PERANCANGAN SISTEM

MANAJEMEN MUTU DOKUMEN ISO TS 16949

PADA DEPARTEMEN OMCD PT. GARUDA

METAL UTAMA

SKRIPSI

Disusun Oleh :

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2013/2014)

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

ABSTRAKSI

Dokumen merupakan sesuatu yang dapat memberikan informasi tentang sesuatu hal. Pada prinsipnya setiap Instansi atau Perusahaan baik itu yang berstatus negeri maupun swasta pasti membutuhkan pengendalian dokumen agar dokumen-dokumen yang ada dapat tersusun dengan rapi sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Sistem pengendalian dokumen dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang-ulang kali atau secara rutin terjadi. Seiringnya dengan perkembangan suatu organisasi dan bertambahnya volume dokumen diperlukan adanya suatu sistem yang dapat mengatur dan merawat dokumen. Untuk menyelesaikan permasalahan ini maka PT. GARUDA METAL UTAMA perlu menggunakan sistem baru yaitu secara komputerisasi.Dengan sistem yang terkomputerisasi pemprosesan data akan lebih baik. Sistem komputerisasi juga dapat meminimalisir kesalahan dalam penomoran sampai pendistribusian dokumen.Dengan demikian sistem yang ada akan lebih baik dan dapat meningkatkan kualitas produk kepada customer. Kata kunci : Sistem Manajemen Mutu, Komputerisasi, Lebih Baik.

Kata kunci : mesin cetak paving block, mikrokontroler arduino, visual basic .NET.

KATA PENGANTAR

Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih Lagi Maha Penyayang, puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkat dan rahmatNya serta hidayahNya yang telah menganugrahkan akal dan pikiran kepada kami, sehingga dapat menyelesaikan Laporan Skripsi yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Mutu Dokumen ISO TS 16949 Pada Departemen OMCD PT. GARUDA METAL UTAMA”.

Tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh pihak akademik kepada mahasiswa dalam rangka penempaan ilmu, dan merupakan tahap akhir dalam proses pembelajaran di Perguruan Tinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil berdasarkan hasil observasi, wawancara, serta sumber literature yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik dan tepat pada waktunya.

Dalam penyusunan Laporan Skripsi ini penulis banyak menerima bantuan dan dorongan baik moril maupun materil dari berbagai pihak, dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I, selaku Ketua STMIK Raharja.

2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja.

3. Ibu Maimunah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.

4. Bapak Oleh Soleh, M.M.S.I Selaku dosen pembimbing pertama yang telah memberikan banyak masukan dan motivasi kepada penulis sehingga laporan skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktunya.

5. Ibu Giandari Maulani, S.Kom selaku dosen pembimbing kedua yang juga telah banyak memberikan bantuan masukan dan ilmu kepada penulis untuk menyelesaikan laporan skripsi ini.

6. Bapak Tri Hartono, S.Kom selaku pembimbing lapangan dan Stakeholder yang telah membantu penulis mendapatkan data yang diperlukan dalam melakukan riset di PT. GARUDA METAL UTAMA.

7. Staff dan Dosen Perguruan Tinggi Raharja, atas bimbingan dan pengarahannya.

8. Kedua orang tua yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta doa untuk keberhasilan dan kelancarannya.

9. Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dalam penyelesaian Skripsi ini.

Penulis menyadari dalam penyelesaian laporan ini masih terdapat banyak kekurangan sehingga memerlukan banyak perbaikan dan penyempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan ini.

Akhir kata penulis berharap proposal ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat di kemudian hari.

Tangerang, Juni 2014

penulis

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Struktur Organisasi

Gambar 3.2. Struktur Organisasi OMCD

Gambar 3.3. Use Case Diagram yang berjalan saat ini.

Gambar 3.4. Squence Diagram yang berjalan saat ini.

Gambar 3.5. Activity Diagram yang berjalan saat ini.

Gambar 4.1. Use Case Diagram usulan sistem

Gambar 4.2. Activity Diagram usulan sistem.

Gambar 4.3. Class Diagram usulan sistem.

Gambar 4.4. Squence Diagram usulan sistem.

Gambar 4.5. Squence Diagram Document Control Usulan Sistem.

Gambar 4.6. Squence Diagram Leader Team Project Usulan Sistem

Gambar 4.7. Squence Diagram Team Project Usulan Sistem.

Gambar 4.8. Squence Diagram Advisor Usulan Sistem.

Gambar 4.9. Statechart Diagram Sistem Pengendalian Dokumen.

Gambar 4.10. Tampilan Struktur Program.

Gambar 4.11. Halaman Index.

Gambar 4.12. Halaman Home (Document Control).

Gambar 4.13. Halaman Home (Team Project).

Gambar 4.14. Halaman Home (Advisor).

Gambar 4.15. Halaman Input Dokumen Baru atau Revisi.

Gambar 4.16. Halaman Input Master Jenis Dokumen.

Gambar 4.17. Halaman Input Master Model.

Gambar 4.18. Halaman Input Master Customer.

Gambar 4.19. Halaman Input Master Line.

Gambar 4.20. Halaman Input Master Member.

Gambar 4.21. Halaman Aproval Team Project dan Advisor.

Gambar 4.22. Halaman Laporan Penomoran Dokumen.

Gambar 4.23. Halaman Laporan Pengesahan Dokumen.

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Requirement Elicitation Tahap-1.

Tabel 3.2. Requirement Elicitation Tahap-2.

Tabel 3.3.Requirement Elicitation Tahap-3.

Table 3.4. Requirement Elicitation Final-Draft.

Table 4.1. Tabel ms_dokumen.

Table 4.2. Tabel ms_model.

Table 4.3. Tabel ms_line.

Table 4.4. Tabel ms_customer.

Table 4.5. Tabel ms_jenis.

Table 4.6. Tabel ms_member.

Table 4.7. Tabel tr_team.

Table 4.8. Tabel tr_advisor.

Table 4.9. Tabel Rancangan Biaya.

Table 4.10. Tabel Rancangan Implementasi.

DAFTAR SIMBOL

SIMBOL UML

DAFTAR LAMPIRAN

A.1.Surat Pengantar Skripsi

A.2.Surat Keterangan Skripsi dari PT. Garuda Metal Utama

A.3. Form Penggantian Judul

A.4.Kartu Bimbingan

A.5.Kartu Study Tetap Final (KSTF)

A.6.Form Validasi Skripsi

A.7.Kwitansi Pembayaran Skripsi

A.8.Daftar Nilai

A.9.Formulir Seminar Proposal

A.10.Sertifikat TOEFL

A.11.Sertifikat Prospek

A.12.Sertifikat IT Internasional

A.13.Sertifikat IT Nasional

A.14.Curriculum Vitae (CV)

B.1. Surat Keterangan Implementasi Program

B.2.Daftar Wawancara

C.1. Printscreen Halaman Awal

C.2.Printscreen Halaman Login

C.3.Elisitasi 1,2,3, Final Draft Elisitasi

Pada Era globalisasi yang serba cepat dan semakin pesat perkembangan teknologi saat ini komputer tidak hanya digunakan sebagai alat pemprosesan data tetapi juga berfungsi sebagai alat pendukung pengambilan keputusan. Kemajuan teknologi khususnya teknologi informasi, dimana informasi tersebut tentu saja tidak bisa diserap dengan hanya mengandalkan cara-cara atau perangkat-perangkat yang masih kuno dan serba manual maka dari itu kegunaan komputer sangatlah penting dalam memberikan solusi dan merupakan alat bantu yang cukup baik dalam memperbaiki sistem yang belum optimal. Perkembangan teknologi informasi terus berkembang sesuai dengan kebutuhan dan kegiatan organisasi dalam menghadapi persaingan yang begitu ketat.

Begitu pula dengan suatu standar manajemen mutu seperti ISO TS 16949 merupakan salah satu standar sistem manajemen kualitas yang telah diakui secara Internasional, dan merupakan standar pengendalian mutu yang harus diimplementasikan pada industri otomotif. Dalam ISO TS 16949 terdapat pasal yang mengandung persyaratan umum dokumentasi, dan pengendalian dokumen serta arsip (document control) yang dimiliki oleh perusahaan.

Pada PT. GARUDA METAL UTAMA terdapat departemen OMCD (Operational Management Consulting Department) bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem dan pengendalian sistem. Dalam hal ini, pengendalian dokumen ISO TS 16949 pada department OMCD khususnya dokumen control yang melakukan control setiap dokumen untuk didistribusikan akan dilakukan pemeriksaan dan persetujuan terlebih dahulu menyangkut kualitas produk perusahaan. Apabila pendistribusian dokumen membutuhkan banyak waktu maka departemen lain (team project) yang terkait akan kesulitan menganalisa kualitas produk baru dan mengakibatkan terganggunya schedule mass production yang telah ditentukan.

Demi terwujudnya sistem pengendalian dokumen yang baik perlu ditunjang dengan adanya penomoran dokumen. Adapun penomoran tersebut ditujukan untuk menghindari adanya nomor dokumen ganda. Misalnya, penomoran dokumen untuk part yang memiliki nama dan model yang hampir sama. Pada departemen OMCD dalam penulisan penomorannya masih bersifat pencatatan manual yang bercenderungan nomor dokumen yang sama. Oleh karena itu, bagaimana dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan dalam penulisan dalam penomoran dokumen. maka diperlukan adanya suatu sistem pengendalian dokumen yang tepat untuk digunakan agar kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dapat diminimalisasikan.

Dalam pengendalian dokumen ini dipergunakan suatu sistem yang dapat memberikan manajemen informasi yang diperlukan dan berbasiskan data elektronik. Data ini diolah oleh komputer dan didistribusi oleh departemen lain (team project) yang membutuhkan, hal inilah yang melandasi penulis untuk mengambil judul ”Perancangan Sistem Informasi Manajemen Mutu Dokumen ISO TS 16949 Pada Departemen OMCD PT. GARUDA METAL UTAMA”.

Dari latar belakang di atas, maka penulis mengidentifikasikan permasalahan sebagai berikut :

1. Apakah sistem pengendalian dokumen membutuhkan banyak waktu untuk pendistribusian dokumen kedepartemen lain (team project)?

2. Apakah sistem pengendalian dokumen membutuhkan banyak biaya kertas untuk pendistribusian dokumen kedepartemen lain (team project)?

3. Apakah sistem dapat meminimalkan nomor dokumen yang ganda?

Penulis menyadari akan luasnya permasalahan yang terjadi di PT. GARUDA METAL UTAMA khususnya Departemen OMCD, sehingga penulis harus memberikan batasan hanya pada sistem pengendalian dokumen dimulai dari penomoran dokumen baru sampai dengan pendistribusian dokumen kedepartemen lain (team project).

Adapun tujuan di dalam laporan Skripsi ini terbagi dalam 3 (tiga) jenis yaitu sebagai berikut :

1. Tujuan Operasional, yaitu:

a. Menghemat waktu pada saat pendistribusian dokumen ke departemen lain.

b. Menghemat biaya dan tempat penyimpanan dokumen yang telah diterima team project.

c. Nomor dokumen lebih terkontrol pada saat pembuatan dokumen baru.

2. Tujuan Fungsional, yaitu untuk memberikan kemudahan pekerjaan pada Sistem Pengendalian Dokumen sehingga Team Project dapat bekerja sesuai schedule mass production dan skripsi ini dapat di manfaatkan oleh PT. GARUDA METAL UTAMA sebagai bahan referensi dan menjadi dasar bagi kebijakan perusahaan.

3. Tujuan Individual, yaitu untuk menambah ilmu pengetahuan, pengalaman, pengenalan, dan pengamatan pada sebuah sistem pengendalian dokumen, serta lebih memberikan gambaran mengenai dunia kerja yang sesungguhnya.

Dari hasil penulisan ini, diharapkan mampu memberikan manfaat diantaranya :

1. Bagi Penulis

a. Mengetahui lebih banyak tentang tempat skripsi terkait sejarahnya, tujuannya, proses produksi, produk dan permasalahan yang ada didalamnya.

b. Memperoleh pengalaman kerja terutama yang berkaitan dengan analisa Pengendalian Dokumen.

c. Sebagai wadah untuk melatih diri dan mengaplikasikan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah.

d. Sebagai bahan penulisan laporan skripsi yang nantinya akan dijadikan sebagai acuan untuk penulisan skripsi.

2. Bagi Perusahaan

a. Sebagai bentuk dukungan Perusahaan terhadap pendidikan nasional dan pengembangan sumber daya manusia Indonesia.

b. Sebagai salah satu tanggung jawab sosial perusahaan dalam bidang pendidikan.

c. Sebagai bahan rujukan untuk mengetahui eksistensi perusahaan dilihat dari sudut pandang masyarakat khususnya mahasiswa yang melakukan skripsi.

d. Diharapkan dapat memberi masukkan kepada perusahaan yang bersangkutan agar dapat menjadi lebih baik dimasa yang akan datang.

3. Bagi Perguruan Tinggi

a. Menjalin dan meningkatkan kerjasama Perguruan Tinggi dengan Perusahaan.

b. Mendapatkan informasi mengenai penerapan ilmu manajemen, produksi dan hal-hal lainnya yang dapat digunakan sebagai acuan perbaikan kurikulum pendidikan di perguruan tinggi agar sesuai dengan kondisi dan kebutuhan di lapangan kerja.

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan Skripsi penulis menggunakan beberapa metode diantaranya :

Dalam rangka usaha pengumpulan data yang dibutuhkan dalam pembuatan perancangan sistem pembelian bahan baku material , maka penulis melakukan serangkaian penelitian. Karena sistem yang akan dikembangkan ini menggunakan metode Analis dan Perancangan Sistem Berbasis Web ini membagi kegiatan dalam 3 (tiga) tahap yaitu:

1. Metode Observasi.

Observasi dilakukan dengan cara mendatangi perusahaan tempat bekerjanya untuk mengetahui secara langsung dan melakukan pencatatan terhadap unsur-unsur yang diteliti serta menganalisa suatu sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui elemen-elemen sistem tersebut.

2. Metode Wawancara.

Metode yang digunakan untuk mendapatkan data dan keterangan mengenai data suatu hal dengan cara wawancara atau tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait.

3. Metode Studi Pustaka.

Dalam penulisan ini tidak terlepas dari data-data yang terdapat dari buku-buku yang menjadi referensi seperti pedoma penulisan tugas akhir, diktat buku-buku lain yang dapat berhubungan dengan penyusunan Skripsi ini sebagai landasan teori untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Pada Penelitian ini Digunakan teknik analisis berupa pendekatan Object Oriented Analysis (OOA) atau analisis berorientasi obyek dengan UML. Proses analisis dilakukan terhadap hasil tahapan pengumpulan data dengan wawancara, observasi, dan studi pustaka untuk mendapatkan spesifikasi kebutuhan sistem yang akan dikembangkan pada proses analisis dan teknik analisis.

Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan tahapan sebagai berikut :

1. Perencanaan (Planning) Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya, seperti : perangkat fisik, metode dan anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah-langkah berupa: mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem dan membuat studi kelayakan.

2. Analisis (Analysis) Tahap analisis merupakan tahap penelitian atas sistem yang berjalan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML (Unified Modeling Language) dengan software visual paradigmn yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, menvisualisasikan,menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (Object Orientied) melalui tahap : Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram yang dilakukan melalui 4 (empat) tahap,yaitu: (1) Survey terhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap temuan survey, (3) Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasi melalui 4 (empat) tahapan, yaitu tahap 1 (satu) mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 (dua) melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential) selanjutnya tahap 3 (tiga) dengan TOE (Technical, Operational dan Economic) serta tahap final, (4) Identifikasi persyaratan sistem. Hasil analisa kemudian dibuat laporan untuk masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan.

3. Disain (Design) Tahap Design yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan software visual paradigmn Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram. Proses design akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data dengan menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak, representasi interface dengan menggunakan Dreamweaver CS5, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya. Langkah-langkah yang dilakukan adalah : menyiapkan rancangan sistem yang rinci, mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem dan menyiapkan usulan implementasi.

4. Implementasi (Implementation) Tahap implementasi adalah tahap dimana rancangan sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan. Langkah-langkahnya yaitu : menyiapkan fasilitas fisik dan personil, dan melakukan simulasi.

5. Pemeliharaan (Maintenance) Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.

Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu blackbox system. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba blackbox memungkin kan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program

Metode pengujian blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori,diantaranya; fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.

Dalam penelitian ini metode perancangan yang digunakan adalah sebuah metode perancangan yang berorientasi pada objek, yang mengguanakan tahapan antara lain :

1. Pembuatan beberapa diagram UML (diagram usecase, diagram activity, diagram sequence, diagram class.)

2. Basis data.

3. Implementasi pembangunan sistem usulan.

Berikut adalah perangkat pendukung yang digunakan dalam perancangan dan pembangunan sistem :

1. Visual Paradigm (pendukung desain modelling sistem)

2. Xampp Package (paket pendukung pemrograman MySql, PHP dan PHPMyAdmin)

3. Macromedia Dreamweaver (pendukung PHP editor)

4. Pdf (pendukung mengkompresi elemen-elemen dokumen kedalam satu berkas)

Untuk mempermudah dalam membaca dan mengikuti penulisan, maka dalam laporan ini penulis membagi menjadi beberapa bab yang secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang penjelasan secara umum mengenai latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian yang digunakan dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Menguraikan tentang konsep dasar sistem, teori analisa sistem, konsep dasar pengendalian mutu ISO TS 16949, konsep sistem pengendalian dokumen, serta penjabaran mengenai UML .

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ketiga ini berisikan analisa organisasi, gambaran umum perusahaan, sejarah singkat, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisa sistem berjalan dan beberapa diagram pemodelan dengan menggunaka UML.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Pada bab ini diuraikan mengenai sistem yang diusulkan dengan digambarkan melalui Unified Modelling Language (UML), spesifikasi database, serta desain implementasi sistem yang diusulkan.

BABV PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan hasil analisa dan rancangan penelitan dalam rangka menjawab tujuan penelitian yang diajukan, serta saran-saran yang penulis berikan untuk lebih memaksimalkan kinerja sistem baru yang diusulkan.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

Untuk mendukung pembuatan laporan ini, maka perlu dikemukakan hal-hal atau teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan dan ruang lingkup pembahasan sebagai landasan dalam pembuatan laporan ini.

1. Menurut Sutabri (2012:10), secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain, dan terpadu.

2. Menurut Gordon B. Davis dalam Sutabri (2012:12) menyatakan, sistem bisa berupa abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.

3. Menurut Norman L. Enger dalam Sutabri (2012:12) menyatakan, suatu sistem dapat terdiri dari atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi.

4. Menurut Sutabri (2012:17), terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem. Yaitu:

a. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan. Berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk meneyelesaikan suatu sasaran tertentu.

b. Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa "sistem adalah suatu kumpulan bagian-bagian baik manusia atau pun bukan manusia yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan".

Menurut Sutabri (2012:20), karakteristik sistem adalah sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi , artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut "supra sistem"

2. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem.Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung (Interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsitem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini dapat mennjadi masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsitem lain.

7. Pengolah Sistem (Proses)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran (Objective)

Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Menurut Sutabri (2012:22), sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tempak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia dan lain sebagainya.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam; tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine sistem. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contoh human machine sistem karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem determinasi dan sistem probobalistik

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probablistic.

4. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa "sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan".

1. Menurut Sutabri (2012:2), data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian serta merupakan suatu bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi.

2. Menurut John J. Longkutoy dalam Sutabri (2012:2), istilah data adalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf, atau simbol-simbol yang menunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lain-lain.

Informasi tanpa adanya data maka informasi tersebut tidak akan terbentuk. Peranan data dalam menghasilkan suatu informasi yang berkualitas dan akurat sangatlah penting. Sehingga informasi tersebut dapat mendukung pengambilan keputusan.

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, maksud dari kalimat tersebut yaitu bahwa informasi sangat penting pada suatu organisasi. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut:

1. Menurut Sutabri (2012:29), informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

2. Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8), "Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya"

3. Menurut Mustakini (2009:36), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya.

4. Menurut Maimunah dkk dalam jurnal CCIT (2012:57) “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimannya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa "Informasi merupakan data yang telah diolah, dibentuk, ataupun dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu bagi penggunanya".

Menurut Mustakini (2009:37), Informasi mempunyai tiga kualitas informasi, antara lain:

Informasi harus bebas dari kesalahan kesalahan dan tidak menyesatkan, dalam hal ini informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usung tidak akan memiliki nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan di mana bila mengambil keputusan terlambat maka akan bersifat fatal untuk organisasi.

Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya, dimana relevansi invormasi untuk tiap-tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan.Nilai informasi di tentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya.Suatu informasi di katakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif di bandingkan dengan biaya mendapatkanya.

Fungsi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan terkadang diperlukan dengan proses yang cepat dan tidak terduga. Hal itu mengakibatkan penggunaan informasi hanya berdasarkan perkiraan-perkiraan serta informasi yang apa adanya. Dengan perlakuan seperti ini mengakibatkan keputusan yang diambil tidak sesuai dengan yang diharapkan.Oleh karena itu untuk memperbaiki keputusan yang telah diambil maka pencarian informasi yang lebih tepat perlu dilakukan.Suatu Informasi memiliki nilai karena informasi tersebut dapat menjadikan keputusan yang baik serta menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat).

Menurut Agus Mulyanto (2009:247), Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Kesalahan informasi antara lain disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut:

1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.

3. Hilang atau tidak terolahnya sebagian data.

4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.

5. Dokumen induk yang salah.

6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (misal : kesalahan program aplikasi komputer yang digunakan).

7. Kesalahan yang dilakukan secara sengaja.

Penyebab kesalahan tersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut:

a. Kontrol sistem untuk menemukan kesalahan.

b. Pemeriksaan internal dan eksternal.

c. Penambahan batas ketelitian data.

d. Instruksi dari pemakai yang terprogram secara baik dan dapat menilai adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

1. Menurut Sutabri (2012:46), Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2. Menurut Sutarman (2012:13), Sistem informasi adalah "Sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi).

3. Menurut Mulyanto (2009:29), Sistem informasi adalah suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan gabungan dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan datayang saling berinteraksi untuk menyimpan, mengumpulkan, memproses, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Menurut Tata Sutabri (2012:47), sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), dan blok kendali. Sebagi suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

a. Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Pada blok ini, teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

e. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan lebih berkualitas.Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya.basis data diakses atai dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

f. Blok Kendali (Controls Block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Tahap analisis merupakan tahap yang penting dan bersifat kritis, karena apabila dalam tahap ini terdapat kesalahan maka hal tersebut juga akan menyebabkan kesalahan pada tahapa-tahapan yang akan dilakukan selanjutnya.

Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

Menurut Henderi dkk dalam jurnal CCIT (Henderi dkk, 2011:322) “Tahap analisis sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem:

1. Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah. Hal yang dilakukan diantaranya:

a. Mengidentifikasikan penyebab masalah

b. Mengidentifikasikan titik keputusan

c. Mengidentifikasikan personil-personil kunci.

2. Understand,yaitu memahami kerja dari system yang ada. Hal ini dapat dilakukan dengan menganalisa cara kerja dari sistem berjalan. Hal yang dilakukan diantaranya:

a. Menentukan jenis penelitian

b. Merencanakan jadwal penelitian

c. Mengatur jadwal wawancara

d. Mengatur jadwal observasi

e. Membuat agenda wawancara

f. Mengumpulkan hasil penelitian

3. Analyze,yaitu melakukan analisa terhadap sistem. Hal yang dilakukan diantaranya:

a. Menganalisis kelemahan sistem

b. Menganalisis kebutuhan informasi bagi manajemen(pemakai)

4. Report, Yaitu Membuat laporan dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Tujuan dari adanya laporan tersebut diantaranya:

a. Sebagai laporan bahwa proses analisis telah selesai dilakukan

b. Meluruskan kesalahan-kelsalahan mengenai apa yang telah ditemukan dalam proses analisis yang tidak sesuai menurut manajemen.

c. Meminta persetujuan kepada manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.

Perancangan sistem atau desain sistem adalah:

a. Tahap setelah analisis sistem dalam pengembangan sistem.

b. Pendefinisian kebutuhan fungsional.

c. Persiapan unutk rancang bangun implementasi.

d. Menggambarkan bagaimana sistem dibentuk.

Perancangan sistem adalah penggambaran, perencanaan dan pembentukan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang berpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi dan proses mengkonfigurasikan dari komponen perangkat lunak dan perangkat keras serta sistem.

Adapun tujuan yang hendak dicapai dari perancangan sistem yang telah disebutkan diatas adalah:

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menghasilkan rancang bangun sistem yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli tekhnik lainnya yang terlibat dalam

pengembangan atau pembuatan sistem.

Untuk mencapai tujuan tersebut analis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut:

a. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan digunakan

b. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem.

c. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pengolahan informasi, laporan manajemen danmendukung keputusan yang akan

dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.

d. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang sistem dalam rancang bangun terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi:

1. Data dan Informasi

2. Media penyimpanan

3. Prosedur-prosedur, orang-orang

4. Perangkat keras dan perangkat lunak

5. Pengendalian intern

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya, maka dapat dijadikan kesimpulan sebagai berikut:

Tujuan penelitian, yaitu untuk memberikan informasi yang dapat menghemat waktu dan biaya. Mengenai Sistem Informasi Dokumen pada Department OMCD di PT. GARUDA METAL UTAMA.

Penelitian ini dapat memberikan kontribusi nyata berupa masukan-masukan ide-ide kepada manajemen perusahaan yang terkait dalam suatu bentuk informasi yang berguna untuk kelangsunga nperusahaan, baik secara prosedur maupun sistematis.

Peneliti dapat mengetahui secara langsung dan melakukan pencatatan terhadap unsur-unsur yang diteliti serta menganalisa suatu sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui elemen-elemen sistem tersebut.

Untuk dapat mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem pengendalian dokumen, penulis mencoba untuk mengemukakan beberapa saran sebagai berikut:

LAMPIRAN A
1. Surat Pengantar Observasi
2. Surat Keterangan Skripsi dari PT. Garuda Metal utama
3. Form Pergantian Judul
4. Kartu Bimbingan
5. Sertifikat TOEFL
6. Kartu Study Tetap Final (KSTF)
7. Form Validasi Skripsi
8. Kwitansi Pembayaran Skripsi
9. Daftar Nilai
10. Formulir Seminar Proposal
11. Sertifikat TOEFL
12. Sertifikat Prospek
13. Sertifikat IT Internasional
14. Sertifikat IT Nasional
15. Curriculum Vitae (CV)

LAMPIRAN B

16. Surat Keterangan Implementasi
17. Daftar Wawancara

LAMPIRAN C

18. Printscreen Halaman Awal
19. Printscreen Halaman Login
20. Elisitasi 1,2,3, Final Draft Elisitasi

Contributors

Admin, Yoga widhiarto