SI1411480420

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari

Perancangan Sistem Informasi Elektronik Arsip (E-Arsip)

Dokumen Berbasis Website Pada Kantor

Cabang Utama PT Angkasa Pura II


SKRIPSI


Logo stmik raharja.jpg


Disusun Oleh :


NIM
: 1411480420
NAMA


JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2017/2018


SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI


Perancangan Sistem Informasi Elektronik Arsip (E-Arsip)

Dokumen Berbasis Website Pada Kantor

Cabang Utama PT Angkasa Pura II


Disusun Oleh :

NIM
: 1411480420
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, 17 Juli 2018

Ketua
        
Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA
        
Jurusan SIstem Informasi
           
           
           
           
(Dr. Ir. Untung Raharja, M.T.I.,M.M)
        
(Nur Azizah M.Akt., M.Kom)
NIP : 000594
        
NIP : 078010


SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING


Perancangan Sistem Informasi Elektronik Arsip (E-Arsip)

Dokumen Berbasis Website Pada Kantor

Cabang Utama PT Angkasa Pura II


Dibuat Oleh :

NIM
: 1411480420
Nama

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2017/2018

Disetujui Oleh :

Tangerang, 17 Juli 2018

Pembimbing I
    
Pembimbing II
       
       
       
       
(Eduard Hotman Purba, Ir., M.M)
    
(Ilamsyah, M.Kom)
NID : 03018
   
NID : 14019


SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI


Perancangan Sistem Informasi Elektronik Arsip (E-Arsip)

Dokumen Berbasis Website Pada Kantor

Cabang Utama PT Angkasa Pura II


Dibuat Oleh :

NIM
: 1411480420
Nama

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2017/2018

Disetujui Penguji :

Tangerang, 2018

Ketua Penguji
  
Penguji I
  
Penguji II
         
         
         
         
(_______________)
  
(_______________)
  
(_______________)
NID :
 
NID :
 
NID :


SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI


Perancangan Sistem Informasi Elektronik Arsip (E-Arsip)

Dokumen Berbasis Website Pada Kantor

Cabang Utama PT Angkasa Pura II

Disusun Oleh :


NIM
: 1411480420
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen


 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.


Tangerang, 17 Juli 2018

 
 
 
 
NIM : 1411480420

 

*Tandatangan dibubuhi materai 6.000


ABSTRAKSI

Teknologi berbasis komputer saat ini semakin berkembang pesat, hampir semua lingkup kerja menggunakan teknologi berbasis komputer baik yang bergerak dibidang industri, pemerintahan ataupun yang lainnya. Salah satunya pada hal pengarsipan, arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Saat ini sistem pengarsipan dokumen pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II belum berjalan dengan maksimal sehingga peneliti tertarik membahas E-Arsip (Elektronik Arsip) Dokumen, E-Arsip Dokumen yaitu arsip digital berbasis website yang memuat berbagai macam dokumen seperti surat masuk, surat keluar, dokumen pembayaran kontrak, tata naskah (takah) pembayaran & takah kontrak. Penelitian ini menggunakan metode pengumpulan data yaitu observasi, wawancara dan studi pustaka, metode analisis menggunakan PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Service), UML (Unified Modelling Languange) sebagai alat bantu untuk menggambarkan alur prosedur dalam bentuk objek, elisitasi untuk klasifikasi kebutuhan sistem dan menggunakan metode Black Box Testing sebagai metode pengujian sistem. Perancangan sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor) dengan database nya MySQLi dan mengadopsi Bootstrap (HTML, CSS, JavaScript) sebagai interface website. Dengan adanya E-Arsip Dokumen sebagai antisipasi terhadap human error dalam melakukan pengarsipan secara konvensional atau penyimpanan pada ordner (media kertas), memiliki fungsi upload file scan dokumen berformat PDF (Portable Document Format) yang memungkinkan data arsip akan lebih sulit diubah oleh pihak yang tidak bertanggungjawab dan dapat melakukan pencarian dokumen dengan waktu yang singkat.

Kata Kunci : Perancangan Sistem, Website dan Arsip Digital


ABSTRACT

Computer technology currently implemented more developed rapidly , almost all the sphere of work computer-based both use the technology industry , government or the other .One of them is it for , the archive can be a useful tool in an optimum manner for organization when managed with orderly and orderly , but instead were used when archive managed with disorderly would turn to be problematic for an organization .Now the system for documents on Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II Not run to the utmost so researchers interested discuss e-arsip (electronics archive) documents, e-arsip documents that is archive digital based website containing various kinds of documents as a letter in, a letter out, documents payment contract, of a manuscript (takah) the payment of & amp; takah contract.This research using data collection method that is observation, interviews and the literature study, the method of analysis use pieces (performance, information, economy, control, efficiency and service), uml ( the unified modelling languange) as the tools to describe a groove procedure in the form of object, elisitasi for the classification of needs the system and uses the black box testing as a method of testing system. The design of system using a programming language php (hypertext preprocessor) with a database and adopt his mysqli bootstrap (html , css , whether javascript) as interface website .By the presence of e-arsip in anticipation of documents of human error in doing for in an unconventional manner or storage on ordner (media paper), having the function of upload file scan documents in window pdf (portable document format) that makes it possible records is likely to be harder modified by the party which has no handle and can do searches really documents a short time.

Keyword : Design System, Digital Archive and Website


KATA PENGANTAR


Puji dan syukur peneliti panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat yang dilimpahkan kepada peneliti sehingga dapat menyelesaikan laporan Skripsi yang berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK ARSIP (E-ARSIP) DOKUMEN BERBASIS WEBSITE PADA KANTOR CABANG UTAMA PT ANGKASA PURA II”.

Penulisan laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan program Strata Satu (S1) Jurusan Sistem Informasi dengan konsentrasi Sistem Informasi Manajemen di Perguruan Tinggi Raharja. Peneliti berharap laporan Skripsi ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan tambahan pengetahuan bagi para pembaca umumnya serta mahasiswa pada khususnya.

Dalam penyelesaian laporan ini, peneliti banyak sekali mendapatkan bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak. Peneliti mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini, antara lain:

  1. Bapak Dr. Ir. Untung Rahardja, M.T.I., MM selaku Ketua STMIK Raharja.
  2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik STMIK Raharja.
  3. Ibu Nur Azizah, M.Akt., M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
  4. Bapak Eduard Hotman Purba, Ir., M.M selaku Dosen Pembimbing I yang telah berkenan meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu serta memberikan bimbingan dan pengarahan kepada peneliti.
  5. Bapak Ilamsyah, M.Kom selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu dan memberikan bimbingan kepada peneliti dalam penyusunan laporan Skripsi ini.
  6. Bapak Chepy Tri Martiadhi selaku stakeholder lebih tepatnya Staff Maintenance Executive Manager/Staff Deputy EGM di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II yang telah memberikan kesempatan dalam penelitian ini.
  7. Bapak Andre Kurniawan dan Bapak Dwias Darbowo selaku Finance Of Control dan Junior Manager General Accounting di Kantor Cabang Utama PT Angaksa Pura II yang telah memberikan kesempatan dan membimbing peneliti untuk magang kuliah sekaligus melakukan penelitian skripsi.
  8. Orang Tua yang selalu mendoakan dan memotivasi baik berupa moril maupun materil untuk keberhasilan penelitian ini.
  9. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada peneliti selama menjalani perkuliahan di Perguruan Tinggi Raharja dan ilmu tersebut dapat diimplementasikan oleh peneliti dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini.
  10. Rekan-rekan satu bimbingan Egi Erlangga, Rony Budiman dan Siti Chaerunisa serta rekan-rekan Raharja Angkatan 14 yang selalu memberikan dukungan dan motivasi kepada peneliti.
Peneliti menyadari bahwa penulisan laporan Skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu, peneliti mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang. Akhir kata semoga laporan Skripsi ini dapat berguna bagi peneliti khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya
Tangerang, 17 Juli 2018
Heru Sukma
NIM. 1411480420

Daftar isi


DAFTAR GAMBAR

  1. Gambar 3.1. Struktur Organisasi KCU PT Angkasa Pura II
  2. Gambar 3.2. Use Case Diagram Pengarsipan Surat Masuk
  3. Gambar 3.3. Activity Diagram Pengarsipan Surat Masuk
  4. Gambar 3.4. Sequence Diagram Pengarsipan Surat Masuk
  5. Gambar 3.5. Use Case Diagram Pengarsipan Surat Keluar
  6. Gambar 3.6. Activity Diagram Pengarsipan Surat Keluar
  7. Gambar 3.7. Sequence Diagram Pengarsipan Surat Keluar
  8. Gambar 3.8. Use Case Diagram Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak
  9. Gambar 3.9. Activity Diagram Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak
  10. Gambar 3.10. Sequence Diagram Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak
  11. Gambar 3.11. Use Case Diagram Pengarsipan Takah Pembayaran
  12. Gambar 3.12. Activity Diagram Pengarsipan Takah Pembayaran
  13. Gambar 3.13. Sequence Diagram Pengarsipan Takah Pembayaran
  14. Gambar 3.14. Use Case Diagram Pengarsipan Takah Kontrak
  15. Gambar 3.15. Activity Diagram Pengarsipan Takah Kontrak
  16. Gambar 3.16. Sequence Diagram Pengarsipan Takah Kontrak
  17. Gambar 4.1. Use Case Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance
  18. Gambar 4.2. Use Case Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance
  19. Gambar 4.3. Use Case Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance
  20. Gambar 4.4. Use Case Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance
  21. Gambar 4.5. Activity Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance
  22. Gambar 4.6. Activity Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance
  23. Gambar 4.7. Activity Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance
  24. Gambar 4.8. Activity Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance
  25. Gambar 4.9. Sequence Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance
  26. Gambar 4.10. Sequence Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance
  27. Gambar 4.11. Sequence Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance
  28. Gambar 4.12. Sequence Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance
  29. Gambar 4.13. Class Diagram Sistem Yang Diusulkan
  30. Gambar 4.14. Tampilan Program Halaman login
  31. Gambar 4.15. Tampilan Program Halaman Menu Dashboard
  32. Gambar 4.16. Tampilan Program Kelola User
  33. Gambar 4.17. Tampilan Program Tambah Surat Masuk 1
  34. Gambar 4.18. Tampilan Program Tambah Surat Masuk 2
  35. Gambar 4.19. Tampilan Program Lihat Surat Masuk
  36. Gambar 4.20. Tampilan Program Tambah Surat Keluar 1
  37. Gambar 4.21. Tampilan Program Tambah Surat Keluar 2
  38. Gambar 4.22. Tampilan Program Lihat Surat Keluar
  39. Gambar 4.23. Tampilan Program Tambah Dokumen Pembayaran Kontrak
  40. Gambar 4.24. Tampilan Program Tambah Dokumen Pembayaran Kontrak
  41. Gambar 4.25. Tampilan Program Lihat Dokumen Pembayaran Kontrak
  42. Gambar 4.26. Tampilan Program Tambah Takah Pembayaran 1
  43. Gambar 4.27. Tampilan Program Tambah Takah Pembayaran 2
  44. Gambar 4.28. Tampilan Program Lihat Takah Pembayaran
  45. Gambar 4.29. Tampilan Program Tambah Takah Kontrak 1
  46. Gambar 4.30. Tampilan Program Tambah Takah Kontrak 2
  47. Gambar 4.31. Tampilan Program Lihat Takah Kontrak
  48. Gambar 4.32. Tampilan Laporan Surat Masuk
  49. Gambar 4.33. Tampilan Laporan Surat Keluar
  50. Gambar 4.34. Tampilan Laporan Dok. Pembayaran Kontrak
  51. Gambar 4.35. Tampilan Laporan Takah Pembayaran
  52. Gambar 4.36. Tampilan Laporan Takah Kontrak


DAFTAR TABEL

  1. Tabel 3.1. Analisis PIECES
  2. Tabel 3.2. Elisitasi Tahap I
  3. Tabel 3.3. Elisitasi Tahap II
  4. Tabel 3.4. Elisitasi Tahap III
  5. Tabel 3.5. Draft Final Elisitasi
  6. Tabel 4.1. Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dan Sistem Usulan
  7. Tabel 4.2. Tabel surat_masuk
  8. Tabel 4.3. Tabel surat_keluar
  9. Tabel 4.4. Tabel pembayaran_kontrak
  10. Tabel 4.5. Tabel takah_pembayaran
  11. Tabel 4.6. Tabel takah_kontrak
  12. Tabel 4.7. Tabel user
  13. Tabel 4.7. Blackbox Testing
  14. Tabel 4.8. Time Schedule
  15. Tabel 4.9. Estimasi Biaya
DAFTAR SIMBOL


Simbol Use Case Diagram
Simbol Activity Diagram
Simbol Sequence Diagram
Simbol Class Diagram


BAB I

PENDAHULUAN

Latar Balakang

Teknologi berbasis komputer saat ini semakin berkembang pesat, hampir semua lingkup kerja menggunakan teknologi berbasis komputer baik yang bergerak dibidang industri, pemerintahan, pendidikan ataupun yang lainnya. Karena penggunaan komputer mampu memegang peran penting sebagai alat bantu pengolahan data administrasi ataupun dalam pengambilan keputusan. Salah satunya pada hal pengarsipan, arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen.
PT Angkasa Pura II (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dalam bidang usaha pelayanan jasa transportasi udara di wilayah Indonesia Barat. Angkasa Pura II telah mengelola 13 Bandara, antara lain yaitu Bandara Soekarno-Hatta (Jakarta), Halim Perdanakusuma (Jakarta), Kualanamu (Medan), Supadio (Pontianak), Minangkabau (Padang), Sultan Mahmud Badaruddin II (Palembang), Sultan Syarif Kasim II (Pekanbaru), Husein Sastranegara (Bandung), Sultan Iskandarmuda (Banda Aceh), Raja Haji Fisabilillah (Tanjungpinang), Sultan Thaha (Jambi), Depati Amir (Pangkal Pinang) dan Silangit (Tapanuli Utara). Sebagai Badan Usaha Milik Negara, Angkasa Pura II selalu melaksanakan kewajiban untuk membayar dividen kepada negara selaku pemegang saham. Angkasa Pura II juga senantiasa berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang terbaik dan perlindungan konsumen kepada pengguna jasa bandara, menerapkan praktik tata kelola perusahaan yang baik, meningkatkan kesejahteraan karyawan dan keluarganya serta meningkatkan kepedulian sosial terhadap masyarakat umum dan lingkungan sekitar bandara melalui program Corporate Social Responsibility.
Saat ini sistem pengarsipan dokumen pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II belum berjalan dengan maksimal, karena beberapa dokumen seperti Dokumen Pembayaran Kontrak, Tata Naskah Pembayaran, Tata Naskah Kontrak belum menggunakan penyimpanan digital tetapi masih menggunakan ordner (konvensional). Sehingga pada saat dokumen dibutuhkan, proses pencarian dokumen membutuhkan waktu lama bahkan sering kali ada dokumen yang terselip, rusak dan hilang. Jika Surat Masuk dan Surat Keluar saat ini sudah menggunakan Sistem Informasi Dokumen Elektronik (SIDOEL) tetapi masih membutuhkan penyimpanan arsip digital sebagai backup data tambahan. Sehingga perlu adanya tindakan yang tepat agar permasalahan tersebut dapat diminimalisir. Berdasarkan permasalahan yang ada peneliti tertarik mengangkat permasalahan tersebut dalam penelitian skripsi yang berjudul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK ARSIP (E-ARSIP) DOKUMEN BERBASIS WEBSITE PADA KANTOR CABANG UTAMA PT ANGKASA PURA II.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka peneliti menarik beberapa pokok yang akan dijadikan rumusan masalah sebagai berikut:
  1. Bagaimana sistem pengarsipan dokumen pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II yang berjalan saat ini?
  2. Kendala-kendala apa saja yang terjadi pada sistem pengarsipan dokumen pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II?
  3. Bagaimana merancangan sistem Elektronik Arsip (E-Arsip) Dokumen yang dapat membantu Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II dalam pengelolaan arsip dokumen?

Ruang Lingkup Penelitian

Agar penelitian ini lebih terarah maka akan dibatasi permasalahannya dengan ruang lingkup, supaya tidak keluar dari tujuan yang akan dicapai diantaranya:
  1. Penelitian yang akan dibahas hanya sebatas pada pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak di Unit Finance, Surat Masuk dan Keluar, Tata Naskah Pembayaran dan Tata Naskah Kontrak Unit Maintenance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II;
  2. Sistem E-Arsip yang dibangun terdiri dari Kelola Dokumen Pembayaran Kontrak, Kelola Surat Masuk dan Keluar, Kelola Tata Naskah Pembayaran dan Tata Naskah Kontrak, Kelola Pengguna, sampai dengan pembuatan Laporan Pengarsiapan Dokumen Elektronik.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Dalam melakukan penelitian pasti ada maksud, tujuan dan manfaat. Peneliti mengelompokan beberapa tujuan dan manfaat penelitian sebagai berikut:

Tujuan Penelitian

  1. Tujuan Operasional
    1. Menganalisis serta memberikan rekomendasi dan solusi atas permasalahan sistem yang sedang terjadi saat ini;
    2. Menciptakan sistem user friendly untuk mempermudah pengguna dalam menggunakan sistem.
  2. Tujuan Fungsional
    1. Memastikan bahwa setelah dilakukannya penelitian ini, sistem menjadi lebih baik sehingga pengguna dapat bekerja lebih maksimal;
    2. Agar penelitian ini dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh perusahaan guna menunjang kegiatan operasional, terutama dalam pengelolan dokumen arsip.
  3. Tujuan Individu
    1. Memenuhi salah satu syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja;
    2. Mengasah ilmu pengetahuan yang sudah diperoleh dari akademik ataupun non akademik.

Manfaat Penelitian

  1. Manfaat Operasional
    1. Mengetahui permasalahan sistem yang sedang terjadi sehingga bisa dapat ditanganin dengan cepat dan tepat;
    2. Pengguna dapat mengelola arsip dokumen dengan mudah dan teratur.
  2. Manfaat Fungsional
    1. Meminimalisir dokumen-dokumen yang hilang dan rusak;
    2. Pendataan dokumen menjadi lebih baik sehingga tidak ada arsip dokumen yang duplikat dan mempercepat pencarian dokumen yang dibutuhkan.
  3. Manfaat Individu
    1. Peneliti bangga dapat menyelesaikan studi S1 ini dengan baik;
    2. Menambah wawasan baik dibidang yang peneliti tekuni ataupun pengetahuan umum, seperti pembekalan untuk didunia kerja.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

  1. Observasi

    2. Suatu metode untuk melakukan pengamatan secara langsung dengan maksud untuk mendapatkan informasi-informasi dan mempelajari catatan-catatan serta dokumen yang ada untuk membantu dalam penyelesaikan proses penelitian. Pengamatan ini dilakukan dengan cara kunjungan ke Unit Maintenance dan Unit Finance pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II, periode Februari – Juli 2018.

  2. Wawancara

    3. Suatu metode untuk mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada pegawai di Unit Maintenance pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II yaitu Bapak Chepy Tri Martiadhi dan pegawai Unit Finance yaitu Bapak Dwias Darbowo dan Bapak Andre Kurniawan.

  3. Studi Pustaka

    4. Suatu metode untuk mendapatkan informasi dari beberapa sumber (literature) seperti jurnal, buku, makalah, internet dll untuk kebutuhan menganalisis dalam penyelesain proses penelitian atau sebagai bahan acuan yang dilakukan peneliti.

Metode Analisis

  1. Metode Analisis Sistem

    2. Metode Analisis PIECES (Performance, Information/Data, Economic, Control/Security, Efficiency, dan Service). Metode analisis PIECES digunakan untuk mengetahui kinerja sistem yang berjalan saat ini di Unit Maintenance dan Unit Finance pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II (Performance), akurasi informasi (Information), nilai ekonomi (Economics) yang dikeluarkan, pengendalian atau pengamanan (Control/Security), keefisienan (Efficiency) dalam kegiatan sistemnya dan pelayanan (Service) yang tersedia untuk pengguna.

  2. Metode Perancangan Program/Sistem
Sistem yang dibangun akan berbasis website, peneliti menggunakan beberapa software, diantaranya:
  1. Memvisualiasikan sistem dengan UML (Unified Modeling Language), terdiri dari Usecase Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram;
  2. Atom untuk text editor;
  3. PHP (Hypertext Prepocessor) sebagai Bahasa pemrograman inti;
  4. Pengelolaan basis data menggunakan MYSQL (My Structured Query Language);
  5. Menerapkan Bootstrap (HTML, CSS, Javascript) sebagai Interface website;
  6. XAMPP sebagai web server.

Metode Testing

Black Box Testing berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak. Tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi fungsional program.
Black Box Testing cenderung untuk menemukan hal-hal berikut:
  1. Fungsi yang tidak benar atau tidak ada;
  2. Kesalahan antarmuka (interface errors);
  3. Kesalahan pada struktur data dan akses basis data;
  4. Kesalahan performansi (performance errors);
  5. Kesalahan inisialisasi dan terminasi.

Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab pertama, peneliti akan memaparkan mengenai Latar Belakang, Rumusan Masalah, Ruang Lingkup Penelitian, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Metode Penelitian dan Sistematika Penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab selanjutnya, berisi beberapa definisi yang relevan dengan pembahasan. Landasan teori disini dibagi menjadi 3 kategori terdiri dari Teori Umum, Teori Khusus dan Studi Pustaka.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ketiga ini terdapat Gambaran Umum Perusahaan, Tata Laksana Sistem yang berjalan, Analisa Sistem yang berjalan, Konfigurasi Sistem berjalan, Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif pemecahan masalah serta User Requirement.

BAB IV HASIL PENELITIAN

Bab keempat ini berisikan Rancangan Sistem Usulan, Rancangan Basis Data, Flowchart System yang diusulkan, Rancangan Program, Rancangan Prototipe, Konfigurasi Sistem Usulan, Testing, Evaluasi, Implementasi, Estimasi Biaya.

BAB V PENUTUP

Bab terakhir ini berisi tentang kesimpulan dan saran serta solusi yang sudah diteliti.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Perancangan Sistem

Definisi Perancangan Sistem

Berikut ini beberapa pengertian tentang perancangan sistem menurut beberapa ahli, yaitu:
Menurut McLeod dalam Fauzi dan Titits (2015:26)[1] “Perancangan Sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru, jika sistem itu berbasis komputer, perancangan dapat dinyatakan spesifikasi peralatan yang digunakan”.
Menurut Sholikhin dan Berliana (2013:52)[2] “Perancangan sistem didefinisikan sebagai penggambaran sistem secara umum atau global kepada calon pengguna (user) tentang sistem yang akan dibuat dan berfungsi untuk persiapan tahap desain atau perancangan sistem secara terinci”.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka peneliti menarik kesimpulan bahwa perancangan sistem adalah sebuah proses penentuan pembuatan sistem yang baru berdasarkan hasil dari data yang sudah dikumpulkan.

Tujuan Perancangan Sistem

Menurut Iswandy (2015:72),[3] Pada umumnya tujuan melakukan suatu perancangan sistem informasi adalah:
  1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem informasi;
  2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik lain yang terlibat;
  3. Untuk mendukung pengolahan pelaporan manajemen dan mendukung perusahaan.

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Berikut ini beberapa pengertian tentang sistem menurut beberapa ahli, yaitu:
Menurut Tohari dalam Rochman dan Yanti (2016:39) [4] “Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terkait, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan”.
Menurut Jogiyanto dalam Novita dan Novita (2015:2) [5] “Sistem adalah suatu grup dari elemen-elemen baik berbentuk fisik maupun bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sistem”.
Menurut Rusdiana dan Moch. Irfan (2014:29) [6] “Sistem merupakan kumpulan dari beberapa bagian yang memiliki keterkaitan dan saling bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan dari sistem tersebut”.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka peneliti menarik kesimpulan bahwa sistem adalah suatu kumpulan dari beberapa elemen yang saling berkaitan untuk mencapai satu tujuan.

Karakteristik Sistem

Menurut Wahana dan Asep (2014:26), [7] Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu:
  1. Bagian-bagian Sistem (Component)

    2. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau bagian-bagian sistem.

  2. Batasan Sistem (Boundary)

    3. Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu-kesatuan serta menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

  3. Lingkungan Luar Sistem (Outline Environments)

    4. Lingkungan luar suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan merugikan sistem tersebut.

  4. Penghubung Sistem (Interface)

    5. Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.

  5. Masukan Sistem (Input)

    6. Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance Input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sedangkan Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

  6. Keluaran Sistem (Output)

    7. Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

  7. Pengolah Sistem (Process)

    8. Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Seperti suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

  8. Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan Sistem (Goals)

    9. Suatu sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan. Apabila suatu sistem tidak mempunyai sasaran. Maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

Klasifikasi Sistem

Menurut Rusdiana dan Moch. Irfan (2014:42), [8] Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut:
  1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer, sistem akuntasi, sistem pruduksi, dan sebagainnya.
  2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi, sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang ber-interaksi dengan manusia.
  3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu. Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti. Sehingga interaksi antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
  4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada system yang benar-benar tertutup. Yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatip tertutup tidak benar-benar terbuka). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendali yang baik.

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Menurut Iswandy (2015:73), [3] Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.

Definisi Informasi

Menurut Tohari dalam Rochman dan Yanti (2016:39) [4] “Informasi merupakan suatu aset penting bagi suatu institusi atau organisasi. Oleh karena itu, informasi harus berkualitas, dijaga, dan dipelihara dengan baik”.
Menurut Abidin dalam Sutopo, dkk (2016:24) [9] “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidak pastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan”.

Nilai Informasi

Menurut Palit, dkk (2015:2), [10] ada 10 kategori dalam nila informasi diantaranya:
  1. Kemudahan dalam memperoleh

    2. Informasi memperoleh nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.

  2. Sifat luas dan kelengkapannya

    3. Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup atau cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

  3. Ketelitian (accuracy)

    4. Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi atau akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

  4. Kecocokan dengan pengguna (relevance)

    5. Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

  5. Ketepatan waktu

    6. Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima atau usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

  6. Kejelasan (clarity)

    7. Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

  7. Fleksibilitas atau keluwesannya

    8. Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer atau pimpinan pada saat pengambilan keputusan.

  8. Dapat dibuktikan

    9. Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.

  9. Tidak ada prasangka

    10. Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.

  10. Dapat diukur

    11. Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.

Kualitas Informasi

Menurut Abidin dalam Sutopo, dkk (2016:24), [9] Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal yaitu :
  1. Relevan (Relevancy)
  2. Akurat (Accurancy)
  3. Tepat waktu (Time liness)
  4. Ekonomis (Economy)
  5. Efisien (Efficiency)
  6. Ketersediaan (Availability)
  7. Dapat dipercaya (Reliability)
  8. Konsisten

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Berikut ini beberapa pengertian tentang sistem informasi menurut beberapa ahli, yaitu:
Menurut Andri Kristanto dalam Sholikhin dan Berliana (2013:51) [2] “Sistem Informasi adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau penyelesaian suatu sasaran tertentu”.
Menurut Pratama dalam Rochman dan Yanti (2016:2), [4] Sistem informasi adalah gabungan dari perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), infrastruktur, dan sumber daya manusia (SDM) yang terlatih yang mana keempat komponen ini saling berkaitan untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat.
Menurut Iswandy (2015:72), [3] Sistem informasi merupakan suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka peneliti menarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah suatu gabungan dari software dan hardware yang digunakan untuk pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi dalam penyelesaian suatu sasaran tertentu.

Komponen-komponen Sistem Informasi

Menurut Latif dan Aditya (2015:23), [11] Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti:
  1. Perangkat keras (hardware), mencakup peranti-peranti fisik seperti computer dan printer.
  2. Perangkat lunak (software) atau pogram, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
  3. Basis data, adalah sekumpulan table, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
  4. Prosedur, adalah skumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemprosesa data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
  5. Personil atau orang, adalah semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan system infomasi, pemprosesan dan penggunaan keuaran system informasi.
  6. Jaringan computer dan komunikasi data, merupakan system penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

Konsep Dasar Teknologi Informasi

Definisi Teknologi Informasi

Berikut ini beberapa pengertian tentang teknologi informasi menurut beberapa ahli, yaitu:
Menurut Kamus Besar Oxford dalam Rusdiana dan Irfan (2014:52)[6] “Teknologi Informasi adalah studi atau peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk kata-kata, bilangan, ataupun gambar”.
Menurut Haaq dan Keen dalam Rusdiana dan Irfan (2014:52)[6] “Teknologi Informasi sebagai seperangkat alat yang membantu bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi”.
Menurut William dan Sawyer dalam Rusdiana dan Irfan (2014:52)[6] “Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video”.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka peneliti menarik kesimpulan bahwa teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu dalam bekerja dengan menggabungkan komputer dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi.


Teori Khusus

Konsep Pengarsiapan/e-Arsip

Definisi Pengarsipan

Menurut Sutarto dalam Latif dan Aditya (2015:24) [11] “Arsip sebagai kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat ditemukan kembali dengan cepat”.
Menurut G.R. Terry dalam Latif dan Aditya (2015:24) [11] “Kearsipan yaitu menempatkan kertas-kertas dalam penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat”.
Menurut Amsyah dalam Utari dan Arief (2013:2), [12] Mendefinisikan Arsip sebagai setiap catatan (warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita, tape, piringan, rekaman, disket), kertas fotokopi, dan lain-lain.

E-Arsip

Menurut Pontoh dan Arie (2016:24), [13] Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Haryadi dalam Utari dan Arief (2013:3) [12] “Menyatakan bahwa arsip elektronik adalah kumpulan data yang tersimpan dalam bentuk data hasil pemindaian (scan) yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk”.

Jenis-jenis Arsip

Bentuk arsip beragam dan dapat dibedakan beberapa jenis arsip, yaitu:
  1. Arsip menurut nilai atau kegunaannya:
    1. Arsip bernilai informasi;
    2. Arsip bernilai administrasi;
    3. Arsip bernilai sejarah.
  2. Arsip menurut fungsinya:
    1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;
    2. Arsip statis yaitu arsip yang udah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari hari-hari.

Manfaat Manajemen Arsip Elektronik

Menurut Tatif dan Aditya (2015:24), [14] Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonik yang mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasi-kan manajemen arsip elektronik diantaranya adalah:
  1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
  2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
  3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.
  4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubah nya.
  5. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
  6. Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
  7. Manajemen pengawasan yang lebih mudah, cepat, dan lebih accountable menuju good governance.
  8. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang compatible.

Keunggulan Arsip Elektronik

Menurut Lawalata dalam Utari dan Arief (2013:3), [12] kelebihan dari sistem arsip elektronik adalah sebagai berikut:
  1. Proses pengolahan yang cepat sehingga mempersingkat waktu pekerjaan.
  2. Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi.
  3. Informasi yang dihasilkan akurat, sesuai dengan tujuan pengolahan data.
  4. Kemudahan berinteraksi dengan penggunanya dalam menjalankan aplikasi-aplikasi yang berbasis komputer.

Konsep Dokumen

Definisi Dokumen

Menurut Robert C. Bogdan dalam Mulyani (2014:4) [15] “Dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang atau setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik”.

Jenis-jenis Dokumen

Menurut Sugiyono dalam Mulyani (2014:6), [15] Para ahli mengklasifikasikan dokumen ke dalam beberapa jenis yaitu:
  1. Bentuk tulisan, seperti catatan harian, life histories, keritera, biografi, peraturan, kebijakan, dan lainnya;
  2. Bentuk gambar, seperti foto, gambar hidup, sketsa, dan lainnya;
  3. Bentuk karya, seperti karya seni berupa gambar, patung, film, dan lainnya.

Konsep Visual Paradigm

Definisi Visual Paradigm

Menurut Pressman dalam Musrifah dan Ega (2017:31), [16] Visual Paradigm merupakan aplikasi untuk merancang sebuah aplikasi atau biasa disebut aplikasi rekayasa perangkat lunak. Dengan Visual Paradigm sebuah aplikasi dapat digambarkan dalam sebuah rancangan simbol dan gambar tanpa koding yang menjelaskan bagaimana aplikasi tersebut akan berjalan setelah selesai nantinya. Visual Paradigm adalah salah satu alat bantu Unified Modelling Language (UML) yang digunakan untuk membuat Use case Diagram, Actifity Diagram, Class Diagram, dan Sequence Diagram.

Konsep Unified Modeling Language (UML)

Definisi UML

Menurut Munawar dalam Waspodo (2015:2), [17] Unified Modelling Language (UML) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal dalam dunia pengembangan sistem yang berorientasi obyek. Hal ini di sebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah di mengerti, serta di lengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain.

Jenis-jenis Diagram UML

Menurut Rochman dan Yanti (2016:39), [4] Diagram UML mempunyai beberapa jenis, diantaranya:
  1. Use case Diagram

    2. Use Case atau diagram Use Case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih actor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada didalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu.

  2. Activity Diagram

    3. Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan actor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.

  3. Sequence Diagram

    4. Diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskipsikan waktu hidup objek dan massage yang dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu untuk menggambar diagram sekuen maka harus diketahui objek-objek yang terlibat didalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas diinstansi menjadi objek itu. Membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk membuat sekenario yang ada pada use case”.

Konsep Elisitasi

Definisi Elisitasi

Menurut Bachtiar dan Atikah (2015:74), [18] Elisitas berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Elisitasi dilakukan melalui tiga tahap yaitu sebagai berikut:
  1. Elisitasi Tahap I Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.
  2. Elisitasi Tahap II Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.
    1. “M” pada MDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
    2. “D” pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembuatan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
    3. “I” pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.
  3. Elisitasi Tahap III Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:
    1. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara atau teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
    2. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
    3. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.
    Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:
    1. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal, sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
    2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
    3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.
  4. Final Draft Elisitasi Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Konsep PIECES

Definisi PIECES

Menurut Palevi dan Krisnawati (2013:3), [19] Metode PIECES dapat digunakan untuk menganalisis masalah dan kelemahan dari sistem lama. PIECES sendiri meliputi Kinerja (Performance), Informasi (Information), Ekonomi (Economic), Kontrol (Control), Efisiensi (Efficiency), dan Pelayanan (Service). Berikut penjelasannya:
  1. Analisis Kinerja (Performance)

    2. Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (troughtput) dan waktu tanggap (respon time). Jumlah produksi (troughtput) adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap (respon time) adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

  2. Analisis Informasi (Information)

    3. Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Analisis informasi memeriksa output sistem, analisis data dan meneliti data yang tersimpan dalam sebuah sistem.

  3. Analisis Ekonomi (Economic)

    4. Alasan ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya.

  4. Analisis Kontrol (Control)

    5. Tugas-tugas bisnis perlu di monitor dan dibetulkan jika menemukan kinerja yang dibawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan.

  5. Analisis Efisiensi (Efficiency)

    6. Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin.

  6. Analisis Pelayanan (Service)
Berikut adalah beberapa kriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk:
  1. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat, tidak konsisten dan tidak dipercaya;
  2. Sistem tidak mudah dipelajari dan digunakan;
  3. Sistem canggung untuk digunakan;
  4. Sistem tidak fleksibel.

Konsep Internet

Definisi Internet

Menurut Siregar dalam Sutopo, dkk (2016:25), [9] Internet atau Interconnected Networking merupakan dua komputer atau lebih yang saling berhubungan membentuk jaringan komputer hingga meliputi jutaan komputer di dunia, yang saling berinteraksi dan bertukar informasi, terhadap masalah sosial misalnya dengan menggunakan alat–alat bantu online untuk mencapai bisnis elektronik (ecommerce), kepemilikan informasi dan interaksi dengan masyarakat.

Konsep Web

Definisi Web

Menurut Murad, dkk (2013:49) [20] “Web adalah sebuah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnya yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertext. Informasi web pada umumnya ditulis dalam format HTML”.
Menurut Sholikhin, Berliana (2013:51),[2] Www atau world wide web atau web saja merupakan sebuah sistem yang saling terkait dalam sebuah dokumen yang berformat hypertext yang berisi beragam informasi, baik tulisan, gambar, suara, video, dan informasi multimedia lainnya dan dapat diakses melalui sebuah perangkat yang disebut web browser. Untuk menterjemahkan dokumen dalam bentuk hypertext ke dalam bentuk dokumen yang bisa dipahami, maka web browser melalui web client akan membaca halaman web yang tersimpan di sebuah web server melalui protokol yang biasa disebut http atau Hypertext Transfer Protocol.

Konsep Web Server

Definisi Web Server

Menurut Siregar dalam Sutopo, dkk (2016:25)[9] “Web server adalah sebuah bentuk server yang khusus digunakan untuk menyimpan halaman website atau homepage. Komputer dapat dikatakan web server jika komputer tersebut memiliki suatu program server yang disebut Personal Web Server (PWS)”.

Konsep XAMPP

Definisi XAMPP

Menurut Palit, dkk (2015:3), [10] XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Untuk “blueprint” software sebelum coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.

Konsep PHP

Definisi PHP

Menurut Palit, dkk (2015:3),[10] PHP adalah bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah web dan bisa digunakan pada HTML. PHP merupakan singkatan dari “PHP : Hypertext Preprocessor”, dan merupakan bahasa yang disertakan dalam dokumen HTML, sekaligus bekerja di sisi server (server-side HTML-embedded scripting). Artinya sintaks dan perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa, sehingga script-nya tak tampak disisi client. PHP dirancangan untuk dapat bekerja sama dengan database server dan dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan dokumen HTML yang dapat mengakses database menjadi begitu mudah. Tujuan dari bahasa scripting ini adalah untuk membuat aplikasi di mana aplikasi tersebut yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server.

Konsep Basis Data MYSQL

Definisi Basis Data

Menurut Abdul Kadir Fauzi dan Titits (2015:26)[21] “Basis Data (database) adalah suatu data yang saling terkait sehingga memudahkan aktifitas untuk memperoleh informasi. Basis data dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas.

Definisi MYSQL

Menurut Yakub dalam Sholikhin dan Berliana (2013:52),[2] MySQL merupakan salah satu aplikasi database yang digunakan untuk menyimpan data dalam sebuah aplikasi. SQL adalah suatu bahasa komputer yang mengikuti standar American National Standard Institute (ANSI), yaitu sebuah bahasa standar yang digunakan untuk mengakses dan melakukan manipulasi sistem database. Untuk melakukan administrasi dalam basis data MySQL, dapat menggunakan modul yang sudah termasuk yaitu command-line (perintah : mysql dan mysql admin).

Konsep Bootstrap

Definisi Bootstrap

Menurut Snig Bhaumik dalam Rahardja, dkk (2016:62),[22] Bootstrap is a frontend framework for faster and easier web development in the new standard of the mobilefirst philosophy. It uses HTML, CSS, and JavaScript. In August 2010, Twitter released Bootstrap as open source. Dapat disimpulkan bahwa Bootstrap merupakan produk Twitter yang digunakan sebagai frontend framework yang menggunakan HTML, CSS, dan JavaScript sebagai fondasinya.

Definisi HTML

Menurut Sidik dalam Pramatasari dan Bambang (2017:327-328), [23] HTML (Hypertext Markup Language) yaitu salah satu bahasa scripting yang dapat menghasilkan halaman website sehingga halaman tersebut dapat diakses pada setiap komputer pengakses (client). Dokumen HTML merupakan dokumen yang disajikan dalam browser web surfer. Dokumen ini umumnya berisi informasi ataupun interface aplikasi dalam internet.

Definisi CCS

Menurut Suyanto dalam Pramatasari dan Bambang (2017:328),[23] CSS (Cascading Style Sheets) banyak digunakan untuk memperluas kemampuan HTML dalam memformat dokumen web atau untuk mempercantik tampilan bahkan untuk memposisikan dan layouting halaman web. Dengan mendefinisikan suatu style sekali saja maka style itu akan digunakan berulang kali.

Definisi JavaScript

Menurut Suryana, dkk dalam Pramatasari dan Bambang (2017:327),[23] JavaScript adalah bahasa script berdasar pada objek yang memperbolehkan pemakai untuk mengendalikan banyak aspek interaksi pemakai pada suatu dokumen HTML. Objek tersebut dapat berupa suatu windows, frame, URL, dokumen, form, button, atau item yang lain. Terdapat dua piranti yang diperlukan dalam JavaSricpt yaitu browser dan texteditor. Text editor adalah sebuah pengolah kata (word processor) yang menghasilkan file dalam format ASCII murni.

Konsep Black box Testing

Definisi Black box testing

Menurut Khan dalam Mustaqbal, dkk (2015:33)[24] “Black-Box Testing merupakan pengujian yang berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak, tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi fungsional program”.

Metode Black box testing

Menurut Mustaqbal (2015:34),[24] Saat ini terdapat banyak metode atau teknik untuk melaksanakan Black Box Testing, antara lain:
  1. Equivalence Partitioning
  2. Boundary Value Analysis/Limit Testing
  3. Comparison Testing
  4. Sample Testing
  5. Robustness Testing
  6. Behavior Testing
  7. Requirement Testing
  8. Performance Testing
  9. Uji Ketahanan (Endurance Testing)
  10. Uji Sebab-Akibat (Cause-Effect Relationship Testing)

Literature Review (Studi Pustaka)

Dalam upaya menerapkan metode penelitian ini, maka peneliti menarik beberapa sumber penelitian dalam bentuk karya ilmiah atau jurnal yang relevan dengan pembahasan, 5 jurnal nasional dan 5 jurnal internasional diantaranya:

  1. Penelitian yang dilakukan oleh Fauziah Latif dan Aditya Wirangga Pratama (2015) [11] yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E-Arsip) Berbasis Microsoft Access Pada PT. Hi-Test”, berupa: Penggunaan sistem perancangan berbasis Microsoft access diharapkan dapat membantu bagian administrasi kantor untuk dapat mengelola arsip secara efektif dan efisien dengan menggunakan media elektronik dalam pengolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan akuratan invoice;
  2. Imasita, Andi Gunawan dan Hirman (2015)[25] yang berjudul “Pengembangan Model Pengelolaan Arsip (Surat) dan Dokumen Pemerintah Berbasis Web pada Kantor Pemerintah Kabupaten Sidrap Provinsi Sulawesi Selatan”, berupa: Pengembangan produk model pengelolaan arsip yang dapat membantu dalam penyajian arsip (surat) dan dokumen dengan cepat, tepat dan dapat diakses secara online oleh semua pegawai. Penelitian ini menggunakan metode waterfall;
  3. Garry Rendra Ivan Pontoh dan Arie S.M. Lumenta (2016)[13] yang berjudul “Arsip Digital Dokumen Kontrak Berbasis Web Pada PT. Abdi Pratama Perkasa”, berupa: Aplikasi Arsip Digital Dokumen Kontrak Berbasis Web ini dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Penulis mengembangkan aplikasi ini dengan menggunakan metodologi waterfall;
  4. Fauzan Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja (2015)[26] yang berjudul “Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web”, berupa: Pengelolaan memanfaatkan bahasa pemrograman PHP dan database MySql tersebut tidak lagi berupa hardcopy atau lembaran kertas namun sudah berupa file hasil dari pemindai atau scan dari surat yang asli. Arsip hasil scan akan disimpan dengan kode-kode tertentu untuk memudahkan dalam pencarian sehingga arsip yang masuk sudah beberapa tahun yang lalu tidak rusak dan mudah dicari;
  5. Sambas Ali Muhidin, Hendri Winata dan Budi Santoso (2016)[27] yang berjudul “Pengelolaan Arsip Digital”, berupa: Dalam terminologi kearsipan, media elektronik dikelompokan sebagai arsip media baru. Salah satu bentuk penyimpanan arsip media baru adalah media digital. Media digital biasanya memerlukan alat bantu berupa komputer, karena tidak dapat dibaca secara langsung. Arsip yang disimpan dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video, tulisan atau lainnya yang dapat dijadikan sebuah data dalam bentuk biner (binary), dapat diolah dalam program komputer dan disimpan dalam media penyimpanan data digital;
  6. Made Pasek Agus Ariawan, Putu Bagus Indra Sukadiana Putra and Putu Arya Mertasana (2017)[28] yang berjudul “Design and Analysis of Mail Management Information System using PIECES Method: A Case Study at Faculty of Mathematics and Natural Sciences of Udayana University”, berupa: Information is needed by agencies, companies, organizations, institutions and the environment having no access to the system. Mail is an important means of communication for agencies. The faster the distribution of the mail the faster the information can be obtained by people or agencies. The increasing number of incoming and outgoing mail gives rise to some problems in mail management. From review of some researches, it can be said that the information management system can help handle the problem faced in mail data processing, mail filing, and mail searching. However, there are some drawbacks in the researches, among others the researches reviewed do not explain how the system works in the mail distribution, verification, signing, classification, and prioritization. This research aims to analyze and design an information system of incoming and outgoing mail management using the PIECES analysis. The advantages of the system are among others, it can help computerize data; the process of mail distribution can be real time with mail notification; the incoming mail data can be classified using the classification method; outgoing mail can be made using the SPK method and the mail signing can be made using the barcode system;
  7. Edo Pratama, Leon Andretti Abdillah and Susan Dian Purnamasari (2015)[29] yang berjudul “Correspondence Archival Information Systems In Bina Darma University”, berupa: Informatioan technology era support the growth of the organization in making every job done easyly, quickly, and accurately. Archive is a medium that is used by each institution, especially educational institutions such as foundations or university for storage, grouping, organization, control and maintenance of a variety of archival records in particular letter. Bina Darma University has 5 category archives. In order to solve some problems related to arcvhiving correspondence letters, authors develop correspondence archival information systems (CAIS) or electronic Archive (e-Archive). Reason and purpose of this research is to build information systems archives of more structured and computerized in order to speed up the search exist-ing data and making of incoming and outgoing mail and paperwork required. This study will use the method of First In First Serve (FIFS). The research results ob-tained is that the administration needed a system in search for existing archives and manufacture of incoming and outgoing mail and the mail archives report;
  8. Miguel Costa, Daniel Gomes and Mário J. Silva (2016) [30] yang berjudul “The evolution of web archiving”, berupa: Web archives preserve information published on the web or digitized from printed publications. Much of this information is unique and historically valuable. However, the lack of knowledge about the global status of web archiving initiatives hamper their improvement and collaboration. To overcome this problem, we conducted two surveys, in 2010 and 2014, which provide a comprehensive characterization on web archiving initiatives and their evolution. We identified several patterns and trends that highlight challenges and opportunities. We discuss these patterns and trends that enable to define strategies, estimate resources and provide guidelines for research and development of better technology. Our results show that during the last years there was a significant growth in initiatives and countries hosting these initiatives, volume of data and number of contents preserved. While this indicates that the web archiving community is dedicating a growing effort on preserving digital information, other results presented throughout the paper raise concerns such as the small amount of archived data in comparison with the amount of data that is being published online;
  9. Mazen J. Al Shobaki, Samy S. Abu Naser, Mohammed Khair I. Kassab (2017)[31] yang berjudul “The Reality of the Application of Electronic Document Management System in Governmental Institutions - an Empirical Study on the Palestinian Pension Agency”, berupa: The research aims to identify the status of the application of electronic document management system in governmental institutions – the study was applied on the Palestinian Pension Agency. The population of this study is composed of all employees in the Palestinian Pension Agency. In order to achieve the objectives of the study, the esearchers used the descriptive and analytical approach, through which try to describe the phenomenon of the subject of the study, analyze the data and the relationship between the components and the views put around it. Census method was used due to the small size of the study population and ease of access to the target group. (108) questionnaires were distributed to all members of the study population, were (65) employees in the Gaza Strip and (43) employees in the West Bank. All questionnaires were recovered. The study found the following results: There were no statistically significant differences in the members of the population in response to differences in the study about the reality of the application of electronic document management system in governmental institutions - case study on the Palestinian Pension Authority due to the age. There are no statistically significant differences in population members in response to the reality of the application of electronic document management system in governmental institutions - case Study on the Palestinian Pension Authority due to the variable nature of the job. As well as there are no statistically significant differences in the members of the population in response to the study about the reality of the application of electronic document management system in governmental institutions - case study on the Palestinian Pension Authority due to the variable of specialization. There are statistically significant differences in the study about the reality of the application of electronic document management system in governmental institutions - case study on the Palestinian Pension Authority due to Qualification variable for the benefit of members of the population study who are holding a Bachelor degree. There are statistically significant differences in the study about the reality of the application of electronic document management system in governmental institutions – case study on the Palestinian Pension Authority due to the variable number of years of experience for the benefit of members of the study population who have experience between 11-15 years. The study found a group of recommendations, including: the need to focus on the establishment of a general management of electronic documents in the organization structure that takes care of all the technical processes in it an contains scientifically qualified persons in the field of electronic document management. The need is for the attention in developing strategic plans, policies and mechanisms of action commensurate with the electronic document management system;
  10. Fakije Zejnullahu and Indrit Baholli (2017)[32] yang berjudul “System for Electronic Archiving of Document in Republic of Kosovo- An Evaluation of Success Factors- Design-Reality Gap Analysis”, berupa: Use of Innovation of ICT in activities of the public sector, referred to as e-Government, has helped governments to improve their services to citizens, to businesses and to government units by making them more qualitative and easily accessible. The initiative of e-Government in Kosovo was identified as a priority of the government in 2008 and since then a number of projects have been implemented, amongst them the System for Electronic Archiving of Document (SEAD). Since the partial or full failure of implementation of e-government projects is very frequent phenomenon in developing countries, the identification of success and failure factors of projects is necessary in order to address them on time. In this study are assessed the level of success of implementation of SEAD and are identified the critical success and failure factors of this system through seven dimensions ITPOSMO by using the Design Reality Gap Analysis. By measuring the design-reality gap across seven dimensions, we have assessed the success of the implementation of SEAD, which scored 18.05. Results from this study indicate that if no action is taken to reduce the size of gaps, particularly the gap in dimensions “Processes” and “Staffing and Skills”, project risks falling in the category “Partial Failure”. Findings from this research will serve to reduce the risks that may affect the successful implementation of e-governance in Republic of Kosovo, and also will serve other researchers in identifying the failure and success factors of e-Government in developing countries.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Objek Penelitian

Lokasi Penelitian dalam penyusunan Skripsi ini, peneliti melakukan penelitian di PT Angkasa Pura II (Persero) Unit Finance dan Unit Maintenance Kantor Cabang Utama Bandar Udara Soekarno Hatta yang berlokasi di gedung 601 Bandara Soekarno-Hatta, Tangerang.

Sejarah Singkat PT Angkasa Pura II

PT Angkasa Pura II (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dalam bidang usaha pelayanan jasa kebandarudaraan dan pelayanan jasa terkait bandar udara di wilayah Indonesia Barat. PT Angkasa Pura II telah mendapatkan kepercayaan dari Pemerintah Republik Indonesia untuk mengelola dan mengupayakan pengusahaan Pelabuhan Udara Jakarta Cengkareng yang kini berubah nama menjadi Bandara Internasional Jakarta Soekarno-Hatta serta Bandara Halim Perdanakusuma sejak 13 Agustus 1984. Angkasa Pura II telah mengelola 13 Bandara, antara lain yaitu Bandara Soekarno-Hatta (Jakarta), Halim Perdanakusuma (Jakarta), Kualanamu (Medan), Supadio (Pontianak), Minangkabau (Padang), Sultan Mahmud Badaruddin II (Palembang), Sultan Syarif Kasim II (Pekanbaru), Husein Sastranegara (Bandung), Sultan Iskandarmuda (Banda Aceh), Raja Haji Fisabilillah (Tanjungpinang), Sultan Thaha (Jambi), Depati Amir (Pangkal Pinang) dan Silangit (Tapanuli Utara).
Sebagai Badan Usaha Milik Negara, Angkasa Pura II selalu melaksanakan kewajiban untuk membayar dividen kepada negara selaku pemegang saham. Angkasa Pura II juga senantiasa berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang terbaik dan perlindungan konsumen kepada pengguna jasa bandara, menerapkan praktik tata kelola perusahaan yang baik, meningkatkan kesejahteraan karyawan dan keluarganya serta meningkatkan kepedulian sosial terhadap masyarakat umum dan lingkungan sekitar bandara melalui program Corporate Social Responsibility.

Visi dan Misi PT Angkasa Pura II

  1. Visi

    2. The best smart connected airport in the region memiliki makna bahwa bandara-bandara yang dikelola Angkasa Pura II menjadi bandara yang terhubung ke banyak rute atau tujuan baik di dalam maupun di luar negeri, sesuai dengan status masing-masing bandara (bandara domestik/internasional). Connecting time dan connecting process baik untuk penumpang maupun barang harus bisa berjalan dengan mudah dan tanpa sekat. Bandara-bandara AP II juga sepenuhnya menjadi bandara yang pintar (smart) dengan memanfaatkan teknologi modern. Region yang dimaksud dalam visi adalah Asia. Sehingga dapat disimpulkan bahwa visi Angkasa Pura II adalah menjadi bandara dengan konektivitas tinggi ke banyak kota atau negara dan mempergunakan teknologi modern yang terintegrasi dalam operasional bandara dan peningkatan pelayanan penumpang.

  2. Misi
    1. Memastikan keselamatan dan keamanan sebagai prioritas utama;
    2. Menyediakan infrastruktur dan layanan kelas dunia untuk mendukung perkembangan ekonomi Indonesia melalui konektivitas antar daerah maupun negara;
    3. Memberikan pengalaman perjalanan yang terpercaya, konsisten, dan menyenangkan kepada seluruh pelanggan dengan teknologi modern;
    4. Mengembangkan kemitraan untuk melengkapi kemampuan dan memperluas penawaran perusahaan;
    5. Menjadi BUMN pilihan dan memaksimalkan potensi dari setiap karyawan perusahaan;
    6. Menjunjung tinggi tanggung jawab sosial perusahaan.

Struktur Organisasi PT Angkasa Pura II

Struktur Organisasi PT Angkasa Pura II, Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta Tangerang

STRUKTUR_ORGANISASI
Gambar 3.1 : Sturuktur Organisasi

Tugas dan Tanggung Jawab

ACCOUNTING & BUDGETING MANAGER
NAMA JABATAN : Accounting & Budgeting
LINGKUP KERJA : Akuntansi & Anggaran
LOKASI : Bandara Internasional Soekarno Hatta

  1. FUNGSI :

    2. Melakukan perencanaan, pelaksanaan, pembinaan dan evaluasi pekerjaan fungsi Akuntansi dan Anggaran dalam hal akuntansi umum, akuntansi biaya, anggaran eksplotasi dan anggaran investasi.

  2. URAIAN TUGAS :
    1. Mendefinisikan dan menyusun standard operational procedure fungsi akuntansi & anggaran sesuai dengan standar dan regulasi yang berlaku di Perusahaan;
    2. Merencanakan dan mengevaluasi pelaksaan penyusunan anggaran eksplotasi dan investasi seluruh fungsi, konseling anggaran, monitoring penggunaan anggaran dan kompilasi hasil pembahasan serta persetujuan dari Senior General Manager untuk memastikan anggaran akan digunakan sesuai dengan keadaan dan kebutuhan Kantor Cabang Utama Bandara Internasional Soekarno Hatta;
    3. Mengelola pelaksaan kegiatan fungsi anggaran & akuntansi terkait penyusunan laporan keuangan serta akuntansi manajemen kantor cabang yang meliputi Sentra Biaya (Cost Center) dan perhitungan harga pokok produksi;
    4. Mengawasi petty cash serta pencatatan berkas pengadaan dan Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB);
    5. Mengawasi pencatatan pembayaran barang atau pekerjaan baik eksplotasi maupun investasi, pencatatan produksi dan pendapatan langsung (PJP2U, parkir dan listrik) dan tidak langsung (sewa, konsesi, PJP42, dll);
    6. Memformulasikan kebutuhan SDM dan pengembangan kompetensi bawahan dan mendistribusikan SDM yang dimiliki untuk mencapai tujuan unit kerja;
    7. Mengelola proses asesmen dan mitigasi risiko sesuai lingkup pekerjaan dan wewenangnya serta memberikan masukan terkait hasilnya kepada Finance Senior Manager;
    8. Mengkoordinasikan penerapan K3 pada Divisi Accounting & Budgeting;
    9. Mengelola penerapan prinsip-prinsip Good Coporate Governance didalam seluruh aktifitas Divisi Accounting & Budgeting;
    10. Mengelola koordinasi penilaian kinerja seluruh SDM dalam lingkup kerjanya, serta membimbing jajaran dibawahnya sesuai kebutuhan pengembangan organisasi kemudian melaporkannya kepada Finance Senior Manager;
    11. Menjadi anggota tim kerja internal maupun eksternal sesuia kebutuhan Perusahaan.
  3. KEWENANGAN :
    1. Menyusun RKA tahunan Divisi Accounting & Budgeting;
    2. Menetapkan dan mengendalikan pelaksanaan program kegiatan fungsi Akuntansi & Anggaran sebagaimana ditetapkan dalam RKA;
    3. Menetapkan metode kerja yang sesuai untuk unit kerjanya sehingga dapat melaksanakan tugas secara efektif dan efesien;
    4. Memberikan rekomendasi kepada manajemen dan saran kepada unit-unit kerja lain, terkait dengan bidangnya untuk kepentingan Perusahaan;
    5. Bilamana diperlukan, membantu peranan Finance Senior Manager sebagai counterpart dan perkawilan dalam hubungan eksternal terkait dengan area kerja Divisi Accounting & Budgeting.

GENERAL ACCOUNTING JUNIOR MANAGER
NAMA JABATAN : General Accounting Junior Manager
CAKUPAN KERJA : Akuntansi Umum
LOKASI : Bandara Internasional Soekarno Hatta

  1. FUNGSI :

    2. Melaksanakan, memonitor dan melaporkan kegiatan fungsi akuntansi umum meliputi :

    1. Penyusunan laporan keuangan Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta;
    2. Pengelolaan proses verfikasi terhadap transaksi keuangan Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta;
    3. Rekonsiliasi data keuangan dengan unit terkait baik internal dan eksternal.
  2. URAIAN TUGAS :
    1. Mengkoodinasikan peranan standard operating procedures sesuai lingkup kerja Unit General Accounting, serta memberikan masukan perbaikan standard operating procedures berdasarkan kondisi di lapangan;
    2. Memantau dan memastikan realisasi rencana kerja & penggunaan anggaran Unit General Accounting sesuai dengan RKAP yang telah ditetapkan;
    3. Melakukan penyusunan laporan keuangan setiap satu bulan, tiga bulan, semesteran dan tahunan yang meliputi laporan produksi, laporan laba atau rugi, laporan kas dan neraca;
    4. Melakukan verfikasi dan pengendalian terhadap transaksi keuangan Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta;
    5. Melakukan pertanggungjawaban petty cash (apabila ada) serta mencatat berkas pengadaan dan Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB);
    6. Mencatat pembayaran barang atau pekerjaan baik eskplotasi maupun investasi, pencatatan produksi dan pendapatan langsung (PSC, parkir, listrik, dll) dan tidak langsung (Sewa, Konsesi, PJP4U, dll);
    7. Mengindentifikasikan dan mengusulkan pemantauan kebutuhkan SDM dan pengembangan kompentensi bawahan sesuai dengan kebutuhan operasional;
    8. Melakukan asesmen dan mitigasi risiko sesuai lingkup pekerjaan dan wewenang, serta memberikan masukan terkait dengan hasil kajian kepada Accounting & Budgeting Manager;
    9. Mengkoordinasikan penerapkan K3 pada Unit General Accounting;
    10. Menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance pada aktifitas kegiatan Unit General Accounting;
    11. Merencakan, membimbing dan menilai kinerja bawahan dan membantu pencapaian KPI bawahan kemudian melaporkannya kepada Accounting & Budgeting Manager;
    12. Menjadi anggota tim kerja internal maupun eksternal sesuai kebutuhan perusahaan.
  3. KEWENANGAN :
    1. Mengidentifikasikan rencana kerja dan kebutuhan anggaran Unit General Accounting;
    2. Menetapkan metode kerja yang sesuai untuk unitnya sehinnga dapat melaksaankan tugas secara efektif dan efesien;
    3. Mengajukan rekomendasi kepada manajemen dan saran kepada saksi terkait untuk kepentingan Perushaan;
    4. Mewakili Accounting & Budgeting Manager sekalu counterpart dalam bidangnya dengan pihak-pihak terkait lainnya baik di dalam maupun luar negeri.

MANAGEMENT ACCOUNTING JUNIOR MANAGER
NAMA JABATAN : Management Accounting Junior Manager
CAKUPAN KERJA : Akuntansi Manajemen
LOKASI : Bandara Internasional Soekarno-Hatta

  1. FUNGSI :

    2. Melaksanakan, memonitor dan melaporkan kegiatan fungsi akuntansi manajemen meliputi :

    1. Sentra Biaya (Cost Center);
    2. Perhitungan Harga Pokok Produksi;
    3. Penyusunan Laporan Manajemen.
  2. URAIAN TUGAS :
    1. Mengkoordinasikan penerapan standard operating procedures sesuai lingkup kerja Unit Management Accounting, serta memberikan masukan perbaikan standard operating procedures berdasarkan kondisi di lapangan;
    2. Memantau dan memastikan realisasi rencana kerja dan penggunaan anggaran Unit Management Accounting sesuai dengan KRAP yang telah ditetapkan;
    3. Melaksanankan dan mengendalikan Sentra Biaya (cost center) dan perhitungan Harga Pokok Produksi;
    4. Melakukan penyusunan laporan manajemen secara berkala;
    5. Mengidentifikasi dan mengusulkan pemenuhan kebutuhan SDM dan pengembangan kompetensi bawahan sesuai kebutuhan oprasional;
    6. Melakukan asesmen dan mitigasi risiko sesuai lingkup pekerjaan dan wewenang, serta memberikan masukan terkait dengan hasil kajian kepada Accounting & Budgeting Manager;
    7. Mengkoordinasikan penerapan K3 pada Unit General Accounting;
    8. Menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Govermance pada aktifitas kegiatan Unit Management Accounting;
    9. Merencanakan, membimbing dan menilai kinerja bawahan, dan memantau pencapaian KPI bawahan kemudian melaporkannya kepada Accounting & Budgeting Manager;
    10. Menjadi anggota tim kerja internal maupun eksternal sesuai kebutuhan perusahaan.
  3. KEWENANGAN :
    1. Mengidentifikasi rencana kerja dan kebutuhan anggaran Unit Management Accounting;
    2. Menetapkan metode kerja yang sesuai untuk Unitnya sehingga dapat melaksanakan tugas secara efektif dan efesien;
    3. Mengajukan rekomendasi kepada manajemen dan saran kepada Unit terkait untuk kepentingan Perusahaan;
    4. Mewaliki Accounting & Budgeting Manager sekalu counterpart dalam bidangnya dengan pihak-pihak terkait lainnya baik di dalam maupun luar negeri.

BUDGETING JUNIOR MANAGER
NAMA JABATAN : Budgeting Junior Manager
CAKUPAN KERJA : Anggaran
LOKASI : Bandara Internasional Soekarno-Hatta

  1. FUNGSI :

    2. Melaksanakan, memonitor dan melaporkan kegiatan fungsi anggaran meliputi :

    1. Kompilasi, evaluasi dan penyusunan anggaran KCU BSH;
    2. Laporan realisasi anggaran;
    3. Pengecekan kebutuhan dan monitoring penggunaan anggaran.
  2. URAIAN TUGAS :
    1. Mengkoodinasikan penerapan standard operating procedures sesuai lingkup kerja Unit Budgeting, serta memberikan masukan perbaikan standard operating procedures berdasarkan kondisi lapangan;
    2. Memantau dan memastikan realisasi rencana kerja & penggunaan anggaran Unit Budgeting sesuai dengan dengan RKAP yang telah ditetapkan;
    3. Berkoordinasi dengan masing-masing Unit/Divisi/Subdepartemen terkait usulan anggaran untuk diajukan dalam RKA Kantor Cabang Utama Bandara Internasional Soekarno-Hatta;
    4. Melakukan evaluasi dan pengecekan realisasi anggaran secara berkala;
    5. Memberikan konsultasi terkait penyusunan dan penggunaan anggaran kepada Unit terkait;
    6. Memberikan early warning terkait penggunaan anggaran di Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta;
    7. Mengidenfikasikan dan mengusulkan pemenuhan kebutuhan SDM dan pengembangan kompentensi bawahan sesuai dengan kebutuhan operasional;
    8. Melakukan asesmen dan mitigasi risiko sesuai lingkup pekerjaan dan wewenang, serta memberikan masukan terkait dengan hasil kajian kepada Accounting & Budgeting Manager;
    9. Mengkoordinasikan penerapan K3 pada Unit Budgeting;
    10. Menerapkan prinsip-prinsip Good Coporate Governance pada aktifitas kegiatan Unit Budgeting;
    11. Merencanakan, membimbing dan menilai kinerja bawahan dan memantau pencapaian KPI bawahan kemudian melaporkannya kepada Accounting & Budgeting Manager;
    12. Menjadi anggota tim kerja internal maupun eksternal sesuai kebutuhan perusahaan.
  3. KEWENANGAN :
    1. Mengidentifikasi rencana kerja dan kebutuhan anggaran Unit Budgeting;
    2. Menetapkan metode kerja yang sesuai untuk Unitnya sehingga dapat melaksanakan tugas secara efektif dan efesien;
    3. Mengajukan rekomendasi kepada manajemen dan saran kepada saksi terakit untuk kepentingan Perusahaan;
    4. Mewakili Accounting & Budgeting Manager selaku counterpart dalam bidangnya dengan pihak-pihak terkait lainnya baik di dalam maupun diluar negeri.

MAINTENANCE EXECUITVE MANAGER
NAMA JABATAN : Maintenance Execuitve Manager
LINGKUP KERJA : Execuitve General Manager
LOKASI : Bandara Internasional Soekarno Hatta

  1. TUJUAN JABATAN :

    2. Memberikan pengarahan dan pengawasan terhadap jalannya proses perenacanaan, implemntasi dan evaluasi program kerja unit Airport Maintenance meliputi namun tidak terbatas pada infrastuktur sisi udara, aksesibilitas & lingkungan, listrik dan catu daya, mekanikal dan peralatan bandar udara, pelayanan terknologi informasi public dan pengaman, jaringan data & pelayanan teknologi informasi non publik di Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta untuk memastikan seluruh fasilitas dan infrastuktur berfungsi dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

  2. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB :
    1. Memimpin implementasi atau adaptasi kebijakan terkait fasilitas dan infrastuktur bandar udara dari pihak otoritas terakit (meliputi namun tidak terbatas pada regulator, otoritas bandara dan Kantor Pusat) untuk memudahkan implementasi arahan/kebijakan di lapangan.
    2. Memimpin dan memberi penyelesaian masalah terhadap segala aspek fungsi Airport Maintenance di Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta untuk menjamin kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku dan pemenuhan SLA dari unit kerja terkait.
    3. Memimpin proses perencaan kerja dan memformulasikan standar kerja di lingkungan unit Airport Maintenance untuk menjamin pelaksaan kegiatan unit berjalan dengan biak dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
    4. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksaan tindak lanjut hasil temuan audit internal maupun eksternal terkait fasilitas dan infrastruktur yang menjadi tanggung jawabnya untuk memastikan seluruh hasil termuan audit terselesaikan dan/atau termitigasi dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
    5. Mengevaluasi usulan kebutuhan dan rencana penambahan fasilitas dan infrastruktur yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan kewenangannya untuk memastikan kesesuia dengan kebutuhan operasional dan ketentuan yang berlaku.
  3. KEWENANGAN :
    1. Mengkoordinir implementasi kebijakan terkait fasilitas dan infrastruktur bandara udara
    2. Mengusulkan rekomendasi penyesuian kebijakan terkait fasilitas dan infrastruktur ke Kantor Pusat.
    3. Melakukan pengambilan keputusan dan memberikan rekomendasi penyelesaian masalah yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan kewenangannya.
    4. Mengevaluasi perencanaan kerja & standar kerja unit Airport Maintenance.
    5. Memberikan masukan dana rah terakit tindak lanjut dan mitigasi hasil temuan audit internal dan/atau eksternal.
    6. Mengevaluasi dan menyetujui usulan kebutuhan dan rencana penambahan fasilitas dan infrastruktur.
  4. INDIKATOR KINERJA :
    1. Kesesuian implementasi fasilitas dan infrastuktur sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
    2. Seluruh permasalahan terkait fasilitas dan infrastruktur terselesaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
    3. Tersedianya perencanaan kerja & standard kerja unit Airport Maintenance sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
    4. Terselesaikannya dan/atau termitigasi hasil termuan audir internal maupun eksternal.
    5. Usuluan penambahan fasilitas dan infrastuktur sesuai dengan kebutuhan operasional.

STAFF MAINTENANCE EXECUTIVE MANAGER
NAMA JABATAN : Staff Deputy EMG Maintenance
CAKUPAN KERJA : Executive General Manager
LOKASI : Bandara Internasional Soekarno-Hatta

  1. FUNGSI :
    1. Melaksanakan Administrasi Penyusunan Program Kerja;
    2. Melaksanakan Proses Tata Usaha dan Administrasi Perkantoran;
    3. Melaksanakan Administrasi Penyusunan Laporan Kerja;
    4. Penyusunan Nota Dinas dan Surat Unit Maintenance;
    5. Penyusunan Bahan Paparan & Risalah Rapat Unit MTEM;
    6. Pengecekan & Pengkajian Dokumen Pekerjaan MTEM.
  2. URAIAN TUGAS :
    1. Penyusunan program kerja Unit Maintenance (obstacle: Target waktu pengumpulan data oleh masing-masing unit jajaran Maintenance);
    2. Membuat konsep surat dan kajian yang diajukan oleh unit kerja jajaran Maintenance;
    3. Penyusunan laporan kemajuan kerja Unit Maintenance secara periodik (obstacle: Target waktu pengumpulan data oleh masing-masing unit jajaran Maintenance);
    4. Penyusunan dan pembuatan konsep Nota Dinas, Risalah Rapat dan Surat Maintenance Executive Manager;
    5. Penyusunan presentasi paparan Maintenance Executive Manager dan Risalah Rapat (obstacle: Pengumpulan data dukung dari masing-masing unit jajaran Maintenance);
    6. Melakukan pengecekan terhadap dokumen-dokumen terkait usulan pekerjaan yang diajukan oleh unit jajaran MTEM (obstacle: Kelengkapan dokumen tiap unit).

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Prosedur sistem yang berjalan merupakan analisa mengenai tahapan-tahapan dari proses yang dilakukan dalam sistem. Adapun tahapan-tahapan dari sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar, Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak dan Tata Naskah (Takah) Pembayaran dan Kontrak pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II diantaranya:
  1. Sistem Pengarsipan Surat Masuk
    1. Surat masuk melalui kiriman dari unit-unit internal melalui Sistem Informasi Dokumen Elektronik (SIDOEL) atau eksternal yang diterima oleh Staff Maintenance;
    2. Kemudian dilakukan pendataan surat oleh Staff Maintenance menggunakan Microsoft Access 2016 berupa nomor surat, asal surat, perihal surat, tanggal surat dll;
    3. Lalu surat tersebut diberikan kepada Deputy Maintenance;
    4. Kemudian Deputy Maintenance mengisi lembar disposisi surat untuk pendistribusian surat kepada unit-unit yang dituju;
    5. Selanjutnya surat tersebut disimpan ke dalam ordner (copy) dan surat masuk melalui SIDOEL diunduh dan disimpan pada folder-folder di komputer.
  2. Sistem Pengarsipan Surat Keluar
    1. Surat dikonsepkan oleh Staff Maintenance;
    2. Kemudian Staff Maintenance meminta persetujuan konsep surat kepada Deputy Maintenance untuk ditandatangani;
    3. Setelah itu surat diberi nomor dan tanggal surat dan cap basah oleh Unit Tata Usaha (TU);
    4. Kemudian dilakukan pendataan surat oleh Staff Maintenance di Microsoft Access 2016 seperti nomor surat, tujuan surat, perihal surat, tanggal surat dll;
    5. Lalu surat dikirim ke alamat yang dituju seperti unit-unit internal menggunakan Sistem Informasi Dokumen Elektronik (SIDOEL) atau eksternal.
    6. Selanjutnya surat disimpan ke dalam ordner (copy) dan surat kelaur melalui SIDOEL disimpan pada folder-folder di komputer.
  3. Sistem Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak
    1. Unit Satuan Teknis (ST) menyiapkan Dokumen Pembayaran Kontrak berupa Surat Permohonan Pembayaran, Invoice, Kuitansi, Faktur Pajak (Copy), KTP-el (Copy), Surat Pernyataan dan Kontrak Asli, yang kemudian dokumen tersebut diserahkan kepada Unit Akuntansi;
    2. Selanjutnya Unit Akuntansi akan periksa kelengkapan dokumen, jika tidak lengkap dokumen tidak akan dilanjutkan prosesnya dan akan dikembalikan ke unit Satuan Teknis;
    3. Jika sudah lengkap, maka selanjutnya unit akuntansi membuatkan Tanda Terima Dokumen Pembayaran sebagai tanda bahwa dokumen telah masuk di Unit Akuntansi;
    4. Kemudian Unit Akuntasi pendata kedalam Microsoft Excel 2016 berupa nomor kontrak, nama perusahaan, nama pekerjaan, nominal;
    5. Lalu dokumen tersebut diserahkan kepada Unit adm. Keuangan untuk dilakukan proses pengarsipan berupa klasifikasi berkas berdasarkan jenis dan nominal, penomoran berkas, berkas disimpan kedalam ordner.
  4. Sistem Pengarsipan Tata Naskah (Takah) Pembayaran
    1. Vendor membuat dokumen laporan pekerjaan berisi surat permohonan pembayaran, kwitansi, faktur pajak, foto-foto (bukti pekerjaan) dan kurva S pekerjaan untuk diserahkan kepada unit Satuan Teknis (ST);
    2. Kemudian unit ST membuat Tata Naskah Pembayaran (Takah) dan BA (Berita Acara) laporan pekerjaan dengan ditandatangani pelaksana dan pengawas pekerjaan. Lalu meminta persetujuan pejabat diatas sesuai dengan kewenangannya (setingkat SM/Deputy EGM/EGM);
    3. Jika sudah disetujui oleh pejabat paling tinggi EGM;
    4. Kemudian Takah diserahkan kepada Staff Deputy EGM untuk dilakukan pendataan menggunakan Microsoft Access 2016 berupa nomor takah unit, nomor takah sampul, nomor perjanjian, tanggal perjanjian, nama pekerjaan dll;
    5. Maka selanjutnya dokumen tersebut diserahkan ke Unit Finance untuk proses pembayaran;
    6. Selanjutnya Takah dikembalikan kepada unit ST untuk diarsipkan kedalam ordner.
  5. Sistem Pengarsipan Tata Naskah (Takah) Kontrak
    1. Pembuatan RKS dan RAB atau Takah (Tata Naskah Kontrak) dari unit Satuan Teknis (ST) diajukan untuk persetujuan oleh SM Electrical & Mechanical Facility (ditulis permohonan pengajuan/persetujuan di nota catatan);
    2. Kemudian Takah di ajukan ke unit Anggaran untuk meminta konfirmasi anggaran yang berupa Nota Konfirmasi Anggaran (NKA) ditulis juga di dalam nota catatan;
    3. Bila nilai anggaran melebihi kewenangan SM, maka berkas Takah diajukan ke jabatan di atasnya, yaitu ke Deputy EGM tentunya proses pengajuan permohonan disampaikan melalui nota catatan;
    4. Kemudian Takah diserahkan kepada Staff Deputy EGM untuk dilakukan pendataan menggunakan Microsoft Access 2016 berupa nomor takah unit, nomor takah sampul, nomor perjanjian, tanggal perjanjian, nama pekerjaan dll;
    5. Berkas Takah kontrak (rangkap 2) yang sudah ditandatangani/disetujui akan kembali ke Unit ST untuk diarsipkan berdasarkan klasifikasi menggunakan ordner dan yang satu lagi akan diberikan kepada Pelaksana Pekerjaan agar bisa diajukan dan dilampirkan untuk penagihan pembayaran.

Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

Untuk mengetahui sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar, Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak, Tata Naskah (Takah) Pembayaran dan Kontrak pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II yang sedang berjalan, peneliti menggunakan Unified Modeling Languange (UML) untuk menjelaskan alur sistem yang berorientasikan objek. Ada 3 diagram, diantaranya:

Pengarsipan Surat Masuk

  1. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Usecase Diagram:
    2. USE_CASE_SURAT_MASUK_DEPUTY
    Gambar 3.2 : Usecase Diagram Diagram Pengarsipan Surat Masuk

    Berdasarkan Usecase Diagram diatas ini terdapat :

    1. 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Pengarsipan Surat Masuk pada Unit Maintenance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
    2. 2 Actor yang melakukan kegiatan, terdiri dari Staff Maintenance dan Deputy Maintenance.
    3. 5 Use Case yaitu, kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Menerima surat masuk, melakukan pendataan surat, memberikan surat, membuat disposisi surat dan mengarsipkan surat masuk kedalam ordner yang sudah difoto kopi sebelumnya.
  2. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Activity Diagram:
    3. ACTIVITY_SURAT_MASUK_DEPUTY
    Gambar 3.3 : Activity Diagram Pengarsipan Surat Masuk

    Berdasarkan Activity Diagram diatas ini terdapat :

    1. 1 Initial Node sebagai tanda awal kegiatan.
    2. 2 Vertikal Swimlane, yaitu Staff Maintenance dan Deputy Maintenance.
    3. 5 Action, State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
    4. 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
  3. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Sequence Diagram:
    4. Sequence_SURAT_MASUK_BERJALAN
    Gambar 3.4 : Sequence Diagram Pengarsipan Surat Masuk

    Berdasarkan Sequence Diagram diatas ini terdapat :

    1. 2 Actor yang melakukan kegiatan terdiri dari: Staff Maintenance dan Deputy Maintenance.
    2. 5 Life Line antarmuka yaitu Surat masuk, pendataan surat, surat, disposisi surat dan surat (copy).
    3. 5 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Menerima, melakukan, memberikan kepada, membuat dan mengarsipkan.

Pengarsipan Surat Keluar

  1. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Usecase Diagram:
    2. USE_CASE_SURAT_KELUAR_DEPUTY
    Gambar 3.5 : Usecase Diagram Pengarsipan Surat Keluar

    Berdasarkan Usecase Diagram diatas ini terdapat :

    1. 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Pengarsipan Surat Keluar pada Unit Maintenance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
    2. 3 Actor yang melakukan kegiatan, terdiri dari Staff Maintenance, Deputy Maintenance dan Unit Tata Usaha (TU).
    3. 6 Use Case yaitu, kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Membuatkan konsep surat, meminta persetujuan dan tanda tangan Deputy Maintenance, membuatkan nomor dan tanggal surat serta cap basah oleh Unit Tata Usaha, melakukan pendataan surat, melakukan pengiriman surat, mengarsipkan surat keluar kedalam ordner yang sebelumnya sudah difoto kopi.
  2. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Activity Diagram:
    3. ACTIVITY_SURAT_KELUAR_DEPUTY_REVISI
    Gambar 3.6 : Activity Diagram Pengarsipan Surat Keluar

    Berdasarkan Activity Diagram diatas ini terdapat :

    1. 1 Initial Node sebagai tanda awal kegiatan.
    2. 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
    3. 3 Vertikal Swimlane, yaitu Staff Maintenance dan Deputy Maintenance.
    4. 7 Action, State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
    5. 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
  3. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Sequence Diagram:
    4. SEQUENCE_SURAT_KELUAR_BERJALAN
    Gambar 3.7 : Sequence Diagram Pengarsipan Surat Masuk

    Berdasarkan Sequence Diagram diatas ini terdapat :

    1. 3 Actor yang melakukan kegiatan terdiri dari: Staff Maintenance, Deputy Maintenance dan Unit Tata Usaha (TU).
    2. 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
    3. 7 Life Line antarmuka yaitu Konsep surat, persetujuan surat/ttd, surat, nomor, tanggal & stampel, pendataan surat, pengiriman dan surat (copy).
    4. 9 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Membuat, meminta, verifikasi-revisi, menandatangi-kembalikan, memberikan surat, membuatkan, melakukan, melakukan dan mengarsipkan.

Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak

  1. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Usecase Diagram:
    2. USE_CASE_ARSIP_PBY_KONTRAK
    Gambar 3.8 : Usecase Diagram Dokumen Pembayaran Kontrak

    Berdasarkan Usecase Diagram diatas ini terdapat :

    1. 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak pada Unit Finance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
    2. 3 Actor yang melakukan kegiatan, terdiri dari Unit Satuan Teknis (ST), Unit Akuntasi dan Unit Adm. Keuangan.
    3. 5 Use Case yaitu, kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Menyerahkan dokumen pembayaran kontrak, verifikasi kelengkapan dokumen, membuatkan tanda terima dokumen, melakukan pendataan dan mengarsipkan dokumen kedalam ordner.
  2. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Activity Diagram:
    3. ACTIVITY_PBY_KONTRAK
    Gambar 3.9 : Activity Diagram Dokumen Pembayaran Kontrak

    Berdasarkan Activity Diagram diatas ini terdapat :

    1. 1 Initial Node sebagai tanda awal kegiatan.
    2. 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
    3. 3 Vertikal Swimlane, yaitu Unit Satuan Teknis (ST), Unit Akuntasi dan Unit Adm. Keuangan.
    4. 5 Action, State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
    5. 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
  3. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Sequence Diagram:
    4. SEQUENCE_PBY_KONTRAK_BERJALAN
    Gambar 3.10 : Sequence Diagram Dokumen Pembayaran Kontrak

    Berdasarkan Sequence Diagram diatas ini terdapat :

    1. 3 Actor yang melakukan kegiatan terdiri dari: Unit Satuan Teknis (ST), Unit Akuntansi dan Unit Adm. Keuangan.
    2. 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
    3. 4 Life Line antarmuka yaitu Dokumen pembayaran kontrak, tanda terima, pendataan dokumen dan dokumen.
    4. 6 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Menyerahkan, verifikasi-revisi, membuatkan-untuk diberikan, melakukan, menyerahkan dokumen dan mengarsipkan.

Pengarsipan Dokumen Takah Pembayaran

  1. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Usecase Diagram:
    2. USE_CASE_TAKAH_PBY
    Gambar 3.11 : Usecase Diagram Takah Pembayaran

    Berdasarkan Usecase Diagram diatas ini terdapat :

    1. 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Pengarsipan Takah Pembayaran pada Unit Maintenance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
    2. 5 Actor yang melakukan kegiatan, terdiri dari Vendor, Unit Satuan Teknis (ST), Deputy EGM, Staff Deputy EGM dan Unit Finance.
    3. 6 Use Case yaitu, kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Membuat dokumen laporan pekerjaan, membuat takah dan berita acara, melakukan persetujuan, melakukan pendataan menggunakan, mengarsipkan takah pembayaran kedalam ordner.
  2. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Activity Diagram:
    3. ACTIVTY_TAKAH_PBY
    Gambar 3.12 : Activity Diagram Takah Pembayaran

    Berdasarkan Activity Diagram diatas ini terdapat :

    1. 1 Initial Node sebagai tanda awal kegiatan.
    2. 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
    3. 4 Vertikal Swimlane, yaitu Unit Satuan Teknis (ST), SM Electrical & Mechanical Facility, Unit Anggaran dan Staff Deputy.
    4. 6 Action, State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
    5. 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
  3. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Sequence Diagram:
    4. SEQUENCE_TAKAH_PBY_BERJALAN
    Gambar 3.13 : Sequence Diagram Takah Pembayaran

    Berdasarkan Sequence Diagram diatas ini terdapat :

    1. 5 Actor yang melakukan kegiatan terdiri dari: Vendor, Unit Satuan Teknis (ST), Deputy EMG dan Staff Deputy EMG.
    2. 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
    3. 5 Life Line antarmuka yaitu Dokumen laporan pekerjaan, takah & Berita Acara, pendataan takah, pembayaran & takah pembayaran.
    4. 10 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Membuat, menerima, membuat, verifikasi-revisi, setuju/ttd, memberikan takah, melakukan, memberikan takah, memberikan takah, melakukan-kepada, mengembalikan takah dan mengarsipkan.

Pengarsipan Dokumen Takah Kontrak

  1. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Usecase Diagram:
    2. USE_CASE_TAKAH_KONTRAK
    Gambar 3.14 : Usecase Diagram Takah Kontrak

    Berdasarkan Usecase Diagram diatas ini terdapat :

    1. 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Pengarsipan Takah Kontrak pada Deputy EGM di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
    2. 5 Actor yang melakukan kegiatan, terdiri dari Unit Satuan Teknis (ST), SM Electrical & Mechanical Facility, Unit Anggaran, Deputy EGM dan Staff Deputy EGM.
    3. 4 Use Case yaitu, kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Meminta persetujuan kontrak, meminta nomor NKA, melakukan pendataan dan mengarsipkan takah kedalam ordner (1 rangkap).
  2. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Activity Diagram:
    3. ACTIVITY_TAKAH_KONTRAK
    Gambar 3.15 : Activity Diagram Takah Kontrak

    Berdasarkan Activity Diagram diatas ini terdapat :

    1. 1 Initial Node sebagai tanda awal kegiatan.
    2. 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
    3. 4 Vertikal Swimlane, yaitu Unit Satuan Teknis (ST), SM Electrical & Mechanical Facility, Unit Anggaran dan Staff Deputy.
    4. 5 Action, State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
    5. 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
  3. Sistem yang berjalan digambarkan oleh Sequence Diagram:
    4. Sequence_TAKAH_KONTRAK_BERJALAN
    Gambar 3.16 : Sequence Diagram Takah Kontrak

    Berdasarkan Sequence Diagram diatas ini terdapat :

    1. 4 Actor yang melakukan kegiatan terdiri dari: Unit Satuan Teknis (ST), Deputy EMG, Staff Deputy EMG dan Unit Finance.
    2. 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
    3. 4 Life Line antarmuka yaitu Persetujuan takah kontrak, pemeriksaan nomor NKA, pendataan takah dan takah kontrak.
    4. 7 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Meminta, verifikasi-revisi, setuju/ttd, memberikan takah, melakukan, memberikan, melakukan-dikembalikan dan mengarsipkan.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Analisis sistem merupakan tahapan dari suatu perancangan sistem yang bertujuan untuk mengetahui kepetingan suatu sistem pada manajemen serta merumuskan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia dalam menggunakan sistem sehingga dapat bekerja dengan optimal.
Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode PIECES. Metodenya untuk menganalisis masalah dan kelemahan dari sistem lama. PIECES sendiri meliputi Kinerja (Performance), Informasi (Information), Ekonomi (Economic), Kontrol (Control), Efisiensi (Efficiency), dan Pelayanan (Service), yaitu terdiri dari:
1_REVISI
2
3
4
5

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

  1. Analisa Masukan

    2. Analisa masukan adalah penguraian masalah yang sedang terjadi yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data masukkan sehingga dapat menghasilkan proses dan kemudian akan ditindaklanjuti dari proses tersebut.

    Nama masukan : Arsip Dokumen (Surat masuk dan keluar, pembayaran kontrak, tata naskah pembayaran dan kontrak)
    Fungsi : Sebagai alat bukti manajemen
    Sumber : Pegawai pendataan arsip
    Media : Kertas
    Distribusi : Diposisi surat kepada unit terkait
    Frekuensi : Setiap adanya surat masuk dan keluar, proses pembayaran kontrak selesai, proses tata naskah pembayaran dan kontrak selesai

  2. Analisa Proses

    3. Analisa proses adalah penguraian masalah yang telah dilakukan pada analisa masukan.

    Nama proses : Pengolaan arsip dokumen
    Masukkan : Data arsip dokumen
    Keluaran : Laporan data arsip dokumen
    Ringkas proses : Sortir dokumen, melakukan pembolongan dokumen, dokumen dimasukkan kedalam ordner.

  3. Analisa Keluaran

    4. Analisa keluaran adalah output dari analisa proses berdasarkan analisa masukan.

    Nama keluaran : Laporan data arsip dokumen
    Fungsi : Untuk mendapatkan informasi terdahulu dan terkini yang dibutuhkan manajemen
    Media : Kertas
    Frekuensi : Setiap ada dokumen yang diterima atau dokumen akhir
    Keterangan : Berisi informasi surat masuk dan keluar, pembayaran kontrak, tata naskah pembayaran dan kontrak.

Konfigurasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

Berikut spesifikasi perangkat keras atau hardware yang digunakan oleh personal komputer dalam melakukan aktivitas sistem informasi pengarsipan surat saat ini:

  1. Processor : Intel Core i7-7700 CPU @3.60Hz / quad-core intelCore i7
  2. Monitor : HP 21.5” Full HD
  3. Mouse : USB Optical Mouse
  4. Keyboard : Logitech
  5. RAM : 8 GB
  6. Harddisk : 1000 GB

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

Berikut spesifikasi perangkat lunak atau software yang digunakan oleh personal komputer dalam melakukan aktivitas sistem informasi pengarsipan surat saat ini:

  1. Windows 10 Pro 64-bit
  2. Microsoft Excel 2016
  3. Microsoft Access 2016

Hak Akses (Brainware)

  1. Unit Akuntansi
  2. Unit Adm. Keuangan
  3. Staff Maintenance
  4. Deputy Maintenance

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan yang dihadapi

Berdasarkan analisis dan pengamat peneliti atas sistem Pengarsipan Dokumen yang saat ini berjalan di Unit Finance dan Unit Maintenance pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II, berikut permasalahan yang dihadapi:

  1. Sistem pengarsipan dokumen yang berjalan saat ini masih dilakukan secara semi komputerisasi, mulai dari proses penerimaan dokumen hingga penyimpanan masih menggunakan media kertas atau konvensional. Kemudian proses pendataan menggunakan Microsoft Excel 2016 (Unit Finance) dan Microsoft Access 2016 (Unit Maintenance).
  2. Kendala yang terjadi saat ini ada diproses pencarian dokumen yang dibutuhkan, pada proses ini cukup memakan waktu lama karena harus mencari dokumen pada tumpukan dokumen yang lainnya. Kemudian diproses penyimpanannya, terkadang ada beberapa lampiran dokumen yang terselip, rusak dan bahkan hilang.

Alternatif Pemecahan Masalah

  1. Membuat sistem berbasis website untuk Pengelolan Arsip Dokumen atau Arsip Digital yang teritegrasi secara komputerisasi sehingga data arsip dapat diakses oleh komputer lain. Hal ini berguna saat dokumen dibutuhkan karena proses pencarian dokumen dengan waktu singkat.
  2. Harus ada tempat penyimpanan arsip digital sehingga arsip dokumen dapat tersimpan dengan baik dan teratur karena arsip dokumen dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen.
  3. Sistem yang dibangun akan dibagi beberapa level user (tingkatan pengguna) nantinya setiap level user akan mempunyai hak akses yang berbeda sehingga keamanan dokumen lebih terjaga.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap 1 merupakan daftar kebutuhan user atau pengguna yang disusun berdasarkan hasil wawancara dengan stakeholder mengenai kebutuhan sistem yang harus dipenuhi dalam proses perancangan sistem yang baru. Berikut diantaranya:
Tabel 3.2 Elisitasi Tahap I
TAHAP_1_1_REVISI
TAHAP_1_2_REVISI

Elisitasi Tahap II

Elisitasi tahap II dibentuk berdasarkan data yang sudah direkam kedalam elisitasi tahap I, kemudian pada elisitasi tahap II ini akan diklasifikasi dengan menggunakan metode MDI (Mandatory, Desirable, Innessential).
Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II
TAHAP_2_1_REVISI
TAHAP_2_2_REVISI


Elisitasi Tahap III

Berdasarkan hasil klasifikasi dari elisitasi tahap II diatas, kemudian di elisitasi tahap III ini akan diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan pilihan HML. Berikut adalah tabel elisitasi tersebut:
Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III
TAHAP_3_1_REVISI
TAHAP_3_2_REVISI
TAHAP_3_3_REVISI

Keterangan:
T : Technical | L : Low
O : Operational | M : Middle
E : Economic | H : High

Final Draft Elisitasi

Draft Final Elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahapan elisitasi tahap I, II dan III. Elisitasi ini disusun sebagai dasar acuan untuk perancangan sistem yang baru. Berikut:
Tabel 3.5 Elisitasi Final Draft
TAHAP_4_1_REVISI
TAHAP_4_2



BAB IV

RANCANGAN YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem Usulan

Berdasarkan dari analisis dan penelitian studi kasus sistem Pengarsipan Dokumen pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II, maka selanjutnya akan dibuatkan usulan sistem yang akan direkomendasikan oleh peneliti. Ada beberapa usulan prosedur yang bertujuan untuk mengoptimalkan fungsi sistem informasi pengarsipan dokumen yang semula masih menggunakan sistem konvensional dengan media kertas dan ordner menjadi sistem arsip digital berbasis website. Maka langkah berikutnya adalah perancangan atau desain sistem usulan yang bertujuan untuk menyempurnakan sistem yang lama dengan memberi gambaran atau pandangan yang jelas menurut proses desain sistem dari awal hingga akhir penelitian. Dalam menganalisis usulan prosedur yang baru pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm Community Edition Versi 14.2 untuk menggambarkan use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram.

Prosedur Sistem Usulan

  1. Unit Adm. Keuangan
    1. Melakukan login sistem;
    2. Menampilkan menu dashboard;
    3. Melakukan kelola user;
    4. Melakukan kelola arsip dokumen pembayaran kontrak seperti tambah, ubah, hapus dan liat;
    5. Menampilkan laporan arsip dokumen pembayaran kontrak;
    6. Melakukan logout sistem.
  2. Unit Akuntasi
    1. Melakukan login sistem;
    2. Menampilkan menu dashboard;
    3. Melihat arsip dokumen pembayaran kontrak;
    4. Menampilkan laporan arsip dokumen pembayaran kontrak;
    5. Melakukan logout sistem.
  3. Staff Maintenance
    1. Melakukan login sistem;
    2. Menampilkan menu dashboard;
    3. Melakukan kelola user;
    4. Melakukan kelola arsip surat masuk, surat keluar, takah pembayaran dan takah kontrak seperti tambah, ubah, hapus dan liat;
    5. Menampilkan laporan arsip surat masuk, surat keluar, takah pembayaran dan takah kontrak;
    6. Melakukan logout sistem.
  4. Deputy Maintenance
    1. Melakukan login sistem;
    2. Menampilkan menu dashboard;
    3. Melihat data arsip surat masuk;
    4. Melihat data arsip surat keluar;
    5. Melihat data arsip takah pembayaran;
    6. Melihat data arsip takah kontrak;
    7. Menampilkan laporan arsip surat masuk, surat keluar, takah pembayaran dan takah kontrak;
    8. Melakukan logout sistem.

Use Case Diagram Yang Diusulkan

  1. Unit Adm. Keuangan
    2. USE_CASE_USULAN_DOK_PBY_KONTRAK_REVISI_PAK_ILAM
    Gambar 4.1 : Use case Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance

    Berdasarkan Use Case Diagram diatas terdapat:

    1. 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Sistem Informasi E-Arsip Dokumen Pembayaran Kontrak pada Unit Finance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
    2. 1 Actor yang melakukan kegiatan, yaitu unit Adm. Keuangan.
    3. 1 Include dan 5 Extend.
    4. 7 Use case yaitu kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Login, dashboard, user, pembayaran kontrak, create pembayaran kontrak, view pembayaran kontrak, laporan dan logout.
  2. Unit Akuntansi
    3. USE_CASE_USULAN_DOK_PBY_KONTRAK_REVISI_PAK_ILAM_2
    Gambar 4.2 : Use case Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance

    Berdasarkan Use Case Diagram diatas terdapat:

    1. 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Sistem Informasi E-Arsip Dokumen Pembayaran Kontrak pada Unit Finance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
    2. 1 Actor yang melakukan kegiatan, yaitu unit Akuntansi.
    3. 1 Include dan 3 Extend.
    4. 6 Use case yaitu kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Login, dashboard, pembayaran kontrak, view dokumen pembayaran, laporan dan logout.
  3. Staff Maintenance
    4. USE_CASE_USULAN_E_ARSIP_DOKUMEN_REVISI_PAK_ILAM_3
    Gambar 4.3 : Use case Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance

    Berdasarkan Use Case Diagram diatas terdapat:

    1. 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Sistem Informasi E-Arsip Dokumen Surat Masuk, Surat Keluar, Takah Pembayaran dan Takah Kontrak pada Unit Maintenance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
    2. 1 Actor yang melakukan kegiatan, yaitu Staff Maintenance.
    3. 1 Include dan 14 Extend.
    4. 17 Use case yaitu kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Login, dashboard, user, surat masuk, create surat masuk, view surat masuk, surat keluar, create surat keluar, view surat keluar, takah pembayaran, create takah pembayaran, view takah pembayaran, takah kontrak, create takah kontrak, view takah kontrak, laporan dan logout.
  4. Deputy Maintenance
    5. USE_CASE_USULAN_E_ARSIP_DOKUMEN_REVISI_PAK_ILAM_4
    Gambar 4.4 : Use case Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance

    Berdasarkan Use Case Diagram diatas terdapat:

    1. 1 Sistem yang mencakup seluruh kegiatan Sistem Informasi E-Arsip Dokumen Surat Masuk, Surat Keluar, Takah Pembayaran dan Takah Kontrak pada Unit Maintenance di Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II.
    2. 1 Actor yang melakukan kegiatan, yaitu Deputy Maintenance.
    3. 1 Include dan 10 Extend.
    4. 13 Use case yaitu kegiatan yang dilakukan oleh Actor diantaranya: Login, dashboard, surat masuk, view surat masuk, surat keluar, view surat keluar, takah pembayaran, view takah pembayaran, takah kontrak, view takah kontrak, laporan dan logout.

Activity Diagram Yang Diusulkan

  1. Unit Adm. Keuangan
    2. ACTIVTY_USULAN_ADM_KEUANGAN
    Gambar 4.5 : Activity Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance

    Berdasarkan Activity Diagram diatas terdapat:

    1. 1 Initial Node sebagai awal kegiatan.
    2. 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
    3. 15 Action, State dari sistem yang mencerminkan dari eksekusi.
    4. 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
  2. Unit Akuntansi
    3. ACTIVITY_USULAN_AKUNTANSI
    Gambar 4.6 : Activity Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance

    Berdasarkan Activity Diagram diatas terdapat:

    1. 1 Initial Node sebagai awal kegiatan.
    2. 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
    3. 8 Action, State dari sistem yang mencerminkan dari eksekusi.
    4. 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
  3. Staff Maintenance
    4. ACTIVITY_USULAN_STAFF_MAINTENANCE
    Gambar 4.7 : Activity Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance

    Berdasarkan Activity Diagram diatas terdapat:

    1. 1 Initial Node sebagai awal kegiatan.
    2. 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
    3. 31 Action, State dari sistem yang mencerminkan dari eksekusi.
    4. 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.
  4. Deputy Maintenance
    5. ACTIVITY_USULAN_DEPUTY_MAINTENANCE
    Gambar 4.8 : Activity Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance

    Berdasarkan Activity Diagram diatas terdapat:

    1. 1 Initial Node sebagai awal kegiatan.
    2. 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
    3. 14 Action, State dari sistem yang mencerminkan dari eksekusi.
    4. 1 Activity Final Node sebagai tanda akhir kegiatan.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

  1. Unit Adm. Keuangan

    2. SEQUENCE_ADM_KEUANGAN

    Gambar 4.9 : Sequence Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance

    Berdasarkan Sequence Diagram diatas terdapat:

    1. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu unit Adm. Keuangan.
    2. 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
    3. 6 Life Line antarmuka yaitu Login, dashboard, kelola user, dok. Pembayaran kontrak, laporan dan logout.
    4. 6 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Masukkan username dan password-verifikasi-gagal, berhasil, crud, crud, crud, export excel dan kembali menampilkan.
  2. Unit Akuntansi
    3. SEQUENCE_USULAN_AKUNTANSI
    Gambar 4.10 : Sequence Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Finance

    Berdasarkan Sequence Diagram diatas terdapat:

    1. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu unit Akuntansi.
    2. 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
    3. 5 Life Line antarmuka yaitu Login, dashboard, dok. Pembayaran kontrak, laporan dan logout.
    4. 5 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Masukkan username dan password-verifikasi-gagal, berhasil, read, export excel dan kembali menampilkan.
  3. Staff Maintenance
    4. SEQUENCE_USULAN_STAFF_MAINTENANCE
    Gambar 4.11 : Sequence Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance

    Berdasarkan Sequence Diagram diatas terdapat:

    1. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu Staff Maintenance.
    2. 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
    3. 9 Life Line antarmuka yaitu Login, dashboard, kelola user, surat masuk, surat keluar, takah pembayaran, takah kontrak, laporan dan logout.
    4. 9 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Masukkan username dan password-verifikasi-gagal, berhasil, crud, crud, crud, crud, crud, export excel dan kembali menampilkan.
  4. Deputy Maintenance
    5. SEQUENCE_USULAN_DEPUTY_MAINTENANCE
    Gambar 4.12 : Sequence Diagram Usulan E-Arsip Dokumen pada Unit Maintenance

    Berdasarkan Sequence Diagram diatas terdapat:

    1. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu Deputy Maintenance.
    2. 1 Self Message sebagai tanda verifikasi.
    3. 8 Life Line antarmuka yaitu Login, dashboard, surat masuk, surat keluar, takah pembayaran, takah kontrak, laporan dan logout.
    4. 8 Message spesifikasi dari komunikasi untuk objek yang membuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi diantaranya: Masukkan username dan password-verifikasi-gagal, berhasil, read, read, read, read, export excel dan kembali menampilkan.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Yang Berjalan dan Sistem Usulan

Berikut ini adalah hasil dari analisis mengenai sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan diusulkan berdasarkan rekomendasi dari masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan saat ini.
Tabel 4.1
Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dan Sistem Usulan
No.
Sistem Berjalan
Sistem Usulan
1.

Pendataan arsip menggunakan Microsoft Access 2016 (pada Unit Maintenance) Microsoft Excel 2016 (pada Unit Finance)

Pendataan dilakukan di website dan akan terintegrasi ke beberapa unit terkait yang membutuhkan (hak akses untuk melihat arsip dokumen).

2.

Pencarian arsip dokumen harus membuka ordner dan mencari satu persatu dokumen.

Pencarian arsip dokumen langsung ditemukan dengan waktu yang singkat menggunakan website.

3.

Tidak adanya backup data arsip.

Dokumen akan discan, kemudian diupload ke website (komputasi awan) sebagai backup data.

Rancangan Basis Data

Class Daigram

Tabel-tabel pada database digambarkan menggunakan Class Diagram sebagai berikut:

Class_Diagram_Jurnal
Gambar 4.13 Gambar Class Diagram


Berdasarkan Class Diagram diatas terdapat:

  1. 6 class, himpunan dari objek-objek yang berbagi atribut serta oprerasi diantaranya surat_masuk, surat_keluar, user, pembayaran_kontrak, takah_pembayaran dan takah_kontrak.
  2. 5 Association, hubungan antara objek satu dengan objek yang lainnya.

Spesifikasi Basis Data

  1. Nama Tabel : surat_masuk

    2. Media : Hard disk

    Isi : id_surat_masuk, kategori, surat_dari, tanggal_masuk, nomor_surat, asal_surat, perihal, keterangan, nama_file dan id_user

    Primary key : id_surat_masuk

    Panjang record : 157

    Tabel 4.2 Tabel surat_masuk
    TABEL_1


  2. Nama Tabel : surat_keluar

    3. Media : Hard disk

    Isi : id_surat_keluar, kategori, surat_untuk, tanggal_keluar, nomor_surat, tujuan_surat, perihal, keterangan, nama_file dan id_user

    Primary key : id_surat_keluar

    Panjang record : 157

    Tabel 4.3 Tabel surat_keluar
    TABEL_2


  3. Nama Tabel : pembayaran_kontrak

    4. Media : Hard disk

    Isi : id_pby_kontrak, nomor dokumen, nama_pekerjaan, nomor_kontrak, vendor, periode, unit, nilai_kwitansi, nilai_pembayaran, tanggal, nama_file dan id_user

    Primary key : id_pby_kontrak

    Panjang record : 126


    Tabel 4.4 Tabel pembayaran_kontrak
    TABEL_3
  4. Nama Tabel : takah_pembayaran

    5. Media : Hard disk

    Isi : id_takah_pby, nomor_takah, nomor_kontrak, perihal, nama_rekanan, jangka_waktu, nilai_kontrak, lokasi, nominal, jenis_perjanjian, unit, keterangan, nama_file dan id_user

    Primary key : id_takah_pby

    Panjang record : 216

    Tabel 4.5 Tabel takah_pembayaran
    TABEL_4
  5. Nama Tabel : takah_kontrak

    6. Media : Hard disk

    Isi : id_takah_kontak, nomor_kontrak, nomor_sampul_takah, perihal, kategori, nama_rekanan, jangka_waktu, lokasi, jenis_perjanjian, nominal, unit, keterangan, nama_file dan id_user

    Primary key : id_takah_kontak

    Panjang record : 207


    Tabel 4.6 Tabel takah_kontrak
    TABEL_5_1
    TABEL_5_2
  6. Nama Tabel : user

    7. Media : Hard disk

    Isi : id_user, username, alamat, no_telp dan password

    Primary key : id_user

    Panjang record : 49


    Tabel 4.7 Tabel user
    TABEL_6

Rancangan Program

Tampilan halaman Login Sistem

LOGIN

Keterangan : Tampilan halaman login sistem ini, setiap pengguna diwajibkan untuk login terlebih dahulu jika ingin mengakses sistem ini.

Gambar 4.14 : Form Login Sistem

Tampilan Dashboard

DASHBOARD

Keterangan : Gambar diatas merupakan menu Dashboard pada sistem ini, pada menu ini pengguna dapat mengetahui jumlah data arsip terkini.

Gambar 4.15 : Tampilan Dashboard

Tampilan Kelola User

KELOLA_USER

Keterangan : Gambar diatas merupakan menu kelola user, menu ini untuk menambahkan dan menghapus pengguna sesuai dengan kebutuhan.

Gambar 4.16 : Tampilan Kelola User

Tampilan Tambah Surat Masuk

TAMBAH_SURAT_MASUK_1
Gambar 4.17 : Tampilan Tambah Surat Masuk 1
TAMBAH_SURAT_MASUK_2
Gambar 4.18 : Tampilan Tambah Surat Masuk 2

Tampilan Lihat Surat Masuk

LIHAT_SURAT_MASUK
Gambar 4.19 : Tampilan Lihat Surat Masuk

Tampilan Tambah Surat Keluar

TAMBAH_SURAT_KELUAR_1
Gambar 4.20 : Tampilan Tambah Surat Keluar 1
TAMBAH_SURAT_KELUAR_2
Gambar 4.21 : Tampilan Tambah Surat Keluar 2

Tampilan Lihat Surat Keluar

LIHAT_SURAT_KELUAR
Gambar 4.22 : Tampilan Lihat Surat Keluar

Tampilan Tambah Dokumen Pembayaran Kontrak

TAMBAH_PBY_KONTRAK
Gambar 4.23 : Tampilan Tambah Dokumen Pembayaran Kontrak 1
TAMBAH_PBY_KONTRAK_2
Gambar 4.24 : Tampilan Tambah Dokumen Pembayaran Kontrak 2

Tampilan Lihat Dokumen Pembayaran Kontrak

LIHAT_PBY_KONTRAK
Gambar 4.25 : Tampilan Lihat Dokumen Pembayaran Kontrak

Tampilan Tambah Dokumen Takah Pembayaran

TAMBAH_TAKAH_PBY_1
Gambar 4.26 : Tampilan Tambah Dokumen Takah Pembayaran 1
TAMBAH_TAKAH_PBY_2
Gambar 4.27 : Tampilan Tambah Dokumen Takah Pembayaran 2

Tampilan Lihat Dokumen Takah Pembayaran

LIHAT_TAKAH_PBY
Gambar 4.28 : Tampilan Lihat Dokumen Takah Pembayaran

Tampilan Tambah Dokumen Takah Kontrak

TAMBAH_TAKAH_KONTRAK_1
Gambar 4.29 : Tampilan Tambah Dokumen Takah Kontrak 1
TAMBAH_TAKAH_KONTRAK_2
Gambar 4.30 : Tampilan Tambah Dokumen Takah Kontrak 2

Tampilan Lihat Dokumen Takah Kontrak

LIHAT_TAKAH_KONTRAK
Gambar 4.31 : Tampilan Lihat Dokumen Takah Kontrak

Tampilan Laporan Surat Masuk

LAPORAN_SURAT_MASUK
Gambar 4.32 : Tampilan Laporan Surat Masuk

Tampilan Laporan Surat Keluar

LAPORAN_SURAT_KELUAR
Gambar 4.33 : Tampilan Laporan Surat Keluar

Tampilan Laporan Pembayaran Kontrak

LAPORAN_PBY_KONTRAK
Gambar 4.34 : Tampilan Pembayaran Kontrak

Tampilan Laporan Takah Pembayaran

LAPORAN_TAKAH_PBY
Gambar 4.35 : Tampilan Laporan Takah Pembayaran

Tampilan Laporan Takah Kontrak

LAPORAN_TAKAH_KONTRAK
Gambar 4.36 : Tampilan Laporan Takah Kontrak

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini dan antisipasi kebutuhan dimasa yang akan datang. Konfigurasi yang dibutuhkan pada desain sistem yang diusulkan adalah:

  1. Processor : Intel Core i7-7700 CPU @3.60Hz / quad-core intelCore i7
  2. Monitor : HP 21.5” Full HD
  3. RAM : Minimal 4 GB
  4. Harddisk : 1000 GB

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak berguna dalam melakukan intruksi-intruksi pada sistem yang dirancang sesuai dengan kebutuhan, berikut diantaranya:

  1. Sistem Operasi : Minimal Windows 7
  2. Web Server : XAMPP (Apache, PHP 7 & MySQLi)
  3. Browser : Mozilla Firefox dan Google Chrome
  4. Office : Microsoft Office 2016
  5. Memuat file PDF : Acrobat Reader DC
  6. Mesin scan : HP Color Laserjet Pro MFP M177fw

Hak Akses (Brainware)

Dalam hak akses pada sistem ini dibagi menjadi beberapa level diantaranya:

  1. Unit Akuntansi
  2. Unit Adm. Keuangan
  3. Staff Maintenance
  4. Deputy Maintenance

Testing

Black box Testing

Berdasarkan pada metode pengujian sistem, peneliti akan melakukan pengujian sistem menggunakan metode black box testing. Pengujian ini berfokus kepada fungsional sistem. Berikut beberapa halaman yang akan diuji.

Tabel 4.8 Black Box Testing
Black_Box

Implementasi

Schedule

  1. Pengumpulan data merupakan sebuah teknik untuk memperoleh berbagai informasi yang berkenaan terhadap penelitian ini.
  2. Analisis sistem merupakan sebuah proses identifikasi, evaluasi permasalahan serta hambatan yang terjadi dan mengetahui kebutuhan sistem yang diharapkan agar dapat diusulkan untuk perbaikan.
  3. Perancangan program merupakan sebuah proses pengembangan sistem baru atas rekomendasi berdasarkan hasil analisis yang sudah dilakukan sebelumnya.
  4. Evaluasi program merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan dengan sengaja untuk melihat tingkat keberhasilan program.
  5. Suatu penyampain keterangan mengenai hasil dari pengumpulan data, indentifikasi masalah, analisis, perancangan program yang diusulkan dan evaluasi program.
    6. Pada tahap ini dibutuhkan rencana implementasi yang berguna dalam pelaksanaan langkah-langkah kegiatan penerapannya. Langkah-langkah yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang direncanakan yaitu time schedule dalam bentuk tabel tabel.
Tabel 4.8 Schedule
Jadwal_Pelaksanaan

Estimasi Biaya

Estimasi Biaya ini berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam organisasi.
ETIMASI_BIAYA

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

Kesimpulan yang dapat diambil dari rumusan masalah adalah :

  1. Sistem Pengarsipan Dokumen Pembayaran Kontrak pada Unit Finance yang berjalan saat ini masih menggunakan semi terkomputerisasi, yaitu melakukan pendataan arsipnya dengan Microsoft Excel 2016 dan untuk penyimpanan dokumen fisiknya masih konvensional menggunakan media kertas dan ordner. Untuk Sistem Pengarsipan Tata Naskah (Takah) Pembayaran dan Takah Kontrak pada Unit Maintenance hampir sama dengan penyimpanan Dokumen Pembayaran Kontrak pada Unit Finance namun bedanya Unit Maintenance Menggunakan Microsoft Access 2016. Dan Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar pada Unit Maintenance yang jenisnya surat Internal penyimpanannya difolder-folder komputer berbentuk PDF karena proses pengiriman dan penerimaan surat internal sudah menggunakan Sistem Informasi Dokumen Elektronik (SIDOEL), jika surat berjenis Eksternal maka penyimpanannya masih konvensional menggunakan media kertas dan ordner.
  2. Kedala terjadi pada proses pencarian (Dokumen Pembayaran Kontrak, Takah Pembayaran, Takah Kontrak, Surat Masuk dan Keluar (yang berjenis Eksternal) cukup memakan waktu karena harus mencari dari banyak dokumen lainnya, lampiran-lampiran dokumen terpisah atau terselip, dokumen rusak, dokumen hilang atau dipinjam oleh unit lain sehingga pada saat dokumen dibutuhkan dokumen tidak ada dan proses pembuatan laporan masih menggunakan manual. Jika pada Surat Masuk dan Keluar yang berjenis Internal terjadi pada kesalahan penamaan file sehingga terkadang rancu dan sulit ditemukan dengan waktu yang singkat.
  3. Merancang sistem Arsip Digital atau Elektronik Arsip (E-Arsip) berbasis website yang memungkinkan kemudahan dalam pendataan dokumen pada Unit Finance dan Unit Maintenance. Memiliki fungsi upload file scan dokumen berformat PDF (Portable Document Format) yang memungkinkan data arsip akan lebih sulit diubah oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Sistem ini akan dibagi beberapa hak akses yang berbeda sehingga arsip dapat terkontrol dan berjalan sesuai dengan kebutuhan masing-masing, juga memiliki pencarian dan laporan yang cepat dan akurat. Serta menerapkan hasil dari metode analisis PIECES sehingga kendala-kendala yang terjadi dapat diatasi dengan baik.

Saran

Adapun saran dan rekomendasi yang dapat peneliti berikan atas permasalahan yang terjadi saat ini sehingga dapat memaksimalkan Sistem Pengarsipan Dokumen khususnya pada Unit Finance dan Unit Maintenance Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura II, berikut diantaranya:

  1. Perlunya sosialisasi yang merata untuk sistem ini sehingga dapat memudahkan unit-unit terkait yang membutuhkan arsip dokumen.
  2. Perlu pemeliharaan terhadap sistem ini baik dari fungsi-fungsinya ataupun dari backup database nya secara berkala sehingga dapat menjaga keamanan data arsip dokumen.
  3. Dapat dikembangkan lagi, misal menjadi aplikasi mobile berbasis Android ataupun Ios sehingga dapat memudahkan dalam keperluan yang mendesak kapanpun dan dimanapun.


DAFTAR PUSTAKA

  1. ↑ , Fauzi, Moch. Agita, dan Titits Aji Wicaksono. 2015. “SYSTEM INVENTORY CONTROL PADA LABORATORIUM KOMPUTER SMK MUHAMMADIYAH KAJEN BERBASIS WEB DENGAN FRAMEWORK CODEIGNITER.” SURYA INFORMATIKA Vol . 1 No. 1 November 2015 ISSN : 2477-3042 25-29.
  2. ↑ 2,0 2,1 2,2 2,3 , Sholikhin, Akhmad, dan Berliana Kusuma Riasti. 2013. “PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI INVENTARISASI SEKOLAH PADA DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN REMBANG BERBASIS WEB.” Indonesian Jurnal on Networking and Security (IJNS) Vol. 2 No. 2 – April 2013 - ISSN: 2302-5700 50-57.
  3. ↑ 3,0 3,1 3,2 , Iswandy, Eka. 2015. “SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN UNTUK MENENTUKAN PENERIMAAN DANA SANTUNAN SOSIAL ANAK NAGARI DAN PENYALURANNYA BAGI MAHASISWA DAN PELAJAR KURANG MAMPU DI KENAGARIAN BARUNG – BARUNG BALANTAI TIMUR.” Vol. 3 No. 2 Oktober 2015 Jurnal TEKNOIF ISSN: 2338-2724 70-79.
  4. ↑ 4,0 4,1 4,2 4,3 Rochman, Abdur, dan Yanti Hardiyanti. 2016. “Rancangan Sistem Informasi Penerimaan Barang Jadi Pada PT Shyang Yao Fung Dengan Metodelogi Berorientasi Objek.” JURNAL SISFOTEK GLOBAL ISSN : 2088 – 1762 Vol. 6 No. 1 / Maret 2016 38-41.
  5. ↑ Novita, Rice, dan Novita Sari. 2015. “SISTEM INFORMASI PENJUALAN PUPUK BERBASIS E-COMMERCE.” Jurnal TEKNOIF Vol. 3 No. 2 Oktober 2015 ISSN: 2338-2724 1-6.
  6. ↑ 6,0 6,1 6,2 6,3 Rusdiana, dan Moch. Irfan. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: PUSTAKA SETIA.
  7. ↑ Wahana, Agung, dan Asep Ririh Riswaya. 2014. “PERANCANGAN APLIKASI PENGOLAHAN DATA REPORT PENJUALAN.” Jurnal Computech & Bisnis, Vol. 8 No. 1, Juni 2014 25-34.
  8. ↑ Rusdiana, dan Moch. Irfan. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: PUSTAKA SETIA.
  9. ↑ 9,0 9,1 9,2 9,3 Sutopo, Priyo, Dedi Cahyadi, dan Zainal Arifin. 2016. “SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF SEBARAN PENJUALAN KENDARAAN BERMOTOR RODA 2 DI KALIMANTAN TIMUR BERBASIS WEB.” Jurnal Informatika Mulawarman Vol. 11 No. 1 Februari 23-28.
  10. ↑ 10,0 10,1 10,2 Palit, Randi V, Yaulie D.Y. Rindengan, dan Arie S.M. Lumenta. 2015. “Rancangan Sistem Informasi Keuangan Gereja Berbasis Web Di Jemaat GMIM Bukit Moria Malalayang.” E-Journal Teknik Elektro dan Komputer vol. 4 no. 7 (2015), ISSN : 2301-8402 1-7.
  11. ↑ 11,0 11,1 11,2 11,3 Latif, Fauziah, dan Wirangga Aditya Pratama. 2015. “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK (E-ARSIP) BERBASIS MICROSOFT ACCESS PADA PT. HI-TEST.” Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis Vol. 3 No. 1 ISSN: 2337-7887 21-31.
  12. ↑ 12,0 12,1 12,2 Utari, Dyah Retno, dan Arief Wibowo. 2013. “PENANGANAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK: INOVASI BIDANG ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM USAHA PELESTARIAN LINGKUNGAN.” SEMINAR NASIONAL TEKNOLOGI TERAPAN 1-5.
  13. ↑ 13,0 13,1 Pontoh, Garry Rendra Ivan, and Arie S.M Lumenta. 2016. "Arsip Digital Dokumen Kontrak Berbasis Web Pada PT. Abdi Pratama Perkasa." E-journal Teknik Elektro dan Komputer Vol. 5 No.4 Juli-September 24-33.
  14. ↑ Latif, Fauziah, dan Wirangga Aditya Pratama. 2015. “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK (E-ARSIP) BERBASIS MICROSOFT ACCESS PADA PT. HI-TEST.” Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis Vol. 3 No. 1 ISSN: 2337-7887 21-31.
  15. ↑ 15,0 15,1 Mulyani, Sri Hasta. 2014. "SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT PADA BADAN PENJAMIN MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS RESPATI YOGYAKARTA." Teknologi Informasi Vol . IX Nomor 26 Juli 1-18.
  16. ↑ Musrifah, Ai, dan Ega Mutia. 2017. “PEMBUATAN APLIKASI PENGELOLAAN PROPOSAL DI UNIT KEGIATAN PENGELOLA (UPK) KECAMATAN MANDE BERBASIS DESKTOP.” Media Jurnal Informatika Vol. 9 No.1, Juni 28-36.
  17. ↑ Waspodo, Bayu, Ahmad Nurul Fajar, dan Noor Hadi Prayitno. 2015. “SISTEM INFORMASI PELAYANAN IZIN MENDIRIKAN BANGUNAN DAN PERUNTUKAN PENGGUNAAN TANAH PADA BADAN PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN PERIZINAN KABUPATEN SUMEDANG.” Jurnal Sistem Informasi , 8(2), 2015, 1-19 1-19.
  18. ↑ Bachtiar, Dede, dan Atikah. 2015. “Sistem Informasi Dashboard Kependudukan di Kelurahan Manis Jaya Kota Tangerang.” JURNAL SISFOTEK GLOBAL ISSN : 2088 – 1762 Vol. 5 No. 1 / Maret 2015 71-77.
  19. ↑ Palevi, Angga Reza, dan Krisnawati. 2013. “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU BERBASIS WEBSITE PADA SMP NEGERI 2 MOJOSONGO BOYOLALI.” Jurnal Ilmiah DASI Vol. 14 No. 04 Desember 2013, hlm 1 - 6 ISSN: 1411-3201 1-6.
  20. ↑ Murad, Dina Fitria, Nia Kusniawati, dan Agus Asyanto. 2013. “APLIKASI INTELLIGENCE WEBSITE UNTUK PENUNJANG LAPORAN PAUD PADA HIMPAUDI KOTA TANGERANG.” CCIT Journal Vol.7 No.1 September ISSN: 1978 - 8282 44-58.
  21. ↑ Fauzi, Moch. Agita, dan Titits Aji Wicaksono. 2015. “SYSTEM INVENTORY CONTROL PADA LABORATORIUM KOMPUTER SMK MUHAMMADIYAH KAJEN BERBASIS WEB DENGAN FRAMEWORK CODEIGNITER.” SURYA INFORMATIKA Vol . 1 No. 1 November 2015 ISSN : 2477-3042 25-29.
  22. ↑ Rahardja, Untung, Khanna Tiara, dan Maya Ima Erviani. 2016. “Optimalisasi Viewboard Rhjfox Berbasis Bootstrap Sebagai Sistem Penunjang Keputusan.” Technomedia Journal (TMJ) Vol.1 No.1 Edisi Oktober 2016 E-ISSN : 2528-6544 50-65.
  23. ↑ 23,0 23,1 23,2 Pramasari, Ni Ketut Amylia, Bambang Hadi Kartiko, dan Gerson Feoh. 2017. “RANCANG BANGUN APLIKASI TRACER MEDICAL RECORD FILE BERBASIS HYPERTEXT PREPROCESSOR DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) WANGAYA KOTA DENPASAR.” Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer Vol. 3 No. 1, Januari 325-322.
  24. ↑ 24,0 24,1 Mustaqbal, M. Sidi, Roeri Fajri Firdaus, dan Hendra Rahmadi. 2015. “PENGUJIAN APLIKASI MENGGUNAKAN BLACK BOX TESTING BOUNDARY VALUE ANALYSIS (Studi Kasus : Aplikasi Prediksi Kelulusan SNMPTN).” Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Terapan Volume I, No 3, 10 Agustus 31-36.
  25. ↑ Imasita, Andi Gunawan, dan Hirman. 2015. “Pengembangan Model Pengelolaan Arsip (Surat) dan Dokumen Pemerintah Berbasis Web pada Kantor Pemerintah Kabupaten Sidrap Provinsi Sulawesi Selatan.” Jurnal Sainsmat 196-204.
  26. ↑ Masykur, Fauzan, and Ibnu Makruf Pandu Atmaja. 2015. "Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web." IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - Vol. 4 No. 3 – Juli 1-7.
  27. ↑ Muhidin, Sambas Ali, Hendri Winata, and Budi Santoso. 2016. "Pengelolaan Arsip Digital." Jurnal Pendidikan Bisnis dan Manajemen 2.3 178-183.
  28. ↑ Ariawan, Made Pasek Agus, Putu Bagus Indra Sukadiana Putra, and Putu Arya Mertasana. 2017. "Design and Analysis of Mail Management Information System using PIECES Method: A Case Study at Faculty of Mathematics and Natural Sciences of Udayana University." International Journal of Engineering and Emerging Technology Vol. 2, No. 2, July - December 25-30.
  29. ↑ Pratama, Edo, Leon Andretti Abdillah, and Susan Dian Purnamasari. 2015. "Correspondence Archival Information Systems In Bina Darma University." International Conference on Information Technology and Engineering Application 208-213.
  30. ↑ Costa, Miguel, Daniel Gomes, and Mario J. Silva. 2016. "The evolution of web archiving." Int J Digit Libr 1-15.
  31. ↑ Shobaki, Mazen J. Al, Samy S. Abu Naser, and Mohammed Khair I. Kassab. 2017. "The Reality of the Application of Electronic Document Management System in Governmental Institutions -an Empirical Study on the Palestinian Pension Agency." International Journal of Engineering and Information Systems (IJEAIS) 1-14.
  32. ↑ Zejnullahu, Fakije, and Indrit Baholli. 2017. "System for Electronic Archiving of Document in Republic of Kosovo- An Evaluation of Success Factors- Design-Reality Gap Analysis." Mediterranean Journal of Social Sciences 347-352.

DAFTAR LAMPIRAN

UNTUK MELIHAT LAMPIRAN
Lampiran A :
A.1. Surat Pengantar Observasi Skripsi
A.2. Kartu Bimbingan Skripsi
A.3. Kartu Study Tetap Final (KSTF)
A.4. Form Validasi Skripsi
A.5. Kwitansi Pembayaran Skripsi
A.6. Kwitansi Pembayaran Raharja Career dan Sidang
A.7. Daftar Mata Kuliah Yang Belum Di Ambil
A.8. Daftar Nilai
A.9. Formulir Seminar Proposal Skripsi
A.10. Formulir Pertemuan Stakeholder
A.11. Form Validasi Cek List Sidang Skripsi
A.12. Formulir Pendaftaran Sidang Skripsi
A.13. Sertifikat TOEFL
A.14. Sertifikat PROSPEK
A.15. Sertifikat Seminar IT Internasional
A.16. Sertifikat Seminar IT Nasional
A.17. Curriculum Vitae (CV)
A.18. Form Penggantian Judul Skripsi
Lampiran B :
B.1. Surat Keterangan Observasi
B.2. Wawancara Penelitian Skripsi
B.3. Kartu Nama + Katalog Produk Promosi
B.4. Slide Presentasi


Contributors

Herusukma

Diperoleh dari "https://widuri.raharja.info/index.php?title=SI1411480420&oldid=315869"