SI1511489072

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP

KELUAR MASUK BARANG BERBASIS WEB

PADA PT.SUPER TATA RAYA STEEL

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1511489072
NAMA	: Nurussaadah

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2017/2018

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP

KELUAR MASUK BARANG BERBASIS WEB

PADA PT.SUPER TATA RAYA STEEL

Disusun Oleh :

NIM	: 1511489072
Nama	: Nurussaadah
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, September 2018

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
(Dr. Ir. Untung Rahardja, M.T.I, MM)					(Nur Azizah, M.Akt., M.Kom)
NIP : 000594					NIP : 078010

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP

KELUAR MASUK BARANG BERBASIS WEB

PADA PT.SUPER TATA RAYA STEEL

Dibuat Oleh :

NIM	: 1511489072
Nama	: Nurussaadah

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, September 2018

Pembimbing I			Pembimbing II
(H.Abdul Hamid Arribathi, S.Ag., M.M.)			(Ahmad Roihan, S.Kom.,M.T.I)
NID : 13005			NID : 15005

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANAGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP

KELUAR MASUK BARANG BERBASIS WEB

PADA PT.SUPER TATA RAYA STEEL

Dibuat Oleh :

NIM	: 1511489072
Nama	: Nurussaadah

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2017/2018

Disetujui Penguji :

Tangerang, September 2018

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP

KELUAR MASUK BARANG BERBASIS WEB

PADA PT.SUPER TATA RATA STEEL

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

NIM	: 1511489072
Nama	: Nurussaadah
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, September 2018

(Nurussaadah)

NIM : 1511489072

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Perkembangan sistem teknologi informasi saat ini khususnya di negara berkembang seperti Indonesia umumnya sangat berkembang pesat, maka dengan itu informasi dalam mendapatkannya sangatlah mudah untuk didapatkan dalam kebutuhan kalangan masyarakat. Oleh karena itu, perusahaan ataupun instansi seperti PT. Super Tata Raya Steel sebagai perusahaan produksi barang setengah jadi seharusnya meggunakan sistem terkomputerisasi sehingga dapat memudahkan dalam mendapatkan data atau informasi. Sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan PT. Super Tata Raya Steel agar dapat menangani dalam pengolahan data kendaraan barang keluar masuk yang berjalan saat ini masih digunakan secara semi komputerisasi seperti pencatatan kendaraan bermuatan barang keluar masuk masih menggunakan buku agenda. Sistem pendataan tersebut dapat menyebabkan dalam pencariannya sangat membutuhkan waktu yang cukup lama, sehingga jika data-data tersebut diperlukan untuk keperluan dalam manajemen arsip sangatlah tidak tepat. Metodologi yang digunakan dalam sistem ini menggunakan metode observasi, menganalisis kebutuhan tahapan elisitasi dan meggunakan metode SWOT serta perancangan prototype. Berdasarkan hasil dari penelitian tersebut, maka peneliti mengambil sebuah judul perancangan sistem manajemen arsip keluar masuk barang berbasis web pada PT. Super Tata Raya Steel besar harapan agar nantinya bisa menjadi sebuah sistem informasi yang dapat memberikan kemudahan dalam hal pengolahan serta penginputan data bagi user maupun admin dalam melakukan penyimpanan pengarsipan data keluar masuk barang. .

Kata Kunci: Pengolahan data Kendaraan, Manajemen Arsip, Keluar Masuk Barang

ABSTRACT

The development of information technology systems today, especially in developing countries like Indonesia is generally very rapidly growing, so with the information in getting it is very easy to get in the needs of the community. Therefore, companies or agencies such as PT. Super Tata Raya Steel as a semi-finished goods production company should use a computerized system so that it can facilitate in obtaining data or information. Information systems required by PT. Super Tata Raya Steel in order to handle in data processing vehicle goods in and out that runs are still used in semi-computerized way such as recording vehicles loaded goods in and out still use the agenda book. The data collection system can cause the search to take quite a long time, so if the data needed for the purposes of archival management is not appropriate. The methodology used in this system uses the method of observation, analyzing the needs of the elicitation stage and using the SWOT method and designing the prototype. Based on the results of these studies, the researcher took a title design management system archives in and out of web-based goods at PT. Super Tata Raya Steel great hope that later can become an information system that can provide convenience in terms of processing and penginputan data for users and admin in the storage of data archiving in and out of goods.

Keywords: Vehicle Data Processing, Archive Management, Exit Goods

KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmanirrohim
Alhamdulillahirobbil ‘alamin Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah serta karunia- Nya. Sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi ini dengan sebaik mungkin dan selesai sebagaimana mestinya. Adapun penulisan laporan skripsi ini yang penulis buat dengan judul “Perancangan Sistem Informai Manajemen Arsip Keluar Masuk Barang Berbasis Web Pada PT. Super Tata Raya Steel” sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.

Maksud dan tujuan dari penulisan laporan skripsi ini dibuat sebagai salah satu syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom). Adapun bahan yang dapat diambil dalam penulisan berdasarkan observasi, wawancara dan beberapa sumber dari pustakawan yang berperan penting dalam mendukung penulisan ini.

Penulis sangat menyadari tanpa adanya dorongan ataupun dukungan dari pihak – pihak tertentu, penulis tidak dapat menyelesaikan penulisan laporan skripsi ini dengan sebaik – baiknya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis akan menyampaikan beribu – beribu terima kasih kepada pihak – pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan tugas skripsi ini, diantaranya yaitu:

1. Bapak Dr. Ir. Untung Rahardja, M.T.I, MM selaku Ketua STMIK Raharja.
2. Bapak Sugeng Santoso M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik STMIK Raharja.
3. Ibu Nur Azizah, M.Akt., M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
4. Bapak H. Abdul Hamid Arribathi S.Ag., M.M. selaku Dosen Pembimbing I yang telah meluangkan waktu, tenaga, serta pikirannya untuk memberikan masukan, saran serta motivasi dan pengarahannya kepada penulis.
5. Bapak Ahmad Roihan S.Kom.,M.T.I. selaku Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktu serta saran kepada penulis sehingga laporan skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
6. Bapak Mukti Agung Prawoto selaku Kepala HRD dan stakeholder PT. Super Tata Raya Steel.
7. Bapak Murdani dan Bapak Madrowi selaku Bagian Gudang PT. Super Tata Raya Steel.
8. Bapak, Ibu dan Kakak-kakak tercinta yang telah memberikan dukungan baik moril maupun materil serta doa untuk keberhasilan penulis. Serta kepada teman-teman seperjuangan yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa terimakasih penulis dalam penyusunan laporan skripsi ini.
9. Sepupu terbaik Saepul Anwar Sanusi yang selalu setia menemani dan membantu peneliti hingga selesai.
10. Teman-teman seperjuangan yang sudah membantu dan mensupport dalam penyusunan skripsi ini.

Dalam penyusunan laporan skripsi ini penulis menyadari masih banyak kekurangan sehingga memerlukan banyak perbaikan dan penyempurnaan. Untuk itu, penulis berharap adanya kritik dan saran yang membangun untuk menngkatkan kesempurnaan dalam penulisan laporan ini. Akhir kata penulis mengharapkan semoga laporan skripsi ini bisa bermanfaat bagi penulis khususnya, umumnya bagi pembaca.

	Tangerang, September 2018
	Nurussaadah
	NIM. 1511489072

---

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Analisa SWOT

Tabel 3.2. Elisitasi Tahap I

Tabel 3.3. Elisitasi Tahap II

Tabel 3.4. Elisitasi Tahap III

Tabel 3.5. Final Draft Elisitasi

Tabel 4.1. Perbedaan Prosedur Antara Sistem yang Berjalan dengan Sistem Usulan

Tabel 4.2. User

Tabel 4.3. Db_Barang

Tabel 4.4. Tb_keluar

Tabel 4.5. Tb_Masuk

Tabel 4.6. Tb_Sopir

Tabel 4.7. Tb_Mobil

Tabel 4.8. Tb_mbarang

Tabel 4.9. Tb_kbarang

Tabel 4.10.Tb_pt

Tabel 4.11.Tabel Schedulle

Tabel 4.12.Tabel Estimasi Biaya

---

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Super Tata Raya Steel
2. Gambar 3.2. Use Case Diagram Surat Masuk Sistem Yang Berjalan
3. Gambar 3.3. Activity Diagram Surat Masuk Sistem Yang Berjalan
4. Gambar 3.4. Sequence Diagram Surat Masuk Sistem Yang Berjalan
5. Gambar 3.5. Use Case Diagram Surat Keluar Sistem yang Berjalan
6. Gambar 3.6. Activity Diagram Surat Keluar Sistem Yang Berjalan
7. Gambar 3.7. Sequence Surat Keluar Sistem Yang Berjalan
8. Gambar 4.1. Use case Diagram Barang Masuk Dan Keluar yang Diusulkan
9. Gambar 4.2. Activity Diagram Barang Masuk Dan Keluar yang Diusulkan
10. Gambar 4.3. Sequence Diagram Barang Masuk Dan Keluar yang Diusulkan
11. Gambar 4.4. Class Diagram Barang Masuk Dan Keluar yang Diusulkan
12. Gambar 4.5. Halaman Utama
13. Gambar 4.6. Halaman Input Data Sopir
14. Gambar 4.7. Halaman Input Data Mobil
15. Gambar 4.8. Halaman data barang masuk
16. Gambar 4.9. Halaman form terima barang
17. Gambar 4.10. Halaman laporan terima barang
18. Gambar 4.11. Halaman data pengiriman barang / data surat pengantar
19. Gambar 4.12. Halaman form kirim / pembuatan surat pengantar
20. Gambar 4.13. Halaman Laporan Data Pengiriman Barang
21. Gambar 4.14. Tampilan Program Menu Login
22. Gambar 4.15. Tampilan Halaman Utama
23. Gambar 4.16. Tampilan input data Sopir
24. Gambar 4.17. Tampilan input Data Mobil
25. Gambar 4.18. Tampilan barang masuk
26. Gambar 4.19. Tampilan Halaman form terima barang
27. Gambar 4.20. Tampilan barang keluar/surat pengantar
28. Gambar 4.21. Tampilan Pengujian Blackbox testing Halaman Login Admin
29. Gambar 4.22. Tampilan Pengujian Blackbox testing Menu Input Form Penerimaan Barang Masuk
30. Gambar 4.23. Tampilan Pengujian pada Menu Input barang keluar

---

DAFTAR SIMBOL

USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL

ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL

SEQUENCE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL

CLASS DIAGRAM

---

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan Teknologi Informasi dari zaman kezaman berkembang pesat, apalagi teknologi dan perkembangannya pada masa sekarang ini sangatlah maju. Sehingga dalam dunia Perusahaan ataupun Instansi banyak yang menggunakan sistem terkomputerisasi untuk memberikan kemudahan bagi setiap pengguna. Dimana komputer sangat dibutuhkan untuk mempermudah pekerjaan dalam segala bidang, baik bidang perusahaan, pendidikan, rumah sakit maupun perdagangan. Oleh karena itu pada dasarnya dalam perusahaan sangatlah penting untuk mengelola penginputan data keluar masuk barang kendaraan truk yang mengirim barang kepada penerima maupun perusahaan lain, jika dalam penginputan data secara manual maka data-data tersebut akan menumpuk sehingga dapat membutuhkan waktu yang sangat lama.

PT. Super Tata Raya Steel merupakan perusahaan bergerak dibidang industri yang memproduksi pipa baja barang setengah jadi yang dipesan oleh customer sesuai dengan keinginan yang dibutuhkan. Pengolahan manajemen arsip barang yang akurat adalah hal utama untuk menjadi suatu tujuan yang harus dicapai dalam meningkatkan guna kepuasan dalam memperoleh suatu informasi bagi atasan maupun karyawan. Dengan dibuatkannya sistem yang lebih baik maka atasan maupun karyawan tidak sulit dalam mendapatkan suatu informasi.

Namun sistem yang sedang berjalan pada PT. Super Tata Raya Steel saat ini masih manual karena belum adanya sistem yang mendukung untuk pengolahan data manajemen arsip keluar masuk barang yang sudah terkomputerisasi sehingga dapat memakan waktu yang lama untuk mengetahui informasi datanya dan dapat mengakibatkan data yang dibutuhkan kurang akurat.

Oleh karena itu peneliti menemukan jalan keluarnya yaitu membuat sebuah sistem atau aplikasi khusus penginputan data secara otomatis yang dapat memudahkan dan tidak memakan waktu yang lama sehingga data tersebut dalam penyampaian informasinya lebih akurat bagi atasan maupun karyawan. sehingga semua data dalam proses pengarsipannya tidak membuang-buang waktu lama dan dapat diakses dengan mudah dan cepat.

Berdasarkan latar belakang diatas, peneliti menemukan titik permasalahannya dan menemukan solusinya sehingga peneliti dapat mengambil judul penelitian tentang “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Keluar Masuk Barang Berbasis Web pada PT. Super Tata Raya Steel”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, peneliti dapat menyimpulkan beberapa masalah yang dihadapi pada PT. Super Tata Raya Steel sebagai berikut:

1. Bagaimana proses manajemen pengarsipan keluar masuk barang pada PT. Super Tata Raya Steel yang berjalan saat ini?
2. Apakah sistem yang berjalan saat ini sudah termasuk efektif dan efisien?
3. Sistem informasi seperti apa yang sangat dibutuhkan di Perusahaan tersebut?

Ruang Lingkup Penelitian

Agar masalah pembahasan lebih jelas dan berjalan baik, maka peneliti membatasi masalah dengan adanya ruang lingkup penelitian. Berdasarkan dari penjelasan diatas, maka dengan itu peneliti membatasi ruang lingkup penelitian yaitu dengan menganalisis pengolahan data keluar masuk mobil barang mulai dari surat pengantar/surat jalan, nama pengemudi/kernet, no.kendaraan, instansi atau perusahaan yang dituju, tanggal, serta jenis barang yang dikirim serta barang masuk pada surat jalan.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian skripsi ini, peneliti memiliki tujuan tertentu, diantarannya :

1. Mempermudah dan mempercepat dalam pengolahan data keluar masuk barang pada PT. Super Tata Raya Steel.
2. Dapat menjadikan sebuah sistem lebih cepat dalam mengaksesnya.
3. Dapat Menampilkan sebuah laporan yang lebih akurat.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang peneliti buat dari penelitian skripsi ini adalah sebagai berikut:

1. Manfaat dari sistem manajemen arsip keluar masuk barang menggunakan database dapat mempercepat dalam menginput data.
2. Penelitian tentang sistem informasi menggunakan sistem website sehingga dapat memudahkan dalam memperoleh informasi tentang berapa banyak pengiriman yang keluar perhari atau perbulannya secara update ataupun realtime.
3. Tidak adanya penumpukan form tentang barang keluar karena menggunakan database ini dapat menggunakan waktu yang cepat.

Metodologi Penelitian

Dalam proses melakukan metode pengumpulan data yang diperlukan untuk bahan skripsi, maka peneliti menggunakan beberapa metode, diantaranya yaitu:

Metode Pengumpulan Data

Agar mendapatkan sebuah data yang diperlukan dalam membuat laporan skripsi, maka peneliti menggunakan metode prngumpulan data sebagai berikut:

1. Metode Observasi
   Dalam metode ini peneliti melakukan suatu pengamatan secara langsung terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat penulis dan dari kegiatan observasi ini dapat diketahui kesalahannya atau proses dan kegiatan tersebut merupakan bagian dari cara pengumpulan data dengan cara turun langsung ketempat observasi atau pengamatan dengan cara melakukan pencatatan secara sistematis terhadap jumlah objek penelitian yang ditentukan pada sistem database pada perusahaan pada PT. Super Tata Raya Steel.
2. Metode Wawancara (Interview)
   Dalam penulisan laporan riset, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka peneliti melakukan suatu metode tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan keluar masuk baran, surat pengantar pada bagian sparepart, expedisi, dan pegawai bagian gudang sparepart. Metode ini dilakukan yaitu dengan melakukan wawancara secara langsung tentang bagaimana prosedur-prosedur sistem basis data dan website pada PT. Super Tata Raya Steel.
3. Metode Studi Pustaka (Library Pustaka
   Metode ini digunakan yaitu untuk mendapatkan informasi da data-data dari berbagai sumber-sumber literature seperti buku, jurnal, makalah, artikel, artikel, internet dan lain sebagainya yang sangat berkaitan dengan penelitian sebagai bahan referensi dalam penyusunan laporan.

Metode Analisa Sistem

Metode Analisa Sistem yaitu suatu studi dari sistem yang telah ada dengan tujuan untuk sistem yang baru serta memperbaiki kekurangan sistem yang sudah ada. Bahkan dengan metode analisis data kita dapat menemukan hasil penemuan ilmiah menggunakan teknik-teknik tertentu yang tepat. Pada analisis sistem ini digunakan dengan metode SWOT, SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi Kekuatan (strengths), Kelemahan (Weaknesses), Peluang (Opportunities), dan Ancaman (Threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats). SWOT akan lebih baik dibahas dengan menggunakan tabel yang dibuat dalam kertas besar, sehingga dapat dianalisis dengan baik hubungan dari setiap aspek.</p>

Metode Perancangan Sistem

Dalam Metode Perancangan ini peneliti menggunakan metode perancangan Unified Modeling Language (UML) dengan menggunakan alat bantu (tools) berupa visual paradigm for 6.4 Enteprise Edition. Apache sebagai software yang membantu menjalankan sistem operasi web server. My SQL sebagai penulisan databasenya.

Metode Pengujian (Testing)

Perancangan sebuah sistem metode ini menggunakan metode pengujian yang diperlukan peneliti yaitu pengujian Blackbox Testing. Metode uji coba Blackbox Testing merupakan pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji serta memeriksa fungsional dari suatu sistem perangkat lunak. Tujuan dari blackbox testing adalah untuk mencari kesalahan atau kegagalan dalam operasi tingkat tinggi yang mecakup pada kemampuan perangkat lunak, tatalaksana, serta skenario pemakai.

Sistematika Penulisan

Untuk dapat memahami dan memudahkan dalam pembuatan laporan penelitian dan pembahasan secara sistematis, maka penulisan laporan peneitian skripsi yang terdiri dari beberapa sub bab dengan sistematika penulisan dan penyampaiannya sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN
Pada Bab ini menjelaskan tentang mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penlitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini menjelaskan beberapa definisi menurut para ahli yang sesuai dengan penelitian dan beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III PEMBAHASAN
Dalam bab ini menjelaskan tentang gambaran umum perusahaa yang terdiri dari sejarah singkat, struktur organisasi, tugas serta tanggung jawab. Pelaksanaan sistem yang berjalan terdiri dari prosedur sistem yang berjalan, rancangan prosedur sistem yang berjalan. Analisa sistem yang terdiri dari Analisa sistem dengan metode tahap elisitasi. Untuk metode analisa berdasarkan prosedur sistem yang berjalan terdiri dari analisa masukan, analisa proses, dan analisa keluaran. Kemudian permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, dan user requirement.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Dalam bab ini menjelaskan tentang penguraian sistem yang akan diusulkan seperti usulan prosedur yang baru, diagram perancangan sistem menggunakan sistem UML (Unified Modelling Language).

BAB V PENUTUP
Dalam bab ini berisi kesimpulan dari hasil analisa dan rancangan sistem yang dilakukan serta saran-saran terhadap sistem yang diusulkan.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

---

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Perancangan

Definisi Perancangan

Menurut Andalia dalam jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika atau (KOMPUTA) (2015:93-94)."Perancangan sistem merupakan tahapan dalam membangun sebuah sistem setelah tahap analisis sistem dan siklus pengembangan sistem. Tahapan ini mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional dan menggambarkan suatu sistem yang akan dibangun. Dalam merancang suatu sistem dapat menggunakan pemodelan secara terstruktur dengan menggunakan grafik atau diagram".

Menurut Andalia dalam jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika atau (KOMPUTA) (2015:93-94)."Perancangan Sistem menurut oleh Robert J.Verzello atau Jhon Ruler III dikutip oleh Andalia dalam bukunya “Data Processing : System and Concept”, yaitu: “Tahap setelah analisis dan siklus pengembangan sistem adalah pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yaitu suatu sistem dibentuk”.

Menurut Andalia dalam jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika atau (KOMPUTA) (2015:93-94)."Menurut George M.Scott dikutip oleh Andalia dalam bukunya yang berjudul “Principles of Management Information System”, yaitu : “Rancangan sistem untuk menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan tahapan ini meyangkut mengkonfigurasikan komponen-komponen dari perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan “.
Dengan demikian rancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut:

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

2. Dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.

3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.

4. Menggambarkan bagaimana sistem dibentuk dapat berupa penggambaran, perancangan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

5. Termasuk untuk mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

Berdasarkan dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa “perancangan sistem adalah sebuah siklus yang membangun sebuah pengembangan sistem yang terdiri dari kebutuhan fungsional yang menyangkut konfigurasi dari perangkat keras".

Tujuan Perancangan

Menurut Sophian dikutip dalam jurnal Momentum (2014:36). Tahap rancangan sistem mempunyai Tujuan Utama, yaitu:

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap pada Pemrograman komputer dan ahli-ahli teknik yang lainnya yang terlihat.

Tahap-tahap Perancangan

Menurut Sophian dikutip dalam jurnal Momentum (2014:36). Tahapan perancangan sistem yaitu:

1. Mendefinisikan masalah, yaitu menentukan hal-hal apa saja sebenarnya yang menjadi masalah dalam perusahaan sehingga kita dapat menentukan pemecahan yang sesuai.

2. Analisis masalah, yaitu meneliti dengan sebaik mungkin masalah yang sudah ditentukan dan memikirkan alternatif yang terbaik dalam pemecahan terhadap perancangan sistem yang baru saja digambarkan.

3. Perancangan global, yaitu melakukan perancangan global terhadap sistem yang baru dengan menggunakan metode-metode perancangan secara garis besar.

4. Perancangan detail, yaitu dengan menentukan bentuk-bentuk perancangan secara terperinci, dengan menggunakan metodemetode perancangan yang sering digunakan apakah itu desain output, desain input, desain file, struktur program.

5. Program, yaitu membuat rancangan sistem yang baru dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu sesuai dengan aplikasi yang dibutuhkan.

6. Testing, yaitu mengandalkan pengujian terhadap sistem program yang dirancang sesuai dengan keinginan yang dikehendaki dalam perancangan sebelumnya.

7. Implementasi, yaitu menetapkan program yang telah dibuat kedalam sistem untuk menggunakan program tersebut, apakah sesuai dengan yang diinginkan.

8. Evaluasi, operasi dan perawatan, yaitu melakukan operasi terhadap program dan juga melakukan penawaran secara umum untuk memelihara program yang ada.

9. Dokumentasi, yaitu melakukan penduplikasian data melalui program yang dibuat sehingga apabila sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan maka kita dapat mengantisipasinya.

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Jogiyanto dalam Priyanti (2013:56), Sistem didefinisikan menjadi “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Menurut Hanif dalam Muslih (2013:50), Definisi Sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi.

Sedangkan Menurut Curchman dalam Rochmawati (2014:18). Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan saling berpengaruh satu sama lain yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan tertentu.

Definisi sistem dan menghasilkan informasi sebagaimana yang dikemukakan oleh The American National Standars Committee dalam La Midjan dan Susanto dalam Sidh (2013:21). adalah sistem dalam pengolahan data, suatu kumpulan dari manusia, mesin dan metode yang terorganisir untuk memenuhi seperangkat fungsi. Sistem terdiri dari tiga unsur yaitu: input (masukan), proses dan ouput (pengeluaran). Input merupakan komponen penggerak atau pemberitenaga dimana sistem itu dioperasikan, sedangkan ouput adalah hasil operasi. Dalam pengertian sederhana ouput berarti yang menjadi tujuan sasaran atau target pengoperasian suatu sistem sedangkan proses merupakan aktivitas yang dapat mentransformasikan input menjadi ouput.

Berdasarkan dari beberapa definisi diatas, Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan saling berpengaruh satu sama lain yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan yang mencakup suatu jaringan kerja atau elemen-elemen yang membentuk satu kesatuan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan tertentu.

Tujuan Sistem

Tujuan sistem menurut Susanto dikutip oleh Parrangan (2017:113). merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Agar supaya target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya. Upaya mencapai suatu sasaran tanpa mengetahui ciri-ciri atau kriteria dari sasaran tersebut kemungkinan besar sasaran tersebut tidak akan pernah tercapai. Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai suatu keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian.

Jenis-jenis Sistem

Menurut Krismiaji dalam Parrangan (2017:113). konsep sistem dikelompokan sebagai berikut : (1) sistem tertutup; (2) sistem relatif tertutup; (3) sistem terbuka; dan (4) sistem umpan balik.

Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto dalam Sutopo (2016:24). Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:

1. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membetuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemenelemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
6. Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolahan Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Klasifikasi Sistem

Menurut Mustakini dalam Amin (2017:114). mengatakan Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akutansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine sistem atau ada yang menyebut dengan man-machine sistem. Sistem informasi merupakan contoh manmachine sistem, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu (probabilitas sistem). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti. Sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem interaksi yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikan karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasisfikasikan sebagai sistem tertutup (close system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sitem yang benarbenar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed sistem (secara relatif tertutup,tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka system harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertututp karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Menurut O’Brien dalam buku Yakub dikutip oleh Cahyanti (2012:18). Sistem informasi dapat didefinisikam sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.

Menurut Susanto dikutip oleh Machmud (2013:411). adalah sebagai berikut: “Sistem informasi adalah kumpulan dari subsistem apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna”.

Menurut Yakub dikutip oleh Susila dalam jurnal speed (2015:31).. Sistem Informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan.

Berdasarkan dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain bekerja sama secara harmonis untuk memproses, menyimpan, dan menyimpan suatu data menjadi bermanfaat dan berguna.

Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Definisi Sistem Informasi Manajemen

Menurut Kamble dalam International Journal of Computer Science and Information Technologies Vol. 6 No. 2 (2015:1342). “Management Information System (MIS) is a subset of the overall planning and control activities covering the applications of humans, technologies and procedures of the organization”. Menjelaskan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan bagian dari keseluruhan kegiatan perencanaan dan pengendalian yang meliputi penerapan manusia, teknologi dan juga prosedur organisasi.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut Frederick H.Wu dalam Jogiyanto dikutip oleh Machmud (2013:411). SIM adalah sebagai berikut : “Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal didalam suatu organisasi yang bertangung jawab mengumpulkan dan mengelola data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian”.

Menurut Gordon.B Davis dalam Jogiyanto dikutip oleh Machmud (2013:411). SIM adalah sebagai berikut : “Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi”.

Berdasarkan dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa SIM adalah kumpulan dari sumber daya modal dalam suatu organisasi dalam bertamggung jawab megumpulkan dan mengelola data secara keseluruhan.

Konsep Dasar Informasi

Definisi Informasi

Definisi Informasi menurut Gasan dkk (2018:39). Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah kejadian yang terjadi pada saat tertentu.

Menurut Gordon B. Davis dalam Gasan dkk (2018:39). Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

Menurut Mulyadi dalam Allanita (2014:37). informasi adalah olahan data ke dalam bentuk yang dapat memberikan arti bagi penerima dan dapat dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

Dari beberapa definisi menurut para ahli dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah kedalam bentuk yang lebih berguna kepada si penerima untuk dimasa yang akan datang.

Kualitas Informasi

Menurut O’Briens dalam Wiratama (2013:36). Kualitas informasi adalah tingkat dimana informasi memiliki karakteristik isi, bentuk, dan waktu, yang memberikannya nilai bagi para pemakai akhir tertentu.

Menurut Jogiyanto dalam Wiratama (2013:37). kualitas dari suatu informasi yang tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya, dan relevan.

Menurut Shopian dalam jurnal Momentum (2014:36-37). Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu:

1. Akurat
   Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya
   Informasi tepat waktu, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan ditingkat manajemen yang lebih tinggi.
3. Relevan
   Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, Relevansi informasi untuk setiap pemakai yang satu dengan yang lainnya berbeda.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa kuliatas informasi dapat memberikan nilai guna dan nilai tertentu bagi para pemakai.

Nilai Informasi

Menurut Lipursari dalam jurnal STIE Semarang (2013:29). Sebagian besar informasi tidak dapat persis ditafsir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditafsir nilai efektivitasnya. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat yaitu:

1. Mudah diperoleh
   Sifat ini menunjukkan mudahnya dan cepatnya informasi dapat diperoleh. Kecepatan memperoleh dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, berapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.

2. Luas dan lengkap
   Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kab Sifat ini menunjuk kabur dan karena itu sulit mengukurnya.

3. Ketelitian
   Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar biasanya dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

4. Kecocokan
   Sifat ini menunjukkan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi. Semua keluaran lainnya tida berguna, tetapi mahal mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya.

5. Ketepatan Waktu
   Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek dari pada siklus untuk mendapatkan informasi. Masukan, pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada para pemakai biasanya tepat waktu. Dalam beberapa hal, ketepatan waktu dapat diukur.

6. Kejelasan
   Sifat ini menunjukkan tingkat keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas. Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.

7. Keluwesan
   Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan lebih dari satu keputusanm tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambil keputusan. Sifat ini sulit diukur, tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.

8. Dapat dibuktikan
   Sifat ini menunjukkan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak ada prasangka
   Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat diukur
    Sifat ini menunjukkan hakikat hakekat informasi dihasilkan dari sistem informasi formal.

Karakteristik Informasi

Menurut Yakub dalam Ziliwu (2013:16-18). Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatan yang berbeda, dibutuhkan informasi dengan karakteristik yang berbeda pula. Karakteristik dari informasi yaitu:

1. Kepadatan Informasi
   Untuk manajemen tingkat bawah karakteristik informasinya adalah terperinci dan kurang padat, karena digunakan untuk pengendalian operasi. Sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yang semakin tersaring, lebih ringkas dan padat.
2. Luas Informasi
   Manajemen tingkat bawah karakteristik informasinya adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas khusus. Sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas.
3. Frekuensi Informasi
   Manajemen tingkat bawah refkuensi informasi yang diterimanya adalah rutin, karena digunakan oleh manager bawah yang mempunyai tugas terstruktur dengan pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu. manajemen yang lebih tinggi tingkatannya frekuensi informasinya adalah tidak rutin, karena manajemen tingkat atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tidak terstruktur yang pola dan waktunya tidak jelas.
4. Akses Informasi
   Manajemen tingkat bawah membutuhkan informasi yang periodenya berulang-ulang sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi yang memberikan dalam bentuk laporan periodik.dengan demikian akses informasi tidak dapat secara online tetapi dapat secara off line. sebaliknya untuk level tinggi, periode informasi yang dibutuhkan tidak jelas sehingga manajer - manajer tingkat atas perlu disediakan akses online untuk mengambil informasi kapan pun mereka membutuhkan.
5. Waktu Informasi
   Manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis, karena digunakan dalam pengendalian operasi yang memeriksa tugas rutin yang sudah terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi waktu informasi lebih ke masa depan berupa informasi prediksi karena digunakan untuk pengambilan keputusan strategi yang menyangkut nilai masa depan.
6. Sumber Informasi
   Manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian internal perusahaan. Maka manajer tingkat bawah lebih memerlukan informasi dengan data yang bersumber dari internal perusahaan sendiri. Manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategi yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan. Karena itu membutuhkan informasi dengan data yang bersumber pada eksternal perusahaan.

Teori Khusus

Konsep Dasar Manajemen

Definisi Manajemen

Menurut Husain Usman yang dikutip oleh Albar, dkk dalam Jurnal SENSI Vol. 3 No. 2 (2017:253).“Manajemen yaitu serangkaian kegiatan yang diarahkan langsung penggunaan sumber daya organisasi secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Secara universal menajemen yaitu penggunaan sumber daya organisasi untuk sasaran dan kinerja yang tinggi dalam berbagai tipe organisasi profit maupun non profit”.

Konsep Dasar Arsip

Definisi Arsip

Menurut Amsyah dalam Saputra dikutip dalam jurnal ijns (2014:61). menyatakan “Arsip adalah setiap catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media komputer piringan dan kertas fotocopy. Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa arsip adalah naskah-naskah atau dokumendokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi dimana naskah-naskah tersebut disimpan sebaik mungkin secara sistematis ditempat yang telah disediakan agar lebih mudah dicari apabila diperlukan kembali.

Jenis-jenis Arsip

Menurut Latif dalam jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis (2015:24). bentuk arsip beragam dan dapat dibedakan beberapa jenis arsip, yaitu:
Arsip menurut nilai atau kegunaannya:

1. Arsip bernilai informasi
2. Arsip bernilai administrasi
3. Arsip bernilai sejarah

Tujuan Penyimpanan Arsip

Tujuan penyimpanan arsip menurut Haryadi dalam jurnal Latif Fauziah (2015:24). adalah sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan; memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau; memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Konsep Dasar Surat

Definisi Surat

Menurut Silmi dikutip oleh Masykur (2015:2) Menurut Silmi dikutip oleh Masykur (2015:2). Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Urusan surat adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:

1. Bentuk Pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.
2. Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain.
3. Sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
4. Merupakan suatu bentuk gambaran suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

Definisi Surat Masuk Dan Surat Keluar

Menurut Wursanto dikutip oleh Masykur (2015:2-3). Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari organisasi/instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima dari kurir (pengantar surat) dengan mempergunakan buku pengiriman.

Menurut Widjaja dikutip oleh Masykur (2015:3). Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi/perorangan diluar organisasi tersebut.

Dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan surat adalah semua jenis surat yang diterima atau dikeluarkan oleh instansi/perusahaan dalam tujuan menyampaikan suatu data atau informasi.

Konsep Dasar Unified Modelling Language(UML)

Definisi Unified Modelling Language(UML)

Menurut Munawir dikutip oleh Syafriadi (2015:22). Unified Modelling Language (UML) adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, menvisualisaikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. Unified Modelling Language (UML) dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar jacobson. Proses pemodelan data menggambarkan keseluruhan proses bisnis yang akan dilakukan oleh sebuah sistem. Salah satu pemodelan data adalah UML (Unified Modelling Language).

Menurut Pender dikutip oleh Simaremare dalam jurnal Teknik Potmis (2013:A-471). UML merupakan bahasa visual dalam pemodelan yang memungkinkan pengembang sistem membuat sebuah blueprint yang dapat menggambarkan visi mereka tentang sebuah sistem dalam format yang standar, mudah dimengerti, dan menyediakan mekanisme untuk mudah dikomunikasikan dengan pihak lain. Berikut ini adalah beberapa jenis UML diagram yang biasa digunakan:

1. Use Case Diagram
   Use case adalah suatu pola atau gambaran yang menunjukan kelakukan atau kebiasaan sistem.
2. Activity Diagram
   Activity diagram adalah diagram yang menggambarkan sifat dinamis secara alamiah sebuah sistem dalam bentuk model aliran dan kontrol dari aktivitas ke aktivitas lainnya.
3. Sequence Diagram
   Sequence diagram adalah suatu diagram yang memperlihatkan/menampilkan interaksi-interaksi antar objek di dalam sistem yang disusun pada sebuah urutan atau rangkaian waktu. Interaksi antar objek tersebut termasuk pengguna, display, dan sebagainya berupa "pesan/message".
4. Class Diagram
   Class Diagram adalah kumpulan objek-objek yang mempunyai struktur umum, behavior umum, relasi umum, dan semantic/ kata yang umum.

Konsep Dasar Basis Data

Definisi Basis Data

Menurut Mujilah dalam Jurnal Teknika (2014:588). Basis Data (Database) adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam komputer dan dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak (program aplikasi) untuk menghasilkan informasi.

Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur, dan juga batasan-batasan data yang akan disimpan. Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam sistem informasi dimana basis data merupakan gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut. Basis data menjadi penting karena dapat menghidari duplikasi data, hubungan antar data yang tidak jelas, organisasi data, dan juga update yang rumit.

Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Penerapan Database dalam sistem informasi disebut dengan database sistem, yaitu suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.

Konsep Dasar Web

Definisi Web

Menurut Hakim dikutip oleh Yumarlin Mz dalam Jurnal Informasi Interaktif (2016:36). Web adalah sebuah penyebaran informasi melalui internet. Web merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari dunia internet. Melalui web, setiap pemakai internet bisa mengakses informasi-informasi di situs web. Sedangkan website kumpulan dari beberapa halaman web dimana informasi dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain dipersentasikan dalam bentuk hypertext dan dapat diakses oleh perangkat lunak yang disebut dengan browser. Informasi pada sebuah website pada umumnya ditulis dalam format HTML informasi lainnya disajikan dalam bentuk grafik (dalam format GIF, JPG, PNG, dll), suara (dalam format AU, WAV, dll), dan objek multimedia lainnya ( MIDI, shockwave Quicktime Movie, 3D World, dll).
Website merupakan fasilitas internet yang menghubungkan dokumen dalam lingkup lokal maupun jarak jauh. Dokumen dalam website disebut dengan web page dan link dalam website memungkinkan pengguna bisa berpindah dari satu page ke page lain (hypertext) baik dantara page yang disimpan dalam server yang sama maupun server diseluruh dunia. Pages siakses dan dibaca melalui browser seperti Netscape Navigator atau Internet Eksplorer berbagai aplikasi browser lainnya.

Konsep Dasar Hypertext Preprocessor (PHP)

Definisi Hypertext Preprocessor (PHP)

Menurut Abdulloh dikutip oleh Josi (2017:51). PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yang merupakan server-side programing, yaitu bahasa pemrograman yang diproses di sisi server. Fungsi utam PHP dalam membangun website adalah untuk melakukan pengolahan data pada database. Data website akan dimasukkan ke database, diedit, dihapus, dan ditampilkan pada website yang diatur oleh PHP .
PHP berasal dari kata Hypertext Preprocessor, yaitu bahas pemrograman universal untuk penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah situs web dan bisa digunakan bersamaan dengan HTML.

Menurut Hasanah dalam Jurnal IJNS (2013:41). PHP adalah bahasa pemrograman web atau scripting language yang dijalankan diserver. PHP dibuat pertama kali oleh Rasmus Lerdorf, yang pada awalnya dibuat untuk menghitung jumlah pengunjung pada homepagenya. Pada waktu itu PHP bernama FI (Form Interpreter). Pada saat tersebut PHP adalah sekumpulan script yang digunakan untuk mengolah data form dari web.

Menurut Madcom dikutip oleh Ana Nur Cahyanti (2012:18). PHP merupakan Sifat server side berarti pengerjaan skrip dilakukan di server, baru kemudian hasilnya dikirimkan ke browser. Bahasa Pemrograman PHP adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam sebuah web server.

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa PHP adalah bahasa pemrograman web atau scripting language yang dijalankan server dalam membangun website untuk melakukan pengolahan data pada database.

Konsep Dasar XAMPP

Definisi XAMPP

Menurut Heriyanto dikutip Josi dalam Jurnal JTI (2017:52). Xampp adalah sebuah aplikasi yang dapat menjadikan komputer kita menjadi sebuah server. Kegunaan Xampp ini untuk membuat jaringan local sendiri dalam artian kita dapat membuat website secara offline untuk masa coba-coba di komputer sendiri. Jadi fungsi dari Xampp server itu sendiri merupakan server website kita untuk cara memakainya. Disebut server karena dalam hal ini komputer yang akan kita pakai harus memberikan pelayanan untuk mengakseskan web, untuk itu komputer kita harus menjadi server.

Menurut Suryatiningsih dikutip oleh Ana Nur Cahyanti (2012:18). XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi.

Dari dua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa XAMPP adalah tool yang menyediakan perangkat lunak kedalam satu paket untuk membentuk sebuah aplikasi yang dapat menjadikan komputer kita menjadi sebuah server.

Konsep Dasar PhpMyAdmin

Definisi PhpMyAdmin

Menurut Azis dikutip oleh Hadisuryanto dalam Jurnal Ilmiah Komputasi (2016:40). PhpMyAdmin merupakan aplikasi berbasiskan web yang dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Melalui PhpMyAdmin, user dapat melakukan perintah query tanpa harus mengetikkan seperti pada MS DOS. Perintah tersebut misalnya administrasi user dan privileges, export dan import database, manajemen database, manajemen tabel dan struktur tabel, dan sebagainya. phpMyAdmin sangat user freindly sehingga mudah untuk digunakan walaupun pengguna baru.

Konsep Dasar MySQL

Definisi MySQL

Menurut Agusvianto dikutip dalam jurnal JIEET(2017:41). MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem sistem manajemen yang pada basis basis data yang relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis. Setiap setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basis basis dan data data yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah inti konsep pengoperasian basis data, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data data, yang memungkinkan pada pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.

Menurut Walia, dkk dalam International Journal of Computer Science and Mobile Computing Vol. 3 No. 8 (2014:29). “MySQL is a relational database system. It can store bits of information in separate tables and link those tables together. Each table consists of separate fields, which represent each bit of information”. Menjelaskan bahwa MySQL merupakan sebuah sistem database relasional yang dapat menyimpan informasi dalam bentuk tabel dan bisa menghubungkan tabel tersebut. Setiap tabel terdiri dari bidang terpisah yang mewakili setiap bit informasi.

Dari dua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa MySQL merupakan sebuah sistem konsep basis data yang dapat menyimpan suatu informasi dalam bentuk sebuah tabel secara otomatis.

Menurut Dicky Syaiful Huda dikutip oleh Masykur (2015:95). Apache adalah sebuah nama web server yang bertanggung jawab pada permintaan dan jawaban HTTP dan logging informasi secara lebih detail. Selain itu, Apache juga merupakan suatu web server yang modular, mengikuti standar protokol HTTP dan sangat disukai. Apache adalah sebuah web server yang dijalankan pada banyak sistem operasi seperti : Unix, BSD, Linux, Microsoft Windows dan Novell Netware serta Platform lainnya. Dan digunakan untuk melayani dan memfungsikan situs web. Protokol yang digunakan untuk melayani fasilitas web/www ini menggunakan HTTP.

Dari dua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Apache adalah sebuah nama web server yang bertanggung jawab pada permintaan membuat halaman web yang dinamis dan logging informasi secara detail.

Konsep Dasar SWOT

Definisi SWOT

Menurut David dikutip oleh Priyoatmoko dalam jurnal TRANSFORMASI (2017:22). Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang berfungsi untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman suatu perusahaan. Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut.

Menurut Erwin Suryatama dikutip oleh Cahyono dalam jurnal penelitian Ilmu Manajemen (2016:130-131). Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan atau Strengths, kelemahan atau Weaknesses, peluang atau Opportunities, dan ancaman atau Threast dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Dan dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya.

Menurut Erwin Suryatama dikutip oleh Cahyono dalam jurnal penelitian Ilmu Manajemen (2016: 130-131). Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan atau Strengths, kelemahan atau Weaknesses, peluang atau Opportunities, dan ancaman atau Threast dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Dan dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya. Analisis Internal meliputi:

1. Analisis Kekuatan (Strenght) Strenght atau kekuatan adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari perusahaan. Strenght merupakan faktor internal yang mendukung perusahaan dalam mencapai tujuannya. Faktor pendukung dapat berupa teknologi, sumber daya, keahlian, kekuatan pemasaran, dan basis pelanggan yang dimiliki atau kelebihan lain yang mungkin diperoleh berkat sumber keuangan, citra, keunggulan dipasar, serta hubungan baik antara buyer dengan supplier.

2. Analisis Kelemahan (Weaknesses) Weaknesses atau kelemahan adalah kegiatan-kegiatan yang tidak berjalan dengan baik atau sumber daya yang dibutuhkan oleh perusahaan tetapi tidak dimiliki oleh perusahaan. Kelemahan itu terkadang lebih mudah dilihat dari pada sebuah kekuatan, namun ada beberapa hal yang menjadikan kelemahan itu tidak diberikan solusi yang tepat dikarenakan tidak dimaksimalkan kekuatan yang sudah ada. Weaknesses merupakan faktor internal yang menghambat perusahaan dalam mencapai tujuannya. Faktor penghambat dapat berupa fasilitas yang tidak lengkap, kurangnya sumber keuangan, kemampuan mengelola, keahlian pemasaran, dan citra perusahaan.

Analisis Eksternal meliputi:

1. Analisis Peluang (Oppurtunity) Oppurtunity atau peluang adalah faktor positif yang muncul dari lingkungan dan memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk memanfaatkannya. Oppurtunity merupakan faktor eksternal yang mendukung perusahaan dalam mencapai tujuannya. Faktor eksternal yang mendukung dalam pencapaian tujuan dapat berupa perubahan kebijakan, perubahan teknologi, perkembangan ekonomi dan perkembangan hubungan supplier dan buyer.

2. Analisis Ancaman (Threat) Threat atau ancaman adalah faktor negatif dari lingkungan yang memberikan hambatan bagi berkembangnya atau berjalannya sebuah perusahaan. Ancaman ini adalah hal yang terkadang selalu terlewatkan dikarenakan banyak yang ingin mencoba untuk kontroversi atau melawan arus. Namun, pada kenyataanya perusahaan tersebut lebih banyak layu sebelum berkembang. Threat merupakan faktor eksternal yang menghambat perusahaan dalam mencapai tujuannya. Faktor eksternal yang menghambat perusahaan dapat berupa masuknya pesaing baru, pertumbuhan pasar yang lambat, meningkatnya bergaining power dari pada supplier dan buyer utama, perubahan teknologi serta kebijakan baru.

Konsep Dasar Prototype

Definisi Prototype

Menurut Laksana dikutip oleh Pahdi dalam jurnal IJNS (2017:2). Prototype merupakan alat yang digunakan untuk mensimulasikan beberapa atau tidak semua fitur dari sistem yang akan dibuat. Terdapat 3 pendekatan utama prototyping.

Menurut Alan dikutip oleh Pahdi dalam jurnal IJNS (2017:2). Prototype adalah proses pembuatan model sederhana software yang mengijinkan pengguna memiliki gambaran dasar tentang program serta melakukan pengujian awal. Prototype memberikan fasilitas bagi pengembang dan pemakai untuk saling berinteraksi selama proses pembuatan, sehingga pengembang dapat dengan mudah memodelkan perangkat lunak yang akan di buat.

Model - model prototype:

1. Prototype kertas atau model berbasis komputer yang menjelaskan bagaimana interaksi antara pemakai dan komputer.
2. Prototype yang mengimplementasikan beberapa bagian fungsi dari perangkat lunak yang sesungguhnya.
3. Menggunakan perangkat lunak yang sudah ada. Seringkali pembuat software memiliki beberapa program yang sebagian dari program tersebut mirip dengan program yang akan di buat.

Definisi White Box Testing

Menurut Rizky dikutip oleh Indriyani dalam jurnal PARADIGMA (2015:30-31). White box testing secara umum merupakan jenis testing yang lebih berkonsentrasi terhadap isi dari perangkat lunak itu sendiri. Jenis ini lebih banyak berkonsentrasi pada source code dari perangkat lunak yang dibuat sehingga membutuhkan proses testing yang jauh lebih lama dan lebih mahal dikarenakan membutuhkan ketelitian dari para tester serta kemampuan teknis pemrograman bagi para testernya.
Kelebihan White Box Testing:

1. PKesalahan logika Digunakan pada sintaks “if” dan pengulangan. Dimana white box testing akan mendeteksi kondisi-kondisi yang tidak sesuai dan mendeteksi kapan proses pengulangan akan berhenti.
2. PKetidaksesuaian asumsi Menampilkan asumsi yang tidak sesuai dengan kenyataan, untuk dianalisa dan diperbaiki.
3. Kesalahan ketik Mendeteksi bahasa pemrograman yang bersifat case sensitive. Kelemahan White Box Testing Untuk perangkat lunak yang tergolong besar, White Box Testing dianggap sebagai strategi yang tergolong boros karena akan melibatkan sumber daya yang besar untuk melakukannya.

Definisi Black Box Testing

Menurut Rizky dikutip oleh Indriyani dalam jurnal PARADIGMA (2015:30-31) Black box testing adalah tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya. Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknya sebuah “kotak hitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenai proses testing di bagian luar.

1. Keunggulan Black Box Testing
   Meskipun dalam pelaksanaan testing kita dapat menguji keseluruhan fungsional perangkat namun formal black boxtesting yang sebenarnya kita dapat memilih subset tes yang secara efektif dan efisien dapat menemukan cacat. Dengan cara ini black box testing dapat membantu memaksimalkan program.
2. Kelemahan Black Box Testing
   Ketika tester melakukan black box testing, tester tidak akan pernah yakin apakah perangkat lunak yang diuji telah benar-benar lolos pengujian. Hal ini terjadi karena kemungkinan masih ada beberapa jalur eksekusi yang belum pernah diuji. Untuk menemukan cacat perangkat lunak menggunakan black box testing, tester seharusnya membuat setiap kemungkinan kombinasi data input benar.

Konsep Dasar Elisitasi

Definisi Elisitasi

Shadab Khan, Aruna B. Dulloo and Meghna Verma in an International Journal Of Information And Computation Technology Vol. 4 No. 2 (2014:134). Requirement Elicitation is one of the first activities that tries to define the project scope and elicit user requirements (suatu kegiatan utama yang dilakukan untuk menentukan ruang lingkup proyek dan menjelaskan kebutuhan pengguna).
Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui empat tahap, yaitu:

1. Tahap 1
   Melakukan wawancara dengan membicarakan sistem ususlan yang dibutuhkan pihak manajemen.
2. Tahap 2
   Hasil pengklasifikasian elisitasi tahap 1 berdasarkan metode MDI, bertujuan memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan tidak untuk dieksekusi dan disanggupi oleh penulis.
3. Tahap 3
   Merupakan hasil dari elisitasi tahap 2 dengan cara mengeliminasi semua requirement dengan option 1 pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui TOE, yaitu:
   1. T artinya teknikal, bagaimana teknik pembuatan requirement dalam sistem diusulkan.
   2. O artinya operasional, bagaimana tata cara pengguna requirement dalam sistem usulan tersebut.
   3. E artinya ekonomi, berapakah biaya yang dikeluarkan dalam membangun sistem usulan tersebut.
   Metode TOE tersebut dibagi kembali beberapa option, yaitu :
   1. High (H), sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga harus dieliminasi
   2. Middle (M), mampu dalam mengerjakannya.
   3. Low (L), mudah dalam mengerjakannya.
4. Final Draft Elisitasi
   Final draft merupakan hasil akhir yang dicapai setelah melalui 3 tahap tersebut sehingga dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Konsep Dasar Literature Riview

Definisi Literature Riview

Menurut Nur Azizah dalam Jurnal SENSI Vol. 3 No. 2 2017 dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan SPG Berstatus Kontrak Pada PT Softe Indonesia Menggunakan Metode Simple Additive Weighting (SAW)” , Literature adalah kesusatraan atau kepustakaan sedangkan review adalah kegiatan penulis dalam meninjau dan memeriksa kembali suatu hal yang sudah dilakukan sebelummnya, sehingga literature review dapat disimpulkan suatu tindakan untuk meninjau dan memeriksa kembali sebuah kepustakaan atau kesusastraan. Literature review berisi tanggapan, rangkuman, dan pemikiran penulis yang dikutip dari sumber pustaka (dapat berupa artikel, buku, slide, informasi dari internet, dan lain-lain) tentang topik yang dibahas, dan ditempatkan pada bab awal.

Literature Review

1. Tinjauan studi pustaka dari penelitian Supriyati dkk (2017). Tujuan utama penelitian ini agar dapat menghasilkan sebuah aplikasi pendataan untuk membantu proses administrasi perkantoran. Hasil dari penelitian ini di harapkan untuk dapat merealisasikan perolehan informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu. Metode pengembangan sistem yang digunakan penelitian ini yaitu metode RAD.

2. Tinjauan studi pustaka dari penelitian Subhiyakto dkk (2017). Tujuan utama dari penelitian ini adalah sistem dapat terintegrasi dengan baik dan menghasilkan solusi yang lebih baik. Aplikasi ini di harapkan agar dapat bermanfaat dan membantu dalam proses pengarsipan data pasien di klinik Cemara. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah eksperimen yang memusatkan pengamatan pada variabel dalam jumlah kecil dan bagaimana variabel tersebut terpengaruh oleh kondisi dalam percobaan sedangkan metode pengembangan sistem menggunakan model waterfall.

3. Tinjauan studi dari Masykur dkk (2015). Tujuan utama dari penelitian ini adalah membangun Sistem Informasi Admnistrasi sebagai media penyimpanan surat masuk dan surat keluar pada SMK Negeri 1 Magetan. Hasil dari penelitian ini di harapkan dengan adanya sistem administrasi dapat mempermudah dalam hal pencarian arsip surat dengan akurat, mudah dan efisien. Metode pengumpulan data penelitian ini adalah observasi dan dokumentasi serta desain user interface dan database bahasa pemrograman PHP dan MYSQL.

4. Tinjauan studi dari penelitian Amin dkk (2016). Tujuan utama dari penelitian ini adalah Mempercepat dalam proses pencarian arsip sehingga kebutuhan pelayanan kepada masyarakat, karyawan, maupun dosen dan pihak yang berkepentingan dengan data-data kampus bisa terlayani dengan mudah. Hasil dari penelitian ini di harapkan dapat mengurangi resiko hilangnya arsip. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode pengumpulan data dan analisa sistem.

5. Tinjauan studi dari penelitian Syafriadi (2015). Tujuan utama dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem informasi pengelolaan dan pengarsipan surat serta hambatan-hambatannya yang dirancang menggunakan web server dengan bahasa pemrograman php dengan sistem jaringan intranet pada Universitas Cokroaminoto Palopo. Hasil dari penelitian ini di harapkan membantu pihak Perguruan Tinggi dalam penelitian ini dokumen-dokumen yang pendisposisian dan pengagendaan surat, pengarsipan dokumen surat dilakukan secara elektronik atau softcopy sehingga meminimalkan penggunaan kertas. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Serta adapun langkah-langkah dalam menganalisis data adalah menggunakan teknik pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan pengambilan kesimpulan.

6. Tinjauan studi pustaka dari penelitian dalam International Journal of Application or Innovation in Engineering & Management (IJAIEM) B.V.R.R.Nagarjuna dan Sujatha (2013). Tujuan utamanya yaitu mengklasifikasikan menggunakan penyaringan Bayesian spam, Email penyaringan dan proses J48 yang mengatasi permasalahan yang terjadi di linear C-Dukungan vector Machine (C-SVM). Ada tiga langkah untuk meneliti satu pertama adalah untuk mendeteksi email berbahaya Langkah kedua adalah menerapkan classifier untuk mengklasifikasikan sesuai dengan email yang diterima dan kirim ke sampah otomatis dan menghapus langsung.

7. Tinjauan pustaka dari penelitian dalam International Journal Of Education and Research (2014). Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan proses transportasi, banyak teknologi dalam persiapan dan transmisi informasi yang telah dibuat. Untuk menjalankan proses transportasi dengan lancar, perusahaan semakin menggunakan alat modern sistem informasi.

8. Tinjauan pustaka dari penelitian dalam EPH - International Journal of Educational Research Ling Ling Luh (2018). Tujuan utamanya adalah Tujuan utama dari evaluasi pengajaran adalah untuk mendesak departemen fungsional di semua tingkatan untuk meningkatkan investasi mereka di institusi pendidikan tinggi, dan untuk menyediakan dasar bagi peningkatan kondisi pengajaran sekolah. Secara umum, evaluasi pengajaran adalah untuk mematuhi lima prinsip dasar "subjektivitas, objektivitas, keragaman, keluasan dan substansialitas", dimana prinsip substansialitas berfokus pada data faktual, dan sebagian besar informasi dan materinya diambil dari arsip pengarsipan.

9. Tinjauan pustaka dari penelitian dalam International Journal of Education and Development using Information and Communication Technology (IJEDICT) (Mtebe, J. 2015). Tujuan utamanya adalah untuk menyelidiki apakah adopsi LMS memenuhi potensi mereka melalui analisis literatur yang dipublikasikan pada penggunaan LMS dari seluruh wilayah. Artikel ini diakhiri dengan mengusulkan strategi yang dapat membantu institusi menggunakan lebih efektif dari LMS mereka. Penting untuk memastikan bahwa LMS yang diterapkan di Afrika sub-Sahara berhasil mengingat fakta bahwa kegagalan implementasi LMS kemungkinan besar akan tinggi karena terbatasnya ketersediaan sumber daya.

10. Tinjauan pustaka penelitian dari (IJCSIT) International Journal of Computer Science and Information Technologies (Mayuri Kamble 2015). Tujuan utamanya adalah untuk menangani kegiatan yang terjadi di dalam lembaga pelatihan. The "Coaching Institute Management System" adalah produk perangkat lunak untuk mengotomatisasi dan masuk ke berbagai kegiatan sehari-hari dan untuk menyediakan informasi seketika yang diperlukan dalam manajemen yang efektif dari setiap lembaga pelatihan. Bagian otomasi perangkat lunak akan melibatkan pengambilan data dan pemeliharaan rincian pada lembaga, staf, siswa dan tugas dalam manajemen keseluruhan lembaga. Dalam sistem yang ada kita dapat menyimpan semua catatan secara manual yang membutuhkan tenaga manusia besar dan tempat untuk menyimpan rekaman. Karena manual memp.ertahankan banyak kesalahan terjadi sehingga diperlukan untuk menggantikan sistem yang ada oleh sistem perangkat lunak otomatis.

---

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

Analisa Organisasi

Gambaran Umum Perusahaan Pt. Super Tata Raya Steel

Perusahaan PT. Super Tata Raya Steel yang berlokasi di jalan Mohamad Toha km. 5,5 (Raya Mauk) Tangerang. Dengan luas lahan yang cukup memadai untuk berdirinya perusahaan kami sejak tahun 1977 selalu mengikuti perkembangan industri pipa baja dan plat lembaran serta mengadakan mesin-mesin baru dari Jepang dan Taiwan dengan teknologi terbaik.

Sebagai industri pipa baja dan plat lembaran kami selalu memberikan hasil yang terbaik sesuai keinginan konsumen dan standard mutu pada umumnya. Dan bahan baku yang kami proses adalah bahan baku yang berkualitas memenuhi standar JIS, DIN, ASTM dan kami juga memberi pelayanan pengiriman pesanan ke konsumen dengan baik dan tepat waktu.

Sejarah Singkat PT. Super Tata Raya Steel

PT. Super Tata Raya Steel didirikan pada tanggal 11 Maret tahun 1977. Berlokasi dijantung Kota Tangerang, dengan perjalanan menuju lokasi tidak lebih dari 15 menit dari Bandara Soekarno-Hatta Tangerang. Dengan luas lahan yang cukup memadai untuk berdirinya suatu perusahaan, kami sejak tahun 1977 selalu mengikuti perkembangan pipa baja dan plat lembaran serta mengadakan perubahan dan penambahan mesin-mesin baru dari Jepang dan Taiwan dengan teknologi yang terbaik.

Penambahan mesin-mesin baru bertujuan untuk mengikuti perkembangan industri pipa baja dan plat lembaran secara nasional. Dengan mesin-mesin yang berteknologi baik serta ditunjang sumber daya manusia yang handal, kami mampu memproduksi pipa baja dan plat lembaran sesuai permintaan kebutuhan konsumen, baik konsumen home industri maupun konsumen dengan skala besar.

Dengan berpengalaman lebih dari 37 tahun dalam produsen pipa ERW, Channel dan service Coil Center, PT. Super Tata Raya Steel telah mengimplementasikan teknologi termodern dengan supervisi terhandal untuk keperluan kepuasan dengan kualitast tertinggi. Sebagai industri pipa baja dan plat lembaran kami selalu memberikan hasil yang terbaik sesuai keinginan konsumen dan standard mutu pada umumnya. Dan bahan baku yang kami proses adalah bahan baku yang berkualitas memenuhi standard JIN, DIN, ASTM dan kami juga memberi pelayanan pengiriman pesanan kepada konsumen dengan baik dan tepat waktu.

Dengan area lahan perusahaan lebih dari 11 hektare, PT. Super Tata Raya Steel telah mengakomodir 85% untuk sarana produksi dan gudang penyimpanan bahan baku serta produk hasil produksi tersebut, Fasilitas produksi PT. Super Tata Raya Steel didukung oleh 27 unit mesin pipa ERW, 4 unit mesin Kanal CNP, 4 unit mesin Slitting, dan 5 unit mesin Cuting.

Visi dan Misi PT. Super Tata Raya Steel

Visi PT. Super Tata Raya Steel

Menjadikan perusahaan yang hasil produknya bermutu tinggi sehingga memenuhi harapan pelanggan.

Misi PT. Super Tata Raya Steel

Menjadi prioritas pilihan bagi pelanggan dengan mengedepankan solusi dan teknologi yang ramah lingkungan. Berhasil, berkarakter, bermanfaat dan bermartabat.

1. Menjadi perusahaan yang maju dan berkembang

2. Menjadi perusahaan yang ikut berperan dalam pembangunan Nasional Indonesia.

3. Menjadi partner yang baik bagi customer

Kebijakan Mutu

PT. Super Tata Raya Steel memiliki dedikasi tinggi dan komitmen untuk melakukan proses peningkatan dalam :

1. Menciptakan sistem manajemen mutu yang disesuaikan dengan sasaran perusahaan untuk pengembangan yang mantap dan berkelanjutan.

2. Meningkatkan kesadaran diantara karyawan melalui pendidikan, pengalaman dan publikasi tehadap permasalahan mutu.

3. Menciptakan budaya kerja yang berfokus pada kepuasan customer.

4. Membekali setiap karyawan dengan keahlian sesuai bidang

5. Berkomitmen menghasilkan produk terbaik sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6. Menerapkan Standar ISO 9001:2015 dan melakukan perbaikan secara berkesinambungan.

7. Berkomitmen untuk mengendalikan setiap resiko yang berdampak pada organisasi.

Struktur Organisasi PT. Super Tata Raya Steel

Struktur Organisasi yaitu suatu kerangka untuk mewujudkan pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan penting dalam suatu pekerjaan. Hubungan tersebut saling berkaitan dengan antar fungsi, bagian-bagian maupun tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing yang berbeda daalam suatu organisasi.

Struktur Organisasi PT. Super Tata Raya

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Super Tata Raya Steel

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Komisaris
   Komisaris merupakan pengawas jalannya perusahaan. Komisaris perusahaan juga merupakan pemilik PT. Super Tata Raya Steel.
   Tugasnya :

1. Mengawasi jalannya perusahaan secara umum

2. Bertanggung jawab, penanggung resiko terhadap maju mundurnya, serta keuntungan maupun kerugian yang dihadapi perusahaan.

3. Mencari dana sebagai tambahan modal untuk perusahaan.

2. Direktur Utama
   Merupakan pimpinan yang bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan sehari-hari. Memimpin serta membawahi bagian-bagian dalam perusahaan.
   Tugasnya :

1. Bertangung jawab terhadap operasional perusahaan sehari-hari.

2. Mengawasi jalannya perusahaan sesuai prosedur serta ketetapan perusahaan yang berlaku.

3. Sebagai penghubung antara bagian lain dengan komisaris perusahaan.

4. Memimpin rapat perusahaan

5. Mengontrol kedisiplinan seluruh bawahannya

3. Direktur Keuangan
   Bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan membawahi departemen personalia dan umum, departemen keuangan dan departemen akuntansi.
   Tugasnya :

1. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.

2. Merencanakan mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (casflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kegiatan operasional perusahaan.

3. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.

4. Direktur Pemasaran & Pembelian
   Bagian dari perusahaan yang berperan penting dalam menemukan kemajuan perusahaan tersebut. Tugasnya :

1. Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat, melalui produk yang dibuat oleh perusahaan tersebut.

2. Menghasilkan pendapat bagi perusahaan dengan cara menjual produk perusahaan tersebut.

3. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan masyarakat serta menjembatani antara perusahaan dan lingkungan eksternal.

4. Menyerap informasi dan menyampaikan kepada perusahaan tentang segala sesuatu yang bermanfaat untuk meningkatkan kualitas dan penjual produk.

5. Personalia
   Tugasnya :

1. Mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan dibidang administrasi kepegawaian.

2. Melaksanakan proses kegiatan penggajian, kenaikan pangkat, kenaikan berkala, mutasi, kesejahteraan pegawai dan pembinaan pegawai.

3. Mengurus proses askes, astek, dan proses pegawai yang telah mencapai usia pensiun dan penghargaan.

4. Memberikan saran-saran dan pertimbangan kepada direksi tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu tentang kepegawaian.

5. Membuat laporan kegiatan bagian kepegawaian dan melaksanakan tugas lain yang berhubungan dengan tugasnya yang diberikan oleh atasan.

6. Office & Administrasi
   Merupakan kepala bagian yang mengatur semua administrasi perusahaan yang mencakup surat-menyurat, sumber daya manusia serta perlengkapan aset yang dimiliki oleh perusahaan. Kepala administrasi juga mengerjakan bagian ekspedisi yang bertujuan untuk mengirim dan penerimaan barang.
   Tugasnya :

1. Memberikan perusahaan tata administrasi yang baik sehingga perusahaan dapat mengetahui mengenai surat-menyurat yang masuk dan keluar.

2. Melaksnakan tugas perekrutan dan pembinaan sumber daya manusia di perusahaan sehingga dapat diketahui dengan jelas mengenai jumlah personel yang ada maupun yang keluar.

3. Mengawasi proses ekspedisi agar pengiriman barang tersebut dapat sampai ketempat tujuan yang baik.

7. Gudang
   Tugasnya :

1. Mencatat seluruh kegiatan keluar masuknya barang

2. Membuat laporan stok global barang

3. Membuat laporan stok barang siap kirim

4. Mengontrol stok yang sudah terjual atau masih bagian persediaan

8. Produksi
   Tugas dari produksi yaitu memproses dan mengelola suatu produk / barang

9. Slutting & Cutting

10. Bengkel Maintenance

11. Listrik

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

1. Prosedur Surat Masuk Yang Berjalan

Prosedur surat masuk dimulai dari pihak Divisi merequest barang kepada bagian purchasing, lalu dari pihak bagian purchasing melakukan pemesanan barang kepada bagian supplier dan dilakukan pengiriman kepada perusahaan lalu diterima oleh satpam. Kemudian oleh satpam diterima dan dilakukan pengecekan dokumen pengiriman. Jika barang tersebut sesuai dengan apa yang dibutuhkan maka form dokumen pengiriman tersebut langsung diberikan ke bagian gudang dan dari bagian gudang dilakukan pengecekan. Jika barang yang dikirim tersebut sesuai maka barang tersebut langsung masuk stok gudang. Akan tetapi jika barang tersebut tidak sesuai dengan barang yang dipesan maka barang tersebut segera dikembalikan kepada pihak supplier.

2. Prosedur Surat Keluar Yang Berjalan

Prosedur surat keluar dimulai dari pihak luar yaitu bagian customer melakukan request barang kepada marketing lalu pemesanan barang diberikan kepada PPIC dan dari pihak bagian PPIC langsung diberikan kepada bagian produksi dan diterima oleh bagian produksi lalu memproses barang pemesanan customer tersebut. Setelah barang tersebut jadi maka diberikan kepada pihak bagian gudang dan dilakukannya pengecekan barang, jka barang tersebut sesuai maka barang tersebut langsung dikirim. Lalu sebelum mengirim barang tersebut maka dilakukan pembuatan surat jalan atau surat keluar, sebelum melakukan pengiriman barang sopir/kernet memberikan form dokumen kepada satpam, lalu barang tersebut langsung dikirim ketempat tujuan. Setelah dikirim kepada customer lalu dilakukannya pembayaran.

Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

Use Case Diagram Surat Masuk Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan Gambar 3.2 use case diagram surat masuk barang diatas terdapat:

1. 1 (satu) sistem yang mencakup pada seluruh sistem Pengiriman surat masuk barang pada bagian manajemen arsip barang di perusahaan PT. Super Tata Raya Steel Tangerang.

2. 4 (empat) actor yang melakukan kegiatan diantaranya Divisi, Purchasing, Supplier, dan Gudang.

3. 3 (tiga) use case biasanya dilakukan oleh actor-actor, diantaranya yaitu : Menerima permintaan barang, Melakukan pengiriman barang, dan pengecekan barang.

Activity Diagram Surat Masuk Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.3 Activity Diagram Surat Masuk Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan Gambar 3.4 activity diagram surat masuk barang diatas terdapat :

1. 1 (satu) Initial Node merupakan yang mengawali dari kegiatan

2. 5 (lima) vetrical swimlane yaitu Divisi, Purchasing, Supplier, dan Gudang

3. 4 (empat) activity yaitu kegiatan yang dilakukan oleh actor

4. 1 (satu) final node yaitu merupakan akhir dari kegiatan

Sequence Diagram Surat Masuk Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.4 Sequence Diagram Surat Masuk Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan Gambar 3.4 sequence diagram surat masuk barang diatas terdapat :

1. 4 (empat) actor yaitu Divisi, Purchasing, Supplier, dan Gudang

2. 1 (satu) lifeline yaitu barang

3. 4 (empat) massage yang terdapat informasi-informasi tentang aktivitas yang terjadi, kegiatan yang dilakukan oleh actor tersebut.

Use Case Diagram Surat Keluar Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.5 Use Case Diagram Surat Keluar Sistem yang Berjalan

Berdasarkan Gambar 3.5 Use Case Diagram Yang Berjalan pada saat ini terdapat :

1. 1 (satu) sistem yang mencakup pada seluruh sistem Pengiriman surat Keluar barang pada bagian manajemen arsip barang di perusahaan PT. Super Tata Raya Steel Tangerang.

2. 5 (lima) actor yang melakukan kegiatan diataranya Customer, Marketing, Produksi, Gudang, dan Satpam.

3. 5 (lima) use case biasanya dilakukan oleh actor-actor diantaranya melakukan permintaan barang, memproses permintaan barang, proses pengiriman barang, pembuatan form surat jalan, dan verifikasi form surat jalan.

Activity Diagram Surat Keluar Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.6 Activity Diagram Surat Keluar Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan Gambar 3. 6 activity diagram surat masuk barang diatas terdapat :

1. 1 (satu) Initial Node merupakan yang mengawali dari kegiatan

2. 5 (lima) vetrical swimlane yaitu Customer, Marketing, Produksi, Gudang, dan Satpam.

3. 5 (lima) activity yaitu kegiatan yang dilakukan oleh actor

4. 1 (satu) final node yaitu merupakan akhir dari kegiatan

Sequence Diagram Surat Keluar Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.7 Sequence Surat Keluar Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan Gambar 3. 7 Sequence diagram surat masuk barang diatas terdapat :

1. 5 (lima) actor yaitu Customer, Marketing, Produksi, Gudang, dan Satpam

2. 2 (dua) lifeline yaitu Barang dan Dokumen

3. 7 (tujuh) massage yang terdapat informasi-informasi tentang aktivitas yang terjadi, kegiatan yang dilakukan oleh actor tersebut.

Analisa Sistem yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Berdasarkan sebuah sistem yang sedang berjalan di perusahaan PT. Super Tata Raya Steel, penulis melakukan penellitian menggunakan metode analisa. Metode analisa ini digunakan untuk mencari strategi menggunakan analisa SWOT, yaitu Kekuatan yang berasal dari pihak internal (Strenghts), Kelemahan atau faktor negatif dari pihak internal (weakness) Peluang atau keuntungan dari faktor eksternal (opportunities), dan ancaman atau resiko dari pihak eksternal perusahaan (threats).

Tabel 3.1 Analisa SWOT

Analisa Masukan, Analisa Proses, dan Analisa Keluaran

1. Analisa Masukan

Analisa Masukan adalah bagaimana penguraian masalah yang dilakukan terhadap seluruh data yang merupakan data masukan (input) sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri. Dibawah ini adalah analisa masukan, yaitu:

Nama Masukan : Surat Masuk dan Surat Keluar Barang

Fungsi : sebagai bukti dokumen surat masuk dan surat keluar

Sumber : petugas bagian pengolahan dokumen surat masuk dan surat keluar

Media : kertas, komputer

Distribusi : bagian ekspedisi pengelolaan surat

Frekuensi : setiap ada surat yang masuk dan keluar barang

Keterangan : berisi data surat masuk dan keluar barang

2. Analisa Proses

Analisa proses merupakan analisa atau penguraian masalah yang yang dilakukan terhadap proses sebagai suatu hasil baik karena adanya data input Didalam proses inilah seluruh data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada.

Nama Modul : Pengolahan surat masuk dan surat keluar barang

Masukan : pembukuan arsip surat masuk dan surat keluar

Keluaran : Laporan surat masuk dan surat keluar barang

Ringkasan Proses : Proses ini menginput pengelolaan surat masuk dan surat keluar barang

3. Analisa Keluaran

Analisa keluaran merupakan analisa atau penguraian masalah yang dilakuakan pada hasil dari semua proses yang terjadi mulai dari penginputan data sampai pengolahan data sampai proses pengecekan kembali data – data yang ada bila terjadi sebuah kesalahan atau data kurang lengkap.

Nama Keluaran : Form surat masuk dan surat keluar Barang

Fungsi : Mencetak atau menampilkan laporan surat masuk dan surat keluar Barang

Media : Kertas, komputer

Rangkap : 2 (lembar)

Distribusi : - 1 lembar untuk arsip Customer dan 1 lembar untuk arsip PT. Super Tata Raya Steel

Konfigurasi Sistem Yang Berjalan

Spesifikasi Hardware

1. Processor : Intel Pentium 4

2. Monitor : LCD 14”

3. Mouse : Optical

4. Keyboard : USB

5. RAM : 512 MB

6. Harddisk : 80 GB

7. Printer : Universal

Software

1. Microsoft OfficeWord

2. Microsoft Office Excel

3. Windows 8

Hak Akses (Brainware)

1. User (Admin)

2. Gudang

3. Expedisi

Permasalahan yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem pengearsipan dokumen surat masuk dan surat keluar barang yang berjalan saat ini pada bagian Ekspedisi dan Gudang di PT. Super Tata Raya Steel masih kurang maksimal karena hanya sebatas menggunakan program aplikasi sederhana yaitu Microsoft Excel serta melakukan pencatatan manual pada sebuah buku besar (agenda), karena belum adanya suatu sistem informasi yang dapat memudahkan dalam arsip dokumen barang yang ada.

2. Dalam penyimpanan data-data masih kurang tertata dengan baik karena tidak adanya suatu penyimpanan data yang Kompeten, sehingga dapat mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam posisi dokumen arsip, terjadinya kehilangan berkas yang akan menyebabkan hasil laporan tidak akurat.

3. Pembuatan laporan masih menggunakan program aplikasi sederhana yaitu Microsoft Excel, sehingga memungkinkan kesalahan dalam penginputan data dan kegiatan tersebut memerlukan waktu yang cukup lama dalam penyajian informasi, pembuatan laporan yang sulit dan akhirnya menjadi kurang efisien.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati dan meneliti dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem berjalan, penulis mengusulkan alternatif pemecahan dari masalah yang dihadapi yaitu :

1. Membuat sebuah sistem manajemen arsip yang dapat membantu memudahkan para pegawai dalam melakukan pekerjaannya, sehingga tidak ada lagi kegiatan manual seperti pencatatan dalam buku besar (agenda) karena belum adanya sebuah sistem informasi yang memudahkan dalam pengarsipan dokumen berkas-berkas yang ada.

2. Memiliki penyimpanan data yang telah tekompetensi dengan baik, sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam posisi pemberkasan dokumen arsip serta kehilangan berkas, sehigga hasil laporan menjadi akurat.

3. Sistem yang diperlukan mampu meminimalisasi terjadinya kesalahan dalam penginputan data dan mudah dalam pembuatan laporan sehingga tidak memakan waktu yang lama dalam penyajian informasi dan menjadi lebih efisien.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahp I merupakan daftar kebutuhan yang diperoleh dari hasil pengumpulan data pada saat wawancara dan observasi, membahas mengenai sistem yang berjalan agar nantinya kekurangan sistem sebelum dapat terpenuhi pada sistem yang akan diusulkan

Berikut ini adalah lampiran Elisitasi Tahap I :

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkan elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan melalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminasi:

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan Elisitasi Tahap II diatas, dibentuklah elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HTML. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE.

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III

Keterangan:

T: Tehnical

O: operational

E: economic

L: Low

M: Middle

H: High

Final Draft Elisitasi

Tabel 3.5 Final Draft Elisitasi

---

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

Rancangan Sistem Yang Diusulkan

Setelah melakukan rancangan dan pemasangan terhadap komponen, selanjutnya adalah melakukan serangkaian uji coba untuk masing-masing blok rangkaian yang sudah dibangun. Tujuannya adalah untuk mendapatkan kesesuaian spesifikasi dan hasil seperti yang diharapkan. Untuk lebih jelas tentang pembahasan hasil uji coba, maka dapat dilihat pada sub bab.

Prosedur Sistem Diusulkan

Setelah mengadakan analisa dan penelitian sistem yang sedang berjalan, maka peneliti akan membahas masalah mengenai sistem manajemen arsip yang terdapat pada perusahaan tersebut. Ada beberapa sistem usulan prosedur yang bertujuan untuk merancang sistem manajemen arsip keluar masuk barang berbasis web ini memudahkan untuk penggunaan surat jalan yang pada awalnya manual menjadi sistematis.

Use Case Diagram Yang Diusulkan Keluar Masuk Barang

Berikut ini adalah use case diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses surat jalan barang masuk dan keluar ataupun manajemen arsip pada PT. Super Tata Raya Steel.

Gambar 4.1 Use case Diagram Barang Masuk Dan Keluar yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.1 Use Case Diagram Usulan yang berjalan terdapat:

1) 3 (tiga) actor yang melakukan kegiatan yaitu Admin, Gudang, Dan Expedisi

2) 3 (tiga) use case yang dilakukan oleh actor yaitu Login, Halaman Utama, dan Logout.

3) 6 (enam) extend diantaranya : System, Data Mobil, Data Sopir, Pengiriman Barang, Barang Masuk, dan Data Barang.

4) 12 (dua belas) include diantaranya : Tambah User&Password, Tambah Data Mobil, Tambah Data Sopir, Input User&Password, Input Barang Keluar/Surat Jalan, Print Laporan Barang Keluar, Export Excel, Input Barang Masuk, Print Form Barang Masuk, Print Laporan Barang Masuk, Export Excel.

Activity Diagram Yang Diusulkan Keluar Masuk Barang

Berikut ini adalah activity diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses surat jalan barang masuk dan keluar ataupun manajemen arsip pada PT. Super Tata Raya Steel.

Gambar 4.2 Activity Diagram Barang Masuk Dan Keluar yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.2 Activity Diagram Barang Masuk Dan Keluar yang Diusulkan surat masuk barang diatas terdapat:

1) 1 (satu) Initial Node merupakan yang mengawali dari kegiatan

2) 26 (dua puluh enam) action yaitu kegiatan yang dilakukan oleh actor

3) 7 (tujuh) join node menjelaskan adanya beberapa aliran

4) 1 (satu) join node menjelaskan adanya pemisahan aliran

5) 1 (satu) decision node untuk mebuat suatu keputusan

6) 1 (satu) final node yaitu merupakan akhir dari kegiatan

Sequence Diagram Yang Diusulkan Keluar Masuk Barang

Berikut ini adalah sequence diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses surat jalan barang masuk dan keluar ataupun manajemen arsip pada PT. Super Tata Raya Steel.

Gambar 4.3 Sequence Diagram Keluar Masuk Barang Yang Diusulkan

Adanya berdasarkan Gambar 4.3 sequence diagram surat masuk barang diatas terdapat:

1) 3 (tiga) actor yang melakukan kegiatan diantaranya : Admin, Gudang, dan Expedisi.

2) 9 (sembilan) lifeline yang melakukan antar muka dan saling berinteraksi

3) 22 (dua puluh dua) massage yang terdapat informasi-informasi tentang aktivitas yang terjadi, kegiatan yang dilakukan oleh actor tersebut.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem yang Berjalan dengan Sistem Usulan

Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur Antara Sistem yang Berjalan dengan Sistem Usulan

Rancangan Basis Data

Class Diagram Yang Diusulkan Keluar Masuk Barang

Gambar 4.4 Class Diagram Barang Masuk Dan Keluar yang Diusulkan

Adanya berdasarkan Gambar 4.4 Class Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat:

1) 9 (sembilan) class himpunan dari suatu objek-objek yeng memiliki atribut seta fungsi-fungsi.

2) 5 (lima) association yang digunakan untuk memodelkan suatu relasi antara masing-masing class.

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi Basis data merupakan rincian dari suatu class diagram yang telah dibuat. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut:

1. Nama File : User

Media : Harddisk

Isi : id_user+username+nameuser+password+level

Primary key : id_user

Panjang Record : 183

Tabel 4.2 Tabel User

2. Nama File : tb_barang

Media : Harddisk

Isi : id_barang+kd_barang+nm_barang+ stb+stk+pcs+jenis_barang

Primary Key : id_barang

Panjang Record : 175

Tabel 4.3 Tabel Barang

3. Nama File : tb_keluar

Media : Harddisk

Isi : id_keluar+kd_keluar+no_keluar+pt_out+alamat_out+ tlp_out+tgl_out+po_out+nm_sopir+plat_mobil+jenis_mobil+user_out

Primary Key : id_keluar

Panjang Record : 435

Tabel 4.4 Tb_keluar

4. Nama File : tb_masuk

Media : Harddisk

Isi : id_masuk+kd_masuk+no_masuk+pt_in+alamat_in+ tlp_in+no_surat+nopo_in+partai_in+tgl_kirim+ex_kapal+gudang_odermaga+sopir_in+noplat_in+kendaraan_in+tgl_masuk+user_in

Primary Key : id_masuk

Panjang Record : 525

Tabel 4.5 Tb_masuk

5. Nama File : tb_sopir

Media : Harddisk

Isi : id_masuk+nm_sopir

Primary Key : id_sopir

Panjang Record : 50

Tabel 4.6 Tb_sopir

6. Nama File : tb_mobil

Media : Harddisk

Isi : id_mobil+jenis_mobil+plat_mobil

Primary Key : id_mobil

Panjang Record : 40

Tabel 4.7 Tb_mobil

7. Nama File : tb_mbarang

Media : Harddisk

Isi : id_mbarang+kd_masuk+no_masuk+ nm_mbarang+satuan_mbarang+jumlah_mbarang

Primary Key : id_mbarang

Panjang Record : 120

Tabel 4.7 Tb_mbarang

7. Nama File : tb_kbarang

Media : Harddisk

Isi : id_kbarang+kd_keluar+no_keluar+ nm_kbarang+satuan_kbarang+jumlah_kbarang

Primary Key : id_kbarang

Panjang Record : 120

Tabel 4.8 Tb_kbarang

7. Nama File : tb_pt

Media : Harddisk

Isi : id_pt+nsme_pt+image_profile+ address_pt+email_pt+tlp_pt+fax_pt

Primary Key : id_pt

Panjang Record : 260

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Perangkat keras yang dibutuhkan oleh sistem adalah suatu unit personal komputer. Perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini. Konfigurasi yang digunakan pada design sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut:

1. Processor : Pentium IV

2. Monitor : LCD 20”

3. Mouse : PS2

4. Keyboard : PS2

5. RAM : 4 GB

6. Harddisk : 500 GB

7.Printer : Multi Printer (Print, Scan Copy)

Aplikasi Yang Digunakan

1. Sistem Operasi “windows 10”

2. Microsoft Office 2013

3. Adobe Dreamweaver

4. Xampp

5. Google chrome

6. Paint 3D

Hak Akses

Ada 4 actor yang dapat mengakses Sistem Manajemen File yaitu sebagai berikut:

1. Bagian User, Manajer (Admin)

2. Gudang

3. Expedisi

Rancangan Prototype

Pada tahap ini yaitu penggambaran tentang perancangan sistem sebagai kebutuhan bagi pengguna sistem. Berikut ini merupakan rancangan prototype manajemen arsip surat jalan, diantaranya:

1. Halaman Login

Gambar 4.5 Prototype Halaman Login

2. Halaman Utama

Gambar 4.6 Prototype Halaman Utama

3. Halaman input data sopir

Gambar 4.7 Prototoype Halaman input data sopir

4. Halaman input data mobil

Gambar 4.8 Prototoype Halaman input data mobil

5. Halaman data barang masuk

Gambar 4.9 Prototoype Halaman input data barang masuk

6. Halaman form terima barang

Gambar 4.10 Prototoype Halaman form terima barang

7. Halaman laporan terima barang

Gambar 4.11 Prototoype Halaman laporan

8. Halaman data pengiriman barang / data surat pengantar

Gambar 4.12 Prototoype Halaman data pengiriman barang / data surat jalan

9. Halaman form kirim / pembuatan surat pengantar

Gambar 4.13 Prototoype Halaman form kirim / pembuatan surat pengantar.

10. Halaman Laporan Data Pengiriman Barang

Gambar 4.14 Prototoype Halaman Laporan Data Pengiriman Barang

Tampilan Program

Tampilan Halaman Login

Berikut ini merupakat tampilan menu login admin. Pada saat login harus mengisi username dan password.

Gambar 4.15 Halaman Login

Tampilan Halaman Utama

Berikut ini merupakan tampilan halaman menu utama. Dalam tampilan menu ini user dapat melihat data stok barang, dapat melihat jumlah barang masuk dan barang keluar, serta dapat melihat laporan barang masuk dan keluar.

Gambar 4.16 Halaman Utama

Tampilan Input Data Sopir

Berikut ini tampilan input data sopir yang berfungsi untuk melihat daftar nama sopir yang ada diperusahaan.

Gambar 4.17 Halaman Input Data Sopir

Tampilan Input Data Mobil

Gambar 4.18 Halaman Input Data Mobil

Tampilan Barang masuk

Gambar 4.19 Halaman data barang masuk

Tampilan Halaman form terima barang

Gambar 4.20 Halaman form terima barang

Tampilan Halaman Data Pengiriman Barang/Surat Pengantar

Gambar 4.21 Halaman Data Pengiriman Barang/Surat Pengantar

Tampilan Halaman form kirim / pembuatan surat pengantar

Gambar 4.22 Halaman form kirim / pembuatan surat pengantar

Tampilan Halaman Cetak Laporan Barang Masuk

Gambar 4.23 Halaman Cetak Laporan Data Barang Masuk

Testing atau Pengujian

Metode Implementasi

Implementasi program Sistem Manajemen Arsip pada Pt. Super Tata Raya Steel dilakukan dengan menggunakan metode Black Box Testing. Metode Black Box Testing merupakan pengujian program yang mengutamakan pengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari pada metode Black Box Testing ini adalah untuk menemukan kesalahan dan fungsi pada sebuah program.

Pengujian dengan metode Black Box Testing ini dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program. Input tersebut kemudian akan diproses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya yaitu untuk melihat apakah program aplikasi tersebut dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai pula dengan fungsi dasar dari program tersebut. Apabila dari input yang diberikan, proses dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program yang dibuat sudah benar, tetapi jika output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka dapat dikatakan masih terdapat kesalahan pada program tersebut, dan selanjutnya akan dilakukan penelusuran untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi.

Pengujian Blackbox

1. Pengujian Blackbox pada Halaman Login Admin

Setelah melakukan perancangan, maka langkah selanjutnya yaitu melakukan uji coba pada masing-masing sistem yang bertujuan untuk mendapatkan hasil yang sesuai. Adapun pembahasan hasil uji coba yaitu sebagai berikut.

Tabel 4.11 Tampilan Pengujian Blackbox testing Halaman Login Admin

2. Pengujian Blackbox pada Menu Input Form Penerimaan Barang Masuk

Berikut ini merupakan tabel pengujian Blackbox berdasarkan sistem data manajemen arsip barang masuk dan keluar pada perusahaan PT. Super Tata Raya Steel Tangerang fungsi dari menu barang masuk, yaitu sebagai berikut.

Tabel 4.12 Tampilan Pengujian Blackbox testing Menu Input Form Penerimaan Barang Masuk

3. Pengujian Blackbox pada Menu Input barang keluar

Berikut ini merupakan tabel pengujian Blackbox berdasarkan sistem data manajemen arsip barang masuk dan keluar pada perusahaan PT. Super Tata Raya Steel Tangerang fungsi dari menu barang keluar/form surat pengantar, yaitu sebagai berikut.

Tabel 4.13 Tampilan Pengujian pada Menu Input barang keluar

Evaluasi

Setelah dilakukan pengujian dengan metode Black box testing yang dilakukan terhadap sistem manajemen arsip barang pada 3 bagian yaitu mengenai pengujian black box pada tabel Login sistem manajemen arsip, pengujian black box pada halaman barang masuk dan pengujian black box pada halaman pengiriman barang. Berdasarkan hasil yang di uji menyatakan bahwa sistem valid semua dan tidak ada yang menyatakan error pada saat melakukan testing.

Schedule

Schedule yang dibuat oleh penulis merupakan schedule penulis dalam mengumpulkan data, menganalisis, merancang sistem yang akan diusulkan, membuat program, testing dan evaluasi program di tempat observasi atau tempat riset. Berikut adalah schedule yang dilakukan oleh penulis.

Tabel 4.14 Tabel Schedulle

Estimasi Biaya

Tabel 4.15 Tabel Estimasi Biaya

---

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berikut ini kesimpulan yang berisi dari perihal suatu rumusan masalah mengenai sistem manajemen arsip yang telah dilakukan pada sistem barang masuk dan keluar pada bagian sparepart pada PT. Super Tata Raya Steel , maka peneliti menyimpulkan sebagai berikut:

1. Pada sistem manajemen arsip keluar masuk barang yang berjalan saat, awalnya masih menggunakan buku agenda besar, kemudian diinput ke dalam komputer dengan menggunakan Excel (semi komputerisasi) namun hal tersebut dalam pengolahan datanya dapat menyebabkan mudah hilang, sehingga pengarsipan data tersebut tidak lengkap.

2. Perlu adanya sistem keamanan data yang dapat diperbarui agar dapat mengelola surat masuk dan surat keluar dengan database yang sudah terintegrasi dan dapat diakses agar lebih efektif dan akurat, data juga tersimpan dengan baik di dalam database, sehingga tidak adanya kehilangan dan manipulasi data.

3. Sistem informasi yang tepat digunakan dalam perusahaan yaitu dengan membuat sistem yang sudah terkomputerisasi sehingga dalam penginputan data barang masuk dan barang keluar dapat mempermudah dan tidak memakan banyak waktu. Sehingga untuk melihat laporan dalam pengarsipan barang masuk dan keluar tidak mudah hilang, dan akan tersimpan pada komputer.

Rekomendasi

Berikut ini peneliti ingin menyimpulkan rekomendasi manajemen arsip pada PT. Super Tata Raya Steel:

1. Perlu adanya pelatihan user pada bagian admin sehingga dapat mempermudah untuk menginput dan mengedit semua data pada barang masuk dan barang keluar.

2. Mempermudah pada bagian admin bagian kepala gudang untuk mencetak laporan dan mengeksport excel.

Saran

Berikut ini saran yang dapat disimpulkan oleh peneliti untuk langkah pengembangan selanjutnya, yaitu:

1. Dapat membuat database menggunakan PHP atau APACHE agar dalam menginput data tidak secara manual dan hanya dapat mengklik tabel apa saja yang diperlukan pada pembuatan form surat pengantar.

2. sistem informasi manajemen arsip dapat mempermudah mudah pada bagian Manajer untuk melihat laporan mingguan, bulanan maupun tahunan.

3. Membuat database pada peneliti lain menggunakan software oracle sehingga dapat melihat status data pada waktu yang sebelumnya sehingga dapat menentukan batas waktu sendiri.

---

DAFTAR PUSTAKA

Contributors

Nurussaadah