SI1222473921

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari

 

PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG

KABUPATEN TANGERANG

 

SKRIPSI

 

Logo stmik raharja.jpg

 

OLEH:

1222473921 Reza zulian pramana

 

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

KONSENTRASI SOFTWARE ENGINEERING

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

TANGERANG

(2015/2016)

 

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

 

PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG

KABUPATEN TANGERANG

 

Disusun Oleh:

NIM  : 1222473921
Nama  : Reza zulian pramana
Jenjang Studi  : Strata Satu
Jurusan  : Teknik Informatika
Konsentrasi  : Software Engineering

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, 23 Juni 2016

Ketua         Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA         Jurusan Teknik Informatika
           
           
           
           
(Ir. Untung_Rahardja, M.T.I)         (Junaidi, M.Kom)
NIP : 00594         NIP : 001405

 

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

 

PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG

KABUPATEN TANGERANG

 

Dibuat Oleh :

NIM  : 1222473921
Nama  : Reza zulian pramana

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Disetujui Oleh :

Tangerang, 20 Januari 2016

Pembimbing I     Pembimbing II
       
       
       
       
(Maimunah, M.Kom)     (Ilamsyah, M.Kom)
NID : 02012     NID : 14019

 

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

 

PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG

KABUPATEN TANGERANG

 

Dibuat Oleh :

NIM  : 1222473921
Nama  : Reza zulian pramana

 

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2015/2016

 

Disetujui Penguji :

Tangerang, 29 September 2016

Ketua Penguji   Penguji I   Penguji II
         
         
         
         
(Nur Azizah,M.Akt., M.Kom)   (Catur Putro Utomo, M.Kom )   (Nasril Sany, S.Kom)
NID :10002   NID :15030   NID :08190

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

 

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

NIM  : 1222473921
Nama  : Reza zulian pramana
Jenjang Studi  : Strata Satu
Jurusan  : Teknik Informatika
Konsentrasi  : Software Engineering

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, 23 Juni 2016
Reza zulian pramana
NIM. 1222473921

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

 

 

ABSTRAKSI

Sejalan dengan kemajuan zaman dengan disertai laju perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat, komputer tidak hanya digunakan sebagai alat pemrosesan data tetapi juga berfungsi sebagai sarana pengolahan data informasi secara cepat, tepat, dan sistematis. Saat ini sistem pengarsipan data surat masuk dan surat keluar yang di terapkan pada kantor kecamatan rajeg kabupaten tangerang masih belum menggunakan sistem terkomputerisasi. Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih harus di catat dan dibukukan menggunakan buku besar yang masih memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pemasukan data. Berdasarkan masalah diatas maka peneliti menganalisis kendala-kendala yang ada dengan Metode Analisis SWOT untuk melihat dari segi faktor internal maupun eksternal dan dengan Metode PIECES yang dapat menganalisis dari sistem lama ke sistem yang baru. Setelah menganalisis secara keseluruhan penulis mengusulkan sistem pengarsipan data surat masuk dan surat keluar berbasis web yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Sehingga adanya sistem baru dapat mengurangi kesalahan pada saat memasukan data serta mengolah data menjadi cepat dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Oleh karena itu, dengan adanya sistem pengarsipan data surat masuk dan surat keluar berbasis ini di harapkan akan menjadi lebih baik serta semua data yang diolah tersimpan lebih terjamin dan terpelihara, selain itu dapat menghemat waktu dalam kinerjanya, karena sistem komputer dapat melakukan pekerjaan yang cepat, tepat, akurat, dan data yang dihasilkan adalah data yang benar-benar valid.

Kata Kunci: Pengarsipan Data, Surat Masuk, Surat Keluar

 

ABSTRACT

In line with the progress the days of with accompanied growth rate the science and technology at rapidly, the computer does not only used as an instrument data processing but also function as a means of data processing information quickly, right, and systematic.Now the system for data a letter in and a letter out in apply the office kecamatan rajeg tangerang still still not use computerized system.In data processing a letter in and a letter out on sub-district office rajeg still have some disadvantages of them, in file recording a letter in and a letter out still have to be in note and dibukukan use the ledger that it is still possible error flags in of entering the file. Based on problems above then the researcher analyze the constraints that have been exists with the method of analysis training to see in terms of factors internal and external and with the methods pieces that able to analyze of out-of-date systems to the new system .Having analyzed overall writer proposed system for data a letter in and a letter out web-based that serves as the data storage .And therefore this the new system can reduce a mistake while admit data and process data being fast and the reports that produced in accordance with the data that is. Hence , with the system for data a letter in and a letter out based in expect it to be be better and all the data process is be more secured their shells , in addition are saving the time in its performance , because of the system a computer can do the work which fast , right , accurate , and data generated is the data is valid .

Keywords: inbox, outgoing mail, data processing.

 

 

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’aalamin.

Segala puji bagi Allah SWT juga junjungan kita Rasulullah SAW yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penyusunan laporan Skripsi yang berjudul .“PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG KABUPATEN TANGERANG”.

Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) Jurusan Teknik Informatika di Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer Raharja Tangerang. Dalam penyusunan laporan Skripsi penulis menyadari jika tanpa bimbingan dan dorongan dari setiap pihak, maka Skripsi ini tidak akan terwujud dan selesai tepat waktu.

Penulis berharap karya tulis ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan tambahan pengetahuan bagi para pembaca umumnya serta mahasiswa khususnya. Dan semoga karya tulis ini dapat menjadi bahan perbandingan dalam periode selanjutnya dan dapat menjadi suatu karya ilmiah yang baik.

Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar besarnya kepada:

  1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku selaku Ketua STMIK RAHARJA.
  2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang AkademikSTMIK Raharja.
  3. Bapak Junaidi, M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika.
  4. Ibu Maimunah, M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu , pikiran dan tenaganya untuk membantu dan memberikan bimbingan kepada penulis dalam menganalisis laporan Skripsi ini.
  5. Bapak Ilamsyah, M.Kom, sebagai dosen Pembimbing II yang telah membantu, membimbing dan membina dalam pembuatan laporan Skripsi ini.
  6. Para Dosen STMIK Raharja yang telah banyak membantu dan membimbing serta memberikan ilmu pengethuanya kepada penulis selama perkuliahan.
  7. Bapak Ahmad Yoni.S.IP sebagai stakeholder yang telah membantu dalam memberikan data-data dan membimbing penulis dalam menyelesaikan Laporan Skripsi.
  8. Kepada Orang Tua yang selama ini telah setia memberikan dorongan semangat, perhatian, dan doa.
  9. Rekan-rekan grup upin-ipin (Achmad Khoirul Padli, Aditya Giyantono, Agus Gunawan, Andreas Persadaan Haloho, Bagus An Arif, Diar Eka Purnama, Diki Arif Rahman, Dona Listyanto, Dewa Made Cahyadi Yudistira, Jaka Prima Maulana, Nur Irfan).

Dalam penyusunan laporan ini, penulis menyadari masih terdapat kekurangan-kekurangan serta kelemahan-kelemahan, untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik dari seluruh pihak untuk menyempurnakan penyusunan laporan ini. Semoga Allah SWT. senantiasa menyertai langkah kita semua dalam meraih cita-cita menuju kesuksesan, Amin.

Tangerang, 23 Juni 2016
Reza zulian pramana
NIM. 1222473921

 

 

Daftar isi

 

 

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Sejalan dengan kemajuan zaman dengan disertai laju perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat, mengubah para pelaku dunia untuk memanfaatkan perkembangan tersebut sebagai sarana pengolahan data informasi secara cepat, tepat, dan sistematis.

Kebutuhan akan suatu sistem informasi terkomputerisasi pada zaman sekarang ini mencakup kesegala bidang. Perkembangan dunia teknologi informasi memungkinkan setiap individu maupun instansi dan perusahaan mengaktualkan dirinya untuk berkembang dengan kondisi yang ada. Salah satu sektor kehidupan manusia yang paling banyak memanfaatkan sistem informasi adalah perkantoran baik perkantoran yang berorientasi pemerintahan maupun non-pemerintahan. Pemanfaatan ini tidak hanya berfungsi sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan kinerja, maupun lebih dari merupakan sarana utama untuk memenangkan persaingan yang semakin kompetitif.

Dengan adanya sistem terkomputerisasi yang baik, maka kegiatan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang dapat dikatakan masih kurang efektif dan efisien. Semua proses masih belum menggunakan sistem komputerisasi, diantaranya dokumentasi surat masuk dan surat keluar hanya berupa penulisan di buku besar, sering mengalami kesulitan dalam pencarian data-data lama dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencarian data-data tersebut, selain itu adanya masalah yang di hadapi dalam membuat laporan surat masuk dan surat keluar, Mudah hilang dan rusaknya dokumen, serta membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pembuatan surat keluar maupun disposisi.

Berdasarkan permasalahan-permasalahan di atas penulis mengambil judul penelitian “PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG KABUPATEN TANGERANG”.

Perumusan Masalah

Pada Sistem Informasi Pengolahan Data Suarat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang sering kali menghadapi permasalahan, berdasarkan latar belakang diatas, mengidentifikasi permasalahan sebagai berikut:

  1. Bagaimana sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang saat ini?
  2. Apakah proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini sudah memiliki tempat penyimpanan data yang efisien sehingga tidak akan terjadi kehilangan data?
  3. Sistem seperti apakah yang dapat menjadi solusi masalah-masalah dalam penginputan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang?

Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian yang akan dibahas dalam laporan ini mengenai proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang, yang dalam hal ini penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas yaitu mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pembuatan laporan.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian diatas meliputi, diantara lain:

  1. Mengetahui bagaimana sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan pada Kantor Kecamatan Rajeg.
  2. Mengetahui masalah apa saja yang muncul pada sistem pendatan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang.
  3. Membangun sebuah sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang lebih optimal pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang..

Manfaat Penelitian

  1. Menganalisa permasalahan dan kendala-kendala yang ada..
  2. Mempermudah Pegawai dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan keluar, sehingga proses tersebut dapat terkontrol dengan baik.
  3. Menambah pengetahuan bagi penulis serta mengimplementasikan dan pengembangan kemampuan yang dimiliki.

Metode Penelitian

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan laporan Skripsi, peneliti menggunakan beberapa metode yang digunakan, adapun metode yang digunakan adalah sebagai berikut :

Metode Pengumpulan Data

Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data sebagai berikut :

Metode Pengamatan (Observation)

Melakukan tinjauan langsung ke Kantor Kecamatan Rajeg, untuk mengamati sistem yang berjalan saat ini, guna mendapatkan data secara langsung pada objek yang diteliti sebagai bahan untuk menulis laporan Skripsi.

Metode Wawancara (Interview)

Metode ini dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab dengan bagian Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang khusus menangani pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang sebagai sumber data dan informasi. Metode ini dilakukan bertujuan untuk memperoleh data yang lebih detail serta memperkuat data sebelumnya, saat melakukan pengamatan secara langsung.

Metode Studi Kepustakaan

Selain melakukan observasi penulis juga melakukan pencarian data dengan cara studi pustaka dalam metode ini penulis berusaha untuk melengkapi data-data yang diperoleh dari beberapa sumber (Literature) seperti buku, internet, jurnal dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian sebagai bahan referensi dalam penyusunan laporan Skripsi.

Metode Analisa

Analisis merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal di dalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan. Analisis sistem yang digunakan penulis penelitian ini adalah teknik SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat), Analisis SWOT digunakan untuk memperoleh pandangan dasar mengenai strategi yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan tertentu, dalam hal ini pengkajian tentang upaya apa saja yang dapat dijadikan solusi alternatif dalam pengolahan dan pengembangan sistem. Selain itu teknik analisis lainnya adalah PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency and Service), dengan melakukan Analisis PIECES akan didapatkan masalah utama dan dapat melakukan peningkatan dari sistem yang lama.

Metode Perancangan

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode rancangan berorientasi objek dengan beberapa tahapan pembuatan 4 (empat) macam diagram UML (Unified Modelling Language) melalui tahapan pembuatan dengan menggunakan : Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram. dengan menggunakan Visual Paradigm 10.0 kemudian pembuatan database dan pembuatan program yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan stakeholder yang terangkum dalam elisitasi. Bahasa pemograman yang digunakan adalah PHP serta database yang digunakan menggunakan Mysql.

Metode Pengujian

Dalam Skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Blackbox Testing menggunakan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian Blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi dan terminasi.

Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini dibuat untuk memberikan gambaran yang diteliti pada laporan ini pada setiap bab, adapun sistematika penulisan adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN
    Bab ini menjelaskan Latar Belakang, Perumusan Masalah, Ruang Lingkup, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Metode Penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
    Bab ini menjelaskan beberapa definisi yang sesuai dengan penelitian dan beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian..
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
    Bab ini berisikan analisa organisasi, gambaran umum perusahaan, sejarah singkat, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisa sistem saat ini, permasalahan yang dihadapi, serta alternate pemecahan masalah.
BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
    Pada bab ini merupakan penjabaran hasil rancangan yang diusulkan, yang menerangkan tentang usulan sistem yang akan digambarkan dengan diagram rancangan sistem berupa UML (Unified Modeling Language), rancangan basis data, rancangan program yang dibuat, rancangan prototype yang menggambarkan rancangan sistem yang diusulkan, konfigurasi yang diusulkan, testing yang digunakan, evaluasi sistem yang dibuat, implementasi sistem, serta estimasi biaya yang berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan kedalam perusahaan atau masyarakat.
BAB V PENUTUP
    Pada bab ini merupakan bab penutup berisikan kesimpulan dari hasil analisa penelitian dan saran yang dapat penulis berikan agar permasalahan-permasalahan yang dihadapi dapa terselesaikan dengan baik hasil laporan skripsi ini.

DAFTAR PUSTAKA
Daftar pustaka ini berisi studi pustaka yang digunakan sebagai referensi untuk menyusun laporan ini.

LAMPIRAN
Lampiran ini merupakan daftar yang memuat keseluruhan lampiran-lampiran yang melengkapi laporan sebagai lampiran.

 

 

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Sebuah sistem yang tepat guna akan memberikan dampak yang positif bagi suatu perusahaan dalam pencapaian sasaran serta tujuan perusahaan. Sistem terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, diantaranya:

Menurut Sutarman (2012:13)[1], “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.

Yakub (2012:1)[2], “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu”.

Menurut Tata Sutabri (2012:16)[3], menarik kesimpulan bahwa “suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Definisi tersebut dapat dirinci lebih lanjut tentang pengertian secara umum, yaitu :

  1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur, seperti sistem pernapasan kita terdiri dari suatu kelompok unsur, yang terdiri dari hidung, saluran pernafasan, paru-paru, dan darah. Unsur-unsur yang membentuk subsistem tersebut.
  2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan, unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta kerjasama antara unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
  3. Unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem, setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Seperti sistem pernapasan kita bertujuan menyediakan oksigen dan pembuangan karbon dioksida dari tubuh kita bertujuan menyediakan oksigen dan tersebut yang berupa hidung, saluran pernapasan, paru-paru, dan darah bekerjasama satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut.
  4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar, sistem pernafasan kita merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh, contoh sistem satuan adalah sistem pencernaan makanan, sistem peredaran darah, dan sistem pertahanan tubuh.

Menurut Lili Tanti dalam Jurnal CCIT Vol.3 No.2 (2010:208),[4], sistem didefinisikan, “Analisa secara umum merupakan tahap dari daur hidup pengembangan perangkat lunak pengajar. Salah satu tahap yang bertujuan untuk memahami keperluan pembelajaran dan mengembangkan permintaan-permintaan”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau sub sistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Karakteristik Sistem

Menurut Sutabri (2012:20)[3], “Model umum sebuah sistem adalah input, process, output, hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran”.

Selain itu, sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:

  1. Komponen Sistem (Components)
    Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem, setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.
  2. Batasan Sistem (Boundary)
    Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
  3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
    Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara, lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
  4. Penghubung Sistem (Interface) Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.
  5. Masukkan Sistem (Input) Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal Input). Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan ”data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
  6. Keluaran Sistem (Output) Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, keluaran ini merupakan masukkan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakan sebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain.
  7. Pengolahan Sistem (Proses) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukkan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
  8. Saran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Klasifikasi Sistem

Menurut Taufiq (2013:22)[5], “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut.” Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

  1. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.
  2. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine sistem. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contoh human machine sistem karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
  3. Sistem deterministik yang berinteraksi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistic adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistic.
  4. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

Konsep Dasar Perancangan Sistem

Definisi Perancangan Sistem

Menurut Siti Aisyah dan Nawang Kalbuana dalan jurnal CCIT (2010:197)[6], “pada metode analisa sistem dan perancangan yang menggunakan metode yang dikenal dengan nama System Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan metodelogi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisa dan desain". Langkah-langkah SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut:.

  1. Analisa Sistem
    Melakukan analisa sistem yang akan dirancang, serta melakukan penelitian terhadap kebutuhan-kebutuhan sistem, apa saja kekurangannya.
  2. Spesifikasi Sistem
    Melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem.
  3. Perancangan
    Yaitu tahapan untuk melakukan perancangan suatu aplikasi, terdapat tiga tahapan perancangan, yaitu: perancangan interface, perancangan isi, dan perancangan program.
  4. Testing
    Setelah sistem berhasil dirancang, langkah selanjutnya adalah pengujian untuk melihat apakah sistem telah dibuat sesuai dengan kebutuhan. Dalam tahap ini, juga dilakukan penyesuaian-penyesuaian akhir.
  5. Implementasi
    Pada tahap ini, program yang telah diuji secara offline kemudian diimplementasikan online dan dipublis secara resmi.
  6. Perawatan
    Langkah terakhir dari SDLC yaitu maintenance dimana pada tahap ini sistem secara sistematis diperbaiki dan ditingkatkan.

Tahapan Perancangan Sistem

Perancangan sistem (design system) merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem agar mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa yang akan dikerjakan pada tahap analisa sistem, maka dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.

Menurut Humisar Hasugian (2012:2)[7], “Desain atau perancangan adalah tahapan dimana dimulai analisa mengenai bentuk input sistem, rancangan database, output sistem dan skema alur kerja program”.

Menurut Siti Aisyah dkk dalam Jurnal CCIT Vol. 4 (2011:203)[6], mendefinisikan bahwa, Dalam metode analisa sistem dan perancangan yang menggunakan metode SDLC yang dikenal dengan nama “System Development Life Cycle”. (SDLC) merupakan metodologi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisa dan desain.

Langkah-langkah SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut :

  1. Perancangan Sistem
    Dalam tahapan perencanaan sistem ini dijelaskan bagaimana langkah-langkah dalam perancangan aplikasi.
  2. Analisa Sistem
    Melakukan analisa sisem yang akan dirancang, serta melakukan penelitian terhadap kebutuhan-kebutuhan sistem apa saja kekurangannya.
  3. Perancangan
    Tahapan untuk melakukan perancangan aplikasi, terdapat 3 (tiga) tahapan perancangan, yaitu : Perancangan Interface, Perancangan isi, dan Perancangan program.

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Menurut Situmorang (2010:1)[8], “ Data adalah things known or assumed, yang berarti bahwa data sesuatu yang diketahui atau dianggap. Diketahui artinya yang sudah terjadi merupakan fakta (bukti). Data dapat memberikan gambaran tentang suatu keadaan atau personal”.

Menurut Sutarman (2012:3) [1], “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angkaangka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”.

Menurut Tata Sutabri (2012:1) [3], “sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu di dalam dunia bisnis”.

Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta dari sesuatu, kejadian, aktifitas dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan dan disimpan berupa angka, tulisan, gambar, suara ataupun tokoh namun belum diorganisasikan dalam bentuk yang dapat dimengerti.

Klasifikasi Data

Menurut Tata Sutabri (2012:1) [3], “data itu sendiri dapat diklasifikasikan menurut jenis, sifat, dan sumber”. Mengenai penjelasan klasifikasi data tersebut akan diurai dibawah ini.

  1. Klasifikasi data menurut jenis data, yaitu:
    • Data Hitung (Enumeration atau Counting Data) adalah hasil perhitungan atau jumlah tertentu. Yang termasuk data hitung adalah presentase dari suatu jumlah tertentu. Mencatat jumlah mahasiswa dalam suatu kelas atau presentase dari mahasiswa/i dalam kelas akan menghasilkan suatu data hitung.
    • Data Ukur (Measurement Data) adalah data yang menunjukan ukuran mengenai nilai sesuatu. Angka tertentu atau huruf tertentu yang diberikan oleh seorang dosen kepada seorang mahasiswa setelah memeriksa hasil tentamennya merupakan data ukur. Angka yang ditunjukan alat barometer atau thermometer adalah hasil proses pengukuran.
  2. Klasifikasi data menurut sifat data, yaitu:
    • Data kuantitatif (quantitative data) adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan. Jika jumlah universitas negeri di indonesia dibagi dalam 2 golongan maka ada golongan pertama yang jumlah mahasiswanya lebih dari 5000 orang dan golongan yang lain kurang dari 5000 orang. Ini merupakan penggolongan kuantitatif.
    • Data kualitatif (qualitative data) adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan kualitas atau sifat tertentu. Penggolongan fakultas-fakultas pada universitas negeri menjadi fakultas exacta dan fakultas non-exacta merupakan pemisahan menurut sifatnya. penggolongan mahasiswa pada fakultas yang menggunakan sistem kredit kedalam penilaian studi dengan grade A, B, C, D didasarkan pada pemisah sifat-sifat kualitatifnya.
  3. Klasifikasi data menurut sumber data, yaitu:
    • Data internal (internal data) adalah data yang asli, artinya data sebagai hasil observasi yang dilakukan sendiri, bukan data hasil karya orang lain.
    • Data eksternal (external data) adalah data hasil observasi orang lain. Seseorang boleh saja menggunakan data untuk suatu keperluan, meskipun data tersebut hasil kerja orang lain.

Pengolahan Data

Menurut Tata Sutabri (2012:1) [3], "Data merupakan bagian mentah untuk diolah yang hasilnya kemudian menjadi informasi. Dengan kata lain, data yang telah diperoleh harus diukur dan nilai baik dan buruk, berguna atau tidak dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai. Pengolahan data terdiri dari kegiatan-kegiatan penyimpanan data dan penanganan data". untuk lebih jelasnya akan diuraikan seperti dibawah ini.

  1. Penyimpanan data (data storage)

    Penyimpanan data meliputi pekerjaan pengumpulan (filing), pencarian (searcing), dan pemeliharaan (maintenance). Data disimpan dalam suatu tempat yang lazim dinamakan “file”. file dapat berbentuk map, ordner, disket, tape, hard disk, dan lain sebagainya. Sebelum disimpan, suatu data diberi kode menurut jenis kepentingannya. Pengaturan dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah mencarinya. Pengkodean memegang peranan penting. Kode yang salah dapat mengakibatkan data yang masuk kedalam file juga salah yang selanjutnya akan mengakibatkan kesulitan dalam mencari data tersebut apabila diperlukan. jadi, file diartikan sebagai suatu susunan data yang terbentuk dari sejumlah catatan (record) yang berhubungan satu sama lain mengenai suatu bidang dalam suatu unit usaha.

    Sistem yang umum dalam penyimpanan data (faling) ialah bedasarkan lembaga, perorangan, produksi, atau lain-lainnya, tergantung dari sifat organisasi yang bersangkutan. kadang-kadang dijumpai kesulitan apabila menghadapi suatu data dalam bentuk surat misalnya, yang menyangkut ketiga klasifikasi tadi. Untuk memperoleh kemudahan dalam pencarian data (searching) di dalam file maka file dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu:

    • File induk
    • File induk ini berisi data-data permanent yang biasanya hanya dibentuk satu kali saja dan kemudian digunakan untuk pengolahan data selanjutnya.

    • File transaksi
    • File transaksi berisi data-data temporer untuk suatu periode atau untuk suatu bidang kegiatan atau suatu periode yang dihubungkan dengan suatu bidang kegiatan.
  2. Penanganan data (data handling)

    Penanganan data meliputi berbagai kegiatan seperti: pemeriksaan, perbandingan, pemilihan, peringkasan, dan penggunaan. Pemeriksaan data mencakup pengecekan data yang muncul pada berbagai daftar yang berkaitan atau yang datang dari berbagai sumber, untuk mengetahui berbagai sumber dan untuk mengetahui perbedaan atau ketidaksesuaian, pemeriksaan ini dilakukan dengan kegiatan pemeliharaan file (file maintenance).

    Pemilihan atau sorting dalam rangka kegiatan penanganan data mencakup peraturan kedalam suatu urutan yang teratur, misalnya daftar pegawai menurut pangkatnya, dari pangkat yang tertinggi sampai yang terendah atau daftar pelanggan dengan menyusun namanya menurut abjad dan lain sebagainya. Peringkasan merupakan kegiatan lain dalam penanganan data. Ini mencakup pilihan, misalnya daftar pegawai yang telah mengabdikan dirinya kepada organisasi/perusahaan lebih dari 10 tahun atau daftar pelanggan yang memesan beberapa hasil produksi sekaligus dan lain-lain.

    Pengguna data (data manipulation) merupakan kegiatan untuk menghasilkan informasi. Kegiatan ini meliputi komplikasi tabel-tabel, statistik, ramalan mengenai perkembangan, dan lain sebagainya. Tujuan manipulasi ini adalah menyajikan informasi yang memadai mengenai apa yang terjadi pada waktu yang lampau guna menunjang manajemen, terutama membantu menyelidiki alternatif kegiatan mendatang.

Bentuk Data

Menurut Yakub (2012:5)[2], data dapat dibentuk menjadi 5 (lima), antara lain sebagai berikut:

  1. Teks
    Teks adalah sederatan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual misalnya, artikel, koran, majalah, dan lain-lain.
  2. Data yang Terformat
    Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.
  3. Citra (Image)
    Citra atau Image adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontsen, dan tanda tangan.
  4. Audio
    Audio adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrument musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.
  5. Video
    Video adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.

Hirarki

Menurut Yakub (2012:5)[2], Hirarki data dapat diorganisasikan menjadi beberapa level, antara lain sebagai berikut:

  1. Elemen Data
    Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Istilah lain dari elemen data dalam basis data relasional adalah field, kolom, item, dan atribut.
  2. Record
    Record adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari rekaman dalam basis data relasional adalah baris atau tupel.
  3. File
    File adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut sama, namun berbeda isinya. Istilah lain dari file dalam basis data relasional adalah berkas, tabel, dan relasi.

Definisi Informasi

Menurut Sutarman (2012:14)[1], “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”.

Menurut Tata Sutabri (2012:29)[3], “informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterprestasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya".

Menurut Maimunah, dkk dalam jurnal CCIT Vol. 5 No. 3 (2012:284)[9], ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yanglebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan”.

Berdasarkan pendapat para ahli yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.

Nilai Informasi

Menurut Sutarman (2012:14)[1], Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu:

  1. Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.
  2. Untuk mendapatkan pengalaman.
  3. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.
  4. Untuk mengekstrak implikasi kritis dan merefleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.
  5. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.

Kualitas Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:41)[3], kualitas suatu informasi tergantung 3 (tiga) hal, yaitu :

  1. Akurat (accurate)
    Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
  2. Tepat Pada Waktunya (timeline)
    Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan tersebut terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
  3. Relevan (relevance)
    Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap–tiap orang satu dengan yang berbeda.

Fungsi Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:31)[3], Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mengkin merupakan hasil data yang sudah diolah menjadi sebuah keputusan. Akan tetapi, dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberi suatu kemungkinan faktor resiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda.

Siklus Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:33)[3], data diolah menjadi suatu model informasi, kemudian si penerima akan menangkap informasi tersebut untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan. Tindakan si penerima menjadi sebuah data baru. Data tersebut akan ditangkap sebagai input dan diproses kembali lewat suatu model, dan seterusnya sehingga membentuk suatu silkus. Siklus inilah yang disebut “Siklus Informasi” (information Cycle).

Konsep Dasar Analisa dan Implementasi Sistem

Definisi Analisa Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:220)[3],“tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya”.

Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 : 322) [10],Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru yang sesuai dengan kebutuhan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tahapan analisa sistem dapat dilakukan sebelum dibuat tahapan rangcangan sistem, dan analisa sistem sangat penting dilakukan agar menghindari kesalahan yang akan timbul di tahapan selanjutnya.

Tahapan Analisa Sistem

Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 : 322)[10],“Tahapan analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di buat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

Tahapan Implementasi Sistem

Menurut Murad (2013:52) [11],"Tahap ini merupakan tahapan dalam pengimplementasikan sistem yang sudah dirancang dan dilakukan pengujian secara unit, agar dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam sistem dan segera dilakukan perbaikan”.

Menurut Nasution (2012:118) [12],“Implementasi atau pengujian adalah tahapan di mana software yang telah selesai dikembangkan dilakukan pengujian dengan metode black box agar semua komponen sistem apakah sesuai dengan analisis kebutuhan pada awal perancangan”.

"Menurut Sutabri (2012:229)[3],setelah sistem dianalisis dan dirancang dengan menggunakan teknologi yang sudah diseleksi dan dipilih maka tiba saatnya bagi sistem tersebut untuk diimplementasikan. Adapun tujuan utama dari tahap implementasi sistem ini adalah sebagai berikut:

  1. Pengkajian mengenai rangkaian sistem, perangkat lunak, dan perangkat keras dalam bentuk sistem jaringan informasi terpusat agar dapat diperoleh sebuah bangunan atau arsitektur sistem informasi.
  2. Melakukan uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolah data sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.

Konsep Dasar SWOT

Definis SWOT

Gambar 2.1. SWOT Analysis
Sumber : https://id.wikipedia.org/wiki/Analisis_SWOT

Menurut Rangkuti (2011:199) [13],“Penelitian menentukan bahwa kinerja perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal dan external. Faktor tersebut harus dipertimbangkan dalam analisis SWOT. SWOT adalah singkatan dari lingkungan internal strengths dan weakness serta lingkungan external opportunities dan threats yang dihadapi dunia bisnis. Analisa SWOT membandingkan antara faktor external peluang (opportunities) dan ancaman (threats) dengan faktor internal kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses)”.

Menurut Siti Ainiyah (2015:252) [14],SWOT adalah singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang) dan threats (ancaman), dimana SWOT ini dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang berorientasi profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi tersebut secara lebih komprehensif.

Menurut pendapat yang dikemukakan di atas, maka dapat disimpulkan analisis SWOT menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki.

  1. Tujuan Analisi SWOT

    Menurut Rangkuti (2011:197)[13],“Tujuan analisa SWOT yaitu membandingkan antara faktor external peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan sehingga dari analisis tersebut dapat diambil suatu keputusan strategis suatu organisasi”.

    Namun tidak semua rencana strategi yang disusun dari matriks SWOT digunakan seluruhnya. Strategi yang dipilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan :

    • S-O strategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan semua kekuatan untuk merebut peluang.
    • W-O strategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada.
    • S-T strategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.
    • W-T strategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman.
  2. Manfaat Analisis SWOT

    Menurut Siti Ainiyah (2015:289)[14],Banyak manfaat bila kita melakukan analisa masalah secara SWOT yaitu Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats sebelum diambil keputusan untuk dibandingkan dengan pengambilan keputusan tanpa mempertimbangkan dan melakukan analisa masalah, Manfaatnya adalah :

    • Dapat diambil tindakan manajemen yang tepat sesuai dengan kondisi.
    • Untuk membuat rekomendasi.
    • Informasi lebih akurat.
    • Untuk mengurangi resiko akibat dilakukannya keputusan yang berkali-kali (double decision).
    • Menjawab hal yang bersifat intutif atas keputusan yang bersifat emosional.

Konsep Dasar PIECES

Definisi PIECES

Menurut James Wetherbe (2012) [15],“PIECES adalah untuk mengoreksi atau memperbaiki sistem informasi bagi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Berikut ini daftar identifikasi masalah yang sesuai dengan yang dihadapi oleh organisasi”.

  1. Performance
    Produksi – jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang jumlah kerja yang dibutuhkan untuk melakukan serangkaian kerja tertentu dalam satuan orang jam, orang hari, atau orang bulan. Misalnya : untuk memproses berkas yang masuk kepada organisasi dibutuhkan berapa orang jam? Kemudian hal ini dianalisis apakah hasil kerja yang demikian ini sudah bagus atau perlu ada peningkatan kerja. Waktu respon penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respon ke transaksi atau permintaan tersebut. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang waktu respons yang terjadi ketika ada suatu transaksi yang masuk hingga transaksi tersebut direspons untuk diproses. Penundaan ini bisa jadi karena antrian dalam proses transaksi-transaksi sebelumnya.
  2. Information
    Kurangnya informasi, kurangnya informasi yang diperlukan, kurangnya informasi yang relevan - 3 hal yang telah disebutkan itu bersumber pada kurangnya informasi bagaimanapun bentuknya. Pada bagian ini dideskripsikan pada situasi saat tentang kurangnya informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, baik itu dalam jumlah, informasi maupun dalam hal macam informasinya. Terlalu banyak informasi (kelebihan informasi) yang dimaksud terlalu banyak informasi disini adalah banyaknya informasi yang berserakan belum terkumpul, belum terformat, dan masih tercampurnya antara informasi yang relevan dan yang tidak relevan dengan masalah yang harus diambil keputusannya, sehingga memerlukan waktu yang lebih lama untuk memilih dan memilih informasi yang relevan. Informasi tidak dalam format yang berguna adalah bahwa informasi sudah tersedia, hanya saja bentuk dan format nya tidak sesuai dengan yang dibutuhkan sehingga mempersulit pembaca informasi tersebut dan memerlukan waktu yang lebih lama untuk memahami dan memanfaatkan informasi tersebut. Informasi tidak akurat – adalah bahwa informasi tersebut tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya, beserta dengan penyebab-penyebab nya tidak akurat. Informasi sulit diproduksi adalah bahwa informasi tersebut tidak mudah dalam proses produksinya diantaranya data yang tidak lengkap baik dalam jumlah maupun macamnya. Informasi yang tidak tepat waktunya untuk penggunaan selanjutnya - adalah bahwa informasi tersebut datang tidak pada waktu yang tepat, baik dalam hal waktu datang nya ataupun situasi yang terjadi ketika informasi tersebut datang.
  3. Economics
    Biaya tidak diketahui Biaya tidak dapat dilacak sumber Biaya terlalu tinggi Secara umum keuntungan- keuntungan yang didapat ketika menerapkan sistem informasi, selain yang tersebut di bawah ini masih ada lagi keuntungan–keuntungan yang lain yang secara lebih lengkap diidentifikasikan. Sehingga pada bagian ini dideskripsikan manfaat yang akan didapatkan ketika menerapkan teknologi informasi atau sistem informasi dalam menjalankan proses bisnis nya.
  4. Control
    Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang kendali terhadap aliran data dan informasi ketika keamanan atau kendali terlihat lemah sehingga data dan informasi rentan terhadap pemanfaatan kepada pihak-pihak yang tidak berwenang. Juga ketika keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi terlalu ketat sehingga sistem jadi terbebani oleh prosedur keamanan atau kendali tersebut dan juga mengganggu keamanan dan kenyamanan para pengguna dan pengambil manfaat data dan informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut.
  5. Efficiency
    Dimana data yang berlebihan di inputkan dan diproses juga informasi yang dihasilkan secara berlebihan akan membuat sistem tidak akan efisien dalam penggunaan sumber daya. Sumber daya dapat berupa sumber daya prosesor, memori, ruang penyimpanan, listrik, personil, dll.
  6. Service
    Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Rincian kelemahan layanan data sistem telah teridentifikasi dibawah ini, berikut ini kelemahan layanan sistem yang teridentifikasi : Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya Sistem tidak mudah dipelajari Sistem tidak mudah digunakan Sistem tidak fleksibel terhadap situasi baru yang tidak umum Sistem tidak terkompatible dengan sistem yang lain.

Teori Khusus

Pengertian Arsip

Menurut Donni Juni Priansa (2013:157)[16],Kata arsip dalam bahasa Indonesia disebut dengan “archief” dalam bahasa Belanda. Dalam bahasa Inggris disebut dengan “archieve”. Dalam bahasa latin, arsip disebut dengan “archivum”, atau “archium”. Sedangkan dalam bahasa Yunani disebut dengan “arche” yang berarti permulaan. Kata “arche” dalam bahasa Yunani berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi menjadi kata “arsipcheton” yang berarti Gedung Pemerintahan. International Standards Organization (ISO) menyatakan bahwa arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktifitas.

Pengertian Surat

Menurut Barthos (2013:36)[17],“surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”

  1. Surat Masuk

    Menurut Barthos (2013:38)[17],“surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain”. Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut.

  2. Surat Keluar

    Menurut Barthos (2013:38)[17],“surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir. Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan, undangan pertemuan atau rapat,undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah dikirim sebelumnya. Pada surat itu juga ada yang berisikan surat perintah tugas. Jadi berdasarkan definisi diatas, surat merupakan suatu alat atau media yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak terhadap pihaklain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan walaupun tidak harus berhadapan secara langsung.

Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)

  1. Definisi UML (Unified Modeling Language)

    Menurut Adi Nugroho (2011:6)[18],“UML” (Unified Modeling Language) adalah ‘bahasa’ pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma “berorientasi objek”. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan yang kompleks sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

    Menurut Widodo dan Herlawati (2011:6)[19],“UML singkatan dari Unified Modeling Language yang berarti bahasa pemodelan standar”.

    Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan UML adalah bahasa yang digunakan untuk pemodelan dari sistem perangkat lunak.

  2. Jenis-jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)
    1. Use Case

    Menurut Murad (2013:57),[11],“Diagram Use Case adalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi, yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user”.

    Menurut Triandini (2012:18)[20],langkah-langkah membuat diagram use case:.

    a. Mengidentifikasi aktor. Perhatikan bahwa aktor sebenarnya adalah peran yang dimainkan oleh pengguna. Alih-alih menyusun daftar

    aktor sebagai Bob, Maria, atau Tuan Hendricks, sebaiknya identifikasi peran spesifik yang dimainkan oleh orang-orang tersebut.

    Ingatlah orang yang sama mungkin memainkan berbagai peran karena ia menggunakan sistem. Sistem lain juga dapat menjadi aktor dari

    sistem.

    b. Setelah peran aktor teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menyusun tujuan-tujuan yang ingin dicapai oleh peran-peran tersebut

    dalam penggunaan sistem. Tujuan tersebut merupakan tugas yang dilakukan oleh aktor untuk mencapai beberapa fungsi bisnis yang

    memberikan nilai tambah bagi bisnis.

    2. Activity Diagram

    Menurut Murad (2013:53),[11],“Activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.

    Menurut Vidia (2013:20)[21],“Activity diagram dibuat berdasarkan aliran dasar dan aliran alternatif pada skenario use case diagram. Pada activity diagram digambarkan interaksi antara aktor pada use case diagram dengan sistem”.

    3. Sequence Diagram

    Menurut Vidia (2013:21),[21],”Sequence diagram dibuat berdasarkan activity diagram dan class diagram. Sequence diagram menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas yang dideskripsikan pada class diagram dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut. Untuk aliran pesan, sequence diagram merujuk pada alur sistem activity diagram yang telah dibuat sebelumnya”.

    Menurut Wijayanto (2013:35),[22],”Sequence diagram dibuat berdasarkan activity diagram dan class diagram yang telah dibuat, maka digambarkan sequence diagram yang menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut”.

    4. State Chart Diagram

    Diagram ini memperlihatkan state-state pada sistem, memuat state, transisi, event, dan aktifitas. Diagram ini terutama penting untuk memperlihatkan sifat dinamis dari antarmuka, kelas, kolaborasi dan terutama penting pada pemodelan sistem-sistem yang reaktif.

    5. Class Diagram

    Menurut Wijayanto (2013:33),[22],“Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperoleh kelas-kelas yang digunakan dalam sistem”.

    Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa class diagram memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek.

  3. Langkah-Langkah Penggunaan UML (Unified Modeling Language)

    Menurut Adi Nugroho (2010:16),[18],langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) diantaranya sebagai berikut :

    Langkah-Langkah Penggunaan UML (Unified Modeling Language) :

    a. Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.

    b. Petakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem,

    kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatanlain.

    c. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.

    d. Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.

    e. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.

    f. Definisikan obyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence dan / atau collaboration untuk tiap alur pekerjaan, jika

    sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alir.

    g. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antamuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.

    h. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domian dipecah menjadi hirarki 'class lengkap

    dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit testuntuk menguji fungsionalitas class dan interaksi

    dengan class lain.

    i. Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah

    component diagram pada tahap ini. Kemudiam juga, definisikan test integrasi untuk setiap komponen meyakinkan ia bereaksi dengan

    baik.

    j. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan dan

    sebagainya. Petakan komponen ke dalam node.

    k. Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang tepat digunakan :

    1. Pendekatan use case dengan meng-assign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit kode

    yang lengkap dengan test.

    2. Pendekatan komponen yaitu meng-assign setiap komponen kepada tim pengembang tertentu.

  4. 3. Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki modelbeserta code-nya. Model harus selalu sesuai dengan yang aktual.

    4. Perangkat lunak siap dirilis.

  5. Bangunan Dasar Metodologi UML (Unified Modeling Language)

    Menurut Adi Nugroho (2010:117),[18],bangunan dasar metodologi UML menggunakan dua bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan, yaitu:

    a. Sesuatu (things)

    Ada 4 (empat) things dalam Unified Modeling Language (UML),yaitu:

    1. Structural things

    Merupakan bagian yang relatif statis dalam model Unified Modeling Language (UML). Bagian yang relatif statis dapat berupa

    elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.

    2. Behavioral things

    Merupakan bagian yang dinamis pada model Unified Modeling Language (UML), biasanya merupakan kata kerja dari model Unified

    Modeling Language (UML), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.

    3. Grouping things

    Merupakan bagian pengorganisasi dalam Unified Modeling Language (UML). Dalam penggambaran model yang rumit kadang

    diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat didekomposisi lebih lanjut. Paket

    berguna bagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.

    4. Annotational things

    Merupakan bagian pengorganisasi dalam Unified Modeling Language (UML). Dalam penggambaran model yang rumit kadang

    diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat didekomposisi lebih lanjut.

    Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.

Pengertian Prototype

Menurut Simarmata (2010:62)[23],“Prototype adalah bagian sebuah produk yang mengekspresikan logika maupun fisik antarmuka eksternal yang ditampilkan dan perubahan cepat dalam pembangunan prototype”.

Menurut Wiyancoko (2010:120)[24],“Dari prototipe dapat didefinisi sebagai model produk dapat mewakili hasil produksi yang sebenarnya”.

Dari definisi diatas tersebut, dapat disimpulkan bahwa prototype adalah contoh dalam produk atau sistem dalam bentuk yang sebenarnya untuk dirubah sesuai keinginan sebelum direalisasi produk sebenarnya.

Pengertian Website

Menurut Dina Fitria, Murad dalam dari Jurnal CCIT Vol.7 No.1 (2013:49),[11],“Web adalah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnya yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertext”.

Menurut Arief (2011:7)[25],“Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan protokol HTTP (hypertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan website adalah suatu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen yang tersimpan dalam server serta untuk mengaksesnya dibutuhkan perangkat lunak yang disebut browser.

Menurut Arief (2011:8),[25],ditinjau dari aspek content atau isi, web dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu: web statis dan web dinamis. Selain dari sisi content atau isi, web statis dan web dinamis dapat dilihat dari aspek teknologi yang digunakan untuk membuat jebis web tersebut. Adapun jenis-jenis web:

  1. Web statis adalah web yang isinya atau content tidak berubah-ubah. Maksudnya adalah isi dari dokumen web tersebut tidak dapat diubah secara cepat dan mudah. Ini karena teknologi yang digunakan untuk membuat dokumen web ini tidak memungkinkan dilakukan perubahan isi atau data. Teknologi yang digunakan untuk web statis adalah jenis client side scripting seperti HTML, Cascading Style Sheet (CSS). Perubahan isi atau data halaman web statis hanya dapat dilakukan dengan cara mengubah langsung isinya pada file mentah web tersebut.
  2. Web dinamis adalah jenis web yang content atau isinya dapat berubah-ubah setiap saat. Web yang banyak menampilkan animasi flash belum tentu termasuk web dinamis karena dinamis atau berubah-ubah isinya tidak sama dengan animasi. Untuk melakukan perubahan data, user cukup mengubahnya langsung secara online di internet melalui halaman control panel atau administrasi yang biasanya telah disediakan untuk user administrator sepanjang user tersebut memiliki hak akses yang sesuai.

Pengertian Internet

Menurut Sibero (2011)[26],“internet (Interconnected Network) adalah jaringan komputer yang menghubungkan antar jaringan secara global, internet dapat juga disebut jaringan dalam suatu jaringan yang luas. Seperti hal nya Jaringan komputer lokal maupun jaringan komputer area, internet juga menggunakan protokol komunikasi yang sama yaitu TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol)”.

Menurut eWolf Community (2012:1)[27],“Internet merupakan singkatan dari Interconnection Networking, yaitu jaringan komputer dalam skala dunia. Internet terdiri dari banyak jaringan komputer lokal yang saling terhubung sehingga membentuk jaringan global dengan segala macam aturan (protokol). Protokol utama yang digunakan saat ini adalah TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol), yaitu sekumpulan aturan untuk komunikasi data antar komputer dalam suatu jaringan”.

Berdasarkan kutipan tersebut dapat disimpulkan bahwa internet merupakan seluruh jaringan komputer yang dapat terhubung untuk dapat melayani pengguna di seluruh dunia saling bertukar informasi secara cepat.

Pengertian XAMPP

Gambar 2.2. Logo XAMPP
Sumber : https://awaissoftnews.files.wordpress.com

Menurut Madcoms (2010:341)[28]sekarang ini banyak paket software instalasi web server yang disediakan secara gratis diantaranya menggunakan XAMPP. Dengan menggunakan paket software instalasi ini, maka sudah dapat melakukan beberapa instalasi software pendukung web server, yaitu Apache, PHP, phpMyAdmin, dan database MySQL.

Menurut Wardana (2010:8)[29]“XAMPP adalah paket software yang didalamnya sudah terkandung Web Server Apache, database MySQL dan PHP Interpreter”.

Menurut Adi Nugroho (2010:74)[18],XAMPP merupakan paket PHP yang berbasis Open Source yangdikembangkan oleh sebuah komunitas Open Source.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat disimpulkan XAMPP adalah paket software yang didalamnya sudah berisi Web Server Apache, database MySQL dan PHP

Pengertian PHP

Gambar 2.3. Logo PHP
Sumber : https://upload.wikimedia.org

Menurut Anhar (2010:3)[30]PHP singkatan dari PHP: Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embedded scripting). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman yang dinamis. Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halamanitu diminta oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client selalu yang terbaru atau up to date. Semua script'.

Menurut Arief (2011:43),[25]PHP (PHP: Hypertext Preprocessor) adalah bahasa server-side scripting yang menyatui dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena merupakan server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi di server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format HTML.

Dengan menggunakan PHP, selain memberikan keuntungan seperti pada beberapa point diatas, juga didukung oleh banyak komunitas. Hal ini yang membuat PHP terus berkembang. Selain itu, anda dapat belajar lebih banyak lagi tentang tips dan trik penggunaannya dari berbagai komunitas, lembaga pendidikan, ataupun melalui media internet.

Pengertian MySQL

Gambar 2.4. Logo MySQL
Sumber : https://wikimedia.org

Menurut Sibero (2011:97),[26]berpendapat bahwa “MySqL” atau dibaca “My Sekuel” adalah suatu RDBMS (Relational Data-base Management System) yaitu aplikasi sistem yang menjalankan fungsi pengolahan data”.

Menurut Anhar (2010:45),[30]“MySQL adalah salah satu databases management system (DBMS) dari sekian banyak DBMS seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lainya”. MySQL berfungsi untuk mengolah database menggunakan bahasa SQL. MySQL bersifat open source sehingga kita bisa menggunakannya secara gratis. Pemograman PHP juga sangat mendukung/support dengan database MySQL.

Menurut Adi Nugroho (2010:91) ,[18]“MySQL (My Structured Query Language) atau yang biasa dibaca, ai-se-kuel adalah sebuah program pembuatan dan pengelola database atau yang sering disebut dengan DBMS (Database Management System). Kelebihan lain dari MySQL adalah menggunakan bahasa query (permintaan) standar SQL (Structured Query Language). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur”.

Menurut Madcoms (2010:367) ,[28]“penyimpanan data yang fleksibel dan cepat aksesnya sangat dibutuhkan dalam sebuah website yang interaktif dan dinamis. Database sendiri berfungsi sebagai penampungan data yang anda input melalui form website. Selain itu dapat juga di balik dengan menampilkan data yang tersimpan dalam database ke dalam halaman website. Jenis database yang sangat popular dan digunakan pada banyak website di internet sebagai bank data adalah MySQL. MySQL menggunakan SQL dan bersifat gratis, selain itu MySQL dapat berjalan di berbagai platform, antara lain Linux, Windows, dan sebagainya”.

Menurut Arief (2011:151)[25]“MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat disimpulkan MySQL adalah suatu jenis database menggunakan SQL (Structured Query Language) yang sangat terkenal dan dapat berjalan di berbagai platform.

Pengertian Laravel

Gambar 2.5. Logo Laravel
Sumber : https://dab1nmslvvntp.cloudfront.net

Menurut Dadan Hamdani (2013)[31]Laravel adalah sebuah Framework PHP yang bersifat open source yang ditulis oleh Taylor Otwell dengan lisensi dibawah MIT License. Laravel dibuat untuk membantu para developer khususnya dalam membuat sebuah web dengan sintak yang sederhana, elegan, ekspresif dan menyenangkan.

Dengan Laravel, tugas-tugas umum developer dapat dikurangi pada sebagian besar proyek-proyek web seperti routing, session dan caching. Disamping itu, laravel berusaha menggabungkan pengalaman-pengalaman development dalam bahasa lain, seperti Ruby on Rails, ASP.NET, MVC dan Sinatra.

Pengertian Sublime Text

Gambar 2.6. Logo Sublime Text
Sumber : https://wikimedia.org

Menurut Eric Haughee (2013)[32]bahwa Sublime Text adalah aplikasi editor untuk kode dan teks yang dapat berjalan di berbagai platform operating system dengan menggunakan teknologi Phyton API. Terciptanya aplikasi ini terinspirasi dari aplikasi Vim. Aplikasi ini sangatlah fleksibel dan powerfull. Fungsionalitas dari aplikasi ini dapat dikembangkan dengan menggunakan sublime-packages. Sublime Text bukanlah aplikasi open source, yang artinya aplikasi ini membutuhkan lisensi (license) yang harus dibeli. Akan tetapi beberapa fitur pengembangan fungsionalitas (packages) dari aplikasi ini merupakan hasil dari temuan dan mendapat dukungan penuh dari komunitas serta memiliki linsensi (license) aplikasi gratis.

Sublime Text mendukung berbagai bahasa pemograman dan mampu menyajikan fitur syntax highlight hampir di semua bahasa pemograman yang didukung atau pun dikembangkan oleh komunitas seperti: C, C++, C#, CSS, D, Dylan, Erlang, HTML, Groovy, Haskell, Java, JavasScript, LaTeX, Lisp, Lua, Markdown, MATLAB, OCaml, Perl, PHP, Pyhon, R, Ruby, SQL, TCL, Textile dan XML. Biasanya bagi bahasa pemograman yang didukung atau belum terdukung secara default dapat lebih dimaksimalkan atau didukung dengan menggunakan add-ons yang bisa di-download sesuai kebutuhan user.

  1. Fitur-fitur Sublime Text
  1. Simbol Indexing

    Teks Sublime sekarang memindai file dalam proyek dan membangun sebuah indeks yang berisi file yang simbol. Ini fitur baru Goto Definisi dan Goto Simbol di Proyek, yang keduanya tersedia dari menu Goto. Goto Definition membawa definisi simbol di bawah tanda sisipan, sementara Goto Simbol di Proyek meminta untuk memilih simbol melalui pencocokan fuzzy, dan kemudian membawa Anda ke definisi simbol itu.

  2. Manajemen Panel

    Bekerja dengan beberapa panel sekarang lebih efisien, dengan perintah untuk menciptakan dan menghancurkan panel, dan cepat memindahkan file antara panel. Sehingga dapat melihat pilihan baru di bawah View / Grup, View / Focus Group dan Lihat /Move file Group.

  3. Kecepatan

    Sublime Teks selalu memiliki kecepatan sebagai fitur, namun versi 3 alamat beberapatitik lemah. Waktu startup sekarang hampir segera, dan plugin tidak lagi memiliki kesempatan untuk membawa ini ke bawah. Ganti semua kinerja juga secara signifikan lebih cepat.

2. Kelebihan Sublime Text

  1. Multi Platform

    Kelebihan pertama dari Sublime Text adalah software ini tersedia dalam berbagai platform sistem operasi, antara lain Windows, Linux dan MacOs.

  2. Plugin

    Plugin-nya sangat beragam, sehingga bisa memudahkan programmer dalam mengembangkan software-nya. Sublime Text juga memiliki sangat banyak package. Untuk menginstall package kita bisa menjalankan Package Manager kemudian akan muncul list package, kita tinggal mencari (tentu saja menggunakan fuzzy search juga) package yang diinginkan. Kelebihan menggunakan package manager adalah package akan otomatis terupdate jika ada versi baru. Sublime Text juga menyediakan plugin API untuk kita yang ingin membuat package sendiri menggunakan bahasa python.

  3. Tema dan color scheme yang bervariasi

    Dapat membuatnya sendiri atau mendownloadnya secara terpisah. Di Sublime Text, kita bisa mengganti Color Scheme (untuk area editor) maupun Theme (untuk interface sidebar, tab, console, search dll). Untuk mengedit color scheme, kita harus membuka file xml berekstensi .tmTheme dan mengedit isinya, atau bisa juga menggunakan tmTheme editor.

  4. Go To Anything

    Dengan Goto Anything, kita bisa membuka file di dalam project dengan cepat, tinggaltekan Ctrl + P kemudian ketik nama filenya. Untuk mencari nama file tidak harusmengetik secara tepat, karena Sublime Text menggunakan algoritma fuzzy untuk searching nya.

  5. Drag & Drop

    Menyeret dan melepas file teks ke dalam editor akan membuka tab baru secara otomatis. Anda juga bisa menentukan lokasi tab pada saat menyeret file teks tersebut.

  6. Membuka File Besar

    Sublime Text mampu membuka dan mengedit sebuah file teks yang sangat besar tanpa masalah.

  7. Membuka banyak dokumen sekaligus ke dalam tab baru.
  8. Command Palette

    Sublime Text memiliki tampilan yang lebih simple dan sangat minim menu, bahkan tidak ada toolbar sama sekali. Kebanyakan perintah-perintahnya bisa kita akses menggunakan Shortcut, atau kalau belum hafal shortcut kita bisa mengakses Command Palette (tekan Ctrl + Shift + P) kemudian cari perintah yang kita inginkan (menggunakan fuzzy search). Sebagai contoh, saya ingin membuat teks menjadi uppercase, maka teks tersebut saya blok dulu, kemudian masuk Command Palette dan ketik “case” atau “upc” maka akan muncul perintah untuk uppercase.

Konsep Dasar Database

Definisi Database

Menurut Prasetio (2012:181)[33],“Database adalah sebuah struktur yang umumnya dikategorikan dalam 2 (dua) hal, sebuah database flat dan sebuah database relasional. Database relasional lebih disukai karena lebih masuk akal dibandingkan database flat”.

Menurut Anhar (2010:45), [30]“Database adalah sekumpulan tabel-tabel yang berisi data dan merupakan kumpulan dari field atau kolom. Struktur file yang menyusun sebuah database adalah Data Record dan Field”.

Menurut Raharjo (2011:3)[34],“Database adalah kumpulan data yang terintegrasi dan diatur sedemikian rupa sehingga data tersebut dapat dimanipulasi, diambil, dan dicari secara cepat”.

Menurut Kustiyaningsih (2011:146), [35],“Database adalah struktur penyimpanan data. Untuk menambah, mengakses dan memperoses data yang disimpan dalam sebuah database komputer, diperlukan sistem manajemen database seperti MYSQL Server”.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa database adalah sekelompok data yang mempunyai ciri-ciri khusus dan dapat dikelola sedemikian rupa sehingga bisa menghasilkan sebuah format data yang baru.

Definisi Tabel

Menurut Anhar, (2010 : 45),[30]“Tabel adalah komponen paling utama dalam membuat Website, pada saat pembuatan sebuah halaman web, tabel dijadikan sebagai media yang berfungsi sebagai kerangka untuk meletakkan komponen-komponen isi web. Sehingga dapat meninggalkan pengguna tabel dalam sebuah design web”.

Selain sebagai kerangka kerja, tabel juga dijadikan sebagai media untuk merapihkan semua content (isi web) yang ada di dalam halaman web. Jadi sebagai seorang web master atau designer web kita tidak akan dapat meninggalkan tabel, karena tabel dapat dikatakan sebuah komponen HTML yang diharuskan dalam pembuatan Website.

Definisi Fields

Menurut Anhar, (2010 : 45), [30]“Fields adalah sub bagian dari Record. Dari contoh isi record di atas, maka terdiri dari 2 fields, yaitu : fields Nama User dan Password”.

Definisi Record

Menurut Anhar, (2010 : 45), [30]“Record adalah data yang isinya merupakan satu kesatuan seperti Nama User dan Password. Setiap keterangan yang mencakup Nama User dan Password dinamakan satu record. Setiap record diberi nomor yang disebut nomor record (Record Number)”.

Konsep Dasar Elisitasi

Definisi Elisitasi

Menurut Saputra (2012:51) [33],“Elisitasi merupakan rancangan yang dibuat berdasarkan sistem yang baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh peneliti untuk dieksekusi”. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap yaitu :

  1. Elisitasi Tahap 1

    Elisitasi Tahap 1 berisi seluruh permintaan rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

  2. Elisitasi Tahap 2

    Elisitasi tahap 2 merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut penjelasan mengenai Metode MDI :

  3. 1. M pada MDI itu artinya Mandatory (Penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

    2.D pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih perfect.

    3.I pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar system..

  4. Elisitasi Tahap 3

    Elisitasi tahap 3 merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang pilihannya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut :

  5. 1.T artinya Tehknical, maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

    2.O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

    3.E artinya Economic, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem

  6. Elisitasi Tahap 3

    Di dalam metode TOE tersebut yang terdapat pada elisitasi tahap 3 ini dibagi kembali menjadi beberapa pilihan, yaitu :

  7. 1.High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut

    harus dieliminasi.

    2.Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan

    3.Low (L) : Mudah untuk dikerjakan

  8. Final Draft Elisitasi

    Elisitasi Final Draft, merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Metode Blackbox

Menurut Rizky (2011:265),[36],“definisi black box testing adalah tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya. Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknya sebuah "kotak hitam" yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenai proses pengujian dibagian luar”.

Beberapa keuntungan yang diperoleh dari jenis pengujian ini antara lain:

  1. Anggota tim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis di bidang pemrograman.
  2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug seringkali ditemukan oleh komponen tester yang berasal dari pengguna.
  3. Hasil dari black box testing dapat memperjelaskan kerancuan yang mungkin ditimbulkan dari eksekusi perangkat lunak.
  4. Proses testing dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan white box testing.

Beberapa teknik testing yang tergolong dalam tipe ini antara lain:

  1. Equivalence Partitioning, Pada teknik ini, tiap inputan data dikelompokan ke dalam grup tertentu, yang kemudian dibandingkan outputnya.
  2. Boundary Value Analysis, Merupakan teknik yang sangat umum digunakan pada saat awal sebuah perangkat lunak selesai dikerjakan. Pada teknik ini, dilakukan inputan yang melebihi dari batasan sebuah data. Sebagai contoh, untuk sebuah inputan harga barang, maka dapat dilakukan testing dengan menggunakan angka negatif (yang tidak diperbolehkan dalam sebuah harga). Jika perangkat lunak berhasil mengatasi inputan yang salah tersebut, maka dapat dikatakan teknik ini telah selesai dikatakan.
  3. Cause Effect Grap, Dalam teknik ini dilakukan proses testing yang menghubungkan sebabdari sebuah inputan dan akibatnya pada output yang dihasilkan. Sebagai contoh,pada sebuah inputan nilai siswa, jika diinputkan angka 100, maka output nilai huruf seharusnya adalah A. 50 Tetapi bisa dilakukan testing, apakah output nilai huruf yang dikeluarkan jika ternyata inputan nilai adalah 67.5.
  4. Random Data Selection, Seperti namanya, teknik ini berusaha melakukan proses inputan datadengan menggunakan nilai acak. Dari hasil inputan tersebut kemudian disebutsebuah tabel yang menyatakan validasi dari output yang dihasilkan.
  5. Feature Test, Pada teknik ini dilakukan proses testing terhadap spesifikasi dari perangkat lunak yang telah selesai dikerjakan. Misalkan, pada perangkat lunak sistem informasi akademik. Dapat dicek dengan fitur untuk melakukan entri nilai telah tersedia, begitu dengan fitur entri data siswa maupun entri data guru yang akan malakukan entri nilai.

Literature Review

Definisi Literature Review

Menurut Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja (2010:86), [37],“Literature Review dalam suatu penelitian adalah mengetahui apakah para peneliti lain telah menemukan jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan penelitian yang kita rumuskan jika dapat menemukan jawaban pertanyaan penelitian tersebut dalam berbagai pustaka atau laporan hasil penelitian yang paling aktual, maka kita tidak perlu melakukan penelitian yang sama”. Literature Review ini dilakukan oleh peneliti untuk mengetahui landasan awal.

Tujuan Literature Review

  1. Menunjukkan pemahaman tentang body of knowledge dan kredibilitas peneliti.
  2. Menunjukkan pola penelitian sebelumnya dan kaitannya dengan riset yang akan dilakukan.
  3. Menciptakan koherensi dan meringkas “what is known in an area”.

Manfaat Literature Review

  1. Membantu membedakan “apa yang diteliti dengan apa yang akan diteliti”.
  2. Membantu menemukan variable penting yang relevan dengan topik penelitian.
  3. Membantu sintesis dan mendapatkan perspektif baru.
  4. Membantu mengidentifikasi hubungan antara ide dengan praktik.
  5. Membantu menentukan konteks topik atau masalah penelitan.
  6. Membantu menjustifikasi arti penting isu yang akan diteliti.
  7. Membantu memahami struktur subjek yang akan diteliti.
  8. Membantu mengidentifikasi metodologi dan teknik penelitian yang telah digunakan.
  9. Membantu menempatkan riset pada kontek historis untuk menunjukkan pemahaman peneliti pada state-of-the-art bidang yang dikaji.

Berikut penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam skripsi ini, antara lain:

1.Penelitian yang dilakukan oleh Yunita Wulandari [Skripsi:2012],

Penilitian yang berjudul “Pembangunan Aplikasi Arsip Di Upt Puskom Uns”. Metode pada penelitian ini menggunakan Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi pustaka, observasi, dan dokumentasi. Pembangunan sistem rekayasa perangkat lunak ini sendiri berbasis Object Oriented (OO) yang menggunakan UML sebagai metode pemodelannya, sehingga analisis dan perancangan sistem yang digunakan meliputi use case diagram, class diagram, package diagram, dan sequence diagram. Sedangkan dari segi implementasinya digunakan CodeIgniter sebagai framework pembangunnya. Aplikasi surat-menyurat dapat membuat surat keluar lebih cepat dan efisien, memasukkan data surat masuk serta memberikan sarana penyimpanan arsip surat, sehingga dapat terkelola dengan baik. Aplikasi ini dapat diakses dan dijalankan secara localhost. Korelasinya yaitu terdapatnya media penyimpanan data sehingga data yang ada tidak akan hilang.

2.Penelitian yang dilakukan oleh Redha Hidayatullah [Skripsi:2013].

Penilitian yang berjudul “Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh Berbasis Web”. Dalam penelitian ini terdapat masalah yang dihadapi oleh penulis diantaranya yaitu proses surat masuk dan surat keluar yang masih menggunakan cara manual dalam menginput data. Metode yang dilakukan oleh penulis yaitu metode kuantitatif yaitu melakukan survey langsung ke Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Perwakilan Provinsi Aceh. Oleh karena itu penulis sedang mengupayakan sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar tersebut dapat dioperasikan menggunakan perangkat komputer melalui sistem aplikasi berbasis web, agar memudahkan dan membantu pegawai bagian Sekretaris Kepala Perwakilan dalam melakukan proses pendataan, menginput surat masuk dan surat keluar, mempermudah dalam pencarian data yang diinginkan, serta untuk meningkatkan sistem pengagendaan surat dari sistem manual ke sistem komputerisasi. Namun dalam penelitian ini penulis menyarankan adanya pelatihan yang harus dilakukan terhadap pegawai atau petugas BPKP perwakilan provinsi Aceh untuk lebih menguasai program sistem pengolahan data tersebut. Korelasinya yaitu sama-sama menggunakan komputer melalui sistem aplikasi berbasis web untuk mempermudah dalam pencarian data.

3.Penelitian yang dilakukan oleh Nur Yuliani [Skripsi:2013].

Penelitian yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Keluar Masuk Surat Pada Sekretariat Daerah Kota Tangerang Selatan Berbasis WEB”. Aplikasi ini dibuat karena tidak adanya aplikasi khusus yg digunakan dikantor secretariat daerah kota Tangerang Selatan untuk mengolah data keluar masuknya surat. Aplikasi yg di buat berupa web dan diharapkan dapat menunjang kegiatan admin dan pegawai dalam mengelola surat agar lebih baik. Korelasinya dengan judul yang penulis buat yaitu proses pencatatan surat masuk dan surat keluar masih sama-sama manual yaitu dengan menggunakan buku agenda.

4.Penelitian yang dilakukan oleh Suciati Fazri [Skripsi:2013].

Penelitian yang berjudul ”Aplikasi Pendatan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada SMK Abdi Negara Tangerang Berbasis WEB”.Metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan metode OOAD (Object Oriented Analysis and Design), melalui metode perancangan UML yang terdiri dari use case diagram, sequence diagram, activity diagram dan class diagram. Aplikasi ini dibuat karena pencatatn yang dilakukan di SMK Abdi Negara Tangerang masih manual sehingga dibutuhkan waktu yang lama saat pencarian berkas dalam arsip data-data surat. Aplikasi yang dihasilkan berbasis WEB. Korelasinya yaitu Aplikasi yang dihasilkan sama-sama berbasis web.

5.Penelitian yang dilakukan oleh Jubaedah [Skripsi:2013].

Penelitian yang berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis WEB Pada SMA Negeri 6 Tangerang”. Metode penelitian yang digunakan adalah metode OOAD (Object Oriented Analysis and Design), melalui metode perancangan UML yang dituangkan dalam tahap pembuatan use case diagram, sequence diagram, activity diagram dan class diagram. Penelitian ini dilakukan karena melihat sistem yang berjalan saat ini masih kurang efektif dan masih menggunakan semikomputerisasi dan laporannya pun masih di input kedalam Microsoft office. Korelasinya dengan system yang saya buat adalah Aplikasi yang dihasilkan berbasis WEB yang menggunakan bahasa pemrograman HTML, XAMPP, MYSQL, dan PHP. Korelasinya yaitu sama-sama menggunakan aplikasi berbasis web sehingga dapat menunjang kegiatan dalam mengelola surat menjadi lebih baik.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Kecamatan Rajeg

Kecamatan merupakan salah satu perangkat daerah kota sebagai pelaksana teknis kewilayahan yang mempunyai wilayah kerja tertentu dan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2008 tentang Kecamatan dan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten / Kota. Kecamatan merupakan unsur pelaksana Bidang Pemerintahan, Pembangunan dan Kemasyarakatan, dipimpin oleh Camat yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kecamatan mempunyai tugas melaksanakan kewenangan otonomi daerah berdasarkan azas otonomi dan tugas pembantuan yang diberikan oleh pemerintah Kabupaten Tangerang. Tugas pokok dan fungsi Kecamatan mengacu pada Peraturan Bupati Tangerang Nomor 61 Tahun 2010 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kecamatan Kabupaten Tangerang.

Kecamatan Rajeg merupakan salah satu kecamatan yang terletak di Kabupaten Tangerang, Provinsi Banten. Kecamatan merupakan perangkat daerah yang mempunyai wilayah kerja di kecamatan dan dipimpin oleh camat. Kantor Kecamatan Rajeg adalah suatu Instansi Pemerintah Kabupaten Tangerang Terletak di sebelah Utara dengan luas Wilayah 61.059 Hektar. Dengan perbatasan sebelah Utara Kecamatan Mauk, sebelah Timur Kecamatan Sepatan, sebelah Barat Kecamatan Kemiri, sebelah Selatan Kecamatan Pasar Kemis.

Data Umum

Luas Wilayah Kecamatan = 61.059 ha

Tabel 3.1 Data Umum

No Desa Luas (km2)
1 Daon 4466
2 Jambukarya 4488
3 Lembangsari 2008
4 Mekarsari 5700
5 Pangarengan 5000
6 Rajeg 3301
7 Rajeg Mulya 3200
8 Rancabango 2308
9 Sukamanah 6420
10 Sukasari 3185
11 Sukatani 5610
12 Tanjakan 4249
13 Tanjakan Mekar 3730

Batas - batas Wilayah

Sebelah Utara berbatasan dengan kecamatan : Mauk

Sebelah Timur berbatasan dengan kecamatan : Sepatan

Sebelah Barat berbatasan dengan kecamatan : Kemiri

Sebelah Selatan berbatasan dengan kecamatan : Pasar Kemis

Visi dan Misi Kecamatan Rajeg

Visi Kecamatan Rajeg “Terwujudnya perubahan yang fundamental di Kecamatan Rajeg dalam berbagai sektor kehidupan masyarakat dan pemerintah yang menjungjung tinggi Transparasi dan Akuntabilitas”.

Misi Kecamatan Rajeg “Kepemimpinan yang aspiratif, inovatif, dan intuitif yang mencerminkan aparatur pemerintah yang bersih, kompeten dan berwibawa, bebas dari korupsi dan penyalahgunaan kekuasaan, serta mengembangkan sumber daya manusia guna meningkatkan perekonomian politik dan sumber daya alam, adat istiadat, kebudayaan dan olahraga serta meningkatkan pemberdayaan masyarakat”.

Struktur Organisasi

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Kecamatan Rajeg Tangerang

Camat

Camat berkedudukan sebagai koordinator penyelenggaraan pemerintahan, memimpin dan mengendalikan seluruh kegiatan kecamatan. Camat sebagai pelaksana pemerintahan daerah ditingkat Kecamatan mempunyai tugas melaksanakan kewenangan pemrintahan yang dilimpahkan Bupati dan tugas pemerintahan lainnya.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana Camat mempunyai fungsi:

  1. Penetapan kewajiban teknis dalam rangka penyelenggaraan tugas Kecamatan dalam lingkup urusan-urusan tata pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pebangunan, serta pemberdayaan masyarakat.
  2. Pembinaan penyelengaraan pelayanan publik dalam lingkup urusan-urusan tata pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pembangunan, serta pemberdayaan masyarakat.
  3. Pengkoordinasian kegiatan pemerintahan ditingkat kecamatan.
  4. Penyelengraan pembangunan, pengembangan, dan rehabilitasi prasarana dan sarana fisik dilingkup tugas kecamatan.
  5. Penyelengaraan pembinaan dan pengembangan kemampuan berprestasi para pegawai di lingkungan Kecamatan.
  6. Evaluasi terhadap penyelenggaraan tugas kecamatan dalam lingkup urusan-urusan tata pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pembangunan serta pemberdayaan masyarakat.
  7. Pelaksanaan, perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja bidang pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial.
  8. Pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penganalisaan data di bidang pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial.
  9. Penyelenggaraan kegiatan perumusan, ketentraman dan ketertiban umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial.
  10. Pelaksanaan inventarisasi aset daerah atau kekayaan daerah lainnya yang ada diwilayah Kecamatan serta pemeliharaan dan pengelolaan fasilitas umum dan fasilitas sosial.
  11. Pelaksanaan pertimbangan pengangkatan kepala kelurahan.
  12. Pelaksanaan peningkatan usaha-usaha pengembangan ekonomi desa dan kelurahan.
  13. Pelaksanaan ketatausahaan umum dan kepegawaian, perencanaan dan keuangan.
  14. Pelaksanaan pemberian rekomendasi/perizinan kewenangan di bidang pemerintahaan, ketentraman dan ketertiban umum, pembangunan, dan kesejahteraan sosial sesuai dengan kewenangannya.
  15. Pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian penyelenggaraan pemerintahan desa dan kelurahan.
  16. Pelaksanaan pengawasan, monitoring dan evaluasi, pengendalian serta pelaporan kegiatan pemerintah kecamatan.

Kecamatan dipimpin oleh Camat yang dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris daerah.

Sekretaris Kecamatan

Sekretaris Kecamatan mempunyai tugas membantu Camat dalam melaksanakan tugas penyelengaraan pemerintahan meliputi urusan ketatausahaan, rumah tangga, umum dan kepegawaian, perencanaan, keuangan, kegiatan seksi pemerintah, ketentraman dan ketertiban umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana Sekretaris Kecamatan mempunyai fungsi:

  1. Pelaksanaan perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja berkaitan dengan bidang umum dan kepegawaian serta perencanaan dan keuangan.
  2. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, analisis data bidang perencanaan dan keuangan, umum dan kepegawaian.
  3. Pelaksanaan pengelolaan surat menyurat, tata naskah dinas, kearsipan, perlengkapan, aset, rumah tangga dan pemeliharaan kantor, sarana dan prasana kecamatan.
  4. Pelaksanaan tertib administrasi pengelolaan inventarisasi barang, pemeliharaan kantor, sarana prasarana, perlengkapan dan aset.
  5. Pelaksanaan pengelolahan admistrasi dan penatausahaan keuangan.
  6. Pelaksanaan dan pembinaan organisasi dan tata laksana lingkup kecamatan.
  7. Pemberian pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat kecamatan.
  8. Pelaksanaan kegiatan tata usaha yang meliputi agenda, ekspedisi, penggandaanm, kearsipan dan naskah dinas.
  9. Pelaksanaan pemeliharaan kantor, pengandaan dan penyimpanan perlengkapan dan pengelolaan rapat.
  10. Pelaksanaan pengelolaan administrasi kepegawaian.

Sekretariat Kecamatan di pimpin oleh seorang Sekretaris Kecamatan yang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berada dibawah tanggung jawab kepada Camat.

  1. Sekretariat Kecamatan terdiri dari 2 Sub bagian yaitu:
  1. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan
    Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian yang meliputi inventarisasi dan identifikasi data, perumusan dan penyusunan program serta evaluasi kegiatan rencana anggaran belanja Kecamatan, pembukuan, perhitungan anggaran dan verifikasi serta pengurusan keuangan Kecamatan.
    Untuk melaksanakan tugas sebagaimana Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai fungsi:
  2. 1.Perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja dibidang perencanaan dan keuangan.

    2.Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisaan dan bidang perencanaan dan keuangan.

    3.Pelaksanaan penyusunan pedoman dan kebijakan serta dalam program kerja Kecamatan meliputi penyusunan lakip, renstra,

    rencana kegiatan, keorganisasian dan ketatalaksanaan.

    4.Perencanaan kegiatan pengolaan administrasi keuangan meliputi penyusunan anggaran, pencarian, pembukuan dan pelaporan pertanggung

    jawaban anggaran.

    5.Pelasaksanaan usulan perbaikan dan perubahan anggaran kecamatan.

    6.Pelaksanaan penyusunan laporan neraca keuangan.

    7.Pelaksanaan koordinasi dengan intansi/lembaga lainnya terkait dengan kegiatan perencanaan dan keuangan.

    8.Pelaksanaan pengawasan monitoring dan evaluasi pengendalian serta pelaporan kegiatan perencanaan dan keuangan.

    9.Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

    Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Sekretaris Kecamatan.

  3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
    Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, pengawasan dan pengendalian urusan surat menyurat dan kearsipan, rumah tangga dan perlengkapan, penyusunan rencana kebutuhan, serta pengolaan administrasi kepegawaian.
    Untuk melaksanakan tugas sebagaimana Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi:
  4. 1.Perencanaan dan perumusan bahan kebijakan kegiatan umum dan kepegawaian di lingkungan Kecamatan.

    2.Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data kegiatan umum dan kepegawaian.

    3.Pelaksanaan pengelolaan kegiatan ketatausahaan meliputi surat menyurat, pengetikan, penggandaan, pengiriman dan pengarsipan.

    4.Pelaksanaan pengurusan administrasi perjalanan dinas.

    5.Pelaksanaan inventarisasi, pengadaan, pendistribusian dan pemeliharaan barang-barang prasarana dan sarana inventaris kantor,

    rumah tangga Kecamatan.

    6.Pelaksanaan pengelolaan administrasi kepagawaian meliputi data pegawai, perpindahan, kepangkatan dan pemberhentian pegawai di

    lingkungan Kecamatan.

    7.Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan pegawai di lingkungan Kecamatan.

    8.Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait kegiatan umum dan kepegawaian.

    9.Pelaksanaan pengawasan dan monitoring dan evaluasi pengendalian serta pelaporan kegiatan umum dan kepegawaian.

    10.Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan seusai dengan bidang tugasnya.

    Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Sekretaris Kecamatan.

Seksi Pemerintahan

Seksi pemerintahan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian kegiatan bidang pemerintahan yang meliputi pembinaan penyelenggaraan pemerintahan desa dan kelurahanm pemerintahan umum, kependudukan, catatan sipil dan pemberdayaan masyarakat.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana Seksi Pemerintahan mempunyai fungsi:

  1. Pengolahan data dan informasi kependudukan di Kecamatan.
  2. Pelaksanaan fasilitas dalam hal pembentukan, pemecahan, penghapusan dan pengaturan desa, perubahan status desa menjadi kelurahan, perubahan nam dan batas wilayah desa.
  3. Pelaksanaan fasilitas menertibkan surat keputusan tentang pengesahan anggota BPD berdasarkan laporan dan berita acara pembentukan BPD.
  4. Pelaksanaan fasilitas menertibkan surat keputusan tentang pengesahan kepala desa terpilih berdasarkan laporan dan berita acara panitia pilkades dan peraturan BPD.
  5. Pelaksanaan fasilitas menetapkan dan menegaskan penjabat kepala desa sesuai peraturan perundang-undangan.
  6. Pelaksanaan fasilitas pelantikan Kepala Desa dan Anggota BPD.
  7. Pelaksanaan fasilitas menerima laporan pelaksanaan tugas Kepala Desa.
  8. Pelaksanaan fasilitas penyelenggaraan pemilihan kepala desa dan Badan Permusyawaratan Rakyat.
  9. Pelaksanaan fasilitas penyusunan peraturan desa.
  10. Pelaksanaan penyelenggaraan lomba/penilaian desa/kelurahan Tingkat Kecamatan.

Seksi Pemerintahan dipimpin seorang Kepala Seksi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretariat Camat.

Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum

Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian kegiatan dibidang ketentraman dan ketertiban umum, yang meliputi perlindungan masyarakat, kesatuan bangsa dan politik.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai fungsi:

  1. Pelaksanaan perencanaan dan pengelolaan bahan perumusan kebijakan yang berkaitan dengan keamanan dan ketertiban.
  2. Pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan dan penganalisisan data kegiatan ketentraman dan ketertiban umum.
  3. Pelaksanaan administrasi penertiban Surat Ijin Gangguan (HO) dengan intensitas gangguan rendah yang tidak menggunakan mesin.
  4. Pelaksanaan pembinaan ketentraman dan ketertiban umum serta kemasyarakatan.
  5. Pelaksanaan koordinasi penanganan pemakaman gelandangan/orang tidak dikenal.
  6. Pelaksanaan penegakan dan pelaksanaan peraturan daerah dan keputusan Kepala Daerah serta peraturan perundang-undangan lainnya di wilayah kerjanya.
  7. Pelaksanaan fasilitas pembinaan kerukunan hidup serta antara umat beragama.
  8. Pelaksanaan pernertiban dan pengamanan tanah yang telah di bebaskan.
  9. Palaksanaan pegawasan penggunaan lahan Fasum dan garis sepadan jalan.
  10. Pelaksanaan koordinasi dan pembinaan kesatuan Polisi Pamong Praja dan Perlindungan Masyarakat (Limnas).

Seksi Ketenraman dan Ketertiban Umum dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris kecamatan.

Seksi Pembangunan

Seksi Pembangunan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian di bidang pembangunan yang meliputi Bina Marga dan Pengairan, Bangunan dan Pemukiman, Tata Ruang, Kebersihan, Pertamanan dan Pemakaman.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana Seksi Pembangunan mempunya fungsi:

  1. Pelaksanaan inventarisasi dan jalan dan jembatan meliputi peta jalan dan jembatan, jumlah jalan dan jembatan, kondisi jalan dan jembatan serta tipe jalan Kecamatan dan Desa/Kelurahan.
  2. Pelaksanaan penempatan jalan Desa dan jembatan yang harus dipelihara.
  3. Pelaksanaan pemeliharaan jalan jembatan serta bangunan perlengkapan lainnya jalan antar penghubung Desa dengan Kecamatan.
  4. Pelaksanaan dan melaporkan kondisi jalan dan jembatan dan irigasi dilingkungan kecamatan diluar kewenangannya kepada instansi yang berwenang.
  5. Pelaksanaan pengawasan terhadap kondisi jalan dan jembatan dan penggunaan jalan dan jembatan di wilayah Kecamatan.
  6. Pelaksanaan pembangunan dan pemeliharaan jalan, jembatan dan irigasi di wilayah Kecamatan.
  7. Pelaksanaan penetapan inventarisasi data irigasi.
  8. Pelaksanaan pemeliharaan irigasi bangunan perlengkap lainnya.
  9. Pelangsanaan administrasi penertiban surat ijin IMB rumah tinggal kategori permanen dan semi permanen serta pemutihan IMB rumah tinggal perorangan, rumah tinggal tambahan di lingkungan perumahan.
  10. Pelaksanaan koordinasi dalam rangka pemberian Rekomendasi IMB untuk Bangunan industry dan Perumahan Swasta.

Seksi Pembangunan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris Kecamatan.

Seksi Pembangunan Ekonomi dan Pendapatan Daerah

Seksi Pembangunan Ekonomi dan Pendapatan Daerah mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian di bidang Pengembangan Ekonomi yang meliputi insdutri dan perdangan, pertanian, perternakan, perikanan, koperasi, Usaha Kecil dan Menengah dan Lingkungan hidup.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana Seksi Pengembangan Ekonomi dan Pendapatan Daerah mempunyai fungsi:

  1. Pelaksanaan pemberian Rekomendasi atas Surat Ijin Tempat Usaha, Rekomendasi Surat Ijin domisili usaha perdangan, Rekomendasi Surat Keterangan Tempat Perdagangan.
  2. Pelaksanaan pendataan industri Perdangan dan Koperasi di Wilayah Kecamatan.
  3. Pelaksanaan penertiban SITU dan keterangan Domisili untuk pangan industri rumah tangga (PIRT), toko obat, pengobatan tradisional (Battra).
  4. Pelaksanaan pengawasan tempat indutri dan perdagangan.
  5. Pelaksanaan fasilitas pembinaan usaha insdutri dan perdagangan.
  6. Pelaksanaan pengawasan terhadap tempat perdagangan.
  7. Pelaksanaan fasilitas Pembinaan Usaha Perdagangan dan usaha koperasi.
  8. Pelaksanaan rekomendasi surat keterangan tempat koperasi.
  9. Pelaksanaan koordinasi pengawasan bidang perikanan dan kelautan.
  10. Pelaksanaan pengumpulan data dan informasi masalah perikanan dan kelautan.

Seksi Pengembangan Ekonomi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris Kecamatan.

Seksi Kesejahteraan Sosial

Seksi Kejahteraan Sosial mempunya tugas merencanakan, melaksanakan, pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian di bidang kesejahteraan sosial yang meliputi pendidikan, kesehatan, pemuda, olahraga, kebudayaan dan pariwisata serta keluarga berencana, Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana Seksi Kesejahteraan Sosial mempunyai fungsi:

  1. Pelaksanaan pendataan jumlah keluarga miskin (Gaskin) beserta anggota.
  2. Pelaksanaan pengumpulan dan penyimpanan, Data Pasangan Usia Subur, Data Gaskin, Data Perilaku Hidup Bersih dan Sehat Tingkat Desa, Data Sarana Sanitasi Dasar, Data Prit, Data ASI Ekslusif, kejadian penyakit dan masalah kesehatan lainnya.
  3. Pelaksanaan pendataan dan pendaftaran penyelengaraan lembaga-lembaga pendidikan (play group, kelompok bermain dan taman kanak-kanak).
  4. Pelaksanaan terhadap kegiatan fasilitas pelayanan konstrasepsi dan fasilitas pendataan Usia Subur, tahapan keluarga dan keluarga miskin.
  5. Pelaksanaan fasilitas pertemuan posko KB desa dan IMP.
  6. Fasilitas penyuluhan administrasi keluarga berencana.
  7. Pelaksanaan fasilitas kegiatan organisasi sosial/Kemasyarakatan dan LSM.
  8. Pemberdayaan keluarga pra sejahtera (Pelayanan Kontrasepsi, pemberian bantuan modal, pemberian keterampilan vagi keluarga pra sejahtera).
  9. Koordinasi tingkat kecamatan dengan instansi terkait.
  10. Pelaksanaan koordinasi penyiapan lahan bangunan puskesmas dan jaringannya.

Seksi Ksejahteraan Sosial di pimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris Kecamatan.

Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksnakan sebagian kegiatan Kecamatan secara professional sesuai dengan kebutuhan. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah tenaga dalam jenjang Jabatan Fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya. Setiap kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang tenaga fungsional yang di tunjuk diantara tenaga fungsional yang ada di lingkungan Kecamatan. Kelompok Jabatan Fungsional dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Camat. Jenis dan jengjang Jabatan Fungsional diatur sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Tata Laksana Sistem Yang Sedang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Urutan prosedur proses surat masuk dan surat keluar yang ada di Kecamatan Rajeg adalah sebagai berikut:

  1. Surat Masuk
  2. 1. Bagian Umum menerima Surat Masuk

    2. Bagian Umum mancatat di Buku Agenda

    3. Bagian Umum mencatat di Kartu Disposisi

    4. Bagian Umum memberikan surat beserta disposisinya kepada Camat

    5. Camat mengecek surat dan memberikan intruksi kepada Sekretaris

    6. Sekretaris memberikan perihal disposisi dari Camat ke Bagian Umum

    7. Bagian Umum mendistribusikan surat sesuai tujuan

    8. Bagian umum membuat laporan surat masuk ke Sekretaris

    9. Sekretaris memberi laporan Masuk ke Camat

  3. Surat Keluar
  4. 1. Bagian Umum Membuat Surat Keluar

    2. Bagian Umum memberikan kepada Camat untuk memperoleh persetujuan dan surat ditandatangani

    3. Jika tidak disetujui oleh Camat, maka Surat Keluar yang dibuat dikembalikan ke Bagian Umum untuk diperbaharui

    4. Dan jika disetujui oleh Camat, maka Bagian Umum harus mencatatnya di Buku Agenda

    5. Setelah dicatat di Buku Agenda, Bagian Umum menyerahkan Surat Keluar yang telah disetujui oleh Camat ke Pengirim Surat untuk

    mengirimkan Surat tersebut

    6. Setelah itu Bagian Umum mebuat laporan Surat Keluar

    7. Bagian Umum memberi laporan Surat Keluar ke Sekretaris

    8. Sekretaris memberi laporan Surat Keluar ke Camat

Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

Untuk menganalisis sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, sebagai berikut:

Use Case Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar

A. Use Case Diagram Pendataan Surat Masuk yang sedang berjalan

Gambar 3.2. Use Case Diagram Sistem Pendataan Surat Masuk

Keterangan :

a. 1 (satu) sistem use case diagram : yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat masuk.

b. 4 (empat) Actor : yang melakukan kegiatan, diantaranya Bagian Umum, Penerima Surat, Sekretari dan Camat.

c. 10 (sepuluh) use case : yang biasa dilakukan diantaranya menerima surat masuk, mencatat di buku agenda, mencatat dikartu disposisi,

memberikan surat dan disposisinya, cek surat, memberikan instruksi, mendistribusikan surat sesuai tujuan, membuat laporan surat

masuk dan memberikan laporan surat masuk.

B. Use Case Diagram Pendataan Surat Keluar yang sedang berjalan

Gambar 3.3. Use Case Diagram Sistem Pendataan Surat Keluar

Keterangan :

a. 1 (satu) : sistem use case diagram yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat masuk dan surat keluar.

b. 4 (empat) Actor : yang melakukan kegiatan,diantaranya Bagian Umum, Sekretaris, Camat dan Pengirim Surat.

c. 1 (satu) extend : surat di terima dan surat di tolak.

d. 8 (delapan) use case : diantaranya membuat surat keluar, memberikan surat keluar, diterima atau ditolak, memberikan surat, mencatat

dibuku agenda, surat dikirim, membuat laporan surat keluar dan memberikan laporan surat keluar.

Activity Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar

Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi dan memodelkan hasil dari action tersebut.

A. Activity Diagram Surat Masuk Yang Sedang Berjalan

Gambar 3.4. Activity Diagram Sistem Surat Masuk Yang Sedang Berjalan

Keterangan :

a. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan.

b. 12 Action dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.

c. 4 Veritical Swimlane untuk membedakan actor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.

d. 1 Final Node untuk mengakhiri kegiatan.

B. Activity Diagram Surat Keluar Yang Sedang Berjalan

Gambar 3.5. Activity Diagram Surat Keluar Yang Sedang Berjalan

Keterangan :

a. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan.

b. 8 Action dari sistem yang mencerminkan eksekusi daridsuatu aksi.

c. 1 Decision Node, yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.

d. 4 Vertical Swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.

e. 1 Final Node untuk mengakhiri kegiatan.

C. Activity Diagram Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.6. Activity Diagram Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar Yang Sedang Berjalan

Keterangan :

a. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan

b. 7 Action dari sistem yang mencerminkan eksekusi daridsuatu aksi.

c. 3 Vertical Swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.

d. 1 Final Node untuk mengakhiri kegiatan.

Squence Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar

A. Squence Diagram Surat Masuk Yang Sedang Berjalan

Gambar 3.7. Squence Diagram Surat Masuk Yang Sedang Berjalan

Keterangan :

a. 4 Actor diantaranya Bagian Umum, Penerima Surat, Sekretaris dan Camat.

b. 3 Lifeline diantaranya Surat Masuk, Buku Agenda, Kartu Disposisi.

c. 16 Messagge diantaranya menerima surat Masuk, mencatat di buku agenda, mencatat di kartu disposisi, selesai mencatat, memberikan surat, dan kartu disposisinya, menerima surat dan disposisi, cek surat, dan kartu disposisinya, selesai mengecek, memberikan disposisi dan intruksi, memberikan intruksi, menginstruksi, menerima intruksi, mendistribusikan surat sesuai tujuan, menerima Surat.

B. Squence Diagram Surat Keluar Yang Sedang Berjalan

Gambar 3.8. Squence Diagram Untuk Surat Keluar

Keterangan :

a. 3 Actor diantaranya Bagian Umum, Camat, Pengirim Surat.

b. 2 Lifeline diantaranya Surat Keluar, Buku Agenda.

c. 9 Messagge diantaranya membuat Surat Keluar, memberikan Surat Keluar, menerima Surat Keluar, cek surat, memberikan Surat Keluar, mencatat di Buku Agenda, Selesai mencatat, mengirim surat, surat dikirim.

Metode Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisis Sistem

Berikut akan dijelaskan Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats) dan PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) di Kecamatan Rajeg.

Analisis SWOT

Tabel 3.2 Analisis SWOT

Analisis PIECES

Tahapan analisis terhadap suatu sistem atau aplikasi dilakukan sebelum tahapan perancangan dilakukan. Tujuan diterapkannya analisis terhadap suatu sistem adalah untuk mengetahui alasan mengapa sistem tersebut diperlukan, merumuskan kebutuhan-kebutuhan dari sistem tersebut untuk mereduksi sumber daya yang berlebih serta membantu merencanakan penjadwalan pembentukan sistem, meminimalisir distorsi-distorsi yang mungkin terdapat di dalam sistem tersebut sehingga fungsi yang terdapat di dalam sistem tersebut bekerja secara optimal.

Metode analisis yang digunakan peneliti di sini adalah menggunakan metode PIECES yaitu :

  1. Performance (Kinerja)
    Performance atau kinerja merupakan suatu analisis terhadap kemampuan sistem dan menyelesaikan tugas dengan baik.
  2. Tabel 3.3 Hasil Analisis Kinerja

  3. Infromation (Informasi)
    Informasi merupakan komoditas terpenting bagi seorang pengguna akhir pada suatu sistem dalam pengambilan keputusan. Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi yang bermanfaat serta dapat pendukung dalam menanggapi masalah dan peluang yang ada.
  4. Tabel 3.4 Hasil Analisis Informasi

  5. Economy (Ekonomi)
    Sistem yang ada saat ini masih konvensional, dilihat dari segi ekonomisnya sistem yang ada saat ini masih mengeluarkan biaya yang tidak sedikit setiap akan melakukan pencatatan surat masuk, kartu disposisi dan surat keluar menggunakan kertas, sehingga sistem yang sedang berjalan saat ini masih kurang ekonomis.
  6. Tabel 3.5 Hasil Analisis Ekonomi

  7. Control (Kontrol)
    Pengendalian dalam sistem sangat diperlukan, yaitu digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.
  8. Tabel 3.6 Hasil Analisis Kontrol

  9. Effisiency (Efisiensi)
    Pengendalian dalam sistem sangat diperlukan, yaitu digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.
  10. Tabel 3.3 Hasil Analisis Efisiensi

  11. Service (Pelayanan)
    Pelayanan yang diberikan sangat mendukung dalam peningkatan profit atau laba bagi perusahaan atau instansi pemerintahan.
  12. Tabel 3.3 Hasil Analisis Pelayanan

Permasalahan yang dihadapi

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan oleh penulis, maka dapat disimpulkan bahwa masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:

  1. Sistem Pendataan dan Pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang dilakukan pada Bagian Umum di Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang masih kurang maksimal karena hanya sebatas menggunakan program aplikasi sederhana yaitu Microsoft Excel serta melakukan pencatatan manual, karena belum adanya sistem informasi yang dapat memudahkan dalam laporan surat–surat yang ada.
  2. Dalam penyimpanan data-data masih kurang tertata dengan baik karena tidak adanya tempat penyimpanan data yang terintegrasi sehingga masih sering terjadinya kesalahan dalam mengarsipankan data surat dan susah untuk di cari.
  3. Masih meembutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan.

Analisa Kebutuhan

Pada sistem surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang membutuhkan ketelitian dalam proses pengolahan data-datanya. Maka sistem yang ada seharusnya dapat menunjang terutama dari segi peralatan komputer baik perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software). Oleh karena itu aplikasi sistem informasi terasa penting dalam menunjang kelancaran pengolahan data, sehingga faktor kesalahan manusia (human error) dapat diperkecil dan hasil yang dicapai dapat lebih efektif dan efisien serta optimal, dalam memberikan informasi surat masuk dan surat keluar kepada Camat/Pengawas.

Analisa Kontrol

Banyaknya permasalahan pada sistem yang berjalan saat ini juga disebabkan oleh faktor pengontrolan yang masih lemah. Pengontrolan input belum dilakukan secara optimal, hal ini menyebabkan selisih data. Kontrol pada proses masih dilakukan secara manual oleh Kepala Kepegawaian, yaitu dengan cara menghitung material setiap hari dan crosscheck dilakukan secara manual juga. Hal ini menyulitkan proses pengontrolan. Sementara belum ada pengontrolan terhadap output, laporan yang diterima oleh pimpinan atau Camat tidak diperiksa ulang dan langsung disetujui oleh pimpinan, sehingga jika terjadi kesalahan akan sangat sulit melakukan perbaikan pada laporan.

Dilihat dari segi kontrol sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar pun tidak ada, sehingga tidak dapat diketahui ketika adanya kesalahan dalam pengarsipan.

Analisis Waktu dan Tenaga

Berdasarkan analisis yang penulis dapatkan, waktu yang dibutuhkan saat ini untuk menghasilkan sebuah laporan bisa mencapai kurang lebih 90 menit. Hal ini dikarenakan setiap akan melakukan penyajian laporan hanya menggunakan aplikasi yang sederhana. Jika terdapat selisih data, staff harus mengecek ulang kembali perarsip yang masih manual.

Sedangkan untuk tenaga yang saat ini ada, dirasa masih kurang cukup untuk mengontrol pengaripan surat masuk dan surat keluar dalam sebuah kantor kecamatan yang memiliki 10 kelurahan di daerahnya. Dikarenakan tenaga kerja yang ada saat ini untuk melakukan pengontrolan terhadap surat masuk dan surat keluar hanya 2 (dua) orang saja, diantaranya staff bagian umum dan kepala bagian gudang yang bertugas untuk membuat surat, membuat laporan, dan mengarsipkannya. Pengontrolan untuk surat masuk dan surat keluar hanya dilakukan jika ada kebutuhan dari pimpinan dan penyetoran di kantor arsip daerah. Ini membuat staff harus melakukan pengecekan disetiap paginya. Seharusnya staff ada dalam waktu 24 jam untuk melakukan pengontrolan surat, agar tidak ada selisih antara data dengan fisiknya.

Analisis Piranti Sistem

  1. Perangkat Keras (Hardware)
  2. Processor  : Intel Core i5

    Monitor  : 27.0” LCD

    RAM  : 4 GB

    Hardisk  : 500 GB

    Mouse  : Optik

    Printer  : Inkjet Multi Function Printer

  3. Perangkat Lunak (Software)
  4. Windows 7 Ultimate

    Microsoft Office 2013

    Xampp

Brainware

Untuk mengoperasikan atau mengolah data hanya dapat dilakukan oleh 3 (tiga) hak akses yaitu : Admin (Kepala Bagian Umum), User (Sekretaris), dan Pimpinan (Camat).

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati dan meneliti dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem berjalan, Penulis mengusulkan alternative pemecahan dari masalah yang dihadapi yaitu membuat sistem penarsipan data surat masuk dan surat keluar yang mudah dioperasikan sehingga dapat meningkatkan kinerja pegawai, membangun aplikasi yang bersifat terbuka dan bisa dilihat dan diakses oleh pegawai terutama Bagian Umum, dan mempunyai tempat penyimpanan data yang aman sehingga mencegah data-data yang ada tidak terjadi kesalahan posisi dalam pengarsipan dan pelaporan.


User Requirement

Elisitasi (elicitation) adalah berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data dari lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara.

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I disusun berdasarkan hasil wawancara dengan stakeholder, Berikut lampirkan diagram elisitasi tahap I:

ELISITASI TAHAP I

Tabel 3.9 Elisitasi.Tahap I

Tabel 3.9 diatas merupakan gambar dari Elisitasi Tahap 1, yang disusun berdasarkan hasil wawancara penulis dengan stakeholder mengenai seluruh rancangan sistem surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg.

Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan melalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminasi

ELISITASI TAHAP II

Tabel 3.10 Elisitasi.Tahap II


Keterangan :

M (Mandatory) = Penting

D (Desirable) = Tidak terlalu penting

I (Inessential) = Tidak

Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang option nya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut :

  1. T artinya Tehnical, maksudnya bagaimana tata cara/tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
  2. O artinya Operasional, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
  3. E artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu :

  1. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
  2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
  3. Low (L)  : Mudah untuk dikerjakan.

ELISITASI TAHAP III

Tabel 3.11 Elisitasi.Tahap III

Keterangan :

Metode Option

T : Tehnikal

L : Low

O : Operasional

M : Middle

E : Ekonomi

H : High

Final Draft Elisitasi

Final draft elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap – tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk. Berikut saya lampirkan Diagram Final Draft Elisitasi.

Requirement Elititation - Final Draft

Tabel 3.12 Diagram Final Draft Elisitasi

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem Yang Diusulkan

Berdasarkan analisis sitem yang berjalan pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang, maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan usulan sistem yang akan dibangun .ada beberapa prosedur sistem usulan yang digunakan dalam merancang sistem pengarsipan data surat masuk dan surat keluar ini. diantaranya sistem diharapkan mampu memperbaiki dan menyempurnakan sistem yang ada sekarang.

Rancangan sistem usulan bertujuan untuk memperbaiki sistem yang lama serta memberikan gambaran yang jelas tentang proses rancangan sistem dari awal hingga akhir penelitian. Dalam menganalisa usulan prosedur yang baru pada penelitian ini menggunakan diagram UML yaitu: usecase diagram, activity diagram, sequence diagram, dan class diagra

Use Case Diagram Sistem yang diusulkan

Gambar 4.1. Use Case Diagram Rancangan Surat Masuk dan Surat Keluar

Berdasarkan gambar 4.1. Use Case Diagram yang diusulkan terdapat:

1. 1 (satu) sistem yang mencangkup kegiatan sistem pengarsipan data surat masuk dan surat keluar.

2. 2 (dua) actor yang melakukan kegiatan yaitu Bagian Umum dan Sekretaris

3. 4 (dua puluh empat) use case yang dilakukan actor yaitu Login, Menu Utama Admin, Menu Utama Guest dan Logout.

4. 26 (dua puluh enam) Include yaitu login benar, login salah, beranda, surat masuk, surat keluar, setting, input surat masuk, cari surat masuk, cetak

lembar disposisi, view laporan surat masuk, cetak laporan surat masuk, view penjadwalan surat masuk, input surat keluar, cari surat keluar, cari

surat keluar, view laporan surat keluar, cetak laporan surat keluar, beranda, surat masuk, surat keluar, cari surat masuk, view laporan surat

masuk, cetak laporan surat masuk, input surat keluar, cari surat keluar, cari surat keluar, view laporan surat keluar, cetak laporan surat keluar,

Tabel 4.1 Skenario Use Case Diagram Sistem yang di Usulkan

Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.2. Activity Diagram Sistem Usulan Surat Masuk dan Surat Keluar

Berdasarkan gambar 4.2. Use Case Diagram yang diusulkan terdapat:

1. 1 (satu) Initial Node yaitu titik awal mulai.

2. 30 (tiga puluh) action yaitu login, verifikasi login, halaman utama, halaman utama admin, halaman utama guest, beranda, surat masuk, surat

keluar, setting, beranda, surat masuk, surat keluar, input surat masuk, cari surat masuk, cetak lembar disposisi, view laporan surat masuk, cetak

laporan surat masuk, view penjadwalan surat masuk, input surat keluar, cari surat keluar, view laporan surat keluar, cetak laporan surat keluar,

cari surat masuk, cetak lembar disposisi, view laporan surat masuk, cetak laporan surat masuk, cari surat keluar, view laporan surat keluar, cetak

laporan surat keluar, logout.

3. 1 (satu) decision node yaitu proses keputusan.

4. 1 (satu) final node objek yang diakhiri.

Sequence Diagram Sistem Usulan Surat Masuk dan Surat Keluar

1. Sequence Diagram Sistem Usulan Surat Masuk dan Surat Keluar Admin

Gambar 4.3. Sequence Diagram Sistem Usulan Surat Masuk dan Surat Keluar Admin

Berdasarkan gambar 4.3 Sequence Diagram yang diusulkan terdapat:

1. 1 (satu) Actor yang melakukan kegiatan yaitu Bagian Umum.

2. 8 (delapan) Lifeline yang saling berinteraksi yaitu login, halaman utama, surat masuk, surat keluar, laporan, setting, log out.

3. 16 (enam belas) Message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang membuat informasi aktifitas.

2. Sequence Diagram Sistem Usulan Surat Masuk dan Surat Keluar Guest

Gambar 4.4. Sequence Diagram Sistem Usulan Surat Masuk dan Surat Keluar Guest

Berdasarkan gambar 4.4 Sequence Diagram yang diusulkan terdapat:

1. 1 (satu) Actor yang melakukan kegiatan yaitu Sekretaris.

2. 7 (tujuh) Lifeline yang saling berinteraksi yaitu login, halaman utama, surat masuk, surat keluar, laporan, log out.

3. 14(empat belas) Message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang membuat informasi aktifitas.

Class Diagram yang Diusulkan

Gambar 4.5. Class Diagram Rancangan Sistem Usulan Surat Masuk dan Surat Keluar

Berdasarkan Gambar 4.6 Class Diagram yang di usulkan terdapat :

1. 11 Class dari objek-objek yang berbagi antribut serta operasi diantaranya tabel surat_masuk, surat_masuk_aktivitas, surat_masuk_pengawasan,

disposisi, petunjuk, konfigurasi, surat_keluar, jenis_surat, surat_keluar_lain, laravel_migrations

2. 7 association, hubungan antar objek satu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Berisi perbedaan prosedur sistem berjalan dan sistem usulan yang dibuat dalam bentuk tabel.

Tabel 4.2 Perbedaan Prosedur

No Sistem Berjalan Sistem Usulan
1 Dalam pendataan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan kertas sebagai alat bantunya, bagian umum mencatat dikertas dan dimasukan kebuku besar. Dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar hanya perlu membuka sistem pengarsipan surat dan menginput surat yang dibutuhkan.
2 Dalam penyimpanan data tidak efektif karena terlalu banyak tempat untuk mengarsipkan pendataan surat sehingga data mudah hilang. Dalam penyimpanan data, sistem menggunakan database sehingga dapat menyimpan data dengan jumlah yang banyak dan tidak memerlukan banyak tempat.
3 Dalam penyimpanan pendataan surat, lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari kembali data yang dibutuhan. Dalam penyimpanan data, sistem menggunakan databse MySQL pembuatan fungsi untuk pencarian data surat dan proses pembuatan laporannya lebih mudah.

Rancangan Basis Data

Pada bab ini menjelaskan secara terperinci rancangan-rancangan yang diusulkan pada bagian basis data yang merupakan penjabaran diagram-diagram di atas.

Spesifikasi Basis Data

a. Tabel Surat Masuk

Nama tabel : surat_masuk

Primary Key : id_surat_masuk

Jumlah Record : 681

Deskripsi : tabel yang digunakan untuk menyimpan data surat masuk

Tabel 4.3 Tabel surat_masuk

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 id_surat_masuk int 11 nomor agenda seksi
2 nomor_agenda_seksi int 11 Id surat masuk
3 Tgl_diterima varchar 10 tanggal diterima
4 nomor_agenda_sekre varchar 4 nomor agenda sekre
5 nomor_surat varchar 50 nomor surat
6 tgl_surat varchar 10 tanggal surat
7 pengirim varchar 100 pengirim
8 hal varchar 200 hal
9 Id_disposisi int 11 disposisi
10 lain-lain varchar 50 lain-lain
11 sifat varchar 20 sifat
12 petunjuk varchar 20 petunjuk
13 copy int 11 copy
14 catatan varchar 100 catatan
15 diupdate varchar 32 diupdate
16 perekam varchar 32 perekam
17 tahun_buku int 9 tahun buku
18 create_at datetime create_at
19 update_at datetime update_at

b. Tabel Surat Keluar

Nama tabel : surat_keluar

Primary key : id

Jumlah Record : 468

Deskripsi : tabel yang digunakan untuk menyimpan data surat keluar

Tabel 4.4 Tabel surat_keluar

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 Id int 11 id surat keluar
2 jenis_surat varchar 10 Jenis surat
3 nomor_urut int 11 nomor urut
4 kode_surat varchar 30 kode surat
5 tahun varchar 4 tahun
6 tgl_surat varchar 10 tanggal surat
7 tujuan varchar 64 tujuan
8 hal varchar 200 hal
9 pengirim varchar 64 pengirim
10 perekam varchar 32 perekam
11 diupdate varchar 32 diupdate
12 create_at datetime create_at
13 update_at datetime update_at

c. Tabel Disposisi

Nama tabel : disposisi

Primary key : id_disposisi

Jumlah Record : 93

Deskripsi : tabel yang digunakan untuk menyimpan data disposisi

Tabel 4.5 Tabel disposisi

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 id_disposisi int 11 id disposisi
2 nama varchar 60 nama
3 nip varchar 18 nip
4 aktif tynyint 4 status
5 create_at datetime create_at
6 update_at datetime update_at

d. Tabel Surat Masuk Pengawasan

Nama tabel : surat_masuk_pengawasan

Primary key : id_surat_masuk_pengawasan

Jumlah Record : 33

Deskripsi : tabel yang digunakan untuk menyimpan data jadwal surat masuk

Tabel 4.6 Tabel surat_masuk_pengawasan

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 id_surat_masuk_pengawasan int 11 id surat masuk pengawasan
2 id_surat_masuk int 11 id surat masuk
3 id_aktivitas int 11 id aktivitas
4 create_at datetime create_at
5 update_at datetime update_at

e. Tabel Surat Masuk Aktivitas

Nama tabel : surat_masuk_aktivitas

Primary key : id_surat_masuk_aktivitas

Jumlah Record : 256

Deksripsi : tabel yang digunakan untuk menyimpan aktivitas surat masuk

Tabel 4.7 Tabel surat_masuk_aktivitas

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 id_surat_masuk_aktivitas int 11 id surat masuk aktivitas
2 id_surat_masuk varchar 11 id surat masuk
3 pic int 30 person in charge
4 aktivitas varchar 100 aktivitas
5 tgl_aktivitas varchar 10 tanggal aktivitas
6 tgl_jatuh_tempo varchar 10 tanggal jatuh tempo
7 proses varchar 32 proses
8 perekam varchar 32 perekam
9 diupdate varchar 32 diupdate
10 create_at datetime create_at
11 update_at datetime update_at

f. Tabel Petunjuk

Nama tabel : petunjuk

Primary key : id

Jumlah Record : 111

Deksripsi : tabel yang digunakan untuk menyimpan intruksi surat

Tabel 4.8 Tabel petunjuk

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 id int 11 id petunjuk
2 petunjuk varchar 100 petunjuk
3 create_at datetime create_at
4 update_at datetime update_at

g. Tabel Konfigurasi

Nama tabel : konfigurasi

Primary key : id

Jumlah Record : 611

Deksripsi : tabel yang digunakan untuk menyimpan konfigurasi surat

Tabel 4.9 Tabel konfigurasi

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 Id int 11 id konfigurasi
2 config_name varchar 200 config name
3 config_info varchar 200 config info
4 config_value varchar 200 config value
5 create_at datetime create_at
6 update_at datetime update_at

h. Tabel Users

Nama tabel : users

Primary key : int

Jumlah Record : 278

Deksripsi : tabel yang digunakan untuk menyimpan user dan password

Tabel 4.10 Tabel users

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 Id int 11 id users
2 username varchar 64 username
3 password varchar 64 password
4 fullname varchar 128 fullname
5 tipe int 11 status
6 create_at datetime create_at
7 update_at datetime update_at

i. Tabel Jenis Surat

Nama tabel : jenis_surat

Jumlah Record : 23

Deskripsi : tabel yang digunakan untuk menyimpan jenis surat

Tabel 4.11 Tabel jenis_surat

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 Id int 11 id jenis surat
2 jenis_surat varchar 10 jenis surat
3 aktif int 11 status
4 create_at datetime create_at
5 update_at datetime update_at

j. Tabel Surat Keluar Lain

Nama tabel : surat_keluar_lain

Primary key : id

Jumlah Record : 413

Deksripsi : tabel yang digunakan untuk menyimpan surat keluar lain

Tabel 4.12 Tabel surat_keluar_lain

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 Id int 11 id surat keluar lain
2 nomor_surat varchar 32 nomor surat
3 tgl_surat varchar 10 tanggal surat
4 tujuan varchar 64 tujuan
5 hal varchar 200 hal
6 pengirim varchar 64 pengirim
7 perekam varchar 32 perekam
8 create_at datetime create_at
9 update_at datetime update_at

k. Tabel Laravel Migrations

Nama tabel : laravel_migrations

Primary key : bundle dan name

Jumlah Record : 161

Deskripsi : tabel yang digunakan untuk migrasi database

Tabel 4.13 Tabel laravel_migrations

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 bundle varchar 50 Bundle
2 name varchar 100 name
3 batch int 11 batch

Rancangan Prototype

Interface Pembuatan Sistem

Tahap ini merupakan gambar yang jelas mengenai rancang bangun yang lengkap mengenai aplikasi yang akan dibuat, juga sebagai pemenuhan kebutuhan dari pada prapengguna sistem. Berikut ini merupakan prototype atau tampilan dari perancangan aplikasi sistem pengarsipan data surat masuk dan surat keluar.

1. Prototype Halaman Login

Gambar 4.6. Prototype Halaman Login

Deksripsi :

  • Halaman “Login” ini merupakan halaman untuk sub bagian umum dan sekretaris masuk ke dalam sistem lebih lanjut.

2. Prototype Halaman Beranda

Gambar 4.7. Prototype Halaman Beranda

Deksripsi :

  • Halaman “Beranda” ini merupakan halaman untuk bagian umum dan sekretaris melihat hasil inputan terkahir surat masuk dan surat keluar.

3. Prototype Halaman Surat Masuk

a. Prototype Halaman Input Surat Masuk

Gambar 4.8. Halaman Input Surat Masuk

Deksripsi :

  • Halaman “Input surat masuk” ini merupakan halaman untuk bagian umum dan sekretaris untuk menginput surat masuk.

b. Prototype Halaman Cari dan Cetak Laporan Surat Masuk

Gambar 4.9. Prototype Halaman Cari dan Cetak Laporan Surat Masuk

Deksripsi :

  • Halaman “Cari dan Cetak laporan surat masuk” ini merupakan halaman untuk bagian umum dan sekretaris untuk mencari dan mencetak laporan surat masuk.

c. Prototype Halaman Pengawasan Surat Masuk

Gambar 4.10. Prototype Halaman Pengawasan Surat Masuk

Deksripsi :

  • Halaman “Pengawasan surat masuk” ini merupakan halaman untuk bagian umum yang digunakan untuk melihat proses dari surat masuk.

4. Prototype Halaman Surat Keluar

a. Prototype Halaman Input Surat Masuk

Gambar 4.11. Halaman Input Surat Keluar

Deksripsi :

  • Halaman “Input surat keluar” ini merupakan halaman untuk bagian umum dan sekretaris yang digunakan untuk menginput data surat keluar.

b. Prototype Halaman Cari dan Cetak Laporan Surat Keluar

Gambar 4.12. Prototype Halaman Cari dan Cetak Laporan Surat Keluar

Deksripsi :

  • Halaman “Cari dan Cetak laporan surat keluar” ini merupakan halaman untuk bagian umum dan sekretaris untuk mencari dan mencetak laporan surat keluar.

5. Prototype Halaman Setting

Gambar 4.13. Prototype Halaman Setting

Deksripsi :

  • Halaman “Setting” ini merupakan halaman untuk bagian umum yang digunakan untuk konfigurasi surat, disposisi, tujuan surat, membuat akses user dan mensetting template surat.

Rancangan Tampilan Program

1. Tampilan Halaman Login

Gambar 4.14. Tampilan Halaman Login

Halaman “Login” ini merupakan sebuah halaman untuk memasukkan identitas seperti username dan password yang benar. Fungsi utama halaman login adalah untuk melindungi sistem.

2. Tampilan Halaman Beranda

Gambar 4.15. Tampilan Halaman Beranda

Halaman “Beranda” ini merupakan halaman yang berisi file yang terakhir di inputkan yaitu file surat masuk maupun surat keluar. Sehabis login langsung masuk ke halaman beranda user maupun admin dapat melihat hasil inputan terakhir surat.

3. Tampilan Halaman Input Surat Masuk

Gambar 4.16. Tampilan Halaman Input Surat Masuk

Halaman “Input surat masuk” ini merupakan halaman yang bertujuan untuk menginput surat masuk. Admin dan user dapat menginput surat masuk di halaman ini serta untuk mencetak lembar disposisi.

4. Tampilan Halaman Cari dan Cetak Laporan Surat Masuk

Gambar 4.17. Tampilan Halaman Cari dan Cetak Laporan Surat Masuk

Halaman “Cari dan Cetak laporan surat masuk” ini merupakan halaman untuk mencari file surat yang sudah di inputkan pada halaman surat masuk dan juga dapat mencetak laporan surat masuk.

5. Tampilan Halaman Pengawasan Surat Masuk

Gambar 4.18. Tampilan Halaman Pengawasan Surat Masuk

Halaman “Pengawasan surat masuk” ini merupakan halaman melihat aktivitas surat masuk, di halaman ini kita dapat melihat proses surat masuk apakah sudah dikirim atau belum, aktivitasnya bisa di lihat di halaman pengawasan surat masuk ini.

6. Tampilan Halaman Input Surat Keluar

Gambar 4.19. Tampilan Halaman Input Surat Keluar

Halaman “Input surat keluar” ini merupakan halaman yang bertujuan untuk menginput surat keluar. Admin dan user dapat menginput surat keluar di halaman ini.

7. Tampilan Halaman Cari dan Cetak Laporan Surat Keluar

Gambar 4.20. Tampilan Halaman Cari dan Cetak Surat Keluar

Halaman “Cari dan Cetak laporan surat keluar” ini merupakan halaman untuk mencari file surat yang sudah di inputkan pada halaman surat keluar dan juga dapat mencetak laporan surat keluar.

8. Tampilan Halaman Setting

Gambar 4.21. Tampilan Halaman Setting

Halaman “Setting” ini merupakan halaman untuk mengatur konfigurasi surat, membuat user baru, menambahkan user diposisi, menambahkan daftar petunjuk surat.

Konfigurasi Sistem

Spesifikasi Hardware

Perangkat keras yang dibutuhkan oleh sistem adalah suatu unit personal komputer. Perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini dan antisipasi kabutuhan di masa yang akan datang. Konfigurasi yang dibutuhkan pada desain sistem yang diusulkan, yaitu:

1. Processor  : Intel Core i5

2. Monitor  : 27.0” LCD

3. RAM  : 4 GB

4. Hardisk  : 500 GB

5. Mouse : Optik

6. Printer : Inkjet Multi Function Printer

Aplikasi Yang Digunakan

Perangkat lunak merupakan penunjang dari peralatan komputer yang akan digunakan sebagai penghubung dalam instruksi yang diinginkan dan menjalankan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1. Microsoft Windows 7 Ultimate 64 Bit

2. Google Chrome

3. XAMPP

4. PHP

5. MySql

6. Sublime Text

7. Visual Paradigm for UML Community Edition 11.2

Aplikasi Yang Digunakan

Untuk mengoperasikan atau mengolah data hanya dapat dilakukan oleh dua orang, yaitu :

1. Bagian Umum

2. Sekretaris

Pengujian Blackbox

Untuk tahap pengujian peneliti menggunakan metode Black Box testing, Metode Black Box testing merupakan pengujian program yang mengutamakan pengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari metode Black Box testing untuk menemukan kesalahan fungsi pada program. Pengujian dengan menggunakan metode Black Box testing dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari software dan fungsionalitasnya tanpa mengetahui yang terjadi dalam proses detail, melainkan hanya mengetahui input dan output.

Pengujian Blackbox Pada Menu Login

Tabel 4.14 Pengujian Blackbox Pada Menu Disposisi

Pengujian Blackbox Pada Menu Daftar User Account

Tabel 4.15 Pengujian Blackbox Pada Menu Daftar User Account

Pengujian Blackbox Pada Menu Disposisi

Tabel 4.16 Pengujian Blackbox Pada Menu Disposisi

Pengujian Blackbox Pada Menu Daftar Jenis Surat

Tabel 4.17 Pengujian Blackbox Pada Menu Daftar Jenis Surat

Pengujian Blackbox Pada Menu Daftar Petunjuk

Tabel 4.18 Pengujian Blackbox Pada Menu Daftar Petunjuk

Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat Masuk

Tabel 4.19 Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat Masuk

Pengujian Blackbox Pada Menu Cari dan Cetak Surat Masuk

Tabel 4.20 Pengujian Blackbox Pada Menu Cari dan Cetak Surat Masuk

Pengujian Blackbox Pada Menu Surat Keluar

Tabel 4.21 Pengujian Blackbox Pada Menu Surat Keluar

Pengujian Blackbox Pada Menu Cari dan Cetak Surat Keluar

Tabel 4.22 Pengujian Blackbox Pada Menu Surat Keluar

Evaluasi

Setelah dilakukan pengujian dengan metode Blackbox yang dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program seperti contoh pengujian pada masing-masing menu dan sub menu. Jika input data tidak sesuai maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan pada saat input data yang salah, kemudian sistem akan memproses data dokumen sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya dan menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan.

Implementasi

Schedule

Perancangan sistem yang diusulkan diperkirakan memakan waktu kurang lebih 5 bulan, dan kegiatan yang dilakukan adalah :

Tabel 4.23 Schedule Implementasi

Estimasi Biaya

Tabel 4.24 Estimasi Biaya

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan maka di dapatkan beberapa kesimpulan, sebagai berikut :

  1. Prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang ditangani oleh Bagian Umum dan masih dilakukan secara konvensional dengan proses pencatatannya masih menggunakan buku agenda, sehingga sering terjadi kehilangan data dan proses pengolahan data surat belum berjalan maksimal dikarenakan belum terkomputerisasi. Dampak lain adalah memakan waktu lama dalam penyajian/pembuatan laporan.
  2. Berdasarkan hasil analisa terhadap prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar yang saat ini berjalan masih terdapat kendala yang dihadapi dalam penyimpanan datanya masih menggunakan buku agenda, berkas kadang sering tertukar bahkan hilang serta dalam pencarian surat memakan waktu yang lama.
  3. Untuk membuat sistem pendataan surat masuk dan surat keluar dalam meningkatkan kinerja pegawai dibutuhkan suatu sistem pengarsipan berbasis web. dengan mengumpulkan kebutuhan sistem dimulai dari elisitasi, pengumpulan data, menganalisis sistem lama dan sistem baru dengan dua metode SWOT dan PIECES, melakukan perancangan dengan berfokus pada struktur data dengan menggunakan database MySQL, arsitektur perangkat lunak, dan representasi interface dengan menggunakan Sublime Text, dan detail (algoritma) prosedural dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Processor) yang berkorelasi dengan XAMPP, serta melakukan pengujian dengan metode Blackbox Testing. Dibutuhkan juga media penyimpanan data serta keahlian sumber daya manusia yang mampu menggunakan aplikasi yang dirancang sehingga laporan yang dihasilkan datanya lebih akurat dan mampu mengatasi permasalahan yang ada.

Saran

Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem Pengarsipan data surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka agar mencapai hasil optimal untuk mengatasi permasalahan yang ada, maka saran dan pendapat penulis adalah sebagai berikut :

  1. Melakukan trainning atau pelatihan bagi pegawai khususnya bagian umum, terhadap sistem yang baru agar sistem yang akan diterapkan dapat berjalan dengan baik sehingga tidak terjadi lagi kesalahan.
  2. Apabila sistem baru sudah berjalan, maka perlu diperhatikan dan dilakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem, untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan pengembangan instansi tersebut.
  3. Untuk kedepannya diharapkan bagi mahasiswa atau peneliti yang mengambil judul penelitian yang sama untuk dapat mengembangkan sistem ini menjadi aplikasi yang lebih canggih dan yang lebih baik dari sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

  1. 1,0 1,1 1,2 1,3 Sutarman. 2012. “Buku Pengantar Teknologi Informasi”. Jakarta: Bumi Aksara.
  2. 2,0 2,1 2,2 Yakub. 2012. “Pengantar Sistem Informasi”,Yogyakarta: Graha Ilmu.
  3. 3,00 3,01 3,02 3,03 3,04 3,05 3,06 3,07 3,08 3,09 3,10 Sutabri Tata. 2012. “Konsep Sistem Informasi”. Yogyakarta : Andi Ofsett.
  4. Tanti Lili. 2010. “Pengembangan Perangkat Ajar Berbantuan Komputer Untuk Mempelajari Tata Bahasa Inggris”. Jurnal CCIT Vol.3 No.2 Januari 2010 Tangerang : Perguruan Tinggi Raharja
  5. Taufiq, Rohman. 2013. “Analisis dan Desain Sistem Informasi”. Yogyakarta: Graha Ilmu.
  6. 6,0 6,1 Aisyah Siti dan Nawang Kalbuana. 2011. “Perancangan Aplikasi Akademik Teknologi Mobile Menggunakan J2ME”. Journal CCIT Vol-4 No. 2-Januari 2011.,Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja.
  7. Humisar Hasugian dan Ahmad Nur Shidiq .2012. “Rancang Bangun Sistem Informasi Industri Kreatif Bidang Penyewaan Sarana Olah Raga”. Jakarta .
  8. Situmorang. 2010. “Buku Analisis Data”. Medan: Katalog Dalam Terbitan (KDT).
  9. Maimunah, dkk. 2012. “Media Company Profile Sebagai Sarana Penunjang Informasi Dan Promosi”. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja Jurnal CCIT. Vol. 5, No.3-Mei 2012. Vol. 7, No. 1-September 2013.
  10. 10,0 10,1 Henderi, dkk. 2011. “Desain Aplikasi E-learning Sebagai Media Pembelajaran Artificial Informatics”.Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja Jurnal CCIT. Vol. 4, No.3-Mei 2011. Vol. 7, No. 1-September 2013.
  11. 11,0 11,1 11,2 11,3 Murad, Dina Fitria, Nia Kusniawati dan Agus Asyanto. 2013. “Aplikasi Intelligence Website Untuk Penunjang Laporan PAUD Pada Himpaudi Kota Tangerang”. Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 7, No. 1-September 2013.
  12. Nasution, Ruslan Efendi. 2012. “Implementation Sms Gateway In TheDevelopment Web Based Information System Schedule Seminar Thesis”. Lampung: Unila.
  13. 13,0 13,1 Rangkuti. Freddy. 2011. “Teknik Menyusun Strategi Korporat Yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja Dan Risiko. SWOT Balanced Scorecard”. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
  14. 14,0 14,1 Ainiyah, Siti. 2015. “Perancangan Sistem Informasi Sebagai Sarana Pembayaran Perlengkapan Sekolah Pada Koperasi SMAN 6 Tangerang”. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja.
  15. Wetherbe, James.2012. buku Systems Analysis and Design : Traditional, Best Practices 4th.
  16. Donni Juni Priansa, 2013. “Manajemen Perkantoran: Efektif, Efisien, dan Profesional”;. Bandung: alfabeta.
  17. 17,0 17,1 17,2 Barthos,Basir. 2013. “Manajemen Kearsipan”. Jakarta : Bumi Aksara.
  18. 18,0 18,1 18,2 18,3 18,4 Nugroho, Adi. 2010. “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Object”. Bandung: Institut Teknologi Bandung.
  19. Widodo, Prabowo Pudjo. 2011. “Menggunakan UML”. Bandung: Institut Teknologi Bandung.
  20. Triandini. Evi dan Suardika. I Gede. 2012. “Step by Step Desain Proyek Menggunakan UML”. Yogyakarta: Andi Ofsett.
  21. 21,0 21,1 Vidia, Dhanada dan Anuttama. 2013. “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan Di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya Dengan Metode Berorientasi Objek”. Surabaya: Universitas Airlangga.
  22. 22,0 22,1 Wijayanto, Tegar. 2013. “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Dan Penjualan Barang Dengan Metode Berorientasi Objek Di U.D. Aneka Jaya Surabaya”. Surabaya: Universitas Airlangga.
  23. Simarmata, Janner. 2010. "Rekayasa Perangkat Lunak". Yogyakarta: Andi Ofsett.
  24. Wiyancoko, Dudy. 2010. "Desain Sepeda Indonesia". Jakarta: PT Media Desain.
  25. 25,0 25,1 25,2 25,3 Arief, M. Rudyanto. 2011. “Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MySQL”. Yogyakarta: Andi Ofsett.
  26. 26,0 26,1 Sibero, F.X Alexander. 2011. “Kitab Suci Web Programming”. Jakarta: MediaKom.
  27. Community, eWolf. 2012. “Panduan Internet Paling Gampang”. Yogyakarta: Cakrawala.
  28. 28,0 28,1 Madcoms. 2010. “Kupas Tuntas Adobe Dreamweaver CS5 Dengan Pemrograman PHP & MySQL”. Yogyakarta: Andi Offset.
  29. Wardana. 2010. “Menjadi Master PHP Dengan Framework Codeigniter”. Jakarta: Elex Media Komputindo.
  30. 30,0 30,1 30,2 30,3 30,4 30,5 Anhar. 2010. “Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Otodidak”. Jakarta:Mediakita.
  31. Dadan Hamdani, 2015. “Belajar Laravel Untuk Pemula”. Bandung.
  32. Haughee. Eric. 2013. “Instant Sublime Text Starter”. Birmingham: Packt Publishing Ltd.
  33. 33,0 33,1 Prasetio. Adhi. 2012. “Buku Pintar Pemrograman Web”. Jakarta : MediaKita.
  34. Raharjo, Budi. 2011. “Belajar Otodidak Membuat Database Menggunakan MySQL”. Bandung : Institut Teknologi Bandung.
  35. Kustiyahningsih, Yeni. 2011. “Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQL”. Jakarta : Graha Ilmu.
  36. Rizky, Soetam. 2011. “Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak”. Jakarta : Prestasi Pustaka.
  37. Guritno, Suryo, Sudaryono dan Untung Rahardja. 2011. “Theory and Application of IT Research Metodologi Penelitian Teknologi Informasi”. Yogyakarta.