Pembicaraan Pengguna:Julikirom: Perbedaan revisi

Revisi per 18 Maret 2014 10.36

Implementasi Model Sistem pada Perusahaan PT XYZa. LANGKAH-LANGKAH DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Menurut O’Brien keseluruhan proses untuk mendisain dan mengimplementasikan sistem informasi pada suatu organisasi dapat disebut sebagai system analysis and design (SA&D), saat ini banyak pendekatan dari SA&D tersebut tetapi yang paling banyak digunakan adalah : 1. Object-oriented analysis and design Merupakan program dengan menggunakan objek untuk mendisain aplikasi dan program komputer. Objek yang digunakan oleh programer untuk merancang suatu sistem kemudian digunakan untuk berkolaborasi antar objek tersebut sehingga sistem yang dirancang akan dibuat berdasarkan kolaborasi dari objek yang digunakan. 2. Life Cycle approach System approach, merupakan pendekatan dari Life cycle approach yang berorientasi pada sistem untuk menentukan permasalahan dan peluang sehingga dapat dikembangkan solusi yang layak dan benar. Salah satu metode yang menggunakan system approach adalah System Development Life Cycle (SDLC). Berikut ini adalah langkah langkah dalam siklus pengembangan suatu sistem informasi untuk membangun dan mengimplementasikan sistem informasi bisnis di suatu perusahaan dengan menggunakan SDLC merujuk pada pendapat O’Brien:

Investigasi Sistem Produk : Studi Kelayakan Memahami masalah atau peluang binis Mengembangkan solusi sistem informasi

Implementasi Sistem Produk : Sistem Operasional Implementasikan Solusi sistem informasi 1. Investigasi Sistem Investigasi sistem merupakan langkah pertama dalam proses pengembangan sistem informasi. Pada tahap ini perusahaan perlu memahami masalah atau bahkan peluang bisnis dan prioritas perusahaan. Perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan teknologi agar bisa menyediakan solusi sistem informasi yang sesuai dengan prioritas yang telah ditetapkan. Setelah prioritas ditentukan, perlu dilakukan studi kelayakan yang merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh end user, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat, dan kelayakan proyek yang diusulkan. Kelayakan yang dikaji bukan hanya sekedar penghematan biaya atau ketersediaan hardware dan software. Studi kelayakan juga harus memperhatikan seluruh faktor-faktor baik kelayakan organisasional, ekonomi, teknis, maupun operasional. 2. Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Selain itu analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem. Pada tahap ini dilakukan analisis mengenai informasi terhadap karyawan, pelanggan, dan pemilik kepentingan bisnis lainya. Lalu pada tahap ini juga dilakukan tahap pengembangan persyaratan fungsional sistem yang dapat memenuhi prioritas bisnis dan kebutuhan semua pemilik kepentingan. Fungsi analisis sitem yaitu, mengidentifikasikan masalah-masalah dari user, menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan user, memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah dan merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permintaan user 3. Design Sistem Desain system adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan rekomendasi hasil analisis system.Dalm tahap desain,tim kerja desain harus merancang dalam berebagai kertas kerja mengenai spesifikasi yang dimaksud.Kerta kerja dimaksud memuat berbagai uraian mengenai input,proses,dan output dari system yang diusulkan.Merupakan tahap dilakukan pengembangan terhadap spesifikasi dari lima elemen yang terlibat kolaborasi dalam sistem informasi yaitu software, hardware, netware, dataware, dan brainware yang nantinya akan dapat memenuhi syarat yang ditentukan dalam proposal sistem informasi bisnis perusahaan, pada tahap ini mulai dikembangkan model yang logis dari sistem yang baru. Pada tahap ini dapat dilakukan pendekatan prototyping untuk ujicoba working model. 4. Implementasi Sistem Pada tahap ini mulai dikembangkan hardware dan software, lalu dilakukan uji sistem dan melatih orang-orang untuk mengoprasikan dan menggunakannya. Selain itu pada tahap ini dilakukan perubahan ke sistem bisnis yang baru. Lalu pada tahap ini dilakukan pengelolaan terhadap akibat dari perubahan sistem pada pengguna akhir. 5. Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan Sistem adalah suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang dilakukan untuk menjaga suatu sistem dalam, atau memperbaikinya sampai, suatu kondisi yang bisa diterima. Sistem perlu dipelihara karena beberapa hal, yaitu : sistem memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga kesalahan-kesalahan sistem perlu diperbaiki, sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem, sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar (perubahan bisnis), sistem terinfeksi malware aktif, sistem berkas corrupt serta perangkat keras melemah. Pada tahap ini mulai dilakukan evaluasi, pengawasan dan modifikasi terhadap pelaksanaan sistem informasi bisnis sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Ada beberapa model yang cukup banyak digunakan untuk menerapkan SDLC namun yang cukup populer adalah: waterfall, spirall, prototyping, incremental, dan lain lain (Yulia, 2010) b. Model Prototyping Prototipe adalah suatu sistem potensial yang disediakan bagi pengembang dan calon pengguna yang dapat memberikan gambaran bagaimana kira-kira sistem tersebut akan berfungsi bila telah disusun dalam bentuk yang lengkap, dimana prosesnya disebut dengan prototyping. Proses pengembangan sistem sering kali mengambil format atau mencakup pendekatan prototipe. Pembuatan prototipe adalah pengembangan cepat dan pengujian terhadap model kerja dari aplikasi baru dalam proses yang interaktif dan berulang-ulang yang bisa digunakan oleh ahli sistem informasi dan praktisi bisnis. Prototyping berada pada tahap design dari langkah langkah dalam siklus pengembangan suatu sistem informasi digunakan untuk membantu pengembang sistem informasi dalam membentuk model dari perangkat lunak yang akan dibuat, dengan membuat model dapat diketahui kebutuhan pengguna yang mungkin saja sulit untuk ditentukan . Sebelum pengguna menentukan bahwa kebutuhannya telah dapat ditangkap secara lengkap oleh pembuat sistem informasi maka biasanya dibuat beberapa kali perubahan model yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Model prototipe yang dibuat tersebut dapat berupa : Bentuk prototype di atas kertas dengan skema yang menggambarkan interaksi antara pengguna yang mungkin terjadi.Working prototype, model implementasi dari sebagian fungsi yang nanti akan digunakan dari yang ditawarkan perangkat lunak.Model yang menggunakan program jadi yang melakukan sebagian atau seluruh fungsi yang akan dilakukan, tapi masih ada fitur yang masih dikembangkan. Skema tahapan pengembangan sistem informasi dengan pendekatan prototyping menurut O’Brien: Identifikasi kebutuhan bisnis pemakai akhir Pengembangan prototipe sistem bisnis Siklus Pembuatan

Prototipe
 Siklus pemeliharaan

Penjelasan Tahapan-tahapan Prototyping 1. Identifikasi kebutuhan end user Pada tahap ini para pemakai akhir mengidentifikasi kebutuhan bisnis mereka dan menilai kelayakan beberapa alternatif solusi sistem informasi. Pengguna sistem informasi dan vendor mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat beserta alternatif solusi sistem. 2. Membangun prototipe business system Pada tahap ini para pemakai akhir atau pakar sistem informasi menggunakan alat pengembangan aplikasi untuk secara interaktif mendesain dan menguji prototipe berbagai komponen sistem informasi yang memenuhi kebutuhan para pemakai akhir. Membangun prototyping aplikasi pengembangan dengan membuat model sebagai uji coba yang mewakili kebutuhan pengguna secara garis besar. 3. Revisi prototipe kedalam bentuk yang mendekati kebutuhan end user Model sistem bisnis diuji coba, dievaluasi dan dimodifikasi berulang-ulang hingga dapat diterima oleh pengguna dan dirasakan oleh pengguna telah sesuai dengan kebutuhan. 4. Menggunakan dan memelihara business system yang telah diterima Dalam tahap ini sistem bisnis yang telah disepakati antara pengguna dan vendor dapat dimodifikasi dengan mudah karena sebagian besar dokumentasi dari sistem telah tersimpan. Model prototipe dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan userbertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari software, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan perencanaan secara cepat. Sehingga prototyping dikenal dengan Rapid Application Development (RAD). Tujuan metode protoyping: Mengurangi waktu sebelum melihat software yang konkretMenyediakan feedback cepat dari user ke pengembangMembantu menggambarkan kebutuhan user dengan menekan kesalahan sesedikit mungkinMeningkatkan kesepahaman antara user dengan pengembang terhadap sasaran yang akan dicapai Contoh langkah langkah dalam siklus pengembangan suatu sistem informasi dengan pendekatan prototyping: ü Pembahasan atau Identifikasi kebutuhan proses bisnis Beberapa jajaran eksekutif tingkat menengah dan pelaksana PT XYZ serta beberapa ahli sistem informasi dari perusahaan penyedia layanan perancangan dan pembangunan sistem informasi melakukan rapat untuk membahas aplikasi bisnis yang akan dikembangkan di perusahaan tersebut ü Skematis Pengembangan skema prototipe secara garis besar dengan mempertimbangkan unsur unsur kebutuhan pengguna. ü Prototipe Skema yang telah dibuat dikembangkan kedalam bentuk model yang lebih sederhana, dalam hal ini vendor memilih bentuk pembuatan prototipe di atas kertas dengan gambaran sistem secara garis besar dan interaksi diantara pengguna. ü Presentasi Vendor melakukan presentasi atas business system yang akan dibuat berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna dan kaitan serta peran antar pengguna dalam sistem informasi. ü Feedback Vendor membuat ulang prototipe sesuai dengan feedback dari pengguna, kali ini vendor menggunakan prototipe dalam bentuk working prototype yaitu membuat model sederhana dari sebagian besar fungsi yang ada dalam sistem informasi yang akan dibangun ü Reiteration Pihak vendor melakukan presentasi lagi atas perbaikan rancangan sistem yang telah dibuat kembali prototipenya setelah ada penyempurnaan sebagai hasil dari feedback. ü Consultation Jajaran eksekutif menengah dan eksekutif puncak PT XYZ melakukan konsultasi dengan ahli teknologi informasi untuk menjajaki kemungkinan potensi pengembangan sistem dan standar apa yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan menerapkan sistem informasi tersebut. ü Completion Prototipe yang telah disempurnakan beberapa kali diujicoba secara lebih luas untuk proses penyelesaian pembangunan sistem informasi sehingga dapat segera diketahui kekurangan dari sistem informasi yang masih harus disempurnakan. ü Acceptance and Installation PT XYZ dan vendor sistem informasi mulai membuat kesepakatan terhadap bentuk akhir dari sistem informasi yang akan digunakan dan terakhir vendor memulai melakukan pemasangan instalasi sistem informasi pada jaringan perusahaan. Prototyping dapat digunakan sebagai suatu teknik yang efektif untuk meningkatkan proses pembangunan sistem informasi karena keunggulan yang dimiliki prototyping sebagai berikut: 1. Menurut O’Brien, prototipe dapat dilakukan untuk skala bisnis kecil dan besar. 2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan karena ada peran aktif dari pengguna dalam proses pengembangan sistem 3. Interaksi langsung antara pengguna dengan sistem informasi yang sedang dalam proses penyelesaian menghemat waktu dalam pengembangan sistem karena vendor dapat langsung menyempurnakan rancangan sistem informasi. 4. Dengan adanya proses pengulangan dan modifikasi pada tahap uji coba menggunakan prototipe penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya. Namun demikian terdapat juga kelemahan dari teknik prototyping yaitu pengguna terkadang tidak menyadari bahwa sistem yang diujicobakan adalah belum merupakan gambaran keseluruhan sistem informasi sehingga pada saat sistem telah diterapkan dapat terjadi hasil yang tidak sesuai dengan harapan sebelumnya. Untuk mendapatkan teknik prototyping yang memadai sehingga mengurangi kelemahan tersebut maka perlu dibuat teknik prototyping dimana bukan hanya pengguna akhir yang dilibatkan tetapi juga perwakilan dari pelanggan agar kekurangan sistem dapat segera dimodifikasi.

Rekayasa Piranti Lunak

Implementasi Model Sistem pada Perusahaan PT. HM Sampoerna

PT. HM Sampoerna adalah salah satu dari perusahaan rokok terbesar di Indonesia selain Gudang Garam dan Djarum. Dalam perkembangannya, operasional harian menjadi sangat rumit. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT. HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992.

PT. HM Sampoerna berharap sistem teknologi informasi ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan tak hanya dalam jangka pendek, namun juga jangka panjang. PT. HM Sampoerna memilih menggunakan ERP (enterprise resource planning) dari Oracle. Setelah menggunakan ERP, PT. HM Sampoerna mendapatkan beberapa manfaat baik dalam operasi harian maupun dalam keputusan investasi. Efisiensi dapat tercapai ketika sistem ERP diterapkan. Manfaat lainnya antara lain:

1. Cepat merespon perubahan resep rokok.

Setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen.

2. Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi persetujuan.

Keberhasilan mengimplementasikan sistem TI tak lepas dari permasalahan. TI harus direncanakan dengan hati-hati dan dilaksanakan dengan mengikuti petunjuk kesuksessan TI dari perusahaan. Beberapa langkah dalam metode SDLC (system development life cycle) untuk membeli paket software, antara lain:

1. Langkah pembelian dalam tahap definisi

• Analisis kelayakan

Langkah ini menentukan apakah rencana sistem ini ekonomis dan menguntungkan. PT. HM Sampoerna menilai apakah sistem yang dirancang lebih menguntungkan membuat atau membeli dari vendor.

· Mendefinisikan keperluan Langkah ini sangat penting pada pendekatan SDLC. SDLC menyampaikan spesifikasi secara detail apa yang harus dilakukan dari sistem pada waktu tertentu input harus diterima, input harus dijual, proses harus dilakukan, dan pelaksanaan harus meyakinkan. Mendefinisikan keperluan harus lengkap, akurat,dan detail karena akan digunakan untuk mendesain program dan dapat menentukan kualitas program. PT. HM Sampoerna memerlukan waktu beberapa tahun dalam mengumpulkan dan mengukuhkan apa yang diperlukan TI.

· Menciptakan short list dari paket Dalam membangun TI pada PT. HM Sampoerna, konsultan membantu perusahaan dalam beberapa bagian project. Perusahaan juga menggunakan internet, yellow pages, dan brosur.

· Menerapkan kriteria untuk seleksi Dalam tahap ini, baik tim bisnis dan tim TI harus dapat bekerja bersama untuk menentukan kriteria yang relevan untuk paket dan vendor yang terbaik untuk perusahaan.

· Memilih paket PT. HM Sampoerna memilih paket Oracle.

2. Tahap kontruksi 3. Tahap Implementasi

Keputusan perusahaan untuk menggunakan phasing strategy sangat tepat karena karakteristik dari PT. HM Sampoerna sebagai perusahaan yang sangat besar dengan sistem yang sangat luas dan kompleks. Karena strategi ini menggunakan waktu yang lama.

Langkah dari tahap ini adalah:

· Pemasangan Tahap pemasangan pada SDLC memerlukan rencana pemasangan, data cleanup, dan perubahan. Faktor kunci kesuksesan dari pemasangan paket sistem adalah kualitas dari vendor selama tahap ini berlangsung.

· Pelaksanaan PT. HM Sampoerna mempunyai kemudahan untuk memperoleh dukungan dari vendor ketika timbul masalah.

· Pemeliharaan PT. HM Sampoerna juga memikirkan faktor ini meskipun pemeliharaan merupakan tugas dari vendor sebelum paket diganti. Untuk mempersiapkan diri menghadapi hal yang terburuk, PT. HM Sampoerna menyusun rencana kuat yang terpisah untuk devisi TI dengan memberikan kesempatan lebih untuk para karyawan memperdalam pengetahuan tentang sistem dan keahlian TI yang lain, sehingga ini akan mengurangi ketergantungan perusahaan terhadap vendor.

Meskipun penerapan TI ini sudah direncanakan untuk jangka panjang, sebaiknya PT. HM Sampoerna selalu melakukan perubahan-perubahan kecil untuk membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan paket software baru ini. Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian terpenting dari perusahaan yang baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas pemeliharaan dari sistem TI PT. HM Sampoerna tanpa menutup kesempatan untuk melayani perusahaan lain. Untuk pelayanan yang disediakan PT. HM Sampoerna, dapat memberi harga apa yang disebut metode transfer prising sehingga perusahaan baru tersebut dapat mengatur keuangannya sendiri.