SI1211473958

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA SMK NEGERI 5 TANGERANG

BERBASIS WEB

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM :1211473958

NAMA : Dara Hana Wardani

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2014/2015)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA SMK NEGERI 5 TANGERANG

BERBASIS WEB

Disusun Oleh :

NIM	: 1211473958
Nama	: Dara Hana Wardani
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang,2015

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)					(Maimunah, M.Kom)
NIP : 00594					NIP : 007002

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA SMK NEGERI 5 TANGERANG

BERBASIS WEB

Dibuat Oleh :

NIM	: 1211473958
Nama	: Dara Hana Wardani

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang,2015

Pembimbing I			Pembimbing II
(Sri Rahayu,, S.T,.MMSI)			(Haryanto, S.Kom)
NID : 99001			NID : 12003

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA SMK NEGERI 5 TANGERANG

BERBASIS WEB

Dibuat Oleh :

NIM	: 1211473958
Nama	: Dara Hana Wardani

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2014/2015

Disetujui Penguji :

Tangerang, 2015

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA SMK NEGERI 5 TANGERANG

BERBASIS WEB

Disusun Oleh :

NIM	: 1211473958
Nama	: Dara Hana Wardani
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, 2015

(Dara Hana Wardani)

NIM : 1211473958

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRACT

The system of correspondence to the achievement of a rapid and accurate information is inseparable from each organization's activities in schools or other institutions.A computerized system was the one who was able to play an important role as a tool in processing data and solve problems that small as well as the complex problems though. As with any process of logging incoming mail and outgoing mail that happened in school organization SMK Negeri 5 Tangerang today, in practice the process of logging incoming mail and outgoing mail is still done by noted into the big book this leads to high rates of logging especially in recording the number of letters, not to mention talk about neatness, the storage process is incompatible with the type of letter or category so that this letter did lead the process slows mail searchoften, even a letter does not exist when in fact the letter there. Systems that are running currently in the system so that the manual is effective and efficient. Based on the above issue then the researchers propose a new system of doing logging incoming mail and outgoing mail as well as the process of making a report to facilitate the Admin in the search warrant and ease in data storage. As for the methods in use are obtained is then analyzed and illustrated in the form of a Use Case by using UML.

Keywords: Incoming Mail, Outgoing Mail, Letter Report

ABSTRAKSI

ABSTRAKSI Sistem mengenai surat menyurat untuk tercapainya sebuah informasi yang cepat dan akurat tidak terlepas dari setiap kegiatan organisasi disekolah ataupun lembaga lainnya.Sebuah sistem komputerisasi lah yang mampu memegang peranan penting sebagai alat bantu dalam pengolahan data dan memecahkan masalah yang kecil serta masalah yang komplek sekalipun. Seperti halnya proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang terjadi di organisasi sekolah SMK Negeri 5 Tangerang saat ini, dalam prakteknya proses pendataan surat masuk dan surat keluar masih dilakukan dengan cara mencatat ke dalam buku besar hal ini menyebabkan tingginya tingkat pencatatan terutama dalam pencatatan nomor surat, belum lagi bicara soal kerapihan, proses penyimpanan surat tersebut tidak sesuai dengan jenis surat atau kategori surat sehingga hal ini pun menyebabkan proses memperlambat pencarian surat, bahkan tak jarang surat yang dimaksud tidak ditemukan padahal sebenarnya surat itu ada. Sistem yang berjalan saat ini masih manual sehingga sistem tersebut belum efektif dan efisien. Berdasarkan masalah di atas maka peneliti mengusulkan sistem yang baru dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar serta proses pembuatan laporan agar mempermudah Admin dalam pencarian surat dan mempermudah dalam penyimpanan data. Adapun metode yang di pergunakan diperoleh kemudian dianalisis dan digambarkan dalam bentuk Use Case dengan menggunakan UML.

Kata kunci : Surat Masuk, Surat Keluar, Laporan Surat.

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahiim

Alhamdulillah Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Swt, karena dengan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan Skripsi ini berjudul Aplikasi Sistem E-Learning Berbasis WEB Pada STPI Curug. Skripsi ini diambil sebagai salah satu syarat untuk kelulusan pada STMIK Raharja.

Penulis berharap karya tulis ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan tambahan pengetahuan bagi para pembaca umumnya serta mahasiswa pada khususnya. Dan semoga karya tulis ini dapat menjadi bahan perbandingan dalam periode selanjutnya, dan dapat menjadi suatu karya ilmiah yang baik.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih atas bantuannya yang tak ternilai harganya kepada :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Ketua STMIK Raharja.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja.
3. Ibu Maimunah, M.Kom, selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja.
4. Ibu Sri Rahayu, S.T.MMSI, selaku Pembimbing I.
5. Bapak Haryanto, S.Kom, M.Kom, selaku Pembimbing II.
6. Bapak Dede Permana, selaku pembimbing lapangan.
7. Kepada kedua orang tua yang selalu memberi motivasi, semangat dan dukungan secara moril maupun materil.
8. Best Friend Iqbal, Aliel, Wita, Wasyi, Riri, Riana, Dear, Yuni, Sinta, Rika, Gatri, Andryono, Romandhika, Adhitya, Andryanto, yang telah memberikan semangat dan supportnya dalam pembuatan laporan ini.
9. Rekan-rekan dan sahabat yang lain Pak Junaidi, teman-teman Ilmuti, Bang Irfan, Fadly, Gustav, Sutajaya, Aangvicky, Ari, Ifan, Ka Luna,Pak Wahyu yang membantu pembuatan laporan ini.
10. Kepada teman-teman STMIK Raharja.
11. Dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Namun demikian, penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan-kekurangan baik dari segi penulisan mapun teknik penyajiannya masih banyak pula hal yang dapat dikembangkan dalam laporan ini. Untuk itu, kritik dan saran yang positif sangat penulis harapkan demi perbaikan laporan ini.Akhir kata penulis berharap penulisan laporan ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat dikemudian hari.

Akhir kata dari saya dan semua pihak yang telah membantu terwujudnya karya tulis ini, semoga Allah SWT melimpahkan rahmat dan hidayahnya Amin.

 

 

Tangerang, Januari 2015

 

 

 

(Dara Hana Wardani)

NIM : 1211473958

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Literature Review

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Tabel 3.4 Final Elisitasi

Tabel 4.1 Spesifikasi Basis Data Tabel Admin

Tabel 4.2 Spesifikasi Basis Data Tabel File Materi

Tabel 4.3 Spesifikasi Basis Data Tabel Jawaban

Tabel 4.4 Spesifikasi Basis Data Tabel Kelas

Tabel 4.5 Spesifikasi Basis Data Tabel Mata Pelajaran

Tabel 4.6 Spesifikasi Basis Data Tabel Nilai

Tabel 4.7 Spesifikasi Basis Data Tabel Nilai Soal Esay

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Karakteristik Suatu Sistem

Gambar 2.2 Siklus Pengolahan Data

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Sistem mengenai surat menyurat untuk tercapainya sebuah informasi yang cepat dan akurat tidak terlepas dari kegiatan organisasi disekolah ataupun lembaga lainnya. Dalam prakteknya proses pendataan surat masuk dan surat keluar masih berjalan manual hal ini dilakukan dengan cara mencatat ke dalam buku besar. Banyaknya hal yang harus di catat seperti nomor, perihal, tanggal dan lain sebagainya. Hal ini menyebabkan tingginya tingkat pencatatan terutama dalam pencatatan nomor surat. Belum lagi bicara soal kerapihan, proses penyimpanan surat tersebut tidak sesuai dengan jenis surat atau kategori surat sehingga hal ini pun menyebabkan proses memperlambat pencarian surat, bahkan tak jarang surat yang dimaksud tidak ditemukan padahal sebenarnya surat itu ada. Dalam paparan diatas perlu di ciptakan satu system yang mampu mencatat surat masuk surat keluar dengan cepat dan akurat, mengelompokan surat masuk surat keluar sesuai dengan jenis surat.

Manajemen sistem yang saya ingin terapkan pada sekolah sebagai upaya pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini agar dapat berjalan dengan baik. Sehingga untuk mencari data surat masuk dan surat keluar dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan terkomputerisasi. Atas dasar itulah penulis mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada SMK Negeri 5 Tangerang Berbasis Web ”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan dari uraian diatas maka penulis mengambil beberapa pokok permasalahan :

1. Bagaimana proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada SMK Negeri 5 Tangerang yang sedang berjalan saat ini ?
2. Bagaimana merancang dan membuat Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar pada SMK Negeri 5 Tangerang yang efektif ?
3. Apakah laporan yang di hasilkan saat ini datanya sudah akurat ?

Ruang Lingkup Penelitian

Untuk membatasi ruang penelitian yang terkait dengan Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar mulai dengan permasalahan input data pegawai, data bagian, data ekternal, input surat masuk, input surat keluar, sampai dengan pembuatan laporan agar menjadi terarah dan berjalan dengan baik.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Ini adalah tujuan penelitian

1. Untuk mengetahui proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada SMK Negeri 5 Tangerang yang sedang berjalan saat ini.

2. Untuk mengetahui apakah sistem penanganan surat masuk dan surat keluar saat ini sudah efektif dan efisien .

3. Untuk mengetahui apakah sistem yang berjalan saat ini sudah cepat dan akurat .

Manfaat Penelitian

1. Memberikan solusi system surat masuk dan surat keluar pada SMK Negeri 5 Tangerang yang terkomputerisasi.

2. Memberikan solusi sistem penanganan surat masuk dan surat keluar secara efektif dan efisien.

3. Memberikan solusi sistem yang mampu membuat laporan dengan cepat dan akurat .

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Dalam mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian, penulis menggunakan metode sebagai berikut :

1. Observasi (Pengamatan)

   Merupakan metode pengumpulan data dengan cara pengamatan secara langsung ke tempat dilakukannya suatu penelitian serta menganalisis terhadap unsur-unsur yang diteliti secara sistematis.

2. Wawancara

   Merupakan metode dilakukan melalui proses tanya jawab dengan pegawai atau beberapa dewan guru yang bersangkutan di SMK Negeri 5 Tangerang. .

3. Studi Pustaka

   Studi Pustaka adalah Metode yang digunakan untuk mendapatkan data atau informasi dari beberapa sumber literatur-literatur yang berkaitan dengan penelitian..

Metode Analisa

1. Metode Analisa Sistem

   Dalam penelitian ini Untuk memperoleh data dan informasi Sekolah SMK Negeri 5 Tangerang yang sebagian masih menggunakan metode-metode manual yang kurang efisien. .

2. Metode Analisa Perancangan Program

   Untuk menganalisa program yang dirancang, penulis menggambarkannya dengan menggunakan pengumpulan data dengan cara pengamatan secara langsung ke tempat dilakukannya suatu penelitian serta menganalisis terhadap unsur-unsur yang diteliti secara sistematis.Metode yang digunakan untuk mendapatkan data atau informasi dari beberapa sumber literatur-literatur yang berkaitan dengan penelitian.Metode pengumpulan data dengan cara pengamatan secara langsung ke tempat dilakukannya suatu penelitian serta menganalisis terhadap unsur-unsur yang diteliti secara sistematis.Untuk memperoleh data dan informasi Sekolah SMK Negeri 5 Tangerang yang sebagian masih menggunakan metode-metode manual yang kurang efisien.Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Black Box Testing. Black Box Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Black Box memungkinkan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian Black Box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa katagori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi. ).

Metode Perancangan Sistem

Pada metode ini akan dijelaskan mengenai metode perancangan dengan menggunakan metode waterfall yaitu: 1. CommunicationPada tahapan ini pengembangan dengan client saling berkomunikasi dan kolaborasi untuk mendapatkan kebutuhan sistem. Hal ini sangat penting yang dimana software berinteraksi dengan hardware dan juga database. Proses ini biasa disebut dengan project definition.2. PlanningPada proses ini merupakan untuk pengerjaan software yang meliputi: pembagian tugas-tugas teknis yang akan dikerjakan, jadwal pengerjaan, resiko yang mungkin akan terjadi serta sumber-sumber yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan software.3. ModellingProses ini meliputi pembuatan model yang akan mempermudah antara pengembangan dan client dalam pemahaman kebutuhan perangkat lunak dan desain yang sesusai dengan kebutuhan.4. ConstructionPada proses ini difokuskan pada coding dan testing. Dimana desain yang telah dibuat pada proses modeling di terjemahkan kedalam bahsa pemrograman agar dapat dimengerti oleh mesin, tahapan ini disebut coding. Sedangkan testing adalah tahapan dimana software yang dibuat di ujicoba agar menimalisirkan error yang terjadi dan hasilnya sesusai dan tepat seperti kebutuhan yang telah di definisikan.5. DeploymentPemeliharaan dan pengembangan dibutuhkan pada susatu software. Pada tahapan pemeliharaan disini yaitu yntuk memperbaikin bugsyang tidak ditemukan sebelumnya sedangkan pada tahapan pengembangan seperti adanya penambahan-penambahan fitur yang sebelumnya tidak ada.

Metode Pengujian

Pada metode pengujian ini yang digunakan yaitu Black Box Testing. Black Box Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Black Box memungkinkan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian Black Box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa katagori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Skripsi ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori-teori pendukung penganalisaan dan pengembangan sistem, yang meliputi: pengembangan sistem, perancangan sistem, konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, pengertian UML, penggambaran sistem dengan menggunakan UML, serta teori-teori lainnya yang digunakan untuk mendukung penganalisaan dan pengembangan sistem baru yang diusulkan.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini berisikan menjelaskan tentang gambaran umum SMK Negeri 5 Tangerang, tata laksana sistem yang berjalan, permasalahan yang dihadapi, dan alteratif pemecahan masalah, elisitasi tahap 1, tahap 2, tahap 3, dan draf final.

BAB IV HASIL PENELITIAN

Bab ini menjelaskan analisa sistem yang diusulkan dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML) melalui program Visual Paradigm 6.4, yaitu Use Case Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram, rancangan basis data, screen shot dari sistem yang diimplementasikan, serta rancangan perangkat sistem yang diusulkan, terdiri dari hardware dan software.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran penulis dari hasil penelitian yang dilakukan. \.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

1. Definisi Sistem

Menurut Sutabri (2012:16) menarik kesimpulan bahwa “suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Menurut Sutabri (2012:10) menarik kesimpulan secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. ”.

Menurut Pratama (2013;7) sistem didefinisikan sebagai sekumpulan prosedur yang saling berkaitan dan saling terhubung untuk melakukan suatu tugas bersama-sama.

Menurut Atmosudirdjo (2012:17) menyatakan, suatu sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan sebuah kesatuan pemrosesan atau pengolahan tertentu.

Menurut Sutabri (2012:17), terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem. Yaitu: a. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan. Berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk meneyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Ricard F. Neuschel dalam Tata Sutabri (2012:17), sebagai suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. b. Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Lili Tanti dalam Jurnal CCIT Vol.3 No.2 (2010:208), “Analisa secara umum merupakan tahap dari daur hidup pengembangan perangkat lunak pengajar. Salah satu tahap yang bertujuan untuk memahami keperluan pembelajaran dan mengembangkan permintaan-permintaan.Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Mr.S.Prajudi Atmosudirjo dalam Tata Sutabri (2012:17) menyatakan suatu sistem terdiri atasobjek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsure-unsur tersebut merupakan sebuah kesatuan pemrosesan atau pengolahan tertentu.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan.

2. Karakterisitk Sistem

Menurut Sutabri (2012:20), karakteristik sistem adalah sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem, setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkugan Luar Sistem (Environtment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara, lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (Signal Input). Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, kaluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakan sebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain.

7. Pengolahan Sistem (Proses)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

3. Klasifikasi Sistem

Menurut Sutabri (2012:22), sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, di antaranya :

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atauide-ide yang tidak tempak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia dan lain sebagainya.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui prosesalam; tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine sistem. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contoh human machine sistem karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem determinasi dan sistem probobalistik

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probablistic.

4. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengnaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

Konsep Dasar Informasi

1. Definisi data

Menurut Sutabri (2012:2), data adalah bahan mentah yang diproses untuk menyajikan informasi.

Menurut Hamid Al-Jufri (2011:8), Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.




Menurut John J. Longkutoy dalam Tata Sutabri (2012:2), istilah data adalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf, atau simbol-simbol yang menunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lain-lain. Jelasnya, data itu bisa berupa apa saja dan dapat ditemui di mana saja. Kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang objektif (relatif) di dalam proses kebijaksanaan dan keputusan oleh pimpinan organisasi.




Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa data merupakan suatu bahan mentah yang bersifat fakta yang akan diproses untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat.




2. Definisi informasi




Sistem informasi manajemen berhubungn dengan informasi. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting didalam suatu organisasi.




Menurut Sutabri (2012:29), informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambil keputusan.




Menurut Hamid Al-Jufri (2011:8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya.







3. Nilai Informasi




Sutabri (2012:38), pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analsis cost effectivess atau cost benefit.




4. Fungsi Informasi




Menurut Sutabri (2012:31), Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mengkin merupakan hasil data yang sudah diolah menjadi sebuah keputusan. Akan tetapi, dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberi suatu kemungkinan faktor resiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda.

Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem informasi

Menurut Sutabri (2012:46), sistem informasi adalah “suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan – laporan yang diperlukan”.

Menurut Hamid Al-Jufri (2011:15), sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Dari pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa dan menyebarkan suatu informasi untuk tujuan tertentu.

Konsep Dasar Teknologi Informasi

Definisi Pendataan surat

1. tujuan pendataan

Tujuan dari pendataan adalah untuk memperoleh data yang akurat mengenai catatan keluar dan masuknya surat di SMK Negeri 5 Tangerang. Data ini digunakan SMK Negeri 5 Tangerang untuk.

a. Pencatatan secara akurat dan detail tentang masuk dan keluarnya surat.




b. Langkah awal untuk menindak lanjuti sebuah kebijakan.

Literature Review

Menurut Mulyandi dalam Nina Rahayu (2014:49) “Penelitian sebelumnya (literature review) merupakan survey literature tentang penemuan-penemuan yang di lakukan oleh peneliti sebelumnya (empirical fiding) yang berhubungan dengan topik penelitian”.

Dalam upaya perlu dilakukan studi pustaka sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Diantaranya adalah mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps), menghindari pembuatan ulang (reinventing the wheel), mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan, serta mengetahui orang lain yang spesialisasi dan area penelitian yang sama dibidang ini.




Berikut penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akandibahas dalam skripsi ini, antara lain:

1. Penelitian jurnal yang dilakukan oleh Woro Isti Rahayu (2011) Penelitian jurnal yang dilakukan Woro Isti Rahayu yang berjudul “ Perancangan Aplikasi Sistem Manajemen Inventori Pemberkasan Surat Masuk dan Keluar Di Politeknik Pos Indonesia Sebagai Penunjang Sistem Paperless” pada tahun 2011. Sistem yang diusulkan pada penelitian ini menggunkan Visual Bacis. Net selain itu database yang digunakan adalah SQL Server 2000, pilihan database tersebut dikarena fitur-fitur yang terdapat sangat menunjang. Aplikasi yang dirancang merupakan aplikasi pemberkasan surat yang dapat menyimpan surat masuk dan surat keluar, dan pencarian data-data surat.

</div>

2. Penelitian yang dilakuakan oleh Yunita Wulandari (2012) Penelitian yang dilakuakan oleh Yunita Wulandari, “Pembangunan Aplikasi Arsip Di Upt Puskom Uns”. Metode pada penelitian ini menggunakan Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi pustaka, observasi, dan dokumentasi. Pembangunan sistem rekayasa perangkat lunak ini sendiri berbasis Object Oriented (OO) yang menggunakan UML sebagai metode pemodelannya, sehingga analisis dan perancangan sistem yang digunakan meliputi use case diagram, class diagram, package diagram, dan sequence diagram. Sedangkan dari segi implementasinya digunakan CodeIgniter sebagai framework pembangunnya. Aplikasi surat-menyurat dapat membuat surat keluar lebih cepat dan efisien, memasukkan data surat masuk serta memberikan sarana penyimpanan arsip surat, sehingga dapat terkelola dengan baik. Aplikasi ini dapat diakses dan dijalankan secara localhost.

3. Penelitian yang dilakuakan oleh Nurhayati (2011) Penelitian yang dilakukan oleh Nurhayati, ”Pengembangan Sistem Layanan Persuratan (Studi Kasus : Kantor Kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan”. Metodologi penelitian yang digunakan terdiri dari metode pengembangan sistem yaitu FAST (Framework Aplication of System Thinking) menurut Whitten at all, dan fase-fase yang penulis gunakan adalah fase definisi lingkup, fase analisa masalah, fase analisa kebutuhan, fase desain logis, fase desain fisik, fase kontruksi dan fase implementasi dan strategi pemodelan objek yaitu OOAD (Object Oriented Analysis and Design) serta tools yang digunakan adalah UML. Hasil yang dicapai sebuah sitem layanan persuratan 5.81mb, serta sistem telah diintegrasikan dengan database warga dengan output surat keterangan.

4. Penelitian yang dilakukan oleh Jubaedah (2013) Penelitian yang dilakukan oleh Jubaedah, ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis WEB Pada SMA Negeri 6 Tangerang”. Metode penelitian yang digunakan adalah metode OOAD (Object Oriented Analysis and Design), melalui metode perancangan UML yang dituangkan dalam tahap pembuatan use case diagram, sequence diagram, activity diagram dan class diagram. Penelitian ini dilakukan karena melihat sistem yang berjalan saat ini masih kurang efektif dan masih menggunakan semikonputerisasi dan laporannya pun masih di input kedalam Microsoft office. Aplikasi yang dihasilkan berbasis WEB yang menggunakan bahasa pemrograman HTML, XAMPP, MYSQL, dan PHP.

5. Penelitian yang dilakukan oleh Suciati Fazri (2013) Penelitian yang dilakukan oleh Suciati Fazri, ”Aplikasi Pendatan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada SMK Abdi Negara Tangerang Berbasis WEB”. Metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan metode OOAD (Object Oriented Analysis and Design), melalui metode perancangan UML yang terdiri dari use case diagram, sequence diagram, activity diagram dan class diagram. Aplikasi ini dibuat karena pencatatn yang dilakukan di SMK Abdi Negara Tangerang masih semi komputerisasi sehingga dibutuhkan waktu yang lama saat pncarian berkas dalam arsip data-data surat. Aplikasi yang dihasilkan berbasis WEB.

6. Penelitian yang dilakukan oleh Nur Yuliani (2013) Penelitian yang dilakukan oleh Nur Yuliani, ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Keluar Masuk Surat Pada Sekretariat Daerah Kota Tangerang Selatan Berbasis WEB”. Metode penelitian yang digunakan yaitu metode waterfall, metode ini terdiri dari Communication, Planning, Modelling, Construction, dan Deployment. Aplikasi ini dibuat karena tidak adanya apilkasi khusus yang digunakan di kantor sekretariat daerah kota Tangerang Selatan untuk mengolah data keluar masuknya surat. Aplikasi yang dibuat berupa web dan diharapkan dapat menunjang kegiatan admin dan pegawai dalam mengelola surat agar lebih baik.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Perusahaan

Dilatar belakangi perkembangan Pendidikan di kota Tangerang dan semakin banyaknya tuntutan tenaga pendidik di sekolah-sekolah dasar, maka Senin 16 Juli 2007 adalah hari pertama bagi siswa siswi baru SMK Negeri 5 Tangerang tahun pelajaran 2007-2008. Sehubungan dengan belum lengkapnya fasilitas sekolah, maka untuk sementara kegiatan belajar mengajar menumpang di SMK Negeri 3 Tangerang. Dan pada 3 September 2007 dimulai lah kegiatan belajar mengajar di gedung baru yang berlokasi di Jl. Tri Praja No.01 Panunggangan Utara Pinang Tangerang. Dalam menyambut datangnya era globalisasi yang semakin kompetitif, dimana persaingan manusia sejagat sangat ditentukan oleh kemampuannya secara praktek dengan bekal memiliki kompetensi tertentu. Dengan meberdayakan segala potensi yang dimiliki SMK Negeri 5 Tangerang terus memacu diri menajadi sekolah menengah kejuruan yang berkualitas dan unggul sesuai dengan visi misinya.

Struktur Organisasi Perguruan Tinggi Raharja

Struktur organisasi sangat penting bagi sebuah organisasi manapun karena untuk menunjukan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi, bagian-bagian manapun tugas dan wewenag dan tanggung jawab masing-masing yang berbeda-beda dalam suatu organisasi, yang merupakan suatu keseharusan bagi suatu lembaga organisasi. Strukur organisasi pada SMK Negeri 5 Tangerang disusun secara bertahap sesuai dengan kondisi dan dengan memperhatikan efektifitas dan efesiensi pengguanaan tenga, untuk menunjang lancarnya pelaksanaan pengelolaan sekolah diperlukan adanya kelompok kerja ini pada dasarnya membantu kepala sekolah dalam pelaksanaan tugas, mengelola sekolah ke arah yang di harapkan berdasarkan kurikulum dan tujuan pendidikan seperti yang terlihat pada gambar struktur organisasi di bawah ini.

Tugas dan Tanggung Jawab

A. Kepala Sekolah bertugas yaitu :

1. Penyelenggaraan kegiatan pendidikan. 2. Mengatur proses belajar mengajar 3. Pelaksana bimbingan dan penilaian guru dan tenaga pendidik lainnya. 4. Bertanggung jawab terhadap diberlakukannya tata tertib dan peraturan sekola 5. Penyelenggaraan administrasi sekolah yang meliputi administrasi ketenagaan, keuangan, kesiswaan, perlengkapan dan kurikulum. 6. Pelaksana hubungan sekolah dengan lingkungan atau masyarakat sekitar sekolah.

B.   Wakasek Kurikulum bertugas yaitu :

1. Menyusun program dan jadwal kegiatan pelajaran. 2. Menyusun pembagian tugas mengajar. 3. Menyusun jadwal evaluasi. 4. Menyusun program pelaksana UAS/UAN dan kenaikan kelas. 5. Menyusun personil wali kelas dan guru piket. 6. Membimbing dan mengarahkan penyusunan program pengajaran. 7. Menyusun laporan hasil kegiatan belajar dalam pencapaian target kurikulum dan daya serap siswa setiap semesternya. 8. Pembentukan panitia penerima siswa baru.

C.  Kurikulum bertugas yaitu :

1. Penyusunan laporan program kerja tata usaha. 2. Pengolah keuangan sekolah. 3. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa. 4. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai Tata Usaha dan guru.

D.   Staff Tata Usaha Sekolah bertugas yaitu :

1. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah. 2. Penyusunan dan penyajian data statistik sekolah. 3. Membuat buku induk siswa dan surat menyurat. 4. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketata-uasahaan secara berkala. 5. Pembentukan panitia penerima siswa baru.

E.   Wakasek Kesiswaan bertugas yaitu :

1. Menyusun program pendidikan kesiswaan / OSIS. 2. Mengkoordinasikan pelaksanaan bimbingan, pengarahan dan pengendalian Kegiatan siswa / OSIS dalam rangka menegakan disiplin dan tata tertib sekolah. 3. Mengkoordinasikan pelaksanakan kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban, kerindangan dan kesehatan. 4. Mengkoordinasikan, pengarahan dalam pembinaan pengurusan OSIS dalam berorganisasi. 5. Mengkoordinasikan pelaksana pemilihan siswa-siswi teladan. 6. Mengevaluasi pelaksanaan pembinaan siswa-siswi. 7. Menyusun laporan kegiatan kesiswaan secara berkala.

F.   Wakasek Pengembangan bertugas yaitu :

1. Mengkoordinasikan pengivestasian sarana dan prasarana. 2. Penyusunan laporan kebutuhan sarana dan prasarana. 3. Pengadaan sarana dan prasarana. 4. Mengkoordinasikan pemeliharaan, perbaikan, pengembangan, penghapusan sarana dan prasarana. 5. Membuat laporan.

G.  Humas bertugas yaitu:

Sebagai pihak penghubung dari sekolah dengan pihak luar sekolah.

H.  BK/BP bertugas yaitu:		

1. Membuat catatan permasalahan siswa untuk dikoordinasikan dengan wali kelas dan wali murid. 2. Memberikan peringatan/sanksi terhadap murid yang melanggar peraturan. 3. Sebagai media konsultasi murid.I.KA. Jurusan 1. Bertanggung jawab atas penyusunan sap dan bahan ajar. 2. Mengimplementasikan kurikulum, sap, dan bahan ajar. 3. Memonitoring keadaan guru dalam pengajaran jam, konsultasi,dan tugas-tugas yang disampaikan dewan guru. 4. Bertanggung jawab atas pembinaan siswadan guru binaan nya. 5. Bertanggung jawab atas peserta akademik siswa.

J .  Tugas dan Tanggung jawab Guru yaitu :

1. Guru bertanggung jawab dalam pelaksanaan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien. 2. Membuat program pengajaran. 3. Membuat persiapan pengajaran. 4. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar. 5. Menganalisa dan pengembangan setiap bidang pengajaran yang menjadi tanggung jawab. 6. Meneliti daftar hadir siswa sebelum mulai pelajaran. 7. Membuat dan menyusun lembaran kerja guru dan siswa. 8. Membuat catatan permasalahan siswa untuk dikoordinasikan dengan wali kelas dan pengawas BP. 9. Mengisi agenda kelas setiap selesai memberikan pelajaran. 10. Membuat laporan percapaian target kurikulum dan daya serap setiap bidang pelajaran yang menjadi tanggung jawab serta hasil penilaian untuk diserahkan kepada wali kelas.

K.   Tata Usaha Sekolah bertugas yaitu :

1. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah. 2. Penyusunan dan penyajian data statistik sekolah. 3. Penyusunan laporan program kerja tata usaha sekolah. 4. Pengolahan keuangan sekolah. 5. Membuat buku induk siswa dan surat menyurat. 6. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketata-usahaan secara berkala.

L.  Siswa bertugas yaitu:	

1. Mengikuti peraturan yang berlaku di sekolah. 2. Siswa datang ke sekolah 15 menit sebelum kelas dimulai. 3. Siswa berkewajiban untuk membayar administrasi yang di tetapkan oleh sekolah.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

<p style="line-height: 2"Use case diagram dibawah ini menjelaskan tentang prosedur yang berjalan saat ini : Pengirim surat mengirim surat ke bagian Tata Usaha, bagian Tata Usaha mencatat data surat masuk, bagian Tata Usaha mencatat data surat keluar, lalu di berikan ke penerima surat, kemudian Tata Usaha membuat kartu kendali yang akan diserahkan ke Kepala Sekolah, lalu kepala sekolah meng acc surat tersebut, kemudian bagian Tata Usaha membuat rekap laporan yang sudah di acc. </p>

Rancangan Prosedur Sistem Berjalan

 ?

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Metode analisa sistem yang digunakan adalah metode OOAD yaitu analisa dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sistem yang berjalan terdiri dari use case, activity dan sequence diagram.

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

1. Analisa Masukan Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri. Data ini didapat ketika semua penerima dan pengirim surat telah terdaftar. Nama Masukan : Surat Masuk dan Surat Keluar Fungsi  : Sebagai bukti pendataan surat masuk dan surat keluar Sumber  : Petugas pendataan surat masuk dan surat keluar Media  : Kertas, Komputer Distribusi  : Admin mendata surat Frekuensi  : Setiap ada surat yang masuk dan surat yang keluar Keterangan  : Berisi daftar surat masuk dan surat keluar 2. Analisa Proses Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek balik karena adanya data input. Didalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada. Ketika ada surat yang masuk maka sekretaris mendata surat dan kemudian menyerahkan surat ke penerima surat, membuat laporan dan menyerahkan ke kepala perwakilan dan ketika ada membuat surat keluar sekretariat membuat surat untuk di acc, setelah di acc menyerahkan surat ke bagian umum kemudian membuat laporan. Nama Proses  :Pendataan surat masuk dan surat keluar Masukan  :Form_pendataan surat masuk dan surat keluar Laporan pendataan surat masuk dan surat keluar Ringkasan proses  : Proses ini menginput Pendataan surat masuk dan surat keluar dari buku besar Adapun penjelasan lebih rinci mengenai Analisa proses yang sedang berjalan digambarkan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). 3. Analisa Keluaran Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap. Meliputi  : 1. Laporan pendataan surat masuk Berupa laporan pendataan surat-surat yang masuk, yang dikumpulkan selama satu bulan. 2. Laporan pendataan surat keluar Berupa laporan pendataan surat-surat yang keluar, yang dikumpulkan selama satu bulan.

Konfigurasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Hardware Sistem tersebut menggunakan 1 unit komputer PC dengan spesifikasi sebagai berikut -Processor : Core To Duo -Monitor : LCD 14" -Mouse : Ps2 -RAM : 2 GB -HD : 80 GB -Keyboard : Compatible Ps2 -Printer : Canon Ip1800 Series Aplikasi yang digunakan (Software) -Windows 7 -Word 2007 -Microsoft Excel 2007 Hak Akses Untuk mengoperasikan hanya dapat dilakukan oleh 1 (satu) orang, yaitu : -Admin

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan yang dihadapi Masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar SMK Negeri 5 Tangerang belum berjalan dengan baik saat ini. 2. Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini belum memiliki tempat penyimpanan data sehingga masih sering terjadinya kehilangan data serta sulit untuk mencari surat masuk dan surat keluar. 3. Dibutuhkan sebuah sistem surat masuk dan surat keluar yang dapat membantu pekerjaan Admin dalam mendata surat masuk dan surat keluar pada SMK Negeri 5 Tangerang agar laporan yang dihasilkan tepat pada waktunya. Alternatif Pemecahan Masalah Setelah mengamati dan menganalisis dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, Penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, antara lain : Membuat aplikasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang mudah dioperasikan, dapat dengan cepat menghasilkan laporan, terdapatnya media penyimpanan data sehingga data yang ada tidak akan hilang serta untuk memudahkan pencarian surat.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I disusun berdasarkan hasil wawancara dengan stakeholder, Berikut dilampirkan diagram elisitasi tahap I:

Elisitasi Tahap II

 ?

Elisitasi Tahap III

 ?

Final Draft Elisitasi

 ?




BAB IV

HASIL PENELITIAN

Rancangan Sistem Usulan

Prosedur Sistem Usulan

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Activity Diagram Yang Diusulkan

Sequence Diagram Yang Diusulkan

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Rancangan Basis Data

Normalisasi

Spesifikasi Basis Data

Flowchart System yang diusulkan

Rancangan Program

Rancangan Prototipe

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Aplikasi Yang Digunakan

Hak Akses

Testing

Evaluasi

Implementasi

Schedule

Penerapan

Estimasi Biaya

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

1. Proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan saat ini pada SMK Negeri 5 Tangerang masih berjalan manual,yaitu proses pencatatannya masih menggunakan buku besar baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar , pencarian data surat masuk dan surat keluar dilakukan secara manual dan pembuatan laporannya pun masih manual.

2. Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini belum mempunyai tempat penyimpanan data sehingga data yang ada sering hilang.

3. Untuk membuat sistem surat masuk dan surat keluar dibutuhkan aplikasi berbasis web dan tempat penyimpanan data, sehingga data yang ada tidak akan hilang dan memudahkan pencarian surat.

Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian

a. Kesimpulan Terhadap Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui masalah-masalah apa saja yang muncul pada pendataan surat masuk dan surat keluar pada SMK Negeri 5 Tangerang, serta dapat memberi masukan-masukan agar mengurangi kesalahan-kesalahan dalam proses pendataan surat masuk dan surat keluar.

2. Tujuan dari penelitian ini yaitu agar hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat bermanfaat dan digunakan oleh SMK Negeri 5 Tangerang sebagai referensi untuk memperbaiki sistem pendaataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini karena sistem yang berjalan saat ini masih belum dibilang efektif dan efisien.

3. Tujuan dari penelitian ini yaitu dapat menambah pengetahuan , pengalaman serta pengamatan dari sebuah sistem yang berjalan saat ini di SMK Negeri 5 Tangerang, maka penulis membuat sistem yang ingin di terapkan ini agar dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat sesuai dengan kebutuhannya.

b. Kesimpulan Terhadap Manfaat Penelitian

1. Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat mempermudah admin dalam melakukan proses pencataan surat masuk dan surat keluar, sehingga proses pendataannya dapat terkontrol dan berjalan dengan baik.

2. Dengan adanya sistem ini diharapkan agar terciptanya pembuatan laporan surat yang lebih baik lagi, serta efektif dan efisien bagi SMK Negeri 5 Tangerang dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan surat keluar.

3. Dengan adanya sistem ini diharapkan agar admin dapat membuat laporan dengan cepat dan akurat sehingga memudahkan pekerjaan.

4. </p>

Kesimpulan terhadap metode penelitian

1. Penulis melakukan metode pengumpulan data dalam penelitian ini, dimana penulis melakukan wawancara langsung kepada stakeholder atau pegawai yang ada di SMK Negeri 5 Tangerang, selain itu penulis juga melakukan observasi langsung di SMK Negeri 5 Tangerang, dan penulis juga memperoleh data dan informasi dari sumber literature seperti buku, jurnal, internet, dan lain sebagainya.

2. Penulis menggunakan metode pengembangan sistem dalam penelitian ini yaitu dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle).

3. Metode pengujian yang penulis gunakan dalam penelitian ini yaitu Blackbox Testing . Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.

Saran

1. Perlu diadakan pelatihan kepada pengguna (user) yang akan menggunakan sistem tersebut sebagai administrator, agar dapat dimanfaatkan dengan baik.

2. Apabila sistem yang baru sudah berjalan maka perlu di perhatikan dan di lakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan perkembangan di sekolah atau lembaga lainnya.

3. Dimasa yang akan datang, diharapkan bagi mahasiswa yang mengambil judul skripsi yang sama untuk dapat mengembangkan sistem ini menjadi jauh lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

Aisyah, Sity, Nawang Kalbuana. 2011. Perancangan Aplikasi Akademik Teknologi Mobile Menggunakan J2ME. Journal CCIT Vol-4 No.2 – Januari 2011.


Al-Jufri, Hamid. 2011. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan. Jakarta : PT Smart Grafika.


Darmawan, Deni, Fauzi Nur Kunkun. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Bandung : PT Remaja Rosdakarya Database Melalui Methode DMQ Base Level. Tangerang:Perguruan Tinggi Raharja. Jurnal CCIT Vol.4 No.3


Fazri, Suciati. 2013. Aplikasi Pendatan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada SMK Abdi Negara Tangerang Berbasis WEB. Fathurrahman. 2014. Membuat Website Mudah dan Praktis dengan Weebly. Jakarta : PT Elex Media


Henderi, Maimunah, Randy Andrian. 2011. Desain Aplikasi E-learning Sebagai Media Pembelajaran Artificial Informatics.Tangerang: Jurnal CCIT. Vol. 4, No.3-Mei 2011.


Jubaedah.2012. Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis WEB Pada SMA Negeri 6 Tangerang.


Murad, Dina Fitria, Nia Kusniawati, Muhamad Hariyanto. 2013. Aplikasi Intelligence Website Untuk Penunjang Laporan PAUD Pada Himpaudi Kota Tangerang. Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 7, No. 1, September 2013.


Nugraha, Dendy. 2013. Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Keluar Pada UPT Pendidikan Kecamatan Tigaraksa.


Nurhayati. 2013.Pengembangan Sistem Layanan Persuratan (Studi Kasus : Kantor Kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan.


Rahayu,Woro Isti. 2011. Perancangan Aplikasi Sistem Manajemen Inventori Pemberkasan Surat Masuk dan Keluar Di Politeknik Pos Indonesia Sebagai Penunjang Sistem Paperless.


Pratama, Eka, Agus, Putu, I. 2013. Sistem Informasi dan Implementasinya. Bandung : Informatika.

Rahardja, Untung, Hidayati, Mia Novalia. 2011. Peningkatan Kinerja Distributed


Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.

Tanti,Lili. 2010. Pengembangan Perangkat Ajar Berbantuan Komputer Untuk Mempelajari Tata Bahasa Inggris. Tangerang : Perguruan Tinggi Raharja. Jurnal CCIT Vol.3 No.2.

Wulandari, Yunita. 2012. Pembangunan Aplikasi Arsip Di Upt Puskom Uns.Yuliani, Nur. 2013. Perancangan Sistem Informasi Pendataan Keluar Masuk Surat Pada Sekretariat Daerah Kota Tangerang Selatan Berbasis WEB.




DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A : A.1. Surat Pengantar Skripsi A.2. Surat Keterangan Observasi A.3. Kartu Bimbingan Skripsi A.4. Kartu Study Tetap Final (KSTF) A.5. Form Validasi Skripsi A.6. Kwitansi Pembayaran Skripsi A.7. Daftar Matakuliah Yang Belum Diambil A.8. Daftar Nilai A.9. Sertifikat TOEFL A.10. Sertifikat Prospek A.11. Seminar IT Internasional A.12. Sertifikat IT Nasional A.13. Curriculum Vitae (CV) A.14. Formulir Seminar Proposal A.16. Formulir Final Presentasi A.17. Formulir Penilaian Objektif A.18. Undangan Steakholder A.19. Formulir Pertemuan Steakholder A.20. Surat Keterangan Hibah A.21. Surat Keterangan Implementasi Program A.22. Bimbingan Group A.23. Desain Kartu Nama A.24. Katalog Produk A.25. Final Presentasi A.26. Jurnal A.27. Slide Presentasi


LAMPIRAN B : B.1. Bukti Observasi

B.2. Form Wawancara


LAMPIRAN C : C.1. Bukti Surat Masuk C.2. Bukti Surat Keluar C.3. Bukti Kartu Kendali C.4. Bukti Buku Besar Surat Masuk C.5. Bukti Buku Besar Surat Keluar


LAMPIRAN D : D.1. Printscreen Halaman Login

D.2. Printscreen Halaman Menu Utama D.3. Printscreen Halaman Surat Masuk D.4. Printscreen Halaman Surat Keluar D.5. Printscreen Halaman Kartu Kendali D.6. Printscreen Halaman Laporan Surat Masuk D.7. Printscreen Halaman Laporan Surat Keluar D.8. Printscreen Halaman Laporan Kartu Kendali D.9. Printscreen Halaman Laporan Surat D.10. Printscreen Halaman Jenis Surat

D.11. Printscreen Halaman Lokasi Surat

Contributors

Admin, Dara hana wardani