KP1114469303

Dari widuri
Revisi per 14 Januari 2015 05.54 oleh Rahayulasmara (bicara | kontrib) (Saran)

(beda) ← Revisi sebelumnya | Revisi terkini (beda) | Revisi selanjutnya → (beda)

Lompat ke: navigasi, cari

ANALISA SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU

PADA PT. LEO GRAHA SUKSES PRIMATAMA


LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK


Logo stmik raharja.jpg


OLEH:

1114469303 RAHAYU LASMARA SAPUTRI


SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2013/2014)


LEMBAR PERSETUJUAN


ANALISA SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU

PADA PT. LEO GRAHA SUKSES PRIMATAMA


Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada Jurusan

Sistem Informasi Konsentrasi Komputer Akuntansi

STMIK Raharja Tahun Akademik 2013/2014.



Tangerang, 24 November 2014



Dosen Pembimbing



( Sri Rahayu,S.T.,MMSI )

NID. 08182




SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA



LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK


Saya yang bertandatangan di bawah ini,

NIM  : 1114469303
Nama  : RAHAYU LASMARA SAPUTRI
Jurusan  : Sistem Informasi
Konsentrasi  : Komputer Akuntansi


Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.


Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.


Tangerang, 24 November 2014
Rahayu Lasmara Saputri
NIM. 1114469303

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

PT. Leo Graha Sukses Primatama adalahsalah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang pengolahan kertas yangterletak di kota Tangerang. Sistem informasi yang berjalan di perusahaan saatini masih manual sehingga menyebabkan lambatnya proses kegiatan yang berjalan.Kegiatan yang dimulai dari permintaan bahan baku, pembelian bahan baku ke supplier, pengiriman bahan baku sampaipengolahan informasi laporan pembelian bahan baku ke pimpinan. Karena banyaknyamasalah yang ditimbulkan akibat masih manualnya sistem yang berjalan makapenulis mengambil judul “Analisa Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku pada PT.Leo Graha Sukses Primatama”. Yang memiliki tujuan agar proses pembuatan laporanpembelian bahan baku yang akan diberikan kepada pimpinan perusahaan lebihakurat, cepat dan hemat biaya maupun waktu.

Kata Kunci: Materi Kuliah , Widuri , iLearning


ABSTRACT

PT. Leo Graha Sukses Primatama is one company that is engaged in the processing of paper located in the city of Tangerang. Information systems that run on the company is still manual, causing the slow process of running. The event, which starts from the demand for raw materials, raw material purchase to the supplier, delivery of raw materials to processing information report led to the purchase of raw materials. Because of the many problems caused by the manual system is still running, the authors take the title "Analysis of Raw Material Purchasing Information Systems at PT. Leo Graha Sukses Primatama ". Which has the aim that the reporting process purchases of raw materials that will be given to the leadership of the company is more accurate, rapid and cost-effective as well as time.

Keywords : Purchase, Analysis, Raw Material

KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Allah SWT karena atas segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dengan judul “Analisa Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku pada PT. Leo Graha Sukses Primatama” sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini disusun sebagai salah satu syarat untuk dapat menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) jurusan Sistem Informasi pada Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja serta juga untuk membantu mengatasi masalah sistem informasi pembelian bahan baku pada PT. Leo Graha Sukses Primatama sehingga proses manajemen dan perencanaan pembelian bahan baku dapat terkendali dengan baik.

Penulis sangat menyadari bahwa dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini masih banyak kekurangan, baik dari segi materi maupun teknis. Hal ini disebabkan karena keterbatasan akan kemampuan yang dimiliki penulis. Tak lupa penulis menyampaikan rasa terima kasih atas segala dukungan dari berbagai pihak yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP), diantaranya yaitu :

  1. Bapak Ir. Untung Rahardja,M.T.I selaku Presiden Direktur STMIK Raharja
  2. Bapak Drs. PO. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur STMIK Raharja.
  3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom., selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja.
  4. Ibu Maimunah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
  5. Ibu Sri Rahayu, S.T., MMSI., selaku pembimbing yang telah membantu memberikan kritik, saran, waktu dan masukan-masukan dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini.
  6. Dosen dan staff Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan bakal ilmu pengetahuan kepada penulis.
  7. Ibu Sukarni S.E., selaku pembimbing lapangan di PT. Leo Graha Sukses Primatama yang telah membantu penulis dalam melakukan observasi.
  8. Kedua orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta doa untuk keberhasilan penulis.
  9. Seluruh staff dan karyawan PT. Leo Graha Sukses Primatama yang telah membantu dan memperlancar kegiatan observasi penulis.
  10. Teman dan sahabat yang telah membantu memberikan motivasi, saran, dan kritik bagi penulis.

Demikian penulis sampaikan dengan harapan semoga laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak, khususnya pada PT. Leo Graha Sukses Primatama.

Tangerang, 24 November 2014
Rahayu Lasmara Saputri
NIM. 1114469303

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT.Leo Graha Sukses Primatama

Gambar 3.2. Use Case Diagram Sistem yang Berjalan

Gambar 3.3. Activity Diagram Sistem yang Berjalan

Gambar 3.5. Elisitasi Tahap I

Gambar 3.6. Elisitasi Tahap II

Gambar 3.7. Elisitasi Tahap III

Gambar 3.8. Elisitasi Tahap Final

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

Daftar Simbol Use Case Diagram.png

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

Daftar Simbol Activity Diagram.png

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

Daftar Simbol Sequence Diagram.png

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pada saat ini perkembangan teknologi amatlah sangat pesat sehingga tuntutan akan adanya sistem yang dapat membantu segala aktifitas yang dilakukan manusia sangatlah penting. Selain diperlukannya sistem yang baik, kebutuhan akan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas pun tak kalah penting guna mengimbangi perkembangan teknologi yang ada.

Kebutuhan akan sistem yang baik salah satunya dibutuhkan oleh perusahaan. Berjalannya suatu perusahaan tak terlepas dari kebutuhan akan informasi. Untuk memperoleh informasi yang up to date dan akurat dibutuhkan sistem informasi yang dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Begitu pula dengan sistem informasi pembelian bahan paku pada PT. Leo Graha Sukses Primatama sendiri, mereka masih menggunakan cara manual untuk prosesnya dan masih belum terkomputerisasi dengan baik. Terkadang karyawan bagian keuangan mengalami kesulitan untuk menyusun laporan keuangan, terlebih lagi jika banyaknya transaksi pengeluaran dan pemasukan yang terjadi.

Biasanya karyawan keuangan melakukan pencatatan pembelian bahan baku secara manual, sehingga mengalami kesulitan untuk mengetahui berapa banyak jumlah bahan baku yang seharusnya dipesan kembali dari supplier ataupun bahan baku yang belum diolah. Selain itu, direktur mengalami kesulitan dalam memperoleh informasi tentang pembelian bahan baku yang up to date. Dengan demikian suatu sistem yang baik diperlukan untuk mengatur siklus pembelian bahan baku agar proses kegiatan dalam perusahaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis akan mencoba melakukan penelitian terhadap sistem informasi yang saat ini berjalan pada PT. Leo Graha dalam sebuah laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) dengan judul “Analisa Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku pada PT. Leo Graha Sukses Primatama”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas, maka masalah yang akan dikaji dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut :

  1. Bagaimanakah keakuratan informasi pada sistem pembelian bahan baku yang berjalan pada PT. Leo Graha Sukses Primatama saat ini?

  2. Apakah sistem informasi pembelian bahan baku yang sedang berjalan saat ini sudah Efektif dan Efisien?

  3. Bagaimana cara menerapkan proses yang tepat dalam sistem informasi pembelian bahan baku tersebut?

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang diuraikan di atas,maka tujuan dari penulis adalah sebagai berikut :

A. Tujuan Penelitian Untuk Individu

Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan untuk menyelesaikan tugas Kuliah Kerja Praktek (KKP). Selain itu juga untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan akan sebuah sistem informasi pembelian bahan baku yang sedang berjalan pada PT. Leo Graha Sukses Primatama saat ini.

B. Tujuan Penelitian Untuk Organisasi

  1. Untuk mengetahui bagaimana sistem informasi penjualan bahan baku yang sedang berjalan pada PT. Leo Graha Sukses Primatama
  2. Untuk mengetahui apakah sistem informasi pembelian bahan baku yang sedang berjalan saat ini sudah efektif dan efisien atau belum
  3. Untuk menemukan solusi tepat yang akan diterapkan dalam sistem informasi pembelian bahan baku pada PT. Leo Graha Sukses Primatama

Manfaat Penelitian

Dengan melakukan penelitian ini, penulis berharap agar hasil penelitian dapat memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Bagi Perusahaan

Penelitian ini dapat dijadikan perusahaan sebagai sarana promosi agar perusahaan lebih dikenal luas oleh masyarakat umum serta hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh pihak manajemen perusahaan untuk mengembangkan sistem pembelian bahan baku yang sudah berjlan menjadi lebih efektif dan efisien.

2. Bagi Pembaca

Pembaca dapat menjadikan laporan ini sebagai salah satu alternatif perbandingan dan referensi untuk penelitian lainnya.

3. Bagi Penulis

Dengan melaksanakan penelitian ini penulis dapat menuangkan segala ilmu yang berhubungan dengan aturan penulisan sebuah laporan dan juga menerapkan teori sistem pembelian bahan baku pada perusahaan yang telah ada.Selain itu juga dapat menambah wawasan penulis mengenai perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan kertas tersebut.

Ruang Lingkup Penelitian

Agar dalam penelitian laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini lebihterarah dan lebih mudah, maka permasalahan dibatasi yakni hanya seputar proses penerimaanbahan baku dan pemberian informasi hasil pembayaran bahan baku sampai denganlaporan keuangan pada PT. Leo Graha Sukses Primatama.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Dalam melaksanakan penelitian penulis menggunakan beberapa metode penelitian, yaitu sebagai berikut :

1. Observasi (Pengamatan Langsung)

Penulis melaksanakan penelitian menggunakan metode ini dengan cara studi langsung ke lapangan yakni PT. Leo Graha Sukses Primatama untuk meneliti langsung kinerja perusahaan serta sistem informasi yang berjalan pada perusahaan tersebut untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam penyusunan laporan.

2. Interview (Wawancara)

Penulis melaksanakan proses tanya jawab kepada karyawan bagian keuangan yang terdapat di PT. Leo Graha Sukses Primatama mengenai sistem informasi yang sedang berjalan untuk mengetahui kekurangan atau masalah yang ada dalam sistem yang berjalan tersebut.

3. Studi Pustaka

Studi pustaka dilaksanakan penulis dengan tujuan untuk mengumpulkan data-data melalui buku-buku literatur yang berkaitan dengan pembahasan penelitian yang digunakanuntuk bahan referensi dalam penelitian yang dilaksanakan. Bahan referensi juga bisa meliputi dari bahan-bahan materi perkuliahan.

Sistematika Penulisan

Secara garis besar laporan ini, terdiri dari bab dan sub bab yang tertera pada Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP). Agar mendapatkan arah yang jelas mengenai hal yang tertulis, berikut ini sistematika penulisan KKP yang dipakai sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai berbagai masalah yang akan dibahas dalam laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini, diantaranya latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup, metode penelitian, serta uraian sistematika penulisan laporan yang akan disusun.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori dari hal-hal yang dibahas dalam penelitian dan tentang kinerja laporan pembelian bahan baku yang dikutip dari berbagai sumber referensi maupun dari hasil penelitian lain yang dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk penelitian ini

BAB III PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai objek penelitian yang akan dianalisa, antara lain analisa organisasi, analisa sistem dan tata laksana sistem yang berjalan pada PT. LeoGraha Sukses Primatama.

BAB IV PENUTUP

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan beserta saran-saran yang seharusnya dilakukan guna mengembangkan kegiatan operasional perusahaan menjadi lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI


Konsep Dasar Analisa Sistem

1. Definisi Analisa Sistem

Menurut Stair dan Reynolds (2010:497), [1]“Analisis sistem adalah fase pengembangan sistem yang menentukan sistem informasi apa yang harus dilakukan untuk memecahkan masalah yang sudah ada dengan mempelajari sistem dan proses kerja untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan peluang untuk perbaikan.”

Menurut Andi (2010:27), “Analisa sistem adalah sebuah proses penelaah sistem informasi dan membaginya kedalam komponen-komponen penyusunnya untuk kemudian dilakukan penelitian sehingga diketahui permasalahan-permasalahan serta kebutuhan-kebutuhan yang akan timbul, sehingga dapat dilaporkan secara lengkap serta diusulkan perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut”

Berdasarkan beberapa pendapat, dapat disimpulkan bahwa analisa sistem adalah penelaah sistem informasi kedalam komponen penyusunnya dengan maksud untuk mengetahui permasalahan-permsalahan serta kebutuhan-kebutuhan dengan mempelajari sistem dan proses kerja yang dapat dilaporkan secara lengkap serta diusulkan sebagai peluang untuk perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut.

2. Tahapan Analisa Sistem

“Tahap analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasipermasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.(Jurnal CCIT,2011:322)

Tahap analisis merupakan tahap yang sangat penting dalam sebuah penelitian, karena kesalahan pada tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahapan selanjutnya.

Langkah- langkah dasar dalam tahapan analisa sistem diantaranya yaitu :

  1. Mengidentifikasi masalah

  2. Memahami kerja dari suatu sistem yang ada

  3. Menganalisa sistem

  4. Membuat laporan hasil analisa

Adapun tujuan dari analisa sistem antara lain :

  1. Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.

  2. Membantu para pengambil keputusan

  3. Mengevaluasi sistem yang telah ada

  4. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun pembuatan laporan baru

  5. Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem

Hasil dari analisis itu sendiri adalah laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yang akan dibuat dan dikembangkan.

Analisa dibagi menjadi tiga, yaitu :

1. Analisa Masukan (Components System)

Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkanproses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.

2. Analisa Proses

Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respon balik karena adanya data input. Di dalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada.

3. Analisa Keluaran

Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap

Konsep Dasar Sistem

1. Definisi Sistem

Setiap perusahaan memerlukan sebuah sistem yang tepat guna memberikan dampak yang positif bagi perusahaan tersebut dalam pencapaian sasaran serta tujuannya. Definisi sistem memiliki beberapa pandangan menurut para ahli, diantaranya :

1. Menurut Sutarman (2009:13),[2]“Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.

2. Menurut Jogiyanto dalam bukunya (Yakub,2012:1), [3]“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk tujuan tertentu”

3. Menurut Raymond McLeod dalam bukunya (Yakub,2012,1), [3] “Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan”

Ada dua komponen dasar pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu:

a. Pendekatan sistem kepada prosedurnya

Suatu sistem dengan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.

b. Pendekatan sistem pada komponen

Sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponenyang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang membentuk suatu jaringan kerja yang terintegrasi dan saling berhubungan satu sama lain untuk melakukan sebuah kegiatan untuk mencapaitujuan tertentu.

2. Karakteristik Sistem

Menurut John Mc Manama (2012), Karakteristik sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusu dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien. Karakteristikatau sifat–sifat tertentu dari sistem, antara lain :

1. Komponen Sistem (components)

Suatu sistem harus terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa subsistem-subsistem atau bagian-bagian sistem.

2. Batasan Sistem (boundary)

Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan, batasan sistem menunjukan ruang lingkup (scope) sistem itu sendiri.

3. Lingkungan Luar Sistem(environments)

Lingkungan luar sistem (environments), yaitu apapun di luar batas sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan. lingkungan luar sistem yang menguntungkan merupakan energi darisistem tersebut dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. lingkunganluar sistem yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan.

4. Penghubung Sistem (interface)

Penghubung sistem (interface), merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem yang lainnya.

5. Masukan

Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. masukan dapat berupa masukan perawatan (Maintanance Input) dan masukan sinyal (signal input). Maintananceinput adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroprasi. Signal Input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran sebagai contoh didalam sistem komputer. Program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer. Dan data adalah sinyal input untuk untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, dan sisa pembuangan keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistemyang lain.

7. Pengolahan Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai satu bagian pengolahan atau subsistem itu sendiri. Pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran suatu sistem. Produksiakan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan- bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8. Sasaran Sistem (Object and Goal)

Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sesekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dapat dihasilkan sistem. suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

9. Kontrol Sistem (Control)

Kontrol sistem merupakan pengawasan bagi pelaksanaa sistem dalam pencapaian sasaran dan tujuan. Kontrol sistem dapat berupa kontrol masukan, kontrol proses dan kontrolkelurahan

3. Klasifikasi Sistem

Menurut McLeod dalam bukunya (Yakub,2012:4) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Phisical Sistem)

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem Alami (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alami adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami (natural) tanpa campur tangan manusia, sedangkan sistem buatan manusia adalah sebagai hasil kerja manusia. Conroh sistem alami adalah sistem tata surya yang terdiri atas sekumpulan planet, gugus bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat berupa sistem komponen yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan manusia.

3. Sistem Tertetentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sedangkan sistem tidak tentu adalah sistem yang tingkah lakunya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi yang dirancang dan dikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur nyang jelas dan terstruktur.

4. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Sebaliknya, sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

4. Syarat-Syarat Sistem

Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh sistem yaitu:

  1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan.
  2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
  3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
  4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi, dan material) lebih penting daripada elemen sistem

5. Kriteria Sistem yang Baik

1. Ketersediaan

a. Dokumentasi data lengkap, dimana setiap aktifitas bisnis dapat terekam dalam sebuah sistem informasi.

b. Meminimalkan kegagalan sistem, mencegah agar sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan harapan.

2. Keamanan

a. Pemberian password, salah satu bentuk keamanan sebuah sistem, diperlukan security password untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan data.

b. Posisi komputer yang aman, hal ini lebih mengarah tentang tata letak komputer dan jaringan.

c. Pasang alarm keamanan, untuk mencegah pencurian perangkat keras. Seperti monitor, CPU (central processing unit), dll.

d. Data control, pemantauan data secara rutin dapat mengurangi resiko masalah keamanan data yang disimpan pada sebuah sistem.

3. Dapat Dipelihara

Pengukuran kinerja sistem dan peninjauan berkala sistem, dua hal ini saling berhubungan. Karena peninjauan sistem secara rutin dapat digunakan untuk memantau datasekaligus mengukur kinerja sistem yang sedang berjalan.Sehingga manajemen sistem informasi data mengetahui apa yang akan dilakukan terhadap sistem tersebut kedepannya.

4. Integritas

a. Verifikasi data, proses pengecekan data saat data dimasukkan hingga keluar menjadi sebuah informasi. Verifikasi data membutuhkan waktu dan tenaga, yang dilakukan oleh manajemen sistem.

b. Pengecekan data rangkap, untuk mengurangi redundansi data (data rangkap) perlu dilakukan secara bertahap. Bisa juga dikategorikan sebagai data kontrol. Hanya saja hal ini bertujuan untuk memanajemen sistem database.

Konsep Dasar Informasi

1. Definisi Data

Sumber informasi adalah data. Data merupakan fakta-fakta atau pengamatan-pengamatan mengenai orang, tempat, sesuatu dan kejadian (M.Suyanto, 2010 :247)

Informasi tanpa adanya data maka informasi tersebut tidak terbentuk.Begitu pentingnya peranan data dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data sangat mempengaruhi terhadap keluaran informasi yang akan terbentuk dari data tersebut bisa banyak menghasilkan informasi yang berkualitas baik untuk disampaikan kepada pengguna informasi yangmembutuhnkannya.

2. Definisi Informasi

Menurut Maimunah dkk (2012:26),[4] “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan.”

Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8),[3]“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya”.

“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.”(Jurnal CCIT,2012:57)

Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya yang mengambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

3. Kualitas Informasi

Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub (2012:9), kualitas dari informasi (quality of information) sangat tergantung pada tiga hal, yaitu sebagai berikut :

1. Relevan (Revelance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya dan relevansi informasi untuk tiap-tiap orang yang berbeda-beda.

2. Tepat pada Waktunya (Timeliness)

Informasi tersebut datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai guna lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.

3. Akurat (Accuracy)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karenadari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merusak informasi.

4. Fungsi Informasi

Fungsi informasi yang utama adalah menambah pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian pemakai akan suatu informasi. Fungsi yang penting lainnya adalah memberikan standar-standar ukuran dan aturamn keputusan untuk menentukan dan penyebaran tanda-tanda kesalahan dan umpan balik guna mencapai tujuan.

Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem Informasi

Menurut Wahyono (2010:71), [5]“Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi agar dapat beroperasi secara benar dan menguntungkan”

Menurut Laudon (2010:46), [6] “Sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam sebuah organisasi.

Dan Stair dan Reynolds (2010:l0), [7]“Sistem Informasi sebagai seperangkat elemen atau komponen yang saling terkait yang dikumpulkan (input), memanipulasi (process), menyimpan, danmenyebarkan(output) data dan informasi, dan memberikan reaksi korektif (feedback) untuk memenuhi tujuan.”

Berdasarkan beberapapendapat para ahli, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah komponenyang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyebarkan danmenyediakan informasi dalam sebuah organiasasi untuk memenuhi tujuan tertentu.

2. Komponen Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub (2012:20),[8] “Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen. Komponen sistem informasi disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Komponen sistem informasi tersebut terdiri dari blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), dan basis data (database block).”

1)Blok Masukan (Input Block)

Input memiliki data yang masuk ke dalam sistem informasi. Juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukkan.

2)Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.

3)Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semuapemakai sistem.

4)Blok Teknologi (Block Technology)

Teknologi yang digunakan untuk menerima input, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Teknologi ini terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software) danperangkat keras (hardware).

5)Blok Basis Data (Database Block)

Basis Data (Database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (software) untuk memanipulasinya.

UML (Unified Modelling Language)

1. Pengertian UML (Unified Modelling Language)

Menurut Nugroho (2010:6), [9]“UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modelling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah untuk dipelajari dan dipahami.

Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berorientasi objek yang digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sehinggalebih mudah dipelajari dan dipahami.

2. Konsep Pemodelan Menggunakan UML

Menurut Nugroho (2010:6), [9]“Sesungguhnya tidak ada batasan yang tegas diantara berbagai konsep dan konstruksi dalam UML, tetapi untuk menyederhanakannya, kita membagi sejumlah besar konsep dan dalam UML menjadi beberapa view. Suatu view sendiri pada dasarnya merupakan sejumlah konstruksi pemodelan UML yang merepresentasikan suatu aspek tertentu dari sistem atau perangkat lunak yang sedang kita kembangkan. Pada peringkat paling atas, view-view sesungguhnya dapat dibagi menjadi tiga area utama, yaitu klasifikasi struktural (structured classification), perilaku dinamis(dinamic behaviour), serta pengolahan atau manajemen model (model management).

3. Definisi Bangunan Dasar Metodologi UML

Menurut Nugroho(2010:24) Bangunan dasar metodologi UML UnifiedModelling Language) menggunakan tiga bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem perangkat lunak yang akan dikembangkan yaitu :

1) Sesuatu (Things)

Ada 4 (empat) things dalam Unified Modelling Language (UML), yaitu

a. Structural Things

Merupakan bagian yang relatif statis dalam model UML (UnifiedModelling Language). Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.

b. Behavioral Things

Merupakan bagian yang dinamis pada model UML (Unified Modelling Language), biasanya merupakan kata kerja dari model UML (Unified Modelling Language), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.

c. Grouping Things

Merupakan bagian pengorganisasi dalam UML (Unified Modelling Language). Dalam penggambaran model yang kompleks kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat dikomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.

d. Annotational Things

Merupakan bagian yang memperjelas model UML (Unified Modelling Language) dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemen dalam model UML (Unified Modelling Language).

2) Ada 4 (empat) macam relationship dalam UML (Unified Modelling Language)yaitu :

a. Ketergantungan

Merupakan hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya.

b. Asosiasi

Merupakan apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya, bagaimana hubungan suatu objek dengan objek lainnya. Suatu bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.

c. Generalisasi

Merupakan hubungan dimana objek anak (descendent) berfungsi perilaku dan struktur data dari objek yang ada diatasnya objek induk (ancestor). Arah dari atas kebawah dari objek induk ke objek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan sebaliknya dari arah bawah ke atas dinamakan generalisasi.

d. Realisasi

Merupakan operasi yang benar-benar dilakukan oelh suatu objek atau perwujudan dari sebuah rencana atau pemikiran yang masih belum terbentuk.

3) Diagram

Setiap sistem yang kompleks seharusnya bisa dipandang dari sudut yang berbeda-beda sehingga kita bisa mendapatkan pemahaman secara menyeluruh. Untuk upaya tersebut, UML menyediakan 9 (sembilan) jenis diagram yang dapat dikelompokkan berdasrkan sifatnya statis atau dinamis. Kesembilan jenis diagram dalam UML, diantaranya yaitu :

a. Class Diagram

Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan himpunan kelas-kelas,antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi.

b. Object Diagram

Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan objek-objek serta relasi-relasi antar objek. Diagram objek memperlihatkan instansiasi statis dari segala sesuatu yang dijumpai pada diagram kelas.

c. Use Case Diagram

Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan himpunan usecase dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas).

d. Sequence Diagram

Diagram ini bersifat dinamis. Diagram urutan merupakan diagram interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan (message)dalam suatu waktu tertentu.

e. Collaboration Diagram

Diagram ini bersifar dinamis. Diagram kolaborasi adalah diagram interaksi yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan (message).

f. Statechart Diagram

Diagram ini bersifat dinamis. Diagram ini memperlihatkan state-state pada sistem, memuat state, transisi, event, serta aktivitas.

g. Activity Diagram

Diagram ini bersifat dinamis. Diagram ini adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem

h. Activity Diagram

Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan organisasi serta kebergantungan pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.

i. Deployment Diagram

Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (saat run-time). Diagram ini memuat simpul-simpul (node) beserta komponen-komponen yang ada didalamnya.

4. Manfaat Unified Modelling Language

Unified Modeling Language (UML) biasa digunakan untuk:

  1. Menggambarkan batasan sistem dan fungsi-fungsi sistem secara umum, dibuat dengan use case dan actor.

  2. Menggambarkan kegiatan atau proses bisnis yang dilaksanakan secara umum, dibuat dengan interaction diagram.

  3. Menggambarkan reresentasi struktur static sebuah sistem dalam bentuk class diagram.

  4. Membuat model behavior “yang menggambarkan kebiasaan atau sifat sebuah sistem” dengan statetransition diagram

  5. Menyatakan arsitektur implementasi fisik menggunakan component dan development diagram.

  6. Menyampaikan atau memperluas fungsionaliti dengan stereotypes.

Konsep Dasar Pembelian Bahan Baku

Pengertian Bahan Baku

Menurut Mulyadi (2000:295),[10]"Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian menyeluruh produk jadi. Bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian lokal, impor atau pengolahan sendiri".

Menurut Masiyal Kholmi (2003:29), [11]“Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian besar produk jadi, bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian lokal, impor atau hasil pengolahan sendiri”.

Menurut Singgih Wibowo(2007:24), [12]“Bahan baku meliputi semua barang dan bahan yang dimiliki perusahaan dan digunakan untuk proses produksi.”

Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa bahan baku adalah bahan yang meliputi semua barang dan bahan yang dimiliki perusahaan untuk proses produksi untuk diolah menjadi barang jadi yang dapat diperoleh dari pembelian lokal, impor atau hasil pengolahan sendiri.

Bahan baku memiliki beberapa faktor yang perlu diperhatikan, yaitu :

1) Perkiraan Pemakai

Merupakan perkiraan tentang jumlah bahan baku yang akan digunakan oleh perusahaan untuk proses produksi pada periode yang akan datang.

2) Harga Bahan Baku

Merupakan dasar penyusunan perhitungan dari perusahaan yang harus disediakan untuk investasi dalam bahan baku tersebut.

3) Biaya-biaya Persediaan

Merupakan biaya-biaya yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk pengadaan bahan baku.

4) Kebijaksanaan Perbelanjaan

Merupakan faktor penentu dalam menentukan berapa besar persediaan bahan baku yang akan mendapatkan dana dari perusahaan.

5) Pemakaian Sesungguhnya

Merupakan pemakaian bahan baku yang sesungguhnya dari periode lalu dan merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan.

6) Waktu Tunggu

Merupakan tenggang waktu yang tepat maka perusahaan dapat membeli bahan baku pada saat yang tepat pula, sehingga resiko penumpukan ataupun kekurangan persediaan dapat ditekan seminimal mungkin.

Sistem Pembelian Bahan Baku

Dalam suatu perusahaan kebutuhan informasi sangat diperlukan untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan, terutama dibutuhkan oleh pihak intern yaitu manajemen juga membutuhkan informasi sebagai alat bantu dalam mengambil keputusan-keputusan yang cepat dan dipatuhinya kebijakan perusahaan.

Pembelian merupakan fungsi pelayanan yang menunjang kegiatan dalam perusahaan yang bersangkutan untuk dapat melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dengan baik, agar fungsi tersebut berjalan dengan lancar dan baik maka diperlukan arus informasi yang lancar antar bagian-bagian yang terkait.

Fungsi-fungsi yang tekait dalam sistem pembelian, antara lain :

a) Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan barang yang ada digudang dan menyimpan barang yang telah diterimadari fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang dipakai langsung, permintaan pembeliaan diajukan langsung oleh pemakai barang tersebut.

b) Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dalam menentukan pemasok yang akan dipilih unuk pengadaan barang sesuai dengan permintaan fungsi gudang atau pemakai langsung dan mengeluarkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih serta mengevaluasi order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

c. Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas dari barang yang telah diterima dari pemasok guna menentukan layak atau tidaknya barang tersebut, dan apakah telah sesuai dengan yang dipesan oleh bagian pembelian sesuai dengan surat order pembelian.

d) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dengan transaksi pembelian adalah fungsi pencatatanpersediaan dan bagian pencatatan hutang. Dalam sistem pembelian,fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokokpersediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan. Sedangkan fungsipencatatan hutang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalamregister bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluaryang berfungsi sebagai catatan hutang atau mengisi kartu hutang sebagai bukupembantu.

Study Pustaka (Literature Review)

Literature Review adalah ringkasan penelitian sebelumnya untuk membuat cerita ilmiah yang memasukkan unsur evaluasi dan kritisis terhadap hal-hal yang pernah dikemukakan orang lain yang dijadikan referensi untuk penelitian selanjutnya yang kemudian akandikembangkan.

Metode studi pustaka dilakukan untuk menunjangmetode wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi yangdibutuhkan dilakukan dengan mencari referensi-referensi yang berhubungan denganpenelitian yang dilakukan, referensi dapat diperoleh dari buku-buku atauinternet.

  1. Penelitian yang dilakukan oleh Ika Dian Permatasari (2013) dengan judul “ANALISA SISTEM INFORMASI STOCK CONTROL MATERIAL PADA PT. FURUKAWA OPTICAL SOLUTIONS INDONESIA (FOSI)”. Penelitian ini hanya menganalisa sebatas mengenai proses penginputan data material sampai menghasilkan laporan stock control material.
  2. Penelitian yang dilakukan oleh Muhammad Nurhasan (2013) dengan judul “ANALISA SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAKU FASHION KE SUPPLIER PADA PT. METROX LIFESTYLES JAKARTA PUSAT”. Penelitian ini hanya hanya menganalisa sebatas mengenai sistem pembelian bahan baku fashion pada PT. Metrox Lifestyles Jakarta Barat. Mulai dari prosespesanan barang, penerimaan barang, pembayaran sampai dengan proses pembuatan laporan pembelian barang.
  3. Penelitian yang dilakukan oleh Dian Suci Ariyanti (2013) dengan judul “ANALISA SISTEM PENJUALAN PADA CV YANTO RUBER”. Penelitian ini hanya menganalisa sebatas mengenai proses penerimaan order barang, pengiriman, pembuatan nota, sampai proses pembuatan laporan penjualan.
  4. Penelitian yang dilakukan oleh Mia Susmiyanti dari Universitas Gunadarma yang berjudul“ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA TUNAI KAITANNYA DENGAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN PEMBELIAN PADA PT VIGANO CIPTAPERDANA”. Dalampenelitiannya penulis menggunakan analisis deskriptif dengan menggambarkanmelalui penggunaan Bagan Alir Dokumen, Diagram Alir Data (DFD), Bagan AlirSistem dan Bagan Alir Keputusan. Hasil analisis SIA yang diterapkan PT Vigano Ciptaperdana, masih memiliki kelemahan-kelemahan terutama dalam penyediaan formulir-formulir yang mencerminkan praktek yang sehat belum diterapkan denganbaik dan sumber daya manusia yang kurang memahami sistem, sehingga pengendalian internal pun belum terorganisir dengan baik.
  5. Penelitian yang dilakukan oleh Marisa Astania dari Universitas Andalas yang berjudul ”ANALISA SISTEM PENGADAAN BAHAN BAKU DAN PRODUKSI CASSIAVERA PADA CV REMPAHSARI PADANG”. Dimana pada penelitian tersebut menemui sistem pembelian bahan baku belum terkelola dengan baik. Hal ini terlihat dari penentuan pembelian bahan baku dilakukan oleh pimpinan dan sebaiknya keputusan dalam melakukan pembelian ditugaskan kepada bagian gudang dan produksi sebab mereka yang lebih mengetahui jumlah bahan baku yang terpakai dan yang tersimpan di gudang.
  6. Penelitian yang dilakukan oleh Friya Benny Utama dari Universitas Sebelas Maret yang berjudul ”EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT ISKANDAR INDAH PRINTING TEXTILLE SURAKARTA” . Penelitian ini menjelasakan bahwa sistem pembelian di perusahaan tersebut masih kurang baik, di mana tidak adanya nomor urut dokumen tercetak dan tidak ada pemisahan fungsi penerimaan barang dan penyimpanan barang dalamperusahaan sehingga dalam proses penerimaan dan penyimpanan barang masih banyak mengalami kendala.
  7. BAB III

    PEMBAHASAN

    Analisa Organisasi

    Gambaran Umum Perusahaan

    PT. Leo Graha Sukses Primatama adalah perusahaan yang bergerak di bidang daur ulang kertas yang terletak di kota Tangerang. Perusahaan ini melakukan penjualan produk hanya mencakup pasar domestik saja. Ketatnya persaingan dengan perusahaan lain yang memproduksiproduk serupa, memberikan motivasi kepada perusahaan untuk terus melakukan peningkatan mutu produk yang diproduksi.

    Dalam meningkatkan mutu produk, perusahaan harus memilih bahan baku dengan kualitas yang baik dan melakukan proses produksi sebaik-baiknya. Bahan baku yang digunakan adalah menggunakan bahan baku kertas bekas. Dan bahan baku yang digunakan merupakan bahan baku yang lokal. Beberapa bahan baku yang digunakan perusahaaan antara lain, duplex percetakan, warna percetakan, CD cetak koran, taco, chip board cones (paper tube), colour ledger, dan marga campur.

    Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi saat ini, bukan hanya mutu produk yang harus ditingkatkan, melainkan juga harus kualitas sistem informasi yang berjalan di perusahaan tersebut.

    Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sistem yang terkomputerisasi untuk membantu pengolahan sistem informasi pembelian bahan baku agar berjalan secara efektif dan efisien.

    Sejarah Singkat Perusahaan

    Nama lengkap perusahaan yang dijadikan tempat penelitian adalah PT. Leo Graha Sukses Primatama. Perusahaan ini berlokasi di kota Tangerang, tepatnya di jl. Imam Bonjol km3/265, Karawaci. PT. Leo Graha Sukses Primatama adalah perusahaan yang membuat recycle ataukertas daur ulang. Perusahaan ini didirikan oleh bapak Wisnu Nugraha yang didirikan pada tahun 2003 dan benar-benar mulai beroperasional pada tanggal 1 Juni 2004.

    PT. Leo Graha Sukses Primatama merupakan perusahaan yang perkembangannya cukup pesat, dapat dilihat dari bertambah banyaknya permintaan akan produk yang dihasilkan. Perusahaan ini memiliki luas area 7 hektar dan memiliki mesin pembuatan kertas berkapasitas produksi berkisar sampai 50.000 ton kertas pertahunnya. Sampai saat ini perusahaan memiliki 400 orang pekerja dan karyawan. Perusahaan ini adalah perusahaan yang mementingkan kesejahteraan setiap pekerja dan karyawannya sehingga banyak pekerja dan karyawan yang mengabdikan diri cukup lama di perusahaan ini.

    VISI

    Visi dari PT. Leo Graha Suskses Primatama adalah “Menjadi produsen kertas yang terintegrasi, berwawasan cinta lingkungan dan kuat dalam persaingan global”

    MISI

    Sama halnya seperti perusahaan lainnya, PT. Leo Graha Sukses Primatama mempunyai beberapa misi, diantaranya yaitu :

    1. Membuat produk kertas yang mempunya mututinggi dan mencegah adanya pencemaran lingkungan.
    2. Mengutamakan keselamatan kerja dan kesehatan seluruh karyawan.
    3. Meningkatkan produktifitas dan kualitassumber daya manusia yang efektif dan efisien
    4. Meninjau dan mengevaluasi pencapaian sasaran mutu dan pasar.
    5. Mencintai pekerjaan dengan sepenuh hati dan bangga bekerja didalam industri.
    6. Melindungi lingkungan dunia dengan penghematan penggunaan sumber daya alam dan energi.
    7. Perkaya dan memelihara hubungan denganmitra bisnis

    Struktur Organisasi

    Struktur organisasi adalah suatu susunan atau hubungan antara tiap-tiap bagian yang ada di dalam organisasi atau perusahaan yang bekerja sama menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dibawah ini adalah struktur organisasi pada PT. Leo GrahaSukses Primatama :

    Wewenang dan Tanggung Jawab

    Sama halnya seperti perusahaan pada umumnya, PT. Leo Graha Sukses Primatama memiliki bagian-bagian yang mempunyai wewenang serta tanggung jawab masing-masing dalam menyelesaikan pekerjaannya. Wewenang serta tanggung jawab yang dimilki bagian-bagian yang ada PT. Leo Graha Sukses Primatama adalah :

    1. Direktur Executive

    Wewenang :

    1. Mengawasi dan membantu para manajer (kepala bagian) bawahannya untuk dapat mencapai business plann dan target dengan mempertanggung jawabkannya lewat laporan keuangan.
    2. Bersama-sama dengan manajer-manajernya sebagai pelaksana harian untuk mengelola/memanage divisinya sesuai dengan business plan dan target.
    3. Bersama-sama dengan manajer-manajernya menyusun perencanaan business plan dan target.

    2. Sekretaris

    Wewenang:

    1. Menyiapkan bahan rapat/ pertemuan yang dihadiri oleh Direktur Executive.
    2. Mengarsipkan secara up to date akte perusahaan, perijinan, perjanjian-perjanjian dan data/dokumen serta surat menyurat yang berhubungan dengan asuransi, kredit/leasing, pajak, perkara perdata/pidana, surat kuasa/perjanjian, laporan keuangan, business plan dengan realisasinya dan target dengan realisasinya.
    3. Membuat notulen rapat.
    4. Menyiapkan konsep surat untuk dan atas nama direktur executive.

    3. Manajer (Kepala Bagian) Penjualan

    Wewenang :

    1. Sebagai koordinator dan pelaksana untuk mendapatkan pasar yang terdapat dalam target divisi agar penjualan produk lebih menguntungkan.
    2. Melengkapi surat pesanan atau surat perjanjian jual beli dari relasi dengan direktur executive.
    3. Melengkapi surat penawaran/ price list yang ditanda tangani oleh Direktur Executive.
    4. Menjamin tersedianya minimal persediaan barang dagangan.

    4. Manajer (Kepala Bagian) Pengadaan

    Wewenang :

    1. Sebagai koordinator dan pelaksana untuk mendapatkan sumber bahan/ spare part/ mesin dan peralatan yang dibutuhkan sesuai dengan target divisi dan pembelian atau pengadaan yang lebih menguntungkan.
    2. Menerbitkan surat pembelian (purchase order)
    3. Menerbitkan surat pembelian atau perjanjian jual beli yang ditanda tangani oleh Direktur Executive.
    4. Menjamin tersedianya minimal persediaan (bahan/ spare part)

    5. Manajer (Kepala Bagian) Produksi

    Wewenang :

    1. Sebagai koordinator dan pelaksanaproduksi yang terdapat dalam target divisi dengan mengenakan Harga PokokProduksi yang lebih menguntungkan.
    2. Melengkapi surat perintah kerja yang ditandatangani oleh Direktur Executive.
    3. Menjamin tersedianya minimal persediaan hasil produksi (barang dagangan)

    6. Manajer (Kepala Bagian) Keuangan & Umum

    Wewenang :

    1. Sebagai koordinator dan pelaksana untukmengamankan dan mengatur penerimaan atau pengeluaran sesuai dengan targetdivisi dengan rencana keuangan dan anggarannya masing-masing unit unitusaha/divisinya yang telah disetujui oleh Direktur Executive.
    2. Sebagai penyusun dan bertanggung jawabatas laporan mutasi harian kas/bank, persediaan, fixed assets, dan personil (karyawan).

    7. Kasir

    Wewenang:

    1. Melakukan transaksi penjualan hasilproduksi dari perusahaan tersebut
    2. Membuat laporan untuk diserahkan kepadaDirektur Executive

    8. Kepala Administrasi Hutang-Piutang

    Wewenang:

    1. Mengatur administrasi yang berhubungandengan hutang-piutang yang terjadi di perusahaan.
    2. Memeriksa laporan keuangan mengenaihutang-piutang yang akan diserahkan ke direktur executive.

    9. Kepala Gudang

    Wewenang:

    1. Mengawasi penerimaan barang dan menelitiapakah barang sesuai dengan faktur pembelian dan pemesanan
    2. Melakukan pengiriman barang ke relasisesuai dengan permintaan
    3. Mengawasi penggunaan bahan baku, bahan komponen, dan bahan pembantu yang dipakai untuk memproduksi barang.

    10. Kepala Personalia & Umum

    Wewenang :

    1. Bertugasuntuk merekrut karyawan baru apabila ada posisi yang kosong
    2. Bertanggung jawab atas perekrutankaryawan baru dan melakukan seleksi agar mendapatkan sumber daya manusia yangmemiliki kualitas yang terbaik.

    Analisa Masukan

    Analisa masukan bertujuan untuk mengetahui apa saja yang dihasilkan oleh sistem, dimana masukan yang rinci adalah sebagai berikut:

    a. Nama Masukan  : Purchase Requestation

    b. Fungsi  : Sebagai data awal yang akan digunakan untuk proses permintaan pembelian bahan baku

    c. Sumber  : Divisi Gudang

    d. Frekuensi  : Setiap stok minimum

    e. Media  : Kertas

    e. Keterangan  : Untuk pengadaan bahan baku di gudang

    Analisa Proses

    Analisa proses memaparkan mengenai semua proses yang ada pada sistem, dimana analisa prosesnya adalah sebagai berikut :

    a. Nama Masukan  : Pengadaan Bahan Baku untuk Produksi

    b. Masukan  : Purchase Requestation

    c. Keluaran  : Laporan Pembelian

    d. Ringkasan Proses  : Proses yang dilakukan dimulai daripengecekan stok bahan baku, memutuskan bahan baku apa saja yang akan dibelibeserta jumlah pembeliannya, melakukan pencatatan Purchase Requestation, melakukan pembelian bahan baku, menerimabahan baku yang telah dibeli dari Supplier, menyerahkan bahan baku ke divisigudang agar divisi produksi dapat mengambil bahan baku yang diperlukan untukmelakukan proses produksi, dan terakhir membuat laporan pembelian

    Analisa Keluaran

    Analisa keluaran bertujuan untuk mengetahui apa saja yang dihasilkan oleh sistem tiap keluarannya yang terinci seperti berikut ini :

    a. Nama Keluaran  ; Laporan Pembelian

    b. Fungsi  : Memberikan informasi kepada Direktur atas transaksi pembelian bahan baku yang dilakukan.

    c. Media  : Kertas

    d. Rangkap  : 3 (tiga) lembar

    e. Distribusi  : Lembar 1(putih) untuk bagian purchasing, lembar 2 (merah muda) untuk supplier, lembar 3 (kuning) untuk bagian accounting

    f. Frekuensi  : Setiap ada transaksi pembelian

    g. Deskripsi  : Surat bukti atas adanya transaksi pembelian bahan baku

    Konfigurasi Sistem

    Spesifikasi Hardware

    Sistem tersebut menggunakan 1 (satu) unit laptop dengan spesifikasi sebagai berikut :

    a. Processor : Intel Centrino Duo

    b. Monitor : LED LCD 14"

    c. Mouse : Serial

    d. RAM : 512 MB

    e. HD : 120GB

    f. Printer : HP Deskjet 3940

    Aplikasi yang Digunakan (Software)

    a. Windows 2007

    b. Microsoft Word

    c. Visual Pradigm 6.4

    Hak Akses (Brainware)

    Dalam mengoperasikan atau mengolah data hanya dapat dilakukan oleh 2 (dua) orang, yaitu :

    a. Petugas yang Berwenang

    b. Pimpinan

    Analisa Sistem yang Berjalan

    Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku yang saat ini berjalan pada PT. Leo Graha Sukses Primatama akan dijelaskan melalui diagram UML dibawah ini :

    Use Case Diagram

    Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan himpunan usecase dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Yang digambarkan adalah “apa” yang diperbuat oleh sistem bukan “bagaimana” sistem berjalan. Use case diagram menggambarkan transaksi yang terjadi antara aktor dengan sistem.

    Berikut ini adalah gambaran mengenai sistem yang berjalan pada PT. Leo Graha Sukses Primatama yangdigambarkan melalui use case diagram

    Berdasarkan gambar 3.6.1, Use Case Diagram sistem yang berjalan terdapat :

    1. 1 (satu) Sistem Pembelian Bahan Baku

    2. 5 (lima) Actor yang melakukan kegiatan diantaranya adalah : Petugas Gudang, Purchasing, Supplier, Produksi, dan Pimpinan.

    3. 5 (lima) Use Case yang dilakukan oleh 5 (lima)actor dengan fungsionalitas masing-masing adalah sebagai berikut :

    a. Petugas gudang membuat permintaan atas bahan baku ke Purchasing.

    b. Purchasing membuat order bahan baku atau Purchasing Order (PO) yang telah disetujui oleh pimpinan dan diserahkan kepada Supplier.

    c. Supplier melakukan pengiriman bahanbaku ke pertugas gudang dan memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalampemesanan bahan baku yang dilakukan oleh Purchasing.

    d. Petugas gudang mengeluarkan bahan baku untuk diolah oleh bagian Produksi.

    e. Purchasing membuat laporan pembelianbahan baku untuk diserahkan kepada pimpinan (Direktur Executive)

    Activity Diagram

    Diagramini bersifat dinamis. Diagram ini adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran darisuatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem.

    Berikut ini adalah gambaran mengenai sistem yang berjalan pada PT. Leo Graha Sukses Primatama yang digambarkan melalui activity diagram :

    Pada Activity Diagram sistem yang berjalansaat ini pada PT. Leo Graha Sukses Primatama diatas, terdapat :

    1. 1 (satu) Initial Node

    2. 9 (sembilan) Action (

    3. 1 (satu) Activity Final Node, Aktifitasberakhir

    Alur aktifitas pembelianbahan baku yang berjalan yaitu Petugas gudang membuat permintaan atas bahanbaku ke Purchasing. Lalu Purchasing membuat order bahan baku atauPurchasing Order (PO) yang telahdisetujui oleh pimpinan dan diserahkan kepada Supplier. Supplier melakukan pengiriman bahan baku ke pertugasgudang dan memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam pemesanan bahan baku yangdilakukan oleh Purchasing. Petugasgudang mengeluarkan bahan baku untuk diolah oleh bagian Produksi. Dan terakhir Purchasing membuat laporan pembelianbahan baku untuk diserahkan kepada pimpinan (Direktur Executive).

    Sequence Diagram

    Diagram ini bersifatdinamis. Diagram urutan merupakan diagram interaksi yang menekankan padapengiriman pesan (message) dalamsuatu waktu tertentu.

    Berikut ini adalahgambaran mengenai sistem yang berjalan pada PT. Leo Graha Sukses Primatama yangdigambarkan melalui sequence diagram :

    Pada Activity Diagram sistem yang berjalansaat ini pada PT. Leo Graha Sukses Primatama diatas, terdapat :

    1. 5 (lima)actor yang melakukan kegiatan diantaranya Gudang, Purchasing, Supplier,Produksi dan Pimpinan

    2. 7(tujuh) message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yangterjadi

    3. 2 (dua) lifeline yang dilakukan diantaranya PR (Purchasing Requestation) dan PO (Purchasing Order).

    Masalah pada Sistem yang Berjalan

    Banyaknya masalah yangterjadi dalam sistem, diantaranya sulitnya dalam proses menyusun laporan keuangan terlebih lagi jika banyaknyatransaksi pengeluaran dan pemasukan yang terjadi, sulitnya karyawan keuangan untukmengetahui berapa banyak jumlah bahan baku yang seharusnya dipesan kembali darisupplier ataupun bahan baku yang belum diolah dan sulitnya direktur dalam memperolehinformasi tentang pembelian bahan baku yang up to date.

    Banyaknyamasalah yang terjadi pada sistem mendorong direktur untuk mengambil keputusanuntuk merubah sistem yang saat ini berjalan dan menggantinya dengan sistem yangterkomputerisasi. Hal ini bertujuan agar data-data serta informasi yangdikelola akurat serta efektif dan efisien.

    BAB IV

    PENUTUP

    Kesimpulan

    Berdasarkan penelitianyang telah dilakukan pada PT. Leo Graha Sukses Primatama, maka dapat dismpulkanbahwa :

    1. Sistem informasi pembelian bahan bakuyang saat ini berjalan di PT. Leo Graha Sukses Primatama masih maual. Sistemyang berjalan saat ini masih menggunakan alat tulis biasa dan menggunakanMicrosoft Excel. Dalam pembuatan laporan pembelian bahan baku yang akandiserahkan ke pimpinan pun hanya mengandalkan kwitansi-kwitansi sebagai buktiadanya transaksi pembelian. Terlihat bahwa sistem ini memiliki resiko yanglumayan fatal, karena apabila kwitansi tersebut hilang maka transaksi tersebutdianggap tidak akurat dan pembuatan laporan pun akan terhambat, hal ini akansangat merugikan perusahaan.
    2. Sistem informasi pembelian bahan bakuyang berjalan saat ini belum efektif dan efisien. Dikatakan demikiandikarenakan sulitnya untuk mendapatkan informasi mengenai transaksi pembelianyang ada dan sulitnya pula untuk mengetahui informasi mengenai jumlah bahan bakuyang harus dipesan kembali maupun yang belum diolah.
    3. Banyaknya kekurangan yang dimiliki olehsistem yang berjalan saat ini, maka pihak PT. Leo Graha Sukses Primatamamengambil keputusan untuk mengganti sistem yang berjalan saat ini dengan sistemyang terkomputerisasi agar dapat memperoleh informasi yang lebih akurat dantepat waktu.

    Saran

    Saran-saran yang dapat diusulkan agar menjadiperhatian dan bahan pertimbangan PT. Leo Graha Sukses Primatama, diantaranyaadalah :

    1. Mengganti sistem informasi pembelianbahan baku yang saat ini masih manual dengan sistem yang terkomputerisasi.Karena apabila sistem informasi pembelian bahan baku sudah terkomputerisasi,pihak-pihak yang membutuhkan informasi mengenai pembelian bahan baku akan lebihmudah mendapatkannya dengan cepat dan akurat. Dan juga akan lebih mudah untukpenyusunan laporan keuangan untuk diserahkan kepada pimpinan.
    2. Meningkatkan kualitas SDM (Sumber DayaManusia) yang saat ini dimiliki oleh PT. Leo Graha dengan mengadakan pelatihanatau training serta mengikut sertakankaryawan-karyawannya di seminar-seminar untuk mengingkatkan kualitas sertameluaskan pola pikir SDM yang dimiliki oleh PT. Leo Graha Sukses Primatama.
    3. Memilih-milih kualitas bahan baku yangterbaik untuk diolah dan dijadikan produk jadi. Karena bahan baku yangberkualitas baik akan menghasilkan produk yang terbaik pula. Dengan begitu,penjualan juga akan meningkat karena konsumen puas akan produk yang dihasilkanoleh PT. Leo Graha Sukses Primatama.

    DAFTAR PUSTAKA

    1. Stair, Ralph M, Reynolds, George M, 2010. “Information Systems Essentials”, Mason, Ohio: Cengage Learning
    2. Sutarman, 2009. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern”, Yogyakarta: Andi Offset
    3. 3,0 3,1 3,2 Yakub, 2012. “Pengantar Sistem Informasi”, Yogyakarta: Graha Ilmu
    4. Maimunah, dkk 2012. “Media Company Profile sebagai Sarana Penunjang Informasidan Promosi. Jurnal CCIT”, Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja
    5. Wahyono Teguh, 2010. “Membuat Sendiri Aplikasi dengan Memanfaatkan Barcode” ,Jakarta: Elex Media Komputindo
    6. Laudon, Kenneth C. 2011. “Sistem Informasi Manajemen”, Jakarta: Salemba Empat.
    7. Stair, Ralph M, Reynolds, George M, 2010. “Information Systems Essentials”, Mason,Ohio: Cengage Learning
    8. Yakub 2012. “Pengantar Sistem Informasi”, Yogyakarta: Graha Ilmu
    9. 9,0 9,1 Nugroho, 2010. “Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Onbjek dengan Metode USDP”, Yogyakarta: Andi Offset
    10. Mulyadi,2000. “Akuntansi Biaya”, Edisi Lima, Yogyakarta: Aditya Media
    11. Masiyal Kholmi, 2003. “Akuntansi Biaya”, Edisi Empat, Yogyakarta: BPFE
    12. Singgih Wibowo, 2007. “Manajemen Produksi”, Edisi Empat, Yogyakarta: BPFE

Contributors

Rahayulasmara