SI1422482176

APLIKASI SISTEM DIGITALISASI ARSIP

KECAMATAN PAMULANG KOTA

TANGERANG SELATAN

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1422482176
NAMA	: BENI HENDRIAWAN

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

KONSENTRASI SOFTWARE ENGINEERING

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

TANGERANG

2017/2018

---

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

 

APLIKASI SISTEM DIGITALISASI ARSIP

KECAMATAN PAMULANG KOTA

TANGERANG SELATAN

 

Disusun Oleh :

NIM	: 1422482176
Nama	: Beni Hendriawan
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Teknik Informatika
Konsentrasi	: Software Engineering

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, 17 Juli 2018

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK Raharja,					Teknik Informatika,
(Dr. Ir. Untung Rahardja, M.TI., M.M. )					(Junaidi, M.Kom.)
NIP : 000594					NIP : 001405

---

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

 

APLIKASI SISTEM DIGITALISASI ARSIP

KECAMATAN PAMULANG KOTA

TANGERANG SELATAN

 

Dibuat Oleh :

NIM	: 1422482176
Nama	: Beni Hendriawan

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2017/2018

 

Disetujui Oleh :

Tangerang, 17 Juli 2018

Pembimbing I			Pembimbing II
(Sutrisno, M.Kom.)			(Sendy Zul Friandi, S.Kom., M.M.)
NID. 10020			NID. 15021

---

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

 

APLIKASI SISTEM DIGITALISASI ARSIP

KECAMATAN PAMULANG KOTA

TANGERANG SELATAN

 

Dibuat Oleh :

NIM	: 1422482176
Nama	: Beni Hendriawan

 

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2017/2018

 

Disetujui Oleh :

Tangerang, 17 Juli 2018

 

Ketua Penguji,		Penguji I,		Penguji II,
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

---

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

 

APLIKASI SISTEM DIGITALISASI ARSIP

KECAMATAN PAMULANG KOTA

TANGERANG SELATAN

 

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

NIM	: 1422482176
Nama	: Beni Hendriawan
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Teknik Informatika
Konsentrasi	: Software Engineering

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

 

Tangerang, 17 Juli 2018

(Beni Hendriawan)

NIM : 1422482176

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

---

ABSTRAKSI

Sistem digitalisasi arsip pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan yang berjalan masih semi komputerisasi terutama pada hal pengelolaan arsip sampai pada proses pembuatan laporan yang mengakibatkan kurang efektif dan efisien. Sehingga diperlukan aplikasi sistem digitalisasi arsip untuk memanajemen arsip secara cepat tepat dan akurat yang memiliki keterkaitan pada keseluruhan data pada Kecamatan Pamulang. Penulisan laporan ini bertujuan untuk mempermudah pengelola dalam melakukan manajemen arsip sebagai penunjang dalam menentukan aktif atau tidaknya data serta mengurangi human error pada proses pencarian data di Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan. Untuk mendapatkan data dan informasi peneliti melakukan kegiatan observasi dan wawancara serta mencari studi pustaka yang memiliki keterkaitan dengan penelitian. Peneliti dalam melakukan analisa sistem menggunakan metode SWOT yang digunakan untuk mengetahui keadaan pada sistem yang sedang berjalan atau yang dibangun dengan melakukan pengukuran pada setiap tindakan. Peneliti menggunakan Unified Modelling Language dengan fokus pada usecase diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram. Dalam merancang aplikasi digitalisasi arsip peneliti menggunakan bahasa pemrograman PHP, Framework CodeIgniter, XAMPP, Sublime Text, Google Chrome, Sistem Operasi Windows, dan Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition. Hasil dari analisa yang dilakukan oleh peneliti pada Kecamatan Pamulang yaitu dapat memberikan peningkatan pada efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip pada Kecamatan Pamulang dengan data yang valid terhadap data fisik.

Kata Kunci: Data, Arsip, Digitalisasi, Sistem

ABSTRACT

The archival digitalization system in Pamulang Sub-district of South Tangerang City is still semi-computerized, especially on things that can produce an effective and efficient process. Required required required required digital digital digital digital having has has overall overall overall overall Overall overall overall Entry This report aims to facilitate the management in determining whether the data and reduce human error in data search process in Pamulang District South Tangerang City. To obtain data and information about research and interviews and to look for literature studies that have relevance to the research. Researchers in performing system analysis using the SWOT method used to determine the state of the system that is running or built by taking measurements on each action. Researchers use Unified Modeling Language with focus on usecase diagrams, activity diagrams, sequence diagrams and class diagrams. Application digitization using PHP, CodeIgniter Framework, XAMPP, Sublime Text, Google Chrome, Windows Operating System, and Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition. The results of the analysis conducted by researchers in Pamulang District that can provide very accurate results of data in the District Pamulang with valid data on physical data.

Keywords : Data, Archive, Digitization, System

---

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah mencurahkan nikmat hidup, sehat dan memberikan seribu jalan sejuta langkah serta melimpahkan segala rahmat dan karunia-Nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Skripsi dengan baik dan selesai dengan semestinya. Adapun judul laporan Skripsi ini yaitu “Aplikasi Sistem Digitalisasi Arsip Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan”.

Penulisan laporan Skripsi ini bertujuan sebagai salah satu syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan, penulis memperoleh data dan informasi berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan pihak-pihak terkait pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan serta studi pustaka dari berbagai sumber yang mendukung penulisan laporan ini.

Dalam penyusunan laporan Skripsi ini penulis menyadari jika tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari semua pihak, laporan skripsi ini tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu, pada kesempatan ini izinkanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Dr. Ir. Untung Rahardja, M.T.I., MM., selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
2. Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si., selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom., selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik STMIK Raharja.
4. Bapak Junaidi, M.Kom., selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika STMIK Raharja.
5. Bapak Sutrisno, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga serta pikirannya untuk membantu dan memberikan bimbingan kepada penulis.
6. Bapak Sendy Zul Friandi, S.Kom., MM., selaku Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktu, tenaga serta pikirannya untuk membantu dan memberikan bimbingan kepada penulis.
7. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
8. Segenap Staff Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan pelayanan dan fasilitas demi kelancaran penulis dalam melakukan penyusunan laporan Skripsi ini.
9. Bapak Muhamad Yusuf, selaku Pembimbing Lapangan pada Kecamatan Pamulan Kota Tangerang Selatan yang telah memberikan bimbingan dan informasi kepada penulis.
10. Seluruh Staff Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan yang telah memberikan dukungan dan masukan yang berarti kepada penulis dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini.
11. Orang tua dan seluruh anggota keluaga tercinta yang telah memberikan do’a dan dukungan kepada penulis untuk selalu berusaha.
12. Kakak senior dan para sahabat yang selalu memberikan dukungan, do’a dan waktu untuk membantu penulis.
13. Semua rekan mahasiswa-mahasiswi Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan dukungan moril kepada penulis.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan Skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Kritik dan saran yang membangun, yang penulis harapkan sebagai acuan untuk dapat berkarya lebih baik lagi.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih atas perhatian dari pembaca. Semoga Allah SWT memberikan rahmat-Nya kepada kita semua. Semoga laporan Skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan serta menjadi referensi bagi mahasiswa-mahasiswi yang akan melakukan penelitian.

	Tangerang, 17 Juli 2018
	Beni Hendriawan
	NIM. 1422482176

 

 

---

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.3 Eliaitasi Tahap III

Tabel 3.4 Final Elisitasi

Tabel 4.1 Perbedaan prosedur antara sistem berjalan dengan sistem usulan

Tabel 4.2 Spesifikasi Basis Data Admin

Tabel 4.3 Spesifikasi Basis Data Arsip

Tabel 4.4 Spesifikasi Basis Data Dokumen

Tabel 4.5 Spesifikasi Basis Data Tmberkas

Tabel 4.6 Spesifikasi Basis Data Trperizinan

Tabel 4.7 Daftar Pengujian Black Box Testing

Tabel 4.8 Pengujian Login Sistem Digitalisasi Arsip

Tabel 4.9 Pengujian Input Data Arsip

Tabel 4.10 Pengujian Input Detail Data Arsip

Tabel 4.11 Pengujian Input Data User

Tabel 4.12 Implementasi Hasil Analisa

Tabel 4.13 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Tabel 4.14 Daftar Estimasi Biaya

---

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem

Gambar 2.2 Pengelompokkan Diagram UML

Gambar 2.3 Matriks Analisa SWOT

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kecamatan Pamulang Tahun 2017

Gambar 3.2 Usecase Diagram Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.3 Sequence Diagram Pengarsipan Dokumen dan Pelaporan Dokumen

Gambar 3.4 Sequence Diagram Pencarian Dokumen

Gambar 3.5 Activity Diagram Pengarsipan dan Pelaporan Dokumen

Gambar 3.6 Activity Diagram Pencarian Dokumen

Gambar 4.1 Usecase Diagram yang diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram yang diusulkan

Gambar 4.4 Class Diagram Sistem Digitalisasi Arsip

Gambar 4.5 Prototipe Login

Gambar 4.6 Prototipe Beranda

Gambar 4.7 Prototipe Data Master Jenis Arsip

Gambar 4.8 Prototipe Data Master Jenis Dokumen

Gambar 4.9 Prototipe Tambah Data Jenis Arsip

Gambar 4.10 Prototipe Tambah Data Jenis Dokumen

Gambar 4.11 Prototipe Transaksi Buat Arsip

Gambar 4.12 Prototipe Tambah Data Arsip

Gambar 4.13 Prototipe Upload Berkas

Gambar 4.14 Prototipe Laporan Arsip dengan Filter Tanggal

Gambar 4.15 Prototipe Laporan Arsip dengan Filter Jenis Arsip

Gambar 4.16 Prototipe Konfigurasi User

Gambar 4.17 Prototipe Tambah Pengguna

Gambar 4.18 Tampilan Login

Gambar 4.19 Tampilan Beranda

Gambar 4.20 Tampilan Data Master Jenis Arsip

Gambar 4.21 Tampilan Data Master Jenis Dokumen

Gambar 4.22 Tampilan Tambah Data Jenis Arsip

Gambar 4.23 Tampilan Tambah Data Jenis Dokumen

Gambar 4.24 Tampilan Transaksi Buat Arsip

Gambar 4.25 Tampilan Tambah Data Arsip

Gambar 4.26 Tampilan Upload Berkas

Gambar 4.27 Tampilan Laporan Arsip dengan Filter Tanggal

Gambar 4.28 Tampilan Laporan Arsip dengan Filter Jenis Arsip

Gambar 4.29 Tampilan Konfigurasi User

Gambar 4.30 Tampilan Tambah Pengguna

---

DAFTAR SIMBOL

1. Daftar Simbol Usecase Diagram

2. Daftar Simbol Activity Diagram

3. Daftar Simbol Sequence Diagram

4. Daftar Simbol Class Diagram

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat berkembang pesat yang berdampak pada keseluruhan aktivitas atau kinerja pada setiap lini. Perkembangan pada teknologi informasi diiringi pula dengan adanya kebutuhan terhadap teknologi untuk mempermudah penyampaian informasi secara akurat, cepat dan relevan. Saat ini setiap aspek pada lingkup kerja juga membutuhkan adanya aplikasi atau sistem yang dapat mempermudah seseorang dalam melakukan pekerjaan.

Teknologi informasi yang berupa sistem atau aplikasi dapat di implementasikan hampir pada keseluruhan lingkup kerja dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja. Seperti halnya pada Kantor Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan khususnya pada bagian pengarsipan membutuhkan adanya sistem yang dapat melakukan penyimpanan terhadap arsip secara digital dengan tujuan dapat mempermudah pencarian data dan kemudahan akses untuk bagian lain yang membutuhkan data arsip tersebut. Kebutuhan akan adanya sistem atau aplikasi didasari oleh keadaan sistem yang berjalan pada Kantor Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan yang masih semi komputerisasi.

Pada Kantor Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan sistem pengarsipan data yang berjalan masih semi komputerisasi dalam melakukan penyimpanan, dan pendataan arsip yang menggunakan aplikasi Microsoft Office pada komputer dan menggunakan perangkat luar berupa flashdisk atau hard disk eksternal sebagai media penyimpanan. Bahkan untuk media penyimpanan arsip dalam bentuk fisiknya menggunakan file box (bindex) yang kurang efisien dan efektif ketika melakukan pencarian terhadap data arsip yang dicari. Terkadang data yang tercantum dalam file box dengan yang terdapat dapat dalam dokumen Microsoft Office berbeda atau tidak terstruktur. Hal ini mengakibatkan informasi yang diberikan tidak akurat.

Pada dasarnya seluruh kegiatan pengarsipan baik yang sudah tersistem, semi komputerisasi atau manualisasi akan berjalan dengan baik bila alur kinerjanya sesuai dengan aturan dan terstruktur. Namun alangkah lebih baik bila dilakukan dengan sistem yang dapat mengontrol seluruh kegiatan pengarsipan data atau surat-surat. Berdasarkan permasalahan yang terjadi dan hasil analisa diperlukan aplikasi sistem, maka penulis mengambil judul “Aplikasi Sistem Digitalisasi Arsip Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat diambil beberapa rumusan masalah yaitu :

1. Apa saja kendala yang dialami sistem berjalan saat ini terkait pengarsipan pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan ?

2. Mengapa diperlukan sistem Digitalisasi Arsip pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan ?

3. Bagaimana kebutuhan user dan siapa saja yang dapat berperan dalam pengoperasian sistem pengarsipan pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan ?

Ruang Lingkup

Ruang lingkup pembahasan dalam penelitian ini adalah proses pada pengarsipan data yang terdigitalisasi pada sistem yang dapat mempermudah pencarian data. Berikut ini beberapa ruang lingkup dari sistem digitalisasi arsip pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan :

1. Sistem yang dirancang adalah sistem digitalisasi arsip yang dapat melakukan penginputan data yang akan diarsipkan, pengubahan data arsip, dan penghapusan data arsip.

2. Setiap modul data yang telah diarsipkan memiliki integrasi dengan data utama.

3. Sistem digitalisasi arsip yang dirancang sesuai dengan kebutuhan dan fungsinya sampai pada tahap akhir proses berupa laporan.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Dalam melakukan penelitian dan perancangan penulis memiliki tujuan untuk mendapatkan dan menghasilkan sebuah informasi. Berikut tujuan dari penelitian ini, yaitu :

1. Mendapatkan informasi mengenai sistem pengarsipan yang sedang berjalan pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan.

2. Menemukan solusi terhadap permasalahan utama dan kendala yang menjadi pemicu dari adanya sebuah permasalahan.

3. Memberikan kemudahan pendataan dan informasi secara optimal sesuai kebutuhan user. Sehingga dapat mempermudah kinerja bagian pengarsipan data pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan.

Manfaat Penelitian

Adapun beberapa manfaat dari penelitian dan perancangan sistem ini yaitu sebagai berikut :

1. Mengetahui pokok permasalahan untuk menunjang efektivitas dan efisiensi waktu kerja dalam pengarsipan data.

2. Dapat mengidentifikasi permasalahan dalam melakukan pengarsipan yang berhadapan dengan penyimpanan terstruktur serta laporannya pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan.

3. Mengoptimalisasikan pencarian data dan pengarsipan dengan proses identifikasi serta memberikan solusi terhadap permasalahan yang terjadi.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Dalam memperoleh data untuk pengambilan sebuah keputusan, penulis menggunakan 3 (tiga) pendekatan yaitu :

1. Metode Observasi

   Metode observasi yaitu suatu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati kegiatan yang terjadi. Penulis melakukan pengamatan dan pemahaman terhadap permasalahan yang terjadi secara langsung yang didapatkan dari dokumen, catatan maupun laporan.

2. Metode Wawancara

   Metode wawancara adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung pada bagian yang melakukan pengarsipan data di Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan. Metode wawancara ini dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang terjadi pada sistem pengarsipan data secara jelas sebagai dasar dari tujuan penelitian.

3. Metode Studi Pustaka (Library Research)

   Metode studi kepustakaan dilakukan untuk menunjang metode wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Informasi dikumpulkan dari studi kepustakaan ini berasal dari laporan data, buku dan internet yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis.

Metode Analisa

Metode analisa digunakan penulis untuk menentukan permasalahan yang terjadi terkait sistem pengarsipan di Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan setelah proses pengumpulan data dilakukan. Dalam melakukan analisa penulis menggunakan metode analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) sebagai suatu metode yang dapat mengukur tingkat kesesuaian sistem yang sedang berjalan dengan sistem yang akan diusulkan dengan empat indikator atau parameter, yaitu dari sisi kekuatan sistem, kelemahan sistem, peluang dari suau sistem dan ancaman yang akan terjadi dari suatu sistem. Sehingga sistem yang di bangun akan 6 berguna baik pengguna yang melakukan pengarsipan data pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan.

Metode Perancangan

Metode perancangan yang dilakukan penulis menggunakan perangkat permodelan UML yang berorientasi pada objek berupa Usecase Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram dan Class Diagram dengan software Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition. Selain itu penulis menggunakan Elisitasi sebagai penentu kebutuhan sistem yang disesuaikan dengan stakeholder dan user. Untuk sistem yang dirancang oleh penulis menggunkanan PHP sebagai bahasa pemrograman, CodeIgniter sebagai Framework, MySQL sebagai database, Windows 7 sebagai sistem operasi, Google Chrome sebagai browser, XAMPP sebagai web server, dan Sublime Text 3 sebagai editor.

Metode Prototipe

Metode prototipe digunakan untuk menggambarkan rancangan terhadap sistem yang dibangun secara umum dengan berdasarkan pada analisa yang telah dilakukan oleh penulis. Sehingga sistem yang dirancang sesuai dengan yang dibutuhkan dan terstruktur.

Metode Testing

Metode testing yang digunakan untuk menganalisa, mendeteksi, dan mengevaluasi kesalahan dalam beberapa aspek pada sistem yang akan diterapkan. Penulis menggunakan metode Black Box Testing yang dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi fungsional program.

Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dibuat sebagai acuan dalam pemberian penjelasan tentang penyusunan laporan Skripsi secara ringkas. Untuk dapat lebih memahaminya, penulis mengelompokannya menjadi beberapa bab yaitu sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulis akan menjelaskan definisi atau teori sebagai konsep dasar yang berhubungan dengan analisa, perancangan dan permasalahan yang akan dibahas pada laporan Skripsi ini serta literature review sebagai penunjang dalam penulisan laporan.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini penulis menjelaskan gambaran umum tinjauan instansi, sejarah instansi, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, analisa sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang dihadapi dan alternatif pemecahan masalah serta user requirement.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Dalam bab ini penulis menguraikan sistem yang akan diusulkan, diagram rancangan sistem, rancangan basis data yang terdiri dari spesifikasi basis data, rancangan prototipe, konfigurasi sistem yang diusulkan, testing dan implementasi, jadwal kegiatan serta estimasi biaya.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan analisa dari penelitian dan rancangan bangun sistem yang dilakukan untuk menjawab rumusan masalah yang diajukan sesuai dengan tujuan penelitian, serta saran terhadap sistem yang diusulkan agar dapat dilakukan pengembangan terkait dengan kebutuhan stakeholder dan user.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Pratama (2014:7), “Sistem merupakan sekumpulan prosedur yang saling berkaitan dan saling terhubung untuk melakukan suatu tugas bersama-sama”. Disisi lain sistem juga merupakan sekumpulan elemen yang saling keterkaitan atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan (Kadir, 2014:61).

Berdasarkan pendapat diatas maka sistem dapat diartikan sebagai kumpulan atau sekumpulan komponen atau langkah-langkah yang memiliki hubungan satu dengan yang lain dalam proses pencapaian tujuan.

Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem menurut Edhi Sutanta (Rusdiana dan Irfan, 2014:35-36) terdiri dari :

1. Komponen (Components)

   Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusunan sistem dapat berupa benda nyata atau abstrak. Komponen sistem dapat disebut juga sebagai subsistem.

2. Batas (Boundary)

   Batas sistem merupakan pembeda satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batasan terhadap sistem, sangat sulit untuk memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.

3. Lingkungan (Environments)

   Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem yang dapat menguntungkan ataupun merugikan.

4. Penghubung/Antarmuka (Interface)

   Penghubung/Antarmuka merupakan sarana yang bertugas untuk menjembatani dan memungkinkan setiap komponen sistem dapat terhubung antar komponen dalam sistem.

5. Masukan (Input)

   Masukan merupakan komponen sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran (output).

6. Keluaran (Output)

   Keluaran merupakan komponen sistem yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.

7. Pengolahan (Processing)

   Pengolahan merupakan komponen sistem yang berperan mengolah masukan agar menghasilkan keluaran (output) yang berguna bagi para pemakainya.

8. Sasaran dan Tujuan (Objectives and Goal)

   Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar dapat saling bekerja sama untuk mencapai sasaran dan tujuan sistem.

9. Kendali (Control)

   Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar tetap dapat bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya.

10. Umpan Balik (Feedback)

    Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali untuk mengecek dan membalikan proses dalam sistem.

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem (Diadaptasi dari Hutahaean, 2014:5)

Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sebuah sistem menurut Tyoso (2016:5-7) terbagi menjadi beberapa sistem yaitu sebagai berikut :

1. Sistem Alamiah (Natural System)

   Sistem alamiah merupakan sistem yang muncul secara alami tanpa campur tangan dari manusia.

2. Sistem Tiruan (Artificial System)

   Sistem tiruan merupakan sistem yang diciptakan untuk mendukung tujuan tertentu.

3. Sistem Deterministik (Deterministic System)

   Sistem deterministik merupakan sistem yang pekerjaannya dapat diramalkan sebelum terlaksana.

4. Sistem Probabilistik (Probabilistic System)

   Sistem probabilistik merupakan sistem yang hanya dapat dilacak menggunakan nilai distribusi probabilitas, sebab selalu terdapat nilai ketidakpastian yang sesungguhnya pada setiap waktu.

5. Sistem Tertutup (Closed System)

   Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak terjadi pertukaran atau penggunaan sumber daya dengan atau dari lingkungannya, sebab tidak menggunakan input dari lingkungannya maka output yang dihasilkan tidak bertalian pula dengan lingkungannya.

6. Sistem Terbuka (Opened System)

   Sistem terbuka merupakan sistem yang menggunakan sumber daya dari lingkungannya, sehingga keluarannya (output) berkaitan dengan lingkungannya juga.

Konsep Dasar Informasi

Definisi Informasi

Menurut pendapat Endah dan Eny (2013:12) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi para penerimanya. Sementara menurut pendapat Vercellis yang dikutip dalam Rusdiana dan Irfan (2014:74), “Information is the outcome of extraction and processing activities carried out on data, and it appears meaningfull for those who receive it in a specific domain.”

Berdasarkan pendapat diatas maka informasi dapat dikatakan sebagai hasil (output) dari sejumlah data yang telah diproses sehingga dapat memberikan nilai, arti, manfaat serta pengetahuan bagi yang menerimanya.

Nilai Informasi

Berdasarkan pendapat Jogiyanto yang dikutip oleh Kadir (2014:56), mengatakan bahwa nilai informasi (value of information) dapat ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Selain itu juga nilai informasi didasari atas 10 (sepuluh) sifat yaitu sebagai berikut (Sutabri, 2016:33-34) :

1. Mudah Diperoleh

   Sifat ini menunjukkan mudahnya dan cepatnya informasi dapat diperoleh. Kecepatan memperoleh dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, berapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.

2. Luas dan Lengkap

   Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur dan arena itu sulit mengukurnya.

3. Ketelitian

   Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar biasanya terjadi dua jenis kesalahan yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

4. Kecocokan

   Sifat ini menunjukkan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna, tetapi mahal mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya.

5. Ketepatan Waktu

   Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek dari pada siklus untuk mendapatkan informasi. Masukan, pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada para pemakai biasanya tepat waktu.

6. Kejelasan

   Sifat ini menunjukkan tingkat keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas. Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.

7. Keluwesan

   Sifat ini berhubungan dengan yang dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan lebih dari satu keputusan, tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambil keputusan.

8. Dapat Dibuktikan

   Sifat ini menunjukkan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak Ada Prasangka

   Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat Diukur

    Sifat ini menunjukkan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.

Kualitas Informasi

Rusdiana dan Irfan (2014:82) mengatakan bahwa dimensi kualitas informasi yang sering diperbincangkan sejak lama telah termasuk didalamnya yaitu seperti akurasi (accuracy), konsistensi (consistency), tepat waktu (timeliness), sangat lengkap (completeness), mudah diakses (accessibility), objektif (objectiveness), dan relevansi (relevancy). Sementara menurut Klein (dalam Rusdiana dan Irfan, 2014:78) yang berpendapat bahwa kualitas informasi umumnya adalah sebagai suatu konsep yang multidimensi dengan berbagai karakteristik yang melekat bergantung pada sudut pandang filosofi author.

Konsep Dasar Software

Definisi Software

Menurut Feri dan Asnawati (2015:2), mengatakan bahwa software adalah perangkat lunak yang berisikan sebuah instruksi yang diperintahkan dan diproses dengan bantuan perangkat keras sehingga tanpa perangkat lunak maka perangkat keras tidak akan bisa dipakai, maka software dan hardware tidak bisa dipisahkan.

Berdasarkan pendapat tersebut maka software dapat diartikan sebagai bagian yang sangat berfungsi untuk mengatasi permasalahan secara komputerisasi yang terdapat dalam hardware.

Fungsi dan Peranan Software

Berdasarkan pendapat dari Feri dan Asnawati (2015:2-3) fungsi dan peranan dari sebuah software, yaitu sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi program,
2. Menyiapkan aplikasi program sehingga tata kerja seluruh perangkat komputer terkontrol,
3. Mengatur dan membuat pekerjaan lebih efisien,
4. Mengatur input dan output dari komputer,
5. Menyediakan dan mengatur serta memerintah hardware agar dapat berjalan dengan baik,
6. Menjalankan perintah tertentu pada sebuah sistem komputer,
7. Mengatur dan membuat pekerjaan lebih efisien dan maksimal.

Konsep Dasar Analisa Sistem

Definisi Analisa Sistem

Analisa sistem dapat dikatakan sebagai suatu metode yang digunakan untuk memahami permasalahan dengan melakukan penelitian terhadap sebuah sistem berjalan untuk mendapatkan solusi dari permasalahan tersebut. Pendapat tersebut dipertegas kembali oleh Rosa dan Shalahuddin (2013:18) yang mengatakan bahwa analisis sistem adalah suatu kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru.

Sementara menurt Suryadi dalam Jurnal CCIT Vol. 9 No. 3 (2016:270) mengungkapkan bahwa analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dari kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Prinsip-Prinsip Analisa Sistem

Menurut Tyoso (2016:18), analisa sistem memiliki beberapa prinsip yang dapat dilakukan pada saat penelitian yang terdiri dari :

1. Mendefinisikan masalah, masalah yang akan dipecahkan dengan sistem diatur berkenaan dengan lingkungan tempat sistem berinteraksi.
2. Menyatakan sasaran sistem, tujuan umum dan khusus yang ingin dicapai yang berkaitan dengan keefektifan ditetapkan dan diumumkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
3. Menetapkan batasan sistem (system boundaries), pembatas antara sistem yang baru dengan lingkungannya harus diperinci. Hubungan sistem (interface) yang berkaitan dengan masukan dan keluaran harus ditegaskan.
4. Menetapkan kendala sistem, kendala pada sistem dan proses pengembangannya, seperti biaya dan jangka waktu untuk pengembangan sistem, harus dipastikan.
5. Dekomposisi sistem, sistem dipecah kedalam sub-subsistem yang saling terkait dan berhubungan dengan lingkungannya. Hubungan antara subsistem ditentukan sehingga seorang analis sistem mampu melihat sistem dengan terinci. Subsistem yang berada pada tingkat bawah yang nantinya dirancang dan menjadi bagian sistem yang ditetapkan.

Konsep Dasar Data

Definisi Data

Menurut Suprihadi, dkk. dalam Jurnal CCIT Vol. 6 No. 3 (2013:310), “Data merupakan sekumpulan keterangan atau bukti mengenai suatu kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri-sendiri, belum diorganisasikan dan belum diolah”. Selain itu juga data merupakan suatu fakta atau observasi mentah yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis (Indrajani, 2014:2).

Berdasarkan beberapa pendapat diatas, maka data merupakan bukti dalam bentuk tulisan yang bersumber dari observasi atau hasil keputusan sebagai perwakilan objek yang dituju.

Klasifikasi Data

Menurut Rusdiana dan Irfan (2014:71-72) menyatakan bahwa data dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Berdasarkan Sifat Data
1. Data kuantitatif (quantitative data), yaitu data dalam bentuk angka atau bilangan.
2. Data kualitatif (qualitative data), yaitu data bukan dalam bentuk penjumlahan atau angka, melainkan dalam bentuk pernyataan dan atau kategori.
2. Berdasarkan Sumber Data
1. Data internal (internal data), yaitu data yang berasal dari dalam organisasi atau data asli, data yang diperoleh dari observasi yang dilakukan langsung oleh peneliti atau bukan dari hasil pengamatan atau karya orang lain.
2. Data eksternal (external data), yaitu data yang berasal dari luar organisasi atau institusi, atau data hasil observasi orang lain.
3. Berdasarkan Cara Memperolehnya
1. Data primer, yaitu data yang dikumpulkan langsung oleh peneliti atau diperoleh dari sumber pertama dan datanya belum diolah.
2. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari pihak kedua yang mengumpulkan data tersebut. Data sekunder biasanya telah diolah atau diatur sedemikian rupa oleh pengumpulnya.
4. Berdasarkan Cakupan Pengumpulannya
1. Data sensus, yaitu data yang diperoleh dari populasi.
2. Data sampel, yaitu data yang diperoleh dari sampel.
5. Berdasarkan Dinamika Data
1. Data statis, yaitu data yang dalam jangka waktu lama tidak akan mengalami perubahan.
2. Data semi dinamis, yaitu data yang dalam waktu kemungkinan mengalami perubahan, sedikit mengalami perubahan.
3. Data dinamis, yaitu data yang menurut waktu akan mengalami perubahan.
6. Berdasarkan Dinamika Data
1. Data nominal.
2. Data ordinal.
3. Data interval.
4. Data rasio.

Syarat Data

Data yang baik memiliki beberapa persyaratan yaitu (Sudaryono, 2014:10) :

1. Objektif, yaitu data yang objektif berarti bahwa data harus sesuai dengan keadaan yang sebenarnya (as it is).
2. Representative (mewakili), yaitu data harus dapat mewakili objek yang telah diamati.
3. Kesalahan baku (standard error), yaitu suatu perkiraan (estimate) dikatakan baik (mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi) apabila kesalahan bakunya kecil.
4. Tepat waktu, yaitu apabila data akan dipergunakan untuk melakukan pengendalian atau evaluasi, maka syarat tepat waktu ini penting sekali agar sempat dilakukan penyesuaian atau koreksi seperlunya kalau ada kesalahan atau penyampaian yang terjadi di dalam implementasi suatu perencanaan.
5. Relevan, yaitu data yang dikumpulkan harus ada hubungannya dengan masalah yang akan dipecahkan.

Konsep Dasar Database

Definisi Database

Menurut Michael A. Cortez, dkk. dalam International Journal of Computer Science and Information Techologies (IJCSIT) Vol.6(2) (2015:1143), “A database is a collection of information that is organized so that it can easily be retrieved, managed, and updated. In one view, database can be classified according to type of content: bibliographic, full-text, numeric, and images”.

Menurut Nandari dan Sukadi dalam Jurnal IJNS Vol.3 (2014:43) mengatakan bahwa database adalah sekumpulan data yang berisikan informasi mengenai satu atau beberapa project. Berdasarkan pendapat tersebut maka database merupakan tempat penyimpanan sekumpulan data yang berisikan banyak informasi mengenai suatu project yang disimpan dalam aplikasi database dalam sebuah komputer pada sebuah sistem.

Kriteria Database

Dalam hal lain database juga memiliki beberapa kriteria penting, yaitu (Rusdiana dan Irfan, 2014:304) :

1. Bersifat data oriented, dan bukan program oriented.
2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
3. Dapat berkembang dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Konsep Dasar Unified Modeling Language (UML)

Definisi Unified Modeling Language

Menurut Maddirala Jagadish, dkk. (dalam IJCSIT Vol.5(6), 2014:7245), “UML is a general-purpose visual modeling language that is used to specify, visualize, construct, and document the artifacts of the software system. UML is a method for describing the system architecture in detail using the blueprint. UML represents a collection of best engineering practices that have proven successful in the modeling of large and complex systems. UML is a very important part of developing objects oriented software and the software development process.”

UML dapat dikatakan sebagai sebuah penggambaran dari suatu sistem yang dilakukan analisa atau yang dibuat untuk dapat mempermudah alur aktivitas dan komunikasi serta struktur dalam sistem. Pernyataan tersebut dipertegas dengan pendapat Rosa dan Shalahuddin (2015:137) yang mengatakan bahwa UML (Unified Modeling Language) merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung.

Macam-Macam Diagram Unified Modeling Language

Macam-macam diagram dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) kategori yaitu (Rosa dan Shalahuddin, 2015:141-171) :

1. Structure diagrams, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu struktur statis dari sistem yang dimodelkan.
2. Behavior diagrams, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan kelakuan sistem atau rangkaian perubahan yang terjadi pada sebuah sistem.
3. Interaction diagrams, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan interaksi sistem dengan sistem lain maupun interaksi antar subsistem pada suatu sistem.

Gambar 2.2 Pengelompokkan Diagram UML (Diadaptasi dari Rosa dan Shalahuddin, 2015: 140)

Selain itu berikut ini adalah uraian tentang ke tiga belas macam diagram UML, yaitu (Rosa dan Shalahuddin, 2015:141-171) :

1. Class diagram, yaitu diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem.
2. Object diagram, yaitu diagram objek menggambarkan struktur sistem dari segi penamaan objek dan jalannya objek dalam sistem.
3. Component diagram, yaitu diagram komponen atau component diagram dibuat untuk menunjukkan organisasi dan ketergantungan diantara kumpulan komponen dalam sebuah sistem.
4. Composite structure diagram, yaitu diagram yang digunakan untuk menggambarkan struktur dari bagian-bagian yang saling terhubung maupun mendeskripsikan struktur pada saat berjalan (runtime) dari instance yang saling terhubung.
5. Package diagram, yaitu menyediakan cara mengumpulkan elemen-elemen yang saling terkait dalam diagram UML.
6. Deployment diagram, yaitu diagram yang menunjukkan konfigurasi komponen dalam proses eksekusi aplikasi.
7. Usecase diagram, yaitu pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat.
8. Activity diagram, yaitu diagram yang menggambaran workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak.
9. State machine diagram, yaitu diagram yang digunakan untuk menggambarkan perubahan status atau transisi status dari sebuah mesin, atau sistem, atau objek.
10. Sequence diagram, yaitu diagram yang menggambarkan kelakuan objek pada usecase dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek.
11. Communication diagram, yaitu diagram yang menggambarkan interaksi antar objek/bagian dalam bentuk urutan pesan
12. Timing diagram, yaitu diagram yang fokus pada penggambaran terkait batasan waktu. Diagram ini digunakan untuk menggambarkan tingkah laku sistem dalam periode waktu tertentu.
13. Interaction overview diagram, yaitu diagram yang berfungsi untuk menggambarkan sekumpulan urutan aktivitas. Interaction overview diagram adalah bentuk aktivitas diagram yang setiap titik mempresentasikan diagram interaksi.

Konsep Dasar Elisitasi

Definisi Elisitasi

Menurut Yousuf dan Asger dalam International Journal Of Computer Applications (2015:8), “Requirements Elicitation (RE) is defined as the process of obtaining a comprehensive understanding of stakeholder’s requirements. It is the initial and main process of requirements engineering phase. Elicitation process usually involves interaction with stakeholders to obtain their real needs”.

Berdasarkan pendapat tersebut maka dapat dikatakan bahwa elisitasi adalah list atau data yang terkait kebutuhan akan sebuah sistem yang disesuikan dengan pengguna sistem atau stakeholder yang memiliki keterkaitan/hubungan langsung dengan penggunaan sistem maupun dengan pengembangan sistem yang juga dilakukan beberapa kali eleminasi untuk mendapatkan elisitasi final.

Tujuan Elisitasi

Menurut Menurut Leffingwel yang dikutip oleh Siahaan (2012:67), mengatakan elisitasi memeliki beberapa tujuan sebagai berikut :

1. Mengetahui masalah apa saja yang perlu dipecahkan dan mengenali batasan-batasan sistem (system boundaries).
2. Mengenali siapa saja para pemangku kepentingan.
3. Mengenali tujuan dari sistem yaitu sasaran-sasaran yang harus dicapai.

Tahapan Elisitasi

Menurut Saputra (2012:51) yang menyatakan bahwa elisitasi merupakan rancangan yang dibuat berdasarkan sistem yang baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu :

1. Tahap I, berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.
2. Tahap II, berisi hasil pengklasifikasian elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI bertujuan memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk di eksekusi.
1. M pada MDI berarti mandatory (penting), maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
2. D pada MDI berarti desirable, maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Namun, jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem maka akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
3. I pada MDI berarti inessential, maksudnya requirement tersebut bukanlah bagian sistem yang dibahas, tetapi bagian dari luar sistem.
3. Tahap III, merupakan hasil penyusutan elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement dengan option I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu :
1. T artinya teknikal, bagaimana tata cara atau teknik pembuatan requirement dalam sistem diusulkan.
2. O artinya operasional, bagaimana tata cara pengguna requirement dalam sistem akan dikembangkan.
3. E artinya ekonomi, berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement di dalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, sebagai berikut :

1. High (H), sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatannya dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Maka requirement tersebut harus di eliminasi.
2. Middle (M), mampu dikerjakan.
3. Low (L), mudah dikerjakan.
4. Final draft, merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Teori Khusus

Konsep Dasar Aplikasi Digitalisasi Arsip

Definisi Aplikasi

Menurut Chan (2017:4) mengatakan bahwa aplikasi adalah koleksi window dan objek-objek yang menyediakan fungsi untuk aktivitas user, seperti pemasukan data, proses, dan pelaporan. Sementara menurut Aziz dan Cahyana dalam Jurnal STT-Garut (2015:2), “Aplikasi adalah kumpulan perintah program yang dibuat untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu.”

Definisi Digitalisasi

Menurut Ramdhan (2016:224) yang menyatakan bahwa upaya membawa produk fisik di dunia offline masuk ke dalam dunia online. Sementara digitalisasi juga dapat menjadi sebuah cara dalam memanfaatkan data untuk mendorong strategi perusahaan (Kertajaya dan Mussry, 2017:7).

Berdasarkan pendapat tersebut dapat diartikan bahwa digitalisasi merupakan suatu usaha untuk mengubah cara kerja dari manual dengan bentuk fisik menjadi sebuah data dengan bentuk digit untuk membantu mendorong stategi perusahaan ke dunia teknologi.

Definisi Arsip atau Pengarsipan

Arsip adalah kumpulan surat-surat yag disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali (Aziz dan Cahyana, 2015:2).

Konsep Dasar Analisa SWOT

Definisi Analisa SWOT

Menurut Rangkuti (2016:197) mengatakan analisa SWOT atau analisis TOWS merupakan suatu cara untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis dalam rangka merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths), dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan juga dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats).

Sementara menurut Osita dalam International Journal of Innovative and Applied Research (2014:23), “The SWOT analysis is one of several strategic planning tools that are used by businesses and other organizations to ensure that there is a clear objective defined for the project or venture, and that all factors related to the effort, both positive and negative, are identified and addressed. In order to accomplish this task, the process involves four areas of consideration: Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (SWOT). It should be noted that, when identifying and classifying relevant factors, the focus is not just on internal matters, but also external components that could impact the success of the project”.

Manfaat Analisa SWOT

Menurut Suryatama yang dikutip dalam Bilung (2016:119), terdapat beberapa manfaat yang bisa didapat dari analisa SWOT diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sebagai panduan bagi perusahaan untuk menyusun berbagai kebijakan strategis terkait rencana dan pelaksanaan di masa anak datang.
2. Menjadi bentuk bahan evaluasi kebijakan strategis dan sistem perencanaan sebuah perusahaan.
3. Memberikan tantangan ide-ide bagi pihak manajemen perusahaan.
4. Memberikan informasi mengenai kondisi perusahaan.

Matriks Analisa SWOT

Gambar 2.3 Matriks Analisa SWOT (Diadaptasi dari Rangkuti, 2016:64)

Dalam analisa SWOT terdapat matriks yang dapat digunakan untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan yang dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif. Berikut matriks analisa SWOT yaitu (Rangkuti, 2017:202) :

1. Strategi SO

   Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya.

2. Strategi ST

   Strategi ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman.

3. Strategi WO

   Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.

4. Strategi WT

   Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.

Tahapan Analisa SWOT

Tahapan analisa SWOT sebagai formulasi atau perumusan strategis terdiri tiga tahap yaitu :

1. Tahap evaluasi data internal dan eksternal perusahaan.
2. Tahap pembuatan Matriks SWOT.
3. Tahap pengambilan keputusan.

Konsep Dasar XAMPP

Definisi XAMPP

Menurut Nugroho (2013:1) yang menjelaskan bahwa, XAMPP adalah paket program web lengkap yang dapat dipakai untuk belajar pemograman web, khususnya PHP dan MySQL. XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl.

Sementara Hidayatullah dan Kawistara (2017:125) dalam bukunya mengatakan bahwa XAMPP support untuk banyak sistem operasi seperti Windows, Linux, Mac OS dan Solaris sehingga tidak terdapat masalah ketika melakukan perpindahan sistem operasi.

Mengenal XAMPP

Menurut Murya (2017:1) menyatakan bahwa istilah XAMPP diambil dari kata X yang berarti empat sistem operasi seperti Windows, Linux, Mac OS dan Solaris, sedangkan A diambil dari kata Apache. Kemudian M merupakan singkatan dari MySQL, lalu huruf P merupakan singkatan dari PHP dan untuk P yang terakhir singkatan dari Perl.

Menurut Kartini (2013:27-26) yang menyatakan bahwa dalam paketnya sudah terdapat Apache (web server), MySQL (database), PHP (server side scripting), Perl, FTP server, PhpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya. Dengan meng-install XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis. XAMPP adalah sebuah web server. Asal kata dari XAMPP sendiri adalah :

1. (X) : Program ini dapat dijalankan dibanyak sistem operasi.
2. (A) : Apache merupakan suatu aplikasi web server.
3. (M) : MySQL digunakan untuk aplikasi database server.
4. (P) : PHP bahasa pemrograman yang dipakai untuk membangun website dinamis.
5. (P) : Perl bahasa pemrograman untuk segala keperluan. Perl adalah penanganan teks dan berbagai jalan pintas untuk menyelesaikan persoalan-persoalan umum, perl sangat popular digunakan dalam program-program CGI (Common Gateway Interface).

Konsep Dasar Sublime Text

Definisi Sublime Text

Menurut Faridl (2015:3), “Sublime text adalah teks editor berbasis Python, sebuah teks editor yang elegan, kaya fitur, cross platform, mudah dan simpel yang cukup terkenal dikalangan developer (pengembang), penulis dan desainer. Para programmer biasanya menggunakan sublime text untuk menyunting source code yang sedang ia kerjakan.”

Sementara menurut Murya (2017:9) mengatakan bahwa subblime atau sublime text merupakan text editor sama halnya dengan Notepad++ hanya saja fitur dan user interface yang lengkap yang membuat editor ini banyak dilirik oleh kalangan programmer.

Konsep Dasar MySQL

Definisi MySQL

Menurut Walia, dkk. dalam International Journal of Computer Science and Mobile Computing Vol. 3 No. 8 (2014:29), “MySQL is a relational database system. It can store bits of information in separate tables and link those tables together. Each table consists of separate fields, which represent each bit of information”. Sementara Raharjo (2016:424) mengatakan bahwa dalam MySQL, root merupakan pengguna (user) dengan hak akses paling tinggi. Semua kegiatan administrasi database di dalam MySQL dapat dilakukan oleh root.

Keistimewaan MySQL

Menurut Watung, dkk. dalam E-Journal Teknik Elektro dan Komputer Vol. 3 No. 1 (2014:2) yang menyatakan bahwa MySQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain :

1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga dan masih banyak lagi.
2. Open Source. MySQL didistribusikan secara open source, dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara cuma-cuma.
3. Multiuser. MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.
4. Performance tuning. MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.
5. Jenis Kolom. MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti signed or unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp dan lain-lain.
6. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam perintah (query).
7. Keamanan. MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.
8. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar, dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
9. Konektivitas. MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan protokol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).
10. Lokalisasi. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada klien dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski pun demikian, bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya.
11. Antar Muka. MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).
12. Klien dan Peralatan. MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan (tool) yang dapat digunakan untuk administrasi basis data dan pada setiap peralatan yang ada disertakan petunjuk online.
13. Struktur tabel. MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam menangani ALTER TABLE, dibandingkan basis data lainnya semacam PostgreSQL ataupun Oracle.

Konsep Dasar PHP

Definisi PHP

Menurut Mishra dalam International Journal of Scientific and Technology Research Vol. 3 No. 7 (2014:331), “PHP (PHP: Hypertext Preprocessor) is an open source general-purpose scripting language that is specifically suited for web development and can be embedded into HTML”.

Sementara menurut Rahayu dalam Jurnal CCIT Vol.9 No.1 (2015:53) yang menyatakan bahwa PHP kependekan dari Personal Home Page. Rasmus Ledofrf adalah pencipta bahasa pemrograman PHP pada tahun 1995 yang pada masa itu masih di kenal dengan nama Form Interpreted (FI). Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0. Pada rilis ini, interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C. Dalam rilis ini disertakan juga modul-modul ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan.

Konsep Dasar CodeIgniter

Definisi CodeIgniter

Menurut Parlika, dkk. (2017), yang berpendapat bahwa CodeIgniter merupakan salah satu open source framework yang digunakan oleh script pemrograman web PHP (Hypertext Preprocessor) dalam mengembangkan sistem informasi web dinamis dengan dasar kerja CRUD (Create, Read, Update, Delete). Sementara itu menurut Raharjo (2016:3), “CodeIgniter adalah framework web untuk bahasa pemrograman PHP, yang dibuat oleh Rick Ellis pada tahun 2006, penemu dan pendiri EllisLab.”

Keunggulan CodeIgniter

Menurut Mahdia (2013:166), terdapat beberapa hal yang dijadikan alasan untuk menggunakan framework CodeIgniter dengan beberapa keunggulan, yaitu :

1. Gratis
2. Berjalan di PHP versi 4 dan 5
3. Ringan dan Cepat
4. Fitur / Pustaka Lengkap
5. Menggunakan Metode MVC (Model View Controller)

Konsep Dasar Prototipe

Definisi Prototipe

Menurut Aryani, dkk. (2017:38) berpendapat bahwa prototipe merupakan suatu versi dari sebuah sistem potensial yang memberikan ide bagi para pengembang dan calon pengguna, bagaimana sistem akan berfungsi dalam bentuk yang telah selesai. Disisi lain prototipe juga dapat dikatakan sebagai suatu proses dalam membangun sebuah model yang menunjukkan fitur dari produk yang diusulkan, layanan atau sistem (Husni, 2016:4).

Kelebihan dan Kekurangan Prototipe

Menurut Rizaldi (2014:31), kelebihan dan kekurangan prototipe adalah sebagai berikut :

1. Kelebihan Prototipe
1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan atau user.
2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan.
3. Pelanggan dapat berperan aktif dalam pengembangan sistem.
4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.
5. Penerapan sistem menjadi lebih mudah karena pemakai sudah mengetahui seperti apa sistem yang dibangun dari prototipe.
2. Kekurangan Prototipe
1. Pelanggan kadang tidak menyadari bahwa perangkat lunak yang ada belum mencantumkan kualitas secara keseluruhan.
2. Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek, sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman sederhana untuk membuat prototyping lebih cepat selesai tanpa memikirkan bahwa prototyping sebenarnya hanya cetak biru sistem.

Konsep Dasar Black Box Testing

Definisi Testing

Menurut Yadav, dkk. dalam International Journal of Computer Science and Information Technologies Vol. 4 No. 2 (2013:306), “Software testing is a process of finding errors or bug in the software or program and it involves any activity & evaluating an attribute or capabilities of a program or system or software and determining that it meets its required results”.

Sementara menurut Mustaqbal dalam Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Terapan Vol. 1 No. 3 (2015:32), “Pengujian software adalah satu elemen dari sebuah topik yang lebih luas yang sering diartikan sebagai verifikasi dan validasi (V&V). Verifikasi : menunjuk kepada kumpulan aktifitas yang memastikan bahwa software telah mengimplementasi sebuah fungsi spesifik. Validasi : menunjuk kepada sebuah kumpulan berbeda dari aktivitas yang memastikan bahwa software yang telah dibangun dapat ditelusuri terhadap kebutuhan customer”.

Definisi Black Box Testing

Black Box Testing adalah metodelogi uji coba yang memfokuskan pada keperluan fungsional perangkat lunak. pengujian blackbox berusaha menemukan fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database ekstrenal, kesalahan kinerja dan inisialisasi dan kesalahan terminasi (Aisyah, dkk. dalam Journal SENSI, 2016:177).

Selain itu menurut Jan, dkk. dalam International Journal of Scientific Research in Science, Engineering and Technology (2016:683), “Black Box Testing is a software testing technique which play an important role in software testing.”

Literatur Review

Menurut Maulani, dkk. dalam Jurnal CCIT Vol. 9 No. 2 (2016:231), “Manfaat dari Studi Pustaka (Literature Review) diantaranya untuk mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps), menghindari pembuatan ulang (reinventing the wheel), mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan, meneruskan penelitian sebelumnya, serta mengetahui orang lain yang spesialisasi dan area penelitiannya sama di bidang ini”. Adapun literature review yang peneliti ambil sebagai landasan awal ataupun pendukung dari kegiatan penelitian, yaitu :

1. Penelitian yang dilakukan Sukron Amin dan Kondar Siahaan (2016) yang berjudul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web pada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah (STIT) Kabupaten Tebo”. Penelitian tersebut memiliki tujuan yang salah satunya adalah dapat menghasilkan sebuah sistem digitalisasi arsip pada bagian Tata Usaha Kampus Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah (STIT) Kabupaten Tebo.
2. Penelitian yang dilakukan oleh I Nyoman Eddy Indrayana (2016) yang berjudul “Perancangan Aplikasi Sistem Pengelolaan Arsip Jurusan Teknik Elektro Politeknik Negeri Bali”. Penelitian tersebut memiliki tujuan untuk membangun efektif, efisien dan produktif dalam kemajuan lembaga dengan melakukan pengaturan arsip menggunakan komputer yang dijabarkan dalam bentuk ERD (Entity Relationship Diagram) dan proses serta aliran data yang digambarkan menggunakan Data Flow Diagram.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Lilis Yuningsih (2017) yang berjudul “Implementasi Framework Laravel Pada Aplikasi Digitalisasi Arsip Sekretariat Organisasi Mahasiswa STMIK STIKOM Bali” memiliki tujuan yaitu untuk mengatasi permasalahan yang menyebabkan atau beresiko kehilangan maupun kerusakan arsip sehingga diperlukan pengelolaan arsip dalam bentuk digitalisasi. Selain itu penelitian ini menggunakan Framework Laravel yang merupakan salah satu kerangka kerja dalam pemrograman web berbasis MVC.
4. Penelitian yang dilakukan oleh I Ketut Gede Sudiartha dan I Gusti Ngurah Bagus Caturbawa (2015) yang berjudul “Perancangan dan Implementasi Aplikasi Tata Arsip Pribadi Dosen Menggunakan Manajemen Folder di Politeknik Negeri Bali” memiliki tujuan untuk mengatasi permasalahan pada proses penyimpanan data dan pengambilan konvensional serta memberikan kemudahan dalam mengelola, pencarian dan distribusi atau duplikasi berkas dengan Eletronik Record Management (ERM).
5. Penelitian yang dilakukan oleh Albertus Pramukti Narendra (2016) yang berjudul “Model Transformasi Media melalui Digitalisasi : Studi Kasus Alih Media Kartografi di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah” bertujuan untuk pelestarian berbagai dokumen hasil kegiatan alih media digital agar tetap lestari nilai informasinya dengan memfokuskan pada model transformasi dokumen kartografi yang nilai informasinya harus dipertahankan dalam jangka panjang.
6. Penelitian yang dilakukan oleh Zhenzi Sun (2017) yang berjudul Research on College Archives Resources Information in the Background of Big Data. Yang mana penelitian ini secara garis besar menggambarkan bahwa cepatnya pertumbuhan terhadap berbagai sumber data dengan struktur yang beragam pada era digitalisasi arsip sudah pasti memiliki data yang besar pula. “From the archives resources perspective, that in the era of big data digital archives already have a certain Ibig data characteristics, the first large archives data resources and the rapid growth of large, the second is a variety of data resources, diverse structures”.
7. Penelitian yang dilakukan oleh Ying Luo dan Bin Gui (2014) dalam Advanced Materials Research yang berjudul The Digitalization of Archives Management in Colleges. Pada penelitian ini menekankan pada pentingnya digitalisasi arsip, proses manajemen arsip digital dan strategi untuk memanajemen arsip secara digital sebagai dasar kemajuan teknologi secara global di berbagai bidang. “Digital archives is the inevitable product of computer network knowledge widely used in various fields, so the digital archives management conforms to times trend of global digitalization”.
8. Penelitian yang dilakukan oleh Myriam C. Traub, Jacco van Ossenbruggen dan Lynda Hardman (2015) dalam International Conference on Theory and Practice of Digital Libraries yang berjudul Impact Analysis of OCR Quality on Research Tasks in Digital Archives. Pada penelitian ini bermaksud untuk mengetahui data apa saja yang dapa disimpan dalam arsip digital yang bertujuan untuk mengurangi dan menilai ketidakpastian dalam satu set hasil. “What data is typically available in digital archives and how it could be used to reduce and/or assess the uncertainty in result sets”.
9. Penelitian yang dilakukan oleh Danielle Allard dan Shawna Ferris (2014) yang berjudul The Digital Archives and Marginalized Communities Project: Building Anti-violence Archive. Penelitian ini memiliki tujuan untuk mengetahui bagaimana masyarakat dapat mengadopsi platform dari digitalisasi informasi dan sistem yang dicerminkan dalam komunitas epistemolog, antologi dan dengan tujuan pada keadilan sosial. Namun tujuan utamanya untuk menciptakan dan memobilisasi melalui berbagai bentuk media digital sampai pada membuat arsip berbasis digital untuk komunitas yang diidentifikasi masyarakat. “The project aims to investigate how communities can adopt digital information platforms and systems which are reflective of community derived epistemologies, ontologies, and social justice objectives. Our overarching objectives are to create and mobilize via multiple forms of digital media knowledge that contests and re-envisions conceptions of violence against certain people as normal; to build bridges and dialogue between academic and non-academic stakeholders using on and offline tools such as knowledge sharing, new social media, online and real world conference participation, and the opportunity tu curate digital exhibits together; and to create community based archives that preserve community identified cultural heritage”.
10. Penelitian yang dilakukan oleh Taku Okuno dan Toshio Kawashima (2016) dalam 2016 5th IIAI International Congress on Advanced Applied Informatics (IIAI-AAI) yang berjudul Continuous Development and Operation of a Regional Digital Archvies System as Real PBL. Penelitian ini memiliki tujuan untuk menjaga arsip dalam anggaran yang terbatas dan memanfaatkan arsip sebagai bidang penelitian dan pendidikan bagi yang berpartisipasi dalam pengembangan dan pengoperasian sitem pengarsipan secara digital karena tidak hanya mencakup pemrograman tetapi juga integrasi sistem untuk aplikasi bisnis nyata yang mencakup manajemen. “For the purpose of both maintaining the archives within the limited budget and making use of the archives as the field of research and education, students have participated in the development and the operation of the archives. The activities concerning the digital archives are particularly valuable field of project based learning.”

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Kecamatan Pamulang

Pamulang adalah sebuah kecamatan di Kota Tangerang Selatan sebelum Kota Tangerang Selatan menjadi di kota otonom, pamulang merupakan salah satu kecamatan dari Kabupaten Tangerang dulunya, Pamulang merupakan bagian dari Kecamatan Ciputat.

Kecamatan Pamulang merupakan pemekaran dari Kecamatan Ciputat pada tahun 1993 sesuai PP No. 3 Tahun 1992. Camat Pamulang pertama adalah Dr. Asmawan.

Visi dan Misi Kecamatan Pamulang

Visi Kecamatan Pamulang

Dalam membangun Kecamatan Pamulang tentu memiliki visi dan juga misi didalamnya. Berikut adalah visi dari Kecamatan Pamulang yaitu :

“Terwujudnya Tangerang Selatan Kota Cerdas, Berkualitas, dan Berdaya Saing Berbasis Teknologi dan Inovasi”

Misi Kecamatan Pamulang

Kecamatan Pamulang juga memiliki misi, yaitu sebagai berikut :

1. Mengembangkan sumber daya manusia yang handal dan berdaya saing;
2. Meningkatkan infrastruktur kota yang fungsional;
3. Menciptakan kota layak huni yang berwawasan lingkungan;
4. Mengembangkan ekonomi kerakyatan berbasis inovasi dan produk unggulan;
5. Meningkatkan tata kelola pemerintahan yang baik berbasis teknologi informasi.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi sebagai susunan jabatan atau tingkat tugas dan tanggung jawab dalam sebuah manajemen di suatu instansi. Pada Kecamatan Pamulang susunan struktur organisasi dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kecamatan Pamulang Tahun 2017

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Camat memiliki tugas, yaitu :
1. Menyelenggarakan urusan pemerintahan umum,
2. Mengoordinasikan dan menyelenggarakan kegiatan pemberdayaan masyarakat,
3. Mengoordinasikan dan menyelenggarakan ketentraman dan ketertiban umum,
4. Mengoordinasikan penerapan dan penegakan Peraturan Daerah dan Peraturan Walikota,
5. Mengoordinasikan pemeliharaan prasarana dan sarana pelayanan umum,
6. Mengorordinasikan penyelenggaraan kegiatan Pemerintahan yang dilakukan oleh Perangkat Daerah Kecamatan,
7. Membina dan mengawasi penyelenggaraan kegiatan Kelurahan, dan
8. Melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah yang tidak dilaksanakan oleh unit kerja Perangkat Daerah yang ada di Kecamatan.
2. Sekretaris memiliki tugas yaitu untuk membantu Camat dalam memberikan pelayanan administratif dan teknis yang meliputi urusan perencanaan, keuangan, umum dan kepegawaian.
3. Kepala Subbagian Perencanaan dan Keuangan memiliki tugas, yaitu :
1. Menyiapkan bahan perumusan dan pelaksanaan teknis norma, standar, prosedur dan kriteria di lingkup urusan perencanaan meliputi program, evaluasi dan pelaporan di lingkup Kecamatan,
2. Memfasilitasi rapat koordinasi penyusunan dan perumusan dokumen Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Rencana Strategis, Rencana Kerja Tahunan lingkup Kecamatan,
3. Menghimpun / menyusun / menganalisa / merumuskan / dokumen perencanaan program dan kegiatan serta anggaran meliputi Daftar Rencana Program dan Kegiatan, Rencana Kerja Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran Anggaran Pendapatan, dan Belanja Daerah dan Perubahan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah di lingkup Subbagian Perencanaan dan Keuangan dan Kecamatan,
4. Mengkoordinir penelitian / asisten / pembahasan program, kegiatan dan anggaran meliputi penyusunan Rencana Kegiatan Anggaran, Dokumen Pelaksanaan Anggaran Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah dan Perubahan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah,
5. Memfasilitasi rapat koordinasi penyusunan dan perumusan dokumen Indikator Kinerja Utama, Perjanjian Kinerja atau Penetapan Kinerja, Laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah, Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah dan Laporan Keterangan dan Pertanggung Jawaban di lingkup Kecamatan,
6. Menghimpun / menyusun / menganalisa / merumuskan / dokumen Indikator Kinerja Utama, Perjanjian Kinerja atau Penetapan Kinerja Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dan Laporan Keterangan dan Pertanggung Jawaban di lingkup Kecamatan,
7. Menyelenggarakan penatausahaan keuangan di lingkup Kecamatan,
8. Menyelenggarakan pembinaan administrasi keuangan di lingkup Subbagian Perencanaan dan Keuangan serta Kecamatan,
9. Menghimpun / menyusun / menganalisa / merumuskan / dokumen pelaporan keuangan bulanan, triwulan, semester dan tahunan di lingkup Kecamatan,
10. Mengkoordinasikan Laporan Keuangan dan Catatan Atas Laporan Keuangan kepada unit kerja / Perangkat Daerah terkait,
11. Menyiapkan bahan dan dokumen pendukung pelaksanaan program dan kegiatan di lingkup Subbagian Perencanaan dan Keuangan,
12. Memfasilitasi rapat koordinasi penyusunan dokumen pelaporan hasil monitoring dan evaluasi bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan di lingkup Kecamatan,
13. Menghimpun / menyusun / menganalisa / merumuskan / dokumen pelaporan hasil monitoring dan evaluasi bulanan, triwulanan, semester dan tahunan di lingkup Subbagian Perencanaan dan Keuangan dan Kecamatan,
14. Menghimpun / menyusun / menganalisa / merumuskan / dokumen standar pelayanan lingkup Kecamatan,
15. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pemantauan pelaksanaan tugas pegawai pada Subbagian Perencanaan dan Keuangan,
16. Menyelenggarakan pengelolaan naskah dinas dan arsip di lingkup Subbagian Perencanaan dan Keuangan,
17. Menyusun laporan dan melakukan evaluasi pelaksanaan tugas pegawai pada Subbagian Perencanaan dan Keuangan, dan
18. Melaksanakan tugas lain dari atasan sesuai dengan tugas.
4. Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian memiliki tugas, yaitu :
1. Menyiapkan bahan perumusan dan pelaksanaan teknis norma, standar, prosedur dan kriteria di lingkup urusan umum dan kepegawaian di lingkup Kecamatan,
2. Menyiapkan bahan penyusunan dokumen perencanaan program, kegiatan dan anggaran pada Subbagian Umum dan Kepegawaian,
3. Menyiapkan dokumen pendukung pelaksanaan program, kegiatan dan anggaran pada Subbagian Umum dan Kepegawaian,
4. Menyelenggarakan layanan administrasi ketatausahaan di lingkup Kecamatan,
5. Menyelenggarakan layanan administrasi kepegawaian di lingkup Kecamatan,
6. Menyelenggarakan layanan kerumahtanggaan di lingkup Kecamatan,
7. Menyelenggarakan pengelolaan barang milik daerah di lingkup Kecamatan,
8. Menyelenggarakan pengadaan dan pencatatan kebutuhan perlengkapan kantor barang pakai habis di lingkup Kecamatan,
9. Melaksanakan kehumasan dan informasi publik,
10. Melaksanakan peningkatan kemampuan dan kapasitas pegawai,
11. Melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan kearsipan lingkup Kecamatan,
12. Melaksanakan pelayanan dan pengelolaan perjalanan dinas,
13. Memfasilitasi penyusunan analisa jabatan, analisa beban kerja, evaluasi jabatan dan standar kompetensi jabatan di lingkup Kecamatan,
14. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pemantauan pelaksanaan tugas pegawai pada Subbagian Umum dan Kepegawaian,
15. Menyelenggarakan survey kepuasan masyarakat terhadap jenis pelayanan yang dilaksanakan Kecamatan,
16. Menyelenggarakan pengelolaan naskah dinas dan arsip di lingkup Subbagian Umum dan Kepegawaian,
17. Menyusun laporan dan melakukan evaluasi pelaksanaan tugas pegawai pada Subbagian Umum dan Kepegawaian, dan
18. Melaksanakan tugas lain dari atasan sesuai dengan tugas.
5. Kepala Seksi Pemerintahan memiliki tugas, yaitu :
1. Menyusun perumusan dan pelaksanaan kebijakan strategis dan teknis pedoman, norma, standar, prosedur dan kriteria pada Seksi Pemerintahan,
2. Menyusun perumusan dan pelaksanaan program dan anggaran di lingkup Seksi Pemerintahan,
3. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pemantauan pelaksanaan urusan Pemerintah,
4. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pemantauan pelaksanaan tugas pegawai pada Seksi Pemerintahan,
5. Melaksanakan fasilitas musyawarah perencanaan pembangunan tingkat Kecamatan dan Kelurahan,
6. Melaksanakan pengolahan data dan informasi kependudukan,
7. Melaksanakan monitoring dan evaluasi laporan penerbitan Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga,
8. Melaksanakan perekaman data kependudukan,
9. Melaksanakan pelayanan penerbitan dokumen pindah datang/pindah keluar antar Kecamatan dalam lingkup Kota,
10. Mengoordinasikan pelayanan penerbitan dokumen pindah datang/pindah keluar antar Kabupaten/Kota dan antar Provinsi,
11. Mengoordinasikan data kelahiran dan kematian penduduk di Kecamatan,
12. Memfasilitasi dan melaksanakan kegiatan sosialisasi dan pembinaan penduduk,
13. Mengoordinasikan data pembentukan, pemecahan, penghapusan dan penggabungan Kelurahan, serta perubahan nama dan batas Wilayah,
14. Mengoordinasikan pelayanan pendistribusian Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang Pajak Bumi dan Bangunan,
15. Memfasilistasi usulan peneribitan dan perbaikan Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang Pajak Bumi dan Bangunan dan Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan,
16. Memfasilitasi pelayanan rekomendasi domisili partai politik,
17. Menyusun profil kecamatan dan profil pelayanan,
18. Melaksanakan tugas sebagian kewenangan yang dilimpahkan Walikota kepada Camat sesuai dengan lingkup Seksi Pemerintahan,
19. Menyelenggarakan pengelolaan naskah dinas dan arsip di lingkup Seksi Pemerintahan,
20. Menyelenggarakan pengelolaan naskah dinas dan arsip di lingkup Seksi Pemerintahan,
21. Menyusun laporan dan melakukan evaluasi pelaksanaan tugas pegawai pada Seksi Pemerintahan, dan
22. Melaksanakan tugas lain dari atasan sesuai dengan tugas.
6. Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat memiliki tugas, yaitu :
1. Menyusun perumusan dan pelaksanaan kebijakan strategis dan teknis pedoman, norma, standar, prosedur dan kriteria pada Seksi Pemberdayaan Masyarakat,
2. Menyusun perumusan dan pelaksanaan program dan anggaran di lingkup Seksi Pemberdayaan Masyarakat,
3. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pemantauan pelaksanaan urusan Pemberdayaan Masyarakat,
4. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pemantauan pelaksanaan tugas pegawai pada Seksi Pemberdayaan Masyarakat,
5. Melaksanakan dan memfasilitasi pelatihan/sosialisasi/kursus/temu kader/diskusi terkait pemberdayaan masyarakat,
6. Melaksanaan fasilitas kegiatan Organisasi Sosial/Kemasyarakatan, Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga dan Lembaga Swadaya Masyarakat,
7. Mengoordinasikan, mengendalikan dan mengembangkan partisipasi masyarakat serta melaksanakan sosialisasi kebersihan dan lingkungan,
8. Melaksanakan pengawasan dna pengendalian pencemaran dan kerusakan lingkungan di Kecamatan,
9. Memfasilitasi kegiatan lembaga pemberdayaan masyarakat, kepemudaan dan olahraga,
10. Memfasilitasi kegiatan Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga dan Dharma Wanita,
11. Memfasilitasi pelaksanaan tempat belajar masyarakat,
12. Melaksanakan tugas sebagian kewenangan yang dilimpahkan Walikota kepada Camat sesuai dengan lingkup Seksi Pemberdayaan Masyarakat,
13. Menyelenggarakan pengelolaan naskah dinas dan arsip di lingkup Seksi Pemberdayaan Masyarakat,
14. Menyusun laporan dan melakukan evaluasi pelaksanaan tugas pegawai pada Seksi Pemberdayaan Masyarakat, dan
15. Melaksanakan tugas lain atasan sesuai dengan tugas.
7. Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum memiliki tugas, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun perumusan dan pelaksanaan kebijakan strategis dan teknis pedoman, norma, strandar, prosedur dan kriteria pada Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum,
2. Menyusun perumusan dan pelaksanaan program dan anggaran di lingkup Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum,
3. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pemantauan pelaksanaan urusan Ketentraman dan Ketertiban Umum,
4. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pemantauan pelaksanaan tugas pegawai pada Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum,
5. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian terhadap Ketentraman dan Ketertiban Umum di tingkat Kecamatan,
6. Megoordinasikan pelaksanaan penegakkan Peraturan Daerah dan/atau Peraturan Walikota,
7. Memfasilitasi Sumber Daya Manusia, Sarana, dan Prasarana Satuan Perlindungan Masyarakat di tingkat Kecamatan,
8. Melaksanakan operasi penertiban reklame skala kecil, spanduk, umbul-umbul dan neonbox yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan,
9. Memberikan pelayanan surat pengantar pengurusan Surat Keterangan Catatan Kepolisian,
10. Mengoordinasikan dan memfasilitasi penanganan penanggulangan bencana di Kecamatan,
11. Melaksanakan fasilitas pembinaan kerukunan hidup beragama di Kecamatan,
12. Melaksanakan tugas sebagia kewenangan yang dilimpahkan Walikota kepada Camat sesuai dengan lingkup Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum,
13. Menyelenggarakan pengelolaan naskah dinas dan arsip di lingkup Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum,
14. Menyusun laporan dan melakukan evaluasi pelaksanaan tugas pegawai pada Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum, dan
15. Melaksanakan tugas lain dari atasan sesuai dengan tugas.
8. Kepala Seksi Ekonomi dan Pembangunan memiliki tugas, yaitu :
1. Menyusun perumusan dan pelaksanaan kebijakan dan teknis pedman, norma, standar, prosedur, dan kriteria pada Seksi Ekonomi dan Pembangunan,
2. Menyusun perumusan dan pelaksanaan program dan anggaran di lingkup Seksi Ekonomi dan Pembangunan,
3. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pemantauan pelaksanaan urusan Ekonomi dan Pembangunan,
4. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pemantauan pelaksanaan tugas pegawai pada Seksi Ekonomi dan Pembangunan,
5. Melaksanakan pelayanan rekomendasi izin mendirikan bangunan di Kecamatan,
6. Mengoordinasikan pelayanan surat keterangan domisili usaha,
7. Mengoordinasikan data industri dan perdagangan di Kecamatan,
8. Mengoordinasikan data peternak, rumah pemotongan hewan di Kecamatan,
9. Memfasilitasi kegiatan pengembangan industri kecil dan menengah, perkoperasian, dunia usaha, perdagangan dan perbankan dalam rangka meningkatkan ekonomi dan pembangunan masyarakat,
10. Memfasilitasi dan melaksanakan kegiatan sosialisasi dibidang pertanian, perikanan, peternakan, teknologi tepat guna yang diselenggarakan Perangkat Daerah,
11. Melaksanakan tugas sebagian kewenangan yang dilimpahkan Walikota kepada Camat sesuai dengan lingkup Seksi Ekonomi dan Pembangunan,
12. Menyelenggarakan pengelolaan naskah dinas dan arsip dilingkup Seksi Ekonomi dan Pembangunan,
13. Menyusun laporan dan melakukan evaluasi pelaksanaan tugas pegawai pada Seksi Ekonomi dan Pembangunan, dan
14. Melaksanakan tugas lain dari atasan sesuai dengan tugas.
9. Kepala Seksi Kesejahteraan Sosial memiliki tugas, yaitu :
1. Menyusun perumusan dan pelaksanaan kebijakan strategis dan teknis pedoman, norma, standar, prosedur dan kriteria pada Seksi Kesejahteraan Sosial,
2. Menyusun perumusan dan pelaksanaan program dan anggaran di lingkup Seksi Kesejahteraan Sosial,
3. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pemantauan pelaksanaan urusan Kesejahteraan Sosial,
4. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pemantauan, pelaksanaan tugas pegawai pada Seksi Kesejahteraan Sosial,
5. Mengoordinasikan data Taman Pemakaman Umum, dan Taman Pemakaman Bukan Umum seta Taman Makam Komersil,
6. Melaksanakan pelayanan dispensasi nikah dan surat keterangan proses pensiun,
7. Melaksanakan pelayanan penerbitan rekomendasi pendirian Yayasan yang terkait urusan pendidikan formal dan non formal di Kecamatan,
8. Mengoordinasikan data korban Narkotika, Alkohol, Psikotropika dan Zat Adiktif lainnya, gelandangan, pengemis, wanita tuna susila, waria, eks narapidana dan pengidap Human Immunodeficiency Virus/Acquired Immune Deficiency Syndrome, korban perdagangan orang dan penyandang masalah sosial lainya,
9. Mengoordinasikan data jumlah keluarga miskin dan keluarga prasejahtera,
10. Melaksanakan pemberian insentif kepada guru ngaji, marbot, amil dan pengurus pemakaman,
11. Melaksanakan fasilitasi penyuluhan administrasi Keluarga Berencana, pelayanan alat kontrasepsi, pendataan pasangan usia subur, lanjut usia dan keluarga miskin,
12. Memfasilitasi pelaksanaan bakti sosial, pelayanan kesehatan yang dilaksanakan oleh swasta dan organisasi masyarakat,
13. Melaksanakan fasilitasi pelaksanaan program transmigrasi.

Tata Laksana Sistem Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Adapun urutan prosedur dari sistem yang berjalan yaitu sebagai berikut:

1. Pengarsipan dan Pelaporan
1. Petugas Arsip menerima dokumen yang akan diarsipkan,
2. Kemudian Petugas Arsip akan melakukan pendataan jenis dokumen, nomor dokumen, perihal dokumen (jika ada) dan nomor rak yang akan menjadi tempat dokumen tersebut
3. Kemudian, Petugas Arsip mencatat dokumen dalam buku list arsip,
4. Setelah itu, Petugas Arsip menyimpan dokumen arsip dalam rak,
5. Lalu, Petugas Arsip membuat laporan dokumen berdasarkan buku list arsip,
6. Kemudian mencetak laporan tersebut,
7. Setelah dicetak Petugas Arsip menyerahkan laporan tersebut kepada Kasubag TU,
8. Kasubag TU menyerahkan laporan dokumen final pada Camat.
2. Prosedur Permintaan Dokumen Arsip
1. Camat meminta dokumen arsip tertentu kepada Kasubag TU,
2. Lalu Kasubag TU menerima permintaan dan membuat catatan pencarian dokumen untuk Petugas Arsip terkait dokumen arsip yang diminta,
3. Petugas Arsip mencari dokumen berdasarkan list arsip yang ada pada buku,
4. Jika dokumen yang dicari ada, maka Petugas Arsip mem-fotocopy,
5. Dokumen yang telah di fotocopy, diterima oleh Kasubag TU dari Petugas Arsip,
6. Selanjutnya, Kasubag TU memberikan dokumen yang telah di fotocopy kepada Camat,
7. Camat menerima fotocopy dokumen yang diberikan oleh Kasubag TU,
8. Jika dokumen yang dicari tidak ada, maka Petugas Arsip membuat catatan bahwa dokumen tidak ada untuk Kasubag TU,
9. Lalu Kasubag TU menginformasikan ketidakadaan dokumen kepada Camat.

Rancangan Prosedur Sistem Berjalan

Untuk menganalisa sistem berjalan, penelitian ini menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan menggunakan program Unified Modelling Language (UML).

Usecase Diagram Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.2 Usecase Diagram Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan gambar 3.2 Usecase Diagram Sistem Yang Berjalan, yaitu:

1. Terdapat 1 sistem mencakup proses kegiatan yang berjalan,
2. Terdapat 3 actor dalam proses kegiatan yang berjalan, yaitu Petugas Arsip, Kasubag TU dan Camat,
3. Terdapat 6 usecase kegiatan oleh actor, yang terdiri dari menerima dokumen, memasukan pendataan, menyimpan dokumen, membuat laporan arsip, pencarian dokumen arsip, menyerahkan dokumen arsip.

Sequence Diagram Sistem Yang Berjalan

1. Sequance Diagram Pengarsipan dan Pelaporan Dokumen


Gambar 3.3 Sequence Diagram Pengarsipan Dokumen dan Pelaporan Dokumen

Berdasarkan gambar 3.3 Sequance Diagram Pengarsipan dan Pelaporan Dokumen diatas yaitu:

1. Terdapat 3 actor terdiri dari Petugas Arsip, Kasubag TU dan camat,
2. Terdapat 4 lifeline terdiri dari dokumen, buku list arsip, rak penyimpanan dan laporan.
3. Terdapat 8 message memberikan informasi-informasi tentang gambaran aktifitas yang berlangsung pada proses kegiatan yang dilakukan berupa menerima dokumen, mendata dokumen. Mencatat dokumen dalam buku list, menyimpan dokumen, membuat laporan dokumen, mencetak laporan, menerima laporan dokumen dan menerima laporan dokumen final.
2. Sequance Diagram Permintaan Dokumen Arsip


Gambar 3.4 Sequence Diagram Pencarian Dokumen

Berdasarkan gambar 3.4 Sequance Diagram Pencarian Dokumen Arsip, diatas yaitu :

1. Terdapat 3 actor terdiri dari Camat, Kasubag TU dan Petugas Arsip,
2. Terdapat 4 lifeline terdiri dari dokumen, fotocopy dokumen, catatan dan informasi,
3. Terdapat 13 message memberikan informasi-informasi tentang gambaran aktifitas yang berlangsung pada proses kegiatan yang dilakukan oleh actor tersebut, terdiri dari meminta dokumen arsip, menerima permintaan dokumen, membuat catatan permintaan dokumen, mencari dokumen permintaan, dokumen ada, memfotocopy dokumen permintaan, menerima fotocopy dokumen, memberikan fotocopy dokumen permintaan, menerima fotocopy dokumen permintaan, dokumen tidak ada, membuat catatan ketidakadaan dokumen, memberikan informasi ketidakadaan dokumen dan menerima informasi ketidakadaan dokumen.

Activity Diagram Sistem Yang Berjalan

1. Activity Diagram Pengarsipan dan Pelaporan Dokumen


Gambar 3.5 Activity Diagram Pengarsipan dan Pelaporan Dokumen

Berdasarkan gambar 3.5 Activity Diagram Pengarsipan dan Pelaporan Dokumen, diatas yaitu :

1. 1 initial node merupakan awal proses kegiatan,
2. 3 vertical swimeline yaitu Petugas arsip, Kasubag TU dan Camat,
3. 8 activity dilakukan oleh actor-actor,
4. 1 final node yang merupakan akhir proses kegiatan.
2. Activity Diagram Pencarian Dokumen Arsip


Gambar 3.6 Activity Diagram Pencarian Dokumen

Berdasarkan gambar 3.6 Activity Diagram pencarian dokumen diatas yaitu :

1. 1 initial node merupakan awal proses kegiatan,
2. 3 vertical swimeline yaitu Camat, Kasubag TU dan Petugas Arsip,
3. 13 activity dilakukan oleh actor-actor,
4. 1 decision yaitu mencari dokumen permintaan,
5. 1 final node yang merupakan akhir proses kegiatan.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Analisa SWOT

Untuk mengetahui situasi dan kondisi Pengarsipan di Kecamatan Pamulang maka dilakaukan analisis SWOT dengan mengidentifikasi faktor internal yaitu strength dan weakness dan juga faktor ekternal yaitu opportunity dan threat.

1. Faktor Internal
1. Strength (Kekuatan)
1. Karyawan mempunyai pengetahuan yang cukup tentang jenis dan katagori berkas arsip,
2. Setiap karyawan memahami proses pengarsipan sampai laporan arsip.
2. Weakness (Kelemahan)
1. Pencatatan dan pembuatan laporan arsip masih manual.
2. Faktor Eksternal
1. Opportunity (Peluang)
1. Dokumen arsip semakin banyak,
2. Kebutuhan untuk dokumen yang pernah diarsipkan.
2. Treath (Ancaman)
1. Kerugian yang timbul dikarenakan pencatatan arsip dokumen secara manual.

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

Analisa Masukan

Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.

Nama Masukan : Pengarsipan Dokumen

Fungsi : Sebagai pengarsipan dokumen dan laporan

Sumber : Petugas Arsip

Distribusi : Petugas Arsip ke Kasubag TU dan Kasubag TU ke Camat.

Keterangan : Dokumen yang tercatat di list pendataan arsip

Analisa Proses

Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respect balik kerena adanya data input didalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada.

Nama Proses : Pencarian Dokumen

Masukan : Nomor Dokumen atau Nama Dokumen

Keluaran : Dokumen Arsip

Ringkasan Proses : Proses ini menghasilkan fotocopy dokumen arsip yang pernah didata dan diarsipkan.

Analisa Keluaran

Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melelui sistem pengolahan data yang ada dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap.

Nama Masukan : Laporan Pendataan Arsip

Fungsi : Menampilkan nomor dokumen jenis dokumen yang pernah di data

Media : PC dan Kertas

Distribusi : Petugas Arsip

Konfigurasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras (hardware) yang digunakan pada sistem berjalan di Kecamatan Pamulang terkait sistem pengarsipan, yaitu :

1. Processor : Intel® Core™ i3
2. Monitor : LED 15 inch
3. Mouse : USB
4. Keyboard : USB
5. RAM : 2.00 GB
6. Harddisk : 320 GB

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak (software) yang digunakan pada sistem berjalan di Kecamatan Pamulang terkait sistem pengarsipan, yaitu :

1. Microsoft Windows 7 Ultimate 64 Bit
2. Microsoft Office 2007

Hak Akses (Brainware)

Untuk mengoperasikan atau mengolah data yang dibutuhkan hanya dapat dilakukan oleh Petugas Arsip.

Permasalahan Yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Dari hasil analisa, maka permasalahan yang dihadapi oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Proses pendataan dokumen arsip kurang efektif dikarenakan pendataan dokumen masih bersifat manual dimana proses pendataan dilakukan dengan menulis dalam buku arsip dan juga disimpan dalam Microsoft Excel.
2. Proses pencarian dokumen arsip sangat lama dikarenakan petugas arsip harus melakukan pencarian dokumen dalam buku arsip dan jika tidak ada akan dicari dalam pencataan dokumen Microsoft Excel.
3. Proses pembuatan laporan arsip membutuhkan dua kali kerja yaitu pendataan dokumen arsip masuk dan pengumpulan kembali pendataan dokumen arsip dan tidak bekerja secara live/mobile.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati serta meneliti dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, terdapat beberapa alternatif pemecahan dari masalah yang dihadapi, antara lain :

1. Diperlukan sistem yang dapat menyedikan pendataan dokumen arsip secara efektif sehingga memudahkan petugas arsip untuk melakukan proses pengarsipan dokumen.
2. Sistem dapat memberikan laporan arsip masuk dengan mudah.
3. Sistem dapat menemukan dokumen yang pernah diarsipkan dengan cepat dan sistem dapat bekerja secara live/mobile.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap I yang disusun berdasarkan hasil wawancara dan analisa pada bagian terkait dengan sistem yang akan dikembangkan dan yang diusulkan. Berikut ini data Elisitasi Tahap I, yaitu :

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II yang disusun berdasarkan pada Elisitasi Tahap I yang diklasifikasikan dengan menggunakan metode MDI. Data Elisitasi Tahap II yang dihasilkan sebagai berikut :

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap III

Elisitasi Tahap III yang dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap II dengan mengklasifikannya menggunakan metode TOE dengan pilihan HML. Berikut data Elisitasi Tahap III yaitu :

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Final Elisitasi

Final Elisitasi merupakan hasil akhir yang dicapai dari seluruh proses Elisitasi yang menjadi dasar pembuatan suatu sistem yang akan dibuat. Berikut data Final Elisitasi dalam sistem digitalisasi arsip yaitu :

Tabel 3.4 Final Elisitasi

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem Yang Diusulkan

Setelah melakukan analisa terhadap permasalahan yang terjadi pada tata cara pengarsipan data yang terdapat pada Kecamatan Pamulang, maka rancangan sistem usulan yang baru ini memiliki tujuan untuk memperbaiki segala kekurangan pada proses pengarsipan data dengan menggunakan digitalisasi arsip, yang dapat memberikan peningkatan pada efektivitas dan efisiensi kinerja bagian pengarsipan data. Dalam melakukan perancangan sistem usulan pada penelitian ini menggunakan penggambaran sistem dengan usecase diagram, activity diagram, dan sequence diagram dengan melakukan pemetaan prosedur pada sistem yang diusulkan.

Prosedur Sistem Yang Diusulkan

Pada prosedur sistem yang diusulkan akan menguraikan bagaimana proses digitalisasi arsip dapat dilakukan dengan mengutamakan penyimpanan data arsip secara terstruktur berdasarkan jenis dokumennya. Berikut adalah prosedur digitalisasi arsip pada Kecamatan Pamulang yang diusulkan, yaitu :

1. Admin dan Petugas harus melakukan login ke dalam sistem digitalisasi arsip.
2. Setelah berhasil login Admin dan Petugas masuk ke beranda sistem. Namun jika password atau username yang dimasukan salah, maka sistem tetap berada pada halaman login.
3. Dalam sistem dengan hak akses Admin dan Petugas terdapat menu data master yang didalamnya berisi sub menu jenis arsip dan jenis dokumen. Pada menu transaksi terdapat sub menu buat arsip dan lihat arsip. Selain itu terdapat menu laporan yang didalamnya terdapat sub menu semua arsip, pertanggal dan per arsip.
4. Pada hak akses Admin terdapat menu konfigurasi user yang dapat digunakan untuk menambahkan pengguna atau menghapus pengguna sistem dan mengubah password ataupun username.
5. Sementara pada hak akses Petugas terdapat menu update user & password, yang dapat digunakan oleh petugas jika ingin mengubah username dan password pada saat login.
6. Pada kedua hak akses tersebut juga terdapat menu logout, jika ingin keluar dari sistem.

Rancangan Prosedur Sistem Yang Diusulkan

Usecase Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.1 Usecase Diagram yang diusulkan

Berdasarkan gambar diatas maka usecase diagram yang diusulkan sebagai berikut :

1. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan sistem digitalisasi arsip.
2. 2 actor yang terdiri dari admin dan petugas.
3. 17 usecase dalam kegiatan yang digunakan actor dalam sistem digitalisasi arsip.
4. 4 extends yang merupakan pilihan dari menampilkan menu sistem, menu data master, menu transaksi dan menu laporan.
5. 4 include yang menjelaskan bahwa usecase berasal dari sumber secara eksplisit pada usecase sebelumnya.

Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan

Berdasarkan gambar diatas maka activity diagram yang diusulkan untuk admin dan petugas sebagai berikut :

1. 1 initial node merupakan awal proses kegiatan,
2. 17 activity dilakukan oleh actor-actor,
3. 1 decision node, objek yang digunakan sebagai pemilihan aksi,
4. 1 final node yang merupakan akhir proses kegiatan.

Sequence Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram yang diusulkan

Berdasarkan gambar diatas maka sequence diagram yang diusulkan sebagai berikut :

1. 7 life line antarmuka yaitu login, beranda, menu data master, menu transaksi, menu laporan, menu konfigurasi user dan logout,
2. 2 actor yang melakukan kegiatan yaitu admin dan petugas,
3. 16 message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Berdasarkan analisa yang dilakukan, maka terdapat perbedaan antara sistem yang sedang berjalan dengan sistem yang diusulkan yaitu sebagai berikut :

Tabel 4.1 Perbedaan prosedur antara sistem berjalan dengan sistem usulan

Rancangan Basis Data

Class Diagram Yang Diusulkan

Class Diagram digunakan untuk memvisualisasikan kelas basis data yang terdapat dalam sistem yang juga dapat memberikan gambaran secara global atau keseluruhan dari basis data yang terdapat dalam sistem pada masing-masing kelas dengan atribut dan relasi yang berkelanjutan.

Gambar 4.4 Class Diagram Sistem Digitalisasi Arsip

Berdasarkan gambar diatas class diagram pada sistem yang diusulkan terdiri dari beberapa class yaitu admin, arsip, dokumen, kecamatan, kelurahan, kota, provinsi, tmberkas dan trperizinan.

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data (database) menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key (PK), dan panjang record. Pada sistem yang memiliki spesifikasi database sebagai berikut :

1. Nama File : admin

Media : Harddisk

Fungsi : Untuk menyimpan data pengguna sistem

Panjang Record : 113 karakter

Primary Key : id_admin

Tabel 4.2 Spesifikasi Basis Data Admin


2. Nama File : arsip

Media : Harddisk

Fungsi : Untuk menyimpan data arsip

Panjang Record : 143 karakter

Primary Key : id

Tabel 4.3 Spesifikasi Basis Data Arsip


3. Nama File : dokumen

Media : Harddisk

Fungsi : Untuk menyimpan data dokumen

Panjang Record : 62 karakter

Primary Key : id

Tabel 4.4 Spesifikasi Basis Data Dokumen


4. Nama File : tmberkas

Media : Harddisk

Fungsi : Untuk menyimpan data berkas arsip

Panjang Record : 139 karakter

Primary Key : id_berkas

Tabel 4.5 Spesifikasi Basis Data Tmberkas


5. Nama File : trperizinan

Media : Harddisk

Fungsi : Untuk menyimpan jenis data

Panjang Record : 42 karakter

Primary Key : trperizinan_id

Tabel 4.6 Spesifikasi Basis Data Trperizinan

Rancangan Prototipe

1. Prototipe Login


Gambar 4.5 Prototipe Login

Pada gambar diatas merupakan prototipe login dari sistem digitalisasi arsip pada Kecamatan Pamulang. Untuk login dirancang dengan memasukan username dan password terlebih dahulu.

2. Prototipe Beranda


Gambar 4.6 Prototipe Beranda

Pada gambar 4.6 diatas merupakan prototipe dari tampilan beranda sistem digitalisasi arsip yang pada bagian tubuh sistemnya terdapat gambararan dari proses digitalisasi arsip.

3. Prototipe Data Master Jenis Arsip


Gambar 4.7 Prototipe Data Master Jenis Arsip

Pada gambar 4.7 diatas merupakan prototipe data master jenis arsip yang dirancang untuk dapat menampilan data jenis arsip yang terdapat dalam sistem. Selain itu juga terdapat beberapa button seperti button tambah jenis arsip dan beberapa button aksi.

4. Prototipe Data Master Jenis Dokumen


Gambar 4.8 Prototipe Data Master Jenis Dokumen

Pada gambar 4.8 diatas merupakan prototipe dari data master jenis dokumen. Pada rancangan ini hampir sama dengan prototipe dari data master jenis arsip, hanya saja pada rancangan ini digunakan untuk menampilkan data jenis dokumen yang terdapat dalam sistem. Selain itu juga terdapat button tambah jenis dokumen yang dapat digunakan ketika ingin menambah jenis dokumen dan beberapa button aksi.

5. Prototipe Tambah Data Jenis Arsip


Gambar 4.9 Prototipe Tambah Data Jenis Arsip

Prototipe dari tambah data jenis arsip yang terdapat pada gambar 4.9 merupakan tampilan yang dirancang untuk menambahkan data jenis arsip dengan statusnya berupa aktif dan non aktif.

6. Prototipe Tambah Data Jenis Dokumen


Gambar 4.10 Prototipe Tambah Data Jenis Dokumen

Prototipe pada gambar 4.10 merupakan prototipe dari tambah data jenis arsip, yang dirancang untuk menambahkan data jenis dokumen dengan klasifikasi status jenis dokumen berupa aktif dan non aktif.

7. Prototipe Transaksi Buat Arsip


Gambar 4.11 Prototipe Transaksi Buat Arsip

Pada gambar 4.11 merupakan prototipe transaksi buat arsip yang dapat digunakan untuk menampilkan data arsip yang telah diinput. Pada rancangan ini juga dapat dilakukan untuk menabah arsip serta mengalihkan ke detail data arsip dengan memberikan button aksi.

8. Prototipe Tambah Data Arsip

Pada gambar 4.12 dibawah ini merupakan prototipe tambah data arsip dengan tampilan sepertihalnya form tambah data pada umumnya.



Gambar 4.12 Prototipe Tambah Data Arsip

9. Prototipe Upload Berkas


Gambar 4.13 Prototipe Upload Berkas

Pada gambar 4.13 merupakan prototipe upload berkas yang dirancang sebagai kelanjutan dari button aksi dari data arsip yang telah diinput dan yang tampil pada halaman transaksi buat data. Pada bagian ini dirancang untuk memberikan detail dari data arsip tersebut dengan mengharuskan untuk mengupload data fisik yang diterima atau dibuat.

10. Prototipe Laporan Arsip dengan Filter Tanggal


Gambar 4.14 Prototipe Laporan Arsip dengan Filter Tanggal

Pada gambar 4.14 merupakan prototipe laporan arsip dengan filter tanggal yang dirancang untuk mengeksport laporan yang diambil berdasarkan rentang tanggal yang dibutuhkan oleh pengguna.

11. Prototipe Laporan Arsip dengan Filter Jenis Arsip

Pada gambar 4.15 dibawah ini merupakan prototipe dari laporan arsip dengan filter jenis arsip. Prototipe ini hampir sama dengan prototipe laporan arsip dengan filter tanggal, hanya saja pada bagian ini dikhususkan berdasarkan jenis arsipnya yang dirancang untuk mempermudah penggunanya.



Gambar 4.15 Prototipe Laporan Arsip dengan Filter Jenis Arsip

12. Prototipe Konfigurasi User


Gambar 4.16 Prototipe Konfigurasi User

Pada gambar 4.16 diatas merupakan prototipe konfigurasi user yang berguna untuk menampilkan data pengguna sistem secara keseluruhan. Selain itu juga dapat melakukan beberapa aksi berupa tambah, hapus dan edit data pengguna sistem digitalisasi arsip.

13. Prototipe Tambah Pengguna


Gambar 4.17 Prototipe Tambah Pengguna

Pada gambar 4.17 merupakan prototipe untuk menambahkan pengguna sistem digitalisasi yang isinya berupa form penambahan data pengguna.

Tampilan Sistem Yang Diusulkan

1. Tampilan Login


Gambar 4.18 Tampilan Login

Pada gambar 4.18 merupakan tampilan login yang terdapat dalam sistem digitalisasi arsip Kecamatan Pamulang. Tampilan sistem disesuaikan dengan desain prototipe yang simpel sesuai kebutuhan login.

2. Tampilan Beranda


Gambar 4.19 Tampilan Beranda

Pada gambar 4.19 merupakan tampilan beranda yang tampil setelah sukses melakukan login dan terdapat gambar alur proses digitalisasi arsip pada Kecamatan Pamulang yang terdapat dalam sistem.

3. Tampilan Data Master Jenis Arsip

Pada gambar 4.20 merupakan tampilan data master jenis arsip yang berguna untuk menampilkan data jenis arsip secara keseluruhan dengan data yang berada dalam basis data sistem digitalisasi arsip Kecamatan Pamulang.



Gambar 4.20 Tampilan Data Master Jenis Arsip




4. Tampilan Data Master Jenis Dokumen


Gambar 4.21 Tampilan Data Master Jenis Dokumen

Pada gambar 4.21 merupakan tampilan data master jenis dokumen yang disesuaikan dengan prototipenya dengan fungsi untuk menampilkan data jenis dokumen yang berada dalam basis data di sistem digitalisasi arsip Kecamatan Pamulang.

5. Tampilan Tambah Data Jenis Arsip


Gambar 4.22 Tampilan Tambah Data Jenis Arsip

Pada gambar 4.22 merupakan tampilan tambah data jenis arsip yang juga disesuaikan dengan prototipenya untuk menambahkan data jenis arsip yang akan disimpan dalam basis data.

6. Tampilan Tambah Data Jenis Dokumen


Gambar 4.23 Tampilan Tambah Data Jenis Dokumen

Pada gambar 4.23 merupakan tampilan tambah data jenis dokumen untuk menambahkan data jenis dokumen yang akan dilakukan penambahan pada basis datanya.

7. Tampilan Transaksi Buat Arsip


Gambar 4.24 Tampilan Transaksi Buat Arsip

Pada gambar 4.24 merupakan tampilan transaksi buat arsip yang digunakan untuk menampilkan data arsip yang ada pada sistem. Selain itu juga dapat menambahkan data arsip serta melakukan filter pencarian dari data arsip yang telah tersimpan dalam basis data.

8. Tampilan Tambah Data Arsip

Pada gambar 4.25 merupakan tampilan dari tambah data arsip yang ada pada sistem digitalisasi arsip yang disesuaikan dengan desain prototipenya dan disesuaikan pula dengan kebutuhannya.



Gambar 4.25 Tampilan Tambah Data Arsip




9. Tampilan Upload Berkas


Gambar 4.26 Tampilan Upload Berkas

Pada gambar 4.26 diatas merupakan tampilan dari upload berkas yang merupakan kelanjutan dari penambahan data arsip. Sehingga pada bagian ini merupakan penginputan dari detail data arsip yang telah dimasukkan dengan memberikan bukti berupa file yang harus di upload.

10. Tampilan Laporan Arsip dengan Filter Tanggal


Gambar 4.27 Tampilan Laporan Arsip dengan Filter Tanggal

Pada gambar 4.27 diatas merupakan tampilan dari laporan arsip dengan sub menu berupa filter pertanggal yang berada pada sistem digitalisasi arsip pada Kecamatan Pamulang.

11. Tampilan Laporan Arsip dengan Filter Jenis Arsip


Gambar 4.28 Tampilan Laporan Arsip dengan Filter Jenis Arsip

Pada gambar 4.28 merupakan tampilan laporan arsip dengan filter jenis arsip yang terdapat dalam sistem digitalisasi arsip untuk Kecamatan Pamulang. Pemfilteran ini dibuat untuk mempermudah pengguna sistem bila ingin membuat laporan dengan filter dari jenis arsipnya.

12. Tampilan Konfigurasi User


Gambar 4.29 Tampilan Konfigurasi User

Pada gambar 4.29 merupakan tampilan konfigurasi user yang terdapat dalam sistem digitalisasi arsip Kecamatan Pamulang yang tampilannya disesuaikan dengan desain prototipe dan kebutuhan penggunanya.

13. Tampilan Tambah Pengguna

Pada gambar 4.30 merupakan tampilan tambah pengguna yang merupakan kelanjutan dari tampilan konfigurasi user yang akan dijalankan oleh sistem jika kita ingin melakukan penambahan pengguna.



Gambar 4.30 Tampilan Tambah Pengguna

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras (hardware) yang digunakan untuk menjalankan sistem digitalisasi arsip di Kecamatan Paamulang yaitu :

1. Processor : Intel® Core™ i3
2. Monitor : LED 15 inch
3. Mouse : USB
4. Keyboard : USB
5. RAM : 2.00 GB
6. Harddisk : 320 GB

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak (software) yang digunakan pada sistem digitalisasi arsip yang berjalan di Kecamatan Pamulang, yaitu :

1. Microsoft Windows 7 Ultimate 64 Bit
2. Google Chrome
3. XAMPP
4. Adobe Acrobat Reader DC

Hak Akses (Brainware)

Untuk mengoperasikan atau mengolah data yang dibutuhkan hanya dapat dilakukan oleh admin dan user (petugas arsip).

Testing dan Implementasi

Testing

Pada tahap pengujian peneliti menggunakan metode black box testing guna memastikan sistem yang dibuat dapat berjalan dengan baik. Testing dilakukan untuk meminimalkan kesalahan fungsionalitas program dalam sistem. Hasil black box testing pada sistem yaitu sebagai berikut :

Tabel 4.7 Daftar Pengujian Black Box Testing

1. Login Sistem Digitalisasi Arsip

Untuk dapat masuk ke dalam sistem, admin dan petugas harus melakukan login terlebih dahulu. Pada pengujian ini dilakukan dengan beberapa skenario yaitu sebagai berikut :

Tabel 4.8 Pengujian Login Sistem Digitalisasi Arsip


2. Input Data Arsip

Pengujian untuk input data arsip dilakukan dengan beberapa skenario sebagai berikut :

Tabel 4.9 Pengujian Input Data Arsip


3. Input Detail Data Arsip

Pengujian untuk input detail data arsip berupa upload bukti dari data yang telah di input yang dilakukan dengan skenario sebagai berikut :

Tabel 4.10 Pengujian Input Detail Data Arsip


4. Input Data User

Pengujian untuk input data user dengan beberapa skenario sebagai berikut :

Tabel 4.11 Pengujian Input Data User

Implementasi Hasil Analisa

Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan peneliti pada bab sebelumnya, maka berikut ini hasil implementasinya yaitu :

Tabel 4.12 Implementasi Hasil Analisa

Time Schedule

Time schedule adalah rencana waktu atau jadwal yang digunakan oleh peneliti untuk melakukan penelitian sampai pada proses implementasi aplikasi sistem digitalisasi arsip pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan. Pada tahap ini menjadi sebuah langkah dari kegiatan yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang dirancang yang diperlukan penelitian yaitu sebagai berikut :

Tabel 4.13 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Estimasi Biaya

Perkiraan biaya digunakan untuk menghitung terhadap kebutuhan biaya sampai pada saat penyelesaian penelitian ini. Sehingga rincian biaya yang diperlukan peneliti dalam melaksanakan perencanaan ini adalah sebagai berikut :

Tabel 4.14 Daftar Estimasi Biaya

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Sistem pengarsipan pada Kecamatan Pamulang yang saat ini masih mengutamakan penyimpanan berdasarkan pembukuan tanpa menggunakan kecanggihan teknologi dalam melakukan pengarsipan atas dokumen-dokumen yang ada. Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan terkait sistem pengarsipan pada Kecamatan Pamulang dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Sistem pengarsipan pada Kecamatan Pamulang yang saat ini berjalan masih kurang efektif dan efisien dikarenakan pada pencatatan, pendataan sampai pada proses pelaporannya masih bersifat manual dengan mengandalkan buku besar sebagai media penyimpanan terhadap penataan arsipnya. Namun sebagian juga sudah ada yang terkomputerisasi menggunakan Microsoft Excel.
2. Sistem pengarsipan pada Kecamatan Pamulang masih kurang efisien terhadap waktu untuk melakukan pencarian pada data arsip yang disimpan. Sebab daftar rak pengarsipan kurang terstruktur, sehingga dapat mempersulit pengguna atau petugas dalam melakukan pencariannya.
3. Sistem pengarsipan pada Kecamatan Pamulang pada pembuatan laporannya mengacu pada data yang ada pada buku besar. Namun untuk pendataan dokumen masih perlu pencarian ulang berdasarkan tanggal atau jenis dokumen, untuk dapat membuat laporan final. Sehingga dalam pembuatan laporan harus melakukan pendataan berulang kali.

Saran

Setelah dilakukan analisa permasalahan terhadap sistem digitalisasi arsip pada Kecamatan Pamulang, maka terdapat beberapa saran yang dapat dijadikan masukan yang dapat membantu instansi dalam mewujudkan tujuannya yaitu sebagai berikut :

1. Kecamatan Pamulang membutuhkan sistem pengarsipan yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja pegawainya dalam melakukan pengarsipan data ataupun dokumen secara komputerisasi dengan mengutamakan digitalisasi pada keseluruhan proses.
2. Kecamatan Pamulang seharusnya melakukan penganalisaan secara berkesinambungan terhadap kebutuhan sistem pengarsipan. Sebab dengan adanya sistem digitalisasi arsip dapat mempermudah melakukan pencarian terhadap data atau dokumen yang telah disimpan.
3. Kecamatan Pamulang membutuhkan sistem yang dapat merecord data arsip atau dokumen yang tersimpan secara cepat, tepat dan akurat yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna atau petugas. Sehingga laporan yang dihasilkan sesuai dengan data beserta keseluruhan isi dari data yang telah dilakukan penginputan dalam sistem. Laporan tersebut juga dapat ditampilkan secara otomatis bahkan dapat dicetak.

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A

A.1 Kartu Bimbingan
A.2 Kartu Study Tetap Final (KSTF)
A.3 Daftar Nilai
A.4 Form Validasi Skripsi
A.5 Daftar Mata Kuliah Yang Belum Diambil
A.6 Kwitansi Pembayaran Skripsi
A.7 Formulir Seminar Proposal
A.8 Formulir Pertemuan Stakeholder
A.9 Formulir Final Presentasi Skripsi
A.10 Kwitansi Pembayaran Raharja Career
A.11 Kwitansi Pembayaran Sidang
A.12 Sertifikat TOEFL
A.13 Sertifikat Prospek
A.14 Sertifikat Seminar IT Internasional
A.15 Sertifikat Seminar IT Nasional
A.16 Curriculum Vitae (CV)

LAMPIRAN B

B.1 Bukti Observasi
B.2 Katalog Produk
B.3 Slide Presentasi

Contributors

Beni Hendriawan