SI1411481959

Perancangan Sistem Monitoring Pengadaan Jasa Solusi IT

Di Departemen Business Support Services

PT. Dimension Data Indonesia

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NAMA	: WINDY JAYANTI
NIM	: 1411481959

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2016/2017

---

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

Perancangan Sistem Monitoring Pengadaan Jasa Solusi IT

Di Departemen Business Support Services

PT. Dimension Data Indonesia

Disusun Oleh :

NIM	: 1411481959
Nama	: Windy Jayanti
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, 2017

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)					(Nur Azizah, M.Akt, M.Kom)
NIP : 000594					NIP : 078010

---

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

Perancangan Sistem Monitoring Pengadaan Jasa Solusi IT

Di Departemen Business Support Services

PT. Dimension Data Indonesia

Dibuat Oleh :

NIM	: 1411481959
Nama	: Windy Jayanti

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, 2017

Pembimbing I			Pembimbing II
(Giandari Maulani, M.Kom)			(M.Roihan, M.T)
NID : 06126			NID : 02007

---

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

Perancangan Sistem Monitoring Pengadaan Jasa Solusi IT

Di Departemen Business Support Services

PT. Dimension Data Indonesia

Dibuat Oleh :

NIM	: 1411481959
Nama	: Windy Jayanti

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2016/2017

Disetujui Penguji :

Tangerang, 2017

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

---

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

Perancangan Sistem Monitoring Pengadaan Jasa Solusi IT

Di Departemen Business Support Services

PT. Dimension Data Indonesia

Disusun Oleh :

NIM	: 1411481959
Nama	: Windy Jayanti
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan di atas tidak benar.

Tangerang, Januari 2017

(Windy Jayanti)

NIM : 1411481959

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

---

ABSTRAKSI

PT. Dimension Data Indonesia adalah perusahaan global yang bergerak di bidang System Integrator atau penyedia jasa solusi IT. Dalam perusahaan ini terdapat Departemen yang bernama Business Support Services yang pada salah satu proses bisnisnya saat ini masih menggunakan cara manual, yaitu pencatatan pada Excel Spreadsheet. Cara tersebut dinilai memiliki banyak kelemahan pada aspek ketepatan, kecepatan dan keamanan proses data. Untuk mengatasi kelemahan dan kekurangan tersebut, maka perlu dirancang suatu sistem yang terintegrasi dengan intranet perusahaan. Adapun metode yang digunakan dalam penelitian ini dalam hal pengumpulan data yang dibutuhkan, yaitu menggunakan metode observasi, wawancara dan studi pustaka; untuk menganalisa sistem yang berjalan menggunakan metode analisa SWOT; untuk metode perancangan menggunakan Unified Modeling Language (UML); dan untuk perancangan sistem dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang bernama Backout Tracking ini dapat memudahkan staff admin melakukan monitoring pengadaan jasa yang berjalan pada perusahaan.

Kata kunci : proses bisnis, monitoring, pengadaan jasa.

ABSTRACT

PT. Dimension Data Indonesia is a System Integrator global company or IT Solutions and Services Provider. One of it’s Department, called Business Support Services is still using manual method for it’s business process, which is Excel Spreadsheet. This method however, has so many flaws in many aspects such as accuracy, speed and data’s security. To overcome those weaknesses of this manual method, it needs to design a system that integrated on the company’s intranet. The method that were used to conduct this research for collecting data was observation, interview and literature review; SWOT analysis method was used to analyzed the running system; Unified Modeling Language (UML) was used for design purpose; PHP programming language and MySQL database was used to design system that was created. The result of research has shown that, Backout Tracking system makes the administration staff easier to do monitoring of services procurement that runs in the company.

Key Word : business process, monitoring, services procurement

---

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Skripsi ini dengan baik. Adapun judul yang diambil dalam penyusunan Skripsi ini adalah “Perancangan Sistem Monitoring Pengadaan Jasa Solusi IT Di Departemen Business Support Services PT. Dimension Data Indonesia”.

Tujuan pembuatan laporan Skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) di Perguruan Tinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan, data dikumpulkan berdasarkan hasil observasi, wawancara dan sumber literature yang mendukung penulisan ini.

Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan banyak pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat waktu. Oleh karena itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini, antara lain :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I, selaku Ketua STMIK Raharja.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom, selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik Perguruan Tinggi Raharja.
3. Ibu Nur Azizah, M.Akt, M.Kom, selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
4. Ibu Giandari Maulani, M.Kom, selaku Dosen pembimbing I yang telah berkenan meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu serta memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
5. Bapak M.Roihan, M.T, selaku Dosen pembimbing II yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
6. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan selama menjalani perkuliahan di Perguruan Tinggi Raharja dan ilmu tersebut dapat diimplementasikan oleh penulis dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini.
7. Kedua orang tua yang telah memberikan bantuan moral, materi, semangat maupun doa untuk keberhasilan dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini.
8. Bapak Tubagus Arya Sencaki. S.Si selaku stakeholder yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan untuk kemajuan project penulis.
9. Rekan-rekan seperjuangan yang selalu bersama dan saling mendukung satu sama lain.
10. Dan kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih atas perhatian dari pembaca. Semoga Allah SWT senantiasa memberikan rahmat-Nya kepada kita semua. Dan semoga laporan Skripsi ini dapat bermanfaat, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi seluruh pembaca sekalian.

 

 

Tangerang, Januari 2017

 

 

 

(Windy Jayanti)

NIM : 1411481959

---

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

SIMBOL CLASS DIAGRAM

---

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1Tabel Identifikasi SWOT

Tabel 3.2Tabel Analisis Silang Matriks SWOT

Tabel 3.3Elisitasi Tahap I

Tabel 3.4Elisitasi Tahap II

Tabel 3.5Elisitasi Tahap III

Tabel 3.5Final Draft Elisitasi

Tabel 4.1Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Tabel 4.2Tabel Client

Tabel 4.3Tabel Solution

Tabel 4.4Tabel Preventive Maintenance

Tabel 4.5Tabel User

Tabel 4.6Tabel Project

Tabel 4.7Tabel Detail Project

Tabel 4.8Tabel Purchase

Tabel 4.9Black Box Testing

Tabel 4.10Time Schedule

Tabel 4.11Estimasi Biaya

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1Bagan Struktur Organisasi Divisi Managed Services

Gambar 3.2Use Case Diagram Sistem yang Berjalan

Gambar 3.3Activity Diagram Prosedur Peng-input-an Sales Order

Gambar 3.4Activity Diagram Prosedur Peng-input-an Quotation, ePR dan Contract#

Gambar 3.5Sequence Diagram Sistem yang Berjalan

Gambar 4.1Use Case Diagram Prosedur Peng-input-an SO

Gambar 4.2Use Case Diagram Prosedur Peng-input-an Quotation dan ePR

Gambar 4.3Use Case Diagram Prosedur Peng-input-an PO dan Contract#

Gambar 4.4Use Case Diagram Usulan Prosedur Download Laporan

Gambar 4.5Activity Diagram Untuk Data Entry Admin

Gambar 4.6Activity Diagram Untuk Backout Order Admin

Gambar 4.7Activity Diagram Untuk Management

Gambar 4.8Sequence Diagram Prosedur Peng-input-an SO

Gambar 4.9Sequence Diagram Prosedur Peng-input-an Quotation dan ePR

Gambar 4.10Sequence Diagram Prosedur Peng-input-an PO dan Contract#

Gambar 4.11Sequence Diagram Untuk Management

Gambar 4.12Class Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.13Prototype Halaman Login

Gambar 4.14Prototype Halaman Overview

Gambar 4.15Prototype Halaman Add Client

Gambar 4.16Prototype Halaman Client

Gambar 4.17Prototype Halaman Add Solution

Gambar 4.18Prototype Halaman Solution

Gambar 4.19Prototype Halaman Add Preventive Maintenance

Gambar 4.20Prototype Halaman Preventive Maintenance

Gambar 4.21Prototype Tabulasi To Do List

Gambar 4.22Prototype Tabulasi On Progress

Gambar 4.23Prototype Tabulasi Done

Gambar 4.24Prototype Halaman Add Project

Gambar 4.25Prototype Halaman Add Solution->Project

Gambar 4.26Prototype Halaman Update Backout

Gambar 4.27Prototype Halaman Update Contract

Gambar 4.28Prototype Halaman Backout Control

Gambar 4.29Tampilan Halaman Login

Gambar 4.30Tampilan Halaman Overview

Gambar 4.31Tampilan Halaman Add Project

Gambar 4.32Tampilan Halaman Add Solution->Project

Gambar 4.33Tampilan Tabulasi To Do List

Gambar 4.34Tampilan Halaman Update Backout

Gambar 4.35Tampilan Tabulasi On Progress

Gambar 4.36Tampilan Halaman Update Contract

Gambar 4.37Tampilan Tabulasi Done

Gambar 4.38Tampilan Halaman Backout Control

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang pesat telah memberikan kontribusi yang besar pada kegiatan organisasi maupun perusahaan, salah satunya perusahaan yang bergerak di bidang jasa yang menjalankan bisnisnya dengan menggunakan komputer serta jaringan. Oleh karena itu, perusahaan menuntut para pengelola untuk dapat melakukan peningkatan mutu proses bisnis dalam membuat keputusan di tiap bidangnya. Peningkatan mutu tersebut diharapkan dapat memberikan solusi dan membantu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi perusahaan.

PT. Dimension Data Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penyedia jasa solusi IT atau yang biasa disebut sebagai System Integrator. Perusahaan ini sebelumnya dikenal dengan nama Datacraft. PT. Dimension Data Indonesia berlokasi di Jakarta Selatan dan telah beroperasi selama kurang lebih 20 tahun di Indonesia. PT. Dimension Data Indonesia telah membantu kliennya dalam hal peningkatan mutu infrastruktur ICT (Information and Communication Technologies) mereka. PT. Dimension Data Indonesia memiliki klien dari berbagai jenis industri, seperti media dan telekomunikasi, manufaktur, finansial dan perbankan, instansi pemerintah, serta Migas.

PT. Dimension Data Indonesia juga memiliki beberapa divisi strategis guna menjalankan bisnisnya, salah satunya Divisi Managed Services. Di dalam Divisi ini terdapat suatu Departemen bernama Business Support Services (BSS). Secara fungsi, Departemen tersebut mengontrol dan memonitor segala aktivitas bisnis terkait dengan seluruh proyek yang dikerjakan perusahaan. Proyek yang diterima oleh perusahaan ini tiap bulannya dapat mencapai sebanyak 80 proyek yang meliputi pemeliharaan, instalasi, maupun pengadaan barang baru.

Tiap proyek yang didapatkan dan dijalankan PT Dimension Data Indonesia harus dilindungi oleh suatu produk jasa solusi IT dari pihak ketiga (Vendor), pemilik teknologi, contohnya Cisco. Jasa solusi IT tersebut biasa disebut sebagai Backout Support. Backout Support dari pihak ketiga akan aktif segera setelah dibelikan oleh Departemen BSS.

Proses monitoring pembelian Backout Support merupakan salah satu dari aktivitas administrasi yang dilakukan oleh staff admin Departemen BSS. Proses tersebut sampai saat ini masih dilakukan menggunakan cara manual, yaitu Excel spreadsheet. Penggunaan cara manual tersebut dinilai memiliki banyak kelemahan khususnya dalam hal ketepatan, kecepatan, dan keamanan proses data. Adapun contoh kesalahan yang sering terjadi antara lain adanya kesalahan input data antar proyek (tertukar). Dalam hal kecepatan penginputan data pun dinilai lebih lambat dan tingkat keamanan datanya juga dinilai lemah, karena tidak adanya username dan password sehingga siapapun dapat dengan mudah mengakses data. Dengan beberapa kelemahan tersebut memungkinkan terjadinya kesalahan yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

Dengan berbagai macam kelemahan dalam penggunaan cara manual, maka perlu dirancang suatu sistem yang terintegrasi melalui intranet perusahaan, untuk mengatasi masalah tersebut. Sistem tersebut memungkinkan tiap penggunanya untuk bekerja secara simultan, dan mengurangi kesalahan dalam proses bisnis.

Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penelitian ini menggunakan judul “PERANCANGAN SISTEM MONITORING PENGADAAN JASA SOLUSI IT DI DEPARTEMEN BUSINESS SUPPORT SERVICES PT. DIMENSION DATA INDONESIA”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah disebutkan, maka dapat dirumuskan permasalahannya sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem monitoring pengadaan jasa yang berjalan pada Departemen Backout Support Services saat ini?
2. Bagaimana merancang suatu sistem monitoring yang dapat diakses oleh banyak admin dengan tingkat akses yang berbeda-beda?
3. Bagaimana proses yang optimal dalam hal peng-input-an, pengolahan data klien dan juga pelaporan yang sesuai dengan data-data yang ada?

Ruang Lingkup Penelitian

Dalam penulisan Skripsi ini, ruang lingkup dibatasi hanya kepada penginputan data Sales Order, pencatatan pembelian Backout Support ke pihak vendor oleh staff admin dan proses pelaporan tentang proyek mana saja yang sudah atau belum dibelikan Backout Support nya.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian skripsi ini adalah :

1. Menganalisa sistem monitoring pengadaan jasa yang berjalan saat ini pada PT Dimension Data Indonesia khususnya Departemen Business Support Services.
2. Merancang sistem monitoring yang dapat diakses oleh beberapa admin dengan tingkat akses yang berbeda-beda, sehingga keamanan data terjamin.
3. Merancang sebuah sistem monitoring pengadaan jasa yang dapat menghasilkan suatu laporan yang berguna untuk pihak manajemen dalam hal pengambilan keputusan.

Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian Skripsi ini adalah :

1. Pihak Management mendapatkan laporan hasil pengolahan data klien yang telah diselesaikan.
2. Memberikan solusi dalam memonitor proses pengadaan jasa sehingga dapat memperlancar proses bisnis serta dapat meningkatkan mutu pelayanan pada PT. Dimension Data Indonesia.
3. Memberikan pengalaman dan memperluas wasasan yang telah diterima tentang pengadaan jasa yang berjalan pada perusahaan.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam mencari dan mengumpulkan data menggunakan beberapa metode sebagai berikut:

1. Metode Observasi

   Dalam metode ini, dilakukan tinjauan langsung pada PT Dimension Data Indonesia yang berlokasi di Menara Imperium Lt. 19, Jl. HR Rasuna Said Kav.1 Setiabudi, Jakarta Selatan, khususnya di Departemen Business Support Services. Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan data yang merupakan sumber informasi relevan yang sangat penting dan dapat membantu dalam rangka membangun sistem yang dibutuhkan.

2. Metode Wawancara

   Wawancara dilakukan secara terstruktur dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung kepada stakeholder untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan penelitian Skripsi.

3. Metode Studi Pustaka

   Selain melakukan observasi dan wawancara, dilakukan juga pencarian data dengan cara studi pustaka. Dalam metode ini menggunakan sumber dari buku-buku, jurnal maupun karya tulis ilmiah yang berkaitan dengan judul penelitian sebagai bahan referensi dalam penyusunan Skripsi.

Metode Analisa

Metode Analisa yang digunakan dalam penelitian Skripsi ini yaitu menggunakan SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities and Threats). Analisa SWOT diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya.

Metode Perancangan

Metode perancangan model yang digunakan pada penelitian ini berorientasi objek dengan menggunakan UML. Software program yang digunakan dalam perancangan adalah Visual Paradigm For UML Enterprise Edition. MySQL merupakan database yang digunakan. Kemudian Adobe Dreamweaver CS6 yang digunakan sebagai tool untuk men-desain web yang akan dibuat.

Metode Prototype

Prototype merupakan proses pembuatan model sederhana software yang ingin dirancang mengizinkan pengguna memiliki gambaran dasar tentang program. Alasan penggunaan metode prototype pada penelitian skripsi ini, karena ingin memberikan gambaran yang jelas terhadap sistem yang dibuat.

Metode Pengujian

Metode pengujian yang digunakan yaitu Black Box testing. Black Box testing merupakan pengujian yang dilakukan hanya dengan mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari interface perangkat lunak.

 

Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dan memahami lebih jelas tentang tata cara penulisan, maka Skripsi ini dikelompokkan menjadi 5 (lima) bab yang masing-masing saling berkaitan satu sama lainnya, sehingga menjadi satu kesatuan yang ringkas dan dapat dijelaskan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang teori berupa pengertian dan definisi. Bab ini juga menjelaskan teori umum dan teori khusus yang berkaitan dengan judul penelitian dan literature review sebagai bahan perbandingan dengan penelitian sebelumnya.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini berisi tentang gambaran umum perusahaan, tata laksana sistem yang berjalan, analisa sistem yang berjalan, konfigurasi sistem yang berjalan, permasalahan yang dihadapi dan alternatif pemecahan masalah, serta analisa kebutuhan dari stakeholder yang dihimpun ke dalam bentuk lembar elisitasi I, II, III dan elisitasi final.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Dalam bab ini diuraikan juga sistem yang akan diusulkan, diagram rancangan sistem, rancangan basis data yang terdiri dari spesifikasi basis data, rancangan prototype, konfigurasi sistem yang diusulkan, testing, evaluasi, serta tampilan layar dari sistem yang diimplementasikan.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dari dari hasil analisa dan rancangan sistem yang dilakukan serta saran-saran terhadap sistem yang diusulkan agar dapat bermanfaat bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Perancangan

Definisi Perancangan

Menurut Nasution dalam Asmawati (2016:40) , “Perancangan adalah tahapan dimana dimulai mengenai bentuk input sistem, rancangan database, output sistem, dan skema alur kerja program”.

Perancangan merupakan wujud visual yang dihasilkan dari bentuk-bentuk kreatif yang telah direncanakan. Langkah awal dalam perancangan desain bermula dari hal-hal yang tidak teratur berupa proses penggarapan dan pengelolaan akan menghasilkan hal-hal yang teratur, sehingga hal-hal yang sudah teratur bisa memenuhi fungsi dan kegunaan secara baik.

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Nasaruddin, dkk dalam Jurnal CCIT (2013:226) , “Sistem merupakan suatu kumpulan komponen-komponen yang saling berhubungan dan mempunyai ketergantungan satu sama lain, sistem dapat berjalan jika komponen-komponen yang ada di dalamnya bisa bekerja sama membentuk suatu lingkaran yang tidak dapat dipisahkan”.

Sedangkan menurut Suprihadi, dkk dalam Jurnal CCIT (2013:310) , “Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan”.

Karakteristik Sistem

Menurut Hutahaean (2014:3-5) , supaya sistem itu dikatakan sistem yang baik harus memiliki beberapa karakteristik berikut ini, yaitu:

1. Komponen.

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batasan Sistem (Boundary).

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (environment).

Lingkungan luar sistem (environment) adalah diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem (interface).

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsitem dengan subsistem lainnya.

5. Masukkan Sistem (input).

Masukkan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem yang dapat berupa perawatan (maintenace input) dan masukkan sinyal (signal input).

6. Keluaran Sistem (output).

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah Sistem.

Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem.

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

 

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Menurut Indrajani (2015:2) , “Data adalah fakta atau observasi mentah yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis”.

Data dapat memberikan gambaran tentang suatu keadaan atau persoalan. Data bisa juga didefinisikan sebagai sekumpulan informasi atau nilai yang diperoleh dari pengamatan (obsevasi) suatu objek. Data yang baik adalah data yang bisa dipercaya kebenarannya (reliable), tepat waktu dan mencakup ruang lingkup yang luas atau bisa memberikan gambaran tentang suatu masalah secara menyeluruh merupakan data relevan. Sumber data diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Data Internal sumbernya adalah orang, produk, layanan, dan proses. Data internal umumnya disimpan dalam basis data perusahaan dan biasanya dapat diakses.

2. Data Eksternal sumbernya adalah dari basis data komersial hingga sensor dan satelit. Data ini tersedia di compact disk, flashdisk atau media lainnya dalam bentuk film, suara gambar, atlas dan televisi.

3. Data Personal, sumber data personal bukan hanya berupa fakta, tetapi dapat juga mencakup konsep, pemikiran dan opini.

Definisi Informasi

Menurut Agus (2014:9) , “Informasi merupakan hasil pengolahan data dari satu atau berbagai sumber, yang kemudian diolah, sehingga memberikan nilai, arti, dan manfaat bagi penerima”. Manfaat informasi adalah untuk mengurangi kepastian. Hal ini sangat berguna untuk proses pengambilan keputusan.

Konsep Dasar Analisa Sistem

Definisi Analisa Sistem

Menurut Kristanto dalam Danang Sunyoto (2014:210) , “Analisa sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem”.

Fungsi Analisa Sistem

Menurut Haerudin, dkk (2013 : 117) adalah:

1. Mengidentifikasi masalah kebutuhan pemakai (user).
2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
3. Memilih alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat.
4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya. Pada tugas dan fungsi terakhir dari analisa sistem menerapkan rencana rancangan sistemnya yang telah di setujui pemakai.

Tahapan Analisa Sistem

Menurut Murad, dkk dalam Jurnal CCIT (2013:51) “Tahap analisis merupakan tahap dalam mencari informasi sebanyak-banyaknya mengenai sistem yang diteliti dengan melakukan metode-metode pengumpulan data sehingga ditemukan kelebihan-kelebihan dan kekurangan sistem serta user requirement”. Adapun tujuan utama dari tahap analisis sistem ini sebagai berikut :

1. Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi-fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.
2. Membantu para pengambil keputusan, yaitu para pemimpin, untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur hasil yang telah dicapainya.
3. Mengevaluasi sistem-sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini, baik pengolahan data maupun pembuatan laporannya.
4. Merumuskan tujuan-tujuan yang ingin dicapai berupa pola pengolahan data dan pembuatan laporan yang baru.
5. Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem dan penerapannya serta perumusan langkah dan kebijaksanaan.

Konsep Dasar Perancangan Sistem

Definisi Perancangan Sistem

Menurut Yuanita (2012:4), “Perancangan sistem merupakan tahap lanjutan setelah tahap analisis sistem, yang bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan fungsional, mempersiapkan pembuatan implementasi sistem baru, menggambarkan sistem baru, mengatur dan merencanakan elemen-elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh, serta mengkonfigurasikan perangkat-perangkat yang dibutuhkan dalam perancangan sistem baru”.

Tujuan Perancangan Sistem

Menurut Darmawan (2013:228) , tahap perancangan atau desain sistem mempunyai 2 tujuan utama, yaitu:

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap pada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat (lebih condong pada desain sistem yang terperinci).

Konsep Dasar Unified Modeling Language (UML)

Definisi UML

Menurut Rosa (2013:133) , “Unified Modeling Language (UML) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mengidentifikasi, requirement, membuat analisa dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek”.

Menurut Jayant dalam International Journal of Advanced Research in Computer Science and Software Engineering (2014:148) , “The UML is a visual modeling language and used for visualize, specify, construct and document the artifacts of a software system”.

Tujuan atau Fungsi dari Penggunaan UML

Inilah beberapa tujuan atau fungsi dari penggunaan UML, yang diantaranya:

1. Dapat memberikan bahasa permodelan visual kepada pengguna dari berbagai macam pemrograman maupun proses rekayasa.
2. Dapat menyatukan praktek-praktek terbaik yang ada dalam permodelan.
3. Dapat memberikan model yang siap untuk digunakan, merupakan bahasa permodelan visual yang ekspresif untuk mengembangkan sistem dan untuk saling menukar model secara mudah.
4. Dapat berguna sebagai blueprint, sebab sangat lengkap dan detail dalam perancangannya yang nantinya akan diketahui informasi yang detail mengenai koding suatu program.
5. Dapat memodelkan sistem yang berkonsep berorientasi objek, jadi tidak hanya digunakan untuk memodelkan perangkat lunak (software) saja.
6. Dapat menciptakan suatu bahasa permodelan yang nantinya dapat dipergunakan oleh manusia maupun oleh mesin.

Jenis-jenis Diagram UML

Menurut Alhumaidan (2012:233) , ada 4 (Empat) jenis diagram UML, antara lain :

1. Class Diagram

“Class diagram is a structure diagram that is used to show the classes and their association with each other. The class diagram includes the notations such as classes, at- tributes, operations and associations.”. Komponen-komponen yang terdapat di dalam Class Diagram atau Diagram Kelas, antara lain :

1. Class : Class adalah blok-blok pembangun pada pemrograman berorientasi objek. Digambarkan dalam bentuk kotak.

2. Association : Asosiasi merupakan sebuah relationship paling umum antara 2 kelas. Digambarkan dalam bentuk garis yang menghubungkan 2 kelas.

2. Use Case Diagram

“Use case diagram is one of the UML diagrams that is used to represent the functionality of the system. It shows the functionality that the system will provide and the users who will communicate with the system to use that functionality.”. Komponen-komponen dalam Use Case Diagram antara lain :

1. Use Case : Use Case digambarkan sebagai lingkaran elips

2. Actor : Actor adalah pengguna sistem.

3. Association : Association digunakan untuk menghubungkan Actor dengan Use Case

3. Sequence Diagram

“Sequence diagram is an interaction (behavior) diagram that shows the interaction between objects that are arranged in a time sequence.”. Komponen-komponen yang terdapat di dalam Sequance Diagram ini antara lain :

1. Object : Object merupakan instance dari sebuah class dan dituliskan tersusun secara horizontal.

2. Actor : Actor dapat berkomunikasi dengan object maka actor juga dapat diurutkan sebagai kolom.

3. Lifeline : Lifeline mengindikasikan keberadaan sebuah object dalam basis waktu. Notasi untuk Lifeline adalah garis putus-putus vertikal yang ditarik dari sebuah object.

4. Activation : Activation dinotasikan sebagai sebuah kotak segi empat yang digambar pada sebuah lifeline.

5. Message : Message digambarkan dengan anak panah horizontal antara Activation Message mengindikasikan komunikasi antara object-object.

4. Activity Diagram

“The procedural flow of control between two or more class objects while processing an activity can be shown with an activity diagrams. It can be used to model higher-level business process at the business unit level, or to model low-level internal class actions.”

Teori Khusus

Konsep Dasar Monitoring

Definisi Monitoring

Menurut Humas Setkab RI dari (2015:1) , definisi Monitoring adalah sebagai berikut :

1. Monitoring adalah aktifitas yang ditujukan untuk memberikan informasi tentang sebab dan akibat dari suatu kebijakan yang sedang dilaksanakan.
2. Monitoring dilakukan ketika sebuah kebijakan sedang diimplementasikan.
3. Monitoring diperlukan agar kesalahan awal dapat segera diketahui dan dapat dilakukan tindakan perbaikan, sehingga mengurangi risiko yang lebih besar.

Sedangkan menurut Kimweli dalam International Journal of Academic Research in Business and Social Sciences (2014:12) , “Monitoring is a continuous function that uses the systematic collection of data on specified indicators to provide management and the main stakeholders of an ongoing development intervention with indications of the extent of progress and achievement of objectives and progress in the use of allocated funds”.

Pada umumnya, monitoring digunakan dalam checking antara kinerja dan target yang telah ditentukan. Monitoring ditinjau dari hubungan terhadap manajemen kinerja adalah proses terintegrasi untuk memastikan bahwa proses berjalan sesuai rencana (on the track). Pada pelaksanaannya, monitoring dilakukan ketika suatu proses sedang berlangsung.

Karakteristik Monitoring

Adapun karakteristik Monitoring adalah sebagai berikut :

1. Monitoring yang baik dilakukan secara berkelanjutan, melibatkan instansi terkait dan fokus pada perkembangan pencapaian tujuan.
2. Melihat perkembangan program dan kerjasama tim dalam memiliki fungsi yang sangat penting dalam mengambil keputusan dan kebijakan, pembelajaran dan sebagai bahan evaluasi.
3. Monitoring yang baik tergantung pada kualitas perencanaan.
4. Monitoring yang baik menuntut kunjungan secara berkala didukung dengan analisis perkembangan dan laporan.

Tujuan Monitoring

Adapun tujuan monitoring adalah sebagai berikut :

1. Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana.
2. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi.
3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.

Manfaat Monitoring

1. Bagi pihak Penanggung Jawab Program :

1. Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau supervisi.

2. Sebagai bentuk pertanggung jawaban (akuntabilitas) kinerja

3. Untuk meyakinkan pihak‐pihak yang berkepentingan

2. Bagi pihak Pengelola Proyek, yaitu :

1. Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat

2. Mengetahui kekurangan‐kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik.

3. Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek.

Konsep Dasar dan Istilah dalam Proses Bisnis

Definisi Pengadaan

Istilah pembelian identik dengan procurement atau pengadaan barang dan jasa. Secara umum, procurement merupakan proses kegiatan untuk pemenuhan atau penyediaan kebutuhan dan pasokan barang atau jasa di bawah kontrak atau pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

Menurut Kalubanga dalam International Journal of Economics and Management Sciences (IJEMS) (2012:2) , “Procurement is defined as acquisition of goods, works and/or services from the supplier (this may be an individual or organization). The procurement process is viewed as involving sourcing (planning: needs identification and assessment, supplier selection) contracting, monitoring and evaluation”.

Istilah-istilah dalam Pengadaan Barang dan Jasa

Dalam proses pengadaan barang dan jasa terdapat beberapa istilah sebagai berikut :

1. Quotation : Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya permintaan penawaran. Quotation biasanya berisi: 1) Kode dan deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan. 2) Jumlah barang atau jasa tersebut.

2. Sebagai bentuk pertanggung jawaban (akuntabilitas) kinerja

3. Purchase Requisition (PR) : PR adalah sarana untuk membuat permintaan pembelian, agar pihak purchasing atau buyer dapat melakukan proses pengadaan barang yang diminta.

4. Purchase Order (PO) : PO adalah surat pemesanan yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan berdasarkan Quotation. Surat ini berisi komitmen dari pelanggan. Jika di kemudian hari pada saat perusahaan sudah mengantarkan barang atau menyelesaikan jasa dan pelanggan menyangkalnya, maka PO ini dapat menjadi bukti.

Definisi Jasa

Menurut Kotler (2012:214) , “Setiap aktivitas, manfaat atau performance yang ditawarkan oleh satu pihak ke pihak lain yang bersifat intangible dan tidak menyebabkan perpindahan kepemilikan apapun dimana produksinya dapat terikat maupun tidak dengan produk fisik.”

Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa jasa merupakan serangkaian tindakan atau aktivitas yang ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya tidak berwujud, dapat memberikan nilai tambah tanpa menyebabkan perubahan kepemilikan (transfer of ownership) walaupun dalam produksinya, jasa dapat melibatkan produk fisik untuk mendukungnya.

Definisi Penyedia Jasa Solusi IT

Dalam sebuah perusahaan IT di Indonesia, istilah penyedia jasa solusi IT sering dikenal sebagai System Integrator (SI). System Integrator adalah pembangunan sistem komputasi untuk perusahaan atau perorangan dengan menggabungkan perangkat keras dan perangkat lunak dari beberapa produk. Dengan menggunakan System Integrator, suatu perusahaan dapat menekan biaya agar lebih murah, dan hasil yang optimal, dibandingkan melakukan proses IT secara mandiri.

Definisi Managed Services

Salah satu proses dalam System Integrator adalah Managed Services. Menurut Igen (2016:1) , “Managed Services adalah sebuah layanan outsource atau layanan yang dilakukan oleh perusahaan lain untuk mengerjakan serangkaian pekerjaan dalam pengawasan dan pengelolaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan yang memakai jasa managed services”.

Definisi IT Service Management

Dalam dunia IT, bidang Managed Services dapat dikaitkan dengan istilah IT Service Management. Menurut Addy dalam Zavier (2014:36) , “Pengelolaan Layanan TI atau yang disebut juga dengan Information Technology Service Management (ITSM) adalah pemanfaatan terencana dan terkendali terhadap aset TI, orang dan proses untuk mendukung kebutuhan operasional bisnis seefisien mungkin dan memastikan bahwa organisasi memiliki kemampuan secara cepat dan efektif untuk menanggapi kejadian/situasi yang tidak diinginkan serta terus menerus mengevaluasi proses dan kinerja dalam rangka mengidentifikasi dan menerapkan peluang untuk perbaikan”.

Konsep Dasar PHP (Hypertext Preprocessor)

Definisi PHP

Menurut Warsito dalam Jurnal CCIT (2014:27) , “PHP adalah bahasa pemrograman untuk dijalankan melalui halaman web, umumnya digunakan untuk mengolah informasi di internet.”

Ciri-ciri Kode Bahasa Pemograman PHP

Kode PHP mempunyai ciri-ciri khusus, yaitu :

1. Hanya dapat dijalankan menggunakan web server misalnya: Apache.
2. Kode PHP dapat diletakan dan dijalankan di web server.
3. Kode PHP dapat digunakan untuk mengakses database, seperti: MYSQL, PostgreSQL, Oracle, dan lain-lain.
4. Merupakan software yang bersifat open source

Konsep Dasar XAMPP

Definisi XAMPP

Menurut Walia dalam International Journal of Computer Science and Mobile Computing (IJCSMC) (2014:26) , “XAMPP stands for Cross-Platform (X), Apache (A), MySQL (M), PHP (P) and Perl (P). It is a simple, lightweight Apache distribution that makes it extremely easy for developers to create a local web server for testing purposes.”

Komponen-Komponen XAMPP

Bagian-bagian penting dalam XAMPP diantaranya adalah :

1. htdocs adalah folder di mana Anda meletakkan file yang akan dijalankan, seperti file PHP, HTML dan script lainnya.
2. PHPMyAdmin adalah bagian untuk mengelola database MySQL yang dikomputer. Untuk membukanya, membuka browser dan ketik alamat http: // localhost / phpMyAdmin, halaman phpMyAdmin akan muncul.
3. Control Panel yang berfungsi untuk mengelola layanan (service) XAMPP. Seperti stop service (berhenti), atau start (mulai).

Konsep Dasar Basis Data (Database) dan SQL

Definisi Database

Menurut Oktavian (2013:107) , “Database adalah sekumpulan data dan prosedur yang memiliki struktur sedemikian rupa, sehingga mudah dalam menyimpan, mengatur dan menampilkan data”.

Menurut Warsito (2014:29), “Database adalah struktur penyimpanan data. Untuk menambah, mengakses dan memperoses data yang disimpan dalam sebuah database komputer, diperlukan sistem manajemen database seperti MYSQL Server”. Database terbentuk dari beberapa komponen. Berikut adalah komponen-komponen pembentuk database :

1. Table : Table atau tabel adalah sekumpulkan data dengan struktur sedemikian rupa, terbentuk dari record dan field.

2. Record : Record adalah sekumpulan field yang membentuk suatu objek tertentu.

3. Field : Field adalah atribut dari objek yang memiliki tipe data tertentu.

Database dapat terdiri dari sebuah tabel atau lebih, dan sebuah tabel dapat terdiri dari beberapa field dan record.

Definisi SQL

Menurut Kadir (2014:242) , “SQL (Structured Query Language) adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses data yang tergolong relasional”. SQL sering juga disebut dengan istilah query. Dengan SQL, pengguna dapat mengakses database, menjalankan query untuk mengambil data, menambahkan data, menghapus data serta mengubah data di dalam database.

Perintah Dasar SQL

Dalam penggunaan SQL terdapat beberapa perintah yang berguna untuk mengakses dan memanajemen data yang terdapat dalam database, antara lain :

1. Data Definition Language (DDL)

DDL merupakan perintah SQL yang berhubungan dengan pendefinisian suatu struktur database, dalam hal ini database dan tabel. Perintah SQL yang termasuk dalam DDL antara lain :

1. CREATE : Digunakan untuk membuat, termasuk di dalamnya membuat database baru, tabel baru view baru, dan kolom baru.Contoh : CREATE DATABASE nama_database

2. ALTER : Digunakan untuk mengubah struktur tabel yang telah dibuat, seperti mengubah nama tabel, menambah kolom, mengubah kolom, menghapus kolom, dan memberikan atribut pada kolom. Contoh : ALTER TABLE nama_tabel ADD nama_kolom datatype

3. DROP : Berfungsi untuk menghapus database atau tabel.Contoh : DROP DATABASE nama_database

2. Data Manipulation Language (DML)

DML merupakan perintah SQL yang berhubungan dengan manipulasi atau pengolahan data atau record dalam table. Perintah SQL yang termasuk dalam DML antara lain :

1. INSERT: Berfungsi untuk memasukkan data baru ke dalam sebuah tabel. Perintah ini dapat dijalankan ketika database dan tabel sudah dibuat. Contoh: INSERT INTO nama_tabel VALUES (data1, data2, dst…);

2. SELECT: Berfungsi untuk mengambil dan menampilkan data dari tabel atau bahkan dari beberapa tabel dengan penggunaan relasi. Contoh: SELECT nama_kolom1, nama_kolom2 FROM nama_tabel;

3. UPDATE: Berfungsi untuk memperbaharui data pada sebuah tabel. Contoh: UPDATE nama_tabel SET kolom1=data1, kolom2=data2,… WHERE kolom=data;

4. DELETE: Berfungsi untuk menghapus data dari sebuah tabel. Contoh: DELETE FROM nama_tabel WHERE kolom=data;

Konsep Dasar MySQL

Definisi MySQL

Menurut Winarno (2014:101), “MySQL adalah sebuah software database. MySQL merupakan tipe data relasional yang artinya MySQL menyimpan datanya dalam bentuk table-tabel yang saling berhubungan. Keuntungan menyimpan data di database adalah kemudahannya dalam penyimpanan dan menampilkan data karena dalam bentuk tabel.”

Kelebihan MySQL

Database MySQL memiliki beberapa kelebihan dibanding database lain, diantaranya :

1. MySQL merupakan Database Management System (DBMS).
2. MySQL sebagai Relation Database Management System (RDBMS) atau disebut dengan database Relational.
3. MySQL bersifat open source, yang memiliki kemampuan untuk dapat dikembangkan lagi.
4. MySQL mampu menerima query yang bertumpuk dalam satu permintaan atau Multi-Threading.
5. MySQL merupakan database yang mampu menyimpan data berkapasitas sangat besar hingga berukuran GigaByte sekalipun.
6. MySQL adalah database menggunakan enkripsi password, jadi database ini cukup aman karena memiliki password untuk mengakses nya.

Konsep Dasar Dreamweaver CS6

Menurut Maudi dalam Jurnal Geodesi Undip (2014:102), “Adobe Dreamweaver merupakan program penyunting halaman Web keluaran Adobe Systems yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver keluaran Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang web karena fitur-fiturnya yang menarik dan kemudahan penggunaannya.”

Menurut Madcoms (2013:2), “Adobe Dreamweaver CS6 adalah versi terbaru dari Adobe Dreamweaver yang merupakan bagian dari Adobe Creative Suite 6”.

Konsep Dasar Prototype

Definisi Prototype

Menurut Wiyancoko dalam Saefullah (2015:64), “Prototype adalah model produk yang mewakili hasil produksi sebenarnya”.

Faktor keberhasilan model prototype adalah dengan mendefinisikan aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pengembang dan calon pengguna harus setuju bahwa prototype dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian atau seluruhnya dan perangkat lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan implementasi yang sudah ditentukan.

Tahapan-Tahapan Prototyping

Berikut ini adalah tahapan-tahapan dalam prototype :

1. Pengumpulan kebutuhan

Pengembang dan calon pengguna bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.

2. Membangun prototyping

Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada calon pengguna (misalnya dengan membuat input dan format output).

3. Evaluasi prototyping

Evaluasi ini dilakukan oleh calon pengguna untuk mengetahui apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan yang diharapkan. Jika sudah sesuai maka dapat dilanjutkan pada proses pembuatan sistem. Jika tidak, prototyping harus direvisi.

4. Mengkodekan sistem

Dalam tahap ini prototyping yang sudah disepakati, diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.

5. Menguji sistem

Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, maka harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan menggunakan salah satu metode seperti, White Box, Black Box, Basis Path, pengujian arsitektur dan lain-lain.

6. Evaluasi Sistem

Calon pengguna mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan.

7. Menggunakan sistem

Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.

Kelebihan Metode Prototype

Menurut Dini (2015:1), “Kelebihan metode prototyping yang paling utama adalah merupakan salah satu jenis metode pengembangan sistem yang sifatnya sangat cepat dan dapat menghemat waktu”. Selain itu metode prototype juga memiliki beberapa kelebihan lainnya, seperti :

1. Dapat menjalin komunikasi yang baik antar user dan pengembang sistem.
2. Setiap perbaikan yang dilakukan pada prototype merupakan hasil masukan dari user yang akan menggunakan sistem tersebut, sehingga lebih reliable.
3. User akan memberikan masukan terhadap sistem sesuai dengan kemauannya.
4. Menghemat waktu dalam mengembangkan sebuah sistem.
5. Menghemat biaya, terutama pada bagian analisa, karena hanya mencatat poin-poin penting saja.
6. Cocok digunakan pada sebuah sistem kecil, yang digunakan pada ruang lingkup tertentu, seperti sistem di dalam sebuah kantor.
7. Penerapan dari sistem yang menjadi lebih mudah untuk dilakukan.

Konsep Analisa SWOT

Definisi Analisa SWOT

Menurut Osita dalam International Journal of Innovative and Applied Research (2014:23), “The SWOT analysis is one of several strategic planning tools that are used by businesses and other organizations to ensure that there is a clear objective defined for the project or venture, and that all factors related to the effort, both positive and negative, are identified and addressed. In order to accomplish this task, the process involves four areas of consideration: Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (SWOT). It should be noted that, when identifying and classifying relevant factors, the focus is not just on internal matters, but also external components that could impact the success of the project.”

Secara umum, pengertian Analisa SWOT adalah suatu bentuk analisis di dalam manajemen perusahaan atau di dalam organisasi yang secara sistematis dapat membantu dalam usaha penyusunan suatu rencana yang matang untuk mencapai tujuan, baik itu tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang.

Manfaat Analisa SWOT

Menurut Suryatama dalam Bilung (2016:119), beberapa manfaat yang bisa didapat dari analisa SWOT diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sebagai panduan bagi perusahaan untuk menyusun berbagai kebijakan strategis terkait rencana dan pelaksanaan di masa anak datang.
2. Menjadi bentuk bahan evaluasi kebijakan strategis dan sistem perencanaan sebuah perusahaan.
3. Memberikan tantangan ide-ide bagi pihak manajemen perusahaan.
4. Memberikan informasi mengenai kondisi perusahaan.

Tujuan Analisa SWOT

Menurut Bilung dalam eJurnal Administrasi Bisnis (2016:119), “Dengan analisis SWOT memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi baik positif maupun negatif dari dalam dan dari luar perusahaan. Peran kunci dari SWOT adalah untuk membantu mengembangkan kesadaran penuh dari semua faktor yang dapat mempengaruhi perencanaan strategi dan pengambilan keputusan, tujuan yang dapat diterapkan pada hampir semua aspek industri”.

Konsep Dasar Testing

Definisi Testing

Menurut Trivedi dalam International Journal of Advanced Research in Computer Science and Software Engineering (IJARCSSE) (2012:433), “Software testing is more than just error detection; Testing software is operating the software under controlled conditions, to (1) verify that it behaves “as specified”; (2) to detect errors and (3) to validate that what has been specified is what the user actually wanted”.

Tahapan Pengujian Sistem

Menurut Nidhra dalam International Journal of Embedded Systems and Applications (IJESA) (2012:29), tahapan pengujian sistem adalah :

1. Unit Testing is a code based testing which is performed by developers, this testing is mainly done to test each and individual units separately. This unit testing can be done for small units of code or generally no larger than a class.
2. Integration Testing validates that two or more units or other integrations work together properly, and inclines to focus on the interfaces specified in low-level design.
3. System Testing reveals that the system works end-to-end in a production-like location to provide the business functions specified in the high-level design.
4. Acceptance Testing is conducted by business owners, the purpose of acceptance testing is to test whether the system does in fact, meet their business requirements.
5. Regression Testing is the testing of software after changes has been made; this testing is done to make sure that the reliability of each software release, testing after changes has been made to ensure that changes did not introduce any new errors into the system.
6. Alpha Testing, usually in the existence of the developer at the developer’s site will be done.
7. Beta Testing is done at the customer’s site with no developer in site.
8. Functional Testing is done for a finished application; this testing is to verify that it provides all of the behaviors required of it.

Definisi Black Box Testing

Menurut Khan dalam International Journal of Advanced Computer Science and Applications (IJCSA) (2012:12), “Black Box Testing is a technique of testing without having any knowledge of the internal working of the application. It only examines the fundamental aspects of the system and has no or little relevance with the internal logical structure of the system.”

Secara umum, Black Box Testing merupakan pengujian yang berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak. Kategori eror yang akan diketahui melalui Black Box Testing antara lain :

1. Fungsi yang hilang atau tak benar

2. Error dari antar-muka

3. Error dari struktur data atau akses eksternal database

4. Error dari kinerja atau tingkah laku

5. Error dari inisialisasi dan terminasi

Konsep Dasar Elisitasi

Definisi Elisitasi

Menurut Shadab Khan dalam International Journal of Information and Computation Technology (2014:134), “Requirements elicitation is one of the first activities that tries to define the project scope and elicit user requirements. This activity relies in communication and cooperation between stakeholders which makes collaboration crucial for the success of this activity, especially in global software development projects with distributed teams and stakeholders.”

Tahapan Elisitasi

Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan tiga tahap, yaitu sebagai berikut :

1. Elisitasi Tahap 1

Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melaui proses wawancara.

2. Elisitasi Tahap 2

Verifikasi adalah proses pemeriksaan untuk memastikan bahwa perangkat lunak telah menjalankan apa yang harus dilakukan dari kesepakatan awal antara pengembang perangkat lunak dan pengguna.

1. M pada MDI berarti Mandatory (penting). Maksudnya, requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

2. D pada MDI berarti Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Namun, jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem maka akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

3. I pada MDI berarti Inessential. Maksudnya, requirement tersebut bukanlah bagian sistem yang dibahas, tetapi bagian dari luar sistem.

3. Elisitasi Tahap 3

Elisitasi tahap III, merupakan hasil pernyataan elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement dengan option I pada metode MDI. Selanjutnya, semua requirement dengan option I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu:

1. High (H): Sulit untuk dikerjakan, karena teknik pemakaiannya dan pembuatannya sulit serta berbiaya mahal.

2. Middle (M) :Mampu dikerjakan.

3. Low (L) : Mudah Dikerjakan.

4. Final Draft Elisitasi

Final draft elisitasi, merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dirancang.

Konsep Dasar Literature Review

Definisi Literature Review

Menurut Deviachrista (2013:1), “Literature Review adalah uraian tentang teori, temuan dan bahan penelitian lainnya yang diperoleh dari bahan acuan untuk dijadikan landasan kegiatan penelitian untuk menyusun kerangka pemikiran yang jelas dari perumusan masalah yang ingin diteliti”.

Literature Review

Berikut ini adalah beberapa penelitian yang telah dilakukan dan memiliki hubungan searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam Skripsi ini, antara lain :

1. Penelitian yang telah dilakukan oleh Sirmauli yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Monitoring Aset Pada Koperasi Karyawan PT. GMF Aeroasia Sejahtera” (2016). Penelitian ini bertujuan untuk memonitor pendataan aset secara akurat dan jelas sesuai antara sumber data dan bukti fisik dilapangan agar tidak adanya penyalah gunaan aset, serta membangun sistem yang mampu menghasilkan laporan informasi aset yang cepat, tepat dan akurat. Ada pun kendala yang dihadapi adalah pencatatan aset yang masih manual menggunakan Ms. Excel yang dinilai tidak efisien karena memerlukan tenaga dan waktu yang tidak sedikit. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Metode analisa SWOT, PIECES, dan UML sebagai metode perancangannya.
2. Penelitian Skripsi yang telah dilakukan Sri Murti yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Remainder Monitoring Data PO Pada PT Makmur Abadi Semesta Tangerang” (2016). Permasalahan yang terjadi adalah pada pengolahan data yang bersifat manual yaitu menggunakan Ms. Excel yang dinilai memiliki kelemahan salah satunya pengontrolan tanggal selesai PO, karena setiap PO yang masuk langsung diberikan tanggal selesai, tetapi pada sistem yang berjalan saat ini masih banyak PO yang tidak terselesaikan, sehingga PO tidak closed atau tidak teratur. Hal ini berdampak pada pembuatan laporan perusahaan yang kurang termonitoring dan masih kurang efisien dan efektif. Tujuan dari penelitian Skripsi ini adalah agar dapat merancang sistem yang dapat mengelola data PO agar tepat waktu sehingga memudahkan manajemen dalam pengambilan suatu keputusan.
3. Penelitian Tugas Akhir yang telah dilakukan oleh Yusuf Hadi yang berjudul “Monitoring Sistem Pengadaan Barang Pada SMPN 13 Kota Tangerang” (2016). Penelitian ini bertujuan untuk merancang suatu sistem input dan output barang yang terintegrasi sehingga membantu dalam pengadaan barang, dan memudahkan dalam hal pencatatan dan pengontrolan pemakaian barang, proses pengolahan, hingga penyimpanan data barang, serta memberikan laporan barang yang cepat dan akurat baik yang masuk maupun yang keluar berbentuk Digital Document (PDF) dengan periode bulanan.
4. Penelitian Jurnal Ilmiah yang telah dilakukan oleh Muhammad Naufal Assegaf yang berjudul “Rancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang Pada PT MSH Niaga Telecom Indonesia Dengan Metodologi Berorientasi Obyek” (2014). Permasalahan yang terjadi adalah kurangnya keamanan data, seperti kehilangan data dan manipulasi data, sering terjadinya kesalahan pencatatan yang menyebabkan masih adanya kerangkapan data, serta pembuatan laporan yang membutuhkan waktu yang cukup lama. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memberikan solusi dari permasalahan pada bagian pengadaan yang ada saat ini, meminimalisir kesalahan dengan memberikan pencatatan yang sesuai dan akurat, memberikan penyimpanan data yang lebih aman, sehingga memudahkan dalam pencarian data, serta memudahkan dalam mengontrol data masukan dan keluaran dalam penyajian informasi tentang pengadaan barang sehingga laporan dapat dilakukan secara cepat dan akurat.
5. Penelitian Jurnal Ilmiah yang telah dilakukan oleh Agung Wahana dan Asep Ririh Riswaya yang berjudul “Sistem Informasi Pengadaan Barang ATK di PT. Mekar Cipta Indah Menggunakan PHP dan MySQL” (2014). Permasalahan yang terjadi adalah pada penggunaan Microsoft Excel yang digunakan untuk menyimpan data-data barang yang memerlukan waktu yang lama dalam proses pencarian data dan pembuatan laporan, sehingga perlu adanya interface yang dapat mempermudah user dalam mengolah data report dan memperoleh data yang cepat, akurat dan tepat sesuai kegiatannya. Perancangan aplikasi informasi pengadaan barang ATK pada perusahaan kontraktor dan mesin dibuat untuk membantu karyawan perusahaan kontraktor dan mesin untuk melakukan pengadaan barang ATK. Manfaat dari sistem informasi pengadaan barang ATK ini adalah untuk meningkatkan produktivitas pada perusahaan kontraktor dan mesin tersebut.
6. Penelitian Jurnal Ilmiah yang telah dilakukan oleh Kartina Purwaningsih dan Agus Winarno yang berjudul “Sistem Informasi Pengadaan Barang Pada CV Basuki Semarang” (2013). CV Basuki adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan barang, perusahaan ini harus mampu mempertimbangkan modal, permintaan konsumen serta ketersediaan barang (stok barang). Permasalahan yang terjadi adalah pada pembuatan laporan pembelian barang masih disusun secara manual dengan mengumpulkan data-data transaksi yang terjadi pada periode tertentu, sehingga banyak kesalahan data pada laporan yang dihasilkan, selain itu memerlukan waktu yang cukup lama.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Perusahaan

Dimension Data merupakan anak perusahaan dari Dimension Data plc dan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penyedia jasa solusi IT. Dimension Data Asia Pacific didirikan pada tahun 1983 dan beroperasi di lebih dari 60 kantor utama di 13 negara Asia Pasifik yang sebelumnya dikenal sebagai Datacraft. Secara global, Dimension Data memiliki cabang di 58 negara di 5 benua dan Preferred Partner Programme (PPP) memperluas pelayanannya pada 114 wilayah lain.

PT. Dimension Data Indonesia didirikan di Indonesia pada tahun 1996 dan berlokasi di Menara Imperium Lt. 19 Jl. H.R Rasuna Said Kav. 1 Jakarta Selatan. PT. Dimension Data Indonesia memiliki klien dari berbagai jenis industri, seperti media dan telekomunikasi (Telkomsel, XL, Indosat), manufaktur (Nestle, Cargill, Nike), finansial dan perbankan (BCA, CIMB Niaga, Bank Danamon), instansi pemerintah (POLRI, OJK, Departemen Keuangan RI), serta Migas (Newmont, Freeport, Caterpillar).

Visi dan Misi Perusahaan

PT. Dimension Data Indonesia memiliki visi dan misi sebagai berikut :

1. Visi Perusahaan

Menjadi garda depan dalam penyediaan dan pengelolaan solusi infrastruktur IT yang membantu klien dalam mencapai tujuan bisnis mereka.

2. Misi-misi Perusahaan

1. Melancarkan kekuatan data dengan infrastruktur digital.

2. Merespon dengan cerdas dan cepat melalui hybrid cloud.

3. Mengembangkan pengalaman pelanggan dan karyawan klien dengan workspace for tomorrow.

4. Mengurangi risiko dan pencapaian lebih banyak dengan cyber security.

Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi pada PT. Dimension Data Indonesia disusun untuk menunjang lancarnya kegiatan yang sedang berjalan. Adapun bagan struktur organisasi pada Divisi Managed Services PT. Dimension Data Indonesia seperti pada gambar 3.1.

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi Divisi Managed Services

Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut adalah tugas dan tanggung jawab tim Backout Support Services yang khusus berkaitan dengan penelitian ini, yaitu :

1. Managed Services Manager

1. Mengembangkan kebijakan layanan pada klien.

2. Mendorong profitabilitas semua proyek dan layanan operasional, serta memastikan pengiriman kewajiban kontrak dalam anggaran dan waktu yang telah disepakati.

3. Mengatasi keluhan dan insiden besar, serta mengidentifikasi dan mengembangkan umpan balik.

4. Menjaga dokumen dan statistik pada korespondensi klien, pemecahan masalah dan informasi operasional lainnya yang relevan.

5. Menyusun dan mengirimkan laporan untuk membuat rekomendasi perbaikan layanan.

6. Secara efektif mengelola tim, sumber daya manusia, pengembangan dan kinerja secara keseluruhan.

2. Vendor Specialist (Backout Order Admin)

1. Merespon kebutuhan dan atau layanan bisnis baru atau yang telah diubah dan menentukan serta menetapkan persyaratan untuk kontrak vendor baru atau memperbarui yang sudah ada.

2. Menyetujui poin dari interaksi dengan klien dan vendor, memastikan pelayanan secara berkala sesuai dengan service level agreement (SLA).

3. Meninjau dan menetapkan waktu kontrak yang relevan dengan vendor sejalan dengan layanan dan tingkat operasional perjanjian yang disepakati dengan klien.

4. Menentukan pengaruh dari peningkatan layanan yang berkaitan dengan vendor.

3. Contract Administrator (Backout Order Admin)

1. Mengelola kontrak data untuk klien dan atau vendor yang lebih kecil

2. Memastikan bahwa sistem yang relevan telah diperbarui dengan informasi spesifik dari proses manajemen siklus hidup kontrak.

3. Mengecek tanggal perpanjangan kontrak dan memastikan kontrak telah diperpanjang sebelum masa berlakunya habis.

4. Mempersiapkan dan mengirimkan laporan yang diperlukan termasuk jadwal pembaharuan, jadwal klien, daftar kontrak dan lain-lain.

4. Data Entry Administrator

1. Melakukan pengecekan dan identifikasi terhadap Sales Order (SO) yang masuk.

2. Melakukan peng-input-an terhadap SO yang diterima dari tim Sales, ke dalam eSOF Tracking.

3. Mengelola data-data transisi dari proyek ke maintenance, data-data tersebut berupa Berita Acara Serah Terima (BAST).

Tata Laksana Sistem yang Berjalan

Prosedur Sistem yang Berjalan

Prosedur sistem monitoring pengadaan jasa yang berjalan saat ini pada Departemen Business Support Services adalah sebagai berikut :

1. Tim sales meng-input Sales Order (SO) ke dalam sebuah sistem bernama e-Sales Order Form(eSOF).
2. Data Entry Admin melakukan verifikasi dan meng-input Sales Order (SO) ke dalam sebuah file Excel yang bernama Excel Tracking.
3. Backout Order Admin mendapatkan quotation dari vendor, kemudian membuat e-Purchase Request (ePR) untuk disetujui oleh pihak Management dan meng-input quotation dan ePR ke Excel Tracking
4. Bagian Purchasing membuat PO berdasarkan quotation dan ePR yang mereka terima dari Backout Order Admin kemudian mengirimkan PO ke Vendor sebagai tanda pembelian backout support.
5. Vendor akan mengirimkan sertifikat maintenance sebagai tanda pembelian sekaligus sebagai sertifikat maintenance.
6. Backout Order Admin melakukan pencatatan ke dalam File Excel, maka dengan demikian proses pengadaan jasa dikatakan telah selesai.
7. Pihak Management mengakses Excel Tracking untuk mengecek status proyek yang telah atau belum diselesaikan proses pembeliannya.

Rancangan Sistem Yang Berjalan

1. Use Case Diagram Yang Berjalan

Berikut gambaran use case diagram sistem monitoring pengadaan jasa pada PT. Dimension Data Indonesia, seperti pada gambar 3.2.

Gambar 3.2 Use Case Diagram Yang Berjalan

Berdasarkan Use Case Diagram pada gambar 3.2 yang berjalan saat ini, terdapat :

a. 1 (satu) Sistem Monitoring Pengadaan Jasa yang mencakup seluruh kegiatan.

b. 6 (Enam) Actors yang melakukan kegiatan diantaranya : Divisi Sales, Data Entry Admin, Backout Order Admin, Tim Purchasing, Vendor serta Management.

c. 12 (Dua belas) Use Cases yang dilakukan oleh Actors.

2. Activity Diagram Prosedur Peng-input-an Sales Order

Berikut adalah gambaran Activity Diagram Prosedur Peng-input-an Sales Order, seperti pada gambar 3.3.

Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Peng-input-an Sales Order

Berdasarkan Activity Diagram pada gambar 3.3 yang berjalan saat ini, terdapat:

a. 1 (Satu) Initial Node, objek yang diawali.

b. 3 (Tiga) Activities yang dilakukan oleh Actors.

c. 2 (Dua) Vertical Swinlanes yaitu Divisi Sales dan Data Entry Admin.

d. 1 (Satu) Final Node, objek yang diakhiri.

3. Activity Diagram Prosedur Peng-input-an Quotation, ePR dan Contract#

Berikut adalah gambaran Activity Diagram Prosedur Peng-input-an Quotation dan Contract#, seperti pada gambar 3.4.

Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Peng-input-an Quotation, ePR dan Contract#

Berdasarkan Activity Diagram pada gambar 3.4 yang berjalan saat ini, terdapat:

a. 1 (Satu) Initial Node, objek yang diawali.

b. 12 (Dua belas) Activities yang dilakukan oleh Actors.

c. 4 (Empat) Vertical Swimlanes yaitu Vendor, Backout Order Admin, Management dan Tim Puchasing.

d. 1 (Satu) Final Node, objek yang diakhiri.

4. Sequence Diagram Sistem Yang Berjalan

Berikut adalah gambaran Sequence Diagram sistem monitoring pengadaan jasa pada PT. Dimension Data Indonesia, seperti pada gambar 3.5.

Gambar 3.5 Sequence Diagram Sistem yang Berjalan

Berdasarkan Sequence Diagram pada gambar 3.5 yang berjalan saat ini, terdapat :

a. 6 (Enam) Actors, yaitu : Divisi Sales, Data Entry Admin, Backout Order Admin, Management, Purchasing dan Vendor.

b. 2 (Dua) Lifelines, yaitu : eSOF, Excel Tracking.

c. 16 (Enam belas) Messages yang dilakukan oleh Actors

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa SWOT

Pada penelitian ini menggunakan metode analisa SWOT untuk menganalisa dan juga mengevaluasi kekuatan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), peluang (Opportunities) dan ancaman (Threats). Tabel analisa SWOT pada PT. Dimension Data Indonesia dapat dilihat pada tabel 3.1.

Tabel 3.1 Tabel Identifikasi SWOT

Berdasarkan analisa identifikasi SWOT yang telah dilakukan, selanjutnya dilakukan analisa untuk mencari strategi dengan menggunakan analisis silang matriks SWOT. Matriks SWOT adalah analisis untuk mencari strategi menggunakan kekuatan dan memanfaatkan peluang yang ada (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang ada untuk menghindari ancaman (strategi S-T). Selain itu dapat dianalisis juga strategi untuk mengurangi kelemahan untuk mecapai peluang yang ada (strategi W-O) serta mengatasi ancaman atau resiko yang akan terjadi nanti (strategi W-T). Berikut tabel strategi S-O, W-O, S-T dan W-T dapat dilihat pada tabel 3.2.

Tabel 3.2 Tabel Analisa Silang Matriks SWOT

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

1. Analisa Masukan

Berikut adalah analisa masukan pada sistem monitoring pengadaan jasa :

a. Nama  : Sales Order (SO)

Fungsi  : Digunakan untuk peng-input-an ke dalam Excel Tracking

Sumber  : Divisi Sales

Media  : File Excel

Frekuensi  : Seminggu sekali setiap data sampai

Keterangan  : Berisikan nama klien dan proyek yang akan dikerjakan.

2. Analisa Proses

Berikut adalah analisa proses pada sistem monitoring pengadaan jasa :

a. Nama  : Pencatatan Quotation

Fungsi  : Digunakan untuk mencatat data-data penawaran.

Sumber  : Vendor

Media  : File Excel

Keterangan  : Berisikan data penawaran dan permintaan pembelian

b. Nama  : Pencatatan Purchase Order (PO)

Fungsi  : Digunakan untuk mencatat data PO yang dikirimkan oleh Bagian Purchasing setelah melakukan pembelian ke Vendor

Sumber  : Vendor

Media  : File Excel

Distributor  : Bagian Purchasing

Keterangan  : Berisi nomor PO HW (Hardware), nomor PO Service dan nomor Contract

3.Analisa Keluaran

Berikut adalah analisa keluaran pada sistem monitoring pengadaan jasa :

a. Nama  : Laporan Pengadaan Jasa

Fungsi  : Untuk mengetahui informasi mengenai data-data proyek yang telah atau belum diselesaikan prosesnya.

Media  : File Excel

Konfigurasi Sistem Berjalan

Adapun konfigurasi sistem yang digunakan pada sistem yang berjalan yaitu :

1. Spesifikasi Hardware

a. Processor  : Intel Pentium Core i3-5005U 2.00 GHz

b. Monitor  : Generic PnP Monitor

c. RAM  : 4 GB

d. Hardisk  : 500 GB HDD

2. Spesifikasi Software

a. Windows 10 Home Single Language 64-Bit

b. Microsoft Word 2010

c. Microsoft Excel 2010

Hak Akses (Brainware)

1. Data Entry Admin
2. Backout Order Admin
3. Management

Permasalahan Yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, permasalahan yang dihadapi oleh Departemen Business Support Services yaitu :

1. Jadwal peng-input-an data sales order yang dinilai lambat yaitu seminggu sekali.
2. Dikarenakan sistem saat ini masih menggunakan cara manual maka berpotensi terjadinya kesalahan dalam peng-input-an data.
3. Proses monitoring tidak aman karena tidak adanya hak akses yang memadai sehingga rentan terjadi manipulasi data.

Alternatif Pemecahan Masalah

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, permasalahan yang dihadapi oleh Departemen Business Support Services yaitu :

1. Merancang suatu sistem berbasis desktop menggunakan PHP dan MySQL agar proses monitoring lebih terintegrasi.
2. Memudahkan staff admin melakukan tugasnya dengan tampilan halaman yang user friendly dan praktis.
3. Membuat tingkatan hak akses yang berbeda-beda agar setiap staff dapat menjalankan tugasnya masing-masing dengan lebih optimal, serta untuk pihak manajemen agar dapat memantau segala aktivitas timnya setiap saat.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data dari lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara mengenai kekurangan dari sistem yang sedang berjalan, dan kebutuhan pengguna sistem yang belum terpenuhi. Dalam hal ini wawancara dilakukan kepada stakeholder mengenai sistem yang diusulkan. Berikut adalah Elisitasi tahap I, seperti pada tabel 3.3.

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Elisitasi tahap II merupakan hasil klasifikasi dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI(Mandatory, Desirable, Inessential). Metode tersebut bertujuan untuk memisahkan antara rancangan yang penting dan memang harus ada dalam pembuatan sistem yang baru serta rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut ini adalah Elisitasi tahap II, seperti pada tabel 3.4

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap III

Elisitasi tahap III merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya "I" pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali dengan metode TOE dengan opsi LMH. Berikut adalah Elisitasi tahap III, seperti pada tabel 3.5

Tabel 3.5 Elisitasi Tahap III

Final Draft Elisitasi

Berdasarkan elisitasi tahap III maka dapat menghasilkan requirement final draft yang diharapkan dapat mempermudah dalam pembangunan suatu sistem monitoring pengadaan jasa. Berikut lampiran final draft elisitasi pada tabel 3.6.

Tabel 3.6 Final Draft Elisitasi

 

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULAN

Rancangan Sistem Usulan

Prosedur Sistem Usulan

Berdasarkan sistem yang berjalan, maka dapat diketahui bahwa dalam aktivitas monitoring pengadaan jasa solusi IT di PT. Dimension Data Indonesia masih memiliki banyak kekurangan dikarenakan proses pencatatan yang masih manual. Oleh karena itu, untuk memudahkan pekerjaan pada Departemen Business Support Services, langkah selanjutnya adalah dengan merancang dan membuat sistem yang lebih baik, berikut adalah prosedur sistem yang diusulkan :

1. Data Entry Admin melakukan verifikasi data Sales Order pada eSOF yang telah diolah oleh Divisi Sales kemudian masuk menu login, isi username dan password dengan benar, masuk ke halaman menu utama Backout Order Tracking (yang sebelumnya bernama Excel Tracking), memilih halaman menu Monitoring Tool dan otomatis berada pada tabulasi To Do List, kemudian klik tombol Add Project lalu meng-input data SO dan simpan, bila aktivitas peng-input-an sudah selesai maka pilih menu logout untuk keluar dari Sistem.
2. Setelah Backout Order Admin menerima quotation dari Vendor dan membuat ePR yang telah disetujui oleh Management, kemudian masuk menu login, isi username dan password dengan benar, setelah masuk ke halaman menu utama Backout Order Tracking, Backout Order Admin melakukan peng-input-an data quotation dengan mengklik tombol Update Backout, setelah di Save, maka data yang telah diisi otomatis masuk ke tabulasi On Progress.
3. Bagian Purchasing membuat Purchase Order (PO) berdasarkan quotation dan e-Purchase Request (ePR) yang mereka terima dari Backout Order Admin untuk dikirimkan ke Vendor sebagai tanda pembelian Backout Support.
4. Vendor akan mengirimkan sertifikat atau contract maintenance sebagai tanda pembelian sekaligus sebagai sertifikat maintenance.
5. Backout Order Admin kembali mengakses Backout Tracking dan memilih menu Monitoring Tool untuk melakukan peng-input-an PO dan Contract Number yang telah dibelikan oleh Bagian Purchasing dengan memilih tombol Update Contract, setelah di Save maka dengan otomatis masuk ke tabulasi Done sebagai tanda bahwa pengadaan jasa atas suatu proyek telah diselesaikan.
6. Pihak Management dapat memonitor data-data proyek dengan mengakses Backout Tracking menggunakan akun Management yang telah disetel hanya dapat melihat, sebagai pelengkap Pihak Management dapat memilih tombol Download untuk melihat proyek yang belum atau pun yang sudah selesai pengerjaannya.

Use Case Sistem Yang Diusulkan

Setelah prosedur sistem yang diusulkan telah dijelaskan, maka prosedur tersebut digambarkan ke dalam bentuk diagram use case agar mudah dibaca dan dipahami. Use Case Diagram yang diusulkan dapat dilihat seperti berikut :

1. Use Case Diagram Usulan Prosedur Peng-input-an SO
Berikut ini adalah use case diagram untuk menggambarkan prosedur peng-input-an SO, seperti pada gambar 4.1.





Gambar 4.1 Use case Diagram Prosedur Peng-input-an SO




Berdasarkan use case diagram usulan pada gambar 4.1, dapat dijelaskan bahwa :

a. 1 (Satu) sistem yang mencakup kegiatan.

b. 2 (Dua) actors yaitu : Data Entry Admin dan Divisi Sales

c. 8 (Delapan) use cases yang dilakukan oleh Actors.

2. Use Case Diagram Usulan Prosedur Peng-input-an Quotation dan ePR
Berikut ini adalah use case diagram untuk menggambarkan prosedur peng-input-an quotation dan ePR, seperti pada gambar 4.2.





Gambar 4.2 Use Case Diagram Prosedur Peng-input-an Quotation dan ePR




Berdasarkan use case diagram usulan pada gambar 4.2, dapat dijelaskan bahwa :

a. 1 (Satu) sistem yang mencakup kegiatan.

b. 3 (Tiga) actors yaitu : Backout Order Admin, Vendor dan Management

c. 9 (Sembilan) use cases yang dilakukan Actors.

3. Use Case Diagram Usulan Prosedur Peng-input-an PO dan Contract#
Berikut ini adalah use case diagram untuk menggambarkan prosedur peng-input-an Purchase Order (PO) dan Contract#, seperti pada gambar 4.3.





Gambar 4.3 Use Case Diagram Prosedur Peng-input-an PO dan Contract#




Berdasarkan use case diagram usulan pada gambar 4.3, dapat dijelaskan bahwa :

a. 1 (Satu) sistem yang mencakup kegiatan.

b. 3 (Tiga) actors yaitu : Purchasing, Backout Order Admin dan Vendor

c. 9 (Sembilan) use cases yang dilakukan Actors.

4. Use Case Diagram Usulan Prosedur Download Laporan
Berikut ini adalah use case diagram untuk menggambarkan prosedur Download Laporan, seperti pada gambar 4.4.





Gambar 4.4 Use Case Diagram Prosedur Download Laporan




Berdasarkan use case diagram usulan pada gambar 4.4, dapat dijelaskan bahwa :

a. 1 (Satu) sistem yang mencakup kegiatan.

b. 1 (Satu) actor yaitu : Management

c. 6 (Enam) use cases yang dilakukan oleh Actors.

Activity Diagram Yang Diusulkan

Berdasarkan dari use case diagram yang telah digambarkan, maka dapat digambarkan aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam use case. Activity Diagram yang diusulkan dapat dilihat seperti berikut :

1. Activity Diagram Untuk Data Entry Admin
Berikut ini adalah activity diagram usulan untuk Data Entry Admin, seperti pada gambar 4.5.

Gambar 4.5 Activity Diagram Untuk Data Entry Admin




Berdasarkan Activity Diagram pada gambar 4.5, dapat dijelaskan bahwa :

a. 1 (Satu) Initial Node yang mengawali aktivitas

b. 22 (Dua puluh dua) Action States yang menggambarkan aktivitas dari sistem

c. 1 (Satu) Decision Node yang menggambarkan dua kondisi

d. 3 (Tiga) Fork Nodes yang menggabungkan action states

e. 1 (Satu) Final Node yang mengakhiri aktivitas

2. Activity Diagram Untuk Backout Order Admin
Berikut ini adalah activity diagram usulan untuk Backout Order Admin, seperti pada gambar 4.6.

Gambar 4.6 Activity Diagram Untuk Backout Order




Berdasarkan Activity Diagram pada gambar 4.6, dapat dijelaskan bahwa :

a. 1 (Satu) Initial Node yang mengawali aktivitas

b. 23 (Dua puluh tiga) Action States yang menggambarkan aktivitas dari sistem

c. 1 (Satu) Decision Node yang menggambarkan dua kondisi

d. 3 (Tiga) Fork Nodes yang menggabungkan action states

e. 1 (Satu) Final Node yang mengakhiri aktivitas

3. Activity Diagram Untuk Management
Berikut ini adalah activity diagram usulan untuk Management, seperti pada gambar 4.7.

Gambar 4.7 Activity Diagram Untuk Management




Berdasarkan Activity Diagram pada gambar 4.7, dapat dijelaskan bahwa :

a. 1 (Satu) Initial Node yang mengawali aktivitas

b. 10 (Sepuluh) Action States yang menggambarkan aktivitas dari sistem

c. 1 (Satu) Decision Node yang menggambarkan dua kondisi

d. 2 (Dua) Fork Nodes yang menggabungkan action states

e. 1 (Satu) Final Node yang mengakhiri aktivitas




NB : Untuk hak akses Master Admin hanya bersifat fungsional dengan tambahan edit dan delete pada table master, data monitoring tool dan data User.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

Interaksi antara object yang dibutuhkan untuk menjalankan sebuah use case, dalam menangkap interaksi objek-objek kini menggunakan sequence diagram. Sequence Diagram yang diusulkan dapat dilihat seperti berikut :

1. Sequence Diagram Prosedur Peng-input-an SO
Berikut ini adalah Sequence Diagram Prosedur Peng-input-an SO, seperti pada gambar 4.8.





Gambar 4.8 Sequence Diagram Prosedur Peng-input-an SO




Berdasarkan Sequence Diagram pada gambar 4.8, dapat dijelaskan bahwa :

a. 1 (Satu) Actor  : Data Entry Admin yang melakukan kegiatan peng-input-an SO.

b. 5 (Lima) Lifelines : Login, Overview, Monitoring Tool, Add Project, Logout.

c. 9 (Sembilan) Messages : Input username dan password, validasi login, gagal login (return message), masuk halaman Overview, masuk halaman Monitoring Tool, klik Add Project, input Sales Order, Menyimpan data, logout dari sistem.

2. Sequence Diagram Prosedur Peng-input-an Quotation dan ePR
Berikut ini adalah Sequence Diagram Prosedur Peng-input-an Quotation dan ePR, seperti pada gambar 4.9.





Gambar 4.9 Sequence Diagram Prosedur Peng-input-an Quotation dan ePR




Berdasarkan Sequence Diagram pada gambar 4.9, dapat dijelaskan bahwa :

a. 1 (Satu) Actor yaitu Backout Order Admin yang melakukan peng-input-an.

b. 6 (Enam) Lifelines yaitu : Login, Overview, Monitoring Tool, Update Backout, On Progress dan Logout.

c. 10 (Sepuluh) Messages, yaitu : Input username dan password, validasi login, gagal login (return message), masuk halaman Overview, masuk halaman Monitoring Tool, klik Update Backout, input Quotation dan ePR, menyimpan data, masuk halaman On Progress, logout dari sistem.

3. Sequence Diagram Prosedur Peng-input-an PO dan Contract#
Berikut ini adalah Sequence Diagram Prosedur Peng-input-an PO dan Contract#, seperti pada gambar 4.10.





Gambar 4.10 Sequence Diagram Prosedur Peng-input-an PO dan Contract#




Berdasarkan Sequence Diagram pada gambar 4.10, dapat dijelaskan bahwa :

a. 1 (Satu) Actor yaitu Backout Order Admin yang melakukan peng-input-an.

b. 7 (Tujuh) Lifelines yaitu : Login, Overview, Monitoring Tool, On Progress, Update Contract, Done dan Logout.

c. 11 (Sebelas) Messages, yaitu : Input username dan password, validasi login, gagal login (return message), masuk halaman Overview, masuk halaman Monitoring Tool, klik Tab On Progress, klik Update Contract, input PO dan Contract Number, menyimpan data, masuk halaman Done, logout dari sistem.

4. Sequence Diagram Prosedur Untuk Management
Berikut ini adalah Sequence Diagram untuk Management, seperti pada gambar 4.11.





Gambar 4.11 Sequence Diagram Untuk Management




Berdasarkan Sequence Diagram pada gambar 4.11, dapat dijelaskan bahwa :

a. 1 (Satu) Actor yaitu Management yang melakukan kegiatan monitoring

b. 4 (Empat) Lifelines yaitu : Login, Overview, Backout Control, Logout

c. 8 (Delapan) Messages, yaitu : masuk menu login, input username dan password, klik login, validasi login (self message), gagal login (return message), masuk halaman Overview, masuk halaman Backout Control, mengecek status project, download laporan, logout dari sistem.

NB : Untuk Master Admin tidak dibuatkan Sequence Diagram karena hanya bersifat fungsional seperti bisa melakukan edit dan hapus semua data.

 

Class Diagram Yang Diusulkan

Class Diagram digunakan untuk menjelaskan tentang spesifikasi objek-objek yang terdapat dalam aplikasi sistem monitoring pengadaan jasa pada PT. Dimension Data Indonesia. Dimana class diagram yang diusulkan ini terdapat objek (class) yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, yaitu: tabel. Class Diagram yang diusulkan adalah seperti pada gambar 4.12.

Gambar 4.12 Class Diagram Yang Diusulkan

Berdasarkan gambar 4.12 Class Diagram yang diusulkan terdapat 7 tabel yang terdiri dari : tabel client, tabel project, tabel detail_project, tabel preventive_maintenance, tabel solution, tabel purchase dan tabel user.

 

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, pada sistem monitoring pengadaan jasa yang berjalan dan sistem yang diusulkan, ditemukan beberapa perbedaan dan akan dijabarkan melalui tabel 4.1.

Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem yang diusulkan dapat membantu kinerja Tim Business Support Services dalam hal monitoring data secara cepat, aman, dan akurat.

 

Rancangan Basis Data

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data merupakan desain data yang dianggap telah normal. Desain database menjelaskan media penyimpanan yang digunakan isi yang tersimpan, primary key dan panjang record. Spesifikasi yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :

1. Nama field: client.

Fungsi: Untuk menampilkan data client

Tipe file: Tabel Master.

Media : Harddisk.

Primary key: code_client

Panjang record: 62

Isi : code_client, client_name, address, phone, mail

Tabel 4.2 Tabel Client

2. Nama field: solution.

Fungsi: Untuk menampilkan data solution

Tipe file: Tabel Master.

Media : Harddisk.

Primary key: code_solution

Panjang record: 39

Isi : code_solution, solution_name

Tabel 4.3 Tabel Solution

3. Nama field: preventive_maintenance.

Fungsi: Untuk menampilkan data Preventive Maintenance

Tipe file: Tabel Master.

Media : Harddisk.

Primary key: code_maintenance

Panjang record: 24

Isi : code_maintenance, maintenance_name

Tabel 4.4 Tabel Preventive Maintenance

4. Nama field: user.

Fungsi: Untuk menyimpan data user

Tipe file: Tabel Master.

Media : Harddisk.

Primary key: id_user

Panjang record: 73

Isi : id_user, nama_user, user_name, password, level

Tabel 4.5 Tabel User

5. Nama field: project.

Fungsi: Untuk menampilkan data project

Tipe file: Tabel Transaksi.

Media : Harddisk.

Primary key: no

Panjang record: 358

Isi : no, esof, code_client, project_name, so, maintenance_duration, po, client_manager_name, code_maintenance, sla_1, sla_2, sla_3, smartnet, warranty, ens, cabling, vendor_branded, te_ms, maintenance_dc, msxx

Tabel 4.6 Tabel Project

6. Nama field: detail_project.

Fungsi: Untuk menampilkan data Project secara detail

Tipe file: Tabel Transaksi.

Media : Harddisk.

Primary key: code_d

Panjang record: 136

Isi : code_d, esof, code_solution, currency, backout_budget,status, po_hw, po_service, po_date_service, contract

Tabel 4.7 Tabel Detail Project

7. Nama field: purchase

Fungsi: Untuk melakukan pembelian Backout Support

Tipe file: Tabel Transaksi.

Media : Harddisk.

Primary key: code_p

Panjang record: 170

Isi : code_d, esof, code_solution, currency, backout_budget, status, po_hw, po_service, po_date_service, contract

Tabel 4.8 Tabel Purchase

Rancangan Prototype

Tahap ini merupakan gambaran yang jelas mengenai rancangan pembangunan sistem yang lengkap kepada para pengguna dan juga untuk memenuhi kebutuhan dari pengguna sistem. Berikut ini merupakan prototype atau tampilan dari perancangan sistem monitoring pengadaan jasa solusi IT yang akan dibuat, yaitu:

Prototype Halaman Login

Tampilan prototype halaman Login dapat dilihat seperti pada gambar 4.13.

Gambar 4.13 Prototype Halaman Login

Tampilan login merupakan tampilan utama dari sistem, setiap admin atau user yang telah mempunyai akun dan ingin masuk ke dalam sistem maka harus melakukan login terlebih dahulu dengan memasukan username dan password dengan benar.

Prototype Halaman Overview

Tampilan prototype halaman Overview dapat dilihat seperti pada gambar 4.14.

Gambar 4.14 Prototype Halaman Overview

Pada tampilan menu utama terdapat menu Overview, Table Master, Monitoring Tool, Backout Control dan User. Dalam halaman menu Overview terdapat beberapa komponen yaitu :

a. Logo PT. Dimension Data Indonesia

b. Jendela rekapan monitoring yang menampilkan total data pada Backout Control, To Do List, On Progress dan Done beserta dengan View Details yang akan mengarahkan pada masing-masing halaman

c. Tujuan, visi dan nilai pada PT. Dimension Data Indonesia

Prototype Halaman Add Client

Tampilan prototype halaman Add Client dapat dilihat seperti pada gambar 4.15.

Gambar 4.15 Prototype Halaman Add Client

Halaman Add Client berfungsi untuk memasukkan data suatu perusahaan yang telah menjadi client PT. Dimension Data Indonesia. Pada halaman Add Client terdapat beberapa komponen yaitu :

a. Code Client yang digunakan untuk memasukkan nomor urut client

b. Client Name yang digunakan untuk memasukkan nama suatu perusahaan yang menjadi client

c. Address yang digunakan untuk memasukkan alamat client

d. Phone Number yang digunakan untuk memasukkan nomor kontak client

e. Email yang digunakan untuk memasukkan email client

f. Tombol Save yang berfungsi untuk menyimpan data client

g. Tombol Reset yang berfungsi untuk membatalkan data yang telah di-input

Prototype Halaman Client

Tampilan prototype halaman Client dapat dilihat seperti pada gambar 4.16.

Gambar 4.16 Prototype Halaman Client

Halaman Client berfungsi untuk menampilkan daftar Client yang terdapat pada perusahaan. Pada halaman Client terdapat beberapa komponen yaitu :

a. Tombol Add Client untuk masuk ke halaman Add Client bila ingin menambahkan data Client

b. No. untuk mengurutkan data client

c. Tools yang terdiri atas edit yang digunakan untuk mengubah data client dan delete menghapus data client

d. Code Client untuk menampilkan kode client

e. Client Name untuk menampilkan nama client

f. Address untuk menampilkan alamat client

g. Phone Number untuk menampilkan nomor kontak client

h. Email untuk menampilkan email client

Prototype Halaman Add Solution

Tampilan prototype halaman Add Solution dapat dilihat seperti pada gambar 4.17.

Gambar 4.15 Prototype Halaman Add Solution

Halaman Add Solution berfungsi untuk memasukkan data Solution. Pada halaman Add Solution terdapat beberapa komponen yaitu :

a. Code Solution yang digunakan untuk memasukkan kode Solution

b. Solution Name yang digunakan untuk memasukkan nama Solution

c. Tombol Save yang berfungsi untuk menyimpan data client

d. Tombol Reset yang berfungsi untuk membatalkan data yang telah di-input

Prototype Halaman Solution

Tampilan prototype halaman Solution dapat dilihat seperti pada gambar 4.18.

Gambar 4.18 Prototype Halaman Solution

Halaman Solution berfungsi untuk menampilkan daftar Solution. Pada halaman Solution terdapat beberapa komponen yaitu :

a. Tombol Add Solution untuk masuk ke halaman Add Solution bila ingin menambahkan data Solution

b. Kolom Search untuk mencari data Solution

c. No. untuk mengurutkan data Solution

d. Tools yang terdiri atas edit dan delete yang digunakan untuk mengubah data atau menghapus data solution

e. Code Solution untuk menampilkan kode solution

f. Solution Name untuk menampilkan nama solution

Prototype Halaman Add Preventive Maintenance

Tampilan prototype halaman Add Preventive Maintenance dapat dilihat seperti pada gambar 4.19.

Gambar 4.19 Prototype Halaman Add Preventive Maintenance

Halaman Add Preventive Maintenance berfungsi untuk memasukkan data Preventive Maintenance . Pada halaman Add Preventive Maintenance terdapat beberapa komponen yaitu :

a. Code Preventive Maintenance yang digunakan untuk memasukkan kode Preventive Maintenance

b. Preventive Maintenance Name yang digunakan untuk memasukkan nama Preventive Maintenance

c. Tombol Save yang berfungsi untuk menyimpan data client

d. Tombol Reset yang berfungsi untuk membatalkan data yang telah di-input

Prototype Halaman Preventive Maintenance

Tampilan prototype halaman Preventive Maintenance dapat dilihat seperti pada gambar 4.20.

Gambar 4.20 Prototype Halaman Preventive Maintenance

Halaman Preventive Maintenance berfungsi untuk menampilkan daftar Preventive Maintenance. Pada halaman Preventive Maintenance terdapat beberapa komponen yaitu :

a. Tombol Add Preventive Maintenance untuk masuk ke halaman Add Preventive Maintenance bila ingin menambahkan data Preventive Maintenance

b. Kolom Search untuk mencari data Preventive Maintenance

c. No. untuk mengurutkan data Preventive Maintenance

d. Tools yang terdiri atas edit dan delete yang digunakan untuk mengubah data atau menghapus data Preventive Maintenance

e. Code Preventive Maintenance untuk menampilkan kode Preventive Maintenance

f. Preventive Maintenance Name untuk menampilkan nama Preventive Maintenance

Prototype Halaman Monitoring Tool

Pada halaman Monitoring Tool terdapat 3 tabulasi yaitu To Do List, On Progress, dan Done, berikut adalah prototype masing-masing tabulasi :

1. Prototype Tabulasi To Do List

Tampilan prototype tabulasi To Do List dapat dilihat seperti pada gambar 4.21.

Gambar 4.21 Prototype Tabulasi To Do List

Halaman Monitoring Tool berfungsi untuk menampilkan daftar Project dalam bentuk tabulasi. Pada tabulasi To Do List terdapat beberapa komponen seperti :

a. Tombol Download untuk mengunduh data To Do List

b. No. untuk mengurutkan berdasarkan eSOF#

c. Tools yang berisi Update Backout yang digunakan untuk meng-input data Quotation dan ePR, Edit Project untuk mengubah data dan Delete untuk menghapus data.

d. eSOF# untuk menampilkan nomor eSales Order Form

e. SO# untuk menampilkan nomor Sales Order

f. Client Name untuk menampilkan nama client

g. Project Name untuk menampilkan data proyek

h. Preventive Maintenance untuk menampilkan data Preventive Maintenance

i. Solution Name untuk menampilkan nama solution

j. Backout Budget untuk menampilkan data Backout Budget

2. Prototype Tabulasi On Progress

Tampilan prototype tabulasi On Progress dapat dilihat seperti pada gambar 4.22.

Gambar 4.22 Prototype Tabulasi On Progress

Halaman On Progress berfungsi untuk menampilkan daftar Project dalam bentuk tabulasi. Pada tabulasi On Progress terdapat beberapa komponen seperti :

a. Tombol Download untuk mengunduh data On Progress

b. No. untuk mengurutkan berdasarkan eSOF#

c. Tools yang berisi Purchase yang digunakan untuk melakukan pemesanan kembali, Update Contract yang digunakan untuk meng-input data Purchase Order dan Contract Number, dan Delete untuk menghapus data.

d. eSOF# untuk menampilkan nomor eSales Order Form

e. SO# untuk menampilkan nomor Sales Order

f. Client Name untuk menampilkan nama client

g. Project Name untuk menampilkan data proyek

h. Preventive Maintenance untuk menampilkan data Preventive Maintenance

i. Solution Name untuk menampilkan nama solution

j. Backout Budget untuk menampilkan data Backout Budget

k. Quote Price untuk menampilkan harga penawaran

l. Remain Allocation untuk menampilkan sisa alokasi dana

3. Prototype Tabulasi Done

Tampilan prototype tabulasi Done dapat dilihat seperti pada gambar 4.23.

Gambar 4.23 Prototype Tabulasi Done

Halaman Done berfungsi untuk menampilkan daftar Project dalam bentuk tabulasi. Pada tabulasi Done terdapat beberapa komponen seperti :

a. Tombol Download untuk mengunduh data Done

b. No. untuk mengurutkan berdasarkan eSOF#

c. Tools yang berisi Purchase yang digunakan untuk melakukan pemesanan kembali dan Delete untuk menghapus data.

d. eSOF# untuk menampilkan nomor eSales Order Form

e. SO# untuk menampilkan nomor Sales Order

f. Client Name untuk menampilkan nama client

g. Project Name untuk menampilkan data proyek

h. Preventive Maintenance untuk menampilkan data Preventive Maintenance

i. Solution Name untuk menampilkan nama solution

j. Backout Budget untuk menampilkan data Backout Budget

k. Quote Price untuk menampilkan harga penawaran

l. Remain Allocation untuk menampilkan sisa alokasi dana

NB : Untuk menampilkan informasi proyek secara utuh adalah dengan mengklik link pada masing-masing data eSOF.

Prototype Halaman Add Project

Tampilan prototype halaman Add Project dapat dilihat seperti pada gambar 4.24.

Gambar 4.24 Prototype Halaman Add Project

Halaman Add Project berfungsi untuk memasukkan data Project yang akan masuk ke daftar To Do List setelah disimpan. Pada halaman Add Project terdapat beberapa komponen sebagai berikut :

a. eSOF# yang digunakan untuk memasukkan nomor eSOF

b. Client Name yang digunakan untuk memasukkan nama suatu perusahaan yang menjadi client PT. Dimension Data Indonesia

c. Project Name yang digunakan untuk memasukkan nama proyek

d. SO# yang digunakan untuk memasukkan nomor Sales Order

e. Maintenance Duration yang digunakan untuk memasukkan durasi pemeliharaan

f. PO# Client yang berfungsi untuk memasukkan data Purchase Order dari Client

g. Client Manager Name yang berfungsi untuk memasukkan nama Client Manager

h. Preventive Maintenance yang berfungsi untuk memasukkan frekuensi pemeliharaan-pencegahan secara terjadwal oleh PT. Dimension Data Indonesia

i. SLA (Service Level Agreement) 1-3 yang berfungsi untuk memasukkan tingkatan jasa yang disepakati antara PT. Dimension Data Indonesia dengan Client

j. Smartnet, Warranty, EnS, Cabling, Vendor Branded Resell, TE MS, Maintain DC dan MSXX yang berfungsi untuk memasukkan jumlah produk jasa yang dimilik PT. Dimension Data Indonesia.

k. Tombol Add yang berfungsi untuk menambahkan data Project

l. Tombol Reset yang berfungsi untuk membatalkan data yang telah di-input

Setelah berhasil meng-input data project maka akan diarahkan ke halaman Add Solution->Project yaitu pemberian solusi untuk suatu proyek.

Prototype Halaman Add Solution->Project

Tampilan prototype halaman Add Solution->Project dapat dilihat seperti pada gambar 4.25.

Gambar 4.25 Prototype Halaman Add Solution->Project

Halaman Add Solution->Project adalah halaman untuk menambah solution pada data project. Pada halaman Add Solution->Project terdapat beberapa komponen seperti :

a. Data Sales Order yang telah berhasil di-input (dari eSOF# sampai MSXX)

b. Solution Name yang digunakan untuk memilih jenis solution

c. Currency yang digunakan untuk memilih jenis mata uang (Rupiah atau Dollar)

d. Backout Budget yang digunakan untuk memasukkan jumlah budget yang dimiliki

e. Tombol Add yang berfungsi untuk menambahkan data solution beserta harganya

f. Tombol Reset yang berfungsi untuk membatalkan data yang telah di-input

g. Kolom Search untuk mencari data solution

h. Tabel yang digunakan untuk menampung data solution yang telah di-input

i. Tombol Delete untuk menghapus data solution yang telah di-input

j. Tombol Save untuk menyimpan data yang telah di-input

k. Tombol Cancel untuk membatalkan data Sales Order yang telah di-input

Prototype Halaman Update Backout

Tampilan prototype halaman Update Backout dapat dilihat seperti pada gambar 4.26.

Gambar 4.26 Prototype Halaman Update Backout

Halaman Update Backout adalah halaman untuk meng-input quotation dan ePR pada data SO yang sudah ada. Pada halaman Update Backout terdapat beberapa komponen sebagai berikut :

a. Data Sales Order yang telah berhasil di-input (dari eSOF# sampai Backout Budget)

b. Distributor yang digunakan untuk memasukkan nama Distributor

c. Date of Quote yang berfungsi untuk memasukkan tanggal quotation

d. Quote Price yang digunakan untuk memasukkan harga quotation

e. Date of ePR yang berfungsi untuk memasukkan tanggal ePR

f. ePR# yang digunakan untuk memasukkan nomor ePR

g. Remark yang digunakan untuk memasukkan keterangan

h. Tombol Save untuk menyimpan data yang telah di-input

i. Tombol Reset yang berfungsi untuk membatalkan data yang telah di-input

Prototype Halaman Update Contract

Tampilan prototype halaman Update Contract dapat dilihat seperti pada gambar 4.27.

Gambar 4.27 Prototype Halaman Update Contract

Halaman Update Contract adalah halaman untuk meng-input PO dan Contract# pada data SO yang sudah ada. Pada halaman Update Contract terdapat beberapa komponen sebagai berikut :

a. Data Sales Order yang telah berhasil di-input (dari eSOF# sampai Quote Price)

b. PO# HW yang digunakan untuk memasukkan nomor PO Hardware

c. PO# Service yang digunakan untuk memasukkan nomor PO Servis

d. PO Date Service yang digunakan untuk memasukkan tanggal servis PO

e. Contract# yang digunakan untuk memasukkan nomor Contract

h. Tombol Save untuk menyimpan data yang telah di-input

i. Tombol Reset yang berfungsi untuk membatalkan data yang telah di-input

Prototype Halaman Backout Control

Tampilan prototype halaman Backout Control dapat dilihat seperti pada gambar 4.28.

Gambar 4.28 Prototype Halaman Backout Control

Halaman Backout Control digunakan oleh pihak Management untuk mengecek status project dan download laporan dalam bentuk tabel Excel.

Konfigurasi Sistem Yang Diusulkan

Perangkat keras yang diusulkan dalam rancangan sistem ini adalah sebagai berikut :

Spesifikasi Hardware

a. Processor : Intel Pentium Core i3-5005U 2.00 GHz

b. Monitor : Generic PnP Monitor

c. RAM : 4 GB.

d. Harddisk : 500 GB HDD.

Spesifikasi Software

a. Windows 10 Home Single Language 64-Bit

b. Microsoft Excel 2010

c. XAMPP v3.2.2 (PHP v5.5.34, APACHE v2.4.17, MySQL v5.0.11)

d. Browser Mozilla Firefox

Hak Akses Yang Diusulkan (Brainware)

1. Data Entry Admin

2. Backout Order Admin

3. Master Admin

4. Management

Pengujian Black Box Testing

Pengujian dengan metode Black Box Testing ini dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program. Input tersebut kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah program aplikasi dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai pula dengan fungsi dasar dari program tersebut. Table 4.9 adalah tabel pengujian sistem dengan menggunakan Black Box Testing.

Tabel 4.9 Black Box Testing

 

Implementasi

Implementasi Yang Diusulkan

Berikut ini merupakan gambar tampilan interface mengenai sistem monitoring pengadaan jasa solusi IT dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

1. Tampilan Halaman Login

Tampilan halaman Login dapat dilihat pada gambar 4.29.

Gambar 4.29 Tampilan Halaman Login

2. Tampilan Halaman Overview

Tampilan halaman Login dapat dilihat pada gambar 4.30.

Gambar 4.30 Tampilan Halaman Overview

3. Tampilan Halaman Add Project

Tampilan halaman Login dapat dilihat pada gambar 4.31.

Gambar 4.31 Tampilan Halaman Add Project

4. Tampilan Halaman Add Solution->Project

Tampilan halaman Add Solution->Project dapat dilihat pada gambar 4.32.

Gambar 4.32 Tampilan Halaman Add Solution->Project

5. Tampilan Tabulasi To Do List

Tampilan Tabulasi To Do List dapat dilihat pada gambar 4.33.

Gambar 4.33 Tampilan Tabulasi To Do List

6. Tampilan Halaman Update Backout

Tampilan Halaman Update Backout dapat dilihat pada gambar 4.34.

Gambar 4.34 Tampilan Halaman Update Backout

7. Tampilan Tabulasi On Progress

Tampilan Tabulasi On Progress dapat dilihat pada gambar 4.35.

Gambar 4.35 Tampilan Tabulasi On Progress

8. Tampilan Halaman Update Contract

Tampilan Halaman Update Contract dapat dilihat pada gambar 4.36.

Gambar 4.36 Tampilan Halaman Update Contract

9. Tampilan Tabulasi Done

Tampilan Tabulasi Done dapat dilihat pada gambar 4.37.

Gambar 4.37 Tampilan Tabulasi Done

10. Tampilan Halaman Backout Control

Tampilan Halaman Backout Control dapat dilihat pada gambar 4.38.

Gambar 4.38 Tampilan Halaman Backout Control

Time Schedule

Pada tahap ini dibutuhkan rencana implementasi yang berguna dalam pelaksanaan langkah-langkah kegiatan penerapan sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang direncanakan ini dalam bentuk time table seperti pada tabel 4.10.

Tabel 4.10 Time Schedule

Estimasi Biaya

Pada tahap ini dibutuhkan rencana implementasi yang berguna dalam pelaksanaan langkah-langkah kegiatan penerapan sistem. Langkah langkah yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang direncanakan ini dalam bentuk time table seperti pada tabel 4.11.

Tabel 4.11 Estimasi Biaya

BAB V

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dan untuk menjawab perumusan masalah yang telah dijabarkan pada BAB I, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Pada sistem monitoring pengadaan jasa solusi IT yang berjalan saat ini masih menggunakan cara manual yaitu dengan Microsoft Excel, meski sudah berjalan dengan baik namun masih ada beberapa kendala dimana eSOF yang diterima oleh Data Entry Admin hanya bisa di-input seminggu sekali sedangkan pemesanan dapat masuk setiap hari, selain itu keamanan data tidak terjamin karena file Excel diletakkan pada shared folder sehingga banyak orang dapat mengakses, dan dalam beberapa kesempatan terjadi salah input data karena penggunaan file Excel dengan jumlah tabel yang besar.
2. Sistem Backout Tracking dirancang dengan menggunakan PHP dan MySQL untuk mempermudah staff admin dalam hal monitoring data proyek yang setiap harinya dilakukan dan untuk memperlancar proses bisnis yang dijalankan oleh PT. Dimension Data Indonesia sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan klien.
3. Pada sistem Backout Tracking yang telah dirancang ini data-data proyek yang telah di-input ke dalam database dapat di generate menjadi file Excel sehingga pihak Management dapat dengan mudah melakukan download laporan.

Saran

Adapun saran yang dapat diberikan untuk memaksimalkan sistem Backout Tracking untuk memonitor pengadaan jasa solusi IT pada PT. Dimension Data Indonesia adalah sebagai berikut :

1. Memanfaatkan sistem Backout Tracking yang telah dirancang dengan menggunakan server kantor agar sistem dapat terintegrasi dengan seluruh bagian perusahaan.
2. Agar proses penggunaan sistem Backout Tracking dapat berjalan dengan lancar, perlu dilakukan pelatihan kepada staff admin mengenai sistem yang telah dirancang.
3. Setiap data yang telah disimpan ke dalam database harus mempunyai data cadangan (back-up data) untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Kesan

Selama melakukan penelitian ini, penulis dapat banyak sekali ilmu terutama tentang proses bisnis yang berjalan di perusahaan, namun penulis mengalami beberapa kendala yaitu memahami istilah-istilah asing yang terdapat pada penelitian dan juga alur proses kerja yang cukup rumit, walau demikian penulis bersyukur dapat menyelesaikan penelitian Skripsi ini, itu semua berkat dukungan dan do’a yang telah diberikan oleh orang-orang terdekat.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

A.1 Lampiran Kartu Bimbingan Skripsi (Pembimbing I dan Pembimbing II).

A.2 Lampiran Validasi Skripsi.

A.3 Lampiran Formulir Permohonan Penggantian Judul Skripsi.

A.4 Lampiran Kartu Studi Tetap Final.

A.5 Lampiran Formulir Seminar Proposal.

A.6 Lampiran Formulir Pertemuan Stakeholder.

A.7 Lampiran Final Presentasi.

A.8 Daftar Nilai.

A.9 Lampiran Formulir Pendaftaran Mengikuti Sidang Skripsi.

A.10 Lampiran Surat Keterangan Observasi.

A.11 Lampiran Surat Keterangan Implementasi Program.

A.12 Lampiran Formulir Wawancara.

A.13 Lampiran Daftar Riwayat Hidup.

A.14 Lampiran Kwitansi Pembayaran Skripsi, Raharja Career dan Sidang.

A.15 Lampiran Sertifikat Seminar Internasional.

A.16 Lampiran Sertifikat Seminar IT Nasional.

A.17 Lampiran Sertifikat TOEFL.

A.18 Lampiran Sertifikat Prospek.

A.19 Lampiran Surat Validasi Sidang dan Raharja Career.

A.20 Katalog Produk

A.21 Slide Presentasi.

Contributors

Dian Kurniati, Siti Nurhayati, Windy Jayanti