RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI

KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1111468893
NAMA	: JARNUJI

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2015/2016)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI

KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1111468893
Nama	: JARNUJI
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

Disahkan Oleh :

Tangerang, Februari 2016

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi




(Ir. Untung Rahardja,M.T.I.)					(Nur Azizah,M.Akt.,M.Kom)
NIP : 000594					NIP : 078010

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI

KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 1111468893
Nama	: JARNUJI

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, Februari 2016

Pembimbing I			Pembimbing II




(M. Roihan, M.T.)			(Ilamsyah, M.Kom.)
NID : 02007			NID : 14019

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI

KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 1111468893
Nama	: JARNUJI

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2015/2016

Disetujui Penguji :

Tangerang, .... 2016

Ketua Penguji	Penguji I	Penguji II




(_______________)	(_______________)	(_______________)
NID :	NID :	NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI

KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1111468893
Nama	: JARNUJI
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Februari 2016

(JARNUJI)

NIM : 1111468893

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRACT

The progress of science and technology age very rapidly, businesses to obtain various information sources that are very easy from time to time with the development of increasingly sophisticated technology. With the technology that is needed by the public, government agencies and companies, as a means of archiving it to carry out the task properly archival needs be increased and menyempurnakanya optimally so as to provide information quickly, accurately and systematically. Until now there are still some government agencies are still using manual systems. One was at the District Office Sukadiri Tangerang district, especially in the common parts that are still using handwritten or ledger in pengarsipanya and process activities widely letter, this may result in job requires quite a long time. Computer technology is very supportive in terms of the processing of data to create an information used to provide a work that is as much as possible. So it becomes a constraint when leaders need documents or data company. At this writing explained stages of processing, from process analysis, perancanaan, using methods developed SDLC (System Development Life Cycle), as well as the design using the programming language PHP and MySQL database. So hopefully with the new system is able to solve problems that occur by providing easiness in processing the letter so that the system will run better.

Keywords: archive, collection letters, SDLC, php, mysql.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Skripsi ini dengan baik, adapun judul yang penulis uraikan dalam laporan ini adalah “Rancangan Sistem Informasi E-Document Pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang”.

Tujuan dari pembuatan Laporan Skripsi ini antara lain memenuhi salah satu persyaratan menyelesaikan pendidikan jenjang Strata Satu (S1) Jurusan Teknik Informatika (TI) pada Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja, juga berguna untuk memperdalam kemampuan penulis dalam merancang suatu sistem agar dapat diterapkan dengan baik.

Dalam kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih bahwa tanpa bimbingan, bantuan dan dorongan semua pihak maka penulis tidak dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik dan tepat waktu. Penulis ingin menyampaikan terima kasih khususnya kepada orang tua tercinta dan keluarga yang telah memberikan banyak do’a, dukungan moril dan materil kepada penulis. Dan pada kesempatan ini penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu seperti berikut :

Ir. Untung Rahardja, M.T.I, selaku Ketua STMIK Raharja
Sugeng Santoso, M.Kom, selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja.
Ibu Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom, selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja.
Bapak M. Roihan, M.T. selaku Dosen Pembimbing I yang telah memberikan waktu dan saran kepada penulis untuk dapat menyelesaikan laporan skripsi.
Bapak Ilamsyah, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing II yang telah memberikan banyak masukan dan motivasi kepada penulis.
Bapak Sohib selaku stakeholder yang telah banyak membantu penulis dalam Penyusunan Skripsi ini.
Ayah, Ibu, serta istri yang saya cintai, yang selalu memberikan semangat dan dukungan moril, materil serta do’anya untuk keberhasilan penulis. Semoga Allah SWT meninggikan derajat Bapak dan ibu, baik di dunia maupun di akhirat. Amin
Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan banyak ilmu pengetahuan yang memperluas wawasan penulis.
Seluruh sahabat dan rekan-rekan seperjuangan dari angkatan 2011 yang saling memberi semangat satu sama lain untuk menyelesaikan penelitian ini, terima kasih atas semua pengalaman dan pertemanan yang tidak akan pernah terlupakan, semoga kebersamaan kita akan terus terjalin selamanya.

Penulis menyadari dalam penyelesaian laporan ini masih terdapat banyak kekurangan sehingga memerlukan banyak perbaikan dan penyempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan ini.

Akhir kata penulis berharap agar laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya, dan juga orang lain yang membaca dapat memperoleh ilmu dari laporan ini.

	Tangerang, Februari 2016
















	JARNUJI
	NIM. 1111468893

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Pada era sekarang ini kemajuan zaman yang disertai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat, menggungah para pelaku bisnis untuk memanfaatkan perkembangan tersebut sebagai sarana pengolahan data informasi secara cepat, tepat, dan sistematis. Teknologi komputer sangat mendukung dalam hal berbagai pengolahan data untuk membuat suatu informasi yang digunakan agar memberikan suatu hasil kerja yang semaksimal mungkin.

Komputer adalah alat yang digunakan untuk mengolah data dan informasi. Sistem informasi berbasis komputer terdiri dari serangkaian komponen-komponen antara lain : perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan manusia (brainware). Komponen ini saling berkoordinasi sehingga menghasilkan data informasi. Informasi ini digunakan sebagai dasar dalam mengambil keputusan-keputusan lebih terarah.

Salah satu sektor kehidupan manusia yang paling banyak memanfaatkan sistem informasi adalah perkantoran, baik perkantoran yang berorientasi Pemerintahan maupun non Pemerintahan. Pemanfaatan ini tidak banyak berfungsi sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan persaingan yang semakin kompetitif.

Kasubag Umum dan Kepegawaian pada Kantor Camat Sukadiri Kabupaten Tangerang dalam kesehariannya dapat melakukan mobilitas yang sangat padat. Diantaranya adalah pembuatan kearsipan di Kantor Camat Sukadiri Kabupaten Tangerang adalah salah satu unit kerja merupakan tempat untuk menyimpan, mengelola, mengumpulkan, dan mengatur. Bahan pustaka secara sistematis yang digunakan oleh pemakai sebagai sumber untuk mencari data. Pengarsipan di Kecamatan juga merupakan sebuah ruang dimana didalamnya terdapat banyak perihal yang disusun berdasarkan sistem yang sudah ditetapkan.

Menyadari akan pentingnya pengarsipan sebagai fungsi penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat atau mengahadapi suatu masalah yang ada pada Kantor Camat Sukadiri Kabupaten Tangerang. Terutama dalam bagian umum yaitu masih sederhana cara pengarsipan dan proses kegiatan surat secara meluas, sehingga dalam mengerjakan pekerjaan diperlukan waktu yang lama. Data yang terdistribusi dibanyak tempat dan menggunakan banyak form mengakibatkan data sulit diolah dengan baik, mulai dari proses pemilihan data sampai dengan pelaporannya. Hal ini mengkhawatirkan jika data tersebut hilang atau terkena bencana alam, untuk mengatisifasi hal tersebut, penulis menyadari berinovasi untuk membuat perubahan dalam laporan E-Document ini menyimpan sistem pengolahan data yang ada pada Kantor Camat Sukadiri Kabupaten Tangerang. Berdasarkan paparan yang ada telah dijelaskan dilatar belakang masalah maka penulis mengambil judul’’RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI KABUPATEN TANGERANG’’.

Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas yang telah dijelaskan, maka dengan ini penulis membuat rumusan masalah sebagai berikut :

Bagaimana sistem pengarsipan yang sedang berjalan saat ini pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang ?
Apakah sistem pengarsipan dikantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang saat ini sudah berjalan efektif dan efisien ?
Sistem informasi pengarsipan apa yang diperlukan di Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang ?

Ruang Lingkup Penelitian

Agar pembahasan ini lebih terarah dan berjalan menjadi lebih sempurna, maka penulis akan membatasinya pada ruang lingkup penelitian, yaitu : karena akses di Kecamatan sangat terbatas, sehingga penulis hanya menyajikan proses penyimpanan surat masuk dan surat keluar seperti surat keterangan kelahiran, surat keterangan kematian,surat keterangan domisili, surat keterangan pindah dan lain sebagainya.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian adalah urutan-urutan yang menguraikan secara lengkap maksud atau tujuan yang akan dicapai dari penelitian yang akan dicapai.

Adapun penelitian yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut :

Untuk mengetahui kendala apa saja yang menjadi permasalahan pada proses pengarsipan data yang ada di Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang.
Untuk merancang E-Document agar dapat membantu membuat sistem informasi yang diharapkan sesuai kebutuhan Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang.
Untuk mengolah pengarsipan agar sesuai kebutuhan Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang ingin dapat dipahami oleh pihak Pegawai Kecamatan.

Manfaat Penelitian

Sedangkan manfaat yang diinginkan dalam penelitian ini adalah :

Dapat mengetahui kendala apa saja yang menjadi permasalahan pada proses pengarsipan data di Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang.
Dapat merancang E-Document agar dapat membantu membuat sistem informasi yang diharapkan sesuai kebutuhan Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang.
Dapat mengolah pengarsipan agar sesuai dengan kebutuhan pemakai Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang ingin dapat dipahami oleh pihak Kecamatan.

Metode Penelitian

Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang penulis gunakan adalah metode deskripsi yaitu metode penelitian yang membahas, mengumpulkan dan menyajikan serta menganalisis data yang memberikan gambaran yang cukup jelas atas permasalahan yang dibahas.

Metode Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data di lapangan penulis memperoleh data tersebut dengan metode-metode antara lain :

Metode Observasi (Observation Research) Penulis melakukan pengamatan pada Kasubag Umum dan Kepegawaian, untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh penulis.
Metode Wawancara (Interview) Wawancara dilakukan untuk menggali informasi yang bersangkutan dengan pengarsipan data pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang terhadap pihak-pihak yang terkait yaitu, Kepala Kasubag Umum dan Kepegawaian.
Metode pustaka ( Study Literature ) Merupakan suatu teknik untuk mendapatkan informasi yang terkait dengan permaslahan yang akan diteliti oleh penulis untuk mendapatkan data dengan cara membaca buku-buku atau literature-literature yang ada dan melalui sumber-sumber dari kepustakaan yang berhubungan dengan sistem kepustakaan, merangkum dan mengutip data sebagai acuan penulis.

Metode Pengembangan Sistem

Analisa terhadap pengembangan sistem dilakukan dengan metode System Devolepment Life Cycle ( SDLC ) dengan tahapan sebagai berikut :

Planning Pada tahapan ini penulis membuat rencana awal termasuk time schedule yang melengkapi dalam penulisan laporan serta hasil yang ditargetkan selama melakukan analisa ini.
Analysis Analisa data merupakan hasil temuan yang sudah diteliti analisa sistem yang dilakukan penulis menggunakan analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengavaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam sautu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats).
Design Perancangan yang digunakan dalam skripsi ini menggunakan program Visual Paradigm For UML Enterprise Edition Ver.6.1 untuk menampilkan use case diagram, activity diagram, sequence diagram, dan class diagram yaitu pengembangan piranti lunak berbasis ”Object Oriented”, dalam hal pembuatan sistem ini peneliti menggunakan Macromedia Dreamweaver CSS sebagai penulisan listing program PHP dan MySQL sebagai data base.

Implementation Maintenance Pada bagian ini sebuah aplikasi yang sudah disiapkan akan diimplementasikan ke sistem yang berjalan dan melihat hasilnya. Dalam metode pengujian yang dipakai yaitu Black Box Testing. Black box testing adalah metode pengujian perangkat lunak yang difungsionalitas dari aplikasi yang bertentangan dengan struktur internal atau kerja.
Maintenance Setelah aplikasi berhasil di implementasi dengan baik maka perawatan sistem tetap harus dijalankan agar sistem dapat terus dikembangkan.

Metode Pengujian

Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Black Box Testing. Black Box Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Black Box Testing memungkinkan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian Black Box Testing berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya : fungsi-fungsi yang salah satu hilang, kesalahan dalam struktur atau akses data base eksternal, keslahan perfoma, kesalahan inisiallisasi,dan terminasi.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada penelitian ini dikelompokan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas antara lain yaitu latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian serta metodologi yang digunakan.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini berisikan tentang definisi ilmu yang berkaitan dengan permasalahan pada penelitian tersebut, seperti landasan teori yang membahas tentang konsep dasar sistem, definisi sistem, karakteristik sistem, literature riview serta membahas teori-teori pendukung lainya pada laporan ini.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN’’’

Pada bab ini berisikan tentang gambaran umum Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang, sejarah singkat Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang serta analisis sistem yang berjalan yang dapat digunakan dan diusulkan, seperti UML (Unifield Modelling Languange) yang meliputi Use Case Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram, Class Diagram, Elisitasi Tahap I, II, III dan draf Final.

BAB IV PERANCANGAN SISTEM YANG DI USULKAN DAN IMPLEMENTASI’’’

Pada bab ini berisikan tentang ide-ide prosedure yang baru, diagram rancangan sistem menggunakan UML (Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan State Diagram), rancangan basis data menggunakan class diagram, rancangan prototype/tampilan, implementasi sistem yang diusulkan.

BAB V PENUTUP’’’

Bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran-saran yang diberikan penulisan sebagai tindak lanjut yang diperlukan untuk melakukan generalisasi perbaikan dimasa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA’’’

LAMPIRAN’’’

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Perancangan Sistem

Sebuah sistem diperlukan agar semua komponen tersebut dapat bergerak secara terpadu demi mencapai sebuah tujuan, sehingga semua komponen lain supaya tepat digunakan untuk memberikan dampak yang positif bagi suatu perusahan dalam pencapaian sasaran serta tujuan perusahaan.

Perancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem. Setelah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang dikerjakan pada tahap analisa sistem, maka dilanjutkan dengan memikirkan dan membentuk sistem tersebut. Menurut Tata Sutabri (2012:3) “ Sistem dapat diartikan sebagai kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable, yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu”. Hal ini senada dengan pendapat Norman L. Enger dalam bukunya menyatakan,”suatu sistem dapat terdiri dari atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi”.

Karakteristik Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:17) karakteristik sistem sebagai berikut:

Komponen Sistem (Components).

Yaitu kumpulan subsistem-subsistem yang saling berinteraksi atau dengan yang lainnya serta melakukan kerja sama antar subsistem tersebut. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya yang saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi suatu sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut dengan “Supra Sistem”.
Batasan Sistem (Boundary).

Merupakan suatu daerah yang membatasi antara komponen atau subsistem yang lain, yang membatasi suatu sistem dengan sistem lain atau sistem yang berasal dari lingkungan luarnya.
Lingkungan Luar Sistem (environment).

Lingkungan luar dari suatu sistem apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.
Penghubung Sistem (interface).

Penghubung sistem merupakan suatu media yang menghubungkan antara subsistem yang satu dengan yang lainnnya sehingga antar subsistem dapat saling bekerja sama. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.
Masukan Sistem (input).

Masukan sistem (input) yaitu sesuatu yang berasal dari subsistem yang digunakan sebagai data masukan yang selanjutnya dimasukan dalam suatu sistem agar dapat menghasilkan suatu keluaran yang berguna (diinginkan). Masukan dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk menghasilkan keluaran.
Keluaran Sistem (output).

Keluaran sistem (output) adalah hasil proses dari suatu masukan yang telah dilakukan proses di dalamnya sehingga menghasilkan sebuah informasi yang berguna untuk setiap tingkatan yang ada. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada Supra Sistem.
Pengolahan Sistem (processing).

Pengolahan Sistem (processing) yaitu suatu proses yang akan merubah suatu masukan menjadi suatu keluaran. Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi keluaran, sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini mengelola data transaksi menjadi laporan yang dibutuhkan oleh semua pihak manajemen.
Sasaran (objective) atau tujuan (goal).

suatu sistem mempunyai sasaran atau tujuan, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.
Strategi (strategy).

merupakan cara-cara yang digunakan dari mulai adanya input, pemrosesan hingga akhirnya terbentuk output, dan untuk mencapai sasaran yang diinginkan diperlukan suatu strategi agar sasaran tersebut dapat tercapai.

Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem menurut Tata Sutabri (2012:22) sebagai berikut :

Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tempak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem personalia dan lain sebagainya.
Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)

Sistem tertutup adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadi siang malam,pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine system, sistem informasi berbasis komputer merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
Sistem pasti (deterministic system) dan Sistem tidak tentu (probabilistic system)

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.
Sistem terbuka (open system) dan sistem tertutup (closed system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar, sedangkan sistem terbuka dalah sistem yang berhubungan dan dipengruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilakn keluaran untuk subsistem lainya.

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Sumber informasi data adalah merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item,“ Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu di dalam dunia bisnis. Bisnis adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi.” (Tata Sutabri, 2012:1). Menurut John J. Longkutoy dalam bukunya “Pengenalan Komputer” menjelaskan bahwa data adalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf, atau simbol-simbol yang menunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lain-lain (Tata Sutabri 2012:2).

Bentuk Data

Menurut Yakub (2012 : 5), data dapat dibentuk menjadi 5 (lima), antara lain sebagai berikut : </p></div>

Teks

Teks merupakan sederatan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secaraindividual misalnya, artikel, koran, majalah, dan lain-lain.
Data yang terformat

Data yang terformat merupakan data dengan suatu format tertentu, misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.
Citra (Image)

Citra (Image) merupakan data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontsen, dan tanda tangan.
Audio

Audio merupakan data dalam bentuk suara misalnya, instrument musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, danlain-lain.
Video

Video merupakan data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.

Meta Data

Menurut Yakub (2012:6), meta data adalah data yang menjelaskan tentang data yang lainnya.

Sumber Data

Menurut Yakub (2012:6), data dapat diperoleh dari berbagai sumber untuk memperolehnya. Sumber data diklasifikasikan sebagai sumber data internal,sumber data personal, dan sumber data eksternal.

Data Internal

Data internal sumbernya adalah orang, produk, layanan, dan proses. Data internal umumnya disimpan dalam basis data perusahaan dan biasanya dapat diakses.
Data Personal

Sumber data personal bukan hanya berupa fakta, tetapi dapat juga mencakup konsep, pemikiran dan opini.
Data Eksternal

Sumber data eksternal dimulai dari basis data komersial hingga sensor dan satelit. Data ini tersedia di compact disk, flashdisk atau media lainnya dalam bentuk film, suara, gambar, atlas, dan televisi.

Hirarki Data

Yakub (2012:6), Hirarki data dapat diorganisasikan menjadi beberapa level, antara lain sebagai berikut:

Elemen Data

Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Istilah lain dari elemen data dalam basis data relasional adalah field, kolom, item, dan atribut.
Record

Record adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari record dalam basis data relasional adalah baris atau tupel.
File

File adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut sama, namun berbeda isinya. Istilah lain dari file dalam basis data relasional adalah berkas, tabel, dan relasi. Informasi tanpa adanya data maka informasi tersebut tidak akan terbentuk. Begitu pentingnya peranan data dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data sangat mempengaruhi terhadap keluaran informasi yang akan terbentuk.

Definisi Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sabagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata dan digunakan untuk mengambil keputusan,“Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterprestasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan” (Tata Sutabri, 2012:29).

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berati bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunaka nuntuk pengambilan keputusan menurut Maemunah dkk dalam jurnalnya “CCIT” (Maemunah dkk,2012:284).

Jenis - jenis Informasi

Menurut Yakub (2012:15), informasi jika dilihat dari sifat dan sumbernya dapat dibedakan dari beberapa jenis. Jenis-jenis informasi tersebut dibedakan menjadi informasi manajerial, sumber dan rutinitas, serta fisik.

Informasi manajerial.

Informasi strategis yaitu untuk manajerial tingkat atas, informasi taktis untuk manajerial tingkat menengah, dan informasi operasional untuk manajerial tingkat bawah.
Sumber informasi.

Sumber informasi dibagi menjadi informasi internal dan eksternal. Informasi internal adalah informasi yang menggambarkan keadaan (profile), sedangkan informasi eksternal adalah informasi yang menggambarkan ada tidaknya perubahan diluar organisasi. Informasi ini biasanya lebih banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan manajerial tingkat atas.
Informasi rutinitas.

Informasi rutinitas dibagi menjadi informasi rutin dan insendentil. Informasi rutin digunakan secara periodik terjadwal dan digunakan untuk penanggulangan masalah rutin, sedangkan informasi insendentil diperlukan untuk penanggulangan masalah khusus.
Informasi fisik.

Dapat diartikan susunan yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan tenaga pelaksananya yang secara bersama-sama saling mendukung untuk menghasilkan suatu produk, dan sistem informasi dari segi fungsi merupakan suatu proses berurutan dimulai dari pengumpulan data dan diakhiri dengan komunikasi.

Karakteristik Informasi

Menurut Jogiyanto HM (2010:70), untuk setiap tingkatan manajemen dengan kegiatan yang berbeda, dibutuhkan informasi dengan karakteristik. Karakteristik informasi misalnya kepadatan pada informasi, luas informasi, frekuensi informasi, schedule informasi, waktu informasi, akses informasi dan sumber informasi.

Kualitas Informasi

Terbentuknya informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data hingga sampai ke pengguna informasi tersebut, maka informasi tersebut haruslah mempunyai kualitas yang baik. Adapun kualitas informasi (quality of information) menurut Jogiyanto HM (2010:37) ditentukan oleh beberapa hal diantaranya :

Akurat (Accurate)

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
Tepat waktu (Time lines)

Informasi yang datang pada penerimatidak boleh terlambat, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.
Relevan (Relevance)

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, dimana relevansi informasi untuk tiap-tiap individu berbeda tergantung pada penerima yang membutuhkan.

Nilai Informasi

Menurut Sutarman (2012:14), Nilai Informasi ditentukan dalam lima hal yaitu : Memperoleh pemahaman serta manfaat dari sebuah nilai informasi, mendapatkan suatu pengalaman, suatu pembelajaran yang terakumulasi didalam pemecahan masalah tertentu, mengekstrak inplikasi kritis dan merefleksikan suatu pengalaman masalalu yang memberikan ilmu pengetahuan yang tinggi, informasi dapat dikatan mempunyai nilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan biaya untuk mendapatkannya.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu”. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi), Sutarman (2012:13).

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan, Tata Sutabri (2012:46). Dasar sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang fasilitas, teknologi, mediasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberikan sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

Pengertian Sistem Informasi Berbasis Komputer

Secara umum Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer.

Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem),”Teknologi Informasi adalah komponen tertentu pada sebuah sistem. Namun, hanya sedikit teknologi informasi yang digunakan secara terpisah” (Yustianti, 2012:14). Pendapat lain juga mengatakan bahwa ” Sistem informasi berbasis komputer adalah sebuah sistem inforamasi yang menggunakan komputer dan teknologi telekomunikasi untuk melakukan tugas-tugas yang diinginkan”, Sutarman (2012:14).

Komponen Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:47), sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), diantaranya :

Blok masukan (Input block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
Blok model (Model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Blok keluaran (Ouput block)

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
Blok teknologi (Technology block)

Teknologi merupkan “tool box” dalam sistem informasi.Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
Blok basis data (Database block)

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa agar informasi yang dihasilkan berkualitas.
Blok kendali (Control block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, termperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

Tujuan Perancangan Sistem

Secara garis besar tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem, dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemprograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Menurut Maemunah dkk (2007:57) tujuan perancangan sistem adalah untuk memenuhi para pemakai sistem dan memberikan gambaran yang jelas, serta rancangan bangun yang lengkap pada programmer dan para ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Langkah-langkah Perancangan Sistem

Evaluasi terhadap alternative rancangan

Pada tahap awal perancangan sistem, analisa sistem membuat sebagai alternatif rancangan. Hal tersebut perlu dievaluasi apakah sesuai dengan yang dihadapi.
Penyiapan spesifikasi rancangan

Setelah melalui penyaringan pada langkah awal, alternatif yang terpilih akan dijadikan titik tolak untuk pengembangan spesifikasi rancangan yang yang cukup terinci.
Pengajuan spesifikasi rancangan sistem

Spesifikasi rancangan ini harus diajukan untuk ditinjau secara tuntas dan disetujui manajemen tingkat tinggi. Spesifikasi sistem perancangan baru harus dapat dengan mudah dimengerti oleh user dan perancangan itu sendiri.

Konsep Dasar Analisis Sistem

Definisi Sistem

Tahap analisis merupakan tahap yang penting dan bersifat kritis, karena apabila dalam tahap ini terdapat kesalahan maka hal tersebut juga akan menyebabkan kesalahan pada tahap-tahap yang akan dilakukan selanjutnya. Berdasarkan tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidenfikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permaslahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan, diusulkan. Hendri dkk dalam jurnal CCIT (Hendri dkk, 2011:322).

Tujuan Analisis Sistem

Dikutip dalam Jurnal CCIT, tujuan utama "tahap analisis adalah untuk memahami dan mencatatkan keperluan-keperluan dalam pengajaran erat pengolahan permintaan-permintaan yang terur menerus berubah" (Tanti, 2010).

Tahapan Analisis Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:220), proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru atau sistem yang akan diusulkan dan dimodifikasi. Adapun tujuan utama dari tahap analisis sitem ini adalah sebagai berikut:

Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi-fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.
Membantu para pengambil keputusan, yaitu para pemimpin, untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur hasil yang telah dicapainya
Mengevaluasi sistem-sistem yang telah ada dan berjalan ssmpai saat ini, baik pengolahan data maupun pembuatan laporannya
Merumuskan tujuan-tujuan yang ingin dicapai berupa pola pengolahan data dan pembuatan laporan yang baru.
Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem dan penerapannya serta perumusan langkah dan kebijaksanaan.

Selama tahap analisis sistem, analis sistem terus bekerja sama dengan manajer, dan komite pengarah terlibat dalam titik yang penting. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan pada tahap analisis sistem adalah sebagai berikut :

Mengumumkan penelitian sistem

Ketika perusahaan menerapkan aplikasi komputer baru manajemen mengambil langkah untuk memastikan kerjasama dari para pekerja. Perhatian mula-mula ditunjukan pada kekhawatiran pegawai mengenai cara komputer mempengaruhi kerja mereka.
Mengorganisasikan tim proyek

Beberapa penelitian sistem yang dikumpulkan dari sekian banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadi pemakai dan bukan spesialis informasi sebagai pemimpin proyek. Agar proyek berhasil, pemakai perlu berperan aktif dari pada hanya pasif.
Mendefinisikan kebutuhan informasi

Analisis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi, wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan, dan survey.
</lr>
Mendefinisikan kriteria kinerja sistem

Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem.
Menyiapkan usulan rancangan

Analisis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan untuk meneruskan atau menghentikan untuk kedua kalinya. Disini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk di dalam usulan rancangan.
Menyetujui atau menolak rancangan proyek

Manajer dan komite sistem mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkan kembali atau proyek mungkin ditinggalkan. Jika persetujuan diberikan, proyek akan maju ke tahap rancangan.

Definisi Perancangan Sistem

Pendapat sutabri, Nasution (2012:118),”perancangan adalah tahapan dimana dimulai analisa mengenai bentuk input sistem, rancangan database, output sistem dan skema alur kerja program”, Siti Aisyah dan Nawang Kalbuana dalan jurnal CCIT (2010:197) mengatakan bahwa pada metode analisa sistem dan perancangan yang menggunakan metode yang dikenal dengan nama System Development Life Cycle (SDLC), merupakan metodelogi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisa dan desain. Langkah-langkah SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut:

Perancangan sistem

Dalam tahapan perancangan sistem ini dijelaskan bagaimana langkah-langkah dalam perancangan aplikasi pendataan surat masuk dan surat keluar dengan teknologi.
Analisa sistem

Melakukan analisa sistem yang akan dirancang, serta melakukan penelitian terhadap kebutuhan-kebutuhan sistem, apa saja kekurangannya.
Perancangan

Yaitu tahapan untuk melakukan perancangan suatu aplikasi, terdapat tiga tahapan perancangan, yaitu: perancangan interface, perancangan isi, dan perancangan program.

Teori Khusus

Pengertian E-Document

Menurut Nobel Kurniadi, (diakses pada tanggal 13 april 2014 di (http://itpoltek.wordpress.com/2012/03/13/e-document-electronic-document/), E-Document (electronic document) adalah suatu konten elektronik yang berupa program atau file komputer yang membutuhkan media elektronik atau teknologi elektronik display untuk bisa menggunakan, membaca atau melihatnya.

Konsep Dasar Unified Modeling Language (UML)

Definisi Unified Modeling Language (UML)

Adi Nugroho (2010:6) mengatakan bahwa UML (Unified Modeling Language) adalah perangkat lunak yang berparadigma “berorientasi objek”. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

Dikutip dari Jurnal CCIT, menurut Prabowo Pudjo Widodo dan Herawati dkk (2011:99), “membuat model menggunakan konsep UML (Unified Modeling Language) ada aturan-aturan yang harus diikuti. Bagaimana elemen pada model-model yang dibuat berhubungan satu dengan yang lainnya harus mengikuti standar yang ada. UML (Unified Modeling Language) bukan hanya sekedar diagram tetapi juga menceritakan konteksnya”.

Sejarah Unified Modelling Language (UML)

Menurut Lotton (2010:17), Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa pemodelan, jelas, tapi apa yang membuatnya bersatu? Sebelum unifikasi kebanyakan 'metode' berorientasi objek termasuk metode Booch dirancang oleh Grady Booch, Object Modeling Technique dirancang oleh Jim Rumbaugh dan Object Oriented Software Engineering ( juga dikenal sebagai Objectory ) dirancang oleh Iva Jacobson.

Metode ini mengungkapkan pada dasarnya ide yang sama, tetapi menggunakan notasi yang berbeda, dan masing-masing berfokus pada aspek yang berbeda dari pengembangan perangkat lunak, misalnya Jacobson memperkenalkan ide kasus digunakan untuk menggambarkan kebutuhan pengguna sedangkan metode lain tidak memiliki setara langsung.

Penyatuan ketiga metode dimulai pada tahun 1994 dan diakhiri dengan UML versi 1.1 yang diadopsi oleh OMG (Object Management Group) pada tahun 1997. OMG yang merupakan konsorsium industri sekarang termasuk Microsoft, telah menjadi kustodian dari spesifikasi UML (Unified Modeling Language) sejak itu.

Jika anda berbicara kepada siapa pun yang mengaku melakukan pemodelan objek, kemungkinan mereka akan fasih dengan UML (Unified Modeling Language).

Jenis Unified Modeling Language (UML)

Use Case Diagram

Menurut Murad (2013:57), “Use case diagram adalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki dua fungsi, yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user”.

Menurut Maimunah dalam jurnal CCIT (2010:30), “Use case adalah adalah deksripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna”. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara pengguna sebuah sistem (aktor) dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai.

Pendapat Triandini (2012:18), langkah-langkah membuat diagram use case :

Mengidentifikasi aktor. Perhatikan bahwa aktor sebenarnya adalah peran yang dimainkan oleh pengguna. Alih-alih menyusun daftar aktor sebagai Bob, Maria, atau Tuan Hendricks, sebaiknya identifikasi peran spesifik yang dimainkan oleh orang-orang tersebut. Ingatlah orang yang sama mungkin memainkan berbagai peran karena ia menggunakan sistem. Sistem lain juga dapat menjadi aktor dari sistem.
Setelah peran aktor teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menyusun tujuan-tujuan yang ingin dicapai oleh peran-peran tersebut dalam penggunaan sistem. Tujuan tersebut merupakan tugas yang dilakukan oleh aktor untuk mencapai beberapa fungsi bisnis yang memberikan nilai tambah bagi bisnis.

Class diagram

Menurut Vidia (2013:21), “Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram”. Pendapat lain mengatakan “Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperoleh kelas-kelas yang digunakan dalam sistem” Wijayanto (2013:33).
Squence diagram

Menurut Vidia(2013:21), ”Sequence diagram dibuat berdasarkan activity diagram dan class diagram. Sequence diagram menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas yang dideskripsikan pada class diagram dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut. Untuk aliran pesan, sequence diagram merujuk pada alur sistem activity diagram yang telah dibuat sebelumnya”. Pendapat lain juga mengatakan ”Sequence diagram dibuat berdasarkan activity diagram dan class diagram yang telah dibuat, maka digambarkan sequence diagram yang menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut” Wijayanto (2013:35).
State diagram

Digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek beralih dari satu state ke state yang lain.
Activity diagram

Menurut Murad (2013:53), “Activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.

Pendapat Vidia (2013:20), “Activity diagram dibuat berdasarkan aliran dasar dan aliran alternatif pada skenario use case diagram. Pada activity diagram digambarkan interaksi antara aktor pada use case diagram dengan sistem”.

Analisa SWOT

Definisi Analisa SWOT

Menurut Rangkuti (2011:64),“SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats) adalah dengan menggabungkan berbagai indikator yang terdapat dalam kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman”.

Tipe-tipe Strategi SWOT

Pendapat Rangkuti (2011:64), Matriks Threats - Opportunities - Weakness - Strenghts (TOWS) merupakan penggabungan berbagai strategi atau indikator yang membantu manajer mengembangkan empat tipe strategi : kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Model penggabungannya menggunakan TOWS matriks. Namun tidak semua rencana strategi yang disusun dari TOWS matriks ini digunakan seluruhnya. Strategi yang dipilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan.

S-O strategi adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan semua kekuatan untuk merebut peluang diantaranya adalah :

W-O strategi adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada.
S-T strategi adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.
W-T strategi adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman.

Adobe Dreamwaver

Definisi Adobe Dreamwaver

Menurut Sibero, (2011:384), “Dreamweaver merupakan sebuah produk web developer yang dikembangkan oleh Adobe Systems Inc, sebelumnya produk Dreamweaver dikembangkan oleh Macromedia Inc, yang kemudian sampai saat ini perkembangannya diteruskan oleh Adobe Systems Inc, Dreamweaver dikembangkan dan dirilis dengan kode nama Creative Suit (CS)”.

Dikutip dari Jurnal CCIT, menurut Untung Raharja dkk (Raharja dkk, 2009:223). "Macromedia Dreamweaver yaitu sebuah program web editor yang dapat digunakan untuk membuat dan mendesain web". Dreamweaver mempunyai kehandalan dalam membuat dan desain web tanpa harus menuliskan tag-tag HTML satu persatu, dreamweaver juga memiliki kemampuan untuk mendukung pemrograman Server Side dan Client Side.

Dikutip dari Kupas Tuntas Adobe (2010:1), “Dreamweaver merupakan software aplikasi yang digunakan sebagai HTML editor professional untuk mendesain web secara visual”.

Ruang Kerja Adobe dreamwaver

Pendapat Sibero (2011:384), “Ruang Kerja atau Workspace adalah bagian keseluruhan tampilan Adobe Dreamweaver. Ruang kerja Dreamweaver terdiri dari Welcome Screen, Menu, Insert Bar, Document Window, CSS Panel, Aplication Panel, Tag Inspector, Property Inspector, Result Panel, dan Files Panel. Masing-masing dari komponen tersebut memiliki fungsi dan aturan. Berikut di bawah ini penjelasannya:

Document Window berfungsi menampilkan dokumen yang sedang dikerjakan.
Insert Bar mengandung tombol-tombol untuk menyisipkan berbagai macam objek seperti image, table dan layer ke dalam dokumen.
Document Toolbar berisikan tombol-tombol dan menu pop-up yang menyediakan tampilan berbeda dari Document Window.
Panel Groups adalah kumpula panel yang saling berkaitan satu sama lainnya yang dikelompokkan dibawah satu judul
Tag Selector berfungsi menampilkan hirarki tag disekitar pilihan yang aktif pada Design View.
Property Inspector digunakan untuk melihat dan mengubah berbagai property objek atau teks.
Files Panel digunakan untuk mengatur file-file dan folder-folder yang membentuk situs.

Bahasa yang digunakan dalam sebuah Web

Pengertian Web

Pendapat Murad (2013:49), “Website adalah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnya yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertext”. Pendapat lain juga mengatakan bahwa “website adalah sebuah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertext” Sutarman (2010:47).Website adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan protokol HTTP (hypertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser. Hal tersebut senada dengan Arief (2011:7)

Sifat-sifat Web

Menurut Arief (2011:8), ditinjau dari aspek content atau isi, web dapat dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu: web statis dan web dinamis. Selain dari sisi content atau isi, web statis dan web dinamis dapat dilihat dari aspek teknologi yang digunakan untuk membuat jenis web tersebut. Adapun jenis-jenis web:

Web statis

Web statis adalah web yang isinya atau content tidak berubah-ubah. Maksudnya adalah isi dari dokumen web tersebut tidak dapat diubah secara cepat dan mudah. Ini karena teknologi yang digunakan untuk membuat dokumen web ini tidak memungkinkan dilakukan perubahan isi atau data. Teknologi yang digunakan untuk web statis adalah jenis client side scripting seperti HTML, Cascading Style Sheet (CSS). Perubahan isi atau data halaman web statis hanya dapat dilakukan dengan cara mengubah langsung isinya pada file mentah web tersebut.
Web dinamis

Web dinamis adalah jenis web yang content atau isinya dapat berubah-ubah setiap saat. Web yang banyak menampilkan animasi flash belum tentu termasuk web dinamis karena dinamis atau berubah-ubah isinya tidak sama dengan animasi. Untuk melakukan perubahan data, user cukup mengubahnya langsung secara online di internet melalui halaman control panel atau administrasi yang biasanya telah disediakan untuk user administrator sepanjang user tersebut memiliki hak akses yang sesuai.

Definisi HTML (Hypertext Markup Language)

Menurut Sutarman (2012:163). “HTML (Hypertext Markup Language) adalah bahasa standar yang digunakan untuk pembuatan halaman web atau word wide web, dengan hypertext dan informasi lain yang akan ditampilkan pada halaman web. Dokumen hypertext bisa berisi teks, gambar, dan tipe informasi lain seperti data file, audio, video, dan program executeable”.

Definisi PHP (Hypertext Preprocessor)

Menurut Anhar (2010:3), “PHP (Hypertext Preprocessor) yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source”. Merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server (Server Side HTML Embedded Scripting). PHP adalah Script yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis.

Definisi Database

Database merupakan sekumpulan tabel-tabel yang berisi data dan merupakan kumpulan field atau kolom, Anhar (2010:45). Sedangkan menurut Untung Rahardja dkk dalam jurnal CCIT(2009:238) ”Database adalah kumpulan fakta-fakta sebagai respresentasi dari berdunia nyata yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu.”

Konsep Dasar Elisitasi

Definisi Elisitasi

Menurut Guritno, Sudaryono, dan Untung Rahardja (2011:302), “Elisitasi (elicitation) berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi”.

Jenis-jenis Elisitasi

Menurut Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja (2011:302), Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui 3 (tiga) tahap, yaitu sebagai berikut:

Elisitasi Tahap I

Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.
Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem barudengan rancangan yang disanggupi untuk dieksekusi.

“M” pada MDI itu artinya Mandatory. Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
“D” pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidakterlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih perfect.
“I” pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE.

“T” artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
“O” artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
“E” artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu sebagai berikut :

High (H) : Sulit untuk dikerjakan,karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

Final Draft Elisitasi

Final draft merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Definisi Pengujian Sistem

Definisi Pengujian Black Box

Menurut Luqman (2012:13), “pengujian black box merupakan tahap yang berfokus pada pernyataan fungsional perangkat lunak. Test case ini bertujuan untuk menunjukan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasinya. Apakah pemasukan data telah berjalan sebagaimana mestinya dan apakah informasi yang tersimpan dapat dijaga kemutahirannya.

Black box adalah pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak. Jadi dianalogikan seperti kita melihat suatu kotak hitam, kita hanya bisa melihat penampilan luarnya saja, tanpa tau ada apa dibalik bungkus hitam nya. Sama seperti pengujian black box, mengevaluasi hanya dari tampilan luarnya (interface nya), fungsionalitas nya tanpa mengetahui apa sesungguhnya yang terjadi dalam proses detail nya (hanya mengetahui input dan output).

Pengujian black box merupakan pendekatan komplementer dari teknik white box, karena pengujian black box diharapkan mampu mengungkap kelas kesalahan yang lebih luas dibandingkan teknik white box. Pengujian black box berfokus pada pengujian persyaratan fungsional perangkat lunak, untuk mendapatkan serangkaian kondisi input yang sesuai dengan persyaratan fungsional suatu program.

Dengan demikian, pengujian black box memungkinkan pembuat perangkat lunak mandapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program.Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam beberapa hal yaitu :

Fungsi-fungsi yang tidak benar atau salah
Kesalahan interface
Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal.
kesalahan kinerja, analisa, dan keslahan terminasi.

Kelebihan Black Bok

- Dapat memilih sub set test secara efektif dan efisien - Dapat menemukan cacat
- Memaksimalkan testing investmen
Kelemahan Black Box

- Tester tidak pernah yakin apakah PL tersebut benar-benar lulus uji.

Konsep Dasar Literature Review

Definisi Literature Review

Menurut Semiawan(2010:104), “Literature review adalah bahan yang tertulis berupa buku, jurnal yang membahas tentang topik yang hendak diteliti”. Tinjauan pustaka membantu peniliti untuk melihat ide-ide, pendapat, dan kritik tentang topik tersebut yang sebelum dibangun dan dianalisis olehpara ilmuwan sebelumnya. Pentingnya tinjauan pustaka untuk melihat dan menganalisa nilai tambah penelitian ini dibandingkan dengan penelitian-penelitian sebelumnya.

Manfaat Literature review

Dapat meningkatkan pemahaman penelitian yang sedang dilakukan.
Mampu memberikan pengaruh yang signifikan dalam penelitian.
Dapat menambah kompetensi dengan subjek yang terkait.
Membantu menemukan variabel penting yang relevan dengan topik penelitian.
Membantu sintesis dan mendapatkan perspektif baru.

Tujuan Literature Review

Menurut Yuniarti (2012:3), studi pustaka bertujuan untuk mendapatkan landasan teoritis yang berguna sebagai tolak ukur dalam membahas dan menganalisa data serta mengambil kesimpulan dan saran dalam analisis laporan keuangan tertentu.

Terdapat beberapa penelitian yang memliki kolerasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam tugas akhir ini antara lain:

Penelitian yang dilakukan oleh Sinta Mariyani Penelitian yang dijalankan oleh Sinta Mariyani STMIK Raharja (2014). Penelitian yang dilakukan Sinta Mariyani oleh dengan judul berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Tangerang”, pada tahun 2014. Sistem yang digunakan pada penelitian tersebut yaitu dengan menggunakan bahasa pemrograman Web browser, PHP, Dreamweaver, Xampp, HTML, dan menggunakan database MySQL, tujuannya memudahkan serta mempercepat sub bagian tata usaha dalam proses menginput dan mencari data surat masuk dan surat keluar dengan adanya manajemen pemberkasan yang tertata, terkelola dengan baik.
Penelitian yang dilakukan oleh Aini Aliyah Penelitian yang telah dijalankan oleh Aini Aliyah Sekolah Tinggi Poliprofesi Medan (2011). Penelitian yang dijalankan oleh Aini Aliyah berjudul “Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Surat Masuk-Keluar pada Bagian Umum di Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang Berbasis Web”, pada tahun 2011. Sistem yang digunakan pada penelitian tersebut yaitu dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Mysql. Keunggulan yang bisa di lihat ialah lebih efisien saat mengolah semua arsiptermasuk melakukan pencatatan ,penyortiran ,dan pencarian tidak harus membuka file yang ada di dalam map arsip kekurangan dalam sistem ini ialah kosa kata database yang tidak berurutan sehingga membuat admin lebih sulit mencari data untuk diubah.
Penelitian yang dilakukan oleh Retno Setianingsih Penelitian yang telah dijalankan oleh Retno Setianingsih STMIK Raharja (2014). Penelitian yang dijalankan oleh Retno Setianingsih berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web pada Kecamatan Sepatan Pemerintah Kabupaten Tangerang”, pada tahun 2014. Sistem yang digunakan pada penelitian tersebut yaitu dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan dalam design webnya menggunakan Dreamweaver, tujuannya membuat aplikasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang mudah dioperasikan, dapat dengan cepat menghasilkan laporan, terdapatnya media penyimpanan data sehingga data yang ada tidak akan hilang.
Penelitian yang dilakukan oleh Yanti Kurnia Ningsih Penelitian yang telah dijalankan oleh Yanti Kurnia Ningsih STMIK Raharja (2014) dengan judul “Rancangan Sistem Informasi E-Document di Kantor Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang”, pada tahun 2014. Sistem yang digunakan pada penelitian tersebut yaitu dengan menggunakan Visual Paradigm for UML Enterprise Edition Ver.6.4 untuk menampilkan use case diagram, activity diagram, sequence diagram, dan class diagram yaitu pengembangan piranti lunak berbasis “objek oriented”, dalam hal pembuatan sistem ini peneliti menggunakan Macromedia Dreamweaver CS5 sebagai penulisan listing program PHP dan MySQL sebagai database, tujuan untuk mengetahui kendala yang menjadi permasalahan pada proses pengarsipan data di kantor kecamatan.
Penelitian yang dijalankan oleh Not Suco Sinaga Penelitian yang telah dijalankan oleh Not Suco Sinaga STMIK Raharja (2013) dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Pembayaran SPP pada SMA Negeri 23 Kabupaten Tangerang”, pada tahun 2013. Sistem yang digunakan pada penelitian tersebut bahasa pemograman PHP, dan database SQL, tujuan untuk memberikan solusi yang terbaik kepada bagian Keuangan Siswa.
Penelitian yang dilakukan oleh Khusnul Khotimah Penelitian yang telah dijalankan oleh Khusnul Khotimah STMIK Raharja (2014) dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web pada Unit Pelaksana Teknis (UPT) Balaraja Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan Daerah (DPPKD) Provinsi Banten”, pada tahun 2014. Sistem yang digunakan pada penelitian tersebut bahasa pemrograman PHP serta database yang digunakan adalah MySQL, tujuan adanya sistem ini diharapkan dapat mempermudah pegawai dalam melakukan proses pencataan surat masuk dan surat keluar, sehingga proses pendataannya dapat terkontrol dan berjalan dengan baik.

Hasil studi pustaka (literature review) ini mendemonstrasikan landasan (platform) yang kokoh (level 2) serta alasan yang kuat untuk mengembangkan Sistem informasi media publikasi penyampaian informasi menjadi lebih baik lagi dengan pertimbangan yang sudah matang. Kesenjangan (gaps) telah teridentifikasi dengan baik sehingga tidak terjadi pembuatan ulang (reinventing the wheel). Peninjauan telah dilakukan dengan matang, sehingga dipastikan akan menghasilkan project yang maksimal, menjadi lebih efektif, memudahkan akademik memberikan informasi kepada mahasiswa (stakeholder) merasa puas serta terlayani dengan baik (service excellence).

.

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

Gambaran Umum Organisasi

Sejarah Singkat

Kantor Kecamatan Sukadiri merupakan salah satu Kantor Kecamatan diwilayah Kabupaten Tangerang yang berada diwilayah Pantura yang memiliki luas wilayah 2.414.665 Ha. Wilayah Kecamatan Sukadiiri memiliki 8 (Delapan) Kelurahan, terdiri dari 41 RW dan 166 RT. Adapun nama-nama Kelurahan yang ada diwilayah Kecamatan Sukadiri adalah sebagai berikut :

Kelurahan Sukadiri.
Kelurahan Pekayon.
Kelurahan Gintung.
Kelurahan Kosambi.
Kelurahan Rawakidang.
Kelurahan Karang Serang.
Kelurahan Mekar Kondang.
Kelurahan Buaran Jati.

Kantor Camat Sukadiri memiliki 45 orang pegawai terdiri dari 1 orang Camat, 1 orang Sekretaris Camat, 5 orang Kepala Seksi, 2 orang Kepala Sub Bagian, 15 orang staff pelaksana, 7 orang Sekretaris Desa dan 14 orang Magang.

Kantor Kecamatan Sukadiri berdiri pada tahun 2001 tepatnya diresmikan pada tanggal 17 Januari 2001 dan diresmikan oleh Bapak H. Agus Djumari Bupati Tangerang pada waktu itu. Kecamatan Sukadiri merupakan pemekaran dari Kecamatan Mauk, Kecamatan Sukadiri tidak jauh berbeda dengan Kecamatan diwilayah Pantura lainnya, terutama apabila ditinjau dari segi sosial budaya. Namun demikian, yang paling menonjol dan membedakan dengan wilayah lainnya adalah perkembangan Ekonomi khususnya di bidang pertanian dan perikanan.

Keadaan tersebut, menjadikan Kecamatan Sukadiri khususnya di Pantura dalam hal perkembangan Ekonomi terutama dibidang pertanian perikanan agak meningkat, karena wilayah Kecamatan Sukadiri berbatasan langsung dengan Laut Jawa sehingga akses pemasaran hasil perikanan dapat lebih mudah dilakukan.

Adapun batas-batas wilayah Kecamatan Sukadiri sebagai berikut:

Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Pakuhaji.
Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Mauk.
Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Laut Jawa.
Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Sepatan dan Rajeg.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi pada gambar 3.1 merupakan hal yang sangat penting yang dimiliki suatu organisasi karena memiliki fungsi-fungsi manajemen sehingga suatu organisasi dapat dijalankan dengan baik dan lancar.

Organisasi merupakan kesatuan aktivitas dimana para pimpinan mempunyai wewenang untuk mengkoordinasi kegiatan dengan maksud untuk mancapai tujuan suatu organisasi. Dengan organisasi yang efektif, maka setiap bagian organisasi mengetahui wewenang dan tugas yang menjadi tanggung jawabnya masing-masing. Dengan demikian hubungan kerja dalam organisasi pemerintahan akan dapat dikoordinasikan dengan baik. Struktur organisasi tercermin dalam satu bagian organisasi yang menunjukan adanya pembagian tugas dan wewenang serta aturan dan prosedur yang ada termasuk komunikasi arus kerja.

Tugas Pokok dan Fungsi

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 61 tahun 2010 tentang rincian tugas, fungsi dan tata kerja Kecamatan dilingkungan pemeritahan Kabupaten Tangerang, tugas pokok dan fungsi masing-masing bagian adalah sebagai berikut :

Camat

Camat sebagai pelaksana Pemerintah Daerah ditingkat Kecamatan mempunyai tugas melaksanakan kewenangan pemerintah yang di limpahkan Bupati dan tugas pemerintahan lainnya. Kecamatan dipimpin oleh Camat yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut Camat mempunyai fungsi :

Pelaksanaan perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja bidang Pemerintahan, ketenteraman dan Ketertiban Umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan Pendapatan Daerah dan kesejahteraan sosial.
Pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penganalisisan data dibidang Pemerintahan, ketenteraman dan Ketertiban Umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan Pendapatan Daerah dan kesejahteraan social.
Penyelenggaraan kegiatan perumusan, ketenteraman dan Ketertiban Umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan Pendapatan Daerah dan kesejahteraan sosial.
Pelaksanaan inventarisasi aset daerah atau kekayaan daerah lainnya yang ada diwilayah kecamatan serta pemeliharaan dan pengelolaan fasilitas umum dan fasilitas sosial.
Pelaksanaan pertimbangan pengangkatan kepala kelurahan.
Pelaksanaan peningkatan usaha-usaha pengembangan ekonomi Desa dan Kelurahan.
Pelaksanaan ketatausahaan umum dan kepegawaian, perencanaan dan keuangan.
Pelaksanaan pemberian rekomendasi/perijinan kewenangan dibidang Pemerintahan, ketenteraman dan Ketertiban Umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan Pendapatan Daerah dan kesejahteraan sosial sesuai dengan kewenangannya.
Pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian penyelenggaraan pemerintahan desa dan kelurahan.
Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait dengan kegiatan pemerintahan kecamatan.
Pelaksanaan pengawasan, monitoring dan evaluasi, pengendalian serta pelaporan kegiatan pemerintahan kecamatan.
Pelaksanan urusan pemerintahan lainnya yang dilimpahkan kecamatan.

Sekretariat

Sekretariat Kecamatan mempunyai tugas membantu Camat dalam melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintahan meliputi urusan ketatausahaan, rumah tangga, umum dan Kepegwaian, Perencanaan dan keuangan, kegiatan seksi Pemerintah, ketenteraman dan Ketertiban Umum, Pembangunan, Pengembangan Ekonomi dan Pendapatan Daerah dan kesejahteraan sosial. Sekretariat Kecamatan dipimpin oleh seorang Sekretaris Kecamatan yang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut Sekretariat Kecamatan mempunyai fungsi :

Pelaksanaan perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja berkaitan dengan bidang umum dan kepegawaian serta perencanaan dan keuangan.
Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data bidang perencanaan dan keuangan, umum dan kepegawaian.
Pelaksanaan pengelolaan surat menyurat, tata naskah dinas, kearsipan, perlengkapan dan aset, rumah tangga, dan pemeliharaan kantor, sarana dan prasarana kecamatan.
Pelaksanaan tertib administrasi pengelolaan inventarisasi barang, pemeliharaan kantor dan sarana prasarana, perlengkapan dan aset.
Pelaksanaan pengelolaan administrasi dan penatausahaan keuangan.
Pelaksanaan dan pembinaan organisasi dan tatalaksana lingkup kecamatan.
Pemberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat kecamatan.
Pelaksanaan kegiatan tata usaha yang meliputi agenda, ekspedisi, penggandaan, kearsipan, naskah dinas.
Pelaksanaan pemeliharaan kantor, pengadaan dan penyimpanan perlengkapan dan pengelolaan rapat.
Pelaksanaan pengelolan administrasi kepegawaian.
Pembinaan ketatausahaan umum dan kepegawaian, administrasi keuangan dan perencanaan, serta bidang pemerintahan, ketenteraman dan Ketertiban Umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial.
Pelaksanaan koordinasi, dengan instansi/lembaga lainnya terkait kegiatan sekretariat kecamatan dan bidang Pemerintahan, ketenteraman dan Ketertiban Umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial.
Pelaksanan pengawasan monitoring dan evaluasi, pengendalian serta pelaporan kegiatan sekretariat kecamatan dan bidang Pemerintahan, ketenteraman dan Ketertiban Umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial.
Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

Sub Bagian Umum dan Kepegawaiaan

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, pengawasan dan pengendalian urusan surat menyurat dan kearsipan, urusan rumah tangga dan perlengkapan, penyusunan rencana kebutuhan, serta pengelolaan administrasi kepegawaian. Sub Bagian Umum dan Kepagawaian mempunyai fungsi :

Perencanaan dan perumusan bahan kebijakan kegiatan umum dan kepegawaian dilingkungan kecamatan.
Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data kegiatan umum dan kepegawaian.
Pelaksanaan pengelolaan kegiatan ketatausahaan meliputi, surat menyurat, pengetikan, penggandaan, pengiriman dan pengarsipan.
Pelaksanaan pengurusan administrasi perjalanan dinas.
Pelaksanaan inventarisasi, pengadaan, pendistibusian, dan pemeliharaan barang-barang prasarana dan sarana inventaris kantor, rumah tangga kecamatan.
Pelaksanaan pengelolaan administrasi kepegawaian meliputi data pegawai, perpindahan, kepangkatan, dan pemberhentian pegawai dilingkungan kecamatan.
Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan pegawai dilingkungan Kecamatan.
Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait kegiatan umum dan kepegawaian.
Pelaksanaan pengawasan dan monitoring dan evaluasi pengendalian serta pelaporan kegiatan umum dan kepegawaian.

Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan

Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian yang meliputi inventarisasi dan identifikasi data, perumusan dan penyusunan program serta evaluasi kegiatan rencana anggaran belanja kecamatan, pembukuan, perhitungan anggaran dan verifikasi serta pengurusan keuangan Kecamatan. Sub bagian perencanaan dan keuangan mempunyai fungsi :

Perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja dibidang perencanaan dan keuangan.
Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data bidang perencanaan dan keuangan.
Pelaksanaan penyusunan pedoman dan kebijakan serta dalam program kerja kecamatan meliputi penyusunan lakip, renstra, rencana kegiatan, keorganisasian dan ketatalaksanaan.
Perencanaan kegiatan pengelolaan administrasi keuangan meliputi penyusunan anggaran, pencairan, pembukuan dan pelaporan pertanggung jawaban anggaran.
Pelaksanaan usulan perbaikan dan perubahan anggaran kecamatan.
Pelaksanaan penyusunan laporan neraca keuangan.
Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait dengan kegiatan perencanaan dan keuangan.
Pelaksanaan pengawasan monitoring dan evaluasi pengendalian serta pelaporan kegiatan perencanaan dan keuangan.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

Seksi Tata Pemerintahan

Seksi Pemerintahan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian kegiatan bidang Pemerintahan yang meliputi pembinaan penyelenggaraan Pemerintahan Desa dan Kelurahan, pemerintahan umum, Kependudukan, catatan sipil dan pemberdayaan masyarakat. Seksi Pemerintahan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris Camat. Seksi Tata Pemerintahan mempunyai fungsi :

Pengolahan data dan informasi kependudukan di Kecamatan.
Pelaksanaan fasilitasi dalam hal pembentukan, pemecahan, penghapusan dan pengaturan Desa, perubahan status Desa menjadi Kelurahan, perubahan nama dan batas Wilayah desa.
Pelaksanaan fasilitasi menerbitkan surat keputusan tentang pengesahan anggota BPD berdasarkan laporan dan berita acara pembentukan BPD.
Pelaksanaan fasilitasi menerbitkan surat keputusan tentang pengesahan Kepala Desa terpilih berdasarkan laporan dan berita acara panitia Pilkades dan peraturan BPD.
Pelaksanaan fasilitasi menetapkan dan mengesahkan Pejabat Kepala Desa sesuai peraturan perundang-undangan.
Pelaksanaan fasilitasi pelantikan Kepala Desa dan Anggota BPD.
Pelaksanaan fasilitasi, menerima laporan pelaksanaan tugas Kepala Desa.
Pelaksanaan fasilitasi penyelenggaraan pemilihan kepala Desa dan Badan Permusyawaratan Desa.
Pelaksanaan fasilitasi penyusunan peraturan desa.
Pelaksanaan penyelenggaraan lomba/penilaian Desa/Kelurahan tingkat Kecamatan .
Pelaksanaan fasilitasi menerbitkan surat persetujuan tentang penyidikan terhadap Kepala Desa dan Anggota BPD.
Pelaksanaan penilaian atas laporan pertanggungjawaban Kepala desa.
Pelaksanaan fasilitasi kerja sama antar desa dan penyelesaian perselisihan antar Desa/Kelurahan.
Pelaksanaan penetapan pengadaan tanah, pasar desa, kantor kepala desa/Kelurahan untuk skala tingkat desa.
Pelaksanaan dan menginventalisir tanah sengketa milik pemerintah Daerah dan menfasilitasi sengketa tanah-tanah pemerintah di tingkat desa.
Pelaksanaan sosialisasi dalam pengadaan tanah untuk kepentingan umum.
Pelaksanaan Pemeriksaan administrasi penerbitan Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Tanda Penduduk Musiman.
Pelaksanaan pendataan penduduk dan pendatang serta Laporan Data Kependudukan, Kelahiran, dan Kematian.
Pelaksanaan dan pelaporan jumlah KTP dan KK yang diterbitkan.
Pelaksanaan pembinaan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil kepada kelurahan dan atau desa.
Pelaksanaaan penyuluhan administrasi kependudukan dan catatan sipil.
Pelaksanaan pelayanan operasi yustisi dan sipora.
Pelaksanaan pengesahan surat keterangan kelahiran, kematian dan perkawinan.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.

Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum

Seksi Ketenteraman dan Ketertiban Umum mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian kegiatan dibidang ketentraman dan ketertiban umum, yang meliputi perlindungan masyarakat, kesatuan Bangsa dan Politik. Seksi Ketenteraman dan Ketertiban Umum dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris Kecamatan. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai fungsi :

Pelaksanaan perencanaan dan pengelolahan bahan perumusan kebijakan yang berkaitan dengan keamanan dan ketertiban.
Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan dan penganalisisan data kegiatan ketenteraman dan ketertiban umum.
Pelaksanaan administrasi penertiban Surat Ijin Gangguan (HO) dengan intensitas gangguan rendah yang tidak menggunakan mesin.
Pelaksanaan pembinaan ketenteraman dan ketertiban umum serta kemasyarakatan.
Pelaksanaan koordinasi penanganan pemakaman gelandangan/ orang tidak dikenal.
Pelaksanaan penegakan dan pelaksanaan peraturan daerah dan keputusan Kepala daerah serta peraturan perundang-undangan lainnya di wilayah kerjanya.
Pelaksanaan fasilitasi pembinaan kerukunan hidup antar umat beragama.
Pelaksanaan penertiban dan pengamanan tanah yang telah dibebaskan.
Pelaksanaan pengawasan Penggunaan Lahan Fasos, Fasum dan garis sepadan jalan.
Pelaksanaan koordinasi dan pembinaan kesatuan Polisi Pamong Praja dan Perlindungan masyarakat (Linmas).
Pelaksanaan memberikan Surat Izin Gangguan (HO) dengan intensitas gangguan rendah yang tidak menggunakan mesin
Pembinaan ketentraman dan ketertiban lingkup Kecamatan.
Fasilitasi pembinaan kerukunan hidup antar umat beragama skala Kecamatan.

Pembinaan Linmas.
Membantu pengendalian gangguan dan ketertiban.
Pemberian ijin penata ruang/toko untuk ibadah sesuai perundang-undangan yang berlaku.
Fasilitasi lahan parkir.

Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.

Seksi Pembangunan

Seksi Pembangunan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang pembangunan yang meliputi Bina Marga dan Pengairan, Cipta Karya, Tata Ruang, Kebersihan, Pertamanan dan Pemakaman. Seksi Pembangunan dipimpin oleh seorang Kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris Kecamatan. Seksi Pembangunan mampunyai fungsi :

Pelaksanaan inventarisasi data jalan dan jembatan meliputi peta jalan dan jembatan, jumlah jalan dan jembatan, kondisi jalan dan jembatan serta tipe jalan Kecamatan dan Desa/Kelurahan.
Pelaksanaan penetapan jalan Desa dan jembatan yang harus dipelihara.
Pelaksanaan pemeliharaan jalan jembatan serta bangunan pelengkap lainnya jalan antar penghubung Desa dengan Kecamatan.
Pelaksanaan dan melaporkan kondisi jalan dan jembatan dan irigasi dilingkungan kecamatan diluar kewenangannya kepada instansi yang berwenang.
Pelaksanaan pengawasan terhadap kondisi Jalan dan jembatan dan penggunaan jalan dan jembatan di wilayah kecamatan.
Pelaksanaan pembangunan dan pemeliharaan jalan dan jembatan dan irigasi di wilayah kecamatan.
Pelaksanaan penetapan inventarisasi data irigasi.
Pelaksanaan pemeliharaan irigasi bangunan pelengkap lainnya.
Pelaksanaan administrasi penerbitan surat ijin IMB rumah tinggal katagori permanen dan semi permanen serta pemutihan IMB rumah tinggal perorangan, rumah tinggal tambahan dilingkungan perumahan.
Pelaksanaan koordinasi dalam rangka pemberian rekomendasi IMB untuk bangunan industri dan perumahan swasta.
Pelaksanaan pengawasan terhadap bangunan pemerintah dan pembangunan rumah tinggal.
Pelaksanaan pendataan potensi rumah tinggal yang belum memiliki ijin dan penyuluhan IMB untuk rumah tinggal.
Pelaksanaan penyebarluaskan hasil pengkajian tata ruang dan rencana tata ruang kepada seluruh masyarakat dan swasta.
Pelaksanaan pengawasan, memantau dan mengawasi terhadap setiap kegiatan yang berkaitan dengan penggunaan tanah perkebunan terlantar, tanah Negara bebas dan tanah timbul.
Pelaksanaan peningkatan peran serta masyarakat dalam perencanaan tata ruang dan dalam pengawasan pemanfaatan ruang.
Pelaksanaan administrasi penerbitan IPR terhadap permohonan pendirian bangunan sarana ibadah dan bangunan yang berdampak luas terhadap lingkungan.
Pendataan dan pelaporan PJU, rekomendasi penetapan lampu penerangan jalan umum dan taman kota.
Pendataan dan pelaporan ijin reklame.
Pelaksanaan koordinasi terkait penanganan pengangkutan sampah.
Pendataan dan pelaporan rumah duka, crematorium.
Pendataan dan pelaporan taman pemakaman umum (TPU), umum dan khusus.
Fasilitasi pengendalian dan pemeliharaan kebersihan dan melakukan penyuluhan tentang kebersihan kepada masyarakat.
Pelaksanaan koordinasi pembangunan swadaya masyarakat.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.

Seksi Pengembangan Ekonomi dan Pendapatan Daerah

Seksi Pengembangan Ekonomi dan Pendapatan Daerah mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang Pengembangan Ekonomi dan Pendapatan Daerah yang meliputi industri dan perdagangan, pertanian, peternakan, perikanan, koperasi, Usaha Kecil dan Menengah dan Lingkungan hidup dan Pendapatan Daerah. Seksi Pengembangan Ekonomi dipimpin oleh seorang Kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris Kecamatan. Seksi Pengembangan Ekonomi dan Pendapatan Daerah mempunyai fungsi :

Pelaksanaan pemberian rekomendasi atas surat ijin tempat usaha, rekomendasi surat ijin domisili usaha, rekomendasi surat keterangan tempat industri dan rekomendasi surat ijin tempat perdagangan, rekomendasi surat ijin domisili usaha perdagangan, rekomendasi surat keterangan tempat perdagangan.
Pelaksanaan pendataan industri perdagangan dan koperasi di Wilayah Kecamatan.
Pelaksanaan penerbitan SITU dan keterangan domisili untuk pangan industri rumah tangga (PIRT), toko obat, pengobatan tradisional (Battra).
Pelaksanaan pengawasan tempat Industri dan perdagangan.
Pelaksanaan fasilitasi pembinaan usaha industri dan perdagangan.
Pelaksanaan pengawasan terhadap tempat perdagangan.
Pelaksanaan fasilitasi pembinaan usaha perdagangan dan usaha koperasi.
Pelaksanaan rekomendasi surat keterangan tempat koperasi.
Pelaksanaan koordinasi pengawasan bidang perikanan dan kelautan.
Pelaksanaan pengumpulan data dan informasi masalah perikanan dan kelautan.
Pelaksanaan koordinasi terkait penanganan pengembangan usaha pertanian skala kecil.
Pelaksanaan fasilitasi pembuatan administrasi dalam rangka mendatangani izin heuler (penggilingan padi).
Pelaksanaan ketahanan pangan masyarakat, pelaksanaan gerakan perlindungan tanaman pangan dan holtikultura.
Pelaksanaan pendataan usaha peternakan, koordinasi pencegahan penyakit hewan menular dan pendataan populasi ternak.
Pelaksanaan koordinasi pengelolaan perguliran ternak bantuan pemerintah dan koordinasi pencegahan penyakit hewan menular.
Pelaksanaan penanganan penggalangan gerakan penanaman hijauan makanan ternak.
Pelaksanaan pengkoordinasian, pembinaan dan pengawasan serta pelaporan langkah-langkah penyelenggaraan terjadinya pencemaran dan kerusakan lingkungan.
Pelaksanaan pengawasan penyaluran dan pengendalian kredit dalam rangka menunjang keberhasilan program produksi pertanian.
Pelaksanaan pencegahan atas pengambilan sumber daya alam tanpa ijin dan dapat mengganggu serta membahayakan lingkungan.
Pelaksanaan surat keterangan izin lingkungan tentang kegiatan usaha pertambangan galian dan proses penerbitan AMDAL.
Pelaksanaan pendataan dan pelaporan lahan kritis.
Pelayanan izin reklame, spanduk, poster, pamplet, untuk umbul-umbul yang berskala kecil (dibawah 1 Meter).
Pelaksanaan pembuatan rekomentasi izin pemasangan bilboard, spanduk, poster, pamplet, umbul-umbul yang berskala besar (diatas 1 meter ).
Pelaksanaan pendataan dan pemungutan pajak retribusi daerah sesuai dengan kewenangannya meliputi bidang (PBB, BPHTB, reklame, sarang burung walet).
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.

Seksi Kesejahteraan Sosial

Seksi Kesejahteraan Sosial mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang kesejahteraan sosial yang meliputi pendidikan, kesehatan, pemuda, olahraga, kebudayaan dan pariwisata serta keluarga berencana, tenaga kerja dan transmigrasi. Seksi Kesejahteraan Sosial dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat melalui Sekretaris Kecamatan. Seksi Kesejahteraan sosial mempunyai fungsi :

Pelaksanaan pendataan jumlah keluarga miskin (Gakin) beserta anggota.
Pelaksanaan pengumpulan dan penyampaian, data pasangan usia subur, data gakin, data perilaku hidup bersih dan sehat tingkat desa, data sarana sanitasi dasar, data pirt, data ASI Eksklusif, kejadian penyakit dan masalah kesehatan lainnya.
Pelaksanaan pendataan dan pendaftaran penyelenggaraan lembaga-lembaga pendidikan (play group, kelompok bermain dan taman kanak-kanak).
Pelaksanaan terhadap kegiatan fasilitasi pelayanan alat kontrasepsi dan fasilitasi pendataan pasangan usia subur, tahapan keluarga dan keluarga miskin.
Pelaksanaan fasilitasi pertemuan posko KB desa dan IMP.
Fasilitasi penyuluhan administrrasi keluarga berencana.
Pelaksanaan fasilitasi kegiatan organisasi sosial/kemasyarakatan dan LSM.
Pemberdayaan keluarga pra sejahtera (pelayanan kontrasepsi, pemberian bantuan modal, pemberian keterampilan bagi keluarga pra sejahtera).
Pelaksanaan fasilitasi pertemuan posko KB desa dan IMP.
Koordinasi tingkat Kecamatan dengan instansi terkait.
Fasilitasi penyuluhan administrrasi keluarga berencana.
Pelaksanaan pemberian rekomendasi keluarga tidak mampu untuk kepentingan pendidikan, pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Pelaksanaan rekomendasi izin pendirian operasional yayasan sosial, organisasi sosial dan panti asuhan.
Pelaksanaan penyuluhan kepada masyarakat yang terkena bencana alam, kerusuhan sosial, orang terlantar, lanjut usia, korban napza dan mantan napi.
Pelaksanaan penandatanganan untuk dan atas nama Bupati menandatangani surat keterangan pencari kerja (SKPK).
Membantu pelaksanaan pengembangan sektor informal, usaha mandiri, penerapan teknologi tepat guna dan padat karya.
Pelaksanaan pendataan pertumbuhan usia kerja.
<p style="line-height: 2">Pelaksanaan fasilitasi pelaksanaan program transmigrasi.
Pelaksanaan pengawasan tempat pariwisata.
Pelaksanaan rekomendasi surat izin tempat pariwisata, rekomendasi surat izin domisili usaha pariwisata, rekomendasi surat keterangan tempat pariwisata.
Pelaksanaan fasilitasi pelantikan dan pengambilan sumpah Kepala Sekolah Negeri (SDN).
Pelaksanaan pencegahan dan penanggulangan bencana alam.
Pelaksanaan pengembangan sektor informal, usaha mandiri, penerapan teknologi tepat guna dan padat karya.
Pelaksanaan penerbitan izin lingkungan pendirian rumah bersalin (RB) dan balai pengobatan (BP).
Pelaksanaan koordinasi upaya kesehatan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif yang melibatkan institusi non kesehatan dan masyarakat.
Pelaksanaan pembinaan peran serta masyarakat untuk ber PHBS melalui pengembangan upaya kesehatan bersumberdaya masyarakat (UKBM) dan penyuluhan tentang kesehatan ibu, anak, gizi, KB, menyusui ekslusif dan kesehatan lingkungan.
Pelaksanaan pemantauan keberadaan tenaga kesehatan tertentu di desa dan penyediaan rumah tinggal tenaga kesehatan tertentu (Bidan, Dokter, Perawat) di desa.
Pelaksanaan bakti sosial pelayanan kesehatan yang dilaksanakan oleh swasta dan organisasi masyarakat.
Pelaksanaan pemanfaatan sarana sanitasi dan kualitas kesehatan lingkungan.
Pelaksanaan kegiatan penyedia jasa pemberantasan hama (pest kontrol) di wilayah Kecamatan.
Penyusunan perencanaan pembangunan kesehatan diwilayah kecamatan dan kebijakan lokal pembangunan kesehatan wilayah Kecamatan dengan memperhatikan kebijakan yang telah ditetapkan daerah dan pusat.
Pelaksanaan koordinasi penyiapan lahan pembangunan Puskesmas dan jaringannya.
Penyelenggaraan kegiatan-kegiatan Desa siaga, Survey mawas diri, Musyawarah Masyakat Desa dan pelaksanaan kegiatan rutin di poskesdes oleh kader.
Pembinaan keterampilan anak/pemuda putus sekolah.
Pelaksanaan memfasilitasi pelaksanaan PKBM.
Pelaksanaan pengesahan RAPBS Sekolah Dasar; Pengesahan dan pelantikan pengurus komite Sekolah Dasar.
Pelaksanaan pengawasan sistem sejarah/kepurbakalaan.
Pelaksanaan pembinaan kelompok-kelompok kesenian daerah/ lembaga adat pembinaan daerah Kabupaten Tangerang.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.

Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok jabatan fungsional ini dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada camat. Kelompok jabatan fungsional ini dipimpin oleh pemegang jabatan fungsional yang paling senior. Kelompok jabatan fungsional yang berada di Kecamatan meliputi :

Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah tenaga dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya.
Kelompok Jabatan Fungsional Kecamatan secara professional sesuai dengan kebutuhan.
Setiap Kelompok jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang tenaga fungsional yang ditunjuk diantara tenaga fungsional yang ada dilingkungan Kecamatan.
Kelompok jabatan fungsional dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Camat.
Jenis dan jenjang jabatan fungsional diatur sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Visi dan Misi Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang

Visi

Visi Kecamatan Sukadiri yang merupakan suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan berupa cita dan citra yang diinginkan oleh Instansi Pemerintah, dengan mengacu pada batasan tersebut serta pertimbangan kondisi obyektif seluruh daya dan komitmen untuk meraih masa depan yang lebih baik, maka visi kecamatan sukadiri ditetapakan sebagai berikut :

Masyarakat Kecamatan Sukadiri adalah kelompok orang dengan segala aspek kehidupannya yang meliputi sikap, pola pikir, perilaku dalam sosial budaya,agama, politik, ekonomi, hukum dan iptek yang memanfaatkan sumberdaya yang merupakan warga Kecamatan Sukadiri.
Mandiri, adalah bahwa setiap masyarakat mampu mengatasi permasalahan dan hidup bertanggung jawab dengan tidak ada ketergantungan pada pihak lain.
Maju adalah suatu gambaran tentang kondisi kehidupan masyarakat yang memiliki pola pikir dan tindakan rasional berorientasi pada masa depan.
Sejahtera adalah gambaran tentang kondisi kehidupan masyarakat yang mengarah kekeadaan yang lebih baik dan dapat memenuhi kebutuhan dasar hidupnya secara wajar.

Misi

Misi Kecamatan Sukadiri yang merupakan suatu yang harus di laksanakan oleh instansi pemerintah sesuai visi yang telah ditetapkan agar tujuan organisasi dapat tercapai dan berhasil dengan baik. Hal-hal yang harus dicapai organisasi Kecamatan Sukadiri di masa datang, mencerminkan tentang segala sesuatu untuk mencapai visi dari Kecamatan Sukadiri. Sesuai dengan kesepakatan seluruh jajaran organisasi Kecamatan Sukadiri, maka di tetapka misi sebagai berikut:

Memafasilitasi peningkatan produktivitas pertanian.
Memafasilatas peningkatan derajat pendidikan dan kesehatan.
Meningkatkan kinerja pemerintah umum.
Memafasilitas peningkatan kualitas infrastruktur wilayah.

Tata Laksana Sistem yang Berjalan

Untuk menganalisa sistem yang berjalan pada penelitian ini menggunakan program Visual Paradigma For UML 6.4 Enterprice Edition untuk menggambarkan use case diagram, squence diagram, dan activity diagram.

Prosedur Sistem yang Berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisa berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data. adapun prosedurnya kerja sistem saat ini yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

Pemohon membuat berkas surat dari kelurahan setempat.
Membawa berkas surat yang terlampir dari kelurahan untuk diserahkan ke Kasubag Umum dikecamatan.
Kemudian Kasubag Umum membuat laporan catatan harian untuk melakukan proses berkas permohonan.
Setelah melakukan proses pemberkasan pemohon, Kasubag Umum menyerahkan berkas yang sudah diproses untuk diserahkan kepada Sekertaris Camat.
Sekertaris Camat memvalidasi semua berkas surat, jika surat yang sudah diacc oleh Sekertaris Camat, kemudian diberikan kepada Camat untuk ditanda tangan oleh Camat.
Lalu Kasubag Umum menerima surat yang telah ditanda tangan oleh Camat untuk diberikan kepada sipemohon.

Use Case Diagram

Sebuah use case yang mempersentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistema use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem yang ditekan adalah “apa” yang diperbuat sistem dan “bagaimana”. Gamabar use case diagram sistem dokumen ditunjukan pada gambar 3.2.

Dari gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Dokumen yang berjalan digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan Sistem Dokumen
4 actor di antaranya : Pemohon, Kasubag Umum, Sekertaris Camat dan Camat.
7 Use case di antaranya : menyerahkan berkas dari kelurahan, catat dalam buku peristiwa harian, proses berkas permohonan, validasi surat, acc surat/tanda tangan camat, selesai validasi dan menyerahkan surat.

Squence Diagram

Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Squence diagram ditunjukan pada gambar 3.3.

Dari gambar 3.3 Squence Diagram Sistem Dokumen yang berjalan digambarkan dengan Squence Diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

Actor yang melakukan kegiatan diantaranya :. pemohon, kasubag. umum, sekertaris camat dan camat.
7 Lifeline, menggambarkan aktivitas system.

Actvity Diagram

Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut. Activity Diagram ditunjukan pada gambar 3.4.

Dari gambar 3.4 Activity Diagram Sistem Dokumen yang berjalan digambarkan dengan Activity Diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

1 Initial Node, sebagai awal objek.
8 activity partition yang menggambarkan sistem tersebut.
1 Final Node yang mengakhiri.

Analisa Sistem yang Berjalan

Analisa SWOT

Analisa SWOT dilakukan berdasarkan kekuatan dan faktor positif yang berasal dari internal organisasi,untuk mengurangi kelemahan dari faktor internal tersebut, peluang atau kesempatan yang ada dari faktor eksternal dapat mempertahankan kekuatan sambil mengurangi kekuarangan dan ancaman yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi.

Analisis untuk mencari strategi menggunakan kekuatan dan memanfaatkan peluang yang ada (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang ada untuk menghindari ancaman (strategi S-T). Selain itu dapat dianalisis juga strategi untuk mengurangi kelemahan untuk mecapai peluang yang ada (strategi W-O) serta mengatasi ancaman atau resiko yang akan terjadi nanti (strategi W-T). Berikut tabel strategi S-O, W-O, S-T dan W-T dapat dilihat pada tabel 3.5.

Analisa Batasan Sistem

Adapun analisa yang dilakukan lebih memprioritaskan kepada pengembangan sistem informasi pengarsipan di Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang. Mulai dari proses pembuatan surat keterangan ke Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang sampai kepada realisasi dari surat tersebut dan pelaporannya kepada pimpinan kecamatan.

Analisa Kekurangan Sistem yang Berjalan

Berdasarkan hasil pengamatan dan diskusi dengan beberapa bagian yang dilakukan penulis terhadap sistem yang berjalan di Kantor Camat Sukadiri Kabupaten Tangerang, terdapat beberapa kekurangan sistem yang berjalan diantaranya sebagai berikut :

Penyimpanan data-data surat yang belum bisa terkontrol sesuai keinginan.
Belum adanya sistem informasi yang memudahkan para pegawai untuk menghemat waktu dalam pencarian arsip.
Mengelola surat masih dengan cara sederhana.

Analisa Kontrol Sistem

Kontrol terhadap sebuah sistem sangat dibutuhkan agar sistem dapat berjalan dengan baik. Pengaturan yang ada belum cukup untuk mengontrol alurnya sistem sebagai mestinya. Saat ini pengamatan sistem dilakukan oleh pimpinan yaitu camat dengan melakukan pengecekan terhadap laporan. Terkadang lambatnya pembuatan laporan di pengaruhi dengan kontrol yang dilakukuan. Usulan dengan adanya orang yang setiap saat melakukan kontrol sistem, supaya secara otomatis sistem akan terkontrol sesuai dengan baik dengan melakukan pemisahan hak akses terhadap sistem yang sudah ada.

Analisa Prosedur

Berdasarkan dari pengamatan yang dilakukan penulis, prosedur yang berjalan saat ini masih belum efektif sehingga kurangnya kontrol dapat mempengaruhi hasil kerja kantor. Dari kurangnya alat penyimpanan pada arsip sehingga tidak tersusunnya secara baik data arsip-arsip yang penting. Hal tersebut dapat menyebabkan pihak-pihak yang tidak mempunyai kepentingan dapat sangat mudah mengakses seluruh data arsip penting .

Analisa Kebutuhan Sistem

Berdasarkan hasil analisa dari beberapa bagian dapat diambil kesimpulan bahwa yang dibutuhkan oleh pihak kecamatan ini lebih di utamakan adanya sebuah media yang dapat membantu menyimpan data-data surat dengan aman dan baik termasuk kontrol terhadap surat yang keluar masuk dari kecamatan sampai kepada realisasi surat tersebut. Sehingga seluruh kegiatan Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang dapat berjalan dengan baik.

Konfigurasi Sistem yang Berjalan

Spesifikasi Hardware

Sistem tersebut menggunakan 1 unit komputer PC dengan spesifikasi sebagai berikut :

Processor : Intel Core i3
Monitor : LCD LG 17
Ram : 2 GB
Keyboard : MS compatible
Printer : Canon mp258

Aplikasi yang digunakan

Windows 7.
Microsoft Office Word 2007.

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Masalah yang dihadapi Berdasarkan analisa yang dilakukan, adanya sistem E-Document pada Kasubag Umum Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang saat ini sudah baik. Tetapi secepatnya dengan perkembangan zaman maka kebutuhan informasi akan hal tersebut masih memerlukan pengembangan lebih luas lagi hingga mencapai sistem yang mumpuni dan handal berfungsi semaksimal mungkin untuk memberi informasi secara akurat di Kecamatan Sukadirir Kabupaten Tangerang. Oleh sebab itu permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut :

Memakan waktu yang lama dalam pencarian data.
Diperlukan ketelitian pegawai dalam pencatatan data.

Alternatif pemecahan masalah Setelah mengamati dan menganalisa dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, terdapat beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, anatara lain sebagai berikut :

Harus bisa memahami sebuah aplikasi.
Memberikan hak login kepada bagian umum untuk menangani proses pengolahan data.

User Requirement

Untuk mengetahui kebutuhan yang ada pada sistem terhadap aplikasi yang akan dirancang oleh penulis dengan mengunakan elisitasi sebagai media dalam memenuhi kebutuhan tersebut.

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I berdasarkan hasil dari wawancara pada bagian Kasubag Umum, berikut adalah lampiran Diagram Elisitasi Tahap I, seperti pada tabel 3.6.

Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi untuk dieksekusi.

(M) pada MDI itu artinya Mandatory. Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
,/li>
(D) pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih perfect.
(I) pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem. Tabel 3.7 adalah elisistasi tahap-II

Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang option-nya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE.

(T) artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
(O) artinya Operasional, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
(E) artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu sebagai berikut :

High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

Tabel 3.8 adalah elisitasi tahap-III

Final Draf Elisitasi

Final draft merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan. Tabel 3.9 adalah elisitasi final draf.

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem yang diusulkan

Untuk setiap menganalisa sistem yang diusulkan pada penelitian ini digunakan Program Dreamweaver CS5 Professional Edition untuk menggambarkan Use Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram, Sequance Diagram, dan State Chart Diagram.

Use Case Diagram : Diagram ini sangat memeperlihatkan himpunan use case dan actor-actor (satu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku dari suatu sistem yang sangat dibutuhkan serta diharapkan oleh sipengguna.
Class Diagram : Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas antar muka, kolaborasi-kolaborasi dan relasi-relasi antar obyek.
Sequence Diagram : Diagram ini memperlihatkan intraksi yang menekankan pada proses pengiriman pesan (message) dalam suatu waktu tertentu.
Activity Diagram : Diagram ini memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem. Diagram ini sangat penting dalam melakukan pemodelan fungsi-fungsi dalam suatu sistem para admin untuk melakukan proses pembelian secara online.

Usulan Prosedur Sistem yang Baru

Setelah mengadakan penelitian dan analisa sistem yang berjalan maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan usulan sistem yang akan dibangun. Terdapat beberapa usulan prosedur yang baru dan memperbaiki sistem yang telah berjalan sampai dengan saat ini.

Urutan usulan prosedur ini berisikan urutan proses surat masuk, proses surat keluar serta pembuatan laporan.

Prosedur Surat Masuk Surat masuk disimpan ke dalam sistem pendataan surat masuk sesuai keterangan surat dan kemudian admin menginput data surat masuk kedalam input surat untuk diarsipkan.
Prosedur Surat Keterangan Admin membuat surat keluar kemudian menginput surat sesuai data surat yang ada seperti : surat keterangan akta kelahiran, surat keterangan domisili, surat keterangan tidak mampu, surat pengantar, surat keterangan kk dalam proses, surat keterangan ktp dalam proses, dan surat keterangan lainya ke dalam sistem pendataan surat keluar untuk diarsipkan.
Prosedur Pembuatan Laporan Admin membuka sistem pendataan surat masuk dan surat keluar dan memilih menu laporan data surat untuk melihat laporan surat masuk dan surat keluar.

Rancangan Diagram Sistem yang diusulkan

Untuk menganalisa sistem yang berjalan pada penelitian ini diguanakan software visual paradigm for UML 6.4. Software ini digunakan untuk menggambarkan use case diagram, activity diagram, class diagram dan sequence diagram.

Use case diagram berfungsi untuk menggambarkan sistem dengan pemakai luar (outside user) yang disebut actor. Use Case Diagram digunakan untuk menggambarkan hubungan interaksi antara sistem dan si pemakai (user).

Use Case Diagram yang diusulkan

Use case diagram berfungsi untuk menggambarkan sistem dengan pemakai luar (outside user) yang disebut actor. Use Case Diagram digunakan untuk menggambarkan hubungan interaksi antara sistem dan si pemakai (user), yaitu admin dan camat :

Berdasarkan gambar 4.1 Use Case Diagram yang diusulkan untuk admin terdapat :

1 (Satu) sistem yang mencangkup seluruh kegiatan Sistem pendataan pembuatan surat masuk dan pembuatatan surat keterangan akta kelahiran, surat keterangan domisili, surat keterangan suami istri, surat keterangan tidak mampu, surat pengantar, surat keterangan KK dalam proses, surat keterangan KTP dalam proses, surat keterangan lainya kelahiran, untuk Admin pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang.
1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu : Admin
12 Use Case yang dilakukan oleh actor yaitu Log In, Home, pembuatan surat masuk dan pembuatan surat keterangan akta kelahiran, surat keterangan domisili, surat keterangan suami istri, surat keterangan tidak mampu, surat pengantar, surat keterangan KK dalam proses, surat keterangan KTP dalam proses, surat keterangan lainya kelahiran, untuk Admin pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang.
3 include yaitu : vertifikasi login, vertifikasi login berhasil, dan vertifikasi login gagal.
Admin melakukan Log In dengan memasukan username dan password.
Jika Log In benar lalu masuk ke menu home, jika Log In salah kembali ke halaman Log In.
Setelah masuk ke halaman home ditampilkan Menu Home, menu pembuatan surat masuk, menu pembuatatan surat keterangan akta kelahiran, menu surat keterangan domisili, menu surat keterangan suami istri, menu surat keterangan tidak mampu, menu surat pengantar, menu surat keterangan KK dalam proses, menu surat keterangan KTP dalam proses, menu surat keterangan lainya kelahiran dan menu Logout.
Admin dapat mengakses tambah, edit, hapus menu surat masuk, menu pembuatatan surat keterangan akta kelahiran, menu surat keterangan domisili, menu surat keterangan suami istri, menu surat keterangan tidak mampu, menu surat pengantar, menu surat keterangan KK dalam proses, menu surat keterangan KTP dalam proses, menu surat keterangan lainya kelahiran dan menu Logout.

Berdasarkan gambar 4.2 Use Case Diagram yang diusulkan untuk Camat terdapat :

1 (Satu) sistem yang mencangkup seluruh kegiatan sistem pelaporan, penambahan user dan penghapusan user untuk Camat pada Kantor Kecamatan Sukadiri kabupaten Tangerang.
Satu Actor yang melakukan kegiatan, yaitu : Camat.
Empat (4), Use Case yang dapat dilakukan oleh actor
3 include yaitu : vertifikasi login, vertifikasi login berhasil, dan vertifikasi login gagal.
Camat melakukan Log In dengan memasukan username dan password.
Jika Log In benar lalu masuk ke menu home, jika Log In salah kembali ke halaman Log In.
Setelah masuk ke halaman home ditampilkan Menu Home, menu laporan, menu user dan menu Logout.
Camat dapat melihat laporan surat, mengakses user, dan menu log out

Activity Diagram Sistem yang diusulkan

Activity Diagram menggambarkan berbagai aliran aktivitas dalam sistem yang sedang berjalan, bagaimana masing-masing aliran berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses pararel yang mungkin akan terjadi pada beberapa eksekusi.

Activity Diagram merupakan state diagram khusus, sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di trigger oleh selesainya state sebelumnya behavior internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara eksas, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur aktivitas dari level atas secara umum. Activity diagram yang diusulkan diantaranya sebagai berikut :

Berdasarkan Activity Diagram yang diusulkan seperti pada gambar 4.4 terdapat :

1 Initial Node, sebagai awal objek
21 Action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
4 Fork Node, menjelaskan adanya beberapa aliran
1 Decision Node, untuk membuat keputusan
1 Final Node¸objek yang diakhiri.

Sequence Diagram Sistem yang diusulkan

Bedasarkan Sequence diagram yang diusulkan seperti pada gambar 4.5. terdapat :

1 actor yang melakukan kegiatan sebagai Admin
12 control lifeline yang digunakan, yaitu Log In, Home, surat masuk, keterangan akta kelahiran, keterangan domisili, keterangan suami istri, keterangan tidak mampu, surat pengantar, keterangan KK, keterangan KTP, keterangan lainya dan log out.
12 Massage yang ada didalam sistem monitoring laporan praktek kerja industri yaitu Log In, masuk ke home, melihat surat masuk, pilih keterangan akta kelahiran,pilih keterangan domisili, pilih keterangan suami istri, pilih keterangan tidak mampu, pilih surat pengantar, pilih keterangan KK, pilih keterangan KTP, pilih keterangan lainya dan keluar sistem log out.
Admin melakukan Log In.
Verifikasi Log In, jika Log In salah maka kembali lagi ke menu Log In.
Masuk ke halaman home
Admin memilih menu buat surat masuk untuk menambah data surat masuk, mengedit dan menghapus data surat.
Admin memilih menu surat keterangan akta kelahiran untuk menambah, menyetak, mengedit, dan menghapus.
Admin memilih menu surat keterangan domisili untuk menambah, menyetak, mengedit, dan menghapus.
Admin memilih menu surat keterangan suami istri untuk menambah, menyetak, mengedit, dan menghapus.
Admin memilih menu surat keterangan tidak mampu untuk menambah, menyetak, mengedit, dan menghapus.
Admin memilih menu surat pengantar untuk menambah, menyetak, mengedit, dan menghapus.
Admin memilih menu surat keterangan KK dalam proses istri untuk menambah, menyetak, mengedit, dan menghapus.
Admin memilih menu surat keterangan KTP dalam proses untuk menambah, menyetak, mengedit, dan menghapus.
Admin memilih menu surat keterangan lainya untuk menambah, menyetak, mengedit, dan menghapus.
Admin memilih Logout untuk keluar dari sistem.

Bedasarkan Sequence diagram yang diusulkan seperti pada gambar 4.6. terdapat :

1 actor yang melakukan kegiatan sebagai Camat
5 control lifeline yang digunakan, yaitu Log In, Home, User, Laporan, dan Log out.
6 Massage yang ada didalam sistem monitoring laporan praktek kerja industri yaitu melakukan Log In, vertifikasi login, login berhasil masuk ke menu home, masuk ke menu User, melihat laporan, keluar dari sistem log out.
Camat melakukan Log In.
Verifikasi Log In, jika Log In salah maka kembali lagi ke menu Log In.
Masuk ke halaman home.
Camat memilih menu laporan untuk melihat daftar surat yang masuk dan melihat detail surat.
Camat memilih menu User untuk menambah User yang berhak menginput data surat masuk.
Camat memilih Logout untuk keluar dari sistem.

Class Diagram Sistem yang diusulkan

Berdasarkan Class Diagram yang diusulkan seperti pada gambar 4.7. terdapat :

10 Class, himpunan dari objek-objek yang berbagai atribut serta operasi yang sama.
10 Association, digunakan untuk memodelkan relasi antara objek.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Berisi perbedaan prosedur sistem berjalan dan sistem usulan yang dibuat dalam bentuk tabel.

Tabel perbadaan antara sistem yang berjalan dan sistem diusulkan seperti pada table 4.8.

Perancangan Database atau Basis Data

Rancangan basis data digunakan sebagai media penyimpanan data yang dipergunakan dalam aplikasi dan database membantu pemrograman dalam menampilkan data.

Hasil analisa pada sistem yang dihasilkan terdapat beberapa rancangan yang diusulkan. Dari rancangan tersebut akan dibentuk rancangan basis data untuk mempermudah melihat bentuk file dan isinya. Berikut ini adalah penjelasan tentang proses perancangan basis data yang diawali dengan normalisasi yang akan menghasilkan class diagram dan spesifikasi basisdata.

Normalisasi

Bentuk normal suatu basis data relasional dicapai melalui beberapa tahapan yang disebut proses normalisasi. Langkah-langkah Unnormalized, First Normal Form(1NF), Second Normal Form(2NF) dan Third Normal From(3NF), akan dibahas dalam bagian berikut ini:

Dapat dijelaskan tabel Unnormalized Form merupakan sebuah kumpulan data yang akan direkap, tidak ada keharusan untuk mengikuti suatu format tertentu, dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

2. First Normal Form (1NF) Fisrt Normal Form seperti pada tabel 4.10.

Dapat dijelaskan tabel First Normal Form (1NF) merupakan sebuah tabel tersendiri untuk setiap kelompok data yang berhubungan dan mempunyai simbol (*) yang berperan sebagai candidate key pada Aplikasi sistem dokumen.

Dapat dijelaskan Second Normal Form (2NF) merupakan tabel untuk sekelompok nilai yang berhubungan dan terdiri dari 10 tabel yaitu : tabel user, tabel akta, tabel domisili, tabel pasutri, tabel tidak mampu, tabel pengantar, tabel kk, tabel ktp, tabel surat_m dan tabel keterangan.

Dapat dijelaskan Third Normal Form (3NF) merupakan tabel untuk sekelompok nilai yang berhubungan dan terdiri dari 10 tabel yaitu : tabel user, tabel akta, tabel domisili, tabel pasutri, tabel tidak mampu, tabel pengantar, tabel kk, tabel ktp, tabel surat_m dan tabel keterangan.

Sfesifikasi Basis Data

Rancangan database digunakan sebagai media penyimpanan data yang dipergunakan dalam aplikasi ini dan database membantu pemprograman dalam menampilkan data.

Flowchart yang diusulkan

Flowchart yang diusulkan ada 2 yaitu sebagai berikut:

Flowchart Untuk Admin

Flowchart untuk admin yang diusulkan seperti pada gambar 4.23.

Flowchart untuk Camat

Flowchart untuk camat yang diusulkan seperti pada gambar 4.24.

Dari gambar 4.23 dan 4.24 Flowchart diatas ialah proses sistem yang menggambarkan langkah-langkah yang dilakukan oleh admin dan camat untuk melakukan proses pembuatan surat masuk, surat keluar dan pendataan surat.

Rancangan Program

HIPO (Hirarchy Plus Input Process Output) yaitu alat bantu untuk membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisi diagram yang di dalam program ini berisi input yang diproses dan menghasilkan output. Spesifikasi program menjelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi program yang diusulkan. Visual Table Of Content (VTOC) adalah diagram yang menggambarkan hubungan dan fungsi pada sistem secara berjenjang, yaitu seperti pada gambar 4.25.

Adapun spesifikasi program yang diusulkan tersebut dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, yaitu:

Rancangan Prototype

Rancangan Prototype Login

Perancangan ini digunakan untuk melakukan login untuk mengakses menu utama admin dan camat agar dapat melakukan pengolahan pembuatan surat masuk dan surat keluar pada kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang. Rancangan prototype Login admin dan camat pada seperti pada gambar 4.26 dan gambar 4.27.

Rancangan Prototype Home Admin

Rancangan home disini akan ada visi dan misi perusahaan dan dan ucapan selamat datang, serta pembuatan surat masuk , keterangan akta kelahiran, keterangan domisili, keterangan suami istri, keterangan tidak mampu, surat pengantar, keterangan KK dalam proses, keterangan KTP dalam proses, dan surat keterangan lainya. Menu home admin.

Rancangan prototype menu home untuk login admin seperti pada gambar 4.28.

Rancangan Prototype Buat Surat Masuk

Rancangan prototype buat surat masuk pada seperti pada gambar 4.29. akan menampilkan menu pilihan membuat surat.

Rancangan Prototype Buat Surat Keterangan Akta Kelahiran

Rancangan prototype buat surat keterangan akta kelahiran seperti pada gambar 4.30 akan menampilkan tambah akta kelahiran, cari, input, edit dan hapus surat masuk.

Rancangan Prototype Surat Keterangan Domisili

Rancangan prototype Surat Keterangan Domisili seperti pada gambar 4.31 akan menampilkan Tambah keterangan domisili, edit, cetak dan hapus.

Rancangan Prototype Keterangan Suami Istri

Rancangan prototype keterangan Suami Istri seperti pada gambar 4.32 akan menampilkan tambah keterangan suami istri, cetak, edit dan hapus surat keterangan suami istri.

Rancangan Prototype Keterangan Tidak Mampu

Rancangan prototype surat keterangan tidak mampu seperti pada gambar 4.33 akan menampilkan tambah keterangan tidak mampu,cetak edit hapus surat keterangan tidak mampu.

Rancangan Prototype Surat Pengantar

Rancangan prototype surat pengantar seperti pada gambar 4.34 akan menampilkan tambah surat pengantar, cetak, edit dan hapus surat pengantar.

Rancangan Prototype Keterangan KK Dalam Proses

Rancangan prototype surat keterangan KK dalam Proses seperti pada gambar 4.35 akan menampilkan tambah keterangan KK, cetak, edit dan hapus surat keterangan KK dalam proses.

Rancangan Prototype Surat Keterangan KTP Dalam Proses

Rancangan prototype surat keterangan KTP dalam proses seperti pada gambar 4.36 akan menampilkan tambah keterangan KTP, cetak edit hapus surat pengantar.

Rancangan Prototype Keterangan Lainya

Rancangan prototype keterangan lainya seperti pada gambar 4.37 akan menampilkan tambah, cetak, edit dan hapus surat keterangan lainya.

Rancangan Prototype User

Rancangan prototype User seperti pada gambar 4.38 akan menampilkan tambah user, edit dan hapus.

Rancangan Prototype Laporan

Rancangan prototype laporan seperti pada gambar 4.39 akan menampilkan laporan surat masuk, keterangan akta kelahiran, keterangan domisili, keterangan suami istri, keterangan tidak mampu, keterangan KK, keterangan KTP, keterangan lainya, surat pengantar.

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Sistem tersebut menggunakan 1 unit komputer PC dengan spesifikasi sebagai berikut:

Processor: Intel(R) Core(TM) i3-2310M
Monitor: SVGA 15”
Mouse: Optical
Keyboard: PS/2
RAM: 2 GB
Harddisk: 500 GB”
Printer: Canon

Aplikasi yang digunakan

Sistem Operasi “Windows 7”
Microsoft Office 2007
Adobe Dreamweaver CS5
Xampp
Google Chrome
Adobe Photoshop

Hak Akses

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Camat

Testing atau Pengujian

Setelah melakukan perancangan, langakah selanjutnya adalah melakukan serangkaian uji coba pada masing-masing sistem yang bertujuan untuk mendapatkan hasil yang sesuai. Adapun pembahasan hasil yaitu sebagai berikut, seperti pada tabel 4.40.

Schedule Implementasi

Perancangan sistem yang diusulkan diperkirakan memakan waktu kurang lebih 4 bulan, dan kegiatan yang yang disajikan pada tabel 4.41.

Estimasi Biaya

Pada Estimasi Biaya ini berisi rincian biaya sistem anda yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam perusahaan yang disajikan pada tabel 4.42.

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan maka didapatkan beberapa kesimpulan, adalah sebagai berikut:

Kurangnya penggunaan teknologi informasi di Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang masih dilakukan secara manual, hal ini menyebabkan kurang efektif dan efisien sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk pencarian data dan pembuatan laporan, oleh sebab itu teknologi informasi kurang diperhatikan.
Sistem pengarsipan saat ini belum memiliki penyimpanan arsip dokumen disebuah lemari khusus arsip dengan harapan semua surat penting tersimpan dengan baik.
Dengan adanya sistem dokumen dikecamatan tersebut, guna mendapatkan kemudahan pegawai dalam melakukan pendataan, pencarian hingga pembuatan laporan, sehingga dapat terciptanya pekerjaan yang lebih baik, efektif dan efisien.

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijabarkan pada BAB I, maka penulis mengambil kesimpulan :

Proses pengarsipan dokumen yang sedang berjalan saat ini pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang masih berjalan secara manual yaitu proses pencatatannya masih menggunakan buku besar atau buku agenda baik untuk surat penting pencarian data masih dilakukan secara manual dan pembuatan laporannya dilakukan secara semi komputerisasi dengan menggunakan Microsoft Excel.
Sistem pengarsipan yang berjalan saat ini belum mempunyai lemari khusus sehingga dalam pencarian data memerlukan waktu yang lama sehingga data yang ada sering hilang.
Untuk membuat sistem pengarsipan dokumen dibutuhkan aplikasi e-document pengarsipan file surat penting berbasis web dan tempat penyimpanan data, sehingga data yang ada tidak akan hilang.

Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian

a. Kesimpulan Terhadap Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui kendala apa saja yang menjadi permasalahan pada proses pengarsipan data yang ada di Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang, serta dapat memberi masukan-masukan agar mengurangi kesalahan-kesalahan dalam proses pendataan surat penting.
Tujuan dari penelitian ini yaitu agar hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat bermanfaat dan digunakan Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang sebagai referensi untuk memperbaiki sistem pengarsipan dokumen yang berjalan saat ini.
Menambah pengetahuan, pengalaman serta pengamatan dari sebuah sistem yang berjalan saat ini di Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang, serta dapat menghasilkan informasi yang akurat sesuai dengan kebutuhannya.

b. Kesimpulan Terhadap Manfaat Penelitian

Dengan adanya sistem e-document ini diharapkan dapat mempermudah pegawai bagian umum dalam melakukan proses pencatatan surat, sehingga proses pendataannya dapat terkontrol dan berjalan dengan baik.
Penelitian ini sangat berguna dan bermanfaat bagi penulis, karena dengan adanya penelitian ini dapat menambah wawasan penulis mengenai sistem e-dokument pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang.
Dengan adanya sistem ini diharapkan agar terciptanya pelayanan yang lebih baik lagi, serta efektif dan efisien bagi Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang dalam melakukan proses pengarsipan dokument dan pencatatan surat penting.

Kesimpulan Terhadap Metode Penelitian

Berdasarkan metode penelitian yang penulis lakukan ,maka dapat disimpulkan :

Penulis melakukan metode pengumpulan data dalam penelitian ini, dimana penulis melakukan wawancara langsung kepada stakeholder atau pegawai yang ada dibawah lingkungan Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang, selain itu penulis juga melakukan observasi langsung di Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang, dan penulis juga memperoleh data dan informasi dari beberapa sumber literature seperti buku, jurnal, internet, dan lain sebagainya.
Penulis menggunakan metode pengembangan sistem dalam penelitian ini yaitu dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle).
Metode pengujian yang penulis gunakan dalam penelitian ini yaitu Blackbox Testing. adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.

Saran

Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem e-document yang sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka agar dapat dicapai hasil yang optimal dan juga bertujuan terhadap kelancaran dalam kegiatan pendataan, dibutuhkan:

Perlu diadakan pelatihan maintenance program secara berkala kepada pengguna (user) yang akan menggunakan sistem tersebut sebagai administrator, agar dapat digunakan secara maksimal.
Apabila sistem yang baru sudah berjalan maka perlu di perhatikan dan di lakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan perkembangan instansi atau perusahaan.
Melakukan development program setiap terjadi kebutuhan lebih dalam pelaksanaanya.

DAFTAR PUSTAKA

Aisyah Siti, Nawang Kalbuana. 2011. “Perencangan Aplikasi Akademik Teknologi Mobile Menggunakan J2ME”. Journal CCIT Vol-4 No.2 – Januari 2011.

Arief. M. Rudyanto. 2011. “Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MySQL”. Yogyakarta: Andi.

Anhar. 2010. Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Otodidak. Mediakita: Jakarta.

Henderi. 2011. “Desain Aplikasi E-Learning Sebagai Media Pembelajaran Articifial Informatics”. Journal CCIT Vol-4 No.3 – mei 2011.

Jogiyanto, Hartono. 2010. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi III. Yogyakarta: Andi Offset.

Kurniadi, Nobel. Pengertian E-Document (Electronic Document). 2012.

Luqman. 2012. “Aplikasi Web Sistem Informasi Penjualan Pada Khazanah Ponsel Yogyakarta”. Yogyakarta : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer Amikom.

Lotton, Tony. 2010.“UML Software Design with Visual Studio 2010”. Lotontech.

Maemunah, 2012 Definisi Informasi pada Halaman 284. Jurnal CCIT. Tangerang Perguruan Tnggi Raharja.

Murad, Dina Fitria, Nia Kusniawati, dkk. 2013. “Aplikasi Intelligence Website Untuk Penunjang Laporan PAUD Pada Himpaudi Kota Tangerang”. Jurnal CCIT. Tangerang : Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 7, No. 1, September 2013.

Nasution, Ruslan Efendi. 2012. Implementation Sms Gateway In TheDevelopment Web Based Information System Schedule Seminar Thesis. Lampung: Unila.

Nugroho, Adi. 2009. “Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek Menggunakan UML&Java”. Yogyakarta: Andi.

Rahardja, Untung dkk. 2009. Pengontrolan Mutu Sistem Informasi Dengan Metode Database Health Monitoring. Journal CCIT Vol-2 No.– Mei 2009.

Rahardja Untung, Hidayati, Mia Novalia. 2011. “Peningkatan Kinerja Distributed Maemunah, 2012 Definisi Informasi pada Halaman 284. Jurnal CCIT. Tangerang Perguruan Tnggi Raharja.

Rangkuti. Freddy. 2011. Teknik Menyusun Strategi Korporat Yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja Dan Risiko. SWOT Balanced Scorecard. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sutarman. 2012. “Buku Pengantar Teknologi Informasi”. Jakarta: Bumi Aksara.

Sibero, Alexander F.K. 2011. “Kitab Suci Web Programing”. Jakarta: Mediakom.

Soetam, Rizky. 2011. Konsep Dasar Perangkat Lunak. Jakarta: PT. PrestasiPustaka Raya.

Sutabri, Tata .2012. “Konsep Sistem Informasi”. Yogyakarta: ANDI.

Semiawan. Conny. R. 2010. “Metode Penelitian Kualitatif”. Jakarta: Grasindo.

Vidia, Dhanada. 2013. “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan Di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya Dengan Metode Berorientasi Objek”. Surabaya: Universitas Airlangga.

Widodo, Prabowo Pudjo dan Herlawati. 2011. Menggunakan UML. Informatika. Bandung.

Wijayanto, Tegar. 2013. “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Dan Penjualan Barang Dengan Metode Berorientasi Objek DI U.D Aneka Jaya Surabaya”. Surabaya: Universitas Airlangga.

Yustianti. 2012. “Buku Pengantar Teknologi Informasi”. Jakarta:Bumi Aksara.

Yakub. 2012. “Pengantar Sistem Informasi”. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Yuniarti. Evi, dkk. 2012. “Kinerja Laporan Keuangan Untuk Pengambilan Keputusan Pemberian Kredit Modal Kerja”. Lampung: Politeknik Negeri Lampung.

Contributors

Jarnuji21

SI1111468893

Daftar isi

BAB I

Latar Belakang Masalah

Rumusan Masalah

Ruang Lingkup Penelitian

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Manfaat Penelitian

Metode Penelitian

Jenis Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Metode Pengembangan Sistem

Metode Pengujian

Sistematika Penulisan

BAB II

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Perancangan Sistem

Karakteristik Sistem

Klasifikasi Sistem

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Bentuk Data

Meta Data

Sumber Data

Hirarki Data

Definisi Informasi

Jenis - jenis Informasi

Karakteristik Informasi

Kualitas Informasi

Nilai Informasi

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Pengertian Sistem Informasi Berbasis Komputer

Komponen Sistem

Tujuan Perancangan Sistem

Langkah-langkah Perancangan Sistem

Konsep Dasar Analisis Sistem

Definisi Sistem

Tujuan Analisis Sistem

Tahapan Analisis Sistem

Definisi Perancangan Sistem

Teori Khusus

Pengertian E-Document

Konsep Dasar Unified Modeling Language (UML)

Definisi Unified Modeling Language (UML)

Sejarah Unified Modelling Language (UML)

Jenis Unified Modeling Language (UML)

Analisa SWOT

Definisi Analisa SWOT

Tipe-tipe Strategi SWOT

Adobe Dreamwaver

Definisi Adobe Dreamwaver

Ruang Kerja Adobe dreamwaver

Bahasa yang digunakan dalam sebuah Web

Pengertian Web

Sifat-sifat Web

Definisi HTML (Hypertext Markup Language)

Definisi PHP (Hypertext Preprocessor)

Definisi Database

Konsep Dasar Elisitasi

Definisi Elisitasi

Jenis-jenis Elisitasi

Definisi Pengujian Sistem

Definisi Pengujian Black Box

Konsep Dasar Literature Review

Definisi Literature Review

Manfaat Literature review

Tujuan Literature Review

BAB III

Gambaran Umum Organisasi

Sejarah Singkat

Struktur Organisasi

Tugas Pokok dan Fungsi

Visi dan Misi Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang

Visi

Misi

Tata Laksana Sistem yang Berjalan

Prosedur Sistem yang Berjalan