Revisi per 21 Agustus 2016 03.10

Ucapan terima kasih dalam kesempatan ini penulis sampaikan kepada pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini, Terutama kepada :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I., selaku Ketua STMIK Raharja.
2. Bapak Drs.P.o. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur AMIK Raharja.
3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom., selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik STMIK Raharja.
4. Ibu Nur Azizah, M.Akt, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja.
5. Bapak Aris Martono, S.Kom.,M.M.S.I. selaku Dosen Pembimbing I yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
6. Ibu Maimunah M.Kom selaku selaku Dosen Pembimbing II yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
7. 7. Bapak H. Syamsudin,SE selaku pembimbing lapangan di Kecamatan Cipondoh yang telah memberikan pengarahan dalam laporan Skripsi ini.
8. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
9. Kepada kedua Orang Tua dan Keluarga yang selalu memberikan dukungan serta memberikan semangat dalam mengerjakan Skripsi ini dengan baik.
10. Seluruh Staff Perguruan Tinggi Raharja yang telah membantu dalam kelancaran pengurusan surat-surat Skripsi Penulisan.
11. Teman-teman seperjuangan (Muh rizal, Abdul Mukti, Mubtasir, Jelang, Nopran, Andy Nova, Dwiki, Martin dan Tatang.) yang telah berjuang bersama penulis selama 4 tahun.
12. Semua Pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu penyusunan Skripsi ini.

BAB I

Latar Belakang

Rumusan masalah

1. Bagaimana prosedur pengelolaansistem pendataan surat masuk dan keluar pada Kantor Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang?

2. Bagaimana menganalisis dan membangun sebuah sistem yang dapat melakukan pencatatan data secara komputerisasi pada Kecamatan Cipondoh?

3. Bagaimana merancangsistem pendataan surat masuk dan keluar padaKecamatan Cipondoh Kota Tangerang?

Ruang Lingkup

Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

Tujuan penelitian

1. Untuk mengetahui apakah dokumentasi sistem informasi yang berjalan sekarang khususnya pendataan surat masuk dan surat keluar pada Sub Bagian Tata Usaha Kecamatan Cipondoh telah terintegrasi dan tertata dengan baik.

2. Untuk membantu pimpinan dalam memantau dan mengevaluasi surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Cipondoh.

3. Untuk mengimplementasikan ilmu yang dipelajari dan untuk mengetahui tata cara sistem surat masuk dan keluar di Kecamatan Cipondoh.

Manfaat Penelitian

1. Penulis dapat mengenal lebih jauh mengenai situasi dan kondisi suatu sistem informasi yang ada di Kantor Kecamatan, khususnya sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Cipondoh.

2. Memudahkan pihak pimpinan memonitor dan mengevaluasi surat masuk dan surat keluar dalam mengambil keputusan.

3. Dapat menjadi sebuah masukan bagi Kantor Kecamatan Cipondoh mengenai pembenahan sistem yang sedang berjalan saat ini.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

1. Metode Observasi

   Metode untuk mendapatkan data dengan melakukan pengamatan secara langsung ke tempat dilakukannya suatu penelitian serta menganalisis terhadap unsur-unsur yang diteliti secara sistematis.

2. Metode Wawancara

   Metode yang dilakukan melalui pembicaraan dengan pihak-pihak yang terkait sebagai sumber data dan informasi.

3. Metode Studi Pustaka

   Dalam metode ini penulis berusaha untuk melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku dan jurnal-jurnal yang relevan dalam pemilihan judul yang penulis ajukan. Buku dan data tersebut digunakan penulis untuk membantu penganalisaan dan perancangan yang dilakukan.

Metode Analisa

Metode Perancangan Sistem

Metode Pengujian

Sistematika Penulisan

BAB II

TEORI UMUM

Konsep Dasar Sistem

1. Definisi Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:6), Sistem bisa berupa abstrak atau fisik. Sistem abstrak “Susunan gagasan-gagasan atau konsepsi yang teratur yang saling bergantung”.

Menurut Yakub (2012:1), “Sistem informasi adalah sebuah jaringan yang bekerja dari prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama untuk melakukan suatu tujuan tertentu”.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan tertentu.

2. Karakteristik Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:20), sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Components System)

   Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu sub sistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem (Boundary System)

   Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment System)

   Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface System)

   Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input System)

   Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Pengolahan Sistem (Processing System)

   Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

7. Keluaran Sistem (Output System)

   Hasil energi diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain.




8. Sasaran Sistem (Objective) dan tujuan (Goals)

   Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran.

3. Klasifikasi Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:15), sistem dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

   Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu suatu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan; sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

   Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system. Sistem informasi berbasis komputer merupaksan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem deterministik dan Sistem probabilistic

   Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

   Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa klasifikasi sistem adalah suatu bentuk kesatuan antara satu komponen dengan komponen lainnya.

Konsep Dasar Data Dan Informasi

1. Definisi Data

Menurut Sutarman (2012:3), “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”.

“Menurut Deni Darmawan dan Kunkun Nur Fauzi (2013:1), data adalah “fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi”.

Menurut Tata Sutabri (2012:2), data adalah “suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf, atau simbol¬-simbol yang menunjukan suatu ide, objek, kondisi, atau situasi dan lain-lain”.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa data merupakan suatu bahan mentah yang bersifat fakta yang akan diproses untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat.

2. Definisi Informasi

Menurut Sutarman (2012:14), “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima.

Menurut Maimunah dkk (2012:284), ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan”.

Menurut Deni Darmawan dan Kunkun Nur Fauzi (2013:2), informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan data tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut. Dari uraian tentang informasi ini ada 3 hal yang harus diperhatikan disini, yaitu:

1. Informasi merupakan hasil pengolahan data

2. Memberikan makna atau arti

3. Berguna atau bermanfaat dalam meningkatkan kepastian

Menurut Untung Rahardja dkk (2011: 84), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan.

Berdasarkan beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya.

3. Nilai Informasi

Menurut Sutarman (2012:14), nilai informasi ditentukan dalam lima hal yaitu:

1. Memperoleh pemahaman serta manfaat dari sebuah nilai informasi.

2. Mendapatkan suatu pengalaman.

3. Suatu pembelajaran yang terakumulasi didalam pemecahan masalah tertentu.

4. Mengekstrak inplikasi kritis, dan

5. Merefleksikan suatu pengalaman masa lalu yang memberikan ilmu pengetahuan yang tinggi.

Menurut Tata Sutabri (2012:38), nilai informasi didasarkan atas 10 sifat, yaitu :

1. Mudah diperoleh

   Sifat ini menunjukan informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat, kecepatan memperoleh dapat diukur misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.

2. Luas dan lengkap

   Sifat ini menunjukan lengkapnya isi informasi, hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur,karena itu sulit mengukurnya.

3. Ketelitian

   Sifat ini menunjukan minimnya kesalahan dalam informasi, dalam hubungannya dengan volumedata yang besar terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

4. Kecocokan

   Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungan dengan permintaanpara pemakai, isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi semua keluaran lainnya tidak berguna tetapi mahal mempersiapkannya, sifat ini sulit mengukurnya.

5. Ketepatan waktu

   Menunjukan tak ada keterlambatan jika ada yang sedang ingin mendapatkan informasi masukan, pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada pemakai biasanya tepat waktu.

6. Kejelasan

   Sifat ini menunjukan keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas, membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.

7. Keluwesan

   Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya denganbeberapa keputusan, tetapi juga dengan beberapa pengambilan keputusan. Sifat ini sulit diukur, tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.

8. Dapat dibuktikan

   Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak ada prasangka

   Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat diukur

    Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.

Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa nilai informasi adalah perubahan dalam perilaku keputusan yang disebabkan oleh informasi.

4. Kualitas Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:41) kualitas suatu informasi tergantung 3 (tiga) hal, yaitu :

1. Akurat (Accurate)

   Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinanterjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat Pada Waktunya (Timeline)

   Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan tersebut terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan (Relevance)

   Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap–tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa kualitas informasi adalah sejauh mana informasi secara konsisten dapat memenuhi persyaratan dan harapan semua orang yang membutuhkan informasi tersebut untuk melakukan proses mereka.

Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:46), sistem informasi adalah “suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsioperasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan”.

Berdasarkan pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa dan menyebarkan suatu informasi untuk tujuan tertentu .

2. Komponen Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:47), sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen, diantaranya :

1. Blok Masukan (Input Block)

   Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar

2. Blok Model (Model Block)

   Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi dati input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Techology Block)

   Teknologi merupakan “toolbox” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

4. Blok Basis Data (Database Block)

   Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa agar informasi yang dihasilkan berkualitas.

5. Blok Kendali (Control Blok)

   Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, sepertibencana alam, api, termperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok basis data dan blok kendali. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

Konsep Dasar Analisa Sistem

1. Definisi Analisa Sistem

Menurut Henderi dkk (2011 : 322), “Tahapan analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di buat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

Menurut Tata Sutabri (2012:220), “Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya”.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tahapan analisa sistem dapat dilakukan sebelum dibuat tahapan rangcangan sistem, dan analisa sistem sangat penting dilakukan agar menghindari kesalahan yang akan timbul di tahapan selanjutnya.

2. Tahap Analisa Sistem

Menurut Kusrini dalam Nanda Herliana (2013:16), Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perancanaan sistem dan sebelum desain sistem. Tahap analisa sistem merupakan tahap kritis dengan sangat penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya.

Menurut Henderi dkk (2011 : 322) “tahapan analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang untuk kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di buat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, kerena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. Tahap ini merupakan tahap yang mudah jika klien sangat paham dengan masalah yang dihadapi dalam organisasi dan tahu betul fungsional dari tahap yang paling sulit.

3. Tahapan Implementasi Sistem

Menurut Dina Fitria Murad dkk (2013:52), “tahap ini merupakan tahapan dalam pengimplementasikan sistem yang sudah dirancang dan dilakukan pengujian secara unit, agar dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam sistem dan segera dilakukan perbaikan”.

Menurut Tata Sutabri (2012:229), setelah sistem dianalisis dan dirangcang dengan menggunakan teknologi yang sudah diseleksi dan dipilih maka tiba saatnya bagi sistem tersebut untuk diimplementasikan. Adapun tujuan utama dari tahap implementasi sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Pengkajian mengenai rangkaian sistem, perangkat lunak, dan perangkat keras dalam bentuk sistem jaringan informasi terpusat agar dapat diperoleh sebuah bangunan atau arsitektur sistem informasi.

2. Melakukan uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolah data sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tahapan implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem agar siap untuk dioperasikan.

Konsep Dasar Perancangan Sistem

1. Definisi Perancangan Sistem

Menurut Kristanto (2010:61), “Perancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem, mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang dikerjakan pada analisa sistem dan dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana bentuk sistem tersebut. Perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perancangan untuk elemen komputer yang akan menggunakan sistem tersebut”.

Menurut Siti Aisyah dan Nawang Kalbuana (2010:203) pada metode analisa sistem dan perancangan dengan menggunakan metode yang dikenal dengan nama System Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan metodelogi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisa dan desain.

Menurut Harun Al Rosyid (2011:45), “Perancangan sistem adalah desain sistem yang menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan.

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem yang baik untuk menyelesaikan sistem tersebut.

TEORI KHUSUS

Konsep Dasar Pendataan Surat

1. Tujuan Pendataan Surat Masuk Dan Keluar

Menurut Barthos (2013:36), “surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”.

Menurut Barthos (2013:38), “surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain”.

1. Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut.

2. Menurut Barthos (2013:38), “surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal,bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan,undangan pertemuan atau rapat,undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah dikirim sebelumnya. Pada surat itu juga ada yang berisikan surat perintah tugas Jadi berdasarkan definisi diatas, surat merupakan suatu alat atau media yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak terhadap pihaklain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan walaupun tidak harus berhadapan secara langsung.

Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)

1. Definisi UML (Unified Modeling Language)

Menurut Adi Nugroho dalam Esa Wijayanti (2014:22), ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

Menurut Ginting dkk (2013:9), “Unified Modelling Language (UML) bukanlah suatu proses melainkan bahasa pemodelan secara grafis untuk menspesifikasikan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan seluruh artifak sistem perangkat lunak”.

Penggunaan model ini bertujuan untuk mengidentifikasikan bagian-bagian yang termasuk dalam lingkup sistem yang dibahas dan bagaimana hubungan antara sistem dengan subsistem maupun sistem lain diluarnya.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan yang digunakan untuk merancang, mendokumentasikan sebuah sistem perangkat lunak.

2. Jenis-Jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)

1. Use Case Diagram

Menurut Dina Fitria Murad dkk (2013:57), “Diagram Use Case adalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi, yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user”.

2. Activity Diagram

Menurut Dina Fitria Murad dkk (2013:53), “Activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa activity diagram dibuat berdasarkan use case diagram yang telah dibuat, maka dapat digambarkan activity diagram yang menggambarkan alur kerja untuk setiap use case.

3. Sequence Diagram

Diagram ini bersifat dinamis yang menekankan pada pengiriman pesan (message) dalam suatu waktu tertentu.

Menurut Nugroho (2010:42), sequence diagram memplihatkan interaksi sebagai diagram dua matra (dimensi). Matra vertikal adalah sumbu waktu sedangkan matra horizontal memperlihatkan peran pengklasifikasi yang mempresentasikan objek–objek mandiri yang terlibat dalam kolaborasi. Dalam sequence diagram sering disebut garis waktu (lifeline). Selama aktivasi pada prosedur pada objek aktif, garis waktu digambarkan sebagai garis ganda.

4. Class Diagram

Menurut Mahdiana (2011:39), class diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansi akan menghasilkan sebuah obyek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi obyek. Class menggambarkan keadaan (atribut atau properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode atau fungsi).

5. State Chart Diagram

Menurut Henderi dkk (2010:6), State Chart Diagram digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek dari satu state ke state yang lain.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa class diagram memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek.

3. Langkah-Langkah Penggunaan UML (Unified Modeling Language)

Menurut Nugroho dikutip dari laporan Skripsi Esa Wijayanti (2014:15), langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) sebagai berikut:

1. Buatlah daftar business process dari leveltertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.

2. Petakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatan lain.

3. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitekturfisik sistem.

4. Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.

5. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.

6. Definisikan obyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah sequencedan/atau collaboration untuk tiapalur pekerjaan, jika sebuah use case memiliki kemungkinan alur normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alur.

7. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antar muka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.

8. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domian dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.

9. Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Juga, definisikan testintegrasi untuk setiap komponen meyakinkan ia bereaksi dengan baik.

10. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistemoperasi, jaringan dan sebagainya. Petakan komponen ke dalam node.

11. Mulailah membangun sistem. Ada 2 (dua) pendekatan yang tepat digunakan:

1. Pendekatan use case dengan mengassign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit kode yang lengkap dengan test.

2. Pendekatan komponen yaitu mengassign setiap komponen kepadatim pengembang tertentu.

12. Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki model beserta kodenya. Model harus selalu sesuai dengan kode yang aktual.

13. Perangkat lunak siap dirilis.

4. Diagram-diagram UML (Unified Modeling Language)

Menurut Widodo dalam Astri Oktania (2014;30), diagram-diagram UML terdiri dari :

1. Diagram Kelas (Class Diagram)

   Bersifat statis, diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada permodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifat statis, sering pula diagram kelas memuat kelas-kelas aktif.

2. Diagram paket (Package Diagram)

   Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan bagian dari diagram komponen.

3. Diagram use case

   Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan usecase dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasikan dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.

4. Diagram interaksi dan sequence (urutan)

   Bersifat dinamis. Diagram urutan adalah interaksi yang menekan pada pengiriman pesandalam suatu waktu tertentu.

5. Diagram komunikasi (communication diagram)

   Bersifat dinamis. Diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML Versi 1,4. Yangmenekan organisasi structural dariobjek-objek yang menerima serta mengirim pesan.

6. Diagram statechart (statechart diagram)

   Bersifat dinamis. Diagram status memperlihatkan keadaan-keadaan pada sistem, memuatstatus (state), transisi, kejadian serta aktivitas.

7. Diagram aktivitas (activity diagram)

   Bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem.Diagram ini terutama penting dalam permodelan fungsi-fungsi suatu sistem dan member tekanan pada aliran kendali antar objek.

8. Diagram komponen (component diagram)

   Bersifat statis. Diagram komponen ini memperlihatkan organisasi serta kebergantungan sistem/perangkat lunak pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.

9. Diagram deployment (deployment diagram)

   Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (run-time). Memuat simpul-simpul berserta komponen-komponen yang di dalamnya.

Kesembilan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semuanya dibuat sesuai kebutuhan. Pada UML dimungkinkan kita menggunakan diagram-diagram lainnya misalnya data flow diagram, entity relationship diagram, dan sebagainya.

Analisa SWOT

1. Definisi Analisa Swot

Menurut Rangkuti (2011:64), “SWOT adalah dengan menggabungkan berbagai indikator yang terdapat dalam kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman”.

Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa SWOT adalah gabungan strategi atau indicator yang dimulai dengan pemantauan, perubahan dan lingkungan baik eksternal maupun internal sehingga dapat memahaminya.

2. Tipe-tipe Strategi SWOT

Menurut Rangkuti (2011:64) Matriks SWOT merupakan penggabungan berbagai strategi atau indikator yang membantu manajer mengembangkan empat tipe strategi yaitu kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Model penggabungannya menggunakan SWOT matriks. Namun tidak semua rencana strategi yang disusun dari SWOT matriks ini digunakan seluruhnya. Strategi yang dipilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan.

1. S-O strategi adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan semua kekuatan untuk merebut peluang.

2. W-O strategi adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada.

3. S-T strategi adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.

4. W-T strategi adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman.

Konsep Dasar Elisitasi

1. Definisi Elisitasi

Menurut Untung Rahardja dkk (2011:302), ”Elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.”

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa elisitasi adalah usulan rancangan sistem baru yang diinginkan.

2. Jenis-jenis Elisitasi

Menurut Untung Rahardja dkk (2010:302), Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu:

1. Elisitasi Tahap I

   Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

2. Elisitasi Tahap II

   Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.

1. “M” padaMDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

2. “D” pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

3. “I” pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

3. Elisitasi Tahap III

   Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

1. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

2. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

3. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:

1. (H) : Sulit untukdikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanyamahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan

3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan

4. Final Draft Elisitasi

Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Konsep Dasar Web

1. Definisi Web

Menurut Dina Fitria Murad dkk (2013:49), web adalah sebuah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnya yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertext.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa web adalah sebuah penyebaran informasi melalui internet.

2. Fungsi Web

Menurut Esa Wijayanti (2014:23), Berdasarkan pada fungsinya, website terbagi atas:

1. Personal Website; Website yang berisi informasi pribadi seseorang.

2. Commercial Website; Website yang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang bersifat bisnis.

3. Government Website; Website yang dimiliki oleh instansi pemerintah,pendidikan yang bertujuan memberikan pelayanan kepada pengguna.

4. Non-Profit Organization Website; Dimiliki oleh organisasi yang bersifat non-profit atau tidak bersifat bisnis.

3. Dreamweaver CS5

Menurut Puspitasari dan Heni dalam Esa Wijayanti (2014:33), “Dreamweaver CS5 adalah salah satu HTML Editor Professional yang berfungsi untuk mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web”.

Berdasarkan pernyataan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Dreamweaver merupakan salahsatu HTML yang berfungsi untuk membuat dan mengelola design web secara visual.

Konsep Dasar Database

1. Definisi Database

Menurut Anhar (2010:45), database merupakan sekumpulan table-tabel yang berisi data dan merupakan kumpulan field atau kolom.

Menurut Helmi Kurniawan dan Iwan Fitrianto Rahmad (2012:193), “database atau basis data terdiri dari semua fakta yang diperlukan, dimana fakta-fakta tersebut digunakan untuk memenuhi kondisi dari kaidah-kaidah dalam sistem. Basis data menyimpan semua fakta, baik fakta awal pada saat sistem mulai beroperasi, maupun fakta-fakta yang diperoleh pada saat proses penarikan kesimpulan sedang dilaksanakan. Basis data digunakan untuk menyimpan data hasil observasi dan data lain yang dibutuhkan selama pemrosesan.

Menurut Oktavian (2013:107), database adalah sekumpulan data dan prosedur yang memiliki struktur sedemikian rupa, sehingga mudah dalam menyimpan, mengatur dan menampilkan data.

Menurut Spits Warnars, (2014:84),“Database baik dalam bentuk database terstruktur dan tidak terstruktur dibutuhkan sebagai tempat penyimpanan tetap untuk merekam kegiatan proses transaksi bisnis. Database terstruktur merupakan organisasi kumpulan data yang menggunakan system manajemen database yang didukung konsep DML (Data Manipulation Language) dan DDL (Data Definition Language). Dimana DML merupakan proses manipulasi yang menggunakan perintah sql seperti select, insert, update, delete, dan lain-lain sedangkan DDL merupakan proses pendefinisian database yang menggunakan perintah sql seperti create, table, drop table, dan lain-lain”.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa database adalah sekumpulan table-tabel yang berisi data- data yang fakta yang memiliki struktur sedemikian rupa, sehingga mudah dalam menyimpan, mengatur dan menampilkan data.

2. Jenis Database Yang Digunakan

1. HTML

Menurut Sutarman (2012:163), “HTML (Hypertext Markup Language) adalah bahasa standar yang digunakan untuk pembuatan halaman web atau word wide web, dengan hypertext dan informasi lain yang akan ditampilkan pada halaman web. Dokumen hypertext bisa berisi teks, gambar dan tipe informasi lain seperti data file, audio, video dan program executeable.

2. Web Server

Menurut Oktavian (2013:14), “Web Server adalah aplikasi yang berguna untuk menerima permintaan informasi dari pengguna melalui web browser,dan mengirimkan permintaan kembali informasi yang diminta melalui HTTP (HyperText Transfer Protocol). Biasanya Web Server diletakkan di komputer tertentu pada web hosting”.

Menurut Arief (2011:19), “Web Server adalah program aplikasi yang memiliki fungsi sebagai tempat menyimpan dokumen-dokumen web. Jadi semua dokumen web baik yang ditulis menggunakan client side scripting maupun server scripting tersimpan didalam direktori utama Web Server”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan Web Server merupakan sebuah perangkat lunak yang bertugas menerima permintaan client melalui port HTTP maupun HTTPS dan merubah isi yang ada ke dalam format HTML.

3. Xampp

Menurut Arif M Rudyanto dalam Esa Wijayanti (2014:34), XAMPP merupakan aplikasi yang mengintegrasikan beberapa aplikasi utama web di dalamnya. Dalam XAMPP terdapat instalasi model PHP, MySQL, web server Apache, yang mana pejelasannya adalah sbb:

1. PHP

   Menurut Anhar (2010:3), “PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis”.

2. MySQL

   SQL kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database, MySQL juga bersifat open sourcedan relational yang artinya data-data yang dikelola dalam database akandiletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga manipulasi data akan menjadi lebih cepat. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL yang berada di Swedia.MySQL dapat digunakanuntuk membuat dan mengolah database beserta isinya, serta untuk menambahkan, mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.

3. Apache

   Apache bersifat open source, artinya setiap orang boleh menggunakannya, mengambil bahkan mengubah kode programnya. Tugas utama apache adalah menghasilkan halaman web yang benar kepada peminta berdasarkan kode PHP yang dituliskan oleh pembuat halaman web.

Pengujian Blackbox Testing

1. Definisi Pengujian atau Testing

Menurut Simarmata (2010:283), pengujian adalah sebuah proses terhadap aplikasi atau program untuk menemukan segala kesalahan dan segala kemungkinan yang akan menimbulkan kesalahan sesuai spesifikasi perangkat lunak yang telah ditentukan sebelum aplikasi tersebut diserahkan kepada customer. Pengujian merupakan proses eksekusi program yang telah selesai dibuat yang bertujuan untuk menemukan kesalahan.

Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa pengujian adalah aktivitas pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi efektifitas kerja.

2. Definisi Blackbox Testing

Menurut Rizky dalam penelitian Nina Rahayu (2014:42), blackbox testing adalah tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya. Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknya sebuah “kotakhitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenai proses testing di bagian luar.

Beberapa keuntungan yang diperoleh dari jenis testing ini antara lain:

1. Anggota tim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis di bidang pemrograman.

2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug seringkali ditemukan oleh komponen tester yang berasal dari pengguna.

3. Hasil dari blackbox testing dapat memperjelaskan kontradiksi ataupun kerancuan yang mungkin ditimbulkan dari eksekusi perangkat lunak.

4. Proses testing dapat dilakukan lebih cepat dibandingankan white box testing.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa blackbox testing adalah pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak.

Literature Review

Menurut Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja (2010:86), “Literature Review dalam suatu penelitian adalah mengetahui apakah para peneliti lain telah menemukan jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan penelitian yang kita rumuskan jika dapat menemukan jawaban pertanyaan penelitian tersebut dalam berbagai pustaka atau laporan hasil penelitian yang paling actual, maka kita tidak perlu melakukan penelitian yang sama”. Literature Review ini dilakukan oleh peneliti untuk mengetahui landasan awal dan sebagai pendukung bagi penelitian yang dilakukan oleh peneliti, sehingga dapat menghindari pengulangan hal yang sama dalam penelitian dan dapat melakukan pengembangan ketingkat yang lebih tinggi dalam rangka meyempurnakan/melengkapi penelitian yang sudah ada sebelumnya.

Dalam upaya perlu dilakukan studi pustaka sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Diantaranya adalah mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps), menghindari pembuatan ulang (reinventing the wheel), mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan, serta mengetahui orang lain yang spesialisasi dan area penelitian yang sama dibidang ini.

Berikut adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam Skripsi ini, antara lain :

1. Penelitian yang dilakukan oleh Asri Oktania Purwandhani (Skripsi,2013). Penelitian ini berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Imigrasi Kelas I Tangerang Berbasis Web”. Dalam laporannya penulis memaparkannya masalah yang terjadi adalah pada penginputan data pegawai, penginputan data surat masuk dan penginputan data surat keluar pada kantor imigrasi kelas I Tangerang masih kurang maksimal, karena belum memakai aplikasi program surat masuk dan surat keluar.

2. Penelitian yang dilakukan oleh Fenti Andriyani (Skripsi,2013). “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Media Cetak Tabloid Tipikor Berbasis Web”. Pada penelitian ini, penulis menerapkan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang telah terkomputerisasi, maka dapat mempermudah pegawai dalam melakukan pendataan, pencarian hingga pembuatan laporan, sehingga dapat terciptanya pekerjaan yang lebih baik, efektif dan efisien.

3. Penelitian yang dilakukan oleh Luqman (Skripsi,2012). Penelitian ini berjudul “Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan”. Dalam laporan penulis merupakan masalah yang terjadi prosedur yang diterapkan pada manajemen surat masuk dan surat keluar mulai dari penerimaan, pembuatan, pendokumentasian, hingga verivikasi surat semua dilakukan secara konvensional, dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar sedangkan pada saat pengarsipan surat hanya menggunakan dokumen hardcopy. Korelasinya pada judul yang penulis buat yaitu pengarsipannya masih menggunakan buku besar sehingga memberi motivasi penulis untuk membuat program terkomputerisasi yang akan memudahkan dalam pecarian data surat masuk dan surat keluar.