakaran yang cukup parah sehinggga mengharuskan untuk pindah kegiatan produksi di jalan jembatan Dua – Jakarta. Pada 1986 kegiatan produksinya dijalankan seperti semula.

Pada tahun 1988 PT Karet Murni Jelita (KMJ) yang beralamat di Jln.Telesonik Ujung,Desa Kadu Jaya Kec Curug Kab Tangerang mengalami perubahan status perseroan menjadi Penanaman Modal Asing (PMA) sesuai dengan akte tangggal 13 April 1998 no 76 dan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) 536/177 tahun 1985, dengan pimpinan Mr..Jyung Kyo.

Pada tanggal 15 mei 2000 didirikan pabrik baru yang bernama PT Karet Murni Kencana Global yang beralamat di Jatake Industri Estate dan Warehouse di JLN Kawasan Industri Jatake Raya No.21 yang merupakan bagian dari Karet Murni Group.

PT KNK Global adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang industry sepatu karet (Colcement Shoes- Nike) dengan orientasi pasar ekspor karena hasil produksinya adalah ditujukan keberbagai Negara di Asia maupun Amerika.

PT Karet Murni Kencana Global telah mengalami perkembangan tidak hanya dari sudut kapasitas produksi tetapi juga dalam manajemennya, sehingga dapat dilihat dengan fasilitas yang tersedia untuk digunakan dan dimanfaatkan oleh para pekerjanya.

Selain itu sejak februari 1999 pabrik ini sudah mengimplementasikan MESH (Management Environment Safety, And Health), yaitu sistem manajemen lingkungan. Kesehatan, dan Keselamatan Kerja. Kesadaran akan pentingnya lingkungan kerja berorientasi lingkungan. Kesehatan, dan keselamatan kerja.

Visi, Misi, dan Tujuan PT. KNK GLOBAL

1. Visi

PT Karet Murni Kencana Global Sport mempunyai motto yaitu “Quality Product and Service begin.With Quality Thinking.” Motto ini menandakan bahwa perusahaan harus mempunyai komitmen untuk melakukan improment (perbaikan) secara kontiyu yang terfokus pada costumer satisfaction.

2. Misi

Mengimplementasikan Human Touch Management (HTM). Maksudnya adalah kebijakan yang diambil oleh perusahaan menggunakan pendekatan h63umaniticitic.

3. Tujuan

Memuaskan pelanggan dengan membuat produk sepatu yang cocok, style yang baik, nyaman dan kuat.

Struktur Organisasi PT. KNK GLOBAL

Struktur organisasi merupakan suatu alat penting dalam sebuah perusahaan karena untuk menunjukan pola antara hubungan-hubungan diantaranya yaitu berdasarkan fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya masing-masing. Struktur organisasi pada PT. KNK GLOBAL disusun untuk menunjang lancarnya kegiatan yang sedang berjalan. Adapun bagan struktur organisasi pada PT. KNK GLOBAL adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Tugas dan Tanggung Jawab

Masing-masing bagian pada struktur organisasi PT. KNK Global memiliki tugas wewenang dan tanggung jawab tersendiri, adapun tugas dari masing-masing bagian sebagai berikut :

1. Direktur

Bertugas dalam memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan, memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer), menyetujui anggaran tahunan perusahaan, menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.

2. Manager
1. Bertugas Mempertahankan staf dengan merekrut, memilih, mengorientasi dan melakukan pelatihan karyawan, menjaga lingkungan kerja yang aman, nyaman dan tertib, Menyelesaikan dan mengevaluasi kinerja staf dengan berkomunikasi, perencanaan, monitoring dan menilai hasil pekerjaan, Melakukan coaching, konseling dan mendisiplinkan karyawan, mengembangkan, mengkoordinasikan sistem, kebijakan, prosedur dan standar produktivitas, Menetapkan tujuan strategis dengan mengumpulkan bidang bisnis yang bersangkutan, keuangan, layanan, dan informasi, Mengidentifikasi dan mengevaluasi tren, memilih tindakan, mendefinisikan tujuan dan mengevaluasi hasil, Menyelesaikan tujuan keuangan dengan perencanaan kebutuhan, mempersiapkan anggaran tahunan, pengeluaran, menganalisis varians dan memulai tindakan korektifm, Mempertahankan kualitas layanan dengan menegakkan standar kualitas dan layanan pelanggan, menganalisis dan menyelesaikan kualitas dan layanan masalah pelanggan, merekomendasikan perbaikan sistem, Mempertahankan pengetahuan profesional dan teknis dengan menghadiri workshop pelatihan, meninjau publikasi profesional, membangun jaringan pribadi, benchmarking, berpartisipasi dalam sosial bermasyarakat secara profesional, Pengambilan keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi, pengarahan organisasi, pengendalian, penilaian dan pelaporan.
2. Bertanggung Jawab menyelesaikan tujuan organisasi atau perusahaan dengan mengelola staf sesuai dengan departemen yang dia pimpin, bertanggung jawab tentang perencanaan dan evaluasi kegiatan sebuah organisasi atau perusahaan. Seseorang yang tanggungjawab utamanya adalah menjalankan proses atau fungsi manajemen, dengan membuat perencanaan serta mengambil keputusan, mengorganisasikan, memimpin, serta melakukan fungsi pengawasan terhadap manusia/pekerja, keuangan, aset fisik, serta informasi. Dalam pelaksanaan kegiatannya, seorang manajer harus dapat mencapai tujuan organisasi melalui kerjasama dengan banyak orang (staf).
3. SUpervisor
1. Bertugas Mengatur kerjanya para bawahannya (staf), Membuat Job Deskriptions untuk Staf Bawahanya Bertanggung jawab atas hasil kerja Staf, Memberi motivasi kerja kepada Staf Bawahanya, Membuat Jadwal Kegiatan Kerja untuk karyawan, Memberikan Breafing bersama Staf, Membuat Planing Pekerjaan Harian, Mingguan, Bulanan, dan Tahunan.
2. Bertanggung Jawab membuat usulan promosi jabatan bagi Staf bawahannya, Supervisor memberikan reward (penghargaan) kepada Staf Bawahannya, Supervisor berhak memberikan Punishment (hukuman) untuk Staf Bawahannya.
4. Accounting dan Finance

Bertugas mengelola data keuangan perusahaan, memeriksa kurs Dollar untuk penentuan harga row material, mengurus gaji karyawan, membuat laporan keuangan untuk direktur.

5. Marketing

Tugas bagian marketing adalah mencari customer baru dengan cara mempromosikan PT. KNK GLOBAL dan tetap memberikan pelayanan yang terbaik kepada customer lama, menerima pesanan customer, membuat internal contract (IC), membuat Price Estimation (PE) dan membuat Job Order (JO) untuk diperiksa oleh direktur. Marketing dibuat menjadi beberapa subdivisi, yaitu :

1. Sales Representative Fungsinya adalah mencari pelanggan dan mempromosikan produk.
2. Customer Service Fungsinya adalah menyampaikan order pelanggan ke tangan konsumen, melayani keluhan konsumen dan menyampaikan kepada pihak lantai produksi untuk diperbaiki.
3. Administration Fungsinya adalah mencatat laporan penjualan, mengisi form-form dan mendokumentasikan segala kegiatan yang berhubungan dengan penjualan misalnya, mencatat piutang, mencatat transaksi penjualan yang terjadi dan lain-lain.
6. Human Resource Department (HRD)

Tugas bagian HRD adalah merekrut dan memberhentikan karyawan sesuai kebijaksanaan perusahaan

7. Information Technology (IT)

Seorang teknisi pada sebuah organisasi/perusahaan yang memiliki tanggungjawab untuk instalasi, evaluasi dan peningkatan terhadap tiga objek utama yaitu komputer, software, dan pengembangan sistem jaringan (network system).

8. Staff
1. Membuat laporan pertanggung jawaban kegiatan administrasi.
2. Mengusulkan sasaran yang ingin dicapai dalam hal pendataan administrasi.
3. Meminta pertanggung jawaban karyawan tentang pendataan hasil produksi administrasi dari masing-masing departemen.
4. Melaksanakan kebijakan dan sasaran perusahaan agar berjalan dengan baik.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Dalam bab ini penulis akan mengemukakan tentang prosedur sistem yang berjalan.

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Urutan prosedur dari sistem yang sedang berjalan yaitu

1. Staff Administrasi akan membuat dokumen Baru atau Revisi dokumen .
2. Leader akan memberikan persetujuan dokumen baru apakah direvisi atau tidak, jika di revisi akan kembalikan kepada staff Administrasi.
3. Staff Administrasi memberi nomor/kode dokumen dan dokumen revisi mengikuti format yang lama, dokumen diberikan kepada Leader.
4. Dokumen yang sudah disetujui akan diberikan kepada Head Departement untuk meminta persetujuan.
5. Head Departement mengecheck Dokumen jika dokumen tidak lengkap dikembalikan kepada Staff Administrasi, jika dokumen sesuai standar Staff Administrasi akan membuatkan daftar distribusi. Kemudian dokumen yang telah di copy diberikan Leader, bila dokumen yang distribusikannya dokumen revisi maka dokumen yang lama ditarik atau dikembalikan ke document control.
6. Staff Administrasi akan membuat laporan berdasarkan Dokumen yang sudah di distribusikan.

Analisa Sistem Yang Berjalan Pada Use Case Diagram

Berikut adalah use case diagram yang sedang berjalan pada PT. KNK GLOBAL:

Gambar 3.2. Use Case Diagram

Berdasarkan gambar 3.2. Use Case Diagram Sistem yang sedang berjalan terdapat:

1. 1 (satu) sistem yang berjalan di PT. KNK GLOBAL
2. 3 ( tiga ) actor yang melakukan kegiatan diantaranya :
1. Staff Administrasi
2. Leader
3. Head Departement
3. 6 ( enam ) use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut diantaranya:
1. buat dokumen
2. Isi dokumen
3. check standarisasi dokumen
4. menerima persetujuan
5. memberi persetujuan
6. buat laporan
7. terima laporan

Activity Diagram

Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alur berawal, decision yang mungkin terjadi, bagaimana mereka berakhir

Gambar 3.3. Activity Diagram

Berdasarkan gambar 3.3. Activity Diagram sistem yang berjalan diatas terdapat :

1. Initial node, objek yang diawali
2. 11 (sebelas) action state, diantaranya : membuat dokument member persetujuan, cek kelengkapan document dan memberikan laporan
3. 2 (dua) decision node
4. Final State, objek yang diakhiri.

Sequence Diagram

Sequence diagram menjelaskan interaksi objek yang disusun berdasarkan urutan waktu. Diagram ini dapat menggambarkan pergerakan sebuah objek dan pesan yang terjadi didalam sistem pembelajaran yang berjalan saat ini.

Gambar 3.4. Sequence Diagram

Berdasarkan gambar 3.4. Squence Diagram sistem yang berjalan terdapat:

1. 3 (empat) Actor yang melakukan kegiatan, yaitu Staff Administrasi, Leader dan Head Dept
2. 9 (Sembilan) message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitasyang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor-actor.
3. 5 (lima) LifeLine mengidentifikasi kehadiran objek pada saat terakhir/ akhir waktu.

Analisis Dan Perancangan

Analisis PIECES

Untuk menemukan masalah-masalah yang akan ditemui maka diadakananalisis terhadap sistem yang sedang berjalan untuk menemukan faktor -faktor yang berpengaruh terhadap kelemahan dan kekuatan sistem sehingga sistem baru dapat mengatasi kelemahan tersebut. Faktor-faktor yang terdapat pada analisis PIECES dapat berupa metode berikut ini:

1. Perfomance (Kinerja)
1. Sistem yang sedang berjalan: Pengarsipan data dokumen di PT KNK GLOBAL belum efesien dan efektif karena data yang di simpan masih secara manual dan belom tersistematis. Pada bagian dokumen control masih harus mencari satu persatu data setiap departemen.
2. Sistem yang di usulkan: Dimana memiliki peran penting untuk menilai apakah proses atau system yang ada masih mungkin ditingkatkan kinerjanya, dan melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu sistem informasi dalam berproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan. Dalam hal ini kinerja diukur dari:
1. Throughput, yaitu jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan/ dihasilkan pada saat tertentu.
2. Response time, yaitu waktu yang dibutuhkan lebih cepat untuk menghasilkan output tertentu.
2. Information (Informasi) Menilai apakah system yang ada saat ini masih dapat diperbaiki sehingga kualitas informasi yang dihasilkan menjadi semakin baik. Informasi yang disajikan haruslah benar–benar mempunyai nilai yang berguna. Hal ini dapat diukur dengan:
1. Keluaran (outputs): Suatu sistem dalam memproduksi keluaran.
2. Masukan (inputs): Dalam memasukkan suatu data sehingga kemudian diolah untuk menjadi informasi yang berguna.
3. Economy (Ekonomi) Menilai apakah system yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan sehingga kualitas pengendalian menjadi semakin baik, dan kemampuannya untuk mendeteksi kesalahan/ kecurangan menjadi semakin baik pula.Control (Keamanan).
4. Efeciency (Efesien) Lebih menghemat waktu pengoperasian system
5. Service (Pelayanan pelanggan) Menilai apakah system yang ada saat ini masih dapat diperbaiki kemampuannya untuk mencapai peningkatan kualitas layanan.

Metode Analisa Data

1. Analisa Permasalahan, Berdasarkan analisa yang dilakukan peneliti, Sistem Dokumentasi dokument Pada PT. KNK Global yang sedang berjalan adalah belum adanya sistem terkomputerisasi. Pengolahan data yang masih manual dalam bentuk control card dan disimpan di rak-rak .hal ini mengakibatkan pengolahan data yang kurang efektif dan efisien oleh karena itu diperlukan perancangan sistem agar sistem menjadi terkomputerisasi sehingga akan diperoleh sistem yang cepat, tepat, dan akurat dalam pengambilan keputusan.
2. Analisa Kontrol, Pada proses persetujuan dan pengarsipan dokument perlu ditingkatkan kembali sistem yang lebih baik lagi supaya kinerja dapat berjalan secara maksimal karena masih ditemukan kendala yang menghambat kegiatan seperti data kurang tersimpan dengan rapi sehingga petugas membutuhkan waktu yang cukup lama dalam menemukan data yang diinginkan. Sedangkan pengontrolan pada sistem yang sedang berjalan dirasakan masih memiliki kekurangan dikarenakan sistem pengolahan yang digunakan belum terintegrasi dengan baik.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Analisa Masukan, Analisa Proses dan Analisa Keluaran

1. Analisa Masukan

Nama Masukan : Ducument Baru

Fungsi : Untuk dokumentasi document

Sumber : Staff Administrasi

Media : Kertas dan pulpen

Frekuensi : Setiap ada pengarsipan dokumen

Keterangan : Nama documen, Tanggal, No, Keterangan, No dokument, isi, Diketahui, Disetujui

2. Analisa Proses

Nama Modul (Proses) : Sistem dokumentasi Dokument

Masukan : Dokument baru

Keluaran : Dokument

Media : Kertas

Ringkasan Proses : Proses ini akan menghasilkan document.

3. Analisa Keluaran

Nama Keluaran : Laporan Dokuemntasi

Fungsi : Sebagai laporan jumlah document yang di dokumentasikan

Media : Kertas

Frekuensi : Per hari

Keterangan  : Nama Dokument ,no, isi, footer

Konfigurasi Sistem yang Berjalan

Spesifikasi Hardware

Processor : intel Core i3-2100 CPU @ 3.1 Ghz

Monitor : Samsung LG 17”

Mouse : Logitech USB

Keyboard : Logitech USB

RAM : 2 GB

Hardisk : 500 GB

Printer : Epson

Spesifikasi Software

Windows 7 Ultimate

Microsoft Office 2017

Apache (Xampp)

MySQL (Xampp)

PHP

Notepad ++

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan yang dihadapi

Sistem Dokuemntasi pada PT. KNK Global masih berupa aplikasi Ms.Excel yang masih memerlukan waktu yang cukup lama pada saat penginputan data dan persetujuan dokumen tersebut tidak lengkap dan Penyimpanan data masih berupa arsip sehingga sering terjadi hilangnya data pada saat dibutuhkan.

Berdasarkan dari analisis yang dilakukan penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem dokumentasi yang sedang berjalan saat ini di PT. KNK Global belum berjalan dengan baik karena membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses penginputan data. Sedangkan kebutuhan pengarsipan dokument sangat penting untuk melanjutkan proses produksi. Hal ini tentu saja bisa mempengaruhi proses produksi dan kinerja perusahaan.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah meneliti dan mengamati permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan, supaya memudahkan proses persediaan barang maka diperlukan sistem yang lebih terkomputerisasi yaitu berbasis web atau e-documentasi karena dengan adanya sistem informasi penerimaan dokument Berbasis Web atau e- documentasi perusahaan dapat mengolah dokument dalam suatu database sehingga data bahan baku tidak menumpuk dalam filing cabinet.

Adapun alternatif pemecahan masalah yang penulis usulkan adalah:

1. Perlu membangun aplikasi sistem informasi persediaan berbasis Web atau e- documentasi sehingga proses pengrekrutan dapat dilakukan secara cepat, tepat dan akurat.
2. Kita dapat menjalankan aplikasi berbasis web dimanapun kapanpun tanpa harus melakukan penginstalan
3. Dapat dijalankan di sistem operasi manapun, Tidak perduli apakah kita menggunakan linux atau windows.
4. Aplikasi berbasis web juga dapat dijalankan asalkan kita memiliki browser dan akses internet.
5. Dapat diakses lewat banyak media seperti: komputer dan handphone yang sudah sesuai dengan standard WAP.
6. Aplikasi berbasis web tidak perlu menggunakan spesifikasi komputer yang tinggi.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data di lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara mengenai kekurangan dari sistem yang sedang berjalan dan kebutuhan pengguna sistem yang belum terpenuhi.

Tabel 3.1 Tabel Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI.Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut lampiran Elisitasi Tahap II yang telah dibuat :

Tabel 3.2 Tabel Elisitasi Tahap II

Keterangan:

M = Mandatory (yang diinginkan)

D = Desirable (diperlukan)

I = Inessential (yang tidak mutlak diinginkan)

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan elisitasi tahap II diatas, dibentuklah elisitasi tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Berikut adalah gambar elisitasi tersebut :

Tabel 3.3. Tabel Elitasi Tahap III

Keterangan:

T : Technical L : Low=mudah

O : Operational M : Middle=sedang

E  : Economic H  : High=sulit

Final Draft Elisitasi

Final elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap-tahap elisitasi yang Berdasarkan elisitasi tahap III diatas, dihasilkanlah 14 requirement final elisitasi yang diharapkan dapat mempermudah dalam membuat suatu sistem pengontrolannya. Berikut lampirkan Gambar Final Elisitasi :

Tabel 3.4. Tabel Final Draft Elisitasi

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem Untuk Usulan

Rancangan sistem yang di usulkan akan di jelaskan ke dalam sebuah bentuk diagram, dimana dalam pembuatan diagram tersebut penulis menggunakan program Unified Modelling Language (UML). Berikut gambaran dari Use Case Diagram dan Activity Diagram yang digunakan oleh penulis untuk mengkomunikasikan rancangan sistem kepada user.

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.1 Use Case Diagram Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat:

1. (satu) sistem yang mencakup seluruh kegiatan sistem E-Arsip pada PT. KMK GLOBAL.
2. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu Administrasi.
3. c. Ada 9 use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut.

Berdasarkan Usecase Diagram berikut penjelasan scenario yang diusulkan:

1. Usecase : Menu Login

Actor : Administrasi

Skenario : Masuk ke halaman login, input user name dan password.

2. Usecase : Surat Masuk

Actor : Administrasi

Skenario : Administrasi dapat menambah, mencari, mengubah dan Menghapus data Surat.

3. Usecase : Surat Keluar

Actor : Administrasi

Skenario : Administrasi dapat menambah, mencari, mengubah dan menghapus data Surat.

4. Usecase : Menu Approval

Actor : Administrasi

Skenario : Approval dapat memberikan Persetujuan.

5. Usecase : Menu Laporan Surat Masuk

Actor : Administrasi /Approval

Skenario : Approval/Manajer dapat menampilkan Laporan.

6. Usecase : Menu Laporan Surat Masuk

Actor : Administrasi/Manajer

Skenario : Administrasi /Manajer dapat menampilkan Laporan

7. Usecase : Menu Laporan Surat Keluar

Actor : Administrasi / Manajer

Skenario : Administrasi dapat menampilkan laporan.

8. Usecase : Menu Referensi

Actor : Administrasi

Skenario : Administrasi dapat menambah, mencari, mengubah dan menghapus data Referensi.

9. Usecase : User

Actor : Administrasi

Skenario : Administrasi dapat menambah, mencari, mengubah dan menghapus data User

Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan

Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang berjalan, bagaimana masing-masing alur berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu, activity diagram tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur aktivitas dari level atas secara umum.

Gambar 4.2 Activity Diagram Surat Masuk Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.2 merupakan activity Diagram surat masuk yang diusulkan:

Dalam diagram ini terdapat menu login, menu surat masuk, kemudian administrasi melakukan request surat masuk dan sistem e-arsip akan memvalidasi berdasarkan username, setelah itu memberikan surat masuk dan administrasi menerima halaman surat masuk dan terdapat menu tambah, edit, dan batal, yang akan di approvel pimpinan department.

Gambar 4.3 Activity Diagram Surat Keluar Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.3 merupakan activity Diagram surat keluar yang diusulkan:

Dalam diagram ini terdapat menu login, menu surat keluar, kemudian administrasi melakukan request surat keluar yang telah di validasi, setelah itu memberikan surat keluar dan administrasi menerima halaman surat keluar dan terdapat menu tambah, edit, dan batal. Dokumen surat keluar ini sudah dapat di akses dan di baca oleh semua Departemen dalam bentuk PDF.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atas dimensi vertical (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Sequence Diagram Login

Gambar 4.4 Sequence Diagram Login yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.4 Sequence Diagram Login Yang Diusulkan terdapat :

1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e-Arsip.
2. 3 life line antar muka yang saling berinteraksi
3. 7 message yang terhubung.

Sequence Diagram Surat Masuk Yang Diusulkan

Gambar 4.5 Sequence Diagram surat masuk Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.5 Sequence Diagram surat masuk. Diusulkan terdapat :

1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e- Arsip.
2. 3 life line antar muka yang saling berinteraksi
3. Ada 7 action yang terhubung.

Sequence Diagram Surat Keluar

Gambar 4.6 Sequence Diagram surat keluar yang Diusulkan Sistem

Berdasarkan Gambar 4.6 Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat :

1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e- Arsip.
2. 3 life line antar muka yang saling berinteraksi

Sequence Diagram Laporan Surat Masuk Yang Diusulkan

Gambar 4.7 Sequence Diagram Laporan Surat Masuk Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.7 Sequence Diagram Laporan Surat Masuk Yang Diusulkan terdapat :

1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e-inventory.
2. 6 life line antar muka yang saling berinteraksi
3. Ada 7 action yang terhubung.

Sequence Diagram Laporan Surat Keluar Yang Diusulkan

Gambar 4.8 Sequence Diagram Laporan Surat Keluar Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.8 Sequence Diagram Laporan Surat Keluar Yang Diusulkan terdapat :

1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e-inventory.
2. 6 life line antar muka yang saling berinteraksi
3. Ada 7 action yang terhubung.

Sequence Diagram User Yang Diusulkan

Gambar 4.9 Sequence Diagram User yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.9 Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat :

1. (satu) Initial Node, objek yang diawali dari memulai akses sistem e-inventory.
2. 3 life line antar muka yang saling berinteraksi
3. Ada 7 action yang terhubung.

Class Diagram yang Diusulkan

Class diagram adalah suatu diagram yang memperlihatkan himpunan kelas - kelas, antarmuka - antarmuka, kolaborasi - kolaborasi dan relasi relasi antar obyek.

Gambar 4.10 Class Diagram Sistem e-pemesanan

Berdasarkan gambar 4.10 Class Diagram diatas terdapat :

1. 5 (enam) class, himpunan dari objek-objek yang berbagai atribut serta operasi yang sama diantaranya tabel barang, supplier, karyawan, barang masuk, barang keluar dan retur.
2. 4 (lima) multiciply, hubungan antar objek satu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai.

Rancangan Basis Data

Spesifikasi File Tabel User

Spesifikasi basis data merupakan sebuah design data yang dianggap telah normal. Design basis data menjelaskan media yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, panjang record. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :

1. File Barang

Nama File : tbl_user

isi : id_user,username,password,nama,nik,level

Primary key : id_user

Panjang record : 73




Tabel 4.1 File Tabel User

2. File Surat Masuk

Nama File : tbl_surat_masuk

isi :id_surat,no_agenda,no_surat,asal_surat,isi,kode, indeks,tgl_surat,tgl_diterima,file,keterangan,id_user

Primary key : id_surat

Panjang record : 212




Tabel 4.2 File Tabel Surat Masuk

3. File Surat Keluar

Nama File : tbl_surat_keluar

isi :id_surat,no_agenda,tujuan,no_surat,isi,kode, tgl_surat,tgl_catat,file,keterangan,id_user

Primary key : id_surat

Panjang record : 207




Tabel 4.3 File Tabel Surat Keluar

4. File Klasifikasi

Nama File : tbl_klasifikasi

isi : id_klasifikasi,kode,nama,uraian,id_ uraian

Primary key : id_ klasifikasi

Panjang record : 33




Tabel 4.4 File Tabel Klasifikasi

5. File Approval

Nama File : trs_approval

isi :id_approval,tujuan,isi_approval,sifat, batas_waktu,catatan,id_surat,id_user,diterima,tipe

Primary key : id_approval

Panjang record : 45




Tabel 4.5 Spesifiksi File Tabel Approval

Rancangan Prototype

Prototype Halaman Login

Gambar 4.11 Prototype Halaman Login

Berdasarkan Gambar 4.11 merupakan rancangan Prototype Halaman login:

Pada tampilan halaman login terdapat aplikasi manajemen surat, dengan user name dan password, untuk login dalam sistem tersebut. Tampilan halaman login dashboard akan muncul ketika user mengunjungi halaman dashboard.

Prototype Halaman Home

Gambar 4.12 Prototype Halaman Home

Berdasarkan Gambar 4.12 merupakan Prototype Halaman login:

Pada tampilan halaman home adalah halaman atau tampilan utama pada sistem, terdapat banyak tampilan notifikasi, yang akan muncul ketika adminitrasi document control menginput data dokumen dengan otomatis akan masuk di tampilan halaman home. Pada rancangan ini terdapat tampilan jumlah surat masuk, jumlah surat keluar, jumlah diposisi, julah klarifikasi surat, dan jumlah pengguna . Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Prototype Halaman Form Surat Masuk

Gambar 4.13 Prototype Halaman Form Surat Masuk

Berdasarkan Gambar 4.13 merupakan rancangan Prototype halaman surat masuk:

Pada halaman form surat masuk adalah surat yang akan masuk pada sistem, terdapat keterangan detail surat, sperti, kode surat, nama, asal, tanggal, dan validasi pimpinan Departement. Di rancangan halamn ini bisa menambahkan dan mencari data dokumen . Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Prototype Halaman Surat Keluar

Gambar 4.14 Prototype Halaman Surat Keluar

Berdasarkan Gambar 4.14 merupakan rancangan Prototype halaman surat keluar:

Pada halaman form surat masuk adalah surat yang akan masuk pada sistem, terdapat keterangan detail surat, sperti, kode surat, nama, asal, tanggal. Di rancangan halamn ini bisa menambahkan dan mencari data dokumen. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Prototype Halaman Referensi

Gambar 4.15 Prototype Halaman Referansi

Berdasarkan Gambar 4.15 merupakan rancangan Prototype halaman surat keluar :

Pada halaman referensi adalah menu dimana pengarsipan dokumen bisa diakses sesuai dengan documen yang dibutuhkan. Dihalaman referensi terdapat nama dan uraian dokomen yang akan di cari data tersebut bisa ditambahkan, dicari, diedit dan dihapus. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Prototype Halaman user

Gambar 4.16 Prototype User

Berdasarkan Gambar 4.16 merupakan rancangan Prototype halaman user :

Pada halaman user adalah rancangan menu dimana terdapat data pengguna sistem yang bisa di akses. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman

Tampilan Rancangan Halaman Login

Gambar 4.17 Tampilan Rancangan Halaman Login

Berdasarkan Gambar 4.17 merupakan tampilan hasil dari rancangan menu login, di tampilan menu login ada tampilan logo perusahaan, dashboard usename, dashboard password, dan dashboard login, tampilan halaman login adalah tampilan utama.

Tampilan Rancangan Halaman Utama

Gambar 4.18 Tampilan Halaman Utama

Berdasarkan Gambar 4.18 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman utama:

Pada tampilan halaman home adalah halaman atau tampilan utama pada sistem, terdapat banyak tampilan notifikasi, yang akan muncul ketika adminitrasi document control menginput data dokumen dengan otomatis akan masuk di tampilan halaman home Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halamn User

Gambar 4.19 Tampilan Halaman User

Berdasarkan Gambar 4.19 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman user:

Pada tampilan halaman user adalah menu dari pengguna system ini, dimana jika ingin menambahkan akses pengguna atau menghapus akses pengguna. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman Surat Masuk

Gambar di atas merupakan tampilan pertama dari rancangan halaman surat masuk. Dimana dokumen baru bisa di tambahkan atau di hapus

Gambar 4.20 Tampilan Rancangan Halaman Surat Masuk

Berdasarkan Gambar 4.20 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman surat masuk :

Pada tampilan halaman surat masuk di menu tambah baru dan edit terdapat nomor agenda dokumen, asal dokumen, nomor dokumen, isi ringkasan dokumen, jenis dokumen, nomor berkas dokumen, tanggal dokumen , dan keterangan agar lebih efektif dalam pengarsipan dokumen dan adinistrasi. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman Surat Keluar

Gambar di atas merupakan tampilan pertama dari rancangan halaman keluar. Dimana dokumen keluar bisa di data dengan mudah saat akan melihat berapa jumlah dokumen yang di keluarkan.

Gambar 4.21 Tampilan Rancangan Halaman Surat Keluar

Berdasarkan Gambar 4.21 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman surat keluar :

Pada tampilan halaman surat keluar di menu tambah baru terdapat nomor agenda dokumen, asal dokumen, nomor dokumen, isi ringkasan dokumen, jenis dokumen, nomor berkas dokumen, tanggal dokumen , dan keterangan agar lebih efektif dalam mendata sdokumen yang akan di keluarkan atau di distribusikan. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman Referensi

Gambar di atas merupakan menu utama pada tampilan halaman referensi. dimana jenis dokumen bisa di tambakan dan di edit sesuai jenis dokumen tersebut.

Gambar 4.22 Tampilan Rancangan Halaman Referensi

Berdasarkan Gambar 4.22 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman referensi:

Pada tampilan tambah baru referensi terdapat ringkasan yang perlu di isi di Antara lainnya yaitu , kode referensi, uraian referensi, dan nama referensi. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Rancangan Halaman Laporan Surat Masuk

Gambar 4.23 Tampilan Racangan Halaman laporan surat masuk

Berdasarkan Gambar 4.23 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman laporan surat masuk :

Pada tampilan halaman laporan surat masuk merupakan laporan surat untuk mengetahui berapa jumlah surat masuk sesuai jenis dokumen dan tanggal surat masuk . di menu ini juga bisa melihat detail dokumen tersebut. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Tampilan Halaman Rancangan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.24 Tampilan Rancangan Halaman surat keluar

Berdasarkan Gambar 4.24 merupakan tampilan hasil dari rancangan halaman laporan surat keluar :

Pada tampilan halaman laporan surat keluar merupakan laporan surat keluar untuk mengetahui jumlah dokumen yang telah di distribusikan ke department lain. Di tampilan ini bisa melihat secara detail kapan dokuemn di distribusikan. Tampilan diatas akan muncul jika Admin sudah melakukan login pada halaman dashboard.

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

1. Processor : Intel ® Pentium ® CPU 6630
2. Monitor : LCD Monitor 19”
3. Mouse : Standar
4. Keyboard : Standar
5. RAM : 2 GB
6. Harddisk : 500 GB HDD
7. Printer : Catrid

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

1. Windows 10
2. Visual Paradigm for UML 11.2 Community Edition
3. DatabaseServer : MySQL
4. Microsoft Office 2010
5. XAMPP v3.2.1
6. Adobe Dreamweaver CS6
7. Internet Browser: Google Chrome

Hak Akses

Pengoperasian aplikasi ini dapat dilakukan oleh :

1. Administrasi
2. Approval
3. Administrator

Blackbox Testing

Untuk tahap pengujian, penulis menggunakan metode blackbox testing, untuk memastikan bahwa program atau sistem yang dibuat masih terdapat bug (kesalahan) atau tidak. Dari setiap tes pengujian tidak menutup kemungkinan masih terdapat bug (kesalahan) dari sistem yang telah di tes, namun pengujian ini setidaknya dapat meminimalisir bug (kesalahan) yang terdapat didalam sistem.

Blackbox Testing pada Menu Registrasi Akun Halaman Login

Tabel 4.6 Testing Blackbox pada menu login

Blackbox Testing pada Referensi

Tabel 4.6 Testing Blackbox pada menu login

Testing Blackbox pada Menu Surat Masuk

Tabel 4.8 Testing Blackbox pada menu Surat Masuk

Testing Blackbox pada menu Surat Keluar

Tabel 4.9 Testing Blackbox pada menu Surat Keluar

Testing Blackbox pada menu User

Tabel 4.10 Testing Blackbox pada menu User

Estimasi Biaya

Agar terlaksananya penelitian ini dengan baik, lancar dan sesuai dengan target yang direncanakan sesuai dengan jadwal penelitian, maka diperlukan dana yang dapat menunjang seluruh kegiatannya diperkirakan sebagai berikut:

Tabel 4.11 Estimasi Biaya

Rancangan Waktu

Dibuat jadwal kegiatan penelitian yang meliputi kegiatan persiapan, pelaksanaan, dan penyusunan laporan penelitian. Hal ini memberikan rincian kegiatan dan jadwal pelaksanaan kegiatan tersebut.

Tabel 4.12 Rancangan Waktu

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya, maka dapat dijadikan kesimpulan sebagai berikut:

1. Dalam Sistem Informasi dokumen yang dibuat, Pendistribusian dokumen ke team project yang dalam penyimpanan datanya dapat dilakukan dengan cepat dan bisa digunakan untuk menyimpan semua data, sehingga dalam proses pendistribusian dokumen dapat dilakukan dengan baik sesuai data yang diinginkan antar departemen lain.
2. Dalam Sistem Informasi dokumen sudah terkomputerikasi dan terintegrasi sehingga tidak lagi membutuhkan kertas dalam pendistribusian dokumen ke departemen lain, karena sudah ada suatu aplikasi sistem secara yang dapat diakses oleh masing-masing departemen (team project).
3. Dalam Sistem Informasi dokumen yang dibuat dapat mengatasi penomoran dokumen yang ganda, sistem yang di buat mempunyai sistem yang cukup bisa diandalkan untuk melakukan proses pendistribusian dokumen dengan standar SOP yang diterapkan, laporan penomoran dokumen yang ada dalam program mengenai kode dokumen yang akan didistribusi dapat di terima dengan jelas dan sehingga tidak terjadi kesalahan informasi maupun dokumen dengan nomor ganda.

Saran

1. Dapat dilakukan pengembangan agar para pihak yang terkait mampu untuk melakukan sendiri proses pengarsipan dokumen secara efektif.
2. Setelah diimplementasikan dengan baik maka diperlukan pula evaluasi secara berkala untuk dapat dilakukan suatu pengembangan sistem yang baru, agar kekurangan pada sistem ini dapat diperbaiki dan terus berkembang sesuai dengan perkembangan ilmu teknologi yang tumbuh semakin pesat.
3. Diperlukan backup oengarsipan dokumen dan administrasi untuk adanya keamanan data, hal ini sangat penting supaya jika terjadi error pada sistem atau kesalahan pada computer mencegah terjadi nya dokuemn hilang.

---

Daftar Pustaka

Contributors

Admin, Pad Asalum