ANALISA SISTEM MANAJEMEN ASET IT

PADA PT. IMS LOGISTICS

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

OLEH:

1122469850

REZA PAHLAVA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2013/2014)

LEMBAR PERSETUJUAN

ANALISA SISTEM MANAJEMEN ASET IT

PADA PT.IMS LOGISTICS

Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada

Jurusan Teknik Informatika Konsentrasi Software Engineering

STMIK Raharja Tahun Akademik 2013/2014.

Tangerang, 10 April 2014

Dosen Pembimbing

( Haerudin,S.kom,M.M. )

NID. 05092

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

NIM	:	1122469850
Nama	:	Reza Pahlava
Jenjang Studi	:	Strata Satu
Jurusan	:	Teknik Informatika
Konsentrasi	:	Software Engineering

Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.

	Tangerang, 11 April 2014
















	Reza Pahlava
	NIM. 1122469850

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Manajemen asset IT merupakan salah satu fungsi bisnis yang penting dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu,manajemen aset,khususnya pada aset IT dalam sebuah perusahaan tidak bisa secara sembarangan, melainkan harus diatur dengan rapi dan sistematis. Tujuan penelitian ialah menganalisa sistem yang sedang berjalan di PT.IMS Logistics,serta merancang sistem manajemen aset IT yang dibutuhkan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis , kepustakaan,UML untuk mendeskripsikan sistem yang berjalan serta rancangan prototipe yang akan dibangun. Metode analisis dilakukan dengan mengadakan observasi langsung di perusahaan, dokumentasi dengan mempelajari dokumen-dokumen yang ada, riset terhadap masalah, dan wawancara kepada pihak terkait di perusahaan. Metode kepustakaan dilakukan dengan mencari informasi-informasi tambahan dari berbagai buku. Penulis mendapatkan hasil penelitian bahwa sistem manajemen aset IT bermanfaat bagi perusahaan. Adapun manfaatnya untuk memudahkan perusahaan dalam mendata asset IT yang ada, mengetahui keberadaan aset IT, dan membantu pengambilan keputusan terhadap kebutuhan asset IT yang ada.Simpulan dari penelitian ini adalah dengan diterapkannya aplikasi manajemen asset IT pada perusahaan, menjadikan proses manajemen aset IT,baik yang sedang terpakai maupun yang sedang tidak terpakai menjadi lebih terstruktur.

Kata Kunci: Analisis, Aset IT, Manajemen Aset IT

ABSTRACT

IT asset management is one of the critical business functions in a company . Therefore , asset management , particularly on the IT assets within a company can not arbitrarily , but must be arranged neatly and systematically . The purpose of this study was to analyze the current system in PT.IMS Logistics , as well as designing the IT asset management system is needed . The method used is the method of analysis , literature , UML to describe the system that runs as well as the design of a prototype to be constructed . The method of analysis is done by conducting direct observation in the company , the documentation by studying existing documents , research the problem , and interviews of stakeholders in the company . Methods of literature is done by looking for additional information from various books . Authors obtain research results that IT asset management system beneficial for the company . The benefits to facilitate the company's existing IT asset record , knew of the existence of IT assets , and help make decisions on the needs of the IT assets that ada.Simpulan of this research is the implementation of IT asset management applications in enterprise , make IT asset management processes , both of which is being used and who is not used to be more structured.

Keywords : Analysis , IT Asset , IT Asset Management

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat-Nya, sehingga laporan Kuliah Kerja Praktek Penulis dapat berjalan dengan baik dan selesai dengan semestinya. Adapun judul yang diambil adalah “Analisa Sistem Manajemen Aset IT Pada PT.IMS Logistics”.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan, dikarenakan keterbatasan kemampuan penulis dalam mendapatkan berbagai sumber yang menjadi bahan acuan dalam penyusunan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun agar dapat lebih bermanfaaat pada masa yang akan datang.

Namun demikian berkat adanya bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak, akhirnya Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini,antara lain:.

Bapak Ir.Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja
Bapak Drs. PO.Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
Bapak Junaidi, M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika.
Bapak Haerudin, S.Kom,M.M. selaku pembimbing yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu dan memberikan bimbingan serta pengarahan kepada penulis.
Bapak Yoppy, S.T. selaku pembimbing lapangan Kuliah Kerja Praktek, terima kasih atas pengarahan dan saran-sarannya yang telah memberikan banyak ilmunya selama penulis menjalani Kuliah Kerja Praktek.
Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
Kedua orang tua, adik dan saudara keluarga yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.
Seluruh Pimpinan dan Karyawan PT.IMS Logistics yang telah memberikan dukungan dan masukan yang berarti kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.

Akhir kata, besar harapan penulis mudah-mudahan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan menambah pengetahuan bagi pembaca sekalian.

	Tangerang, 10 April 2014
















	Reza Pahlava
	NIM. 1122469850

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Di masa sekarang Teknologi Informasi (TI) sangat berkembang. Dalam kehidupan sehari-hari pun semua serba terkomputerisasi. Seperti di sekolah-sekolah, kantor, pusat perbelanjaan, dan lain-lain yang telah menggunakan sistem komputerisasi. Dengan adanya sistem terkomputerisasi ini diharapkan dapat memudahkan kita dalam segala aspek kehidupan.

Dengan kemajuan teknologi saat ini, sekarang semua orang berusaha untuk membuat suatu sistem informasi yang baik dan mudah digunakan untuk membantu pekerjaan manusia. Adanya jaringan yang luas dan mudah diakses juga merupakan salah satu langkah untuk mendapatkan informasi yang mudah dan cepat. Dengan adanya pengembangan inilah, maka setiap perusahaan ingin mengubah sistem yang lama ke sistem yang baru agar tidak tertinggal dari yang lain.

Setiap perusahaan baik swasta maupun pemerintah pasti mempunyai aset, baik dalam bentuk barang, peralatan kerja maupun fasilitas. Aset perusahaan memiliki nilai kapital yang besar dan sangat menunjang proses bisnis perusahaan, mulai dari meja, kursi, komputer, laptop, printer, kendaraan bermotor dan lainnya. Aset tersebut harus diidentifikasi, dikelola, dan dirawat dengan baik, sehingga kondisinya selalu optimal. Realita di lapangan menunjukan banyak kasus yang sebenarnya dimulai dari salah kelola dan salah urus masalah aset, sehingga berdampak kerugian yang tidak sedikit. Sebagai contoh optimalisasi sumber daya tidak bisa dilakukan secara maksimal karena tidak teridentifikasi dengan jelas, sehingga sulit untuk mengetahui apakah suatu alat produksi sudah saatnya untuk diganti atau diperbaiki.

Aset manajemen fisik yang di Indonesia belum banyak diimplementasikan. Banyak perusahaan yang menganggap manajemen aset secara fisik adalah pengelolaan daftar aset. Padahal aset bukan hanya menyusun daftar aset tetapi aspek yang menyangkut evaluasi dan penilaian aset yang dibentuk membuat sistem bisa mengontrol aset dengan cepat menangani perubahan.

Manajemen aset juga mencari cara untuk mengoptimalkan aktivitas dan program untuk memenuhi standar level pelayanan. Pengembangan manajemen berdasarkan pada pengumpulan dan analisa informasi kunci mengenai kondisi aset, kinerja, biaya, masa pakai, biaya resiko, dan pilihan perawatan. Untuk perusahaan kecil, pengelolaan aset dapat dilakukan menggunakan bantuan software aplikasi Ms Excel.

Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT. IMS Logistics telah menggunakan perangkat IT yang meliputi hardware, software, dan network, aset tersebut tersebar di 7 kantor cabang IMS di Jakarta, Surabaya, Medan dan Kota besar lainnya. Saat ini PT. IMS Logistics belum memiliki sistem yang terintegrasi dalam pengelolaan aset .Kegiatan permintaan , peminjaman , pengembalian, pendataan aset dan lain –lain masih menggunakan dokumen yang harus ditandatangani oleh manajemen dan data aset masih disimpan dalam bentuk file. Hal ini dirasakan kurang mengakomodasi kepentingan perusahaan karena penelusuran suatu aset lebih sulit, respon time terhadap keluhan pengguna cukup tinggi,biaya yang tinggi karena penanganan gangguan lebih bersifat korektif dan bukan preventif,hilangnya aset IT akibat tidak terinventarisir dengan baik dan sulitnya mengetahui nilai aset IT secara periodik. . Berdasarkan permasalahan-permasalahan di atas penulis mengambil judul ” Analisa Sistem Manajemen Aset IT Pada PT.IMS Logistics “ untuk jadi penelitian Kuliah Kerja Praktek (KKP).

Perumusan Masalah

Dari latar belakang diatas, dapat ditarik beberapa rumusan permasalahan sebagai berikut:

Bagaimana sistem manajemen aset IT yang sedang berjalan saat ini pada PT. IMS Logistics?
Bagaimana proses pengolahan data aset IT pada PT.IMS Logistics agar berjalan secara efektif dan efisien?
Apakah proses laporan aset IT yang berjalan selama ini dapat dibuat secara cepat dan akurat?

Ruang Lingkup Penelitian

Untuk mempermudah penulisan laporan kuliah kerja praktek ini dan agar lebih terarah dan berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan masalah. Adapun penulis membatasi ruang lingkup penulisan KKP ini pada proses pengelolaan aset IT yang meliputi:

Pendataan aset IT yang sudah ada (kepemilikan,keberadaan,jumlah dan lain-lain).
Pengadaan aset IT yang baru (komputer,keyboard,mouse dan lain-lain).
Peminjaman aset IT (Laptop, proyektor dan lain-lain.
Pengembalian aset IT.
Perbaikan aset IT yang mengalami kerusakan.
Laporan setiap bulan mengenai transaksi peminjaman,pengembalian dan perbaikan aset IT.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian berkaitan erat dengan rumusan masalah yang ditetapkan dan jawabannya terletak pada kesimpulan penelitian. Adanya tujuan penelitan adalah untuk menentukan arah dari suatu penelitian. Tujuan merinci apa saja yang ingin diketahui, sehingga jika permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai. Dan dalam menentukan tujuan penelitian juga harus disesuaikan dengan rumusan masalah yang ada.

Dalam penulisan laporan ini, penulis membagi tujuan dalam (3) tiga kriteria yaitu :

a. Tujuan Operasional

Mengetahui bagaimana sistem manajemen aset IT yang sedang berjalan.
Mengetahui bagaimana proses pengolahan data aset IT.
Mengetahui apakah proses laporan aset IT yang berjalan dapat dibuat secara cepat dan akurat.

b. Tujuan Fungsional

Mampu menganalisa sistem manajemen aset IT yang sedang berjalan.
Mampu menganalisa proses pembuatan laporan aset IT pada PT. IMS Logistics.

c. Tujuan Individual

Menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah pada dunia kerja.
Menambah pengalaman secara langsung bagi penulis, agar siap menghadapi dunia kerja nantinya.
Sebagai syarat bagi penulis untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi nantinya.

Manfaat Penelitian

Adapun Manfaat dari penelitian ini adalah :

Menerapkan ilmu yang diperoleh selama belajar di perguruan tinggi raharja dengan membuat laporan secara sistematis.
Untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hasil yang efektif serta efisien dari prosedur pengelolaan aset IT pada PT.IMS Logistics.
Mengetahui kendala-kendala pada sistem manajemen aset IT pada PT. IMS Logistics.

Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam pembuatan Laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek) menggunakan metode sebagai berikut:

1. Metode Observasi

Peneliti melakukan pengamatan langsung terhadap proses pengelolaan aset IT yang berjalan pada PT IMS Logistics. Kemudian dari pengamatan tersebut, peneliti mengumpulkan data yang merupakan sumber informasi yang sangat penting yang dapat membantu menganalisa dalam rangka pembangunan sistem tersebut.

2. Metode Wawancara

Metode ini dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab dengan seorang atau beberapa narasumber secara langsung pada perusahaan tempat KKP berlangsung. Metode ini dilakukan guna memperoleh data yang lebih detail serta memperkuat data sebelumnya saat melakukan pengamatan secara langsung.

3. Metode Pustaka

Yaitu metode untuk mendapatkan informasi dan data dari beberapa sumber (literatur) atau buku untuk kebutuhan penganalisaan dan perancangan yang terkait dengan laporan ini.