PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK

PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI

SKK MIGAS

SKRIPSI

Disusun Oleh :

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2016/2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK

PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI

SKK MIGAS

Disusun Oleh :

Disahkan Oleh :

Tangerang, Januari 2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK

PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI

SKK MIGAS

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, Januari 2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK

PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI

SKK MIGAS

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2016/2017

Disetujui Penguji :

Tangerang, Januari 2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK

PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI

SKK MIGAS

Saya yang bertanda tangan dibawah ini,

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Januari 2017

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKS

Pengelolaan surat dalam suatu organisasi memegang peranan penting dalam proses administrasi. Dalam hal ini sistem tata persuratan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam pengelolaan surat pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas, sehingga sangat diharapkan proses pengelolaan surat dapat dilakukan dengan lebih baik, cepat, dan mudah. Dengan adanya sistem informasi surat masuk dapat mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat dan disposisi, mengurangi penggunaan kertas, memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pengontrolan disposisi surat, serta mudah dalam penggunaan. Perancangan sistem informasi ini juga memudahkan proses komunikasi data antar bagian serta pembuatan laporan yang selalu diupdate dan bisa dilihat berdasarkan laporan bulanan maupun tahunan. Perancangan sistem informasi surat masuk ini dibuat dengan menggunakan tools seperti PHPMyAdmin, MySQL sebagai database dan Xampp sebagai servernya. Hasil dari penelitian ini adalah Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas, dan dapat disimpulkan bahwa dalam perancangan sistem informasi ini memberikan banyak kemudahan dalam proses pengelolaan surat.

Kata Kunci: Sistem Informasi Surat Masuk, PHPMyAdmin, MySQL, Xampp Server

ABSTRACT

Mail management in an organization has important role in administration process. In this case, mail management system became one of the influence factors in mail management SKK Migas, Supply Chain Management Division. So it would be expected to be better, faster and easier to do. With the information system of registration letters, it could be less time in archiving and dispositioning, less papers, minimize the possibility of errors in recording, speed up the process of finding a letter, permits control of the disposition of the letter, and easy to use. This information system design also eases the process of data communication between departments and preparing report which always updated and can checking by monthly reports or annual reports. This information system design were build by using tools such as PHPMyAdmin, MySQL as database and Xampp as the server. The result of this research is designing mail management information system for incoming letters at SKK Migas, Supply Chain Management Division, and can be concluded that this information system design provides many use in processing mail management.

Keywords: Information System of Registration Letters, PHPMyAdmin, MySQL, Xampp Server

Puji syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini yang penulis sajikan dalam buku yang sederhana. Adapun judul penulisan Skripsi ini yang diambil adalah “Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas”. Tujuan penulisan Skripsi ini merupakan salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja, Cikokol Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan hasil observasi, wawancara, survei serta studi pustaka yang mendukung penulisan ini. Dalam penyusunan Skripsi ini, penulis banyak dibantu oleh berbagai pihak, baik berupa dorongan moril maupun materil, serta bimbingan dan semangat yang diberikan kepada penulis. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Skripsi ini, antara lain :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I., selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja,

2. Bapak Drs. Po. Abas Sunarya, M.Si., selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.

3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik Perguruan Tinggi Raharja.

4. Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.

5. Bapak Nasril Sany, S.Kom selaku Dosen Pembimbing I Skripsi.

6. Ibu Mulyati, SE.,MM.,M.Kom selaku Dosen Pembimbing II Skripsi.

7. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.

8. Kedua orang tua, dan saudara keluarga yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.

9. Mulia Hartati dan Mikhaila Faza Alfatunisa selaku istri dan anak tercinta yang selalu memberikan dukungan, doa dan semangat kepada penulis.

10. Rekan-rekan satu angkatan di Perguruan Tinggi Raharja.

11. Pimpinan, Pekerja, dan rekan-rekan Penunjang di Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas yang telah memberikan dukungan kepada penulis.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Skripsi ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

Simbol Class Diagram

DAFTAR TABEL

Table 3.1 Analisis SWOT

Table 3.2 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III

Tabel 3.5 Final Draft Elisitasi

Tabel 4.1 Tabel Form Input Surat Masuk

Tabel 4.2 Tabel Admin

Tabel 4.3 Tabel Disposisi

Tabel 4.4 Tabel Pegawai

Tabel 4.5 Schedule Implementasi

Tabel 4.6 Estimasi Biaya

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Divisi Pengelolaan Rantai Suplai

Gambar 3.2 Use Case Diagram

Gambar 3.3 Activity Diagram

Gambar 3.4 Sequence Diagram

Gambar 4.1 Use Case Diagram yang Diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram yang Diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram yang Diusulkan

Gambar 4.4 Class Diagram yang Diusulkan

Gambar 4.5 Prototype Layar Menu Login

Gambar 4.6 Prototype Halaman Input Surat Masuk

Gambar 4.7 Prototype Tabel Surat Masuk

Gambar 4.8 Prototype Disposisi Kepala Divisi

Gambar 4.9 Prototype Disposisi Kepala Dinas

Gambar 4.10 Prototype Disposisi Kepala Subdinas

Gambar 4.11 Prototype Disposisi Catatan Staf

Gambar 4.12 Prototype Daftar Pegawai

Gambar 4.13 Prototype Menu Pencarian

Gambar 4.14 Prototype Laporan / Rekapitulasi

Gambar 4.15 Tampilan Layar Menu Login

Gambar 4.16 Tampilan Halaman Input Surat Masuk

Gambar 4.17 Tampilan Tabel Surat Masuk

Gambar 4.18 Tampilan Disposisi Kepala Divisi

Gambar 4.19 Tampilan Disposisi Kepala Dinas

Gambar 4.20 Tampilan Disposisi Kepala Subdinas

Gambar 4.21 Tampilan Disposisi Catatan Staf

Gambar 4.22 Tampilan Daftar Pegawai

Gambar 4.23 Tampilan Menu Pencarian

Gambar 4.24 Tampilan Laporan / Rekapotulasi

PENDAHULUAN

Di era yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang makin canggih, praktis, efektif, dan efisiensi. Begitu pula dalam kemajuan teknologi disektor pemerintah dan swasta untuk dapat mengolah manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Dalam sebuah perusahaan arsip digunakan untuk membantu dalam penyediaan informasi. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi perusahaan, maka beradaan arsip di sebuah perusahaan benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil di dalam perusahaan. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Sistem Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali.

Pada saat ini, beberapa instansi pemerintahan masih menggunakan sistem manual dalam menyelesaikan dan mempermudah pekerjaan. Salah satunya pada kantor Satuan Kerja Khusus Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi (SKK Migas) khususnya pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai yang masih menggunakan sistem manual dalam proses kearsipan yang meliputi pendataan surat masuk.

Pengarsiapan surat masuk yang dikelola oleh petugas loket pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai sangat sulit dicari jika dibutuhkan. Untuk pengarsipan petugas loket mencatat surat masuk dalam bentuk Microsoft Excel yang suatu saat masih bisa diubah atau diganti isi dari data tersebut sehingga data tidak lagi akurat dan menjadikan sistem pencarian data belum optimal.

Berdasarkan permasalahan yang sudah dijelaskan di atas maka penulis mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas”.

Berdasarkan latar belakang masalah pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai dan hasil observasi yang dilakukan oleh penulis mengangkat berbagai masalah yang ada dalam loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai di antaranya :

Untuk membatasi ruang lingkup penelitian ini, maka penelitian ini hanya membahas seputar pendataan surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai dengan alur sebagai berikut:

Metode dalam penelitian ini menggunakan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunity, Threats). Analisis SWOT ini merupakan metode yang digunakan untuk melihat kondisi perusahaan baik internal maupun eksternal yang kemudian dijadikan indicator untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman terhadap perusahaan sehingga dapat membantu manajer dalam pembuatan keputusan (strategi pelayanan). Selain itu metode elisitasi digunakan untuk menentukan sub-menu dari sistem yang akan dirancang.

Dalam Skripsi ini metode pengujian yang digunakan adalah Black Box Testing. Black Box Testing merupakan metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Oleh karena itu, uji coba Black Box memungkinkan Pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian Black Box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa katagori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi dan terminasi.

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Skripsi ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini merupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang definisi-definisi, penjelasan dan uraian secara teoritis yang menguraikan penelitian-penelitian mengenai definisi ilmu yang berkaitan dengan penyusunan Skripsi.

BAB III PEMBAHASAN DAN ANALISA MASALAH

Bab ini berisi tentang gambaran umum, sejarah berdirinya, struktur organisasi, tugas dan wewenang, tata laksana sistem yang berjalan, serta membahas konfigurasi sistem yang digunakan untuk pendataan surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas.

BAB IV PERANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI

Bab ini menjelaskan analisa sistem yang diusulkan dengan menggunakan flowchart dan mind map dari sistem yang diimplementasikan, serta pembahasan secara detail final elisitasi yang ada dibab sebelumnya, dijabarkan secara satu persatu dengan menerapkan konsep sesudah adanya sistem yang diusulkan.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran hasil penelitian Skripsi sebagai tindak lanjut yang diperlukan untuk melakukan generalisasi perbaikan di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

LANDASAN TEORI

Menurut Siti Aisyah dan Nawang Kalbuana dalam jurnal CCIT (2011:203)^[1], “Pada metode analisa sistem dan perancangan yang menggunakan metode yang dikenal dengan nama System Develoment Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan metodelogi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisa dan desain”.

Menurut Verzello atau John Reuter III dalam Darmawan (2013:227)^[2], “Perancangan Sistem adalah tahap setelah analisa dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi: “menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa perancangan sistem adalah proses dan tahapan penentuan dari sebuah sistem baru atau pengembangan sistem.

Menurut Al Jufri (2013:141)^[3], langkah-langkah tahap perancangan sistem yaitu:

Menurut Darmawan (2013:228)^[2], tahap perancangan atau desain sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu untuk:

Kedua tujuan ini lebih berfokus pada rancangan atau desain sistem yang terinci yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya.

Menurut Murad dkk dalam Jurnal CCIT Vol-4 (2013:52)^[4], mendefinisikan “Tahap ini merupakan tahapan dalam pengimplementasikan sistem yang sudah dirancang dan dilakukan pengujian secara unit, agar dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam sistem dan segera dilakukan perbaikan”, sedangkan menurut Tata Sutabri (2012:229)^[5], mendefinisikan “Setelah sistem dianalisis dan dirangcang dengan menggunakan teknologi yang sudah diseleksi dan dipilih maka tiba saatnya bagi sistem tersebut untuk diimplementasikan”. Adapun tujuan utama dari tahap implementasi sistem ini adalah sebagai berikut:

Suatu sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, diantaranya:

Menurut Tata Sutabri (2012:16)^[5], mendefinisikan “suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain, dan terpadu”.

Menurut Gordon B. Davis dalam buku Tata Sutabri (2012:17)^[5], menyatakan “sistem bisa berupa abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan”.

Sementara, menurut Churchman dalam Rochmawati Daud (2014:18)^[6], sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan saling berpengaruh satu sama lain yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan tertentu.

Menurut Tata Sutabri (2012:20)^[5], Model umum sebuah sistem adalah input, process, output, hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.

Selain itu, sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

Menurut Tata Sutabri (2012:22)^[5], sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang di antaranya:

Menurut Tata Sutabri (2012:29)^[5], “Teori informasi lebih tepat disebut sebagai teori matematis dan komunikasi, sumber informasi adalah data”. Informasi adalah sebuah istilah yang tepat dalam pemakaian umum, mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. Informasi juga mencakup mengenai data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Menurut Sutarman (2012:14)^[7], ”Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan, maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah sehingga mempunyai arti untuk dapat digunakan dalam membuat keputusan.

Menurut Tata Sutabri (2012:47)^[5], “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok terknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran”.

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Berikut adalah penjelasan dari komponen sistem informasi, yaitu :

Menurut Jogiyanto H.M. (2010:13)^[8], tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi (Information) dari bentuk data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya.

Menurut Freddy Rangkuti (2011:64)^[9], “SWOT adalah analisis dengan menggabungkan berbagai indikator yang terdapat dalam kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman”.

Menurut Suyatno Risza (2010:174)^[10], “SWOT adalah suatu penelaahan yang dimulai dengan pemantauan perubahan lingkungan baik di dalam maupun di luar perusahaan sehingga kita dapat memahami gambaran yang tepat tentang keadaan perusahaan yang sebenarnya”.

Dari kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan SWOT adalah gabungan indikator yang dimulai dengan pemantauan perubahan lingkungan baik eksternal maupun internal sehingga dapat memahami keadaan perusahaan yang kondusif.

Menurut Freddy Rangkuti (2011:64)^[9], “Matriks Threats–Opportunitie–Weakness–Strenghts (TOWS) merupakan penggabungan berbagai indikator untuk membantu manajer mengembangkan yang terdapat empat tipe strategi: kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Model penggabungannya menggunakan TOWS Matriks. Namun tidak semua rencana strategi yang disusun dari TOWS Matriks ini digunakan seluruhnya. Strategi yang di pilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan”.

“Analisis SWOT digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dari bisnis yang dilakukan oleh organisasi”.

Menurut Basir Barthos (2013:36) dalam penelitian Sinta Mariyani (2014)^[11], “Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”.

Sedangkan menurut Lamuddin dalam penelitian Astri Oktania (2014;17)^[12], surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis jika dilihat dari sisi pemakaiannya surat dapat digolongkan menjadi 4 macam yaitu surat dinas, surat niaga, surat social, surat pribadi.

Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut:

Secara umum surat memiliki susunan sebagai berikut:

Menurut Basir Barthos (2013:37), “Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain”.

Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan ke pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberikan wewenang melaksanakan tugas tersebut (buku ekspedisi).