KP1422477635

ANALISA SISTEM PENGELOLAAN

ALAT TULIS KANTOR PADA

PT. AVRIST ASSURANCE

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

OLEH:

1422477635 IHSAN MAULANA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2014/2015)

LEMBAR PERSETUJUAN

ANALISA SISTEM PENGELOLAAN

ALAT TULIS KANTOR PADA

PT. AVRIST ASSURANCE

Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada

Jurusan Teknik Informatika Konsentrasi Software Engineering

STMIK Raharja Tahun Akademik 2014/2015.

Tangerang, 08 Januari 2015

Dosen Pembimbing

( Drs. Radiyanto, M.Pd )

NID. 08183

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

NIM	: 1422477635
Nama	: Ihsan Maulana
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Teknik Informatika
Konsentrasi	: Software Engineering

Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.

	Tangerang, 11 Januari 2015
	Ihsan Maulana
	NIM. 1422477635

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Dalam era perkembangan teknologi seperti sekarang ini, efisiensi waktu dan tenaga sangatlah diperlukan dalam dunia bisnis. Dalam pengelolaan sistem alat tulis kantor pada PT. Avrist Assurance masih bersifat manual baik dalam proses pemesanan,perhitungan stok, maupun laporan bulanan. Dengan demikian melalui penelitian dalam Kuliah Kerja Praktik ini akan dibuat suatu pemecahan masalah yang mampu mengatasi hal tersebut. Dalam sebuah analisis sistem Alat Tulis Kantor ini berfungsi sebagai media yang memungkinkan sebuah perbaikan sistem dalam mengadakan permintaan alat dan bahan, dan memudahkan si petugas dalam mengelola ketersediaan alat dan bahan baik dari segi perhitungan stok maupun laporan-laporan yang dibutuhkan. Berdasarkan hasil pengujian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi ini dapat memberikan kemudahan kepada petugas atau staf terkait untuk melihat stok dan memesan Alat Tulis Kantor yang dibutuhkan, sistem dapat mengetahui sisa stok Alat Tulis Kantor yang ada, sistem dapat memberikan informasi mengenai laporan transaksi yang terjadi baik penambahan maupun pengurangan stok Alat Tulis Kantor.

Kata Kunci: Analisis, Alat Tulis Kantor, Stok, Laporan

ABSTRACT

In the era of technological developments, as now, the efficiency of time and energy is needed in the business world. In the management of office stationery system at PT. Assurance Avrist still manual either in the booking process, the calculation of stock, as well as monthly reports. Thus, through research in Field Work Practice will be made a problem-solving that is able to overcome it. In an analysis of the system's Stationery Office serves as a medium that allows an improvement in the system of holding demand tools and materials, and facilitate the clerk to manage the availability of tools and materials stocks in terms of both calculation and reports required. Based on the test results it can be concluded that the information system is to provide convenience to the officer or the staff concerned to see the stock and ordering Stationery Office required, the system can determine the remaining stock of existing Stationery Office, the system can provide information about the transactions made in reporting the addition and reduction of stock Stationery Office.

Keywords : Analysis, Office Stationery, Stock, Report

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya, sehingga laporan Kuliah Kerja Praktek Penulis dapat berjalan dengan baik dan selesai dengan semestinya. Adapun judul yang diambil adalah “ANALISA SISTEM PENGELOLAAN ALAT TULIS KANTOR PADA PT. AVRIST ASSURANCE” .

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan, dikarenakan keterbatasan kemampuan penulis dalam mendapatkan berbagai sumber yang menjadi bahan acuan dalam penyusunan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun agar dapat lebih bermanfaaat pada masa yang akan datang.

Namun demikian berkat adanya bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak, akhirnya Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini,antara lain :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja dan juga sebagai Dosen Pembimbing yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
2. Bapak Drs. PO. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
3. Bapak Junaidi, M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika Perguruan Tinggi Raharja.
4. Bapak Drs. Radiyanto, M.Pd selaku pembimbing yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu dan memberikan bimbingan serta pengarahan kepada penulis.
5. Bapak Yayat Riyatno selaku pembimbing lapangan Kuliah Kerja Praktek, terima kasih atas pengarahan dan saran-sarannya yang telah memberikan banyak ilmunya selama penulis menjalani Kuliah Kerja Praktek.
6. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan banyak ilmu pengetahuan yang memperluas wawasan penulis.
7. Kedua orang tua, kaka, adik dan saudara keluarga yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.
8. Dan semua rekan-rekan mahasiswa/i yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.

Akhir kata, besar harapan penulis mudah-mudahan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan menambah pengetahuan bagi pembaca sekalian.

	Tangerang, 11 Januari 2014
	Ihsan Maulana
	NIM. 1422477635

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Struktur Organisasi

Gambar 3.2. Use Case Diagram

Gambar 3.3. Sequence Diagram Permintaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Gambar 3.4. Sequence Diagram Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Gambar 3.5. Sequence Diagram Laporan Pengelolaan Alat Tulis Kantor

Gambar 3.6. Activity Diagram Permintaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Gambar 3.7. Activity Diagram Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Gambar 3.8. Activity Diagram Laporan Pengeloaan Alat Tulis Kantor (ATK)

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pada era globalisasi saat ini perkembangan teknologi informasi sangat berkembang pesat pengaruhnya. Dalam kehidupan sehari-hari pun semua serba terkomputerisasi. Seperti di bidang pendidikan, bidang bisnis, dan lain-lain yang telah menggunakan sistem komputerisasi. Dengan adanya sistem terkomputerisasi ini diharapkan dapat membantu dalam mempermudah kita dalam berbagai aspek kehidupan pada saat ini.

Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat dan pesat pada saat ini, sebagian banyak dari aspek pekerjaan berusaha untuk membuat suatu sistem informasi yang baik dan mudah agar dapat dimanfaatkan sebagai langkah dalam membantu pekerjaan. Terdapatnya jaringan yang luas dan mudah diakses juga merupakan salah satu langkah untuk mendapatkan informasi yang mudah dan cepat. Dengan adanya perkembangan teknologi saat inilah, oleh sebab itu setiap perusahaan ingin dapat mengubah sebuah sistem yang lama ke sistem yang baru agar dapat mengikuti perkembangan teknologi saat ini serta mendapatkan manfaat yang lebih dari system yang baru.

Pengaruh perkembangan teknologi yang sangat pesat salah satunya dalam dunia bisnis yaitu sistem yang terkomputerisasi. Efektitas pada pekerjaan merupakan bentuk dari pengaruh sistem yang terkomputerisasi. Sistem yang telah terkomputerisasi merupakan sebuah langkah dalam mempermudah dalam pengelolaan data secara tepat dalam dunia pekerjaan. Selain itu data – data yang telah terkomputerisasi dapat terjaga serta tersimpan dengan baik dan tersusun rapih sehingga lebih baik dari sebuah system yang dilakukan secara manual. Oleh sebab itu penyimpanan yang dilakukan secara manual dapat berisiko dari hal kelalaian.

Dalam hal ini PT. Avrist Assurance yang merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Asuransi. Tentunya memiliki sebuah pengelolaan alat tulis kantor dalam memenuhi kebutuhan karyawannya. Dalam pendokumentasian dalam pengelolaan alat tulis kantor tersebut masih belum memiliki sebuah system yang efektif yaitu pendataan dalam pelaporannya masih secara manual tanpa terkomputerisasi, sehingga masih memiliki menimbulkan kendala dalam kinerja sebuah pendokumentasian dalam pengelolat alat tulis kantor. Seperti dalam pengolahan data-data barang alat alat tulis kantor masih menggunakan proses manual, Penyajian laporan sering terlambat, Permintaan barang yang diperlukan untuk kegiatan operasional tidak tepat waktu. Hal tersebut dirasakan masih kurang mengakomodasi dalam kepentingan perusahaan. Berdasarkan permasalahan-permasalahan di atas penulis mengambil judul ”Analisa Sistem Pengelolan Alat Tulis Kantor pada PT. AVRIST ASSURANCE“ untuk jadi penelitian Kuliah Kerja Praktek (KKP).

Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas, dapat ditarik beberapa rumusan permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem pengelolaan Alat Tulis Kantor yang sedang berjalan saat ini pada PT. Avrist Assurance?

2. Bagaimana proses pengolahan data dalam pengelolan Alat Tulis Kantor pada PT. Avrist Assurance agar berjalan secara efektif dan efisien?

3. Apakah proses laporan pengelolan Alat Tulis Kantor yang berjalan selama ini dapat dibuat secara cepat dan akurat?

Ruang Lingkup Penelitian

Untuk mempermudah penulisan laporan kuliah kerja praktek ini dan agar lebih terarah dan berjalan dengan baik, maka perlu dibuat suatu batasan masalah. Adapun penulis membatasi ruang lingkup penulisan KKP ini pada proses pengelolan Alat Tulis Kantor yang meliputi:

1. Pendataan pengelolan Alat Tulis Kantor yang sudah ada (Keberadaan,Jumlah, dan lain-lain).

2. Pengadaan Alat Tulis Kantor

3. Penggunaan Alat Tulis Kantor.

4. Laporan bulanan dalam mengenai transaksi pengadaan, peminjaman, pengembalian, serta penggunaan alat tulis kantor.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adanya tujuan penelitan adalah untuk menentukan arah dari suatu penelitian. Tujuan merinci apa saja yang ingin diketahui, sehingga jika permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai. Dan dalam menentukan tujuan penelitian juga harus disesuaikan dengan rumusan masalah yang ada.

Dalam penulisan laporan ini, penulis membagi tujuan dalam (3) tiga kriteria yaitu :

1. Tujuan operasional

Tujuan Operasional dari penelitian ini adalah

1. Mengetahui bagaimana sistem pengelolaan Alat Tulis Kantor yang sedang berjalan saat ini.

2. Mengetahui bagaimana proses pengelolaan Alat Tulis Kantor.

3. Mengetahui apakah proses laporan pengelolaan Alat Tulis Kantor yang berjalan dapat dibuat secara cepat dan akurat.

2. Tujuan fungsional

Tujuan fungsional dari penelitian ini yaitu

1. Mampu menganalisa sistem manajemen pengelolaan Alat Tulis Kantor yang sedang berjalan.

2. Mampu menganalisa proses pembuatan laporan pengelolaan Alat Tulis Kantor pada PT. Avrist Assurance.

3. Tujuan individual

Tujuan Individual adalah .

1. Menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah pada dunia kerja.

2. Menambah pengalaman secara langsung bagi penulis, agar siap menghadapi dunia kerja nantinya.

3. Sebagai syarat bagi penulis untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi nantinya.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama belajar di perguruan tinggi raharja dengan membuat laporan secara sistematis.

2. Untuk mendapatkan informasi yang akurat serta hasil yang efektif dan efisien dari prosedur pengelolaan Alat Tulis Kantor.

3. Mengetahui kendala-kendala pada sistem pengelolaan Alat Tulis Kantor pada PT. Avrist Assurance.

Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam pembuatan Laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek) menggunakan metode sebagai berikut:

1.Metode Observasi (Pengamatan)

Peneliti telah melakukan pengamatan secara langsung terhadap proses pengelolaan Alat Tulis Kantor yang berjalan pada PT. Avrist Assurance. Kemudian dari pengamatan yang telah dilakukan, peneliti dapat mengumpulkan data sebagai sumber informasi dalam hal membantu menganalisa dalam rangka pembangunan sistem tersebut.

2.Metode Wawancara

Metode ini dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab dengan seorang atau beberapa narasumber secara langsung pada perusahaan tempat KKP berlangsung. Metode ini dilakukan guna memperoleh data yang lebih detail serta memperkuat data sebelumnya saat melakukan pengamatan secara langsung.

3.Metode Pustaka

Metode ini berfungsi untuk mendapatkan informasi serta data dari beberapa sumber (literatur) atau buku untuk kebutuhan penganalisaan dan perancangan yang terkait dengan laporan ini.

Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan dalam membuat penulisan laporan dan pembahasanya secara sistematis, maka penulisan laporan KKP ini terdiri dari beberapa sub bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang informasi umum, yaitu latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, waktu dan tempat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penelitian.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan beberapa definisi yang sesuai dengan penelitian dan beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini berisikan gambaran dan sejarah singkat PT. Avrist Assurance, struktur organisasi, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, analisa proses, UML (Unified Modelling Language) sistem yang berjalan, serta alternatif pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Bab ini Berisikan kesimpulan dan saran dari hasil laporan KKP.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Untuk mendukung pembuatan laporan ini, maka perlu dikemukakan hal-hal atau teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan dan ruang lingkup pembahasan sebagai landasan dalam pembuatan laporan ini.

Teori Umum

Konsep Dasar Analisis Sistem

1. Definisi Analisis Sistem

Menurut Yakub (2012:142), Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada, dengan menganalisa jabatan dan uraian tugas (business users), proses bisnis (business prosess), ketentuan atau aturan (business rule), masalah dan mencari solusinya (business problem and business soulution), dan rencana-rencana perusahaan (business plan).

Menurut Mulyato (2009:125), Analisa sistem adalah teori sistem umum yang sebagai sebuah landasan konseptual yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang/mennganti output yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain (biasa jadi lebih sederhana dan lebih interatif) atau melakukan beberapa perbaikan serupa.

Menurut McLeod (2012:8), Analisis sistem adalah penelitian terhadap sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaharui sistem yang telah ada tersebut.

Menurut Andi (2010:27), “Analisa sistem adalah sebuah sebuah proses penelaahan sebuah sistem informasi dan membaginya ke dalam komponen-komponen penyusunnya untuk kemudian dilakukan penelitian sehingga diketahui permasalahan-permasalahan serta kebutuhan-kebutuhan yang akan timbul, sehingga dapat dilaporkan secara lengkap serta diusulkan perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut”.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli dapat saya simpulkan bahwa analisis sitem merupakan suatu tahapan prosess sebuah sistem secara umum menjadi landasan konseptual yang mempunyai tujuan kemudian untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam suatu sistem tertentu.

2. Tahap-tahap Analisis Sistem

Menurut Mulyanto (2009:126), Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tahapan ini bisa merupakan tahap yang mudah jika klien sangat paham dengan masalah yang dihadapi dalam organisasinya dan tahu betul fungsionalitas dari sistem informasi yang akan dibuat. Tetapi tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika client tidak bisa mengidentifikasi kebutuhannya atau tertutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail-detail proses bisnisnya.

Menurut Mulyanto (2009:129), Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem, diantaranya adalah:

1. Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analysis, yaitu melakukan analisa terhadap sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu.

Menurut Wahana Komputer(2010:27), Pada analisa sistem dikenal beberapa tahap yaitu :

a. Identifikasi masalah yang ada pada sistem informasi tersebut.

b. Memahami cara kerja sistem.

c. Melakukan analisa.

d. Melaporkan hasil analisa sistem.

3. Fungsi Analisis Sistem

Adapun fungsi analisa sistem adalah sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi masalah–masalah kebutuhan pemakai (user).
2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
3. Memilih alternatif–alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat.
4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya. Pada tugas atau fungsi terakhir dari analisa sistem menerapkan rencana rancangan sistemnya yang telah disetujui oleh pemakai.

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Mustakini (2009:34),Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu

Mendefinisikan sistem secara umum sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu sebagai satu kesatuan.(Agus Mulyanto, 2009:1)

Mendefinisikan sistem dalam bidang sistem informasi sebagai “sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama, untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima proses input serta menghasilkan input dalam proses transformasi yang teratur”.

Menurut Jogiyanto (2012),Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu.

Menurut Raymond McLeod (2012),Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan.

Menurut Tata Sutabri (2012:16),Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung sama lain, dan terpadu.

Dengan demikian pengertian sistem dapat disimpulkan sebagai suatu prosedur yang saling berhubungan satu sama lain dimana dalam sebuah sistem terdapat suatu masukan, proses dan keluaran, untuk mencapai tujuan yang diharapkan.(Agus Mulyanto, 2009:2).

Karakteristik Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:20),sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (Components System)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem (Boundary System)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment System)

Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebutdisebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface System)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input System)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Pengolahan Sistem (Processing System)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

7. Keluaran Sistem (Output System)

Hasil energi diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukanbagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsitem lain.

8. Sasaran Sistem (Objective) dan tujuan (Goals)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidakmemiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiapkasus yang terjadi dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya, (Tata Sutabri, 2012:22)

1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, dan sistem persediaan barang.

2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine system. Misalnya sistem informasi berbasis komputer.

3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sebagai contoh adalah hasil pertadingan sepak bola. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya kematian seseorang.

4. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak di luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi pada kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Contohnya adalah sistem adat masyarakat Baduy. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Misalnya sistem musyawarah.

(Tata Sutabri, 2012:22), Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem Alami (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alami adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami (natural) tanpa campur tangan manusia, sedangkan sistem buatan manusia adalah sebagai hasil kerja manusia. Contoh sistem alami adalah sistem tata surya yang terdiri dari atas sekumpulan planet,gugus bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat berupa sistem komponen yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan manusia.

3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probalistic System)

Sistem tertentu adalah suatu sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sedangkan sistem tidak tentu (probalisticsystem) sistem tingkah lakunya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probalitas. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi yang dirancang dan dikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur yang jelas dan terstruktur.

4. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Sebaliknya, sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

Konsep Dasar Informasi

Definisi Data

Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau item. Menurut McLeod dalam bukunya Yakub (Yakub,2012:5), “ Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai”. Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

1. Teks, adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing masing item secara individual misalnya, artikel koran, majalah dan lain-lain.
2. Data yang terformat, adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.
3. Citra (image), adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa, grafik, foto, hasil rontgen, dan tanda tangan.
4. Audio, adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrumen musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.
5. Video, adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.

Menurut McLeod dalam bukunya Yakub(Yakub,2012:8), “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, informasi disebut juga data yang diproses atau data yang memiliki arti”.

Menurut Maimunah dalam jurnal CCIT (2012:284), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan.

Kualitas Informasi

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, diantaranya yaitu (Agus Mulyanto, 2009 : 247) :
a. Akurasi ( Accuracy )

Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:

1. Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
2. Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.
3. Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama.

b. Tepat Waktu ( Timeliness )

Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut.

c. Relevansi ( Relevancy )

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.

Nilai Informasi

Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. (Agus Mulyanto, 2009 : 247)

Menurut Gordon B. Davis dalam Sutarman(2012:14), Nilai Informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.

Teori Khusus

Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)

Definisi UML (Unified Modeling Language)

Menurut Widodo (2011:6), “UML adalah bahasa pemodelan standar yang memiliki sintak dan semantik".

Menurut Nugroho (2010:6), "UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek)." Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

Menurut Henderi (2009:5), "UML adalah sebuah bahasa pemodelan yang telah menjadi standar dalam industri software untuk visualisasi, merancang, dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak".

Menurut Heriawati (2011:10), bahwa beberapa literature menyebutkan bahwa Unified Modeling Language (UML) menyediakan Sembilan diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapadiagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagramperwaktuan digabung menjadi diagram interaksi.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa UML merupakan sebuah bahasa berdasarkan grafik(gambar) untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis OOP (Object Oriented Programming).

Langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML)

Menurut Henderi (2008:6), langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) sebagai berikut:

1. Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
2. Petakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints, dan catatan-catatan lain.
3. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.
4. Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.
5. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram
6. Definisikan obyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence dan/atau collaboration untuk tiap alur pekerjaan, jika sebuah use case memiliki kemungkinan alur normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alur.
7. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antar muka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.
8. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domain dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.
9. Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Juga, definisikan test integrasi untuk setiap komponen bereaksi dengan baik
10. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan dan sebagainya. Petakan komponen ke dalam node.
11. Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang tepat digunakan:
a). Pendekatan use case dengan meng-assign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit kode yang lengkap dengan test.
b). Pendekatan komponen yaitu meng-assign setiap komponen kepada tim pengembang tertentu.

Konsep Permodelan Menggunakan UML

Menurut Nugroho (2010:10), Sesungguhnya tidak ada batasan yag tegas diantara berbagai konsep dan konstruksi dalam UML,tetapi untuk menyederhanakannya, kita membagi sejumlah besar konsep dan dalam UML menjadi beberapa view. Suatu view sendiri pada dasarnya merupakan sejumlah konstruksi pemodelan UML yang merepresentasikan suatu aspek tertentu dari sistem atau perangkat lunak yang sedang kita kembangkan. Pada peringkat paling atas, view-view sesungguhnya dapat dibagi menjadi tiga area utama, yaitu klasifikasi struktural (structural classification), perilaku dinamis (dinamic behaviour), serta pengolahan atau manajemen model (model management).

Bangunan Dasar Metodologi Unified Modelling Language (UML)

Menurut Nugroho (2010:117), bangunan dasar metodologi UML menggunakan dua bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan, yaitu:

1. Sesuatu (things)



Ada 4 (empat) things dalam UML, yaitu:

a). Structural Things

Merupakan bagian yang relatif statis dalam model Unified Modeling Language (UML). Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.

b). Behavioral Things

Merupakan bagian yang dinamis pada model Unified Modeling Language (UML), biasanya merupakan kata kerja dari model Unified Modeling Language (UML), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.

c). Grouping Things

Merupakan bagian pengorganisasi dalam Unified Modeling Language (UML). Dalam penggambaran model yang rumit kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat didekomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.

d). Annotational Things

Merupakan bagian yang memperjelas model Unified Modeling Language (UML) dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemen dalam model Unified Modeling Language (UML).

2. Relasi (Relationship)



Ada 4 (empat) macam relationship dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu:

a). Ketergantungan (Dependention)

Merupakan hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (dependent).

b). Asosiasi (Association)

Merupakan apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya, bagaimana hubungan suatu objek dengan objek lainnya. Suatu bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.

c). Generalisasi (Generalization)

Merupakan hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada diatasnya objek induk (ancestor).Arah dari atas ke bawah dari objek induk ke objek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan sebaliknya dari arah bawah ke atas dinamakan generalisasi.

d). Realisasi (Realization)

Merupakan operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek.

Diagram-diagram Unified Modeling Language (UML)

Berikut ini adalah diagram UML menurut Henderi (2010:6) yaitu:

1. Use Case Diagram

Use Case Diagram secara grafis menggambarkan, interaksi secara sistem, sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain use case diagram secara grafis mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna (user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu. Use case secara naratif digunakan untuk secara tekstual menggambarkan sekuensi langkah-langkah dari tiap interaksi.

2. Class Diagram

Menggambarkan struktur object sistem. Diagram ini menunjukan class diagram yang menyusun sistem dan hubungan antara class object tersebut.

3. Sequence Diagram

Secara grafis menggambarkan bagaimana object berinteraksi satu sama lain melalui pesan pada sekuensi sebuah use case atau operasi.

4. State Chart Diagram

Digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek dari satu state ke state yang lain.

5. Activity Diagram

Secara grafis untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity Diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut.

Pengertian Pengelolaan

Dalam pengertian tentang sebuah pengelolan atau manajemen mempunyai arti yang sangat luas, dapat berarti proses, seni, ataupun ilmu. Dikatakan proses karena manajemen terdapat beberapa tahapan untuk mencapai tujuan, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Dikatakan seni karena manajemen merupakan suatu cara atau alat untuk seorang manajer dalam mencapai tujuan. Dimana penerapan dan penggunaannya tergantung pada masing-masing manajer yang sebagian besar dipengaruhi oleh kondisi dan pembawaan manajer. Dikatakan ilmu karena manajemen dapat dipelajari dan dikaji kebenarannya (Athoillah, 2010).

Definisi manajemen menurut beberapa ahli diantaranya adalah sebagai berikut:

Menurut Appley dan Oey Liang Lee (2010:16) manajemen adalah seni dan ilmu, dalam manajemen terdapat strategi memanfaatkan tenaga dan pikiran orang lain untuk melaksanakan suatu aktifitas yang diarahkan pada pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam manajemen terdapat teknik-teknik yang kaya dengan nilai-nilai estetika kepemimpinan dalam mengarahkan, memengaruhi, mengawasi, mengorganisasikan semua komponen yang saling menunjang untuk tercapainya tujuan yang dimaksudkan.

Sedangkan menurut G.R. Terry (2010:16)menjelaskan bahwa manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian untuk menentukan serta mencapai tujuan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

Jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan melalui pemanfaatan sumber daya dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu (Athoillah, 2010).

Definisi Alat Tulis Kantor

Menurut The Georgia Archives dalam Badri Munir Sukoco (Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007), dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO on Records Managerment – ISO 15489) mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelolan sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreedsheets, database, gambar, dan data suara.

Menurut Deserno dan Kynaston dalam Badri Munir Sukoco (Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007), sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

Menurut Odgers dalam Badri Munir Sukoco (Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007), mendefensikan menajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

Menurut The Liang Gie dalam Buku Ida Nuraida (Manajemen Administrasi Perkantoran, 2008), dalam pelaksanaan tata usaha pada semua kantor banyak sekali dipergunakan kertas dan peralatan tulis yang beraneka ragam. Oleh karena itu, tata usaha disebut juga pekerjaan tulis-menulis. Dengan pekerjaan tulis-menulis yang mencakup kegiatan mencatat berbagai informasi tertulis pada lembaran kertas maka muncul warkat atau dalam bahasa inggris dinamakan records.

Dengan menyimpan warkat/record maka terdapat pusat ingatan dan sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi tersebut. Berbagai keterangan yang disimpan di dalam warkat mempunyai kegunaan yang penting, yaitu sebagai bahan penilaian atau penyusunan program pengembangan bagi organisasi yang bersangkutan. Sebuah moto berbunyi: People forget, records remember (orang bisa lupa, warkat selalu ingat). Untuk disimpan, sebuah warkat harus memenuhi beberapa kriteria nilai. Nilai-nilai tersebut tercakup dalam sebuah istilah yang disebut ALFRED. ALFRED merupakan kependekan dari :

A : Administrative value (nilai administrasi)

L : Legal value (nilai hukum)

F : Fiscal value (nilai dibidang keuangan)

R : Research value (nilai penilitian)

E : Educational value (nilai pendidikan)

D : Documentary value (nilai dokumentasi)

Berikut ini adlaah pengertian warkat, arsip, dan pengarsipan menurut The Liang Gie :

1. Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan menenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu mengingatnya.
2. Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
3. Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi.

Konsep Dasar Literature Review

1. Definisi Literature Review

Menurut sumber yang diambil dari presentasi Bapak Yudi Agusta, PhD tahun 2007 mengenai Metode Penelitian : “Literature Review is a critical analysis of the research conducted on a particular topic or question in the field of science” yang artinya Literature Review merupakan analisa kritis dari penelitian yang sedang dilakukan terhadap topik khusus atau berupa pertanyaan terhadap suatu bagian dari keilmuan. Literature Review membantu kita dalam menysusun kerangka berfikir yang sesuai dengan teori, temuan, maupun hasil penelitian sebelumnya dalam menyelesaikan rumusan masalah pada penelitian yang kita buat.

Menurut Hasibuan, Literatur review berisi uraian tentang teori, temuan dan bahan penelitian lain yang diperoleh dari bahan acuan untuk dijadikan landasan kegiatan penelitian. Uraian dalam literatur review ini diarahkan untuk menyusun kerangka pemikiran yang jelas tentang pemecahan masalah yang sudah diuraikan dalam sebelumnya pada perumusan masalah. Literatur review berisi ulasan, rangkuman, dan pemikiran penulis tentang beberapa sumber pustaka (dapat berupa artikel, buku, slide, informasi dari internet, dan lain-lain) tentang topik yang dibahas, dan biasanya ditempatkan pada bab awal. Hasil-hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti lain dapat juga dimasukkan sebagai pembanding dari hasil penelitian yang akan dicobakan disini. Semua pernyataan dan/atau hasil penelitian yang bukan berasal dari penulis harus disebutkan sumbernya, dan tatacara mengacu sumber pustaka mengikuti kaidah yang ditetapkan. Suatu literatur review yang baik haruslah bersifat relevan, mutakhir (tiga tahun terakhir), dan memadai.

2. Jenis – Jenis Penelitian

Dalam membuat sebuah literatur review, langkah-langkah yang harus dilakukan yaitu :

1. Formulasi permasalahan

Penulis memilih topic yang sesuai dan menarik. Selain itu, permasalahan yang diangkat harus ditulis dengan lengkap dan tepat.

2. Mencari literatur

Literature yag dicari harus relevan dengan penelitian. Sehingga membantu kita untuk mendapatkan gambaran (overview) dari suatu topic penelitian. Sumber-sumber penelitian tersebut akan sangat membantu bila didukung dengan pengetahuan tentang topik yang akan dikaji. Karena sumber-sumber tersebut akan memberikan berbagai macam gambaran tentang ringkasan dari beberapa penelitian terdahulu.

3. Evaluasi data

Melihat dari literature yang ada, apa saja yang menjadi kontribusi tentang topik yang dibahas. Penulis harus mencari dan menemukan sumber data yang sesuai dengan kebutuhan penelitian. Data bisa berupa data kualitatif, data kuantitatif maupun kombinasi dari keduanya.

4. Menganalisis dan Menginterpretasikan

Mendiskusikan dan meringkas literature yang sudah ada. Untuk merivew sebuah literatur kita bisa melakukannya dengan beberapa cara, antara lain:


a) Mencari kesamaan (Compare)

b) Mencari ketidaksamaan (Contrast)

c) Memberikan pandangan (Criticize)

d) Membandingkan (Synthesize)

e) Meringkas (Summarize)




Dalam melakukan literature review, ada banyak sumber yang bisa kita gunakan. Sumber-sumber tersebut, antara lain :

Paper yang dipublikasikan dalam jurnal nasional dan internasional baik dari pihak pemerintah, perguruan tinggi maupun swasta.

Tesis merupakan penulisan ilmiah yang sifatnya mendalam dan mengungkapkan suatu pengetahuan baru yang diperoleh melalui penelitian. Tesis biasanya ditulis oleh mahasiswa pasacasarjana (S2) yang ingin mengambil gelar master.

Disertasi merupakan penulisan ilmiah tingkat tinggi yang biasanya ditulis untuk mendapatkan gelar doktor falasafah (Ph.D). disertasi berisi fakta berupa penemuan dari penulis itu sendiri berdasarkan metode dan analisis yang dapat dipertahankan kebenerannya.

Jurnal maupun hasil-hasil konferensi. Jurnal biasanya digunakan sebagai bahan sitiran utama dalam penelitian karena jurnal memuat suatu informasi baru yang bersifat spesifik dan terfokus pada pemecahan masalah pada suatu topic penelitian.

Bagaimana menulis acuan dan daftar pustaka?

Cara penulisan daftar pustaka sebagai berikut:
Tulis nama pengarang (nama pengarang bagian belakang ditulis terlebih dahulu, baru nama depan)
Tulislah tahun terbit buku. Setelah tahun terbit diberi tanda titik (.)
Tulislah judul buku (dengan diberi garis bawah atau cetak miring). Setelah judul buku diberi tanda titik (.).
Tulislah kota terbit dan nama penerbitnya. Diantara kedua bagian itu diberi tanda titik dua (:). Setelah nama penerbit diberi tanda titik.
Apabila digunakan dua sumber pustaka atau lebih yang sama pengarangnya, maka sumber dirulis dari buku yang lebih dahulu terbit, baru buku yang terbit kemudian. Di antara kedua sumber pustaka itu dibutuhkan tanda garis panjang.
Contoh penulisan daftar pustaka menurut sumber yang dipakai :
Buku
Contoh 1 Buku edisi pertama :
D. Sarunyagate, Lasers, New York: McGraw Hill, 1996.
Contoh 2 Buku edisi ketiga dan mengutip halaman 126 sampai dengan 230 :
V.Hill, The Structure of Metals, 3rd ed., Oxford: Pergamon Press, 1998,pp 126-230
Contoh 3 Buku yang ditulis oleh institusi atau asosiasi :
Austroads, Rural Road Design: Guide to the Geometric Design of Rural Roads, Sdyney: Austroads, 1999.
2. Paper Jurnal
K.P Dabke and K. M. Thomas, “Expert system guidance for library user,” Library Hi tech,vol. 10, (1-2), pp. 53-60, 1992.
3. Paper dari Konperensi, Seminar dan Simposium
Cookson and B. O. Pedersen, “Thermal measurements in a 1200kV gasinsulated transmission line,” in Seventh IEEE Power Engineering Society Transmission and Distribution Conference and Exposition, 1979, pp. 163-167.
4. Tesis atau Disertasi
S.Birch,”Dolpin-human interaction effects:frequency mediated psychophysiological responses in biological systems,” doctoral dissertation, Dept. Electrical and Computer Systems Engineering, Monash University, Victoria,Australia,1997.
5. Website
Contoh 1 website pemerintah kabupaten Cianjur (tidak mengacu pada halaman tertentu di website tersebut :
Pemerintah Kabupaten Cianjur. (undated). [Online]. Viewed 2011 September 30. Available: http://www.cianjurkab.go.id
Contoh 2 halaman tertentu dari website wikipedia :
Wikipedia. (undated). Sistem Diteksi Intrusi. [Online]. Viewed 2011 September 21. Available: http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem deteksi intrusi
6. Buku Online
J.Jones. (1991). Networks. (2nd ed) [Online]. Available: http://www.atm.com
7. Buku Jurnal Online
A. Ansari. (1999, Dec.). Langevin modes of analysis of myoglobin.Journal of Chemical Physics. [Online]. 110 (3), pp 210 – 234.

Literature Review

Metode study pustaka dilakukan untuk menunjang metode wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi yang dibutuhkan dalam mencari referensi-referensi yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan. Manfaat dari study pustaka (Literature Review) ini antara lain :

1. Mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps) dari penelitian ini.
2. Menghindari membuat ulang (reinventing the wheel) sehingga banyak menghemat waktu dan juga menghindari kesalahan- kesalahan yang pernah dilakukan oleh orang lain.
3. Mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan dan yang relevan terhadap penelitian ini.
4. Meneruskan apa yang penelitian sebelumnya telah dicapai sehingga dengan adanya studi pustaka ini, penelitian yang akan dilakukan dapat membangun di atas landasan (platform) dari pengetahuan atau ide yang sudah ada.

Banyak penelitian yang sebelumnya dilakukan mengenai analisa alat tulis kantor yang efisien serta penelitian lain yang berkaitan. Dalam upaya mengembangkan dan menyempurnakan analisa alat tulis kantor ini perlu dilakukan studi pustaka(literature review) sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Diantaranya yaitu:

1. Penelitian yang dilakukan oleh Azizah Asri Kurniasari pada tahun 2010 dengan judul “Aplikasi Sistem Inventori Gudang Berbasis Web Studi Kasus Perusahaan Distributor Farmasi PT.Bandung Perdana Medikatama” Menjelaskan bahwa pengelolaan data inventori gudang di PT. Bandung Perdana Medikatama masih manual, artinya dari segi pencatatan dan pengelolaannya masih menggunakan selembar kertas berupa kartu persediaan. Sebagai perusahaan distributor dengan multi cabang, pelaporan dari kantor cabang ke kantor pusat dilakukan dengan cara menyalin data inventori dari kartu tersebut ke dalam Microsoft Office Excel. Setiap hari laporan dalam format Excel tersebut harus dikirim ke pihak kantor pusat via email. Sistem tersebut menjadikan pihak kantor pusat tidak dapat mengetahui data inventori masing-masing kantor cabang dengan cepat. PT. Bandung Perdana Medikatama telah terhubung jaringan Internet. Pemanfaatan Teknologi Informasi dapat dimaksimalkan dengan membangun aplikasi sistem inventori gudang berbasis web yang dapat diakses oleh pihak kantor pusat dan kantor cabang.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Desi Hestya Nugraheni, Adian Fatchur Rochim, Aghus Sofwan dengan judul “Sistem Informasi Alat Tulis Kantor Di Jurusan Teknik Elektro Universitas Diponegoro” menjelaskan bahwa dalam penelitian tersebut Sistem bersifat stand alone, Aplikasi dapat memberikan laporan stok ATK yang tersedia berikut jumlah-jumlah stoknya, srta dapat memberikan laporan transaksi baik jumlah awal stok, jumlah penambahan, jumlah pengambilan maupun jumlah akhir stok sesuai dengan range tanggal yang diinginkan, baik harian maupun bulanan.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Deny Wiria Nugraha (2011) dengan judul “Aplikasi Sistem Pengelolaan Atk (Alat Tulis Kantor) Akademi Angkatan Udara Yogyakarta” menjelaskan bahwa dalam penelitian tersebut Sistem masih dilaksanakan secara manual, dengan demikian masih sering terjadinya kesalahan informasi .Dengan kesalahan-kesalahan informasi tersebut, mengakibatkan lambatnya pembuatan laporan rencana pemakaian barang untuk pengajuan anggaran tahun yang akan datang. Dinas Logistik yang berperan sebagai pemasok barang-barang ATK, terlambat menerima laporan dari bagian perlengkapan, keterlambatan pemasokan barang-barang ATK ini secara tidak langsung akan mempengaruhi proses lamanya pendidikan yang ada di masing-masing unit kerja. Setiap unit kerja/instansi pada akhir tahun harus mengajukan rencana pemakaian ATK tahun berikutnya kepada bagian perlengkapan. Bagian perlengkapan kemudian membuat rencana anggaran pemakaian ATK. Agar rencana anggaran yang dibuat dapat mencukupi kebutuhan ATK tahun berikutnya, maka perlu data tahunan tentang pemakaian ATK. Adakalanya jumlah barang yang tercatat tidak sesuai dengan jumlah barang yang ada di gudang, sehingga perlu adanya transaksi penyesuaian jumlah barang. Data yang harus dicatat adalah rencana pemakaian barang setiap unit kerja/instansi, transaksi pemakaian barang, transaksi pengadaan barang, transaksi penyesuaian barang, serta data awal barang.
4. Penelitian yang dilakukan oleh Azizah Asri Kurniasari pada tahun 2010 dengan judul “Aplikasi Sistem Inventori Gudang Berbasis Web Studi Kasus Perusahaan Distributor Farmasi PT.Bandung Perdana Medikatama” Menjelaskan bahwa pengelolaan data inventori gudang di PT. Bandung Perdana Medikatama masih manual, artinya dari segi pencatatan dan pengelolaannya masih menggunakan selembar kertas berupa kartu persediaan. Sebagai perusahaan distributor dengan multi cabang, pelaporan dari kantor cabang ke kantor pusat dilakukan dengan cara menyalin data inventori dari kartu tersebut ke dalam Microsoft Office Excel. Setiap hari laporan dalam format Excel tersebut harus dikirim ke pihak kantor pusat via email. Sistem tersebut menjadikan pihak kantor pusat tidak dapat mengetahui data inventori masing-masing kantor cabang dengan cepat. PT. Bandung Perdana Medikatama telah terhubung jaringan Internet. Pemanfaatan Teknologi Informasi dapat dimaksimalkan dengan membangun aplikasi sistem inventori gudang berbasis web yang dapat diakses oleh pihak kantor pusat dan kantor cabang.
5. Penelitian yang dilakukan oleh Maryono pada tahun 2011 dengan judul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset TIK Studi Kasus: Asmi Santa Maria Yogyakarta” bahwa Pengelolaan aset barang di ASMI Santa Maria selama ini dilakukan dengan aplikasi MS Excel dalam format daftar inventaris barang. Aplikasi ini memiliki keterbatasan seperti tidak adanya rekaman detil aset barang, kesulitan melakukan penghitungan yang kompleks seperti penilaian aset, terbatasnya akses pihak lain yang membutuhkan, dan kurang dapat menangani penatausahaan aset barang yang dapat memberikan informasi real time, akurat, terintegrasi, dan user friendly. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan merancang kebutuhan sistem untuk mengelola aset TIK di ASMI Santa Maria Yogyakarta.

BAB III

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat PT.Avrist Assurance

Avrist adalah salah satu perusahaan asuransi jiwa patungan terkemuka di Indonesia yang telah berdiri sejak tahun 1975. Dengan pengalaman yang membanggakan selama lebih dari 37 tahun, melalui strategi dari beragam kanal distribusi menyediakan program asuransi jiwa, asuransi kecelakaan dan kesehatan, asuransi jiwa kredit dan pensiun, baik untuk perorangan maupun korporasi. Didukung lebih dari 4.000 agen dan lebih dari 500 karyawan yang tersebar di 48 kantor pemasaran, Avrist melayani lebih dari satu juta nasabah di Indonesia. Avrist merupakan perusahaan asuransi jiwa di Indonesia yang didukung institusi keuangan bertaraf internasional.

Mitra asing Avrist adalah DEG (Deutsche Investitions-und Entwicklungsgesellschaft), perusahaan yang terafiliasi dengan KfW Bankengruppe, salah satu institusi keuangan terbesar di Eropa. Avrist juga bermitra dengan Meiji Yasuda Life (Meiji Yasuda Life Insurance Company), salah satu pemimpin pasar industri asuransi jiwa di Jepang dengan pengalaman lebih dari 130 tahun. Avrist berkembang dengan mendirikan anak perusahaan, yaitu PT Avrist General Insurance dan PT Avrist Asset Management. Dengan berlandaskan visi “Satu polis Avrist di setiap rumah tangga di Indonesia”, Avrist berkomitmen untuk memajukan kehidupan gemilang yang bermakna bagi karyawan, mitra bisnis dan nasabahnya.

Visi dan Misi PT.Avrist Assurance

Visi PT.Avrist Assurance

Satu polis Avrist untuk setiap rumah tangga di Indonesia.

Misi PT.Avrist Assurance

• Merangkul dan meneladani semangat kepeloporan yang menjadi bagian dari sejarah kami yang besar.
• Menciptakan tempat bekerja terbaik guna memajukan karir serta masa depan.
• Menempatkan khalayak brand kami (karyawan, mitra, dan konsumen) sebagai inti dari setiap hal yang kami lakukan. Peningkatan dan perbaikan senantiasa hadir dalam agenda kami sehari-hari, dimulai dari tindakan yang kecil namun tulus dan berarti bagi mereka.
• Menawarkan produk dan servis kami ke setiap rumah tangga.
• Memastikan produk kami selalu mudah di akses dan terjangkau.
• Mengembangkan bisnis kami dengan penuh kesigapan, kedisiplinan dan integritas yang tinggi.
• Sepenuhnya mempercayai khalayak brand kami agar mereka juga percaya kepada kami.
• Secara konsisten menguji standar industri kami.

Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Avrist Assurance

Wewenang dan Tanggung Jawab Tiap Departemen

1. President Director

a. Merumuskan dan menetapkan kebijaksanaan umum perusahaan.
b. Melaksanakan pengawasan terhadap jalannya aktivitas perusahaan.
c. Mengembangkan manajemen perusahaan.
d. Menjalankan rencana kerja pengelolaan perusahaan secara terpadu.
e. Menyiapkan laporan pertanggungjawaban kegiatan perusahaan dan perhitungan hasil usaha.


2. Dept. Under Writing

a. Bertugas melakukan verifikasi dokumen kepesertaan, jaminan.
b. Memberikan pelayanan kepesertaan, kontribusi, pengajuan jaminan serta memberikan informasi dan menangani keluhan peserta.
c. Melakukan verifikasi terhadap polis sesuai batas kewenangan.


3. Dept. Property & General Service

a. Sebagai perwakilan perusahaan untuk menjalin hubungan baik kepada pihak eksternal seperti pihak Pemda, Pemkab, Kecamatan, Kepolisan, Muspika dan lain-lain.
b. Memenuhi semua kebutuhan operasional pada internal perusahaan,seperti penyediaan ATK untuk karyawan, pengajuan perawatan kendaraan dan lain-lain.
c. Menjaga,mendata dan merawat seluruh asset perusahaan.
d. Pengurusan dokumen-dokumen untuk kepentingan internal perusahaan, seperti pegurusan izin perpanjangan kerja karyawan warga negara asing di Imigrasi.


4. Dept. Marcomm

a. Mengkomunikasikan atau mempromosikan produk perusahaan,
b. Membentuk pangsa pasar yang loyal,
c. Membentuk citra (image) perusahaan dimata masyarakat,
d. Membentuk opini publik,
e. Menunjang program atau rencana perusahaan.


5. Dept. Marketing

a. Menghimpun informasi dari berbagai instansi dan organisasi
b. terkait untuk mendapatkan data perusahaan sebagai dasar untuk
c. menyusun data potensi dan menetapkan target kepesertaan
d. Mengendalikan pelayanan administrasi kepesertaan serta keluhan peserta untuk mewujudkan kepuasan peserta
e. Mencari dan mendapatkan konsumen baru
f. Merawat, menjaga dan mempertahankan kepercayaan nasabah yang sudah lama pada perusahaan.
g. Menyusun laporan kegiatan dengan benar dan tepat
h. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan instruksi atasan untuk kelancaran pelaksanaan tugas


6. Dept. Claim

a. Menerima seluruh data klaim dari tertanggung
b. Melakukan survey atas data yang telah diberikan oleh tertanggung
c. Menentukan nilai pertanggungan atas klaim yang diajukan oleh tertanggung
d. Menentukan nilai reas atas klaim yang terjadi
e. Memberikan laporan klaim kepada bagian accounting dan keuangan


7. Dept Bancassurance

a. Mengembangkan dan membina hubungan dengan bank yang sudah bekerjasama dalam pemasaran produk asuransi.
b. Membuka kerjasama dengan Bank baru dalam pemasaran produk asuransi.


8. Dept Actuary

a. Menyiapkan dan menganalisa laporan keuangan bulanan perusahaan di bawah Local Statutory dan IFRS basic.
b. Melakukan studi dan analisa pada best estimate assumptions and economic assumptions.


9. Dept. Syariah

a. Mengembangkan bisnis syariah untuk menambah saluran distribusi baru yang potensial.
b. Melakukan persiapan sebuah konsep untuk pengembangan bisnis yang dilakukan agar implementasinya berjalan lancar.
c. Melakukan koordinasi dengan bagian terkait dalam menanganu complain (keluhan) untuk meningkatkan pelayan customer.
d. Melakukan evaluasi terhadap data yang berhubungan dengan pengembangan bisnis.


10. Dept. IT

a. Memberi saran secara teknis dan operasional kepada anggota staff lainnya mengenai penggunaan sistem komputer.
b. Menentukan spesifikasi, melakukan pemesanan dan pemasangan hardware dan aplikasi program.
c. Pemeliharaan dan perbaikan sistem pada semua tingkat.
d. Pemeliharaan jaringan sistem perangkat lunak.
e. Kontrol atas lisensi perangkat lunak.
f. Pemeliharaan infrastruktur jaringan dan keamanan jaringan.


11. Dept. Accounting

a. perencanaan dan pengawasan arus kas (cash flow).
b. pengelolaan dan pengawasan hutang piutang.
c. pengendalian anggaran.
d. analisis laporan keuangan.
e. pengawasan pembukuan data keuangan dan pajak.
f. pelaporan kepada pihak internal dan eksternal.
g. membantu menyebarkan informasi mengenai perusahaan, produk dan jasa,
h. serta layanan – layanan yang diberikan kepada stakeholder guna
i. meningkatkan citra perushaan.
j. bertanggung jawab dalam bidang hukum dalam rangka persiapan go public.
k. melaksanakan tugas – tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan


12. Dept. HRD

a. Merekrut maupun memberhentikan karyawan yang bekerja di perusahaan.
b. Mendapatkan talenta yang diperlukan, mempertahankan dan memotivasi talenta-talenta yang ada sehingga perusahaan dan departemen yang ada di dalamnya dapat mencapai tujuannya.
c. Menentukan Outsourcing bagi perusahaan.
d. Pembuatan Job description dan rekrutmen pegawai.
e. Melakukan pelatihan kepada karyawan dan memberikan pengetahuan umum mengenai pekerjaan yang dilakukan oleh masing-masing divisi, misalnya dalam proses umum keuangan.
f. Menentukan bonus, jam lembur, dan gaji yang harus diterima oleh karyawan yang bekerja di perusahaan.


13. Dept. Agency

a. Memenuhi segala instruksi principal.
b. Melaksanakan tugas dengan hati-hati dan teliti.
c. Melakukan tugasnya secara sendiri, tidak didelegasikan.
d. Melakukan tugasnya dengan itikad baik.
e. Bertanggung jawab dalam menerima uang, untuk kepentingan Principal.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Berjalan

Adapun urutan prosedur dari sistem yang berjalan yaitu sebagai berikut:

1. Prosedur Pengeluaran ATK (Alat Tulis Kantor)  :

a. Form Permintaan ATK (Alat Tulis Kantor) disediakan oleh staff deparment General Service, kemudian sebuah department diharuskan mengisi form permintaan ATK (Alat Tulis Kantor) yang dibutuhkan sesuai kebutuhan departemennya masing-masing melalui stafnya

b. Form Permintaan ATK (Alat Tulis Kantor) tersebut kemudian ditanda tangani oleh kepala bagian dari departemen yang bersangkutan, sebagai persetujuan membutuhkan kebutuhan ATK (Alat Tulis Kantor) untuk departemennya.

c. Form Permintaan ATK (Alat Tulis Kantor) selanjutnya di serahkan ke bagian atau departemen General Service untuk di data kebutuhan permintaan ATK (Alat Tulis Kantor) oleh departemen yang membutuhkan.

d. Selanjutnya Form permintaan ATK (Alat Tulis Kantor) tersebut ditanda tangani oleh kepala departemen General Service, sebagai persetujuan pengeluaran ATK (Alat Tulis Kantor) untuk memenuhi kebutuhan ATK (Alat Tulis Kantor) dari departemen yang membutuhkannya.

e.Kemudian staff departemen General Service baru dapat memberikan ATK (Alat Tulis Kantor) sesuai dengan permintaan tersebut kepada departemen terkait.

2. Prosedur Pengadaan ATK (Alat Tulis Kantor)  :

a. Staff dari departemen General Service membuat sebuah pengajuan dalam proposal pembelian ATK (Alat Tulis Kantor) berupa data yang akan dibeli, serta memberikan perkiraan harga

b. Kepala departemen General Service menganalisa proposal pengajuan pembelian ATK (Alat Tulis Kantor), kemudian menandatangani sebagai persetujuan untuk pembelian ATK (Alat Tulis Kantor).

c. Selanjutnya proposal pembelian ATK (Alat Tulis Kantor) tersebut diserahkan ke departemen Accounting.

d. Staff dari departemen General Service kemudian menunggu persetujuan dari bagian Accounting. Apabila telah disetejui, kemudian staff dari departemen General Service melakukan pembelian kepada supplier.

3. Prosedur Laporan :

Staff dari departemen General Service memberikan laporan setiap bulannya kepada kepala bagian dari departemen General Service diantaranya berupa :

a. Laporan Pengeluaran

b. Laporan data stok

c. Laporan Pembelian

Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

Untuk menganalisa sistem berjalan, penelitian ini menggunakan program Unified Modelling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini.

Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.2 Use Case Diagram

Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram yaitu :

1. Terdapat 1 sistem mencakup proses kegiatan yang berjalan

2. Terdapat 5 actor dalam proses kegiatan yang berjalan, yaitu User, Kepala Bagian Terkait, Kepala Bagian General Service, Accounting

3. 4 use case kegiatan oleh actor

Sequence Diagram Sistem Yang Berjalan

a. Sequance Diagram Permintaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Gambar 3.3 Sequance Diagram Permintaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Berdasarkan gambar 3.3 Sequance Diagram diatas yaitu :

1. Terdapat 4 Actor terdiri dari : User, Kepala Bagian, Staf General Service dan Kepala Bagian General Service

2. Terdapat 2 Lifelne terdiri dari : Form Pengajuan Permintaan dan Alat Tulis Kantor (ATK)

3. 12 Message memberikan informasi – informasi tentang gambaran aktifitas yang berlangsung pada proses kegiatan yang dilakukan oleh actor tersebut

b. Sequance Diagram Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Gambar 3.4 Sequance Diagram Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Berdasarkan gambar 3.4 Sequance Diagram diatas yaitu :

1. Terdapat 3 Actor terdiri dari : Staf General Service, Kepala Bagian General Service, Accounting

2. Terdapat 2 Lifelne terdiri dari : Form Proposal Pengajuan Pembelian dan Alat Tulis Kantor (ATK)

3. 9 Message memberikan informasi – informasi tentang gambaran aktifitas yang berlangsung pada proses kegiatan yang dilakukan oleh actor tersebut.

c. Sequance Diagram Laporan Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Gambar 3.5 Sequance Diagram Laporan Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Berdasarkan gambar 3.5 Sequance Diagram diatas yaitu :

1. Terdapat 2 Actor terdiri dari : Staf General Service, Kepala Bagian General Service

2. Terdapat 1 Lifelne yang berupa form laporan

3. 4 Message memberikan informasi – informasi tentang gambaran aktifitas yang berlangsung pada proses kegiatan yang dilakukan oleh actor tersebut.

Activity Diagram Sistem Yang Berjalan

a. Activity Diagram Permintaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Gambar 3.6 Activity Diagram Permintaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Berdasarkan gambar 3.6 Activity Diagram diatas yaitu :

1. Terdapat 1 Initial node merupakan awal proses kegiatan

2. 4 vertical swimeline yaitu User, Kepala Bagian, Staf General Service, Kepala Bagian General Service

3. 6 activity dilakukan oleh actor-actor.

4. 1 final node yang merupakan akhir proses kegiatan.

b. Activity Diagram Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Gambar 3.7 Activity Diagram Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Berdasarkan gambar 3.7 Activity Diagram diatas yaitu :

1. Terdapat 1 Initial node merupakan awal proses kegiatan

2. 3 vertical swimeline yaitu User, Kepala Bagian, Staf General Service, Kepala Bagian General Service

3. 5 activity dilakukan oleh actor-actor.

4. 1 final node yang merupakan akhir proses kegiatan.

c. Activity Diagram Laporan Pengeloaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Gambar 3.8 Activity Diagram Laporan Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Berdasarkan gambar 3.8 Activity Diagram diatas yaitu :

1. Terdapat 1 Initial node merupakan awal proses kegiatan

2. 5 vertical swimeline yaitu User, Kepala Bagian, Staf General Service, Kepala Bagian General Service

3. 6 activity dilakukan oleh actor-actor.

4. 1 final node yang merupakan akhir proses kegiatan.

Konfigurasi Sistem Yang Berjalan

1. Spesifikasi perangkat keras (Hardware)

• Processor : Pentium Dual Core
• Monitor : 14 Inci
• Hardisk : 320 GB
• RAM : 2 GB
• Keyboard : USB
• Mouse : USB

2. Spesifikasi perangkat Lunak (Software)

• Microsoft Windows 7 Home Basic 32 Bit
• Microsoft Office 2007

3. Hak Akses(Brainware)

Untuk mengoperasikan atau mengolah data yang dibutuhkan hanya dapat dilakukan oleh staff General Service.

Permasalahan Yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Dari hasil analisa, maka permasalahan yang dihadapi oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Sistem di data dan disimpan melalu Microsoft Excel namun belum maksimal dikasrenakan masih ada kegiatan tidak efisien.

2. Ketidakakuratan data, dikarenakan lupa menginput data yang dikerjakan manual.

3. Tidak bekerja secara live/mobile.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati serta meneliti dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, terdapat beberapa alternatif pemecahan dari masalah yang dihadapi, antara lain :

1. Diperlukan sistem yang mencakup seluruh kegiatan sistem pengelolaan alat tulis kantor sehingga tidak ada lagi kegiatan manual (papper less).

2. Sistem yang diperlukan mampu memberikan informasi yang akurat tentang jumlah barang yang tersedia.

3. Adanya sistem yang dapat digunakan dimana saja, kapan saja dan tidak membutuhkan waktu lama.

BAB IV

Kesimpulan

Berdasarkan dari analisa yang telah dilakukan pada PT.Avrist Assurance, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:

1. Pengelolaan Alat Tulis Kantor yang selama ini dilakukan oleh PT.Avrist Assurance tidak spesifik dan bersifat konvensinal.

2. Pendataan terhadap jumlah keberadaan Alat Tulis Kantor yang ada belum akurat karena data pengelolan pada masing-masing Departemen serta belum terintegrasi dengan baik

3. Alat Tulis Kantor yang tersedia tidak terjamin dikarenakan pendataan terhadap kebutuhan pada setiap pengelolaannya tidak diketahui secara cepat dan akurat.

4. Masih terjadi kumpulan data yang sama data pada pendataan alat tulis kantor

5. Keamanan data pengelolaan alat tulis kantor masih riskan untuk hilang karena hal tersebut disimpan dalam bentuk kertas (Hardcopy).

6. Belum adanya laporan pengelolaan alat tulis kantor yang dapat mendukung untuk proses pengambilan keputusan bagi pihak managerial dan pihak lain yang terkait dengan manajemen dalam hal analisis kebutuhan aset dan optimalisasi manfaat aset.

Saran

Saran yang dapat diberikan penulis untuk pengembangan selanjutnya dimasa yang akan datang adalah sebagai berikut:

1. Saran Untuk Perusahaan :

a. Agar diberikan kesempatan dalam kerjasama kepada lembaga pendidikan dalam kuliah kerja praktik agar dapat meningkatkan Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan oleh perusahaan nantinya.

b. Diperlukan sistem yang terintegrasi dalam perusahaan mulai dari permintaan persetujuan permintaan, pembelian, pendataan laporan aset.

c. Dalam hal menerapkan sistem pengelolaan alat tulis kantor, sebaiknya didukung oleh perangkat yang memadai, baik dari segi sumber daya manusia (brainware) maupun peralatannya (hardware dan software).

2. Saran Untuk Mahasiswa Kuliah Kerja Praktek (KKP)

a. Sebagai mahasiswa Kuliah Kerja Praktek (KKP), jadilah mahasiswa yang kreatif serta inovatif, yang mempunyai inisiatif dan berpiawai dibidang yang dikonsentrasikannya dalam pendidikan yang ditempuhnya.

b. Jangan malu untuk bertanya ketika menjalankan Kuliah Kerja Praktek (KKP), ketika mendapatkan sesuatu hal yang masih belum diketahui dalam tugas Kuliah Kerja Praktek (KKP) pada perusahaan.

c. Cepat tanggap dalam melaksanakan tugas yang telah diberikan pihak perusahaan sewaktu Kuliah Kerja Praktek (KKP) yang sedang berlangsung, karena pada saat itulah kita dapat menambah ilmu serta wawasan yang tidak ada dalam dunia pendidikan.

d. Mahasiswa Kuliah Kerja Praktek (KKP) harus teliti dan tanggung jawab pada tugas yang diberikan serta bersosialisasi baik kepada karyawan Humas maupun karyawan di divisi yang lainnya, dapat bekerja sama dengan mahasiswa/siswa PKL lainnya.

3. Saran Untuk Lembaga Pendidikan (Perguruan Tingi Raharja)

a. Pihak Lembaga Pendidikan (Perguruan Tingi Raharja) diharapkan dapat memantau kegiatan mahasiswa/i yang sedang melaksanakan Kuliah Kerja Praktek (KKP) secara intensif sehingga segala kesulitan yang timbul dapat dipecahkan bersama dan dapat mengetahui kinerja mahasiswa/i-nya saat melaksanakan Kuliah Kerja Praktik (KKP).

b. Membukan pintu kerjasama yang seluasnya kepada pelaku industri dalam menyalurkan Sumber Daya Manusia yaitu Mahasiswanya untuk kerja praktik untuk meningkatkan kualitasnya sebagai pelaku dibidang Teknologi Informatika.

c. Pihak lembaga menjalin hubungan kerjasama yang baik agar dapat saling menguntungkan dalam segi sumber daya manusianya.

d. Pembimbing yang ditunjuk sekolah diharapkan untuk lebih mengoptimalkan profesionalismenya demi kelancaran kegiatan Kuliah Kerja Praktik (KKP).

DAFTAR PUSTAKA

Henderi. 2009. Unified Modeling Language. Tangerang.

Jogiyanto, Hartono. 2010. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi III. Yogyakarta: Andi.

Laudon, Kenneth C. 2011. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.

Silalahi, Ulber. 2011. Asas - Asas Manajemen. Jakarta: PT. Refika Aditama

Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2009. Sistem Informasi Teknologi. Yogyakarta: Andi Offset.

Nugroho, Adi. 2009. Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML & Java. Yogyakarta: Andi Offset.

Heriawati,. Prabowo Pudjo Widodo.2011. Menggunakan UML. Bandung: Informatika

Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Hasibuan, Zainal A. 2007. Metodologi Penelitian Pada Bidang Ilmu Komputer Dan Teknologi Informasi:Konsep, Teknik, Dan Aplikasi. Jakarta: Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia.

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Munir Sukoco, Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga.

Sutarman. 2012. Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.

Prabowo Pudjo Widodo. 2011. Menggunakan UML. Informatika. Bandung.

Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Wahana, Komputer. 2010. Shourtcourse SQL Server 2008 Express. Yogyakarta: Andi

Contributors

Admin, Ihsanmaulana