SI1011465055

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR PADA SEKRETARIAT

DPRD KABUPATEN TANGERANG

SKRIPSI

Logo stmik raharja.jpg

Disusun Oleh :

NIM : 1011465055

NAMA : Sinta Mariyani

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2014)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM
: 1011465055
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, 13 Juni 2014

Ketua
       
Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA
       
Jurusan Sistem Informasi
           
           
           
           
(Ir.Untung Rahardja, M.T.I)
       
(Maimunah, M.Kom)
NIP : 00594
       
NIP : 007002

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM
: 1011465055
Nama

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, 13 Juni 2014

Pembimbing I
   
Pembimbing II
       
       
       
       
(Himawan, M.Kom)
   
NID : 12012
   
NID : 11012

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM
: 1011465055
Nama

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2014

Disetujui Penguji :

Tangerang, 13 Juni 2014

Ketua Penguji
 
Penguji I
 
Penguji II
         
         
         
         
(_______________)
 
(_______________)
 
(_______________)
NID :
 
NID :
 
NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM
: 1011465055
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, 13 Juni 2014

 
 
 
 
 
NIM : 1011465055

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;


ABSTRACT

The development of information technology, in particular the developing countries make di needed informationis increasingly easy to get, it can be seen from the increasing and ever-growing needs of the community, companies and Government agencies as well as in obtaining data and information. As well as the Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Tangerang is one of the Government agencies in administering his government needs the information system has beencomputerized. Information systems required by the Office of the Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang that can handle the processing and delivery of information on data incoming mail and outgoing mail. The process of logging incoming mail and outgoing mail currently running are still done by manual ways such as the recording of incoming mail and outgoing mail using a great book or appointment book, the logging system is still the manual cause has not been optimal in the search data is necessary especially if they are needed in the future and also for the purposes of archiving documentation in the mail. The researchers then wanted to propose research with the title design of information system on logging incoming mail and outgoing mail is expected later will be the delivery of information systems that can provide convenience in terms of processing correspondence for administrative officers in particular in conducting processing and data storage as well as incoming mail and outgoing mail.

Keywords: incoming mail, outgoingmail, processing mail, Kabupaten Tangerang.

ABSTRAKSI

Berkembangnya teknologi informasi khususnya di negara yang berkembang membuat informasi yang dibutuhkan semakin mudah untuk didapatkan, hal ini dapat dilihat dari meningkatnya dan berkembangnya kebutuhan masyarakat, perusahaan dan juga instansi pemerintahan dalam mendapatkan data dan informasi. Seperti halnya kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Tangerang merupakan salah satu instansi pemerintahan dalam menjalankan roda pemerintahannya membutuhkan sistem informasi yang telah terkomputerisasi dengan baik. Sistem informasi yang dibutuhkan oleh kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang yang dapat menangani pengolahan dan penyampaian informasi mengenai data-data surat masuk dan surat keluar. Proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini masih dilakukan dengan cara-cara manual seperti pencatatan surat masuk dan surat keluarmenggunakan buku besar atau buku agenda, sistem pendataan yang masih manual tersebut menyebabkan belum optimalnya dalam pencarian data surat yang diperlukan terutama jika surat-surat tersebut diperlukan dikemudian hari dan juga untuk keperluan pengarsipan dokumentasi surat. Berdasarkan hal tersebutmaka peneliti ingin mengusulkan penelitian dengan judul Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar yang diharapkan nantinya akan menjadi sistem penyampaian informasi yang dapat memberikan kemudahan dalam hal pengolahan surat menyurat bagi petugas tata usaha pada khususnya dalam melakukan pengolahan dan juga penyimpanan data-data surat masuk dan surat keluar.

Kata Kunci : Surat masuk, surat keluar, pengolahan surat, Kabupaten Tangerang.

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahiim

Puji dan syukur kepada Tuhan YME atas ridho dan rahmat-Nya yang dilimpahkan sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Skripsi ini dengan baik. Dimana laporan ini dibuat dan disajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul dalam Skripsi ini adalah “ Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang”..

Tujuan dari penulisan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja, Cikokol Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan hasil observasi, wawancara, survey serta studi pustaka yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, penulis tidak dapat menyelesaikkan laporan ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu dalam kesempatan ini penulis ingin mengampaikan rasa terima kasih kepada :

  1. Puji Syukur kehadirat Allah SWT, atas limpahan karunia dan rahmatnya penulis dapat menyelesaikan penulisan laporan Skripsi ini dengan baik.

  2. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja.

  3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik.

  4. Ibu Maimunah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.

  5. Bapak Himawan, M.Kom selaku Dosen Pembimbing I yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.

  6. Bapak M.Rachman Mulyandi, SE.,M.A.B selaku Dosen Pembimbing II yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.

  7. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang tidak kenal lelah memberikan ilmunya untuk penulis.

  8. Ibu Euis Komalasari sebagai stakeholder yang selalu memberikan arahan serta bimbingan kepada penulis.

  9. Bapak Sukri selaku petugas tata usaha yang selalu memberikan bantuan dalam memberikan informasi serta data-data yang dibutuhkan oleh penulis dalam penyusunan skripsi ini.

  10. Kedua Orang tua tercinta Mamah Inah dan (alm) Apa Madali serta seluruh keluarga tercinta terutama Paman saya Masnanyang telah memberikan dukungan moril maupun materil, serta doa untuk keberhasilan penulis.

  11. Seluruh sahabat, rekansatu seperjuangan (Fenti Andriyani,Nurika Handayani, Soleha Desriyana, Silna Osagi, Fitri Anggraeni, Yuni Hadiyani Elvioleta,Dara Hana Wardhani, Riana Sepriyanti, Dear Rosalia, Andriyono, Romandhika Istiansyah, Andriyanto, Yeni Inayah), dan rekan-rekan dari angkatan 2010 yang saling memberi semangat satu sama lain untuk menyelesaikan penelitian ini, Terima kasih atas semua pengalaman dan pertemanan yang tidak akan pernah terlupakan, semoga kebersamaan kita akan terus terjalin selamanya.

  12. semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah membantu penyusunan laporan ini.

Dapat disadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan Skripsi ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun dalam penyusunan Skripsi ini sangat penulis harapan.

Akhir kata diharapkan penulisan Skirpsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat di kemudian hari.

 

 

Tangerang, 13 Juni 2014

 

 

 

(Sinta Mariyani)
NIM : 1011465055

Daftar isi

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

Daftar Simbol Use Case Diagram.png

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

Daftar Simbol Activity Diagram.png


DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

Daftar Simbol Sequence Diagram.png

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1Strategi S-O

Tabel 3.2Strategi S-T

Tabel 3.3Strategi W-O

Tabel 3.4Strategi W-T

Tabel 3.5Elisitasi Tahap I

Tabel 3.6Elisitasi Tahap II

Tabel 3.7Elisitasi Tahap III

Tabel 3.8Draft Final Elisitasi

Tabel 4.1Tabel Surat Masuk

Tabel 4.2Tabel Surat Keluar

Tabel 4.3Tabel Jenis Surat

Tabel 4.4Tabel Petugas

Tabel 4.5Tabel Disposisi Surat Masuk

Tabel 4.6Pengujian Kesalahan

Tabel 4.7Hasil Pengujian Sistem

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1Analisis SWOT

Gambar 2.2Use case diagram

Gambar 2.3 Class diagram

Gambar 2.4 Sequence diagram

Gambar 2.5 Activity diagram

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang

Gambar 3.2 Use Case Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.3 Activity Diagram Surat Masuk

Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Keluar

Gambar 3.5 Activity Diagram Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.6 Activity Diagram Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.7 Sequence Diagram Surat Masuk

Gambar 3.8 Sequence Diagram Surat Keluar

Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem yang diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram Sistem yang diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram Sistem yang diusulkan

Gambar 4.4 Class Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.5 Rancangan Tampilan Login Admin

Gambar 4.6 Rancangan Tampilan Menu Admin

Gambar 4.7 Rancangan Tampilan Halaman Input Surat Masuk

Gambar 4.8 Rancangan Tampilan Halaman Input Surat Keluar

Gambar 4.9 Rancangan Tampilan Input Jenis Surat

Gambar 4.10 Rancangan Tampilan Input Petugas TU

Gambar 4.11 Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Masuk

Gambar 4.12 Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Keluar

Gambar 4.13 Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Masuk Hari Ini

Gambar 4.14 Rancangan Tampilan Daftar Data Disposisi Surat Masuk

Gambar 4.15 Rancangan Tampilan Daftar Data Jenis Surat

Gambar 4.16 Rancangan Tampilan Daftar Petugas TU

Gambar 4.17 Rancangan Tampilan Pencarian Surat Belum Disposisi

Gambar 4.18 Rancangan Tampilan Laporan Surat Masuk

Gambar 4.19 Rancangan Tampilan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.20 Rancangan Tampilan Laporan Data Disposisi Surat Masuk

Gambar 4.21 Daftar Schedulle Penelitian dan Penulisan Skripsi

Gambar 4.22 Halaman Utama

Gambar 4.23 Tampilan Halaman Login Admin

Gambar 4.24 Tampilan Halaman Admin

Gambar 4.25 Tampilan Input Surat Masuk

Gambar 4.26 Tampilan Input Surat Keluar

Gambar 4.27 Tampilan input jenis-jenis surat

Gambar 4.28 Tampilan Input Petugas TU

Gambar 4.29 Tampilan Daftar Data Seluruh Surat Masuk

Gambar 4.30 Tampilan Daftar Data Surat Keluar

Gambar 4.31 Tampilan Daftar Data Surat Masuk Hari Ini

Gambar 4.32 Tampilan Daftar Data Disposisi Surat Masuk

Gambar 4.33 Tampilan Daftar Data Jenis Surat

Gambar 4.34 Tampilan Daftar Data Petugas TU

Gambar 4.35 Tampilan Daftar Surat Masuk Yang Belum Dilakukan Disposisi

Gambar 4.36 Tampilan Laporan Data Surat Masuk

Gambar 4.37 Tampilan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.38 Tampilan Laporan Disposisi Surat Masuk

Gambar 4.39 Tampilan Detail Data Surat

Gambar 4.40 Tampilan Cetak Laporan Surat Masuk

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Di era teknologi yang semakin berkembang pesat ini, kebutuhan akan suatu sistem komputerisasi mencakup kesegala bidang. Setiap organisasi seperti halnya instansi pemerintahan sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang akurat, update dan memberikan kemudahan. Namun dalam kenyataannya hal tersebut terkadang tidak sesuai dengan keinginan dan harapan yang hendak dicapai, karena terbatasnya sistem komputerisasi serta sumber daya manusia (SDM) pada instansi pemerintahan tersebut. Karena penggunaan komputer mampu memegang peranan penting sebagai alat bantu dalam pengolahan data serta dapat membantu memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat kompleks sekalipun

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)Kabupaten Tangerang merupakan salah satu organisasi pemerintahan yang potensial dalam melakukan penerapan sistem manajemen pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam menunjang penyampaian informasi terhadap pihak-pihak yang bersangkutan.

Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang yang dilakukan oleh sub bagian tata usaha masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya:

  1. Proses pendataan atau pencatatan data berkas surat masuk dan surat keluar masih menggunakan buku agenda atau buku besar yang bisa saja hilang atau rusak serta proses pembuatan laporan yang belum tertata dengan baik. Kemudian pendataan dengan menggunakan buku agenda belum dapat melakukan penyortiran surat masuk dan surat keluar dengan baik.
  2. Kekurangan sistem komputer yang terdapat pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang itu sendiri, meliputi sumber daya perangkat keras dan juga terbatasnya perangkat lunak serta kekurangan sumber daya manusia (SDM) itu sendiri.
  3. Penyimpanan berkas-berkas surat yang masih menggunakan rak-rak dan lemari besi, sehingga surat-surat tersebut menjadi bertumpuk dan tersebar. Kemudian, pembuatan laporan serta pengarsipan surat-surat tersebut dicatat dalam bentuk Ms.Excel yang terpisah-pisah dan hal ini menyebabkan informasi yang dilaporkan kepada kepala bagian menjadi terlambat.

Pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang dihasilkan oleh pihak petugas sangat sulit untuk dicari jika dibutuhkan. Untuk pengarsipan petugas tata usaha mencatat dalam bentuk Ms.Excel yang menjadikan sistem pencarian data belum optimal. Dengan demikian perlu diterapkan sistem yang terkomputerisasi pada kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Tangerang yang digunakan untuk membantu proses pencatatan, pendataan, laporan serta pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

Berdasarkan uraian diatas, maka dalam penulisan laporan skripsi ini penulis mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Tangerang”.


Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas, maka dapat ditarik pokok permasalahan yaitu :

  1. Bagaimana proses pendataan sistem surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang?
  2. Apakah pendataan surat masuk dan surat keluar pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang berjalan dengan baik?
  3. Apakah pendataan surat masuk dan surat keluar yang dihasilkan saat ini perlu diubah ke arah sistem yang menggunakan proses komputerisasi?

Ruang Lingkup Penelitian

Sesuai dengan judul laporan penelitian ini, maka penulis membatasi ruang lingkup penelitian hanya pada :

1. Melakukan pendataan, pencarian, membuat laporan, menghapus, mengubah, mengupdate serta pengarsipan data surat masuk dan surat keluar.

2. Membuat laporan harian, mingguan, bulanan surat masuk dan surat keluar pada sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

3. Menyediakan penyimpanan data surat masuk dalam bentuk format file .jpeg (Joint Photographic for Expert Groups).

3. Pendataan disposisi surat masuk dan laporan pembuatan disposisi surat masuk.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini antara lain:

  1. Dengan adanya perancangan sistem yang terkomputerisasi penyimpanan data serta pembuatan laporan yang tertata dengan baik dalam database, sehingga dapat meminimalkan terjadinya kehilangan ataupun kerusakan pada berkas-berkas surat masuk dan surat keluar.

  2. Untuk memudahkan serta mempercepat sub bagian tata usaha dalam proses menginput dan mencari data surat masuk dan surat keluar dengan adanya manajemen pemberkasan yang tertata, terkelola dengan baik.

  3. Proses penyimpanan surat dapat dilakukan secara langsung dengan adanya foto scan data surat yang dimasukan pada aplikasi sehingga memudahkan petugas dalam pencarian data, serta mengurangi adanya penumpukan berkas.

Manfaat Penelitian

Sedangkan poin-poin yang menjadi manfaat penelitian ini adalah :

a. Bagi Peneliti

Menambah pengetahuan bagi penulis mengenai sistem pendataan keluar masuk surat yang terdapat di Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang dan dapat dijadikan referensi pada penelitian selanjutnya.

b. Bagi STMIK Raharja

Mengimplementasikan ilmu yang dipelajari dibangku kuliah kepada permasalahan yang ada di Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

c. Bagi Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang

Dapat membantu serta memudahkan petugas dalam melakukan pendataan, pencarian serta pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Metodologi Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Dalam mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian, penulis menggunakan metode sebagai berikut :

  1. Metode Observasi

    Observasi adalah metode yang dilakukan penulis untuk mengumpulkan data dan mendapatkan hal-hal yang diperlukan untuk proses penelitian dengan cara mendatangi objek penelitian secara langsung ke kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang Jln. Somawinata Komplek Perkantoran Tigaraksa Tangerang.

  2. Metode Wawancara

    Metode wawancara dilakukan melalui proses tanya jawab dengan seseorang atau beberapa sumber yang bersangkutan di Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

  3. Metode Studi Pustaka

    Metode untuk mendapatkan data dengan mempelajari unsur-unsur objek yang berhubungan dengan skripsi, yaitu dengan mencari bahan-bahan referensi dari beberapa sumber seperti internet,artikel ilmiah dalam bentuk paper maupun jurnal dan membaca buku-buku perpustakaan yang berkaitan dengan sistem yang berjalan.

Sumber Data

Sumber-sumber data yang dibutuhkan dalam hubungannya dengan pengumpulan data dikelompokkan menjadi :

  1. Sumber Data Primer, diperoleh dari narasumber-narasumber yang berhubungan dengan objek penelitian. Dalam hal ini adalah stakeholder dan staf dari bagian tata usaha.
  2. Sumber Data Sekunder, diperoleh dari buku, jurnal ilmiah dan sebagainya, yang memuat informasi-informasi yang diperlukan dalam penyusunan laporan skripsi.

Metode Analisa

Analisa data merupakan salah satu langkah penting dalam rangka memperoleh temuan-temuan hasil penelitian. Hal ini disebabkan, data akan menutun kita ke arah temuan ilmiah, bila di analisis dengan teknik-teknik yang tepat. Analisa sistem yang dilakukan pada penelitian ini adalah dengan menggunakan metode analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threats).

Metode Perancangan

Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah UML (Unified Modelling Language) untuk menggambarkan rancangan sistem yang berjalan pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Metode Testing

Dalam skripsi ini metode testing atau pengujian yang digunakan yaitu Black box Testing. Black Box Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.

Sistematika Penulisan

Untuk memenuhi lebih jelas laporan skripsi ini, maka penulis mengelompokan materi laporan ini menjadi beberapa sub dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab I membahas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab II berisi teori-teori pendukung penganalisaan, yang meliputi konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, Unifield Modelling Language (UML), serta teori-teori lainnya yang mendukung penganalisaan dan pengembangan sistem yang diusulkan dan literature review.

BAB III PEMBAHASAN

Bab III berisikan gambaran umum tentang Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Tangerang, sejarah organisasi, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, batasan sistem, analisis kebutuhan sistem, tata laksana sistem berjalan, analisis dan pemecahan masalah dan perancangan sistem serta elisitasi tahap I, II, III dan draft final.

BAB IV RANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI

Bab ini berisi tentang uraian mengenai instalasi software dan tampilan layar dari program yang dibuat.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang diberikan penulis dari hasil laporan skripsi.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Perancangan Sistem Informasi

Definisi Perancangan Sistem

Perancangan sistem (design system) merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem agar mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa yang akan dikerjakan pada tahap analisa sistem, maka dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.

Menurut Kristanto (2010:10)[1], “perancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem, mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang dikerjakan pada analisa sistem dan dilajutkan dengan memikirkan bagaimana bentuk sistem tersebut”.

Jadi perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perancangan untuk elemen komputer yang akan menggunakan sistem tersebut yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru.

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Sutabri (2012:16), “suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Berikut ini adalah bagian-bagian dari unsur suatu sistem:

  1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur, seperti sistem pernafasan kita terdiri dari suatu kelompok unsur, yang terdiri dari hidung, saluran pernafasan, paru-paru dan darah. Unsur-unsur yang membentuk sub sistem tersebut.

  2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan, unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta kerjasama antara unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.

  3. Unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem, setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Seperti sistem pernafasan kita bertujuan menyediakan oksigen dan pembuangan karbon dioksida dari tubuh kita bertujuan menyediakan oksigen dan tersebut yang berupa hidung, saluran pernafasan, paru-paru dan darah bekerjasama satu dengan yanglain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut.

Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar, sistem pernafasan kita merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh, contoh sistem lain adalah sistem pencernaan makanan, sistem peredaran darah dan sistem pertahanan tubuh.

Karakteristik Sistem

Menurut Sutabri (2012:20), “model umum sebuah sistem adalah input, process, output, hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran”. Selain itu, sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem, setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkugan Luar Sistem (Environtment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara, lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.

5. Masukkan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal Input). Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, kaluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakan sebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi sub sistem lain.

7. Pengolahan Sistem (Proses)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Klasifikasi Sistem

Menurut Sutabri (2012:22), sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

  1. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia,yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan,sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia,dan lain sebagainya.

  2. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine sistem. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contoh human machine sistem karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

  3. Sistem yang berinterkasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistic adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistic.

  4. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk sub sistem lainnya.

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Menurut Situmorang (2010:1)[2], “data adalah things known or assumed, yang berarti bahwa data sesuatu yang diketahui atau dianggap”. Sumber informasi adalah data, data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Jadi data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.

Definisi Informasi

Menurut Maimunah dkk dalam Jurnal CCIT (2012:57)[3], “informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimannya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan”.

Menurut Sutabri (2012:29), “teori informasi lebih tepat disebut sebagai teori matematis dan komunikasi, sumber informasi adalah data”. Informasi adalah sebuah istilah yang tepat dalam pemakaian umum, mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. Informasi juga mencakup mengenai data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau informasi berhubungan dengan keputusan, nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan seperti ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi dalam mengambil sebuah keputusan.

Siklus Informasi

Menurut Sutabri (2012:32), “data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak karena itu perlu diolah lebih lanjut, data diolah melalui suatu model agar menjadi informasi”.

Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan, informasi yang disampaikan kepada pemakai merupakan hasil data yang sudah diolah menjadi sebuah keputusan. Akan tetapi, dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam piihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan, memberi suatu kemungkinan faktor resiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda.

Nilai Informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Menurut Sutabri (2012:38), “suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya, akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan”.

Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak didalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu :

1. Mudah diperoleh (Easily Obtained)

Sifat ini menunjukan informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat, kecepatan memperoleh dapat diukur misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.

2. Luas dan lengkap (Extensive and Complete)

Sifat ini menunjukan lengkapnya isi informasi, hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur, karena itu sulit mengukurnya.

3. Ketelitian (Accuracy)

Sifat ini menunjukan minimnya kesalahan dalam informasi, dalam hubungannya dengan volume data yang besar terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

4. Kecocokan (Suitability)

Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungan dengan permintaan para pemakai, isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi semua keluaran lainnya tidak berguna tetapi mahal mempersiapkannya,sifat ini sulit mengukurnya.

5. Ketepatan waktu (Timeliness)

Menunjukan takada keterlambatan jika ada yang sedang ingin mendapatkan informasi masukan,pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada pemakai biasanya tepat waktu.

6. Kejelasan(Clarity)

Sifat ini menunjukan keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas,membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.

7. Keluwesan (Flexibility)

Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya denga nbeberapa keputusan, tetapi juga dengan beberapa pengambilan keputusan. Sifatini sulit diukur, tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.

8. Dapat dibuktikan (Can be proved)

Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak ada prasangka (No prejudice)

Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat diukur (Can be measured)

Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.

Kualitas Informasi

Menurut Sutabri (2012:41), “kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (time liness) dan relevan (relevance)”.Berikut ini adalah bagian-bagian dari bagian kualitas informasi yang harus dimiliki:

1. Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat Pada Waktunya (Time Liness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan tersebut terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan (Relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap–tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Menurut Sutabri (2012:46), “suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Komponen Sistem Informasi

Menurut Sutabri (2012:47)[4], “sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block),yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok terknologi,blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran”. Berikut pengertiannya :

1. Blok masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data masukan (input) dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.

3. Blok teknologi (techology block)

Teknologi merupakan“tool box” dalam sistem informasi,teknologi digunakan untuk menerima input,menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software),dan perangkat keras (hardware).

4. Blok basis data (database block)

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanip ulasinya. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa agar informasi yang dihasilkan berkualitas.

5. Blok kendali (control block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air,debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapatdi cegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

Analisa Sistem Informasi

Definisi Analisa Sistem

Menurut Sutabri (2012:220), “tahap analisisa sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya”.Prosesanalisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru atau sistem yangakan diusulkan dan dimodifikasi.

Menurut Sutabri (2012:221)[5], “suatu laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yang akan dibuat atau dikembangkan”.

Tahap-Tahap Analisa Sistem

Menurut Henderi dkk dalam jurnal CCIT (Henderi dkk, 2011:322)[6], “tahap analisis sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian–bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.Tahap analisis merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalahan di tahapan ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.

Fungsi Analisa Sistem

Adapun fungsi analisa sistem adalah:

1. Mengidentifikasi masalah-masalah kebutuhan pemakai (user).

2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai (user).

3. Memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat.

4. Untuk tugas ketiga, analis sistem harus memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat.

5. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya. Pada tugas atau fungsi terakhir dan analis sistem adalah menerapkan rancangan-rancangan sistemnya yang telah disetujui oleh pemakai.

Tugas-Tugas Umum Analisa Sistem

  1. Mengumpulkan dan menganalisis dokumen-dokumen, file-file,formulir-formulir yang berkaitan dengan sistem yang berjalan.

  2. Menyusun dan menyajikan rekomendasi.

  3. Merancang suatu sistem perbaikan danmengidentifikasikan aplikasi-aplikasi untuk penerapannya pada komputer.

  4. Menganalisis dan menyusun biaya-biaya dan keuntungan dari sistem yang baru, selanjutnya analis sistem setelah merancang sistem baru, juga harus menganalisa dan menyusun perkiraan yang diperlukan dalam menerapkan serta keuntungan-keuntungan yang akan didapat dari sistem yang baru.

  5. Mengawasi kegiatan dalam penerapan sistem yang baru.

Konsep Dasar Analisa SWOT

Definisi SWOT

Menurut Rangkuti (2011:199)[7], “penelitian menentukan bahwa kinerja perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal dan external.Kedua faktor tersebut harus dipertimbangkan dalam analisis SWOT. SWOT adalah singkatan dari lingkungan internal strengths dan weaknessserta lingkungan external opportunities dan threats yang dihadapi dunia bisnis.Analisa SWOT membandingkan antara faktor external peluang(opportunities) dan ancaman (threats) dengan faktor internal kekuatan (strengths) dan kelemahan (weakness)”. Berikut ini gambar ilustrasi analisis SWOT.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan Analisis SWOT menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan dapat disesuaikandengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki.

Tujuan Analisa SWOT

Menurut Rangkuti (2011:197)[8], “tujuanan alisa SWOT yaitu membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan sehingga dari analisis tersebut dapat diambil suatu keputusan strategis suatu organisasi”.

Namun tidak semua rencana strategi yang disusun dari TOWS Matriks ini digunakan seluruhnya. Strategi yang di pilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan.

  1. S-O strategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan semua kekuatan untuk merebut peluang.
  2. W-O strategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada.
  3. S-T strategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.
  4. W-T strategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman.

Definisi Yang Berhubungan Dengan Penelitian

Pengertian Surat

Menurut Barthos (2013:36)[9], “surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”.

Jadi berdasarkan definisi diatas, surat merupakan suatu alat atau media yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak terhadap pihaklain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmiagar tersampaikan walaupun tidak harus berhadapan secara langsung.

Fungsi Surat

Berikut ini beberapa fungsi surat menurut Barthos (2013:36)[9] adalah sebagai berikut :

  1. Wakil dari pengirim atau penulis.

  2. Bahan pembukti.

  3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

  4. Alat pengukur kegiatan organisasi.

  5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).

Mengingat betapa pentingnya peranan surat tersebut, maka siapapun yang menulis surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar dapat mencapai sasaran sesuai dengan kehendak kita atau organisasi.

Macam-macam Surat

Menurut Barthos (2013:37) karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan mengetahui macam atau jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi misalnya :

a. Menurut wujudnya

  1. Kartu pos.

  2. Warkat pos.

  3. Surat bersampul.

  4. Memorandum dan nota.

  5. Telegram.

  6. Surat pengantar.

b. Menurut tujuannya

  1. Surat pemberitahuan.

  2. Surat perintah.

  3. Surat permintaan.

  4. Surat peringatan.

  5. Surat panggilan.

  6. Surat susulan.

  7. Surat keputusan.

  8. Surat laporan.

  9. Surat perjanjian.

  10. Surat penawaran, pesanan dan lain-lain.

c. Menurut sifat isi surat dan asalnya

  1. Surat dinas.

  2. Surat niaga.

  3. Surat pribadi.

  4. Surat yang isinya masalah sosial.

d. Menurut jumlah penerima

  1. Surat biasa.

  2. Surat edaran.

  3. Surat pengumuman.

e. Menurut keamanan isinya

  1. Surats angat rahasia.

  2. Surat rahasia.

  3. Surat biasa.

f. Menurut prosedur pengurusannya

  1. Surat masuk.

  2. Surat keluar.

Pengertian Surat Masuk

Menurut Barthos (2013:38)[9], “surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain”.

Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya,penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut (buku ekspedisi).

Pengertian Surat Keluar

Menurut Barthos (2013:38)[9], “surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal,bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir.

Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan,undangan pertemuan atau rapat,undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah dikirim sebelumnya. Pada surat itu juga ada yang berisikan surat perintah tugas.

Unified Modelling Language

Definisi Unified Modelling Language (UML)

Menurut Nugroho (2010:6)[10], ”UML (Unified Modelling Language)adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma(berorientasi objek)”. Pemodelan (modelling)sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

Menurut Widodo(2011:6)[11], “UML adalah bahasa pemodelan standar yang memiliki sintak dan semantik”.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis Objek (Object Oriented programming).

Bangunan Dasar Metodologi Unified Modelling Language (UML)

Menurut Nugroho (2010:24)[10], “bangunan dasar metodologi Unified Modeling Language (UML)menggunakan tiga bangunan dasar yang digunakan untuk mendeskripsikan sistem atau perangkat lunak yang akan dikembangkan”, yaitu :

a. Sesuatu (things)

Ada 4 (empat) thingsdalam Unified Modeling Language (UML),yaitu:

1. Structural things

Merupakan bagian yang relatif statis dalam model Unified Modeling Language (UML). Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.

2. Behavioral things

Merupakan bagian yang dinamis pada model Unified Modeling Language (UML), biasanya merupakan kata kerja dari model Unified Modeling Language(UML), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.

3. Grouping things

Merupakan bagian pengorganisasi dalam Unified Modeling Language (UML). Dalam penggambaran model yang rumit kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat didekomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.

4. Annotational things

Merupakan bagian yang memperjelas model Unified Modeling Language (UML) dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemen dalam model Unified Modeling Language (UML).

b. Relasi (Relationship)

Ada 4 (empat) macam relationship dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu:

1. Kebergantungan

Merupakan hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent)akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya.

2. Asosiasi

Merupakan apa yang menghubungkan antara objek satu denganobjek lainnya, bagaimana hubungan suatu objek dengan objek lainnya. Suatu bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.

3. Generalisasi

Merupakan hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada diatasnya objek induk (ancestor). Arah dari atas kebawah dari objek induk ke objek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan sebaliknya dari arah bawah keatas dinamakan generalisasi.

4. Realisasi

Merupakan operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek.

c. Diagram

Ada 10 macam diagram dalam Unified Modeling Language (UML), namun yang peneliti gunakan dalam penulisan dan penelitian skripsi inihanya menggunakan 4 (empat) macam diagram yaitu:

a. Use Case Diagram

Diagram ini memperlihatkan himpunan usecase dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku dari suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.

b. Class Diagram

Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka,kolaborasi-kolaborasi dan relasi-relasi antar objek.

C. Sequence Diagram

Diagram ini memperlihatkan interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan(message) dalam suatu waktu tertentu.

d. Activity Diagram

Diagram ini memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi dalam suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.

Pengujian Black box

Definisi Black Box

Menurut Luqman (2012:13)[12], “pengujian black box merupakan tahap yang berfokus pada pernyataan fungsional perangkat lunak. Test case ini bertujuan untuk menunjukan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasinya.Apakah pemasukan data telah berjalan sebagaimana mestinya dan apakah informasi yang tersimpan dapat dijaga kemutahirannya.

Dengan demikian, pengujian black box memungkinkan pembuat perangkat lunak mandapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program.Pengujian black box berusah menemukan kesalahan dalam beberapa hal yaitu :

  1. Fungsi-fungsiyang tidak benar atau salah
  2. Kesalahan interface
  3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal.
  4. kesalahan kinerja, inialisasi, dan keslahan terminasi.

Tidak seperti pengujian white box, yang dilakukan pada saat awal proses pengujian, pengujian black box cendrung diaplikasikan pada tahap akhir pengujian. Karena pengujian black box memperhatikan struktur control, maka pengujianakan berfokus pada domain informasi. Pengujian didesain untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

  1. Bagaimana validitas fungsional diuji?

  2. Kelas input apa yang akan membuat test case menjadi baik?

  3. Apakah sistem sangat sensitif terhadapharga input tertentu?

  4. Bagaimana batasan dari suatu data isolasi?

  5. Kecepatan data apa dan volume data apa saja yang dapat ditolerir oleh sistem?

  6. Apa pengaruh kombinasi tertentu dari data terhadap operasi sistem?

Keuntungan penggunaan Pengujian Black Box:

  1. Pengujian bersifat tidak memihak karena perancang dan penguji tidak terikat.
  2. Penguji tidak memerlukan pengetahuan mengenai bahasa program spesifik.
  3. Pengujian dilaksanakan dari sudut pandang pemakai, bukan perancang. Kasus-kasus pengujian dapat dirancang segera setelah spesifikasinya lengkap.

Kerugian-kerugian dari jenis ini pengujian meliputi:

  1. Pengujian dapat menjadi sia-sia jika perancang perangkat lunak telah menjalankan kasus-kasus pengujian.
  2. Sukar untuk mendisain kasus-kasus pengujian.
  3. Menguji tiap-tiap masukan bersifat tak realistis sebab akan memerlukan banyak waktu oleh karena itu banyak alur program yang tidak akan teruji.

Sesuai dengan rancangan fisik sebagai dokumentasi aplikasi maka program yang dibuat sesuai dengan dokumentasi yang telah dibuat. Dalam penerapan kode-kode program yang membangun website ini juga harus diuji agar terhindar dari kesalahan program secara menyeluruh.

Konsep Dasar Web

Definisi Web

Menurut Kustiyahningsih (2011:113)[13], “web adalah layanan yang di dapat yang di dapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke internet”. Menurut Murya (2012:3)[14], “web(world wide web)adalah suatu layanan sajian informasi yang menggunakan konsep hyperlink (tautan), media memudahkan surfer (sebutan para pemakai komputer yang melakukan browsing atau penelusuran informasi melalui internet)”.

Menurut Sidik dan Husni (2012:1)[15], “web adalah ruang informasi dalam internet,dengan menggunakan teknologi hyperteks,pemakai dituntun untuk menemukan informasi dengan mengikuti link yang disediakan dalam dokumen web yang dtampilkan dalam browser web”.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa web merupakan layanan yang dapat oleh pemakai komputer terhubung ke internet,baik berupa teks, gambar, suara maupun video yang interaktif dan mempunyai kelebihan untuk menghubungkan (link)satu dokumen dengan dokumen lainnya (hyper text)yang dapat diakses melalui sebuah browser.

Jenis-jenis Web

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat, website juga mengalami perkembangan yang sangat berarti. Dalam pengelompokan jenis web, lebih diarahkan bedasarkan kepada fungsi, sifat atau style dan bahasa pemrograman yang digunakan.

Menurut Hidayat (2010:3)[16],jenis-jenis web bedasarkan sifat atau style sebagai berikut:

  1. Website Dinamis, merupakan sebuah website yang menyediakan konten atau isi yang selalu berubah-ubah setiap saat. Bahasa pemrograman yang digunakan antara lain PHP, ASP .NET dan memanfaatkan database server MySQL atau MS-SQL.

  2. WebsiteSt atis, merupakan website yang kontennya sangat jarang berubah. Bahasa scripting yang digunakan adalah HTML (Hyper Text Markup Language)dan belum memanfaatkan database.

Fungsi Web

Menurut Hidayat (2010:4)[17], berdasarkan pada fungsinya, website terbagi atas :

  1. Personal Website; Website yang berisi informasi pribadi seseorang.

  2. Commercial Website; Website yang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang dikelola untuk keperluan bisnis.

  3. Government Website; Website yang dimiliki oleh instansi pemerintah, pendidikan yang bertujuan memberikan pelayanan penyampaian informasi publik kepada pengguna.

4. Non-Profit Organization Website; Dimiliki oleh organisasi yang bersifat non-profit atau tidak bersifat bisnis.

Konsep Dasar Web Browser

Pengertian Web Browser

Menurut Kustiyahningsih (2011:8)[18], “web browser adalah software yang digunakan untuk menampilkan informasi dari server web”. Software ini kini telah dikembangkan dengan menggunakan userinterface grafis, sehingga pemakai dapat dengan melakukan ‘point and click’ untuk pindah antar dokumen. Berdasarkanpengertian diatas web browser merupakan aplikasi perangkat lunak yang berfungsi sebagai interface untuk menjelajahi, mengambil maupun menyajikan berbagai macam sumber informasiberupa halaman web pada worl dwide web(www).Awalnya web browserhanya berorientasi pada teks dan belum dapat menampilkan gambar. Namun seiringberkembangnya jaman web browser tidaklagi hanya menampilkan text dangambar tetapi juga file multi media seperti video dan suara. Browser juga dapat mengirim dan menerimae-mail, mengelola bahasa hyper text markup language (html) sebagai input, dan menjadikan halaman web sebagai hasil output yang informatif.Berikut merupakan bagian-bagian dari web browser antara lain :

a. Status bar

Ini adalah kotak bagian bawah jendela browser, menampilan berbagai macam informasi sesuai dengan apa yang sedang dilakukan pengguna. Sebagian besar menunjukkan kecepatan beban dan URL dari alamat sesuai dengan pointer.

b. Addres bar

Merupakan kotak bagian atas jendela browser menampilkan seluruh alamat situs web atau URL.

c. Title bar

Bar judul pada bagian paling atas jendela browser. Menginformasikan judul halaman web.

d. Tool bar icon

Tool bar atau ikon perusahaan browser pada bagian atas kanan jendela browser. Dibawah title bar. Pada bagian ini akan terlihat tombol “Back”, “Home”, “Refresh”,dan lainnya.

e. Display window

Merupakan ruang kerja browser, berupa frame yang menampilkan halaman website.

f. Scroll bar

Pointer untuk menarik halaman web menuju bagian bawah.

HTML

Definisi HTML (Hyper Text Markup Language)

Menurut Winarno dkk (2011:1)[19]Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, “core inti dari desain webadalah html, ini karena html merupakan bahasa yang dipahami oleh browser guna menampilkan halaman web yang bisa dilihat di browser”.

HTML merupakan singkatan dari Hypertext Markup Language, artinya bahasa ini adalah bahasa markup untuk memformat konten halaman web dengan kata lain, bahasa untuk mengatur bagaimana penampilan dan pemformatan konten di web.

HTML adalah bahasa markup yang bebas dan tidak dimiliki oleh siapa pun, pengembangannya dilakukan banyak orang, banyak pihak di seluruh dunia dan bisa dikatakan sebagai sebuah bahasa yang dikembangkan bersama-sama secara global.

PHP (Hypertext Preprocessor)

Definisi PHP

Dan dalam penulisan PHP terdapat tahap coding, menurut Maimunah dkk dalam Jurnal CCIT(2010:165)[20], ”coding merupakan tahap implementasi hasil desain ke dalambaris-baris program”. Untuk memulai program PHP, kita dapat memulainya dengan mengenal sebuah tag pengenal PHP yang digunakan untuk menuliskan kode PHP.

Menurut Wahana (2013:1)[21], “PHP adalah pemrograman berbasisweb yang sudah sangat dikenal, bahasa pemrograman PHP termaksud bahasa pemrograman berbasis web yang bersifat cross platform atau dapat dijalankan diberbagaimacam sistem operasi”.

Konsep Dasar Database dan MySQL

Definisi Database

Menurut Hidayati dkk dalam Jurnal CCIT (2011)[22],menjelaskan bahwa “database adalah kumpulan fakta-fakta sebagai respresentasi dari dunia nyata yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu. Database digunakan untuk menyimpan data agar data tersebut dapat dimanipulasi dengan mudah,terjamin keakuratannya, efisiensi dalam penyampaiannya dan tentu saja dapat dengan mudah untuk diakses kembali”. Pada dasarnya database dapat diolah dengan menggunakan suatu software(perangkat lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil query database disebut database management system (DBMS).

Menurut Kustiyahningsih (2011:146)[18], “database adalah struktur penyimpanan data. Untuk menambah, mengakses dan memproses data yang disimpan dalam sebuah database computer, diperlukan sistem manajemen database seperti MySQL Server”.

Definisi MySQL

Menurut Kustiyahningsih (2011:145)[18], “MySQL adalah sebuah basis data yang mengandung satu atau jumlah tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri dari atas sejumlah baris dan setiap barismengan dung satu atau sejumlah tabel”. Menurut Raharjo (2011:45)[23], “MySQL adalah bahasa standar yang digunakan untuk mengakses data di dalam database relational.Setiap server database relational atau Relational Database Management System (RDBMS) mendukung SQL untuk mengatur dan mengolah datanya”. MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management System).Sedangkan RDBMS sendiri akan lebih banyak mengenal istilah seperti tabel, baris dan kolom digunakan perintah-perintah di MySQL.

KonsepDasar Dreamweaver

Definisi Dreamweaver

Menurut Puspitasari (2011:9)[24], “dreamweaver adalah salah satu HTML EditorProfessional yang berfungsi untuk mendesain web secara visual danmengelola situs atau halaman web”.

Berdasarkan dari definisi di atas, maka dapat disimpulkan dreamweaver adalah suatu aplikasi yang digunakan dalam membangun atau membuat sebuah web.

Konsep Dasar XAMPP

Definisi XAMPP

Menurut Madcoms (2010:314)[25],sekarang ini banyak paket softwareinstalasi web server yang disediakansecara gratis diantaranya menggunakan XAMPP. Dengan menginstal XAMPP, tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP, dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasinya secara otomatis. XAMPP merupakan sebuah tool yang menyediakan beberapa paket perangkat lunak kedalam satubuah paket.

Elisitasi

Menurut Hidayati dkk dalam Jurnal CCIT (2011:302)[26] , ”elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi”. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap yaitu sebagai berikut :

1. Elisitasi Tahap I

Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

2. Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting danharus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.

  1. “M” pada MDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
  2. “D” pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
  3. “I” pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

3. Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

  1. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara atau teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
  2. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yangakan dikembangkan.
  3. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem. Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:
  1. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulitserta biayanya mahal. Sehingga requirementtersebut harus dieliminasi.

  2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.

  3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

4. Final Draft Elisitasi

Merupakan hasil akhiryang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasarpembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Definisi Literature Review

Menurut Guritno (2011:86)[27], “literature review dalam sebuah penelitian adalah mengetahui apakah para peneliti lain telah menemukan jawaban untukpertanyaan-pertanyaaan penelitian yang kita rumuskan”. Maka dapat disimpulkan literature review adalah merupakan survey atau penjelasan penelitian sebelumnya oleh para ahli.

Berdasarkan definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa tujuan literature review adalah suatu bentuk kerangka yang menjelaskan definisi serta kata kunci yang mendukung topik dalam menentukan studi kasus yang menentukan ruang lingkup penelitian. Dibawah ini merupakan sumber literature review yang penulis dapatkan :

  1. Penelitian jurnal yang dilakukan oleh Woro Isti Rahayu (2011)[28]yang berjudul “Perancangan Informasi Manajemen Inventori Pemberkasan Surat Masuk Surat Keluar Di Politeknik Pos Indonesia”. Dalam laporan ini, penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah pengaksesan datamasih bersifat manual, pendataan dan pemberkasan surat masuk dan keluar disimpan dalam bentuk katalog sederhana yang bisa hilang dan rusak pemberkasansurat belum memiliki aplikasi pendistribusian surat masih belum efektif dan efisien sehingga pencarian suratmembutuhkan waktu yang sangat lama.Metode yang dilakukan penulis adalah metode kuantitatif yaitu menggunakan survey langsung ke Politeknik Pos Indonesia, maka dari itu penulis mengusulkan sistem manajemen pemberkasan surat masuk dan surat keluar agar dapat memudahkan bagi para user yaitu dalam pencatatan dokumen menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga data dapat disimpan dalam hardisk dan bisa digandakan sebagai cadangan, penyimpanan berkas surat ditunjang dengan berkas file sehingga apabila fileasli hilang atau rusak, maka file tersebut dapat dilihat dalam bentuk data elektronik, pencarian berkas menggunakan sistem komputerisasi sehingga dapat dengan cepat ditemukan. Namun demikian tidak adanya informasi mengenai jumlah surat yang masuk dan surat yang keluar setiap harinya, kemudian surat-surat tersebut belum dikategorikan ke dalam jenis-jenis surat dan dimasukan kedalam database yang sama.


  2. Penelitian jurnal yang dilakukan oleh Jati Sasongko dan Dwi Agus Diartono (2009)[29]yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat”. Dalam penelitian ini terdapat masalah yang dihadapi pada sistem surat menyurat yaitu banyaknya surat yang diterima pada bagian tata usaha yang menjadikan pencarian data serta penyimpanan berkas tidak efektif dan efisien dalam hal waktu dan tenaga yang hanya menggunakan sistem manual juga menyebabkan kemungkinan tidak meratanya beban tugas yang akan ditanggung pada tiap-tiap petugas. Sehingga diperlukannya sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada serta pembuatan laporan. Oleh karena itu untuk mengatasi hal tersebut penulis mengusulkan sebuah sistem aplikasi kearsipan yang akan memudahkan petugas tata usaha dalam membuat arsip surat masuk dan surat keluar,mempercepat dalam pencarian arsip sehingga petugas tata usaha akan lebih produktif dan mempercepat dalam pembuatan laporan. Namun dalam penelitian ini masih ada kekurangan yaitu belum terdapat database untuk menyimpan data surat dalam bentuk file. doc,sehingga surat data asli surat yang sudah hilang atau rusak tidak dapat ditemukan kembali dalam sistem ini.

  3. Penelitian yang dilakukan oleh Redha Hidayatullah (2013)[30]yang berjudul “Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh Berbasis Web”. Dalam penelitian ini terdapat masalah yang dihadapi oleh penulis diantaranya yaitu proses surat masuk dan surat keluar yang masih menggunakan cara manual dalam menginput data.Metode yang dilakukan oleh penulis yaitu metode kuantitatif yaitu melakukan survey langsung ke Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Perwakilan Provinsi Aceh. Oleh karena itu penulis sedang mengupayakan sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar tersebut dapat dioperasikan menggunakan perangkat komputer melalui sistem aplikasi berbasis web, agar memudahkan dan membantu pegawai bagian Sekretaris Kepala Perwakilan dalam melakukan proses pendataan, menginput surat masuk dan surat keluar, mempermudah dalam pencarian data yang diinginkan, serta untuk meningkatkan sistem pengagendaan surat dari sistem manual ke sistem komputerisasi. Namun dalam penelitian ini penulis menyarankan adanya pelatihan yang harus dilakukan terhadap pegawai atau petugas BPKP perwakilan provinsi Aceh untuk lebih menguasai program sistem pengolahan data tersebut.

  4. Penelitian jurnal yang dilakukan oleh Julian Chandra W dan Hana Putri Saraswati (2013) [31]yang berjudul “Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk, Surat Keluar Serta Pembuatan Surat Perintah Perjalanan”. Dalam penelitian ini terdapat beberapa masalah yang ditemui dalam penelitiannya, yaitu proses pencatatan surat masuk, surat keluar serta pembuatan surat perintah perjalanan (SPPD) yang masih manual yaitu menggunakan buku agenda, proses penyimpanan surat yang masih disusun secara bertumpuk-tumpuk yang menyebabkan pencarian berkas surat masuk membutuhkan waktu yang cukup lama dan juga ketika surat-surat tersebut diperlukan,permasalahan lain adalah berkas-berkas surat yang mudah hilang serta kerusakan pada buku register pencatatan surat dan data yang tidak valid, sebab siapa sajabisa menulis pada buku tersebut. Metode yang dilakukan penulis adalah metode kuantitatif yaitu menggunakan survey langsung ke Kantor Komisi Pemilihan Umum Provinsi Jawa Barat, oleh karena itu penulis mengusulkan aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar agar memudahkan para pegawai dalam melakukan pencatatan dokumen dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, serta mempermudah dalam mencarian surat yang telah diarsipkan. Namun dalam penelitian ini masih belum terdapat file gambar atau scan surat yang disimpan dalam database hanya pencatatan atau pendataannya saja, sehingga belum optimalnya dalam pendataan surat masuk dan surat keluar berbasis web tersebut.

  5. Penelitian yang dilakukan oleh Nurul Hamidah (2012)[32]yang berjudul “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Di Badan Pegawai Daerah Kabupaten Ponorogo Dengan PHP dan MySQL”. Dalam penelitian ini terdapat beberapa masalah yang dihadapi pada kantor Badan Pegawai Daerah tersebut yaitu diantaranya sistem pencatatan surat masuk dan surat keluar yang digunakan masih dilakukan secara manual yakni dengan menggunakan buku register. Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode kuantitatif yaitu survey atau mendatangi secara langsung pada kantor Badan Pegawai Daerah Kabupaten Ponorogo,dengan dibangunnya sistem informasi ini diharapkan dapat mempermudah segala pihak yang terkait dengan surat masuk dan surat keluar pada BKB Kabupaten Ponorogo sehingga dapat bekerja secara efektif dan efisien yang pada akhirnya mampu memberikan pelayanan yang lebih baik. Namun dalam penelitian ini belum terdapat proses scan surat masuk,cetak surat sehingga kurang belum opimal dalam sistem informasi tersebut.

  6. Penelitian jurnal yang dilakukan oleh Sandy Fernandus dkk (2011)[33]yang berjudul “Perancangan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT.PLN (Persero) Wilayah Sulut tenggo”.Masalah yang dihadapi dalam penelitian ini adalah prosedur yang diterapkan pada manajemen pencatatan surat masuk dan surat keluar masih dilakukan dengan cara konvensional, dokumentasi surat hanya berupa penulisan dibuku besar sedangkan pada tahap pengarsipannya surat hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy. Metode penelitian yang dilakukan oleh peneliti yaitu dengan metode kuantitatif yaitu dengan mendatangi langsung pada kantor PT. PLN (Persero). Dari masalah tersebut maka sistem yang berjalan saat ini perlu dirubah menjadi metode pendataan surat masuk maupun surat keluar secara sistem terkomputerisasi,dengan dibangunnya sebuah sistem informasi manajemen surat masuk dan surat keluar diharapkan dapat menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola surat masuk dan surat keluar sesuai dengan alur yang diterapkan dan dapat diselesaikan masalah yang ada saat ini. Namun dalam perancangan dan pembuatan aplikasi sistem surat masuk dan surat keluar ini baru merupakan suatu bagian dari proses surat menyurat yang terjadi pada setiap organisasi, untuk itu melihat manfaat yang ada saran yang diajukan adalah dapat lebih memperluas cakupan dan lebih spesifik aplikasi, pencarian data surat bisa diperluas tidak hanya berdasarkan tanggal, pemberian tanda pada setiap pesan yang masuk dan yang lainnya yang masih kurang pada program atau aplikasi ini kiranya dapat dikembangkan lagi sehingga menghasilkan program yang dapat lebih baik dari penelitian sebelumnya.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Analisa Organisasi

Gambaran Umum Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang

Berdasarkan UU No. 32 Tahun 2004, UU 27 Tahun 2009, PP No.41 Tahun 2007 dan Perda No.20 Tahun 2008, Sekretariat DPRDmempunyai tugas pokok menyelenggarakan dan mendukung tugas dan fungsi DPRD,serta menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD,sesuai dengan kemampuan anggaran keuangan daerah.

Dalam menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Sekretariat DPRD mempunyai fungsi : penyelenggaraan administrasi kesekretariatan daerah, penyelenggaraan administrasi keuangan daerah, penyelenggaraan rapat-rapat dan penyelenggaraan serta penyedian koordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.

Sejarah Singkat Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang

Berdasarkan undang-undang nomor 27, struktur pemerintahan militer di Jawa dan Ma­dura terdiri atas pemerintahan pusat yang membawahi residen dan dua kepala daerah istimewa. membawahi walikota dan bupati.Secara hirarkis, pejabat di bawah bupati adalah camat dan kepala desa. Pada tanggal 8 Desember 1942 bertepatan dengan peringatan Hari Pembangunan Asia Raya, pemerintah Jepang mengganti nama Batavia menjadi Jakarta. Pada akhir 1943, jumlah kabupaten di Jawa Barat mengalami perubahan, dari 18 menjadi 19 kabupaten. Hal ini disebabkan, pemerintah Jepang telah mengubah status Tangerang dari kewedanaan menjadi kabupaten. Perubahan status ini didasarkan pada dua hal, pertama kota Jakarta ditetapkan sebagai kota praja, dan kedua,pemerintah Kabupaten Jakarta dinilai tidak efektif membawahi Tangerang yang wilayahnya luas. Atas dasar hal tersebut, pemerintahan pusat mengeluarkan keputusan tanggal 9 November 1943 yang isinya: ”Menurut keputusan pemerintah pusat tanggal 9 bulan 11 hoen syoowa18 (2603) Osamu Sienaishi 1834 tentang pemindahan jakarta Ken Yakusyo ke Tangerang, maka diper­maklumkan seperti di bawah ini: Pasal 1: Tangerang Ken Yakusyo bertempat di Kota Tangerang, Tangerang Son,Tangerang Gun, Tangerang Ken. Pasal 2: Nama Jakarta Ken diganti menjadi Tangerang Ken. Aturan tambahan undang-undang ini dimulai diberlakukan tanggal 27 bulan 12 tahun Syouwa 18 (2603). Jakarta, tanggal 27 bulan 12 tahun Syouwa 18 (2603). Jakarta Syuutyookan.

Sejalan dengan keluarnya surat keputusan tersebut, Atik Soeardi yang menjabat sebagaipembantu Wakil Kepala Gunseibu JawaBarat, Raden Pandu Suradiningrat, diangkat menjadi Bupati Tangerang(1943-1944). Semasa Bupati Kabupaten Tangerang dijabat, H. Tadjus Sobirin(1983-1988 dan 1988- 1993) bersama DPRD Kabupaten Tangerang pada masa itu,menetapkan hari jadi Kabupaten Tangerang tanggal 27 Desember 1943 (PeraturanDaerah Nomor 18 Tahun 1984 tanggal 25 Oktober 1984).

Seiring dengan pemekaran wilayah dengan terbentuknya pemerintah Kota Tangerang tanggal 27 Februari 1993 berdasarkan Undang-undang Nomor 2 Tahun 1993, maka pusat pemerintahan Kabupaten Tangerang pindah keTiga raksa. Pemindahan ibukota ke Tigaraksa dinilai strategis, karena menggugah kembali cita-cita dan semangat para pendiri untuk mewujudkan sebuah tatanan kehidupan masyarakat yang bebas dari belenggu penjajahan (kemiskinan, kebodohandan ketertinggalan) menuju masyarakat yang mandiri, maju dan sejahtera.

Visi, Misi DPRD Kabupaten Tangerang

a. Visi DPRD Kabupaten Tangerang

Mewujudkan masyarakat Kabupaten Tangerang yang cerdas, makmur, religius dan berwawasan lingkungan.

b. Misi DPRD Kabupaten Tangerang

Sejalan dengan visi diatas maka dirumuskan misi Pemerintah Kabupaten Tangerang sebagai berikut :

  1. Peningkatan pemerataan akses dan fasilitas pelayanan pendidikan dan kesehatan bagi masyarakat. Pemerintah daerah memberikan akses seluas-luasnya terhadap pelayanan pendidikan dan kesehatan yang menjadi dasar pelayanan bagi masyarakat.

  2. Peningkatan pengembangan perekonomian daerah dan perekonomian masyarakat menuju peningkatan daya saing daerah dan daya saing masyarakat.

  3. Peningkatan dan pengembangan nilai-nilai agama dalam penyelenggaraan pemerintahan serta kehidupan masyarakat menuju masyarakat religius.

  4. Penciptaan iklim investasi dan usaha yang kondusif yang didukung oleh peningkatan pembangunan infrasturktur dasar yang merujuk pada keseimbangan ruang dan lingkungan.

  5. Peningkatan pelayanan publik yang didukung oleh birokrasi yang bersih,profesional, berwibawa, transparan dan bertanggung jawab.

Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang

Struktur organisasi sangat penting bagi sebuah organisasi manapun karena untuk menunjukan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi, bagian-bagian manapun tugas dan wewenang dan tanggung jawab masing-masing yang berbeda-beda dalam suatu organisasi, yang merupakan suatu keharusan bagi suatu lembaga organisasi.


Tugas-tugas Organisasi

1. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah

Sekretaris Dewan mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan Sekretariat DPRD dalam melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada pasal 3 dan 4.

2. Bagian Umum

Bagian Umum mempunyai tugas menyiapkan fasilitasi rapat-rapat, pengurusan rumah tangga, rumah jabatan, gedung,kendaraan dinas, dan barang inventaris lainnya, serta memelihara keamanan dan ketertiban kantor atau gedung serta melakukan urusan tata usaha, perlengkapan,kepegawaian dan keuangan.

3. Sub Bagian Tata Usaha

  1. Menerima, mencatat dan menyalurkan surat yang berhubungan dengan kegiatan DPRD.
  2. Merencanakan kebutuhan ketatausahaan dan mengkoordinasikan surat-surat menurut ketentuan kearsipan yang berlaku.
  3. Mengendalikan tertib administrasi kepegawaian di lingkungan sekretariat DPRD.
  4. Menjaga dan mengamankan segala kegiatan DPRD dan lingkungan kantor dengan membentuk satuan pengaman.
  5. Mempersiapkan dan menyelesaikan tata usaha kepegawaian yang meliputi usul-usul pengangkatan, tata tertib, disiplin, kesejahteraan, laporan kepegawaian dan tata usaha kepegawai ananggota DPRD dan Sekretariat DPRD.

4. Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan

  1. Menyiapkan rancangan keputusan DPRD atau pimpinan DPRD dan produk DPRD lainnya.
  2. Penyiapan bahan dalam rangka pengesahan peraturan daerah dan urusan dokumentasi perpustakaan.
  3. Persiapan berbagai rapat atau persidangan DPRD dan menyusun jadwal kegiatan persidangan DPRD sesuai dengan hasil rapat panitia musyawarah DPRD.
  4. Pencatatan dan penelitian catatan-catatan rapat sebagai hasil kegiatan DPRD.
  5. Persiapan rapat-rapat yang diselenggarakan oleh DPRD, baik soal administrasi maupun tata tempat.
  6. Pelaksanaan inventarisasi, pemberitaan dan informasi kegiatan DPRD sebagai bahan penyebarluasan pada media cetak/elektrionik maupun pihak lain yang diperlukan.
  7. Penampungan dan penyaluran usul atau pendapat yang perlu diketahui DPRD.
  8. Pengumpulan atau pengelolaan data an informasi serta penyajian laporan.
  9. Persiapan penyusunan bahan pemberitaan kepada DPRD untuk dipublikasikan.
  10. Pengaturan kegiatan keprotokolan dalam rangka mempersiapkan atau mengatur penerimaan tamu /delegasi / upacara / pertemuan yang diselenggarakan DPRD.

5. Sub Bagian Perundang-undangan

  1. Mempersiapkan rancangan keputusan DPRD atau pimpinan DPRD atau produk perundang-undangan DPRD lainnya.
  2. Membantu mempersiapkan segala sesuatu dalam rangka pembahasan perancangan peraturan daerah dan pengesahan peraturan daerah.
  3. Mengadakan pengumpulan dan pengolahan data pengkajian peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan tugas DPRD.
  4. Melaksanakan kegiatan dokumentasi dan perpustakaan untuk keperluan DPRD.
  5. Mengumpulkan dan menghimpun bahan pustakan dan dokumentasi yang menyangkut kegiatan DPRD.
  6. Menyelenggarakan pengelolaan dokumentasi dan perpustakaan.
  7. Mengadakan,menyimpan, mengatur dan memelihara dokumentasi produk perundang-undangan DPRD dan buku-buku perpustakaan.
  8. Melayani peminjaman buku perpustakaan.

Tata Laksana Sistem yang Berjalan Saat Ini

Untuk menganalisa sistem yang berjalan,pada penelitian ini digunakan program UnifiedModelling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, sebagai berikut :

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Saat ini sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada kantor sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang melalui beberapa tahapan antara lain :

  1. Petugas tata usaha menerima surat dari instansi atau peusahaan lain.

  2. Petugas tata usaha memberikan bukti tanda terima surat

  3. Surat disorting untuk dilakukan disposisi

  4. Memberikan lembar disposisi surat kepada kepala bagian dan kepala sub bagian untuk ditandatangani.

  5. Setelah surat dilakukan disposisi petugas tata usaha melakukan pendataan surat dengan mencatat surat masuk kedalam buku besar atau buku agenda.

  6. Surat diberikan kepada bagian yang dituju.

Sedangkan proses pendataan surat keluar yang berjalan pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten tangerang adalah sebagai berikut :

  1. Petugas tata usaha menerima surat keluar dari petugas sekretaris perwakilan yang telahdi ACC oleh kepala bagian.

  2. Petugas tata usaha memberikan nomor surat keluar pada surat yang telah jadi kemudiansurat dicatat dalam buku besar atau buku agenda.

  3. Setelah dicatat surat dikeluarkan menjadi 2 file yaitu surat keluar dan salinan surat keluar.

  4. Salinan surat keluar disimpan sebagai arsip oleh petugas sekretaris perwakilan dan surat keluar diserahkan kepada instansi/perusahaan lain.

Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

1. Use Case Diagram

Berikut ini use case diagram yang digunakan untuk proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.


Berdasarkan gambar 3.2 diatas terdapat komponen-komponen berikut :

  1. 1 (satu) Sistem.

  2. 3 (empat) actor yaitu : Petugas TU,Pengantar Surat dan Kepala Bagian (Kabag).

  3. 14 (tiga belas) use case yaitu : buattanda terima surat, catat surat masuk, memberi nomor surat keluar, kirim surat,kelola jenis surat, pencarian surat, disposisi (surat perintah) surat, buatlaporan, input pengarsipan, laporansurat masuk, laporan surat keluar, terima bukti tanda terima surat, sorting surat, terima surat.

2. Activity Diagram Surat Masuk

Berikut ini adalah gambar Activity diagram yang digunakan untuk proses pendataan surat masuk pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang :

Berdasarkan Gambar 3.3 diatas terdapat :

  1. 1 (satu) initial node, digunakan untuk awal kegiatan.

  2. 8 (delapan) action, yaitu : Mengantar surat, memberikan tanda terima, mengagendakan surat dan memberikan lembaran disposisi, membaca dan mempelajari, menulis disposisi dan memberikan surat yang telah didisposisi, mencatat disposisi dan menggandakan surat, memberikan surat yang telah didsposisi, menanggapi sesuai disposisi.

  3. 1 (satu) final nod digunakan untuk mengakhiri kegiatan.

  4. 4 (empat) vertical swimlane.

a. Berikut ini adalah activity diagram surat keluar yang berjalan pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Keluar


Berdasarkan Gambar 3.4 diatas terdapat :

  1. 1 (satu) initial node, digunakan untuk awal kegiatan.

  2. 9 (sembilan) action,yaitu : Perintah atau disposisi pembuatan surat, surat dibuat, memberikan draft surat, accatau paraf, tanda tangan surat, memberikan surat yang telah ditandatangani, pengagen daan dan penandatanganan surat, ekspedisi surat, pengarsipan.

  3. 1 (satu) final nod digunakan untuk mengakhiri kegiatan.

  4. 4 (empat) vertical swimlane.

b. Berikut ini adalah activity diagram laporan surat masuk dans urat keluar yang berjalan pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.


Gambar 3.5 Activity Diagram Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Berdasarkan Gambar 3.5 diatas terdapat :

  1. 1 (satu) initial node, digunakan untuk awal kegiatan.

  2. 6 (enam) action, yaitu : Menerima surat, periksa surat, buat laporan, laporan surat masuk, laporan surat keluar, terima laporan.

  3. 1 (satu) final nod digunakan untuk mengakhiri kegiatan.

  4. 2 (dua) vertical swimlane.


c. Berikut ini adalah activity diagram pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Gambar 3.6 Activity Diagram Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

  1. 5 (lima) action, yaitu : Terima surat, gandakan surat, buat laporan surat masuk dan surat keluar, cetak laporan surat masuk dansurat keluar, arsipkan surat masuk dan surat keluar.

  2. 1 (satu) final nod digunakan untuk mengakhiri kegiatan.

3. Sequence Diagram

Berikut ini adalah sequence diagram surat masuk yang berjalan pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang :


Gambar 3.7 Sequence Diagram Surat Masuk

Berdasarkan Gambar 3.7 terdapat komponen-komponen berikut :

  1. 4 (empat) actor, yaitu pengantar surat,petugas TU, ketua DPRD dan kabid atau kasubid.

  2. 5 (lima) lifeline, yaitu surat, tanda terima,mengagendakan surat, mencatat disposisi dan menggandakan arsip.

  3. 11 (sebelas) message, yaitu mengantar surat dan memberikan tanda terima, menerima surat dan tanda terima, mengagendakan dan memberikan lembar disposisi, menerima surat, mempelajari dan membaca, menulis disposisi dan memberikan surat yang telah di disposisi, menerima surat yang telah di disposisi, mencatat disposisi dan menggandakan surat, memberikan surat yang telah di disposisi, menerima dan menanggapi sesuai dengan disposisi,mengarsipkan surat.

b. Berikut ini adalah sequence diagram surat keluar yang berjalan pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang :


Gambar 3.8 Sequence Diagram Surat Keluar

Berdasarkan Gambar 3.8 diatas terdapat :

  1. 4 (empat)actor, yaitu pengantar surat,petugas tata usaha, ketua DPRD dan kabid atau kasubid.

  2. 5 (lima) lifeline, yaitu surat, acc atau paraf,mengagendakan surat, arsip dan ekspedisi.

  3. 11 (sebelas) message, yaitu menerima disposisi pembuatan surat, membuat surat, memberikan draft surat, memberikan acc atau paraf,menandatangani surat, memberikan surat yang telah ditandatangani, mengagendakan surat, menggandakan surat, mengekspedisikan atau mengirim surat, mengarsipkan surat.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisis Sistem

1. Analisis SWOT

Analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi,kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal,peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi.

Analisis untuk mencari strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia(strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T). Selain itu dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T). Pemetaan strategi S-O, W-O, S-T dan W-T dapat dilihat pada tabel 3.1 dibawah ini.

Tabel 3.1 Strategi S-O

Tabel 3.2 strategi S-T

Tabel 3.3 Strategi W-O

Tabel 3.4 Strategi W-T

Analisa Masukan

Berdasarkan analisis yang dilakukan olehpeneliti, sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang berjalan di dapat bahwa proses dalam sistem pengolahan data surat menyurat yang sedang berjalan belum terintegrasi dan sebagian proses masih dikerjakan secara manual dengan melakukan pencatatan atau pendataan menggunakan buku besar, sehingga pengolahan data belum optimal dalam pencarian data yang telah diarsipkan. Sistem yang berjalan belum dapat diimplementasikan secara optimal maka penulis mengusulkan poin-poin berikut :

  1. Prosespen dataan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara komputerisasi dengan basis data, sehingga pengontrolannya relatif mudah dan akurat, sehingga memperkecil terjadi kesalahan pada data yang terulang dan dalam merekap data untuk membuat laporan serta untuk pencarian data.

  2. Sistem komputerisasi sangat mendukung proses kerja seperti kejelasan data, kecepatan proses yang dilaksanakan dan keakuratan data yang disimpan sehingga dengan mudah dapat memberikan informasi yang dibutuhkan.

Analisa Proses

Proses dalam sistem pengolahan pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini masih manual yaitu pendataan atau pencatatan yang dilakukan masih menggunakan buku besar atau buku agenda, sehingga belum optimalnya proses pendataan. Adapun penjelasan lebih rinci mengenai sistem yang sedang berjalan terdapat pada Unified Modelling Language (UML).

Analisa Keluaran

Pada pendataan surat masukdan surat keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang sistem yang berjalan masih melakukan pelayanan dan pengolahan data.

Untuk itu penulis mengusulkan sebuah sistem informasi manajemen dan pengelolaan surat masuk dan keluar yang digunakan untuk mempermudah petugas tata usaha dalam pengambilan keputusan serta menghasilkan informasi yang kredibel dan akurat.

Konfigurasi Sistem

1. Perangkat Keras (Hardware)

  1. Processor  : Intel Atom
  2. Monitor  : SAMSUNG 14”
  3. RAM  : 1 GB
  4. Hardisk  : 400 GB

2. Perangkat Lunak (Software)

  1. Windows 7 Ultimate Service Pack 1 32-Bit
  2. Visual Paradigm 6.4 Enterprise Edition
  3. Microsoft Office Word 2007
  4. Dreamweaver CS 5
  5. Xampp Version 2.5 (Web Server Apache 2.2.11, PHP 5.2.9, Database Server MySQL 5.0.51a)
  6. Browser Mozilla Firefox 29.0.1

Elisitasi

Requirement Elisitasi Tahap I

Tabel 3.5 Elisitasi Tahap I


Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian dik larifikasikan melalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential(I) dan harus dieliminasi.


Tabel 3.6 Elisitasi Tahap II


ElisitasiTahap III dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap II yang kemudian di klarifikasikan melalui metode TOE. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi High (H) dan harus dieliminasi :


Tabel 3.7 Elisitasi Tahap III


Final Draft Elisitasi

Berikut ini merupakan Final Draft Elisitasi yang sudah penulissusun :


Tabel 3.8 Final Draft Elisitasi

BAB IV

HSIL PENELITIAN


Rancangan Sistem Usulan

Prosedur Sistem Usulan

Setelah mengadakan penelitian dananalisa sistem yang berjalan maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan usulan sistem yang akan dibangun. Terdapat beberapa usulan prosedur yang barudan memperbaiki sistem yang telah berjalan sampai dengan saat ini.

Usulan yang diajukan pada penulisan laporan skripsi ini adalah merancang dan membuat sebuah sistem pendataan surat masuk dan surat keluar dapat menampilkan data-data surat yang masuk maupun yang keluar, menampilkan halaman formpendataan yang dapat digunakan untuk menyimpan, merubah, menghapus data surat masuk, melakukan proses upload dan juga menampilkan scan dokumen surat.Dalam sistem pendataan surat masuk dan surat keluar ini terdapat juga fasilitas rekap yang dilakukan oleh admin atau petugas dalam pembuatan laporan perperiode.

Diagram Rancangan Sistem

Untuk menganalisa sistem yang diusulkan, pada penelitian ini digunakan software Visual Paradigm for UML 6.4.Dimana software ini digunakan untuk menggambarkan Use Case Diagram, Class Diagram, Activity Diagram dan Sequence Diagram.

UseCase Diagram Sistem yang diusulkan

Berikut ini adalah usulan use case diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Gambar 4.1 Use case Diagram yang diusulkan


Berdasarkan Gambar 4.1 Use case Diagram yang diusulkan terdapat :

  1. 1 system yang mencakup seluruh kegiatan pengelolaan surat pada bagian tata usaha.

  2. 3 actor yang melakukan kegiatan, actor pertama petugas tata usaha yang melakukan login, menu utama, input (include surat masuk, surat keluar,disposisi), pencarian data surat dan disposisi (include edit, view,hapus, print laporan surat masuk), rekap surat (include surat masuk, surat keluar), laporan (include surat masuk, surat keluar, disposisi), backup surat. Actor keduakasubag yang melakukan laporan (include surat masuk, surat keluar, disposisi). Actor ketiga kurir yang melakukan pengiriman surat.

Activity Diagram Sistem yang diusulkan

Berikut ini adalah activity diagram yang digunakan untuk melakukan proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan


Berdasarkan Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan terdapat :

  1. 1 initial node, sebagai awal objek.

  2. 29 action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya yaitu : Login admin, verifikasi username dan password, menampilkan menu utama,menu input data didalamnya terdapat menu input surat masuk, input surat keluar, jenis surat, petugasTU. Daftar data termasuk data surat masuk, surat keluar, surat masuk hari ini,disposisi surat masuk, jenis surat, petugas TU, dan didalam menu ini petugas TU dapat melakukan edit, view, hapus serta cari surat. Pencarian data terdapat menu surat yang belum di disposisi, dan didalam menu ini petugas TU dapat melakukan view serta melakukan disposisi surat. Laporan data didalamnya terdapat menu surat masuk,surat keluar, disposisi surat masuk dan didalam menu ini petugas TU dapat melakukan view surat serta cetak surat . Terakhir terdapat action untuk logout.

  3. 10 fork node, menjelaskan adanya beberapa aliran.

  4. 1 decision node, untuk membuat keputusan.

  5. 1 final node, objek yang diakhiri.

Sequence Diagram Sistem Yang Diusulkan

Berikut ini adalah sequence diagram yang diusulkan untuk proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Gambar 4.3 Sequence Diagram yang diusulkan


Bedasarkan gambar 4.3 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

  1. 7 life line antar muka yang saling berinteraksi.

  2. 1 actor yang melakukan kegiatan yaitu petugas tata usaha.

  3. 18 message hubungan antar objek yang satu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai.

Class Diagram Sistem Yang Diusulkan

Berikut ini adalah class diagram yang digunakan dalam rancangan pada website pendataan surat masuk dan surat keluar pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Gambar 4.4 Class Diagram yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.4 class diagram sistem yang diusulkan terdapat :

  1. 5 class, himpunan dari objek-objek yang memiliki atribut-atribut serta operasi atau fungsi-fungsi.

  2. 4 association, digunakan untuk memodelkan relasi antara masing-masing class.


Rancangan Basis Data

Spesifikasi basis data merupakan desain basis data yang dianggap telah memenuhi bentuk normal ke-3 (3 rd normal form). Desain basis data menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, dan panjang record.Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :

Nama File :surat_masuk

Media : Hardisk

Isi : id_surat_masuk + no_surat+ tgl_surat + tgl_input_surat + perihal + id_jenis_surat + pengirim + ditujukan+ deskripsi + id_petugas + berkas_surat + sifat_surat + status_disposisi

Primary Key : id_surat_masuk

Panjang Record  : 226

Struktur :

Tabel 4.1 Tabel Surat Masuk

Nama File :surat_keluar

Media : Hardisk

Isi : id_surat_keluar +no_surat + tgl_surat + perihal + pengirim + kepada + id_jenis_surat +sifat_surat + id_petugas + deskripsi

Primary Key : id_surat_keluar

Panjang Record : 198

Struktur :

Tabel 4.2 Tabel Surat keluar

Nama File  : jenis_surat

Media  : Hardisk

Isi  : id_jenis_surat +jenis_surat

Primary Key  : id_jenis_surat

Panjang Record  : 43

Struktur  :

Tabel 4.3 Tabel Jenis Surat



Nama File  : petugas

Media  : Hardisk

Isi : id_petugas +nama_petugas + username + password + level + jenis_kelamin + ttl + alamat + telepon

Primary Key  : id_petugas

Panjang Record : 174

Struktur  :

Tabel 4.4 Tabel Petugas


Nama File : disposisi_surat_masuk

Media : Hardisk

Isi : id_disposisi +no_surat + tgl_disposisi + kepada + keterangan

Primary Key  : id_disposisi

Panjang Record  : 148

Struktur  :

Tabel 4.5 Tabel Diposisi Surat Masukt



Rancangan Prototype atau Rancangan Yang Diusulkan

Berikut ini adalah rancangan tampilan interface program yang diusulkan pada pembuatan web site pendataan surat masuk dan surat keluar pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

1. Rancangan Tampilan Login Admin

Rancangan ini digunakan untuk melakukan login dan proses autentik asi untuk mengakses menu utama admin agar dapat melakukan pengelolaaan pendataan surat masuk dan surat keluar pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Gambar 4.5 Rancangan Tampilan Login Admin


2. Rancangan Tampilan Menu Admin

Rancangan ini merupakan rancangan tampilan yang digunakan untuk menampilkan menu-menu admin yang dibagi kedalam beberapa kategori, diantaranya adalah : menu input data, daftar data, pencarian data, laporan data serta logout.



Gambar 4.6 Rancangan Tampilan Menu Admin


3. Rancangan Tampilan Input Surat Masuk

Rancangan prototype ini digunakan untuk mendata atau menginput surat masuk pada kantor sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang yang dilakukan oleh petugas tata usaha.Didalam menu ini terdapat kolom yang harus diisi oleh petugas diantaranya :Nomor surat, tanggal surat, perihal, jenis surat, pengirim, ditujukan, petugas TU, deskripsi surat, sifat surat, upload file surat dalam format jpeg.

Gambar 4.7 Rancangan Tampilan Halaman Input Surat Masuk


4. Rancangan Tampilan Input Surat Keluar

Rancangan ini digunakan untuk mendata atau menginput surat keluar yang dilakukan oleh petugas tata usaha pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang

Gambar 4.8 Rancangan Tampilan Halaman Input Surat Keluar


5. Rancangan Tampilan Input Jenis Surat

Rancangan ini digunakan untuk mendata atau menginput jenis-jenis surat yang terdapat pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.Didalamnya terdapat 2 kolom yang harus diisi untuk memasukan jenis surat diantaranya : Id jenis surat, Jenis surat

Gambar 4.9 Rancangan Tampilan Input Jenis Surat


6. Rancangan Tampilan Input Petugas TU

Rancangan ini digunakan untuk menginputdata petugas TU pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang, didalam menu input petugas TU ini terdapat beberapa kolom yang harus diisi diantaranya : Id petugas, nama petugas, username, password, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat dan nomor telepon.

Gambar 4.10 Rancangan Tampilan Input Petugas TU


7. Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Masuk

Rancangan ini digunakan untuk melihat data seluruh surat masuk yang telah di input oleh petugas tata usaha, didalam menu ini petugas tata usaha dapat melakukan pencarian surat berdasarkan tanggal surat di input dan berdasarkan sifat surat (rahasia, penting, segera,biasa).

Gambar 4.11 Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Masuk

8. Rancangan Daftar Data Surat Keluar

Rancangan ini digunakan untuk melihat data seluruh surat keluar yang telah di input oleh petugas tata usaha, didalam menu ini petugas tata usaha dapat melihat surat yang telah di input berdasarkan tanggal surat dan juga sifat surat

Gambar 4.12 Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Keluar


9. Rancangan Daftar Data Surat Masuk Hari Ini

Rancangan ini digunakan untuk melihat daftar data surat masuk yang sudah di input hari ini, pada menu ini dapat melakukan pencarian surat berdasarkan sifat surat(rahasia, penting, segera, biasa).

Gambar 4.13 Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Masuk Hari Ini


10. Rancangan Daftar Data Disposisi Surat Masuk

Rancangan ini digunakan untuk melihat serta pencarian hasil surat berdasarkan tanggal surat yang telah dilakukan disposisi oleh kasubag atau kabag tata usaha.

Gambar 4.14 Rancangan Tampilan Daftar Data Disposisi Surat Masuk

11. Rancangan Daftar Data Jenis Surat

Rancangan ini digunakan untuk melihat data jenis surat yangtelah di input oleh petugas tatausaha, menu ini juga dapat melihat jenis surat serta menghapus jenis surat.

Gambar 4.15 Rancangan Tampilan Daftar Data Jenis Surat


12. Rancangan Tampilan Daftar Petugas TU

Rancangan ini digunakan untuk melihat daftar petugas tata usaha yang bertugas pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang, dalam menu aksi ini petugas tata usaha dapat melakukan aksi update data petugas atau menghapus data petugas.

Gambar 4.16 Rancangan Tampilan Daftar Petugas TU


13. Rancangan Pencarian Data Surat Masuk Yang Belum Disposisi

Berikut ini adalah tampilan dari rancangan pencarian surat masuk yang belum dilakukan disposisi, dalam menu ini petugas tata usaha dapat melakukan pencarian data menggunakan tanggal surat yang sudah di input.

Gambar 4.17 Rancangan Tampilan Pencarian Surat Belum Disposisi


14. Rancangan Tampilan Laporan Surat Masuk

Berikut ini adalah tampilan dari laporan surat masuk yang telah dilakukan proses disposisi oleh petugas TU,didalam menu ini petugas tata usaha dapat melakukan cetak laporan surat berdasarkan pencarian menurut tanggal surat masuk yang akan dicetak.

Gambar 4.18 Rancangan Tampilan Laporan Surat Masuk


15. Rancangan Tampilan Laporan Surat Keluar

Berikut ini adalah tampilan dari laporan surat keluar yang telah diinput oleh petugas TU, didalam menu ini petugas tata usaha dapat melakukan lihat surat keluar.

Gambar 4.19 Rancangan Tampilan Laporan Surat Keluar


16. Rancangan Tampilan Laporan Data Disposisi Surat Masuk

Rancangan ini digunakan untuk melihat surat masuk yang telah dilakukan disposisi olehpetugas tata usaha, dalam tampilan ini surat dapat dicari berdasarkan tanggal surat dan surat dapat dicetak.

Gambar 4.20 Rancangan Tampilan Laporan Data Disposisi Surat Masuk


Rancangan Konfigurasi Sistem Yang diusulkan

Perangkat Keras (Hardware)

  1. Processor  : Intel Atom
  2. Monitor  : SAMSUNG 14”
  3. RAM  : 1 GB
  4. Hardisk  : 400 GB

Perangkat Lunak (Software)

  1. Windows 7 Ultimate 32-Bit Service Pack 1
  2. Visual Paradigm 6.4 Enterprise Edition
  3. Microsoft Office Word 2007
  4. Dreamweaver CS5
  5. SQLyog Community Edition 5.26
  6. XAMPP Version 2.5 (Web Server Apache 2.2.11 , PHP 5.2.9, Database Server MySQL 5.0.51a)
  7. Browser Mozilla Firefox 29.0.1

Hak Akses

  1. Petugas Tata Usaha
  2. Kepala Sub Bagian dan Kepala Bagian

Implementasi

Schedulle Implementas

Gambar 4.21 Daftar Schedulle Penelitian dan Penulisan Skripsi


Desain Implementasi

1. Gambar Tampilan Halaman Utama Website

Berikut ini adalah tampilan implementasi halaman utama Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Gambar 4.22 Halaman Utama

2. Gambar Tampilan Halaman Login Admin

Berikut ini adalah tampilan implementasi menu login digunakan untuk melakukan login dan proses autentikasi untuk mengakses menu utama admin agar dapat melakukan pengelolaaan pendataan surat masuk dan surat keluar pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Gambar 4.23 Tampilan Halaman Login Admin


3. Gambar Tampilan Halaman Admin

Berikut ini adalah tampilan implementasi menu admin yang digunakan untuk menampilkan menu-menu admin yang dibagi kedalam beberapa kategori, diantaranya adalah : menu input data, daftar data,pencarian data, laporan data serta logout.

Gambar 4.24 Tampilan Halaman Admin


4. Gambar Tampilan Input Surat Masuk

Berikut ini adalah tampilan implementasi menu input surat masuk yang digunakan untuk mendata atau menginput surat masuk pada kantor sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang yang dilakukan oleh petugas tata usaha.Didalam menu ini terdapat kolom yang harus diisi oleh petugas diantaranya :Nomor surat, tanggal surat, perihal, jenis surat, pengirim, ditujukan, petugas TU, deskripsi surat, sifat surat, upload file surat dalam format gambar .jpeg.

Gambar 4.25 Tampilan Input Surat Masuk


5. Gambar Tampilan Input Surat Keluar

Berikut ini adalah tampilan implementasi menu input surat keluar yang digunakan untuk mendata atau menginput surat keluar yang dilakukan oleh petugas tata usaha pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Gambar 4.26 Tampilan Input Surat Keluar


6. Gambar Tampilan Input Jenis Surat

Berikut ini adalah tampilan implementasi menu inputjenis surat yang digunakan untuk mendata atau menginput jenis-jenis surat yang terdapat pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang. Didalamnya terdapat 2 kolom yang harus diisi untukmemasukan jenis surat diantaranya : Id jenis surat, Jenis surat.

Gambar 4.27 Tampilan Input Jenis Surat

7. Gambar Tampilan Input Data Petugas Tata Usaha

Berikut ini adalah tampilan implementasi menu input petugas tata usaha yang digunakan untuk menginput data petugas TU pada kantor Sekretariat DPRD Kabupeten Tangerang, didalam menu input petugas TU ini terdapat beberapa kolom yang harus diisi diantaranya : Id petugas, nama petugas, jenis kelamin,tanggal lahir, alamat.

Gambar 4.28 Tampilan Input Data Petugas Tata Usaha

8. Gambar Tampilan Daftar Data Surat Masuk

Berikutini adalah tampilan implementasi yang digunakan untuk melihat data seluruhsurat masuk yang telah di input oleh petugas tata usaha, didalam menu ini petugas tata usaha dapat melakukanpencarian surat berdasarkan tanggal surat di input dan berdasarkan sifat surat (rahasia, penting, segera,biasa). Pada halaman ini petugas TU juga dapat melakukan proses edit surat dan hapus surat.

Gambar 4.29 ampilan Daftar Data Surat Masuk

9. Gambar Tampilan Daftar Data Surat Keluar

Berikut ini adalah tampilan implementasi daftar data surat keluar yang digunakan untuk melihat data seluruh surat keluar yang telah di input oleh petugas tata usaha, didalam menu ini petugas tata usaha dapat melihat surat keluar yang telah diinput.

Gambar 4.30 Tampilan Daftar Data Surat Keluar


10. Gambar Tampilan Daftar Data Surat Masuk Hari Ini

Berikut ini adalah tampilanimplementasi daftar data surat masuk hari ini yang digunakan untuk melihatdaftar data surat masuk yang sudah di input hari dimana surat di input, pada menuini dapat melakukan pencarian surat berdasarkan sifat surat (rahasia, penting,segera, biasa).

Gambar 4.31 Tampilan Daftar Data Surat Masuk Hari Ini


11. Gambar Tampilan Daftar Data Disposisi Surat Masuk

Berikut ini adalah tampilan implementasi daftar data disposisi surat masuk yang digunakan untuk melihat serta pencarian hasil surat berdasarkan tanggal surat yang telah dilakukan disposisi oleh kasubag atau kabag tata usaha.

Gambar 4.32 Tampilan Daftar Data Disposisi Surat Masuk

12. Gambar Tampilan Daftar Data Jenis Surat

Berikut ini adalah tampilan implementasi daftar data jenis surat yang digunakan untuk melihat data jenis surat yang telah di input oleh petugas tata usaha, menu ini juga dapat melihat jenis surat serta menghapus jenis surat

Gambar 4.33 Tampilan Daftar Data Jenis Surat

13. Gambar Tampilan Daftar Data Petugas TU

Berikut ini adalah tampilan implementasi yang digunakan untuk melihat daftar petugas tata usaha yang bertugas pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang, dalam menu aksi ini petugas tata usaha dapat melakukan aksi update data petugas atau menghapus data petugas

Gambar 4.34 Tampilan Daftar Data Petugas TU


14. Gambar Tampilan Pencarian Data Surat Masuk Belum Dilakukan Disposisi

Berikut ini adalah tampilan implementasi yang digunakan untuk melakukan pencarian surat masuk yang belum dilakukan disposisi, dalam menu ini petugas tata usaha dapat melakukan pencarian data menggunakan tanggal surat yang sudah di input.

Gambar 4.35 Tampilan Pencarian Data Surat Masuk Belum Dilakukan Disposisi

15. Gambar Tampilan Laporan Data Surat Masuk

Berikut ini adalah tampilan implementasi dari laporan data surat masuk yang telah dilakukan proses disposisi oleh petugas TU, didalam menu ini petugas tata usaha dapat melakukan cetak laporan surat berdasarkan pencarian menurut tanggal surat masuk yang akan dicetak.

Gambar 4.36 Tampilan Laporan Data Surat Masuk

16. Gambar Tampilan Laporan Surat Keluar

Berikut ini adalah tampilan dari laporan surat keluar yang telah diinput oleh petugas TU, didalam menu ini petugas tata usaha dapat melakukan lihat surat keluar.

Gambar 4.37 Tampilan Laporan Surat Keluar


17. Gambar Tampilan Laporan Data Disposisi Surat Masuk

Berikut ini tampilan implementasi laporan data disposisi surat masuk yang digunakan untuk melihat surat masuk yang telah dilakukan disposisi oleh petugas tata usaha, dalam tampilan ini surat dapat dicari berdasarkan tanggal surat dan surat dapat dicetak.

Gambar 4.38 Tampilan Laporan Data Disposisi Surat Masuk


18. Gambar Tampilan Detail Data Surat Masuk Yang Telah di Input

Berikut ini adalah tampilan dari detail data surat masuk yang telah diinput yang dapat diupdate. Didalam menu ini dapat melihat gambar scan surat masuk yang telah diupload.

Gambar 4.39 Tampilan Detail Data Surat Masuk Yang Telah di Input


19. Gambar Tampilan Laporan Surat Masuk Yang Akan Dicetak

Berikut ini adalah tampilan dari laporan surat masuk yang akan di cetak atau di print dalam format PDF (Portable Document Format).

Gambar 4.40 Tampilan Laporan Surat Masuk Yang Akan Dicetak

Pengujian Sistem

Tahap ini dilakukan untuk menguji sistem yang telah dibangun. Pengujian dilakukan pada sebuah laptop dengan spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang sama dengan yang digunakan pada tahap implementasi.


Pengujian Black Box

Pengujian terhadap program pendatan surat masuk dan surat keluar ini menggunakan pengujian black box atau biasa disebut dengan pengujian fungsional. Pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsionalitas perangkat lunak. Berikut ini merupakan beberapa pengujian yang dilakukan dengan blac kbox.


Tabel Pengujian Black Box

a. Penanganan Kesalahan (Error Handling)

Tabel 4.6 Pengujian Kesalahan


b. Hasil Pengujian Sistem

Berikut ini adalah tabel dari hasil pengujian dengan menggunakan metode pengujian black box. Dimana hasil pengujian yang ditampilkan pada tabel berikut merupakan hasil pengujian dengan status yang diterima.

Tabel 4.7 Hasil Pengujian Sistem

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijabarkan pada BAB I, maka penulis mengambil kesimpulan :

  1. Proses pendataan dan pencarian surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan saat ini pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang masih berjalan secara manual yaitu proses pencatatannya masih menggunakan buku besar atau buku agenda, pembuatan laporannya dilakukan dengan menggunakan microsoft excel yang terpisah-pisah, hal ini menyebabkan informasi yang dilaporkan serta yang dibutuhkan menjadi terlambat dan seringkali terjadi kesalahan pencatatan,

  2. Sistem pendataan yang berjalan pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang belum optimal, hal ini dikarenakan pada sistem yang sedang berjalan saat ini prosesnya belum menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga data-data laporan surat masuk serta proses pendataan surat yang dihasilkan belum berjalan dengan baik.

  3. Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini perlu dirubah menjadi sistem informasi komputerisasi,sehingga tidak menggunakan buku agenda agar data yang ada tidak mudah hilang, paperless dan memudahkan petugas tata usaha dalam hal proses pendataan, pencarian, serta pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar.


Saran

Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan surat masuk surat keluar yang sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka beberapa saran yang bisa dilakukan untuk menjadikan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar menjadi lebih baik lagi, yaitu :

  1. Untuk pengembangan sistem dan penelitian lebih lanjut diharapkan aplikasi pendataan surat masuk dan surat keluar dapat menggunakan data-data yang bisa diimport dari data-data dalam format lain seperti format MS. Excel atau MS. Access.

  2. Perlu adanya dokumentasi atau manual mengenai petunjuk penggunaan aplikasi pendataan surat masuk dan surat keluar.

  3. Perlu diadakan pelatihan dan juga sosialisasi kepada pengguna atau (user) yang akan menggunakan sistem tersebut sebagai administrator, agar dapat dimanfaatkan dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

  1. Kristanto, Andi. 2010. “Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya”. Yogyakarta:Gaya Media
  2. Situmorang.2010 “Buku Analisis Data”. Medan: Katalog Dalam Terbitan (KDT).
  3. Maimunah,Lusyani Sunarya, dan Nina Larasati. 2012. Media Company Profile Sebagai Penunjang Informasi dan Promosi. Journal CCIT Vol-5 No.3 – Mei 2012.
  4. Sutabri, Tata. 2012. "Konsep Dasar Sistem Informasi".Yogyakarta: Andi Offset
  5. Sutabri, Tata. 2012. "Konsep Dasar Sistem Informasi".Yogyakarta: Andi Offset
  6. Henderi,Maimunah, dan Randy Andrian. 2011. "Desain aplikasi E-Learning Sebagai Media Pembelajaran Artificial Informatics". Journal CCIT Vol-4 No.3 – Mei 2011.
  7. Rangkuti, Freddy. 2011. "Teknik Menyusun Strategi Korporat Yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja Dan Risiko SWOT Balanced Scorecard". Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
  8. Rangkuti, Freddy. 2011. "Teknik Menyusun Strategi Korporat Yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja Dan Risiko SWOT Balanced Scorecard". Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
  9. 9,0 9,1 9,2 9,3 Barthos,Basir. 2013. “Manajemen Kearsipan”. Jakarta : Bumi Aksara.
  10. 10,0 10,1 Nugroho, Adi. 2010. “Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan Java”.Yogyakarta: Andi Offset
  11. Widodo, Prabowo Pudjo, Heriawati . 2011. “Menggunakan Uml”. Bandung: Informatika.
  12. Luqman. 2012. “Aplikasi Web Sistem Informasi Penjualan Pada Khazanah Ponsel Yogyakarta”. Yogyakarta : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer Amikom
  13. Kustiyahningsih, Yeni. 2011. “Pemograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQL”. Jakarta: Graha Ilmu
  14. Murya, Yosef. 2012. “PHP Menyelesaikan Website 30 Juta”. Yogyakarta:Jasakom
  15. Sidik, Betha, dan Pohan Husni. 2012. “Pemograman Web dengan HTML”.Bandung: Informatika Bandung.
  16. Hidayat, Rahmat. 2010. "Cara Praktis Membangun Website Gratis". Jakarta: PT Elex Media Komputindo
  17. Hidayat, Rahmat. 2010. "Cara Praktis Membangun Website Gratis". Jakarta: PT Elex Media Komputindo
  18. 18,0 18,1 18,2 Kustiyahningsih,Yeni. 2011. “Pemograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQL”.Jakarta: Graha Ilmu.
  19. Winarno, Edy, dan Ali Zaki, SmitDev Community. 2011. "Mudah Membuat Website dan E-Commerce Dengan PHP Framework".
  20. Maimunah, Kristiana, dan Hendra. 2010. "Perancangan Aplikasi Forum Diskusi pada Media E-learning Berbasis Web". Journal CCIT Vol-3 No.2- Januari 2010.
  21. Wahana Komputer. 2013. “Hot Tip & Trik PHP Programing”. Yogyakarta:Andi Offset
  22. Hidayati, Mia Novalia, dan Untung Raharja. 2011. "Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Metode DMQ Base Level". Journal CCIT Vol – 4 No.3 – Mei 2011
  23. Raharjo, Budi. 2011. “Belajar Otodidak Pemograman Web dengan PHP +Oracle”. Bandung: Informatika Bandung
  24. Puspitasari A, Heni. 2011 “Pemograman Web Database dengan PHP & MySQL”. Jakarta: Skripta
  25. Madcoms. 2010. "Kupas Tuntans Adobe Dreamweaver CS5 dengan Pemograman PHP & MySQL". Yogyakarta: Andi
  26. Hidayati, Mia Novalia, dan Untung Raharja. 2011. "Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Metode DMQ Base Level". Journal CCIT Vol – 4 No.3 – Mei 2011
  27. Guritno, Suryo, Sudaryono, dan Untung Rahardja. 2011. "Theory and Application of Research". Yogyakarta: Andi Offset
  28. Isti Rahayu, Woro. 2011. “Perancangan Aplikasi Sistem Manajemen Inventori Pemberkasan Surat masuk dan Keluar Di Politeknik Pos Indonesia Sebagai Penunjang Sistem Papperless. Yogyakarta : Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2011 17-18 Juni 2011.
  29. Sasongko, Jati, dan Dwi Agus Diartono. 2009. “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat”. Semarang : Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XIV , No.2, Juli 2009 : 137-145
  30. Hidayatullah, Redha. 2013. “Sistem Pengolahan Data Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh Berbasis Web”. Banda Aceh : STMIK U’Budiyah Indonesia
  31. Chandra W, Julian, dan Hana Putri Saraswati. 2013. “Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk, Surat Keluar Serta Pembuatan Surat Perintah Perjalanan”. Jawa Barat : Dinas (SPPD) Di KPU Prov. Jawa Barat.
  32. Hamida, Nurul. 2012. “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Ponorogo Dengan PHP dan MySQL”. Ponorogo : Universitas Muhammadiyah Ponorogo.
  33. Fernandus, Sandy, Ir.Hans Wowor, M.kom., Arie S.M Lumenta, ST, MT., dan Arthur Rumanggit,ST,MT. “Perancangan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Keluar Pada PT. PLN (Persero) Wilayah Suluttenggo. Universitas Sam Ratulangi Manado.

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A

Lampiran A.1 : Surat Pengantar Skripsi
Lampiran A.2 : Surat Keterangan Observasi
Lampiran A.3 : Karti Bimbingan(Pembimbing I dan II)
Lampiran A.4 : Kartu study Tetap Final (KSTF)
Lampiran A.5 :Form Validasi Skripsi
Lampiran A.6 : Kwitansi Pembayaran Skripsi,Sidang,Raharja Carrer,Dan Poster session
Lampiran A.7 : Daftar Mata Kuliah Yang Belum diambil
Lampiran A.8 : Daftar Nilai
Lampiran A.9 : Formulir Seminar Proposal
Lampiran A.10 : Formulir Pertemuan Stakeholder
Lampiran A.11 : Sertifikat TOEFL
Lampiran A.12 : Sertifikat Prospek
Lampiran A.13 : Sertifikat IT Internasional
Lampiran A.14 : Sertifikat IT Nasional
Lampiran A.15 : Sertifikat Jurnal
Lampiran A.16 : Sertifikat Juara/Penghargaan
Lampiran A.17 : Undangan Stakeholder
Lampiran A.18 : Formulir Penilaian Objectif
Lampiran A.19 : Surat Keterangan Implementasi Program
Lampiran A.21 : Surat Keterangan Hibah
Lampiran A.21 : Katalog Produk
Lampiran A.22 : Curriculum Vitae
Lampiran A.23 : Kartu Nama
Lampiran A.24 : Formulir Final persentasi
Lampiran A.25 : Final Presentasi

Lampiran B

Lampiran B.1 : Daftar Wawancara
Lampiran B.2 : Bukti Observasi

Lampiran C

Lampiran C.1 : Surat Laporan Bulanan Arsip
Lampiran C.2 : Berkas Surat Laporan Masuk
Lampiran C.3 : Berkas Surat Laporan Keluar


Lampiran D

Lampiran D.1 : Printscreen Menu Utama
Lampiran D.2 : Printscreen Input Surat Masuk
Lampiran D.3 : Printscreen Input Surat Keluar
Lampiran D.4 : Printscreen Daftar Data Seluruh Surat Masuk
Lampiran D.5 : Printscreen Daftar Data Surat Keluar
Lampiran D.6 : Printscreen Daftar Data Surat Keluar
Lampiran D.7 : Printscreen Laporan Surat Keluar

Contributors

Admin, Sinta Mariyani