SI1312476187

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari


IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK BAGIAN

RESEPSIONIS BERBASIS IME UNTUK MENINGKATKAN KELANCARAN

OPERASIONAL DI PERGURUAN TINGGI


SKRIPSI


Logo stmik raharja.jpg


Disusun Oleh :

NIM
: 1312476187
NAMA


JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI BUSINESS INTELLIGENCE

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2016/2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK BAGIAN

RESEPSIONIS BERBASIS IME UNTUK MENINGKATKAN KELANCARAN

OPERASIONAL DI PERGURUAN TINGGI


Disusun Oleh :

NIM
: 1312476187
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Business Intelligence

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, Februari 2017

Ketua
        
Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA
        
Jurusan Sistem Informasi
           
           
           
           
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)
        
(Nur Azizah, M.Akt., M.Kom)
NIP : 99001
        
NIP : 10002

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK BAGIAN

RESEPSIONIS BERBASIS IME UNTUK MENINGKATKAN KELANCARAN

OPERASIONAL DI PERGURUAN TINGGI

Dibuat Oleh :

NIM
: 1312476187
Nama

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Business Intelligence

Disetujui Oleh :

Tangerang, Februari 2017

Pembimbing I
    
Pembimbing II
       
       
       
       
(Ir.Untung Rahardja, M.T.I)
    
(Qurotul Aini, S.Kom., M.T.I)
NID : 99001
   
NID : 14012

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK BAGIAN

RESEPSIONIS BERBASIS IME UNTUK MENINGKATKAN KELANCARAN

OPERASIONAL DI PERGURUAN TINGGI

Dibuat Oleh :

NIM
: 1312476187
Nama

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Business Intelligence

Tahun Akademik 2016/2017

Disetujui Penguji :

Tangerang, Februari 2017

Ketua Penguji
  
Penguji I
  
Penguji II
         
         
         
         
(_______________)
  
(_______________)
  
(_______________)
NID :
 
NID :
 
NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK BAGIAN

RESEPSIONIS BERBASIS IME UNTUK MENINGKATKAN KELANCARAN

OPERASIONAL DI PERGURUAN TINGGI

Disusun Oleh :

NIM
: 1312476187
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Business Intelligence

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan di atas tidak benar.

Tangerang, Februari 2017

 
 
 
 
 
NIM : 1312476187

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRACT

Renewal and development of the system at the College is a way to deliver the latest innovations, the receptionist is a Ministry that was in College Raharja, in terms of the service system of colleges Raharja very familiar with everything that is online. One of them is with a web presence that provides reception facilities to the staff of Resepsonis to be able to enter the management of incoming mail online. In the management letter in College Raharja especially in the recording of the letter still use pencataan in your appointment book and using Microsoft Excel as a record penginputan record letter. With a large number of letters which made the search will not be efficient. One of the efforts to address such matters is to create a website penginputan data reception to incoming mail.

Keywords : Receptionist,Staff,Inbox


ABSTRAK

Pembaruan dan pengembangan sistem pada Perguruan Tinggi adalah suatu cara untuk memberikan inovasi terbaru, Resepsionis merupakan suatu pelayanan yang berada di Perguruan Tinggi Raharja, dari segi sistem pelayanan Perguruan Tinggi Raharja sangat akrab dengan segala sesuatu yang bersifat online. Salah satunya adalah dengan kehadiran web resepsionis yang memberikan fasilitas kepada staf Resepsonis untuk dapat menginput pengelolaan surat masuk secara online. Dalam pengelolaan surat di Perguruan Tinggi Raharja terutama dalam pencatatan surat masih menggunakan pencataan dalam buku agenda dan menggunakan Microsoft Excel sebagai catatan record penginputan surat. Dengan banyaknya jumlah surat yang dibuat maka pencarian akan tidak menjadi efisien. Salah satu upaya untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan membuat website resepsionis untuk penginputan data surat masuk.

Kata Kunci: Resepsionis,Staf,Surat masuk.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah. Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas ridho dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Skripsi dengan judul “IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK BAGIAN RESEPSIONIS BERBASIS IME UNTUK MENINGKATKAN KELANCARAN OPERASIONAL DI PERGURUAN TINGGI” Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja, Cikokol Tangerang. Sebagai bahan penulisan, peneliti mengambil data berdasarkan hasil observasi, wawancara, survey serta studi pustaka yang mendukung penulisan ini.

Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak penyusunan Laporan Skripsi ini tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu pada kesempatan yang singkat ini, penulis menyampaikan selaksa pujian dan terimakasih kepada:

  1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja dan juga sebagai Dosen Pembimbing yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.

  2. Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.

  3. Ibu Nur Azizah, M.Akt, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.

  4. Ibu Qurotul Aini, S.Kom, M.T.I selaku pembimbing yang telah berkenan memberikan bimbingan sepenuh hati kepada penulis dalam menyelesaikan Skripsi ini.

  5. Bapak Ir.Mukti Budiarto selaku stakeholder yang telah berkenan memberikan bimbingan kepada penulis.

  6. Bapak dan Ibu dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan.

  7. Seluruh anggota dan staf REC yang memberikan dukungan,arahan dan masukan yang berarti dalam menyelesaikan SKRIPSI ini.

  8. Kedua Orang Tua, Adik, dan Keluarga yang selalu mendukung baik secara moril maupun materil.

  9. Ariansyah yang selalu memberikan semangat, dukungan dan motivasi sehingga Skripsi ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya.

  10. Rekan - Rekan RUSIA T.E.A.M (Riska, Tasya, Rubin dan Kitab Suci)

  11. Rekan-Rekan Uvo (Meylda, Dewi, Ayu, Afri, Sarah, Ka Iz, Ninda, Nikita, Maul dan Rubin)

  12. Rekan-Rekan TimUR 2 (Rusia, Uvo, Ozbi, I-go, Hour).

  13. Sahabat-Sahabat Gezreq (Ayu, Meisa, Riska, Fella, Iin, Tasya, Nur, Shela, Olis dan Heni).

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga laporan Kuliah Kerja Praktek dapat bermanfaat, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi seluruh pembaca sekalian.

Tangerang, Februari 2017
Novita Heriyani
NIM. 1312476187

Daftar isi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1.Sejarah Perguruan Tinggi Raharja

Tabel 3.2. Jurusan/Prodi Pada STMIK Raharja

Tabel 3.3. Jurusan/Prodi Pada AMIK Raharja Informatika

Tabel 3.4. Visi Perguruan Tinggi Raharja

Tabel 3.5. Visi Perguruan Tinggi Raharja

Tabel 3.6. Tujuan Perguruan Tinggi Raharja

Tabel 3.7. Analisa SWOT

Tabel 3.8. Matriks SWOT

Tabel 3.9. Elisitasi Tahap I

Tabel 3.10.Elisitasi Tahap II

Tabel 3.11. Elisitasi Tahap III

Tabel 3.12. Final Draft Elisitasi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. 10 Pillar IT Perguruan Tinggi Raharja

Gambar 1.1 Alur Proses Penerimaan Surat

Gambar 2.1 Logo RinfoForm

Gambar 2.2 Logo Rinfo Sheet

Gambar 2.3 Logo Resepsionis

Gambar 2.4 Logo WordPress

Gambar 2.5 Logo iMe

Gambar 3.1 Kampus Perguruan Tinggi Raharja

Gambar 3.2 Perkembangan Perguruan Tinggi Raharja

Gambar 3.3 Green Campus

Gambar 3.4 Pribadi Raharja

Gambar 3.5 Logo Raharja

Gambar 3.6 Motto Raharja

Gambar 3.7 Stuktur Organisasi Perguruaan Tinggi Raharja

Gambar 3.8 Use Case Diagram Yang Berjalan

Gambar 3.9 Activity Diagram Yang Berjalan

Gambar 3.10 Sequence Diagram Yang Berjalan

Gambar 4.1. Use Case Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.2. Activity Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.4 HIPO Pada Resepsionis

Gambar 4.5 Prototype Halaman Utama

Gambar 4.6 Prototype Login SSO

Gambar 4.7 Prototype Dashboard

Gambar 4.8Logo Resepsionis

Gambar 4.9 Fitur Subscriber

Gambar 4.10 Visitor Pada Resepsionis

Gambar 4.11 Menu FAQ

Gambar 4.12 Sheet Hasil Data Penerimaan Surat

Gambar 4.13 Sorcurt Dalam Web Resepsionis

Gambar 4.14 Notifikasi Email

Gambar 4.15 Viewboard Resepsionis

Gambar 4.16 Form Surat Masuk

Gambar 4.17 Mailchimp

Gambar 4.18 Video Tutorial

Gambar 4.19 Artikel Tutorial iRan

Gambar 4.21 Rekapan Subcriber Di Dalam Dashboard

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL HIPO

DAFTAR SIMBOL UML

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi dan informasi saat ini menimbulkan banyak pengaruh dalam kehidupan sehari-hari, karena didalam kehidupan sehari-hari semua berkaitan dengan teknologi yang ada. Dengan kondisi saat ini yang sudah semakin maju maka harus mempersiapkan cara untuk mengikuti semua perubahan dari efek globalisasi tersebut.

Perguruan Tinggi Raharja tidak henti-hentinya melakukan pembaruan dan pengembangan, dari segi sitem pembelajaran mau pun sistem pelayanan yang di terapkan pada Perguruan Tinggi Raharja. Resepsionis merupakan suatu sistem pelayanan yang berada di Perguruan Tinggi Raharja, yang memberikan fasilitas kepada staf Resepsonis untuk dapat menginput pengelolaan surat masuk.

Menurut Nugroho (2011:128)[1], “Sistem informasi adalah sebuah sistem yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik”.

Gambar 1.1 Alur Proses Penerimaan Surat
 

Sistem pelayanan memang sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dan sistem yang berjalan pun sudah berlangsung cukup lama, namun sesuai dengan perkembangan yang terus berkembang sebagai salah satu perkembangan kemajuan teknologi yang menjadi ciri khas oleh sebuah civitas akademik di Perguruan Tinggi Raharja, salah satunya adalah menerapkan sistem online hampir kesemua divisi bagian yang terkait. Dengan ruang lingkup pelayanan yang masih menggunakan sistem manual. Dengan metode yang masih konvensional membuat kinerja yang kurang optimal.

Bedasarkan dari latar belakang tersebut, maka penulis tergerak untuk melakukan penelitian terhadap sistem yang berjalan saat ini yang dituangkan dalam sebuah laporan SKRIPSI dengan judul “Implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Bagian Resepsionis Berbasis iMe Untuk Meningkatkan Kelancara Operasional Di Perguruan Tinggi”

Dari pemaparan di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa diperlukan sebuah sistem yang dibuat untuk menampilkan semua kebutuhan yang diinginkan oleh pihak Resepsionis Perguruan Tinggi Raharja.

Rumusan Masalah

Rumusan masalah adalah suatu pertanyaan dari beberapa masalah yang ada dari pengumpulan data yang telah di lakukan yang harus di jawab atas permasalahan yang ada sesuai dari latar belakang di atas. Perguruan Tinggi Raharja sebagai sebuah intansi yang bergerak di bidang Pendidikan yang memiliki civitas cukup besar mempunyai sebuah website online yaitu Resepsionis yang di jadikan sebagai wadah pelayanan pengelolaan suart masuk dan surat keluar. Bedasarkan dari apa yang telah dijelaskan pada latar belakang permasalahan dalam penelitian ini dimana sistem pelayanan masih berupa manual serta alur aktivitas yang tidak terekam dengan baik dan jelas.

Berdasarkan latar belakang yang penulis jelaskan serta uraian rumusan masalah di atas, maka penulis mengambil beberapa pokok permasalahann yang tengah di hadapi, antara lain:

  1. Bagaimana Staf Resepsionis mengolah data surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan saat ini ?

  2. Bagaimana mengembangkan suatu informasi pelayanan untuk pihak Resepsionis berbasis online?

  3. Bagaimana merancang informasi secara online untuk memudahkan Staf dalam melihat laporan data Resepsionis?

Ruang Lingkup

Karena keterbatasan waktu serta luasnya permasalahan yang ada, maka penulis membatasi permasalahan yang akan di bahas guna mempermudah penulisan laporan.

  1. Diimplementasikan untuk pengguna Rinfo (Staff Resepsionis) pada Perguruan Tinggi Raharja.

  2. Dibatasi hanya pada 15 tahapan elisitasi final dalam pengimplementasian resepsionis.raharja.ac.id diantaranya, 10 functional dan 5 non functional.

  3. Penelitian ini berfokus pada penerimaan barang, penerimaan surat dan dokumen pada web resepsionis resepsionis.ilearning.me.

  4. Rancangan sistem menggunakan usecase diagram, activity diagram dan usecase diagram

Tujuan Dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Setiap penelitian pastinya akan memiliki tujuan guna menentukan arah dari suatu penelitian. Dan dalam menentukan tujuan penelitian juga harus di sesuaikan dengan rumusan masalah yang ada. Dalam penulisan laporan ini ada beberapa tujuan yang berkaitan dengan rumusan masalah di atas, yaitu sebagai berikut:

  1. Untuk mempermudah resepsionis dalam melakukan penginputan pengelolaan data penerimaan surat masuk yang sedang berjalan saat ini.

  2. Memudahkan informasi tutorial kepada resepsionis untuk mengolah data laporan surat masuk.

  3. Untuk memudahkan informasi kepada Staf yang membutuhkan laporan Resepsionis.

Manfaat Penelitian

Setiap penelitian tentunya memiliki manfaat yang telah di capai dari analisa yang telah di lakukan. Manfaat penelitian yaitu sebagai berikut:

  1. Memberikan Solusi agar mengetahui sistem pelayanan oleh pihak Resepsionis yang sedang berjalan pada saat ini.

  2. Memberikan Solusi cara untuk mempermudah Resepsionis untuk mengolah hasil data surat masuk.

  3. Memberikan informasi kepada Staf yang membutuhkan laporan.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penyusunan Skripsi ini, maka digunakan metode pengumpulan data. Metode ini menggambarkan prosedur atau langkah-langkah yang harus ditempuh, waktu penelitian, sumber data, dan kondisi data untuk mendapatkan data yang diperlukan, sehingga dapat diperoleh suatu hasil yang sesuai seperti apa yang diharapkan penulis.

  1. Metode Observasi (Pengamatan)
    Observasi adalah suatu metode pengumpulan data melalui pengamatan langsung terhadap proses pembelajaran mahasiswa-mahasiswi di Perguruan Tinggi Raharja

  2. Metode Wawancara
    Metode ini di lakukan dengan cara tanya jawab dengan pihak yang terkait pada Perguruan Tinggi Raharja secara langsung. Dalam hal ini proses tanya jawab dilakukan langsung bersama Bapak Mukti Budiarto selaku stakeholder yang membantu penulis dalam menyelesaikan penelitian berdasarkan kebutuhan dan keinginan stakeholder yang ada dalam elisitasi tahap 1, tahap 2, tahap 3 dan pencapaiannya tertuang di dalam strategy.

  3. Studi Pustaka
    Merupakan suatu metode untuk mendapatkan informasi dengan mempelajari buku-buku dan literature yang ada serta melakukan searching pada internet sebagai bahan referensi guna menunjang kelengkapan data dalam penyusunan laporan Skripsi ini.

Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan dalam membuat penulisan laporan dan pembahasannya secara sistematis, maka penulisan laporan Skripsi ini terdiri dari beberapa sub bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi teori yang berupa pengertian dan definisi yang diambil dari kutipan buku yang berkaitan dengan penyusunan laporan skripsi serta beberapa literatu rivew yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini berisi tentang gambaran Perguruan Tinggi Raharja, struktur organisasi, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, analisa proses, serta alternatif pemecahan masalah dan user requirement yang terdiri dari 4 (empat) tahap elisitasi, yaitu Elisitasi tahap I, Elisitasi tahap II, Elisitasi tahap III dan tahap Final Draft.

BAB IV

Dalam bab ini penulis menguraikan sistem yang akan di usulkan, diagram rancangan sistem, rancangan basis data yang terdiri dari sfesifikasi basis data, flowchart sistem, yang di usulkan, rancangan prototype, tampilan layar, konfigurasi sistem yang berjalan, testing, evaluasi, implementasi dan estimasi biaya.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa dan optimalisasi sistem berdasarkan yang telah di uraikan pada bab-bab sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem Informasi

Pernyataan yang dicetuskan oleh Rudi Tantra (2012) dalam Rohmat Taufiq (2013: 18)[2], sistem informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, dan memproses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol, dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan.

2. Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menciptakan informasi yang merupakan olahan bentuk data untuk menjadi sebuah bentuk yang berguna bagi para pemakainya. (Jogiyanto H.M., 2010:13). Berikut adalah beberapa tujuan dari sistem informasi.

  1. Kegunaan (usefulness)

  2. Ekonomi (ekonomic)

  3. Keandalan (reability)

  4. Pelayanan langganan (customer service)

  5. Kesederhanaan (simplicity)

  6. Fleksibilitas (fleksibility)

Konsep Dasar Business Intelligence

1. Definisi Business Intelligence

Dikutip dari Jurnal Majalah ilmiah UNIKOM (2013)[3] , Business Intelligence merupakan sebuah proses untuk melakukan ekstraksi data-data operasional perusahaan dan mengumpulkannya dalam sebuah data warehouse. Selama proses ekstraksi juga dapat dilakukan transformasi den-gan menerapkan berbagai formula, agregasi, maupun validasi sehingga didapat data yang sesuai dengan kepentingan analisis bisnis.

2. Sejarah Business Intelligence

Dikutip dari blogger Vrischa Arrifiv Hamid, Istilah Business Intelligence ditemukan pertama kali ditemukan pada tahun 1865 oleh Ricar Milar Devens dalam “Cyclopedia Of Commercial and Business Anocdetus” istilah tersebut digunakan Devens untuk menjelaskan bagaimana seorang Bankir, Sir Henry Furnese, mendapatkan profit dengan memainkan informasi tentang lingkungannya sebelum kompetitornya. Istilah Business Intelligence (BI) juga pertama kali didengungkan oleh seorang peneliti dari IBM yaitu Hans Peter Luhn pada tahun 1958. Hans mendefinisikan istilah Intellegence sebagai “Kemampuan dalam mengerti dan memahami suatu hubungan timbal balik antara fakta-fakta untuk bertindak dalam mencapai tujuan yang diharapkan”. [4]

Business Intellegence merupakan hasil evolusi dari Decision Support System (DSS) yang dimulai sekitar tahun 1960 dan berkembang sampai tahun 1980an. DSS, EIS, Data Warehouse, OLAP, Business Intelligence mulai menjadi perhatian dan menjadi sebuah kesatuan sistem pada tahun 1980an, sebuah artikel terbitan Gartner Horward Dresner tahun 1989 menggunakan istilah (BI) Buisness Intelligence.

3. Manfaat Business Intelligence

Menurut Imelda pada jurnal Majalah ilmiah UNIKOM Business Intelligence dapat dimanfaatkan pada hal-hal berikut : [3]

  1. Peningkatan Loyalitas Pelanggan dengan Implementasi Business intelligence Pada Customer Relationship Management. Integrasi CRM dengan BI dapat mengha-silkan keuntungan yang lebih banyak disamping juga memangkas biaya opera-sional perusahaan. Implementasi CRM yang berfokus pada customer-centric membutuhkan efforts dan biaya yang tidak sedikit khususnya untuk menginte-grasikan keseluruhan data-data perusa-haan yang tersebar di seluruh cabang perusahaan. Dalam integrasi dengan CRM, BI berperan dalam proses penyam-paian informasi secara rinci dan tepat mengenai perilaku pelanggan sebagai pondasi untuk pelayanan maksimal kepada pelanggan dalam menumbuhkan loyalitas pelanggan serta mendukung hubungan yang baik dengan pelanggan, serta mendapakan keuntungan yang maksimal.

  2. Menentukan Strategi Pemasaran yang Tepat untuk Perusahaan. Strategi Pema-saran : segmentasi pasar, target pasar, penempatan posisi. Pada Segmentasi Pasar, Membagi sebuah pasar ke dalam kelompok-kelompok pembeli yang khas berdasarkan kebutuhan, karakteristik atau perilaku yang mungkin membu-tuhkan produk atau bauran pemasaran yang terpisah.Pada Target Pasar: Proses mengevaluasi daya tarik tiap-tiap seg-men dan memilih satu atau lebih seg-men yang akan dimasuki. Pada Penem-patan Posisi : Mengatur produk supaya dapat menempati posisi pada benak konsumen yang jelas, khas, dan di-inginkan secara relatif terhadap produk pesaing.

Definisi RinfoForm

RinfoForm merupakan Aplikasi yang digunakan untuk mengumpulkan data dari pengunjung suatu website. Mulai dari form untuk login, form kontak, form untuk pendaftaran user, form advertiser, form sitemap, bahkan untuk mengirimkan data antar halaman web. Pada tutorial belajar HTML:cara membuat form di HTML ini kita akan membahas cara penggunakan tag form di dalam HTML.

Gambar 2.1 Logo RinfoForm

Definisi Rinfo Spreadsheet

Dikutip dari darmacang Rinfo Spreadsheet adalah sebuah program aplikasi komputer interaktif untuk organisasi dan analisis data dalam bentuk tabel. Spreadsheet dikembangkan sebagai simulasi komputerisasi akuntansi lembar kertas. Program ini beroperasi pada data yang direpresentasikan sebagai sel dari array, yang diselenggarakan dalam baris dan kolom. Setiap sel dari array adalah elemen model-view-controller yang dapat berisi baik numerik atau data teks, atau hasil dari formula yang secara otomatis menghitung dan menampilkan nilai berdasarkan isi sel lain. Pengguna spreadsheet dapat membuat perubahan dalam nilai yang disimpan dan mengamati efek pada nilai-nilai dihitung. Hal ini membuat spreadsheet berguna untuk “apa-jika” analisis karena banyak kasus dapat cepat diselidiki tanpa perhitungan manual membosankan. Software spreadsheet modern dapat memiliki beberapa lembar interaktif, dan dapat menampilkan data baik sebagai teks dan angka, atau dalam bentuk grafik.[5]


Logo 2.2 Logo Rinfo Sheet

Selain operasi dasar aritmatika dan fungsi matematika, spreadsheet modern yang menyediakan built-in fungsi untuk operasi keuangan dan statistik umum. Perhitungan seperti net present value atau deviasi standar dapat diterapkan pada data tabular dengan fungsi di program dalam formula. Program spreadsheet juga menyediakan ekspresi kondisional, fungsi untuk mengkonversi antara teks dan angka, dan fungsi yang beroperasi pada string teks. Spreadsheets sekarang telah menggantikan sistem berbasis kertas di seluruh dunia bisnis. Meskipun mereka pertama kali dikembangkan untuk tugas-tugas akuntansi atau pembukuan, mereka sekarang digunakan secara ekstensif dalam konteks di mana daftar tabular dibangun, diurutkan dan berbagi.

Definisi FormEmailer

Dikutip dari Henrique Abreu bahwa FormEmailer adalah Rinfo App Script untuk Rinfo Form dan Rinfo Spreadsheet. Dengan menggunakan FormEmailer dapat dengan mudah penggabungan email di dalam Rinfo Spreadsheet dan email otomatis untuk Rinfo Form. Bagian yang terbaik dari FormEmailer adalah tidak perlu memerlukan ilmu pengetahuan tentang java script dan FormEmailer sudah diatur sederhana mungkin. [6]

Konsep Dasar Analisa Sistem

Menurut Fatih (2013), analisa atau analisis merupakan kajian yang dilaksanakan pada sebuah bahasa guna meneliti struktur bahasa tersebut secara mendalam. Sedangkan pada kegiatan laboratorium, kata analisa diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan laboraturium untuk memeriksa kandungan suatu zat dalam cuplikan.

1. Definisi Analisis Sistem

Menurut pendapat Yakub (2012:142)[7], Analisa Sistem merupakan proses untuk memahami sistem yang telah ada, dengan menganalisis proses bisnis, ketentuan atau aturan, analisa jabatan serta uraian tugas, analisa maslah dan mencari pemecahan masalahnya, dan rencana-rencana perusahaan.

Menurut pendapat Agus Mulyanto (2009:125)[8], Analisa sitem merupakan landasan umum yang memiliki tujuan guna memperbaiki fungsi yang ada di dalam sistem yang sedang berjalan supaya menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang berjalan, merancang keluaran yang sedang digunakan, guna mencapai tujuan agar lebih sederhana dan lebih interatif.

Dari dua pendapat ahli yang sudah dipaparkan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa analisa sistem merupakan landasan untuk menganalisa atau memperbaiki sistem yang sedang berjalan sekaligus untuk memahami sistem yang ada.

2. Tahap-Tahap Analisis Sistem

Menurut pendapat Agus Mulyanto (2009:126)[8], Tahap analisis sistem adalah tahapan kritis dan penting, karena jika terjadi kesalahan dalam tahap ini maka akan menyebabkan kesalahan di tahapan selanjutnya. Jika client sangat paham dengan masalah yang dihadapi dalam organisasinya dan mengerti betul sistem informasi yang akan dibuat maka tahapan ini bisa menjadi tahapan yang sangat mudah.

Menurut pendapat Agus Mulyanto (2009:129)[8], Terdapat 4 (empat) langkah-langkah dasar di dalam tahap analisis sistem yang harus dikerjakan oleh seorang analis sistem, yaitu:

  1. Identify

  2. Understand

  3. Analysis

  4. Report

  5. Fungsi Analisis Sistem

Ada 4 (empat) fungsi analisa sistem sebagai berikut :

  1. Mampu mengidentifikasikan berbagai masalah dari pengguna (user).

  2. Dapat menentukan sasaran yang harus dicapai secara jelas guna memenuhi kebutuhan pengguna.

  3. Dapat memilih dan menentukan metode alternatif dalam memecahkan masalah-masalah pada sistem.

  4. Dapat merencanakan ataupun menerapkan rancangan sistem sesuai yang diinginkan pengguna.

Definisi Pelayanan

Menurut Moenir (2011 : 26)[9] ,pelayanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor materi melalui sistem, prosedur dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai dengan haknya. Pelayanan hakikatnya adalah serangkaian kegiatan, karena itu pelayanan merupakan sebuah proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan, meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat.

Sedangkan Menurut Sampara dalam Sinambela (2011:5)[10] ,pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antar seseorang dengan orang lain atau mesin secara fisik, dan menyediakan kepuasan pelanggan.

Berdasarkan berbagai pendapat di atas maka peneliti mengambil kesimpulan bahwa pelayanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang maupun sekelompok orang untuk memenuhi kebutuhan orang lain sesuai dengan prosedur dan sistem yang telah ditetapkan.

Filosofi Logo Resepsionis

Dikutip dari wikipedia, Logo merupakan suatu gambar atau sekedar sketsa dengan arti tertentu, dan mewakili suatu arti dari perusahaan, daerah, organisasi, negara, lembaga, dan hal lainnya membutuhkan sesuatu yang singkat dan mudah diingat sebagai pengganti dari nama sebenarnya.

Warna Hijau menggambarkan sebutan nama kampus tercinta kita yaitu “Green Campus” karena memang kampus kita ini sangat cinta dengan warna hijau maka warna hijau dipilih sebagai warna dari tulisan Resepsiois.

Logo PTR menggambarkan asal usul dari web Resepsionis itu sendiri, karena Resepsionis lahir dari Perguruan Tinggi Raharja dan menjadi salah satu pelayanan informasi di Kampus tercinta kita ini, maka Logo PTR dipilih sebagai pengganti huruf “O”

Gambar 2.3 Logo Resepsionis

Teori Khusus

Definisi Pengelolaan

Menurut Balderton (dalam Adisasmita, 2011:21), istilah pengelolaan sama dengan manajemen yaitu menggerakan, mengorganisasikan, dan mengarahkan usaha manusia untuk memanfaatkan secara efektif material dan fasilitas untuk mencapai suatu tujuan.

Sedangkan menurut Adisasmita (2011:22) mengemukakan bahwa, “Pengelolaan bukan hanya melaksanakan suatu kegiatan, akan tetapi merupakan rangkaian kegiatan yang meliputi fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.”

Berdasarkan beberapa pendapat ahli di atas, penulis menyimpulkan bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi merencanakan, mengorganisasikan dan mengarahkan, dan mengawasi kegiatan manusia dengan memanfaatkan material dan fasilitas yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Istilah pengelolaan itu sendiri identik kaitannya dengan istilah manajemen.

Konsep Dasar Data

1. Definisi Data

Berikut ini merupakan definisi data menurut beberapa ahli, di antaranya sebagai berikut:

Menurut Gordon B. Davis dalam Hutahaean (2015 : 8), “Data adalah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai sekelompok lambang-lambang tidak acak menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal dan sebagainya.”

Menurut Darmawan dan Fauzi (2013:1), “Data adalah fakta atau apa pun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi.” Menurut Taufiq (2013:13), “Data adalah sesuatu yang diberikan untuk kemudian diolah.”

Berdasarkan beberapa definisi diatas mengenai data, dapat disimpulkan bahwa data adalah suatu kejadian terhadap objek tertentu sebagai dasar bahan mentah yang siap untuk diproses.

Data dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian berdasarkan sudut pandangnya, diantaranya :

  1. Berdasarkan Bentuknya
    a. Data Fisik, merupakan data yang nyata, atau bisa disentuh oleh panca indera, contohnya: Paper
    b. Data Logic, merupakan data yang tidak nyata, atau tidak bisa dipegang namun hanya dapat dilihat, contohnya adalah suatu tulisan, atau informasi yang ada di berbagai media.

  2. Berdasarkan Sifatnya
    a. Kuantitatif, data yang bersifat perhitungan atau dalam hal ini data yang dapat dihitung, contohnya adalah jumlah mahasis di dalam satu kelas.
    Kualitatif, data yang sangat berkaitan dengan kualitas dari data itu sendiri, misalnya nilai setiap mahasiswa.

  3. Berdasarkan Sumbernya
    a. Internal, adalah suatu data yang didapat dari dalam sebuah lingkungan terkait, misalnya data dari bagian kemahasiswaan.
    b. Eksternal, suatu data yang didapat dari luar lingkungan terkait, misalnya data dari kemahasiswaan yang diperoleh dari kemahasiswaan lain.

  4. Berdasarkan cara memperolehnya
    a. Primer, merupakan data yang paling utama dan penting yang dapat mempengaruhi sesuatu yang akan diproses.
    b. Sekunder, merupakan data pendukung bukan data utama, biasanya dijadikan data tambahan dari suatu proses.

  5. Berdasarkan Cakupannya
    a. Sensus
    b. Sampel

  6. Berdasarkan Skala cakupannya
    a. Nominal, ordinal, interval dan rasio.

2. Klasifikasi Data

Data dapat dikelompokkan ke dalam beberapa kelompok dan diatur sesuai dengan jenis, sifat, dan sumber. Pengelompokkan data tersebut diuraikan pada uraian di bawah ini:

  1. Data menurut jenisnya, yaitu:
    a. Data Hitung (Enumeration atau Counting Data)
    Data hitung adalah Data yang diperoleh dari hasil hitungan dalam jumlah tertentu. Contohnya adalah presentase dari suatu jumlah.
    b. Data Ukur (Measurement Data)
    Data ukur adalah Data yang memberikan informasi berupa ukuran dari suatu nilai. Angka yang menjadi hasil perhitungan di kalkulator adalah salah satu contohnya.

  2. Data menurut sifatnya, yaitu:
    a. Data Kuantitatif (Quantitative Data)
    Data kuantitatif adalah data yang digolongkan ke dalam penggolongan penjumlahan.
    2. Data Kualitatif (Qualitative Data)
    Data kualitatif adalah data yang digolongkan ke dalam penggolongan kualitas atau sifat tertentu.

  3. Data menurut sumber datanya, yaitu:
    a. Data Internal
    Data internal adalah data yang berasal dari hasil observasi langsung yang dilakukan, atau bersifat asli.
    b. Data External
    Data external adalah data yang didapatkan dari hasil observasi orang lain. Data tersebut dapat digunakan sebagai pendukung dari suatu penelitian. Data external ini terdiri dari 2 (dua) jenis, yaitu:

    1. Data External Primary
      Data eksternal primer adalah data yang berasal dari pemilik data itu sendiri atau berasal dari orang yang melakukan observasi. Data yang di dapatkan dapat berupa lisan ataupun tulisan.

    2. Data External Secondary
      Data eksternal sekunder adalah salah satu cara memperoleh data namun bukan data dari orang lain, melainkan merupakan data dari seseorang atau sejumlah orang lain

3. Hirarki Data

Hirarki data merupakan sebuah aturan dimana data yang akan diolah harus disusun terlebih dahulu sehingga dapat memudahkan pengolahan data menjadi lebih baik dan efisien.

Data disusun dalam suatu hirarki yang terdiri atas elemen data, rekaman (record) dan berkas (file).

  1. Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit data yang lain. Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan atribut.

  2. Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain untuk rekaman adalah tupel dan baris.

  3. Berkas adalah himpunan dari seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu subjek. Dalam sistem basis data rasional, berkas mewakili komponen yang disebut tabel atau relasi.

4. Pengolahan Data

Data merupakan bahan mentah yang dapat diolah menjadi informasi. Pengolahan data merupakan sebuah teknik untuk memanipulasi kumpulan data sehingga dapat terlihat berguna dan dapat digunakan. Pengolahan data juga adalah merupakan teknik yang digunakan agar data tidak hanya menjadi sebuah bahan mentah yang belum diolah, melainkan juga dapat menjadi bermanfaat.

Pengolahan data dapat diuraikan seperti dibawah ini, yaitu:

  1. Penyimpanan Data (Data Storage)
    Penyimpanan data meliputi pekerjaan pengumpulan (filing), pencarian (searching), dan pemeliharaan (maintenance). Data disimpan dalam suatu tempat yang lazim dinamakan “file”. File dapat berbentuk map, ordner, disket, tipe, harddisk, dan lain sebagainya. Jadi, file diartikan sebagai suatu susunan data yang terbnetuk dari sejumlah catatan (record) yang berhubungan satu sama lain (sejenis) mengenai suatu bidang dalam suatu unit usaha. Untuk memperoleh kemudahan dalam pencarian data (searching) di dalam file maka file dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu:

    1. File Induk (Master File)
      File Induk adalah file yang berisikan data yang bersifat permanen dan dibentuk hanya satu kali saja dan kemudian data tersebut digunakan untuk proses pengolahan data.

    2. File Transaksi (Detail File)
      File Transaksi adalah file yang berisi data-data yang bersifat satu waktu dan digunakan untuk suatu periode dalam sebuah bidang kegiatan.

  2. Pemeliharaan file (file maintenance) juga meliputi “peremajaan data” (data updating), yaitu kegiatan pembaharuan yang dilakukan pada suatu data, pembaharuan tersebut dapat berupa catatan, Perbaikan, dan lain sebagainya.

  3. Penanganan Data (Data Handling) Penanganan data meliputi berbagai kegiatan seperti: pemeriksaan, perbandingan, pemilihan, peringkasan, dan penggunaan. Pemeriksaan data adalah sebuah proses pengecekan terhadap data dari berbagai sumber. Sehingga didapatkan perbedaan atau ketidaksesuaian. Pemeriksaan ini juga dilakukan bersamaan dengan kegiatan pemeliharaan file (file maintenance) dan Pengguna data (data manipulation)

5. Sumber Data

Menurut Tamodia (2013 : 26), Terdapat 2 (dua) sumber data, antara lain :

  1. Data Primer adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan oleh peneliti secara langsung dari sumber datanya. Data primer disebut juga sebagai data asli atau data baru yang memiliki sifat up to date. Untuk mendapatkan data primer, peneliti harus mengumpulkannya secara langsung. Teknik yang dapat digunakan peneliti untuk mengumpulkan data primer antara lain observasi, wawancara, dan dokumentasi.

  2. Data Sekunder adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan peneliti dari berbagai sumber yang telah ada (peneliti sebagai tangan kedua). Data sekunder diperoleh dari perusahaan yang menjadi objek penelitian.

Konsep Dasar Surat

  1. Pengertian Surat
    Menurut Lamuddin (2009:5), secara umum, surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.

  1. Surat Masuk
    Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan.

  2. Surat Keluar
    Seperti halnya surat masuk maka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tata usaha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah, memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain.

  3. Pendistribusian Surat
    Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staff bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agenda surat keluar.

Konsep Dasar Website

1. Definisi Web

Menurut Arief (2011: 7)[11], “Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan protokol HTTP (hypertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser”.

2. Jenis-Jenis Website

Menurut Arief (2011: 8)[11], ditinjau dari aspek content atau isi, web dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu: web statis dan web dinamis. Selain dari sisi content atau isi, web statis dan web dinamis dapat dilihat dari aspek teknologi yang digunakan untuk membuat jenis web tersebut. Adapun jenis-jenis web:

  1. Web dinamis adalah jenis web yang content atau isinya dapat berubah-ubah setiap saat. Web yang banyak menampilkan animasi flash belum tentu termasuk web dinamis karena dinamis atau berubah-ubah isinya tidak sama dengan animasi. Untuk melakukan perubahan data, user cukup mengubahnya langsung secara online di internet melalui halaman control panel atau administrasi yang biasanya telah disediakan untuk user administrator sepanjang user tersebut memiliki hak akses yang sesuai.

  2. Web statis adalah web yang isinya atau content tidak berubah-ubah. Maksudnya adalah isi dari dokumen web tersebut tidak dapat diubah secara cepat dan mudah. Ini karena teknologi yang digunakan untuk membuat dokumen web ini tidak memungkinkan dilakukan perubahan isi atau data. Teknologi yang digunakan untuk web statis adalah jenis client side scripting seperti HTML, Cascading Style Sheet (CSS). Perubahan isi atau data halaman web statis hanya dapat dilakukan dengan cara mengubah langsung isinya pada file mentah web tersebut.

Konsep Dasar WordPress

1. Definisi WordPress

Dikutip dari Wikipedia, WordPress merupakan sebuah aplikasi sumber terbuka (open source) yang sangat populer digunakan sebagai mesin blog (blog engine). WordPress dibangun dengan bahasa pemrograman PHP dan basis data (database) MySQL. PHP dan MySQL, keduanya merupakan perangkat lunak sumber terbuka (open source software). Selain sebagai blog, WordPress juga mulai digunakan sebagai sebuah CMS (Content Management System) karena kemampuannya untuk di modifikasi dan disesuaikan dengan kebutuhan penggunanya. WordPress adalah penerus resmi dari b2/cafelog yang dikembangkan oleh Michel Valdrighi. Nama WordPress diusulkan oleh Christine Selleck, teman ketua pengembang (developer), Matt Mullenweg.

Gambar 2.4 Logo WordPress
(Sumber: https://wordpress.org/about/logos/)

2. Sejarah Wordpress

Dimulai saat Matt Mullenweg mengetahui jika pemrogramannya (programmer) yang bernama Michel Valelrigni menghentikan proses pengembangan b2, karena Matt merasa merasa sayang ia mulai melanjutkan pengembangan b2. Pada tahun 2003 wordpress muncul yang merupakan hasil kerja keras Matt Mullenweg dengan Mike Little. Banyaknya fitur dan tampilan yang menarik membuat wordpress semakin terkenal, selain itu karena banyaknya pengguna komunitas blog pada wordpress.

Definisi Resepsionis

Menurut Soetanto (2010:70), petugas yang bertugas khusus menerima dan melayani tamu disebut dengan resepsionis (receptionist). Tugas seorang resepsionis adalah membantu para tamu yang ingin bertemu dengan pejabat atau pimpinan. Oleh karena kesan pertama yang diperoleh para tamu adalah sikap resepsionis, maka ada beberapa syarat penting yang harus dipenuhi oleh seorang resepsionis yaitu:

  1. Sopan dan ramah

  2. Berkepribadian tinggi

  3. Bijaksana

  4. Cerdas

Mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dari tamu yang memiliki maksud-maksud tertentu, maka resepsionis harus mempunyai catatan identitas tamu yang hendak datang menemui pimpinan. Catatan identitas tamu memiliki format yang berbeda-beda, namun pada umumnya berisi tentang identitas seorang tamu meliputi keterangan-keterangan sebagai berikut: tanggal, nama tamu, jabatan tamu, nama pejabat yang akan ditemui dan tujuan kedatangan tamu. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam melayani tamu, yaitu:

  1. Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu.

  2. Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh untuk dibicarakan dengan tamu.

  3. Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan dalam melayani serta membuat perjanjian dengan tamu.

  4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung tamu.

  5. Membuat tamu merasa senang apabila terpaksa harus menunggu.

  6. Memberikan perhatian kepada setiap tamu dan segera mengambil keputusan apabila tamu disalurkan ke bagian lain.

Definisi iMe

iMe adalah singkatan dari iLearning Media yang di sediakan Perguruan Tinggi Raharja bagi para Pribadi Raharja dalam mencurahkan isi hati keseharian, hobby, sharing ilmu bahkan tugas kuliah sekalipun. Istilah iLearning muncul pada tahun 2009 dari pemikiran Ir. Untung Rahardja, M.T.I.[12]

iLearning merupakan sebuah inovasi baru bagi metode perkuliahan berdasarkan 4B, yaitu Belajar, Bekerja, Berdoa dan Bermain dengan media iPad. Pelakasanaan dari 4B tersebut dapat menjalankan 2 fungsi otak, yaitu otak kanan dan otak kiri. iLearning media adalah media komunikasi yang digunakan Pribadi Raharja untuk meningkatkan motivasi serta kreatifitas mahasiswa , sehingga mahasiswa dapat menjadi lebih aktif dalam belajar.

Gambar 2.5 Logo iMe
Sumber: http://ime.ilearning.me/

Operasional

1. Definisi Operasional

Menurut Sugiyono (2012: 31), definisi operasional adalah penentuan konstrak atau sifat yang akan dipelajari sehingga menjadi variabel yang dapat diukur. Definisi operasional menjelaskan cara tertentu yang digunakan untuk meneliti dan mengoperasikan konstrak, sehingga memungkinkan bagi peneliti yang lain untuk melakukan replikasi pengukuran dengan cara yang sama atau mengembangkan cara pengukuran konstrak yang lebih baik.

Berdasarkan pengertian diatas maka definisi operasional mengenai respon pengguna jalan terhadap peran Satuan Polisi Pamong Praja sebagai pengatur lalu lintas dilihat dari tigas aspek, yaitu mendukung, netral, dan menolak.

Konsep Dasar Analisa SWOT

1. Definisi Analisa SWOT

Pernyataan yang dikemukakan oleh Rangkuti (2011: 199)[13], Perusahaan sudah ditentukan dengan mengkombinasikan faktor internal dan faktor eksternal. Di dalam faktor tersebut sudah dipertimbangkan dengan menganalisa SWOT. SWOT merupakan internal strengths dan weakness serta lingkungan eksternal opportunities dan threats yang dihadapi dunia bisnis.

Pernyataan yang dikemukakan oleh Yusmini (2011: 68), “Analisis SWOT yaitu analisa yang berbentuk mengidentifikasi dari beberapa faktor secara sistematis terhadap kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan di dalam suatu lembaga atau organisasi dan kesempatan-kesempatan serta terdapat ancaman ancaman dari lingkungan untuk merumuskan strategi perusahaan.

Berdasarkan dari beberapa pendapat yang diidentifikasikan, maka dapat disimpulkan analisa SWOT menggambarkan secara jelas. Peluang dengan ancaman harus dihadapi oleh perusahaan yang dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan perusahaan.

2. Tujuan Analisa SWOT

Pernyataan yang dikemukakan oleh Rangkuti (2011: 197)[13], Tujuan analisa SWOT yaitu membandingkan beberapa faktor diantaranya faktor eksternal peluang dengan ancaman faktor internal kekuatan dan kelemahan sehingga didapatkan suatu keputusan strategis suatu organisasi.

Konsep HIPO

1. Definisi HIPO

Menurut Praptingsih (2012: 03)[14] , “HIPO (Hirarchy Plus Input Process Output) yaitu alat bantu yang digunakan untuk membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisi diagram dimana di dalam program ini berisi input yang diproses dan menghasilkan output”.

Menurut Amsyah (2008: 284)[15], Bagan HIPO (Hirarchy Plus Input Process Output) aslinya dibuat oleh IBM sebagai alat untuk mendokumentasikan program. Bagan HIPO secara jelas memperagakan apa yang dikerjakan suatu program, data apa yang digunakan, dan keluaran yang dihasilkannya. Bagan HIPO lebih mudah dibaca dibanding dengan bagan arus, sangat rinci, fleksibel, mudah dimodifikasi, dan dikelola. Dalam membuat bagan HIPO, terdapat tiga jenis diagram, yaitu: daftar isi visual (the visual table of contents/VTOC), diagram peninjauan, dan rincian diagram.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM yang sebenarnya merupakan alat dokumentasi program dan sekarang banyak digunakan sebagai alat design dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. Berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya.

Konsep Dasar Literature Review

1. Definisi Literature Review

Menurut Semiawan (2010: 104) [16], “Literature review adalah bahan yang tertulis berupa buku, jurnal yang membahas tentang topik yang hendak diteliti.” Tinjauan pustaka membantu peneliti untuk melihat ide-ide, pendapat, dan kritik tentang topik tersebut yang sebelum dibangun dan dianalisis oleh para ilmuwan sebelumnya. Pentingnya tinjauan pustaka untuk melihat dan menganalisa nilai tambah penelitian ini dibandingkan dengan penelitian-penelitian sebelumnya.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan literature review adalah analisa sistem berupa kritik (membangun maupun menjatuhkan) dari peneliti yang sedang dilakukan terhadap suatu bagian keilmuan.

2. Tujuan Literature Review

Menurut Yuniarti (2012: 3))[17], studi pustaka bertujuan untuk mendapatkan landasan teoritis yang berguna sebagai tolok ukur dalam membahas dan menganalisa data serta mengambil kesimpulan dan saran dalam analisis laporan keuangan perusahaan tertentu.

Study Pustaka (Literatur Review)

Study pustaka atau metode pustaka digunakan guna menunjang metode penelitian yakni observasi yang sudah dilakukan. Informasi-informasi yang terkumpul yang diperlukan dalam mencari referensi-referensi yang berkaitan dengan penelitian yang sudah dilakukan.

  1. Penelitian yang dilakukan oleh Nani purwati dan Noor Hasan (2016) yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Administrasi Tamu Hotel (Studi Kasus Pada Hotel Ganesha Purworejo)” penelitian ini membahas tentang teknologi informasi yang diciptakan untuk mempermudah pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik di dalam pembuatan hardware maupun software.Bisnis Penyewaan Kamar Hotel sangat membutuhkan adanya teknologi yang menunjang dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para pelanggannya. Untuk itulah penulis mencoba membuat Tugas Akhir mengenai program penyimpanan dan pengolahan data yang masih belum terkomputerisasi. Proses pengolahan data yang dilakukan secara manual masih sering terjadi dalam usaha ini. Di mulai dari data tamu sampai penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan dengan transaksi hingga pembuatan laporan. [18]

  2. Penelitian yang dilakukan oleh Sapto Aji, Migunani, Fitro Nur Hakim (2014) yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Web (Studi Kasus Kementerian Pekerjaan Umum)” penelitian ini membahas tentang proses disposisi yang melakukan secara manual memiliki masalah yang membutuhkan kehadiran pemimpin di kantor untuk menandatangani urutan lembar disposisi sehingga proses disposisi dapat dilanjutkan. Tujuan dari Sistem Informasi Surat Disposisi adalah untuk memecahkan permasalahan yang terjadi mengenai surat disposisi di badan. Sistem ini terdiri dari sistem informasi berbasis web yang dapat diakses online. Sistem ini memiliki dengan beberapa peran yang user-friendly, setiap peran memiliki kewenangan berbeda.[19]

  3. Penelitian yang dilakukan oleh Zul Fahlefi, DB. Paranoan, dan Heryono Susilo Utomo pada tahun 2014 dengan judul “Penerapan Teknologi Informasi Bagi Pelaksanaan Pelayanan Publik (Studi Kasus pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu Kota Samarinda).” Penelitian ini menjelaskan tentang pemanfaatan teknologi informasi bagi pelaksanaan pelayanan publik pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu (BPPTSP) Kota Samarinda. Penggunaan Teknologi informasi untuk menghasilkan data mengenai faktor-faktor yang menjadi kendala dalam penerapan teknologi informasi pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu (BPPTSP) Kota Samarinda. [20]

  4. Penelitian yang dilakukan oleh Andi Darlianto dan Inggih Permana pada tahun 2016 dengan judul “Sistem Informasi Pencatatan Surat Masuk (Studi Kasus pada Kantor Camat Kampar Kiri Kabupaten Kampar Provinsi Riau)” penelitian ini menjelaskan tentang pembangunan sebuah sistem pencatatan surat masuk di kantor Camat Kampar Kiri. Sistem ini dibangun dengan menggunakan teknik Object Oriented Analysis and Design (OOAD). Tool yang digunakan adalah empat buah diagram Unified Modeling Language (UML), yaitu: usecase diagram, sequence diagram, activity diagram dan class diagram. Berdasarkan hasil uji black box, fitur-fitur yang dirancang (seperti: pengelolaan surat masuk, pendisposisian surat, dan pengelolaan buku besar) berjalan 100%. Melalui sistem ini, diharapkan Kantor Camat Kampar Kiri mampu menyelesaikan masalah yang ada mengenai tata kelola surat dengan baik.[21]

  5. Penelitian yang dilakukan oleh Endang Sugiharti dan Sulis Eli Triliani pada tahun 2014 yang berjudul “Perancangan Aplikasi Surat Masuk dan Keluar pada PT. Angkasa Pura 1 Semarang” penelitian ini menjelaskan tentang permasalahan dalam pengelolaan surat di PT. Angkasa Pura 1 terutama dalam pencatatan surat masih menggunakan pencataan dalam buku agenda dan menggunakan Microsoft Excel sebagai catatan record transaksi surat. Dengan banyaknya jumlah surat yang dibuat maka pencarian akan tidak menjadi efisien.[22]

  6. Penelitian yang dilakukan oleh Cagla Ozen Seneler, Nuri Basoglu, dan Tugrul U. Daim, dari University of York, York Inggris, pada tahun 2010, yang berjudul “An empirical analysis of the antecedents of adoption of online services: A prototype-based framework”. Online services have replaced many services that were delivered through other avenues. However, adoption of them has varied significantly. This paper seeks to expand on technology adoption theories by integrating them with those exploring service innovation and attempts to explore factors that help or hinder the attitude towards using online services. Thus, the study aims to provide insight into attributes to which developers and designers of such services should pay attention.The study accomplishes the purpose stated above through testing a framework that was developed as a result of critical literature review, interviews, a brainstorming session, an expert focus group and a final large‐scale survey. A set of prototypes was developed as alternative interfaces for the online service. [23]

  7. Penelitian yang dilakukan oleh Soucek, Roman, and Klaus Moser “Coping with information. The present paper introduces three facets of information overload in email communication:" A large amount of incoming information, inefficient workflow, and deficient communication quality. In order to cope with these facets of information overload, a training intervention was developed and evaluated. Data were collected from 90 employees on several evaluation levels within a longitudinal evaluation design (one pretest double posttest design). The results reveal that the training contributed to an increase in knowledge and media competencies. We also found evidence for a transfer of training contents to the workplace. Finally, strain diminished on several dimensions. In particular, problems with media usage and work impairment decline significantly, an effect that was stronger for those participants who face a large amount of email at their workplaces. [24]

  8. Penelitian yang dilakukan oleh Kalman, Yoram M., and Gilad Ravid. "Filing, piling, and everything in between: The dynamics of E‐mail inbox management." Managing the constant flow of incoming messages is a daily challenge faced by knowledge workers who use technologies such as e-mail and other digital communication tools. This study focuses on the most ubiquitous of these technologies, e-mail, and unobtrusively explores the ongoing inbox-management activities of thousands of users worldwide over a period of 8 months. The study describes the dynamics of these inboxes throughout the day and the week as users strive to handle incoming messages, read them, classify them, respond to them in a timely manner, and archive them for future reference, all while carrying out the daily tasks of knowledge workers. It then tests several hypotheses about the influence of specific inbox-management behaviors in mitigating the causes of e-mail overload, and proposes a continuous index that quantifies one of these inbox-management behaviors. This inbox clearing index (ICI) expands on the widely cited trichotomous classification of users into frequent filers, spring cleaners, and no filers, as suggested by Whittaker and Sidner (1996). We propose that the ICI allows shifting the focus, from classifying users to characterizing a diversity of user behaviors and measuring the relationships between these behaviors and desired outcomes. [25]

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Perusahaan

Banyaknya Perguruan Tinggi khususnya dalam bidang komputer di daerah Tangerang, ternyata belum mampu memenuhi kebutuhan masyarakat dalam memperoleh data secara komputerisasi. Perguruan Tinggi Raharja dalam pendiriannya mempunyai misi mencerdaskan kehidupan bangsa Indonesia dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM), yang secara langsung ikut serta mambantu program pemerintah dalam menghadapi era globalisasi.

Gambar 3.1 Kampus Perguruan Tinggi Raharja
Sumber : http://raharja.ac.id/

Sudah menjadi tekad bagi para pendiri Perguruan Tinggi Rahraja untuk membantu pemerintah khusunya masyarakat Kota Tangerang. Perguruan Tinggi Raharja diselenggarakan oleh Yayasan Nirwana Nusantara yang didirikan tahun 2001 dan menjadi pendidikan terbaik dalam bidang pendidikan komputer.

Sejarah Singkat Perguruan Tinggi Raharja

Gambar 3.2 Perkembangan Perguruan Tinggi Raharja
Sumber : http://raharja.ac.id/

Perguruan Tinggi Raharja berawal dari LPPK yaitu sebuah lembaga kursus komputer, LPPK singkatan dari (Lembaga Pendidikan dan Penelitian Komputer) Raharja. Terletak di Jl. Gatot Subroto km.2 Harmoni Mas Cimone Tangerang dan diresmikan pada tanggal 3 Januari 1994 oleh Drs. H. Zakaria Mahmud sebagai Walikota Tangerang, dan Raharja sudah terdaftar pada Depdiknas Kotamadya Tangerang 201/PLSM/02.4/L.93. Lembaga inilah yang telah mempelopori penggunaan operating system windows serta aplikasinya di wilayah Tangerang, hal itu tentu memberikan dampak atau respon yang positif serta jumlah peminat pun menjadi meningkat pesat karena seiring dengan dilakukannya kerjasama dengan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas yang ada di wilayah Tangerang.

Seiring perkembangan yang semakin pesat serta pertumbuhan komputerisasi dan meningkatnya jumlah peminat masyarakat Tangerang, maka dari itu tangal 24 Maret 1999 LPPK Raharja berkembang menjadi AMIK Raharja Informatika yang diresmikan dengan Nomor: 56/D/O/1999 melalui surat keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia yang diserahkan langsung dari Bapak Prof. Dr. Udju D. Rusdi sebagai Koordinator KOPERTIS wilayah IV Jawa Barat ke ketua yayasan Nirwana Nusantara Ibu Kasarinaang yang diresmika Sudjono. Pada tanggal 2 Februari 2000 serta menyelenggarakan Manajemen Informatika.

AMIK Raharja Informatika menjadi satu-satunya yang menjalankan program Diploma I (DI), Diploma II (DII), dan Diploma III (DIII) sebagai studi formal di Perguruan Tinggi Raharja, dengan memberikan gelar Ahli Pratama untuk DI, Ahli Muda untuk DII, dan gelar Ahli Madya untuk DIII. Sesuai dengan Nomor 3024/004/KL/1999 surat keputusan Koordinator Perguruan Tinggi Swasta wilayah IV Jawa Barat. Lalu sesuai dengan surat keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Nomor 354/Dikti/2000 pada tanggal 7 September 2000 menambah 2 Program studi formal yaitu Diploma III untuk jurusan Teknik Informatika dan Komputer Akuntasi.

Guna meningkatkan mutu dan kualitas dari lulusan AMIK RAHARJA INFORMATIKA maka pada tanggal 20 Oktober tahun 2000 meningkatkan statusnya yakni dengan membuka Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) RAHARJA, ketua Yayasan Nirwana Nusantara membuat surat permohonan pendirian STMIK RAHARJA dengan 3 (tiga) program studi yaitu Jurusan Sistem Informasi (SI), Teknik Informatika (TI), Sistem Komputer (SK) sesuai dengan Nomor 42/01/YNN/PR/200 yang diajukan ke Mendiknas KOPERTIS Wilayah IV Jawa Barat.

Tabel 3.1 Sejarah Perguruan Tinggi Raharja

Jurusan/Program Studi Peguruan Tinggi Raharja=

  1. Jurusan/Prodi STMIK Raharja

    2. Tabel 3.2 Jurusan/Prodi Pada STMIK Raharja

    Tabel 3.2. Merupakan tabel jurusan/prodi yang terdapat pada STMIK Raharja yang terdiri dari 3 (tiga) jurusan, yaitu Sistem Informasi, Teknik Informasi, dan Sistem Komputer.

  2. Jurusan/Prodi AMIK Raharja Informatika

    3. Tabel 3.3 Jurusan/Prodi Pada AMIK Raharja Informatika

    Tabel 3.3. Merupakan tabel jurusan/prodi yang terdapat pada AMIK Raharja Informatika yang terdiri dari 3 (tiga) jurusan, yaitu Manajemen Informatika, Teknik Informasi, dan Komputer Akutansi.

Visi dan Misi Perguruan Tinggi Raharja

Visi Perguruan Tinggi Raharja

Tabel berikut ini merupakan Visi Perguruan Tinggi Raharja:

Tabel 3.4 Visi Perguruan Tinggi Raharja
Misi Perguruan Tinggi Raharja

Demi mencapai Visi yang telah di gariskan, Perguruan Tinggi Raharja senantiasa berupaya untuk melaksanakan misinya sebagaimana tabel dibawah ini:

Tabel 3.5 Misi Perguruan Tinggi Raharja

Visi dan misi di atas harus dipahami serta di dekati dengan kesadaran komitmen pada kualitas yang menjadi target dalam manajemen dan sistem pendidikan di Perguruan Tinggi Raharja. Kualitas sebagai sebuah dimensi yang merupakan bagian dari apa yang disebut “Total Qualitas Manajemen”. Konsep berpikir kualitas terdiri dari: performance (kinerja), feature (fasilitas), durability (daya tahan), reliability (kehandalan), conformity (kesesuaian), esthetic (keindahan), dan easy to be repaired (kemudahan perbaikan). Dan di dalam ketujuh elemen tersebut, merupakan perhatian utama manajemen dan sistem pendidikan Perguruan Tinggi Raharja yang dituangkan dalam ISO9001 : 2008 (Sistem Manajemen Mutu Raharja).

Tujuan Perguruan Tinggi Raharja

Demi menjalankan apa yang menjadi motto sebuah instansi, maka Perguruan Tinggi Raharja memiliki tujuan yang terangkum dalam tabel 3.4 dibawah ini:

Tabel 3.6 Tujuan Perguruan Tinggi Raharja

Arti Nama Raharja

Arti kata Raharja diinspirasikan dari motto kota dan kabupaten Tangerang, yaitu Bhakti Karya Adhi Kerta Raharja dan Setya Karya Kerta Raharja yang artinya adalah kesejahteraan dan dalam arti luas adalah keinginan dan niat pendiri untuk membantu pemerintah ikut serta dalam membangun masyarakat yang sejahtera melalui penguasaan teknologi informasi dan komputer. Get The Better Future By Computer Science (meraih sukses yang gemilang dengan ilmu komputer) merupakan motto dari Perguruan Tinggi Raharja.

Arti Green Campus

Gambar 3.1 Green Campus

Sesuai dengan namanya, Green Campus berarti Kampus Hijau. Hingga makna dari Kampus Hijau itu sendiri terbagi menjadi Green atau biasa disebut dengan Green Leaves yang dapat diartikan ‘masih hijau’. Dalam arti luasnya menjadi generasi muda Indonesia adalah bibit unggul yang masih hijau dan Green Campus memberi potensi untuk melahirkan generasi pribadi yang matang serta berguna bagi bangsa dan Negara. Sedangkan Green dalam konteks Green Power memiliki arti financial. Sebagai instansi pendidikan, Green Campus dapat memberi power untuk menopang seluruh aktifitas perkuliahan demi menciptakan pribadi raharja yang dapat mandiri secara financial (financially independent).

Arti Pribadi Raharja

Gambar 3.4 Pribadai Raharja
Sumber: http://raharja.ac.id/

Pribadi Raharja merupakan cerminan almamater Perguruan Tinggi Raharja yang wajib memiliki keyakinan bahwa perguruan tinggi benar-benar harus merupakan lembaga ilmiah dan kampus benar-benar harus merupakan masyarakat ilmiah. Perguruan tinggi sebagai almamater (ibu asuh) merupakan suatu kesatuan yang bulat dan mandiri.

Pribadi Raharja mencakup empat unsur Civitas Akademika, yaitu Dosen, Staff/Karyawan Administratif, mahasiswa serta alumni. Dimana civitas tersebut harus manunggal melalui almamater, berbakti kepada almamater dan mengabdi kepada rakyat, bangsa dan negara melalui almamter dengan melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Logo Raharja

Gambar 3.5 Logo Raharja
Sumber: http://raharja.ac.id/

Nama Raharja diinspirasikan dari motto Kota dan Kabupaten Tangerang, yaitu “Bhakti Karya Adhi Kerta Raharja” dan “Satya Karya Kerta Raharja”.

Arti luasnya adalah: Keinginan dan niat para pendiri untuk membantu pemerintah ikut serta dalam membangun masyarakat yang sejahtera melalui penguasaan di bidang teknologi informasi dan komputer.Panca Warna yang digunakan adalah Merah, Hijau, Biru, Abu-abu, dan Putih dengan makna:

  1. Warna Merah melambangkan kedinamisan dan keberanian melalui terobosan-terobosan baru.

  2. Warna Hijau mencerminkan kemakmuran, kesejahteraan, dan kedamaian/persaudaraan.

  3. Warna Biru mencerminkan keabadian dan kesahajaan.

  4. Warna Abu-abu mencerminkan kemajuan pemikiran, kemodernan dan keintelegensian.

  5. Warna Putih mencerminkan ketulusan, keikhlasan.

Moto Raharja

“Get The Better Future By Computer Science” yang merupakan motto dari Perguruan Tinggi Raharja dengan arti “Meraih Sukses Yang Gemilang Melalui Ilmu Komputer” merupakan inspirasi dari keyakinan Pribadi Raharja bahwa di era informasi saat ini tuntutan komputerisasi di seluruh aspek kehidupan menjadi semakin real (nyata).

Gambar 3.6 Motto Raharja
Sumber: http://raharja.ac.id/

Struktur Organisasi

Di dalam organisasi, instansi, maupun perusahaan harus mempunyai sebuah struktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha untuk menunjukkan kerangka hubungan di antara fungsi, bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab anggota organisasi. Disamping itu pula untuk menunjukkan rantai (garis) perintah dan kerangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu organisasi. Hal tersebut serupa dengan Perguruan Tinggi Raharja yang memiliki struktur organisasi manajemen sebagai berikut:

Gambar 3.3 Stuktur Organisasi Perguruan Tinggi Raharja

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Permasalahan Yang Dihadapi

Dalam perkembangan teknologi yang semakin pesat saat ini, tentunya kita harus bisa beradaptasi dengan teknologi yang ada. Terlebih dalam bidang pendidikan atau dalam sebuah sistem pelayanan misalnya pada sebuah Perguruan Tinggi. Jika di berbagai kampus atau Perguruan Tinggi sudah banyak diterapkan sebuah sistem pelayanan online pada setiap peneriman surat masuk atau surat keluar yang ada di kampus tersebut, maka di Perguruan Tinggi Raharja pun seharusnya bisa memanfaatkan teknologi tersebut di setiap penginputan data berupa surat masuk atau surat keluar yang ada di Perguruan Tinggi Raharja.

Seperti yang diketahui bahwa saat ini belum ada sistem Online pada penginputan surat masuk dan surat keluar pada bagian resepsionis, sehingga resepsionis masih mengandalkan buku besar Raharja dan menggunakan excel untuk mendapatkan informasi perhitungan jumlah data. Contohnya saat Dosen ingin melihat informasi berapa banyak surat masuk atau surat kluar per tanggal atau perbulan ini, Dosen harus melihatnya di excel dan terkadang Staff resepsionis pun tidak up to date dengan berita dan informasi terbaru, sehingga Dosen tidak mendapatkan informasi yang akurat.

Rancangan Prosedur Yang Berjalan

  1. Use Case Diagram Yang Berjalan

    2. Gambar 3.8 Use Case Diagram Yang Berjalan

    Dapat dijelaskan gambar adalah use case yang berjalan pada Perguruan Tinggi Raharja terdiri dari 3 actor, yaitu : kurir, customer, staff resepsionis. Dan juga mempunyai 3 behavior atau kebiasaan diantaranya yaitu :

    1. Menyerahkan Barang

    2. Mencatat Data

    3. Menghubungi Pemilik

    4. Pemilik Menerima

    5. Tandatangan

    6. Input Data Pada Excel

  2. Activity Diagram Yang Berjalan

    3. Gambar 3.9 Activity Diagram Yang Berjalan

    Dapat dijelaskan Gambar diatas Activity diagram yang berjalan, yaitu sebagai berikut :

    1. 1 (satu) initial node sebagai objek yang di awali.

    2. 7 (tujuh) activity sebagai state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya, yaitu : menyerahkan barang, mencatat barang, menghubungi pemilik, menerima barang, tanda tangan, input excel, save.

    3. 1 (satu) initial final node yang merupakan aktifitas akhir kegiatan

  3. Sequence Diagram Yang Berjalan

    4. Gambar 3.10 Sequence Diagram Yang Berjalan

    Gambar 3.10. Sequence Diagram yang berjalan diatas menggambarkan sequence diagram yang berjalan, yaitu sebagai berikut :

    1. 3 (tiga) actor yang melakukan kegiatan, yaitu kurir, resepsionis, pemilik barang.

    2. 3 (tiga) Lifeline yaitu web resepsionis

    3. Message yang menggambarkan pengiriman pesan, yaitu :

      1. Menyerahkan barang
      2. Mencatat data
      3. Menghubungi pemilik barang
      4. Menerima barang
      5. Tanda tangan
      6. Input seluruh data barang masuk di excel

SWOT

Penelitian ini menggunakan metode analisa SWOT untuk mengevaluasi kekuatan (Strengths), kelemahan (Weakness), Peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) pada sistem yang sehingga mampu menyampaikan informasi yang diinginkan pada Perguruan Tinggi Raharja yang dapat dilihat pada Tabel dibawah ini:

Tabel 3.7 Analisa SWOT

Berdasarkan identifikasi SWOT yang telah dilakukan, selanjutnya dilakukan analisa untuk mencari strategi dengan menggunakan matriks SWOT. Matriks SWOT ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang yang tersedia menggunakan (strategi S-O) dan menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi suatu ancaman dengan menggunakan (strategi S-T) dan dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki untuk meraih peluang yang ada menggunakan strategi (W-O) serta mengatasi ancaman yang ada dengan menggunakan (strategi W-T). Matriks SWOT dapat dilihat pada Tabel di bawah ini:

Tabel 3.8 Matriks SWOT

Metode Analisa Berdasarkan Sistem Berjalan

  1. Analisa Masukan

    2. Analisa masukan merupakan penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data/informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses.

    1. Nama Masukan  : Dokumen,surat,paket

    2. Fungsi  : Sebagai laporan data surat dan barang masuk

    3. Sumber  : Kurir

    4. Media  : Kertas

    5. Distribusi  : Kurir ke petugas resepsionis

    6. Frekuensi  : Setiap ada surat dan barang masuk

  2. Analisa Proses

    3. Analisa proses merupakan penguraian yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respect balik karena adanya data input di dalam proses inilah semua data/informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada.

    1. Nama Masukan  : Surat dan barang masuk

    2. Masukan  : Dokumen,surat,paket

    3. Keluaran  : Data surat dan brang masuk

    4. Ringkasan Proses  : Proses ini akan menghasilkan data keseluruhan proses pengiriman barang

Alternative Pemecahan Masalah

Setelah mengamati dan juga meneliti dari beberapa aspek permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, maka terdapat 2 (dua) alternatif pemecahan dari masalah yang sedang dihapadi yaitu pertama, diperlukannya sebuah sistem resepsionis yang mampu menjadi wadah untuk mendapatkan informasi, kedua membuat sistem resepsionis yang mampu meningkatkan kinerja resepsionis.

User Requirement

Definisi Requirement

Menurut Guritno (2011: 301)[26], “Requirement adalah sifat-sifat sistem atau product yang akan dikembangkan sesuai dengan keinginan pemakai”. Adapun, spesifikasi software requirement yang baik dan sangat relevan untuk dilakukan sebelum melakukan penelitian dalam bidang teknologi informasi adalah:

  1. Unambiguous (tidak ambigu)

  2. Complete (lengkap)

  3. Consistent (konsisten)

  4. Modifiable (dapat diubah)

  5. Traceable (dapat dilacak)

  6. Format : Lampiran

  7. Dapat digunakan selama pengoperasian dan maintenance

Requirement diklasifikasikan sebagai berikut:

  1. Functional requirements

  2. Menjelaskan interaksi antara sistem dan lingkungannya yang terpisah dari implementasi. Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

  3. Nonfunctional requirements

  4. Adalah aspek-aspek pengguna yang dapat dilihat mengenai sistem yang tidak secara langsung berhubungan dengan functional behavior, response time harus kurang dari 1 detik, dan the accuracy must be whitin a second.

  5. Constraints (psudo requirement)

  6. Requirement ini dipaksakan oleh client atau lingkungan tempat sistem akan beroperasi.

Elsitasi Tahap I

Menurut Guritno (2011: 302)[26], “Elisitasi merupakan rancangan yang dibuat berdasarkan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk di eksekusi”.

Menurut Saputra (2012: 51)[27], , “Elisitasi merupakan rancangan yang di buat berdasarkan sistem yang baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk di eksekusi“ Elisitasi tahap 1 merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data, sebuah rancangan sistem yang diusulkan oleh manajemen terkait dengan wawancara mengenai kekurangan dari sistem yang sedang berjalan dan kebutuhan sistem yang belum terpenuhi.

Tabel 3.9. Elisitasi Tahap I

Functional

No.

Analisa Kebutuhan

Saya ingin sistem dapat:
1. Dapat Menampilkan Logo Resepsionis
2. Memiliki Fitur Subcriber
3. Menampilkan informasi mengenai Perguruan Tinggi Raharja
4. Menampilkan Viewboard
5. Menerapkan Rinfo Form Sebagai Media Input Data
6. Mengirim Notifikasi Email Pada Saat Penerimaan Surat
7. Menampilkan Widget Musik
8. Terdapat Shorcut SIS+
9. Menampilkan Jumlah Visitor Resepsionis
10. Memiliki Fitur Search
11. Menerapkan SSO Rinfo Untuk Login
12. Terkoneksi Dengan Sosial Media Facebook
13. Terkoneksi Dengan Sosial Media Twitter
14. Terkoneksi Dengan Sosial Tumblr
15. Terkoneksi Dengan Sosial Media Instagram
16. Memiliki Testimonial
17. Terdapat Widget Kalender
18. Terdapat Slide Video Pada Halaman Resepsionis
19. Terdapat Forum Tanya jawab
20. Memiliki fitur jumlah view artikel
21. Sistem dapat menampilkan QRcode
22. Sistem dapat terhubung ke raharja.ac.id
23. Terdapat fitur pdf
24. Sistem dapat terkoneksi dengan Linkedin
25. Domain diakses di resepsionis.raharja.ac.id
26. Sistem dapat memiliki 2 bahasa
27. Sistem dapat menampilkan widget cuaca
28. Terdapat Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Masuk Dengan Jumlah 20 Surat Masuk
29. Sistem memiliki fitur print
30. Sistem dapat menampilkan signature
31. Terdapat Shortcut iDuHelp!
32. Terdapat 3 Sorcurt
33. Sistem memiliki halaman kritik dan saran
34. Terdapat shortcut Alexa rank
35. Terdapat Review Google
36. Menampilkan statistik aktivitas
37. Menampilkan button likers pada postingan
38. Terdapat kategori setiap informasi
39. Membuat icon pada setiap menu
40. Terdapat Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Penerimaan Surat Dengan Total Surat 20 Yang Terdistribusi
41. Sistem dapat menampilkan widget jam digital
42. Memiliki fanpage
43. Terdapat Menu FAQ Yang Memiliki 3 Artikel
44. Terdapat Header
45. Menampilkan Google Map Location
46. Memiliki Footer Bar
47. Menampilkan Youtube Channel
48. Terdapat Shortcut Rooster
49. Menampilkan statistik jumlah pengunjung
50. Memiliki widget animasi bergerak
51. Memberikan suggestion dalam penginputan data pada form
52. Memiliki Secondary menus
53. Menampilkan Foto Profile User
54. Terdapat Shortcut iLearning Plus
55. Memiliki domain dan subdomain

Non Functional
No. Saya ingin sistem :
1. Mengirimkan Mailchimp Ke 200 Rinfo
2. Memiliki 2 Video Tutorial
3. Terdapat 2 Artikel Tutorial iRan
4. Mendapatkan pertanyaan resepsionis pada iDuHelp! Sebanyak 3 customers
5. Terdapat 25 pendaftar subcribe

Penyusun


(Novita Heriyani)
NIM : 1212472873

Stakeholder


(Mukti Budiarto)
NID : 001002

Elisitasi Tahap II

Menurut Saputra (2012: 51)[27], , Elisitasi tahap II merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut ini adalah penjelasan mengenai MDI :

  1. M pada MDI artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

  2. D pada MDI artinya Desirable Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembuatan sistem, maka membuat sistem tersebut lebih sempurna.

  3. I pada MDI artinya Inessential. Maksudnya adalah requirement tersebut bukan bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

Tabel 3.10 Elisitasi Tahap II

Functional

M

D

I

No.

Analisa Kebutuhan

Saya ingin sistem dapat:
1. Dapat Menampilkan Logo Resepsionis √

2. Memiliki Fitur Subcriber √

3. Menampilkan informasi mengenai Perguruan Tinggi Raharja
√
4. Menampilkan Viewboard √
5. Menerapkan Rinfo Form Sebagai Media Input Data √

6. Mengirim Notifikasi Email Pada Saat Penerimaan Surat √

7. Menampilkan Widget Musik

√
8. Terdapat Shorcut SIS+
√
9. Menampilkan Jumlah Visitor Resepsionis √

10. Memiliki Fitur Search

√
11. Menerapkan SSO Rinfo Untuk Login √

12. Terkoneksi Dengan Sosial Media Facebook

√
13. Terkoneksi Dengan Sosial Media Twitter

√
14. Terkoneksi Dengan Sosial Tumblr

√
15. Terkoneksi Dengan Sosial Media Google+

√
16. Memiliki Testimonial
√
17. Terdapat Widget Kalender

√
18. Terdapat Slide Video Pada Halaman Resepsionis

√
19. Terdapat Forum Tanya jawab

√
20. Memiliki fitur jumlah view artikel
√
21. Sistem dapat menampilkan QRcode

√
22. Sistem dapat terhubung ke raharja.ac.id √

23. Terdapat fitur pdf

√
24. Sistem dapat terkoneksi dengan Linkedin

√
25. Domain diakses di resepsionis.raharja.ac.id √

26. Sistem dapat memiliki 2 bahasa

√
27. Sistem dapat menampilkan widget cuaca

√
28. Terdapat Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Masuk Dengan Jumlah 20 Surat Masuk √

29. Sistem memiliki fitur print

√
30. Sistem dapat menampilkan signature

√
31. Terdapat Shortcut iDuHelp!
√
32. Terdapat 3 Sorcurt
√
33. Sistem memiliki halaman kritik dan saran
√
34. Terdapat shortcut Alexa rank
√
35. Terdapat Review Google
√
36. Menampilkan statistik aktivitas
√
37. Menampilkan button likers pada postingan
√
38. Terdapat kategori setiap informasi √

39. Membuat icon pada setiap menu

√
40. Terdapat Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Penerimaan Surat Dengan Total Surat 20 Yang Terdistribusi √

41. Sistem dapat menampilkan widget jam digital

√
42. Memiliki fanpage
√
43. Terdapat Menu FAQ Yang Memiliki 3 Artikel
√
44. Terdapat Header

√
45. Menampilkan Google Map Location

√
46. Memiliki Footer Bar

√
47. Menampilkan Youtube Channel

√
48. Terdapat Shortcut Rooster

√
49. Menampilkan statistik jumlah pengunjung
√
50. Memiliki widget animasi bergerak

√
51. Memberikan suggestion dalam penginputan data pada form
√
52. Memiliki Secondary menus

√
53. Menampilkan Foto Profile User
√
54. Terdapat Shortcut iLearning Plus

√
55. Memiliki domain dan subdomain √

Non Functional

      

No

Saya ingin sistem dapat:

M

D

I
1. Mengirimkan Mailchimp Ke 200 Rinfo √

2. Memiliki 2 Video Tutorial √

3. Terdapat 2 Artikel Tutorial iRan
√
4. Mendapatkan pertanyaan resepsionis pada iDuHelp! Sebanyak 3 customers

√
5. Terdapat 25 pendaftar subcribe
√
Penyusun


(Novita Heriyani)
NIM : 1312476187
Stakeholder


(Mukti Budiarto)
NID : 001002

Elisitasi III

Menurut Saputra (2012: 51) [27], , Elisitasi tahap III merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya "I" pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali dengan metode TOE. Berikut ini adalah penjelasan mengenai TOE :

  1. T artinya Technical. Maksudnya adalah pertanyaan perihal bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan?

  2. O artinya Operational. Maksudnya adalah pertanyaan perihal bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan?

  3. E artinya Economy. Maksudnya adalah pertanyaan perihal berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem?

Metode tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, antara lain :

  1. H (High) : Sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatan dan penggunaannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

  2. M (Middle) : Mampu untuk dikerjakan.

  3. L (Low) : Mudah untuk dikerjakan.

Tabel 3.11 Elisitasi Tahap III

Functional

No.

Analisa Kebutuhan

T

O

E

Saya ingin sistem dapat:

L

M

H

L

M

H

L

M

H
1. Dapat Menampilkan Logo Resepsionis √

√

√

2. Memiliki Fitur Subcriber
√

√

√
3. Menampilkan Viewboard

√

√ √

4. Menerapkan Rinfo Form Sebagai Media Input Data
√

√

√
5. Mengirim Notifikasi Email Pada Saat Penerimaan Surat

√
√


√
6. Terdapat Shorcut SIS+

√ √



√
7. Menampilkan Jumlah Visitor Resepsionis

√

√ √

8. Memiliki Fitur Search
√

√
√

9. Terdapat Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Masuk Dengan Jumlah 20 Surat Masuk

√

√

√
10. Menerapkan SSO Rinfo Untuk Login
√

√

√
11. Terdapat Menu FAQ Yang Memiliki 3 Artikel
√

√

√
12. Sistem dapat terhubung ke raharja.ac.id

√
√

√
13. Menampilkan statistik jumlah pengunjung
√

√

√
14. Terdapat Review Google

√
√


√
15. Terdapat Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Penerimaan Surat
√

√

√
16. Terdapat Shortcut iDuHelp!
√

√

√
17. Terdapat Widget Kalender
√

√

√
18. Memiliki Testimonial
√

√

√
19. Memiliki Secondary menus √


√
√

20. Menampilkan Foto Profile User √


√
√

21. Memiliki domain dan subdomain
√
√


√
22. Menampilkan statistik aktivitas
√
√


√
23. Terkoneksi Dengan Sosial Media Facebook √

√

√

24. Terkoneksi Dengan Sosial Media Twitter √

√

√

25. Terkoneksi Dengan Sosial Media Google+ √

√

√

Non Functional

T

O

E

No.

Saya ingin sistem dapat:

L'

M

H

L

M

H

L

M

H
1. Mengirimkan Mailchimp Ke 200 Rinfo
√
√

√

2. Memiliki 2 Video Tutorial
√

√


√
3. Terdapat 2 Artikel Tutorial iRan
√

√

√
4. Mendapatkan pertanyaan resepsionis pada iDuHelp! Sebanyak 3 customers

√
√

√
5. Terdapat 25 pendaftar subcribe
√

√

√
Penyusun


(Novita Heriyani)
NIM : 1312476187
Stakeholder


(Mukti Budiarto)
NID : 001002

Final Elisitasi

Final Draft Elisitasi merupakan hasil akhir elisitasi yang disetujui oleh stakeholder dan pengembang perihal sistem yang akan diusulkan. Berikut ini merupakan tabel 4.24 yang berisikan final draft elisitasi yang berisikan 10 (sepuluh) kebutuhan functional dan 5 (lima) kebutuhan non functional,

Functional

No.

Analisa Kebutuhan

Saya ingin sistem dapat:
1. Dapat Menampilkan Logo Resepsionis
2. Memiliki Fitur Subcribe
3. Menampilkan Jumlah Visitor
4. Terdapat Menu FAQ Yang Memiliki 3 Artikel
5. Terdapat Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Penerimaan Surat Dengan Total Surat 20 Yang Terdistribusi
6. Terdapat 3 Sorcurt
7. Mengirim Notifikasi Email Pada Saat Penerimaan Surat
8. Menampilkan Viewboard
9. Terdapat Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Masuk Dengan Jumlah 20 Surat Masuk
10. Menerapkan Rinfo Form sebagai media Input Data

Non Functional
No. Saya ingin sistem :
1. Mengirimkan Mailchimp Ke 200 Rinfo
2. Memiliki 2 Video Tutorial
3. TTerdapat 2 Artikel Tutorial iRan
4. Mendapatkan pertanyaan resepsionis pada iDuHelp! Sebanyak 3 customers
5. Terdapat 25 pendaftar subcribe

Penyusun


(Novita Heriyani)
NIM :1312476187
Mengetahui,
Pembimbing I




(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)
NID: 99001		Pembimbing II




(Qurotul Aini, S.Kom, M.T.I)
NID: 14012
Menyetujui,
Stakeholder




(Mukti Budiarto)
NID: 001002 		Kepala Jurusan




(Nur Azizah, M.Akt., M.Kom)
NID: 12003

BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

Rancangan Sistem Yang Diusulkan

Prosedur Sistem Yang Diusulkan

Berdasarkan analisis serta penelitian yang dilakukan di dalam sebuah sistem yang berjalan saat ini di Perguruan Tinggi Raharja yaitu dengan belum adanya web resepsionis, maka tahap selanjutnya adalah membahas mengenai sistem usulan. Adapun sistem yang akan diusulkan bagi staf resepsionis yaitu dengan mengubah proses penyampaian informasi pelayanan. Dimana Staf atau Dosen akan mendapatkan informasi yang lebih mudah dan real time. Berdasarkan kebutuhan-kebutuhan sistem tersebut maka perlu adanya tindak lanjut untuk merancang sistem yang bertujuan sebagai penyempurnaan sistem yang lama. Dan dalam menganalisa usulan prosedur yang baru dalam penelitian ini menggunakan usecase, activity, squens,dan diagram HIPO (Hirarchy Plus Input Process Output) dan rancangan prototype.

Use Case Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.1. Use Case Diagram Yang Diusulkan

Dapat di jelaskan pada gambar 4.1. adalah use case yang di usulkan pada Perguruan Tinggi Raharja terdiri dari 2 actor, yaitu : Resepsionis Dan Pemilik juga memiliki 7 behavior atau kebiasaan diantaranya yaitu :

  1. Prosedur Login Resepsionis
    Use case : Login iMe Resepsionis
    Actor : Staf Resepsionis
    Skenario : Staf resepsionis akes resepsionis.ilearning.me, setelah itu lakukan login sso dengan Rinfo. Lalu masuk ke halaman awal resepsionis dan langsung menginput data surat masuk di dalam form surat masuk.

Activity Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.2. Activity Diagram Yang Diusulkan

Dapat dijelaskan Gambar 4.2. diatas Activity diagram yang diusulkan, yaitu sebagai berikut :

  1. 1 (satu) initial node sebagai objek yang di awali.

  2. 7 (tujuh) activity sebagai state dari sistem yang mencerminkan sebuah eksekusi dari suatu aksi diantaranya, yaitu : Staf resepsionis akses resepsionis.ilearning.me lalu login dengan sso. Setelah itu sistem akan menampilkan halaman awal resepsionis.

  3. 1 (satu) initial final node yang merupakan aktifitas akhir kegiatan

Sequence Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.3. Sequence Diagram yang berjalan diatas menggambarkan sequence diagram yang berjalan, yaitu sebagai berikut :

  1. 3 (tiga) actor yang melakukan kegiatan, yaitu Admin.

  2. 1 (satu) boundary class yang menggambarkan sebuah penggambaran dari penginputan data.

  3. 5 (lima) Lifeline yaitu sistem resepsionis. Message yang menggambarkan pengiriman pesan, yaitu :

    1. Menyerahkan barang
    2. Akses iMe Resepsionis
    3. Login Rinfo pada iMe Resepsionis
    4. Isi data form surat masuk
    5. Mendapatkan email surat masuk
    6. Pemilik menerima barang
    7. Isi Form penerimaan surat
    8. Mendapatkan email notifikasi penerimaan surat
    9. Resepsionis mendapatkan data keseluruhan

Rancangan Program

Menurut Praptingsih (2010:3)[14] , "HIPO (Hierarchy Plus Input Process Output) adalah alat bantu yang digunakan untuk membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisi diagram dimana didalam program ini berisi input yang diproses dan menghasilkan output".

Dalam membuat sistem Resepsionis maka dibutuhkan rancangan program yang akan menjelaskan penggunaan dari sistem tersebut. Rancangan program yang digunakan pada sistem yang akan diusulkan yaitu menggunakan HIPO (Hirarchy Plus Input Process Output). Spesifikasi program akan menjelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi program yang diusulkan, seperti yang tertera pada gambar berikut ini:

Gambar 4.4 HIPO Pada Resepsionis

Berikut ini merupakan spesifiikasi program, yaitu:

  1. Menu Login
    Fungsi program: Untuk Masuk Kedalam Website Resepsionis
    Hak Akses: Admin dan User
    Proses Program: Masuk ke iLearning.me, Arahkan kursor ke menu login, Dan pilih resepsionis pada dashboard

  2. Halaman Utama
    Nama Program  : Halaman Utama.
    Fungsi  : Untuk menampilkan menu-menu yang ada pada program.
    Proses  : Pada Halaman Utama terdapat 8 (delapan) menu pilihan yaitu;

    1. Login
      Nama Program: Login
      Fungsi: Untuk menampilkan menu login bagi user
      Proses:Pada menu utama, arahkan kursor ke menu login.

    2. FAQ
      Nama Program: FAQ Fungsi: Untuk menampilkan halaman FAQ bagi member
      Proses: Pada menu utama, arahkan kursor ke menu FAQ.

    3. Form Surat Masuk
      Nama Program: Form Surat Masuk
      Fungsi: Untuk mengisi data surat masuk
      Proses: Pada menu utama, arahkan kursor ke menu form surat masuk.

    4. Form Penerimaan Surat
      Nama Program: Form Penerimaan Surat
      Fungsi: Untuk mengisi data Penerimaan Surat
      Proses: Pada menu utama, arahkan kursor ke menu form penerimaan surat

    5. Data
      Nama Program: Data
      Fungsi: Untuk melihat seluruh hasil inputan data surat masuk dan penerimaan surat
      Proses: Pada menu utama, arahkan kursor ke menu FAQ.

Rancangan Prototype

Tahapan ini akan menggambarkan tentang rancangan bangun sistem sebagai pemenuhan kebutuhan dari pengguna sistem. Berikut ini merupakan prototype atau desain tampilan dari sistem yang akan dirancang, yaitu diantaranya:

  1. Prototype Halaman Utama

    2. Gambar 4.5 Prototype Halaman Utama

    Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa prototype halaman awal seperti user (Pribadi Raharja) masuk ke dalam halaman resepsionis.ilearning.me

  2. Prototype Login SSO

    3. Gambar 4.6 Prototype Login SSO

    Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa prototype halaman login dirancang agar setiap admin bisa beraktifitas.

  3. Prototype Dashboard

    4. Gambar 4.7 Prototype Dashboard

Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa prototype halaman login dirancang seperti user (staf resepsionis) dapat masuk ke halam dashboard.

Strategi

Strategi merupakan cara untuk mencapai sebuah tujuan tertentu yang bersifat kuantitatif demi menentukan berapa luas pencapaian yang akan dicapai dalam menyelesaikan sebuah permasalahan atau memecahkan permasalahan tersebut. Pembahasan strategi ini pun dimaksudkan untuk menjabarkan apa yang dilakukan secara keseluruhan dengan menetapkan satu per satu detil dari final elisitasi untuk dijadikan bukti pencapaian yang telah dilakukan. Dibawah ini merupakan bukti dari setiap detil pencapaian dari hasil final elisitasi.

  1. Strategi 1: Menampilkan logo Resepsionis

    1. Dalam sebuah sistem baru diperlukan adanya sebuah Logo yang fungsinya sebagai ciri khas sistem tersebut.

    2. Pembuktian berupa gambar dari hasil pencapaian strategi yang telah dijalankan dan sudah mendapatkan 10 komentar.

    Gambar 4.8 Logo Resepsionis
    Sumber: http://resepsionis.ilearning.me/

  2. Strategi 2: Sistem Memiliki Fitur Subscriber

    1. Pada halaman utama sistem terdapat kolom subscribe, yang berguna untuk staff resepsionis dan dosen untuk mendapatkan notifikasi melalui email jika ada postingan terbaru pada sistem.

    2. Pembuktian berupa gambar dari hasil pencapaian strategi yang telah dijalankan.

    Gamar 4.9 Fitur Subscriber
    Sumber: http://resepsionis.ilearning.me/

  3. Strategi 3: Menampilkan Jumlah Visitor

    1. Strategy nomor 3 yang ada pada final draft elisitasi nomor 3 pada bagian functional adalah adanya sebuah counter atau perhitungan jumlah pengunjung yang mengunjungi resepsionis menjadi sebuah informasi yang dapat dijasikan sebagai suatu capaian di dalam sebuah sistem. Target dari diimplementasikannya Visitor Counting ini adalah sebanyak 150 Visitor.

    2. Pembuktian berupa gambar dari hasil pencapaian strategi yang telah dijalankan.

    Gambar 4.10 Visitor Pada Resepsionis
    Sumber: http://resepsionis.ilearning.me/

  4. Strategi 4: Terdapat menu FAQ

    1. FAQ berisikan tutorial atau artikel yang bersangkutan dengan sistem.

    2. Pembuktian berupa gambar dari hasil pencapaian strategi yang telah dikerjakan dan sudah terdapat 3 FAQ.

    Gambar 4.11 Menu FAQ
    Sumber: http://resepsionis.ilearning.me/

  5. Strategy 5: Terdapat Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Penerimaan Surat Dengan Total Surat 20 Yang Terdistribusi.

    1. Berisikan Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Penerimaan Surat yang bersangkutan dengan sistem.

    2. Pembuktian berupa gambar dari hasil pencapaian strategi yang telah dikerjakan dan sudah terdapat 20 surat yang terdistribusi.

    Gambar 4.12 Sheet Hasil Data Penerimaan Surat
    Sumber: http://resepsionis.ilearning.me/

  6. Strategy 6: Terdapat 3 Sorcurt

    1. berisikan Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Penerimaan Surat yang bersangkutan dengan sistem.

    2. Pembuktian berupa gambar dari hasil pencapaian strategi yang telah dikerjakan dan sudah terdapat 20 surat yang terdistribusi.

    Gambar 4.13 Sorcurt Dalam Web Resepsionis
    Sumber: http://resepsionis.ilearning.me/

  7. Strategy 7: Mengirim Notifikasi Email Pada Saat Penerimaan Surat

    1. Strategi nomo 7 yang ada pada final draf telisitasi nomor 7 pada bagian functional adalah dalam pengimplementasian Rinfo Form sebagai media input data penerimaan surat.

    2. Pembuktian tercapainya strategi nomor 7 yang terdapat pada final draft elisitasi nomor 7 bagian functional adalah dengan memanfaatkan FormEmailer Resepsionis dapat memberikan email notifikasi kepada customer pada saat Admin melakukan submit Total email notifikasi yang diberikan memiliki jumlah yang sama dengan total request yang masuk.

    Gambar 4.14 Notifikasi Email
    Gambar: http://resepsionis.ilearning.me/


  8. Strategy 8: Menampilkan Viewboard Dalam Bentuk Grafik

    1. Pada strategi 8 yang terdapat pada final draft elisitasi nomor 8 bagian functional adalah hal yang ingin dicapai yaitu sistem dapat menampilkan data surat masuk pada Viewboard resepsionis.

    2. Pembuktian tercapainya strategi nomor 8 pada final draft elisitasi bagian functional adalah yaitu sistem dapat menampilkan data surat masuk pada Viewboard.

    Gambar 4.15 Viewboard Resepsionis
    Sumber: http://resepsionis.ilearning.me/


  9. Strategy 9: Menerapkan Rinfo Form sebagai media penginputan surat masuk.

    1. Strategy nomor 9 yang terdapat pada final draft elisitasi nomor 9 bagian functional.

    2. Pemanfaatan Rinfo Form sebagai media penginputan data surat masuk dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan terhadap sebuah inputan data yang masuk Dalam impelentasinya sudah diterapkan sebanyak 2 (dua) buah Form

    Gambar 4.16 Form Surat Masuk
    Gambar: http://resepsionis.ilearning.me/


  10. Strategy 11: Mengirimkan Mailchimp Ke 200 Rinfo

    1. Strategy nomor 11 yang ada pada final draft elisitasi nomor 11 pada bagian non fungsional, telah mengirimkan mailchimp kepada 200 pengguna Rinfo.

    2. Pembuktian ini berupa gambar dari hasil pencapaian yang telah dikerjakan.

    Gambar 4.17 Mailchimp
    Sumber: http://resepsionis.ilearning.me/


  11. Strategy 12: Memiliki 2 Video Tutorial

    1. Strategy nomor 12 yang ada pada final draft elisitasi nomor 12 pada bagian non fungsional, Memiliki tutorial video guna mempermudah staf resepsionis dalam menggunakan web resepsionis

    2. Pembuktian ini berupa gambar dari hasil pencapaian yang telah dikerjakan dan sudah terdapat 2 tutorial video

    Gambar 4.18 Video Tutorial
    Gambar: http://resepsionis.ilearning.me/


  12. 13. .Strategy 13: Terdapat 2 Artikel Tutorial iRan

    1. Strategy nomor 13 yang ada pada final draft elisitasi nomor 13 pada bagian non fungsionaltutorial artikel tentunya sangat di perlukan bagi staf resepsionis, guna mempermudah staf resepsionis dalam menggunakan web resepsionis.

    2. Pembuktian ini berupa gambar dari hasil pencapaian yang telah dikerjakan dan sudah terdapat 2 Artikel iRan

    Gambar 4.19 Artikel Tutorial iRan
    Sumber: http://resepsionis.ilearning.me/


  13. Strategy 14: Mendapatkan pertanyaan resepsionis pada iDuHelp! Sebanyak 3 customers

    14. -
    -

  14. Strategy 15 : Memiliki 25 Subcriber

    1. Strategy nomor 5 yang ada pada final draft elisitasi nomor 5 pada bagian non fungsional, Subcriber tentunya sangat di perlukan bagi sebuah website, agar user yang melakukan subcribe mendapatkan notifikasi pada saat ada postingan terbaru di website resepsionis.

    2. Pembuktian ini berupa gambar dari hasil pencapaian yang telah dikerjakan dan sudah terdapat 25 subcriber

    Gambar 4.21 Rekapan Subcriber Di Dalam Dashboard
    Sumber: http://resepsionis.ilearning.me/

Testing

Metode Implementasi

Menurut Rizky (2011:237), “Testing adalah sebuah proses yang diejawantahkan sebagai siklus hidup dan merupakan bagian dari proses rekayasa perangkat lunak secara terintegrasi demi memastikan kualitas dari perangkat lunak secara terpenuhi kebutuhan teknis yang telah disepakati dari awal”

BlackBox Testing

  1. Login SSO (Single Sign On)

    2. Pengujian ini bertujuan untuk menguji keabsahan Pribadi Raharja dalam melakukan proses login. Pengujian login dilakukan dengan skenario sebagai berikut:

    Tabel 4.1 Blackbox Testing Login SSO (Single Sign On)

  2. Menu Subcribe

    3. Pengujian ini bertujuan untuk menguji fitur subscribe dalam melakukan proses subscribe. Pengujian subscribe dilakukan dengan skenario sebagai berikut:

    Tabel 4.2 Blackbox Subscribe


Evaluasi

Setelah dilakukan pengujian berdasarkan tahapan testing melalui blackbox dengan memberikan beberapa input pada beberapa menu dan submenu. Maka jika input data tidak lengkap sistem akan menampilkan pesan serta menyampaikan pesan yang sangat membantu admin jika terjadi kesalahan.

Kemudian akan di proses sesuai kebutuhan fungsional sehingga dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan oleh mahasiswa/i maupun dosen tersebut.

Konfigurasi Sistem Yang Diusulkan

Spesifikasi Hardware

Perangkat keras yang dibutuhkan oleh sistem yaitu berupa unit personal komputer, smartphone, serta iPad. Selain itu, perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem yang akan digunakan oleh brainware dalam mengakses sistem di masa yang akan datang. Berikut ini konfigurasi sistem perangkat keras yang dibutuhkan:

  1. Processor  : Minimal 2.6 GHz

  2. Monitor  : Minimal VGA

  3. RAM  : Minimal 1 GB

  4. Modem USB  : Minimal Kecepatan 14.4 Mbps

  5. Hardisk  : Minimal 320 GB HDD

Spesifikasi Software

Perangkat lunak yaitu penunjang dari peralatan komputer yang akan digunakan dalam menghubungkan instruksi-instruksi yang diinginkan oleh brainware saat mengakses sistem agar dapat menghasilkan informasi yang diharapkan.Berikut ini konfigurasi sistem perangkat lunak yang dibutuhkan:

  1. Operasi sistem yang digunakan bisa berupa Windows, Linux, MacOS, iOS, dan Android.

  2. Browser Google Chrome, Safari, Opera Mini, UC Browser dan Mozila Firefox.

  3. Wifi.

Hak Akses (Brainware)

Dalam sistem yang diusulkan yaitu pada resepsionis ini harus memiliki user untuk menjalankan sistem tersebut. Maka dari penjelasan tersebut, user yang dapat mengaksesresepsionis ini terdiri dari:

  1. PIC Resepsionis

  2. User (Staff Resepsionis)

  3. Subcriber.

Implementasi

Schedule Implementasi

Pada tahap ini dibutuhkan rencana implementasi yang berguna dalam pelaksanaan langkah-langkah kegiatan penerapannya. Langkah-langkah yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang direncanakan ini dalam bentuk time table yaitu sebagai berikut:

Tabel 4.3 Schedule Implementasi

Estimasi Biaya

Dalam penelitian ini tentu dibutuhkan biaya kebutuhan administrasi. Biaya tersebut terangkum dalam tabel berikut:

Tabel 4.4. Estimasi Biaya


BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Kesimpulan yang didapatkan dari rumusan masalah terhadap sistem yang telah dibuat sebelumnya. Berdasarkan rumusan masalah yang ada, didapatkan kesimpulan yaitu :

  1. Pada Perguruan Tinggi Raharja mempunyai fasilitas website untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara online, dengan begitu adanya website Resepsionis mempermudahkan para staf dalam menginput surat masuk dan surat keluar dan data tersimpan secara online.

  2. Setelah adanya sistem informasi resepsionis tentunnya memudahkan para staf reseprionis untuk input penerimaan surat dan melihat surat keluar.

  3. Dengan mengunjungi resepsionis.ilearning.me staf lain dapat mengecek laporan surat masuk dan keluar secara online.

Saran

Berdasarkan hasil penelitian, selanjutnya peneliti dapat memberikan beberapa saran berupa masukan yang dituju kepada obyek penelitian dan untuk penelitian selanjutnya.

  1. Perlu adanya pengembangan pada sistem resepsionis sehingga sistem yang sudah berjalan saat ini mampu berjalan dengan lebih baik.

  2. Untuk mengetahui tingkat kebutuhan sistem resepsionis pada staf-staf dalam implementasi sistem, perlu adanya penyuluhan lebih, supaya para staf-staf mudah memahami sistem resepsionis.

  3. Dengan adanya sistem resepsionis diharapkan mampu memudahkan para staf resepsionis untuk menginput data berupa data surat masukan dan dan data surat keluar menjadi lebih optimal.


DAFTAR PUSTAKA

  1. ↑ Nugroho. Adi. 2011. “Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML&Java”. Yogyakarta: Andi Offset.
  2. ↑ Taufiq, Rohmat. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
  3. ↑ 3,0 3,1 Imelda. 2013. Business Intelligence. FTIK Universitas Komputer Indonesia. Majalah Ilmiah UNIKOM Vol. 11 No.1
  4. ↑ Arrifiv, Vrischa. Bussiness Intelligence. Di akses pada tanggal 20 Januari 2016. Tersedia di: http://vischaarrofiv.blogspot.co.id/2015/03/definisi-business-intelligence.html
  5. ↑ Dikutip dari website darmacang. Pengertian Rinfo Spreadsheet. Diakses 27 April 2016: http://www.darmacaang.me/2014/03/pengertian-spreadsheet-adalah.html
  6. ↑ Abreu Henrique. Pengertian FormEmailer. Diakses 27 April 2016: https://sites.google.com/site/formemailer/
  7. ↑ Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Graha Ilmu : Yogyakarta.
  8. ↑ 8,0 8,1 8,2 Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar
  9. ↑ Moenir, A.S. 2010. Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia. Jakarta : Bumi Aksara.
  10. ↑ Sinambela, L.P. 2010. Reformasi Pelayanan Publik, Teori, Kebijakan dan implementasi. Cetakan kelima Jakarta: PT. Bumi Aksara.
  11. ↑ 11,0 11,1 Arief, M. Rudyanto. 2011. “Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MySQL”. Yogyakarta: Andi.b
  12. ↑ Widuri. iMe. Diakses pada tanggal 16 Agustus 2016.
  13. ↑ 13,0 13,1 Rangkuti, Freddy. SWOT Balanced Scorecard. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
  14. ↑ 14,0 14,1 Praptiningsih. Yulia Eka. 2012. Aplikasi Penyewaan Ruangan PT. Simaeru Indonesia Raya Dengan Visual Basic 6.0. Depok: Universitas Gunadarma, UG Jurnal Vol. 6 No. 01, 2012.
  15. ↑ Amsyah, Zulkifli. 2008. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
  16. ↑ Semiawan, Conny. 2010. Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta: Grasindo.
  17. ↑ Yuniarti, Evi., dan Anita Kusuma Dewi. 2012. Kinerja Laporan Keuangan Untuk Pengambilan Keputusan Pemberian Kredit Modal Kerja. Lampung: Politeknik Negeri Lampung.
  18. ↑ Nani, Purwati (2016). Perancangan Sistem Informasi Administrasi Tamu Hotel (Studi Kasus Pada Hotel Ganesha Purworejo). Journal Speed – Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi – Volume 8 No 1 - 2016 .
  19. ↑ Aji, S., & Hakim, F. N. (2014). Rancang Bangun Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Web (Studi Kasus Kementerian Pekerjaan Umum). IJNS-Indonesian Journal on Networking and Security, 3(3).
  20. ↑ Fahlefi, Zul, DB. Paranoan, Heryono Susilo Utomo. 2014. Penerapan Teknologi Informasi Bagi Pelaksanaan Pelayanan Publik (Studi Kasus pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu Kota Samarinda). eJournal Administrative Reform Vol 2 No. 1.
  21. ↑ Darlianto Andi, Inggih Permana 2016. SISTEM INFORMASI PENCATATAN SURAT MASUK (Studi Kasus: Kantor Camat Kampar Kiri Kabupaten Kampar Provinsi Riau). Jurnal Rekayasa dan Manajemen Sistem Informasi, Vol. 2, No. 1
  22. ↑ Sugiharti, E., & Triliani, S. E. (2015). Perancangan Aplikasi Surat Masuk dan Keluar pada PT. Angkasa Pura 1 Semarang. Scientific Journal of Informatics, 1(1), 39-52
  23. ↑ Seneler. Cagla Ozen, Nuri Basoglu, Tugrul U. Daim. 2010. "An empirical analysis of the antecedents of adoption of online services: a prototype-based framework." Journal of Enterprise Information Management Vol 23 No 4 : 417-438. ISSN: 1741-0398
  24. ↑ Soucek, Roman, and Klaus Moser (2010). Coping with information overload in email communication: Evaluation of a training intervention. Computers in Human Behavior Vol. 26, Issue 6, November 2010.
  25. ↑ Kalman, Yoram M., and Gilad Ravid (2015). Filing, piling, and everything in between: The dynamics of E-mail inbox management. Journal Of The Association For Information Science And Technology Vol. 66, Issue 12 December 2015 .
  26. ↑ 26,0 26,1 Guritno, Suryo., Sudaryono dan Untung Rahardja. 2011. Theory and Application of IT Research Metodologi Penelitian Teknologi Informasi. Yogyakarta: CV Andi Offset
  27. ↑ 27,0 27,1 27,2 Saputra, Alhadi. 2012. Kajian Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk Pengembangan Sistem Informasi Dan Aplikasi Perangkat Lunak Buatan LAPAN Bandung. Bandung: LAPAN.

Lampiran

LAMPIRAN A

Pada “Lampiran A” ini berisi tentang berkas-berkas yang diperlukan sebagai persyaratan Skripsi, diantaranya yaitu:

Lampiran A.1  : Validasi Skripsi
Lampiran A.2  : Surat Penugasan Kerja
Lampiran A.3  : Daftar mata kuliah yang belum diambil atau gagal
Lampiran A.4  : Formulir Permohonan Usulan Penelitian Skripsi
Lampiran A.5  : Surat Pengantar Observasi
Lampiran A.6  : Kartu Studi Tetap Final (KSTF)
Lampiran A.7  : Kartu Bimbingan Skripsi
Lampiran A.8  : Formulir Permohonan Penggantian Judul Skripsi
Lampiran A.9  : Daftar Nilai
Lampiran A.10  : Validasi Sidang Akademik
Lampiran A.11  : Kwitansi Skripsi, Raharja Career, dan Sidang Skripsi
Lampiran A.12 : Sertifikat Prospek
Lampiran A.13 : Sertifikat Toefl
Lampiran A.14 : Sertifikat Prestasi DID
Lampiran A.15 : Sertifikat Seminar Nasional
Lampiran A.16 : Sertifikat Seminar Internasional
Lampiran A.17 : Katalog Produk
Lampiran A.18 : Ijazah SMA
Lampiran A.19 : CV (Curiculum Vitae)
Lampiran A.20 : Formulir Seminar Proposal Skripsi
Lampiran A.21 : Formulir Final Presentasi Skripsi
Lampiran A.22 : Formulir Pertemuan Stakeholder Skripsi

LAMPIRAN B

Pada “Lampiran B” ini berisi tentang berkas-berkas yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan sebagai persyaratan TA, diantaranya yaitu:

Contributors

Novita heriyani

Diperoleh dari "https://widuri.raharja.info/index.php?title=SI1312476187&oldid=234954"