SI1111468880: Perbedaan revisi

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari
[revisi tidak terperiksa][revisi tidak terperiksa]
(Rancangan Prosedur Sistem Berjalan)
(Elisitasi Tahap I)
Baris 1.204: Baris 1.204:
  
  
ELISITASI TAHAP I
+
<div align="center"><img width="250" height="250" style="margin:0px" src="https://lh5.googleusercontent.com/-YrkqI6lyzvI/V8JTb1luAZI/AAAAAAAAAJo/eR_lv1OfTnwMYci-B5jRORGynucYZuobQCL0B/w410-h570-no/elisitasi1.1.jpg"/></div>
Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I
+
<div align="center"><img width="250" height="250" style="margin:0px" src="https://lh4.googleusercontent.com/-_mXI04Z_iq0/V8JTcXPsazI/AAAAAAAAAJo/3i5QRybWqagrZybXU09Ohg9zDIyh5mHAwCL0B/w402-h569-no/elisitasi1.2.jpg"/></div>
Functional
+
<div align="center"><img width="250" height="250" style="margin:0px" src="https://lh5.googleusercontent.com/-02ykuyC7iTg/V8JTbiwVY1I/AAAAAAAAAJo/cuUQrpQiGHsmOYCwDAObzdR-f7ZIl9wtwCL0B/w509-h207-no/elisitasi1.3.jpg"/></div>
Analisa Kebutuhan
+
No Saya ingin sistem dapat
+
1 Menampilkan menu login
+
2 Menampilkan menu home
+
3 Menampilkan logo kecamatan
+
4 Menampilkan nama kecamatan
+
5 Menampilkan sejarah kecamatan
+
6 Menampilkan visi dan misi kecamatan
+
7 Menampilkan struktur organisasi kecamatan
+
8 Menampilkan no telp kecamatan
+
9 Menampilkan profil
+
10 Menampilkan alamat kecamatan
+
11 Menampilkan menu daftar staff
+
12 Menampilkan menu input staff
+
13 Menampilkan menu update staff
+
14 Menampilakan menu delete staff
+
15 Menampilkan menu daftar surat masuk
+
16 Menampilkan menu input surat masuk
+
17 Menampilkan menu update surat masuk
+
18 Menampilkan menu delete surat masuk
+
19 Menampilkan menu daftar surat keluar
+
20 Menampilkan menu input surat keluar
+
21 Menampilkan menu update surat keluar
+
22 Menampilkan menu delete surat keluar
+
23 Menampilkan menu cetak surat keluar
+
24 Menampilkan menu daftar penerus surat
+
25 Menampilkan menu input penerus surat
+
26 Menampilkan menu update penerus surat
+
27 Menampilkan menu delete penerus surat
+
28 Menampilkan menu disposisi
+
29 Menampilkan menu input disposisi
+
30 Menampilkan menu update disposisi
+
31 Menampilkan menu delete disposisi
+
32 Menampilkan menu dafta laporan
+
33 Menampilkan menu laporan surat masuk
+
34 Menampilkan menu laporan surat keluar
+
35 Menampilkan menu laporan disposisi
+
36 Menampilkan cetak laporan surat masuk
+
37 Menampilkan cetak laporan surat keluar
+
38 Menampilkan cetak laporan disposisi
+
39 Menampilkan menampilkan menu log out.
+
Non Functional
+
No Saya ingin sistem dapat :
+
1 Software yang digunakan untuk editor adalah Dreamweaver 6
+
2 Memiliki tampilan yang menarik
+
3 Mudah digunakan dan dipahami oleh user
+
4 Keamanan data terjamin
+
5 Hak akses dibatasi pada user tertentu
+
 
+
Stakeholder Penulis
+
(H Syamsudin Halim, SE)
+
NIP : 196112171981011001 (Restu Yatiningrum)
+
NIM : 1111468880
+
  
 
<div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Tabel 3.1 diatas merupakan gambaran dari Elisitasi Tahap I, yang disusun bedasarkan hasil wawancara penulis dengan stakeholder mengenai seluruh rancangan sistem informasi pada Kecamatan Cipondoh yang diusulkan.</p></div>
 
<div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"><p style="line-height: 2">Tabel 3.1 diatas merupakan gambaran dari Elisitasi Tahap I, yang disusun bedasarkan hasil wawancara penulis dengan stakeholder mengenai seluruh rancangan sistem informasi pada Kecamatan Cipondoh yang diusulkan.</p></div>

Revisi per 28 Agustus 2016 03.53

PERANCANGAN SISTEM DATA SURAT MASUK DAN

KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN

CIPONDOH KOTA TANGERANG


SKRIPSI


Logo stmik raharja.jpg


Disusun Oleh :

NIM
: 1111468880
NAMA


JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2016/2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM DATA SURAT MASUK DAN

KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN

CIPONDOH KOTA TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM
: 1111468880
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: System Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, Agustus 2016

Ketua
       
Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA
       
Jurusan Sistem Informasi
           
           
           
           
(Ir. Untung Rahardja M.T.I)
       
(Nur Azizah, M.Akt M.Kom)
NIP : 000594
       
NIP : 078010

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM DATA SURAT MASUK DAN

KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN

CIPONDOH KOTA TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM
: 1111468880
Nama

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Infomasi

Konsentrasi Sistem Infomasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, Agustus 2016

Pembimbing I
   
Pembimbing II
       
       
       
       
(Aris Martono, S.Kom.,M.M.S.I.)
   
(Maimunah, M.Kom)
NID : 08197
   
NID : 02012

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM DATA SURAT MASUK DAN

KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN

CIPONDOH KOTA TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM
: 1111468880
Nama

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2016/2017

Disetujui Penguji :

Tangerang, Agustus 2016

Ketua Penguji
 
Penguji I
 
Penguji II
         
         
         
         
(_______________)
 
(_______________)
 
(_______________)
NID :
 
NID :
 
NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM DATA SURAT MASUK DAN

KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN

CIPONDOH KOTA TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM
: 1111468880
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Infomasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen

 


 


Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Agustus 2016

 
 
 
 
 
NIM : 1111468880

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Perkembangan di dunia teknologi ini semakin berkembang dengan sangat pesat. Dengan adanya teknologi dan informasi dapat membantu manusia dalam menyelesaikan segala pekerjaan. Disamping itu komputer mempunyai kegunaan dalam mendeteksi kesalahan data yang di olah dan dapat melakukan pekerjaan di luar kemampuan manusia sehingga keterlambatan suatu pekerjaan dapat dihindari. Seperti halnya dengan adanya teknologi dan informasi dapat membantu manusia dalam menyelesaikan segala pekerjaan. Namun hingga saat ini, masih ada yang menggunakan sistem dengan cara-cara manual dalam hal menyelesaikan pekerjaan. Salah satunya Kecamatan Cipondoh yang masih manual dalam proses kearsipan yang meliputi pendataan surat masuk dan keluar. Dalam pengolahan data surat masuk dan keluar pada Kecamatan Cipondoh yang dilakukan oleh bagian umum masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan keluar masih harus di catat dan dibukukan dalam pendataan surat masuk dan keluar, hal ini mengakibatkan informasi yang di sajikan terlambat. Pada penulisan ini juga akan diterangkan tahapan pengerjaan, mulai dari proses analisa, perencanaan, perancangan dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL, hingga tahapan pengimplementasian dengan pendekatan berorientasi objek menggunakan UML (Unified Modelling Languange). Sehingga diharapkan dengan adanya sistem yang baru tersebut dapat mengurangi terjadinya kesalahan pada saat didata surat masuk dan keluar, dan pengolahan data menjadi cepat sehingga pembuatan laporan tidak memakan waktu yang lama dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Selain itu sistem ini dapat lebih menunjang kegiatan admin dan pegawai dalam mengelola data surat menjadi lebih baik.

Kata Kunci : Teknologi, Surat Masuk, dan Surat Keluar, Pendataan Surat.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyusun dan menyelesaikan Skripsi ini dengan baik. Adapun judul yang penulis ambil dalam penyusunan laporan Skripsi ini adalah Perancangan Sistem Data Surat Masuk Dan Keluar Pada Kantor Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang.

Tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh pihak akademik kepada mahasiswa dalam rangka penerapan ilmu, dan merupakan salah satu syarat untuk dapat mengikuti tugas akhir.

Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik dan tepat pada waktunya.

Ucapan terima kasih dalam kesempatan ini penulis sampaikan kepada pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini, Terutama kepada :

</div>
  1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I., selaku Ketua STMIK Raharja.
  2. Bapak Drs.P.o. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur AMIK Raharja.
  3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom., selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik STMIK Raharja.
  4. Ibu Nur Azizah, M.Akt, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja.
  5. Bapak Aris Martono, S.Kom.,M.M.S.I. selaku Dosen Pembimbing I yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
  6. Ibu Maimunah M.Kom selaku selaku Dosen Pembimbing II yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
  7. 7. Bapak H. Syamsudin,SE selaku pembimbing lapangan di Kecamatan Cipondoh yang telah memberikan pengarahan dalam laporan Skripsi ini.
  8. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
  9. Kepada kedua Orang Tua dan Keluarga yang selalu memberikan dukungan serta memberikan semangat dalam mengerjakan Skripsi ini dengan baik.
  10. Seluruh Staff Perguruan Tinggi Raharja yang telah membantu dalam kelancaran pengurusan surat-surat Skripsi Penulisan.
  11. Teman-teman seperjuangan (Muh rizal, Abdul Mukti, Mubtasir, Jelang, Nopran, Andy Nova, Dwiki, Martin dan Tatang.) yang telah berjuang bersama penulis selama 4 tahun.
  12. Semua Pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu penyusunan Skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun dalam penyusunan Laporan Skripsi ini sangat penulisan harapkan.

Akhir kata penulis berharap penulisan laporan Skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat dikemudian hari.

Tangerang, Agustus 2016
Restu Yatiningrum
NIM. 1111468880

Daftar isi

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan di dunia teknologi ini semakin berkembang dengan sangat pesat. Kebutuhan akan suatu informasi ini mencakup hampir di segala ruang lingkup kehidupan. Setiap organisasi sangat membutuhkan informasi yang lebih relavan dan tepat waktu. Dalam dunia perkantoran, komunikasi tertulis dilakukan melalui surat-menyurat. Seiring waktu, surat-surat yang masuk jumlahnya semakin banyak. Ruang arsip yang biasa digunakan untuk penyimpanan mempunyai kapasitas yang sangat terbatas. Selain itu, dengan banyaknya jumlah surat, muncul masalah efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaannya.

Dalam perkembangannya, komputer telah banyak menghadirkan program aplikasi maupun software pemrograman yang sedemikian rupa dirancang untuk dimanfaatkan dalam menambah nilai manfaat bagi pihak yang membutuhkan. Perkembangan ini sangat menunjang dalam menghasilkan informasi yang berkualitas tinggi, yang di dalamnya terdapat prosedur yang ditujukan untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu. Kesalahan dalam mengolah informasi yang lambat, dapat mengganggu aktifitas suatu lembaga yang pada pelaksanaannya dapat menurunkan kinerja perusahaan dan mengurangi produktifitas dalam pengambilan keputusan.

Kecamatan Cipondoh adalah salah satu Kecamatan yang berada di Kota Tangerang. Pengelolaan surat-surat yang masuk dan keluar di Kecamatan Cipondoh masih secara manual yaitu surat-surat yang masuk dicatat di buku besar yang meliputi tanggal pembuatan surat, tanggal penerimaan surat, nomor surat, asal surat dan perihal surat. Untuk disposisi surat dicatat di lembar dokumen terpisah yaitu kartu disposisi. Kemudian surat dan kartu disposisi tersebut diberikan kepada pihak yang dituju. Setelah diproses, surat dan lembar dokumen tersebut disimpan di box file berdasarkan tahun pembuatannya. Sistem manual seperti itu menyulitkan petugas ketika akan mencari surat yang diinginkan karena harus mencari satu persatu dan itu memerlukan waktu yang cukup lama. Dalam pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar juga tidak bisa dihasilkan dengan tepat waktu.

Berdasarkan uraian di atas, maka dalam penulisan Laporan Skripsi ini penulis mengambil judul“PERANCANGAN SISTEMDATA SURAT MASUK DAN KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN CIPONDOH KOTA TANGERANG”.

Rumusan masalah

Berdasarkan uraian di atas yang telah dijelaskan maka dengan ini penulis membuat rumusan masalah sebagai berikut :

  1. Bagaimana prosedur pengelolaansistem pendataan surat masuk dan keluar pada Kantor Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang?

  2. Bagaimana menganalisis dan membangun sebuah sistem yang dapat melakukan pencatatan data secara komputerisasi pada Kecamatan Cipondoh?

  3. Bagaimana merancangsistem pendataan surat masuk dan keluar padaKecamatan Cipondoh Kota Tangerang?

Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Cipondoh hanya dibatasi pada analisa dan merancang sistem surat masuk dan keluar sampai dengan pembuatan laporan pada Kecamatan Cipondoh. Pendataan surat masuk dan keluar ini dapat memberikan kemudahan pada proses pendataan surat masuk dan keluar kepada masyarakat khususnya masyarakat kecamatan.

Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

Tujuan penelitian

  1. Untuk mengetahui apakah dokumentasi sistem informasi yang berjalan sekarang khususnya pendataan surat masuk dan surat keluar pada Sub Bagian Tata Usaha Kecamatan Cipondoh telah terintegrasi dan tertata dengan baik.

  2. Untuk membantu pimpinan dalam memantau dan mengevaluasi surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Cipondoh.

  3. Untuk mengimplementasikan ilmu yang dipelajari dan untuk mengetahui tata cara sistem surat masuk dan keluar di Kecamatan Cipondoh.


Manfaat Penelitian

  1. Penulis dapat mengenal lebih jauh mengenai situasi dan kondisi suatu sistem informasi yang ada di Kantor Kecamatan, khususnya sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Cipondoh.

  2. Memudahkan pihak pimpinan memonitor dan mengevaluasi surat masuk dan surat keluar dalam mengambil keputusan.

  3. Dapat menjadi sebuah masukan bagi Kantor Kecamatan Cipondoh mengenai pembenahan sistem yang sedang berjalan saat ini.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Dalam mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian, penulis menggunakan metode-metode antara lain :

  1. Metode Observasi

    Metode untuk mendapatkan data dengan melakukan pengamatan secara langsung ke tempat dilakukannya suatu penelitian serta menganalisis terhadap unsur-unsur yang diteliti secara sistematis.
  2. Metode Wawancara

    Metode yang dilakukan melalui pembicaraan dengan pihak-pihak yang terkait sebagai sumber data dan informasi.
  3. Metode Studi Pustaka

    Dalam metode ini penulis berusaha untuk melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku dan jurnal-jurnal yang relevan dalam pemilihan judul yang penulis ajukan. Buku dan data tersebut digunakan penulis untuk membantu penganalisaan dan perancangan yang dilakukan.

Metode Analisa

Analisa data digunakan untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penyusunan laporan. Dalam hal ini analisa data menggunakan metode analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threat). Analisis SWOT adalah suatu metode yang digunakan untuk melihat kondisi Kecamatan Cipondoh baik internal maupun eksternal yang kemudian dijadikan indikator untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap Kecamatan Cipondoh sehingga dapat membantu dalam pembuatan keputusan.

Metode Perancangan Sistem

Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah UML (Unified Modeling Language) untuk menggambarkan rancangan sistem yang berjalan pada Kecamatan Cipondoh.

Selain itu juga penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP, MySQL sebagai database, XAMPP , dan Adobe Dreamweaver CS 6, serta Notepad Plus-plus pencil.


Metode Pengujian

Peneliti menggunakan metode pengujian Blackbox Testing sehingga dapat diketahui apakah sistem sesuai dengan apa yang diharapkan oleh stakeholder. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Blackbox Testing menggunakan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian balckbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interfance, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisalisasi, dan terminasi.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas mengenai Laporan Skripsi ini, maka penulis mengelompokkan materi laporan ini menjadi beberapa sub dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.


BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini berisi tentang definisi ilmu yang berkaitan dengan penelitian ini, seperti landasan teori yang membahas tentang konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, literature review serta membahas teori-teori pendukung lainnya pada laporan ini.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini berisi tentang gambaran umum Kecamatan Cipondoh, sejarah berdirinya Kecamatan Cipondoh, struktur organisasi, tugas dan wewenang serta analisa sistem yang berjalan yang dapat digunakan dan diusulkan, seperti UML yang meliputi Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram,Elisitasi tahap I, II, III dan Draf Final.

BAB IV : RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Dalam bab ini berisi semua informasi yang berhubungan dengan rancangan sistem yang diusulkan, rancangan database dan tampilan program yang dibuat.

BAB V : PENUTUP

Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitianyang telah dilakukan dan saran kepada pihak-pihak yang berkepentingan sehingga tujuan dan manfaat dari Laporan Skripsi ini dapat disampaikan.

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

TEORI UMUM

Konsep Dasar Sistem

  1. Definisi Sistem

  2. Menurut Tata Sutabri (2012:6), Sistem bisa berupa abstrak atau fisik. Sistem abstrak “Susunan gagasan-gagasan atau konsepsi yang teratur yang saling bergantung”.

    Menurut Yakub (2012:1), “Sistem informasi adalah sebuah jaringan yang bekerja dari prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama untuk melakukan suatu tujuan tertentu”.

    Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan tertentu.

  3. Karakteristik Sistem

  4. Menurut Tata Sutabri (2012:20), sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

    1. Komponen Sistem (Components System)

      Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu sub sistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
    2. Batas Sistem (Boundary System)

      Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
    3. Lingkungan Luar Sistem (Environment System)

      Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.
    4. Penghubung Sistem (Interface System)

      Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
    5. Masukan Sistem (Input System)

      Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
    6. Pengolahan Sistem (Processing System)

      Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
    7. Keluaran Sistem (Output System)

      Hasil energi diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain.

    8. Sasaran Sistem (Objective) dan tujuan (Goals)

      Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

    Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran.

  5. Klasifikasi Sistem

  6. Menurut Tata Sutabri (2012:15), sistem dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

    1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

      Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu suatu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan; sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.
    2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

      Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system. Sistem informasi berbasis komputer merupaksan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
    3. Sistem deterministik dan Sistem probabilistic

      Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.
    4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

      Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

    Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa klasifikasi sistem adalah suatu bentuk kesatuan antara satu komponen dengan komponen lainnya.

Konsep Dasar Data Dan Informasi

  1. Definisi Data

  2. Menurut Sutarman (2012:3), “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”.

    “Menurut Deni Darmawan dan Kunkun Nur Fauzi (2013:1), data adalah “fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi”.

    Menurut Tata Sutabri (2012:2), data adalah “suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf, atau simbol¬-simbol yang menunjukan suatu ide, objek, kondisi, atau situasi dan lain-lain”.

    Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa data merupakan suatu bahan mentah yang bersifat fakta yang akan diproses untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat.

  3. Definisi Informasi

  4. Menurut Sutarman (2012:14), “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima.

    Menurut Maimunah dkk (2012:284), ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan”.

    Menurut Deni Darmawan dan Kunkun Nur Fauzi (2013:2), informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan data tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut. Dari uraian tentang informasi ini ada 3 hal yang harus diperhatikan disini, yaitu:

    1. Informasi merupakan hasil pengolahan data

    2. Memberikan makna atau arti

    3. Berguna atau bermanfaat dalam meningkatkan kepastian

    Menurut Untung Rahardja dkk (2011: 84), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan.

    Berdasarkan beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya.

  5. Nilai Informasi

  6. Menurut Sutarman (2012:14), nilai informasi ditentukan dalam lima hal yaitu:

    1. Memperoleh pemahaman serta manfaat dari sebuah nilai informasi.

    2. Mendapatkan suatu pengalaman.

    3. Suatu pembelajaran yang terakumulasi didalam pemecahan masalah tertentu.

    4. Mengekstrak inplikasi kritis, dan

    5. Merefleksikan suatu pengalaman masa lalu yang memberikan ilmu pengetahuan yang tinggi.

    Menurut Tata Sutabri (2012:38), nilai informasi didasarkan atas 10 sifat, yaitu :

    1. Mudah diperoleh

      Sifat ini menunjukan informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat, kecepatan memperoleh dapat diukur misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.
    2. Luas dan lengkap

      Sifat ini menunjukan lengkapnya isi informasi, hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur,karena itu sulit mengukurnya.
    3. Ketelitian

      Sifat ini menunjukan minimnya kesalahan dalam informasi, dalam hubungannya dengan volumedata yang besar terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
    4. Kecocokan

      Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungan dengan permintaanpara pemakai, isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi semua keluaran lainnya tidak berguna tetapi mahal mempersiapkannya, sifat ini sulit mengukurnya.
    5. Ketepatan waktu

      Menunjukan tak ada keterlambatan jika ada yang sedang ingin mendapatkan informasi masukan, pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada pemakai biasanya tepat waktu.
    6. Kejelasan

      Sifat ini menunjukan keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas, membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.
    7. Keluwesan

      Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya denganbeberapa keputusan, tetapi juga dengan beberapa pengambilan keputusan. Sifat ini sulit diukur, tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.
    8. Dapat dibuktikan

      Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
    9. Tidak ada prasangka

      Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
    10. Dapat diukur

      Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.

    Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa nilai informasi adalah perubahan dalam perilaku keputusan yang disebabkan oleh informasi.

  7. Kualitas Informasi

  8. Menurut Tata Sutabri (2012:41) kualitas suatu informasi tergantung 3 (tiga) hal, yaitu :

    1. Akurat (Accurate)

      Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinanterjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
    2. Tepat Pada Waktunya (Timeline)

      Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan tersebut terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
    3. Relevan (Relevance)

      Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap–tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

    Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa kualitas informasi adalah sejauh mana informasi secara konsisten dapat memenuhi persyaratan dan harapan semua orang yang membutuhkan informasi tersebut untuk melakukan proses mereka.

Konsep Dasar Sistem Informasi

  1. Definisi Sistem Informasi

  2. Menurut Tata Sutabri (2012:46), sistem informasi adalah “suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsioperasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan”.

    Berdasarkan pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa dan menyebarkan suatu informasi untuk tujuan tertentu .

  3. Komponen Sistem Informasi

  4. Menurut Tata Sutabri (2012:47), sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen, diantaranya :

    1. Blok Masukan (Input Block)

      Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar
    2. Blok Model (Model Block)

      Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi dati input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
    3. Blok Keluaran (Techology Block)

      Teknologi merupakan “toolbox” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
    4. Blok Basis Data (Database Block)

      Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa agar informasi yang dihasilkan berkualitas.
    5. Blok Kendali (Control Blok)

      Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, sepertibencana alam, api, termperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

    Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok basis data dan blok kendali. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

Konsep Dasar Analisa Sistem

  1. Definisi Analisa Sistem

  2. Menurut Henderi dkk (2011 : 322), “Tahapan analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di buat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

    Menurut Tata Sutabri (2012:220), “Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya”.

    Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tahapan analisa sistem dapat dilakukan sebelum dibuat tahapan rangcangan sistem, dan analisa sistem sangat penting dilakukan agar menghindari kesalahan yang akan timbul di tahapan selanjutnya.

  3. Tahap Analisa Sistem

  4. Menurut Kusrini dalam Nanda Herliana (2013:16), Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perancanaan sistem dan sebelum desain sistem. Tahap analisa sistem merupakan tahap kritis dengan sangat penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya.

    Menurut Henderi dkk (2011 : 322) “tahapan analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang untuk kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di buat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

    Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, kerena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. Tahap ini merupakan tahap yang mudah jika klien sangat paham dengan masalah yang dihadapi dalam organisasi dan tahu betul fungsional dari tahap yang paling sulit.

  5. Tahapan Implementasi Sistem

  6. Menurut Dina Fitria Murad dkk (2013:52), “tahap ini merupakan tahapan dalam pengimplementasikan sistem yang sudah dirancang dan dilakukan pengujian secara unit, agar dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam sistem dan segera dilakukan perbaikan”.

    Menurut Tata Sutabri (2012:229), setelah sistem dianalisis dan dirangcang dengan menggunakan teknologi yang sudah diseleksi dan dipilih maka tiba saatnya bagi sistem tersebut untuk diimplementasikan. Adapun tujuan utama dari tahap implementasi sistem ini adalah sebagai berikut:

    1. Pengkajian mengenai rangkaian sistem, perangkat lunak, dan perangkat keras dalam bentuk sistem jaringan informasi terpusat agar dapat diperoleh sebuah bangunan atau arsitektur sistem informasi.

    2. Melakukan uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolah data sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.

    Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tahapan implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem agar siap untuk dioperasikan.

Konsep Dasar Perancangan Sistem

  1. Definisi Perancangan Sistem

  2. Menurut Kristanto (2010:61), “Perancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem, mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang dikerjakan pada analisa sistem dan dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana bentuk sistem tersebut. Perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perancangan untuk elemen komputer yang akan menggunakan sistem tersebut”.

    Menurut Siti Aisyah dan Nawang Kalbuana (2010:203) pada metode analisa sistem dan perancangan dengan menggunakan metode yang dikenal dengan nama System Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan metodelogi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisa dan desain.

    Menurut Harun Al Rosyid (2011:45), “Perancangan sistem adalah desain sistem yang menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan.

    Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem yang baik untuk menyelesaikan sistem tersebut.

TEORI KHUSUS

Konsep Dasar Pendataan Surat

  1. Tujuan Pendataan Surat Masuk Dan Keluar

  2. Menurut Barthos (2013:36), “surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”.

    Menurut Barthos (2013:38), “surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain”.

    1. Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut.

    2. Menurut Barthos (2013:38), “surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal,bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan,undangan pertemuan atau rapat,undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah dikirim sebelumnya. Pada surat itu juga ada yang berisikan surat perintah tugas Jadi berdasarkan definisi diatas, surat merupakan suatu alat atau media yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak terhadap pihaklain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan walaupun tidak harus berhadapan secara langsung.

Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)

  1. Definisi UML (Unified Modeling Language)

  2. Menurut Adi Nugroho dalam Esa Wijayanti (2014:22), ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

    Menurut Ginting dkk (2013:9), “Unified Modelling Language (UML) bukanlah suatu proses melainkan bahasa pemodelan secara grafis untuk menspesifikasikan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan seluruh artifak sistem perangkat lunak”.

    Penggunaan model ini bertujuan untuk mengidentifikasikan bagian-bagian yang termasuk dalam lingkup sistem yang dibahas dan bagaimana hubungan antara sistem dengan subsistem maupun sistem lain diluarnya.

    Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan yang digunakan untuk merancang, mendokumentasikan sebuah sistem perangkat lunak.

  3. Jenis-Jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)

    1. Use Case Diagram

    2. Menurut Dina Fitria Murad dkk (2013:57), “Diagram Use Case adalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi, yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user”.

    3. Activity Diagram

    4. Menurut Dina Fitria Murad dkk (2013:53), “Activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.

      Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa activity diagram dibuat berdasarkan use case diagram yang telah dibuat, maka dapat digambarkan activity diagram yang menggambarkan alur kerja untuk setiap use case.

    5. Sequence Diagram

    6. Diagram ini bersifat dinamis yang menekankan pada pengiriman pesan (message) dalam suatu waktu tertentu.

      Menurut Nugroho (2010:42), sequence diagram memplihatkan interaksi sebagai diagram dua matra (dimensi). Matra vertikal adalah sumbu waktu sedangkan matra horizontal memperlihatkan peran pengklasifikasi yang mempresentasikan objek–objek mandiri yang terlibat dalam kolaborasi. Dalam sequence diagram sering disebut garis waktu (lifeline). Selama aktivasi pada prosedur pada objek aktif, garis waktu digambarkan sebagai garis ganda.

    7. Class Diagram

    8. Menurut Mahdiana (2011:39), class diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansi akan menghasilkan sebuah obyek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi obyek. Class menggambarkan keadaan (atribut atau properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode atau fungsi).

    9. State Chart Diagram

    Menurut Henderi dkk (2010:6), State Chart Diagram digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek dari satu state ke state yang lain.

    Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa class diagram memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek.

  4. Langkah-Langkah Penggunaan UML (Unified Modeling Language)

  5. Menurut Nugroho dikutip dari laporan Skripsi Esa Wijayanti (2014:15), langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) sebagai berikut:

    1. Buatlah daftar business process dari leveltertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.

    2. Petakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatan lain.

    3. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitekturfisik sistem.

    4. Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.

    5. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.

    6. Definisikan obyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah sequencedan/atau collaboration untuk tiapalur pekerjaan, jika sebuah use case memiliki kemungkinan alur normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alur.

    7. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antar muka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.

    8. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domian dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.

    9. Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Juga, definisikan testintegrasi untuk setiap komponen meyakinkan ia bereaksi dengan baik.

    10. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistemoperasi, jaringan dan sebagainya. Petakan komponen ke dalam node.

    11. Mulailah membangun sistem. Ada 2 (dua) pendekatan yang tepat digunakan:

      1. Pendekatan use case dengan mengassign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit kode yang lengkap dengan test.

      2. Pendekatan komponen yaitu mengassign setiap komponen kepadatim pengembang tertentu.

    12. Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki model beserta kodenya. Model harus selalu sesuai dengan kode yang aktual.

    13. Perangkat lunak siap dirilis.

  6. Diagram-diagram UML (Unified Modeling Language)

  7. Menurut Widodo dalam Astri Oktania (2014;30), diagram-diagram UML terdiri dari :

    1. Diagram Kelas (Class Diagram)

      Bersifat statis, diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada permodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifat statis, sering pula diagram kelas memuat kelas-kelas aktif.
    2. Diagram paket (Package Diagram)

      Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan bagian dari diagram komponen.
    3. Diagram use case

      Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan usecase dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasikan dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.
    4. Diagram interaksi dan sequence (urutan)

      Bersifat dinamis. Diagram urutan adalah interaksi yang menekan pada pengiriman pesandalam suatu waktu tertentu.
    5. Diagram komunikasi (communication diagram)

      Bersifat dinamis. Diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML Versi 1,4. Yangmenekan organisasi structural dariobjek-objek yang menerima serta mengirim pesan.
    6. Diagram statechart (statechart diagram)

      Bersifat dinamis. Diagram status memperlihatkan keadaan-keadaan pada sistem, memuatstatus (state), transisi, kejadian serta aktivitas.
    7. Diagram aktivitas (activity diagram)

      Bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem.Diagram ini terutama penting dalam permodelan fungsi-fungsi suatu sistem dan member tekanan pada aliran kendali antar objek.
    8. Diagram komponen (component diagram)

      Bersifat statis. Diagram komponen ini memperlihatkan organisasi serta kebergantungan sistem/perangkat lunak pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.
    9. Diagram deployment (deployment diagram)

      Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (run-time). Memuat simpul-simpul berserta komponen-komponen yang di dalamnya.

    Kesembilan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semuanya dibuat sesuai kebutuhan. Pada UML dimungkinkan kita menggunakan diagram-diagram lainnya misalnya data flow diagram, entity relationship diagram, dan sebagainya.

Analisa SWOT

  1. Definisi Analisa Swot

  2. Menurut Rangkuti (2011:64), “SWOT adalah dengan menggabungkan berbagai indikator yang terdapat dalam kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman”.

    Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa SWOT adalah gabungan strategi atau indicator yang dimulai dengan pemantauan, perubahan dan lingkungan baik eksternal maupun internal sehingga dapat memahaminya.

  3. Tipe-tipe Strategi SWOT

  4. Menurut Rangkuti (2011:64) Matriks SWOT merupakan penggabungan berbagai strategi atau indikator yang membantu manajer mengembangkan empat tipe strategi yaitu kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Model penggabungannya menggunakan SWOT matriks. Namun tidak semua rencana strategi yang disusun dari SWOT matriks ini digunakan seluruhnya. Strategi yang dipilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan.

    1. S-O strategi adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan semua kekuatan untuk merebut peluang.

    2. W-O strategi adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada.

    3. S-T strategi adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.

    4. W-T strategi adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman.

Konsep Dasar Elisitasi

  1. Definisi Elisitasi

  2. Menurut Untung Rahardja dkk (2011:302), ”Elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.”

    Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa elisitasi adalah usulan rancangan sistem baru yang diinginkan.

  3. Jenis-jenis Elisitasi

  4. Menurut Untung Rahardja dkk (2010:302), Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu:

    1. Elisitasi Tahap I

      Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.
    2. Elisitasi Tahap II

      Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.
      1. “M” padaMDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

      2. “D” pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

      3. “I” pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

    3. Elisitasi Tahap III

      Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:
      1. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

      2. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

      3. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

      Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:

      1. (H) : Sulit untukdikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanyamahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

      2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan

      3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan

    4. Final Draft Elisitasi

    Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Konsep Dasar Web

  1. Definisi Web

  2. Menurut Dina Fitria Murad dkk (2013:49), web adalah sebuah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnya yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertext.

    Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa web adalah sebuah penyebaran informasi melalui internet.

  3. Fungsi Web

  4. Menurut Esa Wijayanti (2014:23), Berdasarkan pada fungsinya, website terbagi atas:

    1. Personal Website; Website yang berisi informasi pribadi seseorang.

    2. Commercial Website; Website yang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang bersifat bisnis.

    3. Government Website; Website yang dimiliki oleh instansi pemerintah,pendidikan yang bertujuan memberikan pelayanan kepada pengguna.

    4. Non-Profit Organization Website; Dimiliki oleh organisasi yang bersifat non-profit atau tidak bersifat bisnis.

  5. Dreamweaver CS5

  6. Menurut Puspitasari dan Heni dalam Esa Wijayanti (2014:33), “Dreamweaver CS5 adalah salah satu HTML Editor Professional yang berfungsi untuk mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web”.

    Berdasarkan pernyataan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Dreamweaver merupakan salahsatu HTML yang berfungsi untuk membuat dan mengelola design web secara visual.

Konsep Dasar Database

  1. Definisi Database

  2. Menurut Anhar (2010:45), database merupakan sekumpulan table-tabel yang berisi data dan merupakan kumpulan field atau kolom.

    Menurut Helmi Kurniawan dan Iwan Fitrianto Rahmad (2012:193), “database atau basis data terdiri dari semua fakta yang diperlukan, dimana fakta-fakta tersebut digunakan untuk memenuhi kondisi dari kaidah-kaidah dalam sistem. Basis data menyimpan semua fakta, baik fakta awal pada saat sistem mulai beroperasi, maupun fakta-fakta yang diperoleh pada saat proses penarikan kesimpulan sedang dilaksanakan. Basis data digunakan untuk menyimpan data hasil observasi dan data lain yang dibutuhkan selama pemrosesan.

    Menurut Oktavian (2013:107), database adalah sekumpulan data dan prosedur yang memiliki struktur sedemikian rupa, sehingga mudah dalam menyimpan, mengatur dan menampilkan data.

    Menurut Spits Warnars, (2014:84),“Database baik dalam bentuk database terstruktur dan tidak terstruktur dibutuhkan sebagai tempat penyimpanan tetap untuk merekam kegiatan proses transaksi bisnis. Database terstruktur merupakan organisasi kumpulan data yang menggunakan system manajemen database yang didukung konsep DML (Data Manipulation Language) dan DDL (Data Definition Language). Dimana DML merupakan proses manipulasi yang menggunakan perintah sql seperti select, insert, update, delete, dan lain-lain sedangkan DDL merupakan proses pendefinisian database yang menggunakan perintah sql seperti create, table, drop table, dan lain-lain”.

    Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa database adalah sekumpulan table-tabel yang berisi data- data yang fakta yang memiliki struktur sedemikian rupa, sehingga mudah dalam menyimpan, mengatur dan menampilkan data.

  3. Jenis Database Yang Digunakan

    1. HTML

    2. Menurut Sutarman (2012:163), “HTML (Hypertext Markup Language) adalah bahasa standar yang digunakan untuk pembuatan halaman web atau word wide web, dengan hypertext dan informasi lain yang akan ditampilkan pada halaman web. Dokumen hypertext bisa berisi teks, gambar dan tipe informasi lain seperti data file, audio, video dan program executeable.

    3. Web Server

    4. Menurut Oktavian (2013:14), “Web Server adalah aplikasi yang berguna untuk menerima permintaan informasi dari pengguna melalui web browser,dan mengirimkan permintaan kembali informasi yang diminta melalui HTTP (HyperText Transfer Protocol). Biasanya Web Server diletakkan di komputer tertentu pada web hosting”.

      Menurut Arief (2011:19), “Web Server adalah program aplikasi yang memiliki fungsi sebagai tempat menyimpan dokumen-dokumen web. Jadi semua dokumen web baik yang ditulis menggunakan client side scripting maupun server scripting tersimpan didalam direktori utama Web Server”.

      Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan Web Server merupakan sebuah perangkat lunak yang bertugas menerima permintaan client melalui port HTTP maupun HTTPS dan merubah isi yang ada ke dalam format HTML.

    5. Xampp

    6. Menurut Arif M Rudyanto dalam Esa Wijayanti (2014:34), XAMPP merupakan aplikasi yang mengintegrasikan beberapa aplikasi utama web di dalamnya. Dalam XAMPP terdapat instalasi model PHP, MySQL, web server Apache, yang mana pejelasannya adalah sbb:

      1. PHP

        Menurut Anhar (2010:3), “PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis”.
      2. MySQL

        SQL kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database, MySQL juga bersifat open sourcedan relational yang artinya data-data yang dikelola dalam database akandiletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga manipulasi data akan menjadi lebih cepat. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL yang berada di Swedia.MySQL dapat digunakanuntuk membuat dan mengolah database beserta isinya, serta untuk menambahkan, mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.
      3. Apache

        Apache bersifat open source, artinya setiap orang boleh menggunakannya, mengambil bahkan mengubah kode programnya. Tugas utama apache adalah menghasilkan halaman web yang benar kepada peminta berdasarkan kode PHP yang dituliskan oleh pembuat halaman web.

Pengujian Blackbox Testing

  1. Definisi Pengujian atau Testing

  2. Menurut Simarmata (2010:283), pengujian adalah sebuah proses terhadap aplikasi atau program untuk menemukan segala kesalahan dan segala kemungkinan yang akan menimbulkan kesalahan sesuai spesifikasi perangkat lunak yang telah ditentukan sebelum aplikasi tersebut diserahkan kepada customer. Pengujian merupakan proses eksekusi program yang telah selesai dibuat yang bertujuan untuk menemukan kesalahan.

    Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa pengujian adalah aktivitas pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi efektifitas kerja.

  3. Definisi Blackbox Testing

  4. Menurut Rizky dalam penelitian Nina Rahayu (2014:42), blackbox testing adalah tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya. Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknya sebuah “kotakhitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenai proses testing di bagian luar.

    Beberapa keuntungan yang diperoleh dari jenis testing ini antara lain:

    1. Anggota tim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis di bidang pemrograman.

    2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug seringkali ditemukan oleh komponen tester yang berasal dari pengguna.

    3. Hasil dari blackbox testing dapat memperjelaskan kontradiksi ataupun kerancuan yang mungkin ditimbulkan dari eksekusi perangkat lunak.

    4. Proses testing dapat dilakukan lebih cepat dibandingankan white box testing.

    Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa blackbox testing adalah pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak.

Literature Review

Menurut Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja (2010:86), “Literature Review dalam suatu penelitian adalah mengetahui apakah para peneliti lain telah menemukan jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan penelitian yang kita rumuskan jika dapat menemukan jawaban pertanyaan penelitian tersebut dalam berbagai pustaka atau laporan hasil penelitian yang paling actual, maka kita tidak perlu melakukan penelitian yang sama”. Literature Review ini dilakukan oleh peneliti untuk mengetahui landasan awal dan sebagai pendukung bagi penelitian yang dilakukan oleh peneliti, sehingga dapat menghindari pengulangan hal yang sama dalam penelitian dan dapat melakukan pengembangan ketingkat yang lebih tinggi dalam rangka meyempurnakan/melengkapi penelitian yang sudah ada sebelumnya.

Dalam upaya perlu dilakukan studi pustaka sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Diantaranya adalah mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps), menghindari pembuatan ulang (reinventing the wheel), mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan, serta mengetahui orang lain yang spesialisasi dan area penelitian yang sama dibidang ini.

Berikut adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam Skripsi ini, antara lain :

  1. Penelitian yang dilakukan oleh Asri Oktania Purwandhani (Skripsi,2013). Penelitian ini berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Imigrasi Kelas I Tangerang Berbasis Web”. Dalam laporannya penulis memaparkannya masalah yang terjadi adalah pada penginputan data pegawai, penginputan data surat masuk dan penginputan data surat keluar pada kantor imigrasi kelas I Tangerang masih kurang maksimal, karena belum memakai aplikasi program surat masuk dan surat keluar.

  2. Penelitian yang dilakukan oleh Fenti Andriyani (Skripsi,2013). “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Media Cetak Tabloid Tipikor Berbasis Web”. Pada penelitian ini, penulis menerapkan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang telah terkomputerisasi, maka dapat mempermudah pegawai dalam melakukan pendataan, pencarian hingga pembuatan laporan, sehingga dapat terciptanya pekerjaan yang lebih baik, efektif dan efisien.

  3. Penelitian yang dilakukan oleh Luqman (Skripsi,2012). Penelitian ini berjudul “Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan”. Dalam laporan penulis merupakan masalah yang terjadi prosedur yang diterapkan pada manajemen surat masuk dan surat keluar mulai dari penerimaan, pembuatan, pendokumentasian, hingga verivikasi surat semua dilakukan secara konvensional, dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar sedangkan pada saat pengarsipan surat hanya menggunakan dokumen hardcopy. Korelasinya pada judul yang penulis buat yaitu pengarsipannya masih menggunakan buku besar sehingga memberi motivasi penulis untuk membuat program terkomputerisasi yang akan memudahkan dalam pecarian data surat masuk dan surat keluar.

BAB III

ANALISA YANG BERJALAN

Analisa Organisasi

Gambaran Umum Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang.

Kecamatan Cipondoh adalah salah satu kecamatan yang terletak di bagian utara Kota Tangerang dengan luas wilayah tercatat sebesar 1.938,1 Ha. Dalam menjalankan pemerintahan di Kecamatan Cipondoh terdapat 151 orang aparat pemerintahan, yang bertugas di kantor Kecamatan Cipondoh sebanyak 42 orang, dan 109 orang lainnya bertugas di sepuluh kelurahan, dengan tingkat penyebaran seperti pada Selain terbagi dalam sepuluh kelurahan, seperti kecamatan – kecamatan pada umumnya, struktur pemerintahan dalam kelurahan di Kecamatan Cipondoh juga terbagi atas beberapa Satuan Lingkungan Setempat (SLS), seperti Rukun Warga (RW) dan Rukun Tetangga (RT).Pada tahun 2012 banyaknya SLS di Kecamatan Cipondoh adalah 572 Rukun Tetangga (RT) dan 96 Rukun Warga (RW). Di kecamatan ini terdapat objek wisata Situ Cipondoh dan terminal bus Poris Plawad. Cipondoh merupakan kecamatan yang memiliki lokasi terdekat di Kota Jakarta Barat.

Sejarah Singkat

Sesuai dengan perhitungan hasil dari angka di Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang terbagi menjadi 10 Kelurahan dengan 96 RW dan 572 RT, sebagai berikut :

  1. Kelurahan Poris Plawad Indah dengan luas wilayah 208 Ha

  2. Kelurahan Cipondoh dengan luaswilayah 226,8 Ha

  3. Kelurahan Kenanga dengan luas wilayah 257 Ha

  4. Kelurahan Gondrong dengan luas wilayah 187 Ha

  5. Kelurahan Petir dengan luas wilayah 190,3 Ha

  6. Kelurahan Ketapang dengan luas wilayah 180 Ha

  7. Kelurahan Cipondoh Indah dengan luas wilayah 133 Ha

  8. Kelurahan Cipondoh Makmur dengan luas wilayah 148 Ha

  9. Kelurahan Poris Plawad Utara dengan luas wilayah 204 Ha

  10. Kelurahan Poris Plawad dengan luas wilayah 205 Ha.


Luas dan Batas Wilayah

Luas Kelurahan : 17,91 Km2)

Terletak antara  : 6°11'40.65” Lintang

Selatan (LS) dan 106°40'36.91" Bujur Timur (BT), Batas Wilayah :

  1. Sebelah Utara  : Kec. Batu Ceper dan Kec. Kalideres;

  2. Sebelah Selatan  : Kec. Pinang dan Kec. Karang Tengah;

  3. Sebelah Barat  : Kec. Tangerang;

  4. Sebelah Timur  : Kec. Cengkareng.

Peta Wilayah Kecamatan Cipondoh

Visi dan Misi

Adapun Visi Kecamatan Cipondoh yaitu ”TERWUJUDNYA KECAMATAN CIPONDOH YANG PROFESIONAL, DINAMIS, TERTIB DAN KONDUSIF SEBAGAI UJUNG TOMBAK PELAYANAN PRIMA DALAM MASYARAKAT YANG BERAKHLAKUL KARIMAH”.

Penjelasan Pokok-pokok Visi Kecamatan Cipondoh tersebut adalah sebagai berikut  :

  1. Terwujudnya Kecamatan Cipondoh yang profesional dalam hal penyelenggaraan tugas dan fungsi kelembagaan yang berorientasi pada pelayanan prima dalam hal pelayanan publik terbaik yang dilandasi oleh tata nilai sosial dan norma akhlakul karimah.

  2. Terwujudnya Kecamatan Cipondoh yang dinamis yaitu kehidupan yang berkesinambungan dengan mengikuti perkembangan zaman dengan tetap menjaga semangat kebersamaan dan nasionalisme berbasis kedaerahan, tenggang rasa, tanggung jawab, dan sikap toleransi yang universal.

  3. Terwujudnya Kecamatan Cipondoh yang tertib dan kondusif yaitu terwujudnya ketentraman dan ketertiban masyarakat dalam rangka memberikan pelayanan publik dalam wilayah dan tatanan kehidupan yang baik dan berkualitas sehingga terbentuk kehidupan masyarakat yang aman, tertib dan kondusif.

  4. Terwujudnya Kecamatan Cipondoh sebagai ujung tombak pelayanan prima dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat yang makmur dan berkeadilan, dan menjadikan masyarakat sebagai subjek dalam pembangunan daerah.

  5. Terwujudnya masyarakat Kecamatan Cipondoh yang memiliki akhlakul karimah, yaitu terwujudnya masyarakat yang memiliki sikap dan perilaku akhlak mulia yang dicerminkan melalui kualitas hubungan antar manusia dengan Tuhan dan hubungan antar manusia itu sendiri, dan menjadi landasan moral dan etika dalam bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Sedangkan Misi Kantor Kecamatan Cipondoh yaitu :

Mewujudkan Tata Pemerintahan yang Baik, Akuntabel, dan Transparan didukung dengan Struktur Birokrasi yang Berintegritas, Kompeten dan Profesional.

  1. Menyelenggarakan Mewujudkan optimalisasi kinerja aparatur dan kapasitas kelembagaan pemerintah kecamatan yang berkualitas dan profesional.

  2. Mewujudkan perencanaan, pengendalian, evaluasi dan data informasi kecamatan yang berkualitas.

  3. Mewujudkan optimalisasi layanan publik di kecamatan melalui peningkatan kualitas pelayanan prima administrasi kependudukan dan catatan sipil.

  4. Mewujudkan ketentraman dan ketertiban yang aman dan kondusif di wilayah kecamatan.

  5. Mewujudkan upaya pemberdayaan masyarakat, kelembagaan sosial dan kepemudahan.

Struktur Organisasi Kecamatan Cipondoh

Sebuah Organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu struktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha, untuk menunjukkan kerangka-kerangka hubungan di antara fungsi, bagian-bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Sama halnya dengan Kecamatan Cipondoh yang mempunyai struktur organisasi sebagai berikut :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Tugas dan Wewenang

Organisasi merupakan bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai satu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, dimana selalu terdapat dua macam hubungan antara sekelompok orang yang disebut atasan dan sekelompok orang yang disebut bawahan yaitu menjalankan fungsi dan tugasnya. Adapun tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut :

  1. Camat

  2. Camat mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyelenggaraan tugas Kecamatan dalam lingkup urusan-urusan pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pembangunan, serta kemasyarakatan sesuai dengan visi dan misi Walikota sebagaimana terjabarkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah. Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut, Camat mempunyai fungsi sebagai berikut:

    1. Penetapan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan tugas kecamatan dalam lingkup urusan-urusan tata pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pembangunan, serta pemberdayaan masyarakat;

    2. Pembinaan penyelenggaraan pelayanan publik dalam lingkup urusan-urusan tata pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pembangunan, serta pemberdayaan masyarakat;

    3. Pengkoordinasian kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan;

    4. Penyelenggaraan pembangunan, pengembangan, dan rehabilitasi prasarana dan sarana fisik di lingkup tugas kecamatan;

    5. Penyelenggaraan pembinaan dan pengembangan kemampuan berprestasi para pegawai di lingkungan kecamatan;

    6. Evaluasi terhadap penyelenggaraan tugas kecamatan dalam lingkup urusan-urusan tata pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pembangunan serta pemberdayaan masyarakat;

    7. Pelaporan.

  3. Sekertariat

  4. Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris Camat yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam pengkoordinasian pelaksanaan kebijakan penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan serta menyelenggarakan pelayanan administratif di bidang.umum, kepegawaian, keuangan, dan perencanaan. Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut, Sekretaris mempunyai fungsi sebagai berikut:

    1. Pengkoordinasian pelaksanaan kebijakan camat dalam penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan;

    2. Penyelenggaraan penyusunan usulan rencana kerja, kinerja, dan anggaran tahunan sekretariat;

    3. Penyelenggaraan penyusunan usulan program, rencana kerja, kinerja, dan anggaran tahunan kecamatan;

    4. Penyelenggaraan kegiatan administrasi umum, administrasi keuangan, administrasi kepegawaian, dan administrasi perencanaan;

    5. Pengawasan dan pembinaan terhadap para kepala sub bagian yang dibawahkannya;

    6. Pelaporan. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, Sekretaris membawahi dan dibantu oleh:

  5. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

  6. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Sekretariat di bidang administrasi umum dan administrasi kepegawaian. Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi sebagai berikut:

    1. Penyusunan usulan rencana kerja, kinerja, dan anggaran tahunan sub bagian umum dan kepegawaian;

    2. Pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan administrasi kepegawaian;

    3. Pengawasan dan pembinaan terhadap para pegawai yang membantunya;

    4. Pelaporan.

  7. Sub Bagian Keuangan

  8. Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Sekretariat di bidang administrasi keuangan. Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi sebagai berikut:

    1. Penyusunan usulan rencana kerja, kinerja, dan anggaran tahunan sub bagian keuangan;

    2. Pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi keuangan;

    3. Pengawasan dan pembinaan terhadap para pegawai yang membantunya;

    4. Pelaporan.

  9. Sub Bagian Perencanaan

  10. Sub Bagian Perencanaan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Sekretariat di bidang perencanaan. Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bagian Perencanaan mempunyai fungsi sebagai berikut:

    1. Penyusunan usulan rencana kerja, kinerja, dan anggaran tahunan sub bagian perencanaan;

    2. Penyusunan usulan program, rencana kerja, kinerja, dan anggaran tahunan kecamatan;

    3. Pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi perencanaan;

    4. Pengawasan dan pembinaan terhadap para pegawai yang membantunya;

    5. Pelaporan.

  11. Seksi Tata Pemerintahan

  12. Seksi Tata Pemerintahan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan tata pemerintahan. Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut, Kepala Seksi Pemerintahan mempunyai fungsi sebagai berikut:

    1. Penyusunan usulan rencana kerja, kinerja, dan anggaran tahunan seksi tata pemerintahan;

    2. Perumusan kebijakan camat dalam lingkup urusan tata pemerintahan;

    3. Pelaksanaan kegiatan dan pembinaan pelayanan publik dalam lingkup urusan tata pemerintahan;

    4. Pembinaan terhadap para pegawai yang membantunya;

    5. Pelaporan.

  13. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum

  14. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan ketentraman dan ketertiban umum. Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut, Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai fungsi sebagai berikut:

    1. Penyusunan usulan rencana kerja, kinerja, dan anggaran tahunan seksi ketentraman dan ketertiban umum;

    2. Pelaksanaan kebijakan camat dalam lingkup urusan ketentraman dan ketertiban umum;

    3. Pembinaan dan pengendalian operasional dalam lingkup urusan ketentraman dan ketertiban umum;

    4. Pelaksanaan pelayanan publik dalam lingkup urusan ketentraman dan ketertiban umum;

    5. Pembinaan terhadap para pegawai yang membantunya;

    6. Pelaporan.

  15. Seksi Ekonomi dan Pembangunan

  16. Seksi Ekonomi Dan Pembangunan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan ekonomi dan pembangunan. Dalam pelaksanaan tugasnya, Kepala Seksi Ekonomi Dan Pembangunan mempunyai fungsi sebagai berikut:

    1. Penyusunan usulan rencana kerja, kinerja, dan anggaran tahunan Seksi Ekonomi Dan Pembangunan;

    2. Pelaksanaan kebijakan Camat dalam lingkup urusan ekonomi dan pembangunan;

    3. Pembinaan dan pengendalian operasional dalam lingkup urusan ekonomi dan pembangunan;

    4. Pelaksanaan pelayanan publik dalam lingkup urusan ekonomi dan pembangunan;

    5. Pembinaan terhadap para pegawai yang membantunya;

    6. Pelaporan.

  17. Seksi Pemberdayaan Masyarakat

  18. Seksi Pemberdayaan Masyarakat dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan pemberdayaan masyarakat. Dalam pelaksanaan tugasnya, Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat mempunyai fungsi sebagai berikut:

    1. Penyusunan usulan rencana kerja, kinerja, dan anggaran tahunan Seksi Pemberdayaan Masyarakat;

    2. Pelaksanaan kebijakan Camat dalam lingkup urusan pemberdayaan masyarakat;

    3. Pembinaan dan pengendalian operasional dalam lingkup urusan pemberdayaan masyarakat;

    4. Pelaksanaan pelayanan publik dalam lingkup urusan pemberdayaan masyarakat;

    5. Pembinaan terhadap para pegawai yang membantunya;

    6. Pelaporan.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Adapun urutan proses surat masuk dan surat keluar yang berjalan pada Kecamatan Cipondoh adalah sebagai berikut:

  1. Prosedur Surat Masuk

  2. Surat masuk diterima oleh bagian umum, kemudian bagian umum mencatat surat masuk di buku agenda, Setelah itu bagian umum mencatatnya di kartu penerus disposisi. Setelah di catat di kartu penerus disposisi, bagian umum memberikan laporan surat masuk kepada camat, kemudian surat di arsipkan.

  3. Prosedur Surat Keluar

  4. Bagian umum membuat surat keluar, kemudian bagian umum mencatat di buku agenda, setelah itu camat memberikan tanda tangan, kemudian bagian umum memberikan surat untuk di kirim dan di arsipkan, Setelah itu bagian umum membuat laporan surat keluar kemudian camat menerima laporan.

  5. Prosedur Pembuatan Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

  6. Bagian umum membuat laporan kegiatan kearsipan surat masuk dan surat keluar kemudian diserahkan kepada Camat.

Rancangan Prosedur Sistem Berjalan

  1. Use Case Diagram

  2. Untuk menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, Use case diagram akan menggambarkan hubungan use case dengan actor. Use case diagram dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

    1. Use Case Diagram Surat Masuk.

    2. Gambar 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk
      

      Berdasarkan gambar 3.2 use case diagram surat masuk yang berjalan digambarkan dengan use case, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

      a. 1 sistem use case diagram yang mencakup kegiatan pendataan surat masuk. b. 2 actor yang melakukan kegiatan, diantaranya Bagian umum dan Camat. c. 6 use case diantaranya menerima surat masuk, mencatat di buku agenda, mencatat di kartu penerus disposisi, laporan surat masuk dan menerima laporan surat masuk, surat diarsipkan.


    3. Use Case Diagram Surat Keluar.

    4. Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat keluar
      

      Berdasarkan gambar 3.3 use case diagram surat keluar yang berjalan digambarkan dengan use case di atas,yang memiliki kegiatan sebagai berikut:

      1. 1 sistem use case diagram yang mencakup kegiatan pendataan surat keluar.

      2. 2 actor diantaranya Bagian umum, dan Camat.

      3. 6 use case diantaranya membuat surat keluar, mencatat di buku agenda, memberi tanda tangan, memberikan surat untuk di kirim dan diarsipkan, laporan surat keluar, menerima laporan surat keluar.

  3. Activity Diagram Surat Masuk.

  4. Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk

    Berdasarkan gambar 3.4 activity diagram surat masuk yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

    1. 1 initial node untuk memulai kegiatan.

    2. 6 action diantaranya menerima surat masuk, mencatat di buku agenda, mencatat di kartu penerus disposisi, laporan surat masuk, menerima laporan surat masuk dan surat diarsipkan.

    3. 1 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.

    4. 1 final node untuk mengakhiri kegiatan.

  5. Activity Diagram Surat Keluar

  6. Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar

    Berdasarkan gambar 3.5 activity diagram surat keluar yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

    1. 1 initial node untuk memulai kegiatan.

    2. 6 action diantaranya membuat surat keluar, mencatat di buku agenda, memberi tanda tangan, memberikan surat untuk dikirim dan diarsipkan, laporan surat keluar dan menerima laporan surat keluar.

    3. 1 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.

    4. 1 final node untuk mengakhiri kegiatan.

  7. Sequence Diagram Surat Masuk

  8.             Gambar 3.6 Sequence Diagram untuk Surat Masuk
    

    Berdasarkan gambar 3.6 sequence diagram surat masuk yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

    1. 2 actor, yaitu Bagian umum dan camat.

    2. 5 life line, yaitu Menerima surat masuk, Mencatat di Buku Agenda, Mencatat di kartu disposisi, Laporan Surat Masuk, dan Arsip.

    3. 6 message, yaitu Melakukan penerimaan surat masuk, Membuat catatan di dalam buku agenda, Membuat disposisi , Membuat laporan surat masuk, Menerima laporan surat masuk, dan Surat diarsipkan.

  9. Sequence Diagram Surat Keluar.

  10.       Gambar 3.7 Sequence Diagram untuk Surat Keluar
    

    Berdasarkan gambar 3.7 sequence diagram surat keluar yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

    1. 2 actor, yaitu Bagian umum dan camat.

    2. 5 life line, yaitu Surat Keluar, Catat Di Buku Agenda, Tanda tangan, Arsip dan Laporan.

    3. 7 message, yaitu Membuat surat keluar, Mencatat dalam buku agenda, Meminta tanda tangan, Memberikan tanda tangan, Memberikan surat dan mengarsipkan surat, Laporan surat keluar dan Menerima laporan surat keluar.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Metode analisa sistem yang di gunakan adalah Unified Modeling Language (UML). Sistem yang berjalan terdiri dari use case, activity dan sequence diagram.

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

  1. Analisa Masukan

  2. Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri. Data ini didapat ketika semua pegawai telah terdaftar.

  3. Analisa Proses

  4. Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek balik karena adanya data input. Di dalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada. Ketika ada surat yang masuk, maka Bagian umum mendata surat dan kemudian membuat laporan. Ketika membuat surat keluar, Bagian umum membuat surat, lalu menyerahkan ke Camat lalu bagian umum kemudian membuat laporan.

  5. Analisa Keluaran

  6. Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap, meliputi:

    1. Laporan pendataan surat masuk Berupa laporan pendataan surat-surat yang masuk, yang dikumpulkan selama satu bulan.

    2. Laporan pendataan surat keluar Berupa laporan pendataan surat-surat yang masuk, yang dikumpulkan selama satu bulan.

Konfigurasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Hardware

Sistem tersebut menggunakan 1 unit computer PC dengan spesifikasi sebagai berikut:

  1. Processor : Core To Duo

  2. Monitor : LCD 14”

  3. Mouse : Ps2

  4. RAM : 2 GB

  5. HD : 80 GB

  6. Keyboard : Compatible Ps2

  7. Printer : Canon Ip1800 Series

Aplikasi Yang Digunakan (Software)

  1. Windows 7

  2. Microsoft Word 2007

  3. Microsoft Excel 2007

Hak Akses

  1. Bagian Umum

  2. Camat

Permasalahan Yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Masalah yang dihadapi

Berdasarkan analisa yang dilakukan, diperlukannya sebuah aplikasi sistem yang dapat mencapai sistem yang mumpuni dan handal berfungsi semaksimal mungkin untuk memberi informasi secara akurat di Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang. Oleh sebab itu permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut :

  1. Memakan waktu yang lama dalam pencarian data.

  2. Diperlukan ketelitian pegawai dalam pencatatan data.


Alternatif pemecahan masalah

Setelah mengamati dan menganalisa dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, terdapat beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, anatara lain sebagai berikut :

  1. Harus bisa memahami sebuah aplikasi.

  2. Memberikan hak login kepada bagian umum untuk menangani proses pengolahan data.

User Requirement

Elisitasi (elicitation) berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu sebagai berikut:

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I disusun berdasarkan hasil wawancara dengan stakeholder, berikut lampiran diagram elisitasi tahap I:



Tabel 3.1 diatas merupakan gambaran dari Elisitasi Tahap I, yang disusun bedasarkan hasil wawancara penulis dengan stakeholder mengenai seluruh rancangan sistem informasi pada Kecamatan Cipondoh yang diusulkan.

Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan melalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieksekusi. Berikut penjelasan mengenai metode MDI:

  1. M pada MDI itu artinya Mandatory (Penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

  2. D pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

  3. I pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar system.

ELISITASI TAHAP II Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II Functional Analisa Kebutuhan No Saya ingin sistem dapat: M D I 1 Menampilkan menu login √ 2 Menampilkan menu home √ 3 Menampilkan logo kecamatan √ 4 Menampilkan nama kecamatan √ 5 Menampilkan sejarah kecamatan √ 6 Menampilkan visi dan misi kecamatan √ 7 Menampilkan struktur organisasi kecamatan √ 8 Menampilkan no telp kecamatan √ 9 Menampilkan profil √ 10 Menampilkan alamat kecamatan √ 11 Menampilkan menu daftar staff √ 12 Menampilkan menu input staff √ 13 Menampilkan menu update staff √ 14 Menampilakan menu delete staff √ 15 Menampilkan menu daftar surat masuk √ 16 Menampilkan menu input surat masuk √ 17 Menampilkan menu update surat masuk √ 18 Menampilkan menu delete surat masuk √ 19 Menampilkan menu daftar surat keluar √ 20 Menampilkan menu input surat keluar √ 21 Menampilkan menu update surat keluar √ 22 Menampilkan menu delete surat keluar √ 23 Menampilkan menu cetak surat keluar √ 24 Menampilkan menu daftar penerus surat √ 25 Menampilkan menu input penerus surat √ 26 Menampilkan menu update penerus surat √ 27 Menampilkan menu delete penerus surat √ 28 Menampilkan menu disposisi √ 29 Menampilkan menu input disposisi √ 30 Menampilkan menu update disposisi √ 31 Menampilkan menu delete disposisi √ 32 Menampilkan menu dafta laporan √ 33 Menampilkan menu laporan surat masuk √ 34 Menampilkan menu laporan surat keluar √ 35 Menampilkan menu laporan disposisi √ 36 Menampilkan cetak laporan surat masuk √ 37 Menampilkan cetak laporan surat keluar √ 38 Menampilkan cetak laporan disposisi √ 39 Menampilkan menampilkan menu log out. √ Non Functional Saya ingin sistem dapat : No Keterangan M D I 1 Software yang digunakan untuk editor adalah Dreamweaver 6 √ 2 Memiliki tampilan yang menarik √ 3 Mudah digunakan dan dipahami oleh user √ 4 Keamanan data terjamin √ 5 Hak akses dibatasi pada user tertentu √

Stakeholder Penulis (H Syamsudin Hali,SE) NIP : 196112171981011001 (Restu Yatiningrum) NIM : 1111468880

Keterangan : M (Mandatory) = Penting D (Desirable) = Tidak terlalu penting I (Inessential) = Tidak penting

Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut :

  1. T artinya Tehnical, maksudnya bagaimana tata cara/tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

  2. O artinya Operasional, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

  3. E artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu :

  1. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

  2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.

  3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

ELISITASI TAHAP III Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III Feasibility Risk No Saya ingin sistem dapat : T O E L M H L M H L M H 1 Menampilkan menu login √ √ √ 2 Menampilkan menu home √ √ √ 3 Menampilkan logo kecamatan √ √ √ 4 Menampilkan nama kecamatan √ √ √ 5 Menampilkan no telp kecamatan √ √ √ 6 Menampilkan profil √ √ √ 7 Menampilkan alamat kecamatan √ √ √ 8 Menampilkan menu daftar staff √ √ √ 9 Menampilkan menu input staff √ √ √ 10 Menampilkan menu update staff √ √ √ 11 Menampilakan menu delete staff √ √ √ 12 Menampilkan menu daftar surat masuk √ √ √ 13 Menampilkan menu input surat masuk √ √ √ 14 Menampilkan menu update surat masuk √ √ √ 15 Menampilkan menu delete surat masuk √ √ √ 16 Menampilkan menu daftar surat keluar √ √ √ 17 Menampilkan menu input surat keluar √ √ √ 18 Menampilkan menu update surat keluar √ √ √ 19 Menampilkan menu delete surat keluar √ √ √ 20 Menampilkan menu cetak surat keluar √ √ √ 21 Menampilkan menu daftar penerus surat √ √ √ 22 Menampilkan menu input penerus surat √ √ √ 23 Menampilkan menu update penerus surat √ √ √ 24 Menampilkan menu delete penerus surat √ √ √ 25 Menampilkan menu disposisi √ √ √ 26 Menampilkan menu input disposisi √ √ √ 27 Menampilkan menu update disposisi √ √ √ 28 Menampilkan menu delete disposisi √ √ √ 29 Menampilkan menu dafta laporan √ √ √ 30 Menampilkan menu laporan surat masuk √ √ √ 31 Menampilkan menu laporan surat keluar √ √ √ 32 Menampilkan menu laporan disposisi √ √ √ 33 Menampilkan cetak laporan surat masuk √ √ √ 34 Menampilkan cetak laporan surat keluar √ √ √ 35 Menampilkan cetak laporan disposisi √ √ √ 36 Menampilkan menu log out. √ √ √ Non Functional No Saya ingin sistem dapat : T O E L M H L M H L M H 1 Software yang digunakan untuk editor adalah Dreamweaver 6    2 Memiliki tampilan yang menarik    3 Mudah digunakan dan dipahami oleh user    4 Keamanan data terjamin    5 Hak akses dibatasi pada user tertentu    Stakeholder Penulis (H Syamsudin Halim,SE) NIP : 196112171981011001 (Restu Yatiningrum) NIM : 1111468880


Keterangan: Metode Option T : Tehnikal L : Low O : Oprasional M : Middle E : Ekonomi H : High


Final Draft Elisitasi

Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan :

REQUIREMENT ELITITATION – FINAL DRAFT Tabel 3.4 Tabel Final Draft Elisitasi Functional Analisa Kebutuhan No Saya ingin sistem dapat: 1 Menampilkan menu login 2 Menampilkan menu home 3 Menampilkan logo kecamatan 4 Menampilkan nama kecamatan 5 Menampilkan no telp kecamatan 6 Menampilkan alamat kecamatan 7 Menampilkan menu daftar staff 8 Menampilkan menu input staff 9 Menampilkan menu update staff 10 Menampilakan menu delete staff 11 Menampilkan menu daftar surat masuk 12 Menampilkan menu input surat masuk 13 Menampilkan menu update surat masuk 14 Menampilkan menu delete surat masuk 15 Menampilkan menu daftar surat keluar 16 Menampilkan menu input surat keluar 17 Menampilkan menu update surat keluar 18 Menampilkan menu delete surat keluar 19 Menampilkan menu cetak surat keluar 20 Menampilkan menu daftar penerus surat 21 Menampilkan menu input penerus surat 22 Menampilkan menu update penerus surat 23 Menampilkan menu delete penerus surat 24 Menampilkan menu disposisi 25 Menampilkan menu input disposisi 26 Menampilkan menu update disposisi 27 Menampilkan menu delete disposisi 28 Menampilkan menu dafta laporan 29 Menampilkan menu laporan surat masuk 30 Menampilkan menu laporan surat keluar 31 Menampilkan menu laporan disposisi 32 Menampilkan cetak laporan surat masuk 33 Menampilkan cetak laporan surat keluar 34 Menampilkan cetak laporan disposisi 35 Menampilkan menampilkan menu log out. Non Functional No Saya ingin sistem dapat : 1 Software yang digunakan untuk editor adalah Dreamweaver 6 2 Memiliki tampilan yang menarik 3 Mudah digunakan dan dipahami oleh user 4 Keamanan data terjamin 5 Hak akses dibatasi pada user tertentu

Penyusun




(Restu Yatiningrum) NIM : 1111468880 Pembimbing I




Mengetahui Pembimbing II (Aris Martono, S.Kom.,M.M.S.I) NID : 08197 ( Maimunah, M.Kom) NID : 02012 Stakeholder




Menyetujui Kepala Jurusan (H. Syamsudin Halim,SE) NIP : 196112171981011001 (Nur Azizah M.Akt, M.Kom) NIP : 078010

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Usulan Prosedur Sistem Yang Baru

Berdasarkan analisa maka diketahui bahwa sistem yang lama masih bersifat semikomputerisasi sehingga tidak memenuhi kebutuhan dalam pengolahan data secara cepat dan efektif.

Setelah kebutuhan sistem diketahui maka langkah selanjutnya adalah merancang sistem pendataan surat masuk dan keluar yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan staff dalam memproses data-data yang masuk ataupun yang keluar dari Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang. Untuk merancang sistem yang diusulkan pada penelitian ini menggunakan UML (Unified Modelling Language) dengan software Visual Paradigm melalui tahap : Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Daigram, Class Diagram, serta menggunakan Macromedia Dreamweaver dan MySQL sebagai database.

Keuntungan dirancangnya sistem ini akan mempermudah staff dalam hal melakukan pencatatan surat masuk, membuat surat keluar dan proses pencarian surat yang dibutuhkan.


Rancangan Diagran Sistem Yang Diusulkan

Use Case Diagram yang Disulkan Untuk Admin

Gambar 4.1 Use Case Diagram Yang Diusulkan Admin.

Berdasarkan Gambar 4.1 Use Case Diagram Admin yang berjalan terdapat :

  1. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu : Admin

  2. 9 Use Case yang dilakukan oleh actor yaitu Log In, Home, Menu, Staff, Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Laporan dan Log Out.

  3. 6 include yaitu : Verifikasi, Input Staff, Input Surat Masuk, Input Surat Keluar, Input Disposisi dan View Laporan..

  4. 5 extend Input Staff, Input Surat Masuk, Input Surat Keluar, Input Disposisi dan View Laporan.

Berdasarkan gambar diatas dapat dijelaskan prosedur sebagai berikut :

  1. Admin melakukan Log In dengan memasukan username dan password.

  2. Jika Log In benar lalu masuk ke menu home, jika Log In salah kembali ke halaman Log In.

  3. Setelah masuk ke halaman home ditampilkan Menu Home, Staff, Penerus Surat, Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Laporan dan Log Out.

  4. Admin dapat mengakses tambah Menu Staff, Menu Penerus Surat, Menu Surat Masuk, Menu Surat Keluar, Menu Disposisi, Menu Laporan dan Logout.

Use Case Diagram Yang Diusulkan Untuk Camat.

Gambar 4.2 Use Case Diagram Yang Diusulkan Camat

Berdasarkan Gambar 4.2 Use Case Diagram Camat yang berjalan terdapat :

  1. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu : Camat

  2. 7 Use Case yang dilakukan oleh actor yaitu Log In, Home, Laporan, Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi dan Log Out.

  3. 3 include yaitu : View Surat Masuk, View Surat Keluar dan View Penerus Surat

  4. 2 extend yaitu : View Surat Masuk, View Surat Keluar dan View Penerus Surat

Berdasarkan gambar diatas dapat dijelaskan prosedur sebagai berikut :

  1. Camat melakukan Log In dengan memasukan username dan password.

  2. Jika Log In benar lalu masuk ke menu home, jika Log In salah kembali ke halaman Log In.

  3. Setelah masuk ke halaman Home akan tampil menu Laporan, Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi dan Log Out.

  4. Camat dapat mengakses Menu Laporan Surat Masuk, Laporan Surat Keluar, Laporan Disposisi dan Log Out.

Activity Diagram Yang Diusulkan Admin.

Gambar 4.3 Activity Diagram Yang Diusulkan Admin


Berdasarkan Gambar 4.3 Activity Diagram Admin yang berjalan terdapat :

  1. 1 Intial Node, objek yang diawali.

  2. 20 Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.

  3. 1 Decision Node, yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.

  4. 1 Final node, objek yang di akhiri.

  5. 3 Fork Node dari sistem yang mencerminkan penggabungan action

Activity Diagram Yang Di Usulkan Camat.

Gambar 4.4 Activity Diagram Yang Diusulkan Camat

Berdasarkan gambar 4.4 yang memeliki Activity Diagram Camat Sebagai berikut:

  1. . 1 Intial Node, objek yang diawali.

  2. 10 Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.

  3. 1 Decision Node, yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.

  4. 1 Final node, objek yang di akhiri.

  5. 3 Fork Node dari sistem yang mencerminkan penggabungan action

Sequence Diagram Yang Diusulkan Admin.

Gambar 4.5 Sequence diagram Yang Diusulkan Admin

Bedasarkan gambar 4.5 Sequence Diagram Admin yang berjalan terdapat :

  1. 1 actor yang melakukan kegiatan sebagai admin.

  2. 9 control lifeline yang digunakan, yaitu Log In, Home, Staff, Penerus Surat, Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Laporan dan Log Out.

  3. 7 Massage yang ada didalam sistem yaitu Melakuan Log In, Masuk ke halaman home, Pilih menu Staff, Pilih menu Penerus Surat, Pilih menu Surat Masuk, Pilih menu Surat Keluar, Pilih menu Disposisi, Pilih menu Laporan dan Log Out.

Berdasarkan gambar diatas dapat dijelaskan prosedur sebagai berikut :

  1. Admin melakukan Log In.

  2. Verifikasi login, jika Log In benar masuk ke menu utama admin, jika Log In salah kembali ke menu Log In.

  3. Masuk ke halaman home.

  4. Admin memilih menu Staff untuk menambah, edit dan hapus daftar Staff.

  5. Admin memilih menu Penerus Surat untuk menambah, edit dan hapus daftar Penerus Surat.

  6. Admin memilih menu Surat Masuk untuk menambah, edit dan hapus daftar Surat Masuk.

  7. Admin memilih menu Surat Keluar untuk menambah, edit dan hapus daftar Surat Keluar.

  8. Admin memilih menu Disposisi untuk menambah, edit dan hapus daftar Disposisi.

  9. Admin memilih menu Laporan untuk menambah, edit dan hapus daftar Laporan.

  10. Admin memilih Logout untuk keluar dari sistem.



Sequence Diagram Yang Diusulkan Camat.

Gambar 4.6 Sequence diagram Yang Diusulkan Camat

Bedasarkan gambar 4.6 Sequence diagram Camat yang berjalan terdapat :

  1. 1 actor yang melakukan kegiatan sebagai Camat

  2. 4 control lifeline yang digunakan, yaitu Log In, Home, Laporan dan Log Out.

  3. 4 Massage yang ada didalam sistem yaitu Log In, masuk ke home, pilih menu Laporan dan pilih Log Out

Berdasarkan gambar diatas dapat dijelaskan prosedur sebagai berikut :

  1. Camat melakukan Log In.

  2. Verifikasi Log In, jika Log In salah maka kembali lagi ke menu Log In.

  3. Masuk ke halaman home.

  4. Camat memilih menu Laporan untuk mereview Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi.

  5. Pembimbing memilih Logout untuk keluar dari sistem.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur No Sistem Berjalan Sistem Usulan 1 Dalam pendataan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan kertas sebagai alat bantunya, Bagian umum mencatat dikertas dan dimasukkan dibuku besar. Dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar hanya perlu membuka sistem pendataan surat dan memilih input surat yang dibutuhkan. 2 Dalam penyimpanan data tidak efektif karena terlalu banyak tempat untuk mengarsipkan pendataan surat sehingga data mudah hilang. Dalam penyimpanan data, sistem menggunakan database sehingga dapat menyimpan data dengan jumlah banyak dan tidak memerlukan banyak tempat. 3 Dalam penyimpanan pendataan surat, lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari kembali data yang dibutuhkan. Dalam penyimpanan data, sistem menggunakan database Mysql pembuat pencarian pendataan surat dan proses pembuatan laporannya lebih mudah.

Perancangan Database atau Basis data

Rancangan basis data digunakan sebagai media penyimpanan data yang dipergunakan dalam aplikasi dan database membantu pemrograman dalam menampilkan data.

Hasil analisa pada sistem yang dihasilkan terdapat beberapa rancangan yang diusulkan. Dari rancangan tersebut akan dibentuk rancangan basis data untuk mempermudah melihat bentuk file dan isinya. Berikut ini adalah penjelasan tentang proses perancangan basis data yang diawali dengan normalisasi yang akan menghasilkan class diagram dan spesifikasi basis data.

Normalisasi

Bentuk normal suatu basis data relasional dicapai melalui beberapa tahapan yang disebut proses normalisasi. Langkah-langkah Unnormalized, First Normal Form(1NF), Second Normal Form(2NF) dan Third Normal From(3NF) akan dibahas dalam bagian berikut ini:

Unnormalized

Table 4.2 Unnormalized Unnormalized Kd_disposisi Kd_surat Kd_penerima No_disposisi Instruksi Kd_penerima Nama_penerima Kd_surat_k Nip Nomor_surat_k Lampiran Perihal Tujuan Tanggal Isi_surat Kd_surat Nip Nama_s Nomor_s Tgl_s Tgl_m Perihal_s Asal_s Nip Nama_u Alamat_u No_tlp Username Password Level

Dapat dijelaskan tabel Unnormalized Form merupakan sebuah kumpulan data yang akan direkap, tidak ada keharusan untuk mengikuti suatu format tertentu, dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.



First Normal Form (1NF)

Tabel 4.3 First Normal Form 1NF Unnormalized Kd_disposisi * Kd_surat ** Kd_penerima ** No_disposisi Instruksi Kd_penerima * Nama_penerima ** Kd_surat_k * Nip ** Nomor_surat_k Lampiran Perihal Tujuan Tanggal Isi_surat Kd_surat * Nip ** Nama_s Nomor_s Tgl_s Tgl_m Perihal_s Asal_s Nip * Nama_u Alamat_u No_tlp Username Password Level

Dapat dijelaskan table First Normal Form(1NF) merupakan sebuah tabel tersendiri untuk setiap kelompok data yang berhubungan dan mempunyai simbol (*) yang berperan sebagai candidate key pada Sistem Data Surat Masuk dan Keluar Pada Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang.




Second Normal Form(2NF)

Gambar 4.7 gambar second normal form (2NF)

Dapat dijelaskan gambar Second Normal Form (2NF) merupakan tabel untuk sekelompok nilai yang berhubungan dan terdiri dari 5 tabel yaitu : Disposisi,. Penerima, Surat_k, Surat_m dan User.





Third Normal Form(3NF)

Gambar 4.8 gambar third normal form (3NF)

Dapat dijelaskan gambar Third Normal Form (3NF) merupakan tabel untuk sekelompok nilai yang berhubungan dan terdiri dari 5 tabel yaitu : Disposisi, Penerima, Surat_k, Surat_m dan User.

Spesifikasi Basis Data

Rancangan database digunakan sebagai media penyimpanan data yang dipergunakan dalam aplikasi ini dan database membantu pemprograman dalam menampilkan data.

1. Nama Tabel : User Key Index : Nip Isi : (nip+nama_u+alamat_u+no_tlp+username+password+level) Panjang Record : 158 Media : Hardisk Tabel 4.4 Tabel User Field Name Akronim Data Type Field Size Keterangan Nip Nip Int 18 Primary key bersifat unik Nama_u Nama_u Varchar 25 Nama user Alamat_u Alamat_u Varchar 50 Alamat user No_tlp No_tlp Varchar 15 Nomor telepon user Username Username Varchar 15 Username Password Password Varchar 35 Password Level Level Enum ‘a’,’c’ Level


2. Nama Tabel : Disposisi Key Index : kd_disposisi Isi : (kd_disposisi+kd_surat+nip+no_disposisi+instruksi). Panjang Record : 138 Media : Hardisk Tabel 4.5 Tabel Disposisi Field Name Akronim Data Type Field Size Keterangan Kd_disposisi Kd_disposisi Int 5 Primary key bersifat unik Kd_surat Kd_surat Int 5 Foreign key terhadap kolom kode surat masuk dari tabel surat_m Nip Nip Varchar 18 Foreign key terhadap kolom nomor induk pegawai dari tabel user No_disposisi No_disposisi Varchar 5 Nomor disposisi Instruksi Instruksi Varchar 250 Instruksi/perintah


3. Nama Tabel : Penerima Key Index : kd_penerima Isi : (kd_penerima+nama_penerima) Panjang Record : 30 Media : Hardisk

Tabel 4.6 Tabel Penerima Field Name Akronim Data Type Field Size Keterangan Kd_penerima Kd_penerima Int 5 Primary key bersifat unik Nama_penerima Nama_penerima Varchar 25 Nama penerima surat penerus disposisi yang akan diberikan




4. Nama Tabel : Surat_k Key Index : kd_surat_k Isi : (kd_surat_k+nip+nomor_surat_k+lampiran+perihal+tujuan+

 tanggal+isi_surat)

Panjang Record : 298 Media : Hardisk


Tabel 4.7 Tabel Surat_k Field Name Akronim Data Type Field Size Keterangan Kd_surat_k Kd_surat_k Int 5 Primary key bersifat unik Nip Nip Int 18 Foreign key terhadap kol Nomor induk pegawai dari tabel user Nomor_surat_k Nomor_surat_k Varchar 50 Nomor surat keluar Lampiran Lampiran Varchar 25 Lampiran Perihal Perihal Varchar 100 Perihal isi surat Tujuan Tujuan Varchar 100 Tujuan surat Tanggal Tanggal Date Tanggal surat keluar Isi_surat Isi_surat Varchar Text Isi surat keluar








5. Nama Tabel : Surat_m Key Index : kd_surat Isi : (kd_surat+kd_penerima+nama_s+nomor_s+

 tgl_s+tgl_m+perihal+asal_s)

Panjang Record : 193 Media : Hardisk


Tabel 4.8 Tabel Surat_m Field Name Akronim Data Type Field Size Keterangan Kd_surat Kd_surat Int 5 Primary key bersifat unik Nip Nip Int 8 Foreign key terhadap kol Nomor induk pegawai dari tabel user Nama_s Nama_s Varchar 50 Nama surat Nomor_s Nomor_s Varchar 20 Nomor surat Tgl_s Tgl_s Date Tanggal surat Tgl_m Tgl_m Date Tanggal surat masuk Perihal Perihal Varchar 50 Keterangan sifat surat Asal_s Asal_s Varchar 50 Asal surat yang diterima







Rancangan Program

HIPO (Hirarchy Plus Input Process Output) yaitu alat bantu untuk membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisi diagram dimana di dalam program ini berisi input yang diproses dan menghasilkan output. Spesifikasi program menjelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi program yang diusulkan. Visual Table Of Content (VTOC) adalah diagram yang menggambarkan hubungan dan fungsi pada sistem secara berjenjang, yaitu seperti dibawah ini:



Gambar 4.9 Diagram HIPO

Adapun spesifikasi program yang diusulkan tersebut dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, yaitu:

1. Nama program :Menu Utama. Fungsi program :Untuk menampilkan menu pilihan yang terdapat di dalam aplikasi. Proses Program :Jalankan program Menu Utama, lalu pilih salah satu fitur yang terdapat pada menu utama, yaitu terdiri dari: Home, Staff, Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Laporan dan Log Out. 2. Nama program : Home. Fungsi program :Untuk menampilkan tampilan utama saat login dan menjelaskan visi dan misi. Proses Program :Pilihan menu “home” akan tampil setelah log in dan menampilkan Visi dan Misi Kecamatan. 3. Nama program : Staff Fungsi program :Mengetahui Daftar Staff yang dapat login pada sistem di Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang Proses Program :Pada “Menu Utama” lalu pilih menu “Staff” maka akan menampilkan data daftar staff, tambah staff, edit dan delete. 4. Nama program : Penerus Surat Fungsi program :Mengetahui Daftar Nama Penerus Surat yang akan menerima surat masuk setelah diberikan disposisi. Proses Program :Pada “Menu Utama” lalu pilih menu “Penerus Surat” maka akan menampilkan data Penerus Surat, tambah penerus surat, edit dan delete. 5. Nama program : Surat Masuk Fungsi program :Mengetahui Daftar Surat Masuk yang ada di Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang Proses Program :Pada “Menu Utama” lalu pilih menu “Surat Masuk” maka akan menampilkan data surat masuk, tambah surat masuk, edit dan delete. 6. Nama program : Surat Keluar Fungsi program :Mengetahui Daftar Surat Keluar yang ada di Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang Proses Program :Pada “Menu Utama” lalu pilih menu “Surat Keluar” maka akan menampilkan data surat keluar, tambah surat keluar, edit dan delete. 7. Nama program : Disposisi Fungsi program :Mengetahui Daftar Disposisi yang ada di Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang Proses Program :Pada “Menu Utama” lalu pilih menu “Disposisi” maka akan menampilkan data disposisi, tambah dipsosisi, edit dan delete. 8. Nama program : Laporan Fungsi program :Mengetahui Daftar Laporan yang ada di Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang Proses Program :Pada “Menu Utama” lalu pilih menu “Laporan” maka akan menampilkan data laporan, Laporan Surat Masuk, Laporan Surat Keluar dan Laporan Disposisi. 9. Nama program : Logout Fungsi program :Untuk keluar dari sistem pendataan surat masuk dan keluar pada Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang Proses Program :Pada “Menu Utama” lalu pilih menu “Logout” maka sistem akan keluar dan kembali kehalaman login.



Rancangan Prototype

Rancangan Prototype Login

Perancangan Login ini dibuat sebagai sistem pertahanan dari database Sistem Data Surat Masuk dan Keluar dengan mengunakan MD5 guna mencegah kehilangan data.

Gambar 4.10 Rancangan Prototype Login


No Pelaku Proses Goal 1 Admin Melakukan login admin yang sudah dibuat Home, Staff, Penerus surat,Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Laporan dan Log Out 2 Camat Melakukan login Camat Home, Disposisi, Laporan dan Log Out



Rancangan Prototype Home

Rancangan home disini akan ada visi dan misi serta salam sambutan kecamatan cipondoh ketika login berhasil dilakukan.

Gambar 4.11 Rancangan Prototype Home

Rancangan Prototype Staff

Rancangan prototype Staff akan menampilkan menu pilihan daftar staff, No, nip, nama, alamat, no hp, nama, level, actions.

Gambar 4.12 Rancangan Prototype Staff

Rancangan Prototype Penerus Surat

Rancangan prototype Penerus surat akan menampilkan menu pilihan penerus surat No, kode penerima, nama penerima, actions.

Gambar 4.13 Rancangan Prototype Penerus Surat


Rancangan Prototype Surat Masuk

Rancangan prototype Surat Masuk akan menampilkan menu pilihan Surat masuk No, asal surat, no surat, tanggal surat, perihal, actions.

Gambar 4.14 Rancangan Prototype Surat Masuk

Rancangan Prototype Surat Keluar

Rancangan prototype Surat Keluar akan menampilkan menu pilihan No, No surat, perihal, tujuan, tanggal keluar, actions.

Gambar 4.15 Rancangan Prototype Surat Keluar

Rancangan Disposisi

Rancangan prototype Disposisi akan menampilkan menu pilihan No, No disposisi, asal surat, no surat, tanggal surat, perihal, diteruskan kepada, intruksi, actions.

Gambar 4.16 Rancangan Prototype Disposisi

Rancangan Prototype Laporan

Rancangan prototype Laporan akan menampilkan Laporan dari Surat Masuk,Surat Keluar,Disposisi.

Gambar 4.17 Rancangan Prototype Laporan

Rancangan Prototype Logout

Rancangan prototype Logout akan menampilkan login seperti semula.

Gambar 4.18 Rancangan Prototype Logout


Rancangan Program

Tampilan Menu Login

Berikut adalah tampilan untuk menu login admin. Pada saat login, harus mengisi username dan password.

Gambar 4.19 Tampilan Menu Login


Tampilan Menu Utama

Berikut adalah tampilan menu utama. Dalam menu ini user dapat melihat jumlah surat masuk dan jumlah surat keluar. Serta terdapat menu-menu lain seperti menu surat masuk, surat keluar, laporan surat masuk, laporan surat keluar, dan menu operator.

Gambar 4.20 Tampilan Menu Utama


Tampilan Menu Data Surat Masuk

Berikut adalah tampilan menu data surat masuk yang berfungsi untuk mendata surat masuk.

Gambar 4.21 Tampilan Menu Data Surat Masuk.

Tampilan Menu Input Surat Masuk

Berikut adalah tampilan menu input surat masuk, digunakan untuk menginput surat masuk.

Gambar 4.22 Tampilan Menu Input Surat Masuk

Tampilan Menu Data Surat Keluar

Berikut adalah tampilan menu data surat keluar yang berfungsi untuk mendata surat keluar.

Gambar 4.23 Tampilan Menu Data Surat Keluar

Tampilan Menu Input Surat Keluar

Berikut adalah tampilan menu input surat keluar yang berfungsi untuk menginput surat keluar.

Gambar 4.24 Tampilan Menu Input Surat Keluar

Tampilan Menu Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Berikut adalah tampilan menu laporan surat masuk dan surat keluar. Dalam menu ini, user dapat melihat laporan surat masuk dan surat keluar per periode.

Gambar 4.25 Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

Gambar 4.26 Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

Gambar 4.27 Tampilan Menu Laporan Disposisi

Tampilan Menu Data User

Berikut adalah tampilan menu data user admin dan petugas.

Gambar 4.28 Tampilan Menu Data User

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Sistem tersebut menggunakan 1 unit komputer PC dengan spesifikasi sebagai berikut:

  1. Processor: Intel(R) Core(TM) i3-2310M

  2. Monitor: SVGA 15”

  3. Mouse: Optical

  4. Keyboard: PS/2

  5. RAM: 2 GB

  6. Harddisk: 500 GB”

  7. Printer: Canon

Aplikasi yang digunakan

  1. Sistem Operasi “Windows 7”

  2. Microsoft Office 2007

  3. Adobe Dreamweaver CS6

  4. Xampp

  5. Google Chrome

  6. Adobe Photoshop

Hak Akses

Untuk mengoperasikan atau mengolah data hanya dapat dilakukan oleh 2 (dua) orang, yaitu admin dari Bagian Umum yang bertugas sebagai pengendali sistem, dan Camat yang memimpin di Kecamatan Cipondoh.

  1. Sub Bagian Umum

  2. Camat

Testing atau Pengujian

  1. Pengujian Blackbox Pada Login Admin

  2. Setelah melakukan perancangan, langkah selanjutnya adalah melakukan serangkaian uji coba pada masing-masing sistem yang bertujuan untuk mendapatkan hasil yang sesuai. Adapun pembahasan hasil yaitu sebagai berikut :

    Tabel 4.9 Pengujian Black box Pada Login Admin No Skenario Pengujian Test Case Hasil Yang DiHarapkan Hasil Pengujian Kesimpulan 1 Mengosongkan username dan password, lalu langsung klik tombol “Login”.

    	Sistem akan menolak akses Login dan menampilkan pesan “username dan password tidak boleh kosong”.	
    	
    


    Valid 2 Hanya mengisi username dan mengosongkan password, lalu langsung klik tombol Login. Sistem akan menolak akses Login dan menampilkan pesan password tidak boleh kosong.


    Valid 3 Hanya mengisi password dan mengosongkan username, lalu langsung klik tombol Login. Sistem akan menolak akses Login dan menampilkan pesan Username tidak boleh kosong.


    Valid 4 Mengisi username dan password dengan benar. Sistem menerima Login masuk ke Home admin.


    Sesuai harapan


    Valid

  3. Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat Masuk

  4. Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat masuk dan Surat Keluar pada Kecamatan Cipondoh untuk fungsi menu surat masuk, yaitu sebagai berikut:

    Tabel 4.10 Pengujian Black box Pada Menu Input Surat Masuk No Skenario Pengujian Test Case Hasil Yang DiHarapkan Hasil Pengujian Kesimpulan 1 Input data surat masuk (data yang di input tidak lengkap), klik save.

    Sistem tidak akan menyimpan ketika kolom ada yang tidak terisi (kosong), maka akan menampilkan pesan data belum lengkap.


    Valid 2 Input data surat masuk dengan benar (tidak ada yang kosong), lalu klik save. Sistem sukses input data surat masuk dan menampilkan view data surat masuk. Sesuai harapan


    Valid

  5. Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat Keluar

  6. Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat masuk dan Surat Keluar pada Kecamatan Cipondoh untuk fungsi menu surat keluar, yaitu sebagai berikut:

    Tabel 4.11 Pengujian Black box Pada Menu Input Surat Keluar No Skenario Pengujian Test Case Hasil Yang DiHarapkan Hasil Pengujian Kesimpulan 1 Input data surat keluar (data yang di input tidak lengkap), klik save.

    Sistem tidak akan menyimpan ketika kolom ada yang tidak terisi (kosong), maka akan menampilkan pesan data belum lengkap.


    Valid 2 Input data surat keluar dengan benar (tidak ada yang kosong), lalu klik save. Sistem sukses input data surat keluar dan menampilkan view data surat keluar. Sesuai harapan


    Valid .

  7. Pengujian Blackbox Pada Menu Disposisi

  8. Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat masuk dan Surat Keluar pada Kecamatan Cipondoh untuk fungsi menu disposisi, yaitu sebagai berikut:



Tabel 4.12 Pengujian Black box Pada Menu Input Disposisi No Skenario Pengujian Test Case Hasil Yang DiHarapkan Hasil Pengujian Kesimpulan 1 Input data disposisi (data yang di input tidak lengkap), klik save. Sistem tidak akan menyimpan ketika kolom ada yang tidak terisi (kosong), maka akan menampilkan pesan data belum lengkap.


Valid

2 Input data disposisi dengan benar (tidak ada yang kosong), lalu klik save. Sistem sukses input data disposisi dan menampilkan view data disposisi. Sesuai harapan


Valid

Metode Analisis SWOT

Pada metode analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi. Kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal, peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi.

Tabel 4.13 Tabel Identifikasi SWOT Strength (S) Weakness (W) Aktifitas peataan surat masuk dan keluar di kecamatan cipondoh cukup rutin dilakukan. Membuat kinerja pegawai dikecamatan khususnya pada subag menjadi lebih optimal dalam melakukan pendataan surat masuk dan keluar. Keterbatasan dikecamatan cipondoh belum mempunyai sistem surat masuk dan keluar masih menggunakan ms.excel, sehingga pengolahan data dan informasi masih mencatat di buku besar sehingga sering terjadinya keterlambatan dalam pencarian data.

Opportunties (O) Threats (T) Menambah pengetahuan dan memudahkan bagi pegawai dalam mengolah surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan teknologi informasi. Biaya pemeliharaan perangkat lunak dan perangkat keras membutuhkan biaya yang tidak sedikit dikarenakan baik perangkat lunak maupun keras perlu di update dan biaya pemeliharaan.

Berdasarkan identifikasi faktor di atas, maka dilakukan analisis untuk mencari strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T). Selain itu dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T). Pemetaan strategi S-O, WO, S-T dan W-T dapat dilihat pada tabel di bawah ini :


Tabel 4.14 Tabel Analisis SWOT Faktor internal Faktor Eksternal Strength (S) Kekuatan Weakneess (W) Kelemahan Opportunities (O) Peluang


S-O W-O Membuat sistem informasi pendataan surat masuk dan keluar yang dapat menunjang kinerja pegawai dalam melakukan pendataan maupun pengarsipan surat.

Perlu adanya ahli dibidang IT dengan cara diadakannya pelatihan bagi pegawai yang belum mahir dalam bidang computer atau bisa dilakukan perekrutan pegawai yang mampu mengoprasikan computer dengan baik, sehingga pengolahan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Treats (T) Ancaman S-T W-T Meningkatkan kualitas sdm dengan memberikan pelatihan baik internal maupun eksternal kepada pegawai khususnya pada bagian umum untuk meningkatkan kualitas kinerja pegawai. Meningkatkan standar sistem untuk mempermudah bagian keuangan dalam mengarsipkan surat masuk dan surat keluar memberikan pelayanan dan ketelitian yang baik dalam menangani berkas-berkas surat perlu penyimpanan data yangbaik.


Penjadwalan

Penjadwalan merupakan rencana yang menjelaskan segala sesuatu tentang hal-hal yang dibutuhkan dalam proses implementasi “Perancangan Sistem Data Surat Masuk dan Keluar pada Kantor Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang”. Pada tahap ini dibutuhkan rencana implementasi yang berguna dalam pelaksanaan langkah-langkah kegiatan penerapannya. Langkah-langkah yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang direncanakan ini dalam bentuk tabel dari Penjadwalan Implementasi adalah sebagai berikut:

Tabel 4.15 Penjadwalan No Kegiatan Bulan Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 1. Pengumpulan data  2. Analisa system 3. Perancangan system 4. Pembuatan program 5. Test Program 6. Evaluasi Program 7. Perbaikan Program 8. Pelatihan User 9. Implementasi 10. Dokumentasi

Etimasi Biaya

Tabel 4.16 Etimasi Biaya.

No Uraian Kegiatan Volume Harga Satuan Biaya


1 Pengumpulan Dan Analisis Data Analisis Data - - Rp. 300.000 Identifikasi Dan Programming Sistem - - Rp. 500.000 Design Dan Programming Sistem - - Rp. 500.000 Testing Dan Implementasi - - Rp. 200.000

2 Perjalanan Ongkos transport dalam kota 5 Trip Rp.120.000 Rp. 600.000


3 Biaya Lain-Lain Foto copy referensi 2 Paket Rp. 50.000 Rp. 100.000 Laporan Penyelesaian Tugas 3 bundel Rp. 50.000 Rp. 150.000 Kertas A4@ 1 Rim 3 Rim Rp. 40.000 Rp. 120.000 Tinta Printer 3 Paket Rp. 50.000 Rp. 150.000 Rp. 2.620.000 Jumlah

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan maka didapatkan beberapa kesimpulan, sebagai berikut:

  1. Bahwa prosedur pengolahan pendataan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Cipondoh dipegang oleh Bagian Umum dan masih dilakukan dengan proses pencatatannya masih menggunakan buku, sehingga sering terjadi kehilangan data dan proses pengolahan data surat belum berjalan maksimal dikarenakan belum terkomputerisasi. Dampak lain adalah memakan waktu lama dalam untuk pencarian data dan pembuatan laporan.

  2. Berdasarkan hasil analisa terhadap prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar yang saat ini berjalan masih terdapat kendala yang dihadapi dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar sangatlah rumit, seperti pencatatan masih menggunakan buku agenda, berkas kadang sering tertukar bahkan hilang. Sistem dibangun dengan fasilitas tambah data surat masuk dan surat keluar agar pencatatan data dapat dilakukan secara komputerisasi dan data tersimpan di database.

  3. Dalam merancang sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar menggunakan bahasa metode yang berorientasikan objek melalui tahapan pembuatan UML (Unified Modeling Language), bahasa pemograman PHP serta database yang digunakan adalah MSQL.

Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian

  1. Kesimpulan terhadap tujuan penelitian

    1. Untuk mengetahui masalah-masalah apa saja yang muncul pada sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Cipondoh, serta dapat memberi masukan-masukan agar mengurangi kesalahan-kesalahan dalam proses pendataan surat masuk dan surat keluar.

    2. Tujuan dari penelitian ini yaitu agar hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat bermanfaat dan digunakan oleh Kecamatan Cipondoh sebagai referensi untuk memperbaiki sistem pendaataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini.

    3. Menambah pengetahuan , pengalaman serta pengamatan dari sebuah sistem yang berjalan saat ini di Kecamatan Cipondoh serta dapat menghasilkan informasi yang akurat sesuai dengan kebutuhannya.

  2. Kesimpulan terhadap manfaat penelitian

    1. Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat mempermudah pegawai dalam melakukan proses pencataan surat masuk dan surat keluar, sehingga proses pendataannya dapat terkontrol dan berjalan dengan baik.

    2. Penelitian ini sangat berguna dan bermanfaat bagi penulis, karena dengan adanya penelitian ini dapat menambah wawasan penulis mengenai sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Cipondoh.

    3. Dengan adanya sistem ini diharapkan agar terciptanya pelayanan yang lebih baik lagi, serta efektif dan efisien bagi Kecamatan Cipondoh dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan keluar.

Kesimpulan Terhadap Metode Penelitian

Berdasarkan metode penelitian yang penulis lakukan, maka dapat disimpulkan :

  1. Penulis melakukan metode pengumpulan data dalam penelitian ini, dimana penulis melakukan wawancara langsung kepada stakeholder atau pegawai yang ada dibawah lingkungan Kecamatan Cipondoh, selain itu penulis juga melakukan observasi langsung di Kecamatan Cipondoh, dan penulis juga memperoleh data dan informasi dari beberapa sumber literature seperti buku, jurnal, internet, dan lain sebagainya.

  2. Metode pengujian yang penulis gunakan dalam penelitian ini yaitu Blackbox Testing. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.

Saran

Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan surat masuk surat dan keluar yang sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka agar dapat dicapai hasil yang optimal dan juga bertujuan terhadap kelancaran dalam kegiatan pendataan dibutuhkan :

  1. Melakukan Trainning atau pelatihan bagi pegawai khususnya bagian umum / pengguna (user) yang akan menggunakan sistem tersebut sebagai administrator, terhadap sistem yang baru agar sistem yang akan diterapkan dapat berjalan dengan baik sehingga tidak terjadi lagi kesalahan.

  2. Apabila sistem yang baru sudah berjalan maka perlu diperhatikandan di lakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan perkembangan instansi atau perusahaan.

  3. Dimasa yang akan datang, diharapkan bagi mahasiswa yang mengambil judul skripsi yang sama untuk dapat mengembangkan sistem ini menjadi jauh lebih baik.

Contributors

Estu, Siti Nurhayati